Directriz sobre la elaboracin de actas municipales

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Enero 2014

Directriz sobre la elaboracin de actas municipales.

Introduccin.
La
Comisin
de
Archivos
Municipales1
de
conformidad
con
las
recomendaciones formuladas en el XI Seminario Archivstico Municipal titulado
Creacin, Utilizacin y Conservacin de las Actas Municipales, llevado a cabo
el 11 de noviembre de 2005 se tom la tarea de formular una serie de
recomendaciones tcnicas sobre la produccin de tan importante tipo
documental.
Fruto de esa tarea es el presente modelo de acta que se propone ante la Junta
Administrativa del Archivo Nacional, rector del Sistema Nacional de Archivos
para que sea avalado y se emita como una directriz de acatamiento
obligatorio. Y espera sea una herramienta de utilidad en las labores de los
funcionarios encargados de su produccin, conservacin y posterior facilitacin
de las actas.
A travs de la legislacin costarricense se establecen diversos medios de
gestin de documentos que pretenden identificar, medir y registrar la
informacin econmica, cultural y legal tanto de una comunidad.
Dada la importancia histrica y administrativa de las actas, estas constituyen
el tipo documental que refleja y testimonia las funciones y actividades del
quehacer municipal, por lo han sido declaradas con valor cientfico-cultural.
Son documentos que permiten conocer los movimientos importantes de una
sociedad, ya sea a travs de sus acuerdos; convirtindose en la constatacin
escrita de la historia del gobierno local en particular y de la sociedad en
general. Por lo que deben ser utilizadas de manera metdica y ordenada.
Es por lo tanto y con el afn de lograr uniformar el procedimiento de
elaboracin de tan importante tipo documental, se emite la presente directriz,
1

Integrada por Nuria Caldern Marn, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de San Jos,
Cristina Mata Castillo, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Cartago, Jos Silva, encargado
del Archivo Central de la Municipalidad de Heredia, Aliana Gmez Arias, encargada del Archivo Central de la
Municipalidad de Nandayure, Maricel Jimnez, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de
Alajuela, Jenory Galagarza, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de San Cruz, Javier Gmez
Jimnez y Luis Carlo Rojas Mora, funcionarios del Departamento de Servicios Archivsticos Externos de la
Direccin General del Archivo Nacional.

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la cual tiene como objetivo principal brindar una herramienta que permita
organizar y plasmar adecuadamente el desarrollo de las sesiones del rgano
colegiado.

Normativa
La Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202 de 24 de octubre de 1990 y
su reglamento, Decreto Ejecutivo N 24023-C de 30 de enero de 1995, regulan
el funcionamiento de los rganos del Sistema Nacional de Archivos y de los
archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los dems entes
pblicos, cada uno con personalidad jurdica y capacidad de derecho pblico y
privado.
El artculo 11 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos establece que la Junta
Administrativa del Archivo Nacional es la mxima autoridad del Sistema
Nacional de Archivos y que acta como rgano rector de dicho sistema y en
sus incisos e y f de la Ley del Sistema Nacional de Archivos establece, que
entre las funciones de la Junta Administrativa estn:

e) Establecer las polticas archivsticas del pas y recomendar

estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de
Archivos.
f) Formular recomendaciones tcnicas sobre la produccin y la
gestin de documentos.

El artculo 6 del Reglamento de la Ley 7202 contempla:

La Junta Administrativa del Archivo Nacional, como rgano rector del

Sistema Nacional de Archivos, formular las polticas archivsticas del
pas y recomendar las estrategias para el adecuado desarrollo del
Sistema, todo conforme a lo dispuesto en el artculo 11 de la ley que
se reglamenta. Todos sus acuerdos sern ejecutados por la Direccin
General del Archivo Nacional.

