Fungsi Pengawasan

Pengawasan dan Pengendalian Organisasi

A. Pengertian Pengawasan
Fungsi Pengawasan diperlukan untuk memastikan apakah apa yang telah
direncanakan dan diorganisasikan berjalan sebagaimana mestinya atau tidak. Jika
tidak berjalan sebagaimana semestinya, maka fungsi pengawasan juga melakukan
proses untuk mengoreksi kegiatan yang sedang berjalan agar dapat tetap mencapai
apa yang telah direncanakan.
Beberapa Pengertian dari Pengawasan :
1. Schermerhorn, menyatakan bahwa Pengawasan adalah merupakan proses
dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat
mendukung pencapaian hasil yang di harapkan sesuai dengan kinerja yang
telah ditetapkan tersebut.
2. Stoner, Freeman dan Gilbert, menyatakan bahwa pengawasan adalah proses
untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa
yang telah direncanakan.
3. Secara lebih lengkap, Mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gibert
mengemukakan fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis
dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan,
mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja
yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan
apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap
penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk
memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara
efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan..
4. Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak
hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan
tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkn diperlukan maupun penentuan
sekaligus penyusuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari
waktu ke waktu.

B. Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan:
1. Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus
beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik
1

Fungsi Pengawasan

lingkungan

yang

bersifat

internal

maupun

lingkungan

lingkungan

eksternal.Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk

memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang
telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan
perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga
merubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan di
lingkungan yang dihadapi perusahaan.
2. Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan
kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal
mungkin. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan fungsi pengawasan
agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.
3. Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami
kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan
bagi perusahaan. Maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya
pengawasan.
4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat
mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas
tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai
prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi

C. Proses Pengawasan
1. Penetapan standar dan metode penilaian kinerja
Idealnya, tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan
sebaiknya ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan
dilakukan. Manajemen akan dengan mudah menjelaskan kepada seluruh pihak
dalam organisasi jika tujuan organisasi jelas dirumuskan. Contoh peningkatan
penjualan sebesar 50 % adalah lebih mudah untuk dikomunikasikan apabila
dibandingkan dengan peningkatan penjualan saja.
2. Penilaian kinerja
Pada dasarnya peniliaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja
yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula.
Penilaian kinerja merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dan terus
menerus.
2

Fungsi Pengawasan

3. Membandingkan kinerja dengan standar

Setelah data penjualan dari tahun ini dan tahun lalu diperoleh, manajer
penjualan kemudian melakukan perbandingan atas apa yang dicapai tahun ini
dengan yang telah dicapai pada tahun lalu.
4. Melakukan tindakan koreksi jika terdapat masalah
Ketika kinerja berada di bawah standar berarti perusahaan mendapatkan
masalah. Oleh karena itu perusahaan kemudian perlu melakukan pengendalian
yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yaitu kinerja
berada dibawah standar, lalu kemudian perusahaan melakukan berbagai
tindakan untuk mengoreksi masalah tersebut. Pada intinya manajer atau
perusahaan berusaha untuk mencari penyebab ketidak mampuan mencapai
kinerja sesuai dengan standar untuk kemudian tindakan koreksinya.

D. Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasan

1. Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor
penyebabnya
2. Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
3. Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai,
4.
5.
6.
7.
8.

produktivitas kerja yang menurun, dll)

Berkurangnya kas perusahaan
Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
Biaya yang melebihi anggaran
Adanya penghamburan dan inefisien C

E. Tipe Tipe Pengawasan

1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan tipe ini sering
juga disebut dengan steering controls, dirancang untuk mengantisipasi
masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangandari standar atau tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan. Pengawasan ini menggunakan pendekatan aktif dan agresif, yaitu
mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan
sebelum masalah terjadi. Oleh karena itu diperlukan informasi yang akurat dan
tepat berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai apabila terjadi perubahanperubahan.

Fungsi Pengawasan

2. Pengawasan concurrent (concurrent control), yaitu pengawasan yang dilakukan

bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan. Pengawasan ini sering disebut
pengawasan ya tidak, screening control,

atau berhenti terus,

dilaksanakan selama sutau kegiatan berlangsung. Pengawasan ini merupakan

proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau
syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan,
sehingga lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan tipe ini dilakukan
dengan mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan
penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang
akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah
kegiatan terjadi.

