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SISTEMA PARA EL PAGO DE NMINA
EN LA
REPBLICA DE PANAM
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INDICE
INGRESO AL SISTEMA PLANILLA PANAM .......................................................................................................... 5
CAMBIAR LA CONTRASEA ....................................................................................................................................... 6
CREACIN DE UNA COMPAA ................................................................................................................................. 7
LISTADO DE COMPAAS ............................................................................................................................................ 8
PARMETROS .................................................................................................................................................................. 9
DEPARTAMENTOS........................................................................................................................................................ 13
PROYECTOS ................................................................................................................................................................... 14
EL SISTEMA PERMITE ASIGNAR VARIOS PROYECTOS EN EL MISMO PERIODO. .................................................................. 14
CARGOS ........................................................................................................................................................................... 17
TURNOS ........................................................................................................................................................................... 18
ACREEDORES ................................................................................................................................................................ 20
RETENCIONES Y DESCUENTOS ............................................................................................................................... 21
POR QU EL SISTEMA NO MUESTRA LA RETENCIN EN DESGLOSE DE DINERO O EN EL COMPROBANTE DE PAGO? .......... 24
EMPLEADOS - CREAR NUEVOS ................................................................................................................................. 26
MODIFICAR EMPLEADOS .......................................................................................................................................... 30
CMO EL SISTEMA CALCULA LA TASA POR HORA AL MOMENTO DE CREAR UN EMPLEADO .............. 30
CMO REGISTRAR LA TASA POR HORA? ........................................................................................................................ 31
OTROS INGRESOS......................................................................................................................................................... 32
CMO CARGAR ARCHIVO DE DINERO EN EXCEL? .......................................................................................................... 35
FERIADOS (O DAS DE DESCANSO OBLIGATORIO) ........................................................................................... 39
PASOS PARA CONFECCIONAR UNA PLANILLA EN EL SISTEMA................................................................... 41
PERIODOS ....................................................................................................................................................................... 42
ABRIR O CERRAR PERIODOS................................................................................................................................... 43
CMO SE CAMBIA DE PERIODO? .......................................................................................................................... 43
DIFERENTES CLCULOS DE PLANILLA................................................................................................................ 44
CLCULO DE PLANILLA REGULAR ....................................................................................................................... 45
CARGAR MARCACIONES HECHAS EN EXCEL ..................................................................................................... 47
CLCULO DE SOBRE TIEMPO CON TURNO ......................................................................................................... 48
CLCULO DE SOBRE TIEMPO SIN TURNO ........................................................................................................... 50
CMO CONSULTAR O IMPRIMIR UNA PLANILLA EN HORAS .......................................................................... 50
CMO HACER PARA RECALCULAR UNA PLANILLA ........................................................................................ 51
CMO BORRAR UN CLCULO DE PLANILLA REGULAR ................................................................................. 52
CMO HACER MODIFICACIONES EN LA SECCIN DE DINERO. ..................................................................... 54
DESGLOSE (CORRIENTE) ........................................................................................................................................... 56
DESGLOSE DE DINERO ............................................................................................................................................... 57
CMO IMPRIMIR UNA PLANILLA EN DINERO..................................................................................................... 57
RAZONES POR LA CUAL EL SISTEMA NO HIZO EL CLCULO DE PLANILLA REGULAR PARA UN
EMPLEADO ESPECFICO........................................................................................................................................... 59
VACACIONES ................................................................................................................................................................. 62
VACACIONES PROCESADAS PARA FECHAS FUTURAS ..................................................................................... 64
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MODIFICAR MANUALMENTE CLCULO DE VACACIONES ............................................................................. 64
CMO HACER SI DESEA RECALCULAR LAS VACACIONES. ............................................................................ 65
CMO ELIMINAR UN CLCULO DE VACACIN CON CHEQUE IMPRESO. .................................................... 66
CMO CALCULAR UNA VACACIN, SI EL EMPLEADO TIENE EN SU ESTATUS LICENCIA,
SANCIONADO, INCAPACITADO, OTROS............................................................................................................... 67
CHEQUES......................................................................................................................................................................... 69
SOLICITUD DE CHEQUES DE EMPLEADOS .......................................................................................................... 69
SOLICITUD DE CHEQUES DE ACREEDORES ........................................................................................................ 70
IMPRESIN DE CHEQUES ......................................................................................................................................... 70
ANULAR CHEQUES.................................................................................................................................................... 71
BORRAR SOLICITUDES DE CHEQUES ................................................................................................................... 72
CERTIFICADOS MDICOS - INCAPACIDAD .......................................................................................................... 73
DCIMO TERCER MES .................................................................................................................................................. 75
CLCULO .................................................................................................................................................................... 76
PRIMER SALARIO Y EL XIII MES..................................................................................................................................... 76
CMO SE RECALCULA EL XIII MES ....................................................................................................................... 77
TERMINACIN DE LA RELACIN LABORAL O LIQUIDACIN...................................................................... 78
LIQUIDACIN ............................................................................................................................................................. 82
RECALCULAR UNA LIQUIDACIN ........................................................................................................................ 84
BORRAR UNA LIQUIDACIN .................................................................................................................................. 85
LIQUIDACIN DESPUS DE PROCESAR LA PLANILLA ..................................................................................... 86
PLANILLAS PREVIAS ................................................................................................................................................... 87
RIESGOS PROFESIONALES ........................................................................................................................................ 88
CONTABILIDAD ............................................................................................................................................................. 90
PLAN DE CUENTAS .................................................................................................................................................... 91
PARMETROS CONTABLES .................................................................................................................................... 92
REPORTES....................................................................................................................................................................... 94
GUA PARA LLENAR LOS CAMPOS PARA OBTENER LOS REPORTES. .................................................................................. 95
GENERALES .................................................................................................................................................................... 96
EMPLEADOS POR CARGO (CONFIGURABLE): .................................................................................................................... 96
EMPLEADOS POR DEPARTAMENTO (CONFIGURABLE) ...................................................................................................... 97
EMPLEADOS POR DEPARTAMENTO CON COLUMNA DE SALARIO ACUMULADO (CONFIGURABLE)..................................... 97
LISTADO DE AUSENCIAS, TARDANZAS, PERMISOS Y OTROS POR FECHA ........................................................................ 98
LISTADO DE AUSENCIAS, TARDANZAS, PERMISOS Y OTROS POR DEPARTAMENTO ........................................................ 98
REPORTES ....................................................................................................................................................................... 99
DESGLOSE DE DINERO..................................................................................................................................................... 99
DESGLOSE DE DINERO POR PROYECTO. ........................................................................................................................... 99
DESGLOSE DE HORAS (DETALLADO)............................................................................................................................. 100
REPORTE DE HORAS (RESUMIDO) ................................................................................................................................. 100
REPORTE DE HORAS (RESUMIDO POR MES) ................................................................................................................... 100
DESGLOSE DE DINERO CON HORAS (SIN DESCUENTOS).................................................................................................. 101
COMPROBANTE DE PAGO (OPCIN ACH) ..................................................................................................................... 101
COMPROBANTE DE PAGO (OPCIN ACH, OPCIN EMAIL) ............................................................................................ 102
COMPROBANTE DE PAGO (OPCIN ACH), OPCIN TAMAO LETRA .......................................................................... 103
COMPROBANTE DE PAGO CON MODELO D08 (OPCIN ACH, OPCIN EMAIL) ........................................................... 103
GENERAR ARCHIVO PARA SIPE (SISTEMA DE INGRESOS Y PRESTACIONES ECONMICAS) ........................................... 103
GENERAR ARCHIVO PARA SYSMECA.......................................................................................................................... 104
LISTADO ANEXO 03 ...................................................................................................................................................... 104
LISTADO STATUS RENTA .............................................................................................................................................. 104
LISTA EVENTOS ............................................................................................................................................................ 105
CONTABILIDAD ............................................................................................................................................................. 105
COMPROBANTE CONTABLE POR DEPARTAMENTO ......................................................................................................... 105
COMPROBANTE CONTABLE POR PROYECTO .................................................................................................................. 106
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COMPROBANTE CONTABLE POR PROYECTO CON DETALLE ............................................................................................ 106
LISTADO VERIFICADOR DE SECUENCIA DE CHEQUES ..................................................................................................... 107
PROYECTOS .................................................................................................................................................................. 107
REPORTE DE DINERO POR PROYECTOS RESUMIDO......................................................................................................... 107
REPORTE DE DINERO POR PROYECTOS .......................................................................................................................... 108
ACREEDORES ................................................................................................................................................................ 108
ACREEDORES PENDIENTES DE PAGO ............................................................................................................................. 108
RETENCIONES HECHAS / LISTADO POR ACREEDORES (CONFIGURABLE, BETA) .............................................................. 109
PEACHTREE .................................................................................................................................................................. 109
REPORTES DE CHEQUES PARA PEACHTREE.................................................................................................................... 109
OTROS .......................................................................................................................................................................... 110
LISTADO SUNTRACS .................................................................................................................................................. 110
INFORMACIN GENERAL........................................................................................................................................ 111
TABLA DE RECARGOS DE LA JORNADA EXTRAORDINARIA ....................................................................... 112
GASTO DE REPRESENTACIN .................................................................................................................................. 114
DCIMO TERCER MES DEL GASTO DE REPRESENTACIN: ........................................................................... 114
PAGO DE DA DE DESCANSO SEMANAL. ............................................................................................................... 114
PAGO EN DA DE FIESTA O DUELO NACIONAL ................................................................................................ 115
JORNADA DE TRABAJO .............................................................................................................................................. 116
TERMINACIN DE LA RELACIN LABORAL ......................................................................................................... 117
SALARIO DEVENGADO NO PAGADO. .............................................................................................................................. 117
VACACIONES PROPORCIONALES. .................................................................................................................................. 117
DCIMO TERCER MES PROPORCIONAL. ........................................................................................................................ 117
PRIMA DE ANTIGEDAD (ARTICULO 224, 226). ............................................................................................................ 117
QUIN TIENE DERECHO A LA PRIMA DE ANTIGEDAD Y CMO SE CALCULA? ............................................................. 118
QUIN TIENE DERECHO A LA INDEMNIZACIN Y CMO SE CALCULA? ......................................................................... 118
CUL ES EL SALARIO BASE PARA EL CLCULO DE LA INDEMNIZACIN Y CUALESQUIERA OTRAS PRESTACIONES QUE
DEBAN PAGARSE AL TRABAJADOR? .............................................................................................................................. 119
PREAVISO (ARTCULO 149, 212 Y 222). ........................................................................................................................ 119
PREGUNTAS FRECUENTES ACERCA DEL SISTEMA DE PLANILLA PANAM ......................................... 120
NOTAS VARIAS .............................................................................................................................................................. 124
SALARIOS QUE SON TOMADOS EN CUENTA PARA EL CLCULO DE VACACIONES, LICENCIA DE
MATERNIDAD, PRIMA DE ANTIGEDAD ........................................................................................................... 126
SALARIOS PARA EL CLCULO DE LA LICENCIA POR ENFERMEDAD, INDEMNIZACIN, PREAVISO .. 126
OTROS INGRESOS (BONIFICACION, GRATIFICACIN, AGUINALDO Y PRIMA DE PRODUCCIN) QUE
SON TOMADOS EN CUENTA PARA EL CLCULO DE PRESTACIONES Y DEDUCCIONES ......................... 126
SALARIOS PARA EL CLCULO DEL XIII MES .................................................................................................... 126
SALARIOS Y PRESTACIONES - CAJA DE SEGURO SOCIAL.............................................................................. 127
PORCENTAJES DE LOS CONCEPTOS Y PARA QU ACUMULAN ......................................................................................... 128
TIPO DE HORAS ............................................................................................................................................................ 129
ANEXOS ......................................................................................................................................................................... 130
REFERENCIAS.............................................................................................................................................................. 145
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CAMBIAR LA CONTRASEA
Podr modificar la contrasea del usuario, ingresando a la pantalla inicial del sistema profile.
