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GUIDE Excel (version dbutante)

Version 2013
Table des matires
1. Crer un nouveau document Excel ................................................................................. 3
2. Modifier un document Excel .......................................................................................... 3
3. La fentre Excel .............................................................................................................. 4
4. Les rubans ....................................................................................................................... 4
5. Saisir du texte et des nombres ......................................................................................... 7
Saisir du texte :................................................................................................................ 7
Saisir des nombres .......................................................................................................... 7
6. Modifier ou supprimer des donnes ................................................................................ 7
Modifier des donnes ...................................................................................................... 7
Supprimer des donnes ................................................................................................... 8
7. Dplacez ou copiez des donnes ..................................................................................... 8
Pour dplacer .................................................................................................................. 8
Pour copier des donnes.................................................................................................. 9
8. Insertion et suppression de lignes et de colonnes ......................................................... 10
Insrer une ligne ou une colonne .................................................................................. 10
Supprimer une ligne ou une colonne ............................................................................ 11
9. Contenu des cellules ..................................................................................................... 12
Les catgories................................................................................................................ 12
Une srie (incrmente) ................................................................................................ 13
10. Mise en forme ............................................................................................................. 14
Largeur et hauteur des lignes et des colonnes ............................................................... 14
Mise en forme des donnes ........................................................................................... 14
Modifier lalignement des donnes ............................................................................... 15
Bordures ........................................................................................................................ 16

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Remplissage .................................................................................................................. 17
Tableau prdfini .......................................................................................................... 18
11. Nommer une feuille .................................................................................................... 18
12. Ajouter ou supprimer des feuilles ............................................................................... 18
13. Formules simples ........................................................................................................ 19
Erreur dans les formules ............................................................................................... 19
Additionnez des nombres .............................................................................................. 20
Soustraire des nombres ................................................................................................. 21
Multipliez des nombres ................................................................................................. 21
Divisez des nombres ..................................................................................................... 22
Calculez une moyenne .................................................................................................. 22
Autres formules simples ............................................................................................... 23
Recopier une formule .................................................................................................... 24
14. Aperu avant impression............................................................................................. 25
15. Saut de page ................................................................................................................ 25
Visualiser un saut de page............................................................................................. 25
Insrez ou supprimez un saut de page........................................................................... 25
16. En-tte et pied de page ................................................................................................ 26
17. Rptition des titres dans un grand tableau................................................................. 26
18. Insertion dimage ........................................................................................................ 27
19. Protection des donnes ................................................................................................ 28
20. Graphique lmentaire ................................................................................................ 29

Marie-Jose Tondreau
Conseillre pdagogique TIC
819 762-0931 poste 1489
mariejosee.tondreau@cegepat.qc.ca

GUIDE Excel 2013 (version dbutante)

1. Crer un nouveau document Excel


Lors de louverture dExcel 2013, vous trouverez ce menu :

Double-cliquez sur le modle voulu pour louvrir.

2. Modifier un document Excel

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3. La fentre Excel
Onglet du ruban

Le ruban

Barre de titre. Il affiche


le titre du document.

Barre
dadresse

Groupe

Barre de formule
Cellule
Colonne
Ligne

Feuilles du classeur

Les modes
daffichages

Zoom

4. Les rubans
Accueil

Longlet Accueil permet de modifier les polices, lalignement des paragraphes ou les
styles des parties slectionnes. Les boutons de commande de cet onglet permettent
galement de copier et coller des donnes vers et depuis le Presse-papiers et dappliquer
des formats dune slection une autre. Remplacez rapidement un mot ou une phrase
grce la commande Rechercher et slectionner . Les fonctionnalits de longlet
Accueil permettent aussi dadapter le texte aux cellules des colonnes et de sassurer
quil est visible et non remplac par le symbole ####. Les mises en forme conditionnelles
et les autres options de mise en forme et de style servent lanalyse des donnes et une
prsentation professionnelle. Avec les fonctionnalits ddition, vous calculez des
sommes et des moyennes, remplissez automatiquement les cellules, effacez, triez et
filtrez les donnes, localisez et slectionnez des plages de cellules.
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Insertion

