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Bonnes Pratiques Budgets
Bonnes Pratiques Budgets
Sommaire
2 - Environnement
2.1
2.2
2.3
2.4
..................................................................................................................................................................................................................................
3 - Cadre de ltude
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
..............................................................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
11
................................................................................
16
5 - Conclusion
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24
2 - Environnement
2.1 Institut du Benchmarking
Cr en 1996, lInstitut du Benchmarking a pour ambition de crer un rseau dentreprises, ouvertes
lchange, dans le cadre dune thique partage.
Cette dmarche contribue promouvoir le dveloppement de bonnes pratiques et faire ainsi progresser
lactivit de lentreprise.
LInstitut du Benchmarking est membre du Global Benchmarking Network (GNB), dirig par Robert Camp
et qui regroupe environ 20 pays.
M. Bernard Escoffier
Samuel Sponem Universit Paris Dauphine
M. Jacques Errard
Institut du Benchmarking
M. Frank Rapatel
Christophe Vallet PricewaterhouseCoopers
M. Philippe Pinault
AXA
CANAL PLUS
M. Thomas Christin
CHANEL
COFINOGA
M. Stephan Guglieri
FORT JAMES
M. ric Larnaud
FRANCE TELECOM
SODEXHO
M. Dominique Branger
M. Olivier Devouassoux
VIVENDI ENVIRONNEMENT
M. Philippe Surjous
3 - Cadre de ltude
3.1 Objectif du groupe de travail
Lobjectif initial du groupe de travail concernait loptimisation du processus budgtaire.
Toutefois avant davancer dans cette direction, il est apparu indispensable de vrifier ce que les entreprises
participantes pensaient des critiques formules par le CAM-I, et si certaines dentre elles pratiquaient
le No Budget .
Du tour de table, il est ressorti que le processus budgtaire bien que sans doute perfectible, apparaissait
comme central dans les dispositifs de gestion de la plupart des entreprises participantes et quaucune ne pratiquait le No budget , mieux, aucun des participants ne connaissait dentreprise le pratiquant.
Cette vrification pralable nous a permis de conclure quil ne semble donc pas lordre du jour de supprimer ce processus, mais plutt de rechercher les moyens damliorer son efficience dans sa contribution active au management des entreprises.
La deuxime remarque pralable discute au sein du groupe de travail a t que le budget est bien plus
quun dispositif technique dans lequel on a voulu le cantonner pendant longtemps, il sagit dun processus
qui lui-mme nest pas indpendant ; il se situe au confluent dautres processus avec lesquels il entretient des
relations multiples et complexes : formulation des stratgies, laboration des plans (dont le budget nest
quun sous-ensemble), et pilotage oprationnel.
Lensemble de ces processus apparat prsent dans toutes les entreprises du groupe de travail mais avec des
contours variables selon les problmatiques conomiques et la culture de ces entreprises.
Dans le souci de proposer des solutions efficaces vis--vis de nos finalits, il nous a donc paru indispensable
de clarifier les bornes de notre tude.
Boucle de contrle
oprationnel
Culture de l'entreprise
Processus de rflexion
stratgique
Processus
d'laboration d'un plan
a 2/3 ans
Systme de reporting
Processus d'laboration
du budget
cadrage
budgtaire
Systme de pilotage
objectifs
Rsultats
Systmes de gestion
Vision du dirigeant
sur l'volution
ncessaire de l'entreprise
Cette modlisation positionne le processus budgtaire linterconnexion de la boucle de contrle stratgique et de la boucle de pilotage oprationnel en tant que pivot central ces deux boucles.
Par rapport des modlisations classiques fondes sur lenchanement logique des activits, et la notion de "
feedback ", cette prsentation insiste sur le ct itratif permanent de ces activits, et la notion dquilibrage
consubstantielle au processus budgtaire.
Finalits :
Orchestrer, allouer, ragir, communiquer
Discussions et arbitrages lors de la remonte hirarchique
Entres
- Lettre de cadrage
- Donnes et hypothses
d'environnement
- Procdure budgtaire
- Moyens (hommes et systmes)
- Matrice budgtaire ( dfinir
Budget
construit
par les
Itrations
directions
oprationnelles
Budget
consolid
par le contrle
de gestion
groupe
Sorties
- Book
- Engagements
Clients :
Directs (direction gnrale et porteurs d'objectifs),
et indirects (actionnaires, tablissements financiers, analystes)
Descriptions
Intervenants
Direction Gnrale
Contrle de Gestion Groupe
5. Discussion et approbation
6. Finalisation du support
de rfrence
7. Mensualisation ou trimestrialisation
8. Actualisation
NB : Bien que mentionn ci-dessus et afin de prserver le caractre exhaustif de cette approche, les points 7 & 8
sont hors du champ dtude dcid par le groupe de travail
Bonnes pratiques pour le processus laboration du budget | 10 |
Justification
Direction gnrale
Vrifier que les objectifs donns moyen et long terme peuvent tre atteints
Dfinir les moyens mettre disposition de lentreprise court terme
Piloter la ralisation des objectifs
Communiquer vers les clients indirects
Porteurs dobjectifs
Justification
Actionnaires
Le Budget peut servir de support de communication vers lactionnaire pour dmontrer lengagement de la Direction Gnrale et de ce fait valider les attentes des actionnaires.
tablissements financiers
Lvolution des offres de services rendus par ces tablissements transforme ces derniers en vritables partenaires de lentreprise (ex: cash pooling), ainsi le budget permet aux tablissements financiers de :
Se rassurer sur la solvabilit de lentreprise
Mieux comprendre lentreprise et ses problmatiques, et dadapter en consquence leur offre.
