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Processus dachat

et de vente

1/11/2015

Les processus d'achat et de vente

Dfinition

Cest lensemble des oprations qui permettent


lentreprise de disposer des biens et des services
ncessaires son activit quelle doit se procurer
lextrieur (par exemple des flux physiques, des
flux dinformation,...)

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Ce processus cherche optimiser:


le prix (appel doffres).
la qualit (une qualit excessive entrane des cots
inutiles).
les cots (lis aux achats ou au stockage).
les dlais (zro dlai).

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Les 6 tapes-cls du processus dachat

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tape 1 : le sourcing fournisseurs

Premire tape du
processus achats, la
recherche des fournisseurs
doit faire l'objet d'un travail
minutieux, notamment si le
besoin a volu et qu'il est
ncessaire de rechercher
de nouveaux partenaires.

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tape 1 : le sourcing fournisseurs

L'acte d'achat est le rsultat de plusieurs tches


oprationnelles ralises en accord avec la politique et la
stratgie achat. Tout au long de ce processus, l'acheteur se
doit d'tre l'coute de ses prescripteurs internes pour
cerner leurs besoins, grer les relations avec les
fournisseurs et anticiper les ventuels risques.

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tape 1 : le sourcing fournisseurs


processus mthodologiques

Le leadership des
acheteurs, leurs
comptences techniques et
le passif dans leur relation
avec les prescripteurs sont
extrmement variables au
sein dune mme
organisation et dune
organisation lautre.

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runir les acteurs lors dune


session ddie et sassurer que
les enjeux business de cette
collaboration sont compris et
que les valeurs ajoutes
respectives des acteurs le long
du process achat sont
clairement identifies des deux
cts.

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tape 1 : le sourcing fournisseurs


l'tape du sourcing fournisseurs, deux hypothses sont
possibles. Dans la premire, les fournisseurs pouvant
rpondre aux besoins font dj partie du panel de
l'entreprise. Dans ce cas, ils sont connus, valus et les
risques sont matriss. Dans la seconde hypothse, le
besoin a volu. Il faut se mettre en qute de nouveaux
fournisseurs grce des mthodes de sourcing et
d'homologation.

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tape 2 : Soigner son appel doffre

tape incontournable, l'appel


d'offres sera men par un acheteur
spcialis ou par l'acheteur leader,
selon l'organisation de la structure.
Petit rappel de la composition du
dossier...

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tape 2 : Soigner son appel doffre

Dans une dmarche traditionnelle d'appel d'offres, il convient de


dterminer quels collaborateurs auront la responsabilit du lancement.
L'quipe est compose diffremment selon les situations. Dans
une organisation achats centralise, l'acheteur spcialis concern par
le produit ou le service lance l'appel d'offres. Au sein d'une organisation
dcentralise forte, l'appel d'offres sera men par l'acheteur leader.
Lorsqu'il s'agit d'achats non stratgiques dlgus aux utilisateurs,
l'appel d'offres peut rester sous leur responsabilit.

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tape 2 : Soigner son appel doffre


La composition du dossier d'appel d'offres

une lettre d'introduction qui prsente le contexte de la consultation,


les objectifs viss et la date limite de retour des offres ;
un accus de rception que doivent retourner les fournisseurs en
tenant compte du dlai de rponse ;
un guide de l'appel d'offres qui donne les principes particuliers
rgissant son droulement ;
le cahier des charges des produits ou services ;
les termes et conditions de l'tablissement d'une relation d'affaires ;
un questionnaire afin de recueillir des informations gnrales sur le
fournisseur ;
un guide de rponses qui prcise les supports utiliser, les
formulaires-types, les dlais ;
des annexes, s'il y a lieu.
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tape 2 : Soigner son appel doffre

Tous ces documents sont envoyer aux fournisseurs, soit par courrier
postal, soit par e-mail. Nanmoins, les grandes entreprises utilisent le
plus souvent des portails lectroniques de gestion d'appels
d'offres.

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tape 3 : Dcortiquer les candidatures

Une fois l'appel d'offres lanc et les


candidatures reues, ces dernires
doivent faire l'objet d'une analyse
dtaille. Il convient tout d'abord de
dterminer des critres
liminatoires, avant de soumettre
une analyse plus dtailles les
offres restantes.