Avec longlet Insertion , vous ajoutez des lments pour complter le texte et les
chiffres. Les tableaux organisent les donnes et les tableaux croiss dynamiques les
disposent de manire diffrente. Gnrez des feuilles de calcul daspect professionnel en
insrant des images, des cliparts, des formes, des composants SmartArt et des graphiques.
Longlet Insertion accueille la section graphique grce laquelle vous prsentez
efficacement vos donnes avec les diffrents types de graphiques. Vous y grez
galement les liens hypertextes et les en-ttes et pieds de page. Cet onglet permet aussi
dinsrer des symboles, des quations et dautres objets dans le classeur.
Mise en page

Grce longlet Mise en page , on gre les marges, lorientation, la taille de la page, la
zone dimpression, les sauts de page, larrire-plan et limpression des titres. Le groupe
Mise lchelle permet dajuster la hauteur et la largeur des colonnes, des lignes et
des cellules. Vous y revoyez lapparence globale dune page ou dun classeur en
appliquant un thme, une couleur darrire-plan ou une bordure de page. Vous y
choisissez aussi dafficher ou dimprimer le quadrillage. Avec les options du groupe
Organiser , vous alignez, groupez et grez les couches des objets et graphismes en les
superposant.
Formules

Dans le groupe Bibliothque de fonctions de longlet Formules , vous crez et


grez des fonctions et des formules simples ou complexes. Vous y localisez et rfrencez
des fonctions et des formules, accdez des fonctions mathmatiques et
trigonomtriques, ajoutez des fonctions plus spcifiques dans des domaines comme
lanalyse statistique et lingnierie. Avec les commandes du groupe Noms dfinis ,
vous assignez des noms aux plages de cellules et vous vous rfrencez ensuite ces noms
dans nimporte quel classeur. Dans le groupe Vrification des formules , vous valuez,
reprez les antcdents et les dpendants dune formule et vrifiez les erreurs. La

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Fentre espion rcapitule toutes les valeurs des formules ou fonctions et le groupe
Calcul recalcule les formules et les fonctions.
Donnes

Avec longlet Donnes , la feuille de calcul fait office de base de donnes. Vous
importez et analysez ensuite ces donnes avec Microsoft Access, le Web, des fichiers de
donnes textuels ou dautres sources. Avec les groupes Donnes externes et
Connexions , vous grez les connexions aux bases de donnes existantes. Vous vous
servez du groupe Trier et filtrer pour rorganiser les donnes de la feuille de calcul et
afficher uniquement les champs et les enregistrements ncessaires une tche donne.
Avec les options du groupe Outils de donnes , vous analysez les donnes, vous les
validez et vous supprimez les doublons. Avec le groupe Plan , vous redfinissez les
portions de la feuille de calcul pour effectuer des sous-totaux, grouper et dissocier des
plages et des cellules.
Rvision

Longlet Rvision regroupe les commandes de vrification orthographique et


grammaticale, des fonctions de recherche et de traduction et le dictionnaire des
synonymes. Il accueille galement la protection et le partage du classeur, ainsi que le
suivi des modifications dans le cadre de la collaboration et de la finalisation du classeur.
Affichage

Dans longlet Affichage , vous choisissez laffichage du classeur, dcidez de masquer


ou dafficher la rgle, le quadrillage, la barre de formule et les en-ttes. Vous basculez
entre les diffrentes fentres des classeurs ouverts ou vous les affichez sur le mme cran.
Il est galement possible de figer, diviser ou masquer des fentres, denregistrer lespace
de travail pour conserver sa configuration et dopter pour un affichage plein cran. Le
groupe Macro permet de grer et denregistrer des macros.

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5. Saisir du texte et des nombres


Saisir du texte :
Slectionnez la cellule puis saisissez le texte.

Le texte saisi apparat dans


la cellule active et la barre
de formule.
Appuyez sur la
touche Entre
pour valider les
donnes et descendre
dune cellule.

