Literature Review: Pengaruh Tata Ruang Kantor

Dengan Alur Kerja Pekerjaan Kantor

Oleh:
Masanah
Pembimbing
Drs, Harmon Chaniago, M.Si
Administrasi Bisnis D3
Politeknik Negeri Bandung
2015

ABSTRACT
For know how big a role in effecting the office layout workflow employees, problems
that often occur in the office generally refers to a facility that is in an office, such as
office equipment and supplies that are not on the section or department
membutuhkannnya, making it difficult employees find and take a long time to find it.
This makes the workflow in the office will be hampered. It is berhugungan the office
layout is not structured or not managed properly. When the layout of the office is not
managed well impede the workflow as an employee must take a long time finding
equipment or supplies needed so time to work wasted and make workflow hampered.
Key Word: Office, Layout, WorkflowOffice Work.
Latar Belakang
Seiringan
dengan
perkembnagan teknologi semakin
cepat membuat perubahan pada alatalat perlengkapan dan peralatan kantor
seperti mesin, software, dan lain-lain
yang mendukung perubahan pada
aktivitas
kantor.
Baik Kantor
dibidang pemerintahan atau untuk
bidang swasta. Perubahan teknologi
tersebut mempermudah karyawan
dalam pekerjaan yang berhubungan
dengan teknologi. Mesin-mesin kantor,
peralatan dan perlengkapan kantor

yang digunakan oleh karyawan di

dalam kantor dikelolah dan disusun
dengan baik di kantor akan
memperlancar alur kerja
Kantor dalam pekerjaan kantor di
suatu perusahaan baik pemerintahan
maupun swasta.
Pengertian Kantor
Pengertian kantor menurut
Moekijat(1997:3) dalam Ida Nuraida
(2007:1) kantor adalah setiap tempat
yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha,

dengan nama apapun juga tempat

tersebut mungkin diberikan.
Sedangkan
Prajudi
Atmosudirjo (1982:25) dalam Ida
Nuraida (2007:1) mengunkapkan
kantor adalah unit organisasi terdiri
atas tempat, staf personel dan operasi
ketatausahaan
guna
membantu
pimpinan.
Kallaus dan Keeling dalam Ida
Nuraida (2007:1) mengatakan bahwa :
office is a function where
interdependent
system
of
technology, procedures, and
people are at work to manage
one of the firms most vital
resources-information (kantor
adalah fungsi dimana sistem
saling bergantung teknologi,
prosedur, dan orang-orang di
tempat kerja untuk mengelola
salah satu perusahaan yang
paling
penting
sumberinformasi)
Dari pengertian tersebut dapat
disimpulkan bahwa kantor adalah
suatu tempat yang digunakan untuk
bekerja pada suatu organisasi baik
bisnis ataupun nonbisnis.
Perbekalan/Peralatan Kantor
Suatu kantor dalam melakukan
aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan
yang ada sehingga akan menghasilkan
produk-produk
kantor
yang
diharapkan, tanpa adanya perbekalan
kantor yang memadahi tak mungkin
ada hasil kantor yang baik. Pada
dasarnya aktifitas kantor terjadi karena
pegawai-pegawai kantor mengolah
bahan bahan dengan sarana perbekalan
kantor yang ada.Untuk lebih jelasnya

apa saja perbekalan kantor akan

dijelaskan sebagai berikut:
Memilih Peralatan Kantor
Peralatan/perbekalan kantor
terdiri
dari
5
macam
yaitu
:
Perabot,
peralatan/perlengkapan,
mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah
semua fasilitas/barang-barang yang
ada di dalam kantor baik langsung
maupun tidak langsung digunakan
dalam pelaksanaan pekerjaan kantor
sehingga menghasilkan sesuatu yang
diharapkan.
Perbekalan kantor merupakan
sarana penting untuk menghasilkan
pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan
kantor
tidak
mungkin
kantor
menghasilkan sesuatu, karena pegawai
kantor bekerja untuk mengolah bahan
dengan sarana dan dengan peralatan
kantor yang ada.
Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti dijelaskan di muka bahwa
perbekalan kantor ada 5 macam yaitu:
Perabot kantor yaitu segala
macam barang/benda kantor yang
berfungsi sebagai penunjang terhadap
pekerjaan kantor. Perabot kantor juga
bisa diartikan segala macam peralatan
yang berkaitan dengan tulis-menulis
dan penyimpanan hasil kerja kantor.
Istilah lain dari perabot kantor adalah
perkakas kantor atau office furniture.
Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
Peralatan/perlengkapankantor a
dalah barang-barang yang digunakan
untuk menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan di kantor. Misalnya
kertas, amplop, pita mesin dsb.
Apabila dirinci peralatan/perlengkapan
kantor dapat dibedakan menjadi
Barang yang habis pakai yaitu barangbarang kantor yang hanya dapat
dipakai 1 kali atau tidak tahan lama.

Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon,

klip/penjepit kertas dsb.
Barang yang tidak habis pakai yaitu
barang-barang kantor yang dapat di
pakai berulang kali atau tahan lama.
Misalnya
penggaris, hecter/stepler,
gunting dsb.
Mesin-mesin kantor adalah segala
macam mesin kantor yang digunakan
untuk memproses pekerjaan kantor.
Misalnya mesin tik, komputer, stensil,
OHP, mesin foto copy dsb.
Pesawat Kantor yaitu semua
mesin kantor yang digunakan untuk
mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun dengan
pihak luar kantor. Misalnya intercom,
telepon, fax, dsb.
Interior kantor yaitu semua jenis
barang/fasilitas yang berfungsi untuk
menghias ruangan kantor sehingga
tercipta ruangan yang serasi. Misalnya
gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Tata Ruang Kantor (Layout)

Tata ruang kantor berasal dari
Bahasa Inggris, yaitu Office Layout
atau sering disebut juga Layout. Tata
ruang kantor adalah pengaturan
perabotan, mesin, dan sebaginya di
dalam
ruangan
yang
tersedia.
Beberapa ahli mendefinisikan tata
ruang kantor atau office layout, sebgai
berikut:
Tata ruang kantor menurut
Hendi
Haryadi(2009:122)adalah
pengaturan ruangan kantor serta
penyusutan alat-alat dan perabotan
kantor
yang
tersedia
untuk
memberikan sarana bagi pegawai.
Menurut Ida Nuraida (2007 :
142), tata ruang kantor adalah
pengaturan ruang kantor beserta alatalat dan perabotan kantor pada luas

lantai dan ruangan kantor yang

tersedia untuk memberikan sarana bagi
pegawai.
The Liang Gie (2007 : 186)
berpendapat bahwa tata ruang kantor
adalah
penentuan
mengenai
kebutuhan-kebutuhan
ruang
dan
tentang penggunaan secara terperinci
dari suatu ruang untuk menyiapkan
suatu susunan yang praktis dari faktorfaktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan
biaya yang layak.
Sedangkan Sedarmayanti (2009
: 125) mengungkapkan pengertian tata
ruang kantor adalah pengaturan dan
penyusunan seluruh mesin kantor, alat
perlengkapan kantor, serta perabot
kantor pada tempat yang tepat,
sehingga pegawai dapat bekerja
dengan baik, nyaman, leluasa dan
bebas untuk bergerak, sehingga
tercapai efisiensi kerja.
Dari pengertian para ahli
tersebut dapat disimpulkan bahwa tata
ruang kantor adalah pengaturan dan
penyusunan ruang kantor, perbot
kantor, serta mesin-mesin kantor dan
sebagainya yang dapat memberikan
kenyamanan para pegawai sehingga
para pegawai dapat bekerja dengan
efektif dan efisien.
Tujuan dan Manfaat Tata Ruang
Kantor
Tujuan dari tata runag kantor
menurut Hendi Haryadi (2009:122123) mengatakan bahwa tujuan dari
tata ruang kantor adalah sebagai
berikut:
1. Memanfaatkan seluruh ruangan
yang ada untuk keuntungan
ekonomis yang besar. Dengan
demikian, setiap meter persegi,
sudut, atau tengah ruangan

