AUDITUL SISTEMELOR

INFORMATICE
-PROIECT-

Prof. Coordonator:
Eugen Dumitrascu
Student:
Militaru Constantin- Daniel

2015, Craiova
1

CUPRINS:
Notiuni generale Audit ........................................................................................................pag 3
Planificarea si efectuarea auditului ......................................................................................pag 3
Listele de verificare .............................................................................................................pag 5
Diagrama de flux (flow chart) .............................................................................................pag 5
Activitati in faza de planificare- pregatire ...........................................................................pag 9
Organizarea sedintei de deschidere....................................................................................pag 13
Organizarea sedintelor intermediare....................................................................................pag14
Organizarea sedintei de inchidere......................................................................................pag 14
Examinarea sistemului calitatii .........................................................................................pag 16
Documentarea constatrilor auditului ...............................................................................pag 17
Chestionarul de audit ........................................................................................................pag 19
Neconformitati...................................................................................................................pag 20
Documentarea neconformitilor ......................................................................................pag 22

CE ESTE AUDITUL ?
2

O examinare metodic realizat n vederea determinrii dac activitile i rezultatele

relative la subiectul examinat satisfac dispoziiile prestabilite i dac aceste dispoziii sunt
puse n oper ntr-un mod eficace i apt n vederea atingerii obiectivelor (ISO 8402)
CONCEPTUL DE AUDIT EXTERN
Auditul reprezint procesul desfurat pe persoane fizice/juridice, legal abilitate
numite auditori, prin care se analizeaz i evalueaz n mod profesionist informaiile legate de
o anumit entitate, utiliznd tehnici i procedee specifice n scopul obinerii de dovezi, numite
probe de audit, pe baza crora emit ntr-un document numit raport de audit, o opinie
independent i responsabil prin apelarea la criteriile de evaluare care rezult din
reglementrile legale i buna practic, unanim recunoscute n domeniul n care i desfoar
activitatea entitate auditat.
DEFINIREA AUDITULUI INTERN
Funcia de audit intern a parcurs un drum evolutiv pn la stabilizarea definirii
conceptului. Aceste abordri progresive au scos n eviden o serie de elemente, care trebuie
reinute pentru conturarea cercului n care se nscrie auditul intern.
Din analiza evoluiei funciei auditului intern pn n prezent putem aprecia
urmtoarele elemente de implicare n viaa entitii auditate:
1. asistena acordat managementului;
2. ajutorul acordat salariailor fr ai judeca;
3. independen i obiectivitate total a auditorilor.
PLANIFICAREA I EFECTUAREA AUDITULUI
n cele mai multe situaii, auditul sistemului calitii este realizat n scopul constructiv
de a se asigura c sistemul calitii organizaiei funcioneaz, constituind un instrument al
dezvoltrii acestuia. Din aceste considerente este necesar ca programul de audituri s fie
planificat. Aceasta d posibilitatea auditorului i auditatului de a se pregti pentru audit i a
face posibil desfurarea lui cu maximum de cooperare de ambele pri.
Exist ns situaii, n care obiectivul auditului l constituie surprinderea unor persoane
n afara cerinelor n vederea demiterii acestora, iar auditul se realizeaz neanunat.
Planificarea activitilor
Auditorul ef stabilete modul de derulare al auditului prin planificarea activitilor,
urmrind o anumit strategie. Din acest punct de vedere, ntr-o prim abordare, auditul poate
fi:
orizontal, n care se urmrete un anumit aspect al obiectului auditului n toate
compartimentele organizaiei, i
vertical, n care se urmresc toate aspectele obiectului auditului n fiecare
compartiment auditat.
Concluzie:
Regula de baz n desfurarea auditului o constituie urmrirea activitilor n
succesiunea lor fireasc, spre exemplu: contractare, proiectare, omologare, execuie, livrare.
Planificarea prealabil a auditurilor interne n cadrul unei organizaii se
realizeaz n documentul Program anual de audituri interne pe anul .....

EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Program anual de audituri interne pe anul

2011 la firma Alpina
PROGRAMUL ANUAL DE AUDITURI INTERNE PE ANUL 2009

Nr.

Compartiment

Crt.

auditat

Echipa de
audit

Documente de referin

Perioada
auditului
PlaniRealizat
ficat

SR EN ISO 9001:2001,
Producie
1

19.08.
B.V., H.I.

PO-03, PO-12, PO-13,

vopsele

2011
PO-21
SR EN ISO 9001:2001,

Cercetare

M.L.,

21.08.
PO-14, PO-15, PO-17,

Dezvoltare

G.H.

2011
PO-20
SR EN ISO 9001:2001,

Comercial
3

24.08.
F.L., T.R.

PO-02, PO-6, PO-7,

Tehnic

2011
PO-11
SR EN ISO 9001:2001,

26.08.

G.H.,

PO-04, PO-16
SR EN ISO 9001:2001,

2011
28.08.

D.N.
U.N.,

PO-05, PO-08, PO-18

SR EN ISO 9001:2001,

2011
31.08.

C.M.
G.H.,

PO-01
SR EN ISO 9001:2001,

2011
02.09.

M.L.

PO-09, PO-10
SR EN ISO 9001:2001,

2011
03.09.

