Principios de La Productividad - David Allen

Cambiar de ritmo puede
renovar la vitalidad
PRINCIPIOS DE LA PRODUCTIVIDAD DE DAVID ALLEN
Este es un corolario al principio de "muy controlado es muy fuera de control". Un patrn muy
constante de cualquier cosa por un perodo de tiempo extenso genera un acondicionamiento
que puede limitar la percepcin y el desempeo. El cambiar el paso y el ritmo automticamente
incuban una percepcin ms expansiva y conciente de lo que est sucediendo.
CITAS
"La creatividad puede resolver casi cualquier problema. El acto creativo o sea el que la
originalidad derrote al hbito, puede sobreponerse a lo que sea".
~ George Lois
"La constancia requiere que seas tan ignorante hoy como lo eras hace un ao".
~ Bernard Berenson
--------PARA PENSARLO
"BREAK DANCING"
La agudeza requiere filo. Y no se puede tener filo sin un punto de referencia de estar desafilado.
Y no puedes saber qu significa estar "sin filo" si no lo has experimentado. Por ende, para
mantenerte afilado, tienes que ser constantemente inconstante.
A lo mejor la lgica es cuestionable, pero lo anterior tiene una verdad en alguna parte.
Estar tan metido en un sistema, estructura o conducta podra limitar tu productividad.
Recientemente, pas un perodo de tiempo extenso sin hacer nada, al menos comparado con
mi estilo de vida tpico. Me sent un poco raro y un tanto "malcriado". Pero en cuanto he regresado
a mi ms familiar, y ms ocupado, ritmo, he tenido una perspectiva nueva e interesante, y me doy
ms tiempo para detenerme, mirar y escuchar mi intuicin acerca de lo que est sucediendo y
dnde ubicar mi enfoque de manera que obtenga el valor mayor. Hacer nada ha resultado muy
productivo.
Despus de lo sucedido me doy cuenta que hacer nada en un mbito abre la puerta a hacer algo
en otros mbitos. No se trata de ponerse inconciente. De hecho, se trata de mantenerse conciente
al hacer corto circuito en los patrones familiares, para que stos no nos manejen.
Aparentemente, no se ha podido an computarizar plenamente el ritmo del tambor en el jazz,
porque siempre ha estado "fuera de ritmo" de manera irregular. Los artesanos japoneses alaban
las imperfecciones pequeas, porque stas dan a sus obras vida y direccin (la perfeccin es
una atrofia sin un lugar a donde ir.) Los soldados rompen el paso cuando marchan a lo largo de
un puente, porque un ritmo tan coherente puede crear una armona que destruir la estructura.
Y los gurues de verdad con frecuencia hacen cosas que no son muy de gur para agitar nuestra
percepcin limitada de lo que es "espiritual".
Los hbitos, an los buenos, pueden resultar narcticos y permitir que caigas en una comodidad
y seguridad falsas que te llevarn a navegar aguas no muy tranquilas. Estar un poco desequilibrado
te mantendr despierto. Poner atencin te resulta mejor que confiar en que la carretera est bien.
"Una constancia tonta es el "duende travieso" de las mentes pobres, adorado por los
politiquillos, filsofos baratos y adivinadores".
~ Ralph Waldo Emerson
--------SUGERENCIA
Secreto de estado: El etiquetador favorito de David Allen Company es el Brother PT 15.
No es el ms barato (cuesta $100 dlares) pero es slido, rpido y muy fcil de usar.
Si tienes algn aparato del cual no puedes darte el lujo que se quede sin bateras (como
un reloj despertador de viaje), le pones una etiqueta con la fecha en la que le pusiste las
bateras. Luego, slo las reemplazas cada tanto, antes de que tengas que hacerlo.
Cuando sabes los que haces,

hacerlo con eficiencia es
la nica oportunidad de mejora.
Una vez que un propsito, meta o estndar queda claro, lo mejor que se puede hacer es llegar ah y
mantenerlo con el mnimo esfuerzo posible. La energa no se desperdicia y se liberan recursos adicionales
para otros usos y/o para aquellas cosas que quieres mejorar o que quieres hacer.
---------CITAS
"El progreso lo logra el hombre haragn en busca de maneras ms fciles de hacer las cosas".
- Robert Heinlein
"Antes de someterte a una intervencin quirrgica, arregla todos tus asuntos temporales.
A lo mejor sobrevives".
- Ambrose Bierce
---------PARA PENSARLO
"LA TRASCENDENCIA DEL ESTRES"
Muchos de los conceptos y modelos que enseo, alivian la presin improductiva de nuestras vidas:
el estrs innecesario que se crea por los compromisos que permitimos se aniden en nuestra psiquis
que crean exigencias inapropiadas en nuestra energa y enfoque.
Dichos mtodos, funcionan por s mismos... hasta cierto punto. Pero el hecho de que funcionen
VERDADERAMENTE a largo plazo depende en ltima instancia de porqu los haga. Por qu de
verdad estoy despejando mi vida fsica del desecho psquico?
Si estoy administrando mis asuntos incompletos de mi mundo porque en verdad nicamente me
quiero desconectar de mi vida, entonces el estrs no se va del todo. Seguro: obtengo de hecho
un nivel ms amplio de alivio y, a veces, mucho, mucho alivio. Es lo mximo vaciarme la cabeza y
despejar la bandeja de entrada y tener al da mis listas de acciones y proyectos. Mas despus de
todo, una parte de m que sigue all (al menos psicolgicamente hablando) va a querer desentenderse,
marcharse, anestesiarse o, de alguna manera u otra, enmudecer el ruido que sigue oyndose.
No es algo grande, traumtico u obvio aquello de lo cual quiero desembarazarme. Si lo fuese, las
cosas que fueran llegando a mi mundo se experimentaran como irritaciones, no oportunidades.
Ya me muero por "terminar" para hacer algo que me permita ESCAPARME de todo el proceso!
Mas inevitablemente con esa filosofa el derrotismo me vence: Para qu siquiera me interesa
empezar si nunca hay final?
Aj. Ese s que es un ciclo negativo de mi conciencia que se cumple a s mismo.
Sin embargo, si puedo mover mi conciencia interna a un lugar de mayor conexin espiritual, ms
proveniente de mi corazn que de mi cabeza, se torna en un juego totalmente diferente. Es la
misma actividad pero vestida de manera elegante y grcil. Se acepta lo que est frente a mi de
manera positiva y neutral, con dejos de curiosidad.
Adems, hay el inters de procesarla con nuestros mtodos de flujo de trabajo porque lo merece;
o ms bien, porque yo lo merezco. Cuando la plenitud est presente en mi fuero interno, y estoy
de verdad bien conmigo al nivel ms profundo, ya no se trata de hacer todo. Es meramente un
proceso de hacer y un proceso muy conciente. Qu hago ahora, y ahora, y ahora y ahora...?
La paradoja maravillosa es que entre ms me atraigo en enfocarme en el mundo fsico externo
(y todo lo que ello implica) me encuentro ms intentando escapar de "las piedras y flechas"
de la materialidad. Entre ms espiritualmente centrado me encuentro -y menos apegado a lo fsicoparezco estar ms productivamente involucrado dentro de ello. Tengo un sentido ms claro de donde
encajan las cosas en el sentido ms amplio y no me permito la laxitud de ser irresponsable por los
detalles ms pequeos acerca de las cosas y las actividades.
Es obvio que esto es otra versin de una verdad sencilla: es necesario tener claridad de propsito
para poder saber cmo evaluar las experiencias y las posibilidades que se me presenten en el camino.
Sin embargo, ltimamente he estado aprendiendo eso de manera completamente nueva. La diferencia,
segn parece, es SER el propsito en lugar de tan slo TENER el propsito.
Fcil? Una vez que he logrado eso, en ese divino estado de ser y hacer simultneamente, parece que
no preciso esfuerzo del todo. No tiene tiempo y no hay que esforzarse. Cmo se hace para llegar a
ese estado y cunto tiempo se requiere para alcanzarlo? Ah! Mi pequeo saltamontes...
Probablemente todo lo que s es que siempre est a mi disposicin, cuando yo estoy dispuesto.
---------"Existen nicamente dos maneras de vivir la vida. Una es como si nada fuese milagro. La otra,
como si todo lo fuese".
- Albert Einstein
"Tenemos problemas infinitos para resolver los misterios que el hombre mismo ha creado. Slo
cuando nos dedicamos a descubrir el secreto de Dios, desaparecern nuestras dificultades".
- Mark Twain
"nicamente cuando nos damos cuenta que la vida no nos lleva a ningn lado, empezamos a
entender el significado de la misma".
- P. D. Ouspensky
---------SUGERENCIA
Cada vez que regreses a donde sea que est tu "centro de control" personal, vaca tu portafolios,
bolsa o mochila de todo lo que no pertenezca ah dentro permanentemente.
Si tu oficina no est en casa, hazlo en ambos lugares.
Arma una manera de distribuir el trabajo en progreso alrededor o encima de tu escritorio cuando lo andes
cargando, an cuando pronto te lo vayas a volver a llevar de nuevo. Pon lo que haya que leer y revisar en
tu bandeja o carpeta de Leer-Revisar. Pon los archivos de proyectos en bandejas o estantes en tu escritorio.
Hazte conciente de lo que guardes de nuevo en tu mochila o portafolios, diariamente. Esto tender a
despejar esa anestesia sutil que se da cuando dejas "cosas" activas de tu trabajo en lugares "cerrados".
El progreso es naturalmente continuo,

pero slo si tienes paciencia de verdad.
La manera normal mediante la cual las cosas progresan o se mejoran es un proceso relativamente
largo de seleccin natural: los mejores (los ms fuertes, los ms adaptables) permanecen. Para
aquellos que quieren los beneficios internos y externos de la excelencia aunque sea un poco ms
pronto, hay que desviar atencin de lo cotidiano y dedicrsela constantemente al avance de su
proceso.
CITA
"No mires donde te has cado sino donde te resbalaste".
~Proverbio africano
PARA PENSARLO...
"Las inversiones en productividad"
Todos podemos ser ms productivos individual y organizacionalmente. Siempre se puede
aadir valor al echar mano nicamente de los recursos que tenemos disponibles. Sin embargo,
qu es lo que incrementa la productividad? Como regla general NO con ms recursos.
Ms dinero que produce el mismo resultado por dlar gastado no se considera una
mejora. Lo que genera ms por la energa invertida es la insercin conciente de al menos
una de estas cuatro cosas que no se llevan a cabo por s solas: despejar, enfocarse,
estructurar y tomar accin.
1) Limpiar y despejar. Cualquier actividad que no se haga cargo apropiadamente de su
"despojo", aumentar la carga del sistema y causar esfuerzos innecesarios para aguantar
y lidiar con residuo acumulado. Qu es lo que ya no se necesita? Proyectos viejos, polticas
y procedimientos gastados, compromisos viejos sin negociar, toxinas corporales sin desechar...
en fin, cualquier cosa que ocupe espacio, atencin y que no genere valor, cuando se remueve,
automticamente aumentar el caudal de productividad. S se requiere intencin y accin
para eliminar "cosas", puesto que se torna ms y ms inerte si no se le infunde regularmente con
inters conciente.
2) Enfocarse. Las fuerzas fsicas y psquicas se movilizan automticamente con enfoque y se
dispersan y exhaustan sin ste. Cul es el propsito de esta reunin, de esta propuesta, de
esta vacacin, de este departamento, este escritorio, este trabajo? Qu tratamos de hacer?
Adnde nos dirigimos? Respuestas claras a estas interrogantes crean energa que produce
resultados con menor esfuerzo. Si no se les atiende, la distraccin se las arreglar para
meterse como un ladrn de noche.
3) Estructurar. Echa un vistazo ahora a las estructuras fsicas que ves. Existen no por un
valor en s mismas sino por lo que generan: confort, proteccin, apoyo, comunicacin,
enfoque, visibilidad, con un mnimo de energa expandida. Sin estructuras entraramos en
aprietos para mantener esas experiencias slo con el cuerpo. Sin una lista de todas las
diligencias que tenemos que hacer cuando andamos en la calle, es muy seguro que no
seremos tan productivos. Si a nadie se le designa para contestar el telfono, todos tendran
que desperdiciar atencin cada vez que este repique. Si no tengo mis pinceles en orden,
estar limitando mi expresin creativa. Las estructuras no se presentan espontneamente.
La gente productiva siempre se pregunta: cmo me puedo organizar mejor y simplificar
lo que estoy haciendo?
4) Tomar accin. Es ms fcil moverse cuando ya se est en movimiento. Requiere menos
esfuerzo redirigir algo que va en direccin errada, que poner en marcha algo que est inmvil.
El miedo de lo desconocido y de las consecuencias potenciales negativas de la imperfeccin
pueden generar con facilidad la parlisis por anlisis. Si hay algo que requiere ser distinto de
como es y no hay una "prxima accin" decidida an, existir la tendencia de una angustia
debilitante al igual que cero movimiento. El iniciar un paso fsico sencillo es con frecuencia
la llave para liberar energa acumulada y empezar a generar un mpetu productivo. Pero se
requiere de concentracin e intencin para mantener la mente encarrilada a un punto
especfico de accin.
Cualquiera de estas cuatro dinmicas puede mejorar la cualidad y cantidad de la productividad
y cada una requiere un esfuerzo consciente para su empleo. Y cualquiera de ellas, si no se usa lo
suficiente, puede minar la productividad. Puedes tener un departamento limpio, enfocado y activo
que le falten buenas descripciones de trabajo y no ser tan efectivo como pudiese. Podras bien
tener un equipo bien estructurado, trabajando tiempo extra, con bandejas de entrada limpias y
an as no tener el enfoque en lo que necesitan hacer apropiadamente.
Y podras tener un ejecutivo bien organizado, al que le gustan los desafos y el logro de
resultados a lo grande, con toneladas de comunicaciones y compromisos incompletos, que
le estarn estorbando cual albatros atado al cuello.
Para que una persona se sostenga en un mbito de alto desempeo, tiene que enfocarse en lo
que sea importante, capturar y organizar todos los ciclos abiertos an relevantes a su vida y
trabajo y, constantemente, tomar accin respecto de expresar y completar aquello que les
corresponda hacer. Si no ests operando de esa forma tanto como te gustara, cul de estos
cuatro aspectos relacionados con la productividad es tu taln de Aquiles? Cul podra ser
la oportunidad de mejorar para tu organizacin o para tu familia? Estn las cosas tan limpias,
enfocadas, estructuradas y activas como podran o precisan estarlo en todos los campos
significativos? Cul sera una buena estrategia de inversin?
"Una definicin til de libertad se obtiene nicamente buscando el principio de libertad en el
principal quehacer de la vida humana, es decir, en el proceso mediante el cual la humanidad

educa su respuesta y aprende a controlar su entorno."
~Walter Lippman
SUGERENCIA
Puesto que resulta ser muy comn que muchos tengamos un montn de cosas que
organizar y desechar, estoy envindoles esto que me mand un amigo, Peter Scott:
"Cada da que estbamos en casa, dedicbamos 30 minutos antes de la cena a organizar
una parte nueva. En ese marco de tiempo a lo mejor alcanzbamos a cubrir un cuarto,
o slo un metro cuadrado, pero todo lo que estaba en esa rea quedaba listo, incluyendo
la sacudida del polvo. Avanzbamos metdicamente para alcanzar a cubrir todo.
Y cuando sonaba el cronmetro a los treinta minutos, parbamos de hacer lo que
estbamos haciendo. En el pasado, la muerte de tales esfuerzos se haba dado diciendo:
"Bien: organicemos la biblioteca." Y nos pasbamos una o dos horas moviendo las cosas
de un lado a otro hasta que nos aburramos y al final de cuentas las cosas no cambiaban
mucho porque no nos enfocbamos. Con este mtodo nuevo, nos aseguramos
de tocar todo y hacer las cuatro preguntas bsicas:
-Nos quedamos con esto?
-Si la respuesta es s, dnde lo ponemos?
-Si la respuesta es no: lo vendemos, reciclamos, regalamos o lo tiramos a la basura?
Nos tom nueve meses terminar con toda la casa. Pero no importaba. Seguimos revisando
de nuevo, aunque no pasamos todos los das de la semana en eso, nicamente tres.
Ahora estamos surtiendo un impacto mucho ms grande, porque es imposible organizarse
perfectamente la primera vez: no podemos acordarnos de dnde va cada cosa. Ahora,
no obstante, las cosas estn cada vez ms consolidadas y la organizacin misma est
cobrando mayor sentido. Un factor clave es que ya no me mortifico por lo que pueda
estar guardndose en el garaje. Ya s que en algn momento de los prximos seis
meses a un ao, voy a tener que ver cosa por cosa de ese lugar.
Estar conciente de todos los

compromisos
que has hecho te dar mayor
conciencia
de los que hagas
Si no sabes el total de tu inventario de trabajo actual, no estars plenamente conciente de lo que no

puedes hacer. Tu integridad tender a incubar compromisos que se traducirn en cosas por hacer
hasta el infinito. Cuando concientemente registras todos tus compromisos, la misma integridad te
forzar a que "discrimines" y digas NO porque cuentas con informacin relevante a la mano,
respecto de tus posibilidades. Por ejemplo, si tienes tu vida llena de cosas por leer repartidas en
todas partes, el problema empeorar. Jntalas todas en un solo lugar y te encontrars arrojando
o reciclando mucho ms material de lectura despus de haberle echado el vistazo de 2 minutos.
CITAS
"Afortunado, en verdad, es el hombre que toma la justa y exacta medida de s mismo y mantiene el
equilibrio entre lo que puede adquirir y lo que va a poder usar". - Peter Mere Latham
"Adems del noble arte de hacer las cosas, existe el noble arte de dejarlas sin hacer. La sabidura
de la vida consiste en eliminar lo que no sea esencial". - Lin Yutang
PARA PENSARLO...
"CUANDO EL CENTRO ES EL BORDE"
Un tpico perenne en mi mundo de investigar y capacitar en el arte marcial del trabajo: Cul es
la combinacin ideal entre libertad y estructura?. Cundo se es organizado, demasiado organizado,
controlado, demasiado controlador o constructivo constrictor? Por otra parte, cundo el ser
liviano se torna en desatado, cundo el ser abierto se torna exhaustante, despreocupado en
descontrolado?
Estamos acondicionados a creer que las lneas divisorias nos limitan, nos restringen. (No me
ahogues!) Pero tambin se nos ha enseado que para hacer algo que necesitamos hacer,
precisamos presionar y trabajar duro para obtener el resultado. (En otras palabras hay que
morder algo de polvo.)
Cul es la mejor forma de hacerlo?
Esto ya no es mera conjetura terica o filosfica.
Cuando a diario recibes 400 correos electrnicos, 100 mensajes telefnicos y 50 interrupciones
inesperadas, tienes que hacer frente al dilema de libertad versus estructura.
Los adictos a la libertad se frustran y perturban por el mero hecho de que haya cantidad y naturaleza
tal de cosas que hacer y, gustosos, las ignoraran olmpicamente; excepto las interesantes, fciles,
creativas y divertidas.) Los monstruos del control y el orden tienen reglas, agentes y carpetas dentro
de carpetas dentro de carpetas para cada detallito y todos los subsecuentes "por si acaso". Quizs, lo
anterior limite el alcance de la vida del monstruo de control, porque no vaya a ser que con un enfoque
ms amplio y alto, se les vengan encima ms cosas que hacer.
Todos nos podemos identificar con ambas partes.
Nos interesa tener el control pero sin estar constreidos. El problema proviene de la connotacin
negativa (y experiencia de hecho) que con frecuencia acompaa a la idea de "controlar" que es
restrictiva y constrictiva, como a los prisioneros que se les mantiene en una crcel.
Hay, sin embargo, una manera de cosechar los beneficios de ambas caras de la moneda. Se trata
de jugar el juego con dos movimientos bsicos: concentracin y cooperacin.
Estos dos vectores aunados brindan la libertad que queremos y la estructura que necesitamos para
maximizar nuestra efectividad. La concentracin es la clave del poder, en la fsica y en la vida; y
la cooperacin es el lubricante para el correr eficiente de dicha energa. Los mejores atletas
son ejemplo maravilloso de esto. Estn sper, archi, requete enfocados y ponen una atencin
extraordinaria a las realidades de su entorno y como manejarse dentro de ellas para sacarles
provecho.
Para poder terminar tu correo electrnico, tienes que concentrarte. Qu ests haciendo y cmo es
relevante cada comunicacin con ello? Y tienes que cooperar. Los correos electrnicos estn ah. Los
has creado o al menos has permitido y tienes que crear una estrategia y proceso para lidiar con
ellos. Una cara de la moneda sirve a la otra.
Tienes que cooperar contigo mismo y tu mundo para poder trascender la resistencia y distraccin, de
manera que puedas concentrarte. Y tienes que concentrarte para aclarar la naturaleza de las cosas
y cmo involucrarte en ellas de manera cooperadora.
Lidiar de manera elegante con las "cosas" de tu vida y trabajo exige un enfoque riguroso en lo que
ests haciendo y un alto grado de aceptacin y conciencia de todos los detalles de tu mundo que
has creado. Puede sonar fcil, pero es menuda tarea poder mantenerse conciente acerca de lo que
se est haciendo, saber cundo se compromete uno, identificar todas las cosas a las cuales te has
comprometido y cooperar con aquello que no est llevndose a cabo... para que puedas concentrarte
totalmente en lo que ES.
"Tenemos que evitar dos errores complementarios: por un lado, que el mundo tiene una estructura
nica, intrnseca, preexistente que espera que nosotros le captemos; por otro lado que el mundo
est en un caos total. El primer error lo comete el estudiante que se maravilla de cmo los
astrnomos pudieron encontrar los verdaderos nombres de constelaciones distantes. El segundo lo
hizo Lewis Carrol ("Alicia en el pas de las maravillas") cuyo personaje, Walrus, agrupaba barcos
con zapatos y cera y repollos con reyes". - Rubn Abel
SUGERENCIA
Suelo viajar con ms de una pieza electrnica que requiere de cargar bateras y la mayora de las
habitaciones de hotel tienen una cantidad limitada de enchufes. As que traigo conmigo una
extensin, en la misma bolsa donde traigo los cargadores, para poder enchufar 3 a la vez. Trata
de que todo quede conectado de manera que quepan y no se invadan. (Puesto que mi laptop
tiene enchufe "trifsico", le corto a la extensin el plstico en el receptculo, para no tener que
comprar una extensin trifsica ms grande que har ms "bulto".)
Evitar pensar acerca de lo que se debera

estar pensando, socava la
productividad.
Pensar requiere de tiempo y energa pero es productivo. Preocuparse acerca de aquello sobre lo
cual se debera estar pensando, sin hacer algo al respecto, es un desperdicio de tiempo y una fuga
de energa.
CITA
"No existe excusa alguna a la cual un hombre no acuda para evitar la real labor de pensar".
- Toms Alba Edison
"Cmo he de saber lo que pienso hasta no oir lo que diga?"
- E. M. Forster
"Quien desee que una buena idea lo derribe tiene mucho tiempo de espera. Si tengo una fecha lmite
en la cual he de entregar un libreto o un artculo, me siento en la mquina de escribir y ms me vale
decidirme a que se me ocurra una idea".
- Andy Rooney
PARA PENSARLO
"COMO SACARSE LO QUE HAY QUE PENSAR DE LA CABEZA"
Ah! El deleite de no pensar.
Los atletas que alcanzan "la zona", los devotos a quienes les llega "El Espritu", los cinfilos y lectores
absortos en la trama, los jardineros que podan sus rboles, los amantes que se quedan charlando hasta
ya entrada la noche: la dicha de que el tiempo no pasa, de que no haya estrs, de no tener que...pensar?
Sin embargo, hay quehaceres que se tratan de pensar en los cuales uno puede estar igualmente
"presente": jugar ajedrez, planear un proyecto, negociar, escribir un ensayo. Por lo tanto, el estado de
productividad en el cual el tiempo desaparece no se trata de no pensar, sino ms bien de no pensar
en tener que pensar. Cmo se le hace para lograr ese estado?
Tienes que lidiar con lo que te saca de ese estado. Pareciera que la mente est diseada para ayudar a
cerrar el tramo entre aquello a lo cual te has comprometido y la realidad actual. Si quieres llegar a un
lugar en el cual no ests, de alguna manera en la cul no ests habilitado an, tu psiquis tendr la experiencia
de una disonancia cognoscitiva y ejercer presin hasta que el resultado se cumpla o que al menos las cosas
comiencen a encarrilarse rumbo a ello.
Si todo est bajo control (en piloto automtico) es probable que no se requiera pensar.
La manera ms productiva de hacerlo es pensar lo mnimo indispensable pero tanto como sea
necesario.
Existen mbitos distintos los cuales deben revisarse con frecuencias distintas. Cmo haces para no
pensar en hoy? Es muy probable que varias veces durante el da tengas que determinar todas los actos
requeridos para hacer las cosas a las cuales te has comprometido. Es usualmente necesario, sin embargo,
al menos una vez a la semana revisar todos tus proyectos y las acciones derivadas de stos. Cada mes
o dos meses, necesitas repasar todas las listas de las reas de responsabilidad de tu vida y trabajo para
asegurarte que tengas activos los proyectos adecuados. Resulta muy buena prctica cada ao
repasar los prximos doce o dieciocho meses y formular a dnde quieres llegar entonces. Y cada
tantos aos, t (y cualesquier otra persona de tu vida) necesitan pensar en la visin de tu vida y
tu estilo de vida.
Y lo supremo es averiguar tu propsito de estar aqu en el planeta. Si verdaderamente logras saber
ese, una vez basta, aunque te conviene repasarlo peridicamente para asegurarte de que lo recuerdes.
Logrars entrar en un estado de productividad cuando hayas establecido revisiones cognoscitivas
en todos estos mbitos y contando con los hbitos y compromisos para repasarlos a intervalos
apropiados.
Por ejemplo: cuando sabes que ests haciendo de manera constante alguna versin de la revisin
semanal (ponindote al da, actualizando todos los ciclos abiertos de tu vida y tu trabajo) puedes
darte el lujo de no tener que estar pensando en esas cosas de esa forma durante una semana.
Puedes, de alguna forma, ser feliz y bobo, "haciendo", el resto de la semana. Por qu? Ya has
pensado en ello lo suficiente y has generado la claridad y perspectiva necesarias en trminos de
un inventario claro de tus compromisos. Y sabes que vas a pensar en ello de nuevo. Si no haces
la revisin semanal, el saber que tendras que estar pensando en algo en algn mbito te molestar
sin cesar.
Si ests batallando para entrar en tu "zona", poder lograr tener la "mente como agua", pregntate
en qu mbito tendras que pensar de manera enfocada y hazlo. Termina el ejercicio.
Luego, puedes aventarte al agua. El agua est muy bien.
"Los avances de la civilizacin se logran extendiendo el nmero de operaciones que podamos
desempear sin tener que pensar en ellas. Las operaciones que requieren el pensamiento son como
los ataques de la caballera en una batalla: estn estrictamente limitados en cantidad, requieren de
caballos bien descansados y deben llevarse a cabo nicamente en los momentos decisivos".
- Alfred North Whitehead
SUGERENCIA
Repasa, acurdate y haz que los dems se acuerden de interacciones y eventos significativos dentro
de siete das. Me refiero a cosas como hacer un resumen de los apuntes que tomaste, dar
seguimiento a interacciones con clientes, anotar eventos en un diario... resulta mucho ms fcil
volver recordar todos los elementos para su revisin en una semana. Despus de eso, nuestras
mentes tienden a desechar gran parte del contexto de la memoria.
Hasta que tengas la cabeza completamente vaca,

no sabrs cunto le queda dentro
Los ciclos infinitos que corren por la mente respecto de "pendientes" por hacer y con los
cuales lidiar son improductivos y producen estrs. La cognicin debe recolectarse, hacerse
objetiva y "distribuirse" en alguna forma externa para poder hacer uso de su valor y liberar
la RAM psquica para horizontes ms lejanos y cosas nuevas.
La nica vez en la cual sabrs cuntas de estas fugas energticas intiles te quedan, ser
cuando no te quede alguna. Aunque tengas una lista del 95% de tus compromisos fuera de
la cabeza, no sabrs que constituyen el 95%, porque que aquello que pueda estar
acechndote sea el 5%. Es difcil estar plenamente presente y participando con la vida
cuando existe la menor sensacin de que algo te falta. Hay aos luz de diferencia entre
tener GRAN PARTE de las cosas registradas y manejadas, y tenerlas todas.
CITAS
"La mente no es una embarcacin que haya que llenar sino un fuego que hay que mantener".
-Plutarco
"Las mentes tranquilas no se quedan perplejas o se atemorizan, sino siguen adelante,

