Area Sales Manager Stint Report

I.

Data Base Branch Surabaya

Godrej Group Consumer Products Limited yang terdapat di Indonesia memiliki

perusahaan distributor yaitu PT.Intrasari Raya yang mendistribusikan produk-produk yang

diproduksi oleh PT.Megasari Makmur yang termasuk dalam Godrej Group Company.
PT.Intrasari Raya memiliki banyak kantor cabang yang tersebar di setiap region di Indonesia.
Salah satunya di Surabaya yang merupakan bagian dari region East Java 1 yang terdiri dari area
Surabaya, Malang, Sidoarjo, Pasuruan dan Mojokerto. Berikut database tim General Trade yang
dimiliki oleh branch Surabaya :
1. Area Sales Manager (ASM) : 1 ( Budi Santosa )
2. Spv
: 3 ( Ari Wibisono,Sugianto,Sutomo )
3. Sales
: 11 Sales Regular, 2 Sales Pasar, 2 Sales Grosir, 2 Sales
Industrial
4. Coverage :
Nama Sales

Code

Coverage

Register

Average

Lusi Meta

Area
A

Surabaya

Outlet
219

120,237,283

Sigit

Utara
Surabaya

205

126,269,473

Utara
Surabaya

193

97,108,221

Fondi Siswo

Utara
Surabaya-

217

131,603,237

Oktiyana

SP3

Timur
Surabaya-

189

73,549,068

Rosi

TO1

Pasar
Surabaya-

174

129,000,000

Timur
Surabaya-

156

120,000,000

Fendra

Barat
Surabay-

258

88,636,041

Abdurahma

Barat
Surabaya-

194

84,733,829

Budiono
Shinizuka

Madani
Aris

n
Ari Pras

Barat
Surabaya-

201

85,317,424

SO7

Selatan
Krian-Luar

164

89,358,976

Djoko

TO2

Kota
Surabaya

209

100,655,649

Sugeng

SO1

Selatan
Surabaya-

101

549,872,664

SO2

Grosir 1
Surabaya-

220

149,123,197

TR1

Pasar
Surabaya-

74

315,309,680

HS1
HS2
MTR

Grosir 2
Industrial 1
Industrial 2
Motoris

83
105

110,534,777
120,000,000
107,001,158

Sahak

Oemi
Johan
Armada
Andi
NN

5. Outlet Coverage By Tipe

Berikut ini merupakan total outlet yang sudah dicover berdasarkan tipenya.
1) R1 - Grosir Umum memiliki total

9) R10- Tk.Perlengkapan Bayi

199 outlet,
2) R3 - Retailer Umum memiliki total

memiliki total 79 outlet,

10) R11 Koperasi memiliki total 17

1780 outlet,
3) R4 - Toko Kosmetik memiliki total

outlet,
11) R12 - Bengkel/Accessories

102 outlet,
4) R5 - T.Sembako/Tk.Bumbu

memiliki total 149 outlet,

12) R13 - Toko Bangunan memiliki

memiliki total 243 outlet,

5) R6 - Toko Plastik memiliki total

total 97 outlet,
13) R14 - Retail Minimarket memiliki

208 outlet,
6) R7 - Toko Obat / Apotik memiliki

total 27 outlet,
14) R-15 Grosir kosmetik memiliki

total 40 outlet,
7) R8 - Toko Alat Tulis memiliki total

total 1 outlet,
15) R17 - Grosir Plastik memiliki total

19 outlet,
8) R9 - Toko Listrik memiliki total 12

10 outlet,
16) R18 - Lain-lain memiliki total 14

outlet,

outlet,
17) S1 Hotel memiliki total 24 outlet,

18) S2 - Resto/Cafe/Catering memiliki

21) S6 Industrial memiliki total 42

total 4 outlet,
19) S4 - Rumah Sakit memiliki total 22

outlet,
22) S7 - Night Outlet memiliki total 3

outlet,
20) S5 - Past Control/Cleaning Service

outlet.
23) S8 Lain-lain memiliki total 71

memiliki total 20 outlet,

outlet.