F. Beberapa Faktor yang terkait dengan pengawasan dalam bidang

SDM
1. Penerapan Employee Discipline System
Hal ini berkaiatan dengan penerapan prosedur disiplin yang berlaku pada
organisasi dan sanksi / hukuman yang akan diterima
2. Adanya Career Path / Jalur karier
Hal ini berkaiatan dengan prosedur perubahan dan pengembangan karir
karyawan kearah yang lebih baik
3. Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan
yang diterapkan
Hal ini berkaiatan dengan komunikasi antara atasan kepada bawahannya.

G. Beberapa Pengawasan di Dalam Perusahaan

1. Pengawasan di Bagian Informasi
a. Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi
b. Penerapan Sistem Informasi Manajemen
2. Pengawasan di Bagian Keuangan
a. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
b. Manajemen Kas (Cash Management)
c. Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Fungsi Pengawasan

3. Pengawasan di Bagian Pemasaran

a. Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial
b. Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait
dengan konsumen
c. Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang
dilakukan
4. Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi
a. Evaluasi atas Plant Location
b. Evaluasi atas Plant Lay-out
c. Evaluasi atas Production Process and Schedule
d. Evaluasi atas Product Distribution

H. Mempertahankan (Memelihara) Fungsi Pengawasan

Selain untuk memastikan bahwa tujuan dari organisasi perusahaan dapat
tercapai, fungsi pengawasan dan pengendalian juga perlu di lakukan agar efisien
dalam pencapaian tujuan perusahaan juga tetap dapat di raih dan juga agar
perusahaan senantiasa dapat menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang
dihadapi oleh perusahaan.
Secara garis besar, Dessler mengemukakan bahwa terdapat dua pendekatan
dalam mempertahankan fungsi pengawasan (maintaining controlling function),
terdiri dari system pengawasan tradisional dan system pengawasan yang
berdasarkan komitmen.
1. Sistem Pengawasan Tradisional (Traditional Control System)
Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang
bersifat eksternal. Kinerja pegawai akan diawasi oleh atasan para pegawai.
Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada di luar bagian
keuangan yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap
kinerja keuangan.
Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional, yaitu
pengawasan diagnostik (diagnostic control), pengawasan berdasarkan
batasan-batasan (boundary control), dan pengawasan interaktif (interactive
control)
a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang dilakukan oleh
manajer

dimana

setelah

standar

ditetapkan,manajer

melakukan

pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum.

Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian berkewenangan
5

Fungsi Pengawasan

untuk melakukan diagnosa atau faktor-faktor yang menyebabkan

standar belum tercapai untuk kemudian mengambil keputusan yang
terkait dengan upaya untuk pencapaian standar sesuai dengan yang
semestinya.
b. Pengawasan Berdasarkan Batasan-Batasan, yaitu pengawasan yang
dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang dengan aturan
dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dalam
perusahaan akan menyesuaikan diri dengan aturan dan prosedur tersebut
dalam menjalankan seluruh aktivitas terkait dengan perusahaan.
c. Pengawasan Interaktif, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer
yang secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan
pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan
pekerjaan yang dilakukan. Dengan komunikasi personal dan dilakukan
secara interaktif ini, manajer dapat mengetahui apakah jalannya
perusahaan telah mencapai standar yang diinginkan atau belum.
2. Sistem Pengawasan yang Berdasarkan Komitmen (Commitment Based
Control System)
Berbeda dengan pendekatan Tradisional, dalam system pengawasan,
pendekatan yang berdasarkan komitmen lebih menekankan

fungsi

pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal. Pengawasan lebih

ditekankan pada faktor internal dari seiap individu pekerja. Introspeksi diri
dalam hal ini lebih dominan dalam menjalankan fungsi pengawasan daripada
pengawasan

eksternal.

Berbagai

pendekatan

bisa

dilakukan

dalam

membangun system pengawasan yang berdasarkan komitmen ini, diantaranya

dengan menerapkan suatu system keyakinan tertentu dalam budaya kerja
perusahaan atau melalui berbagai upaya yang mamaksa pegawai untuk
membiasakan diri dengan tanggung jawab dan introspeksi diri, diantaranya
mungkin dengan memberikan kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai
jenis aktivitas yang diberikan kepada para pegawai.
Dengan demikian diharapkan para pegawai akan terbiasa untuk
berinisiatif, inovatif, tanggung jawab, sekaligus juga melakukan koreksi

Fungsi Pengawasan

terhadap diri sendiri atau introspeksi diri sekiranya ada berbagai

penyimpangan yang mungkin dilakukannya.

