BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di Era globalisasi yang serba modern ini, dimana semua perindustrian
semakin meningkat pesat seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan
teknologi terutama dalam bidang farmasi. Salah satunya adalah perusahaan besar
yang mendistribusikan obat dan alat kesehatan. Untuk memenuhi kebutuhan obat
dan alat kesehatan tersebut, maka sangat diperlukan suatu sarana yang dapat
menyalurkan obat dan alat kesehatan yaitu melalui Pedagang Besar Farmasi ( PBF
).
Pedagang Besar Farmasi adalah suatu usaha berbentuk badan hukum yang
memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran, perbekalan farmasi
dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Produk yang didatangkan dari produsen kemudian disimpan dalam
gudang untuk dilaporkan jumlahnya dan dicek kualitasnya oleh bagian gudang
dan kemudian disebarkan ke outlet-outlet atau pelanggan sesuai dengan pesanan.
Melalui system pendistribusian yang terkontrol hingga ketangan konsumen.
Diharapkan dapat membantu dalam peningkatan penjualan dan meminimalisasi
kecurangan penggunaan persediaan produk yang dijual, sehingga akan
memaksimalkan tingkat penjualan.

1.2 Kajian Teori Tentang PBF

1.2.1

Pengertian PBF
Menurut SK Mentri Kesehatan no: 243 / MENKES / SK / V / 1990

tentang PBF sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan kefarmasian dewasa ini,
maka ditetapkan Peraturan Menteri Kesehatan no:918 / MENKES / PER / X /
1993 bahwa PBF adalah badan hukum berbentuk perseroan terbatas atau koperasi
yang memiliki izin mengadakan penyimpanan dan menyalurkan perbekalan
farmasi dalam jumlah besar sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Menurut Menkes, dalam keputusan sebelumnya yakni Keputusan Menkes
No. 1191 Tahun 2002, Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan yang
memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi.
Penanggung jawabnya seorang Apoteker dan dibantu Asisten Apoteker.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) tidak boleh lagi mengimpor obat dari luar
negeri. Registrasi obat impor hanya boleh dilakukan industri farmasi dalam negeri
yang mendapat persetujuan tertulis dari industri farmasi di luar negeri. Ketentuan
ini

dituangkan

dalam

Keputusan

Menteri

Kesehatan

RI

1010/MENKES/PER/XI/2008 tanggal 3 November 2008 tentang Registrasi Obat.

Berdasarkan Permenkes No. 1010 Tahun 2008 tentang registrasi obat,
registrasi obat baik produksi dalam negeri, obat impor, obat khusus untuk ekspor,
maupun obat yang dilindungi paten hanya bisa dilakukan industri farmasi. Impor
obat diutamakan untuk obat program kesehatan masyarakat, obat penemuan baru
dan obat yang dibutuhkan tetapi tidak dapat diproduksi di dalam negeri.

Menurut Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 / Menkes /

Per / VI / 2011;
1. Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah perusahaan
berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,
penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
2.

PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk
melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat
dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

3.

Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB adalah
cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk
memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai persyaratan
dan tujuan penggunaannya.

4.

Kepala Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan, yang selanjutnya

disebut Kepala Balai POM adalah kepala unit pelaksana teknis di lingkungan
Badan Pengawas Obat dan Makanan.

5.

Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan, yang selanjutnya disebut

Kepala Badan adalah Kepala Badan yang tugas dan tanggung jawabnya di
bidang pengawasan obat dan makanan.

6.

Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal pada Kementerian Kesehatan

yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang pembinaan kefarmasian dan alat
kesehatan.

7.

Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di

bidang kesehatan.

2.1.2
a.

Tugas dan fungsi PBF

Tugas PBF
1)

Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmasi yang meliputi

obat, bahan obat, dan alat kesehatan.

2)

Sebagai sarana yang mendistribusikan perbekalan farmasi ke sarana

pelayanan kesehatan masyarakat yang meliputi : apotek, rumah sakit, toko
obat berizin dan sarana pelayanan kesehatan masyarakat lain serta PBF
lainnya

3)

Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan,

penyaluran, perbekalan farmasi sehingga dapat di pertanggung jawabkan
setiap dilakukan pemeriksaan. Untuk toko obat berizin, pendistribusian obat
hanya pada obat-obatan golongan obat bebas dan obat bebas terbatas,
sedangkan

untuk

Apotek,

rumah

sakit

dan

PBF

lain

melakukan

pendistribusian obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras dan obat keras
tertentu.
b. Fungsi PBF
1) Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi.
2) Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh tanah air
secara merata dan teratur guna mempermudah pelayanan kesehatan.
3)

Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan

penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.

4)

Sebagai penyalur tunggal obat-obatan golongan narkotik dimana PBF

khusus, yang melakukannya adalah PT. Kimia Farma.

5) Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.

1.3 Perundang-undangan Tentang PBF

Penyelengggaraan PBF Menurut Mentri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1148 / Menkes / Per / VI / 2011:
Pasal 13
(1) PBF dan PBF Cabang hanya dapat mengadakan, menyimpan dan
menyalurkan obat dan/atau bahan obat yang memenuhi persyaratan mutu
yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.
(2) PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi
dan/atau sesama PBF.
(3) PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan bahan obat dari industri farmasi,
sesama PBF dan/atau melalui importasi.
(4) Pengadaan bahan obat melalui importasi sebagaimana dimaksud pada ayat
(3) dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
(5) PBF Cabang hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan/atau bahan
obat dari PBF pusat.
Pasal 14
(1) Setiap PBF dan PBF Cabang harus memiliki Apoteker penanggung jawab
yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan,
penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 13.

(2) Apoteker penanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus
memiliki izin sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Apoteker penanggung jawab dilarang merangkap jabatan sebagai
direksi/pengurus PBF atau PBF Cabang.
(4) Setiap pergantian Apoteker penanggung jawab, direksi/pengurus PBF atau
PBF Cabang wajib melaporkan kepada Direktur Jenderal atau Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 6
(enam) hari kerja.
Pasal 15
(1) PBF dan PBF Cabang harus melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan
penyaluran obat dan/atau bahan obat sesuai dengan CDOB yang ditetapkan
oleh Menteri.
(2) Penerapan CDOB sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai
pedoman teknis CDOB yang ditetapkan oleh Kepala Badan.
(3) PBF dan PBF Cabang yang telah menerapkan CDOB diberikan sertifikat
CDOB oleh Kepala Badan.
Pasal 16
(1) Setiap PBF atau PBF Cabang wajib melaksanakan dokumentasi pengadaan,
penyimpanan, dan penyaluran di tempat usahanya dengan mengikuti
pedoman CDOB.
(2) Dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan secara
elektronik.

(3) Dokumentasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) setiap saat
harus dapat diperiksa oleh petugas yang berwenang.
Pasal 17
(1) Setiap PBF dan PBF Cabang dilarang menjual obat atau bahan obat secara
eceran.
(2) Setiap PBF dan PBF Cabang dilarang menerima dan/atau melayani resep
dokter.
Pasal 18
(1) PBF dan PBF Cabang hanya dapat menyalurkan obat kepada PBF atau PBF
Cabang lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(2) Fasilitas pelayanan kefarmasian sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
a. apotek;
b. instalasi farmasi rumah sakit;
c. puskesmas;
d. klinik; atau
e. toko obat.
(3) Dikecualikan dari ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PBF dan
PBF Cabang tidak dapat menyalurkan obat keras kepada toko obat.
(4) Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dan PBF Cabang dapat
menyalurkan obat dan bahan obat kepada instansi pemerintah yang
dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 19
PBF Cabang hanya dapat menyalurkan obat dan/atau bahan obat di wilayah
provinsi sesuai surat pengakuannya.
Pasal 20
PBF dan PBF Cabang hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras
berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau
apoteker penanggung jawab.
Pasal 21
(1) PBF dan PBF Cabang hanya dapat menyalurkan bahan obat kepada
industri farmasi, PBF dan PBF Cabang lain, apotek, instalasi farmasi
rumah sakit dan lembaga ilmu pengetahuan.
(2) Penyaluran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan surat pesanan
yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau apoteker penanggung
jawab.
(3) Dikecualikan dari ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) surat
pesanan untuk lembaga ilmu pengetahuan ditandatangani oleh pimpinan
lembaga.
Pasal 22
Setiap PBF dan PBF Cabang yang melakukan pengadaan, penyimpanan, dan
penyaluran narkotika wajib memiliki izin khusus sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Pasal 23

(1) Setiap PBF atau PBF Cabang yang melakukan pengubahan kemasan bahan
obat dari kemasan atau pengemasan kembali bahan obat dari kemasan
aslinya wajib melakukan pengujian laboratorium.
(2) Dalam hal dilakukan pengubahan kemasan atau pengemasan kembali bahan
obat sebagaimana dimaksud pada ayat (1), PBF atau PBF Cabang wajib
memiliki ruang pengemasan ulang sesuai persyaratan CDOB.
Pasal 24
Selain menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat
dan/atau bahan obat, PBF mempunyai fungsi sebagai tempat pendidikan dan
pelatihan.
Syarat gudang PBF Menurut Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148 / Menkes / Per / VI / 2011:
Pasal 25
(1) Gudang dan kantor PBF atau PBF Cabang dapat berada pada lokasi yang
terpisah dengan syarat tidak mengurangi efektivitas pengawasan intern
oleh direksi/pengurus dan penanggung jawab.
(2) Dalam hal gudang dan kantor PBF atau PBF Cabang berada dalam lokasi
yang terpisah maka pada gudang tersebut harus memiliki Apoteker.
Pasal 26
(1) PBF dan PBF Cabang dapat melakukan penambahan gudang atau
perubahan gudang.
(2) Setiap penambahan atau perubahan gudang PBF sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) harus memperoleh persetujuan dari Direktur Jenderal.

