Planilla de Clculo

PLANILLA DE CLCULO

Programa de aplicacin utilizado normalmente en tareas de creacin de presupuestos o

previsiones, y en otras tareas financieras. En un programa de hoja de clculo, los datos y las frmulas
necesarios se introducen en formularios tabulares (hojas de clculo u hojas de trabajo), y se utilizan
para analizar, controlar, planificar o evaluar el impacto de los cambios reales o propuestos sobre una
estrategia econmica. Los programas de hoja de clculo usan filas, columnas y celdas. Cada celda puede
contener texto, datos numricos o una frmula que use valores existentes en otras celdas para hacer
un clculo determinado. Para facilitar los clculos, estos programas incluyen funciones incorporadas que
realizan operaciones estndar. Dependiendo del programa, una sola hoja de clculo puede contener
miles o millones de celdas. Algunos programas de hoja de clculo permiten tambin vincular una hoja de
clculo a otra que contenga informacin relacionada y pueden actualizar de forma automtica los datos
de las hojas vinculadas. Los programas de hoja de clculo pueden incluir tambin utilidades de macros;
algunas se pueden utilizar para crear y ordenar bases de datos. Los programas de hoja de clculo
cuentan por lo general con capacidades grficas para imprimir sus resultados. Tambin proporcionan un
buen nmero de opciones de formato tanto para las pginas y el texto impreso como para los valores
numricos y las leyendas de los grficos.

La utilizacin de una planilla de clculo se extiende a:

la realizacin de clculos sobre la base del desarrollo de frmulas,
la creacin de grficos, a partir de los datos introducidos en la planilla,
la gestin de informacin, etc.

Para llevar a cabo cualquiera de estas tareas, es necesario: organizar los datos, categorizar la
informacin, establecer relaciones identificando variables dependientes e independientes, plantear
hiptesis, analizar resultados, etc.
Bsicamente una hoja de clculo es una matriz o tabla de doble entrada en la que se introducen,
se editan y se visualizan datos. Como toda tabla, posee filas y columnas, las filas se identifican con
nmeros, y las columnas con letras.
La interseccin de una fila y una columna se denomina celda. Cada celda se reconoce por su
direccin, formada por la letra de la columna seguida por el nmero de la fila a la que pertenece: por
ejemplo B2 indica la celda ubicada en la interseccin de la columna B y la fila 2.
Celda activa, tambin denominada celda actual o seleccionada; la celda (la interseccin de una fila
y una columna determinadas) que en un momento dado es el centro de la actividad. La celda activa
aparece resaltada en la cuadrcula de la hoja de clculo en pantalla y se identifica por sus coordenadas
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de fila y columna en la parte de la pantalla que presenta el contenido de la celda. La celda activa es el
objetivo de cualquier accin que el usuario especifique: introduccin de datos, edicin, formato, etc.
Rango, bloque de celdas seleccionadas para un proceso similar. Un rango de celdas puede
extenderse a lo largo de una fila, una columna, o en una combinacin de filas y columnas, pero todas las
celdas en el rango tienen que ser contiguas, compartiendo al menos un borde comn. Los rangos
permiten al usuario tratar varias celdas con una nica orden. Por ejemplo, es posible darles un formato
similar, introducir los mismos datos en todas ellas, asignarles el mismo nombre y tratarlas como una
unidad, o bien seleccionarlas e incorporarlas a una frmula. Dentro de un uso ms generalizado, rango se
refiere al conjunto de valores comprendido entre un valor mnimo y un valor mximo determinados. La
comprobacin de rangos es un mtodo importante de validacin de los datos introducidos en una
aplicacin. Queda identificado por los nombres de las celdas que ocupan el ngulo superior izquierdo y el
ngulo inferior derecho de dicha rea, separados por el signos :. Este nombre podemos cambiarlo para
poder identificarlo ms fcilmente desde el cuadro de nombre, o sea, el nombre del rango va a ser
(nombre de la primera celda:nombre de la ltima celda).
Para seleccionar un rango podemos hacerlo con el mouse, haciendo click en la primera celda y
luego arrastrando hasta la ltima celda, si lo hacemos con el mouse nos posicionamos en la primera celda
y presionando la tecla Shift seleccionamos las dems celdas. Para seleccionar rangos que ocupan varias
reas, tambin llamados mltiples, se selecciona uno de los rangos y manteniendo presionada la tecla
Ctrl, se seleccionan los dems rangos.