atravesando la buena y mala fortuna a su propio ritmo, al igual que un reloj durante
una tormenta".
-Robert Louis Stevenson
PARA PENSARLO
"UN CASO PERTINENTE"
Recientemente, tuve la buena suerte de trabajar con un ejecutivo de alto nivel que puede
considerarse una de las personas ms productivas del mundo, de acuerdo a los estndares de
cualquier persona. En el mundo corporativo del globo terrqueo, se conoce como alguien que
"hace las cosas", particularmente cuando se trata de cerrar tratos y conciliar situaciones que
son complejas, desafiantes y de recompensas sumamente altas.
Cuando me reun con l en su oficina, mi primera impresin fue que no bamos a tener mucho
que hacer respecto a la forma de mejorar el manejo del flujo de trabajo. Virtualmente no
quedaba rastro de "pendientes" en ningn lado. Tena menos correos electrnicos que los
dedos de la mano; revisaba y vaciaba su correo oral a diario; y no haba hojas de papel
amontonadas en su escritorio.
Tomaba apuntes de manera meticulosa y tena un diario riguroso de todos los pensamientos
y conversaciones que estaba totalmente al da, sin esos apuntes pendientes de procesar en
pginas anteriores. Verdaderamente, un modelo de "tefln" ejecutivo: no se le pegaba nada.
Tomaba decisiones rpidas y "despachaba" iniciativas, proyectos y tareas de manera diligente
para que se implementasen con un mnimo de personal de apoyo.
Estaba aqu un maestro de la "auto administracin" personal.
El "problema" que me planteaba no le era ajeno a ninguna persona de alto desempeo, excepto
en su intensidad. Cmo poda hacer para que en medio de un torrente continuo de asuntos de
carcter crtico y decisivo, que precisan vigilarse 24 horas al da, 7 das a la semana, se pudiese
enfocar siempre en las cosas correctas, de la manera correcta, en el tiempo correcto? Y encima,
tener una vida. Quera que le diera mi perspectiva, mas no porque l fuese improductivo.
El quera saber que, estando en el tope de su capacidad, estuviese haciendo lo mejor posible; y
quera que otro par de ojos revisara su proceso.
Me pic la curiosidad por saber qu se derivara del trabajo que iba yo a realizar con l. (El
valor que se genera es particular a cada persona.) Supe casi desde el principio que l iba a
encontrar nuestros mtodos virtuales de listas de recordatorio de acciones ms eficientes que
su manera lineal y cronolgica de registrar y actualizar. Supuse que una revisin a fondo de sus
reas de responsabilidad profesional y planeacin estratgica confrontada a una lista de Proyectos
le resultara saludable -y, a quin no?-. Pero la duda era: valdra ello la gran cantidad de su
tiempo que estaba invirtiendo conmigo?
Basta decir que despus de tres horas de capturar sus ciclos abiertos sin recolectar, un da de
organizar sus proyectos y acciones para luego vaciarlas en una carpeta de tres aros que creamos
y reflexiones ms bien profundas en los niveles de 20, 30 y 40 mil pies, se encontr encantado con
los resultados. Cuando le di seguimiento semanas ms tarde, encontr sus comentarios y "feedback"
didcticos e inspiradores.
Me dijo que su eficiencia haba mejorado debido a que su corriente de ideas se canalizaba de
manera mucho ms directa a los lugares apropiados, casi tan pronto como l las tena. Haba una
necesidad mucho menor de rebuscar las cosas o volverlas a pensar. Su tranquilidad tambin haba
aumentado, sabiendo que absolutamente todo haba sido capturado a lo largo del camino. (El se
saba muy bueno para esto, pero ahora tena un punto de referencia nuevo.)
Estaba ms que sorprendido con la correlacin entre la claridad de mente que este sistema
nuevo le dispensaba y dos ideas grandes, fenomenalmente valiosas que se le haban ocurrido
desde que lo haba implementado. Ello le permiti resolver un gran dilema y aumentar el calibre
de su funcin ejecutiva significativamente.
Nuestra filosofa ascendente de capturar y definir el trabajo de hecho le haba facilitado un
avance real en su propio pensar estratgico, aunque no hicimos nada respecto del pensar
estratgico en s. Lo que ms le preocupaba era el desafo de mantenerse con el comportamiento
de capturar las cosas al 100%. Lo anterior principalmente porque en el proceso de sacarse las
cosas de la cabeza y revisar todo su trabajo desde un punto de vista objetivo, continuaba
catalizando volmenes an mayores de pensamientos valiosos.
Para qu les comparto los pormenores de este "alumno modelo" de cmo instalar las mejores
prcticas de "Getting Things Done"? Con anterioridad, he escrito acerca de varios aspectos
de las paradojas con las cuales nos encontramos todo el tiempo: los que necesitan menos de
nuestro trabajo, son los que mejor le implementan y ms les gusta. Mas aqu haba una instancia
muy especial de este principio.
Creo que nunca he visto tantas facetas claves de las mejores prcticas de nuestro modelo del
flujo de trabajo tan bien entendidas, probadas, implementadas y llevadas al mximo con tanta
rapidez; y con la ratificacin correspondiente de los resultados en un aumento importante en la
productividad libre de estrs.
Tantas personas, que sienten que an no han llegado a ese nivel, andan en busca de la
herramienta ms nueva, de la frmula ms compleja, de la tcnica ms "guau", ninguna de
las cuales han intentado an para mantenerse al da. ("Si es nueva y parece difcil, es
probablemente lo que todava no he hecho que necesito hacer"). A lo mejor yo tendra un
modelo gerencial ms exitoso si cada da se me ocurriese "la nueva versin" de GTD.
Esa, sin embargo, no es la respuesta a la productividad libre de estrs. Tal y como lo prueba
mi elegante cliente, el poder reside en las cosas bsicas, completa y constantemente aplicadas.
El ejemplific, en verdad, la magia de lo mundano, lo sofisticado de la sencillez y la profundidad
de lo prctico.
Tengo que admitir que me vienen momentos de rareza cuando pongo en tela de duda mi propia
filosofa. Ser que es demasiado simple? Hace falta? La gente se rehsa a implementar estas
conductas tanto como lo hacen porque hay de verdad una mejor manera de hacer las cosas?
Entonces me llega la oportunidad del buen agero para ponerlo a prueba de una manera nueva
y fresca, con la ptica de los mejores y los ms brillantes, en la encrucijada del trabajo de
conocimiento, en su ms intensa expresin. De nuevo, me reafirma lo bien que funciona, lo
sencillo que sigue siendo y me da una sensacin de humildad, reitero, ante aquellos individuos de
alto desempeo que conozco, que "se echan el clavado" y se ponen de verdad a hacer las cosas
usando "Getting Things Done".
"Siempre andamos en busca de la varita mgica que nos disolver nuestras deficiencias como
personas y artesanos. Y siempre nos topamos con el hecho de que no existe, excepto el trabajo
arduo, la concentracin y la aplicacin continua".
- Paul Gallico
SUGERENCIA
Algunas veces lo ms estratgico que puedes hacer es dedicar uno o dos das a completar todo
el montn de cosas, no tan importantes, de tus listas que han estado ah nada ms gritndote por
tanto tiempo. Confa en tu intuicin cuando sea hora de darle la mayor prioridad a tus prioridades
menores. Deja de lado lo "verdaderamente" importante y gnate puntos al marcar algunas de
esas cosas que sabes tienes que hacer, o quieres hacer, pero que en verdad nunca pueden alcanzar
la categora de "completadas". De otra forma, lo que de verdad se tiene que hacer puede comerse
tu vida de un bocado y las cosas secundarias se convierten en un "tengo que hacer despus" molesto,
o pueden crear un factor de frustracin que comenzar a acumularse. Encuentra un da en tu
calendario y haz las cosas no tan serias, en serio. Te har bien.
La energa sigue al pensamiento.

Poner la mente en algo activa el objeto de tu pensar. El cuerpo responde, neurolgicamente, como
si el pensamiento fuese verdadero y el patrn mental empieza a anidarse cada vez un poco ms
profundo en la psiquis.
Podra parecer que las ideas empiezan a desarrollar vida propia. Al brindarles atencin empiezan
a adquirir poder y nos atraen ms la atencin. Lo que sea que tengas como enfoque tendr la
tendencia a "recrearse" an con mayor prontitud. Los pensamientos ocurren la segunda vez con
mayor facilidad que la primera. El mero hecho de tener pensamientos es una cosa, mas el brindarles
atencin conscientemente es otra distinta. Invierte con cautela.
-------CITAS
"Hemos peleado tan fuerte contra las cosas pequeas que nos hemos tornado pequeos."
-Eugenio Oneal
"Busca primero todas las cosas buenas de la mente y el resto te ser brindado o no echars
de menos su ausencia."
-Francis Bacon
"Domina tu mente o te dominar."
-Horacio
-------PARA PENSARLO....
"Qu ests colocando frente a tu puerta?"
Cuando de enfocarse se trata, no soy muy bueno que digamos. Creo querer mejorar, crecer y
crear resultados, pero me falta la disciplina mental de un yogi o el singular propsito de un sabio.
Lo confieso: soy perezoso y me distraigo muy fcilmente con cualquier chuchera que brille frente a
mi conciencia.
S, en el fondo, que para lograr las cosas que quiero de verdad, necesito enfocarme en ellas.
S que la nica razn por la cual no las tengo ya es porque me he enfocado ms en otras cosas
que en aquellas que ahora creo proseguir.
Pero resulta que cambiar el enfoque y sostenerlo no parece suceder de manera tan fcil. De alguna
forma, cuando quiero mejorar o cambiar las cosas o hacer que algo suceda, pareciera que de
pronto me interno en un mundo burdo y lento. Estoy abriendo brecha nueva y est lleno de hierba
mala y arbustos. Con frecuencia es mucho ms fcil pensar de la forma en que suelo pensar que
hacerlo bajo nuevos parmetros.
Por lo tanto, cuento con trucos. Todos ellos basados en un truco fundamental de la productividad:
pon las cosas frente a la puerta.
Alguna vez te ha pasado que TIENES que absoluta y definitivamente llevar algo de tu casa al trabajo
al da siguiente (tipo, te despiden si no lo haces)? Dnde lo pones? Correcto: enfrente de la
puerta, al salir. (Para eso has tenido que ir a la universidad a estudiar una carrera?) Pero es
BRILLANTE. Eres lo suficientemente vivo para saber, la noche anterior, que en la maana apenas
te alcanzar el cerebro para estar conciente, si mucho.
-Qu es esto?
-Ah, me lo tengo que llevar hoy!
Mis trucos funcionan de la misma manera.
Slo que es la puerta de la mente, no la puerta de mi casa, pero es la misma idea. Si puedo poner
algo enfrente de mi conciencia sobre lo cual s que resultar bueno que piense y me enfoque, lo
ms seguro es que suceda ese pensamiento constructivo. Todos mis proyectos, mis 42
afirmaciones personales, mis metas a largo plazo, un pensamiento clave que he capturado en un
retiro espiritual... todos los tengo por escrito porque an no se han incorporado de manera
funcional y permanente a mi vida. S que muy probablemente lo harn debido a que conozco
cmo funcionan el enfoque y la visin. nicamente preciso tenerlas a la vista con la regularidad
suficiente. As que tan slo he intentado lograr que ESO suceda de la manera ms automtica
posible, puesto que soy perezoso, no inteligente, y an deseo lo mejor.
"Date cuenta de las experiencias internas, subjetivas, subverbales, de manera que las mismas
puedan trasladarse al mundo de la abstraccin, de la conversacin, de los nombres, etc. con la
consecuencia de que inmediatamente se torne posible ejercer cierta cantidad de control sobre
dichos procesos inconcientes y, hasta ahora, fuera de control".
-Abrm Maslow
-------SUGERENCIAS DE DAVID
Cuando descubras una fotografa o frase particularmente inspiradora, a la cul te gustara
sacarle "jugo", ponla en algn sistema que te la ponga en la cara aleatoriamente. Cierra los
ojos y chala en un archivo con modalidad de calendario para que te caiga de sorpresa en
algn momento del mes.
Coloca una nota con un archivo adjunto en tu calendario digital la cual estars forzado a leer
el da en que aparezca.
Cuando ves las cosas con "demasiada" regularidad (en tu tablero de anuncios, pegado en la
puerta de tu refrigerador, sobre tu escritorio) te vuelves inmune al mensaje.
La necesidad de enfocar, crear, planificar y

organizar es inversamente proporcional a la
percepcin de tus recursos.
Si tuvieras todo el tiempo, dinero y energa del mundo, para qu mortificarte en "administrarlo"?
Mejor pasate y deja que las cosas te lleguen o las adquieres cuando pienses en ellas. Es slo
cuando te enfrentas a las opciones difciles de cmo asignar los recursos limitados con los que
cuentas, que emerge la necesidad de tener claridad de rumbo y eficiencia. Las compaas ms
eficientes (y creativas) sern las que tengan un abismo entre la visin y la realidad actual. La
gente ms efectiva ser la que tenga lo menos, relativo a aquello a lo que se han comprometido.
CITAS
"Los miembros ms dotados del gnero humano son ms creativos cuando las cosas no salen
como ellos quieren y tienen que compensar aquello que les falta cultivando y dndose cuenta
de sus capacidades y talentos".
~Eric Hoffer
"Dios perdona a los que inventan lo que necesitan".
~Lillian Hellman
PARA PENSARLO
"POR QU LA RAZA HUMANA EST TARDANDO TANTO EN EVOLUCIONAR"
He descubierto el por qu a la raza humana no le va mucho mejor, despus de tanto tiempo:
lo que verdaderamente necesitamos hacer, es lo que con frecuencia nos da ganas de evitar.
Frecuentemente, la ltima cosa del mundo que nos inclinamos a hacer es exactamente lo que mejorar
ms la situacin. Cuando ms necesitas planear es cuando crees que no tienes tiempo para hacerlo.
Cuando ms necesitas organizarte es cuando menos crees poder darte el lujo de parar todo y
organizarte. Cuando ests deprimido, la gente feliz es la que ms te perturba.
Ponte a pensar nada ms. Qu pasara si cada vez que te empezaras a endeudar demasiado,
te dieran ganas de ahorrar dinero? Qu pasara si cada vez que te sintieses estresado respecto
de un proyecto o situacin, te dieran unas ganas incontrolables de dejar de hacer todo, entrar a
una sala de conferencias con otras dos personas clave por una hora para juntarse y reenfocarse
en las tcticas y los prximos pasos al respecto?
Qu pasara si cada vez que empieces a perder los estribos, te sientas impulsado a tomar una
inspiracin profunda, equilibrarte emocionalmente y cambiar tu perspectiva a un punto de vista
ms positivo? Qu pasara si cada vez que las cosas se tornan abrumadoras, lo que ms te diera
ganas de hacer fuera cerrar todos tus ciclos abiertos, revisar y renegociar todos tus compromisos
en los mltiples mbitos en los que operas?
Ya habramos creado la utpica Era de Oro hace mucho tiempo.
Lo que le da mayor complejidad a lo lento de nuestro gateo evolutivo es que cuando de hecho
TENEMOS el tiempo, ESTAMOS de mejor humor y nos SENTIMOS en control, no contamos
con la presin suficiente para hacer lo que deberamos hacer de manera que prevendramos que
estas situaciones malas y desagradables sucedieran OTRA VEZ. Cuando el agua nos llega al cuello,
nos decimos que nos vamos a ORGANIZAR, maana. Seremos ms amables para con nosotros
y los dems, maana.
Seremos ms estratgicos y proactivos, maana.
El maana llega y ya no hay presin.
-Si tuviese ms dinero, entonces podra ser mucho ms creativo.
-No me digas.
-Si tuviera ms tiempo, de verdad que (completa la frase).
-Ests seguro?
Si tuviramos ms tiempo y dinero, lo ms probable es que nos dieran an MENOS ganas de
hacer lo que sentimos que deberamos tener ganas de hacer. Bajo estrs, optaremos por los
hbitos y no haremos lo que precisamos hacer. Cuando las cosas se relajan, no sentiremos
la necesidad de cambiar hbitos. Eso es tan seguro como la gravedad.
A menos que hagamos lo excepcional. A menos que rompamos los confines de las limitaciones
terrenales y accedamos a algo que nos eleve por encima de este velo de lgrimas. A menos que
desafiemos la gravedad. Y lo haremos. El mundo no est diseado para evolucionar. De eso se
trata justamente. Nosotros s.
"Cuando estoy descansado y me siento bien, no puedo evitar sentirme frvolo".
~Mark Twain
"La diferencia bsica entre un hombre comn y un guerrero es que el guerrero toma
todo como un desafo mientras que el hombre comn toma todo ya sea como una
bendicin o una maldicin".
~Carlos Castaeda
"El cambio y el crecimiento suceden cuando una persona se ha arriesgado y se atreve a
involucrarse en experimentar con su propia vida".
~Hebert Otto
SUGERENCIA
Explora distintas maneras de utilizar la msica como un factor de motivacin en el trabajo y como
herramienta de enfoque. Yo uso el hardware y software de mi computadora para grabar mis
melodas preferidas y organizarlas en categoras tiles. Una de las mejores es la que yo llamo
"En el trabajo..." con todas las mejores piezas que apoyan el tener muy buen fondo para la
concentracin del pensamiento.
Lo mejor es bastante mejor que lo bueno

El compromiso a tener una calidad suprema en cualquier mbito brinda acceso a creatividad e
inteligencia sin par. Desde la actividad ms pequea hasta la meta ms noble, un enfoque intencional
acerca de el cumplimiento mximo de su propsito, genera informacin e inspiracin no disponibles
de cualquier otra perspectiva.
CITAS
"Cuando hacemos lo mejor que podemos, nunca se sabe qu milagro se forja
en nuestra vida, o en la vida de otra persona".
- Helen Keller
"El que ha dominado el arte de vivir, tiene poca o ninguna distincin entre su trabajo y su
pasatiempo, su labor y su ocio, su mente y su cuerpo, su informacin y su recreacin, su
amor y su religin. Difcilmente sabe l cul es cul. Sencillamente busca con afn su visin de
excelencia en lo que sea que haga, dejando que otros decidan si est trabajando o jugando.
Para l, siempre est haciendo ambas cosas."
- James Michener
PARA PENSARLO
"COMO SER INVENCIBLE"
Existe una manera sencilla de tornarse indestructible: tener la intencin de hacer lo mejor que
puedas en lo que sea que ests haciendo, ahora mismo. Para adquirir la invulnerabilidad a la
cual me refiero, tienes que atravesar la puerta de la vulnerabilidad total ponindote a merced
de lo que ese pasaje exija.
No se trata de SER el mejor... HAZ lo mejor que puedas. Intentar SER el mejor con facilidad
tiene en su equipaje lucha, ego, recriminacin de uno mismo con GANADOR-PERDEDOR
como formato. Sin embargo, HACER lo mejor es una experiencia dinmica, siempre cambiante,
que es posible en cualquier momento, para cualquier persona. Se trata de involucrarte en tu vida
y trabajar en el presente con una actitud y altitud que se estn constantemente renovando y
refrescando. Y puedes ganar, cuando sea.
No obstante, la libertad poderosa que acompaa dicha experiencia, no es gratis. Te tienes que
dirigir a un borde riesgoso. Tienes que preguntar cul es la mejor pregunta, escuchar internamente
y de buena voluntad responder a la respuesta que te llegue. Ello podr significar sacrificar tu
placer momentneo, tus hbitos, tu letargo, y (Dios nos libre!) la duda que tienes de ti mismo.
Encuentro maravillosamente irnico que si yo estoy dispuesto a sacrificar mi comodidad, mi
independencia y mi sensacin de control con el fin de seguir las instrucciones de mi gua intuitiva,
obtendr acceso a un nivel de satisfaccin mucho mayor, una libertad real y una sensacin de poder
verdadero. Cuando sinceramente me pregunto: -Qu es la cosa que absolutamente ms me
conviene estar haciendo ahora mismo?- y estoy dispuesto a or la respuesta y moverme a ese son,
me torno insensible a las hondas y flechas de mi propia duda, titubeo y juicios de m mismo.
Nadie ms sabr como tumbarme ni con las balas de mi propio ser negativo. Cuando
verdaderamente me enfoco en hacer lo mejor que yo puedo, tengo, al menos por el momento,
olvidado y perdonado el pasado y he dejado de lado los miedos del futuro. Eso en s mismo es
ciertamente un evento saludable, si no es que milagrosamente sanador.
Qu es la cosa que absolutamente ms te conviene estar haciendo ahora mismo? Puedes actuar
respecto de la respuesta en cualquier actividad, en cualquier mbito que te encuentres. Lo mejor no
significa perfeccin. Solamente significa, lo mejor. Lo que mejor puedas hacer en este momento,
con el nivel de conciencia y recursos que puedas acopiar ahora mismo. Haz la salsa del espagueti,
la mejor salsa de espagueti que puedas con lo que tienes y con quien eres, ahora mismo. Haz de esta
la mejor reunin de tu personal que pudieses tener, dadas las circunstancias del momento.
Mientras hables con tu amigo, tu cnyuge, tu mam, tu hijo, haz que sea la mejor conversacin que
pudieses haber tenido. La mejor propuesta, el mejor paseo con tu familia, la mejor evaluacin de
desempeo, la mejor siesta.
Es interesante que las respuestas que obtengo cuando soy lo suficientemente inteligente para
administrar mi vida de esta manera nunca son tan lejanas a lo que de hecho me encuentro haciendo.
Mas el "ajuste" en perspectiva siempre genera ideas e inclinaciones que aumentan mi productividad,
ya sea que se trate de ms negocio para mi negocio o nicamente ms jbilo en mi da.
"Tienes que marcharte de la ciudad de tu comodidad para adentrarte en el desierto de tu intuicin.
Lo que descubrirs ser maravilloso. Te descubrirs a ti mismo."
- Alan Alda
"Controlar la atencin significa controlar la experiencia y, por ende, la calidad de vida".
- Mihaly Csikszentmihalyi
SUGERENCIA
Si an no lo has comprado, te conviene comprar un etiquetador adicional para la cocina y el rea de
trabajo de tu casa. S, como a nosotros, te gusta el "tupperware" lleno de miscelneos, en el
refrigerador o en cualquier otro lado, ayuda mucho saber qu tiene el contenedor (y hasta a
lo mejor cunto tiempo ha estado ah.) Tambin es muy bueno para etiquetar aparatos operados a
batera, incluyendo la ltima fecha en que le cambiaste las pilas y una fecha para cambiarlas
antes de que se gasten o se echen a perder.
Cualquier accin que requiera menos de 2 minutos,

debe ser llevada a cabo inmediatamente
COMENTARIO
Esto es eficiencia pura. Si ests logrando hacer algo en lugar de amontonarlo nada ms,
decide cul es la prxima accin. Si requiere menos de dos minutos, te tardars ms en

anotarla, ponerla en la pila adecuada, y verla de nuevo para llevarla a cabo cuando se te
vuelva a aparecer. Esto se aplica igual a los tems de "baja prioridad". El valor de este
principio es directamente proporcional al volumen de transacciones que proceses.
CITAS
"Un idealista cree que el corto plazo no cuenta.
Un cnico cree que el largo plazo no importa.
Un realista cree que lo que se haga o deje de hacer en el corto plazo, determina el largo plazo".
~Sydney J. Harris
"El progreso lo llevan a cabo los perezosos que buscan formas ms fciles de hacer las cosas".
~ Robert Heinlein
PARA PENSAR
Las dos nicas razones para ser eficiente:
He llegado a la conclusin que hay solamente dos razones buenas para
entenderse con este mundo fsico/material, lo ms eficientemente posible:
(1) El mundo fsico es importante,
(2) El mundo fsico no es importante.

Si te importan mucho el xito o la productividad materiales, obviamente te conviene
maximizar tu coeficiente de productividad minimizando los insumos requeridos para
lograr dicha productividad. Si te facilitas el ir de aqu aall, podrs andar de aqu
para all con mayor frecuencia; o podrs ir de aqu a ms lejos de all por el mismo
costo.
Y si te importa nada el xito o la productividad materiales, debido a que quizs
prefieras adherirte ms a valores espirituales o astetas, obviamente te conviene
distraerte o absorberte lo menos que te sea posible en el mundo fsico, el cual
an tienes que lidiar. Si te interesa la libertad para pasarte el tiempo contemplando,
meditando o reflexionando, sin duda te convendr hacer tus cosas con la eficiencia mxima.
De cualquier manera, si has de hacer algo, hacerlo con el menor esfuerzo posible para lograrlo
es de lo que debera tratarse el juego.
Hablar de niveles ms sutiles de productividad personal, quiere decir efectuar algo
con las cosas que tengan tu atencin, tan pronto como obtengan tu atencin. Ello
significa tener claridad en tus intenciones, resultados y proyectos y las acciones
necesarias para conducirlos a la conclusin. Pensar acerca de las cosas sin de hecho
terminar la ejercitacin que implica pensar, ni registrar los resultados
derivados de ella, equivale a desperdiciar energa.
Creo que a la eficiencia le han querido hacer mala fama durante los ltimos aos:
en la ecuacin cuyos elementos son hacer las cosas correctas y hacer las cosas
correctamente, creo que a este ltimo se le ha hecho poca publicidad. Pero pinsalo
bien: si sabes que lo que ests haciendo es correcto, entonces la eficiencia es la nica
oportunidad de mejorar a tu alcance. Hacerlo con la cantidad de recursos mnima.
Ello ser verdad, sin importar donde pongas tus negocios: en el cielo o ac. Resulta
interesante resaltar que, las personas -conocidas por m- que son las ms buenas para
hacer las cosas con la menor cantidad de energa, son las ms materialistas o las ms espirituales.
"Antes de someterte a una operacin quirrgica, pon en orden

todos tus asuntos temporales. A lo mejor sobrevives".
~ Ambrose Bierce
COMODIN!
Tan pronto como termines de leer este boletn, repasa todos tus correos
electrnicos que an permanezcan en tu bandeja de entrada y resuelve todos
los que tomen menos de dos minutos. Haz lo mismo con tu pila de cosas por
leer o revisar. Para este tipo de cosas, ya es hora de que te vayas haciendo
de tefln.
SUGERENCIA
Mantn, en tu portafolios o mochila, una buena cantidad de todos los suministros
que necesites reemplazar. Ten a la mano bateras, repuesto de bolgrafo, cartucho
de pluma fuente, cuadernos, lpices, portaminas, etc. adicionales. Gurdalos en un
estuche de plstico con cierre o en un sobre de plstico.
Repn lo que sea necesario de ello en tu revisin semanal.
Las cosas pequeas hechas con

consistencia generan un impacto enorme
El cambio real ocurre no de golpe y porrazo sino con el compromiso constante con la vida en algn niv
interaccin: invertir automticamente un pequeo porcentaje de tu ingreso; asistir a una clase de ejercic
semana; compartir informalmente tu realidad con tu personal o familia; sentarse a contemplar o medita
cada noche. Todas stas son llaves de un progreso significativo.
CITA
"El que no tome inters por lo pequeo, tendr un inters falso en lo que es grande".
- John Ruskin
PARA PENSARLO...
EL 20 % DECISIVO
Un cliente nuestro, ejecutivo de alto nivel, muy sofisticado, recientemente nos coment algo bastante s
de nuestro trabajo de entrenamiento con l y la metodologa implcita en el mismo.
Dijo: "tu filosofa tiene impacto sobre el nivel del 20% decisivo. Nadie siquiera intentar absorber y ad
lo que pueden hacer, pero harn lo suficiente para permitir atrasarse en 10%. Cuando te atrasas 10%, te
puedes arreglrtelas para "adelantarte" 10%, te transformas y te sientes el rey del mundo. Ese es un fac
20%, mas para ir de uno a otro extremos se requiere un salto abismal. Tu filosofa es tan sencilla, tan pr
profundo de ello reside en la habilidad para poder lograr esa diferencia".
Nunca lo pens de esa forma pero es verdad al igual que un contexto para dar marco de referencia al va
tiene definir proyectos y decidir acciones, y administrar lo anterior con integridad y a conciencia. No se
habilidades o nuevas conductas. Se trata de instigar dichas conductas de entrada --en lugar de ya avanz
terminar las cosas-- y hacerse cargo de los aspectos mundanos de la vida y el trabajo en cuanto se prese
La diferencia entre deslizarse por encima de la ola y que sta te revuelque es,
en verdad, muy tenue. Gracias, Rudi, por compartir tus conceptos.
"Al final de cuentas, es la atencin en los detalles la causante de toda la diferencia. Son los dos pasos a
del jardinero central en el bisbol, la buena memoria del vendedor para acordarse de los nombres, la lla
amante, el arma limpia del soldado.
Es la cosa que separa a los ganadores de los perdedores, a los hombres de los
nios y, con mucha frecuencia, a los vivos de los muertos".
David Noonan
SUGERENCIA
Estamos en un mundo global. En tus archivos de referencia general, abre expedientes para las ciudades
llegar a visitar o volver a visitar y utilzalos para guardar artculos sobre ellos, moneda corriente que no
moneda en tu ltimo viaje, mapas de ciudades de la ltima vez que saliste de vacaciones y tarjetas de p
reuniste en la ltima conferencia internacional en la que participaste. Si vas o vuelves a ir, te encantar
Diagrama de administracin de acciones