PO-19

2011

SR EN ISO 9001:2001,
MC-01

04.09.
2011

Comercial
4

B.V., M.L.
Vnzri
Comercial

5
Logistic
6
7

Resurse Umane
Economic
Asigurarea

B.V., U.N
Calitii

Management

M.A., N.C

Elaborat: RC Anca Morar,

Nume:

Data: 12.01.2009

n vederea bunei desfurri a auditului este necesar folosirea unui document de

verificare, prin care se controleaz dac au fost culese toate informaiile necesare, nainte de
auditarea unei alte activiti.
4

Auditorul trebuie s fie familiarizat cu activitile funciei auditate a sistemului

calitii, procedurile i documentaiile utilizate, clauzele adecvate ale standardului. Auditorul
va pregti un chestionar de audit pentru compartimentele vizitate, mpreun cu ntrebrile pe
care le va pune i operaiile i documentaiile care urmeaz s le vad. Subiectele auditului
vor include i auditurile precedente ale compartimentului vizitat. Compartimentele care
necesit investigaii speciale sunt cele care nu au foste verificate recent, cele care au fost
verificate anterior i n care au fost g site deficiene, precum i cele n care sunt cunoscute
deficienele sau se suspecteaz c acestea exist.
Auditorul trebuie s l fac pe auditat s fie contient n avans de domeniul auditului i
s specifice ce se ateapt de la el.
Listele de verificare
Sunt instrumente utile n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului (domenii
i activiti investigate n timpul auditului).
Elaborarea lor se face n faza pregtirii auditului, n care auditorul se asigur c
sistemul definit n documentul de referin (manualul calitii, standardul de referin) este
complet i apt s duc la ndeplinirea obiectivelor calitii organizaiei.
Dac organizaia are un sistem al calitii, acesta este definit n manualul calitii.
Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul ef pentru a se asigura c a fost acoperit
ntreg sistemul. Cea mai eficient list de verificare pe care o poate avea auditorul este
cuprinsul sau indexul paginilor manualului.
Folosirea acestor liste, care nu au mai mult de dou, trei pagini, constituie o bun
verificare a auditrii tuturor compartimentelor i activitilor organizaiei.
n faza pregtirii auditului, auditorul ef trebuie s se asigure c sistemul definit n
manual este complet i apt s duc la ndeplinire obiectivele calitii organizaiei.
n situaia n care manualul calitii organizaiei nu este complet, auditorul ef trebuie
s verifice conformitatea sistemului cu standardul de referin, iar n alctuirea listelor de
verificare, standardul de referin s constituie lista de verificare dup care urmrete dac sau atins toate punctele.
Auditorii, cnd i planific auditarea unei zone, i ntocmesc liste de verificare prin
care trebuie s aib n vedere faptul c, fiecare interviu individual trebuie s cuprind patru
aspecte de baz legate de:
persoane - responsabilitate i autoritate, cerine de instruire / educaie;
proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activitii auditate,
aplicabilitate practic;
echipamente dac sunt cele specificate n proceduri, dac necesit manuale
de utilizare iar acestea sunt disponibile;
produse i materiale - dac sunt cele specificate n proceduri, dac sunt
corespunztor identificate i cu stadiul inspeciilor identificat corespunztor.
Diagrama de flux (flow chart)
Un alt mijloc de asigurare c toate elementele auditului au fost atinse, este diagrama
de flux a procesului de auditare. Aceasta ajut auditorul s observe c auditul se desfoar
sistematic i c nu au fost srite etape importante.

Figura 1: Diagrama de flux pentru un proces de audit

Concluzie:
6

Din figur se observ desfurarea procesului de audit, de la colectarea de

date, la analiza i evaluarea lor, pn la raportarea rezultatelor auditului. Procesul
se desfoar n mod continuu pn cnd sunt atinse toate obiectivele auditului
planificate n Planul de audit i cuprinse n Chestionarele de audit.

Documentele de lucru folosite n etapa de pregtire-planificare a auditului sunt:

autorizarea auditului;
standardele sau alte specificaii dup care se face auditul;
planul de audit;
orice formate provizorii care se folosesc n timpul auditului;
aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc.

ACTIVITI N FAZA DE PLANIFICARE-PREGTIRE

n aceast etap sunt prevzute urmtoarele activiti:

a) Iniierea auditului,
b) Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului;
c) Alctuirea echipei de audit;
d) Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii;
e) Vizita preliminar la auditat;
f) Elaborarea planului de audit;
g) Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii coninutului;
h) Organizarea echipei de audit.
a) Iniierea auditului

Iniierea auditului poate avea loc din iniiativa:

Organizaiei auditate, n cazul unui audit intern;
Unei organizaii, pentru auditul la subcontractani;
Organizaiei auditate care nainteaz o cerere de certificare;
Unei alte organizaii interesat sau ndreptit, pentru auditul de ter parte.

Iniierea auditului presupune stabilirea obiectivului i domeniului auditului, frecvenei

acestuia i analiza preliminar a prezentrii sistemului calitii al auditatului. n aceast etap
se ia legtura cu organizaia auditat.
De asemenea, la iniierea auditului se stabilete auditorul ef, care poate fi numit de:
organizaia iniiatoare a auditului - la auditul intern i la subcontractani;
ter parte independent - la auditul de ter parte.
Numirea are loc prin notificare oficial, precizarea scopului auditului i se accept de
cel numit.
b) Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului
Clientul decide, ce elemente ale sistemului calitii, zone i activiti ale organizaiei
urmeaz s fie auditate ntr-un interval de timp specificat. Este recomandabil ca acestea s fie
stabilite mpreun cu auditorul ef i cu consultarea auditatului.
De asemenea, clientul specific standardul n baza cruia se efectueaz auditul
sistemului calitii, precum i frecvena acestuia, care se stabilete n baza modificrilor
provenite n organizaie ce pot avea repercusiuni asupra sistemului calitii acestuia, precum i
de rezultatele ultimelor audituri.
Importana acestor factori este diferit dac auditurile sunt de ter parte, secund
parte sau prim parte.
Un audit al sistemului calitii va urmri:
Competena sistemului - dac procedurile sunt realiste i adecvate pentru organizaie;
Conformitatea sistemului - dac procedurile sunt urmate corect;
Performana sistemului - dac aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultate dorite.
n cadrul auditurilor ter parte se ine seama de natura schemei de certificare n primul
rnd, i de ct de pregtit este auditatul pentru evaluare. Auditurile pot fi de evaluare
complet, evaluare iniial, de supraveghere, audituri de prelungire, sau audituri de extindere a
domeniului.
n cadrul auditurilor secund parte se au n vedere: cerinele din contractele curente
(auditul poate avea loc la nceputul unui contract important pentru a asigura un control efectiv
n timpul fazelor de proiectare, aprovizionare, lansare n producie); resursele disponibile
pentru contract; performanele subcontractantului n domeniul calitii.
n cadrul auditurilor interne se auditeaz toate activitile care fac parte din sistemul
calitii organizaiei. Frecvena acestor audituri se stabilete n funcie de necesitile
sistemului i ale organizaiei. Activitile critice precum i cele cu importan ridicat trebuie