Encontrar en la parte inferior izquierda, la seccin new password (nueva contrasea), como lo
seala la flecha. En los espacios que aparecen para tal fin, deber colocar dos veces la nueva
contrasea. Luego debe presionar update profile y habr finalizado.
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A continuacin se muestra la pantalla donde registrar los datos de la compaa; seguido, presione
guardar.
Con estos pasos, habr creado su compaa para comenzar a trabajar.
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LISTADO DE COMPAAS
Aqu podr escoger la compaa deseada para trabajar o modificarla, ingresando a la seccin inicio,
en listado compaas.
Editar: esta opcin le permite hacer modificaciones en la compaa. Note que se trata de la
misma pantalla que se utiliza para crear la compaa (Ver seccin CREACIN DE UNA
COMPAA), entonces podr proceder a realizar los cambios deseados.
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PARMETROS
Se refiere a un dato o factor que se toma como necesario para analizar o valorar una situacin.
En esta seccin encontrar varias condiciones, como se muestra a continuacin:
1. Nmero plan ACH BAC: es un nmero de plan que el Banco BAC asigna para pagar con
ACH.
2. Secuencia de envo en ACH BAC: cada vez que se enva un ACH al Banco BAC hay que
llevar una secuencia de envos. El mismo sistema coloca los nmeros consecutivos, pero el
usuario tiene la opcin de modificar este parmetro.
3. Valor de autorizado default en pla_marcaciones: cuando cargue las tarjetas de tiempo al
sistema, podr establecer predeterminadamente cmo desea que suban las marcaciones con
relacin a la autorizacin del tiempo extra. Si desea que todas las tarjetas de tiempo sean
cargadas al sistema autorizando siempre las extras coloca Si, de lo contrario coloque No.
4. Utiliza autorizado de pla_marcaciones: si coloca No en este parmetro, el sistema
siempre pagar las horas extras, porque estar indicando que no se requiere la autorizacin
para pagar las mismas, por lo que no tendr necesidad de autorizarlo cada vez que haga el
registro. De colocar Si, suceder lo contrario, siempre tendr que autorizarlo.
5. Nmero de caracteres que tiene el cdigo de empleado: controla cunto caracteres va a
tener el cdigo de empleados. La cantidad de dgitos que se empleen en el cdigo de
empleado depender del reloj de marcacin que utilice la empresa. Por ejemplo, si el reloj
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utiliza cuatro dgitos y la empresa slo requiere de tres, el sistema rellenar con ceros a la
izquierda los espacios en blanco (reloj 0000 y cdigo del empleado 21, quedara as: 0021).
6. Cheques resumido por cuenta: permite que el cheque salga resumido o detallado por
cuenta.
7. Hace el clculo del descanso en base turno: el sistema toma en cuenta el horario de
descanso predeterminado, por ende, si el empleado cambia por alguna razn su horario de
descanso, el sistema no lo reconocer. Para ello, utilizamos S o N para indicar si o no.
8. Crear las tarjetas a empleados bisemanales: debe establecer este parmetro, para que al
momento de procesar la planilla salga las tarjetas de tiempo con el periodo bisemanal. A
diferencia de las planillas semanales, quincenales y mensuales, la bisemanal es la nica que
se debe definir a travs de parmetros. Con S o N indica si desea o no aplicarlo.
9. Cuenta de salarios por pagar: es la cuenta del mayor donde va el salario por pagar. Aqu se
define el nmero de cuenta y con la misma se cierra el comprobante de planilla.
10. Los domingos no toma en cuenta el acumulado de horas semanales: con este parmetro
podr indicar si desea o no computar las 9 horas semanales incluyendo el domingo. Este da
normalmente se computa slo.
11. Detiene proceso si hay empleado liquidado: el sistema no crear la tarjeta de tiempo, al
empleado que est liquidado.
12. Horas semanales para el clculo de tasa por hora: este parmetro se utiliza para colocar la
tasa por hora de los empleados. Slo aplica para el clculo quincenal. Quien maneje el
sistema, tiene la opcin de colocar manualmente el salario por hora.
13. Ley laboral de Howard: aplica la ley laboral de Howard en cuanto al recargo mximo de
horas extras. Se utiliza S o N para indicar si se desea o no aplicar esta ley.
14. Inactiva las vacaciones: pone activo a un empleado automticamente cuando finalice sus
vacaciones, de esta manera el sistema le crear su tarjeta de tiempo para el prximo periodo
de pago. Con S o N indica si desea o no aplicarlo.
15. Cantidad mxima de hora por turno: con este parmetro se controla lo mximo que se
puede trabajar en un turno, incluyendo las horas extras.
16. Mximo recargo: si una empresa tiene un rgimen especial, como lo son las pequeas
empresas (segn su actividad econmica) que el mximo que se paga de recargo es 25%, este
parmetro es para ello.
17. Paga exceso de 9 horas a empleados semanales: si la empresa est bajo algn rgimen
especial para manejar los sobretiempos, se utiliza este parmetro. Con S o N se indica si
se desea o no aplicarlo. Ejemplo: Las pymes, Howard, SUNTRACS.
18. Pagar salario en liquidacin: cuando se liquida a un empleado y no ha concluido el periodo,
el salario de esos das es incluido en la liquidacin. Se especifica con S o N si se desea o
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no incluirlo, porque se puede tomar la opcin de pagarlo por separado en un comprobante de
pago.
19. Pagar salario en vacaciones: si la persona est de vacaciones se le permite el cobro regular
del salario. Se indica con S o N si se desea o no aplicarlo.
20. Porcentaje de indemnizacin a reservar: como este parmetro est condicionado a cmo
finaliza la relacin laboral, no se guarda el monto completo de la reserva, eso queda a
discrecin de cada empresa. Slo coloque el nmero, no lo acompae del smbolo %.
21. Porcentaje mximo de retenciones: el sistema se detiene predeterminadamente hasta una
deduccin del 50%, pero el mismo le permite la flexibilizacin en un margen mayor de
deduccin. Slo coloque el nmero, no lo acompae del smbolo %.
22. Porcentaje de Riesgos Profesionales: este valor vara dependiendo de la actividad
econmica de la empresa. Slo coloque el nmero, no lo acompae del smbolo %
23. Pago el primer salario completo: este parmetro aplica para salario fijo, y consiste en que si
coloca la S se le pagar al empleado hasta el final del periodo, independientemente de
cuando sea el corte de la planilla y si le coloca N se pagar hasta el da de cierre de la
planilla.
24. Proyecto obligatorio para los semanales: este parmetro est establecido bsicamente para
empresas que trabajen por proyecto. En la tarjeta de tiempo donde aparece el campo
proyecto es obligatorio ponerlo. Si se coloca S, el sistema obliga a que le ponga proyecto a
los empleados semanales y si coloco N, se le puede asignar el proyecto a cualquier periodo.
25. Reserva vacaciones y dcimo tercer mes del gasto de representacin: le indicamos al
sistema si se desea o no que se realicen las reservas para las vacaciones y dcimo tercer mes
del gasto de representacin.
26. Reserva de Indemnizacin: se utiliza para especificar si se desea o no hacer la reserva de la
indemnizacin.
27. Respeta los horarios cuando se procesa el reloj: este parmetro se usa para cumplir con la
hora de entrada a la jornada laboral. Es decir, si un empleado llega antes de su hora de
entrada, ese tiempo no ser tomado en cuenta a la hora de procesar la planilla. Los valores a
utilizar son S para s y N para no.
28. Consecutivos para asignar cdigos de empleados: el sistema crea este cdigo
automticamente y de manera consecutiva al momento de registrar un nuevo empleado, pero
el usuario tiene la libertad de colocarlo.
29. Tiempo mnimo de descanso entre turno y turno: este parmetro es para saber si se
interpreta un turno nuevo o uno seguido, cuando el empleado es llamado por su empleador
para que regrese a laborar despus de haber salido del trabajo.
30. Tipo de hora de domingo: 0.50%, 1.50%, 2.00%.
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31. Utiliza reloj de marcacin: este parmetro define si la empresa utiliza o no reloj de
marcacin. Los sealamos con S o N. Cuando la respuesta a este parmetro es
afirmativo y se procesa la planilla, el empleado aparecer con la tarjeta de tiempo con el
estatus de ausente, hasta que se suban las marcaciones al sistema.
32. Calcular salida en horas laborables: con este parmetro definir si se le har el descuento
al empleado si se retira antes de su hora de salida.
Por ejemplo: si alguien tiene un horario de 8:00 am a 5:00 pm y se retira a las 3:00 pm, habra
que descontarle dos horas, porque sali antes de su hora de salida. Pero hay das especiales
en el ao como el Jueves Santo o el 24 de diciembre que muchas empresas tienen la
deferencia con sus trabajadores y les permiten salir horas antes, pagndole el da completo de
trabajo.
Para indicar si desea o no que se haga el descuento, existen los siguientes valores S o N.
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DEPARTAMENTOS
Para crear los departamentos ingrese a la seccin generales - departamentos, y aparecer una
pantalla como se muestra a continuacin:
Una vez ah, aada las filas para registrar los departamentos.
En la ventana podemos ver tres columnas, la primera se refiere al cdigo del departamento, en l
debemos colocar un smbolo que haga fcil la identificacin del departamento (puede ser nmero,
letras o ambos).
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PROYECTOS
En esta seccin podr crear, modificar o consultar el estatus de los proyectos. Para tal fin, ingrese en
la seccin generales - proyectos.
Se desplegar una pantalla como la que ver a continuacin:
Agregue una fila (recuadro azul) para registrar el proyecto y para eliminarlo (recuadro rojo). Al
finalizar guarde la informacin (recuadro verde).
Existen tres columnas en esta pantalla, el cdigo del proyecto: smbolo que utilizar para la fcil
identificacin del proyecto (puede utilizar letras, nmeros o ambos), la descripcin del proyecto y
un campo para activar o desactivarlo.
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En esta rea slo podr definir un proyecto, no podr colocar todos los que le sean asignados al
empleado.
Para lograr esos cambios, debe ingresar a la seccin tarjetas tiempo y hacer el cambio del
proyecto, los mismos slo se reflejarn en esta seccin y en desglose de dinero, mas no en las
generales del empleado.
En el ejemplo a continuacin, observe el proyecto que est registrado en las generales del empleado.
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Y note que el mismo fue modificado manualmente en la tarjeta de tiempo los das 2 y 8 de
octubre con estatus regular y ausente respectivamente y el sistema lo procesa para reflejarlo de la
misma manera en el desglose de dinero.
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CARGOS
Una vez establecidos los departamentos, debe crearles sus respectivos cargos y para ello, ingrese a la
seccin generales cargos.
Como podr apreciar, existen cuatro columnas, la primera especifica el cdigo del cargo (es el
smbolo con que identificar el cargo (puede ser con nmeros, letras o la combinacin de ambos), la
segunda es la descripcin del cargo, la tercera es un campo para activar o inactivar el cargo y la
cuarta es el monto: este campo debe ser llenado si la empresa paga bono de produccin, segn el
cargo del empleado.
Aade una fila para hacer registrar el cargo y al terminar, guarde. La imagen abajo muestra como ir
quedando.
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TURNOS
Es momento de crear los turnos de trabajo de la empresa, y para ello, ingrese a la seccin
generales - turnos.
Establecer todos los turnos que maneja la empresa, empezar por el cdigo de turno, el tipo de
jornada (diurna, mixta o nocturna), tambin la hora de entrada y salida de la jornada, inicio y fin del
descanso; y las tolerancias de cada una de esas horas.
Para crear un turno nuevo, agregue una fila y slo ser cuestin de hacer los registros. Se sugiere
guardar durante y despus de finalizar el proceso de registro.
