EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

Los principales aspectos del control interno son relativos al manejo de los efectivos,
cuyo cumplimiento debe vigilarse, son:
*Separacin de labores: Deben ser personas diferentes las que manejan efectivos,
expiden cheque, operan auxiliares y registros, y efecten conciliaciones.
*Fianzas: El personal que maneja los fondos y cuentas bancarias debe estar
afianzado para garantizar su manejo.
*Fondos Fijos: Deben establecerse para canalizar a travs de ellos los movimientos
menores.
*Firmas Mancomunadas: En el caso de las cuentas bancarias los cheques deben de
expedirse con dos firmas (y siempre nominativos).
*Firmas Autorizadas: Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser
designadas por el Consejo de Administracin o la Direccin.
*Lmites de pago: Deben de existir lmite en las firmas autorizadas para hacer
pagos.
*Depsitos diarios: Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse al da
siguiente.
*Arqueos peridicos y conciliaciones regulares: Los fondos fijos deben reconectarse
peridicamente cuidando aspectos legales e internos en los comprobantes; las
cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliacin
aclarase plenamente. Estos trabajos deben hacerse, obviamente, por personas
diferentes de quienes manejan los fondos.
INVERSIONES EN VALOR
*Semejantes a los mencionados en cajas y bancos respecto de la custodia:
Separacin de labores, fianzas y arqueos peridicos.
*Deben existir un procedimiento que garantice el cobro oportuno de los
rendimientos.
*En el caso de valores amortizados debe existir un procedimiento de canje
inmediato para evitar la improductividad.
*La compra y venta de valores debe hacerse con la autorizacin del personal
designado para ello. Esta designacin debe hacerla el Consejo de Administracin o
la Direccin.
*Debe existir auxiliares adecuados que permitan identificar claramente los valores
(institucin emisora, clase, serie, valor nominal, cantidad, etc.).
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR
*Separacin de labores de las personas que afectan los auxiliares, de quienes
reciben cobros y/o realizan ventas.

*Establecimiento de lmites de crdito y designacin de funcionarios autorizados

para otorgarlos.
*Tambin para el otorgamiento de bonificaciones y descuentos.
*Autorizacin especial para la cancelacin de cuentas incobrables.
*Conexin peridica de los auxiliares contra los de mayor.
*Envos regulares de estados de cuenta y solicitudes de confirmaciones de adeudo.
*Formulacin de relaciones de los adeudos por antigedad y estudios peridicos de
la recuperabilidad de saldos vencidos.
*Investigacin peridica de saldos en rojos.
*Arqueos peridicos de facturas, contrarecibos y documentos pendientes de cobro.
INVENTARIOS
*Debe existir adecuada separacin de labores (almacenistas, jefes de compra, de
produccin, de ventas, registros en contabilidad, etc.).
*Debe existir un almacenista responsable de los movimientos y las existencias de
productos.
*Debe existir un sistema de inventarios perpetuos.
*Deben efectuarse inventarios fsicos por lo menos una vez al ao con
investigaciones exhaustivas de las diferencias que resulten.
*Debe hacerse comparacin peridica de auxiliares contra mayor, y contra
existencias fsicas.
*Tarjetas con saldos rojos deben investigarse peridicamente.
*Debe haber un procedimiento de verificacin de facturas, antes de su pago o
registro, contra entradas de almacn.
*Revisin peridica y determinacin de material defectuoso u obsoleto. Castigo
oportuno y ventas inmediatas de ese material.
*Deben existir seguros adecuados para cubrir riesgos en los inventarios (por
incendios, humedad, etc.).
ACTIVOS FIJOS
*Las altas (compras) y bajas (ventas, desmantelamientos) deben estar debidamente
autorizadas. Y esta autorizacin debe otorgarla una personal designado por el
Consejo de Administracin o Direccin.
*Deben existir auxiliares adecuados que permitan la identificacin inmediata de
cada bien (costo original, echa de adquisicin, depreciacin acumulada, lugar
designado, etc.).

*Debe existir una poltica definida de capitalizacin que seale claramente cuando
una erogacin debe considerarse incremento al activo o cuando debe considerarse
un gasto.
*En el caso de obras en proceso debe vigilarse su avance e incorporarlas
oportunamente al activo fijo, al concurrente.
*Deben comparase peridicamente los auxiliares contra los bienes que se poseen
fsicamente y viceversa.
*Debe verificarse regularmente que la suma de los auxiliares contra los bienes
integre el saldo de la cuenta de mayor relativa.
*Deben existir plizas de seguros que protejan el activo fijo contra diversos riesgos
(incendio, robo, etc.).
CARGOS DIFERIDOS
*Debe existir una poltica definida tanto por la acumulacin de partidas en este
rengln como para la amortizacin de las mismas.
*Debe existir tarjetas auxiliares que muestren claramente concepto, fecha de pago,
importe y periodo de amortizacin.
*Deben examinarse peridicamente los conceptos que integren los cargos diferidos
para verificar si conservan su vigencia y si subiste el beneficio a los ejercicios
futuros.
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR (A CORTO PLAZO)
*Registro oportuno y exacto. Debe existir un control estricto sobre las operaciones
generadoras de pasivos: compras, obtencin de prstamos, rgimen fiscal, etc. Los
pasivos registrados deben soportarse claramente con el bien o el servicio recibido.
*Deben someterse a revisin y autorizacin adecuada, previamente al registro.
*Deben revisarse peridicamente la antigedad y programacin adecuada de los
pagos.
*Debe existir autorizacin especial previa al pago.
GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR
*Deben vigilarse los mimos aspectos de las cuentas y documentos por pagar.
CREDITOS DIFERIDOS
*Deben existir auxiliares que muestren claramente el importe original y el periodo
probable de su aplicacin a resultados.
*Deben revisarse peridicamente para determinar su subsiste la condicin que los
hace diferibles.
CONTINGENCIAS

*Los aspectos el control interno relacionados con las contingencias pueden

reducirse a un solo aspecto: Que exista comunicacin oportuna y efectiva a
contabilidad de todos los actos y decisiones de la Direccin para el registro
oportuno y adecuado de aquellos que provoquen operaciones contingentes.
CAPITAL CONTABLE
*Todos los movimientos que afecten el capital contable deben hacerse del
conocimiento previo de la Asamblea de Accionistas y ser aprobados por esta.
VENTAS NETAS
*Los mismos de las cuentas de activo relativas: Almacn y cuentas por cobrar.
*La facturacin y el registro deben ser lo ms inmediato posible a las salidas de
almacn por el concepto de ventas.
*Persona independiente a la facturacin debe revisar esta: Unidades contra
remisiones, valores contra precios de listas, operaciones aritmticas, etc.
*Debe existir autorizacin especial para aceptar devoluciones y conceder
descuentos y rebajas. Esta persona debe ser designada por la Direccin.
COSTO DE VENTAS
*Las mismas anotadas para la cuenta de activo relativo almacenes
*Debe existir informacin peridica del volumen y costo de produccin y ventas.
*Deben existir programas de produccin y presupuestos de costos y gastos.
*En relacin con las variaciones entre los costos presupuestados y los reales deben
proporcionarse explicaciones y exigirse responsabilidades.
GASTOS
*Deben existir presupuestos de gastos e informes de las variaciones resultantes en
relacin con los gastos reales, exigindose explicaciones y responsabilidades a las
personas que proceda.
*Deben estar autorizados, invariablemente.
*Los documentos comprobatorios del gasto deben cancelarse previamente a su
pago.
*Su clasificacin debe ser vigilada al registrase en libros.