seluruhnya terkendali. Dengan

kata lain tidak ada tempat yang
tak berguna.
2. Memudahkan
pengawasan
manager terhadap para staf
yangsedang
bekerja.
Memudahkan
pengawasan
karena
pada
praktiknya,
perusahaan
memilki
kecenderungan yang berbedabeda dalam pendelegasian
wewenang.
Kecenderungan
tersebut
dapat
bersifat
dsentralisasi dan sentralisasi.
Pegawasan
bawahan
juga
dipengaruhi oleh kedewasaan
bawahan (job maturity dan
psychological maturity) yang
memengaruhi cara atau sikap
atasan
dalam
memimpin,
kemampuan
leadeshipatasan
dan arus decision making
dalam perusahaan (bottom up
atau top down decision
making). Bagaimanapun juga,
budaya kerja yang diterapkan
setiap kantor, seikit banyak
atasan harus tetap melakukan
pengawasan terhadap bawahan.
Hal ini perlu didukung oleh
layout kantor yang sesuai
dengan
kondisi
yang
dibutuhkan di tempat kerja.
3. Memudahkan arus komunikasi
dan arus kerja. Arus kerja yang
baik
akan
memengaruhi
kualitas
arus
komunikasi.
Pergerakan informasi secara
vertical (anatara tingakatan
level struktur organisasi yang
berbeda, seperti antara atasan
dan bawahan) dan horizontal
(antar pegawai dalam tingkatan
level struktur organisasi yang
sama) sangat dipengaruhi oleh

4.

5.

6.

7.

8.

layout ruangan yang efektif dan

efisien.
Layout ruangan yang baik akan
memberikan kepuasan dan
kenyamanan untuk bekerja,
sehingga pegawa mersa betah
bekerja di kantor.
Menyediakan pelayanan yang
dibutuhkan pegawai seperti
computer, telepon, teleks,
intercom, faksimili, e-mail, dan
pelayanan
lainnya
ynag
menyangkut pelayanan rumah
tangga perusahaan seperti
penyedia air minum.
Memudahkan setiap gerkan
para
pegawai
dalam
penyimpanan arsip, khususnya
uantuk arsip aktif, lemari dan
ruangan harus ditempatkan
berdekatan dengan pegawai
yang
membutuhkan
arsip
tersebut.
Memberikan rasa aman dan
keleluasaan pribadi. Rasa aman
di tempat kerja dan adanya
keleluasaan pegawai dalam
melaksanakan tugas dapat
membuat pegawai menjadi
lebih di tempat kerja dan
adanya keleluasaan pegawai
dalam melaksanakan tugas
dapat
membuat
pegawai
menjadi lebih betah kerja di
kantor.
Menjauhkan pekerjaan yang
menimbulkan bunyi keras,
gaduh,
dan
mengganggu
pekerjaan yang membutuhkan
konsentrasi tinggi. Hal ini
diperlukan untuk memperkecil
kemungkinan adanya saling
mengganggu
antarpegawai
sehingga
dapat

meminimalisasikan
waktu
penyelesaian pekerjaan.
9. Menciptkan citra dan kesan
yang baik bagi para pelanggan
dan tamu perusahaan. Kesan
pertama penting bagi para tamu
karena tamu akan lebih tertarik
untuk berkunjung ke kantor
dengan tata runag yang baik
dan efektif, alat kantor modern,
dan dilengkapi dengan mebel
pilihan.
Hal
ini
akan
berdampak positif bagi public
relation perusahaan dan untuk
jangka
panjang
bagi
kelangsungan
perusahaan
karena kesan pertama yang
baik
dapat
berpengaruh
terhadap peningkatan laba.
Menurut Sukoco (2007:189) tata
ruang kantor yang efektif akan
memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Mengoptimalkan penggunaan
ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan
kerja yang nyaman bagi
pegawai.
3. Memberikan kesan yang positif
terhadap
pelanggan
perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus
kerja yang ada.
5. Meningkatkan
produktivitas
kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan
organisasi di masa depan
dengan
melakukan
perencanaan tata ruang yang
fleksibel.