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LA VENTANA DE MICROSOFT EXCEL
Cuadros de
nombres

Modificar
frmula

Barra de
frmulas

Barra de
Ttulo

Barra de
Mens
Barra
Estndar
Barras de
Herramientas

Barra de
Formato
Indicador de
celda activa

Filas

Barra de
Estado

rea de la hoja
de trabajo

Etiquetas de las
hojas de trabajo

Columnas

Al iniciar el programa Excel, el primer libro de trabajo vaco que se visualiza, ya se encuentra
identificado como Libro1. Aclaremos que el archivo de Excel se denomina Libro, como en Word se
denomina Documento al archivo creado con este programa.
Al abrir uno nuevo durante la sesin, este ser identificado como Libro2. Un libro de trabajo esta
compuesto, originalmente, por tres hojas de clculo. Es posible agregar hojas nuevas, mediante
Insertar/Hoja de Clculo, o con un click sobre una de las etiquetas de las hojas de trabajo.

INGRESO DE DATOS

Cada celda puede contener un dato o una frmula que deben ser ingresados dentro de una celda
activa, la direccin de esta celda aparecer en el cuadro de nombres, y su contenido en la barra de
frmulas.
Bsicamente se pueden introducir tres tipos de datos: Alfanumricos, Numricos y Frmulas y/o
Funciones.
- Datos Alfanumricos: Cualquier combinacin de letras, nmeros y signos de puntuacin. Al
visualizar en la celda, estos datos se vern alineados hacia la izquierda.
- Datos Numricos: Pueden ser constantes numricas (valores) o fechas. Al introducir en una celda
un valor numrico con ms de once dgitos, automticamente queda expresado

en notacin

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cientfica dentro de ella. Al visualizar en la celda, estos datos se vern alineados hacia la
derecha.
Cabe aclarar que si el texto introducido en una celda es mas largo que el ancho de la celda,
ocupara las celdas contiguas si estas estn vacas, o se vera una parte si la celda contigua esta ocupada.
Por lo tanto, el contenido de la celda no siempre coincide con lo que se ve en la pantalla. Por esto para
analizar el contenido de una celda conviene activarla, y luego observar la barra de frmulas.
- Frmulas y Funciones, tanto al ingresar una frmula como una funcin, debemos anteponer el =,
lo que indicar que lo siguiente es un clculo u operacin. La diferencia entre ambas radica
principalmente en que una frmula es una operacin entre celdas y valores constantes, en
cambio la funcin es un conjunto de operaciones que el Excel ya tiene incorporadas con un
nombre en particular.

Ingreso de fechas y de horas Formatos

Para que Excel ingrese un dato como fecha se pueden emplear distintos formatos: 20/8/06;
20/8; 20 de Agosto de 2006; 20-Ago-06; etc. Hacer clic en la celda donde se desea ingresar una fecha,
luego ver los diferentes formatos en Formato/Celdas/Nmero/Fecha.
Para que Excel ingrese un dato como hora tambin se pueden emplear distintos formatos, entre
ellos: 14:35; 2:35 p.m.; etc. Hacer clic en la celda donde se desea ingresar una hora, luego ver los
diferentes formatos en Formato/Celdas/Nmero/Hora
Es importante ingresar fechas y horas como tales, con el fin de poder realizar posteriores
operaciones con ellas, por ejemplo ordenar, calcular das transcurridos entre dos fechas, etc..
Para ingresar la fecha actual se deben pulsar simultneamente Ctrl.
Para ingresar la hora actual se deben pulsar simultneamente Ctrl.

