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PROCEDIMIENTOS
COMPRAS
DE
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
WEB PLUS
Contenido
1.
OBJETIVO.- ......................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE.- .......................................................................................................................... 2
3.
RESPONSABILIDADES.- .................................................................................................... 2
4.
ENTRADAS.- ........................................................................................................................ 3
5.
SALIDAS.-............................................................................................................................. 3
6.
DIAGRAMA DE FLUJO.-..................................................................................................... 4
7.
DESARROLLO.- ................................................................................................................... 7
7.1 EVALUACIN PROVEEDOR. .......................................................................................... 7
7.1.1 CLASIFICACIN DE PROVEEDORES. ........................................................................ 7
7.2 COMPRAS .......................................................................................................................... 8
7.2.1. COMPRA DE MATERIAL ............................................................................................. 8
7.2.2 COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS. ........................................................................... 9
7.3 VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL SERVICIO
PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES. .......................................................... 9
8.
ARCHIVO.-......................................................................................................................... 11
9.
DEFINICIONES.- ............................................................................................................... 11
10.
FORMATOS.- ................................................................................................................. 12
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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1. OBJETIVO.En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo la formalizacin
de las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios, as como de la posterior
tramitacin de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de productos/servicios
que cumplen todo lo requerido por la organizacin.
Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y evaluacin de proveedores de
productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestin de Calidad.
3. RESPONSABILIDADES.Personal de la empresa.
Deteccin de necesidades de material, equipos y/o servicios.
Comunicacin de las necesidades al responsable de administracin.
Revisin de las coincidencias de parmetros tcnicos definidos en el pedido.
Responsable administracin
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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Responsable de Calidad
Realizar la evaluacin de los proveedores en relacin con el Gerente y recoger los
resultados de la evaluacin en la ficha de proveedor.
Conservar los registros relativos a la evaluacin de los proveedores
Realizar el anlisis anual de los resultados de calidad de los proveedores recogidos
en las correspondientes hojas de seguimiento
Emitir los informes correspondientes a la evaluacin y seguimiento de proveedor
Gerencia
Aprobacin de pedidos.
Aprobar, evaluar y aceptar a los proveedores.
Rechazar, en su caso, a los proveedores.
5. SALIDAS.Recepcin de los materiales, equipos o servicios por parte del personal de almacn y/o
persona de la organizacin que solicit el mismo y mantenimiento por parte del proveedor
de una regularidad en la calidad de los productos y servicios solicitados.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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6. DIAGRAMA DE FLUJO.-
1 EVALUACIN INICIAL
PROVEEDOR.
LISTA DE
PROVEEDORES.
NO
1.A
APROBACIN
?
SI
1.B CLASIFICACIN DE
PROVEEDORES
LISTA DE
PROVEEDORES
ACEPTADOS.
FICHA DE PROVEEDOR.
FIN
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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2 COMPRAS
2.2 COMPRAS DE
EQUIPOS/SERVICIOS.
2.1 A DETECCIN DE
NECESIDADES.
2.1.A
EXISTENCIA EN
EL ALMACN
2.2.A DETECCIN DE
NECESIDADES.
SI
FIN
PRESUPUESTO.
2.2.B SOLICITUD DE
PRESUPUESTO.
2.2.D COMUNICACIN AL
PROVEEDOR.
2.1 B COMUNICACIN A
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIN.
HOJA DE
SERVICIOS
CONTRATADOS
E-MAIL
FIN
PEDIDO DE
COMPRA.
FIN
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3 RECEPCIN
MATERIAL/EQUIPO/SERVICIO
3.A EXISTEN
INCIDENCIAS?
FIN
ALBARN.
3.A COMUNICACIN Y REGISTRO.
INCIDENCIAS
FICHA DE
PROVEEDOR.
HOJA DE SEGUIMIENTO
DE PROVEEDORES.
3.B RECHAZO
PROVEEDOR?
NO
SI
CONTINUACIN PROCESO DE
COMPRAS.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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En caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el motivo y alcance
del rechazo. El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un
proveedor ser que se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en caso de incidencias
graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias inaceptables, habiendo
determinado previamente qu se considera incidencia grave y qu inaceptable, segn el
procedimiento.
7.2 COMPRAS
7.2.1. COMPRA DE MATERIAL
A. Deteccin de necesidades.
EXISTENCIAS DE ALMACN.
Tras la deteccin de necesidades de material, el personal demandante del mismo
comprobar si se dispone de stock en almacn.
B. Comunicacin al responsable de administracin.
El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a travs de la va estipulada, al
responsable de administracin las necesidades de material, especificando la cantidad y
referencia a pedir.
C. Elaboracin del pedido.
El responsable de administracin introduce toda la informacin del solicitante en el
programa de gestin de pedidos de almacn y genera la hoja de "Pedido de Compra", segn
el formato, que revisar.
D. Aprobacin del pedido.
En caso de que el importe supere los $1500 MN, requiere la aprobacin de la Gerencia, en
caso contrario se limita a la aprobacin del Responsable de administracin.
E. Envo del pedido.
Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante va e-mail.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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INCIDENCIAS DETECTADAS
En caso de existir algn tipo de incidencia, sta ser registrada en el albarn, que se remitir
al responsable de administracin, quien proceder a tramitarlo como no conformidad y a
resolverlo con el proveedor. Asimismo, se seguir lo establecido en el Apdo. 7.3 Evaluacin
y Seguimiento de Proveedores.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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SUMINISTROS
APROBADO POR:
RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA:
FECHA Y FIRMA:
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PROVEEDORES
SUMINISTROS
APROBADO POR:
RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA:
FECHA Y FIRMA:
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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FICHA DE PROVEEDOR.
PROVEEDOR
PRODUCTO/SERVICIO
SUMINISTRO
OBSERVACIONES
REQUISITOS
EXIGIBLES.
APROBADO POR:
RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA:
FECHA Y FIRMA:
VALIDES
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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PEDIDO DE COMPRA
NUMERO DE PEDIDO:
FECHA:
SOLICITADO POR:
CONCEPTO
CANTIDAD
PROVEEDOR:
IMPORTE:
PLAZO:
OBSERVACIONES:
APROBADO POR:
RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA:
FECHA Y FIRMA:
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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NO. PEDIDO
PROVEEDOR:
NOMBRE:
DIRECCIN:
TELFONO:
EN
LOS
DOCUMENTOS
C.P.
EMAIL
TRABAJO A REALIZAR:
FECHA PREVISTA
FINALIZACIN:
CANTIDAD
PRECIO
DESCRIPCIN
TRABAJO REALIZADO:
FECHA EJECUCIN:
CANTIDAD
PRECIO
DESCRIPCIN
TOTAL
TOTAL
APROBADO POR:
RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA:
FECHA Y FIRMA:
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