PREMIO AL MEJOR SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS DE EDUCACIN SUPERIOR - 2010

RESULTADOS DE EVALUACIN

NOMBRE IES:
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA-ESAP
FECHA DE EVALUACIN
2010/11/17-19
NOMBRE EVALUADOR
JOSE FERNANDO PEA BUITRAGO

RESULTADOS GENERALES
No.

COMPONENTES

PUNTAJE
OBTENIDO
5.00

PORCENTAJE
PARTICIPACIN
5%

RESULTADO
FINAL
0.25
0.24

Sistema de gestin de la calidad

Gestin documental

4.80

5%

Responsabilidad de la direccin

4.82

10%

0.48

Gestin de recursos

4.76

5%

0.24

Planificacin para la prestacin del servicio

5.00

10%

0.50

Relacin con el cliente

4.68

5%

0.23

Diseo y desarrollo

5.00

5%

0.25

Adquisiciones de bienes y servicios

4.36

5%

0.22

Produccin y prestacin del servicio

5.00

15%

0.75

10

Control de los equipos de seguimiento y medicin

5.00

5%

0.25

11

Seguimiento y medicin

4.92

10%

0.49

12

Control del servicio no conforme en educacin

5.00

10%

0.50

13

Anlisis de datos

5.00

5%

0.25

14

Mejora

5.00

5%

0.25

68.34

100%

TOTAL
ABSOLUTO

4.90
98.08%

PORCENTAJE

RESULTADOS GENERALES
2.2.1

Sistema de gestin de la calidad

ITEM
ESPECIFICACIN
1
La Institucin ha identificado los procesos que le permiten cumplir su
misin (estratgicos, apoyo, control, acadmicos, financieros y de
gestin a la comunidad)
2
Los procesos identificados permiten la determinacin de la secuencia y
la interaccin de los mismos de forma clara y sencilla.
3
La institucin ha establecido criterios y mtodos para garantizar la
eficiencia y eficacia de los procesos identificados en su control y
operacin.
4
Hay disponibilidad de informacin y recursos para apoyar la operacin
y el seguimiento de estos procesos.
5
La institucin ha realizado el seguimiento, la medicin cuando es
aplicable y el anlisis de los procesos.
6
Se han definido las acciones necesarias para alcanzar lo planificado y
la mejora continua de los procesos identificados.
7
La Institucin gestiona los riesgos identificados, ha evaluado los
controles propuestos y ha actualizado los riesgos que pueden afectar
la satisfaccin del cliente o el logro de los objetivos.

PORCENTAJE
10%

CALIFICACION

RESULTADO

0.5

10%

0.5

10%

0.5

10%

0.5

10%

0.5

10%

0.5

10%

0.5

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RESULTADOS DE EVALUACIN

8
9
10

La institucin ha realizado el anlisis cuantitativo de los riesgos y esta

informacin hace parte de la planeacin estratgica y financiera de la
institucin.
La Institucin ha identificado los controles dentro del SGC para
asegurar que los procesos que afectan la conformidad del servicio y
que ha optado por entregar a terceros estn controlados.
. Los controles establecidos para los procesos contratados con
terceros permiten evaluar si stos dan cumplimiento a las
disposiciones legales vigentes y de los requisitos especificados por la
institucin.
TOTAL

10%

0.5

10%

0.5

10%

0.5

100%

5%

2.2.2 Gestin documental

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

La institucin cuenta con la documentacin necesaria (incluidos los registros

pertinentes) para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGC.

5%

0.25

La institucin cuenta con documentacin (manuales, procedimientos,

instructivos, guas, protocolos), para asegurar la eficaz planificacin operacin
y control de los procesos definidos:
Se han documentado los procedimientos exigidos por esta norma (Control de
documentos, control de registros, control del producto no conforme, acciones
correctivas, acciones preventivas, auditoras internas de calidad).