s fie auditate mai des dect celelalte. Este de dorit s fie auditate simultan mai multe funcii
ale organizaiei, ceea ce asigur auditarea interferenelor dintre compartimente, care n alt mod
nu ar putea fi auditate.
Rareori un audit poate ptrunde n profunzimea tuturor detaliilor sistemului calitii.
Una din cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru ntre abordarea de ansamblu,
care este mai puin detaliat la nivelul ntregii arii auditate i investigaiile aleatorii
aprofundate, n cadrul crora o seciune mic dar semnificativ este studiat n cele mai mici
detalii. n orice audit este necesar o combinaie a celor dou, ultima tehnic fiind folosit
dac o problem este suspect sau apare o neconformitate.
d) Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii
Aceast etap const n analiza documentaiei referitoare la metodele utilizate de
auditat pentru satisfacerea cerinelor de asigurare a calitii. Documentul de referin este
manualul calitii sau orice alt document echivalent cu acesta. Este recomandabil ca aceast
analiz s stea la baza planificrii auditului.
n cazul auditurilor de consultan n vederea organizrii sistemului calitii, sau a
auditurilor n secund parte, documentaia sistemului calitii nu este disponibil, aceast
etap a auditului fiind opional.
e) Vizita preliminar la auditat
Vizita preliminar fcut de auditorul ef are o mare utilitate, deoarece ea permite
acestuia s ntlneasc diferite persoane din managementul auditatului, constituind n acelai
timp o bun ocazie de a cunoate organizaia n vederea aprecierii dimensiunilor, a planului
general, a proceselor etc.
Pe de alt parte, aceast vizit ofer reprezentanilor auditorului posibilitatea s
discute cu auditorul ef asupra modului n care se va desfura auditul.
De asemenea, cu aceast ocazie se contureaz liniile principale ale planului de audit,
care ulterior va fi definitivat de ctre auditorul ef.

Scopul vizitei preliminare este:

S identifice conducerea de vrf, responsabilitile acesteia, a autoritii aa cum este
definit n organigrama auditatului, precum i a interferenelor de autoritate;
S identifice structura documentelor sistemului calitii, n mod deosebit manualul
calitii auditatului;
S neleag auditorul ef modul de funcionare a sistemul calitii auditatului;
Auditorul ef s verifice domeniul sistemului calitii, domeniul activitilor
auditatului i domeniul propus pentru auditare n vederea alctuirii echipei de audit;
Prezentarea de ctre auditorul ef a modului de desfurare a auditului, ntlnirile
echipei de audit, edina de deschidere, edina de nchidere, modul de clasificare i
raportare a neconformitilor i posibilele recomandri care pot fi fcute;
Auditatul s neleag procesul de audit i scopul acestuia; S se
prezinte cerinele pentru ghizi i rolul acestora;
S se stabileasc un acord asupra disponibilitii unor faciliti: un loc de ntlnire
pentru auditori, accesul la telefon, calculator, copiator, copii dup documentele
sistemului calitii;
Auditorul ef s viziteze ntreaga organizaie cu scopul de a nelege:
amplasarea general, mrimea, numrul de sedii i localizrile geografice,
activitile care se desfoar n fiecare amplasament,
identificarea zonelor care necesit echipament de protecie i clarificarea
modului n care acesta va fi pus la dispoziie de auditat,
identificarea zonelor care necesit aprobri pentru acces i a formalitilor
necesare pentru aceasta,

identificarea zonelor care necesit experi evaluatori;

S stabileasc orarul de munc, pauzele de mas i realizarea aranjamentelor de cazare
i mas, dac aceasta este necesar;
S discute oportunitatea informrii sindicatului despre audit i scopul acestuia;
S stabileasc data i durata auditului, a datei de prezentare a planului de audit, a
modului de pstrare a legturii ntre auditorul ef i auditat;
S rezolve toate obieciile pe care le are auditatul fa de modul n care este prevzut
s se desfoare auditul;
S faciliteze planificarea auditului i elaborarea programului de audit; S
stabileasc relaii de ncredere ntre auditorul ef i auditat.
Principalul document analizat este manualul calitii, sau un document echivalent cu

acesta.
Concluzie
Dac n urma examinrii rezult c sistemul calitii nu este corespunztor pentru
satisfacerea cerinelor, se recomand ca auditul propriu-zis s fie efectuat dup rezolvarea
problemelor.
f) Elaborarea planului de audit
Un plan de audit bine conceput trebuie s fie flexibil pentru a permite modificri care
apar pe parcursul auditului organizaiei, sau situaii imprevizibile care nu pot fi avute n
vedere n momentul elaborrii sale. La elaborarea sa trebuie avui n vedere o serie de factori,
dintre care se menioneaz:
Intervale de timp suficient de lungi pentru colectarea de informaii;
Intervale de timp suficient de lungi pentru examinarea atent a compartimentelor;
Prevederea de intervale de timp n care auditorii s aib posibilitatea de a se ntlni cu
membrii desemnai ai echipelor manageriale ale compartimentelor examinate;
Planificarea activitilor astfel nct organizaia auditat s aib posibilitatea de
asigurare a ghizilor nsoitori.