Manajemen Informasi
A. Data dan Informasi
1. Data: fakta-fakta atau gambaran mentah/kasar yang memiliki kaitan atau relasi
terhadap sebuah organisasi
2. Informasi: data yang telah diproses untuk kegunaan perencanaan dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi
Syarat syarat informasi
a.Relevan
b.
Akurat
c.Lengkap
d.Cepat secara periodik
Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi
tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi
dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Berikut beberapa pengertian informasi menurut dari para ahli,
a.Menurut Gordon B. Davis : Informasi merupakan data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam mengammbil keputusan saat ini atau saat akan
mendatang
b.
Menurut RJ. Beishon : Informasi yaitu mencakup issarat dan
data yang diterima seorang manajer sehari-hari, apakah itu mencakup
pekerjaannya ataupun tidak
c.Menurut Davis (1992) : informasi merupakan kelompok teratur, studi
yang mewakili kuantitas tindakan, benda dan sebagainya. Data
berbentuk karakter yang dapat berupa alfabet, angka maupun simbolsimbol khusus.
Menurut Burch

d.

dan

Stater

Dalam

informasi

harus

memperhatikan beberapa sifat, diantaranya :

Accessibility (siafatnya mudah diperoleh)

Fungsi Pengawasan

Accuracy (sifat luaus dan lengkapnya)

Comprehensivenss (ketilitian)
Approciativenes (kecocokan)
Time Lessens (ketepatan waktu)
Clearity (kejelasan)
Flexibility (keluwesan)
Unsuspiciouns (tidak ada prasangka)
Quantifiable (dapat dibuktikan)
Conformity (dapat diukur)

B. Pengertian Manajemen Informasi

Manajemen Informasi adalah pengelolaan data dimana didalamnya mencakup
proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data
yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan
landasan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.

C. Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau
komponen yang terorganisasi, berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain.
Ada dua pendekatan yang dapat dilakukan untuk mendefinisikan sebuah sistem,
yaitu :
1. Tinjauan atas dasar fasilitas ( komponen / elemen)
Sistem yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Tinjauan atas dasar aktivitas ( prosedur )
Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan
kegiatan yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu.
Berikut beberapa pengertian sistem menurut dari para ahli
a. Menurut Ludwig Von Bertalaffy : System adalah seperangkat unsureunsur yang terikat dalam suattu relasi diantara unsur-unsur tersebut
dalam lingkungannya.
b. Menurut Gordon B. Davis : Sistem terdiri dari bagian-bagian yang
saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa
sasaran atau maksud.
c. Menurut John-A Becckett : Sistem adalah kumpulan system-sistem
yang berinteraksi.

Fungsi Pengawasan

d. Menurut Starer dalam Moekijat(1993) : suatu sistem dapat

dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau sub sistem
yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan.
e. Menurut Murdick (1993) : sistem adalah seperangkat elemen yang
membentuk kegiatan atau suatu prosedur/bagian pengolahan yang
mencari

suatu

tujuan

atau

tujuan-tujuan

bersama

dengan

mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu untuk

menghasilkan informasi atau energi atau barang.
f. Menurut James Havery : sistem adalah prosedur logis dan rasional
untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu
dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
g. Menurut John Mc Manama : sistem adalah sebuah struktur
konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan
yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu
hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
h. Menurut C.W. Churchman : sistem adalah seperangkat bagian-bagian
yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan..

D. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang menyangkut metoda
dan upaya terorganisasi dalam melakukan fungsi pengumpulan data (baik data-dataa
dari dalam dan luar perusahaan) serta dengan menggunakan komputer data-data
yang telah dikumpulkan tadi diproses untuk menghasilkan dan

menyajikan

informasi yang terkini, akurat dan cepat bagi para pengambil keputusan
manajemen.
Menurut Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen

adalah suatu

system manusia/mesin yang terpadu yang menyediakan informasi yang mendukung

fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan didalam organisasi.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan
piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber

Fungsi Pengawasan

informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri

dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan
pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari
sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan
oleh tingkat manajemen. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan
keputusan, dan sebuah data base.
Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa
komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud.
Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi
manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan.
Gagasan

suatu

sistem

informasi/keputusan

berdasarkan

komputer

berarti

automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas

sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin.
Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem
gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi
antara komputer dan seorang manusia pengolah.
Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa
para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan
penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa
perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan
manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil
keputusan.