Cliquez le
pour effacer (ou supprimer
sur le clavier) ou la
pour laccepter.

Saisir des nombres


Slectionnez la cellule puis saisissez le nombre. Pour un nombre ngatif, tapez un signe
moins (-) devant lentre ou placez-le entre parenthses.

6. Modifier ou supprimer des donnes


Modifier des donnes
Slectionnez la cellule contenant les donnes modifier. Deux mthodes se prsentent
vous :
1. Double-cliquez dans la cellule puis faites les modifications.
2. Faites les modifications directement dans la barre de formule.

Modification dans la
barre de formule.

Modification dans la
cellule.

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Supprimer des donnes


Excel permet dditer, de corriger et dactualiser les donnes de la feuille de calcul. Le
point dinsertion clignotant dans une cellule indique o Excel supprime ou ajoute les
donnes. Avec la touche Retour arrire , vous supprimez les caractres gauche du
point dinsertion. Avec la touche Suppr. , vous supprimez les caractres sa droite.

Slectionnez puis
supprimez.

7. Dplacez ou copiez des donnes


Pour dplacer ou copier des donnes, vous coupez ou copiez les cellules slectionnes,
puis vous les collez.

Pour dplacer
Pour dplacer, il faut utiliser la fonction couper ou glisser .
Couper

Coller

Vous pouvez utiliser les touches


CTRL + X
1. Slectionnez les cellules;
2. Utilisez la fonction couper
(clavier ou icne);
3. Positionnez-vous lendroit
dsir;
4. Utilisez la fonction coller
(clavier (CTRL + V) ou
licne).

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Si vous dsirez, vous pouvez utiliser la fonction glisse. Slectionnez la ou les cellules
puis dposez votre curseur sur une cellule (le curseur se transforme en quatre flches
noires). Maintenez le ct gauche de la souris enfonc puis glissez jusqu lendroit
dsir.

Pour copier des donnes


Pour copier, il faut utiliser la fonction copier .

Vous pouvez utiliser les


touches CTRL + C

Copier

1. Slectionnez
les
cellules;
2. Utilisez la fonction
copier (clavier
ou icne);
3. Positionnez-vous
lendroit dsir;
4. Utilisez la fonction
coller (clavier
(CTRL + V) ou
licne).

Coller

Si vous dsirez, vous pouvez utiliser la fonction glisse. Slectionnez la ou les cellules
puis dposez votre curseur sur une cellule (le curseur se transforme en quatre flches
noires). Maintenez le ct gauche de la souris enfonc et la touche CTRL puis glissez
jusqu lendroit dsir.

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8. Insertion et suppression de lignes et de colonnes


On insre des lignes ou des colonnes pour ajouter des donnes. Lors de lajout dune
ligne, la ligne slectionne et celles qui suivent se dcalent vers le bas. Dans le cas dune
colonne, la colonne slectionne et celles qui la suivent se dcalent vers la droite. La
ligne insre possde la mme hauteur que celle qui la prcde et la colonne insre, la
mme largeur que celle sa gauche.

Insrer une ligne ou une colonne


Slectionnez le numro de la ligne ou la lettre de la colonne. Dans longlet Accueil et
dans le groupe Cellules , vous trouverez loption Insrer . Vous pouvez
slectionner plusieurs lignes ou colonnes la fois. Excel ajoutera le nombre de ligne ou
colonne que vous avez slectionnes.

Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel. Slectionnez la ligne ou la colonne puis
demandez le menu contextuel (bouton de droite de la souris). Slectionnez Insertion .

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Supprimer une ligne ou une colonne


Slectionnez le numro de la ligne ou la lettre de la colonne. Dans longlet Accueil et
dans le groupe Cellules , vous trouverez loption Supprimer . Vous pouvez
slectionner plusieurs lignes ou colonnes la fois.

Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel. Slectionnez la ligne ou la colonne puis
demandez le menu contextuel (bouton de droite de la souris). Slectionnez Insertion .