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Definicin de Acta:
De acuerdo con la opinin jurdica de la Procuradura General de la Repblica,
OJ-048-2001 del 7 de mayo del 2001, se define al acta como:

La relacin de las sesiones como hecho o evento, en todo su ambiente

de lugar y tiempo y sus incidencias de hecho. El acta da fe de todo lo
acaecido en la sesin y el trmite legal de la misma, incluyendo votacin
y la mayora. El acta condiciona no solo la existencia, sino tambin la
eficacia y la validez de la deliberacin colegial.
Si falta uno de tales
elementos o momentos, el acto colegial no existe y por lo tanto es nulo
e ineficaz.
Asimismo la Procuradora General de la Repblica en el dictamen C-145-2004
de 14 de mayo de 2004 seala:
la aprobacin de un acta es un acto administrativo de gran
importancia en los rganos colegiados. Por una parte, con su aprobacin
adquieren firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesin, salvo
que se hayan slo declarado firmes. Por la otra, la validez y la
eficacia del acta condiciona la de los acuerdos adoptados.(....) Lo
ms importante de un acta es su funcin respecto del acto colegiado,
que es la de parte constitutiva, formalidad ad substantiam y no ad
probationem. El acta es un elemento constitutivo del acto colegiado, no
meramente prueba fehaciente del mismo. En tal condicin es causa del
efecto adscrito al acto colegial con igual fuerza determinante que el voto
de mayora y la proclamacin de este ltimo. Si el acta falta, la
deliberacin no existe y por ello el acuerdo no documentado, incluso si
el acta existe, es tambin inexistente. Si el acta es nula o ineficaz,
iguales trabas tendr el acto colegiado para producir efectos jurdicos
(...). El acto colegial, en sntesis, es el resultado de momentos
procedimentales
claramente
distinguibles,
e
igualmente importantes para su formacin: la votacin de mayora y
las actas fieles de lo votado. Si falta uno de tales elementos o
momentos, el acto colegial no existe y si uno cualquiera
es nulo o
ineficaz, igual defecto padecer el acto colegiado. Es esta la
peculiaridad del acto colegiado en su estructura: el ser no slo un acto
complejo (votacin mayoritaria) sino, adems, un acto compuesto por
otros
dos, la proclamacin
y la documentacin del voto,
igualmente
importantes que ste ltimo para producir el efecto
final.

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Marco Legal:
El Cdigo Municipal, en su Artculo 47 establece que:

Las actas del Concejo son los documentos que dan plena fe de lo que
aconteci en la respectiva sesin, de cada sesin del Concejo se
levantar un acta; en ella se harn constar los acuerdos tomados y,
sucintamente, las deliberaciones habidas, salvo cuando se trate de
nombramiento o elecciones, de los cuales nicamente se har constar el
acuerdo tomado. Una vez que el Concejo haya aprobado las actas,
debern ser firmadas por el Presidente Municipal y el Secretario, y se
colocarn en las respectivas cureles, dos horas antes de iniciarse la
sesin siguiente.

Tambin en el Artculo 48 del Cdigo Municipal se indica que:

Las actas del Concejo debern ser aprobadas en la sesin ordinaria

inmediata posterior, salvo que lo impidan razones de fuerza mayor, en
cuyo caso la aprobacin se pospondr para la siguiente sesin
ordinaria Antes de la aprobacin del acta, cualquier regidor podr
plantear revisin de acuerdos, salvo respecto de los aprobados
definitivamente conforme a este cdigo. Para acordar la revisin, se
necesitar la misma mayora requerida para dictar el acuerdo.

Por otra parte, en este mismo Cdigo, y con relacin a las actas, se estipulan
las funciones del Secretario del Concejo, como sigue:

Artculo 53.- Cada Concejo Municipal contar con un secretario, cuyo

nombramiento ser competencia del Concejo Municipal. El Secretario
nicamente podr ser suspendido o destituido de su cargo, si existiere
justa causa.
Sern deberes del Secretario:
a) Asistir a las sesiones del Concejo, levantar las actas y tenerlas listas
dos horas antes del inicio de una sesin, para aprobarlas
oportunamente, salvo lo sealado en el artculo 48 de este cdigo.