E. Fungsi, Tugas dan Tujuan SIM

Sistem Informasi Manajemen memiliki dua fungsi. Fungsi pertama adalah
fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan. Data internal yang
secara sistematik mengalami penyesuaian, seperti data-data penjualan perusahaan
sedangkan yang secara periodic seperti barang-barang inventori, biaya harga,
jumlah dan trend produksi, serta jumlah tenaga kerja didalam perusahaan. Data data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing, tren pasar, tren demografi
termasuk didalamnya perilaku konsumen, hukum-hukum atau undang - undang
yang diberlakukan dalam dunia bisnis, setra misalnya perubahan terjadi pada
perusahaan penyuplai barang dan transportasi. Fungsi kedua adalah pemprosesan

10

Fungsi Pengawasan

data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusaan

manajemenen. Data - data yang telah dikumpul kemudian diklasifikasikan, diolah,
dan dianalisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan
perusahaan. Hasil dari kedua fungsi terseut kemudian disajikan dala suatu bentuk
laporan yang membuat informasi-infomasi penting yang yang dibutuhkan
perusahaan, terutamanya bagi pengambil keputusan dan manajemen perusahaan.
Selain dari fungsi utamanya Sistem Informasi Manajamen juga mempunyai
tugas lain yang penting. Adapun tugas SIM sebagai berikut :
a.Pengelolaan Transaksi
b.
Perencanaan Operasional
c.Perencanaa Teknis
d.
Perencanaan Stategis
Pada kegiatan pertama SIM akan menyajikan informasi untuk fungsi
pengelolaan transaksi, penjelasan status dan lain sebagainya. Pada kegiatan
berikutnya Sistem Informasi Manajemen akan menyajikan informasi-informasi juga
mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Selanjutnya Sistem
Informasi Manajemen akan menyajikan informasi untuk perencanaan taktis dan
mengambilan keputusan untuk pengendalian operasional perusahaan. Pada akhirnya
Sistem Informasi Manajemen akan berguna untuk perencanaan startegis dan
kebijakan dalam pengambilan keputusan bagi manajemen puncak.
Tujuan Sisitem Informasi Manajemen adalah untuk meningkat efektivitas
para menajer yang menggunakan Informasi tersebut. Peningkatan tersebut dapat
dilakukan dengan cara :
a.Mengusahakan sebanyak mungkin keputusan-keputusan yang diambil sebaai
dasar tujuan organisasi.
Melancarkan semua kegiatan yang bersifat rutin agar dapat mengurai

b.

waktu supervisi.
c.Memeberi tanda sejauh mungkin sebagai peringatan untuk menghadapi
kesukaran yang mungkin timbul diluar dugaan.
d.
Menyajikan informasi kepada manajer yang akan membantu membuat
keputusan yang lebih baik secara cepat dan tepat. Informasi harus jelas
kepada manajer yang membutuhkan.
Adapun tujuan lainnya yaitu Sistem Informasi Manajemen membantu segala
jenis bisnis meningkatkan efesiensi dan efektivitas proses bisnis dalam pengambilan
keputusan manajerial dan kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat
posisi kompetitif dalam pasar yang cepat berubah. Supaya informasi yang dihasilkan

11

Fungsi Pengawasan

oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analisis sistem harus
mengetahui kebutuhan - kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan
mengetahui kegiatan - kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan
tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas,
maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM
adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan
keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun
keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola
organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi.
Beberapa penjabaran fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
a.Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan

b.

sistem informasi secara kritis.

c.Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
d.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung
sistem informasi.
e.Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
f. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari
sistem informasi dan teknologi baru.
g.
Memperbaiki produktivitas dalam

aplikasi

pengembangan

dan

pemeliharaan sistem.
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-

h.

transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu

produk atau pelayanan mereka.
.