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Nota: cuando se registra tiempo extras o tardanzas y los mismos no se reflejan en el desglose de
dinero o el comprobante de pago, deber verificar en esta seccin turno, la tolerancia de entrada o
salida, segn sea el caso.
Por ejemplo: si un empleado con un horario de 2:30 p.m. a 10:00 p.m., que haya trabajado 15
minutos de sobre tiempo y en el sistema de planilla ya tenga predeterminado la tolerancia en la salida
de 10:15 p.m, no se ver reflejado el sobretiempo; por ende, deber cambiar la tolerancia de salida
para las 10:00 p.m. Lo mismo ocurre en el caso de las tardanzas.
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ACREEDORES
En esta seccin se registrarn o modificarn los acreedores; para ello, ingrese a la opcin
generales acreedores.
Cdigo del acreedor: es el smbolo con que se va a identificar al acreedor (puede utilizar
nmeros, letras o ambos).
Prioridad: se utiliza para darle la importancia que posee cada acreedor. El nmero 1 es el de
mayor importancia y el 100 de menor.
Ejemplo: una pensin alimenticia tiene prioridad ante el compromiso financiero con una
mueblera; por eso se le asignara el nmero ms bajo a la pensin alimenticia y el ms alto a
la mueblera.
Para aadir un nuevo acreedor, slo agregue una fila, registre la informacin y luego guarde.
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RETENCIONES Y DESCUENTOS
(Artculos 161-172 del Cdigo de Trabajo)
La retencin es la conservacin de parte de una cantidad que se debe pagar para garantizar el
cumplimiento de alguna obligacin, generalmente de tipo fiscal y los descuentos se realizan en base
a los compromisos comerciales.
A continuacin se muestra en detalle todos los descuentos y retenciones con los respectivos
porcentajes permitidos por ley:
Retenciones y Descuentos
(Art. 161 del Cdigo de Trabajo)
Impuesto sobre la renta. (numeral 1)
Impuesto sobre la renta del Gasto de
Representacin.
Seguro social. (numeral 2)
Seguro social del XIII Mes
Seguro social del Gasto de Representacin
Seguro educativo (Decreto de Gabinete No. 68
del 27 de julio de 1971)
Obligaciones adquiridas con el empleador.
(numeral 3)
Cuotas mensuales por compra de casas.
(numeral 4)
Asociaciones, cooperativas, de ahorros y
bancos obreros. (numeral 5)
Porcentaje permitido
Se deduce a partir de los B/.11,000.00 anuales.
Con un porcentaje del 15% para menos de B/.
50,000.00 anual y de 25% para ms de
B/.50,000.00.
10%
9.75%
7.25%
9%
1.25%
Hasta el 15%
Hasta el 30%
El valor depender de la entidad.
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Ahora se explicar cmo se registra en el sistema de planilla. Primero, debe ingresar a la seccin
generales retenciones y se abrir la siguiente ventana, donde se muestra el listado de los
empleados.
Ah ubicar al empleado mediante su cdigo o nombre, una vez lo tenga en pantalla (como lo
muestra la lnea resaltada en rosado) le dar doble clic y aparecer una ventana como la siguiente:
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En ella, podemos registrar la informacin de la retencin o deduccin, con los siguientes datos, como
se muestra:
Acreedor: para poder seleccionarlo, debe estar previamente creado en la seccin del mismo
nombre.
Nmero del documento: Una de las razones por la cual debe llenar este espacio es para tener
un nmero de referencia porque se pueden tener varias deudas con el mismo acreedor (por
ejemplo: prstamo de auto y ahorro de navidad), de esta manera el prstamo para auto tendr
un nmero y el ahorro de navidad tendr otro y el sistema reconocer que no es un mismo
descuento a la hora que desee consultar el estatus de ambos descuentos.
Otra razn por la que debe identificar los descuentos, es porque cuando se tienen deudas que
finalizan cada ao con un mismo acreedor, como lo son los ahorros navideos, el sistema va
detener los descuentos porque tomar en cuenta los montos del periodo anterior, aunque haya
colocado una fecha de inicio y final nuevos.
Monto inicial: Aqu se coloca la cifra total adeudada, pero es recomendable colocar cero (0)
si se desconoce la misma. De colocar una cifra inferior, el sistema automticamente detendr
la deduccin. Por ejemplo, si se hace un prstamo hipotecario, no se tendr el monto total
adeudado, porque el dinero que se le descuente al empleado para abonar a la deuda, ser
distribuido entre el capital, intereses, etc.
Letras a pagar: este campo se utiliza para colocar la cantidad de cuotas a pagar.
Hacer cheque: Con los valores S o N escoger si desea o no confeccionar los cheques. Si la
deuda es con el empleador, no ser necesario confeccionar cheque, por ende se le indicar al
sistema N.
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Luego de registrar la informacin, presione guardar nuevamente. Y tendr sus retenciones creadas y
lista para utilizar.
Nota: Es importante destacar, que no se deben registrar los descuentos fijos directamente en la
seccin desglose corriente, porque no aparecern en la seccin de retenciones (que es el lugar
correcto para hacer estos registros), ni mucho menos en el reporte retenciones hechas.
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Cuando el sistema deja de efectuar el descuento, lo primero que debe hacer es ir a la seccin
reportes acreedores - retenciones hechas / listado por acreedores (configurable,
beta)
Este informe le permitir hacer las consultas necesarias, a fin de verificar cul es el estatus de la
deuda.
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Presionando el botn agregar, se le abrir la siguiente ventana donde registrar los datos del nuevo
empleado.
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Al finalizar, guarde.
Gua para llenar el formulario Generales del Empleado
Cdigo empleado: Es el nmero de identificacin de cada empleado dentro de la empresa. El
mismo puede contener la cantidad de dgitos que se requieran. Se sugiere dejar este
espacio en blanco, debido a que el sistema se encarga de colocarlo de manera consecutiva
cada vez que registre a un nuevo empleado. Esto lo ver reflejado cuando haya guardado la
informacin. Previamente debe definirlo en el parmetro nmero de caracteres que
tiene el cdigo de empleado.
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Tipo: Tendr la opcin de escoger entre RUC o pasaporte. Para el nacional usar RUC y
para el extranjero pasaporte.
Seguro Social: Es el nmero de identificacin del asegurado. Hoy da, se utiliza el mismo
nmero de cdula.
Estado civil: se refiere al estatus que mantiene el individuo ante la sociedad. Las opciones a
escoger son: casado, soltero, unido, divorciado.
Telfono 1 y 2: tiene la opcin de registrar hasta dos nmeros telefnicos del empleado.
Proyecto: a qu proyecto es asignado el nuevo empleado. Slo aplica para empresas que
trabajan por proyectos.
Fecha de terminacin de contrato: si el empleado fue contratado por tiempo definido, deber
anotar la fecha del ltimo da de contrato. (No es indispensable).
Tasa por hora: al registrar el salario bruto primero, el sistema le dar automticamente la tasa
por hora.
Forma de pago: el sistema le proporciona tres opciones para pagarle al empleado: a travs de
cheque, efectivo o transferencia.
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Tipo de cuenta de banco: cada banco tiene un cdigo que identifica el tipo de cuenta que
poseen (cuenta de ahorros, cuenta corriente, etc.). Nos referimos a los dos nmeros con que
inician las cuentas. Por ejemplo: existe un banco de la localidad que su cuenta de ahorro se
identifica con el nmero 04, este es el nmero que se debe colocar en esta seccin.
Status: este campo le ayudar a identificar en que condicin se encuentra el empleado dentro
de la empresa. Las opciones a escoger son: activo, inactivo, vacaciones (una vez se procesa
las vacaciones, el sistema automticamente lo cambia a dicho estatus), incapacitado
(certificado mdico, riesgos profesionales), sancionado, licencia, eliminado.
Sindicalizado: para las empresas que se manejan con sindicatos, registrar si el empleado es
sindicalizado o no.
Tipo de clculo I/R: aqu definir cmo se har el clculo del impuesto sobre la renta. Las
opciones son: exacta segn libro, no paga, anualizada con extras (en el momento de hacer el
clculo, se incluyen las horas extraordinarias que el empleado ha devengado en cada
periodo), anualizada sin extras (en el clculo no se incluyen las horas extraordinarias. Al
final del periodo se hace una sola retencin, mediante el formulario anexo 03).
Dependientes no declarados: son aquellos que no son contemplados para el clculo del
impuesto sobre la renta; por ejemplo: para un empleado que mantiene a sus padres, ellos
seran sus dependientes, pero no son tomados en cuenta para el clculo del impuesto sobre la
renta. Hoy da el nico dependiente aceptado, es el conjugue.
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MODIFICAR EMPLEADOS
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Una vez se defina en esta seccin, cuntas horas por semana labora la compaa, el sistema har los
clculos correspondientes al momento de efectuar el pago a un nuevo empleado.
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OTROS INGRESOS
En esta seccin se harn los registros de los otros ingresos fijos que devenga un empleado:
A. Fijos: ni el monto de dinero, ni el periodo varan.
Para registrarlos, ingrese en la seccin generales - otros ingresos.
Con slo escoger al empleado, el tipo de planilla y adicionando una fila, podr hacer los registros
como se detalla a continuacin:
Cdigo de Empleado: es el smbolo con que se identifica al empleado, puede ser mediante nmero,
letras o ambos.
Periodo: Si la planilla es quincenal, tendra que definir si ese ingreso adicional se pagar en la
primera (1) o segunda (2) quincena o en ambos.
Concepto: podr seleccionar qu tipo de otros ingresos devengar el empleado (gastos de
representacin, combustible, viticos, etc.)
Monto: se refiere a la suma adicional que devengar el empleado.
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Una vez hecho los registros correspondientes en esta seccin, deber guardar la informacin
momento de procesar la planilla, le aparecern estos montos en el desglose de dinero.
y al
Eventualmente encontrar que el monto del ingreso adicional es de un monto diferente, esto lo
podremos modificar en desglose de dinero.
Como se muestra en la imagen superior, el monto del combustible fue modificado y al guardarlo
podr apreciar en la columna tipo de registro que el sistema lo coloc manual.
Puede hacer cambios en sus registros, lo importante es que debe concluir siempre guardando y
procesando la planilla, de esta forma el sistema har los clculos respectivos y tendr su planilla
terminada.
B. Variables: Son dineros que el trabajador cobrar ocasionalmente como lo son: comisiones,
viticos, gratificaciones, bono de produccin, subsidio, reembolso, etc.
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Para su registro se puede proceder de dos formas:
Ingrese a planilla - desglose (corriente), ubique al trabajador a quien se le aplicar el
ingreso, ya sea por el cdigo de empleado o por su nombre o parte de l, tambin debemos hacer
referencia al tipo de clculo (regular, vacaciones, liquidacin, etc.)
Una vez ubicado el empleado, coloque en la fila donde aparece su nombre y dems datos (como lo
muestra la primera franja rosada) y en el cuadrante inferior aparecer el desglose de su salario. Ah
aadir una fila.
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Luego procede a llenar los siguientes espacios:
ID y el Cdigo del empleado: lo proporciona el sistema.
Proyecto: se escoge uno, siempre y cuando la empresa trabaje con este mtodo.
Concepto: escoger el nombre de qu concepto se registrarn los otros ingresos.
Descripcin: detallar la razn de ser del nuevo ingreso.
Tipo de registro: cuando agregamos informacin manualmente al sistema, l lo sealar una vez
haya grabado. Fjese en la imagen posterior.
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Cuando tenga el archivo listo grbelo en formato csv (es una extensin de archivo que significa
Comma Separated Values -Valores separados por comas. Es un tipo de documento en
formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se
separan por comas y las filas por saltos de lnea.).
Observe la explicacin con las imgenes:
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Debe estar consciente de la ubicacin del archivo que acaba de guardar, porque lo necesitar al
momento de subirlo al sistema de planilla.
Ingrese a la seccin de herramientas - archivo dinero y presione el botn choose file y se le
abrir una ventana donde ubicar el archivo grabado anteriormente.