(3) Setiap penambahan atau perubahan gudang PBF Cabang sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) harus memperoleh persetujuan dari Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi.
Pasal 27
(1) Permohonan penambahan gudang PBF diajukan secara tertulis kepada
Direktur Jenderal dengan mencantumkan :
a. alamat kantor PBF pusat;
b. alamat gudang pusat dan gudang tambahan;
c. nama apoteker penanggung jawab pusat; dan
d. nama apoteker penanggung jawab gudang tambahan.
(2) Permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh
direktur/ketua dan dilengkapi dengan persyaratan sebagai berikut :
a. fotokopi izin PBF;
b. fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker calon penanggung jawab
gudang tambahan;
c. surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung
jawab;
d. surat bukti penguasaan bangunan dan gudang; dan
e. peta lokasi dan denah bangunan gudang tambahan.
(3) Permohonan penambahan gudang PBF Cabang diajukan secara tertulis
kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan mengikuti ketentuan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2).

Pelaporan kegiatan PBF Menurut Mentri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 1148 / Menkes / Per / VI / 2011:
Pasal 30
(1) Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3
(tiga) bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat
dan/atau bahan obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada
Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.
(2) Selain laporan kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Direktur
Jenderal setiap saat dapat meminta laporan kegiatan penerimaan dan
penyaluran obat dan/atau bahan obat.
(3) Setiap PBF dan PBF Cabang yang menyalurkan narkotika dan psikotropika
wajib menyampaikan

laporan bulanan penyaluran narkotika dan

psikotropika sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

(4) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dapat dilakukan
secara

elektronik

dengan

menggunakan

teknologi

informasi

dan

komunikasi.
(5) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) setiap saat harus dapat
diperiksa oleh petugas yang berwenang.

1.4 Persyaratan pendirian PBF

Menurut Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 / Menkes/ Per /
VI / 2011, syarat-syarat memperoleh izin pendirian PBF :
Pasal 4

(1) Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus memenuhi persyaratan

sebagai berikut:
a. berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi;
b. memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
c. memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai
penanggung jawab;
d. komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah
terlibat, baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran
peraturan perundang-undangan di bidang farmasi;
e. menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat
melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta
dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF;
f.

menguasai

gudang

sebagai

tempat

penyimpanan

dengan

perlengkapan yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang

disimpan; dan
g. memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain
sesuai CDOB.
(2) Dalam hal permohonan dilakukan dalam rangka penanaman modal,
pemohon harus memperoleh persetujuan penanaman modal dari instansi
yang menyelenggarakan urusan penanaman modal sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Pasal 5

Selain memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, PBF yang

akan menyalurkan bahan obat juga harus memenuhi persyaratan:
a. memiliki laboratorium yang mempunyai kemampuan untuk
pengujian bahan obat yang disalurkan sesuai dengan ketentuan
yang ditetapkan Direktur Jenderal; dan
b. memiliki gudang khusus tempat penyimpanan bahan obat yang
terpisah dari ruangan lain.
Pasal 6
(1) Terhadap permohonan izin PBF dikenai biaya sebagai penerimaan negara
bukan pajak sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Dalam hal permohonan izin PBF sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
ditolak, maka biaya yang telah dibayarkan tidak dapat ditarik kembali oleh
pemohon.
Pasal 7
(1) Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus mengajukan permohonan
kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan menggunakan
contoh Formulir 1 sebagaimana terlampir.
(2) Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon
penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administratif sebagai
berikut:
a. fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) / identitas direktur / ketua;
b. susunan direksi/pengurus;

c. pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak

pernah terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di
bidang farmasi;
d. akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan;
e. surat Tanda Daftar Perusahaan;
f. fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan;
g. fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak;
h. surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;
i. peta lokasi dan denah bangunan
j. surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab;
dan
k. fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.
(3) Untuk permohonan izin PBF yang akan menyalurkan bahan obat selain
harus memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus
melengkapi surat bukti penguasaan laboratorium dan daftar peralatan.
Pasal 8
(1) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1), Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi kelengkapan administratif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) dan ayat (3).
(2) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1), Kepala Balai
POM melakukan audit pemenuhan persyaratan CDOB.