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9. Contenu des cellules


Les catgories
Il existe bien des manires dafficher les donnes dans Excel. Vous pouvez, par exemple,
utiliser le format montaire ou le pourcentage.
Slectionnez la ou les cellules. Dans longlet Accueil , dans le groupe Nombres ,
vous trouverez les options pour modifier le format des nombres.

Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel de la ou des cellules slectionnes.

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Une srie (incrmente)


Excel vous fait gagner du temps en compltant les sries textuelles ou numriques votre
place.
TEXTE
Tapez le texte qui dmarre la srie puis validez. Cliquez sur la cellule contenant le texte
puis slectionnez la poigne de recopie.

Poigne de recopie. Dposez votre curseur dans la partie infrieure droite de la


cellule. Le curseur se transformera en +. Maintenez la poigne puis glissez.

CHIFFRE
Vous pouvez obtenir une srie avec des chiffres. La procdure est la mme que pour le
texte. Cependant, si vous dsirez une suite de chiffre (1, 2, 3, 4, 5) une procdure
sajoute.
Lorsque vous tapez un chiffre et que vous utilisez la poigne de recopie, vous
crez une copie.

Pour crer une suite, vous devez taper les deux premiers chiffres (ici le 1 et le
2). Slectionnez les deux cellules puis utilisez la poigne.

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10. Mise en forme


Largeur et hauteur des lignes et des colonnes
Placez le curseur sur le bord droit dun en-tte de colonne ou sur le bord infrieur dun
en-tte de ligne. Le curseur devient | . Cliquez et faites glisser selon la largeur ou la
hauteur de votre choix.

Excel affiche une bulle


indiquant la largeur ou la
hauteur de la cellule.

Lorsque vous slectionnez plusieurs lignes ou colonnes et que vous utilisez la procdure
pour modifier la largeur ou la hauteur, vous modifiez les dimensions de tous les lments
slectionns.

Mise en forme des donnes


Slectionnez les cellules contenant les donnes modifier. Cliquez sur longlet
Accueil .

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Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel.

Vous pouvez obtenir le mme menu par


longlet Accueil .

Modifier lalignement des donnes


Slectionnez les cellules contenant les donnes modifier. Cliquez sur longlet
Accueil .

Orientation
Fusion

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Bordures
Slectionnez les cellules contenant les donnes modifier. Cliquez sur longlet
Accueil .

Pour plus doptions :

Style de ligne

Couleur

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Remplissage
Slectionnez les cellules contenant les donnes modifier. Cliquez sur longlet
Accueil .

Pour plus doptions :

Choix de
couleur
Choix de motif et
de texture

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Tableau prdfini
Modifiez lapparence de votre feuille de calcul avec les styles de cellules, savoir une
srie de modles prts lemploi proposs par Excel. Un style de cellule offre une mise
en forme prdfinie, ce qui vous permet de vous concentrer sur le contenu.
Slectionnez les cellules puis slectionnez longlet Accueil .

11. Nommer une feuille


Vous pouvez nommer les feuilles dun classeur. Double-cliquez sur longlet de la feuille
ou utilisez votre menu contextuel sur longlet. Donnez-lui un nom puis validez avec la
touche Entre .

12. Ajouter ou supprimer des feuilles


Ajouter une feuille
Pour ajouter des feuilles dans votre classeur, vous pouvez utiliser longlet Accueil
dans le groupe Cellules .

Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel sur longlet des feuilles.

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Supprimer une feuille


Pour supprimer une feuille, vous devez slectionner son onglet. Slectionnez longlet
Accueil . Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel.