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tape 3 : Dcortiquer les candidatures


Premire tape de slection : les critres liminatoires

L'analyse des offres se droule gnralement en deux temps. La


premire tape de prslection s'effectue sur la base de critres
ayant un caractre liminatoire. Il peut s'agir d'une comptence
technique particulire, d'quipements industriels spcifiques ou
de la localisation gographique, etc.
Il est ainsi vident qu'un fournisseur de services de restauration
uniquement bas Agadir sera cart pour une prestation Tanger.
Les fournisseurs ayant franchi la premire tape proposent des
solutions a priori conformes au cahier des charges.

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tape 3 : Dcortiquer les candidatures


Deuxime tape : l'analyse multicritre

La seconde tape consiste faire une analyse multicritre des offres


restantes afin d'oprer le choix final. Cette analyse doit tre formelle
et explicite. Elle permettra de communiquer sur la dcision en interne
mais aussi vis--vis des candidats non retenus pour qu'ils soient plus
comptitifs l'avenir.

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tape 4 :Employer une bonne grille de lecture

Aprs la premire slection des


offres, plusieurs critres sont
retenus pour mener une analyse
plus pousse : certification, cot
global d'acquisition, conditions
commerciales... Cette analyse
permet galement de commencer
prparer la ngociation.

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tape 4 :Employer une bonne grille de lecture


La certification, un critre de qualit

Le premier critre de slection du fournisseur est la qualit du


produit ou du service achet, condition, bien entendu, que le
cahier des charges soit toujours bien respect. Il faut donc matriser
parfaitement le produit ou le service recherch. D'autant que les
entreprises apprcient de travailler avec des fournisseurs dont les
systmes de management et les pratiques qualit sont bien dfinis.
La certification sur une norme ISO ou CMMI (Capability Maturity
Model Integration, modle de maturit destin raliser l'valuation
du processus logiciel et conduire des niveaux de maturit) est
souvent recherche car elle dmontre la capacit de l'entreprise
rpondre aux besoins de ses clients de manire optimale.

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tape 4 :Employer une bonne grille de lecture


Veiller aux conditions d'acquisition

Le deuxime critre de slection est le cot global d'acquisition et


les conditions commerciales. L'acheteur assure la matrise de la
structure de cots de ses fournisseurs en demandant des chiffrages
dtaills.
Il faut que le prix du fournisseur soit comptitif par rapport aux
entreprises concurrentes. Les conditions de rglement
demandes doivent tre acceptables et les incoterms proposs
(modalits de la transaction) avantageux selon la situation
gographique.

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tape 4 :Employer une bonne grille de lecture


Veiller aux conditions d'acquisition
Le troisime aspect est le dlai. Il doit tre conforme au besoin et
matris. Dans un contexte o les plannings des entreprises sont de
plus en plus tendus, les dlais de livraison, de mise disposition, de
mise en service sont des critres-cls pour slectionner des
fournisseurs. Le candidat choisi dispose donc d'un systme
logistique lui permettant de livrer l'heure et, en cas de besoin,
tre capable de stocker.
Certains critres comme la facult d'adaptation, la scurit
financire ainsi que la prennit de l'entreprise sont galement
prendre en compte. Une fois les offres analyses sur la base de ces
lments, quelques fournisseurs sortent du lot et l'acheteur peut
engager les ngociations commerciales avec ceux qui rpondent le
mieux aux critres.
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tape 4 :Employer une bonne grille de lecture


Prparer la ngociation
La prparation de la ngociation peut se drouler en trois phases :
recueillir des informations sur le fournisseur, prparer
techniquement le dossier et laborer une stratgie de
ngociation. Avant de proposer une ngociation, il convient
d'obtenir des renseignements sur le fournisseur, le produit, le
service et le poids de l'achat raliser.
Pour un fournisseur homologu, l'acheteur dispose, en amont, de
certains lments sur ce dernier comme son march, l'historique
des achats prcdents, les valuations et les audits raliss. Pour
un nouveau fournisseur, les points principaux analyser sont sa
situation conomique, son positionnement concurrentiel, ses
prvisions d'activit et ses moyens de production.

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tape 5 :mener la ngociation

Aprs la slection des offres de


fournisseurs vient l'tape de la
ngociation. Dans le cadre d'une
premire ngociation avec un
nouveau fournisseur, l'acheteur doit
veiller gagner sa confiance et
lui donner envie de collaborer avec
lui.