(3) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
kelengkapan

administratif,

Kepala

Dinas

Kesehatan

Provinsi

mengeluarkan rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada

Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Balai POM dan
pemohon dengan menggunakan contoh Formulir 2 sebagaimana terlampir.
(4) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
persyaratan CDOB, Kepala Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil
analisis pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan
pemohon dengan menggunakan contoh Formulir 3 sebagaimana terlampir.
(5) Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi
sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4) serta persyaratan lainnya
yang ditetapkan, Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF dengan
menggunakan contoh Formulir 4 sebagaimana terlampir.
(6) Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), ayat (4), dan
ayat (5) tidak dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat
pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Balai POM dan Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi dengan menggunakan contoh Formulir 5 sebagaimana
terlampir.
(7) Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pernyataan
sebagaimana dimaksud pada ayat (6), Direktur Jenderal menerbitkan izin
PBF dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan

Provinsi, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Kepala Balai

POM.

BAB II
TINJAUAN TENTANG
PBF

2.1.1 Job description masing-masing bagian

1. ABM ( Area Businnes Manager )

Wewenang dan tanggung jawab:

Mengambil keputusan sepenuhnya
Mengambil kebijakan
Bertanggung jawab atas operasional perusahaan
Menjaga kerahasiaan perusahaan
Membina hubungan yang baik dengan karyawan
2. KSA ( Kepala Seksi Akutansi )
Menjaga kelancaran operasional perusahaan
Mempertanggung jawabkan laporan akutansi dan keuangan
Menjaga kerahasiaan perusahaan
Mengambil ahli saat ABM tidak ada ditempat
Membina kombinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan
Membagi dan mengatur tugas bawahan
KSA memiliki anggota-anggota yang dapat membantu proses operasional
perusahaan yaitu terdiri dari:
1)

KSSA ( Kepala Sub Seksi Akutansi )

2)

Divisi Akutansi terbagi antara lain:

a)

Data proses

Bertugas mereolase Sales Order (SO) yang masuk dari ECC dan
diproses sehingga sampai digudang

Mempelancar proses retur barang

Mempelancar atau memproses masuknya SO

 Bertanggung jawab kepada KSA dan ABM

Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan
b)

Staf klaim / GL
Bertugas memproses kembali data yang ditolak dari pusat
Mencek payment voucher ( jurnal Account )

c)

IT chanel
Tugasnya yaitu:
Mengatur jaringan yang dipakai PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
Memberbaiki segala kerusakan komputer yang dipakai

3) Devisi keuangan yang terbagi atas:

KSSK
a)

Fakturis
Menerima faktur dari tim expedisi yang telah dicek dengan surat jalan
internal
Fakturis melampirkan faktur asli dan pajak
Setelah distempel atau ditanda tangani fakturis menyerahkan ke pool
faktur untuk diproses selanjutnya

b)

Pool Faktur
Menerima semua faktur
Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar
Data tagihan diserahkan kekolektor untuk tagihan dalam kota
Data tagihan diserahkan persalesman untuk tagihan luar kota

c)

Kasir

 Menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor tunai atau giro
Menerima setoran dari sales secara tunai
Menerima pembayaran tunai dari tim expedisi yaitu driver dan loper
Mencek pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas
Membuat rekonsilasi BANK

Memasukkan atau mencek mutasi BANK ( Bank Danamon dan

Nagari) yang telah menetor uang tunai dari Rektorat

Menyimpan uang tunai dan cek giro membayar

Pengeluaran-pengeluaran sesuai payment Voucher yang sudah di

approve oleh pimpinan cabang, direktorat sales, dan akutansi

d)

Kolektor
Menagih pembayaran ke outlet-outlet jika sudah jatuh tempo
Outlet-outlet berkredit hanya jangka waktu 7 30 hari

3. ECC ( Enseval Custumer Care )

Tugas dan tanggung jawab:
Menerima orderan dari salesman
Memproses dan mencetak orderan yang masuk
Mengimput orderan yang masuk secara manual

Menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk

menanyakan orderan yang akan dipesan

Bertagung jawab langsung ke ABM

 Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan

4. Apoteker
Tugas dan tanggung jawab apoteker:
Menandatangani faktur penjualan, ship list, receipt, dan BAPB
Membuat surat pesanan psikotropika yang dilampirkan kepusat
Membuat laporan psikotropika ke Dinas Kesehatan Propinsi Sumbar
tembusan ke Badan Pengawasan Obat dan Makanan, tebusan ke Balai
POM Padang
Membuat laporan Dinamika obat
Mengecek suhu pada waktu yang telah ditentukan (suhu gudang dan
suhu chiller)
Arsip faktur dan surat pesanan
Mengecek stock psikotropika setiap hari
Bertanggung jawab pada ABM
5.

