Manuel Des Procédures Comptables

Manuel des procdures
MANUEL DES
PROCEDURES
2005
02/03/15 22:22
PROCEDURES
1.
CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS
2.
CYCLE VENTES CLIENTS
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
CYCLE INVESTISSEMENT
5.
CYCLE RESSOURCES HUMAINES
6.
CYCLE FINANCE TRESORERIE
CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
02/03/15 22:22
DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :
Achats de matires premires et emballages
Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Date dernire mise jour :
Mars 2005
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/15 22:22

Procdure :
I.

Mars 2005
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif
des achats de matires premires et emballages et ses implications
comptables.
II.
Etapes
La procdure des achats de matires premires et emballages sera
dcrite par rfrence aux principales tapes suivantes :
Expression du besoin ;
Consultation des fournisseurs ;
Choix des fournisseurs ;
Lancement de la commande ou passation du contrat ;
Rception ;
Contrle des factures ;
Enregistrement comptable ;
Contrle des stocks.
Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure

des rglements et de suivi de la trsorerie.
III.
Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Dpartement achats et approvisionnements ;
Magasin ;
Direction qualit ;
Section comptabilit et finance ;
Service demandeur.
Externes
Fournisseurs.
02/03/15 22:22

Procdure :
IV.
FLOW
Etap
e
CHART
DG
DA
A
Magasi
n
DT
DQ
BC
Fournisse
urs
Planni
Producti
ng
on
Etablissement du
annuel
budget de
production
Approbation de la
Planni
gnrale du
direction
Producti
ng
budget
on
Planni
Etablissement du
Cons.
ng
de consommation
planning
o
mensuel
Etablissement de la
D.
de
prix et
demande
Pri
fournisse
transmission aux
x
urs
Rception des
fournisseurs et
offres
Tablea
du tableau
tablissement
compara
u
comparatif des
tif
prix
Jugement qualitatif
des offres
Choix du
Choi
prsentant le
fournisseur
x
fournisse
rapport qualit
meilleur
ur
/ prix
02/03/15 22:22

Mars 2005
Offre
s
Choi
qualitati
x
f

Procdure :
Etape
DG
DAA
Magasin

Mars 2005
DT
DQ
BC
Fournisseurs
BC
Etablissement du BC
Si BC>50.000 Dhs
Signature du BC
BC
BC
Transmission du BC au
fournisseur
Rception des matires
Contrle
qualit
BL
Etablissement et saisie
du Bon de rception
BL
BR
Livraison la production
Etablissement et saisie du
bon de sortie
BS
Rception de la facture
Fact.
Contrle des factures et

Transmission la
comptabilit
BR
Enregistrement comptable
02/03/15 22:22
Fact.
BL
BC
Comptabilisation

Procdure :
V.
DROULEMENT

Mars 2005
ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE
Etape :
1
Expression du besoin
Objectif
Responsable
Permettre le rapprovisionnement
rgulier de la production.
La
direction
responsable
exprims.
technique
est
des
besoins
Rgle de gestion
Le rapprovisionnement
production.
doit permettre lalimentation rgulire de la
DROULEMENT
La direction technique prpare un budget annuel de production

(production mensuelle et ratios) et le transmet la direction gnrale pour
validation
Le Dpartement achats et approvisionnements (D.A.A)

du stock disponible et du stock minimal pour chaque produit.
tablit un tat
Le Dpartement achats et approvisionnements dresse, sur la base de ce

budget, des plannings mensuels de consommation des matires premires et
emballages actualiss en fonction des ratios raliss le mois prcdent.
02/03/15 22:22

