Reunies em projetos

Fernando Henrique da Silveira Neto

Em projetos existem reunies associadas ao ciclo de vida dos mesmos, e que ocorrem em
momentos determinados desse ciclo. Entre as mais importantes podemos citar:

Reunio de Partida (kickoff meeting)

Reunio de Acompanhamento (follow-up meeting)
Reunio de Encerramento ou de Entrega do projeto (end up meeting)

As reunies de Partida e Entrega ocorrem apenas uma vez, respectivamente ao incio e

trmino do Projeto. Sua caracterstica principal formalizar o incio e o fim do envolvimento do
gerente e sua equipe naquele projeto e respectivas responsabilidades e tarefas associadas.
importante no confundir essas reunies com as solenidades que podem ocorrer nessas
ocasies, como lanamentos, festas e inauguraes. Estas representam o lado alegre, poltico
ou de divulgao, mas projetos comeam e terminam de fato com Reunies de Projeto.
Reunio de Partida (kickoff meeting)
A Reunio de Partida um evento formal que d incio de fato ao projeto, e se justifica pelos
seguintes motivos:

fora o planejamento no incio do ciclo de vida do projeto

ajuda na formao de consenso
estimula engajamento e integrao da equipe
ajuda a quebrar a inrcia no comeo do projeto.

Normalmente um evento que obedece as caractersticas de uma reunio normal, mas em

projetos de grande porte pode se transformar num seminrio de partida.
A Reunio de Partida normalmente se realiza em duas etapas: a primeira com a equipe
interna e abordando aspectos mais tcnicos, de integrao, de comunicao e de
funcionamento ao longo do projeto, e a Segunda com o cliente ou usurio final e tratando mais
de apoio do cliente e stakeholders, formas de reporte e acompanhamento ao longo do projeto
e prazos de entrega.
Dependendo do tamanho e abrangncia do projeto, cada reunio dever durar entre 2 a 4
horas, com um intervalo no meio. Nessas reunies dever ser discutida a seguinte agenda:

reforo e esclarecimento quanto aos objetivos da reunio

resumo e discusso dos principais assuntos relacionados ao planejamento gerencial e de
um plano geral do projeto, abordando com destaque o escopo e cronograma
discusso sobre a gesto do contrato em si, seus cuidados especiais, estratgias e
instrumentos
determinao de medidas a serem tomadas de imediato e a curto prazo para que o projeto
se inicie de fato.

Reunio de Acompanhamento (follow-up meeting)

A Reunio de Acompanhamento muito usada em projetos para acompanhar e

verificar o andamento do mesmo. No so tomadas grandes decises que possam
alterar substancialmente o projeto, mas anotadas sugestes de no-conformidades do
projeto para informao e providncias dos responsveis.
Durante todo o projeto, as Reunies de Acompanhamento ocorrem periodicamente
com a freqncia combinada, acontecendo tambm reunies de emergncia, sempre
que um fato ou acontecimento assim o justificar.
A Reunio de Acompanhamento deve ser rpida o suficiente para cumprir sua
finalidade, e importante no deixar que a mesma se transforme numa reunio mais
ampla que trate de assuntos extra-projeto.
A durao recomendada de 1 a 2 horas, e para o sucesso dessas reunies
recomenda-se:
relato breve quantificado do status dos principais marcos do projeto
apresentao de fatos e informaes relevantes que permitam anlise e
acompanhamento do desenrolar do projeto
apresentao de propostas de soluo para problemas levantados, ao invs de
apenas descrio dos mesmos
avaliao das possveis sanes que podero ser aplicadas caso ocorram atrasos
ou imprevistos no projeto, especialmente as que envolvem qualidade do trabalho,
cronograma e custos
alocao de tarefas, responsveis e prazos para todas as medidas e decises
surgidas na reunio
preparao de uma ata das decises tomadas a ser distribuda para todos os
envolvidos nas decises tomadas, e para o cliente e stakeholders

Reunio de Encerramento ou de Entrega do projeto (end up meeting)

A Reunio de Encerramento ou de Entrega caracteriza e formaliza o fim daquele projeto e
todo o envolvimento do gerente e sua equipe com o mesmo. A partir desta reunio o projeto
considerado entregue e funcionando a contento, perdendo suas caractersticas de projeto e
passando a ter vida prpria e funcionamento independente.
Deve ser uma reunio formal, com a presena do cliente, stakeholders mais envolvidos (como
financiadores, patrocinadores e outros), gerente do projeto e representantes da equipe do
projeto. Sua durao recomendada a mesma da Reunio de Partida, embora ela possa se
estender por mais tempo, dependendo do tamanho e da complexidade do projeto
desenvolvido.

Nessa reunio sero abordados obrigatoriamente os seguintes tpicos:

descrio resumida do projeto, desde seu incio at sua finalizao

sntese das fases e marcos principais e caracterizao do cumprimento de tudo que ficou
acertado e aceito pelo cliente em cada fase
certificao de que o projeto sendo entregue neste momento cumpre todos os requisitos
acordados ao incio, ou modificados e redimensionados pelas partes ao longo dos
trabalhos
assinatura pelas partes de um termo de finalizao e aceite do projeto
prestao de contas e outras providncias administrativas de encerramento
entrega formal dos produtos resultantes da realizao do projeto.

Aps realizada essa reunio o projeto est encerrado.