AREA DE GESTION HUMANA Y SU DOCUMENTACION

Las organizaciones frecuentemente se encuentran expuestas a los grandes

cambios que surgen en el mercado y en su entorno geogrfico, por tal motivo da a
da se busca implementar nuevos mecanismos como los son los sistemas de
informacin que ayuden para el crecimiento de la misma y lograr tomar mejores
decisiones en busca de la innovacin. El rea de recursos humanos contribuye
directamente ya que es la encargada de recolectar todos los datos necesarios
para la base de informacin en algunos procesos de la empresa. Seguidamente se
mencionaran sus respectivos formatos y documentos cada uno de los procesos
que se manejan dentro de esta rea.

RECLUTAMIENTO.
Es el proceso donde se identifican los candidatos capacitados para llenar las
vacantes. El proceso se inicia con la bsqueda y se finaliza cuando se reciben las
solicitudes de empleo. Se obtienen as un conjunto de solicitudes, del cual saldrn
posteriormente los nuevos empleados.

A NIVEL INTERNO:

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ACTA DE SOLICITUD DEL CARGO

Acta
Asignatura
Titulacin
Convocatoria
Grupo
Solicitante

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FORMATO DE CONVOCATORIA
Sucursal
Nmero de vacantes
Salario
Fechas de fijacin y de divulgacin
Fechas de recepcin de postulaciones y requisitos
Perfil
Funciones principales

A NIVEL EXTERNO:

FORMATO DE PERFIL DEL CARGO

o Identificacin del cargo.
o Objetivo general del cargo.
o Requisitos mnimos.
o Descripcin de las funciones

FORMATO DE CONVOCATORIA

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Identificacin del empleo

Funciones
Requisitos
Entrega de postulaciones
Mecanismo de seleccin.
Responsable de la convocatoria

SELECCIN
Una vez que se dispone de un grupo idneo de solicitantes obtenido durante el
reclutamiento, se da inicio al proceso de seleccin. El proceso se inicia en el
momento que una persona solicita el empleo y finaliza cuando se toma la decisin
de contratar a uno de los solicitantes.

A NIVEL INTERNO

LA ENTREVISTA DE SELECCIN
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Tipo de entrevista
Objetivos
Enfoque y estilo
Formato
Temas

FORMATO DE EVALUACION PARA LA ENTREVISTA

o Factores intelectuales
o Aptitudes especificas

o Factores de personalidad
o Comportamiento social
A NIVEL EXTERNO

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HOJA DE VIDA
Nombre completo
Documento de identidad
Fecha de nacimiento
Lugar de nacimiento
Estado civil
Ciudad
Direccin
Telfono
Email
Estudios primarios
Estudios secundarios
Estudios universitarios
Idioma extranjero
Referencias personales y familiares

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FORMATO DE EVALUACION DE VARIABLES

Edad
Nivel educativo
Experiencia
Apariencia personal
Habilidad verbal
Competencias

PROCESO DE CONTRATACION
Es el proceso con el cual se da inicio a la vinculacin del empleado en misin con
la empresa.

EXMENES MDICOS:
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informacin acerca del estado fsico del empleado.

o fecha en que se realiz.

o nombre del laboratorio en el cual se realizaron los exmenes.
o Firma del mdico que realizo los exmenes.

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CARTA DE AFILIACION A LA EPS:

Nombre de EPS.
Nombre de quienes estn afiliados con el cotizante.
Firma de quien elabora la carta y sello de la EPS.
Fecha de elaboracin de la carta

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REGISTRO CIVIL DE LA ESPOSO(A) Y DE LOS HIJOS:

fecha de nacimiento nombres completos.
lugar de nacimiento.
Nmero del registro.
Notaria en la cual est registrado(a)
Firma y sello del notario.

o TIPO DE CONTRATO: En este encontramos a que termino se hace el

contrato.

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CONTRATO DE TRABAJO:
Salario
Bajo quien va a estar subordinado.
Polticas de la empresa.
Firma de quien elabora el contrato.
Firma del rea administrativa.
Firma del empleado con la cual se entiende que est de acuerdo con todo
lo que se encuentra all plasmado.

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CARTA DE REFERENCIA LABORAL:

estado en que el empleado sali de la organizacin en la cual laboro.
Por qu nos recomiendan al empleado.
Fecha en que ingreso.
Fecha en la cual se retir de la organizacin.
Firma de quien elabora y sello de la organizacin.

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DOCUMENTOS PARA EL PROCESO DE CONTRATACION:

Fotocopia de la cedula de ciudadana
2 fotos
Certificados laborales y de estudio
Libreta militar
Exmenes mdicos
Certificado de la EPS

o Tarjeta profesional
o Rut

PROCESO DE INDUCCIN
Este proceso se lleva a cabo para dar a conocer a los nuevos empleados, sobre la
historia de la empresa, por quien esta constituidas, sus polticas, los derechos y
deberes con los empleados, y la informacin bsica sobre el cargo que van a
desempear.
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CIRCULARES DE LA EMPRESA:
Misin.
Visin.
Valores.
Polticas de la empresa.
Objetivos.
Deberes y derechos de los empleados.

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ACTA DE INDUCCION ESPECIFICA:

Cdigo
Versin
Nombres completos
Servicio
Vinculacin (planta o contrato)
Actividad
Aplica SI-NO
Ejecutada SI-NO
Observaciones

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FORMATO DE ASISTENCIA O AGENDA DE INDUCCION

Fecha
Hora
Lugar
Contenidos a desarrollar
Expositores
Firma de expositores
Empleados que asistieron

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FORMATOS DE EVALUACIN:
Fecha en la que se hizo la induccin.
Nombre de quien hizo la induccin.
Cuestionario acerca de la induccin.
Listado de quienes participaron de la induccin.
Firma de que llevo a cabo la induccin.

o Firma de quien recibi la induccin

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ENTREGA DE DOTACIN:
Fecha de entrega.
Que se le entrega al empleado.
Cantidad.
Firma de quien lo entrega.
Firma de quien recibe la dotacin.