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b) Transcribir, comunicar o notificar los acuerdos del Concejo, conforme

a la ley.
c) Extender las certificaciones solicitadas a la municipalidad.
d) Cualquier otro deber que le encarguen las leyes, los reglamentos
internos o el Concejo Municipal

Siempre en el marco legal, la Ley de Control Interno en su artculo 22

inciso e, seala entre las competencias de la Auditora Interna:

e) Autorizar, mediante razn de apertura, los libros de contabilidad y

de actas que deban llevar los rganos sujetos a su competencia
institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean
necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

Por su parte la
Ley General de la Administracin Pblica en el Captulo
tercero, artculo 56, inciso 1 establece:

1. De cada sesin se levantar un acta que contendr la

indicacin de las personas asistentes, as como las circunstancias de
lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la
deliberacin, la forma y resultado de la votacin y el contenido de los
acuerdos. 2. Las actas se aprobarn en la siguiente sesin ordinaria.
Antes de esa aprobacin carecern de firmeza los acuerdos
tomados en la respectiva sesin, a menos que los miembros presentes
acuerden su firmeza por votacin de dos tercios de la totalidad de los
miembros del Colegio. 3. Las actas sern firmadas por el Presidente y
por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

Estructura.
Mediante oficio IFAM-DL-62-76 se emiti una serie de directrices en torno a la
confeccin material de las actas, debiendo cumplir en todo caso con nitidez y
exactitud, resultando improcedentes las tachaduras, entrerreglonados,

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borrones ni alteraciones de tipo alguno, pudindose subsanar cualquier error

mediante nota al final del texto y previo a las firmas pertinentes.
Para los efectos el acta estar estructurada de la siguiente forma:
Encabezado:
Artculo I

Orden del da

Artculo II

Audiencias (atencin de pblico, juramentaciones)

Artculo III

Lectura y aprobacin de Acta anterior

Artculo IV

Lectura de Correspondencia

Artculo V

Asuntos de Trmite Urgente

Artculo VI

Dictmenes de Comisin

Artculo VII

Mociones de los seores Regidores

Artculo VIII

Mociones del Seor Alcalde

Encabezado:
Es el prrafo inicial de un acta en el que se consignan los datos bsicos que, de
acuerdo con lo sealado en el artculo 56 de la Ley General de la
Administracin Pblica, deben ser: nmero de sesin, lugar, fecha de reunin,
lista de personas asistentes y ausentes, puntos principales de la deliberacin,
forma y resultado de la votacin y contenido de los acuerdos.

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Se recomienda incluir primero los nmeros de sesin y acta (ya sea ordinaria o
extraordinaria), con el siguiente formato: centrado, mayscula, negrita y a
espacio sencillo.
En el siguiente prrafo se anotar: fecha, lugar, hora en que se celebra la
reunin, nombres de cada uno de los asistentes, ausentes, invitados y visitas,
con indicacin del cargo en el siguiente orden:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Presidente.
Vicepresidente.
Regidores Propietarios.
Regidores Suplentes.
Sndicos Propietarios.
Sndicos Suplentes.
Ausentes.
Asistentes por invitacin.
Visitantes

Todo lo anterior se debe escribir, en minscula, justificado, con la fecha y hora

escritas con letras.
La numeracin de las Actas y sesiones se iniciar con 1, la numeracin debe ir
acompaada del ao con todos sus dgitos. Esto se har hasta que finalice el
periodo correspondiente del Concejo Municipal de turno. Una vez finalizado
ste, e ingresada la nueva Corporacin se vuelve a iniciar en 1, y as
sucesivamente con las dems administraciones.

Cuerpo del acta.

El acta deber estructurarse en artculos, en donde cada tema o punto de
agenda corresponde a un artculo que debe llevar un ttulo.
Cada artculo deber digitarse en prrafo aparte, como un subttulo, y con la
palabra ARTCULO, el nmero correspondiente y el ttulo respectivo; se
deben utilizar nmeros romanos y destacarlo con mayscula, en negrita y
seguidos de un punto. Ejemplo:
ARTCULO I.
Lectura y aprobacin del acta anterior.
ARTCULO II.