Procdure :
Etape : 2

Mars 2005
Consultation et choix des fournisseurs
Objectif
Responsable
Obtenir
le
meilleur
approvisionnement
conciliant
conformit qualit, prix et service.
La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
incombe au dpartement achats
et approvisionnements
Le D.A.A et la direction qualit
sont responsables des jugements
des offres.
Rgle de gestion
Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.
DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit pour chaque
produit commander un cahier de charges clairement dfini.
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit une demande de
prix (ou un appel doffre) qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins
choisis dans le fichier fournisseurs) avec le cahier de charges correspondant.
Les appels doffres doivent tre lancs en septembre de chaque anne, pour
que les nouveaux prix soient intgrs au budget de lanne suivante.
La demande de prix doit indiquer la date prvue de la rception des offres et la
date prvue de livraison.
Le Dpartement achats et approvisionnements reoit les offres des
fournisseurs, fixe le jour de louverture des plis et convoque les membres de la
commission (responsable des achats, responsable de la production et le
responsable qualit).
La commission douverture des plis procde louverture des plis et la
signature des offres.
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un tableau
comparatif des prix et procde ladjudication de la commande au fournisseur
prsentant le meilleur rapport qualit - prix . notion de mieux disant
Le Dpartement achats et approvisionnements transmet la Direction

Gnrale, le tableau comparatif des prix accompagn du dossier complet sur la
consultation et le choix des fournisseurs pour validation et contre signature ;
02/03/15 22:22

Procdure :
Etape : 3

Mars 2005
Lancement des Commandes ou Passation des

marchs
Objectif
Responsable
Permettre
de
lancer
les
commandes qui correspondent aux
besoins exprims.
Le D.A.A est responsable de la

conclusion des contrats et du
lancement des commandes
Rgle de gestion
Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant
de rpondre au mieux aux besoins exprims.
DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un contrat dachat
pour les produits de consommation courante et rgulire sur la base de
ladjudication. Le contrat dapprovisionnement peut tre trimestriel,
semestriel ou annuel. Le contrat tabli est transmis la direction gnrale et
au fournisseur pour signature.
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit automatiquement
(sur logiciel Sybel) un bon de commande prnumrot automatiquement.
Des bons de commande partiels doivent tre tablis pour les achats
contractuels, sur lesquels il faut rappeler les rfrences du contrat de base.
Peut-tre revoir et baisser le montant
Le chef du Dpartement achats et approvisionnements signe le bon de
commande seul si la valeur de la commande nexcde pas 50.000 Dhs dans
le cas contraire le bon de commande est transmis la direction gnrale (ou
la direction administrative et financire en labsence du DG) pour contre
signature.
Le Dpartement achats et approvisionnements faxe les bons de
commande signs au fournisseur (1 copie), transmet au bureau comptabilit
et finance une copie, loriginal est class au D.A.A.
Le Dpartement achats et approvisionnements assure le suivi des
commandes sur la base dun tat de suivi des commandes dit par
lapplication de gestion des commandes qui permet de sortir tous les bons de
commande en cours.
Le Dpartement achats et approvisionnements sur la base de ltat
dit relance les fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison
prvue.
Gestion des accuss de rception ?
02/03/15 22:22

Procdure :
Etape : 4

Mars 2005
Rception
Objectif
Responsable
Sassurer
que
toutes
les
commandes sont rceptionnes et
que toutes les anomalies sont
traites.
Le
gestionnaire
matires
premires est responsable de la
rception de la livraison.
Rgle de gestion
Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes.
DROULEMENT
Le magasinier soccupe de la rception des articles livrs au magasin. Il
reoit la livraison accompagne du bon de livraison du fournisseur et procde :
Au rapprochement du bon de commande avec la marchandise reue et le
bon de livraison ;
A la dtection des dfauts apparents ;
A la pese des produits qui sont au tonnage ;
A la consultation de la direction qualit pour le contrle qualit de la
marchandise par chantillonnage ;
Dans le cas ou ces contrles ne relvent pas danomalies, le magasinier
procde au dchargement de la marchandise.
Le magasinier procde au pesage du vhicule dcharg, accroche le ticket de
pese au BL et appose le cachet de la gestion des stocks et sa signature sur le
BR.
Le magasinier, en cas danomalie releve, avise le gestionnaire matires
premires, remplit la fiche de non-conformit, en indiquant les quantits
acceptes ainsi que celles qui sont litigieuses sur les plans qualitatif ou
quantitatif, en prcisant les anomalies.
02/03/15 22:22

