MANAJEMEN WAKTU

DLM PELAYANAN KEPERAWATAN

Irman Somantri

Definisi
Teknik yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas
seseorang dalam mengerjakan sesuatu yang harus
dikerjakan.

Time management
Is a technique for allocation of ones time through
setting goals, assigning priorities, identifying and
eliminating time wasters, and use of managerial
techniques to reach goals efficiently
Time management berkenaan dengan bagaimana
seseorang mengelola diri dalam kaitannya dengan
pemanfaatan waktu.

Latar Belakang
, Administrasi,
7, 7%
, Pel. Dep.
Lain, 12,
12%

, Asuhan
Langsung, 35,
35%

,
Transportasi
, 6, 6%
, Proses
Transaksi, 15,
15%

, Lain-lain, 5,
5%

,
Pendokumentas
ian, 20, 20%

Peningkatan IPTEK

Beban Kerja
Waktu Kerja Terbatas
Kualitas Kerja
Alir Informasi

The principles of time

management
Are designed to enhance effectiveness and increase
productivity. As well as these principles are equally
applicable to personal and professional expectations.

Principles...........
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

List goals and set priorities

Make a daily to do list
Start with the A, not with the C
Ask: what is the best use of my time right now?
Handle each piece of paper only once
Do it now!
Setting priorities by placing elements of importance
and urgency.

Gaya Manajemen Waktu

Dipengaruhi

Pengalaman Masa Kecil

Stress Penyesuaian waktu
Pasangan Hidup
Teman Kerja
Gender Related :
Wanita > polikronik
Memperhitungkan emergency
Berfungsi efektif dlm lingkungan kerja stressfull

Kehidupan pribadi sso

Gaya Manajemen Waktu

Monokronik
a. Orientasi waktu
b. Eropa Utara
c. One Job One Time
d. Deadline
e. Tidak Suka Interupsi
f.
Mengutamakan Personal
Space

Polikronik
a. Budaya mediteran, amerika
latin, arab
b. Beberapa kerjaan sekaligus
c. Mudah didistraksi
d. Deadline sbg tujuan tapi tdk
absolut
e. Toleransi interupsi
f. Mudah mengubah rencana
g. Hubungan dr pada tugas
h. Membina

Faktor Penghambat Manajemen

Waktu Efektif
1. Prokrastinasi (Menunda Pekerjaan)
a. Menulis laporan (sulit) >< membuka email (mudah)
b. Deadline membuat frustasi dan mencegah penyelesaian tugas ><
deadline menolong menyusun rencana dan prioritas Daftar yg
akan dikerjakan
c. Bekerja baik di bawah tekanan waktu >< banyak waktu diperlukan
untuk menyelesaikan pekerjaan

Faktor Penghambat.
2. Perfeksionis
Diduga ditumbuhkan sejak sekolah Sekolah
Keperawatan Tidak boleh salah
Dapat mengarah ke prokrastinasi
Takut salah
Mengerjakan berulang

Dapat diubah dengan standar kerja

Faktor Penghambat
3. Tidak mampu Memprioritaskan
Tidak bisa memboboti pekerjaan
Lama waktu
Urgensi : segera nanti
Berat ringan pekerjaan

Tidak bisa menyusun bbg pekerjaan scr sistematis

Dpt diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan :

Penting dan Urgen

Tidak Penting tapi Urgen
Tidak Penting dan Tidak Urgen
Penting tapi tidak urgen

Prinsip Dasar Manajemen

Waktu
1. Sediakan waktu u/ perencanaan dan menetapkan
prioritas
2. Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin
& tuntaskan tugas sebelum memulai tugas lain
3. Prioritaskan kembali tugas yg tersisa berdasar info
baru yg terkait

Kategori Prioritas Waktu

1. Jangan dikerjakan
2. Kerjakan nanti
3. Kerjakan sekarang

Jangan dikerjakan
Bila :
Masalah bisa hilang tanpa diatasi
Sudah kadaluarsa
Dapat dikerjakan oleh orang lain