Podr verificar que el archivo est listo para subirlo al sistema, porque se mostrar el nombre del
mismo, tal y como lo seala la flecha azul en la imagen posterior. Luego presione el botn enviar
para que efectivamente quede registrado en el sistema.
Para confirmar que el envo se efectu sin errores y ha sido bien registrado en el sistema, deber
fijarse en la seccin ltimos archivos subidos.
El cero que nos seala la flecha roja nos indica que el registro no fue aceptado por el sistema porque
presentaba errores. Una vez corregido los mismos, se enva nuevamente el archivo y podr observar
que el sistema acept el archivo. Ntese la fila que seala la flecha verde.
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Ahora podremos ver en la seccin de planilla - desglose (corriente), como al trabajador 0002 le
aparece el vitico adicionado a su salario.
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Es importante destacar, que cuando desee registrar el pago de un da feriado, es a travs de la tarjeta
de tiempo donde se debe especificar.
Aunque un empleado no trabaje el da feriado, el mismo debe ser pagado como salario regular, por
ende, deber asegurarse que en el estatus aparezca regular.
Ahora bien, si el empleado trabaja el da feriado, entonces debe cambiar el estatus a pagar feriado
para que el recargo sea adicionado al salario regular, luego grabe y habr concluido.
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Ingresar a la seccin
PERIODOS
NO
SI
Procesar planilla
Pago
Confeccionar
comprobantes
de pago.
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PERIODOS
El sistema permite llevar periodos semanales, quincenales, mensuales y bisemanales (ver Crear las
tarjetas a empleados bisemanales)
El rango de tiempo que contempla cada pago de salario se define en periodos de la seccin de
planilla.
La primera seccin de esta ventana, muestra los diferentes tipos de planillas y el ltimo periodo en
que fue procesado cada uno. Al colocarse en uno (como lo muestra el recuadro superior) se
desplegar en la parte inferior todos los periodos que posee un ao.
En este ejemplo, la ltima planilla quincenal procesada fue la No. 8 (lo muestra el recuadro azul
superior) y a continuacin se preparar la No. 9; haciendo clic en el mismo (recuadro azul inferior).
Se procede a cambiar las fechas, si es necesario y verificar que el estatus est abierto y al concluir
guarde.
A continuacin explicamos el contenido de cada campo:
Ao:
El ao en que se confecciona la planilla.
Nmero de Planilla: Se refiere al nmero que identifica el tipo de planilla, ya sea 1, 2, 3 4.
1. Semanales: 52 semanas tiene un ao
2. Quincenales: 24 quincenas tiene un ao
3. Bisemanales: 26 bisemanas tiene un ao
4. Mensuales: 12 meses tiene un ao
Periodo:
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Desde:
Hasta:
Da de Pago:
Estatus:
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DIFERENTES CLCULOS
DE PLANILLA
Regular
Ajustes
Liquidacin
Vacaciones
XIII Mes
Bonificacin
de Navidad
Extemporneo
Riesgos
Profesionales
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Planilla tipo: Ah debe escoger la planilla que desea calcular; tendr cuatro opciones que
estn representados por nmeros.
1. Semanal
2. Quincenal
3. Bisemanal
4. Mensual
Si colocamos el nmero ocho en esta casilla y el tipo de planilla fuera quincenal, el sistema interpretar la
segunda quincena de abril. Si se hubiera escogido la planilla semanal, se interpretar como la tercera
semana del mes de febrero y si la eleccin hubiera sido mensual, se referira al octavo mes del ao (agosto),
etc.
Recordemos:
Semanales: 52 semanas tiene un ao
Planilla Semanal
Quincenales: 24 quincenas tiene un ao
Nmero de
planilla
Periodo que abarca
Bisemanales: 26 bisemanas tiene un ao
1
Primera semana de
Mensuales: 12 meses tiene un ao.
enero
2
Segunda semana de
enero
3
Tercera semana de enero
4
Cuarta semana de enero
5
Primera semana de
febrero
6
Segunda semana de
febrero
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Planilla Quincenal
Nmero de
planilla
1
2
3
4
5
6
Planilla Mensual
Nmero de
Periodo que
planilla
abarca
1
Enero
2
Febrero
3
Marzo
4
Abril
5
Mayo
6
Junio
Una vez especificado el nmero de planilla, el sistema le mostrar el periodo que abarca la misma,
tal y como lo seala la flecha roja en la imagen inferior. Pero recuerde, que previamente debi haber
definido en la seccin de periodos este rango de tiempo. Tambin debe marcar las dos casillas
para crear la tarjeta de tiempo y efectuar el clculo de planilla regular.
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Cdigo
proyecto
SP
Fecha entrada
2013-01-01 06:00:00
Fecha descanso
inicio
2013-01-01 11:00:00
Fecha salida
Status
2013-01-01 12:00:00
2013-01-01 15:00:00
As aparece en el programa, el formato que se debe seguir para subir las marcaciones de Excel al
sistema.
Una vez se tenga listo el archivo en Excel, ingrese a herramientas - subir marcacin.
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Ubique al empleado que le aplicar el tiempo extra (lo puede hacer a travs de lo que recuerda del
nombre, apellido o el cdigo), en esta ocasin, se hizo a travs del cdigo (note el cuadrante rojo en
la imagen superior), luego presione
. Una vez lo ubique, se coloca en la fila, tal y como
lo muestra el cuadrante verde y el sistema le desplegar las tarjetas de tiempo correspondientes.
Seguido, debe ir al da especfico donde registrar el tiempo extra y cambie la hora de salida (fjese
en el cuadrante de color fucsia), grabe y listo.
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Nota: Dependiendo de la definicin de los parmetros 3 y 4 (ver PARMETROS), sabr qu
debe registrar en la columna autorizado para hacer que el sistema calcule las extras.
Podr observar en el cuadrante anaranjado el desglose de las horas extras que acab de registrar.
La columna Estatus: se refiere a la condicin del empleado. Puede ser ausente, regular,
compensatorio, da libre, etc.
Repetir este proceso para todos los das en que haya registro de sobre tiempo.
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Una vez que grabe, podr ver en el tercer cuadrante como el sistema hace el pago del tiempo
trabajado.
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En esta seccin, indique los criterios deseados para solicitar el informe. En este caso, se solicit la
planilla quincenal, No. 17 del ao 2014 del departamento de contabilidad. Luego presione filtrar.
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Luego debe colocarse encima del nombre del empleado y se le desplegar la tarjeta de tiempo, ah
debe colocarse en cada fila e ir borrando todos los das (tambin lo puede hacer con la tecla suprimir
de su computadora) y al finalizar deber grabar. El objetivo es que la tarjeta quede vaca, como lo
muestra la imagen abajo.
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Posteriormente ingrese a la seccin: generales empleado, y coloque a la empleada de licencia.
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En el salario regular (que muestra el cuadrante verde) debe colocar cero y si fuera el caso de un
empleado que tiene varios salarios (gastos de representacin, comisin, etc.) deber hacer lo mismo
con todos los ingresos. Al terminar, presione guardar.
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Ingrese a la seccin desglose (corriente) para hacer el registro en el periodo corriente de pago.
Seleccione al empleado que se le registrar el aumento de salario retroactivo, luego agregue una
nueva fila donde se har el registro (lo muestra la flecha azul). En la columna concepto, encontrar
muchos que pueden ser aplicados, pero en esta ocasin, utilizaremos AJUSTES (SUMA) 115 y en
la columna de descripcin, detallaremos el motivo del nuevo ingreso y finalizamos grabando.
Si observa la fila que seala la flecha roja, notar que fue agregado el aumento de salario.
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DESGLOSE (corriente)
Esta seccin le permite consultar o editar solamente la ltima planilla procesada.
1. Ingrese a planilla - desglose (corriente),
2. Llene los criterios que requiere para su consulta. En este caso pudieran ser: nombre del
empleado, clculo, planilla.
3. Luego presione el botn recuperar.
4. Ubique al empleado que desee consultar. Debe hacer clic en el cuadrante que contiene los
datos del empleado (aparece en azul).
5. Seguido podr ver el detalle de cada uno de los conceptos calculados.
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DESGLOSE DE DINERO
A diferencia de la seccin anterior, esta se utiliza para consultar planillas de cualquier periodo y
aunque tambin se puede hacer modificaciones o adicionar registros de algn clculo en particular,
se sugiere no hacerlo en planillas que ya fueron pagadas.
1. Ingrese a planilla desglose de dinero
2. Llene los criterios para seleccionar la planilla deseada. En este caso seran: Planilla No.,
Ao, Clculo, Planilla.
3. Luego presione el botn recuperar.
4. Ubique al empleado que desee consultar. Recuerde que debe hacer clic en el cuadrante que
contiene los datos del empleado (aparece en azul).
Para ver cada empleado, slo debe hacer clic en el empleado deseado y seguidamente en el
segundo cuadrante podr ver el detalle de cada uno de los conceptos calculados.
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Ingrese a reportes - desglose de dinero y llene los criterios de la planilla que desee consultar.
En este ejemplo, se solicita el reporte de planilla regular de la primera quincena de marzo de 2011.
Una vez haya colocado los criterios de bsqueda presione el botn recuperar y el sistema le
mostrar la planilla deseada.
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RECLAMOS
El reclamo es producto de errores que se cometen en la confeccin de la planilla y es utilizado para
canalizar cualquier omisin que se haya hecho en cuanto al pago de horas extras u otros ingresos de
planillas pagadas.
Veamos el siguiente ejemplo: Por omisin, al empleado Cornelio Royer no se le pag sus comisiones
del da 25-09-14 en la quincena del 30 de septiembre de 2014 que corresponde a la planilla No. 18.
Qu hacer?
Ingrese a la seccin planilla reclamos, ubique al empleado (en esta ocasin se utiliz parte de
su nombre) y presione recuperar, luego haga clic en la fila que contiene los datos del empleado
(aparece en recuadro azul); en la seccin de abajo (reclamos) agregue la fila para hacer el registro.
Al agregar la fila, vendr con datos en algunas de sus celdas, slo es necesario llenar los campos de
fecha, planilla No., las horas y la descripcin. Vea la imagen posterior.
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Fecha: a qu da corresponde el error.
Ao: el ao en que se cometi el error. Lo proporciona el sistema.
Planilla No.: se refiere a la planilla donde aparecer la correccin.
Horas: aqu puede colocar cualquier nmero mayor a cero, porque ser modificado en la seccin
desglose de dinero.
Descripcin: en esta seccin detallar el motivo del pago.
No olvide guardar al terminar.
Nota: En el desglose de dinero, el reclamo lo encontrar como extemporneo en el campo de
clculo, fjese en la imagen posterior.
Luego ingrese a la seccin planilla desglose de dinero ubique al empleado, registre el nmero
de planilla que coloc en la seccin de reclamo y el tipo de clculo extemporneo y presione
recuperar. Note en el recuadro verde que la informacin que arroj el sistema no se ajusta a lo que
se requiere, por ende hay que modificarlos.
La imagen superior muestra la informacin que arroj el sistema con lo registrado anteriormente en
la seccin de reclamos. Debe proceder a cambiarlo por la informacin correcta. Note la imagen
posterior. La columna de concepto y descripcin fueron modificadas de sobretiempo a
comisiones, tambin fue modificado el monto, y se procede a guardar. De inmediato el sistema le
sealar que hubo una modificacin mediante la columna tipo de registro.
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VACACIONES
Artculos 52 61 del Cdigo de Trabajo.
Segn el artculo 54 del C. T., un empleado tiene derecho a treinta das de vacaciones por cada once
meses continuos de trabajo, a razn de un da por cada once das al servicio de su empleador.
