LIBRO DIARIO

Es el documento legal y obligatorio en el cual se anota o registra las operaciones que realizan
los comerciantes o empresarios, da a da, por partida doble, en forma cronolgica, indicando el
origen que ha dado lugar dicho registro y los documentos que lo justifican. Las funciones del
libro Diario son: Suministrar un registro cronolgico de todas las transacciones y analizar cada
transaccin en sus componentes de cargos y abonos.
- ESTRUCTURA
En su forma ms sencilla el Diario consiste en un libro cuyas pginas se han rayado dejando
espacios adecuados para: la fecha, la descripcin de la transaccin, referencia del pase del
asiento, importe del cargo e importe del abono. Al registro completo de una operacin en el libro
Diario se le llama asiento.
Cada empresa se adapta una forma propia de cmo estructurar la forma de su libro Diario. No
existe una estructura nica de diseo para el libro diario y los asientos contables admiten variedad
de formatos. Existen dos formatos utilizados generalmente en la mayora de los programas informticos: El llamado diario americano, en el cual los valores son cargados a la derecha (debe) y
abonados a la izquierda (haber), mientras que en el centro se recogen los detalles de la operacin.

El llamado diario europeo, en el cual los valores son cargados y abonados en dos columnas
(debe y haber) situadas a la derecha. A la izquierda se sita el detalle de la operacin. Este
formato coincide con el desarrollo de los modelos informatizados.

Se presenta habitualmente en la siguiente forma:

En cada asiento se ha de anotar el nmero del mismo y la fecha en la que acontece. Cada
cuenta va acompaada de un nmero entre parntesis, que corresponde al cdigo de la misma. En
la columna Folio del Mayor se anota el nmero de la pgina del libro Mayor en la que se refleja
dicha cuenta. Adems, dentro de cada asiento se puede anotar las aclaraciones al hecho contable
que se crean oportunas para completar la informacin. El libro diario tiene los siguientes tipos de
asientos:
- De apertura: Inicia el ejercicio econmico y representa el estado inicial del patrimonio.
- De gestin: Registran las operaciones realizadas en el ejercicio.
- De regularizacin: Determina el resultado de la actividad.
- De cierre: Salda todas las cuentas al final del ejercicio.
- NORMAS PARA SU USO
La suma total del Debe ha de ser igual a la suma del Haber. Habitualmente los asientos
presentan la forma siguiente:

Antes de ser utilizado, los libros deben ser foliados, es decir, inicializados por una autoridad
mercantil competente para que sirvan como documentos legales de la entidad a la cual
pertenecen. Los asientos contables se registran en un orden cronolgico en el libro diario, en
cuyas hojas se recogern por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras
o raspaduras, todas las operaciones y transacciones econmicas que realice la empresa.
De manera que cada asiento se har sin alterar la fecha y el orden de los mismos, cuidando no
dejar espacios en blanco, no borrar, no hacer correcciones sobre los mismos, no arrancar las hojas

de los libros. Es decir que se debe dejar el registro tal y como se hizo originalmente, no importa si
est errneo, despus al darse cuenta se pueden corregir legalmente con otro asiento.
LIBRO MAYOR
Es el registro donde se concentran los movimientos que tienen las cuentas de activo, pasivo,
capital contable y resultados como consecuencia de las operaciones realizadas durante un perodo
contable. En este libro se registran de forma independiente, en cada folio, cada cuenta del cdigo
contable. Es decir, a este libro se transcriben los asientos registrados previamente en el libro
diario. Su funcin es acumular los movimientos y saldos de cuentas con las cuales se est en la
posibilidad de preparar los estados financieros, as permitir conocer el estado de cualquier
elemento patrimonial en cualquier momento del tiempo, as como las variaciones sufridas por el
mismo.
- ESTRUCTURA
ste debe contener: La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de cuentas
de la empresa). El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento dbito
o crdito de cada cuenta. Las operaciones mensuales. Los saldos finales para la elaboracin de los
Estados financieros. Se presenta habitualmente de la siguiente forma:

En la primera columna, se anota la fecha en la que se produjo la variacin del elemento

contable. En la segunda se da una breve explicacin a dicha variacin para identificarla con el
hecho contable a la que corresponde. En la tercera columna se registra el nmero de asiento del
libro Diario al que hace referencia. En el resto de columnas se anotan los cargos, abonos, saldo
que presenta la cuenta tras cada anotacin y signo D (saldo deudor) o H (saldo acreedor) segn
proceda.
- REFERENCIA
La referencia (Ref.) refleja el nmero de asiento en el Libro Diario o el nmero de la pgina o
folio del Libro Diario donde se encuentra el asiento.