Modificacin de datos
Despus de introducir datos en una celda, se podr modificar el contenido posicionndose primero
en la celda y luego:

hacer doble clic en ella, aparecer el cursor titilando (barra vertical intermitente)

utilizando la barra de frmulas

pulsando la tecla de funcin F2 (tecla editar), o

utilizando la funcin modificar (botn modificar =)

Se podr realizar la modificacin usando las flechas, retroceso (Backspace), suprimir (Delete),

fin (End), etc.

Borrado de datos
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Si se desea borrar el contenido de una celda o bloque, una vez posicionado en la celda o bloque
puede pulsar Delete (borra el contenido pero no el formato), Edicin/Borrar/Todo o Borrar contenido,
o emplear el men contextual.
Tambin se puede seleccionar la celda y escribir la nueva entrada, la anterior se borrar
automticamente.

Creacin de una serie

Para introducir una serie de nmeros que se incrementan de uno en uno o de acuerdo con los
primeros valores ingresados:
1.

introducir los dos primeros nmeros en celdas contiguas

2. seleccionar el rango o bloque que contiene los nmeros

3. arrastrar el tirador de autorelleno por el rango de celdas que se desea rellenar
4. soltar el botn del mouse
Tambin se pueden rellenar series con Edicin/Rellenar/Series.

Ancho de columnas
Para cambiar el ancho de una columna podemos:

Ubicar el puntero del mouse en el borde derecho del encabezado de la columna, hasta que se
transforma en una flecha doble y arrastrar el puntero.

Si se desea dar a varias columnas el mismo ancho, debemos seleccionar toda la columna con el
ancho deseado y luego seleccionar la herramienta copiar formato de la barra Estndar, e ir
sealando las columnas cuyo formato queremos cambiar.

Otra alternativa es ubicarse en la columna o las columnas cuyo ancho se desea cambiar y elegir
en el men Formato/Columna/Ancho, y dar el ancho deseado, como alternativa se puede emplear
el men contextual (pulsando el botn secundario del mouse)
Adems de cambiar el ancho de columna manualmente, Excel permite ajustar el ancho de la

columna para acomodar cualquier entrada especfica con el objeto de que la entrada ms ancha de cada
una de las columnas (del bloque seleccionado) sea el ancho de cada columna, esto se logra con
Formato/Columna/Autoajustar a la seleccin.

Alto de filas
Excel ajusta automticamente el alto de las filas de acuerdo con la fuente que se est utilizando,
pero se puede cambiar el alto de fila procediendo de forma similar que para las columnas, con el mouse
directamente o accediendo al men Formato/Fila.
Insercin de filas, columnas, celdas y rangos
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Para insertar columna/s:
Ubicar el puntero donde debe insertarse la nueva columna (por ejemplo: si se desea insertar
tres columnas seleccionar tres).
Elegir Insertar/Columna o emplear el men contextual Insertar
Se insertar la nueva columna y las columnas existentes se desplazarn hacia la derecha
Para insertar fila/s:
Ubicar el puntero donde debe insertarse la nueva fila (por ejemplo: si se desea insertar tres
filas seleccionar tres).
Elegir Insertar/Fila o emplear el men con textual Insertar.
Se insertar la nueva fila y las filas existentes se desplazaran hacia abajo.
Para insertar una celda o rango:
Seleccionar la celda o rango donde deben aparecer las nuevas celdas,
Elegir Insertar/Celdas o emplear el men con textual Insertar, aparecer el cuadro de dilogo
Insertar, seleccionar la opcin y Aceptar

Eliminacin de filas, columnas, celdas y rangos

Para eliminar columnas:
Ubicar el puntero en el encabezado de la columna (o las columnas) que se desea eliminar.
Elegir Edicin/Eliminar o emplear el men con textual Eliminar.
Se realizar la eliminacin y las dems columnas quedarn desplazadas hacia la izquierda
Para eliminar filas:
Ubicar el puntero en el nmero de la fila (o las filas) que se desea eliminar
Elegir Edicin/Eliminar o emplear el men contextual Eliminar.
Se realizar la eliminacin y las dems filas quedarn desplazadas hacia arriba.
Para eliminar una celda o rango:
Seleccionar la celda o rango que se desea eliminar
Elegir Edicin/Eliminar y en el cuadro de dilogo l desplazamiento deseado y Aceptar
Cuando borramos un bloque queda el lugar vaco cuando lo eliminamos hay desplazamiento de
celdas.