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Audiencias.
ARTCULO III.
Lectura de correspondencia.
ARTCULO IV.
Asuntos de Trmite Urgente.
ARTCULO V.
Informe de Comisiones.
ARTCULO VI.
Mociones de los seores Regidores.
ARTCULO VII.
Mociones del seor Alcalde.

Los acuerdos conviene redactarlos de una manera precisa y clara. Se debern

digitar a espacio sencillo. Posteriormente se deben desarrollar los criterios
externados que justifiquen la decisin tomada. Estos se deben de enumerar de
forma consecutiva y anotndolos en mayscula y negrita, de esta forma:
ACUERDO 1.
Si el acuerdo queda en firme, despus del texto del acuerdo debe aparecer la
frase: ACUERDO FIRME, anotndolo en mayscula y negrita. Previo a
declarar el acuerdo definitivamente aprobado se debe de indicar, si es el caso
el nombre del departamento o persona que debe ejecutarlo o bien a quien se
le deba de informar.
Hay un tipo especial de acuerdo, que requiere ser tomado por motivos
especiales y, segn el artculo 45 de Cdigo Municipal, por las dos terceras
partes del Concejo consignando la frase "definitivamente aprobado". Son
tpicos en caso de nombramientos emergentes, aprobaciones urgentes de
presupuesto o situaciones imprevisibles.
En cuanto al prrafo de conclusin debe de redactarse en forma sencilla, en el
que se indique la hora en la que termin la sesin. Ejemplo:
Siendo las diecinueve horas con cincuenta minutos, el seor
Presidenteda por concluida la sesin.

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El cierre de la sesin debe ir con las respectivas firmas del Presidente y

Secretario, segn lo estipulado en el artculo 47 del cdigo municipal,
procurando ubicarlas en el mismo folio en que termin el acta, adems debe
contemplarse que de acuerdo con el Dictamen de la Procuradura General de
la Repblica 143-2000, que aclara que se debe adems acatar lo establecido
en el artculo 56 de la Ley General de la Administracin Pblica, a saber:
Artculo 56:
1. De cada sesin se lavantar una acta, que contendr la indicacin
de las personas asistentes, as como las circunstancias del lugar y
tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la
delibercin, la forma y resultado de la votacin y el contenido de
los acuerdos.
2.Las actas se aprobarn en la siguiente sesin ordinaria. Antes de
esa aprobacin carecern de firmeza los acuerdos tomados en la
respectiva sesin, a menos que los miembros presentes acuerden su
firmeza por votacin de dos tercios de la totalidad de los miembros
del Colegio.
3.Las actas sern firmadas por el Presidente y por aquellos
miembros que hubieran hecho constar su voto disidente."

Formato del Tomo.

Las actas deben conformarse en un libro debidamente encuadernado,
entendindose por esta accin el efecto de unir las hojas mediante cocido y
pegado y con sus respectivas cubiertas.
Rotulacin:
Cada libro en su lomo debe indicar el nmero de tomo, rango de Actas que
contempla y fechas extremas. En su cartula se debe rotular el nombre de la
Municipalidad, escudo, nombre de la oficina productora y periodo de la
corporacin que abarca.
Tamao de la hoja:

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Se recomienda tamao oficio ya que permite una mejor manipulacin del