CAPACITACION
La Capacitacin es una herramienta fundamental para la administracin de
recursos humanos que ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de
la empresa, permitiendo a su vez que la misma se adapte a las nuevas
oportunidades que se presente dentro y fuera de la empresa, es realizada en una
organizacin. Proporcionando a los empleados la oportunidad de adquirir mayores
aptitudes, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.

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FORMATO DE CAPCITACION:
Nombre del rea que solicita la capacitacin
Fecha de la capacitacin
Nombre del supervisor
Qu modelo de capacitacin se requiere
Contenido a desarrollar y quines sern los expositores
fecha de cada uno de los temas a tratar y el lugar
lugares de las reuniones
fechas de las evaluaciones
firma del supervisor y de cada uno de los empleados en un acta

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REGISTRO DE ASISTENCIA DE CAPACITACION:

Nmero de personas que asistieron
Nmero del documento
Nombre y apellidos
Cargo
Dependencia
Firma
FORMATO DE EVALUACION DE LA CAPACITACION:
Nombre de la capacitacin

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Fecha
Nombre del expositor
tem a evaluar
Calificacin de 1 a 5
Observaciones y recomendaciones

BIENESTAR SOCIAL
Es el conjunto de programas y beneficios que se estructuran como solucin a las
necesidades del individuo, es decir del trabajador, el cual busca mediar por los
inters de la empresa y de los trabajadores, potenciar y capacitar a los
trabajadores logrando su crecimiento personal y laboral, por ultimo busca la
pertenencia, compromiso y motivacin de los trabajadores hacia la empresa.
En dicho proceso encontramos actividades con su distinta documentacin como
la siguiente:
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Afiliacin a la caja de compensacin familiar

Afiliacin a la EPS
Afiliacin al fondo de pensiones y cesantas
Documentacin con el plan de incentivos
Formato de evaluacin del plan de incentivos
Cuestionarios de satisfaccin del empleado y bienestar del empleado

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FORMATO DE PLAN CARRERA:

Plan carrera
Nombre del empleado
Edad
Escolaridad
Puesto que desempea
Antigedad en la empresa
Puntos fuertes del empleado
Necesidades de capacitacin
Evaluacin de desempeo
Posibles nombramientos

Actividades de calidad de vida:

o Mejoramiento del clima organizacional que contiene lo siguiente:

o Departamento
o Motivacin

o Fecha de la reunin
o Firmas
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Incentivos que contiene lo siguiente:

rea que lo solicita
nombre del supervisor
nombre del trabajador
tipo de incentivo
Fechas
Firmas de ambas partes

EVALUACION DE DESEMPEO
Instrumento que se utiliza para comprobar el grado de cumplimiento de los
objetivos propuestos a nivel individual. Este sistema permite una medicin
sistemtica, objetiva e integral de la conducta profesional y el rendimiento o el
logro de resultados (lo que las personas son, hacen y logran).
Es til para determinar la existencia de problemas en cuanto se refiere a la
integracin de un empleado/a en la organizacin. Identifica los tipos de
insuficiencias y problemas del personal evaluado, sus fortalezas, posibilidades,
capacidades y los caracteriza

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FORMATO DE EVALUACIN DE DESEMPEO CONTIENE:

Nombre del empleado
Departamento
Ttulo del puesto
Ubicacin
Nombre del supervisor
Fecha de la evaluacin
reas de responsabilidad actuales
Descripcin sobre las reas de responsabilidad
Comentarios sobre el desempeo en el periodo
Revisin de objetivos recomendados y como se consiguieron
Descripcin de las competencias
Valoracin durante el periodo(lo realiza el supervisor):muy bueno, bueno,
parcial mente aceptable, no aceptable
o Responsabilidades y objetivos para el siguiente periodo
o Descripcin de nuevos objetivos personales

o Firmas del empleado y el supervisor

CIBERGRAFIA
http://www.ejemplode.com/50-recursos_humanos/2198ejemplo_de_documentos_requeridos_por_las_empresas_para_contratacion_de_p
ersonal.html
http://fortalecimiento.cideal.org/sitefiles/adjuntos/201fe145970d2639380fd73d4ef8
8229.pdf
http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles190204_archivo_pdf_guia_programa.pdf
http://www.forodeseguridad.com/artic/rrhh/7011.htm
http://www.monografias.com/trabajos87/proceso-reclutamiento-seleccion-personalempresa/proceso-reclutamiento-seleccion-personal-empresa2.shtml
http://www.aiteco.com/web/wp-content/uploads/2011/11/formentreselec.gif
http://www.mundonets.com/hoja-de-vida/
http://wasc.cetys.mx/Initial/docsSpanish/CPR2009/AI%20Evidencia%2082%20Recursos
%20Humanos%20Manual%20Proceso%20Reclutamiento%20y%20Seleccion%20de
%20Personal%20Admvo%20y%20de%20Servicios.pdf

http://pqr.contraloriabogota.gov.co/intranet/contenido/Normatividad/Resoluciones/2
007/RR_023%20-%20Proceso%20de
http://cdn.usc.edu.co/files/FORMATOS/GestionHumana/FORMATO_EVALUACION
_DE_LA_CAPACITACION.pdf
http://www.emprendepyme.net/formato-para-el-plan-de-carrera-de-unempleado.html