Asas-Asas Tata Ruang Kantor

Ada bebrapa asas-asas yang
perlu diperhatiakan dalam pengaturan

tata ruang kantor, menurut Muther

dalam Sedarmayanti (2009 : 102), tata
ruang kantor memiliki 4 (empat) asas
pokok yang berguna bagi organisasi
sebagai pedoman dalam penataan
ruang kantor.
1. Asas Jarak Terpendek
Dengan tidak mengabaikan
hal-hal khusus, suatu tata ruang
kantor yang baik adalah yang
memungkinkan
proses
penyelesaian suatu pekerjaan
menempuh
jarak
yang
sependek mungkin.
2. Asas Penggunaan Segenap
Ruang
Tata ruang kantor yang baik
adalah yang mempergunakan
sepenuhnya semua ruang yang
ada. Ruang itu tida k hanya
yang berupa luas lantai saja
(ruang datar), melainkan juga
ruang yang vertikal ke atas
maupun ke bawah. Jadi, tidak
ada ruang yang dibiarkan tidak
terpakai.
3. Asas
Perubahan
Susunan
Tempat Kerja
Tata ruang kantor nyang baik
adalah yang dapat diubah atau
disusun kembali dengan tidak
terlampau sulit dan tidak
memakan biaya yang besar.
4. Asas Rangkaian Kerja
Tata ruang kantor yang baik
adalah yang menempatkan para
pegawai dan alat-alat kantor
menurut
rangkaian
yang
sejalan dengan urutan-urutan
peyelesaian pekerjaan yang
bersangkutan.

Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Secara umum tata ruang kantor

dibedakan atas dua jenis, yaitu tata
ruang kantor terbuka (open place
offices) dan tata ruang kantor tertutup
(cubicel type offices). Tata ruang
kantor terbuka (open place offices)
pada umumnya semua pegawai dalam
beberapa bagian verada didalam satu
ruangan yang sama serta berbagi
fasilitas dan sarana dengan pegawai
lainnya. Dan umumnya diberi sekatansekatan
kecilsebgai
pembatas.
Sedangkan untuk tata ruang kantor
tertutup biasanya setiap atau masingmasing pegawai dalam satu bagian
atau departemen memiliki ruangan
dipisahkan oleh tembok permanen,
biasanya pun letaknya berjauhan.
Menurut Sedarmayanti (2009 :
104), pada dasarnya terdapat 4 (empat)
macam tata ruang kantor, yaitu: 1)
Tata ruang kantor berkamar / tertutup
(cubicel type offices), 2) Tata ruang
kantor terbuka (open place offices), 3)
Tata ruang kantor berhias / bertaman /
berpanorama (landscape offices), dan
4) Tata ruang kantor gabungan (mixed
offices).
1. Tata Ruang Kantor Berkamar /
Tertutup (Cubicel Type Offices)
Tata ruang kantor berkamar
adalah ruangan untuk bekerja
yang dipisah atau dibagi dalam
kamar atau ruang kerja.
Keuntungan tata ruang kantor
berkamar adalah:
a. Menjamin konsentrasi kerja.
b. Menjamin pekerjaan yang bersifat
rahasia.
c. Menambah atau menjaga status
pimpinan (terjaganya kewibawaan
pimpinan).
d. Menjamin kebersihan kerja
Sedangkan kerugian tata ruang
kantor berkamar adalah:

a. Komunikasi
langsung
antar
pegawai tidak berjalan lancar,
sehingga komunikasi antar sesama
pegawai menjadi berkurang.
b. Diperlukan biaya yang lebih besar
untuk
pemeliharaan
ruangan,
pengaturan, penerangan, dan biaya
peralatan lainnya.
c. Pemakaian ruangan kurang luwes /
fleksibel apabila ada perubahan
dan perkembangan organisasi.
d. Mempersulit pengawasan.
e. Memerlukan banyak luas lantai.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka
(Open Place Offices)
Tata ruang kantor terbuka
adalah ruang kerja yang cukup
luas, ditempati oleh beberapa
pegawai untuk bekerja bersama di
suatu ruangan tanpa dipisah oleh
penyekat atau pembatas yang
permanen.
Keuntungan tata ruang kantor
terbuka adalah:
a. Mudah
dalam
pengawasan,
pengaturan cahaya, udara, warna,
dan dekorasi.
b. Luwes
/
fleksibel
apabila
diperlukan perubahan ruangan dan
tidak memerlukan biaya tinggi.
c. Mudah
untuk
mengadakan
hubungan langsung, pengawasan,
penyeragaman
kerja,
dan
pembagian peralatan kerja.
d. Biaya
lebih
hemat
untuk
pemeliharaan ruang kerja.
Sedangkan kerugian tata ruang
kantor terbuka adalah:
a. Kemungkinan timbul atau terjadi
kegaduhan dan kebisingan karena
pegawai bersenda gurau, ngobrol,
dan lain-lain.
b. Pegawai sulit untuk melakukan
pekerjaan
dengan
penuh
konsentrasi.