Tomo, en cuanto a la cantidad de folios se considera no menos de 250 folios y
no ms de 400 folios.
Numeracin y sellos:
Cada folio debe ir numerado en el borde superior derecho, iniciando con el
nmero 001 consecutivamente hasta el nmero del ltimo folio. En el mismo
borde debe aparecer, de forma centrada, el escudo y el nombre de la
municipalidad.
Sobre el nmero de folio, en el mismo margen derecho a un nivel superior se
colocar el sello de agua de la Auditoria Interna o la Contralora General de la
Repblica.
En el borde superior izquierdo se indicar un encabezado el nmero de acta y
la fecha. Ejemplo:
Acta N 213
26-03-2001
Lo anterior con el fin de evitar que habindose despegado una o varias pginas
de un documento pueda llegar a confundirse o resulte imposible identificar su
procedencia.
Al margen izquierdo de cada folio se debe indicar el nmero de lnea o rengln
de forma consecutiva a partir de 1 hasta donde lo permita el tamao de la
hoja. Esto facilitar la anotacin de correcciones en caso de ser necesario.
Debe escogerse la opcin de interlineado exacto en 23 puntos
aproximadamente, de manera que cada pgina contenga exactamente 30
lneas o renglones.
Se utilizar la fuente en tamao 12, tipo Times New Roman o Arial,
preferiblemente, evitando el uso de letras poco legibles o informales. Se debe
utilizar siempre en mismo tipo de letra, de manera que cada pgina contenga
treinta renglones
Adems, si al finalizar un prrafo an queda espacio para completar la lnea o
rengln, ste deber llenarse empleando una lnea como se muestra a
continuacin:

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Presidente del Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos del

Ministerio de Educacin Pblica y Jefe del Archivo Central de ese ministerio.----------------Debe considerarse dejar un espacio prudente, en los mrgenes para que
faciliten su proceso de empaste y posterior manipulacin.
Tinta y Papel:
Con relacin a calidad de papel a utilizar, as como la tinta se debe aplicar lo
estipulado en la Directriz General para la produccin de documentos en
soporte papel de conservacin permanente, publicado en la Gaceta N 226 del
22 de noviembre de 2010.
Legalizacin
Segn lo dispuesto en el Artculo 22, inciso e, de la Ley General de Control
Interno le compete a la Auditoria Interna autorizar, mediante razn de
apertura los libros de actas, entre otros, que deban llevar los rganos sujetos a
su competencia institucional, que son necesarios para el fortalecimiento del
sistema de control interno y, adems, se debe seguir con los estipulado en el
Manual Sobre Normas Tcnicas que Deben Observar las Unidades de Auditora
Interna Pblicas en lo referente a la legalizacin de libros.
En caso de no haber auditor interno, se seguirn los lineamientos relativos al
trmite de legalizacin de libros ante la Contralora General de la Repblica, de
acuerdo con lo sealado en el
oficio L-7-2004-CO-DDI, publicado en La
Gaceta 229, del 23 de noviembre del 2004 (2004, p.2)
De acuerdo con el Manual Sobre Normas Tcnicas que Deben Observar las
Unidades de Auditora Interna Pblicas en la Legalizacin de Libros, la Auditoria
Interna debe observar los siguientes requisitos, para este proceso:
1. Que los libros estn en buen estado de conservacin.
2. Que no se encuentren iniciados.
3. Que los folios estn numerados en forma consecutiva y tengan impreso el
escudo de la institucin.
4. No se dar razn de apertura de un libro si antes no se ha llevado a cabo la
razn de cierre del tomo anterior.
5. Se estampar en cada folio del libro el sello de la auditoria interna el cual
debe de contemplar la siguiente informacin:

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a.
b.
c.
d.
e.
f.

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Nmero de asiento.
Nmero de tomo.
Tipo de libro.
Nombre del rgano solicitante.
Nmero de folios que componen el libro.
Firma de quien autoriza.

Este sello se estampar en el primer folio de cada libro.

En el caso de robo o extravo, y sea necesaria la reposicin se debe constatar
que existe la denuncia ante el organismo de Investigacin Judicial (OIJ), dos
publicaciones en el Diario Oficial la Gaceta y un diario de circulacin nacional.
En la ocurrencia incendio se deben de reportar al Instituto Nacional de
Seguros, para que este certifique el evento y verificar la ocurrencia del
siniestro.
Asimismo se debe informar al Archivo Central, sobre la prdida o dao
de determinados libros. Para que ste lo registre y tome en cuenta al
hacer la transferencia al Archivo Nacional de Costa Rica.

Razn de cierre:
Una vez que se ha completado el tomo de actas correspondiente deber de ir
al final o se deber usar un sello en el que se indique y contenga:
1.
2.
3.
4.
5.

Nmero de tomo que finaliza.