6. Geografis Surabaya :
24) Ju

25)

26) K

ml

Ke

el

ah

ur

Pe

ah

nd

an

27) Penghasilan perkapita

/thn

ud
uk
28) 2.8
48.
49

29)
31

30) 1

31) 27,000,000,-

6
0

6
32)
II.

Peran Kerja ASM

33)
Salah satu peran dari Area Sales Manager di branch Surabaya adalah
menyusun perencanaan, rencana jangka pendek maupun jangka panjang. Rencana
jangka pendek yang dibuat seperti perencanaan target value dan Effective Call (EC)
per harinya supaya target per bulannya dapat tercapai untuk setiap tim. Rencana ini
didiskusikan bersama para supervisor supaya supervisor menyampaikannya kepada
tim sales. Pencapaian sales disetiap harinya selalu ditracking. Di sore hari saat sales
baru tiba di kantor dari areanya, langsung melaporkan pencapaian value, TLSD, EC
dan produk fokus kepada admin. Hal ini dimaksudkan supaya salesman mengetahui
pencapaian hari itu langsung dibandingkan dengan target harian yang seharusnya
dicapai. Dengan cara ini ASM dapat mengevaluasi supervisor berdasarkan data yang
ada. Sebelum sales pulang, ASM selalu mengingatkan sisa omzet yang belum tercapai
supaya besoknya sales mengetahui target yang harus dicapai. Lalu rencana
menetapkan tujuan kunjungan ke outlet area tertentu setiap minggunya. Kunjungan ke
outlet dinilai sangat penting untuk mengetahui trend pasar, aktifitas kompetitor,
progress dari program nasional misalkan program display dan program loyalty yang
saat ini sedang berlangsung dan yang paling penting menjaga hubungan baik dengan
customer/outlet.

34)

Rencana kunjungan ini berkaitan dengan pencapaian target per hari setiap

tim. Tim yang pencapaian areanya tertinggal jauh dengan time gone, akan dikunjungi
oleh ASM bersama supervisor tanpa salesnya untuk mencari tahu masalah yang terjadi
di lapangan. Misalnya dari hasil kunjungan ke suatu outlet, outlet tersebut ternyata
belum mengetahui tentang rencana kenaikan suatu produk dan adanya promosi suatu
produk atau ternyata ada beberapa outlet yang total line produknya masih belum
komplit sesuai dengan tipe outlet (product assortment). Temuan seperti inilah yang
akan menjadi bahan ASM untuk memutuskan tindakan. Sales area bersangkutan akan
diingatkan kembali mengenai hal-hal yang harus disampaikan ke outlet. Rencana
jangka panjang yang dibuat adalah breakdown target tahunan, program nasional yang
sedang berlangsung dan program-program kompetisi yang dilaksanakan oleh principle
seperti MVS (Most Valuable Sales-Supervisor), Sudirman & Kartini Award, Perang
Bintang dan Godrej Sales League. Adanya program-program yang bersifat kompetitif
ini memerlukan rencana jangka panjang supaya semua tim dapat mendapatkan hasil
yang maksimal dan meraih reward dari kompetisi tersebut.
35)
ASM juga berperan dalam pengorganisasian tim. Pengorganisasian tim
sales salah satunya dengan pelatihan tim sales. Di Branch Surabaya diadakan rutinitas
dengan mereview ulang smart sudirman. Setiap satu bulan sekali dilakukan
penayangan ulang video smart sudirman supaya dapat menyegarkan ingatan dari tim
sales. Dengan ini diharapkan dapat meningkatkan kemampuan tim sales. Lalu setiap 3
bulan dilakukan penilaian tim sales dilihat dari pencapaian rata-rata value per bulan.
Penilaian ini disajikan dengan Performance Apraisal. Aspek yang dinilai berdasarkan
jabatan dari tim sales. Aspek yang dinilai dari jabatan supervisor diantaranya :
1. Personalitas : integritas, tanggung jawab, disiplin dan kehadiran, sikap
kematangan pribadi, kerjasama, motivasi kerja, dan kecepatan gereak
2. Performa Kerja : intelektual, kemampuan analisa, kreatifitas, pengetahuan
kerja, pemahaman instruksi, motivasi diri, komitmen terhadap tugas,
supervisi, perencanaan, pengawasan, kuantitas dan kualitas kerja,
36)