5%

0.25

5%

0.25

La institucin ha evaluado la eficacia y eficiencia en el uso y control de los

documentos con criterios tales como la funcionalidad, la facilidad de uso,
requisitos actuales y futuros, con relacin a la gestin del conocimiento, la
comparacin con sistemas de documentacin de otras organizaciones y el
enfoque hacia las partes interesadas.
La institucin estableci y mantiene un manual de Calidad que incluye:

10%

0.5

5%

0.25

10%

0.5

5%

0.25

5%

0.25

5%

0.25

Los registros proporcionan evidencia de la conformidad, eficiencia, eficacia y

efectividad del sistema de gestin de la calidad.
Existe un procedimiento documentado para la identificacin, almacenamiento,
recuperacin, proteccin, tiempo de conservacin, y disposicin de los
registros.
Se han identificado e implementado las disposiciones legales que le sean
aplicables a la institucin sobre el control de los registros (Ley de archivos)

10%

0.3

5%

0.25

10%

0.5

La institucin cumple con los tiempos establecidos para la retencin y

disposicin de los registros.
La institucin garantiza la confidencialidad de la informacin de los registros
educativos y de los estudiantes.

10%

0.5

10%

0.5

6
7

10
11

12

13
14

* El alcance del SGC,

* las exclusiones y su justificacin,
* Los procedimientos obligatorios o la referencia de los mismos y,
* La descripcin de la interaccin de los procesos definidos.
El manual de calidad es coherente con los Objetivos Organizacionales y con el
Plan Educativo Institucional PEI.
El manual de calidad permite identificar cmo la institucin da cumplimiento a
los requisitos normativos establecidos en la NTC GP 1000 y las disposiciones
legales y reglamentarias aplicables.
La institucin cuenta con un procedimiento documentado que asegure que los
documentos del sistema de gestin de calidad se actualicen permanentemente
y estn disponibles para su uso.
La institucin cuenta con un procedimiento documentado que describe el
mecanismo para elaborar, editar, revisar, aprobar los documentos internos,
controlar los documentos de origen externo y los documentos obsoletos.

TOTAL

100%

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4.8

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RESULTADOS DE EVALUACIN

2.2.3 Responsabilidad de la direccin

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

La Direccin de la institucin ha establecido mecanismos y estrategias de

comunicacin y participacin para la divulgacin de la importancia de cumplir
con los requisitos de los clientes, as como los legales y reglamentarios.

3%

0.15

La Direccin ha identificado las necesidades y expectativas de los clientes y

partes interesadas en su rea de influencia.
La identificacin de los requisitos y expectativas de las partes interesadas de la
institucin incluye:

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

5%

0.25

5%

0.25

3%

0.15

7
8
9
10

11

12
13

14

Clientes y Usuarios

Funcionarios de la Institucin

Dueos e Inversionistas

Proveedores

La sociedad, la Comunidad y el sector productivo

La poltica de calidad es coherente con el direccionamiento estratgico (Misin,
Visin, Valores), los principios institucionales, y con el servicio de acuerdo con
su proyecto educativo institucional.
La poltica de calidad es consistente con las dems polticas de la institucin, la
reglamentacin gubernamental. As mismo cuenta con un enfoque hacia la
eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de Calidad y la
satisfaccin de los clientes por medio del cumplimiento de los requisitos y la
mejora continua.
La direccin de la institucin asegura que la poltica de calidad sea
implementada, entendida y mantenida por todos los actores de la comunidad
educativa, incluidos los directivos, docentes, personal administrativo y de
servicios, independiente de la vinculacin y tiempo de dedicacin.
La poltica de calidad ha sido revisada peridicamente para verificar su
adecuacin a la actualidad de la institucin.
Los objetivos de calidad son coherentes con la poltica de calidad y estn
orientados a la mejora continua del SGC.
Los objetivos de calidad cuentan con metas, plazos, responsables y acciones
concretas para garantizar el logro de los mismos.
Dentro de los objetivos de calidad se han incluido objetivos enfocados al
proceso de enseanza y aprendizaje de los estudiantes, los servicios
complementarios y de apoyo a la labor pedaggica.
La Direccin de la institucin asegura que los objetivos de calidad se
comuniquen a todo el personal de tal manera que stos puedan contribuir a su
logro.
Los objetivos de calidad han sido revisados y actualizados de acuerdo con su
poltica de calidad y con la actualidad de la institucin.
Se han establecido directrices por parte de la direccin de la institucin con el
fin de mantener la integridad del SGC cuando se planifiquen e implementen
cambios en ste.
La alta direccin de la institucin ha definido la responsabilidad y autoridad
dentro del SGC que permita la contribucin al logro de los objetivos.