Analystes
Sans vraiment tre communiqu dans le dtail aux analystes, le budget permet de
rpondre leurs attentes et dclairer leurs rflexions.
4.2 Finalits
Une bonne pratique pour optimiser le processus budgtaire consiste afficher les finalits recherches et
en limiter le nombre. Limiter lparpillement permet de se concentrer sur les objectifs principaux et de restreindre les cots associs.
Nous en avons retenu quatre principales pour cet outil au service du management.
Bonne pratique
Justification
Orchestrer
Allouer
Ragir
Communiquer
4.3 Propritaire
Le Contrle de Gestion agissant par dlgation et pour le compte de la Direction Gnrale, dveloppe et
met en uvre les aspects pratiques du processus pour toutes les entits du Groupe. Ces travaux visent prioritairement satisfaire les exigences de la Direction Gnrale et ventuellement traitent des spcificits de
certaines entits.
4.4 Entres
Comme nous lavons vu dans le schma de principe du processus, celui-ci comporte plusieurs entres pour
lesquelles le groupe de travail a identifi chaque fois, de bonnes pratiques correspondantes et leur justification. On les retrouve dans les tableaux ci-aprs :
Justification
Existence dune lettre dorientation ou de cadrage pralable au budget qui est signe par la Direction Gnrale, et
est adresse aux porteurs dobjectifs. Elle comporte
notamment les points suivants :
Rappel des principaux objectifs du Plan
Information sur les changements majeurs dapproche et
de responsabilits ncessaires la construction et lanalyse budgtaire par rfrence lexercice prcdent
ou aux pratiques de gestion antrieures
Description des bases de mesure de la performance et
des cibles atteindre pour la priode.
Justification
Justification
Dfinition des niveaux daction pour atteindre les objectifs en fonction de la rpartition des responsabilits, de la
structure de lorganisation et de la dlgation managriale
Adapter si ncessaire la matrice budgtaire aux capacits daction des porteurs dobjectifs (locaux, systmes
dinformation )
Dimensionnement de la granularit* afin doptimiser lefficience du pilotage de lactivit et des contrles mais
aussi se limiter linformation utile et ncessaire.
Lorientation managriale au regard de la culture de lentreprise doit conduire llaboration dun niveau de granularit dimensionn soit par un choix de :
Responsabilisation par objectifs
Linstauration dun processus approfondi de contrle
des destinations analytiques
Justification
Constitution de scnarii
alternatifs et formalisation
des commentaires
Garantir que la matrice budgtaire se calque bien sur lactivit et quelle prend en
compte lvolution permanente des besoins oprationnels, sans pour autant grossir
de faon incontrle
Calendrier
4.4.5 Moyens
Llaboration dun budget est un processus consommateur de ressources et dattention managriale, au
niveau du Contrle de Gestion, mais aussi celui des Directions oprationnelles et de la Direction Gnrale. Pour amliorer lefficacit densemble, il importe donc de limiter la priode de temps et les moyens
humains qui y sont consacrs au juste ncessaire, en les calibrant qualitativement en fonction des enjeux et
en mettant leur disposition des outils dinformation performants.
Bonne pratique
Justification
Dimensionner le nombre et
la qualit des effectifs en
fonction de besoins justifis
par limportance des choix
dcisionnels
Structurer lanimation du
rseau de gestion
4.5 Sorties
L'laboration du budget correspond un temps fort de communication au sein de la structure de pilotage
des organisations. Pour tout la fois faciliter le pilotage ultrieur, et retrouver ventuellement les raisons des
dcisions prises au cours de cette priode, il importe de formaliser ces sorties :
Bonne pratique
Justification
Mettre disposition de la Direction Gnrale un support unique et exhaustif qui puisse apporter le confort
danalyse requis en rponse ses attentes et renseigner
sur limportance des risques pris
Utiliser ce support comme vecteur dlaboration de la
communication externe auprs des institutions ou organismes financiers afin de justifier latteinte des objectifs
et de rpondre leurs questions
Clturer la phase de ngociation entre la Direction
Gnrale et les porteurs dobjectifs pour aboutir llaboration dun contrat valid par toutes les parties
tre capable de suivre et expliquer la ralisation ou non
du budget
Produire un document de rfrence qui nempche pas
des ractualisations ultrieures
Justification
Satisfaction client
Souplesse, simplicit, adaptabilit du processus et capacit "faire tourner rapidement"
Adaptation du processus aux volutions ventuelle de
lentreprise et de ses activits
Matrise des cots/qualit/dlais
Implication des acteurs
Justification
Construit ainsi, le plan ne rend pas impossible toute initiative des acteurs oprationnels tendant amender la
marge et par l'intermdiaire du budget ce qui a t dcid
dans le plan.