Un plan de audit bine elaborat trebuie s conin urmtoarele elemente:

Obiectivele i domeniul auditului;
Identitatea persoanelor care au responsabiliti directe, referitoare la obiective i
domeniu;
Documentele de referin;
Identitatea membrilor echipei de audit;
Durata (intervalul de timp) i locul unde se efectueaz auditul;
Limba utilizat n timpul auditului (dac este cazul);
Identificarea compartimentelor care trebuie auditate;
Durata estimat (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate prevzut
n planul de audit;
Programul edinelor care se in cu conducerea auditatului;
Condiii privind confidenialitatea;
Lista de difuzare a raportului de audit i data estimat a publicrii.
EXEMPLU ILUSTRATIV 3: Plan de audit la firma Alpina

PLAN DE AUDIT INTERN Nr. 1 din 04.08.2011

Compartiment auditat: Producie vopsele / adezivi
Tipul auditului:

Audit programat

Audit de urmrire

Perioada auditului: 19.08.2011

Documente de referin ale auditului:
SR EN ISO 9001:2008 Documentaia SMC aplicabil auditatului Alte documente
aplicabile
(se specific)
Membrii echipei de
audit:
(nume, prenume, funcie)
1. B.V, auditor ef
2. H.I, auditor

Reprezentanii auditatului:
(nume, prenume, funcie)
1. M.P., ef fabric
2. H.J., inginer

Elem.
Entitate organizatoric -

Doc.

Data

SMC

/ ora

ISO
Proces/activitate auditat
9001
Manualul Calitii

4.2.2

MC-01

Controlul documentelor

4.2.3

PS-01

Controlul nregistrrilor

4.2.4

PS-02

Infrastructura i mediul de lucru

6.3+6.4

PO-03

19.08.

Fabricarea adezivilor pulberi

7.5.1

PO-12

2011

Fabricarea vopselelor, tencuielilor i grundurilor

7.5.1.

PO-13

ora

Monitorizarea i msurarea produsului

8.2.4

PO-21

8.3

PS-04

Aciuni corective

8.5.2

PS-05

Aciuni preventive

8.5.3

PS-06

9-15
Tratare neconformiti

Auditor
B.V.

ef compartiment auditat
M.P.

g) Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii coninutului

Dup elaborare, planul de audit trebuie s fie aprobat de client i comunicat
auditatului.
n cazul n care se formuleaz obiecii cu privire la unele din prevederile planului de
audit, acestea trebuie s fie comunicate auditorului ef. nainte de efectuarea auditului, aceste
obiecii trebuie rezolvate de auditorul ef mpreun cu auditatul i, eventual, cu clientul.
Concluzie
n cazul n care prezentarea prematur a unor detalii particulare ale planului de
audit poate compromite obinerea unor dovezi obiective, acestea nu trebuie comunicate
auditatului, dect odat cu derularea activitilor.

ORGANIZAREA EDINEI DE DESCHIDERE

Are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit i reprezentanii
auditatului, n care se prezint n aproximativ 30 de minute, modul de efectuare i
desfurare a auditului.
Documentele de lucru folosite pentru edina de deschidere sunt:
planul auditului;
materiale de prezentare.
Problemele parcurse n cursul acestei ntlniri sunt:

Prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri: membrii echipei
de audit i reprezentanii auditatului. Dac acetia nu sunt cunoscui de ctre auditorul
ef, ei se pot prezenta singuri sau poate fi pus n circulaie o list pentru a fi
completat;
Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului i obiectivelor auditului. Este
necesar ca auditorul ef s sublinieze c scopul auditului nu este acela de a gsi
greeli, ci de a confirma implementarea i efectivitatea sistemului;
Analiza strii curente a documentaiei sistemului calitii, folosit de auditori la
pregtirea auditului;
Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentru
efectuarea auditului;
Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi constatate;
Stabilirea cilor oficiale de legtur ntre echipa de audit i auditat;
Desemnarea nsoitorilor echipei de audit precum i a reprezentanilor auditatului care
vor semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia;
Desemnarea resurselor i facilitilor necesare echipei de audit n ceea ce privete
locul de ntlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de
protecia muncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;
Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit i obinerea semnturii reprezentantului
organizaiei auditate pe planul de audit;
Sublinierea caracterului confidenial din partea echipei de audit, att n timpul, ct i
dup ncheierea auditului;
Stabilirea programului edinelor intermediare i a edinei de nchidere (ora i data), a
echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;
Mulumiri pentru participare la aceast edin, adresate de ctre auditorul ef celor
prezeni.