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tape 5 :mener la ngociation

La premire ngociation est dcisive pour gagner le respect et la


confiance d'un fournisseur, mais c'est loin d'tre suffisant. L'acheteur
doit donner envie celui-ci de travailler avec lui plus qu'avec aucun
autre de ses clients. Si ce fournisseur est performant, et c'est
l'hypothse qui est faite en le recevant, cette envie le motivera pour
accepter des conditions commerciales exceptionnelles et donc pour
offrir l'acheteur un avantage de comptitivit significatif sur sa
concurrence.

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tape 5 :mener la ngociation


La prparation technique du dossier

Concernant le produit, il faut analyser les caractristiques principales,


les performances et son positionnement final. Il convient aussi de
connatre la part des achats de l'entreprise dans le chiffre d'affaires du
fournisseur, aussi appel taux de dpendance. Cela permettra d'valuer le
rapport de force et de s'en servir comme d'un levier.

La prparation technique du dossier consiste dterminer les clauses


ngocier et les objectifs atteindre. L'acheteur doit identifier les clauses
sur lesquelles il peut faire des concessions au vendeur. La dmarche
consiste hirarchiser les priorits dans les ngociations et se fixer
des objectifs la fois ralistes et ambitieux. Pour chaque point de la
ngociation, l'acheteur prpare des arguments afin de convaincre le
fournisseur d'amliorer son offre. Pour tre efficaces, les arguments
s'appuient ncessairement sur des faits, des donnes et des
dmonstrations.

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tape 5 :mener la ngociation


Deux approches de la ngociation
Plusieurs possibilits s'offrent l'acheteur. Soit il choisit d'aborder la
ngociation en bloc, en traitant toutes les clauses en mme temps,
soit il ngocie de faon squentielle. Cette dernire approche est
plus aise car l'acheteur ne passe la clause suivante qu'aprs
avoir atteint son objectif. Il est conseill de commencer par les
points les plus faciles pour finir par les plus dlicats. L'acheteur doit
mener les dbats et intervenir en premier, afin de prendre en main la
conduite de l'entretien qu'il ne lui faudra pas lcher.
La conclusion lui permet de rcapituler les accords ngocis
afin d'obtenir un assentiment explicite du vendeur. L'acheteur
procde enfin la rdaction d'un compte rendu que les deux parties
signent.
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tape 6 : Le lien juridique, le contrat


Dernire phase du processus achats,
la rdaction du contrat n'en est pas
moins une tape dlicate, durant
laquelle il faut rester vigilant afin
d'viter les mauvaises surprises une
fois l'engagement sign.
La rdaction du contrat est le rsultat
de la ngociation et intervient aprs le
choix final du fournisseur. C'est une
tape relativement simple, si les autres
se sont bien droules. Mais il faut
rester vigilant afin d'viter les
surprises, aprs la signature du
contrat.
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tape 6 : Le lien juridique, le contrat


La rdaction du contrat

La contractualisation consiste tablir un contrat d'achat ou un bon de


commande entre l'entreprise et le fournisseur. C'est un lien juridique
entre les deux parties. Ce document reprend tous les termes des
accords convenus lors de la ngociation.

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tape 6 : Le lien juridique, le contrat


La rdaction du contrat
Tout contrat doit contenir un certain nombre d'informations
indispensables.
Les parties ou contractants doivent tre mentionns en dbut du document : le
nom de l'entreprise qui achte, celui du fournisseur et leur adresse respective.

L'objet du contrat, c'est--dire le bien ou le service achet, doit y figurer.


La qualit requise y est aussi prcise, souvent en annexant un fichier qui
reprend le cahier des charges (dimension, matires...).

Le prix, la quantit, les dates de livraison, les pnalits de retard, les


incoterms (modalits de la transaction) et la garantie font l'objet d'une clause
spcifique. Une juridiction doit tre choisie pour rgler d'ventuels litiges. S'il y
a lieu, il convient de prciser s'il existe une procdure de suivi postcommande. Dans le cas d'un contrat long, la dure est ajoute, tout comme les
conditions de rupture ou de reconduction de contrat.
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tape 6 : Le lien juridique, le contrat

La signature du contrat ne peut intervenir qu'aprs acception du


contenu par les deux parties. Elle traduit leur engagement respecter
toutes les clauses du contrat.

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