Kepala Gudang
Tugas dan tanggung jawab:
Bertanggung jawab kepada ABM

Bertanggung jawab atas persediaan barang digudang sesuai sistem

dan prosedur yang berlaku

Menata kerapian barang digudang dan tata letaknya

Memeriksa kedaluarsa produk dan melakukan penyisihan barang yang
expire date nya dekat, dan barang yang rusak

 Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun keamanan

dari pencurian dan bahaya lainnya

Bertanggung jawab terhadap operasional gudang mulai dari barang

masuk, barang keluar, penerimaan barang, penyimpanan barang, dan
penyusunan barang di gudang

Dibawah kepala gudang ada anggota-anggota yang ikut dalam

operasional gudang, yaitu:
1)

Wakil kepala gudang

Bertanggung jawab atas operasional gudang
Mengambil alih tanggung jawab kepala gudang jika berada di tempat.

2)

Admin
Mengentri picklist untuk dijadikan faktur
Membuat laporan selisih kanvas
Membuat laporan barang rusak
Membuat tanda terima retur barang rusak

3)

Picker
Tugas dan tanggung jawab:
Membuat laporan barang rusak
Mengambil barang yang diminta dalam Surat Orderan (SO)
Mengambil barang yang tukar guling
Menyiapkan barang sesuai permintaan

Menerima barang retur dari outlet, jika barang retur rusak maka
proses lanjutnya untuk dibuatkan laporan barang rusak, dan jika

barangnya masih baik maka dimasukkan kelocator masing-masing

sesuai barang
4)

Checker
Tugas dan tanggung jawab:
Mencek barang yang dikeluarkan oleh picker sesuai faktur, jika tidak
sesuai checker menginformasikan ke picker
Mencek barang yang akan dibawa tim expedisi sesuai dengan faktur
Mencek barang akan masuk kanvas
Menerima dan mencek barang masuk dari pusat maupun cabang
Membuat surat jalan ke expedisi

5)

Kepala Expedisi
Tugas dan tanggung jawab:
Memastikan semua faktur yang tercetak maupun yang terkirim secara
on time
Memastikan semua masalah admin di dalam devisi expedisi

Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraan

pada saat pengiriman barang

Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem dan

prosedur
Membuat dan mengatur rute pengiriman barang

Melakukan pengiriman barang sesuai outlet dan alamat yang tertera

pada faktur

Dibawah kepala expedisi ada anggota yang ikut dalam operasional tim
expedisi, yaitu:
a)

Admin Expedisi
Tugas Admin Expedisi:
Mengerjakan semua masalah di expedisi yaitu pembuatan surat jalan
Menyelesaikan surat jalan dan pengecekan faktur kembali
Membuat laporan triwulan, OTD (On Time Delivery) , insentive

b)

Loper yaitu tim expedisi yang mengantarkan barang menggunakan motor.

Produk yang di antar dalam jumlah yang sedikit, biasanya produk ethical,
untuk outlet dalam kota

c)

Driver yaitu tim expedisi yang mengantarkan barang menggunakan mobil

biasanya keluar kota, barang yang diantarkan dalam jumlah yang banyak,
biasanya barang produk ethical, consumer, dan CHB

2.2 Persyaratan Sebagai Pelanggan PBF

Syarat-syarat bagi outlet baru untuk berlangganan sebagai berikut:
a.

PBF

Syarat-syaratnya antara lain:

1) Surat Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
2) Izin Depertemen Kesehatan
3) KTP
4) Surat izin Kerja Apoteker
b. Apotek

Syarat-syaratnya antara lain:

1) Surat Izin Apotek
2) Surat Izin Kerja Apoteker
3) Harus ada surat Pasanan (SP)

2.3Kegiatan PBF
2.3.1 Pengadaan Obat / Alkes untuk kebutuhan PBF
Pada penerimaan barang diterima oleh penanggung jawab gudang dan
pada waktu menerima barang surat pengantar barang dan atau faktur barang.
Apabila tidak ada surat pengantar barang maka penanggung jawab gudang
tidak akan menerima barang yang dikirim tersebut, dan juga pada waktu
penerimaan barang perlu dicocokkan antara faktur dengan fisik barang juga
perlu dicek kebenarannya seperti spesifikasi, jumlah, dan sebagainya. Barang
langsung masuk gudang.
Setiap pengiriman barang dari pusat ke cabang disertai dengan surat
barang yang disebut dengan ship list yang berisi nama barang dan jumlah
barang, setelah sampai di cabang fisik barang dicocokkan dengan ship list.
Pemeriksaan dilakukan terhadap barang yang diterima antara lain:
a. Nama barang / obat dan jumlahnya
b. Spesifikasi dari barang / obat dan jumlahnya sesuai dengan kontrak,
misalnya:
Pabrik yang memproduksi
Bentuk dan kemasan
Penandaan pada kemasan dan sebagainya

 Mutu / kwalitas barang, seperti warna, kejernihan, tanggal kadaluarsa

(ED)
c. Sertifikat yang diminta dalam kontrak, termasuk hasil uji mutu yang
dipersyaratkan
d. Tanggal penerimaan
e. Pada pemeriksaan barang / obat-obatan tersebut harus diperhatikan sifatsifatnya, baik fisika dan kimia serta persyaratan penyimpanannya, agar
tidak ada barang / obat-obatan yang rusak selama proses pemeriksaan dan
penerimaan.
Setiap barang yang masuk atau datang dari pusat langsung dicatat
dikartu stok dan langsung dientry kedalam computer.