ORGANIZAREA EDINELOR INTERMEDIARE

Aceste edine se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau mai multe zile.
La acestea particip membrii echipei de audit, iar dac este cazul sunt invitai ghizii sau
reprezentanii auditatului. edinele intermediare pot avea loc la nceputul sau la sfritul
fiecrei zile de lucru.
Este recomandabil ca echipa de audit s aib ntlniri la nceputul fiecrei zile de lucru.
Pe parcursul edinelor intermediare se analizeaz:
Diferite aspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul de informaii
ntre auditori, precum i analiza i ncadrarea neconformitilor constatate;
Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului organizaiei auditate neconformitile
gsite i se caut soluii pentru rezolvarea diferitelor probleme aprute;
Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei auditate;
Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desfurare a auditului;
Reprezentantul organizaiei auditate este informat de modul cum se desfoar auditul
avnd posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai nalt, pentru a nu
exista surprize la edina de nchidere.
Ultima edin intermediar este o edin de pregtire a edinei de nchidere, la care
particip doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc dup ce au fost efectuate toate vizitele,
iar procesul de auditare a fost parcurs n totalitate. La finalul acestei ntlniri se elaboreaz un
rezumat al auditului care urmeaz s fie prezentat n edina de nchidere.
edina este condus de auditorul ef i are urmtoarele obiective:
Prezentarea observaiilor constatate;
Analiza i ncadrarea neconformitilor n: neconformiti critice, neconformiti
majore, neconformiti minore i observaii. Acele observaii care ies din cadrul
auditului nu sunt reinute;
Se redacteaz neconformitile pe Rapoarte de neconformitate, acestea fiind
identificate n raport cu cerinele specificate n standard sau n alte documente de
referin ale auditului fiind susinute de dovezi corespunztoare;
Auditorul ef pregtete rezumatul pentru edina de nchidere care va urmri atingerea
obiectivelor auditului prin rspunsul la urmtoarele ntrebri:
i. Documentele sistemului calitii satisfac cerinele standardelor de referin ?
ii. Sunt documentele sistemului calitii implementate ?
iii. Este sistemul calitii eficient ?
iv. n ce msur influeneaz neconformitile constatate, activitatea auditatului ?
Se pregtete concluzia echipei de audit.
ORGANIZAREA EDINEI DE NCHIDERE
Durata unei astfel de edine nu trebuie s depeasc o or, o or i jumtate, iar
documente de lucru folosite pentru edina de nchidere sunt:
materiale de prezentare;
materiale doveditoare i de sprijin ale afirmaiilor echipei de audit;
sumarul celor gsite.
Dup efectuarea tuturor examinrilor prevzute n planul de audit, naintea transmiterii
raportului de audit ctre auditat are loc o edin de nchidere, n care se prezint oficial
concluziile auditului. Aceast edin este condus de auditorul ef, fiind recomandabil s
participe conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt i conducerea compartimentelor
auditate.
Pe durata edinelor trebuie parcurse urmtoarele aspecte:

Prezentarea persoanelor participante la edin, cu ntocmirea unui proces verbal de

nregistrare a numelor participanilor;
Mulumirile auditorului ef n numele echipei de audit, adresate conducerii auditatului
i ghizilor pentru ajutorul i timpul acordat;
Se vor face aprecieri asupra modului deschis de colaborare ntre echipa de audit i
auditat, dac aceasta este un fapt real, iar n caz contrar nu se vor face aprecieri;
Se prezint succint scopul, obiectivele i domeniul auditului;
Se prezint un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va transmite
raportul;
Se indic limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic n care nu au fost
examinate toate zonele, existnd deci posibilitatea ca unele deficiene s nu fi fost
sesizate;
Se prezint neconformitile constatate, prin parcurgerea lor fr comentarii pentru a
oferi o imagine global asupra deficienelor ntregului sistem;
Comentarii ale neconformitilor i clarificri, dac este cazul, pentru conducerea
auditatului;
Semnarea rapoartelor de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei auditate,
dac acestea nu au fost semnate anterior;
Formularea concluziilor echipei de audit i prezentarea lor auditorului ef. Concluzia
final va fi comunicat clientului odat cu raportul de audit;
Rspunsul celor auditai;
Auditorul ef declar nchis edina, iar echipa de audit prsete organizaia.

EXEMPLU ILUSTRATIV 4: Proces verbal al edinei de nchidere la

firma Alpina
PROCES VERBAL AL EDINEI DE NCHIDERE
S.C. CERTIFICATION SERVICES S.R.L.

Pag. 1 /
1

ORGANIZAIA AUDITAT: S.C. ALPINA S.R.L.

REPREZENTANTUL ORGANIZAIEI: R. B.
REFERIN: SR EN ISO 9001/2008
DATA I DURATA EFECTIV A AUDITULUI: 15-17.09.2011, 0rele 8-16
PERSOANE DIN ORGANIZAIA AUDITAT CARE AU PARTICIPAT
LA EDINA DE NCHIDERE
Nr. crt.

Nume i Prenume

Funcia

1.

ing. R. B.

2.

K. E.

Manager calitate

3.

V. C.

Director aprovizionare

4.

K. E.

Director tehnic

5.

O. H.

Contabil ef

Director

ECHIPA DE AUDIT:
Auditor ef: ing. B. V.

Semntura

Auditori: ing. H. C.
OBSERVAIILE ECHIPEI DE AUDIT
Neconformiti / Observaii

Numr

Paragraf standard referin

Neconformiti majore
Neconformiti minore

2
1

4.2.1; 7.5.4
8.5.2

Observaii

7.5.3; 8.2.4; 8.5.3

REMARCI SUPLIMENTARE
Auditorul ef a prezentat obiectivele auditului i unele aspecte pozitive semnificative privind
conformitatea elementelor Sistemului Calitii cu condiiile specificate n standardul de
referin SR EN ISO 9001/2008. Au fost prezentate observaiile echipei de audit, cu
precizri suplimentare necesare interpretrii corecte a acestora: neconformiti majore,
neconformiti minore i simple observaii.
Neconformit ile au fost agreate, iar rapoartele de audit au fost semnate de
reprezentantul auditatului. Auditorul ef a concluzionat c dup iniierea aciunilor
corective i implementarea lor, se va programa auditul de certificare.
Auditorii declar c i-au ndeplinit misiunea n condi ii satisfctoare, prin parcurgerea
documentelor, vizitarea compartimentelor organizaiei i r spunsurile primite la ntrebrile
formulate. Auditorii declar c este posibil s existe i alte neconformiti care nu au fost
depistate la data auditului. n caz de incidente, accidente sau erori comise de organizaie
dup audit, auditorii nu sunt responsabili.
LISTA DE DIFUZARE
Ex. 1: S.C. ALPINA S.R.L.
Ex. 2: S.C. CERTIFICATION SERVICES S.R.L.
Data:

Auditor ef (Semntura)

B.V.