c. Batas kedudukan antara pimpinan

dan bawahan tidak jelas.
d. Pekerjaan yang bersifat rahasia
sulit untuk dilakukan.
e. Kemungkinan nampak adanya
tumpukan
berkas/kertas
dan
peralatan kerja yang berserakan,
sehingga
menjadikan
pemandangan yang kurang baik.
3. Tata Ruang Kantor Berhias /
Bertaman / Berpanorama (Landscape
Offices)
Tata ruang kantor berhias
adalah ruang kerja yang dihiasi oleh
taman, dekorasi, dan lain sebagainya.
Bentuk ruang kantor berhias ini
bertujuan agar lingkungan ruang
kantor seperti pemandangan alam
terbuka dan merupakan lingkungan
yang nyaman, menyegarkan, serta
ekonomis.
Keuntungan tata ruang kantor
berhias / bertaman / berpanorama
adalah:
a. Pegawai akan merasa nyaman dan
betah bekerja.
b. Ketegangan syaraf dapat berkurang
atau dihindarkan.
c. Kebisingan dan kegaduhan dapat
dihindarkan.
d. Pekerjaan dapat dilakukan dengan
lebih efisien, produktivitas kerja
dapat meningkat, sehingga tujuan
organisasi mudah tercapai.
Sedangkan kerugian tata ruang
kantor berhias
/
bertaman /
berpanorama adalah:
a. Biaya
cukup
tinggi
untuk
mengadakan taman dan dekorasi
lainnya.
b. Biaya pemeliharaan tinggi.
c. Memerlukan tenaga ahli yang tidak
mudah dan tidak murah.
4. Tata Ruang Kantor Gabungan
(Mixed Offices)

Tata ruang kantor gabungan

adalah ruang kantor yang merupakan
gabungan antara bentuk ruang kantor
berkamar kerja, terbuka, dan bertaman
hias. Karena ketiga bentuk ruang
masing-masing mempunyai kerugian,
maka
untuk
mencegah
atau
mengurangi kerugian yang ada, dapat
diciptakan tata ruang kantor gabungan.
Dimensi Pengukuran Tata Ruang
Kantor
Dimensi dan indikator yang
digunakan untuk mengukur tata ruang
kantor yang baik dalam penelitian ini
diadaptasi dari pendapat The Liang
Gie
(2007
:
186-210)
dan
Sedarmayanti (2009 : 101-106).
Adapun dimensi dan indikator untuk
mengukur tata ruang kantor tersebut
antara lain:
1. Dimensi perancangan tata ruang
kantor.
Sub-sub
indikatornya
meliputi keefektifan jenis tata
ruang kantor, kelancaran lalu lintas
pegawai,
ketepatan
dalam
penempatan perlengkapan kantor,
ketepatan jarak antara pegawai
dengan perabotan dan peralatan
kantor, serta kelengkapan peralatan
kantor.
2. Dimensi penempatan pegawai.
Sub-sub indikatornya meliputi
ketepatan jumlah pegawai dengan
ruang kantor dan kesesuaian jenis
pekerjaan dengan penempatan
pegawai.
3. Dimensi lingkungan fisik kantor.
Sub-sub indikatornya meliputi
ketepatan warna dinding, ketepatan
ventilasi
udara,
ketepatan
pencahayaan, kebersihan, tingkat
kelembaban udara, dan tingkat
kebisingan suara.

