PROSEDUR DAN PROSES

PELELANGAN (TENDER)
Proses dan prosedur pelelangan dapat
dijelaskan dengan diagram sebagai berikut:
Prakwalifikasi,Pengumuman pelelangan,
Penjelasan pekerjaan, Pembukaan tender, Proses evaluasi tender, Penetapan
dan pembukaan pemenang.

PRAKWALIFIKASI
Untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang lingkup pekerjaan, maka diperlukan prakwalifikasi
badan2/organisasi seperti konsultan perencana,
pengawas maupun pemborong.
Yang dimaksud dengan kemampuan dapat dijabarkan seperti: modal kerja, jumlah tenaga ahli, jumlah peralatan, pengalaman kerja dan fasilitas kerja.
Sedangkan ruang lingkup pekerjaan meliputi bidang2 keahlian pekerjaan yg dikuasai oleh badan
badan tersebut.

PENGUMUMAN LELANG
Cara yang dipakai untuk mengumumkan pelelangan sebuah proyek biasanya memakai iklan
di media massa yang ditujukan kepada publik
seperti misalnya lewat surat kabar, majalah
teknis profesi dsbnya.
Bila proyeknya bersifat internasional, maka
iklannya dibuat dalam bahasa inggris dan juga
lewat bantuan kedutaan asing yang ada.

TENDER TERBUKA
Tender Terbuka adalah tender yang diumumkan kepada publik, dimana pekerjaan proyek
tersebut dapat dikerjakan oleh umum. Tentunya oleh badan-badan yang sudah lulus prakwalifikasi. Biasanya tender terbuka dilakukan
oleh proyek-proyek pemerintah dan perusahaan swasta yang besar.

lanjut
Dalam undangan untuk tender terbuka yang diiklankan, disebutkan antara lain apa hakekat
pekerjaannya, siapa pemiliknya, dan siapa
pemberi dananya (misalnya dana proyek yang
dipinjam dari bank luar negeri). Para peminat
dapat mengambil dokumen tender dari proyek
yang akan dilelang dan setelah mempelajarinya sampailah pada tahapan yang ketiga yaitu
Rapat Penjelasan Pekerjaan.

TENDER TERTUTUP
Tender tertutup merupakan kebalikan dari tender terbuka, dimana pekerjaan yang akan dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh beberapa badan yang sudah dikenal dan memiliki kekhususan tersendiri (keahlian khusus yang belum dimiliki badan lain).
Pemberitahuannya lewat surat undangan/ secara lisan , lewat telepon dsbnya. Proyek konstruksi dgn cara tender tertutup ini banyak dilakukan oleh pihak swasta dan pemerintah yg
membangun proy yg sifatnya rahasia.

RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN

(AANWYZING)
Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka antara para peminat pekerjaan/calon kontraktor
dengan pihak pemilik. Dalam hal ini pemilik
diwakili oleh konsultan perencana. Biasanya
untuk proyek2 pemerintah rapat ini diselenggarakan oleh panitia pelelangan. Pembicaraan
berkisar kepada dua bidang yaitu bidang administratif dan bidang teknis proyek.

Bidang Administratif
Pada bidang administratif dijelaskan akan
persyaratan persyaratan yang tercantum
dalam dokumen tender seandainya terdapat
hal hal yang masih meragukan misalnya
tentang syarat2 pelelangan, bentuk surat
penawaran, referensi bank, NPWP dan lainlain.

Bidang Teknis
Pada bidang teknis proyek dijelaskan antara lain
modifikasi baru atau ukuran ukuran gambar
yang tidak cocok dengan yang tertulis dalam
spesifikasi teknis pelaksanaan, gambar2
konstruksi yang sulit dimengerti/dibaca serta
kesalahan2 tulis yang terjadi.

lanjut
Hasil dari pertemuan ini dibuatkan Berita Acara
Penjelasan (aanwijzing) dan ditanda tangani
oleh dua wakil dari calon peserta pekerjaan,
tergantung dari peraturan pelelangan
setempat. Dokumen Berita Acara ini kemudian
menjadi bagian yang mengikat sebagai
dokumen tender tambahan (addendum).

lanjut
Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan yg
pertama ini dirasakan belum menyelesaikan
semua masalah pelelangan dengan tuntas,
maka dapat diadakan pertemuan yang kedua.
Biasanya hal itu dapat terjadi setelah diadakan
peninjauan ke lapangan oleh calon peserta.
Peninjauan ke lapangan oleh calon kontraktor
sebelum mereka membuat penawarannya
amat penting artinya. Banyak hal2 yang tdk
dpt dilihat dg jelas di lapangan.

PEMBUKAAN TENDER (BIDOPENING)

Pada hari yang telah ditentukan, semua calon
peserta membawa penawarannya dan
dimasukkan ke dalam kotak pelelangan yang
telah disediakan dan dilakukan sebelum
tender dibuka.
Pada jam yang telah ditentukan dimana
pemasukan surat2 penawaran dinyatakan
ditutup, barumasing2 amplop penawaran
dibuka satu persatu dihadapan yang hadir.

lanjut
Rekanan yang ikut dalam penawaran pekerjaan
pemborongan ini diharuskan untuk memberikan jaminan tender (Tender/Bid-Bond) kepada
pemilik.
Pada dasarnya jaminan ini merupakan pernyataan bahwa mereka sungguh2 dlm melakukan
pekerjaan ini dan bilamana mereka mengundurkan diri, maka jaminan tender tsb akan
masuk ke kantong Pemilik. Besarnya jaminan
berkisar 1 % - 3 % dr biaya total pek fisik proy.

PROSES EVALUASI TENDER

Pada proyek2 yang besar, kadang2 terdapat data
penawaran yang meragukan dan umumnya
calon kontraktor dimintai keterangan secara
tertulis (clarification letters).
Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu beberapa hari atau lebih. Sistem evaluasi bisa
bermacam-macam caranya dan umumnya cara yang banyak dipakai yaitu dg cara sistem
bobot/sistem skoring.

lanjut
Masing masing aspek dari calon kontraktor diberi nilai misalnya : metode kerjanya, peralatan
yang dipakai, kwalifikasi personil yang akan dipakai, bonafiditas perusahaan, harga penawarannya, kelengkapan administrasinya dan
lain-lain.
Calon kontraktor yang paling banyak mengumpulkan angka biasanya yang ditunjuk sebagai
calon pemenang.

PENETAPAN DAN PENUNJUKAN

PEMENANG
Untuk proyek2 pemerintah, berdasarkan hasil
evaluasi diatas, maka Panitia pelelangan menetapkan calon-calon pemenang yang diusulkan kepada instansi yang berwenang, yang kemudian menetapkan pemenangnya.
Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia Pelelangan mengumumkan hasilnya. Bila tidak ada sanggahan atau penolakan atau apabila semua sanggahan telah dijawab maka tugas panitia Pelelangan telah selesai.

Proyek Non Pemerintah

Calon peserta yang telah diputuskan untuk memenangkan tender ini oleh panitia evaluasi kemudian diberitahu secara tertulis, dan sifat
pemberitahuannya dapat terdiri dari dua hal
yaitu:
- Dengan memakai SPK (Surat Perintah Kerja).
- Dengan memakai Surat Pemberitahuan (Letter of Award) yang isinya menjelaskan bahwa
calon kontraktor telah menang.