Si dentro de los 30 das de vacaciones se encuentran comprendidos sbado, domingo, das de fiesta
o duelo nacional, los mismos se computan como parte del periodo vacacional e igualmente pueden
iniciarse las vacaciones un da libre como sbado, domingo, das feriados, de fiesta o duelo nacional,
ya que todo est en funcin de la fecha que inician las vacaciones en atencin al cmputo, el cual
debe comenzar a contabilizarse a partir de la data en que empieza la relacin de trabajo.
Jurisprudencia: (Nota No. 84-SG-01 del 1 de febrero de 2001).
Esta ley tiene muchas variantes desde el punto de vista prctico, como por ejemplo: el empleado no
toma las vacaciones cuando le corresponde, el empleado no toma los treinta das seguidos, etc.
Se considera salario para el clculo de las vacaciones: el salario regular, salario en especie
(alimentacin, habitacin y vestidos destinados al consumo inmediato), salario por tareas o piezas,
comisiones, horas extras trabajadas, recargos por trabajo en das sujetos a recargo, primas,
gratificaciones, bonificaciones, gastos de representacin permanentes.
Clculo de vacaciones para los 30 das que le corresponden al empleado.
Salario Bruto Mensual: 600.00
Periodo
Salario
Horas
Regular
Extras
Marzo 2013
Abril 2013
Mayo 2013
Junio 2013
Julio 2013
Agosto 2013
Septiembre 2013
Octubre 2013
Noviembre 2013
Diciembre 2013
Enero 2014
Totales
600.00
600.00
600.00
600.00
600.00
600.00
600.00
600.00
600.00
800.00
800.00
6,800.00
50.00
60.00
60.00
0.00
40.00
0.00
60.00
0.00
0.00
40.00
50.00
360.00
Comisione
s
55.00
65.00
45.00
55.00
25.00
55.00
65.00
45.00
25.00
35.00
45.00
515.00
Prima de
Producci
n
15.00
20.00
15.00
20.00
15.00
25.00
10.00
15.00
10.00
15.00
20.00
180.00
Total de
Salarios
720.00
745.00
720.00
675.00
680.00
680.00
735.00
660.00
635.00
890.00
915.00
8,055.00
8,055.00 11 = 732.27
800.00
Nota: siempre se pagar el monto que sea ms favorable para el trabajador y se hace
en funcin al ltimo salario base y no ltimo salario neto cobrado.
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Clculo de quince das de vacaciones
Salario Bruto Mensual: 600.00
Periodo
Salario
Horas Extras
Comisiones
Prima de
Total de Salarios
Regular
Produccin
1 de abril 2013
600.00
50.00
55.00
15.00
720.00
1 de mayo 2013
600.00
60.00
65.00
20.00
745.00
1 de junio 2013
600.00
60.00
45.00
15.00
720.00
1 de julio 2013
600.00
0.00
55.00
20.00
675.00
1 de agosto 2013
600.00
40.00
25.00
15.00
680.00
1 de septiembre 2013
600.00
0.00
55.00
25.00
680.00
1 de octubre 2013
600.00
60.00
65.00
10.00
735.00
1 de noviembre 2013
600.00
0.00
45.00
15.00
660.00
1 de diciembre 2013
600.00
0.00
25.00
10.00
635.00
1 de Enero 2014
600.00
40.00
35.00
15.00
690.00
1 de Febrero 2014
600.00
50.00
45.00
20.00
715.00
Totales
6,600.00
360.00
515.00
180.00
7,655.00
Promedio ltimos 11 meses de salario 7,655.00 11 = 695.91 (promedio de salario mensual es ms favorable)
B/. 695.91 2 (quincenas) = 347.96 (salario correspondiente a 15 das de vacaciones).
Luego de obtener el monto de la vacacin, se le deber hacer las deducciones exigidas por ley.
2. Ubique al empleado que desea calcularle las vacaciones. Puede hacerlo a travs del nombre,
apellido o el cdigo del empleado.
Para efectos de este ejemplo, en la imagen superior se muestra que la ubicacin se hizo a travs
del cdigo del empleado, como lo muestra el cuadrante rojo; y luego se presion el botn
recuperar.
3. El sistema traer el nombre del empleado con el criterio (lo seala el cuadrante azul). Al
colocarse ah, le est indicando al sistema que ya tiene seleccionado al empleado; por ende, en
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la segunda seccin, podr agregar la fila (con el botn que est en el cuadrante negro) para
realizar el registro (note el cuadrante chocolate).
a. Acumular desde y Acumular hasta: indica el periodo que debe establecer para calcular la
vacacin. Es decir, 11 meses de trabajo continuo para 30 das de vacaciones 5 meses
para 15 das.
b. Pagar desde y Pagar hasta: indica el tiempo que el empleado se va de vacaciones. Cabe
sealar que el punto a y b deben coincidir. Es decir, si el empleado tomar 15 das de
vacaciones, entonces el periodo de acumulacin debe ser 5 meses, y si toma 30 das debe
acumular 11 meses.
c. Da de pago: se deber colocar la fecha deseada para que aparezca el desembolso por el
pago de la vacacin; esto es porque no necesariamente la fecha en que se toma las
vacaciones, es la misma donde se desea reportar dicho desembolso.
Es importante destacar, que esta fecha es la que utiliza el sistema para saber en qu periodo
har el registro de las vacaciones.
d. Status: Cuando el trabajador est de vacaciones aparecer activo en esta seccin y en las
generales del empleado aparecer en el estatus de vacaciones. Cuando haya retornado
de las mismas, se colocar inactivo automticamente en la seccin de vacaciones y en las
generales del empleado aparecer activo, siempre y cuando est definido previamente
en el parmetro Pone activo un empleado automticamente cuando termina
vacaciones. De no tener activo este parmetro, cada vez que termine las vacaciones de un
empleado, tendr que activarlo manualmente en las generales del empleado.
Este aspecto es importante, porque de no activar al trabajador no aparecer su tarjeta de
tiempo, ni mucho menos su comprobante de pago.
Finalmente, guardamos la informacin y habremos concluido con el clculo de vacaciones.
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Ingresar a la seccin de planilla - desglose de dinero y se le desplegar la siguiente
pantalla:
Ubique al empleado, recuerde que puede hacerlo mediante el nombre, apellido o el cdigo.
Debes seleccionar el clculo deseado, en esta ocasin vacaciones.
Presione el botn recuperar.
Y en la segunda seccin, podrs ver cada uno de los conceptos que conforman la vacacin.
En el campo monto, modificar el concepto de vacaciones y poner el valor deseado.
Recuerde guardar al finalizar.
Nota: Si no logras ver todos los conceptos, puedes utilizar la barra de
desplazamiento.
Si desea agregar algn concepto que no est considerado en la vacaciones, presione el
botn agregar
, hace el registro y al finalizar grabe nuevamente.
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2. Ello le llevar a la seccin donde fueron registradas inicialmente las vacaciones.
3. En los casos que el empleado tenga un historial de vacaciones, seleccione el que le interesa
recalcular. Podr reconocer la vacacin a recalcular porque estar en estatus activo.
4. Presionar el botn recalcular y cuando el sistema termine, aparecer la palabra
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Una vez haya anulado el cheque, ingrese a la seccin de planilla - vacaciones y elimine la
vacacin, para concluir el proceso grbelo.
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2. Luego ingrese a la seccin planilla vacaciones y haga el registro tal cual, se hizo
anteriormente (vea VACACIONES) y grabe.
3. En la misma seccin, proceda a inactivar la vacacin y vuelva a grabar. Recuerde que en
este ejemplo, el empleado an se encuentra de licencia.
4. Regrese a la seccin de generales empleado y coloque nuevamente al empleado en el
estatus original (licencia).
5. Cuando llegue el da que inicie la vacacin, entonces cambiar el estatus de las generales
empleado al igual que activar la vacacin en la seccin del mismo nombre. Guarde al
finalizar.
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CHEQUES
El sistema slo imprime cheques para aquellos empleados que tienen definido en la seccin
generales- empleados esa forma de pago.
4. Luego presione el botn recuperar y el sistema desplegar todos los empleados que cumplen
con el criterio indicado previamente.
5. Seguido, procese y con ello, el sistema genera todas las solicitudes de cheques de los empleados
que anteriormente fueron mostrados.
Hasta este momento, slo se gener las solicitudes de cheques, ms adelante ver cmo se procede a
la impresin de las mismas.
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IMPRESIN DE CHEQUES
1. Ingrese a cheques - imprimir cheques y se desplegar una pantalla donde podr escoger
entre cheques individuales o imprimir todos los cheques.
2. Tambin deber escoger el modelo de plantilla a utilizar y el nmero de cheque que tiene el
formulario pre impreso donde se va a imprimir el cheque.
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4. Para la impresin, debe seleccionar la impresora que se utilizar para emitir los cheques y
luego presione el smbolo de la impresora (deber seguir los pasos utilizados para la
impresin de cualquier documento en Windows.)
ANULAR CHEQUES
1. Ingrese a la seccin Cheques - Anular cheque y escoja el banco y el nmero de cheque
que desea anular.
2. Presione recuperar
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3. Si est seguro que es el cheque que desea anular, presione anular este cheque y habr
concluido con el proceso.
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Certificado Mdico con fecha dentro del periodo en que se procesa la planilla:
Supongamos que un empleado devengue B/.600.00 de salario quincenal y tenga un da de ausencia
justificada por incapacidad mdica, cuando se registre el certificado mdico el sistema har la
siguiente distribucin:
Horas regulares
576.96
Certificados mdicos: 23.04
Salario Bruto
600.00
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Fecha de Pago
15 de abril
15 de agosto
15 de diciembre
Este pago debe calcularse sobre el promedio de los salarios percibidos por el trabajador durante el
periodo que corresponda a cada partida y se debe tomar en cuenta el salario base, jornadas
extraordinarias, jornadas con recargos legales, comisiones, primas, licencia por enfermedad
pagada por el empleador, licencia de maternidad, vacaciones, permisos remunerados, riesgo
profesional.
Indistintamente de la fecha que la empresa escoja para hacer efectivo este pago, debe siempre tomar
en cuenta el salario acumulado de los cuatro meses anteriores al pago para realizar el clculo. El
sistema le permite modificar el da de pago, como el periodo que debe acumular. Lo importante es
que sean 4 meses.
Veamos un ejemplo prctico del clculo del XIII mes que se paga el 15 de agosto.
Meses
16 31 de abril de 2013
Mayo de 2013
Junio de 2013
Julio de 2013
1 - 15 de agosto de 2013
Totales
Salario
Base
350.00
700.00
700.00
700.00
350.00
2,800.00
Horas
Comisiones Bonificaciones
Extras
0.00
0.00
0.00
12.64
20.00
0.00
0.00
0.00
0.00
25.28
25.00
0.00
0.00
0.00
0.00
37.92
45.00
0.00
Total
350.00
732.64
700.00
750.28
350.00
2,882.92
B/. 2,882.92 (sera el total de salario acumulado durante los cuatro meses) = B/. 240.24
12 (meses del ao)
El total de salario se divide entre 12 meses y el resultado sera el XIII mes bruto. A este monto
debemos deducirle:
Seguro Social: 7.25% (estipulado en el artculo 101, numeral 5 de la Ley Orgnica de la Caja
de Seguro Social),
Antes de procesar el dcimo tercer mes, primero debe hacer la planilla regular.
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Ahora veamos cmo funciona en el sistema:
CLCULO
1. Ingrese a la seccin de planilla XIII y adicione una nueva fila.
Acumular desde y Acumular: indica el periodo que debe contemplarse para calcular
el dcimo tercer mes. Recuerde que deben ser cuatro meses.
Estima: Esta opcin se utiliza cuando los dcimos son pagados por adelantado. El
sistema estima cunto es lo que correspondera pagar al momento de realizar el
desembolso basndose en los salarios fijos (regular, gasto de representacin, etc. De
colocar Si el sistema har la estimacin.
Ajusta: Esta opcin hace los ajustes del dcimo anterior. Tambin se utiliza cuando
los dcimos son pagados por adelantado. Si coloca Si el sistema har el ajuste.