17.09.2011

Reprezentant organizaie (Semntura)

H. C.

EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII

Examinarea organizaiei auditate se efectueaz n dou etape, prima etap const
ntr-o evaluare a documentaiei sistemului calitii, iar cea de-a doua etap implic vizitarea
organizaiei.
Etapa 1. Evaluarea documentaiei sistemului calitii organizaiei auditate, are ca
obiectiv verificarea concordanei dintre documentele sistemului calitii i standardul
ales ca model de referin. Se analizeaz raporturile auditurilor anterioare, n cazul n
care acestea au existat, recomandrile fcute cu ocazia acestor audituri, pentru a
urmri activitile crora li s-au fcut recomandri de corecie i dac au fost eliminate
neconformitile evideniate n timpul auditurilor anterioare.
Etapa 2. Aceast etap se efectueaz dup obinerea acordului de vizitare a
organizaiei auditate, din partea conducerii auditatului. Ea const n vizitarea
organizaiei auditate cu scopul de a constata gradul de conformitate ntre practica
curent din organizaia auditat i prevederile din documentele sistemului calitii
precum i modelul de referin ales pentru construirea acestui sistem.
Dovezi obiective
Concluziile auditului se elaboreaz n urma colectrii de dovezi obiective, prin

intermediul interviurilor, a examinrii documentelor i a nregistrrilor calitii, a observrii

activitilor n curs de desfurare i a condiiilor din zonele vizitate.
Pentru ca o dovad s fie considerat obiectiv, auditorul trebuie s se asigure c
aceasta ntrunete urmtoarele elemente:
a) Existen
b) Precizie
c) Relevan

- dovada nu este fictiv i exist cu adevrat,

- informaia este corect pn n cele mai mici amnunte,
- coninutul informaiei este relevant pentru
neconformitatea descoperit,
d) Semnificaie
- dovada s fie evaluat de auditor, prin semnificaia fa
de neconformitatea pe care o indic.
Sursele de obinere a dovezilor obiective sunt:
Rapoarte de audit anterioare;
Reclamaii la beneficiar, refuzuri de recepie, reclamaii n garanie;
nregistrri ale calitii;
Documente;
Defecte, remedieri, derogri de la fabricaie;
Aciuni corective efectuate anterior;
Observarea activitii n curs de desfurare n timpul auditului;
Interviuri cu angajaii implicai n activitile de asigurare a calitii, sau cu efecte
asupra acestor activiti.

ncadrarea n timpul acordat auditului

Auditorul ef urmrete ndeplinirea planului de audit n fiecare compartiment auditat.
Dac sunt necesare schimbri ale atribuiilor auditorilor i ale planului de audit, el poate
efectua aceste schimbri cu acordul clientului i cu consultarea auditatului.
n vederea ncadrrii n intervalul de timp alocat auditului, dac ntr-un compartiment
se depete timpul alocat prin plan, atunci n celelalte compartimente se va scurta timpul sau
se vor efectua comutri.
Documentarea constatrilor auditului
Documente de lucru folosite de auditor n timpul colectrii informaiilor i a
documentrii constatrilor auditului sunt:
standarde sau/i specificaii;
documentaia sistemului de management al calitii a auditatului (manualul calitii i
procedurile asociate);
liste de verificare;
chestionarul de audit;
planul de audit;
rapoarte de neconformitate/observaie.

Toate observaiile din timpul auditului trebuie documentate (scrise). Auditorii trebuie s
noteze suficiente date pentru a avea o surs din care s poat rezulta concluzii clare.
Consemnrile fac referire la documente, ediie, lot, cantitate, numrul postului, denumirea
funciei, alte aspecte relevante. Toate informaiile trebuie formulate foarte explicit, deoarece
acestea pot fi folosite ca referin n investigaiile din compartimentele ce urmeaz s fie
vizitate de ali membri ai echipei de audit, sau trebuie verificate mai trziu, sau sunt folosite n
alt zon.
Indiciile care semnaleaz neconformiti se noteaz dac par semnificative, chiar dac
nu sunt cuprinse n lista de verificare (chestionarul pentru audit) i trebuie investigate. naintea

prsirii zonei auditate, trebuie verificat cu atenie dac toate detaliile din notiele luate sunt
clare i complete. Notiele clare, exacte, lizibile i complete sunt eseniale. Este ineficient,
pierderea de timp i total neprofesional, ca auditorul s se ntoarc ntr-o zon pentru c: nu a
nregistrat suficiente detalii, nu poate citi sau nelege propriile notie, sau detaliile nregistrate
nu sunt clare.
Pentru a nu exista nici un dubiu asupra nregistrrilor, poate fi de ajutor ca auditorul s
dea celui intervievat s citeasc ce a nregistrat.
Notiele auditorilor pot fi folosite n cadrul discuiilor sau n rapoartele scrise transmise
auditatului pentru a defini neconformitile.
Notiele auditorilor constituie nregistrri ale calitii care se pstreaz pentru o
anumit perioad de timp.
Concluzie
Modul n care se iau notie, formularele folosite, se stabilesc de auditorul ef pentru
fiecare audit n parte, sau de fiecare auditor.
Pentru consemnarea i raportarea concluziilor, se pot folosi urmtoarele tipuri de
documente:
chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calitii compartimentului;
formulare pentru raportarea observaiilor auditului;
rapoarte de neconformitate - formulare pentru documentarea dovezilor de susinere a
concluziilor la care au ajuns auditorii.
Chestionarul de audit
Formatul acestor documente este stabilit de auditorul ef, care trebuie astfel concepute
nct s nu limiteze activitile sau investigaiile suplimentare, care pot deveni necesare pe
parcursul desfurrii auditului.
Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon auditat. Acesta se
ntocmete plecnd de la urmtoarele elemente:
standardul de referin;
rezultatele auditurilor anterioare;
deficiene cunoscute privind calitatea;
prioriti ale managementului;
documentele sistemului calitii;
alte documente ale organizaiei;
consideraii ale auditorilor bazate pe propriile cunotine, experiene, vizite
preliminare etc.