15

Dentro de la definicin de las responsabilidades y autoridades se ha incluido la

de los estudiantes, padres de familia, personal directivo, docente, administrativo
y de servicio, consejos acadmicos y directivos, entre otros.

3%

0.15

16

La alta direccin asegura que las responsabilidades y autoridades definidas son

comunicadas al interior de la institucin y las partes interesadas.

3%

0.15

17

El representante de la Direccin de la Institucin hace parte de la Direccin, se

ha notificado oficialmente y es reconocido dentro de la institucin.

9%

0.45

18

El representante de la Direccin es el responsable y tiene la autoridad para

asegurar que se establezcan, implementen y se mantengan los procesos
necesarios para el sistema de gestin de la calidad.

3%

0.15

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RESULTADOS DE EVALUACIN

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

Los canales de Comunicacin internos permiten una comunicacin oportuna y

precisa de los distintos beneficiarios.
Dentro de las actividades de comunicacin interna se incluye los resultados de
la medicin de los objetivos de calidad, la autoridad y responsabilidad definidos,
la difusin de la poltica y objetivos de calidad, los requisitos y expectativas de
los clientes y partes interesadas, entre otros.

3%

0.15

3%

0.15

24

La alta direccin de la Institucin ha llevado a cabo la revisin peridica para

verificar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del SGC.

3%

0.03

25

Dentro de la revisin por la direccin se incluyen la evaluacin institucional,

propuestas de cambio y planes de mejora, anlisis de cambio del entorno y de
los riesgos, as como la poltica y objetivos de la calidad.

3%

0.15

26

Como informacin de entrada de la revisin por la direccin adicional a lo

establecido en la norma se incluyen entre otros: los resultados de aprendizaje
de los estudiantes por medio de evaluaciones internas o externas, informacin
relativa con la desercin, repitencia, retencin, las evaluaciones institucionales
internas, los estudios comparativos con otras instituciones, el grado de
cumplimiento del perfil del egresado, informacin de los egresados, resultados
de las auditoras interna y externas, informes de la contralora y del ndice de
transparencia nacional (cuando aplique).

3%

0.09

27

Los resultados de cada revisin incluyen decisiones sobre la mejora de la

eficacia del sistema de gestin de la calidad y sus procesos.
Los resultados de cada revisin incluyen decisiones sobre la mejora del
producto con relacin a los requisitos del cliente.
Los resultados de cada revisin incluyen decisiones sobre las necesidades de
recursos.
Los resultados de cada revisin incluyen medidas que controlen los riesgos
relacionados con la prestacin de los servicios y el sistema de gestin de
calidad.

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

3%

0.15

19

20

21

22
23

28
29
30

El representante de la Direccin es el responsable y tiene la autoridad para

informar a la direccin sobre el desempeo del sistema de gestin de la calidad
y de cualquier necesidad de mejora.
El representante de la Direccin es el responsable y tiene la autoridad para
asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los
clientes en todos los niveles de la organizacin.
Se han establecido procesos de comunicacin apropiados al interior de la
organizacin considerando la eficacia del sistema de gestin de la calidad.

TOTAL

100%

4.82

2.2.4 Gestin de recursos

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

La institucin ha establecido mecanismos para identificar, adquirir y disponer de

los recursos necesarios para la realizacin de los procesos identificados, as
como incrementar la satisfaccin de los clientes.

6%

0.3

La institucin verifica continuamente que el personal que desempea los

diferentes cargos son competentes de acuerdo con los requisitos de educacin,
formacin, habilidades y experiencia apropiadas, de acuerdo con el carcter del
cargo (docente, administrativo, directivo, entre otros) y los requisitos definidos
en el marco legal.
Se han establecido procesos para la gestin del talento humano con el fin de
mantener y mejorar las competencias del personal de la institucin.

10%

0.5

10%

0.5

Se han determinado mecanismos para el establecimiento de las competencias

necesarias para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del
servicio.