Workflow diagram (english version)
El valor de una meta futura es el

cambio presente que pone en
marcha
COMENTARIO
Una visin de un futuro deseado te permite involucrarte e identificarte inmediatamente, con tu enfoque, en
una condicin mejorada. Cambia lo que percibes y cmo te desempeas, AHORA. No se trata de lograr
algo en el tiempo. Ms bien se trata de la calidad de las elecciones que llevas a cabo en este momento:
aquello que eliges percibir, sentir y hacer. Se trata de obtener lo mximo de tu experiencia.
---------CITAS
"No hagas planes pequeos; no tienen magia para hacer que la sangre del hombre se agite y probablemente
no se realizar en l. Haz planes grandes; apunta bien alto con esperanza y trabaja acordndote que un
diagrama noble, lgico, una vez registrado, jams morir".
- Daniel Hudson Burnham
"Tienes que pensar acerca de las cosas grandes mientras hagas cosas pequeas para que todas las cosas
pequeas se muevan en la direccin correcta".
- Alvin Toffler
"Hacer o ser? o es esa la pregunta?"
Hay un dilema maravilloso en la exploracin de nuestro propsito como humanos, y, por eso, nuestro "xito"
supremo es hay que ser o hay que hacer? De dnde proviene nuestro logro mayor... de la renuncia a la
consecucin de lo material y de una conexin esclarecida con nuestra fuente espiritual o de lograr y hacer
que las cosas nos sucedan o les sucedan a otros en este mundo?
Intuitivamente, se que esa es una dicotoma falsa.
No se trata de una propuesta que implique elegir entre una y otra cosa. Ser es, en verdad, una experiencia
altamente dinmica y activa, que puede o no incluir una tarea fsica. El hacer exitoso y de alta calidad es
satisfactorio en s mismo, con una faceta zen, que se asocia con frecuencia a estados de conciencia altos. En
sus facetas positivas, hacer y ser parecieran coexistir bastante bien.
Mas es un asunto engaoso. El enfoque interno, reflexivo y nuestra manifestacin externa SON procesos
distintos y se puede tener la experiencia de ambos como mutuamente excluyentes.
Si necesito nutrir mi ser y me la paso tan slo haciendo, ocupadamente, por hbito o nerviosismo de mi
intranquilidad interna, mi actividad resulta hueca, cansada y poco satisfactoria.
Conversamente, si de verdad tuviese que estar haciendo y estoy nicamente tratando de SER como una
forma de evitar mis compromisos fsicos, mi ser se perturba y resulta casi imposible prestar mi atencin a
mi proceso espiritual o superior.
Entonces hay una disyuntiva, o al menos un aspecto dual de nuestro deseo humano de perfeccin -o al
menos progreso- que suplica se le resuelva. Pero aprend hace aos que en este tipo de situaciones
filosficas sin salida, hay probablemente una perspectiva mayor que disuelve -ms que resuelveesa disonancia. En otras palabras, ser versus hacer puede no ser la disyuntiva.
Somos seres multidimensionales. Hay una parte de nosotros que existe en dimensiones que pareceran
estar fuera del espacio y del tiempo. La actividad fsica tiene muy poco o nada que ver con aquellos
aspectos de quin somos y cmo nos conectamos con ellos. Y, an as, simultneamente todava tenemos
una gran parte de nosotros invertida en un mundo que por su naturaleza se encuentra en constante cambio
y movimiento.
Para las partes nuestras que operan en este mbito, el problema clave no es si estamos activos o no, sino
cmo. Si ests del todo consciente, no puedes estar inactivo. Ests siendo activo por la naturaleza misma
de tu intencin de dnde y cmo enfocas tu conciencia.
"Ser" es un proceso altamente activo; el movimiento es meramente interno en lugar de enfocado externamen
Aunque alguien pudiese parecer estar "meditando" y en silencio, ello es meramente para aminorar la distracc
del enfoque externo para habilitar la conciencia de los niveles mucho ms sutiles de la experiencia interna.
Quiz las preguntas reales tendran que ser:

Dnde se encuentra el equilibrio entre mi trabajo mundano y mi proceso interior, reflexivo que nutre y vuel
a encender la flama de inspiracin y expresin expansiva? Estn mis actividades interna y externamente
enfocadas en una proporcin y relacin adecuadas entre s?
Qu TIPO de acto te resulta ptimo ahora mismo? Es mejor tomar tiempo para respirar, reenfocarte
en un lugar ms sutil y cambiar a una perspectiva ms saludable? O necesitas poner el trasero fsico en marc
y movimiento, cumplir tus compromisos contigo mismo y expandir tu expresin en el mundo con ms gusto
consciente?
Ser o hacer no es la cuestin. Es "qu tipo de hacer me genera alineacin con mi ser?"
"Si el xito o fracaso de este planeta y de los seres humanos depende de cmo soy y qu hago, qu
sera y qu hara?"
-Buckminster Fuller
"Ser lo que somos y convertirnos en lo que somos capaces de convertirnos es el nico fin en la vida".
Roberto Luis Stevenson
"Me levanto en la maana desgarrado por el deseo de mejorar (o salvar) al mundo y el deseo de disfrutar
(o saborear) el mundo. Esto me hace difcil planear el da".
-E.B. White
---------SUGERENCIA
Alguna vez te has preguntado qu hacer con las tarjetas de presentacin que parecen tener relevancia pero
no vale la pena agregarlos a tu agenda telefnica? Engrpalas o abrchalas a un pedazo de papel y ponlas
en un archivo bajo algn tpico en tu sistema de archivo de referencia general. Todas las tarjetas, notas y
trpticos del viaje tal a la conferencia tal, ponlas en un archivo llamado "Conferencia sobre software - Diciem
2001". En caso de que surja algn inters, probablemente sepas dnde buscar.
Asegrate de purgar tus archivos al menos una vez al ao y btalos cuando su relevancia potencial haya venc
(para que no creas que ests contribuyendo a crear un "agujero negro").
La creacin de un espacio para el xito,

facilita el xito.
El universo aborrece un espacio vaco. La limpieza y ordenamiento de los canales fsico, emocional
y conceptual para una mejor interaccin con el mundo galvaniza las fuerzas inconscientes que habrn
de llenar dichos canales. Es una invitacin para que participen contigo a un nivel asumido y profundo
de afirmacin. De manera equivalente, las cosas sin resolver y los sistemas vulnerables se protegen
amortiguando de manera automtica cualquier estmulo de entrada nuevo.
CITA
"Si mantengo un nido verde en el corazn, el pjaro vendr a cantar".
~Proverbio chino
PARA PENSARLO...
"ESTAS PREPARADO, DE VERDAD, PARA MAS?"
Hemos incrementado algunos precios recientemente debido a que no quise que se me
acabara el negocio. Djame explicarte.
Un da me di cuenta de una seal interna de peligro: era la sensacin ms sutil de Ay Dios!
cuando uno de nuestros clientes favoritos me pidi que hiciese cierto tipo de trabajo ms y ms.
Casi no la poda percibir, pero ah estaba: ni quera que sonara el telfono. Despus de muchos
aos de ver esta dinmica, supe que si permita que estos sentimientos persistieran, entonces, s
que el telfono iba a dejar de sonar. Soy poderoso y tambin lo eres t.
Tuve que encarar de frente el sentimiento para descubrir, despus de examinarle ms de cerca,
que exista debido a que, simplemente, estbamos cobrando de menos dados la cantidad de tiempo
y atencin que tenamos que dedicar para hacer el trabajo de la calidad que es nuestro estndar.
Tuve que desafiarme con la pregunta: "qu he de hacer para tener una emocin positiva si el telfono
suena de nuevo?"...La respuesta fue subir el precio, de manera que pudiese sentirme bien dedicando
el tiempo y la energa que dedicamos; y entre ms, mejor.
Quizs te parezca obvio, pero para m no lo era, hasta que qued hecho. Tenemos estndares
altos para dar ms all de las expectativas y el precio ha sido siempre un tema delicado. En
ocasiones tengo que hacer cosas que se encuentran fuera de mi zona de confort, para mantener
la motivacin de hacer un trabajo excelente, a largo plazo.
Creo que un principio fundamental es el que se encuentra en operacin en este caso.
Todos nosotros, hablando tanto en trminos de la organizacin como en la vida personal,
podramos -de manera un punto menos que conciente- estar manteniendo la distancia entre
nosotros y cosas nuevas y mejores, porque en un nivel ms profundo, sentimos que no las
podremos manejar exitosa o suficientemente.
La mayora de nosotros cree querer "ms" de muchas cosas: ms dinero, ms clientes, ms
responsabilidad, ms diversin, ms tiempo. Pero estamos realmente hablando en serio? He
aprendido a lo largo de los aos que lo que concientemente quiero es slo una fraccin de
aquello que dirige mis energas creativas. Muchas veces se dirigen al lado opuesto y lo que
yo creo querer, pierde.
Se que muchas oportunidades para tener ms dinero, clientes, responsabilidad, diversin y
satisfaccin personal se han cruzado en mi camino. Pero puesto que una parte de m no
estaba realmente preparado para manejarlas (o manejar lo que las acompaaba) no las
reconoc en su momento y, aunque lo hubiese hecho, encontr formas sutiles de mantenerlas
a distancia.
Aos atrs, un tutor mo, que haba asesorado a muchas organizaciones en el campo de la
salud, me dijo que cuando la oficina de recepcin de una clnica se pona al corriente en sus
cobranzas y "papeleo" y simplificaba su flujo de trabajo, la cantidad de pacientes aumentaba
dramticamente. Su premisa era que en tanto el personal de recepcin considerase que un
cliente nuevo equivaldra a ms estrs (debido al atraso en los sistemas), inconscientemente
lo iban a alejar.
Muchas organizaciones estn exhortando a su gente a que promuevan ms clientela y a que
hagan el esfuerzo adicional, de manera que puedan tener la ventaja competitiva de un servicio
extraordinario que les genere ms ventas. Quizs, lo que no estn manejando es la habilidad
para manejar esas ventas. De ser as, todos lo van a sentir a cierto nivel y si el entorno ya est
estresado al mximo, el "esfuerzo adicional" de sonrer quizs no surja cuando ms se necesite.
Cuando el personal de lnea se siente abrumado con el volumen actual de operaciones, cuidado
con tener restringida la parte de entrada del embudo!
Te sientes libre conversando con personas clave de tu vida y trabajo para que desarrollen
ideas nuevas que puedan servirles ms y de mejor manera? Si no, por qu no? Se debe
acaso a que t mismo no te sientes capaz de lograrlas? Si no, por qu no? Ests bien con eso?
Para qu ests preparado en CADA UNO de tus niveles, la expansin o la contraccin?
El poder de tus intenciones internas es ilimitado en cualquier direccin. Ests esperando -un punto
menos que con entusiasmo-esperando a que alguien te llame por telfono o te toque la puerta?
De qu otra forma se te presentarn tus oportunidades para mayor crecimiento y expansin? Si
andas en busca de ms "cosas buenas de la vida", te sugiero que te arriesgues y hagas lo que
necesites hacer para regresarte a un estado de emocin y de verdaderas ganas de que toquen el timbre.
"Antes que cualquier cosa, la clave para el xito consiste en prepararse".
~Henry Ford
"Millones de personas quieren pasar a la historia pero no saben qu hacer cuando
llueve un domingo por la tarde".

~Susan Ertz
SUGERENCIA
Si vas a estar "fuera de operacin" por ms de unos cuantos das en un viaje de negocios o
personal, lleva a cabo una revisin especial de tu sistema, una semana antes y crea una lista de
acciones llamada "Antes de viajar". Esta lista constituir el verdadero panorama de TODAS las
cosas que TIENES que hacer antes de marcharte. Con tiempo, toma la decisin acerca de qu
DEBE hacerse y qu puede esperar. Luego, al aproximarse la fecha de partida, te sentirs libre
y bien acerca de lo que puede esperar y de lo que no. Solamente necesitas revisar la lista "Antes
de viajar". Esto resulta ms fcil si ests utilizando un manejador de listas digital (como la Palm)
en el cual puedas cambiar de categora tus acciones en esa lista especial. Sin embargo, es decisivo
para tener un viaje saludable, sin importar qu sistema ests usando. Esto podr aadirle unos
cuantos aos a tu vida.
La productividad no sucede por si sla

CITA
"Una hora de pensamiento efectivo, preciso, arduo, disciplinado e integrado
puede valer por un mes de trabajar duro. La esencia misma de los negocios y
la vida -- y quizs la ms difcil de hacer -- es, precisamente, pensar.
Los potentados, creadores de grandes imperios, pasan hora tras hora en
trabajo mental... mientras que los dems nos divertimos. Si no est Ud.
consciente de hacer el esfuerzo de ejercitar el pensamiento dirigido por
Ud. mismo, e integrado... si no acta ms all de sus sentimientos y se va
por el camino del menor esfuerzo, entonces se est Ud. entregando a la
pereza y ya no tiene el control de su vida".
- David Kekich
PARA PENSAR
"La productividad no sucede por s sola".
Hay tres cosas que necesitan suceder para poder definir nuestro trabajo y
tener la productividad mxima en el mismo; y estas tres cosas no suceden
por s solas. Necesitamos entrenarnos para hacer las tres, y hasta que las
establezcamos como conductas automticas y habituales, necesitamos

disciplinarnos para hacerlas.
Tenemos que:
1-. Tomar decisiones acerca de qu estamos haciendo con nuestros asuntos y
las prximas acciones requeridas para llevarlos a cabo (o sea, qu sera
"hacerlas"?) Nuestros "asuntos" o "pendientes" no son sujetos de que se
haga algo al respecto hasta que hayamos decidido el resultado y el
siguiente paso para dirigirnos hacia l. Los pendientes en "lista" y en
"montones" y en correo electrnico, actan, ms bien, como repelentes, en
lugar de hacer atractivo que nos involucremos, hasta que decidamos cul es
exactamente nuestra intencin para con ellos y si el prximo paso implica
una llamada, hacer el borrador de una respuesta, comprar clavos, hablar
con..., etc.
2-. Escribir/anotar los resultados y las acciones o pasos, si es que no
vamos a llevarlos a cabo cuando pensemos en ellos. An si decidimos qu es
lo que necesitamos hacer respecto de algo, si lo archivamos en la "MEMORIA
PRINCIPAL PSQUICA", corremos el grave riesgo de perder de vista la opcin
y --peor an-- crearemos el fracaso instantneo y estrs innecesario. Esa
parte de nosotros no sabe distinguir el pasado y el futuro y cree que
deberamos estar hacindolo todo de una buena vez.
3-. Ver los recordatorios (cuando, efectivamente, podamos usarlos y hacer
algo al respecto). An cuando se haya decidido que el prximo paso es una
llamada telefnica que se necesita hacer, y se haya escrito, si no se ve el
recordatorio al estar cerca de un telfono en tiempo discrecional, se est
perdiendo la oportunidad de avanzar en algo cuando quizs sea lo mejor qu
hacer, dadas todas las variables en juego. Cuando se est en cierto
contexto, se necesitan ver todas las cosas que pudiesen hacerse en dicho
contexto para ser lo ms eficiente posible.
La combinacin de estas tres conductas o hbitos constituyen una destreza
maestra para el trabajo del conocimiento. Sin embargo, virtualmente todo
individuo con el que me he cruzado en el mundo profesional, cuenta con la
significativa oportunidad de mejorar constantemente estas actividades de
grado tan crtico para la productividad. No nos ensearon estos hbitos
durante nuestros aos de crecimiento. La jornada de trabajo de nuestros
ancestros no requera de estos hbitos crticos del trabajo mental o del
conocimiento. En ese entonces, la gente slo iba al trabajo, y haca lo que
necesitaba hacerse, lo cual resultaba obvio pues lo tenan frente a frente.
Muy pocas personas trabajan en un mundo as, hoy en da. Cualquiera que hoy
desee ir al trabajo y que lo que haya que hacer resulte "visible", tiene la
esperanza de retroceder a un mundo de antao que ya no existe; y, muy
seguramente, empezar a tener la experiencia de una cantidad creciente de
estrs sin prospectos de mejora.
"El antepasado de cada acto es un pensamiento".
~ Ralph Waldo Emerson
"Quienes utilizan mal el tiempo, son los primeros en quejarse de la

escasez del mismo".
~ Jean De La Bruyere.
CONSEJO/SUGERENCIA
Es mejor que la bandeja de entrada del correo electrnico quede vaca, que
es lo mismo que hacemos con la bandeja de entrada fsica y oral. As que
hgase la disciplina de deshacerse de lo que pueda deshacerse; archivar (en
carpetas de referencia) de slo aquello que necesite conservar; hacer todas
aquellas respuestas que tomen dos minutos o menos; y poner en una carpeta
llamada @ACCIN o ACCIN (o utilizar cualquier carcter que logre que esta
carpeta est encima de todas las dems en su lista de carpetas) todos los
correos electrnicos que vayan a tomar ms de dos minutos. Despus, cuando
la bandeja de entrada est vaca, abra la carpeta de ACCIN y vea solamente
aquellos sobre los cuales necesite trabajar, en lugar de un montn de
"cosas" sin orden o distincin.
La verdadera motivacin
Tan pronto como "tengas que" motivarte, no lo ests.

COMENTARIOS
La verdadera motivacin ocurre cuando el concepto de
"motivacin" no se te ocurre. Tan slo HACES las cosas porque HAY
que hacerlas. Como cepillarte los dientes o limpiar la cocina o hacer
ejercicio. Tus estndares internos generan conducta "motivada".
El tener que motivarte indica que dichos estndares no existen. Vez tras vez, la
fuerza de voluntad habr de ceder al piloto automtico.
CITAS
"El deber o las obligaciones no se llevan a cabo nada ms porque s, sino porque el
dejarlas sin hacer incomoda al ser humano. El ser humano desempea solamente un deber:
el deber de complacer su espritu, la obligacin de tornarse agradable a s mismo".
~Mark Twain
"No podrs desempearte consistentemente si lo haces
de manera inconsistente con la forma en que te ves".
~Zig Ziglar
"Podra decirse que la mejor inspiracin significa aliento y
solamente con demasiada frecuencia significa viento".

~G.K. Chesterton
PARA PENSAR: "MAS ALLA DE LA PASION"
He estado tratando de entender por qu me irrita tanto or que los
profesionales de la motivacin dicen tanto que hay que tener "pasin" para
tener xito. A lo mejor me estoy volviendo muy haragn y viejo como para
andar atizando mis emociones por lo que sea. (Me parece que apasionarse por
algo huele a mucho trabajo.) Quizs sea el hecho de que elevar el nivel de
las emociones no es algo que necesites o te convenga para tener xito.
Las emociones parecieran ser demasiado inestables para poder asociarlas con
cualquier cosa o persona que yo considere verdaderamente exitosa. Tan
pronto y alto como suban, pueden caer estrellndose de lleno. Solamente
tienes que tratar de mantener un sentimiento solo por un perodo de tiempo
extenso.
Creo saber a qu se refieren los motivadores. Hay una calidad de intensidad
de compromiso comn a toda la gente exitosa. En lugar de llamarla "pasin"
yo sugerira, en cambio, la palabra "identificacin". Cuando de verdad te
identificas con algo, ya sea un resultado o un estndar interno de tu
realidad, se genera una energa de calidad netamente motivacional para
lograr que suceda. Mas eso no significa del todo que sea un estado
"hperemotivo". Claro que puede haber jbilo. La identificacin crear una
energa increblemente enfocada cuando se le necesite. Las ms de las veces
se manifestar como una accin y pensamiento calmados y deliberados. El
corazn y la pasin son cosas distintas.
Cmo se crea la "identificacin"? Enfcate constantemente en aquello con
lo cual te quieras identificar. Correr 10 kilmetros en cuarenta minutos.
Tener un entorno de trabajo edificante. Tener un flujo de caja positivo con
reservas en constante incremento. Tiempo de calidad con la familia.
Reenfocarse contnuamente en los resultados deseados es la llave maestra
del xito. Por lo tanto, ms all de la pasin, pon a prueba la paz y la
plenitud de propsito.
"Nada contribuye mejor a tranquilizar la mente que un propsito estable:
un punto sobre el cual el alma pueda fijar su ojo intelectual".
~Mary Wollstonecraft Shelley
"La perseverancia sobria es ms efectiva que las emociones entusiastas, las
cuales son sujeto fcil de transferencia con muy poca dificultad, a algo
que puede variar da con da".
~Vaclav Havel
SUGERENCIA
Cul fue la ltima vez que revisaste tu agenda telefnica de

cabo a rabo? Si alguna vez te metes en problemas, si alguna vez quieres
cambiar de empleo o profesin o si quieres embriagarte de nostalgia, tus
"contactos" son tu mejor fuente de recursos en tu "medio". Y tu agenda es
tu "medio". La prxima vez que ests sin algo que hacer en una cafetera o
restorn, saca tu agenda y revsala. Reconctate con tu "medio". Te
garantizo que vas a obtener un par de acciones.
Las sorpresas esperadas no so sorpresa

Cuando planeas que tus planes puedan ser interrumpidos o perturbados, adquirirs mayor estabilidad.
Negar la realidad del cambio constante produce resistencia y frustracin.
Quejarse de la interferencia genera un estanque pantanoso de energa no productiva. Elimina la causa
de la disrupcin o acptala e intgrala como parte de tu trabajo y sigue adelante.
---------CITAS
"La verdadera estabilidad es resultado de cuando el presunto orden y el presunto desorden estn
balanceados. Un organismo o sistema verdaderamente estable espera lo inesperado, est preparado
para que se le disturbe, espera a que se le transforme".
-Tom Robbins
"La vida es lo que te sucede mientras ests haciendo otros planes".
- John Lennon
---------PARA PENSARLO....
"ESCARBAR PRODUCTIVAMENTE LA ZANJA"
El pensamiento positivo es un campo bastante engaoso. Una vez que ests consciente del poder
creativo de la imaginacin, de enfocarse puramente en imgenes o resultados exitosos, pareciera
ser la mejor manera de operar.
Mas para vivir lo mejor de la vida, hay ocasiones en que tienes que asumir lo peor.
Muchas terapias de conciencia de uno mismo y seminarios educativos, utilizan al menos parte del
tiempo en sacar a flote eventos y memorias del pasado "negativos". Sin embargo, cuando me hube
familiarizado con los principios de visin puse en tela de duda la necesidad de hacer lo anterior.
-"Para qu andar buscando lo que no se quiere?"- me pregunt. Entonces, descubr por qu.
Si subliminalmente tengo miedo de una experiencia, tengo anidados juicios sobre ella, o an creo
las decisiones que haya tomado acerca de m debido a ella, sta me mantendr cautivo en algn mbito.
Me encontrar inconscientemente atrayendo la misma experiencia o similares. Tengo que aceptar,
admitir, perdonar y liberar mi propia negatividad respecto de ella, para realmente tener la libertad de
dirigir todas mis partes rumbo a aquello que quiero.
Si te suena mucho a verborrea de crecimiento personal, considera la aplicacin positiva de ese
principio en el mundo empresarial. Un buen equipo de gerencia o de proyectos en algn momento va
a tener que hacer la pregunta: "Qu puede salir mal y cmo podramos manejarlo?" Es eso acaso
ser negativo e improductivo?
Para nada. Es necesario, no slo para crear planes de contingencia inteligentes sino, ms importante
an, para enfrentarnos a lo peor de cuerpo a cuerpo y lidiarlo conceptualmente y, lo ms que se pueda,
psicolgicamente.
Los soldados que pueden hablar de la posibilidad de la muerte, tienen mayores probabilidades de
enfrentarse al enemigo con ms efectividad. No eliminan el miedo: lo trascienden y difunden su
efecto paralizante.
El pensamiento negativo -vivir en el miedo o la frustracin indeseables- genera contraccin.
Sin embargo, el hablar de la posibilidad de circunstancias no tan ideales e integrarla a la experiencia
de tu avance, construyen conciencia y poder. Te quedas con aquello que resistes. Lo que temas te
llegar. Tratar de negar o evitar cuan "malo" ha sido, o podra ser, bajo el disfraz de "pensar
positivamente", crea la vulnerabilidad para que dicho evento te llegue y te golpee en donde no
ests mirando. La angustia de lo anterior te har rehn a nivel inconsciente y te impedir tomar
los riesgos necesarios para tu expansin y xito.
El mantener una intencin constante de tener pensamientos que edifiquen resultados positivos no
es para los dbiles de corazn. Tienes que estar dispuesto a confrontar toda la amplia variedad
de realidades potenciales, histricas y futuras, aceptarlas por lo que son y no son y seguir
dirigindote rumbo a aquello que quieres. Ello, verdaderamente, disuelve los miedos.
Qu tan malo puede ser? Podrs manejarlo? Entonces, probablemente no tendrs que hacerlo.
"Con frecuencia he encontrado que lo nico que me puede salvar es aquello que parece ms
amenazador. Hay que adentrarse en lo que uno ms teme y en el proceso... llega una flama de luz
y energa, que, aunque no produzca la valenta de un hroe, de cualquier forma habilita a un mortal
tembloroso a dar un paso ms adelante".
-Laurens Van der Post
"El pesimista se queja del viento; el optimista espera que cambie; el realista, cambia las velas".
-Guillermo Arturo Ward
"La valenta no consiste en la ausencia de miedo, sino ms bien
el buen juicio de que algo sea ms importante que el miedo".
-Ambrose Redmoon
---------SUGERENCIA
Logra un mayor grado de completar las cosas que lo que esperas haciendo el siguiente ejercicio:
Haz una lista de todas las cosas que lograste, experimentaste por primera vez y terminaste en los
ltimos 12 meses. Captralo todo: desde el cachorrito que compraste y la empresa que vendiste,
hasta la cascada que viste en Hawaii.