Le budget peut conduire redfinir la marge la stratgie, mais pas le plan, ce dernier tant dj boucl.
Justification
Justification
Les carts plan / budget ne sont pas ncessairement dclins au niveau le plus fin de lorganisation et des lments
de suivi budgtaires
Calendrier type* :
- Juillet : validation du plan
- Septembre : lancement de la procdure budgtaire
(envoi de la lettre de cadrage et des instructions budgtaires)
- Fin octobre/dbut novembre : remonte dune premire
version du budget
Justification
Une rfrence budgtaire unique est une condition d'efficacit (sauf lors d'une crise majeure) autant en terme de
management que de communication.
Justification
Adaptation du rfrentiel en fonction des volutions stratgiques et supprimer les lments devenus inutiles.
Justification
Justification
laboration d'une communication interne sur le processus budgtaire et utilisation en adquation avec la culture
de l'entreprise.
viter la rupture de cohrence entre l'utilisation macroscopique et celle dtaille afin de garantir la bonne
comprhension des ajustements tous les chelons de
la hirarchie
Justification
bilier, communication )
Rviser priodiquement ces types de budget en fonction des proccupations de la direction gnrale.
Aide la prise de dcision.
Justification
Savoir dissocier lorsque ncessaire le processus d'valuation individuelle ou collective du niveau d'atteinte des
objectifs (ex.: lments exognes majeurs, contraintes et
rgles Groupe).
Justification
Constituer un rfrentiel pertinent dindicateurs qui facilite la lecture de lactivit par les responsables oprationnels et qui est en adquation avec leurs capacits
daction.
Utiliser une arborescence dindicateurs financiers/non
financiers et quantitatifs/qualitatifs communs par mtier
tous les niveaux de responsabilit de lentreprise.
viter la dmultiplication des donnes estimes non
ncessaires la lecture de lactivit
Rappeler les hypothses de construction du budget
(contraintes environnementales, chiffrages, arbitrages et
justifications).
Consolidation des donnes travers des agrgats en fonction des primtres de responsabilit.
Justification
Favoriser la ractivit.
Justification
Justification
Prendre en compte lvolution majeure dlments exognes qui discrditent sensiblement le budget initial
(ex : fusion, acquisition).
Utiliser ds lors le budget uniquement en tant quoutil
de prvision et non plus en tant quoutil de gestion de
la performance.
Rduire le niveau de granularit de lactualisation budgtaire en raison de son utilisation restreinte et diminuer
ainsi la charge de travail associe, galement permettre
une meilleure ractivit.
Justification
6 - Conclusion
Les discussions au sein du groupe de travail, ont permis de dgager des bonnes pratiques, souvent de bon
sens et dont la synthse, malgr tous nos efforts, ne reflte que partiellement la richesse des changes au sein
de ce groupe. Il importe donc den retracer les axes majeurs.
1) Contrairement dautres processus, le processus budgtaire nest pas normalis. Lorganisation de ses activits apparat donc trs lie lentreprise dans laquelle il est mis en uvre, sa culture, ses caractristiques,
et dune certaine faon loptimisation du processus budgtaire est fonction de cette adquation. Pour autant,
les bonnes pratiques dgages constituent dans leur ensemble, une logique de cohsion du processus garantissant par la mme une de ses valeurs fondamentales.
2) Le processus budgtaire apparat en effet comme un processus organis de communication dont un des
buts au moins, est lapprciation et lappropriation rciproque des enjeux par les dirigeants et les responsables oprationnels ; Il est donc le vhicule privilgi de la mise en uvre et de la gestion oprationnelle de
la dlgation dans les organisations.
3) Il constitue un vecteur de cohrence dans le dploiement des stratgies au service des objectifs moyen
terme de lorganisation, en mme temps quun moyen de valider ladquation de ces stratgies ; voire dintgrer des stratgies mergentes nes de la connaissance du terrain par les oprationnels.
4) Dans ces deux dimensions, le processus budgtaire constitue donc un moyen majeur pour la mise sous
tension des organisations et la diffusion assume du changement au travers de ces organisations.
Ces caractristiques lui confrent une place centrale dans les dispositifs de matrise de la gestion et doptimisation de la performance, ce qui devrait le prmunir contre tout risque de bureaucratisation, laquelle constitue son risque principal de dprissement.
Comme les deux Assembles sy sont atteles cet t au niveau des pratiques budgtaires de ltat, dans les
entreprises, il appartient au contrleur de gestion, en conjonction avec la Direction Gnrale de secouer la
routine et la bureaucratie qui guettent les pratiques budgtaires. Dans cette optique le benchmarking avec
dautres entreprises est un moyen puissant de ralignement du processus pour lui permettre de jouer pleinement son rle.
Gageons que cette dmarche combine avec le dploiement des bonnes pratiques collationnes par le groupe de travail contribuera rtablir le processus budgtaire ainsi optimis dans son rle central danimation
de gestion dans un monde en bouleversement permanent.