2.3.2

Penyimpanan Obat dan Alkes

Setelah melakukan penerimaan barang atau alat kesehatan yang telah
memenuhi syarat dan sesuai dengan spesifikasi maka barang atau alat kesehatan di
simpan ke gudang. Luas gudang yaitu 48 x 23 m. Di gudang juga dilengkapi
dengan monitoring suhu , pencatatan suhu ini akan diperiksa oleh Badan POM.
Suhu ini akan dapat bermasalah jika suhu tidak sesuai dengan obat atau barang
karena ini akan dapat mempengaruhi kestabilan obat, khususnya obat-obatan
yang suhunya telah ditetapkan, terutama barang ethical.
Waktu penyimpanan barang / obat hendaklah diperhatikan petunjukpetunjuk / syarat-syarat yang telah ditetapkan untuk menyimpan barang / obat
tersebut, agar tetap stabil dan tidak rusak karena penyimpanan yang salah, seperti:
a. Sesuai dengan sifat fisika dan kimianya

b. Sesuai dengan jenisnya

c. Menurut bentuk sediaan
d. Penyusunan barang berdasarkan prinsipal
e. Penyusunan barang berdasarkan sistem FEFO
f.

Penyusunan barang di letakkan dalam palet-palet ditiap locator,

berdasarkan nomor dan abjad

g. Tiap-tiap palet dan locator barang masing-masing ada penanggung jawab

h. Barang yang rusak atau kemasan penyot dikembalikan ke gudang dan
diletakkan terpisah
i.

Barang yang expire date 3 bulan terakhir atau yang sudah dekat
kedaluarsanya ditarik oleh gudang dan dimusnakan

j.

Jangan menyimpan barang / obat-obatan langsung diatas lantai, dan

hindarkan dari cahaya matahari langsung, karena akan mempercepat
kerusakan.
Pada waktu penyimpanan barang harus diperhatikan kondisi gudang,

dimana kondisi gudang yang baik sebagai berikut:

a.

Lantai rata, tidak licin, dan kedap air

b. Dinding, minimal 20 cm diatas lantai harus kedap air.

c.

Luas ruangan cukup

d. Atap tidak bocor

e.

Punya langit-langit / loteng yang mudah dibersihkan

f.

Ventilasi cukup

g.

Punya sarana penyimpanan yang menandai seperti rak obat, lemari

pendingin, ruang yang punya AC dan lain-lain.

h. Punya lemari khusus untuk penyimpanan psikotropika

i.

Penyinaran yang cukup

j.

Punya sumber air yang memenuhi syarat sebagai air minum

k. Mempuyai pengamanan gudang

Di gudang ada tiga macam suhu:
1) Suhu Ambience
Ruangan atau tempat yang bersuhu 25 - 35oC, di tempat ini terdapat
barang-barang yang dijual bebas atau barang comsumer.
2) Suhu Chiller
Tempat yang berada 2-8oC, di tempat ini di letakkan obat-obat tertentu
yang suhunya harus dicek setiap waktu dan sesuai, antara lain:

Vaksin ( letakkan tidak boleh di gabungkan dengan obat lain )

Suppostoria

Ovula

Dll

3) Suhu Cool Room

Tempat yang bersuhu < 25oC, di tempat ini banyak jenis obat-obatan dan
alat-alat kesehatan lainnya. Setiap barang orderan barang di ruangan Cool
Room harus ada Surat Pesanan (SP) khususnya barang OKT wajib
memiliki Surat Pesanan.