EXEMPLU ILUSTRATIV 5: Chestionar de audit la firma Alpina

Compartimentul / proces/activitatea auditat/ :
Controlul documentelor, Controlul nregistr rilor, Infrastructura i mediul de lucru,
Fabricarea adezivilor pulberi, Fabricarea vopselelor, tencuielilor i grundurilor,
Monitorizarea i msurarea produsului, Tratare neconformiti, Aciuni corective, Aciuni
preventive
Data auditrii:
Auditor:
Auditat:

Nr.

de

B.V.

H.J.
ntrebare de audit

Constatri/
Observaii/

Eval *

19.08.2011
Document

crt

referin/
Rezultate

clauz
1

Fabricare
a
adezivilor
pulberi
4

2
..................
1. Cum este programat procesul pentru asigurarea
termenelor de livrare ? Cum este aceast
informaie comunicat personalului operativ ?
2. Ce informaii stau la dispoziia personalului
operativ care descriu caracteristicile produsului ?
3. Ce documentaie st la dispoziia operatorului
ca i instruciuni de lucru ?
4. Se verific pe parcursul auditului c se
utilizeaz echipament corespunztor n producie.
Exist probleme repetate asociate echipamentului
de producie ?
5. Ce aparate de msurare i monitorizare sunt
utilizate pentru asigurarea cerinelor clientului ?
Pot fi vzute ?

4
*

PO-12
6. Se descrie procesul de livrare i transport al
/ 7.5.1
produsului care asigur c numai produse
acceptabile sunt livrate la clientul corespunztor.
Ce activiti post-livrare sunt desfurate de
organizaie ?
7. Ce obiective sunt monitorizate, dac sunt,
pentru a verifica eficacitatea procesului de
producie ?
8. Exist n organizaie procese n care produsele
rezultate nu pot fi verificate prin inspecie i
testare?
..................

* Evaluare: 1- ndeplinit, 2 ndeplinit parial (neconformitate sau

observaie), 3- nendeplinit (neconformitate)

Chestionarele de audit bine ntocmite au urmtoarele avantaje:

permit auditorilor s fie bine informai despre obiectivele i cerinele activitii
auditate;
permit auditorului ef s evalueze munca de pregtire desfurat de ceilali membri ai
echipei de audit;
permit auditorilor s evalueze gradul de derulare al auditului;

dac este nevoie faciliteaz redistribuirea sarcinilor ntre auditori;

asigur o nregistrare a domeniilor i activitilor investigate n timpul auditului.

Neconformiti
Neconformitatea constituie un eec n ndeplinirea unei cerine, fa de referina
auditului.
n momentul depistrii unei neconformiti, este bine ca auditorul s aduc la
cunotina auditatului neconformitatea constatat, coninutul su, dovezile obiective care
demonstreaz neconformitatea pentru ca auditatul s neleag c auditul este o activitate
transparent, iar auditorul nu are nimic de ascuns.
Neconformitile se clasific n dou categorii: majore i minore. n afar de
neconformiti mai pot exista i observaii, atunci cnd nu exist dovezi obiective suficiente
pentru a putea aprecia c eecul respectiv este o neconformitate.
Neconformitatea minor
Neconformitatea minor este aceea care identific scpri izolate sau sporadice n
coninutul sau implementarea procedurilor sau nregistrrilor calitii i care pot duce la eecul
sistemului calitii dac nu sunt corectate.
Neconformitatea minor apare cnd exist dovezi obiective ale implementrii
incomplete a unei clauze particulare a standardului ales ca model de referin pentru
organizaie.
Astfel de exemple sunt:
Cnd o procedur a fost documentat, dar sunt evidente variaii minore n
implementarea ei.
Cnd nregistrrile calitii sunt incomplete, ceea ce nu permite demonstrarea pe deplin
a funcionrii eficace a sistemului calitii.
Cazuri izolate de echipamente de ncercare i msurare neconfirmate metrologic i/sau
cu stadiul confirmrii metrologice neindicat.
Cazuri izolate cnd lipsesc aprobrile pe documente sau semnturile prescrise.
Cazuri izolate de documente depite, care nu prejudiciaz imediat calitatea produciei.
Neconformitile de acest fel se rezolv prin aciuni corective. Odat cu constatarea lor
recomandarea auditorului pentru aprobarea i nregistrarea sistemului calitii organizaiei
poate s continue, cu recomandarea ca neconformitile minore s fie eliminate prin aciuni
corective, care sunt verificate cu ocazia vizitelor de supraveghere.
Concluzie
Un numr mare de neconformiti minore de acelai fel se poate constitui n
neconformitate major , de aceea, un numr excesiv de neconformiti minore, n funcie de
mrimea i complexitatea organizaiei, poate mpiedica recomandarea spre aprobare i
nregistrare a sistemului calitii. Din aceste considerente n exemplele de neconformiti
minore prezentate anterior, trebuie subliniat frecvena izolat a apariiei acestora.
Neconformitatea major
Neconformitatea major este aceea care identific absena sistemului calitii,
nefuncionalitatea sa, sau o implementare necorespunztoare a acestuia, luat ca un incident
singular sau ca o combinaie a unui numr de incidente similare.
Asemenea neconformiti apar, de obicei, foarte clar n cazul sistemelor care nu sunt
stabilite, documentate, implementate sau meninute.