Si ests en una relacin significativa con otra persona, haz con dicha persona el ejercicio.
Hazlo anualmente y archvalo. Es una muy buena forma de hacer limpieza general interna y
reconocer el progreso de tu viaje humano.
Lo funcional sigue a la forma

COMENTARIO
El universo aborrece un vaco. Es extremadamente difcil mantener un enfoque sin una herramienta.
La mera creacin de un marco de trabajo te invitar a que llenes todos los espacios vacos.
Constryelo y vendrn, en especial tu pensamiento y creatividad.
---------CITAS
"La conjetura astuta, la hiptesis frtil, el salto valiente a una conclusin tentativa, todas stas
constituyen la moneda ms valiosa del ser pensante en accin".
- Jeremas S. Bruner
"El trabajo mismo te ensear cmo hacerlo".
- Proverbio estonio
"DONDE ESTA EL MEOLLO?"
Recientemente un artista grfico estaba contndome acerca de su proceso creativo con
respecto a generar diseos para sus clientes. "En algn momento, me surge el "meollo".
De ah en adelante, todo el rompecabezas empieza a armarse. Antes de entonces, estoy
hecho un lo".
Me puse a pensar en "el meollo", algo que he experimentado con todos los ensayos que he
escrito, con todas las formulaciones de lemas que he facilitado y con toda nueva configuracin
de flujo de trabajo que he creado con algn cliente y con todo proceso de planeacin real en
el que he participado.
El tiempo y energa requeridos para crear algo pasa a travs de un ciclo, un ciclo que es rara
vez tan fcil o inmediatamente obvio y tan claro como me gustara imaginrmelo.
Hay un marco de trabajo inicial -como un mpetu para crear algo- y una idea primera de cmo
expresarlo. Luego se da un paso hacia lo desconocido. Luego pensar. Luego una expresin
de ese pensamiento.
Luego una reflexin sobre esa reflexin. Ms pensamiento. Luego tira y empuja partes o
"piezas" por aqu y por all. Nada parece funcionar, todava, como creo que debera
funcionar. Me mareo de tanto buscar una excusa para hacer otra cosa que sea mucho ms
fcil. Cuestiono si acaso hubo algo en la idea inicial que valiera la pena, o si el proceso habr
de funcionar (siempre funciona.) Siento como si me hubiese cado en el borde de algn reino
psicolgico, colgado de un hilo, preguntndome para qu diablos me dio por comenzar en esta senda.
En algn lugar, de alguna forma, en algn momento, las cosas comienzan a tener sentido.
Un concepto clave apoyado por un conjunto de ideas empieza a cobrar solidez. Todo empieza
a cobrar forma. Entonces llega un momento en el que me encuentro sobre la cresta de la
ola, lentamente descendiendo. Estoy completando todos los espacios vacos, agregando los detalles
necesarios, refinando la expresin hasta que hay cohesin y el trabajo est completo. Todo
el material se ve rodeado de exclamaciones de entendimiento.
Este ciclo es inherente tanto al proceso de pensar de la vida profesional, como de las expresiones
digamos un tanto ms "artsticas". Un mpetu positivo nos empuja a la frontera, procedemos con
torpeza en territorio sombro y poco familiar y en algn momento reintegramos la experiencia en algo
que es todo nuevo.
Todava no s mucho, intelectualmente hablando, de la naturaleza del proceso creativo. Qu
principio subyacente est en funcionamiento? Por qu pareciera ser que hay que esforzarse tanto
para llegar al "meollo"? Mi inters en la productividad me lleva a preguntarme cmo puedo lograrlo ms
rpida, ms fcil, ms efectivamente, con menos "lo" y las frustraciones que con frecuencia le acompaan.
Quiz baste solamente entender que as funciona. La sopa necesita cocerse a fuego lento.
He aprendido que las cosas tienen un ritmo inherente que con frecuencia no puede comprimirse
en menor espacio y tiempo. Las expresiones creativas y los proyectos que implican pensar,
necesitan espacio y la habilidad de partes de nuestra computadora interna (y quiz nuestro Espritu)
que son subconscientes para que hagan su magia.
Es por ello que resulta muy inteligente poner en algn lugar el proyecto frente a la mente
tan pronto como ste comienza a emerger en el radar (en un restirador, en una "Lista de
proyectos", en un lienzo en blanco, o en un pedazo de papel.)
Es bueno tambin enfocarse creativamente en l antes que la fecha lmite se acerque demasiado.
Enfocarse podr no parecer que es terminarlo, pero empezar a agitar la materia subliminal,
la cual requiere de tiempo para madurar apropiadamente. Con demasiada frecuencia he esperado
hasta el ltimo minuto para aplicar el pensamiento que realmente requera, que requiere ms tiempo,
energa y paciencia que lo que yo me permita.
Los dos factores del xito en el proceso de encontrar "el meollo" parecen contradictorios.
Primero, necesito una intencin fuerte. Si me siento frente a la computadora esperando escribir "algo",
el cerebro me quedar estril por mucho tiempo. Necesito tener algo de entusiasmo, saborermelo,
respecto de expresar algo o lograr algn resultado. Segundo, necesito dejarlo que siga la corriente,
sin forzarlo o presionarlo demasiado. Una gran emocin con cero expectativa es la mejor filosofa para
crear algo y una manera muy bonita de andar por la vida. S que todava puedo mejorar mis
propios comportamientos y hbitos que facilitaran mucho implementar eso.
"Escribir es fcil. Todo lo que tienes que hacer es mirar una hoja de papel
en blanco hasta que se te formen gotas de sangre en la frente".
- Gene Fowler
---------SUGERENCIA
Alguien me hizo converso a utilizar Ctrl-W para cerrar esas ventanas necias que suelen aparecerse
en la pantalla mientras navegas la Web.
Los mayores xitos provienen

del mayor nmero de fracasos.
Los misiles y cohetes tienen una trayectoria errada la mayor parte del tiempo que se encuentran
en el aire. Llegan adonde tienen que llegar porque corrigen el curso continuamente y siguen volando.
Cometes errores nicamente en el juego que juegas.
Juega un juego que puedas ganar y pierde tanto como necesites para llegar all.
---------CITA
"Miles de personas tienen talento. Entonces, mejor te felicito por tener ojos en la cabeza. La nica
cosa que cuenta es: Tienes poder de duracin?"
- Noel Coward. (Dramaturgo y compositor de msica popular, britnico del Siglo XX)
"En los trminos de la Teora de Juegos, podramos afirmar que el universo est constituido para
maximizar la duracin del juego. Los mejores juegos no son aquellos en los que todo anda sobre
ruedas y con estabilidad hasta llegar a la conclusin, sino aquellos en los que el resultado final est
siempre en tela de duda.
De manera similar, la geometra de la vida est diseada para mantenernos en el punto de tensin
mxima entre la certeza y la incertidumbre, el orden y el caos. Toda movida importante se tiene
que hacer justo a tiempo. Sobrevivimos y evolucionamos colgados de un hilo. Verdaderamente,
no nos conviene que sea de otra manera".
- George Leonard
---------PARA PENSARLO.....
"El ao de escoger mejor".
Unos de mis momentos ms sanos de alumbramiento, ha sucedido cuando me he dado cuenta que
no voy a medir mi progreso como ser humano de acuerdo a un criterio especfico de xito o fracaso,
sino por el porcentaje de elecciones mejores que llevar a cabo a lo largo del tiempo.
Y he decidido que ste ser mi ao de elegir mejor; y ojal que todo ao lo sea tambin. Con
qu frecuencia decido hacer ejercicio, an cuando no me apetezca? Cundo elijo prestar servicio a
alguien ms, an cuando no tenga tiempo? Pensar estratgicamente en lugar de tan slo ocuparme?
Enfocarme en algo creador y edificante en lugar de complacer a mis impulsos no tan nobles? Elegir
lo frugal en lugar de lo sobreabundante? Elegir lo sobreabundante en lugar de lo frugal?
Le en algn lado que tenemos 50,000 pensamientos al da. (Cmo le hicieron para contarlos?) Sea
cual fuere la cifra, cada uno constituye una oportunidad para elegir qu pensamiento tenemos. O
al menos qu pensamiento SEGUIR teniendo. No puedo culparme por pensar: "Y qu tal si me atropella
un autobs?" Mi desafo consiste en si voy a seguir enfocndome en ello.
Se que no siempre elijo la mejor opcin. Cada vez que no lo hago, es una oportunidad perfecta para
criticarme de aqu a la eternidad como el tarado ms lento de todo el universo, que no se merece
que le suceda nada bueno nunca jams. He elegido lo anterior (juzgarme) demasiadas veces. Con
demasiada frecuencia creo que nos encargamos de perder en nuestra propia versin de vencedores y
vencidos. Nos toca el turno de ir al bate y no le pegamos a la pelota y nos criticamos por ser malos
para el bisbol y nos retiramos del juego.
Algunos de nuestros clientes se sienten culpables cuando no continan el proceso como saben que
"deberan" hacerlo. Puesto que nuestros mtodos son tan sencillos y tienen tanto sentido, creen
que deberan haberlos "entendido" al instante y que deberan practicarlos permanentemente, sin
alejarse de ello jams. As que cuando se alejan, con frecuencia detienen su progreso en direccin
al nivel superior de productividad mxima.
Hace aos cuando empec a aprender a jugar golf, tuve un instructor muy bueno.
--Ni te preocupes de tu puntaje ni de todas las pelotas que echaste al agua--me dijo. Lo nico
que tienes que saber es que cada vez que juegues, hars mejores tiros.
Muy buen consejo. As que este ao, cuando menos estoy pegndole mejor a la pelota que
el anterior Esa actitud, me mantiene comprometido con el juego y mejorando en l.
Cuando termines de leer esto, elegirs en qu te concentras y qu hacer a continuacin. Arrisgate.
Haz tu jugada. A lo mejor te conectas bien. Y si no, no te preocupes. Tendrs muchas ms
oportunidades antes de que te vayas a dormir esta noche.
"Parecera que todos estamos aguardando el baile de gala anual. Muchos, sin embargo,
nos olvidamos que de hoy a entonces, hay que aprender a bailar".
- Alan Harrington
"Apntale al xito, no a la perfeccin. Nunca cedas tu derecho de estar errado, porque entonces,
habrs perdido la habilidad de aprender cosas nuevas y a seguir avanzando en tu vida. Acurdate
que el miedo siempre acecha detrs del perfeccionismo. Confrontar tus miedos y permitirte el
derecho a ser humano puede, paradjicamente, hacer de ti una persona ms feliz y productiva".
- Dr. David Burns
---------SUGERENCIA
Una manera rpida de lograr ms espacio libre en el disco de tu computadora cuando te tienen
esperando en el telfono: dirgete a tu archivo de correos electrnicos enviados y ordnalos por
tamao. Entonces borra los verdaderamente gigantes que sabes que ya no necesitas.
Entre ms amplio sea tu horizonte y alto tu enfoque,

tus actos sern ms suaves y mayor tu flexibilidad.
Los actos de mayor elegancia se llevan a cabo por aquellas personas con la visin ms
elevada
de lo que estn haciendo.
En un sentido, entre ms lejos quede el "all" sobre el cual hayas puesto la mira, vers ms
opciones para llegar y las acciones correctivas del curso sern ms relajadas y fciles. Los
conductores principiantes giran de manera muy brusca cuando andan al volante. De hecho,
estn
haciendo virajes suaves con horizontes sumamente cortos.
CITA
"Es la sencillez de la intencin la que brinda constancia a la vida".
- William Braithwaite
PARA PENSARLO
"EL RITMO DE LAS COSAS"
ltimamente he estado pensando mucho acerca del ritmo de las cosas, los ciclos que
establecemos y lo lindo y conveniente que resulta establecer y mantener los ritmos.
Reuniones semanales con el personal, caminatas vespertinas por el jardn, el peridico en la
maana, planes estratgicos anuales, establecer precios por nuestros servicios, vacaciones y
retiros anuales, meditaciones diarias, etc. Las cosas que siempre hago en mi trabajo, la
gente con la cual me conecto frecuentemente, y los restoranes a los que tpicamente voy en
ese tipo de noches. Y la frecuencia con la que escribo ensayos.
Qu bueno es cuando podemos arraigar hbitos que nos benefician. No queremos pensar en
cmo crear un contexto; queremos tan slo estar EN nuestro contexto y cosechar las
recompensas automticas...
...hasta que dichas recompensas disminuyen en proporcin a la energa invertida. Ah es
cuando nos metemos en terreno engaoso. Con demasiada frecuencia no reconocemos
cuando la energa ha sufrido un cambio y nosotros no hemos cambiado nuestras formas ni
conductas. Seguimos haciendo lo que hemos estado haciendo, pero el encanto se ha ido.
Algo parece distinto y, muy seguido, no nos percatamos o no sabemos exactamente qu es
de primer golpe. En verdad ya no queremos salir con nuestros amigos de antes. Las
reuniones que tenemos con regularidad tienen poco qurum y aborrecemos tener que ir,
cuando parecera que hay otras cosas ms importantes. (De verdad necesitas una junta
semanal? Muchas personas las siguen teniendo porque hace cuatro aos las necesitaban
para lidiar con lo que estaba sucediendo entonces y, por ende, las han establecido as.
Resulta que muchos no necesitan las reuniones semanales por los ltimos tres aos. La
gente no asiste a las mismas, son artificiosas y cualquier compromiso para con las mismas
genera frustracin y la desintegracin de la confianza en el entorno).
Los que reflexionamos generalmente en algn momento dado empezamos a presionarnos
internamente dicindonos que a lo mejor padecemos desidia respecto de las cosas que
solamos hacer con entusiasmo, mas tan slo carecemos del inters que tenamos. Por haber
sido buena idea y porque nos acostumbramos a obtener un beneficio positivo de la misma,
ahora creemos que porque no tenemos inters, nos est dando pereza, nos estamos
poniendo viejos, o es que nos estamos aburriendo nada ms. Podra ser cualquier cosa de
las anteriores.
O, podra ser que el espritu de la situacin est al mando y tiene que mantener las formas
en cambio y metamorfosis para el bien mayor del trabajo que tiene que hacerse en realidad;
y tu mecanismo de gua interna te est diciendo que es hora de seguir-cambiar. Puede ser
que ests postergando y empezando a perder el tiempo en tu vida, o, quizs ests intuyendo
un cambio que necesita ocurrir, para continuar siguiendo el "rebote" de la pelota.
Ests dispuesto a aceptar que puede haber una realidad mayor que est presentndose a
travs de ti y necesitas armarte de valor y confiar que el dejar de lado rituales habituales
que se han hecho de un nicho en tu zona de comodidad deben ahora sacrificarse? Qu
ests haciendo ahora con regularidad que no te inspira ms, o al menos no tanto como
cuando lo hiciste por primera vez y no aguardabas la hora de poder hacerlo?
Ests dispuesto a ver con honestidad lo que ests haciendo y abrirte a la prxima
manifestacin de tu expresin, que puede implicar que dejes de hacer lo que ests
haciendo?
Pareciera ser que las cosas que verdaderamente nos motivan, son cosas que estn vivas,
que son vitales, que se mueven, crecen y cambian con las formas y expresiones a las cuales
estn relacionadas. Degustamos la energa y luego creamos las expresiones rtmicas de la
misma en el momento. Y las cosas andan bien. Mas debemos continuamente encarar a los
demonios de nuestra propia duda, porque para mantenernos en curso, debemos sacrificar lo
viejo por lo nuevo.
Como dice un buen amigo mo: "No hay descanso para el malvado y el bueno no lo
necesita".
Otra forma de encuadrar eso sera decir que cuando te mantienes en sintona con el lugar
donde verdaderamente est sucediendo algo, probablemente tengas que dejar de lado lo
que funcionaba, por algo nuevo que todava no ests tan seguro de que funcione, pero ms
te vale intentarlo. Los "malvados" esperan demasiado para sacrificar, calibrar y recrear la
prxima forma.
La compaa quiebra, la organizacin pierde sus miembros y las brasas se apagan. Los
"buenos" no se incomodan con la incomodidad creativa y s se incomodan con la falta de
chispa, de jugo, de corriente.
Siguen a su intuicin, aprendiendo a reconocer lo qu es y cundo habla.
Los ms aptos en esto pueden tolerar el sentimiento pavoroso, raro y vulnerable de perder
el paso con su amada/o en la pista de baile.
Tragan saliva, admiten que las cosas no funcionan y vuelven a empezar. Qu sexy!
"El anhelo de la comodidad, es algo clandestino que entra al hogar como husped y luego
se
transforma en el anfitrin de casa y luego en el amo".
- Joseph Conrad
"Nos comportamos como si el confort y el lujo fueran los principales requisitos de la vida,
cuando todo lo que necesitamos para ser felices es algo por lo cual sentir entusiasmo".
- Charles Kingsley
"La maana es ms sabia que la noche".
- Proverbio ruso.
SUGERENCIA
Utiliza el amontonamiento como un detonador para hacer limpieza de tus cosas y expandir
tu
espacio. Haz un inventario de tu casa y oficina e identifica cualquier cosa que est por
explotar
de llena porque ya no le caben las cosas que le atiborraste. Vuelve dejarlo cmodo, para
que
hagas uso con mayor conciencia de lo que ah guardes. Ropa en el armario, archivos en los
cajones, libros en los estantes, fotografas en los lbumes o cajas, programas en tu disco
rgido, herramientas en el garaje. Reafirma lo til, no lo abrumante.
No eres tu trabajo
RINCIPIOS DE LA PRODUCTIVIDAD DE DAVID ALLEN

Todas las cosas sin capturar, sin aclarar y, por tanto, sin administrar, respecto de
las cuales has acordado hacer algo implcitamente, son dueas de una parte tuya
y no te brindan tregua. Ponerle nombre a tus asuntos o cosas te otorga el poder
sobre ellas. La mejor y ms productiva forma de hacer tu trabajo es ser su amo,
no su esclavo.
---------CITAS
"Tener el control sobre la atencin significa tener el control
sobre la experiencia y, por ende, sobre la calidad de vida".
--Mihaly Csikszentmihalyi
"Cuando tengas hambre, come tu arroz; cuando ests cansado, cierra los ojos.
Los tontos podrn rerse de m, pero los sabios, saben qu quiero decir".
--Lin-Chi
"EL GRAN SECRETO DE MIS LISTAS"
Como muchos de Uds. ya sabrn a la fecha, tengo bastantes listas y bastantes
cosas en ellas. Mas creo que ha llegado la hora de compartirles un considerablemente
enorme secreto respecto de ellas: algunos de los mejores proyectos que he realizado
jams estuvieron en ellas!
Que... qu?!!!!
No se supone que las listas son la forma de lograr que las cosas se hagan?
Acaso los he estado engaando todo este tiempo?
Los he estafado para que crean que con sacarse las cosas de la cabeza,
procesarlas para tornarlas en resultados y acciones y anotar los resultados
en categoras objetivas para una revisin constante es la manera de que todas
tus cosas se logren?
Parecera que eso es lo que ando predicando. En efecto: dichas conductas logran
que se lleven a cabo un montn de cosas, porque las saca de estancamiento al
definir lo que es que las cosas estn "hechas"; y al definir lo que implica el "hacerlas".
Sin embargo, la mayora de las personas no captan la verdadera razn para hacer
esto. No llevas a cabo las listas de acciones y proyectos slo para hacerlas todas ellas
y nada ms en tu vida. Procesas aquellas cosas sobre las que tienes puesta la atencin
para que puedas verdaderamente hacer lo que te apetezca hacer, y, hacerlo, de verdad,
con el 100% de tu enfoque y energa creativa, con abandono.
Acabo de pasar toda una maana podando un pino que tengo. Me sent de lo mejor,
la creatividad me corra por las venas, mi sentido de la esttica contaba con un
tino inmejorable para las formas y relaciones de espacio en esa zona de nuestro jardn.
Mas no lo tena en la lista. Esta maana se me ocurri que era lo que tena que hacer.
Si no contase con las listas que tengo y si no hubiera hecho una revisin a conciencia
en los ltimos das, no hubiera sido capaz de confiar que mi inventario de "trabajo
definido" estaba completo y al da esta maana. Y que poda esperar. Sin ese
proceso de renegociacin conciente, al menos hubiese tenido un ligero toque de
angustia corroedora, de que, a lo mejor, haban cosas que tena que hacer
acechndome en la oscuridad que podran atacarme en cualquier momento.
Y cul es el mejor alivio (temporario) y proteccin (falsa)de las cosas feas y
desconocidas que debera hacer? Estar OCUPADO.
Sin mis listas, probablemente de todas maneras hubiese podado
mi pino esta maana. Pero por las razones errneas.
"Hay que ser constante y bien ordenado en la vida para poder ser
audaz y original en el trabajo".
--Gustavo Flaubert
----------
SUGERENCIA
Mantn un conjunto de listas "Prxima vez que est en...". Por aos me he
preguntado que hacer con todas las cosas que surgieron cuando alguien ha dicho,
"Oye, la prxima vez que vengas a...(Dallas, Suiza o el Desierto de Gobi)
tendras que...(llamarme, comer en Joses, comprar aros para la nariz)". Ahora
yo tengo "Prxima vez que est en..." en la seccin de MEMOS de mi Palm,
con cada lugar como un memorandum separado en dicha seccin. Es una versin
discreta de "Algn da/Quizs" para ese contexto. Tambin podras tener una carpeta
o listas a mano en papel para cada ciudad o pas.
No hay tiempo para hacer

ningn proyecto
COMENTARIOS
Alguna vez se le ha ocurrido que en verdad no ha tenido tiempo para hacer algn proyecto?
Bien: est en lo correcto. De hecho, no hay tiempo para que haga ningn proyecto! Lo nico
que puede llevar a cabo son "pasos" de accin.
Haga la suficiente cantidad de los pasos apropiados a lo largo de un perodo de
tiempo, y lograr que el mundo se parezca a una imagen de l que tenga en
la mente: impuestos pagados, la empresa vendida, sucedi la fiesta de
cumpleaos de Susana. Sin embargo, no hizo esas cosas: hizo una gran
cantidad de actos fsicos, visibles, que hicieron que el mundo encajase con
su imagen de l. En eso consiste hacer un proyecto.
-- No tengo tiempo de hacer ese proyecto -- me dice la gente.
--Tiempo de QU? -- replico yo.
Es increble la cantidad de proyectos o misiones importantes que cuentan -para ponerlos en marcha con un paso siguiente que podra hacerse en menos de dos minutos; y cuntos de dichos proyectos o
misin es se encuentran en estancamiento, porque el siguiente paso no se ha esclarecido.
CITA
"Mientras haga cosas pequeas, hay que pensar en las grandes; de manera que
todas las cosas pequeas vayan en la direccin correcta."
~ Alvin Toffler
PARA PENSARLO
"Las sirenas sutiles del largo plazo"
Est evitando hacer algo ahora mismo respecto a proyectos que sean a
largo plazo, porque son proyectos a largo plazo?
En mi trabajo de entrenamiento a ejecutivos y profesionales de alto nivel,
con frecuencia descubrimos y sacamos a flote proyectos y metas que han sido
etiquetados "de largo plazo." Cosas tales como: "reestructuracin
departamental," "crear equipo de trabajo estratgico" y "desarrollar
estrategia personal de inversin."
Cuando pregunto: "Cul es el siguiente paso?" con mayor frecuencia, no lo
saben. Adems, tienen la tendencia a justificar su falta del siguiente paso
--un tanto impaciente y defensivamente-- con el comentario: " ...pero lo
que pasa es que ese proyecto es a largo plazo!"
Existe una diferencia sutil pero decisiva entre algo que sea a largo plazo
y algo que pertenezca a la categora de "algn da/quizs." O se trata de
un ciclo que hay que cerrar lo ms pronto posible, o no lo es. Lo ms
pronto posible puede referirse a siete aos, mas sigue siendo, lo ms
pronto posible. Si se trata de un ciclo a completar, existe un paso
siguiente que debe determinarse para poder lograr que suceda cualquier tipo
de avance al respecto. ("Lo ms pronto posible" de cualquier cosa se
tornar en "nunca" a menos que se determinen pasos o acciones fsicas
visibles a seguir).
"Hacer la rbita de Marte" como proyecto todava se tiene que reducir a un
nivel de accin tal como "Llamarle a Francisco acerca de la cotizacin para
el proyecto de Marte" si es que se tiene sinceridad en lograrlo. (Di un
seminario en El Laboratorio de Propulsin a Chorro: ellos podrn ratificar
lo que digo!)
Una de las formas de desidia o postergamiento y desmotivacin para la
accin ms efectiva es la creacin de metas GRANDES que son "a largo
plazo." Tan pronto establecemos dichas metas o identificamos tales
proyectos, tendemos a felicitarnos y sentirnos bien sagaces y
"seudo-completos" al respecto; y nuestra determinacin para completar el
ciclo se desvanece como una nube de talco.
Las partes que hay que terminar a corto plazo pertenecientes a un proyecto
a largo plazo, constituyen un factor motivador esencial y los pasos
siguientes reales que podamos efectuar dentro de las prximas horas o das
de verdad depuran la inspiracin.
Resulta absolutamente aceptable poner algo en su lista de "algn
da/quizs." (Yo tengo 74 proyectos en esa lista). Solamente es cuestin de
ser honesto consigo mismo respecto a si ese proyecto pertenece a esa lista
o a su lista de proyectos REALES. Si es un proyecto REAL -a corto o largo
plazo- tiene que contar con un paso siguiente para que pueda estar en paz
consigo mismo. Si no tiene claro uno, entonces pertenece a su lista de
"algn da/quizs" por omisin.
A largo plazo significa solamente que "tan pronto como sea posible"
requerir de un nmero mayor de pasos siguientes.
"El gran mariscal francs Lyautey le pidi una vez a su jardinero que
sembrase un rbol. El jardinero le hizo la objecin de que el rbol tarda
en crecer y que no alcanzara la madurez sino despus de 100 aos. --
Entonces no hay tiempo que perder -- replic el mariscal --plntelo esta

misma tarde!"
~ John F. Kennedy
"La distancia es nada: es slo el primer paso que resulta difcil."
~ Srita. Du Deffand
CONSEJO
Aumente su velocidad en el teclado. Si todava no tiene un ndice e
velocidad mayor a 50 palabras por minuto, inmediatamente instale un
programa de mecanografa en su computadora, y dedique tiempo de manera
constante a practicar. Si no utiliza todava las combinaciones de teclas
para ahorrar golpes de mquina al estar navegando en Windows, por favor,
aprndalos YA. Constantemente, me sorprende el cuello de botella en
productividad sobre los escritorios de ejecutivos, tan slo porque resisten
usar el teclado. Batallan con el teclado, con el ratn, tan slo por poner
ejemplos sencillos para lograr las cosas ms simples. Si literalmente no
siente que su teclado le atrae, le falta camino por recorrer.
No se puede ganar un juego

que no se ha definido
Los juegos resultan divertidos solamente cuando sabes muy especficamente cul es la meta.
La visin de "jugar ftbol" se lleva a cabo nicamente con una cancha y un arco al final. La actividad
de patear el baln se activa intensamente al saber exactamente hacia qu direccin hay que patearlo.
El juego del trabajo requiere los mismos bordes delineadores y directrices.
---------CITA
"El trabajo te habr de ensear cmo hacerlo"
-Proverbio Estonio
---------PARA PENSARLO...
"EL ATERRADOR PANTANO ENTRE PENSAR Y HACER"

Peter Drucker fue quien nos previno que el objetivo supremo del trabajo de conocimiento
consista en "definir" tu trabajo. Bien: he descubierto que los desafos ms grandes para "definir"
tu trabajo son:
(1) pensar acerca de lo que ests haciendo y
(2) hacer algo respecto a lo que ests pensando.
Dichas conductas no resultan tan fciles. La gente tiende a ocuparse haciendo todo tipo de
actividades sin objetivos operativos claramente definidos. Igualmente, tienden a pensar, inquietarse
y hablar mucho de todo tipo de ideas y posibilidades sin convertirlos en resultados fsicos.
Esto cobra unidad cuando se habla de definir y administrar apropiadamente una lista real y
completa de "proyectos". Mi definicin de proyecto es cualquier resultado al cul te has comprometido
que requiere ms de un paso de accin para llevarse a cabo. Para m: "comprar lmpara nueva para mi
escritorio" y "comprar una compaa" son, ambos, "proyectos". Dada esa definicin, probablemente
cuentas ahora mismo con entre 30 y 100 "proyectos". El problema no es que los tengas sino que,
probablemente, no sepas exactamente lo que tienes.
La gente inconscientemente se resiste a crear y a "alimentar" una lista de "proyectos" y, todava, es
sta la llave maestra para mantener un control relajado en la vida y en el trabajo da con da. Es el
fundamento de la revisin semanal, que en s, es la actividad clave que he encontrado para manejar
bien las posibilidades abrumadoras de nuestro enfoque.
Por un lado hay gente que tiene una visin y conceptualizacin muy alta cuando piensan acerca del
trabajo. Tienen en la mente grandes iniciativas, tales como podran ser evitar el agotamiento en el
trabajo, la reestructuracin del equipo principal o profundizar la relacin con un cliente o un socio
estratgico. Con frecuencia, estas personas no entienden cundo les preguntamos:
"Qu proyecto(s) tienes al respecto?". Para estas personas, el desafo consiste en decidir qu
es lo que necesitan que suceda para lograr que esas "grandes cosas" se lleven a cabo. Cuando
asesoramos a gente as, con frecuencia tenemos que empezar en el nivel de la visin o "zonas de
enfoque" para irlos bajando hasta llegar a los proyectos que necesitan definir. Requieren cambiar
la visin de "Cambiar el ambiente corporativo" a "Investigar asesores de cambio ms prestigiosos"
y organizar eso en la lista de "Proyectos". Pero lo resisten como la peste.
Por otro lado, estn las personas que tienen toneladas de llamados telefnicos, correos electrnicos,
programas de reuniones con el personal, juntas y diligencias, mas no han todava clarificado todos
los resultados operativos que impulsan gran parte de todas estas actividades, para poder guiarlos ms
efectivamente hasta completarlos. Asesorarlos, con frecuencia significa repasar sus listas de prximos
pasos y capturar qu proyectos son los que generan las acciones que se estn llevando a cabo.
El recado telefnico "Llamar a Eduardo Prez, asunto cotizacin de consultora" debera estar
ligado a "Investigar asesores de cambio ms prestigiosos" en su lista de "Proyectos". Pero lo
resisten como la peste.
Pero, qu alivio cuando s lo hacen!
Una lista de proyectos definidos con precisin y al corriente que se revise cuando menos una vez
semanalmente, es la llave maestra a la productividad libre de estrs. Mas sigue siendo inexistente
para la mayora de la gente con la que nos encontramos. A lo mejor porque de verdad s funciona.
"La habilidad para convertir ideas a cosas es el secreto del xito externo".
-Henry Ward Beecher
"Cuando ests rodeado de cocodrilos, resulta muy difcil acordarte que tu propsito era vaciar el estanque".
-George Napper.
"Piensa como un hombre de accin y actua como un hombre de pensamiento".