8%

0.4

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RESULTADOS DE EVALUACIN

5
6
7

9
10

11

12
13
14
15

Se han establecido acciones para la seleccin, induccin, reinduccin y

evaluacin del desempeo del personal de la institucin.
Se proporciona la formacin o se toman otras acciones para lograr la
competencia necesaria cuando as se requiere.
Se evalan las acciones tomadas, en trminos del impacto en la eficacia,
eficiencia o efectividad del sistema de gestin de la calidad de la institucin.

6%

0.3

6%

0.3

6%

0.3

Se concientiza al personal de la institucin de la pertinencia e importancia de

sus actividades y cmo ellos contribuyen a la consecucin de los objetivos de
calidad.
Se tienen registros de la educacin, formacin, habilidades y experiencia del
personal de la institucin.
Se ha determinado y se mantiene la infraestructura necesaria para el
funcionamiento normal de los procesos incluidos en el SGC, as como para
lograr la conformidad del servicio.
La infraestructura incluye aulas corrientes, aulas especializadas, laboratorios,
bibliotecas, espacios para la recreacin y el deporte, oficinas y espacios para la
atencin de los clientes, recursos didcticos y tecnolgicos para la enseanza,
servicios asociados (comunicaciones, transporte, vigilancia, cafeteras,
restaurantes, salud y otros), equipos hardware y software, servicios pblicos y
planes de contingencia para estos; que se requieren para lograr la conformidad
de los requisitos del servicio.

6%

0.3

6%

0.3

6%

0.3

6%

0.3

6%

0.18

6%

0.3

6%

0.3

6%

0.18

Se hace mantenimiento con enfoque preventivo a la infraestructura para lograr

la conformidad con los requisitos del servicio.
Se identifican las condiciones del ambiente de trabajo necesarias para lograr la
conformidad con los requisitos del producto y/o servicio
Se gestionan las condiciones del ambiente de trabajo necesarias para lograr la
conformidad con los requisitos del producto y/o servicio
La identificacin y gestin del ambiente de trabajo contempla aspectos
relacionados con la seguridad de los estudiantes

TOTAL

100%

4.76

2.2.5 Planificacin para la prestacin del servicio

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

Estn planificados los procesos necesarios para la realizacin del producto o la

prestacin del servicio (procesos misionales)
Los procesos misionales se desarrollan de acuerdo con lo planificado.

10%

0.5

12%

0.6

12%

0.6

12%

0.6

12%

0.6

12%

0.6

15%

0.75

15%

0.75

2
3
4
5
6

7
8

La planificacin de estos procesos es consistente con los requisitos de los otros

procesos del sistema de gestin de la calidad (4.1)
La institucin ha determinado los objetivos de calidad para la prestacin del
servicio.
La institucin ha determinado procesos documentados y proporciona recursos
especficos la prestacin del servicio.
La institucin ha determinado las actividades de verificacin, validacin,
seguimiento, inspeccin y ensayos especficos para la prestacin del servicio y
los criterios para su aceptacin.
La institucin ha determinado los registros necesarios para evidenciar que los
procesos misionales y el servicio cumplen con los requisitos.
La planificacin de la prestacin del servicio se ha realizado para cada uno de
los programas que presta la institucin.

TOTAL

100%

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RESULTADOS DE EVALUACIN

2.2.6 Relacin con el cliente

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

La institucin ha identificado las necesidades y expectativas de los clientes y

partes interesadas y las ha transformado en requisitos, caractersticas o
condiciones a cumplir.
Dentro de la identificacin de los requisitos se han tenido en cuenta: los
requisitos legales y reglamentarios, los especificados por el cliente, los
implcitos y los de la institucin.
La institucin asegura la confirmacin de la aceptacin de los requisitos y
condiciones para la prestacin de los servicios educativos antes de suscribir la
matrcula.
La institucin asegura el conocimiento del manual de convivencia y/o
reglamento estudiantil al momento de la matrcula y posterior a esta.
El manual de convivencia y/o reglamento estudiantil incluye aspectos que
regulen la convivencia en el establecimiento, derechos y deberes dentro de la
institucin y la descripcin de los procedimientos a realizar.