Procdure :
02/03/15 22:22

Mars 2005

Procdure :

Mars 2005
DROULEMENT (SUITE)
Le dpartement achats et approvisionnements ds la rception de la
fiche de non-conformit, dclenche des rserves auprs des fournisseurs et
cherche une solution au problme. Il avise ensuite le magasinier de la suite
donne au problme.
Le magasinier tablit en 3 exemplaires un bon de rception, dat, sign et
pr numrot du carnet des bons de rception. Ce carnet doit :
Etre retir du stock suivant lordre croissant des numros ;
Etre le seul en cours dutilisation,
Etre class et archiv une fois termin,
Les bons annuls doivent tre barrs annots de la mention annul et
conservs dans les carnets souches.
Tous les champs du BR doivent tre renseigns.
Le BR tabli est sign par le magasinier et transmis avec le dossier (BC, BL ) au
gestionnaire matires premires.
-
Le gestionnaire matires premires procde un deuxime

rapprochement entre BC, BL et BR et saisie le BR sur lapplication informatique
et le classe en attendant la facture correspondante.
02/03/15 22:22
10

Procdure :
Etape : 5

Mars 2005
Contrle des factures
Objectif
Responsable
Sassurer que toutes les factures

sont conformes et valides
Le
dpartement
achats
et
approvisionnements
est
responsable du contrle des
factures.
Rgle de gestion
Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes et rceptions et elles doivent exhaustivement tre achemines
la comptabilit.
DROULEMENT
Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des

fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet
au dpartement achats et approvisionnements.
Le dpartement achats et
notamment en ce qui concerne :
approvisionnements
vrifie la facture,
La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et bon

de commande (quantit, qualit et prix) ;
Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client,
identifiant fiscal, rfrence facture )
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
La signature et le cachet apposs la facture.
Le dpartement achats et approvisionnements, une fois ces contrles
effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et la facture) la
comptabilit pour enregistrement comptable et rglement du fournisseur
chance.
Le dpartement achats et approvisionnements, en cas danomalie
constate, tablit une lettre de contestation envoye au fournisseur.
02/03/15 22:22
11

Procdure :
Etape : 6

Mars 2005
Objectif
Responsable

sont comptabilises.
Le bureau comptabilit et finance

est responsable de cette tape
Rgle de gestion
Les oprations dachats doivent tre exhaustivement comptabilises et
correctement values.
Droulement
Le bureau comptable reoit le dossier dachat (facture, bon de commande,
bon de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et
rclame ventuellement les documents manquants.
Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le
bon de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n
de la pice comptable, criture passer et la date dimputation comptable) et
comptabilise lachat.
Le bureau comptable classe les dossiers dachats en instance de paiement
par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles
systmatiquement selon les modalits de payement indiques sur le bon de
commande.
02/03/15 22:22
12

Procdure :
Etape : 7

Mars 2005
Contrle du stock
Objectif
Responsable
Sassurer
de
la
ralit
de
linventaire permanent des stocks.
Le
gestionnaire
matires
premires est responsable de
cette tape.
Rgle de gestion
Les stocks doivent tre rgulirement suivis et correctement values.
Droulement
Le magasinier tablit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur
chaque BS doit figurer :
Le code et la rfrence du produit ;
Le nom du demandeur ;
Le service demandeur ;
La quantit.
Le BS est tablit en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire matires
premires pour mise jour de linventaire permanent, un destin au
demandeur et le dernier gard au magasin.
Le
gestionnaire
matires
premires
assure
rgulirement
un
rapprochement entre le stock thorique et le stock physique par des
inventaires tournant bimensuels et un inventaire exhaustif en fin d'exercice.
Le gestionnaire matires premires explique les carts entre inventaire
permanent et physique et met jour le stock thorique.
02/03/15 22:22
13

Procdure :
VI.