-Henri Bergson
---------SUGERENCIA
Identifica una BANDEJA DE ENTRADA en cualquier lugar que vayas a estar por buen tiempo.
Adems de la bandeja fsica en tu escritorio donde trabajes, en el hogar en donde proceses tus
papeles, ten algn lugar bien ubicado para poner todas las "cosas" que juntes donde quiera que te
encuentres. Si usas mucho el portafolios o la mochila, ten un archivo de "ENTRADA" que ande
contigo. Cuando te vayas a acostar en la noche, ten UNA ubicacin para todo el montn de
pedacitos de papel que inevitablemente habrs de juntar que vas a necesitar procesar en otra parte
(como los comprobantes de gastos, contraseas de lavandera, tarjetas de presentacin, etc.)
En los cuartos de hotel, utiliza UNA ubicacin central en una superficie plana, central. Asegrate
luego de llevar esa pila de papeles a tus bandejas de entradas ms formales cuando andes en
esa direccin. As, tendrs la libertad de amontonar tus cosas donde quiera que vayas.
No tienes que pensar en tus asuntos

tanto como temes
(Corolario al Principio: Tienes que pensar en tus asuntos ms de lo que crees).
COMENTARIO
Pensar un poco acerca de algo ("Cul es mi intencin? Cul es la prxima accin?") genera un
enfoque y control relajados. Sin embargo, la mayora de la gente resiste pensar del todo en bastantes
cosas, porque sus mentes son tan veloces y sofisticadas que con slo mirar una situacin, se
enloquecen con todos los detalles y recovecos de aquello sobre lo cual temen haya que pensar, si
pensasen en ello. As que no piensan al respecto; y, entonces, "ello" se aduea de un pedazo
psicolgico de la gente. Decide cul es el resultado y la prxima accin; coloca recordatorios de
lo anterior en cualquier lugar que tu cerebro confe los vers en el tiempo apropiado. Escucha,
luego, cmo tu cerebro respira con mayor facilidad...."Ahhhhhh..... Por ahora: hecho!"
CITA
"Complicar lo sencillo es lo comn; simplificar lo complicado, hacerlo sorprendentemente
simple, eso es ser creativo".
~ Charles Mingus
PARA PENSARLO...
"SENTIRTE 'completo' CON TUS ASUNTOS INCOMPLETOS"

En los seminarios, con frecuencia muestro en la pantalla a la concurrencia todos mis proyectos
(aproximadamente 60 a la fecha) y prximas acciones que tengo que hacer respecto de los mismos
(aproximadamente 150). Con frecuencia, alguien comentar: cmo haces para no estar
absolutamente abrumado y desalentado cuando constantemente ests viendo todas esas cosas
por hacer? (En realidad, lo que estn diciendo es: "No quiero YO tener que hacer eso!")
Probablemente la raz de esto lo constituye el deseo innato de tener paz, equilibrio y armona
con el mundo y consigo mismo, el cual todos tenemos. Para la mayora de las personas, recordarse
a s mismas de todos los "ciclos abiertos" de la vida, del "trabajo", es como la anttesis y la
perturbacin de la tranquilidad de tan slo "ser".
Pero no lo es. De hecho, es una expresin de dicha, armona, an ms plena. Lo nico que
necesitas es "sentirte completo" con aquello que est incompleto.
Por supuesto que esto es paradjico. Si concientemente capturas, anotas, revisas y renegocias
contigo mismo y con los dems todos tus compromisos, los mismos han quedado "hechos" en
un sentido amplio de la palabra. No hay residuo, distraccin, angustia de haber adherido tu energa
a compromisos no vistos y no recordados. Los vers todos a plena luz del da (y a la Luz de tu
conciencia cognoscitiva) y dirs: "Bien: he dicho previamente que hara esto, y todava lo har
tan pronto como me sea posible, mas NO EN ESTE MOMENTO".
La gente que cree que el mero hecho de ver mis listas de cosas por lograr resulta una carga,
tiene mucho trabajo el cual ni siquiera quiere ver. No hay forma de deshacerse de aquello que
se resiste. Constantemente tengo que adentrarme en la realidad de que no soy mi trabajo, puesto
que le he dado una forma objetiva y lo he revisado. Creo que hay gente a la cual le resulta difcil
distinguir la diferencia.
A decir verdad, el ser "uno con el universo" francamente tiene poco o nada que ver con mantener
listas o no mantenerlas; con ser productivo o no serlo; o siquiera con tener la mente clara, las
emociones equilibradas o el cuerpo vibrante. Si tienes habilidad para ello, puedes "ser uno" con
la confusin, el estrs, la gripe y la falta de liquidez. Puedes entregar todas las cuitas y apegos de
tu vida en cualquier momento a aquello que consideres sea el "poder superior" y liberar tu
conciencia. Si administras de manera inefectiva tus asuntos incompletos, es muy probable que
tengas que verte en la obligacin de atravesar ms experiencias negativas que las que normalmente
querras.
No enseo a ser espiritual. Enseo a despejar y administrar el enfoque para que la energa
que tienes se use de la manera ms eficiente, de manera tal que la energa produzca lo que
puede producir.
"Las cadenas que nos atan ms, son las que hemos roto."
~ Antonio Porchia
"La riqueza de un hombre es directamente proporcional a la cantidad de cosas que puede
darse el lujo de desatender."
~ Henry David Thoreau
SUGERENCIA
Lleva a cabo reuniones "ambulantes". Este es un correo electrnico de un amigo nuestro,
suizo, Marcel Bernet: "Un amigo mo, un joyero muy renombrado en la zona de Boston, tiene
tantas reuniones que ha decidido tornar algunas de ellas en reuniones ambulantes. Yo puse a
prueba esta idea en Zurich y estoy encantado: tienes la mente abierta, ests menos limitado en
abrir o aceptar opciones nuevas. An me resta por encontrar la ruta perfecta. Para las reuniones
con otra persona, utilizo un anotador y puedo tomar apuntes de esas reuniones, si lo necesito,
pues, usualmente se pueden procesar una vez que llegas a tu escritorio".
Pensar solamente en una cosa

equivale a tener la mente vaca
Si ests conciente, no puedes tener la mente vaca. Siempre se enfocar en algo.

Si tiene solamente una cosa como punto focal, sin distraccin o conflicto internos, estars, por as decir
que de manera muy interesante, nada de lo que hagas ser diferente al resto. No hay una distincin entr
"recreo". Todo es lo mismo. Siempre ser sencillamente: "Qu sigue?"
CITA
"Hay una cosa que podemos hacer y la gente ms feliz es aquella que lo hace hasta llegar al lmite de su
Podemos estar completamente presentes. Podemos todos lograrlo. Podemos... si damos toda la atencin
que est ante nosotros.
~Mark Van Doren
PARA PENSARLO...
QUE TANTA IMPORTANCIA PUEDE TENER CUALQUIER
COSA QUE NO SEA "LA COSA MAS IMPORTANTE?"
En cualquier momento dado, poner plena atencin a lo que tienes a mano es el sello de garanta de un d
Eso resulta relativamente fcil cuando te encuentras totalmente absorto en algo como si fuera sin lugar
principal. Se puede llegar a ese estado positiva o negativamente. Podrs haberte identificado tanto con
usas para lograr lo que quieres, que nada te desva la atencin del asunto ms importante; o quizs exis
evidente en tu entorno que TIENES QUE asignar todas tus fuerzas psquicas para lidiar con ella.
Alguien que se encuentre en cualquiera de ambas circunstancias, muy probablemente no se preocupar

cosas incompletas de su vida o su trabajo, al menos mientras se encuentran en ese estado de "singularid
consiste en mantener la cantidad apropiada de atencin enfocada en la cosa ms apropiada, para la pers
apropiada, por la cantidad de tiempo apropiada. Ni ms, ni menos. Luego, enfocarse en la prxima cos
forma, con cien por ciento energa creativa positiva.
Hay un espacio de productividad desde el punto de vista Zen, en donde lo nico que tienes que hacer es
Es la descripcin suprema de puestos ejecutivos. Tener la experiencia, integrar, pensar y expresar con la
chispa proviene de los resultados, visiones, conexiones y estndares internos. No preocuparse de nada n
Pero, cmo se logra eso? Una vez logrado, cmo se hace para mantenerse all? Yo se que tiene much
confiar y con una perspectiva mayor y tu habilidad para identificarte con eso. Tambin, con el hecho de
verdadero para con tus propios compromisos contigo, que pueden existir a niveles mltiples de tu exist
ser muy sutiles.
Para poder tener la experiencia de la riqueza de la vida, hay que sacrificar los detalles menores-no dec
la saciedad de conciencia temporal que lo que est haciendo es sacarle la vuelta a la responsabilidad de
que en algn momento recaern en su creador?
He trabajado de manera particular con muchos ejecutivos que no se consideraban a nivel conciente "est
excepcin, cuando todos hubieron capturado, clarificado y organizado todos sus ciclos abiertos en un s
los contuviese, "se sintieron mucho mejor". Entonces cmo se sentan antes? Bien?
Quizs, pero quiz no tan bien como podran.
Qu tanta importancia tiene todo excepto cuando lo ests haciendo ahora mismo?
He estado explorando este asunto mucho tiempo y todava no estoy seguro de tener
una respuesta sencilla. Y t?
"Los asuntos de la vida abarcan una multitud de intereses y el que razona en alguno
de ellos sin consultar al resto, es un visionario inepto para controlar los negocios del mundo".
~James Fenimore Cooper
SUGERENCIA
Cuando te sientas bien, haz una lista de las pelculas que siempre has querido
ver y de los grandes filmes que veras otra vez. Mantn esa lista en tu Asistente
Personal Digitalizado (ADP).
(Cuando ests enfermo y con ganas de alquilar una pelcula, no tendrs el
estado mental necesario para acordarte de todas las buenas posibilidades).
Si necesitas mayor claridad, incrementa

la altitud de tu enfoque.
Si ests ocupado y poco claro, regresa a tus planes originales.

Si ests planeando y no tienes claridad, elvate al nivel de la tormenta de ideas para obtener cualesquier
informacin que quiz te ests perdiendo. Y si ests haciendo una tormenta de ideas y no tienes claridad,
chale un vistazo a tu visin para ser ms especfico. Si ests haciendo tu visin y no tienes claridad,
regresa a tu propsito. Nunca encontrars claridad dentro de algo que no es claro. Tienes que
"aflojar la rienda", soltar y elevar la mira.
---------CITAS
"Los problemas significativos que enfrentamos no pueden resolverse dentro del

mismo nivel de pensamiento en el cual fueron creados". - Albert Einstein
"La mejor arma contra el estrs estriba en nuestra habilidad de elegir un
pensamiento en lugar de otro". - William James
---------PARA PENSARLO...
"LA JUGADA DEL DIA"
Cuando las cosas se ponen difciles e inflexibles, es muy fcil dejarte atrapar por el ciclo negativo de
tu propia auto charla: "Ay! Las cosas se estn poniendo difciles". Te lamentas de tu destino y te
conviertes en alcahuete de tu propio defraudamiento. De hecho, ocasiones tales resultan siempre
oportunidades muy buenas de volver a determinar lo que realmente ests haciendo y promover la
madurez de tus pensamientos y enfoque. Los tiempos difciles pueden ser buenos tiempos, en tanto
sepas el juego y la jugada que juegas.
Fcil decirlo. Sin embargo, los cambios de tus circunstancias -especialmente aquellas que parecen estar
fuera de tu control y que te producen angustia (un mercado a la baja, las cosas que nos causan malestar
que otras personas hacen y otros "accidentes" de la vida)- pueden sorprenderte con la guardia baja.
Alguna vez has tenido la sensacin de que te despiertas en un campo de ftbol, en el cual te persigue y
arrolla un jugador ms grande, fuerte y feo que t y no tienes ni la menor idea de qu diablos haces ah?
Quedas golpeado, sangriento y enlodado y desde el principio, las cosas se ponen peor!
Para poder recobrar el control, qu es lo primero sobre lo cual te tienes que enfocar? De qu se trata
el juego y dnde est el arco! Cuando te das cuenta de que ests jugando ftbol y ves tu meta,
rpidamente dejar de importarte cun golpeado, sangriento o enlodado ests. Tienes ya un reto que
enfrentar.
Mas an cuando sepas adnde te diriges, todava te paraliza estar a merced de fuerzas ms grandes que
t... hasta que haces qu? Determinas cul es tu prximo movimiento! Los dos elementos bsicos y ms
decisivos que precisan quedar bien claros, para estar comprometido de manera positiva en aquello que
ests haciendo, son: 1) la meta o resultado que pretendes y 2) el prximo movimiento fsico que te llevar
en dicha direccin.
Te quedaste sin trabajo. Qu es lo que quieres que sea verdad ahora en tu profesin y cmo
necesitas comenzar a moverte al respecto? Te acabas de recuperar de un problema serio de salud.
Cmo quieres sentirte respecto de tu situacin y qu necesitas hacer para que ello suceda? Cuando
el mundo "se te mueve" en la direccin que sea, qu es lo que tener xito AHORA significa para ti y
qu actividad te llevar AHORA en esa direccin?
Lo que est sucediendo en el mundo NO es bueno o malo. El mundo es lo que es. Lo que lo hace distinto
para ti es qu tan involucrado ests con ello. No puedes ignorarlo sin que caigas vctima de tu propia actitud
al respecto. Como cualquier ciclista de resistencia te dir, que correr cuesta abajo sin pedalear es la conducta
ms peligrosa. Tienes que involucrarte con esos pedales. Debes pedalear. Debes involucrarte en el juego
que juegas.
"El negocio de la vida es avanzar". - Samuel Johnson
"Se puede uno quedar quieto en la corriente de un arroyo mas no
en el mundo del hombre". - Proverbio japons
"Lidiar un toro cuando no se tiene miedo es nada. No lidiar un toro cuando se tiene miedo es nada.
Lidiar un toro cuando se tiene miedo, es bastante". - annimo
---------SUGERENCIA
Haz un ritual para tu revisin semanal. Haz "anclas" para las conductas que necesitas se tornen en hbitos
para que puedas "administrar el bosque" de manera constante y regular y as lograr el dominio de tu mundo.
Establece un lugar y hora especficos para llevar a cabo tu revisin semanal. Haz uso de detonadores
musicales para promover tu conducta de CPP (capturar, procesar, pensar). Haz la prueba con Vivaldi,
Telemann o Bach como msica de fondo. Bebe tu bebida de reflexin favorita. Cierra la puerta. Sabemos
de personas que se ponen su gorra de "Mente como agua" de David Allen & Co. Necesitas toda la
ayuda que puedas obtener para hacer tu trabajo real, as que complcete en la creacin del mejor entorno
que puedas congregar.
Tu ests al mando
Has creado, permitido o promovido cualquiera que sea la experiencia que

ests teniendo. Esas son buenas noticias porque ests al mando y puedes
cambiarlo si quieres. Eres tu propio guionista, productor, director y, an
as, un mero "extra", en la obra de los dems. Los mejores equipos saben y
esperan esa integridad de sus participantes. Los mejores jugadores se hacen
cargo de su juego sin importar lo que sea.
CITAS
"Esta responsabilidad de pensar por completo lo que la contribucin de cada
uno debe ser y la responsabilidad de cada quien al ser un "trabajador" del
conocimiento, permanece en cada individuo. En la organizacin basada en el
conocimiento, se torna la responsabilidad de todos, sin importar la tarea
en particular de cada quien".
~ Peter F. Drucker
"El mejor curso de accin es lograr tu propia calma interna para que
puedas convertirte en el amo de ti mismo". ~John-Roger
"La importancia e inimportancia del "yo" no puede exagerarse".
~ Reginald Blyth
PARA PENSAR
"Los nuevos fundamentos".
De vez en cuando, los administradores de recursos humanos (que han odo

hablar de nuestro trabajo) me han pedido que someta propuestas que incluyan
cmo es que lo que enseo encajar con su plan curricular de desarrollo
profesional y administrativo. En cada ocasin, sin excepcin, he ledo de
cabo a rabo sus programas y he fracasado en encontrar una de sus categoras
predeterminadas en la cual ello pudiese encajar. Ojal que encajase.
No es que sus parmetros de efectividad sean errados. Es slo que parece
haber algo ms all o debajo de los temas tpicos de "liderazgo" o "nfasis
en los resultados" y "comunicacin" que no se reconoce como conducta
decisiva respecto del trabajo de conocimiento.
Yo me pregunto, y qu respecto de la habilidad para?...
-mantener un control relajado en medio de cantidades abrumadoras de cosas
que hacer;
-definir proyectos susceptibles de llevarse a cabo provenientes de
directivas, iniciativas y presiones ambiguas;
-decidir acciones requeridas cuando las cosas se presentan en vez
de cuando explotan;
-reagruparse, recalibrar prioridades y recuperar el equilibrio rpidamente
cuando se presentan cosas nuevas;
-estar solo, en cooperacin con todos los dems;
-capturar, clarificar, registrar y administrar su inventario total de
ciclos abiertos de manera integral;
-renegociar compromisos implcitos y explcitos consigo mismo y con los dems;
-expresar y considerar cualesquier ideas, incluyendo las malas, en frente
del personal a su cargo para luego evaluarlas objetivamente;
-reenfocarse rpidamente, revisar, redefinir y renegociar el inventario
total de su vida y de sus compromisos de trabajo, de manera que las
energas personales estn totalmente a disposicin para llevar a cabo el
trabajo a la mano.
Estoy pasando algo por alto? Por qu jams he visto estos parmetros
usados formalmente para la evaluacin de las destrezas y el desempeo
profesionales? Te gustara contratar o trabajar para alguien que no
tuviera una buena calificacin en estos aspectos?
Si alguien no puede manejarse a s mismo bien, cmo diablos puede
esperarse que pueda administrar cualquier otra cosa?
"Cuando los problemas surgen y las cosas se ponen mal, siempre hay un
individuo que percibe una solucin y est dispuesto a ponerse al mando.
Con mucha frecuencia, ese individuo est loco".
~ Dave Barry
SUGERENCIA
Si viajas constantemente, dedica un cajn o gaveta de tu casa, por
separado, en el lugar donde empaques, para poner todas las cosas que
necesitas en todos los viajes. Resulta mucho ms fcil empacar rpida y
completamente haciendo una revisin de ese cajn para cualquier objeto de
importancia crtica. En este lugar se debe poner las cosas adicionales que
llevas siempre: como artculos de tocador nuevos, secador de pelo, cargador
para tu computador porttil (para que puedas dejar el de casa conectado) y
cargadores para telfonos y equipo por el estilo. Tambin puedes poner all
adaptadores de corriente, equipo de natacin (para las piscinas o piletas
de los hoteles) y una botella adicional de agua mineral para el viaje.
Un proyecto se encuentra a una

distancia desconocida, si no se cuenta
con una "prxima accin" determinada
COMENTARIO
Hasta que quede especificada la prxima asignacin de recursos fsicos requeridos para aproximarse
ms al estado de conclusin de algo, existe un conjunto de opciones infinito respecto de qu hacer con ello.
Si no te queda claro todava que el llamar, enviar un correo electrnico, o hacer el borrador
de un itinerario sea la prxima accin de un resultado esperado, contars con una angustia
que reside en tu psiquis respecto del cumplimiento de tus acuerdos contigo mismo.
CITA
"Me parezco ms bien a un mosquito en un campo nudista: s
lo que quiero hacer, pero no s por dnde comenzar".
~Stepehn Bayne
PARA PENSARLO...
"Por qu lista resulta ser una mala palabra?"
Cuando muestro mi propio sistema personal en mis seminarios, siempre hay alguien que dice:
"Cunta lista!" con un tono de voz que ms bien quiere decir:
" Qu simpln e idiota! A m eso no me sirve para nada!"
Qu tienen de malo las listas?
Entiendo la reaccin negativa. La mayora de la gente no ha tenido xito con las listas,
especialmente aquellas quienes han intentado usarlas para "organizarse".
Todo el contenido de tus listas te atrae o repele.
No hay zona neutral. Al leer cualquier tem de tu lista, habrs de pensar de una de dos formas,
ya sea "Qu bien! Cundo lo voy a poder tachar?" o "Qu asco... fuera de aqu!" Estoy muy
seguro que el 98% de las personas responden con una versin parecido a la segunda opcin.
Por qu?
Porque 1)implican mucho trabajo 2)dan miedo y/o 3)defraudan.
1)Mucho trabajo.
Si sabes que una lista de llamados no contiene todos y cada uno de los llamados que tienes que
hacer en todo ciclo abierto de tu vida, tendrs la sensacin de que an hay que recordar las cosas
que no estn en tu lista. Ese es un nivel bajo y trabajo difcil para tu psiquis, razn por la cual no est
obteniendo de la lista, el alivio que procura. Si no tienes TODO fuera de la cabeza, difcilmente valdr
la pena intentar tener ALGO fuera de ella. Asimismo, la mayora de las listas de pendientes por hacer
grandes, tienen cosas agrupadas que no pueden hacerse en el contexto en el cual te encuentras de
momento, y se requiere mucho esfuerzo mental no constructivo y repetitivo para determinar qu puede
hacerse en el momento versus lo que no puede hacerse en dicho momento.
2)Dan miedo.
Si un tem de tu lista no constituye la inmediatamente prxima accin a realizar, existe un abismo entre la
realidad actual y lo que ests mirando que puede detonar/gatillar una sensacin real pero muy sutil de
perder el control sobre lo que hay que hacer, cada vez que le eches un vistazo.
3) Defraudan.
Alguna vez has tenido que volver a escribir una lista de cosas que no hiciste cuando creas que debas
hacerlas? Las personas que intentan trabajar con listas diarias de cosas por hacer, usualmente terminan
con cosas sin hacer al final del da que generan culpa y el problema de tener que transferirlas al da siguiente
Por lo tanto, para cambiar tu relacin con las "listas" y que sea sta ms positiva:
1) Hazlas completas de manera que tu cerebro se jubile del trabajo de acordarse; organiza tus
recordatorios de acciones por contexto (telfono, computadora, diligencias, en casa, etc.) de
manera que tengas que revisar nicamente lo que de hecho puedes hacer en el momento.
2) Asegrate que cada tem por accionar tenga la prxima y visible accin fsica identificada junto
con el tem, de manera que no te escandalices del territorio desconocido entre aqu y all.
3) Solamente coloca en tu calendario tems que no puedas hacer en ningn otro da y el resto
mantenlo en tus listas que contienen todo lo que hars en cuanto puedas hacerlo.
Supongo que "Ama tus listas" resulta excesivamente gringo-californiano e indecente.
Sin embargo, qu tal ser al menos buenos amigos...?
CITAS
"Por fin pude reunir todo, pero olvid dnde lo he puesto".
~Desconocido.
"Siempre date un juego que puedas ganar".
~Kathryn Allen
SUGERENCIA
Una manera divertida de practicar el uso de tu intuicin es el prestar atencin cuando tu "an pequea
voz interna" te dice algo que podr corroborarse en el futuro. Paso seguido escribe en tu calendario o
en tu archivo con modalidad de calendario en una fecha lo suficientemente distante, una nota en la cul
te preguntas si pas como creas que iba a suceder. (Por ejemplo: "tengo la sensacin de que se suscitarn
cambios importantes en nuestro mercado competitivo en las prximas semanas".
Luego dirgete en tu calendario a dos meses despus y escribe la nota con el pensamiento anterior,
con la fecha en la cual la pensaste. A lo mejor, te vas a dar una sorpresa.)
Si necesitas que sucedan ms cosas,

desciende la altitud de tu enfoque.
Los proyectos y las situaciones pueden quedarse "atorados" en su descenso natural de idea a implementacin
Para ponerlos en marcha, el pensamiento tiene que bajar de altitud para alcanzar la altura "operacional".
Para que una situacin se ponga en movimiento, el propsito tiene que generar una visin, que tiene que
emigrar a una tormenta de ideas, que luego tiene que organizarse, para entonces detonar la accin fsica.
(Este es el corolario al principio Si necesitas mayor claridad, incrementa la altitud de tu enfoque)
CITAS
"A menos que a la capacidad para pensar le acompae la capacidad de accin,
se estar torturando a un sper hombre."
- Benedetto Croce
"El conocimiento que hoy en da consideramos conocimiento se pone a prueba
mediante la accin. Lo que ahora queremos decir cuando decimos conocimiento,
es la informacin que surte efecto mediante la accin, informacin enfocada en
resultados."
- Peter F. Drucker
PARA PENSARLO....
El mar profundo del hacer
Pensar puede resultar contraproducente: al menos lo que la gente pretende que es pensar. Pensar de
verdad es siempre algo bueno, pero mucha gente finge que el pasar y repasar un casete en la cabeza
acerca de algo, es estar pensando, de hecho, en algo.
Muchas veces, nuestros clientes de "workflow" nos quieren contar ancdotas largas acerca de un
pedazo de papel en sus escritorios. Es como si estuvieran presentando un examen profesional y
defendiendo una tesis, y se toman la molestia de explicarnos largamente por qu apareci el papel,
lo que significa, y por qu est an ah. Quieren que sepamos que estn pensando. Parecen sentir que
si nos cuentan bastante, justificarn el espacio que dicho papel ocupa en sus mundos fsico y psquico.
Nosotros por nuestra parte, les escuchamos atentamente, y luego les preguntamos: "Cul es la
prxima accin?" Despus de hacernos una mueca de sorpresa-disgusto velados (como diciendo:
"que no te importan todas las razones por las que an est aqu?") tragan bastante saliva y se involucran
en la toma de decisiones ejecutiva que invariablemente se genera cuando se deciden aterrizar en la

realidad operativa. Pensar sobre lo que necesita suceder para hacer que algo se dirija a la resolucin,
claridad o conclusin es altamente funcional. Los pendientes bien analizados siguen siendo "pendientes".
An tienen que mezclarse con los elementos principales del compromiso que tienes que hacer para con los
resultados a lograr y el prximo paso requerido para cumplir dicho compromiso contigo mismo.
Ese tipo de pensamiento genera una promesa de accin y eso es riesgoso. Cuando empiezas a
involucrarte en hacer que algo de hecho suceda, confrontars la angustia de que a lo mejor ello
nunca sea tan maravilloso, tan perfecto, tan slido y tan seguro como lo es en el refugio de tu
imaginacin. Es como dar un paso ms del final del puerto...qu tan hondo ser?
Mas cuando das ese "brinco" de fe y te pones manos a la obra, suceden cosas raras. Saldrn a flote la
inteligencia, creatividad y solidez reales, de manera mucho mayor que lo que sucedera dentro de
tu cabeza. El poner los lmites fsicos alrededor de aquello en lo que piensas no constrie la mente:
de hecho la reactiva. El mar est hondo, pero hay un ocano de posibilidades.
Me siguen sorprendiendo las ideas buenas y perspectivas constructivas
que salen a flote cuando me paro de la silla y me dirijo a la puerta.
"No basta la visin. Tiene que combinarse con la aventura.
No basta con mirar la escalera, hay que subirla."
- Vaclav Havel
"Las cosas ganadas son las cosas que se han hecho; el jbilo del alma yace en el hacer."
- William Shakespeare
"Siempre hago lo que no puedo para aprender cmo hacerlo."
- Pablo Picasso
-------SUGERENCIAS DE DAVID
Junta todos los libros en la casa y la oficina que te has dicho que an quieres leer y ponlos en un
estante separado. Despus, crea una accin EN LA OFICINA o EN CASA para echarles a todos un
vistazo rpidamente, dejando que la intuicin te gue respecto de lo que an quieres proseguir ms
a fondo y de lo que ha perdido el "glamour" intelectual que te impuls a comprarlo. Regala
esto ltimo o gurdalo en tu biblioteca y lo que reste lo pones en un lugar separado y agarra el
que quieras leer ahora y mantenlo en la lista de acciones, en tu portafolio, o en tu bur de noche.
Alivia la carga de compromisos de lectura infinitos siendo muy preciso respecto de las acciones
al respecto.
La irritacin es un mensaje
Experimentamos irritacin cuando algo no est del todo bien: algo necesita que se le
calme o se le rasque. Pero si no lo calmas o rascas de inmediato y la irritacin continua,
quiz no ests prestando atencin a algo y tu productividad se ve disminuida. La irritacin