Informasi Dibuang atau Diteruskan

Dikerjakan Nanti
Bila :
Tidak disertai jatuh tempo
Dapat ditunda
Dapat diperlambat

Alasan :
Tidak ingin memulai
Tidak tahu dari mana memulainya
Tidak tahu dari mana memulainya meski ingin memulai

Dikerjakan Sekarang
Bila :
Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda
Kebutuhan staf
Kebutuhan peralatan
Rapat dan lain-lain

Kebutuhan unit operasional harian

Penyita Waktu (Eksternal)

Telepon

Komunikasi Terbatas

Sosialisasi

Rapat-rapat

Kurang informasi

Kurang Umpan Balik

Kurang Adekuat
Penjelasan
kebijakan/prosedur

Bawahan tidak
kompeten

Sistem
penyimpanan
informasi jelek

Kertas kerja dan

membaca

Penyita Waktu (Internal)

Sifat menunda
Perencanaan kurang baik
Gagal menetapkan tujuan dan sasaran
Tidak mampu mendelegasikan
Tidak mampu mengatakan TIDAK
Terlalu banyak krisis
Terburu-buru
Ragu-ragu, tidak pasti
Kebijakan pintu terbuka

Nurses time wasters

Time is wasted by the nurse manager when time is
devoted to something that really not need be done.
Time is also wasted when more time than is actually
necessary is spent in doing something. Interruptions
and distractions are major time wasters

Implikasi IPTEK thd Manajemen Waktu

(Tips Manajemen Waktu Efektif)
1. Buat log waktu
2. Fokus pada Segera Mulai sambil perhitungkan tujuan yg
akan dicapai
3. Antisipasi (hal-hal tidak terencana)
4. Organisasikan pekerjaan tulis menulis
5. Gunakan sumber daya dengan bijaksana

IPTEK Komunikasi
Manual, SOP tdk dimasukkan komputer
Info rutin dimasukan buku atau Komp.
Gunakan waktu yg ada hanya untuk tatap muka

Tips Manajemen
Waktu..
6. Menganggap positif dan memperhatikan kebutuhan
personal :
7. Belajar Mengatakan TIDAK
Tidak merasa bersalah jika menolak pekerjaan ekstra
Berprinsip menambah pekerjaan jika pekerjaa yang ada
bisa dikurangi
Pilih pertemuan yang harus dihadiri

Tips Manajemen Waktu

8. Lakukan Pertemuan Efektif
1.
2.
3.
4.

Agenda
Patuhi agenda
Tepat waktu, mulai dan akhir
Tidak ada/hindari interupsi

9. Akhir waktu kerja tepat waktu

1. Prioritaskan tugas tiap hari
2. Tidak terlalu realistis thd penyelesaian tugas
3. Tidak buang waktu shg bawa kerjaan ke rumah

HANYA UNTUK MENJADI

WAWASAN

cara dan sikap yang dapat membantu

untuk mengelola waktu secara efektif

To do list
Goal setting
Pro activeness
Win-win opportunities
Understanding others
Improving yourself

1. To do list
Untuk meningkatkan efisiensi, buat prioritas kegiatan
sesuai dengan empat kategori:
1. Penting dan mendesak
2. Penting, tidak mendesak
3. Tidak penting, mendesak
4. Tidak penting, tidak mendesak

Mengelola waktu secara efektif

Belajar menolak terhadap aktivitas pada kategori 3 &
4
Sediakan waktu untuk mengerjakan aktivitas pada
kategori 1 & 2
Bebaskan diri dari aktivitas yang tidak penting dan
berikan cukup waktu untuk hal-hal yang penting

2. Goal setting
Kebiasaan memiliki visi, misi dan tujuan.
Kebiasaan ini menunjukkan arah dan cara menjalani
hidup serta menentukan hal-hal yang penting dalam
hidup.
Kebiasaan mulai dengan akhir dalam pikiran
mengajarkan agar kita menuliskan programnya.