EXEMPLU ILUSTRATIV : Neconformiti tipice sunt urmtoarele:

Politica calitii, procedurile de sistem, operaionale i de control ale

organizaiei nu sunt stabilite i documentate ntr-o msur care
spermit folosirea lor ca baz pentru auditarea implementrii
sistemului.
Sistemul calitii existent n organizaie este incompatibil cu
declaraia de politic a calitii.
Nedifuzarea spre aplicare a manualului calitii, conform listelor de
difuzare aprobate.
Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor
de difuzare aprobate.
Implementarea incomplet a prevederilor uneia din procedurile de
sistem.
Cerinele procedurilor documentate nu sunt implementate ntr-o
msur semnificativ.
O cerin specific modelului de referin, relevant pentru activitate,
nu este menionat (de exemplu pentru un model care urmeaz
standardul ISO 9001 nu exist clauza referitoare la proiectare).
nregistrrile calitii sunt incapabile s demonstreze funcionarea
eficient a sistemului.
Existena mai multor neconformiti minore legate de implementarea
unei proceduri de sistem sau a mai multor proceduri, instruciuni etc.
(la care documentele sistemului calitii fac referire) cu efect
necorespunztor asupra funcionrii sistemului calitii ntr-un
compartiment (sau n mai multe compartimente).
Absena unui element al structurii organizatorice care afecteaz
sistemul calitii.
Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate de
managementul la nivelul cel mai nalt, precum i efectuarea
auditurilor interne ale calitii.
Nealocarea de ctre managementul organizaiei a resurselor
necesare pentru funcionarea sistemului calitii.
Necunoaterea i/sau neaplicarea de ctre conducerea executiv a
diferitelor
compartimente
auditate
a
unor
prevederi
ale
documentaiei sistemului calitii.
Lipsa dovezilor obiective privind aciunile ntreprinse de conducere
pentru nsuirea politicii privind calitatea i instruirea diferitelor
categorii de personal care prin activitatea lor au inciden asupra
calitii produselor i afecteaz meninerea sistemului calitii la
standardul specificat.
Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate i/sau
nendeplinirea unor responsabiliti clare de ctre acesta.
Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calitii
specificate ca urmare a aciunilor corective stabilite n urma unui
audit.

Concluzie:
Neconformitile enumerate constituie neconformiti majore care nu permit
aprobarea i nregistrarea sistemului calitii organizaiei, dect dup ce acestea au fost
eliminate, ca urmare a unor aciuni corective i dup ce s-a verificat eficiena lor.

Documentarea neconformitilor
Documentarea neconformitilor const n redactarea acestora sub form scris pentru a
putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformitilor trebuie s fie exact, complet,
util i concis.
Documentarea exact a neconformitii este necesar n vedere validrii acesteia de
ctre auditat. n cazul unor inexactiti n redactare, neconformitatea nu este acceptat
de auditat i poate s afecteze credibilitatea auditorului, afectnd credibilitatea
celorlalte constatri prezentate.
Documentarea complet presupune prezentarea de dovezi obiective care trebuie s fie
incluse n raportul de neconformitate. Descrierea trebuie s cuprind toate informaiile
necesare pentru a se putea face o verificare ulterioar a constatrilor.
Descrierea trebuie s arate n general:
Unde a fost observat neconformitatea;
Ce dovad obiectiv a fost reinut;
Cine a fost implicat ca fcnd parte sau oferind dovada obiectiv.

Documentarea util a neconformitii are n vedere prezentarea conducerii auditatului

a elementului lips din cerina sistemului calitii, astfel nct n urma parcurgerii
raportului de audit, acesta s aib posibilitatea s i completeze imaginea fiecrui
detaliu al sistemului calitii
Documentarea concis este o cerin care are n vedere ca descrierile din raportul de
neconformitate s fie ct mai sintetice, fr a compromite ns claritatea informaiilor
prezentate i utilitatea acestora. Cerina apare ca urmare a faptului c este posibil ca
auditorul s aib de redactat mai multe neconformiti nainte de edina de nchidere,
iar n cadrul edinei de nchidere trebuie citite toate neconformitile constatate, unde
bugetul de timp este limitat.
Redactarea descrierii unei neconformiti trebuie s ntruneasc cteva elemente:
1. prezentarea cerinei care nu a fost ndeplinit, prin trimitere la modelul de referin
i/sau prin descriere;
2. prezentarea faptelor observate;
3. explicarea de ce faptele observate arat nendeplinirea cerinei.
Dac apar neconformiti similare n mai multe zone, se scrie o singur
neconformitate n care se enumer toate constatrile.

Bibliografie:
1)
2)
3)
4)

A. Eden , V. Stanciu- Auditul sistemelor informatice, Editura Dual Tech, 2006

A. Munteanu, Auditul sistemelor informatice contabile, Editura Polirom, 2001
Brezeanu P. - Audit i control financiar, Editura ASE, Bucureti, 2001
Camera Auditorilor din Romnia - Audit financiar 2000, Editura Economic, Bucureti,
2000
5) J. Champlain Auditing Information Systems, John Wiley&Sons, Inc., 2003

Anexe:
1) EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Program anual de audituri interne pe anul 2011
la firma Alpina- pag4
2) Figura 1: Diagrama de flux pentru un proces de audit- pag6
3) Figura 2: Diagrama de flux pentru un proces de audit intern- pag8

4) EXEMPLU ILUSTRATIV 3: Plan de audit la firma Alpina- pag12

5) EXEMPLU ILUSTRATIV 4: Proces verbal al edinei de nchidere la firma
Alpina -pag15
6) EXEMPLU ILUSTRATIV 5: Chestionar de audit la firma Alpina- pag19
7) EXEMPLU ILUSTRATIV 7: Raport de neconformitate la audit la firma Alpinapag23