F. Komponen dalam Sistem Manajemen Informasi

Bagi perusahaan-perusahaan besar, kepetingan system informasi manajemen
rasanya sudah tidak dapat diabaikan. Sistem infomarsi menajemen dibeberapa
perusahaan besar setidak-tidaknya memiliki 5 komponen, yaitu :
a. Sistem Pemrosesan Data (Data Processing System)
Dimana system ini merupakan subsistem dari SIM yang melakukan
proses penyesuaian (update) atas berbagai database yang terdapat dalam
perusahaan dan menyajikannya dalam bentuk informasi terkini sebagaimana

12

Fungsi Pengawasan

dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. System pemprosesan data ini dapat

dilakukan dengan dua cara, yaitu batch processing dan online processing.
Pemprosesan data secara batch adalah pengaupdatean database melalui
pengumpalan data pada satu periode tertentu untuk kemudian dilakukan
update pada satu waktu tertentu secara serentak. Pemprosesan data secara
online adalah pendekataan yang melakukan update terus-menerus mengikuti
proses pemasukan data yang terbaru.
b. Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)
Sistem pelaporan manajemen mengumpulkan data untuk kemudian
diproses untuk menghasilkan informasi atau laporan yang diperlukan oleh
manajer dalam menentukan perencanaan dan mengambil keputusan.
Beberapa jenis pelaporan manajemen yang sudah dikenal dan dinyatakan,
sebagai berikut :
Laporan Detail (Detail Report). Laporan yang memuat informasi
detail dari setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan

berdasarkan waktunya serta informasi detail lainnya.

Laporan Ringkas (Summary Report). Laporan ini memuat beberapa
informasi penting yang diperlukan, yaitu pada manajemen pada level

yang lebih tinggi.

Laporan Pengecualian (Exception Report). Merupakan laporan yang
menyampaikan beberapa penyimpangan atas strandar tertentu yang

telah ditetapkan oleh perusahaan.

Laporan Atas Permintaan (On Demand Report). Laporan ini
dilaporkan atas dasar permintaan saja.

c. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)

System ini secara terprogram mampu menjawab beberapa kasus dalam
perusahaan yang menyangkut jawaban atas pertanyaan bagamana apabila.
Decision Support System dapat dikatakan sebagai sistem komputer yang
mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah
semi-terstruktur yang spesifik.
Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :
membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah

semi struktur
mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

13

Fungsi Pengawasan

meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari

pada efisiensinya.

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :

kegiatan intelijen,
kegiatan merancang,
kegiatan memilih dan menelaah.
Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk
mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan
tahapan dalam perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan
intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana informasi yang
diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga
seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.
Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan,
mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin
untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan
mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbangan-pertimbangan
utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah
situasi keputusan ini terprogram atau tidak. Sedangkan kegiatan memilih dan
menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari
beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah
dipilih.
Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS
generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog
manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation,
interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki
kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan.
Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat,
menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar
ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog digunakan untuk
menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara
pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.
DSS digunakan dalam suatu perusahaan dengan alasan :

14

Fungsi Pengawasan

Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil.

Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang

meningkat.
Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak

jumlah operasi-operasi bisnis.

Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan
perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk
di pasar yang benar-benar menguntungkan.

Sedangkan Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara

lain :

Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan.

Problem yang kompleks dapat diselesaikan.
Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
Dibandingkan dengan pengambilan keputusan

secara

intuisi,

pengambilan keputusan dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnya

lebih baik.
Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi

oleh manajer yang kurang berpengalaman.

Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang

lebih efektif.
Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi

beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.

Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.

d. Sistem Otomatisasi Kantor (Office Automation System)

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan
kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech
Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of
automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan
peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic
control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali
otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).
Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a
mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization
dengan kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer,
install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or

15

Fungsi Pengawasan

produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan

komputer) (AND Complex for Windows, 1993).
Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna
otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem
kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan
tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan
akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang.
Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi.
Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat
mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas
otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu
saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang
diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran. Terkait kegiatan yang berhubungan
dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan,
penganalisaan,

dan

pengkomunikasian

informasi.

Cakupan

aktivitas

perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan

pengolahan naskah (word processing); penyajian / display, pengelompokan /
sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan
perjanjian,

pertemuan

dan

penjadwalan

(appointment);

presentasi;

korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan
kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi
otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai
bersamaan

dengan

berkembangnya

teknologi

informasi,

penggunaan

perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan
efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan
perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses
pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode
dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi.
Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses
manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang
harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi
16

Fungsi Pengawasan

System otomasi kantor ini merupakan system komunikasi. Komunikasi

dalam perusahaan dan kantor pada masa ini memanfaatkan jaringan computer
untuk melakukan komunikasi satu sama lain melalui computer yang
terkoneksi melalui jaringan tertentu. Diantaranya system aplikasi ini adalah :
System Pemprosesan Kata(Word Processing System), yaitu system

untuk mengirimkan pesan-pesan kepada pegawai-pegawai

Sistem Surat Elektronik(E-mail System), yaitu system untuk
melakukan komunikasi secara langsung kepada staf lain sekalipun

berbeda ruangan atau tempat.