Formateo automtico de rangos

Si se quiere dar un formato rpidamente en lugar de elegir cada formato nosotros podemos elegir
un formato en el men Formato/Autoformato.
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RELATIVIDAD

Relatividad de contenidos:
Este concepto, referido a la introduccin de frmulas, significa que en dicha frmula no debemos
incluir valores numricos como factores de la operacin matemtica que realizamos, sino las direcciones
de celda donde se encuentran dichos valores numricos, de manera que al modificar los datos se
produzca un cambio en el resultado de la expresin.
Relatividad de posiciones:
Esta segunda parte del concepto de relatividad referido a la introduccin de frmulas significa
que es de vital importancia la celda activa donde estamos ingresando la expresin.
Por ejemplo si en la celda D2 insertamos la siguiente frmula: =(B2+C2)/2. Entonces, podemos
decir que cuando la celda D2 recibi el dato interpret lo siguiente:
=(2 a la izquierda + 1 a la izquierda)/2 ya que B2 se encuentra 2 celdas a la izquierda de D2, y C2
a 1 celda a la izquierda de D2.
En tal sentido, cuando queramos hacer la frmula que le corresponde a la celda D3 que seria
=(B3+C3)/2 no debemos introducirla a mano ya que es la misma que realizamos anteriormente.
Es decir: en la celda D3 queremos la frmula:
=(2 a la izquierda + 1 a la izquierda)/2 (tal cual est escrita en D2).

Absolutizacion de celdas
Absolutizar celdas significa quitarle el concepto de Relatividad posicional a una direccin que se
encuentra incluida en una frmula. La metodologa para realizar la absolutizacin es por ejemplo la celda
B17, quedaria $B$17.
El signo $ delante del nombre de la columna, y el signo $ delante del nombre de la fila (siempre
referidas a la direccin de celda en cuestin) no altera el resultado para la celda en que estamos
ubicados, pero en el proceso de copiado y pegado evita que funcione la Relatividad posicional y la
direccin de celda absolutizada queda fija en el bloque destino.
Podemos escribir el signo $ con el teclado o presionando la tecla F4. Si presionamos la tecla una
sola vez se absolutiza la fila y la columna a esto llamamos absolutizacion total, pero tambien podemos
aplicar una absolutizacion parcial: si presionamos dos veces se absolutiza solo la fila, y si presionamos
3 veces se absolutiza solo la columna.

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Redondeo por Formato y Redondeo por contenido
Redondeo por Formato:
Cuando aplicamos este redondeo lo nico que hacemos es cambiar el aspecto de dicha celda, por
ejemplo si tenemos el nmero 2,67 y tocamos el botn de disminuir decimales, veremos el nmero 2,7,
pero el contenido de dicha celda seguir siendo 2,67, lo podemos comprobar si tocamos el botn de
aumentar decimales ya que volver a aparecer el nmero 2,67.
Por lo tanto, cuando en una frmula de la planilla direccionemos la celda donde se encuentra la
expresin redondeada por formatos, aquella frmula tomar el contenido de sta sin importar su
formato. Es decir tomara el valor 2,67 y no el valor 2,7.

Redondeo por Contenido:

Si deseamos quitar una cantidad determinada de decimales del contenido de una celda, es decir si
queremos que el nmero 2,67 pase a ser 2,7 pero no solo a simple vista utilizaremos la funcin
REDONDEAR. (Si luego a este nmero le aumentamos un decimal veremos que ya no ser 2,67, sino que
veremos el nmero 2,70)
La funcin REDONDEAR tiene 2 argumentos obligatorios, a saber: el Nmero que deseamos
redondear, y el Nm_decimales que es la cantidad de decimales a los que necesitamos redondear.