Mars 2005
CONTRLES CLS DE LA PROCDURE
Contrles
Auteur
du
Contrle
Vrificatio
n de la
ralit et
de
l'opportuni
t des
besoins
exprims
Direction
Technique
Etablisseme
nt dun
tableau
comparatif
des prix
Rapproche
-ment lors
de la
rception
du BC/BL
Vrificatio
n
de la
facture
Annulation
des
doubles
des
factures
Vrifier la
quantit
physique
avec BL
02/03/15 22:22
D.A.A
Direction
Gnrale
Magasinier
Support
Du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns
Mettre en
concurrence
les
fournisseurs
Planning de
consommation
Visa sur le
planning
Mensuellem
ent Suite
chaque
expression
du besoin
Tableau
Comparatif des
prix
Visa sur le
tableau
comparatif des
prix
Suite
chaque
consultation
Bon de
commande
Bon de
livraison
D.A.A
Matrialisati
on
du
Contrle
Facture
BL/RR/BC
Bureau
Comptable
Factures
fournisseurs
Magasinier
Bon de
livraison
14
Elaboration dun
BR
A loccasion
prnumrot,
de chaque
dat et sign
rception
par le
Physique
rceptionnaire
Visa sur facture
Apposition de
la mention
duplicata
sur le double
des factures
Visa sur le BL
Sassurer que
les rceptions
correspondent
aux
commandes
Ds
Eviter les
rception
erreurs de
des factures comptabilisatio
fournisseur
n
Ds
rception
des factures
fournisseur
Eviter les
doubles
paiements
A loccasion
de chaque
rception
Physique
Sassurer que
les rceptions
correspondent
aux
commandes

Procdure :

Mars 2005
VII. CONTRLES NON PRVUS PAR LA PROCDURE

Contrles
Attribution
dun n
chronologiqu
e
Rapprocheme
nt factures
comptabilise
s avec le
registre de
rceptions
des factures
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
D.A.A
Bureau
Comptable
Support
du
Contrle
Factures
fournisseurs
Journal et
registre
15
Matrialisati
on
du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Vrifier la
Ds
squence et
Attribution
rception
lexhaustivit
dun N
des factures
des
chronologique
fournisseur enregistrement
s
Etat de
rapprochemen Annuelle ou
t annuel ou
mensuelle
mensuel
Sassurer de
lexhaustivit
des
enregistrement
s

Procdure :

Mars 2005
VII. Archivage
Document
Emetteur
Planning de
consommatio
n
Direction
Technique
Demande de
prix
DAA
Offres
Fournisseur
fournisseurs
s
Nombr Destinatair
e
e
DAA
Mode
Manuel
Fournisseurs Manuel
DAA
Manuel
Tableau
comparatif
des prix
DAA
Service
demandeur
Manuel
Contrat
dachat
DAA
Fournisseur
Manuel
Fournisseur
Manuel
autom
atique
Bon de
commande
DAA
Bon de
livraison
Fournisseur
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Manuel
Fournisseur
Bon de
rception
Magasinier
DAA
Bureau
comptable
Fiche de
nonconformit
Magasinier
DAA
Factures
Fournisseur
s
Au
moins
deux
DAA
Bureau
comptable
Lettre de
DAA
02/03/15 22:22
Manuel
Manuel
Manuel
Fournisseurs Manuel
16
Archivage
Priodicit
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
Lieu
DAA
Direction
Technique
DAA
DAA
DAA
DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e
Magasin
DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA

Procdure :

Mars 2005
clture de
dossier
dachat
contestatio
n
Bon de
sortie
02/03/15 22:22
DAA
Magasinier
Service
demandeur
17
Manuel
A chaque
clture de
dossier
dachat
Magasin
DAA
Service
demande
ur