5%

0.25

5%

0.25

5%

0.25

5%

0.25

5%

0.25

5%

0.25

5%

0.25

6%

0.3

4
5

7
8

La institucin tiene establecidas las actividades para asegurarse de informar

cualquier cambio que se origine en las condiciones pactadas para la prestacin
del servicio, a los afectados y que stos son consientes de las consecuencias
de dichos cambios.
La institucin ha establecido criterios y mtodos para asegurar que los cambios
en los requisitos sean identificados oportunamente.
Se han determinado e implementado disposiciones eficaces para la informacin
sobre los servicios de educacin que se ofrecen en la institucin educativa.

Se han determinado e implementado disposiciones eficaces que permitan la

recepcin, anlisis y respuesta a las consultas, quejas, reclamos, solicitudes y
sugerencias presentadas por los clientes y las partes interesadas. Estas
disposiciones permiten que los usuarios puedan reportar sus inquietudes y
consultarlas va internet o a travs de una lnea gratuita. La entidad generan
informes peridicos con estadsticas y evidencia del tiempo de respuesta

6%

0.3

10

Se han determinado e implementado disposiciones para la participacin de la

comunidad cuando esto es aplicable.
La institucin mantiene actualizada su pgina web con informacin relevante
como datos de contacto, directorio institucional, normatividad, organigrama,
calendario de admisiones, calendario de grados, programas, currculos por
programa y prximos evento institucionales.

6%

0.3

8%

0.4

La institucin ha sistematizado y permite a sus usuarios realizar los siguientes

trmites va internet: inscripcin, matricula, registro de notas, y consulta de
calificaciones.
La institucin ha implementado estrategias que permiten hacer seguimiento a
sus egresados sobre el tipo de vinculacin, tiempo de enganche y salarios. Y
mantiene un contacto permanente con sus egresados.

8%

0.4

8%

0.24

11

12

13

14

La divisin de Bienestar Universitario ha implementado estrategias de retencin

estudiantil, tales como tutoras, asesoras y acompaamiento permanente al
estudiante, con el fin de mejorar su rendimiento acadmico.

8%

0.24

15

Existe un programa de induccin dirigido a los estudiantes de primer semestre

(primparos), en el cual se le presentan la estructura y servicios que presta la
institucin.
Se propician espacios de integracin entre los estamentos de la comunidad
acadmica, a travs del deporte y eventos culturales
Los estudiantes tienen acceso a bibliotecas virtuales especializadas, adquiridas
por la institucin o a redes interinstitucionales de la regin.

5%

0.25

5%

0.25

5%

0.25

16
17

TOTAL

100%

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4.68

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RESULTADOS DE EVALUACIN

2.2.7 Diseo y desarrollo

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

La institucin tiene establecidos directrices para planificar y controlar el diseo

y desarrollo de los programas, as como de servicios complementarios y de
apoyo.
La institucin estableci las etapas del diseo y desarrollo de los programas de
educacin, as como las responsabilidades de las actividades a desarrollar y la
relacin entre los grupos de inters.
La institucin ha planificado la revisin peridica de su plan educativo
institucional o su equivalente, de los planes de estudio y currculos
establecidos.
La institucin ha identificado y registra las fuentes necesarias que aporten
informacin de entrada necesaria para el diseo y desarrollo de sus programas,
planes de estudio, servicios complementarios y de apoyo.

15%

0.75

15%

0.75

15%

0.75

15%

0.75

20%

20%

La institucin asegura que los resultados del diseo y desarrollo proporcionan la

informacin con todos los detalles necesarios que permitan definir claramente el
producto a entregar.
Se han identificado e implementado directrices para la revisin, verificacin y
validacin de los resultados del diseo y desarrollo, as como la definicin de
los registros necesarios que evidencien la ejecucin de las tres actividades.

TOTAL

100%

2.2.8 Adquisiciones de bienes y servicios

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

Se han establecido los productos y/o servicios crticos que tienen impacto en la
prestacin del servicio o en el servicio final.
Se han definido e implementado controles para los proveedores y para los
productos identificados en el numeral anterior.
Se ha definido un estatuto de contratacin que establece los criterios que
garantiza la seleccin y evaluacin objetiva de los proveedores.
La informacin de las compras se documenta con el fin de evitar errores de
interpretacin y garantiza que se describan las caractersticas de los productos
o servicios a comprar antes de informar al proveedor.