Status: Si est activo se reflejar los conceptos del pago, de lo contrario, no lo har.
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primer pago regular. Debido a que el sistema no tiene informacin an de este empleado para hacer
las estimaciones. Si desea que el empleado nuevo cobre su dcimo junto con todos los empleados
tendr que procesar la planilla regular para luego hacer el clculo del dcimo tercer mes.
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1.
2.
3.
4.
5.
TIEMPO INDEFINIDO
Renuncia o
Despido Justificado (Art. 213)
Salario devengado no pagado.
Vacaciones proporcional
XIII Mes proporcional.
Prima de Antigedad.
Preaviso (menos de dos aos)
TIEMPO DEFINIDO
Renuncia o
Despido Justificado (Art. 213)
1. Salario devengado no pagado.
2. Vacaciones proporcional
3. XIII Mes proporcional.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
TIEMPO INDEFINIDO
Renuncia justificada (Art. 223)
o Despido Injustificado
Salario devengado no pagado.
Vacaciones proporcional
XIII Mes proporcional.
Prima de Antigedad
Indemnizacin
Preaviso (menos de dos aos)
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Vacaciones Proporcionales:
Suponiendo que el empleado tom sus 30 das de vacaciones cuando le corresponda 01-11-13
30-11-13.
Salario Bruto Mensual: 600.00
Periodo
Salario
Regular
Diciembre 2013
Enero 2014
Febrero 2014
Marzo 2014
Abril 2014
Mayo 2014
Junio 2014
15 de Julio 2014
Totales
600.00
600.00
600.00
600.00
600.00
600.00
600.00
300.00
4,200.00
Horas
Extras
Comisiones
50.00
60.00
60.00
0.00
40.00
0.00
60.00
0.00
270.00
55.00
65.00
45.00
55.00
25.00
55.00
65.00
0.00
365.00
Total
Total de
Salarios
720.00
745.00
720.00
675.00
680.00
680.00
735.00
300.00
5,255.00
Total de salarios
Prima de
Producci
n
15.00
20.00
15.00
20.00
15.00
25.00
10.00
0.00
120.00
Prima de
Total de
Produccin Salarios
10.00
345.00
25.00
680.00
10.00
735.00
0.00
300.00
45.00 2,060.00
Prima de Antigedad:
Menos de cinco aos
Periodo
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Totales
2012
660.00
660.00
2013
615.00
630.00
600.00
640.00
685.00
610.00
620.00
690.00
680.00
700.00
710.00
720.00
7,900.00
2014
745.00
720.00
675.00
680.00
680.00
735.00
300.00
4,535.00
Total
1,360.00
1,350.00
1,275.00
1,320.00
1,365.00
1,345.00
920.00
690.00
680.00
700.00
710.00
1,380.00
13,095.00
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Dos formas de calcular esta prima de antigedad:
A.
Nota: La constante 1.923% es el resultado de dividir 1 semana 52 semanas que tiene el ao.
B.
13,572.73 52 = 261.01
Indemnizacin
Periodo
15 Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
I Junio
II Junio
15 Julio
TOTAL
2014
(ltimos 6
meses)
372.50
720.00
675.00
680.00
680.00
367.50
367.50
300.00
4,162.50
B.
693.75 x 12 52 = 160.10
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Preaviso
Al igual que para el clculo de la indemnizacin, se utilizan el promedio de los salarios percibidos
durante los ltimos 6 meses o treinta das anteriores a la fecha de la exigibilidad del derecho, segn
sea ms favorable para el trabajador.
4,162.50 6 = 693.75 (promedio de los ltimos treinta das es ms favorable para el trabajador)
Vacaciones proporcionales
Dcimo tercer proporcional
Prima de Antigedad
Indemnizacin
Preaviso
Monto Bruto de la Liquidacin
477.73
211.48
261.01
881.83
693.75
2,525.80
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LIQUIDACIN
1. Entrar en la seccin planilla liquidacin, ubique al empleado, presione el botn recuperar y
luego aada una fila para hacer los registros.
Fecha de pago:
Justificado:
Preliminar:
ID:
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Fecha corte de indemnizacin: esta es la fecha que el sistema utilizar para calcular la
indemnizacin.
3. Al terminar grabe y quedar la liquidacin terminada.
4. Para ver la justificacin de la liquidacin, slo debe presionar doble clic sobre el rengln que
aparece en el recuadro azul.
Y le aparecer el documento.
Nota: cuando se desea incluir en la liquidacin el ltimo salario devengado y que an no ha sido
pagado, debe establecerlo en la seccin parmetro: Pagar salario en liquidacin, con S y
si no lo desea colocar una N.
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Se desplegar en la parte inferior la informacin de la liquidacin, seleccione el registro (en este caso
existe uno slo, pero habrn ocasiones que se contar con ms de uno, porque el empleado ha sido
liquidado y vuelto a contratar).
Luego proceda a borrarla y guarde al finalizar.
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PLANILLAS PREVIAS
Esta seccin es exclusivamente para registrar el historial de los ltimos cinco aos de salarios y
dcimo tercer mes brutos devengados e impuesto sobre la renta deducidos reportados a la Caja de
Seguro Social. (ver el cuadro SALARIOS Y PRESTACIONES - CAJA DE SEGURO SOCIAL)
previo a la utilizacin de este programa.
Esta informacin se requiere para calcular una liquidacin, sin embargo, no es necesaria para el
clculo de la planilla.
Nota: es sumamente importante que los datos registrados sean los correctos, debido a que ello
incidir en los resultados de las vacaciones y liquidaciones. Tambin es una de las causales por
el cual, el impuesto sobre la renta se dispara inexplicablemente.
Ingrese a la seccin planilla - planillas previas, ubique al empleado, mediante el nombre o el
cdigo, presione el botn recuperar.
Una vez haya seleccionado al empleado, agregue una fila para comenzar a realizar los registros.
Para hacer la labor ms fcil, se sugiere ingresar los montos mensuales (fin de mes). Luego de ello,
grabe.
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RIESGOS PROFESIONALES
Decreto de Gabinete No. 68 (del 31 de marzo de 1970). Ley 51 de la Caja de Seguro Social
Se denomina riesgo profesional a todo accidente o enfermedad que se produce como consecuencia
directa del trabajo.
El riesgo profesional debe ser tomado en cuenta para el clculo de las vacaciones, dcimo tercer mes
y la liquidacin.
Cuando un empleado se encuentra en esa condicin, en el sistema de planilla se le debe cambiar su
estatus en las generales del empleado de activo a incapacitado para que al momento de procesar
la planilla no se le genere la tarjeta de tiempo, y por ende el comprobante de pago.
Una vez haya retornado el empleado de su incapacidad, deber entregar en el departamento
encargado de confeccionar la planilla, el documento que emiti la Caja de Seguro Social, donde
especifica el periodo en que estuvo incapacitado, el da de pago, el monto que se le pag.
Para registrarlo en el sistema, ingrese a la seccin planilla riesgos profesionales, ubique al
empleado mediante el cdigo o el nombre y presione recuperar. Aparecer una lnea con los datos
del empleado (en recuadro azul).
Ahora, agregue una fila para hacer el registro, el cual vendr con informacin que deber ser
modificada en los campos de las fechas y el monto que corresponde a lo sealado en el documento
proporcionado por la Caja de Seguro Social.
Finalice el proceso guardando.
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CONTABILIDAD
Para crear los parmetros contables, lo primero que debe hacer es crear las cuentas a utilizar. El
sistema tiene ya creadas las cuentas que usualmente se utilizan para hacer los asientos contables al
mdulo de planilla, pero usted puede crear nuevas cuentas o modificar las ya existentes.
La parte contable de este sistema ha sido diseada para que se pueda contabilizar por:
1. Proyecto
2. Departamento
3. Concepto
Lo que se d primero.
El sistema tiene una lista de conceptos de pago, y cada uno est relacionado a una cuenta contable.
Los conceptos de pago son:
Concepto
03
101
102
103
104
106
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
135
136
140
150
Descripcin
Salario Regular
Sobretiempo
Seguro Social Salarios
Seguro Social del XIII
Seguro Educativo
Impuesto Sobre La Renta
Vacaciones
XIII Mes
Permiso
Tardanza
Bonificacin
Descuento Acreedores
Descuentos Judiciales
Ajustes (Suma)
Ajuste (Resta)
Ausencia
Domingo
Viticos
Reembolso
Bono de Produccin
Comisiones
Cuentas por Cobrar Empleados 1
Cuentas por Cobrar Empleados 2
XIII del Gasto de Representacin
Cuentas por Cobrar Empleados 3
Otras Retenciones (Suma)
Pensiones
Suspensin
Indemnizacin
Descuento Seguro
Descuento Celular
Descuento Otro
Preaviso
Altura
Incentivo o Bono de Produccin
Sindicato
Concepto
160
170
175
180
190
195
201
210
22
220
230
231
240
250
251
260
270
280
290
295
300
310
320
402
403
404
408
409
410
420
430
73
96
97
98
Descripcin
Reemplazo
Permiso no Pagado
Salida en Horas Laborables
Permiso Pagado
Horas Certificadas
Horas Certificadas No Pagadas
Cuentas por Cobrar Empleados
Riesgos Profesionales
Da Nacional
Prima de Antigedad
Fondo de Cesanta (Prima de Antigedad)
Fondo de Cesanta (Indemnizacin)
Ajuste del XIII Mes Anterior
Clusula 47 Convencin
Subsidio Incapacidad
Aguinaldo
Permiso Sindical
Horas Regulares Anteriores
Subsidio por Defuncin
Riesgos Profesionales
Adelanto a Vacacin
Imp. sobre la Renta de Gastos de Rep.
Ausencia Pagada por Riesgos
Seguro Social Patronal
Seguro Social Patronal (XIII)
Seguro Educativo Patronal
Vacaciones (Reserva)
XIII Mes (Reserva)
Riesgos Profesionales
Prima de Antigedad
Indemnizacin
Gastos de Representacin
Recargo de Da Libre Trabajado
Sobre Tiempo de Domingo
Sobre Tiempo de Da Nacional
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PLAN DE CUENTAS
Ingrese a la seccin contabilidad plan de cuentas. Aqu podr agregar, modificar o eliminar una
cuenta contable.
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PARMETROS CONTABLES
Aqu es donde se establece en el sistema a qu cuenta debe ir un determinado concepto de pago, estos
parmetros pueden ser hechos por proyecto, departamento o concepto.
Al momento de hacer la
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REPORTES
En esta seccin encontrar informes que conciernen a la planilla, slo ingrese a la seccin reportes
haciendo doble clic.
Generales
Reportes
Contabilidad
Proyectos
Acreedores
Peachtree
Otros
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Ao
2
3
Clculo
Cargo
Cmo
registrarlo en el
sistema
nmeros
seleccionar
seleccionar
Cdula
nmeros
35
Cheque N
nmeros
36
Cdigo de acreedor
Cdigo de empleado
8
9
Comprobantes de pgina
Contratos vencidos en la
fecha
Cumpleaos
Declarante
Departamento
Dependientes
Dependientes no
declarados
Desde (da-mes-ao)
Hasta (da-mes-ao)
Desde Ch. N, Hasta Ch.