Procdure :

Mars 2005
VIII. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE

PRINCIPES
COMPTABLES APPLIQUS
. Les achats de matires premires et emballages sont constitus

par tous les biens consomms par lentreprise au cours de son
activit.
. La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la
rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant
rgularise la clture de lexercice lorsquun dcalage existe
entre les dates de facturation et de rception.
. En application du principe de spcialisation des exercices :
1. Les charges enregistres durant lexercice qui correspondent
des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit
intervenir ultrieurement doivent tre soustraites des charges
de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation ;
2. Les consommations de lexercice non encore comptabilises
pour des raisons diverses (en particulier, factures non reues)
constituent des charges payer intgrer dans les charges de
lexercice en contrepartie dun compte rattach chaque
compte de tiers concern.
MTHODES
COMPTABLES
Les achats de matires premires et emballages sont enregistres

hors TVA dductible.
02/03/15 22:22
18

Procdure :

Mars 2005
SCHMAS DCRITURES COMPTABLES

612
Compte de
charge
concern
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture
4417
Fournisseur
facture non
parvenue
Fournisseur
51
Trsorerie
Actif
Rglement du
fournisseur
Rception du
bien ou service
fait
Facture non
reue la
clture
4411
Rception de la
facture aprs
clture
Rglement du
fournisseur
A+B
A+B A+B
A+B
Constatation
de la charge
02/03/15 22:22
Dette
Compte de
fournisseur
rgularisatio
solde aprs
n sold
rglement
19
Constatati
on du
rglement

Procdure :

Mars 2005
VIII. Systme dinformation
Edition des commandes

Saisie des
commandes
Edition des tats de stocks
Saisie des entres
Saisie des sorties
APPLICATION DE
GESTION DES
APPROVISIONNEME
NTS ET STOCKS
Edition des seuils de

commande
Edition des mouvements du
stock
Saisie des cots

dachats
Edition tat statistique des
stocks
02/03/15 22:22
20

Procdure :
IX.

Mars 2005
Recommandations
INFORMATISATION DE LTABLISSEMENT DES TABLEAUX DE BORD DES
COMMANDES DE MATIRES PREMIRES
Dvelopper le systme de gestion de stock de matires premires

actuel Sybel afin de lui permettre dditer priodiquement (chaque
semaine) un tat dapprovisionnement en fonction des plannings
prvisionnels de consommation et du stock disponible.
FORMALISATION DE
RECOURS LAPPEL
LA PROCDURE DES ACHATS EN CAS DE

NON
DOFFRE OU EN CAS DE CHOIX DUN FOURNISSEUR
NON MOINS DISANT
Le dpartement des achats et approvisionnements, lorsquil ne recourt pas

la procdure dappel doffre (Fournisseur en situation de monopole,
urgence des besoins, etc.) ou lorsque son choix ne porte pas sur le moins
disant, doit tablir une note expliquant la drogation la procdure et la
soumettre lapprobation de la direction avant le lancement de la
commande.
DVELOPPER LES FONCTIONNALITS DE SUIVI DES COMMANDES

LAPPLICATION DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET STOCKS
DE
Dvelopper le systme de gestion dapprovisionnement et de stock de

matires premires actuel Sybel afin de lui permettre dditer
quotidiennement la liste des livraisons prvues pour la journe permettant
de sassurer que toutes les commandes ont t rceptionnes.
02/03/15 22:22
21

Procdure :
Achats de pices de rechange

Mai 2001
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/15 22:22
19

Procdure :
IX.