Dimensi pengukuran tata ruang

kantor sangatlah berperan penting
dalam proses perencanaan tata ruang
kantor, karena jika hal tersebut
diperhatikan, akan tercipta kondisi
lingkungan kantor yang nyaman.
Tata Ruang kantor yang Efektif
Menurut Quibel (2001) dalam
Sukoco (2007:190), Ada beberapa
factor yang perlu diperhatikan dalam
terciptanya tata ruang kantor yang
efektif, diantaranya sebagai berikut:
1. Tugas pegawai. Jenis tugas dan
tingkat otonomi yang dimiliki
pegawai
akan
memengaruhi
penggunaan jenis fasilitas kantor
yang
dibutuhkan
guna
mengoptimalkan kinerja mereka.
2. Arus kerja. Analisis arus kerja
(work-flow) dengan mengacu pada
pergerakan informasi dan tugasa
secara horizontal atau vertical
tentunya sangat diperlukan dalam
perencanaan tata ruang.
3. Bagan organisasi. Ketika arus kerja
berlangsung secara vertical, bagan
organisasi akan menggambarkan
rentang wewenang masing-masing
anggota organisasi. Hal ini juga
akan mengidentifikasi hubungan
kerja antar pegawai di level yang
sama dan membantu dalam
menjelaskan lokasi yang tepat bagi
pegawai maupun unit kerja.
4. Proyeksi kebutuhan kerja di masa
yang datang. Menjelaskan berapa
luas area yang dibutuhkan jika
perusahaan
akan
melakukan
perluasan atau pengurangan di masa
depan.
5. Jaringan komunikasi. Analisis
bnetuk interaksi maupun media
yang
digunakan
untuk

berkomunikasi (telepon, e-mail,

surat, tatap muka, dan lain-lain)
yang dilakukan oleh pegawai
maupun
departemen
sangat
membantu dalam perancangan
layout kantor. Semakin tinggi
frekuensi hubungan yang dilakukan
akan semakin dekat ruangannya.
6. Departemen dalam organisasi.
Banyak perusahaan mengelola
kantornya berdasarkan fungsi,
terutama
departemen
yang
berpengaruh terhadap keputusan
penempatan ruang kerja yang
biasanya ditetapkan berdasarkan
arus kerja diantara mereka.
7. Kantor public atau privat. Pada
masa lalu, penggunaan kantor privat
akan menunjukkan prestise dan
status suatu perusahaan atau
organisasi di mata masyarakat.
Namun,
pemanfaatan
kantor
sekarang lebih mengarah pada
pemakaian kantor bersama, karena
biaya pengoperasian kantor privat
yang mahal; sulitnya mengontrol
sejumlah pegawai yang bersifat
teknis, sulitnya mengubah layout
bila diperlukan, penataan cahaya
maupun AC sulit dilakukan
dibandingkan di kantor terbuka
yang tentunya akan menghambat
komunikasi yang efektif, dan yang
paling berpengaruh adalah karena
laingkup kerja perusahaan semakin
luas.
8. Kebutuhan ruang. Beberapa factor
yang dapat menjelaskan ruangan
minimum yang dibutuhkan oleh
pegawai adalah pegawai yang
membutuhkan peralatan dalam
melaksanakan
tugasnya
akan
membutuhkan ruang yang lebih
besar dibandingkan yang tidak.
Yang kedua, jenis peralatan

maupun tanggung jawab masingmasing

pegawai
akan
mempengaruhi kebutuhan ruang
kerjanya.
9. Pertimbangan keamanan. Pada
dasarnya desain dan layout kantor
memfasilitasi pergerakan pegawai
dari satu area ke area yang lain.
Perencanaan tersebut harus dapat
membuat pegawai bergerak secara
mudah tanpa terhambat, dan
sebaliknya lorong tempat pegawai
bergerak tidak diisi oleh furniture
atau
peralatan
yang
dapat
menghalanginya.
10.
Pembiayaan
ruang
perkantoran. Dapat diaktan bahwa
investasi perusahaan dalam ruang
akantor melebihi investasinya di
bidang SDM, dimana hubungan
positif dari keduanya sangat
dibutuhkan.
Desain Kantor Masa Depan
Desain kantor didefinisikan oleh Bnet
Bisnis Kamus (2008) dalam Impact of
Office Design on Employees
Productivity: A Case study of
Banking
Organizations
of
Abbottabad,
Pakistan Desain kantor adalah
penataan ruang kerja sehingga
pekerjaan dapat dilakukan dengan cara
yang paling efisien.
Menurut Steelcase (2000), ada 2
karakteristik pekerjaan yang akan
mempengaruhi layout sebuah kantor,
yaitu:
:
1. Otonomi, mengacu pada seberapa
banyak
pegawai
bebas
dalam
memutuskan di mana dan kapan akan
bekerja.
2. Interaksi, dalam penyelesaian
pekerjaan
diperlukan
hubungan
dengan
pegawai
yang
lain.