Sistem Penjadwalan Depeartemen(Departement Scheduling System),
yaitu system untuk melakukan penjadwalan pertemuan dan berbagai

aktivitas dalam sebuah perusahaan.

Telepon Seluler(Celuler Phone), yaitu jasa pemakaina telepon yang

bias digunakan dan dihubungkan dimanapun seseornag berada.

Sistem Peranta (Pager System), yaitu jasa pengiriman pesan singkat
melalui operator tertentu.

e. Sistem Pintar (Expert System)

System pintar adalah system komputer yang memberikan informasi
kepada manajer hal - hal yang biasanya dibutuhkan dan diperoleh dari
seorang pakar atau konsultan. Ilmu kecerdasan buatan merupakan salah satu
diantaranya. Kecerdasan buatan (Artificial Intelligence) adalah ilmu
pengetahuan tentang bagaimana membuat suatu peralatan (mesin) sedemikian
rupa sehingga menyerupai kepandaian manusia.dimana bekerja berdasarkan
simbol simbol dan metoda non algoritmik guna memecahkan suatu
persoalan. Sistem Pakar (Expert System) adalah bagian dari ilmu kecerdasan
buatan dimana berupa perangkat lunak komputer yang mempunyai keahlian
tertentu. Keahlian yang dimilikinya bersumber pada ilmu pengetahuan
(knowledge) dan ditambah dengan pengalaman praktis yang dimiliki oleh
seorang pakar (Expert). Dengan kemampuan demikian, Sistem Pakar akan
sangat berguna sebagai alat bantu (tool) dalam menyelesaikan masalah yang
rumit. Pada makalah ini dibahas tentang aplikasi dari Sistem Pakar untuk
membantu suatu pengelolaan instrumentasi alat ukur dari suatu sistem
akuisisi data. Sistem akuisisi data adalah suatu sistem perolehan data dari

17

Fungsi Pengawasan

suatu pengukuran, data yang diperoleh disimpan dalam komputer untuk

pengolahan lebih lanjut. Sistem akuisisi data terdiri dari pengkuran,
pengumpulan dan pengolahan data. Elemen dasar pada sistem ini yaitu
sensor, alat ukur elektronik (instrumentasi), antarmuka (interface) dan
perangkat komputer. Untuk mendapatkan hasil yang baik dari sistem ini
diperlukan pula kualitas dan tingkat kondisi yang "sehat" (baik) dari setiap
elemen. Dengan demikian diperlukan adanya pengelolaan dan perawatan
elemen sistem dengan benar dan baik. Pengelolaan ini akan menjadi rumit
seiring dengan jumlah dan macam dari elemen. Sistem yang dirancang ini
adalah suatu alat bantu yaitu berupa perangkat lunak yang dijalankan di
komputer sistem akuisisi tersebut.
Pada aspek pertama, komputer dan instrumen alat ukur harus sudah
terhubung dan dapat saling berkomunikasi. Aspek kedua, komputer dapat
mengontrol alat ukur tersebut serta dapat mengambil dan mengumpulkan data
status/kondisi dari setiap alat ukur dengan lengkap. Data yang lengkap ini
menjadi suatu fakta yang kemudian diproses dengan algoritma Sistem Pakar.
Dengan menggunakan teknik aplikasi Sistem Pakar, dihasilkan suatu program
sistem perawatan instrumentasi alat ukur yang dapat melakukan pemantauan,
melacak dan diagnosa kerusakan instrumentasi serta dapat memberikan saran
atas kerusakan atau kesalahan alat ukur tersebut. Sistem ini merupakan alat
bantu otomatis yang mempunyai kemampuan analis dan daya nalar terhadap
suatu masalah. Uji coba sistem dilakukan untuk menguji dari kinerja
rancangan perangkat lunak yang telah disusun pada suatu sistem akuisisi yang
telah berjalan.
Program sistem perawatan instrumentasi alat ukur yang pintar ini akan
sangat membantu bagi proses pengelolaan sistem dan pada akhirnya akan
menunjang kualitas dari sistem data akuisisi. Model sistem pengelolaan
instrumentasi alat ukur ini dapat dikembangkan untuk aplikasi khusus
lainnya, misalkan suatu system pengelolaan suatu instrumentasi jarak jauh
(remote system).

18