PROTEGER CELDAS Y HOJAS

Para proteger una celda debemos ir al men Formato/Celdas el cual tiene simplemente 2 casillas
de verificacin: Bloqueada, que por omisin est activada y significa que no se puede modificar el
contenido ni el formato de la celda activa; y Oculta, que por omisin est desactivada y significa que no
se puede visualizar el contenido de la Barra de frmulas de la celda activa.
Ahora bien, esta ficha funciona en combinacin con el men Herramientas/Proteger/Proteger
Hoja. Estamos diciendo que por ms que las celdas estn bloqueadas, voy a poder modificar tanto el
contenido como el formato de dichas celdas mientras la hoja est desprotegida. Obviamente, si la hoja
de clculo est protegida, ni siguiera tendr acceso al men Formato/Celdas.
Por lo tanto, si necesitamos que al proteger la hoja queden algunas celdas sin el tilde en la casilla
Bloqueada de la ficha Proteger, tendremos que sealar el bloque en cuestin, quitar el bloqueo, y
finalmente proteger la hoja. El mismo procedimiento es para el caso de necesitar Ocultar el contenido
de la Barra de frmulas (cuando se necesita que un usuario, diferente a nosotros obviamente,
desconozca el planteo de algunas frmulas, por ejemplo).

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FORMATOS

Formato de Fechas
Las fechas no son otra cosa que Nmeros pero con un formato especfico. En el caso concreto de
las fechas, stas son nmeros enteros positivos. En cambio las horas son nmeros reales positivos que
varan entre 0 y 1.
En el caso de las fechas, Microsoft Excel considera que el nmero entero positivo 1 (uno)
corresponde al da 01/01/1900. Es decir: que el nmero entero positivo 6 (seis) ser el da 06/01/1900
y as correlativamente cada da tendr su nmero que lo represente.
Cuando ingresamos fechas, Microsoft Excel asume el formato. Es decir que nosotros, cuando
introducimos el dato de una fecha o una hora, escribimos lo que vamos a ver y no el contenido real de la
celda. Por lo tanto, no necesitamos conocer el nmero exacto que representa una fecha para
introducirlo en una celda y luego cambiarle el formato, directamente ingresamos lo que queremos ver.
En consecuencia, si cada fecha es realmente un nmero entero, cuando restemos dos celdas que
contengan fechas obtendremos un nmero que representar los das transcurridos entre dichas dos
fechas.

Por ejemplo
Escribimos en una celda una fecha por ejemplo 06/12/83 y luego ingresamos al men:
Formato/Celda/Nmero, veremos en Categora: Personalizada y en Tipo: dd/mm/yy, ahora cambiemos
la Categora a General y veremos el nmero: 30656, que es el nmero de das transcurridos desde el 1
de enero del 1900.
Funcin HOY
Cuando queremos realizar clculos con fechas pero no a un da determinado sino al da en que el
archivo se abra, debemos utilizar la funcin HOY(). Dicha funcin carece de argumentos pero nos
devuelve el nmero correspondiente a la fecha que tenga Windows.
Funcin AO
El clculo entre fechas nos da como resultado un nmero. Dicho nmero representa la cantidad de
das transcurridos entre esas dos fechas.
Por otra parte, se ha dicho que las Fechas no son otra cosa que nmeros enteros positivos con un
formato especfico: Formato/Celdas/Nmero/Fecha y hora.
El formato Fecha y hora nos presenta 3 componentes: el nmero de da, el nmero del mes, y el
nmero del ao. Dichos tres componentes resultan de la premisa de que el nmero 1 es igual al
01/01/1900.
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En consecuencia, una resta entre dos fechas, introducida dentro de una funcin AO, nos
devuelve como resultado el nmero del ao (es decir: el tercer componente del formato) que
correspondera al nmero resultante de la frmula puesta en formato Fecha y hora.