Diruangan Cool Room ada tempat penyimpanan obat psikotropika yang

tersimpan Khusus dilemari OKT, yang isinya ada 4 macam item obat antara lain:
Zipraz
Fortanest
Danalgin
Cliad
Barang OKT ini harus memakai Surat Pesanan (SP) dan dicek fisik
barang dengan kartu stock setiap hari oleh Apoteker sebagai penanggung
jawabnya.
Di gudang ada 3 proses, yaitu:
1) Proses In Bound yaitu proses penerimaan
2)

Proses Werhausing yaitu proses yang dilakukan atau dikerjakan segala

sesuatu digudang seperti: menstock barang, pindah barang, pengecekan
barang

3)

Proses Out Bound yaitu proses pengeluaran barang atau serah terima
barang

2.3.3

Pendistribusian Obat dan Alkes

Barang keluar merupakan permintaan orderan dari cabang lain, ke Rumah
Sakit, Apotek, Toko-toko, dan Mini Market.
Cara pendistribusian barang antara lain:
a. Pendistribusian secara umum
1)

Outlet bisa memesan barang langsung melalui via telephone kepada ECC

2)

Salesman yang berkunjung langsung ke outlet untuk melakukan orderan,

lalu salesman mengirimkan orderan dari outlet kepada ECC melalui PDA
yang telah diprogam pada handphone salesman. Pemesanan barang-barang
PHARMA harus menggunakan Surat Pesanan (SP) dan obat psikotropika
harus menggunakan Surat Pesanan khusus

3)

Lalu bagian ECC mengentry orderan di komputer, hasil entrynya berupa

Surat Orderan (SO)

4)

Jika tidak ada masalah dengan outlet maka secara otomatis data pesanan
yang telah di entry oleh ECC akan langsung ke gudang

5)

Apabila pending, ditanda tangani supervisor baru dibawa ke ABM/KSA

kemudian kebagian Aproved. Apabila order langsung ditanda tangani DSS
ETH baru kebagian Aproved.

6)

Data proses mengimput SO (sales Order) untuk sampai ke gudang secara

otomatis

7)

Dan komputer memproses secara otomatis tentang ketersediaan barang.

Jika barang tidak tersedia maka akan keluar Surat Pesanan Tidak
Terpenuhi yaitu surat yang dikeluarkan jika barangnya yang diminta
sedang habis atau stok sedang kosong.

8)

Surat Orderan (SO) disebut juga dengan picklist sampai digudang terdiri
dari 2 lampir.

9)

Dilakukan picking barang oleh picker

10) Setelah picker selesai melakukan picking barang diletakkan di masingmasing tempat, ada yang dalam kota dan luar kota, dan diselipkan copy
picklist untuk proses pengecekan barang
11) Pick list yang asli diserahkan ke admin faktur untuk difakturkan dan
ditanda tangani oleh apoteker
12) Yang harus dicek oleh checker yaitu nama barang, no batch, kadar,
jumlah barang, dan outlet yang dituju.
b. Pendistribusian Secara Khusus
Diutamakan terhadap produk-produk yang memerlukan suhu dibawah
suhu

kamar,

biasanya

pengantaran

untuk

produk-produk

tersebut

membutuhkan alat pendingin sejenis stereoform dengan menambahkan es

gell/dryes yang akan mempertahankan suhu pada produk tersebut dalam batas
waktu tidak lebih dari 2 jam pengantaran.
c.

Pendistribusian kanvas
Orderan dilakukan melalui salesman yang keluar kota dengan
menggunakan mobil box. Adapun tata cara pendistribusian kanvas antara lain:
1)

Sebelum kanvas melakukan perjalanan, harus ada rencana kanvas yaitu

beberapa banyak barang yang akan dibawa

2)

Jika ada pemesanan diluar kota maka salesman memfax ke Enseval

cabang untuk pengiriman barang

3)

Biasanya barang-barang didistribusikan oleh kanvas adalah barang-barang

kosmetik, makanan dan minuman

4)

Kanvas dimulai hari senin dan kembali hari jumat sore.

2.3.4

Pengiriman Barang
Pengiriman barang dilakukan oleh tim expedisi. Adapun cara pengiriman
barang yang dilakuakan antara lain:
1)

Setelah faktur tercetak maka admin expedisi membuat surat jalan untuk
tim expedisi ( driver atau loper)

2) Kemudian tim expedisi mengambil barang ke gudang yang sesuai dengan

faktur outlet
3) Kemudian tim expedisi mengantar barang ke outlet
4)

Setelah barang diserahkan, faktur ditanda tangani dan distempel oleh

outlet. Jika outlet memesan barang secara kredit maka faktur yang bewarna
biru diserahkan ke outlet tetapi bila menggunakan sistem Cash On
Delivery (COD) maka faktur asli diserahkan ke outlet.