N
DV (dgito verificador)
Empleado
Enviar al email
letra, nmero o
ambos
nmeros
seleccionar
nmeros
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Conceptos
Conceptos
Cmo registrarlo
en el sistema
32
33
Mostrar descanso
Mostrar desglose
34
37
Mostrar desglose de
moneda
Mostrar das con
sobretiempo
Mostrar espacio de firma
recibido
Mostrar proyecto
38
39
40
seleccionar
seleccionar
letras
seleccionar
seleccionar
seleccionar
nmeros
nmeros
41
42
43
44
45
Nombre/apellido
Nmero de cheque
Orden empleados
Planilla
Planilla No.
letras
nmeros
seleccionar
seleccionar
nmeros
nmeros
46
Proyecto
seleccionar
nmeros
47
Rtulos
seleccionar
nmeros
letras
seleccionar
48
49
50
nmero
seleccionar
seleccionar
Estado civil
Fecha de inicio de
contrato
Fecha de nacimiento
Fecha de terminacin de
contrato
Fecha terminacin real
Forma de pago
Generar archivo para
ACH: tipo de archivo:
Grupo de renta
seleccionar
nmeros
51
52
Salario bruto
Sexo
Slo mostrar das con
sobretiempo
SS (seguro social)
Status
nmeros
nmeros
53
54
letras
seleccionar
nmeros
seleccionar
seleccionar
55
56
57
letra
letra
seleccionar
letras
58
seleccionar
Letras
Modelo
Mostrar acumulado
anual
Mostrar banco y cuenta
seleccionar
seleccionar
seleccionar
59
Tipo de clculo IR
(impuesto sobre renta)
Tipo de contrato
60
61
Tipo de desglose
Tipo de hora
seleccionar
seleccionar
seleccionar
seleccionar
62
Tipo de salario
seleccionar
seleccionar
seleccionar
seleccionar
seleccionar
seleccionar
seleccionar
nmeros
seleccionar
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Generales
Empleados por cargo (configurable):
Aqu encontrar detallado todas las generales de los empleados con sus respectivos cargos. La primera
imagen muestra las opciones que le ayudarn a filtrar la informacin, pero tambin podr configurarlo
de acuerdo a sus necesidades, ocultando o agregando los criterios que aparecern en el informe, como lo
seala la flecha.
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Una muestra del informe.
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Reportes
Desglose de dinero
Muestra el desglose de planilla de un periodo determinado, ya sea de un empleado, de un grupo
especfico o de todos los empleados. Cuenta con varios criterios de bsqueda: el tipo de planilla, el
nmero de planilla, el estatus del empleado, o colocar la fecha del periodo de inters, entre otros. (ver
CMO IMPRIMIR UNA PLANILLA EN DINERO)
B. En la seccin ingresos:
Opciones cuadrante de INGRESOS: Tipo de desglose:
a. Sencillo
b. Normal
c. Detallado
Listado anexo 03
Lista Eventos
Contabilidad
Comprobante contable por departamento
Proyectos
Reporte de dinero por proyectos Resumido
Acreedores
Acreedores pendientes de pago
Muestra el listado de los acreedores que estn pendientes de pago.
Peachtree
Reportes de cheques para Peachtree
Otros
Listado SUNTRACS
INFORMACIN GENERAL
Periodo:
Existen dos:
Diurno: de 6:00 a.m. a 6:00 p.m., y
Nocturno de 6:00 p.m. a 6:00 a.m.
Tipo de Jornada:
Fundamento Legal: Artculos 30, 33, 36, 44, 45, 46, 47, 48, 49, y 50 del Cdigo de Trabajo.
Recargos
1.50
2.50
50%
Jornada Diurna
Recargo
1.25
Hora extra
Con exceso de 3 horas diarias o 9 semanales
1.25 x 1.75
1.25 x 2.50
Jornada Mixta
Recargo
Jornada Nocturna
1.50
1.75
1.50 x 1.75
1.75 x 1.75
1.50 x 2.50
1.75 x 2.50
1.50 x 1.75 x 2.50
1.75 x 1.75 x 2.50
1.50 x 1.50
1.50 x 1.75
1.50 x 1.50 x 1.75
1.50 x 1.75 x 1.75
Recargo
Jornada Nocturna.
Con exceso de 3 horas diarias o 9 semanales
Fiesta o Duelo Nacional
Fiesta o Duelo Nacional con exceso de 3 horas diarias o 9 semanales
Domingo o descanso semanal
Domingo o descanso semanal con exceso de 3 horas diarias o 9 semanales
1.75
1.75 x 1.75
1.75 x 2.50
1.75 x 1.75 x 2.50
1.50 x 1.75
1.50 x 1.75 x 1.75
GASTO DE REPRESENTACIN
Se define como concepto de gastos de representacin por asignacin fija, aquella remuneracin que
recibe el trabajador de su empleador por una suma fija y constante como parte de su relacin contractual
de trabajo. Es decir, es una remuneracin proveniente de la relacin laboral y tiene, sin duda, un
carcter retributivo. En este caso, el trabajador no est obligado a rendir cuenta a su empleador por la
utilizacin de la suma que reciba en este concepto.
El gasto de representacin que se paga peridicamente a algunos trabajadores tiene las siguientes
retenciones fijas:
9% de seguro social, fundamento legal:
o Ley 51 del 27 de diciembre de 2005, artculo 91, numeral 6
Seguro Social, fundamento legal: Ley 51 del 27 de diciembre de 2005 que reforma la Ley
Orgnica de la Caja de Seguro Social.
Artculo 91, numeral 6.
o Artculo 101, numeral 5.
Impuesto sobre la renta, fundamento legal: Ley 6 del 2 de febrero de 2005, artculos 24 que
reforma el artculo 732 del Cdigo Fiscal.
Debido a que este monto es parte del salario, el mismo tambin debe recibir el beneficio del dcimo
tercer mes.
El XIII mes del gasto de representacin ser tratado como un Dcimo Normal. De all se desprende que
para este pago slo se retiene 7.25% de seguro social y el impuesto sobre la renta ser
sumada a la renta gravable del empleado y llevar su clculo correspondiente.
Cmo se paga?
Si el salario es fijo, se paga al 150% de recargo sobre el salario regular.
Si el salario es por hora, se paga al 250% de recargo.
Ejemplos:
Salario por hora: 3.00.
Si el empleado trabaja de lunes a sbado 8 horas diarias, cobrara:
8 horas diarias * 6 das * 3 tasa por hora = 144.00
Si a este empleado se le llama el da de fiesta o duelo nacional a trabajar, cobrara:
8 horas diarias * 3 tasa por hora * 2.5 (recargo 250%) = 60.00
El trabajar el da de fiesta, le permite gozar al empleado de un da compensatorio.
Salario fijo = 312.00 quincenales.
Tasa por hora = 3.00
Si el empleado labora un da de fiesta o duelo nacional, el mismo cobrara:
8 horas diarias * 3 tasa por hora * 1.50 (recargo 150%) = 36.00
El trabajar el da de fiesta, le permite gozar al empleado de un da compensatorio.
Cuando un da nacional coincide con el da libre compensatorio asignado a un empleado, se pagar las 8
horas regulares y se le debe asignar otro da libre en compensacin por el da nacional. Si el empleado
laborase el otro da libre, tendra que pagarle un recargo del 50% sobre la jornada regular.
JORNADA DE TRABAJO
(Artculo 30 y 31 del Cdigo de Trabajo)
Todo el tiempo que el trabajador no puede utilizar libremente por estar a disponibilidad del empleador,
constituye la jornada de trabajo.
La jornada mxima diurna es de 8 horas diarias y la semana laborable hasta 48 horas.
La jornada mxima mixta es de 7.5 horas laborables (se pagan 8 horas) y la semana
laborable hasta 45 horas.
La jornada mxima nocturna es de 7 horas laborables (se pagan 8 horas) y la semana
laborable hasta 42 horas.
3. Dcimo Tercer Mes Proporcional (El Decreto Ejecutivo No. 221 del 18 de noviembre de 1971 establece el
XIII Mes como retribucin especial para los trabajadores). (El Decreto Ejecutivo No. 19 del 7 septiembre de 1973
regula el alcance del Decreto N0. 221 del 18 de noviembre de 1971). En el artculo cuarto habla de los salarios
tomados en cuenta para el clculo.
Vacaciones Proporcionales.
Es la sumatoria de todos los salarios devengados desde el da siguiente a la fecha del ltimo acumulado
para vacaciones hasta la fecha de la terminacin laboral. Este total se divide entre 11 y obtendr el
monto de las vacaciones proporcionales.
PREGUNTAS FRECUENTES
PLANILLA PANAM
ACERCA
DEL
SISTEMA
DE
Dnde se encuentran los informes que detallan los descuentos hechos a los
empleados para pagar compromisos adquiridos con acreedores?
Este informe se encuentra en reportes, en la seccin de acreedores y se denomina Retenciones
hechas / Listado por acreedores (configurable, beta). En esta misma seccin, podr encontrar el listado
de los acreedores pendientes de pago.
6.
7
4
1
x
x=4x1=
7
NOTAS VARIAS
1. Las Gratificaciones y Aguinaldo no pagan seguro social, siempre y cuando no excedan un
mes de salario.
Las gratificaciones o aguinaldo, siempre que no supere el equivalente a un mes de salario. El
exceso se considera salario.
2. Las bonificaciones si pagan seguro social y acumulan para vacaciones y XIII mes. (Ley 51
que reforma la Ley Orgnica de la Caja del Seguro Social. Artculo 91 )
3. Los pagos que el empleador haga al trabajador en concepto de prima de produccin,
bonificaciones y gratificaciones se consideran como salario nicamente para efecto de
clculo de vacaciones, licencia por maternidad y de la prima de antigedad que tenga derecho
el trabajador. (Artculo 142 del Cdigo de Trabajo)
4. EXCEPCIN DE SALARIO (Artculo 92 de la Ley Orgnica de la Caja de Seguro Social)
Sin perjuicio de lo dispuesto en el Cdigo de Trabajo y para los efectos de la Caja de Seguro
Social, no se considerar salario:
4.1 El monto de las tres partidas del XIII mes.
4.2 El preaviso.
4.3 Las sumas que reciba el empleado en concepto de indemnizacin, con motivo de la
terminacin de la relacin de trabajo.
4.4 La participacin en beneficios o utilidades, siempre que esta participacin beneficie a
no menos del 70% de los empleados de la empresa y no exceda ni sustituya el total del
salario anual.
4.5 Los dividendos siempre que no sustituyan el salario.
5. El sistema no permite la marcacin duplicada.
6. Licencia por enfermedad (Artculo 200 del Cdigo de Trabajo).
El empleado podr hacer uso de hasta 18 das al ao en concepto de licencia por
enfermedad, con derecho a percibir su salario completo, siempre y cuando sea sustentado
con certificado mdico. De agotarse la licencia, el tiempo podr ser descontado de las
vacaciones.
Dicha licencia podr acumularse hasta por dos aos seguidos y ser disfrutada en todo o en
parte durante el tercer ao de servicio.
7. Fondo de Cesanta (Ley 44 del 12 de agosto de 1995, 229 A 229 N).
Obligacin financiera que debe cumplir toda aquella empresa mayor de 6 empleados para
asegurar el pago de la prima de antigedad y la indemnizacin por despido injustificado o
renuncia justificada en los casos de contratos por tiempo indefinido declarados en sentencia
judicial.
8. Impuesto sobre la renta: fundamento legal.
a. Ley 6 del 2 de febrero de 2005, en los artculos 24 que reforma el artculo 732 del
Cdigo Fiscal.
b. Ley 6 del 2 de febrero de 2005, en los artculos 25 que reforma el artculo 734 del
Cdigo Fiscal.
c. Artculo 735 del Cdigo Fiscal.
Salario regular
Salario en especie (alimentacin, vestidos, habitacin destinados al consumo inmediato)
Salario por tarea o piezas
Horas extraordinarias
Recargos por trabajar en das sujetos a recargos
Comisiones
Bonificaciones
Primas de produccin
Salario base
Salario en especie (alimentacin, vestidos, habitacin destinados al consumo inmediato)
Salario por tarea o piezas
Horas extraordinarias
Recargos por trabajar en das sujetos a recargos
Comisiones
Salario base
Horas extraordinarias
Recargos por trabajar en das sujetos a recargos
Comisiones
Licencias por enfermedad pagadas por el empleador
Licencia de maternidad
Vacaciones
Permisos remunerados
Riesgos profesionales
DEDUCCIN
Salario base
Horas extraordinarias
Recargos por trabajar en das sujetos a
recargos
Comisiones
Vacaciones
Bonificaciones
Dietas, siempre que sean recurrentes y que
excedan el veinticinco por ciento (25%) de un
mes de salario.