8%

0.08

8%

0.08

8%

0.4

8%

0.4

8%

0.4

8%

0.4

8%

0.4

10%

0.5

8%
8%

5
5

0.4
0.4

8%

0.4

5%

0.25

5%

0.25
4.36

2
3
4

5
6

7
8

9
10
11
12
13

Se cuenta con un mtodo para la revisin de las rdenes de compras antes de

emitirlas al proveedor y se deja evidencia de dicha revisin.
Se cuenta con un mtodo para la verificacin de los productos comprados que
garantice que stos cumplen los requisitos de compra especificados.
Los resultados de las verificaciones de los productos comprados son utilizados
para la evaluacin posterior del desempeo del proveedor.
Se han establecido acciones eficaces y eficientes para el desarrollo de
proveedores o aliados del negocio con el fin de mejorar las actividades de
compras.
Existe un plan de compras adoptado por la Organizacin.
Los proveedores se encuentran debidamente inscritos en el registro de
proponentes.
Los bienes o servicios se encuentran debidamente inscritos en el CUBS
(Catlogo nico de bienes y servicios).
El Proceso contractual se encuentra publicado en el sistema de informacin
para la contratacin estatal SICE.
El proceso contractual se reporta a la Cmara de Comercio.

TOTAL

100%

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RESULTADOS DE EVALUACIN

2.2.9 Produccin y prestacin del servicio

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

Se han implementado controles a los procesos relacionados con la prestacin

del servicio.
Los controles definidos a los procesos relacionados con la prestacin del
servicio tienen coherencia con el impacto de los mismos.
Dentro de los controles definidos se incluyen caractersticas para la prestacin
del servicio, tales como:

5%

0.25

8%

0.4

8%

0.4

5%

0.25

8%

0.4

8%

5
5

0
0.4

8%

0.4

10%

0.5

8%

0.4

8%

0.4

8%

0.4

8%

0.4

8%

0.4

2
3

- Las caractersticas del perfil del egresado.

- La regulacin legal y normativa aplicable.
- Las caractersticas del bienestar estudiantil y servicios complementarios.
- Los riesgos de mayor probabilidad e impacto.
Nota: Servicios complementarios pueden ser: bibliotecas,
recreacin y deporte, actividades culturales, entre otros.
4

8
9

10

11

12

13

laboratorios,

Se han establecido documentos, guas, instructivos, as como los diferentes

registros para garantizar condiciones controladas para la prestacin del
servicio.
Se ha identificado y se hace uso de los recursos didcticos y equipos
apropiados para la prestacin del servicio.
Nota: Biblioteca, laboratorio, computadores, equipo de audio y video.
Se han identificado e implementado actividades e instrumentos para realizar el
seguimiento y evaluacin de los estudiantes.
Nota: Exmenes internos o externos, proyectos acadmicos, trabajos extra
clase.
Se han definido e implementado las actividades correspondientes para la
validacin de los procesos cuando el producto resultante no puede ser
verificado mediante actividades de seguimiento y medicin.
La validacin demuestra la capacidad del proceso para alcanzar los resultados
planificados.
Las actividades de trazabilidad definidas, tienen la capacidad de seguir la
historia, la aplicacin o localizacin de lo que haya definido la organizacin.
Se han establecido disposiciones de reserva documental para manejar,
almacenar y mantener los materiales y registros entregados por los estudiantes,
padres de familia, autoridades educativas u otras instituciones relacionadas con
la institucin.
Entre los materiales y registros que la institucin salvaguarda contra daos y
prdidas se tienen incluidos:
* El material de los proyectos entregados por los estudiantes.
* Equipos y materiales entregados por los estudiantes.
* Informacin personal de los estudiantes.
Se han establecido directrices para la preservacin de documentos
acadmicos, reportes de rendimiento acadmico, informacin en medio
magntica, programas de computacin y archivo.
Las directrices para la preservacin del producto se han aplicado tambin para
los productos utilizados para la formacin acadmica tales como insumos de
laboratorio entre otros.

