TIME REPORT

Usuarios de primera vez

Objetivo:
El reporte de hora tiene como objeto final obtener la rentabilidad por grupo de cliente.
Importancia:
Debemos llevar un registro semanal de nuestro tiempo destinado a ellos por tipo de actividad y registrar otro tipo de actividades
que realizamos (juntas, capacitaciones, incapacidades, vacaciones etc) ya que estas tambin se incluyen en la rentabilidad final.
Contactos:
Problemas con Sistema:
Asignacin de Usuarios:
Uso del sistema:
ndice:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

ps.help.desk@aon.com
Recursos Humano Laura.Guerra@aon.com
FP&A monica.suarez.martinez@aon.com

Glosario
Parmetro.
Como Ingresar al sistema
Men de ingreso
Reportar semana .
Como formar mi cartera de cliente.
Copiar informe de horas existente.
Delegar autoridad a usuario

Pg. 1
Pg. 1
Pg. 1
Pg. 2
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Pg. 4
Pg. 5
Pg. 6

GLOSARIO
Time tracking & Time report: hace referencia al reporte de horas y/o al sistema donde se reportan.
Missing Time Report: reporte de horas faltantes; una vez por semana se enva a los directores de rea un resumen por empleado de
las semanas pendientes por reportar. De no aparecer el nombre en el lisado significa que est al corriente.
Fecha final de periodo: el domingo de la semana q trabajamos, es decir, si yo selecciono el domingo 7 de enero estoy registrando las
horas trabajadas del Lunes 1ro al domingo 7 de enero. Es importante tener en mente esto ya que cuando nos llegue el reporte de
semana pendientes (Missing time report) este menciona la fecha final del periodo pendiente.
PARAMETROS
No dejar pasar ms de 6 semanas ya que se cierre el sistema
Juntar 40 horas por semana
Incluir todos los clientes en MI PORTAFOLIO para poder encontrarlos en el reporte de horas. (1)
Debemos de reportar nuestros das feriados, vacaciones, enfermedad etc. (si toda la semana fue vacacin debemos de
clocar una hora de soporte en la parte superior para que lo guarde el sistema)
Al terminar asegurarnos de dar enviar a autorizar y que salga la pantalla de validacin de que fue enviado el reporte
Todos los martes el sistema manda un correo en caso de no reportar la semana inmediata anterior
Se pueden reportar 6 semanas por adelantado
Si por alguna razn no se report una semana que se encuentra cerrada, se pueden reportar las 40 horas en alguna semana
que se encuentre abierta.
CMO INGRESAR AL SISTEMA
Ingresamos por la herramienta de people soft, en la parte inferior derecha tendrn el recuadro de la herramienta Time Tracking.
LINK:
https://finance.aon.com/psp/portprd/EMPLOYEE/EMPL/h/?tab=PAPP_GUEST

Pantalla de ingreso en People Soft para herramienta TIME TRACKING:

MENU DE INGRESO

CREATE --- Crear semana de reporte

MODIFYModificar semanas que se dejaron pendientes
PRINT---- -Imprimir reporte de actividades (formato de impresin)
VIEW ---- -Ver reporte de semanas (formato sistema)
DELETE----Inhabilitado
REPORTAR SEMANA
Para reportar una semana vamos al Men CREAR y seleccionamos la fecha final del periodo (explicacin en Glosario Pag 1)

Botn para copiar reporte de horas pasado (ms info pag

1 Crear mi portafolio
(Ms detalle Pg.4)

2 Agregar Proyecto (Cliente)

(Los guardados en MI portafolio)
5

5
7

3 Agregar Actividad
4 Fechas de la semana reportada
5 Para ingresar horas destinadas
6 Agregar lnea +
Eliminar lnea 7 Actualiza conteo de horas
(40 horas semanales)

8 Reportar: Enfermedades, das feriado,

vacaciones, incapacidades, etc

10

9 Guardar para despus

10 Enviar a aprobacin

ACTIVIDADES RELACIONADAS CON CLIENTES

ACTIVIDADES NON CLIENT

Etc..

Ejemplo de Time Report con 40 Horas por reportar:

Ya completo el reporte lo enviamos a aprobacin:

Despus de aprobar no da nuestra confirmacin de guardado y el nmero de reporte realizado

COMO FORMAR MI CARTERA DE CLIENTES

Como primer filtro debemos de crear la CARTERA DE CLIENTES con la que usualmente trabajamos.
Recomendamos tomarse unos minutos para dejar completa la cartera de clientes y no tengan que agregar clientes cada vez que
trabajen. Todos los clientes seleccionados se guardarn para todos los reportes que realicemos.
Para Crear nuestro portafolio vamos al botn MI PORTAFOLIO:

En primera instancia nuestro portafolio aparecera en blanco y debemos de incluir clientes buscando en
Para agregar o quitar clientes de nuestro portafolio seleccionamos los botones:
Para guardar los cambios del portafolio le damos
Para regresara a nuestro reporte de horas le damos
Es importante incluir en PROJECT ID: NON-CLIENT para poder colocar actividades de soporte, juntas, capacitaciones, otros.

En el men

nos despliega el listado de todas las empresas:

Bsqueda por ID de cliente
O por nombre del cliente

Para asegurar la bsqueda es mejor buscar por CONTIENE:

Agregamos ms lneas

para tener nuestra cartera completa, guardamos, y regresamos a nuestro reporte de horas.

COPIAR REPORTE DE HORAS

Para copiar un reporte anterior y tener la plantilla de Clientes + Actividades lista; debemos de ir al men *Crear Reporte,
seleccionamos la semana que vamos a reportar y en la seccin de comentarios en la parte inferior nos da la opcin de Copiar de un
reporte existente:

Ya seleccionado el reporte aparecer la plantilla de Clientes y de actividades que se realizaron en la semana seleccionada. (1)
Los recuadros donde colocas el nmero de horas estarn en blanco, debes colocar las horas y enviar a autorizacin. (2)

DELEGAR AUTORIDAD A USUARIO

Para que alguien pueda reportar en nombre del Implant, es necesario que el Implan d de alta al usuario que realizar sus reportes.
Para dar de alta al otro usuario deben de seguir las siguientes pantallas:

En el men de reporte de gastos tambin viene el botn de DELEGAR AUTORIDAD;

este nos lleva a la misma pantalla y cuenta para ambas herramientas (gastos y Time
trackin)
Se puede buscar al usuario por Nmero de People
comenzando con el apellido.

Soft (o TRS) o por nombre

Ya realizado el paso anterior el usuario autorizado para reportar en nombre de la persona debe de ir al Men: Crear Reporte y en la
opcin de usuario seleccionar la lupa para buscar a la persona por el cual va reportar.
Todo como lo muestran las siguientes pantallas:

Ya modificado el usuario podr crear los reportes de horas necesarios en nombre de otra persona
OJO: tener cuidado cuando desee reportar sus horas ya que debe de cambiar nuevamente de usuario.