generalmente produce que no tengas claro lo que quieres o lo que ests haciendo. Si ests
altamente enfocado sobre dnde vas y tus prioridades, sabrs cmo lidiar con las cosas
que estn desalineadas con respecto a ti y tomars accin como corresponda. Si insistes
en aferrarte a la irritacin, echa un vistazo a ver si es que andas en pos de algo que temes
perder si lo confrontas o lo dejas ir de lado, o si es tan slo un mero recordatorio de que
ests irritado contigo mismo por no estar ms enfocado.
CITAS
Cuando nos encontremos con un individuo de mal carcter, deberamos
tornarnos a nuestro interior y examinarnos.
- Confucio
Despus de todo, los que tienen una vida interna profunda y real, son los
mejores para lidiar con los detalles irritantes de la vida externa.
Evelyn Underhill
No hay silla cmoda para el hombre insatisfecho.
Benjamn Franklin
PARA PENSARLO
CMO CURAR LA INTERRUPTITIS
Con frecuencia, mientras estoy enseando esta tecnologa, se me hace esta pregunta
o desventaja: Todo este asunto de la metodologa de la productividad personal est muy
bien, pero, qu hago con todas las interrupciones que tengo durante mi da de trabajo?
Hay suficientes sugerencias de la administracin del tiempo tradicional acerca de cmo
lidiar con estos desperdicios de tiempo. No sientas que tienes que contestar el telfono
cuando suene o contestar un email cuando te llegue.
Cierra la puerta. Aprende a sugerir muy diplomticamente que se establezca una reunin
para desanimar peticiones aleatorias para tener conversaciones de negocios informales.
Ocpate (y da la apariencia de estar ocupado!) Ponte de pi cuando alguien te hable
(en lugar de tener la disposicin de estar en la sala tomndote un caf en la mesa de centro).
Y, por favor, relega la filosofa de puerta abierta al museo de ideas estpidas. Muy buenas
ideas. Pero prefiero no perder el tiempo lidiando con prdidas de tiempo.
Para la mayora de la gente con la cual interacto, estas sugerencias estndar son obvias
y en funcionamiento, o imposibles.
Quiz sera ms fcil lidiar con estos asuntos si las interrupciones fueran evidentemente
malas para ti cuando aparecen: por ejemplo si el telfono sonara distinto cuando es un
nmero equivocado o a tu jefe se le pusiera la cara verde cuando la respuesta a la pregunta
con la cual te est torturando, se encuentra en un email que le enviaste hace dos das. Pero
la gente que se te presenta con la necesidad de algo de tu parte, a veces, s necesita algo
de ti inmediatamente, an desde tu propia perspectiva.
Esa llamada de telfono es a lo mejor alguien de quin esperas saber algo. Posiblemente
haya algo en tu correo electrnico que necesitas saber, ahora. Y, pues ni modo: tu jefe es
tu jefe.
Por lo tanto, yo no me paso mucho tiempo con sugerencias de administracin del tiempo.
No porque no tengan valor, muchas de ellas s que lo tienen. Lo que pasa es que existen
billones de excepciones a las reglas.
De hecho tengo una sugerencia bien radical. De hecho, dos.
1) Mantn el inventario actualizado, al da y efectivamente organizado, revisado y
accesible al instante, de todo lo que tienes que hacer, al tiempo que te mantienes
pensando acerca de los proyectos y cosas ms grande que quieras realmente lograr.
Entonces podrs con mayor madurez y confort distinguir entre las perturbaciones
inapropiadas y oportunidades inesperadas o interacciones tiles cundo stas surjan.
El mayor problema de esta cuestin de las interrupciones es que en cualquier punto
del tiempo la mayora de la gente no sabe todas las cosas que tienen que hacer, slo
saben que tienen un montn de cosas por hacer. Entonces, cuando algo imprevisto
se les presenta, tan slo empeora una ambigedad ya de hecho sensible. Cualquier
sorpresa se siente como si te echaran sal en la herida. Es casi como si la gente dijese:
No s qu debera estar haciendo pero esta cosa nueva seguramente NO es lo que
debera estar haciendo ahora (aunque no estoy del todo seguro al respecto tampoco!)
As que te ruego que me dejes de recordar que no s lo que est sucediendo!!"
2) Ponte al da con cun rpido y fcilmente puedes asentir aquello a lo que tienes que
dar entrada, ponerlo de lado en un lugar seguro y, sin mucho esfuerzo, regresar a lo que
estabas o necesitas estar haciendo sin tener que procesar o completar aquello en este
momento, a sabiendas que se procesar y ver en otro momento mejor.
La mayora de la gente no confa en sus propios sistemas y conductos lo suficiente
para capturar rpidamente y seguirle la pista a las cosas que les llegan a su mundo,
sin tener que completarlas en ese momento. As que terminan sintindose impulsadas
a lidiar con aquello que llega, en lugar de sencillamente recolectarlo en algn contenedor
en el cual confen que se ver en su momento. Si te haces muy bueno para manejar tu
bandeja de entrada, confiando que la llevars a cero pronto, puedes anotar cualquier
cosa en un pedazo de papel, echarla a tu bandeja y volver a lo que estabas haciendo
antes de que te interrumpieran, sin perder mucho tiempo en ello. Si no tienes ese nivel
de rigor con tu recoleccin y conductas de procesamiento, ser ms fcil que te sientas
una vctima de las cosas que te exigen atencin: sabes que hay que hacerlas pero no
confas en que tu sistema las asimile y te recuerde.
Tengo empata con las frustraciones de la gente que empieza a adquirir mejor control
de su propio mundo pero tiene que lidiar con los dinosaurios corporativos que prefieren
hacer vctimas de los dems con su enfoque intermitente y esparcido. Los jefes sabotean
la productividad al interrumpir al personal simple y sencillamente porque no les gusta
usar el email y les hace falta su propio sistema personal confiable. Y todos podramos
brindar un mejor servicio al cliente si no fuese por los clientes. Pero entre ms insalubre
y necio se torne tu medio ambiente, ms importante se vuelve que manejes lo que
PUEDAS manejar para que puedas lidiar con lo que te arroje el jefe pero contigo al
volante, no en el asiento del pasajero. No dejes que un puado de mosquitos te eche
a perder tu safari.
La verdadera estabilidad es el resultado del equilibrio entre el orden y el desorden
presuntos. Un sistema verdaderamente estable espera lo inesperado, est preparado
para que se le disturbe y tiene la expectativa de que se le transforme.
Tom Robbins
SUGERENCIAS
[Dos muy buenas gracias a Dan Puckett, de Chapel Hill, NC - DA]

Poner cinta adhesiva SCOTCH en las carpetas o folders antes de etiquetarlos
para que sea fcil removerlos y volver a reetiquetarlos y usarlos.
Coloca todas las llaves misteriosas que puedas tener regadas por los cajones de
tu casa y ponlas en un sobre, etiquetado LLAVES VARIAS. As, cuando te topes con
algo tuyo que requiera llave, sabes a dnde acudir.
Las elecciones son ms

productivas que las decisiones
"Decidir" se deriva de la misma raz Latina que "homicidio", "suicidio" y "genocidio"

(N.del T.: La palabra "decide" en ingls comparte el mismo sufijo que "homicide",
"suicide" y "genocide"), y de una forma sutil, posee el mismo atributo determinista
y pesado. Existe la sensacin de que cuando se decide se alcanza un punto de no
retorno: no hay vuelta, sin remedio, sin libertad.
"Elegir", por el contrario, nos deja espacio para respirar, posibilita una apertura a
vivir y aprender, a corregir el rumbo, a cambiar de opinin. Mientras que decidir tiende
a enmarcar nuestro pensamiento en criterios de correcto e incorrecto, elegir nos
permite expresar una preferencia. Toda eleccin es una decisin, y toda decisin
es una eleccin, por supuesto. Pero uno de los obstculos ms grandes a la efectividad
y al xito es el miedo a equivocarse cuando se toma una decisin.
Usemos entonces todos nuestros recursos y abrmonos a cometer errores. Las
palabras tienen un poder enorme, y por lo mismo es conveniente que usemos las
que nos sirvan ms.
CITAS
"De los errores, es ms probable que surja la verdad que la confusin."
~ Francis Bacon
"Qu bueno que la vida no sea tan seria como le parece a un camarero."
~ Don Herold
PARA PENSARLO
EL PODEROSO SIGNIFICADO DE "PODRA SER IMPORTANTE"
El exceso de e-mails que circulan ha estado en los titulares ltimamente: la cantidad
de los mismos, la distraccin que generan y nuestra propia inutilidad de hacer algo al
respecto. Incluso hubo un debate en un peridico de circulacin internacional, en el
cual los lectores votaban entre la necesidad de reducir los e-mails a cero o usar la
bandeja de entrada digital como una gigantesca biblioteca, manteniendo informacin
til a mano, sin preocuparse por el volumen de la misma. Este asunto est estrechamente
ligado con la preocupacin popular sobre la cultura de estar "siempre encendidos", en
la que parece que nunca nos desconectamos de las demandas de contacto incesantes
que nos imponen clientes, jefes y nosotros mismos.
Cul es el problema? Existe un problema, pero no el que se ha popularizado. En
general, lo que se ha juzgado como culpable es el "exceso de informacin" aparejado
con un acceso indiscriminado. La imagen es que estamos enterrados bajo una pila de
asuntos que se amontonan en forma constante y creciente. Entonces, si con lo que
estamos tratando de lidiar es un bombardeo constante de informacin, lo que hacemos
para apoyarnos es intentar filtrarlo, clasificarlo y organizarlo cada vez ms rpido,
para sentir que tenemos todo bajo control.
Pero el exceso de informacin no es el problema. Si lo fuera, moriramos al entrar en
una biblioteca, explotaramos la primera vez que nos conectamos a la web, y el solo
hecho de hojear un peridico nos producira una crisis nerviosa. Pero la verdad es que
el exceso de informacin resulta relajante. La cantidad y variedad de estmulos visuales
y auditivos en los paseos por el bosque es una de las razones del efecto tan tranquilizador
que estos producen. Por el contrario, podemos sentirnos realmente incmodos en
ambientes minimalistas, ya que la privacin sensorial produce desconcierto.
Y hablando del estar "siempre encendidos", cul es la novedad o el problema que hay
con eso? Segn los clculos de un especialista, unos cincuenta mil pensamientos cruzan
al da por nuestra mente. Qu importancia podran tener entonces trescientos mensajes
comparados con la invasin que nos genera nuestra propia mente de ametralladora?.
Por qu, entonces, la experiencia de un montn de e-mails no puede percibirse como
algo relajante, comparable a una caminata por el bosque? Por qu no ha sido aceptada
como parte de nuestra realidad cotidiana, como hacemos con el hecho de estar pensando
todo el tiempo, qu es lo que realmente sucede? Por una razn muy simple: cada uno de
esos e-mails podra ser importante. La palabra decisiva en este problema es "podra".
Aunque quedara mucho por hacer todava, todo sera mucho ms fcil si el contenido de
un e-mail estuviera claro desde un comienzo. Los e-mails no portan una simple noticia:
esa noticia puede ser potencialmente importante; los e-mails no representan tan solo
comunicacin: puede que yo necesite o est esperando esa comunicacin, y tal vez
necesite o quiera hacer algo al respecto. La informacin puede ser potencialmente
importante, potencialmente trascendental. La sensacin abrumadora se genera entonces
en la urgencia por determinar la importancia que la informacin tiene.
Cuando caminamos por el bosque somos bombardeados por informaciones, pero muy
poca tiene importancia implcita. La que notamos tiende a ser no esencial o tranquilizadora,
o muy distante, y con ella nos sentimos claramente en armona. Muy pocas personas
evitaran ir al bosque por sentir que la informacin all es excesiva. Por cierto, las sorpresas
nunca faltan. Sin embargo, cuando vivamos en los bosques se nos haca mucho ms fcil
procesar nuestros problemas. La informacin importante, en un da normal de trabajo, la
constitua el cascabel de una serpiente, las bayas para la comida, las huellas de animales,
los truenos y las ortigas venenosas. Y cuando salamos del bosque todo se poda solucionar
con un esfuerzo adicional mnimo. Seguramente el RAM psquico permaneca intacto.
Podamos darnos el lujo de mantener la comunicacin con nosotros mismos y con los
signos y seales sutiles de nuestro universo, desde un espacio de mayor claridad.
En la actualidad estamos sobrecargados, pero no de informacin, sino de significado
que hay que sopesar. La solucin, por tanto, no es que haya que rebanar, picar y
reorganizar la informacin, sino cun rpido y discretamente podemos determinar el
significado especfico que sta tiene para nosotros. Podemos hacer algo al respecto?
Y si no podemos, es basura? hay que guardarlo y actuar en el futuro? cul es el la
prxima accin?, y con qu resultado, si es que lo hay, debiera comprometerme? Y
cmo se relaciona esto con el inventario en general de todas las cosas que he
acumulado hasta la fecha, y cules de ellas an son potencialmente importantes?.
El problema con los e-mails no es si debo mantenerlos en mi bandeja de entrada o
archivarlos, ya que eso equivaldra a reacomodar pilas incompletas de asuntos indefinidos.
Lo que cada uno de ellos significa para m es el problema. Es necesario leerlo y
responderlo? Y ms especficamente, al compararlo con el resto, hay algo que an
necesite hacer al respecto? O simplemente tengo que archivarlo como referencia?
O debo borrarlo? Implcitamente todas esas distinciones, por muy razonables que
parezcan, exigen que sepamos lo que estamos haciendo y hacia donde vamos.
Y vaya! eso es tan fcil como saber quienes somos y el propsito que tenemos en
el universo (o alguna versin de esas preguntas imperecederas). Muchos de los
e-mails en nuestra bandeja de entrada significan muchas cosas, que a su vez tienen
un significado cuya importancia nos toca decidir.
La bestia de los e-mails ha escapado del establo y va a ser prcticamente imposible
volverla a encerrar. La seleccin natural de informacin que nuestra mente sola hacer
en el pasado en el bosque, mantena lo importante a un nivel que se poda manejar,
sin embargo los e-mails accionan en un lugar mucho ms ntimo de nuestro psiquismo,
ya que cada uno de ellos podra contener una cascabel, una baya, las pisadas de un
venado o truenos.
Lo positivo del fenmeno e-mails, aparte de la maravilla que aportan en cuanto a
comunicacin y conectividad virtual con la comunidad a nivel global, es que obliga
al profesional promedio a enfrentarse con un desafo ineludible de conocer su propio
trabajo: de definir lo que su trabajo es. La respuesta a eso es evasiva, y cambia con
frecuencia. Adems, a la gran mayora de nosotros no nos ensearon a incrementar
nuestra velocidad y a sentirnos cmodos determinando el significado y la prioridad
de los asuntos. Esto, como descubrimos cuando sintetizamos las prcticas ms
efectivas para hacer fluir el trabajo, puede ser aprendido y practicado. Tambin
demanda tiempo y energa, que la mayora de la gente no est dispuesta a reconocer
y a aceptar como parte de la logstica de su estilo de vida. Pero el debate sobre los
e-mails debe madurar, y pasar de un enfoque referido principalmente al volumen de
asuntos para pensar, que considera el problema cuantificable, a otro ms sofisticado,
y que tiene que ver con aprender a tomar decisiones rpidas iniciales, de NO dejarse
encantar por parafernalia brillante, aunque la tengamos frente a nuestros ojos.
Una mxima antigua: Si no sabes hacia dnde vas, te sirve cualquier camino. Y lo que
debieran haber agregado es: "y todo lo que se te aparezca en el camino te parecer
poco claro, abrumador y fastidioso".
"No siempre la parte ms difcil de un trabajo y de lograr el xito es el trabajo en s, sino

las decisiones, los compromisos y las elecciones que deben hacerse."
~ Barbara Abrams Mintzer
SUGERENCIAS
- Si limpias una de "esas gavetas" peridicamente, y encuentras una o ms de esas
"llaves misteriosas" (ya sabes: de esas que podran abrir algo importante, pero que no
sabemos qu), crea un archivo en el sistema de referencia general y titlalo: "Llaves
Varias"; agrgales la fecha. Y si un buen da descubres que te falta la llave de una
cerradura que prcticamente no usas nunca, podrs ir a buscarla en un solo sitio!
(Gracias, Dan)
- Una gran idea es guardar toda la informacin importante que tengamos en la billetera
en un lugar seguro: nmeros de tarjetas, de plizas, etc. agregando los nmeros
telefnicos de cada uno de ellas por si se presenta algn problema. De esta manera
tendremos la informacin a mano para resolver ese proyecto sorpresivo que acaba
de caer en nuestras manos, si alguna vez se nos pierde la billetera o nos la roban.
(Gracias, Nathan)
Las mejoras en el proceso

son las ms productivas
La energa que se gasta en mejorar cmo nos involucramos con algo, ya sea si se trata de afinar los
procedimientos que utilizamos o aumentar nuestro nivel de destreza al usarlos, tiene el mayor beneficio
cuando se trata de lograr un cambio positivo. Ya sea que vendamos bienes races, hagamos cermica
o eduquemos a la niez, el renovar nuestros hbitos para que se tornen comportamientos ms efectivos
y practicarlos para pulirlos y que sean mejor respuesta, es la esencia del desarrollo del "yo" maduro.
Un buen sistema nutre la naturaleza repetible y creciente de la calidad en contenido. Ganar es una
cosa, pero saber cmo lo lograste es otra. El xito es muy bueno, pero el xito susceptible de rplica
es un campo totalmente diferente.
CITAS
"Uno, como persona, como artesano, siempre busca "la piedra filosofal" que disolver nuestras
deficiencias. Y uno siempre se topa con el hecho de que no la hay, a no ser el trabajo rduo,
la concentracin y la aplicacin contnua".
- Paul Gallico
"S constante y ordenado en tu vida para que puedas ser ardiente y original en tu trabajo".
- Gustave Flaubert
PARA PENSARLO: "Que no te importe la pelota"
Despus de un "breve" sabtico de quince aos en los que ni toqu un palo de golf, vuelvo a tomar
este deporte. Para motivarme, he tomado algunas clases con el profesional de mi campo de golf local,
que result ser un entrenador estupendo. Una de las maneras bsicas de pensar en el "swing" que l
ensea es que ni te importe la pelota, que ni la veas. Una de las claves para jugar golf bien es tener
un "swing" bueno. Y la mayora tiene un swing relativamente bueno, hasta que aparece la pelota
en el cuadro frente a ellos. Entonces hacen todo tipo de cosas raras y torpes, automtica e
inconscientemente, porque ahora subliminalmente tratan de "pegarle" a la pelota, en lugar de permitir
que el swing mismo, tan bueno que tienen, sea el que le pegue a la pelota de paso.
El enfocarte en que no hay pelota, cuando s la hay, es una de esas cosas enloquecedoramente
maravillosas que hacen que el golf sea un juego para jugarse con la cabeza. Y el procesar nuestros
asuntos en lugar de que nos envuelva el contenido de los mismos, puede resultar igualmente desafiante.
Por aos, nuestro trabajo se ha tratado de definir y refinar el proceso de trabajar mismo: delinear
el swing del flujo de trabajo si quieres. Todo mundo trabaja y logra hacer cosas: pegarle a la pelota.
Pero es otra cosa bien distinta "trabajar en tu swing" de manera que la forma en que hagas cosas
en tu vida se eleve a la dimensin de un deporte, un oficio o hasta una forma de arte. El ser neutral
respecto a lo que est implcito en un correo electrnico, papeles sobre el escritorio y todos los problema
que nos azotan la cabeza (las pelotas frente a nosotros) y lidiar con todo ella de manera igual y sistemti
definiendo su significado y despachndolas como corresponde (el swing) es ser un profesional en el
deporte del trabajo.
La analoga no es tan tirada de los cabellos. Con frecuencia, nos econtramos con alguien que carece de
constancia en la implementacin de nuestros mtodos. Cuando esta tecnologa y estos procedimientos
tienen tanto sentido y son tan fciles de hacer, puede resultar frustrante para aquella gente que empieza
a inspirarse pero se "cae del caballo". Quiz sera til que todo mundo se diese cuenta de cuan
contra-intuitivo resulta ser realmente el proceso de flujo de trabajo sofisticado: enfocarse en el trabajo
sin resistirlo o sin abrumarse por l.
Lo bueno es que una vez que comienzas a "agarrarle la onda" a todo esto, generalmente tu bandeja
de entrada estar en cero tan constantemente como cuando la tenas en 100 o 1000 en el pasado.
Comienza a ser un juego muy divertido de jugar. Empiezas a agarrarle el gusto al swing. Sabes que
tu proceso funciona. Puedes ver una pila de lo que sola ser algo abrumador y ya sabes que hay luz
al final del tnel y que todo lo tienes apropiadamente "acorralado" y podrs llegar al fondo de manera
grcil y total, cuando sea que te venga en gana. Lo cual te da la libertad de que no te importe ahora,
si no quieres!
Pero tan pronto y fcil cmo me encuentro perdiendo mi estado de "mente como agua" con mi palo
de golf, y caigo en tratar de "pegarle a la pelota" y que la pelota salga haciendo movimientos raros en
cualquier direccin, me acuerdo qu difcil puede ser volverte de nuevo al ritmo de los comportamientos
bsicos; y de cuan sutil y engaoso es prevenir que el contenido de las cosas impulse el proceso, el luga
de al revs. Especialmente cuando parece que debera ser un juego tan fcil.
Basta con que tengas un swing muy bueno, visualices un resultado y dejes que la pelota vaya adonde va
"El hombre honesto debe ser un renegado perpetuo, la vida de un hombre honesto una infidelidad
perpetua. Porque el hombre que desea permanecer fiel a la verdad tiene que tornarse perptuamente
infiel a todos los errores continuos, sucesivos, infatigables y renacientes".
- Charles Peguy
"Controlar la atencin significa controlar la experiencia y, por ende, la calidad de vida".

- Mihaly Csikszentmihalyi
SUGERENCIA
Utiliza tu etiquetador para poner tu apellido en letras grandas en tus maletas. Yo pongo el mo en
la parte trasera de mis maletas con ruedas, que es el lado que generalmente se puede ver en el
carrusel del reclamo de equipaje. Puedo, entonces, reconocer la ma fcilmente cuando hay un montn
iguales (an con las etiquetas brillosas) y es obviamente ms fcil identificarla si se pierde.
Lo que est mal te dice lo que est bien

Cuando las cosas andan bien, rara vez te das cuenta de lo que EST exactamente
bien y por qu. La mayora de las veces, cuando las cosas se desestabilizan,
nos damos cuenta de nuestro proceso. Es slo cuando algo sale realmente mal
que nos tornamos conscientes de cules habran sido mejores prcticas.
"Las mejores prcticas" se definen efectivamente mediante identificar dnde
metimos la pata y describir conductas y realidades opuestas. "Cmo sera si
no tuvisemos el problema?" sera una muy buena forma de definir una visin
funcional de xito y excelencia.
CITAS
"No puedes esperar ganar a menos que sepas por qu
has perdido".
- Benjamn Lipson
"Donde tropiezas se encuentra tu tesoro".
- Joseph Campbell
PARA PENSARLO
"LOS PROCESOS DE PUNTOS DE PRESION SON PERSONALES"
Cada vez ms, me encuentro dirigindome a grupos de ejecutivos experimentados
de alto nivel: Directores generales, empresarios exitosos, ejecutivos de las
Cas. de FORTUNE 500, y similares. Mi mensaje actual es cmo la dinmica de la
productividad personal entra en juego a la cultura de una organizacin: para
mejorarla o empeorarla. Se trata de tomar decisiones, comunicacin, ser
responsable, rendir cuentas y estrs. La mayora de los presentes en el
pblico mantienen la mirada fija y cara de asombro, como si yo, en secreto,
me hubiese infiltrado en sus oficinas y departamentos y hubiese tomado apuntes!

Gran parte de las plagas que sufren las organizaciones hoy en da, tiene que ver
con sus procesos. Y los procesos tienen que ver todo con el proceso personal de
los individuos involucrados. (Lase entre lneas: "organizacin" puede referirse
a dos personas en una relacin, al igual que a una multi-nacional.) Las
vulnerabilidades del proceso se desafan con estrs, el cual aumenta da con
da en nuestro mundo debido a la siempre creciente velocidad de volumen de
entrada que cambia las cosas. La mayora de los que estn leyendo esto, han
recibido cosas que les tumbaron las prioridades y les generaron proyectos en
las ltimas setenta y dos horas que tus padres quizs hayan recibido en un mes.
El cambio siempre ejerce presin en un sistema, an si es totalmente con la
mejor intencin. Debido a que los sistemas se crean para cubrir necesidades,
directivas y resultados de una organizacin en un momento del tiempo, cuando
los tiempos cambian y dichos impulsores se alteran de cualquier forma, esto
ubica estrs en el organismo hasta que se ajuste apropiadamente. Qu tan bien
responde a estmulos de entrada y a las nuevas situaciones? Qu sucede con
los sistemas, a los procedimientos, al control, cuando algo fuera de lo comn,
algo inesperado en sustancia y alcance, "aterriza" en nuestro radar? Y no slo
lo inesperado que nos aparece de la nada, qu sucede cuando las nuevas metas
y horizontes previstos se identifican y se le colocan a la organizacin para
que los implemente?
La presin en un sistema siempre se har presente en el punto de conexin ms
dbil. Dnde est desde el punto de vista de la organizacin? En el mismo lugar
que se encuentra individualmente: evitar tomar decisiones, comunicaciones poco
claras, incompletas o inexistentes; responsabilidades ambiguas e inventarios
crecientes de compromisos potencialmente en conflicto.
Ejemplo: Toma lugar una nueva situacin (se lanz un producto de la competencia,
se despidi a un ejecutivo de alto nivel, una ley regulatoria ha cobrado rigor,
un vecino iracundo, etc.) Alguien est consciente de la situacin, siente que hay
que hacer algo, pero no toma una decisin respecto de qu, exactamente, es lo que
se necesita hacer. La gente que en ltima instancia necesitar saber del problema
o punto de contencin no ser informada. Hay falta de claridad acerca de quin,
exactamente, es el dueo de resolver la situacin y por eso nadie tiene mucho invertido
en completar la cosa adems de que tenemos los asuntos de todo mundo en marcha
concurrente. Y cualquiera que tenga un vislumbre de que tienen que involucrarse
algo con la situacin o su impacto, sienten la presin de "un ciclo abierto",
que tiene parte de la psiquis como rehn, lo que a su vez contribuye a circuitos
ms sobrecargados an. Esto lleva a que dicha persona evite tomar una decisin,
etc. y todo el ciclo se torna contagioso. A alguien le parece familiar esto,
acerca de algo en tu universo al leer esto? Virtualmente todo mundo a quien he
asesorado ha identificado al menos una situacin similar, si no es que varias,
en el momento.
El factor engaoso es que entre ms pronto cambian las cosas, es ms fcil para
que estos sndromes poco sanos e improductivos salgan a flote y se multipliquen.
Y entre ms "antigedad" tenga la persona involucrada con estas prcticas menos
que ideales, ms se aumentan en consecuencias para la cultura, simple y sencillamente
porque su microcosmos forma parte del macrocosmos de mucha otra gente. Alguna
vez te han dado vueltas en una pista de hielo estando t al final de un cable en
el que hay varias personas agarradas? Una de las fuentes ms grandes de estrs
y los saboteadores de la productividad ms grande es la gente de alto nivel que
evita las decisiones de accin acerca de las situaciones la primera vez que surgen;
mejor se esperan a que las cosas se pongan tan candentes (por parte del jefe, el
cliente o las circunstancias) para determinar qu necesita suceder y quin necesita
hacerlo, y al ltimo minuto se riega la resultante crisis mediante mbitos mltiples
de la organizacin, creando dolor, frustracin y el desencarrilamiento del
proceso y la moral.
Lo malo es que esto parece ser universal, an en los mejores entornos. Lo bueno
es que hay cosas que se pueden hacer para mejorar estas prcticas. Pero esto no
se maneja echando la culpa a los individuos o sermoneando platitudes de productividad
y calidad. Slo puede mejorarse mediante un cambio en la conducta de toda la gente
involucrada. Si los entornos fsico y mental se mantuviesen ms limpios, el enfoque
fuese ms dirigido a estmulos de entrada, los sistemas se hicieran ms a toda prueba,
ms eficientes, y las acciones se determinarn y se asignarn apropiadamente en
todos los ciclos abiertos desde el comienzo, todos esos lazos dbiles se pueden
fortalecer. Culturas enteras han ascendido en jerarqua cuando han tenido una
respuesta constructiva al cambio. Hemos visto pasar esto en distintos grados de
variacin, dependiendo de cun inmersos se encuentren los jugadores de ms alto
perfil y de si ser posible ensearle a todos esos "perros viejos" un
"truco nuevo".
Los profesionales, ejecutivos, personas ms exitosas mantienen siempre ordenado
su mbito de influencia, toman decisiones de entrada, despachan los resultados
a gente confiable, mediante sistemas confiables, y llevan el rcord riguroso
de sus compromisos y de los dems y se comprometen fsicamente en tomar accin
en los proyectos que les corresponden. Esas conductas se pueden aprender, se
pueden sistematizar y aumentar la capacidad para lidiar con la siguiente sorpresa
como la siguiente oportunidad.
"De la humanidad en general se puede afirmar que
las partes son mayores que el todo".
- Aristteles
"El hombre, se ha dicho bien, piensa en manada, se
enloquece en manada y recupera el sentido
lentamente, uno por uno".
- Charles Mackay
"La verdadera estabilidad proviene cuando el orden
y el desorden presuntos estn en equilibrio. Un
sistema verdaderamente estable espera lo
inesperado, se prepara para que se le irrumpa,
espera a que se le transforme".
- Tom Robbins
SUGERENCIAS
Archivo: cuando archives materiales encuadernados en archivadores, pon el lomo
del documento encima para que est a punto de abrirse al buscar con la mano por
todo el cajn, en lugar de ver todas las pginas sueltas. (Se siente mucho ms
controlado). Tambin haz uso de un sistema de UEPS o PEPS consistente al archivar
en orden cronolgico en cada carpeta. Yo pongo lo ms nuevo atrs porque me es
ms fcil agregar papeles al final que enfrente, aunque hay mucha gente que
prefiere lo contrario. Asegrate de ser congruente de cualquier forma. Y, para
los que usan carpetas tipo manila, como yo, asegrate que hayas aprendido que
puedes "planchar" el fondo de la carpeta para hacerla ms ancha y meterle ms
cosas, de manera que la ceja de la carpeta se mantenga a la misma altura en
el resto del cajn.
Los recordatorios de trabajo

