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Los catastros del tiempo, dice Blank, también pueden "revelar cuándo
y cómo usted se distrae de las cosas que importan". Por ejemplo, ¿le
sirve realmente su capacidad de desempeñar muchas tareas? De
estahabilidad suele decirse que es un sine qua non entre las
capacidades de la gestión moderna, pero un estudio realizado por
Joshua Rubinstein, David Meyer y Jeffrey Evans en 2001 indica que las
personas experimentan algo parecido al bloqueo de los escritores
cada vez que tienen que pasar de una tarea a la otra. Mientras más
complicada es la tarea que deja o asume, más tiempo le cuesta, es
decir, se demora más en apropiarse de la nueva tarea, adoptar la
mentalidad apropiada y volver a acostumbrarse cuando vuelva a la
tarea original. El estudio estima que, con todo lo dicho, estos costos
por cambio de tarea podrían reducir la eficiencia de una empresa
entre 20% y 40%.
Practique el time-boxing.
Las listas de cosas por hacer sólo serán marginalmente útiles si usted
no fija los parámetros de cuánto tiempo quiere gastar en cada tarea.
Cuando haga su lista, estime cuidadosamente el tiempo que requerirá
para cada una, y asígnele una caja en su calendario (time-boxing).
Esto no sólo le ayudará a terminar su lista, sino que también mejorará
su habilidad para estimar los tiempos y gestionar las expectativas de
quienes lo rodean. Particularmente, si usted es nuevo en su puesto o
afronta una tarea nueva, pida ayuda para estimar el tiempo necesario
para cada tarea; si no lo hace, corre el riesgo de no cumplir los plazos
y gestionar mal las expectativas.