5) Kemudian tim expedisi kembali ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk

dengan membawa sisa fakturnya dan diserahkan ke bagian Administrasi
expedisi untuk dicocokkan sesuai dengan surat jalan dan faktur harus
kembali dihari yang sama.
6)

Untuk pengiriman barang keluar kota, lama pengiriman pesanan 1 hari

setelah pemesanan.. Jika ada outlet yang membutuhkan barang dalam
waktu yang cepat, maka pengiriman menggunakan jasa pengiriman travel
dengan biaya ditanggung oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk /
outlet

2.3.5

Mekanisme Pembayaran

Sistem pembayaran ada beberapa macam:

1)

Tunai (sebuah sistem pembayaran yang dilakukan menggunakan batas

waktu pembayaran 3 hari)

2) Kredit
Pola pembayaran kredit terbagi:
-

Kredit 7 hari

Kredit 14 hari

Kredit 21 hari

Kredit 30 hari

3) COD (Cash on Delivery) yaitu pembayaran langsung

4)

Tender (biasanya dengan harga yang lebih murah dari harga penjualan
biasa)

2.3.6

Administrasi

Proses administrasi barang yang telah keluar melalui beberapa tahap:

1) Setelah tim expedisi kembali mengantarkan barang, faktur diserahkan ke
admin expedisi dan dicocokkan dengan surat jalan dan ditanda tangani
oleh kepala expedisi
2) Setelah selesai diproses di expedisi faktur beserta surat jalan diserahkan ke
fakturis
3) Fakturis melampirkan faktur asli dengan surat pajak
4)

Setelah selesai di proses oleh fakturis faktur diserahkan ke pool faktur

untuk proses selanjutnya

5)

Pool faktur menerima semua faktur dan menginput didata tagihan yang
nanti akan dibawa kolektor untuk ditagih ke outlet-outlet jika jatuh tempo

6) Kasir menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor

7) Kasir mengimput ke komputer untuk melaksanakan pelunasan
8) Pembayaran juga dapat melalui giro, cek, transfer ke rekening perusahaan,
dan secara tunai melalui loper atau driver.
2.3.7

Laporan

2.4.7.1

Laporan obat

Macam-macam laporan yang dibuat adalah:

1)

Laporan psikotropika

2)

Laporan insentive

3)

Laporan OTD

4)

Laporang barang rusak

5)

Laporan triwulan yaitu laporan semua barang (laporan Dinamika Obat)

6)

Laporan alat kesehatan

2.3.7.2 Laporan keuangan

Arus data yang membentuk laporan keuangan
1)

Dari dokumen penerimaan barang dan dokumen pengeluaran barang

2)

Dari dokumen tersebut barulah kita bisa membuat Sales Order dan
Delivery Order

3)

Barulah terbentuk

Faktur
o Reguler

o Kanvas
o Tender

Retur
o Reguler
o Kanvas
o Tender

2.3.7.3

DN (Debet Nota) / CN (Credit Nota) discount

4)

Lalu dibuat Receipt Voucher, Payment Voucher, dan Daftar Tagihan

5)

Setelah itu data di dikumpulkan dalam bentuk jurnal

6)

Kemudian dimasukkan kedalam buku besar

7)

Barulah didapat laporan laba / rugi yang terlihat pada neraca

Laporan pajak
Pelaporan pajak berupa PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dilakukan langsung
oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat. Pelaporan pajak yang
ilakukan di cabang yaitu pajak penghasilan (PPh) yang ada dua macam yaitu
Pasal 21 (pajak penghasilan) dan pasal 23 (pajak jasa).

BAB III

PEMBAHASAN

PBF merupakan Pedagang Besar Farmasi yang berbadan hukum dan memiliki
izin untuk pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perbekalan farmasi.
Sistem manajemen dan akutansi yang ada di PBF telah sesuai dengan teori manajemen
pengadaan farmasi dan akutansi yaitu sistem pendistribusian, sistem penyimpanan, dan
sistem pelaporan. Untuk pelaporan Obat Psikotropika dilakukan sekali sebulan,
sedangkan untuk barang Konsumer dilakukan tiga bulan sekali.
PBF memiliki 2 jenis produk kembalian yaitu:
1. Produk BAD, untuk produk yang rusak ataupun yang expire nya dekat
2.

Produk GOOD, untuk produk yang ditarik dari outlet karena berbagai alasan
misalnya: outletnya tutup atau outlet tidak bisa melunasi hutang ke PBF.

Tanda Terima Retur Barang (TTRB)

kelengkapan TTRB:
o

No. Faktur

Nama Outlet

Nama Penjaja Description

Costumer ID

Kode Salur

Kode Produk

Description

Quality

Harga Produk

Batch Number

Alasan Retur

Tanda Tangan Supervisor

DAFTAR PUSTAKA
1. Departemen Kesehatan RI., Pedoman Cara Distribusi Yang Baik, 2004
2. Health Sciences Authority (HSA), Guidance Notes on Good Distribution Praktices,
Januari 2005.
3. PT. Enseval Putra Megatrading Tbk., Pengalaman Distribusi dan Good Distribution
Practice.
4. PT. Unilever Indonesia Tbk., Petunjuk Penyimpanan dan Perlakuan terhadap Produk
dalam Rantai Distribusi, 2003.