Selain itu hasil penelitian yang

dilakukan oleh Tanaka (2002),
diperoleh
hasil
berikut:
1. Pegawai yang mempunyai level
interaksi dan otonomi yang tinggi
akan melakukan banyak macam
pekerjaan. Umumnya, pekerjaan yang
berhubungan dengan komputer dan
interaksi dengan kolega akan terjadi
pada
saat
yang
sama.
2.
Pegawai yang mempunyai
pekerjaan berlevel interaksi rendah
namun mempunyai otonomi yang
tinggi membutuhkan tempat kerja
yang bisa mendukung konsentrasi
yang tinggi.
Alur Kerja
Menurut kamus besar Bahasa
Indonesia Alur kerja (workflow) adalah
serangkaian tugas yang ditetapkan
dalam
suatu
organisasi
untuk
memproduksi hasil akhir.
Alur kerja dapat diartikan
sebagai otomatisasi prosedur ketika
dokumen, informasi atau pekerjaan
dilewatkan melalui sejumlah orang
menurut
aturan
tertentu
untuk
mencapai suatu tujuan. Alur kerja
merupakan sarana yang memodelkan
dan mengimplementasikan proses
bisnis.
Alur Kerja ini terdiri dari
langkah-langkah
aktivitas
yang
berurutan dan memiliki aturan-aturan
tertentu yang ada di dalamnya
sehingga dapat digunakan untuk
mencapai sebuah tujuan yang telah
ditetapkan.
Bagan Alur Kerja
Beberapa bagan alur kerja

menurut
Sukoco
(2007:41-42)
pertama alur kerja yang kurang
optimal dan alur kerja yang optimal.
Dari gambar tersebut terlihat jelas
bahwa alur kerja yang kurang optimal
para staff mengandalkan atasannya
sedangkan alur kerja yang optimal
system kerjanya hanya diawasi oleh
satu pimpinan.

Gambar 1. Bagan Alur kerja Yang kurang Optimal

Gamabar 2. Bagan Alur Kerja Yang

Optimal

Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor Menurut
Suparjati,dkk
(2004:4)
mengungkapkan bahwa:
Pekerjaan kantor atau tata
usaha sering disebut juga paper
work (pekerjaan kertas) atau
clerical work (pekerjaan tulismenulis) karena sebagian besa
pekerjaannya berupa tulismenulis atau berkaitan dengan
kertas. Namun secara luas
pekerjaan
kantor
adalah
rangkaian
kegiatan
menghimoun,
mencatat,
mengolah,
menggandakan,
mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan
yang
dibutuhkan dalam organisai
George R. Terry dalam The Liang
Gie (2007 : 17) mengemukakan ada
enam kegiatan pokok pekerjaan
kantor, yaitu :
1. Menghimpun atau collecting,
yaitu kegiatan mencari atau
mengusahakan tersediaanya segala
keterangan yang tadinya belum
ada atau berserakan di manamana, sehingga terkumpul dan
siap untuk digunakan apabila
diperlukan.
2. mencatat atau recording, yaitu
kegiatan
mencatat
dengan
berbagai
peralatan
tulis,
keterangan
keterangan
yang
diperlukan sehingga berwujud
tulisan yang dapat dibaca, dikirim
dan
disimpan.
Dalam
perkembangan teknologi modern
sekarang ini termasuk pula
perekaman pada pita tape atau
disket computer.