13. Formules simples


Erreur dans les formules
Excel affiche un message derreur sil ne parvient pas calculer la formule. Dans les
formules, les erreurs sont souvent le rsultat derreurs de saisie, que lon peut corriger en
rectifiant la cellule concerne.
### :
#DIV/0!:

indique que la colonne est trop troite pour afficher le rsultat du calcul.
indique que la formule divise un nombre par 0. Excel considre quune
cellule vide contient la valeur zro.
#NOM?:
indique que la formule contient un nom ou une rfrence de cellule
quExcel de reconnat pas.
#REF!:
indique que la formule se rfre une cellule non valide. Par exemple, une
cellule employe dans la formule a t supprime.
#VALEUR!: indique que la formule contient une rfrence de cellule quExcel ne peut
employer dans un calcul. Par exemple, elle utilise une cellule contenant du
texte.
#N/A :
indique que la formule se rfre une valeur non disponible
#NUL!:
indique que la formule se rfre une intersection de cellules qui ne se
croisent pas. Cela se produit lorsquil y a un espace entre deux rfrences
de cellules au lieu dun point-virgule (;) ou dun deux-points ( :).

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Additionnez des nombres


Pour additionner rapidement des nombres, servez-vous de la fonctionnalit Somme
automatique , laquelle additionne rapidement les lignes et les colonnes. Positionnezvous lendroit o vous dsirez le rsultat du calcul. Slectionnez longlet Accueil .

Aussitt le bouton Somme enfonc, vrifiez la slection pour laddition. Si la


slection nest pas bonne, faites une slection manuelle.

La formule

La slection est hachure.

Appuyez sur Entre pour valider.

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Soustraire des nombres


Pour soustraire des nombres, vous devez vous positionner lendroit o vous dsirez le
rsultat du calcul. Pour toutes formules, vous devez ajouter = , slectionner la premire
cellule, ajouter le signe puis slectionner la cellule suivante

Ladresse de la cellule slectionne


saffiche dans la formule.

Multipliez des nombres


Pour multiplier des nombres, vous devez vous positionner lendroit o vous dsirez le
rsultat du calcul. Pour toutes formules, vous devez ajouter = , slectionner la premire
cellule, ajouter le signe * puis slectionner la cellule suivante

Ladresse de la cellule slectionne


saffiche dans la formule.

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Divisez des nombres


Pour diviser des nombres, vous devez vous positionner lendroit o vous dsirez le
rsultat du calcul. Pour toutes formules, vous devez ajouter = , slectionner la premire
cellule, ajouter le signe / puis slectionner la cellule suivante

Calculez une moyenne


Excel possde une fonction pour le calcul des moyennes. Positionnez-vous lendroit o
vous dsirez le rsultat du calcul. Slectionnez longlet Accueil .

Aussitt le bouton Moyenne enfonc, vrifiez la slection pour le calcul. Si la


slection nest pas bonne, faites une slection manuelle.

La formule

La slection est hachure.

Appuyez sur Entre pour valider.

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Autres formules simples


Voici quelques formules simples :
Nombre le plus haut : =max( )

Noubliez pas la slection.

Nombre le plus bas : = min ( )

Noubliez pas la slection.

Quantit de nombres :=nb( ) ou nbval( ) pour le nombre de caractres

Noubliez pas la slection.

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Recopier une formule


Pour recopier une formule, vous devez utiliser la poigne de recopie.

Pour que la poigne de recopie


fonctionne bien, il faut une suite
logique. Ici, nous recopions la
formule =MAX pour les autres
matires. La formule peut se traduire
avec la ou les colonnes qui suivent ou
la ou les lignes qui suivent.

Cependant, certaines formules ne peuvent pas se copier. La formule que lon copie se
rfre aux colonnes ou aux lignes. Si la formule doit se rfrer toujours une cellule en
particulier (comme un pourcentage), nous devons utiliser labsolue (F4). Dans lexemple
suivant, nous calculons la note finale des tudiants. Les notes des modules sont inscrites
selon la correction. Chaque module est attribu un pourcentage de la note finale. Le
calcul final se fera donc manuellement dans Excel. Il faut ajouter des parenthses pour
chaque module et faire des additions entre elles.

Ajoutez = puis ouvrez la parenthse.


Slectionnez la note du premier
tudiant puis ajoutez le signe de la
multiplication. Slectionnez la cellule
du pourcentage et appuyez sur F4.
Deux signes de dollars apparat lui
donnant lordre de ne pas changer de
cellule lors de la recopie.