TOTAL

100%

Pgina 8 de 03-Lista de Chequeo ESAP

PREMIO AL MEJOR SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS DE EDUCACIN SUPERIOR - 2010
RESULTADOS DE EVALUACIN

2.2.10 Control de los equipos de seguimiento y medicin

ITEM

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

Se cuenta con un procedimiento para gestin de las mediciones.

ESPECIFICACIN

20%

Se cuenta con un inventario de los equipos de medicin.

20%

Se cuenta con un programa de calibracin de los equipos de medicin.

20%

5
5
5

1
1
1

Se cuenta con un programa de mantenimiento de los equipos de medicin.

20%

Se cuenta con una poltica de aceptacin de trazabilidad de la medicin.

20%

TOTAL

100%

2.2.11 Seguimiento y medicin

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

Los procesos de medicin, seguimiento, anlisis y mejora permiten demostrar la

conformidad del servicio.
Los procesos de medicin, seguimiento, anlisis y mejora demuestran la
conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad.
Los procesos de medicin, seguimiento, anlisis y mejora permiten la mejora
continua de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la
Calidad.
Se llevan a cabo evaluaciones institucionales a intervalos planificados para
identificar oportunidades de mejora.
Se han implementado tcnicas estadsticas para los procesos de medicin,
anlisis y mejora de los servicios prestados por la institucin.

4%

0.2

4%

0.2

4%

0.2

4%

0.2

4%

0.12

Se han implementado mtodos para realizar el seguimiento a la satisfaccin de

las partes interesadas (Comunidad, sector productivo, estudiantes), con
relacin a la prestacin del servicio educativo
Se han establecido medios apropiados para la comunicacin de los resultados
de la evaluacin de la satisfaccin a las partes interesadas
Se han realizado accin relacionadas con la revisin de la validez de los
mtodos utilizados para indagar la percepcin de los clientes con relacin al
servicio educativo.
Se llevan a cabo a intervalos planificados las auditoras internas al sistema de
gestin de la calidad.
Las auditoras internas de calidad se planifican y programan considerando el
estado y la importancia de los procesos y las reas por auditar.

4%

0.2

4%

0.2

4%

0.2

4%

0.2

4%

0.2

Las auditoras internas de calidad se planifican y programan considerando los

resultados de auditoras previas.
Las auditoras internas de calidad las realiza personal independiente a las reas
auditadas, asegurando su objetividad, imparcialidad y competencia con base en
la educacin, formacin como auditor interno, experiencia laborar en educacin
y en el establecimiento educativo, y las habilidades.

4%

0.2

4%

0.2

4%

0.2

2
3

4
5

7
8

9
10

11
12

13

Las actividades de seguimiento a las auditoras incluyen la verificacin de las

acciones correctivas tomadas y el reporte del resultado de esta verificacin.

14

Se conservan registros de los resultados de las auditoras internas.

4%

15

Los mtodos implementados para el seguimiento y medicin permiten

demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados
planificados (Eficacia) y el manejo de los recursos (eficiencia)

4%

5
5

0.2
0.2

16

Se han implementado mtodos para realizar la medicin del impacto de la

gestin.

4%

0.2

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PREMIO AL MEJOR SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS DE EDUCACIN SUPERIOR - 2010
RESULTADOS DE EVALUACIN

17

Dentro de las actividades de seguimiento y medicin se incluye la medicin de

la gestin directiva, la gestin acadmica, la gestin administrativa y financiera
y la gestin con la comunidad y las partes interesadas.

4%

0.2

18

Se facilita a los clientes y a las partes interesadas, el seguimiento a los

resultados de la evaluacin.
Los resultados del seguimiento y la medicin estn disponibles y son difundidos
de manera permanente a los clientes y partes interesadas por medio de la
pgina electrnica de la institucin u otros medios.
Se han definido las caractersticas de calidad y los criterios de aceptacin para
la prestacin del servicio de educacin
Se han establecido e implementado mtodos para el seguimiento de las
caractersticas de calidad para la prestacin del servicio educativo
Se han establecido e implementado mtodos para la evaluacin de los
egresados en el mercado laboral.