Mai 2001
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure administrative
des achats de pices de rechange et ses implications comptables.
X.
Etapes
La procdure des achats de pices de rechange sera dcrite par
rfrence aux principales tapes suivantes :
Lancement de la commande ou passation du march
Rception ;
Contrle des stocks

XI.
Intervenants
Internes
Direction gnrale ;
Direction technique ;
Magasin pices de rechange ;
Bureau comptable ;
Service demandeur.
Externes
Fournisseurs.
02/03/15 22:22
20

Procdure :
XII. FLOW
CHART
Etape
DG
DAA
Edition des stocks minis
Magasin
Transmission de la DA
au DAA
Etablissement de la demande
de prix et transmission aux
fournisseurs
Rception des offres
fournisseurs et tablissement
du tableau comparatif des
prix
SM
BC
Fournisseurs
Stocks minis
DA
DA
D.
Prix
Offres
Tableau
comparatif
Choix
qualitatif
Jugement qualitatif des offres
02/03/15 22:22
DT
Stocks minis
Analyse des stocks minis

par la maintenance et
tablissement de la DA
Choix du fournisseur
prsentant le meilleur
rapport qualit / prix

Mai 2001
Choix
fournisseur
21

Procdure :
Etape
DAA
DG
Etablissement du
BC
Signature du
BC
BC
BC
Magasi
n

Mai 2001
DT
SM
BC
Fournisseur
s
Dhs
Si
BC>50.000
BC
Transmission du BC
au
fournisseu
r
Rception des
pices
BL
Etablissement et
saisie
du Bon de
rception
BR
Contrl
equalit
BL
Livraison la
production
Etablissement et saisie
du
bon de
sortie
Rception de la
facture
et
Transmission
la
comptabilit
Enregistrement
comptable
02/03/15 22:22
BS
Fact.
Fact.
BR
BL
BC
Comptabilisati
on
22

Procdure :
XIII. DROULEMENT

Mai 2001
Etape :
1
Objectif
Responsable
Permettre
la
maintenance
rgulire de loutil de production.
Le
service
responsable
exprims.
demandeur
est
des
besoins
Rgle de gestion
Les demandes dachats doivent tre valides et correspondre un besoin rel.
DROULEMENT
Les pices codifies :
Le gestionnaire pices de rechange assure le rapprovisionnement sur la
base des propositions de commande traites automatiquement par le logiciel
Mister Maint
Le gestionnaire pices de rechange, pour permettre ce traitement, enrichit
le fichier des pices codifies en concertation avec le service maintenance des
lments suivants :
- Prix dachat.
- Nom et adresse du fournisseur.
- Stock minimum et point de commande.
- Stock de scurit.
- Dlai de livraison.
- Quantit a commander.
Le gestionnaire pices de rechange dite chaque lundi le listing des stocks
minis et le transmet au service maintenance.
Le service maintenance analyse ltat des stocks. Il ny a pas de demande
dachat. Il y a un accord entre les deux parties sur ce qui est commander sur
les listing sign par les deux parties.
Les pices non codifies :

Le service demandeur tablit une demande dachats (DA) prcisant :
- Toutes les caractristiques des pices demandes ;
- La date de livraison souhaite ;
- Une proposition de fournisseur ;
- Les nouveaux codes des pices demandes.
La DA signe par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance
pour approbation et signature. Si la valeur de la demande dachat est
suprieure 50.000 Dhs le visa du directeur technique est requis. La DA
signe est remise au DAA.
02/03/15 22:22
23

Procdure :

Mai 2001
Le dpartement achats et approvisionnements accuse rception de la DA

et entame le processus dachat.
Etape : 2
Objectif
Responsable
Obtenir
le
meilleur
approvisionnement
conciliant
conformit qualit et prix.
La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
et approvisionnements.
Le
D.A.A
et
le
service
maintenance sont responsables
des jugements des offres.
Rgle de gestion
DROULEMENT
prix qui est transmise aux fournisseurs agres, la demande de prix doit
indiquer la date prvue de la rception des offres et la date prvue de
livraison.
fournisseurs, tablit un tableau comparatif des prix et le transmet avec la
demande dachat portant les prcisions suivantes :
Nom du fournisseur
Prix dachat
Dlai de livraison
au service maintenance pour confirmation du choix du fournisseur .
La direction technique a le droit darbitrage en cas de dsaccord entre le

dpartement des achats et approvisionnement et le service demandeur sur le
choix du fournisseur ou des pices.
02/03/15 22:22
24