3. Pro aktiveness
1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.

Proaktif bukan sekedar berinisiatif.

Suatu keyakinan bahwa apa pun yang kita peroleh dalam hidup merupakan akibat
pilihan respons kita sendiri.
Kebiasaan pertama kesadaran bahwa antara stimulus dan respons terdapat
"freedom to choose".
Kebanyakan orang berpikir bahwa ketidakbahagiaan mereka disebabkan karena apa
yang terjadi pada diri mereka.
Padahal yang benar adalah karena cara mereka memberi makna atas apa yang
terjadi.
Selalu ada pilihan untuk bereaksi secara positif terhadap situasi yang bagaimanapun
negatifnya.
Kemampuan untuk memilih respons seperti yang dikemukakan di atas, merupakan
fungsi dari kemampuan kita memanfaatkan karunia Allah berupa Furqon
Surat Ar-Rad 13:11 "Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah keadaan suatu

kaum sehingga mereka mengubah keadaan diri mereka sendiri".

4. win-win opportunities
Berpikir menang-menang berasal dari karakter yang
dicirikan dengan kejujuran (menyesuaikan kata dengan
perbuatan), integritas (menyesuaikan perbuatan
dengan kata), kematangan (keseimbangan antara
ketegasan dan toleransi), dan mentalitas kelimpahan
(keyakinan bahwa karunia Allah tersedia tanpa batas
bagi siapapun yang mengikuti sunnatullah atau
"causality law").).

5. Understanding Others
"the secret of living is giving" (rahasia kehidupan
adalah memberi).

6. Mengasah Gergaji
Rasulullah mengajarkan agar kita terus mengasah
gergaji fisik, mental,sosial / emosional, dan spiritual
kita ketika beliau bersabda:

MANAGEMNT WAKTU BAGI PERAWAT ADALAH DINAMISASI

05.00

SEJAK SUBUH

06.00
07.00

08.00
09.00
2015

2015

MANAGEMENT
WAKTU BAGI
PERAWAT ADALAH
BERKOMPETISI
UNTUK MENCAPAI
GOAL

 Upaya menghargai waktu

Orang sukseskah anda ?

ORANG SUKSES
Memiliki jadwal kegiatan yang terencana dengan baik.
Mampu mengendalikan waktu yang dimilikinya (bukan
sebaliknya).
Memiliki waktu luang untuk belajar dan beristirahat
yang cukup.
Memiliki jiwa yang lebih tenang, mantap dan tegas.

ORANG BIASA YANG SIBUK

Memiliki jadwal kerja, tetapi sering jawal itu
dilanggarnya.
Dikendalikan atas waktu dan kelelahan atas habisnya
waktu.
Tampak sibuk, tertekan dan tidak adanya efektif atas
hasil
Kehidupan dalam rutinitas

ORANG YANG RUGI

Tidak memiliki jadwal dan tidak jelas

Hidup dalam kesibukan tanpa prioritas
Pesimis dalam harapan pencapaian
Membuang waktu percuma dan tidak membuat esok
menjadi lebih baik, karena dipenuhkan dengan keluhan
dan penyalahan pihak lain

 Nikmat yang sering dilupakan manusia adalah nikmat

sehat dan waktu luang. Nikmat waktu luang benarbenar terasa indah justru saat kita sedang berada
dalam puncak kesibukan,
Semakin sibuk seseorang, semakin banyak kegiatan
yang diikuti, maka semakin produktiflah ia dan
semakin lihai dalam menyiasati waktu. Terkadang
orang yang justru memiliki banyak waktu luang perlu
dipertanyakan keproduktivitasannya.

KESIMPULAN
IPTEK perlu manajemen waktu efektif
Manajemen waktu sgt tergantung dari gaya individu dan
budaya kerja
Berikan Breathing Space agar manajemen bisa
fleksibel & mengatasi sebab masalah dari pada akibat masalah
Turunkan kecepatan kerja kualitas meningkat
Capai Keseimbangan Tiap hari