- MODELOS
La forma del Mayor variar de acuerdo con las necesidades de la empresa y de los mtodos de
anotacin. Puede ser un libro cosido y encuadernado con una cuenta en cada pgina, o un
cuaderno de hojas sueltas o un tarjetero. En las ltimas dcadas, con la aplicacin de las
computadoras al trabajo de contabilidad, en las grandes empresas, el Mayor est contenido en
ficheros que se actualizan en segundos.
Se reconoce que hay dos tipos:
- Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general
- Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.
BALANCE DE COMPROBACIN
Es un documento por medio del cual se comprueba que los asientos del Libro Diario han sido
pasados correctamente al Libro Mayor. Incluso, si ha habido errores al escribir en el propio Libro
Mayor al calcular el saldo de una cuenta. Se puede decir que el Balance de Comprobacin es una
lista de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un momento
determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Ofrece una sntesis del Libro
Mayor, con todo lo que ello conlleva. Su presentacin es mensual, o con la frecuencia que se
estima conveniente.
Para su elaboracin se siguen los siguientes pasos: Se obtienen para cada cuenta las sumas de
las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la
misma. El saldo se obtiene por diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo
o de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo, el saldo se obtiene por diferencia
entre el Haber y el Debe. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.
- ESTRUCTURA
Su rayado est estructurado para contener los siguientes datos:
a) Encabezado: Comprende el nombre del negocio o empresa, nombre o denominacin del
documento: Balance de comprobacin y fecha de preparacin.
b) Columnas de: Folio del Mayor de cada cuenta; cdigo y nombres de las cuentas del Mayor;
movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos; saldos deudor
y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos.
Cuenta

Sumas

Sumas

Saldo

Saldo

Debe

Haber

Debe

Haber

Ejemplo:

PRINCIPIO DEL CARGO Y EL ABONO

La teora del cargo y el abono se fundamenta en la ecuacin del patrimonio y en ella se
determinara que toda operacin comercial o hecho contable conlleva un intercambio de valores
en sentido contrario, toda operacin debe ser registrada de tal manera que afecte por lo menos dos
cuentas y que los cargos y los abonos sean por importes iguales. El anlisis de la teora del cargo
y del abono se realizar a travs de la utilizacin de las cuentas T, cuya estructura es:

Con base en la causa y el efecto, se instituyeron las siguientes reglas o principios.

- Toda cuenta del Activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotacin en el debe.
- Toda cuenta del Pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotacin en el haber.
- La cuenta del Capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotacin en el haber

Principios que deben observarse:

- Los aumentos del activo se cargan
- Las disminuciones del activo se abonan
- Los aumentos del pasivo se abonan
- Las disminuciones del pasivo se cargan
- Los aumentos del capital se abonan
- Las disminuciones del capital se encargan
El Saldo de la cuenta de Capital contable por lo regular es acreedor, porque casi siempre los
aumentos del Capital contable son mayores que las disminuciones del mismo, solamente en el
caso contrario tendr saldo deudor.

Reglas del cargo y del abono: Tomando en consideracin los casos en los cuales se cargan y
se abonan las diferentes cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes
reglas:
- Se debe cargar: Cuando aumenta el Activo, cuando disminuye el Pasivo, cuando disminuye el
Capital.
- Se debe abonar: Cuando disminuye el Activo, cuando aumenta el Pasivo, cuando aumenta el
Capital
Las cuentas de Gastos estn destinadas nicamente al registro de operaciones que producen
disminuciones del capital, razn por la cual siempre se deben cargar, puesto que, de acuerdo
con las reglas instituidas, las disminuciones del capital se deben cargar; en consecuencia, como
nicamente se cargan, su saldo siempre ser deudor (Dr).
Las cuentas de Ingresos por estar destinados al registro de operaciones que producen un
aumento del capital, lo mismo se debe abonar, y su saldo siempre ser acreedor (Cr).