Si vous appuyez plusieurs fois sur le F4, les signes de dollars changent. Le premier clique
ajoute deux $ (devant le nom de la colonne et devant le numro de la ligne). Cette
fonction bloque la cellule au complet. Le deuxime clique ajoute un $ devant le numro
de la ligne, bloquant uniquement le numro de la ligne. Le troisime clique ajoute un $
devant le nom de la colonne, bloquant uniquement la colonne. Et finalement, le quatrime
clique dsactive la fonction.

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14. Aperu avant impression


Slectionnez le menu Fichier, puis Imprimer .

15. Saut de page


Dans Excel, vous pouvez visualiser, ajouter ou supprimer des sauts de page.

Visualiser un saut de page


Slectionnez longlet Affichage puis Aperu des sauts de page .

Revenir en visualisation normale.

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Insrez ou supprimez un saut de page.


Vous devez premirement vous positionner lendroit voulu pour insrer un saut de page
(le saut de page sinsre haut dessus et gauche de la cellule slectionne). Slectionnez
longlet Mise en page .

16. En-tte et pied de page


Vous pouvez vous crer un en-tte et un pied de page dans Excel. Cependant, vous les
verrez seulement limpression. Slectionnez longlet Insertion .

Un nouvel onglet apparat.


Longlet cration

Len-tte

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17. Rptition des titres dans un grand tableau


Si la feuille de calcul simprime sur plusieurs pages, vous pouvez imprimer les mmes
titres de lignes et de colonnes sur chaque page.
Slectionnez longlet Mise en page puis cliquez sur Imprimer les titres .

Slectionnez la flche rouge pour


slectionner les lignes ou les colonnes.

Lorsque la slection
est faite, appuyez sur
OK.

18. Insertion dimage


Slectionnez longlet Insertion . La gestion des images se fait comme dans Word.

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19. Protection des donnes


On protge les cellules dune feuille de calcul pour empcher les autres utilisateurs de les
modifier accidentellement. Lopration est intressante lorsque la feuille contient des
formules complexes et des donnes essentielles. Par dfaut, Excel verrouille et protge
toutes les cellules, mais nactive cette fonctionnalit que si vous activez la protection de
certaines cellules tout en en protgeant dautres, vous devez dbloquer les cellules
modifiables et activer la fonctionnalit de protection pour verrouiller les autres cellules.
Prenons par exemple le tableau
de compilation de note. Je veux
protger les cellules ayant des
formules, mais je veux pouvoir
modifier les noms ainsi que les
notes de mes tudiants.

Voici les tapes suivre :


1. Slectionnez les cellules pouvant tre modifies;
2. Slectionnez longlet Accueil puis le triangle dans le groupe Police ;
3. Slectionnez longlet Protection puis enlevez le crochet devant Vrouiller .

Dsactivez Verrouiller la cellule .

4. Slectionnez longlet Rvision puis slectionnez Protger la feuille .

Vous pouvez protger par mot de passe.

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GUIDE Excel 2013 (version dbutante)

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saffiche.

20. Graphique lmentaire


Pour crer le graphique, vous devez dabord organiser les donnes en lignes et en
colonnes, lesquelles peuvent tre contigus ou non. Si vous incluez la ligne ou la colonne
des en-ttes dans la slection, Excel sen sert comme titres dans le graphique.
Voici la procdure :
1. Slectionnez les cellules pour lesquelles vous crez le graphique.
2. Slectionnez longlet Insertion .
Slectionnez le type de graphique.

Aprs avoir slectionn le type de graphique dsir, le graphique apparat dans la feuille
de calcul. Vous pouvez la manipuler comme une image. Deux nouveaux onglets font
leurs apparitions. Ils permettent plusieurs options lies aux graphiques.

Marie-Jose Tondreau
Conseillre pdagogique TIC
819 762-0931 poste 1489
mariejosee.tondreau@cegepat.qc.ca