3. mengelola atau processing, yaitu

bermacam-macam
kegiatan
menafsirkan,
menghitung,
mengikhtisarkan, menyimpulkan
dan mengolah lainnya terhadap
data yang dikumpulkan, sehingga
menjadi suatu bentuk informasi
yang lebih berguna bagi pimpinan
organisasi.
4. menggandakan atau duplicating,
yaitu kegiatan memperbanyak
keterangan
yang
diperlukan
dengan pelbagai cara dan alat
kepada pihak-pihak yang lain
yang membutuhkan.
5. mengirim atau distributing, yaitu
kegiatan menyampaikan dengan
pelbagai cara dan alat kepada
pihak-pihak yang lain yang
membutuhkan informasi yang
bersangkutan.
6. menyimpan atau filling/storing,
yaitu kegiatan mengatur dan
menyimpan dengan pelbagai
cara dan alat yang aman,
sehingga dapat dicari kembali
dengan
mudah
apabila
diperlukan di kemudian hari.
Menurut William Leffingwell
dan Edwin Robinson dalam The Liang
Gie (2007:16), pekerjaan perkantoran
dapat diperinci dalam kegiatankegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan,
mengantarkan dan mengirimkannya
dengan kapal.
2.Membuatrekening
3. Surat-menyurat, mendikte,
mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan
mengumpulkan perhitungan yang
belum terselesaikan.

6. Mengurus, membagi, dan

mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat
dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti
menelepon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan
maksud untuk menyederhanakan
sistem, menghapus pekerjaan yang
tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat,
mencatat data yang diinginkan.
Kesimpulan
Setelah membahas tentang pengertian
kantor, tata runag kantor atau office
layout dan alur kerja pekerjaan kantor,
kita bisa memahami ketiganya. Kita
bisa mengartikan bahawa peranan atau
hubungan office layout dengan alur
kerja
saling
berhububungan
penyebabnya karena tata letak
mempengaruhi penempatan perlatan
atau perabotan atau furniture jika tidak
di tempatkan dengan baik maka akan
mempengaruhi alur kerja pekerjan
karyawan. Sesuai dengan pengertian
office layout itu sendiri adalah Tata
ruang
kantor
menurut
Hendi
Haryadi(2009:122) adalah pengaturan
ruangan kantor serta penyusutan alatalat dan perabotan kantor yang tersedia
untuk memberikan sarana bagi
pegawai. Dan seperti yang disbutkan
oleh Hendi Haryadi (2009:122-123)
bahwa manfaat tata ruang kantor
adalah memudahkan pengawasan
manager
terhadap
para
staf
yangsedang bekerja. Memudahkan
pengawasan karena pada praktiknya,
perusahaan memilki kecenderungan
yang
berbeda-beda
dalam
pendelegasian
wewenang.

Kecenderungan tersebut dapat bersifat

dsentralisasi
dan
sentralisasi.
Pegawasan bawahan juga dipengaruhi
oleh kedewasaan bawahan (job
maturity dan psychological maturity)
yang memengaruhi cara atau sikap
atasan dalam memimpin, kemampuan
leadeshipatasan dan arus decision
making dalam perusahaan (bottom up
atau top down decision making).
Bagaimanapun juga, budaya kerja
yang diterapkan setiap kantor, seikit
banyak atasan harus tetap melakukan
pengawasan terhadap bawahan. Hal ini
perlu didukung oleh layout kantor
yang sesuai dengan kondisi yang
dibutuhkan di tempat kerja.
Dari penjelasan tersebut maka dapat
disimpulkan bahwa tata letak ruang
kantor memiliki pengaruh terhadapalur
kerja pekerjaan kantor di dalam suatu
kantor.

References :
Aminah Hameed. 2009. Impact of
Office
Design
on
Employees
Productivity: A Case study of Banking
Organizations of Abbottabad, Pakistan
dalam
journal
public
affair,
administration and management. Vol.3
Issue1. Pakistan.
Badri
Munir
Sukoco.
2007.
Manajemen Administrasi Perkantoran
Modern. Surabaya: Erlangga.
Dra. Suparjati, dkk. 2004. Tata Usaha
dan Kearsipan. Surabya: Erlangga
Gie, The Liang. 2007. Administrasi
Perkantoran Modern. Yogyakarta:
Modern Liberty.
Haryadi, Hendi. 2009.Administrasi
Perkantoran Untuk Manager dan Staf.
Jakarta: Visimedia.
http://kamusbisnis.com/arti/alurkerja/04/01/2015

https://etinherdiana.wordpress.com/per
lengkapan-kantor/04/01/2015
Nuraida, Ida. 2007. Manajemen
Administrasi
Perkantoran.
Yogyakarta: Kanisius.
Sedarmayanti. 2009. Tata Kerja &
Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar
Maju.