El excedente de este
porcentaje es considerado salarios.
Primas de produccin, siempre que excedan
el cincuenta por ciento (50%) de un mes de
salario.
Gastos de representacin
Gratificaciones o aguinaldos, siempre y
cuando exceda un mes de salario
Permisos remunerados
Nota: El XIII mes se calcula con una tasa
especial de 7.25% (estipulado en el artculo
101, numeral 5 de la Ley Orgnica de la Caja
de Seguro Social)
El preaviso
Prima de Antigedad
Indemnizacin, por terminacin de la relacin
laboral
Participacin en beneficio o utilidades, siempre
que esta participacin beneficie a no menos del
setenta por ciento (70%) de los empleados de la
empresa y no exceda ni sustituya el total del
salario anual.
Los dividendos, siempre que no sustituyan el
salario.
Gratificaciones o aguinaldos, siempre que no
excedan un mes de salario
Dietas, que no son recurrentes y que no
exceden el veinticinco por ciento (25%) de un
mes de salario.
Primas de produccin, siempre que sean menos
del cincuenta por ciento (50%) de un mes de
salario.
Permisos remunerados
Gratificaciones o aguinaldos, siempre y cuando
no exceda un mes de salario.
Riesgos profesionales
Viticos
Seguro
Social
Seguro
Social
XIII Mes
Seguro
Educ.
9.7500
%
7.2500%
1.2500
%
X
X
X
X
X
X
X
PATRONO
Imp. /
Renta
Seguro
Social
12.2500
%
X
X
X
X
X
X
X
Seguro
Social del
XIII Mes
Seguro
Educ.
10.7500%
1.5000
%
Riesgo
Prof.
2.1000%
Vacaciones
9.0909%
XIII Mes
8.3333%
Prima
de Ant.
Indemnizacin
% Total
Patronal
1.9231%
6.5385%
41.7358%
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
ISR
GDR
ISR
GDR
X
X
X
X
X
X
X
Tipo de Horas
tipo_de_hora
00
01
02
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
40
45
46
48
49
50
55
60
70
75
80
90
91
92
93
94
95
96
98
descripcion
HORAS REGULARES
25
50
75
25/50
25/75
50/50
75/50
50/75
75/75
2.5/25
25/50/75
2.5/50
50/50/75
2.5/75
75/50/75
2.5/25/75
2.5/50/75
2.5/75/75
AUSENCIA EN EL DIA
TARDANZA
DIA NACIONAL
DIA NACIONAL (FIJO)
DIA NACIONAL (FIJO) INCLUYE DIA LIBRE
2.5
DOMINGO TRABAJADO (0.5)
DIA NACIONAL POR HORA(INCLUYE DIA LIBRE)
DOMINGO (2.0)
DOMINGO TRABAJADO (0.5 SOBRETIEMPO)
CERTIFICADO MEDICO (PAGADO)
COFFEE BREAK PAGADO
ALTURA
MARTILLO
DRIVE TRUE
CONSTANCIAS
DIA LIBRE PAGADO (DESCONTAR)
TARDANZA DOMINGO
HRS. PERMISO SINDICAL
ARTICULO 126-127
SUSPENSION ( PAGINA 44 )
REEMPLAZO
DIFERENCIA DE 75%
HRS. REGULARES ANTERIORS
DILIGENCIA PERSONAL NO PAGADA
DILIGENCIA SINDICAL
PERMISO NO PAGADO
SALIDA EN HORAS LABORABLES
PERMISO PAGADO
CLAUSULA CONVECCION COLECTIVA
HORAS DE DOMINGO
COMPENSATORIO
CERTIFICADO MEDICO (NO PAGADO)
SUBSIDIO POR INCAPACIDAD
RIESGO PROFESIONAL NO PAGADO
DIA LIBRE TRABAJADO
RECARGO DIA LIBRE TRABAJADO
concepto
03
101
101
101
97
101
97
97
101
101
98
97
98
97
98
97
98
98
98
117
111
22
22
22
101
118
22
118
118
190
031
136
149
137
190
96
111
270
03
03
03
101
03
03
03
170
175
180
03
118
101
195
251
03
96
96
descripcion2
SALARIO REGULAR
SOBRETIEMPO
SOBRETIEMPO
SOBRETIEMPO
SOBRE TIEMPO DE DOMINGO
SOBRETIEMPO
SOBRE TIEMPO DE DOMINGO
SOBRE TIEMPO DE DOMINGO
SOBRETIEMPO
SOBRETIEMPO
SOBRE TIEMPO DE DIA NACIONAL
SOBRE TIEMPO DE DOMINGO
SOBRE TIEMPO DE DIA NACIONAL
SOBRE TIEMPO DE DOMINGO
SOBRE TIEMPO DE DIA NACIONAL
SOBRE TIEMPO DE DOMINGO
SOBRE TIEMPO DE DIA NACIONAL
SOBRE TIEMPO DE DIA NACIONAL
SOBRE TIEMPO DE DIA NACIONAL
AUSENCIA
TARDANZA
DIA NACIONAL
DIA NACIONAL
DIA NACIONAL
SOBRETIEMPO
DOMINGO
DIA NACIONAL
DOMINGO
DOMINGO
HORAS CERTIFICADAS
COFFEE BREAK PAGADO
ALTURA
MARTILLO NEUMATICO
DRIVE TRUE (DIURNO)
HORAS CERTIFICADAS
RECARGO DE DIA LIBRE TRABAJADO
TARDANZA
PERMISO SINDICAL
SALARIO REGULAR
SALARIO REGULAR
SALARIO REGULAR
SOBRETIEMPO
SALARIO REGULAR
SALARIO REGULAR
SALARIO REGULAR
PERMISO NO PAGADO
SALIDA EN HORAS LABORABLES
PERMISO PAGADO
SALARIO REGULAR
DOMINGO
SOBRETIEMPO
HORAS CERT. NO PAGADAS
SUBSIDIO INCAPACIDAD
SALARIO REGULAR
RECARGO DE DIA LIBRE TRABAJADO
RECARGO DE DIA LIBRE TRABAJADO
Anexos
LA ASAMBLEA LEGISLATIVA
CONSIDERANDO:
Que el artculo 93 de la Constitucin Nacional establece que los servicios de seguro social
sern prestados y administrados por entidades autnomas y cubrirn los casos de enfermedad,
maternidad, subsidios de familia, vejez, viudez, orfandad, paro forzoso, accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales, y todas las dems contingencias que afecten la capacidad de trabajar y
consumir y que la Ley proveer el establecimiento de tales servicios a medida que las necesidades
sociales lo exijan;
Que el artculo 261 del Cdigo de Trabajo dispone que el seguro de riesgos profesionales ser
prestado por la Caja de Seguro Social mediante un departamento de accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales que tendr financiamiento y contabilidad propios y ser establecido una
vez que se efecten los estudios actuariales pertinentes y se dicte el reglamento respectivo y que, en
consecuencia, los patronos estarn obligados a depositar en dicha Caja mensualmente el monto de las
primas correspondientes, segn la clasificacin resultante de los estudios efectuados y que el pago de
las primas corresponde exclusivamente al patrono; Que la poltica preventiva del riesgo profesional
no es viable, sino a travs de un sistema unificado o coordinado de seguro social obligatorio,
practicado con criterio social y sin nimo de lucro; Que la Organizacin Internacional del Trabajo
(O. I. T.) ha considerado que siempre el seguro de accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales, como una de las ms importantes ramas del seguro social obligatorio,
DECRETA:
TTULO I
De los Riesgos Profesionales
Artculo 1 A partir de la vigencia del presente Decreto de Gabinete corresponde a la Caja de Seguro
Social la aplicacin y gestin del Seguro Obligatorio de Riesgos Profesionales, el cual tendr
financiamiento y contabilidad propios. La Junta Directiva de la Caja de Seguro Social dictar el
Reglamento respectivo basndose para tal efecto en las normas de este Decreto de Gabinete y en los
estudios tcnicos y actuariales pertinentes.
Artculo 2 Se entiende por Riesgos Profesionales los accidentes y las enfermedades a que estn
expuestos los trabajadores a causa de las labores que ejecutan por cuenta de un patrono.
Para efectos de este Seguro, accidente de trabajo es toda lesin corporal o perturbacin funcional que
el trabajador sufra, sea en la ejecucin, con ocasin o por consecuencia del trabajo, y que dicha
perturbacin sea producida por la accin repentina o violenta de una causa exterior, o del esfuerzo
realizado.
Pargrafo: Para los efectos del presente ttulo se considerar como trabajadores a los empleados
pblicos.
Artculo 3 Tambin se considerar accidente de trabajo el que sobrevenga al trabajador:
a) En la ejecucin de rdenes del patrono o en la prestacin de un servicio bajo la autoridad de ste,
an fuera del lugar y horas de trabajo;
c)
c)
d)
e)
f)
Artculo 33 La Caja establecer el procedimiento para probar la dependencia econmica en los casos
en que ella se exija segn el presente Decreto de Gabinete.
Artculo 34 Para el cmputo de las pensiones se tomar como baso el salario anual del trabajador, en
la forma en que ser sealado en el Reglamento correspondiente.
Artculo 35 La totalidad de las pensiones dispuestas en el Artculo 32 de este Decreto de Gabinete no
podrn exceder del 75 % del salario del trabajador fallecido. Si este monto se sobrepasare, las
pensiones se reducirn proporcionalmente, a partir de las establecidas en el ordinal del Artculo 32 en
que se inicie el exceso. Par este efecto, las pensiones se liquidarn en el mismo orden establecido en
dicho Artculo.
Si posteriormente se redujere el nmero de beneficiarios, por extincin del derecho o muerte de los
mismos, las sumas disponibles acrecern las de los dems beneficiarios afectados por la reduccin,
pero sin sobrepasar los porcentajes establecidos para cada uno de ellos.
Artculo 36 El trabajador que goce de una pensin permanente parcial o absoluta que fallezca a
consecuencia del dao invalidante, causar derecho a pensin de sobrevivientes.
Estas pensiones se calcularn sobre el monto de la pensin de que disfrutaba el causante al momento
del fallecimiento.
Mnimo
6
9
17
37
62
Promedio
8
14
30
52
81
Mximo
10
19
43
67
100
Pargrafo: Para los efectos de la fijacin de las primas de los empleados pblicos se estar a lo que
seale el Reglamento.
Artculo 50 La determinacin de clases y grados de riesgo de cada empresa se har en base a un
Reglamento, en el que se clasificarn las actividades segn la menor o mayor peligrosidad a que
estn expuestos los trabajadores.
La Caja de Seguro Social colocar a cada empresa, individualmente considerada, dentro de la clase
que le corresponde de acuerdo con la clasificacin que haga el Reglamento.
Adems, la Caja har la fijacin del grado de riesgo de la empresa, en atencin a las medidas de
prevencin e higiene del trabajo, condiciones de ste y dems elementos que influyen sobre el riesgo
particular de cada empresa o establecimiento, segn el Reglamento.
Pargrafo: Inicialmente las empresas quedarn ubicadas en el grado promedio de la clase que
correspondan.
Artculo 51 El monto de las primas que se debe pagar por los empleados de una empresa se
establecer multiplicando el total de los salarios por el grado de riesgo que se ha asignado a la
empresa y por un factor constante igual a siete centsimos (0.07).
El Presidente de la Junta
Provisional de Gobierno
DEMETRIO B. LAKAS.
El Miembro de la Junta
Provisional de Gobierno
ARTURO SUCRE P.
REFERENCIAS
http://www.legalinfo-panama.com/