son atractivos o repugnantes
La mayora de listas "PARA HACER" y sus contenidos, crean ms estrs que alivio porque
representan en un alto grado, pensamiento y toma de decisiones sin hacer an. Se han tornado
en recordatorios de culpa y de abrumamiento, no fuentes de claridad o catalizadores de actos
productivos. Las listas efectivas deberan ser el resultado de un pensar apropiado y suficiente,
no sal en la herida de decisiones y conversaciones evitadas.
CITAS
"El pensamiento es til cuando motiva la accin y un obstculo cuando sustituye la accin".
~Bill Raeder
"La pregunta: "Cules son los resultados esperados de este trabajo?" casi nunca se hace en
el estudio de trabajo tradicional o la gerencia cientfica. Pero es la pregunta clave para que los
trabajadores del conocimiento se hagan productivos. Y es una pregunta que exige
decisiones arriesgadas. Generalmente no hay respuesta correcta; en lugar de ello hay opciones.
Y los resultados tienen que especificarse claramente, si se quiere lograr la productividad".
~Peter F. Drucker
"No pagara un penique por la sencillez de este lado de la complejidad, pero dara la vida por la
sencillez en el otro lado de la complejidad".
~Oliver Wendell Holmes
PARA PENSARLO....
"TOMAR EL TRABAJO PERSONALMENTE"
Una pregunta perenne que me hacen en mis seminarios: "Debera incluir mis cosas personales
con cosas de trabajo en mi "Lista de Proyectos?" "Debera tener "Reorganizar el jardn" en la
misma lista que "Reestructurar mi departamento?" La respuesta es que depende del propsito
de tu lista.
Si tienes la misma razn que yo para tener listas: sacarme todo de la mente (excepto lo que sea que
est haciendo actualmente) lo ms pronto y fcil posible, para luego tenerlo todo, ya sea que lo
consideres "personal" o "trabajo" en el menor nmero de lugares posible, hace que la revisin y
la renegociacin sean de lo ms fcil. Tambin, puesto que de cualquier manera no puedo "hacer" un
proyecto -nicamente puedo hacer una accin al respecto- slo necesito revisar mi "Lista de
Proyectos" como parte de mi revisin total de todo, para asegurarme que tengo "acciones"
apropiadas respecto de las partes de mi proyecto que necesitan moverse. Eso generalmente sucede de
un solo golpe en mi revisin semanal.
Slo se puede hacer una cosa a la vez, de cualquier forma, y an cuando hagas cosas
"personales" nada ms debera distraerte, ya sea personal o profesional. Pon todos tus compromisos
en tantas listas como quieras. Slo que te tomar tanto ms esfuerzo y tiempo revisarlas todas para
sacrtelas de la mente.
Ms creo que muchas veces detrs de la pregunta respecto a si las cosas personales y profesionales
van en la misma lista yace una incomodidad que no es fcil de describir. La gente con frecuencia
parece estar viendo algo raro cuando ven que todo va junto en mi sistema. Quizs es realmente la
pregunta subyacente, "Quieres decir que est bien enfocarse con el mismo rigor e integridad en la
vida personal que en la profesional?" Quizs es la sensacin que la gente tiene a veces de que
manejar la vida personal de manera empresarial pareciera fra, estril y mecnica.
Mi argumento a todo eso es que eres t "el raro" que piensa en "trabajo" y "personal" como cosas
distintas. En la historia del planeta slo en las ltimas doce dcadas empez la gente a asumir que
eran distintas y no me imagino a los granjeros o a la mayora de los artesanos que lo consideren as.
Francamente, el separarlas, me parece a m como fro y mecnico.
Mucha de la cultura parece vivir con el principio de "no traigas trabajo a tu casa". No queremos que
los problemas que nos plagan en un campo nos molesten en otro. Yo he tenido parientes cuyas
familias nunca jams supieron exactamente qu hacan en el trabajo, era slo una suposicin
tcita que eran universos paralelos y distintos que casi nunca interactuaban. En mundos ms
sencillos que los que yo estoy acostumbrado, puedo ver el valor de esa separacin. No queremos
molestar a otros innecesariamente con nuestras distracciones, no tener que socavar otras reas de
responsabilidad importantes. Tambin necesitamos desconectarnos y mover nuestro enfoque con
regularidad de cualquier cosa en la que estamos involucrados, para mantener nuestra perspectiva
fresca. Pero para la mayora de la gente que probablemente lea este boletn, el crear
demasiados compartimientos en tu mundo, podra aadir estrs y distraccin, no alivio.
Considera estos comentarios de un Presidente de Divisin de una compaa de las 50 ms grandes de
acuerdo a "Fortune":
"El mximo valor que obtuve estriba en la parte del equilibrio entre trabajo/vida. Hay tanta
gente en nuestra cultura que est tratando de trabajar con eso, mucho. Estar en posibilidades de
integrar todo, holsticamente, esto es algo verdaderamente grande. En lugar de tratar de hacer
"departamentos" de tus hijos, tu hogar, tu cnyuge, tu trabajo, tu vida sin fines de lucro,
las otras partes de tu vida... poder juntarlas todas en una pieza. No s si en nuestra cultura
alguna vez nos hayan dado permiso para hacerlo.
Tendemos a departamentalizar todo lo del trabajo aqu. Y fue muy liberador juntarlo todo. Creo que
esa es una clave real. Es como que nos dan permiso para decir: "Oigan: vivimos una vida grande y
diversa!"
Y otro gerente importante agreg: "Me siento mucho ms en control de mis cosas de trabajo que cuando
tengo tantas cosas dando vueltas de mi vida personal en la cabeza. Y s que en el trabajo no
tengo mucho que ande fuera de lugar pero de todo lo dems s, y me arruina la productividad. As
que todo est relacionado. Pero no te haban dado permiso de enfocarte tanto en la vida del hogar
aunque est ocupando un buen pedazo de cerebro y previnindote de darle avance a una idea del
trabajo".
Existe una tendencia a hacer de la oficina del hogar, la oficina principal. Para negocios
pequeos y empresarios pequeos o contratistas independientes, esto ya es normal, pero es algo
que se est tornando ms comn que las personas "corporativas" hagan de la oficina que est en su
oficina, un satlite, mientras que controlan lo principal de su trabajo y su vida desde el hogar.
No estoy diciendo que eso est bien o mal: es slo la tendencia y creo que hay un mensaje. He
trabajado con muchos profesionales corporativos exitosos, que cuando compraron su casa grande en
"los suburbios", convirtieron la sala en su oficina. La mayora de las personas menores de 60
aos (a excepcin de aquellos que tengan sirvientes!) jams "viven" en la parte "social"
(sala, comedor, vestbulo) de su hogar. Habitan generalmente en la cocina y el "cuarto de
televisin" (o como sea que se llame ese rea en distintas regiones.) Lo que originalmente era la
sala y comedor tiene la mejor luz para trabajar durante el da, los mejores estantes para la
biblioteca y estaba lo suficientemente cerca de la heladera o refrigerador para tomarse un caf o
comer algo.
Si has dividido tu vida en "trabajo" y "personal" porque no quieres que una te distraiga mientras
ests en la otra, tome esto en cuenta: mientras ests haciendo algo, NADA MAS debera distraerte.
Ests de lo mejor cuando solamente te enfocas en una cosa a la vez y asumir cualquier otra cosa
podr constreir tu perspectiva y, por lo tanto, tu desempeo. Te conviene en cualquier momento
estar en posibilidades de "apagarlo" todo. Todo.
"Los asuntos de nuestra vida abarcan una multitud de intereses y el que razona en cualquiera de
ellos, sin consultar el resto, es un visionario incapacitado para controlar la empresa del mundo".
~James Fenimore Cooper
SUGERENCIA
Revisa de nuevo, si no lo has hecho recientemente, todas las "cosas" que podran acumularse en y
alrededor de tu escritorio y reas de trabajo que representan cosas que an haces. Decide las
acciones al respecto y ponlas en tus listas y organiza "la materia prima" para que la saques de
en medio. Estas cosas tienden a acumularse como el polvo porque parece mucho ms fcil, en
medio de la loquera, poner algo "a la vista" en lugar de decidir y escribir la accin al respecto.
Pero pronto los archivos, pilas y "papelitos", te inundarn y te cansars de slo sentarte en tu
escritorio.
Pensamientos explcitos generan

pensamientos elevados
El acto mismo del pensamiento, y de capturarlo objetiva y externamente, con

frecuencia crea ms de lo que nosotros intentbamos expresar originalmente.
La claridad y la creatividad rara vez florecen solamente en nuestro propio estrecho
espacio fsico. El germen puede ocurrir ah; pero el acto de transmisin y de reflexin
sobre eso, es donde se toca la verdadera msica. Si la mente es el nico lugar para
conservar un pensamiento frtil, l debe continuar agarrado a ella; y entonces el
pensamiento creativo tendr la carga de esa tarea. Liberada de tener que mantener
una idea, la mente tendr ms de ellas, y de una manera ms madura.
CITAS
"Para conocerse uno mismo, uno debe imponerse"
~ Albert Camus.
"Cmo se qu es lo que yo pienso antes de escuchar lo que yo digo?"
~ E.M.Forster
PARA PENSARLO
"MANTENIMIENTO DE LAS MANSIONES MENTALES"
En la segunda maana de un reciente seminario, una participante comparti
que ella haba estado hablando muy entusiasmada con su familia sobre su
epifana del primer da: lo mucho que haba bajado su nivel de estrs y cunta
ms energa estaba sintiendo, habiendo sacado muchas cosas de su mente
slo con ponerlas en una lista. Ella cont que su hijo de siete aos dijo entonces:
"Eso parece una muy buena idea", y procedi a agarrar un papel y comenz
a escribir con entusiasmo.
"!Guau, esto es realmente estupendo!, exclam el nio. Ella dijo que l pareca
iluminarse y calmarse al mismo tiempo. Obviamente curiosa por saber lo que
haba escrito, ella ech un vistazo. El haba estado escribiendo todos los nombres
de los personajes de Pokemon que recordaba.
Ahora, yo no puedo decir que este particular ejercicio de "cognicin distribuida"
(como los psiclogos lo llamaran) hara la misma cosa para ti. Quizs, lo tuyo sera
hacer un listado de todos los pjaros que puedas recordar haber visto en tu
propiedad, o todos los carros que has tenido, o todas las cosas que quisieras hacer
en tus prximas vacaciones. Pero, raras veces, cualquier forma de "sacarme cosas
de la cabeza" -tontas o sublimes- no ha sido, al menos, un poco elevador o relajante.
Y la mayora de las veces, yo me doy cuenta, observo o experimento algo nuevo,
interesante y/o til. Aunque he enseado esto a miles de personas durante aos,
todava soy humilde cuando me doy cuenta de cunto ms, y con mayor frecuencia,
yo pudiera hacer esto para mi mismo.
En los ltimos meses, he estado usando una saludable versin de esta catarsis
de atencin. La llamo el ejercicio "mi mundo segn". La descubr porque, recientemente,
mi vida y mi trabajo han estado desenfrenados con infinitas oportunidades; mucho
ms de lo usual. Toneladas de cosas han estado floreciendo de siembras que
hemos plantado durante muchos aos; pero, parece que todo est pasando a la vez!
Y ha sido fcil experimentar mi propia marca de sentimiento sobre-comprometido
y con bajos recursos; francamente estresado. Pueden creer que, siendo el autor
de un libro sobre la productividad libre de estrs, es siempre un poco embarazoso
cuando me doy cuenta de mi propia dosis de confusin llena de ansiedad, letargo
y conductas evasivas. (Yo aparento que acabo de permitirme entrar a mi mismo
en ese estado, as que puedo actualizar mi investigacin!)
Pero ha sido realmente til hacer consistentes "lluvias de ideas", que no es ms
que sacar aquello que le preste atencin y ponerlo frente a m (estoy usando un
software para hacer mapas mentales y un proyector de datos; y parece que
experimentarlo "en la pantalla plateada" marca la diferencia).
Yo he hecho mapas mentales durante aos, pero el nuevo giro es hacerlo con mi
esposa, por ejemplo "el Mundo segn David y Kathryn". Qu es lo que llama
nuestra mutua atencin? Proyectos, cosas del hogar, cosas del trabajo, etc. En
efecto, es un mapa mental diferente al mo propio. Hay cosas en las que yo pienso
pero las veo desde un ngulo diferente, porque Kathryn est ah. Hubo, despus,
una ligera pero muy real claridad en el aire, que no estoy seguro que pudiramos
haber experimentado sin el mutuo barrido de la mente.
Mi teora es que habra un valor parecido en cualquier grupo de personas que
tengan intereses, inversiones y atenciones en comn. El mundo segn tu personal,
tu equipo de mayor antigedad, t y tu familia (tambin, con cada uno separadamente),
tu club de excursiones, hasta tus personajes favoritos de tiras cmicas; con quien
sea que tengas algo en comn.
Mientras ms complejas se han vuelto nuestras vidas -especialmente cuando nos
involucramos con otros- ms difcil es mantener nuestra perspectiva ptima. Cualquier
cosa que ayude en ese aspecto es algo bueno. No hay nada como ponerse al da con
el presente.
El problema nunca est en cmo tener pensamientos nuevos, innovadores dentro
de tu mente, sino cmo sacar los viejos. Cada mente es un edificio lleno con muebles
arcaicos. Limpia un rincn de tu mente y la creatividad la llenar inmediatamente.
- Dee Hock
SUGERENCIAS
Crea, conserva y nutre un lugar donde puedas pensar y escribir de una manera
ms relajada que aqul donde te encargas de las facturas, los correos electrnicos,
las llamadas telefnicas y lo esencial de tu flujo de trabajo. Guarda ah, por separado,
un conjunto de herramientas para escribir, papel, diario y lecturas inspiradoras.
Date permiso para sentarte ah sin producir o expresar nada; pero pon a mano un
bolgrafo (y/o un laptop) de manera que, al menor antojo, no tengas resistencia para
escribir algo.
Prestar atencin apropiada a lo que llama

tu atencin, maximiza la productividad
Cuando algo atrapa tu atencin es esencialmente un mensaje a ti mismo para clarificar su

importancia, y para que te comprometas con eso de una manera que combine con su
significado. Cuando te das cuenta de algo como un nuevo sonido en tu carro, t determinas
lo que es, as tenga alguna relevancia para ti. Si t determinas que no es importante, prestarle
ms atencin o hacer algo al respecto sera energa perdida. Si, no obstante, t decides que
ese sonido pudiera representar algn problema mecnico que pudiera afectar tu experiencia
de una manera que no quieres, y continuas sin hacer nada al respecto, eso va a crear y
mantener una distraccin en tu foco. Va a tomar ms energa tuya de la que merece. Decidir
lo que algo en tu mente significa para ti y, luego, interactuar de una manera coherente con ese
significado, demuestra una forma de vivir efectiva y eficiente.
CITAS
"Una tarea sin hacer permanece sin hacer en dos lugares: en el lugar real de la tarea, y en
tu cabeza. Las tareas incompletas en tu cabeza consumen la energa de tu atencin, mientras
roen tu conciencia. Desvan un poco ms de tu poder personal, cada vez que te demoras. No
hay necesidad en ser un perfeccionista, eso es debilitante en un mundo imperfecto; pero es
bueno ser un "completacionista". Si lo empiezas, termnalo... si no, olvdalo."
- Brahma Kumaris
"Si te preocupas por todo, entonces no tendrs que preocuparte por nada".
- Annimo
PARA PENSARLO
"TUS PENSAMIENTOS: ATRACCIONES O DISTRACCIONES?"
Recientemente, alguien comparti una epifana que tuvo en uno de mis seminarios:
"Esto, realmente, no es acerca de lograr que las cosas se hagan: es acerca de lograr
una mente vaca!"
Yo estuve de acuerdo. Haban descubierto mi gran secreto. Lo que yo enseo no trata
realmente de alcanzar ms objetivos, o ni siquiera de lograr completarlos. Es acerca de
eliminar lo innecesario. Tambin fue interesante que, en mi ltimo seminario, tuve un asesor
certificado, "cinta negra" en metodologa industrial "sin exceso", quien dijo que el sistema
que propongo representa el deshacerse de los desechos psquicos, que evitan que sus
procesos sin excesos sean tan exitosos como deben ser.
La paradoja est en que, aquello que elimina los pensamientos innecesarios y la energa
perdida, es lo que tambin permite que muchas cosas sean hechas y completadas.
Por qu y cmo estn estrechamente relacionadas una cabeza vaca y la alta productividad?
Parece ser que nuestra existencia aqu como seres humanos tiene mucho que ver con la
accin, con hacer, y con completar. T no logras la tranquilidad haciendo nada; a menos
que t puedas. Pero mi experiencia es que, inclusive en mis estados ms positivos,
contemplativos y reflexivos, hay una alta actividad y participacin. Es fsicamente tranquilo;
pero por dentro es todava un viaje.
Se pone difcil, porque estar muy ocupado puede ser tanto una distraccin de nuestra
participacin real en nuestras vidas, como puede ser una conducta indolente y perezosa.
Y podemos estar en "nuestra zona" durante un trabajo concentrado, adems de estar en
meditacin profunda. Tener una "mente vaca" no parece estar relacionado directamente
con la cantidad o intensidad de nuestra actividad fsica.
Nosotros pensamos en ciertas cosas por alguna razn. Hay algo que atrae nuestro foco
de imgenes mentales y alguna importancia en eso. Si tratas de hacer caso omiso del
mensaje, no vas a eliminar los conductores que crearon el compromiso mental. Ignorar
algo que se pega en tu mente, si en realidad tiene alguna importancia, crear distracciones
que alejarn tu foco de estar presente en lo que est presente; o relegar la presin al
subconsciente, creando tensiones que se reflejarn en respuestas inapropiadas a tu mundo.
Te sentirs rodo por algo que no podrs identificar.
Entonces, deberas tomar accin con respecto a todo lo que piensas?.

Eso sera altamente instructivo y altamente destructivo, si el rango de mis pensamientos es
de alguna manera representativo! Pero t deberas prestar atencin a eso que llama tu
atencin. Ah hay un mensaje. Si alguien en tu mundo realmente te molesta y t, francamente
lo quieres matar, cometer ese acto, de hecho, no pondr fin a ese evento.
Pero, probablemente, necesitas hacer algo para clarificar el verdadero significado del mensaje
Tal vez tenas expectativas irreales de su conducta y de lo que generara. O te das cuenta de
que pudiste haber malinterpretado sus acciones. O (lo ms probable) estas realmente muy
molesto contigo mismo por no haber manejado bien la situacin. En cualquier caso, si t
quieres sacar esto de tu mente, probablemente necesitars HACER algo; inclusive si ese
algo es tan sutil como pensar en eso de una manera diferente (aunque probablemente
signifique cambiar lo que HACES para manejar la situacin).
Lo importante, inicialmente, es identificar las cosas que llaman tu atencin. Es ah donde
hemos aprendido a empezar con la mayora de las personas, en nuestros entrenamientos.
Si algo ha llamado tu atencin ms de una vez, significa simplemente que t has evitado
ocuparte de lo que eso realmente significa para ti. Lo que nosotros hacemos cuando
trabajamos contigo es reflejar ese ciclo abierto, y animarte a finalizar ese pensamiento.
Y colocando los resultados de ese pensamiento en un sistema confiado, no le permitir
reaparecer de manera inapropiada. Esto es recolectar, procesar, organizar, y revisar:
los primeros cuatro aspectos de nuestro proceso para lograr el dominio del flujo de trabajo.
Sin excepcin, en miles de personas, estas prcticas han producido cabezas mucho ms
claras y muchas cosas hechas.
Lo que parece importar es si estamos involucrados, de una manera intencional y productiva,
en aquello que mantiene nuestro foco. Hay una razn por la cual algo atrapar tu atencin.
Pero la atraccin de tu foco se convertir en la distraccin de tu foco, si t no haces lo que
necesitas hacer para sacarlo de tu mente.
"El neutral es un estado donde t no estas avanzando muy rpidamente o movindote muy
lento. Ser neutral no significa estar inactivo, complaciente o pasivo. Se trata de una pose
calmada que permite que nueva informacin y nuevas posibilidades emerjan, antes de
tomar accin. Cuando ests neutral, en realidad incrementas tu sensibilidad y tu inteligencia
intuitiva. Lo neutral es un suelo frtil para que crezcan nuevas posibilidades".
- Doc Childre
"Tu puedes volverte ms astuto trabajando tu sistema de retroalimentacin negativo. Si te

vuelves sensible a ste, podrs sentir pequeas molestias. Si tomas el tiempo para confrontar
estas situaciones y clarificarlas a la vez, probablemente detendrs la mayor parte del
problema antes de que ste suceda".
- John-Roger
SUGERENCIAS
Una de las carpetas de viajes que ms uso se llama "A LA OFICINA." Es mi bandeja de
salida, cada vez que me muevo. Adems de mi carpeta roja "ENTRADA" - la cual recopila
todos los diversos detonantes de papel en mi mundo- mi archivo "A LA OFICINA" tiene todas
las cosas que ya han sido procesadas y que simplemente necesitan regresar a mi estacin
de trabajo, para seguir la ruta hacia otros o almacenarse en mis archivos. Yo he empezado
a dejar ambas carpetas, ENTRADA y SALIDA, en el bolsillo exterior de mi maletn, para
eliminar cualquier resistencia a mi "flujo de trabajo" mientras me muevo rpido.
En vista de que mi oficina queda en mi casa, slo necesito un archivo tipo bandeja de salida.
La mayora de las personas deberan tener un A LA CASA al igual que un A LA OFICINA, para
cubrir ambas bases. Mantn diferenciadas tus carpetas ENTRDA y SALIDA. El recibo del
taxi lo lanzas en ENTRADA. Una vez que haz escrito el monto, la fecha, e informacin crtica
de asignaciones (para impuestos o clientes) lo pones en SALIDA.
Si ests viajando por un largo periodo, mantn contigo un sobre de FedEx (o, al menos, un
sobre con tu informacin ya escrita), al igual que unos Post-It 3x3, para el viaje y poder manda
los contenidos de tus archivos SALIDA de vuelta a tu oficina mientras viajas. En la recepcin
del hotel, los enviarn por ti.
Relajarse requiere de concentracin

La gran mayora de los sistemas relacionados con el movimiento, especialmente
de los seres humanos, funcionan ms productivamente cuando estn en relajacin
que cuando se encuentran estresados e innecesariamente tensos. Sin embargo,
las tensiones son las que aumentan de forma ms automtica en las personas en
el transcurso del da, no as la relajacin.
Muy pocos experimentan que las presiones disminuyen a medida que pasa el da;
por el contrario, estas tienden a aumentar progresivamente sin necesidad de hacer
nada. Sabemos que las cosas pueden quebrarse o, por lo menos, solidificarse con
el paso del tiempo si sus partes mviles estn aprisionadas y no tienen flexibilidad.
Nuestros patrones de comportamiento han sido creados para propsitos especficos,
pero stos, por lo general, no se extinguen solos cuando el propsito se ha cumplido.
Es necesario que nos desconectemos de esas formas conscientemente, tan pronto
como estas dejen de servirnos, y que dirijamos nuestra atencin hacia actividades
que alivien las tensiones.
Soltar las tensiones que ya no son necesarias requiere de un enfoque dirigido, y este
es un proceso, dinmico y no pasivo.
--------CITAS
"Nada puede servirle tanto al ser humano como su determinacin a no ser apresurado."
~ Henry David Thoreau