FRMULAS Y FUNCIONES

Frmulas
En una planilla, adems de los datos se pueden introducir frmulas, que permiten establecer
relaciones entre las celdas.
Una frmula es una expresin que combina datos con operadores para determinar el contenido de
una celda. Los operadores especifican el tipo de operacin que se desea realizar.
Para introducir una frmula primero debemos escribir el signo igual (=), y seguido se escribe dicha
frmula.

Las funciones
Una funcin no es otra cosa que una frmula prediseada por una aplicacin del tipo Planilla
electrnica de clculo como Microsoft Excel.
Todas las funciones que conocemos (SENO, PROMEDIO, MXIMO, SUMA, SI, etc.) y otras que
no conocemos o no recordamos (TASA INTERNA DE RETORNO, DESVIO ESTNDAR, etc.) estn en
el Microsoft Excel para ser utilizadas.
Todas las funciones responden a la siguiente estructura sintctica:
=Nombre_de_la_funcin(Argumento 1;Argumento 2;.....;Argumento n)
Los Argumentos: Son las variables que cada funcin necesita. Observe que cada uno de ellos est
separado del otro por un punto y coma (;).
Tanto para la realizacin de frmulas como de funciones, podemos trabajar con dos tipos de
valores: variables o dinmicos, y constantes.
Los valores variables o dinmicos son los parmetros que hacen referencia a una celda (o conjunto
de celdas). Ya que si se modifica el contenido de alguna de las celdas utilizadas como parmetros o
argumentos, se modifica automticamente el resultado de la frmula o funcin que hace referencia a la
misma celda.
En cambio los valores constantes son nmeros o textos utilizados en las operaciones, de manera
que no se pueden modificar desde otra celda, y para cambiarlos habr que editar la frmula o funcin
que lo utiliza.
Ejemplo: =B2 *21/100
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En el caso anterior, la celda B2 es un argumento o parmetro dinmico o variable, si se modifica el
contenido de este, cambia el resultado de la frmula.
El *21/100 es un valor constante, solo podemos modificarlos editando la frmula.
Funcin

Ejemplo

SUMA
=SUMA(celda1;celda2,;celdan)

=SUMA(rango)

=SUMA(A1:A13)

PROMEDIO
=PROMEDIO(celda1;celda2;;celdan) =PROMEDIO(rango)

=PROMEDIO(A1:A9)

RAIZ
=RAIZ(celda)

=RAIZ(frmula)

=RAIZ(C12)

=MAX(rango)

=MAX(B3:B10)

=MIN(rango)

=MIN(D9:G9)

=base^exponente

=POTENCIA(5;2) =25

MXIMO
=MAX(celda1;celda2;;celdan)
MNIMO
=MIN(celda1;celda2;;celdan)
POTENCIA N
=PONTENCIA(base;exponente)
CONTAR.SI
=CONTAR.SI(celda1: celdan;criterio)

=CONTAR.SI(A1:A9;>7)

SUMAR.SI
=SUMAR.SI(rango_criterio;criterio;rango_suma)

=SUMAR.SI(A1:A9;>9;B1:B9)

BUSCAR
=BUSCAR(valor_buscado;matriz_de_bsqueda;rango_resultado)
=BUSCAR(5;A2:A7;B2:B7)
BUSCARV
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_bsqueda;columna_queda) =BUSCARV(3;A2:C10;2)
BUSCARH
=BUSCARH(valor_buscado;matriz_de_bsqueda;fila_queda) =BUSCARH(4;A2:C10;3)
SI
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
=SI(B2>=7;Aprob;Desaprob)
IGUAL
=IGUAL(valor1;valor2)

=IGUAL(palabra;Palabra)
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EXTRAER
=EXTRAE(celda;posicin_comienzo;cant_extraida)

=EXTRAE(B2;1;5)

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