pengambilan keputusan dan pengembangan tim.

Selain berperan dalam pengorganisasian, ASM juga mengambil peran

pengendalian. Bila terdapat sales yang memiliki rata-rata pencapaian area yang rendah
selama 3 bulan berturut-turut, supervisor akan melakukan joint visit dengan sales

tersebut untuk mengetahui permasalahan yang terjadi. Permasalahan yang ada bisa
terjadi karena beberapa faktor diantaranya, SDM dan lapangan. Setelah didapatkan
solusinya, maka sales tersebut diberi kesempatan 3 bulan lagi. Bila pencapaiannya
tetap rendah dan tidak sesusai dengan harapan, sales tersebut dirotasi menjadi
Merchandiser selama waktu yang dibutuhkan. Bila masalah yang terjadi karena
potensi areanya menurun, maka ASM mengkaji ulang fokus area tersebut. ASM juga
rutin melakukan kunjungan ke oulet secara rutin untuk menjaga hubungan baik dengan
outlet. Dengan begini customer/outlet semakin percaya dan bila ada masalah yang
terjadi dapat diselesaikan dengan cepat. Rasa percaya yang dimiliki customer/outlet
kepada perusahaan merupakan nilai penting karena kita bisa mengetahui aktifitas
kompetitor dengan bertanya langsung kepada outlet/customer. Dari informasi aktifitas
kompetitor yang diketahui di lapangan, ASM membuat perencanaan untuk dapat
menangani kompetisi. Tindakan-tindakan yang dilakukan ASM selama stint berupa
pengajuan proposal promosi, pemberian hadiah kepada outlet dengan persyaratan
tertentu dan meningkatkan brand awarness dengan membagikan jam dinding HIT di
tempat keramaian seperti warung makan. Sebagai ASM yang memimpin tim sales,
ASM berperan juga dalam memimpin rapat sales. Rapat ini dilakukan bersama dengan

III.

supervisor secara rutin dengan agenda breakdown target setiap bulannya.

37)
38)
Perencanaan Bisnis dan Pertumbuhan
39)
Setiap bulannya selalu ada perencanaan yang dirancang oleh pihak
manajemen di branch Surabaya. Perencanaan ini dibuat untuk meningkatkan
pertumbuhan dengan mendorong jangkauan dan meningkatkan varian penjualan.
Untuk membuat perencanaan ini dibutuhkan analisa
40)
Saat ini di Surabaya sedang dilakukan siklus kunjungan toko setiap
seminggu sekali. Biasanya siklus kunjungan ke toko bisa dilakukan dua minggu
sekali atau saat faktur sudah mendekati jatuh tempo. Hal ini dilakukan dengan
harapan dapat meningkatkan EC, TLSD dan mengurangi AR yang tinggi.
Percobaan siklus kunjungan ini ternyata mengalami trend positif dilihat dari ratarata AR, EC dan TLSD setiap harinya. Hal ini dikarenakan sales mengunjungi
toko setiap seminggu sekali sehingga customer selalu diingatkan waktu jatuh
tempo dari fakturnya. Begitu pula dengan EC dan AR yang meningkat. Hal ini

terjadi karena salesman melakukan persuasi untuk menambahkan produk

tambahan diluar PO yang sudah ada
41)
Kesimpulan

IV.
42)
43)
44)
45)
46)
47)
48)
49)
50)
51)