"A lo "fcil" se le puede dar dignidad terica y tambin fuerza tica:
es la prdida deliberada de todo herosmo, incluso en el placer."
~ Roland Barthes
--------PARA PENSARLO.
"APRENDE A SOLTAR"
Por lo general, tenemos la motivacin necesaria para comprometernos con nuevos
hbitos, conjurar nuevas metas y crear planes nuevos cada vez que comienza un nuevo
ciclo, como por ejemplo, un nuevo ao, o cuando uno se muda de casa o consigue un
trabajo nuevo. Esas situaciones presentan una oportunidad nica de afirmar nuestros
traseros y ponernos en marcha. A mi me encanta la inspiracin que se siente en
esas ocasiones. No obstante, el comienzo de un nuevo ciclo tambin obliga a fijarse
en el otro extremo del espectro, que es que tambin debemos soltar.
Los momentos de transicin en nuestra vida nos brindan una excelente oportunidad
para desconectarnos de aquellas cosas que ya no nos sirven. Y nosotros necesitamos
el espacio psquico y fsico que ellas tienen ocupado. No es necesario trabajar duro
para lograr tener creatividad. Lo que s requiere de un esfuerzo, conlleva un riesgo y
necesita de una intencionalidad es liberarse de aquellas cosas que impiden que nuestra
creatividad se experimente y exprese plenamente. Parece ser que el nmero de cosas
a las que podemos apegarnos y engancharnos es limitado, y la capacidad atencional
de la mayora de las personas se satura fcilmente! Nuestra capacidad de asumir
compromisos parece que se expandiera para llenar todo espacio psquico que se
genera, y mucho ms.
(Se ha topado ltimamente con alguna persona que se haya impuesto ms tareas
de las que puede cumplir?) Y no quiero afirmar que esto sea un imposible, ya que de
hecho contamos con el potencial para expandir nuestro alcance y efectividad. Pero en
algn momento se llega al mximo que se puede cumplir en un determinado lapso de
tiempo. En consecuencia, lo lgico es que si queremos involucrarnos en asuntos nuevos
y mejores, debamos soltar algo.
Que debiramos dejar ir para crear ms espacio? Algunos de estos rituales pueden
ser bastante pedestres, como por ejemplo, regalar la ropa que no usamos, poner en
orden el garaje y donar artculos que han pasado de moda a nuestra institucin de
caridad favorita. Sin embargo, hay cosas ms interesantes que estas, como
deshacerse de una propiedad, cortar un rbol seco, vender recursos que no reditan,
y decirle a tu hijo veinteaero que tiene que irse de la casa y alquilar su propio
apartamento. Cules de tus proyectos pendientes debieran traspasarse a tu lista
de "algn da/quizs" y /o qu "ideas nuevas algn da/quizs" podran ser eliminadas
completamente, ya que han perdido su sentido?.
Por qu no sacar de tu lista de tarjetas de saludo a aquel viejo amigo que ahora es
viejo y que dej de ser tu amigo? Pero dnde se pone realmente interesante la cosa
es cuando logras deshacerte de imgenes limitantes que tienes sobre ti mismo.
(Realmente tienes que seguir repitindote que no te alcanza el tiempo para ________ ?)
El acto de soltar puede ser aterrorizante. Y qu si no hay nada que lo reemplace?
Qu si lo que lo reemplaza no es mejor? Y podra tornarse incluso peor. Renunciar al
manejo de cualquier cosa pulsa la cuerda del mayor terror humano: la prdida del
control. Los comportamientos ms irracionales y negativos se ven en personas que
tratan de mantener el control de algo. Y lo ms absurdo en todo esto es que al parecer
realmente no tenemos el control de nada. Monitorear, dirigir, cooperar con algo, s.
Pero controlarlo? Si quieres comprobarlo, trata de evitar que las cosas cambien.
Hay un dicho antiguo que dice: "Quien mucho abarca, poco aprieta." En otras palabras,
demasiado control equivale a estar fuera de control.
Para pasar a un nivel mayor de efectividad debemos renunciar a las formas viejas y a
hbitos arcaicos, y entrar en territorio virgen y por lo tanto, incmodo. No importa cuntas
veces nos recordemos las ventajas de todas las cosas buenas y maravillosas que nos
esperan en nuestra prxima etapa, cada vez que tenemos que dejar ir algo que nos es
familiar se experimenta como un vaco al que hay que saltar. Es posible que esas cosas
buenas, as como los sentimientos agradables que ellas nos generan, tarden una milsima
de segundo en manifestarse, pero nosotros sentimos que an nos falta cruzar el Rio Styx.
Hace algunos aos descubr que el sacrificio era slo momentneo, pero eso es algo
que se comprende cuando uno se ha rendido. No hay una red bajo nuestros pies. Por lo
general, esa cosa increble y mejor que surge en el espacio vaco que se produjo al soltar,
se hace presente inmediatamente, pero jams llegamos a tener la certeza de que eso va
a suceder. Francamente creo que muchas de las personas que resisten a despejar, aclarar
y organizar lo hacen porque tienen miedo de soltar. Parecen afirmar: "Voy a perder el control
si me entrego a este negocio de tener un sistema que est fuera de mi cabeza. Entonces,
mis estructuras me van a controlar a m y mi mente perder la libertad. Tengo que aferrarme
por dentro."
Incluso he llegado a pensar que la gente se rehsa a adoptar el hbito de anotar
objetivamente cosas, de capturar pensamientos y compromisos, porque tienen miedo
que al hacerlo pierdan el control de ellas! Me divierte la reciente popularidad del valor
"messiness" (desorden). De hecho, sera ciertamente limitante tratar de mantener el
control de las cosas sobre-comprometindose con estructuras inoperantes. Pero es
igualmente limitante, tener miedo al espacio abierto que genera y promueve un sistema
realmente bueno y ser adicto a una estructura mental interna e incontrolable.
Y qu tiene de bueno ese espacio abierto? El aferrarse a una idea o a un compromiso
requiere de energa. Cmo saber qu debemos recordar? Debo dejar que brote en mi
conciencia con frecuencia y en cualquier momento para sentirme bien porque an lo
tengo en mi poder? Pero, qu tan productivo resulta que algo aparezca en nuestra mente
recurrentemente, exigiendo nuestra atencin?
Parece que algunas personas logran una sensacin de efectividad y de importancia
cuando tienen que acordarse de muchas cosas que deben recordarse constantemente.
Resulta una prdida de tiempo y de energa mental bastante tonta, por decir lo menos,
an en el caso de que dichos pensamientos no produjeran el estrs de la preocupacin
(que a menudo generan). Esto me recuerda al mono que es incapaz de sacar la mano
por el agujero, porque la tiene empuada y no quiere soltar el alimento que tiene en ella.
Pero que pasara si realmente no tuvieras nada en la mente? Podras manejar ese
vaco potencial? Claro que si has saboreado el estado de la "mente como el agua",
comprendes que la "nada" a la que nos referimos no es realmente nada, es simplemente
una claridad prstina que permite una concentracin y una atencin total, que no tiene
esttica o ruido mental distractivo y tampoco presiones. Est vaco, pero no de
pensamientos, sino de pensamientos inconexos que de hecho tienen poder sobre
nosotros. En esa zona somos libres.
Realmente es imposible tener la mente en blanco, en tanto estemos conscientes. La

mente libera un flujo continuo de imgenes y de pensamientos, que se parece bastante
a tu computador que repasa continuamente las bases de datos que tiene en su interior.
Tu inteligencia, sin embargo, parece actuar de una forma un poco diferente.
No slo puedes usarla para cambiar de parecer, sino que tambin te permite estacionar
la mente, y dejarla en estado de ocio, mientras otra parte tuya, ms creativa e intuitiva,
es libre para ocuparse de otros asuntos. Tu mente, as como tus emociones, son algo
que tienes y no algo que eres. Pero, puede crearte muchos problemas si mantienes la
mente esclavizada a funciones que no sabe desempear bien. Cun apegado ests
a tus pensamientos?
De hecho, el pensar lo que sea que estemos pensando, de la forma en que lo pensamos,
nos produce una sensacin profunda de comodidad, y no nos entusiasma mucho la
posibilidad de renunciar a eso. Qu irona, ya que no podramos mantener un pensamiento
por mucho tiempo aunque tratsemos (a menos que tuviramos el entrenamiento de un
yogui), y por este mecanismo es que caemos y aterrizamos en lugares nuevos en nuestra
mente todo el tiempo! Pero (aparentemente) nos exige fe y fortaleza, soltar el control de
nuestra mente sin tener ningn tipo de garantas de que el otro lado va a ser superior y
mejor.
"Se requiere de mucha valenta para soltar aquello que es familiar y
aparentemente seguro para adoptar algo nuevo. Pero aquello que ha
perdido su significado no ofrece una seguridad real. Mayor seguridad
existe en lo que es arriesgado y emocionante, porque en el movimiento
hay vida y en el cambio hay poder."
~Alan Cohen
"Construimos las farsas ms importantes no para ocultar lo malo y lo feo
dentro de nosotros, si no nuestro vaco. Lo ms difcil de ocultar es
aquello que no est all."
~Eric Hoffer
--------SUGERENCIAS
OK, lo admito - la moda "abolsada" se impone. Finalmente he decidido guardar en la

gaveta de mi escritorio cajas de bolsas plsticas "zip-lock" transparentes de variados
tamaos. Si eres medianamente "fantico de los aparatos" como yo (es decir, adicto
a cualquier cosa pequea, negra, altamente tecnificada que parece que sirviera para
algo fantstico, pero que la mayora de las veces no), he descubierto que la mejor manera
de almacenar todos esos cables de distinto tipo, adaptadores, bateras y accesorios, es
colocndolos en una bolsa plstica, etiquetndola claramente con mi etiquetador, identificando
el modelo y nmero del aparato, y guardando la bolsa en una gaveta o en un contenedor
apropiado. Personalmente, tengo un contenedor de plstico, del tipo Tupperware, en
donde guardo, en bolsitas etiquetadas muy ordenadamente, todos esos componentes
electrnicos de aspecto indefinido y que he acumulado a pesar de m mismo. Es otra
manera elegante de mantener el control de mi tendencia a perder el control.
Un objetivo tiene que ser al

menos 50% creble para motivar
Tienes que imaginarte en una escena deseada para motivarte a crearla. As que tiene que ser lo
suficientemente real y creble para que puedas darte permiso para sostener dicha imagen. Si
realmente no sabes qu es o no crees que sea posible, fundamentalmente hablando, de hecho
sabotears tu motivacin al generar energa tipo no se puede. Torna la resistencia en atraccin
al partir una meta en un triunfo prximo, potencial, claro y susceptible de lograrse, el cual al
menos puedas degustar. Siempre juega el juego que sepas que tienes la habilidad de ganar.
CITAS
Aprende lo suficiente de tu meta para que puedas reconocerla si la vieras.
~ Robert Fritz
Los que pierden visualizan las penas del fracaso.
Los que ganan visualizan las recompensas del xito.
~ Rob Gilbert
PARA PENSARLO
Listo para pasar el exmen de tu cinturn o cinta?
ltimamente algunas personas bastante sofisticadas me han preguntado lo que, al principio,
crea yo que era una pregunta bastante no sofisticada: -Cmo hago para saber en qu cinturn
o cinta estoy?- En otras palabras, en el arte marcial del flujo de trabajo, queran saber qu tan
bien les estaba yendo; cun cerca o lejos se encontraban del codiciado ttulo de cinta negra
de la Facultad de Auto-Administracin de Organzate con Eficacia. Uno de ellos, un ingeniero,
me dijo: -David, sigues refirindote a la Cinta Negra y muchos de los atributos que ello implica.
Tiene que haber alguna manera de determinar cun cerca estamos-.
Aunque disculp su curiosidad basndose en que su mentalidad era ms bien apegada a los
sistemas, me di cuenta que haba hecho una muy buena pregunta. Cuando he estudiado karate,
los grados de cinta resultaban tiles como acontecimientos importantes, que con frecuencia me
motivaba a seguir adelante cuando llegaba a una planicie en mi entrenamiento durante la cual
no estaba muy consciente de mi progreso. Cuando pas de blanca a verde a marrn a lo largo
de cuatro aos, me daba la sensacin de que el prximo nivel era un paso alcanzable, cuando
la cinta negra pareca una meta bastante elusiva.
Entonces, para aquellos de Uds. que compartan ese inters en tener un marcador para
determinar tu rango, propondr un conjunto de caractersticas para cada cinta:
Cinta Blanca
Haz reconocido el arte de la administracin del flujo de trabajo como algo en lo cual puedes
mejorar de manera personal. La cinta blanca es de hecho un rango del cual puedes estar
orgulloso: quiere decir que has comenzado, lo cual te ubica adelante de aquellos quienes no
estn conscientes de ello, o no estn interesados en mejorar. Has probado lo que significa
hacer limpieza general, quizs con un barrido de la mente y con la agrupacin inicial de
algunas cosas que tienen tu atencin en el rea de trabajo y quizs en tu hogar tambin.
Te has tornado ms conciente de tu bandeja de entrada como el lugar en el cual echar
cosas sin procesar. Ests escribiendo un poco ms las cosas de lo que solas hacerlo,
con un poco ms de constancia. Has avanzado bastante en establecer algn tipo de
herramienta o estructura para la administracin de listas.
Cinta Verde
Cuentas con algunas listas que usas regularmente y ests cmodo con tu sistema para algunas
tareas bsicas. Tienes una herramienta de administracin personal contigo la mayor parte del
tiempo. Te has emocionado las pocas veces que has tenido tu bandeja de entrada y tus emails
en cero. Has purgado y organizado al menos un agujero negro de archivo en tu trabajo u
hogar. Has hecho de manera completa una revisin semanal y te has sentido en control. No
dejas de aplicar la regla de dos minutos. Cuentas con un sistema de apuntes porttil que de
hecho utilizas de vez en cuando. Tratas de convencer a las personas a tu alrededor de lo bueno
que resultan estas cosas y que deberan hacer uso de las mismas. Qu estamos tratando de
lograr? y Cul es el prximo paso? se estn integrando a tu vocabulario con otras personas
de tu trabajo.
Cinta Marrn
No dudas en escribir las cosas, an cuando haya personas anticuadas a tu alrededor que no
lo hagan. No necesitas acordarte de vaciarte la mente peridicamente. Haces revisiones
semanales cada mes. El hogar y la oficina estn bajo control de igual manera. Listas no es
ms un trmino peyorativo. No dejas apuntes hechos en tus cuadernos. Tiene tus emails en
cero al menos una vez a la semana. El procesar tu bandeja de entrada fsica es de hecho,
divertido, la mayor parte del tiempo. Tienes un a lista de proyectos que probablemente est
75% completa y al corriente. Cuando vas al consultorio del dentista llevas contigo tu material
de lectura. Has dejado de interrumpir a la gente a tu alrededor con cosas que no son de
verdadera urgencia. Te sientes cmodo con una copiosa lista de acciones incompletas. Ya
tienes armada una lista de ALGUN DIA /QUIZAS y has puesto y quitado tems de la misma
a tu lista de proyectos y viceversa. No compartes tu etiquetador. Todas las referencias en
papel no estn sueltas sino en tus archivos y de hecho, te gusta archivar cosas. Eres algo
intolerante con las personas que no ejercitan las mismas mejores practicas que t. Has
comenzado a hacer uso de checklists muy tiles. Sabes qu hacer con casi todo. Tus listas
de prximas acciones, son de hecho, prximas acciones, no subproyectos pequeos.
La mayora de tu enfoque se aboca a pensar sobre las cosas, no en las cosas.
Qu estamos tratando de lograr? y Cul es el prximo paso? se estn integrando a
tu vocabulario operativo con otras personas en tu hogar.
Cinta Negra
Lo nico que tienes que hacer es echar un vistazo a tu lista de llamadas para saber a quin
tienes que llamar. Confas en cmo asignas prioridad a las cosas todo el da. No te aguantas
sin hacer una revisin semanal, y ests limpiecito operativamente hablando cada dos semanas.
Tu tiempo de revisin te lleva a crear nuevas avenidas de creatividad, pensamiento, toma de
decisiones, generacin de ideas. Ya no te quejas de falta de tiempo para pensar. Puedes
dejar una montaa de cosas en tu bandeja de entrada e igual te diviertes, pues confas que
todo est en un sistema en el cual confas y que pronto te ocupars de ello. Usas tu teclado
ms que tu mouse. Generas checklists de golpe y a capricho.
Ests dispuesto a pensar acerca de cualquier proyecto o situacin en cualquier momento.
Todos tus archivos de referencia han sido revisados no hace ms de un ao. Tus sistemas
son completamente accesibles, funcionales e intactos cuando te desplazas de lugar en lugar.
Los dems son muy sensibles respecto a que traen a tu entorno. Hay muy poca distincin
entre lo profesional y lo personal: sencillamente tienes un enfoque positivo en lo que sea que
ests haciendo. Sabes cmo hacer para (y lo haces) recuperar inmediatamente el control,
cuando te has salido de ello mucho ms tiempo del que te resulta aguantable. No necesitas
convencer a nadie de esta tecnologa. Usualmente no piensas en ella, simple y sencillamente
la usas. Has dejado de quejarte de los emails. Se te han perdido nicamente un par de recibos
este ao. Tus amigos ya no quieren que te metas a sus oficinas o automviles.
Cinta negra: Segundo grado.

El tiempo ha desaparecido, la mayor parte del tiempo. Con frecuencia eres rpido, pero
rara vez ests ocupado. Cuando juegas con el perro, no ests pensando en nada grande
pues ya has pensado al respecto. Sabes perfectamente para qu sirve cada llave en tu escritorio
CITAS
Uno siempre anda en busca del jaspe negro que al tocarle nos disuelva las deficiencias
como persona y como artesano. Y uno siempre se topa con el hecho de que no existe tal
cosa, a no ser el trabajo, la concentracin y la aplicacin continua.
~ Paul Gallico
La educacin es lo que sobrevive cuando se olvida lo que se ha aprendido.
~ B. F. Skinner
Un solo enfoque es infinitamente

ms productivo que uno dividido
Al igual que al disminuir el dimetro de un tubo aumenta la fuerza del agua

que fluye por l, la habilidad para pensar y hacer es optimizada cuando el
enfoque es concentrado. Intentar enfocarse en dos cosas al mismo tiempo
disminuir los resultados a ms de la mitad. Las "multitareas" nicamente
funcionan cuando todas a excepcin de una de las "tareas" estn en automtico,
como por ejemplo conducir a su casa y al llegar preguntarse quin fue el que
en realidad condujo.
Un reenfoque rpido (que es lo que en realidad sucede en ambientes de
conocimiento-trabajo, desde abrir correos electrnicos a contestar el telfono,
interrupciones etc.) no perjudica la productividad siempre y cuando exista una
divisin definida entre una tarea y la siguiente y que no est recorriendo de
nuevo los pasos. El trabajo pierde importancia cuando el enfoque se divide,
o cuando el reenfoque requiere que vuelva a delimitar el contexto y el contenido
de la siguiente tarea (es decir volver a leer los enunciados que ya ley para volver
a concentrarse).
CITA
"Si algo vale la pena, vale la pena hacerlo bien, y nada
se puede hacer bien sin prestarle atencin".
- Conde de Chesterfield
Algo para Pensar

"SU MENTE COMO UN TONTO ILUSTRADO"
La parte de usted que piensa es mucho ms adelantada que el mejor de los
sistemas, pero tambin es muy limitada, en maneras igualmente significativas.
Los buenos sistemas y artefactos de autoadministracin jams podrn reemplazar
el increble poder de procesamiento de su mente y su inteligencia intuitiva. Pero
cuando se usan adecuadamente, las herramientas externas pueden darle mucho
mayor acceso a aquellos recursos internos. Su mente es en realidad algo tonta
para administrar su propia inteligencia.
La necesidad de comunicar y calcular ha producido mecanismos externos desde
hace muchsimo tiempo que son indudablemente tiles para el proceso mental.
Por supuesto, ltimamente el poder de procesamiento digital nos ha dado una
capacidad exponencialmente mejorada y extendida para administrar y manipular la
informacin. Con una hoja de clculo sencilla, puedo calcular y evaluar mucho ms
rpido de lo que podra hacerlo con una calculadora y un lpiz. A medida que
escribo esto en mi procesador de palabras, yo puedo crear, editar y expresar
estas ideas en forma definitiva mucho ms rpidamente de lo que lo hara
en mi cabeza. Hasta aparatos sencillos de tecnologa bsica como un lpiz
y papel, cuando se combinan con un cuaderno porttil, pueden proporcionar
una ayuda tremenda para reducir cunto necesita trabajar mi cerebro en funciones
crticas como recordar o acordarse de algo.
Pero pensar, junto con las conexiones detalladas administradas por la mente,
an gana de algunas maneras importantes, especialmente en ciertos aspectos
de la autoadministracin. An si ha recolectado, clarificado, organizado y revisado
todos los aspectos de su vida y trabajo, la complejidad involucrada en tomar una
simple decisin sobre cul tarea realizar de entre todas en cualquier momento
involucra muchas ms conexiones y variables que un software jams podr
reemplazar. Sin importar qu tan experto en inteligencia artificial pueda ser usted,
o qu tan bueno sea para escribir macros en su base de datos u hoja de clculo,
no podr ser capaz de escribir un programa que, cuando se ejecute, genere la
conclusin: "Llamar a Fred". Podra escribir un programa as, pero al ejecutarlo
y ver "Llamar a Fred," existe una buena posibilidad de que usted no est de acuerdo.
Claro, la computadora puede contener muchas variables potencialmente relevantes,
como qu tan larga podra ser la llamada con Fred, el hecho de que tiene que
estar cerca del telfono, el contenido esperado de la llamada, cualquier
informacin de fecha lmite que puede ser relevante, cunta energa cerebral
estima que requerir una llamada exitosa con Fred. Y por supuesto su computadora
podra saber el nmero de Fred, la zona horaria, el nombre de su esposa y el
historial de interacciones que ha tenido usted con l. La computadora puede
empatar todos los datos (y hasta ms, estoy seguro) sobre su situacin actual
(dentro de su mxima capacidad), y calcular que llamar a Fred sera lo mejor
que usted puede hacer en este momento.
Pero usted decide no llamar a Fred, decide mejor jugar con su perrito. La
computadora no saba que usted escuch a alguien anoche decir que Fred
estaba pasando por un momento difcil con sus dos hijos enfermos y que
su secretaria estaba de vacaciones. O que hace diez minutos usted recibi
una llamada inesperada que requiri mucha energa y que necesita de un
descanso. O que su perrito acaba de acercarse a sus pies observndolo

con su mirada especial. Tericamente, el sistema podra haber integrado
esto tambin, en algn fantstico mundo futurista conectado digitalmente.
Pero creo que son este tipo de variables las que siempre superarn nuestra
habilidad para codificarlas.
Dicho esto, lo que un sistema puede hacer es proporcionar una extensin
crtica a la mente, para compensar por una de sus debilidades principales: su
inhabilidad de manejar dos complejidades a la vez. Su mente le gana a cualquier
computadora en cuanto a reunir un conjunto complejo de factores que cambian
continuamente cuando usted se enfoca en un proyecto, situacin o tarea o en
un conjunto de informacin. Pero si intenta enfocarse en dos de aquellas tareas
al mismo tiempo, se le fundir un fusible y se volver relativamente coja y tonta.
Lo que puede hacer un sistema es apoyar lo que los psiclogos llaman
"cognicin distribuida". Puede contener los contenidos y resultados de su
pensamiento, liberar a su mente para que cree nuevas ideas en vez de llevar
la cuenta de las ideas anteriores y as proporcionar una experiencia reflexiva
que provocar mayor pensamiento cuando usted se reconecte de nuevo con
ella. Los procesos de GTD (Getting Things Done) desempean exactamente
esa funcin. Una vez que determine lo que algo significa para usted (es una
referencia, o es un proyecto que requiere esta u aquella accin, o es para
incubar), coloque un marcador de posicin, que sea externo a su mente.
Cuando lo vea de nuevo, cuando haya llegado el momento de volver a revisar
aquel tipo de cosas especficas, su cerebro puede analizarlas una vez ms
con su brillante proceso creativo, por un camino en particular, agregando valor
continuamente en ese sector y a lo largo de ese vector.
Parece que esta direccionalidad nica de su pensamiento puede ser horizontal
o vertical. Puede buscar en la lista de todos sus proyectos y generar algunas
ideas y perspectivas muy frtiles y sofisticadas que surgen al verlas en grupo.
Pero no intente formular su visin a largo plazo al mismo tiempo. O puede
enfocarse en un proyecto en particular y capturar mucho contenido nuevo y
productivo. Pero no intente hacer una lluvia de ideas de ms de un proyecto
a la vez.
La fuente de tanto estrs en estos das es que si las ideas sobre sus compromisos,
reas de inters y responsabilidades an estn contenidas en su mente, en lugar
de estar en una extensin externa confiable, se estn manteniendo en un lugar que
no tiene sentido del pasado y del futuro. Es tratar de hacer todo al mismo tiempo,
mantener marcadores en donde se qued en todo lo que hace, adems de
intentar terminar todo lo que piensa y planea sobre cada aspecto incompleto.
Pero no puede siquiera hacer dos al mismo tiempo, mucho menos doscientas.
La diferencia entre sentirse abrumado y atrapado con todos sus compromisos
y tener todo bajo control, deslizndose sobre cualquier ola que usted desee o
necesite hacer en ese momento, con claridad y enfoque, es simplemente si
est o no utilizando una "mente extendida". Lo que ha hecho GTD es
proporcionar un modelo tanto para contener los resultados de las actividades
de su mente como proporcionar los desencadenantes adecuados para obtener
ms. No puede hacer una Revisin Semanal completa, segn las mejores
prcticas de GTD, sin experimentar el poder de este mecanismo sutil pero
de un apoyo muy real. Puede ser tan espontneamente creativo como un
nio de nuevo, con ese sentido de diversin con lo que sea que lo est
absorbiendo en el momento, siempre y cuando el resto del mundo est
adecuadamente ordenado. Necesita sentirse lo suficientemente seguro

y libre para jugar.
"La mente no es un recipiente que llenar, sino una fogata que encender".
- Plutarco
"Debemos intentar mantener tranquila a nuestra mente. Al igual que el ojo
que cambia constantemente su mirada, mirando hacia la derecha o a la izquierda,
o incesantemente hacia arriba o abajo, no puede ver claramente lo que tiene
frente a l, pero la vista debe fijarse firmemente en el objeto bajo la mira
si uno quiere hacer ms clara su visin de l, de la misma manera la mente del
hombre cuando se distrae por las innumerables preocupaciones del mundo no
puede enfocarse claramente en la verdad".
- San Basilio el Grande
Consejo de David
[Esto es algo para esa categora de "no lo necesitas hasta que en verdad
lo necesitas".] Obviamente es buena idea mantener datos correctos sobre
cualquier cosa que quisiera que le reembolsaran en caso de prdida, robo
o daos como joyera, obras de arte, antigedades, ropa cara, etc. Cuando
compramos algo como esto, el recibo se guarda en una capeta llamada
"Bienes--Inventario". Tambin lo agrego a una hoja de clculo especial
para estos artculos, con la fecha de compra, el precio, la fuente, descripcin,
etc. Adems, le tomo una fotografa al artculo con mi cmara digital y la
guardo en un directorio de fotografas llamado "bienes". Mantengo una
carpeta con los recibos originales, una impresin de la hoja de clculo
y un disco con las fotos en mi caja fuerte. Espero que nunca se tenga que usar!

Principios de La Productividad - David Allen

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Cambiar de ritmo puede

Cuando sabes los que haces,

El progreso es naturalmente continuo,

principal quehacer de la vida humana, es decir, en el proceso mediante el cual la humanidad

Estar conciente de todos los

Si no sabes el total de tu inventario de trabajo actual, no estars plenamente conciente de lo que no

Evitar pensar acerca de lo que se debera

Hasta que tengas la cabeza completamente vaca,

"Las mentes tranquilas no se quedan perplejas o se atemorizan, sino siguen adelante,

La energa sigue al pensamiento.

puerta de tu refrigerador, sobre tu escritorio) te vuelves inmune al mensaje.

La necesidad de enfocar, crear, planificar y

Lo mejor es bastante mejor que lo bueno

Cualquier accin que requiera menos de 2 minutos,

decide cul es la prxima accin. Si requiere menos de dos minutos, te tardars ms en

(2) El mundo fsico no es importante.

"Antes de someterte a una operacin quirrgica, pon en orden

Las cosas pequeas hechas con

Diagrama de administracin de acciones

Workflow diagram (english version)

El valor de una meta futura es el

Quiz las preguntas reales tendran que ser:

La creacin de un espacio para el xito,

llueve un domingo por la tarde".

La productividad no sucede por si sla

establezcamos como conductas automticas y habituales, necesitamos

"Quienes utilizan mal el tiempo, son los primeros en quejarse de la

Tan pronto como "tengas que" motivarte, no lo ests.

solamente con demasiada frecuencia significa viento".

Cul fue la ltima vez que revisaste tu agenda telefnica de

Las sorpresas esperadas no so sorpresa

hasta la cascada que viste en Hawaii.

Lo funcional sigue a la forma

Los mayores xitos provienen

Entre ms amplio sea tu horizonte y alto tu enfoque,

RINCIPIOS DE LA PRODUCTIVIDAD DE DAVID ALLEN

No hay tiempo para hacer

Entonces no hay tiempo que perder -- replic el mariscal --plntelo esta

No se puede ganar un juego

PRINCIPIOS DE LA PRODUCTIVIDAD DE DAVID ALLEN

"EL ATERRADOR PANTANO ENTRE PENSAR Y HACER"

"Piensa como un hombre de accin y actua como un hombre de pensamiento".

No tienes que pensar en tus asuntos

"SENTIRTE 'completo' CON TUS ASUNTOS INCOMPLETOS"

Pensar solamente en una cosa

Si ests conciente, no puedes tener la mente vaca. Siempre se enfocar en algo.

Alguien que se encuentre en cualquiera de ambas circunstancias, muy probablemente no se preocupar

Si necesitas mayor claridad, incrementa

Si ests ocupado y poco claro, regresa a tus planes originales.

"Los problemas significativos que enfrentamos no pueden resolverse dentro del

Has creado, permitido o promovido cualquiera que sea la experiencia que

De vez en cuando, los administradores de recursos humanos (que han odo

de los hoteles) y una botella adicional de agua mineral para el viaje.

Un proyecto se encuentra a una

Si necesitas que sucedan ms cosas,

en la toma de decisiones ejecutiva que invariablemente se genera cuando se deciden aterrizar en la

quiz no ests prestando atencin a algo y tu productividad se ve disminuida. La irritacin

[Dos muy buenas gracias a Dan Puckett, de Chapel Hill, NC - DA]

Las elecciones son ms

"Decidir" se deriva de la misma raz Latina que "homicidio", "suicidio" y "genocidio"

"No siempre la parte ms difcil de un trabajo y de lograr el xito es el trabajo en s, sino

Las mejoras en el proceso

"Controlar la atencin significa controlar la experiencia y, por ende, la calidad de vida".