4%

0.2

4%

0.2

8%

0.4

8%

0.4

8%

0.4

19

20
21
22

TOTAL

100%

4.92

2.2.12 Control del servicio no conforme en educacin

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

Se han identificado y se tienen establecidos controles para las no

conformidades en la prestacin del servicio educativo.
Se ha documentado un procedimiento que define los controles, las
responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no
conforme.
Se hace tratamiento de los servicios no conformes mediante la definicin de
acciones para eliminar la no conformidad detectada autorizar su uso bajo
concesin definir acciones para impedir su uso o aplicacin.

25%

1.25

25%

1.25

25%

1.25

25%

1.25

Se conservan registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier

accin tomada posteriormente, incluidas las concesiones.

TOTAL

100%

2.2.13 Anlisis de datos

ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

Se han determinado cules son los datos apropiados para demostrar la

conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestin de la
calidad.
Se han analizado los datos apropiados para demostrar la conveniencia,
eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestin de la calidad.

10%

0.5

15%

0.45

Se han definido acciones de mejoramiento a partir de la medicin y el anlisis

de los datos apropiados para demostrar la conveniencia, eficacia, eficiencia y
efectividad del sistema de gestin de la calidad.
Cuando aplica se ha realizado el anlisis de las evaluaciones externas
realizadas por autoridades educativas y otras partes interesadas y se han
tomado acciones de mejora a partir de estos resultados.

15%

0.45

15%

0.75

Se ha realizado estudios comparativos con otras instituciones nacionales o

internacionales y se han tomado acciones de mejoramiento a partir de estos
resultados.
Se realizan encuestas peridicas a la comunidad universitaria para evaluar la
prestacin de los servicios y se evidencia estadstico de esta informacin

20%

15%

0.75

El anlisis de datos proporciona informacin sobre las caractersticas y

tendencias de los procesos y de los servicios, incluyendo las oportunidades de
tomar acciones preventivas.

10%

0.5

TOTAL

100%

Pgina 10 de 03-Lista de Chequeo ESAP

4.4

PREMIO AL MEJOR SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS DE EDUCACIN SUPERIOR - 2010
RESULTADOS DE EVALUACIN

2.2.14 Mejora
ITEM

ESPECIFICACIN

PORCENTAJE

CALIFICACION

RESULTADO

La institucin educativa establece planes de mejora de la eficacia, eficiencia y

efectividad de su Sistema de Gestion de Calidad por medio de su poltica y
Objetivos de Calidad, los resultados de las evaluaciones internas y externas,
los resultados de auditorias, el anlisis de datos, los cambios legales y
regulatorios cuando apliquen, el contexto social y las revisiones por la direccin.

15%

0.75

Existe un procedimiento documentado que defina los requisitos para: identificar

las no conformidades, determinar las causas, evaluar la toma de acciones,
determinar e implementar la accin, registrar los resultados de la accin y
revisar la accin tomada.
Se mantienen registros de las acciones correctivas tomadas y de sus
resultados.
Existe un procedimiento documentado que defina los requisitos para: identificar
las no conformidades potenciales y sus causas, evaluar la necesidad de tomar
acciones preventivas, determinar e implementar la accin, registrar los
resultados de la accin y revisar la accin preventiva tomada.

15%

0.75

15%

0.75

15%

0.75

Se toman como base los mapas de riesgos para establecer acciones

preventivas.
Se mantienen registros de las acciones preventivas tomadas y de sus
resultados.

20%

20%

3
4

5
6

TOTAL

100%

Pgina 11 de 03-Lista de Chequeo ESAP

CLASIFICACIN (Madurez
del Sistema de Gestin de PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
Calidad)

DESCRIPCIN

A: AVANZADO

91% -100%

El Sistema de Gestin de Calidad ha sido

implementado, su implementacin se somete a
los requisitos indicados en la norma, se han
planteado actividades de mejoramiento, y se han
implementado totalmente.

B: INTERMEDIO

81 % - 90%

C BASICO

Hasta 80%

El Sistema de Gestin de Calidad ha sido

implementado, se somete a los requisitos
indicados en la norma, y se han planteado
actividades
de
mejoramiento,
sin
que
necesariamente
se
hayan
implementado
totalmente.
El Sistema de Gestin de Calidad ha sido
implementado y se somete estrictamente a los
requisitos indicados en la norma.