Tipo de libro.
rgano que lo utiliz.
Fecha de cierre.
Firma autorizada de quien realiza el cierre.

Se debe tomar en cuenta que el cierre del libro puede ser realizado folios antes
de su conclusin para evitar cortes en la consecutividad del acta y se debe
guardar espacio suficiente para colocar el sello del cierre luego de la ltima
anotacin realizada, razn por la cual, cualquier anotacin posterior carece de
validez legal.
Controles y Registros.

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Para cada acta se debe conformar un expediente con la documentacin que

sustenta los asuntos tratados en cada sesin, de conformidad al orden del da,
lo anterior segn lo dispuesto en el artculo 46 del Cdigo Municipal.
En ese expediente se agregarn los documentos atinentes, lo cual es
importante, adems del control interno de los asuntos municipales, para
efectos de conocimiento por va de recursos de los acuerdos tomados y de las
deliberaciones habidas.
Adems se debe llevar, el respectivo control de acuerdos y un registro, tipo
fichero, por asuntos. Este puede ser manual tipo fichero o automatizado en
una base de datos.

Produccin de documentos en soporte electrnico y digitalizacin de

actas.
En caso de que la institucin cuente con los recursos para digitalizar las actas o
planee producir dichos documentos en soporte electrnico, deber contemplar
lo dispuesto en la Ley N 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrnicos, y su reglamento. Adems, debe acatarse los
lineamientos establecidos en la Poltica de Formatos Oficiales de los
Documentos Electrnicos Firmados Digitalmente.
Asimismo, debe cumplir con la Directriz con las Regulaciones Tcnicas sobre la
administracin de los documentos producidos por medios automticos,
publicada en la Gaceta N 61 del 28 de marzo de 2008, su fe de erratas,
publicada en la Gaceta nmero 83 de 30 de abril de 2008.

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BIBLIOGRAFIA
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Tambin en: Diario oficial La Gaceta N 94 del 18 de mayo de 1998 (Ley N
7794 de 30 de abril de 1998).
Costa Rica. Direccin General del Archivo Nacional. Ley del Sistema Nacional
de
Archivos, N 7202 del 24 de octubre de 1990 y su Reglamento. Serie
Qu es y qu hace un archivo? N 4, 1996. Tambin en: Diario Oficial La
Gaceta No. 227, del 27 de noviembre de 1990.
Costa Rica. Leyes y Decretos, Ley General de Control Interno N 8292. En:
Diario oficial La Gaceta No. 169, del 4 de noviembre del 2002.
Costa Rica. Leyes y Decretos, Ley General de Administracin Pblica N 6227
de 2 de mayo de 1978. 2 ed. San Jos, Investigaciones Jurdicas S.A., 1993.
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del 7 de marzo de 1995.
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Costa Rica. Leyes, Decretos, etc. Reglamento a la ley de certificados,
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Costa Rica. Procuradura General de la Repblica. (Dictamen N C-143-2000),
del 28 de junio del 2000.

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Costa Rica. Direccin General de Archivo Nacional. Directriz para la produccin

de documentos en soporte papel de conservacin permanente. Publicada en la
Gaceta N 226 del 22 de noviembre de 2010.
Costa Rica. Contralora General de la Repblica. Oficio L-7-CO-DDI. En: Diario
Oficial La Gaceta No. 229, del 13 de noviembre del 2004.
Costa Rica. Contralora General de la Repblica. Manual sobre normas tcnicas
que deben observar las unidades de Auditora Interna pblicas en la
legalizacin de libros. Direccin General de Planificacin Interna y Evaluacin
de Sistemas, diciembre, 1995. En Diario oficial La Gaceta N 24, Alcance N 7
del 2 de febrero de 1996.
Costa Rica Direccin General del Archivo Nacional Gua de trmites y requisitos
de la Direccin General del Archivo Nacional. En Diario oficial La Gaceta No.
195 del 10 de octubre del 2002
Costa Rica Instituto de Fomento y Asesora Municipal. (Oficio IFAM-DL-62-76)
Directrices en torno a la confeccin material de las actas, 1976.