Procdure :
Etape : 3

Mai 2001

marchs
Objectif
Responsable
Permettre
de
lancer
les
besoins exprims.
Le D.A.A est responsable

du
Rgle de gestion
DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements
commande prnumrot.
dite
un bon de
les bons de commande doivent tre signs par :

- Le gestionnaire de stocks ;
- Le chef du dpartement achats et approvisionnements ;
- Le responsable de la maintenance ;
- Le directeur technique si la valeur de la commande est suprieure
10.000 Dhs ;
- Le directeur gnral si la valeur de la commande est suprieure
50.000 Dhs.
commande signs au fournisseur (1 copie), transmet la section
comptabilit et finance une copie, loriginal est class au D.A.A.
Le gestionnaire pices de rechange assure le suivi des commandes sur la
base dun tat de suivi des commandes dit par Mister Maint qui permet de
sortir tous les bons de commande en cours.
Le gestionnaire pices de rechange sur la base de ltat dit relance les
fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison prvue.
02/03/15 22:22
25

Procdure :
Etape : 4

Mai 2001
Rception
Objectif
Responsable
Sassurer que toutes les rceptions

sont conformes aux commandes et
traites.
Le magasinier est responsable de

la rception de la livraison.
Rgle de gestion
commandes .
DROULEMENT
reoit la livraison accompagne du bon de livraison du fournisseur et procde :
- Au rapprochement du bon de commande avec les articles reus et le bon
de livraison ;
- Au comptage des articles ;
- A la dtection des dfauts apparents ;
- A la consultation du demandeur pour le contrle qualitatif et technique
des articles.
Dans le cas ou ces contrles ne relvent pas danomalies, le magasinier
procde la rception des articles.
Le magasinier, en cas danomalie releve, avise le gestionnaire pices de
rechange, remplie la fiche de non-conformit, en indiquant les quantits
acceptes ainsi que celles qui sont litigieuses sur les plans qualitatifs ou
quantitatifs, en prcisant les anomalies.
Le gestionnaire pices de rechange ds la rception de la fiche de nonconformit, dclenche des rserves auprs des fournisseurs et cherche une
solution au problme.
Le magasinier tablit en 3 exemplaires un bon de rception, dat, sign et
prnumrot du carnet des bons de rception. Ce carnet doit :
- Etre retir du stock suivant lordre croissant des numros ;
- Etre le seul en cours dutilisation,
- Les bons annuls doivent tre barrs par le magasinier et annots de la
mention annul et conservs dans les carnets souches.
Tous les champs du BR doivent tre renseigns.
Le BR tabli est sign par le magasinier et transmis avec le dossier (BC, BL ) au
gestionnaire pices de rechange.
02/03/15 22:22
26

Procdure :

Mai 2001
Le gestionnaire pices de rechange procde un deuxime

rapprochement entre BC, BL et BR , signe le bon de rception et le retourne au
magasinier.
Le magasinier saisi le BR sur lapplication informatique et le classe en
attendant la facture correspondante.
Le Dpartement achats et approvisionnements dite quotidiennement la
liste des livraisons prvues pour la journe et sassure que toutes les
commandes ont t rceptionnes.
Etape : 5
Objectif
Responsable

Le
gestionnaire
pices
rechange est responsable
contrle des factures.
de
du
Rgle de gestion
Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes par rapport
aux commandes et rceptions et elles doivent tre exhaustivement
achemines la comptabilit.
DROULEMENT

approvisionnements
vrifie la facture,

de commande ( quantit, qualit et prix);
gestionnaire pices de rechange, une fois ces contrles effectus,
transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et la facture) la comptabilit pour
enregistrement comptable.
gestionnaire pices de rechange, en cas danomalie constate, tablit une
lettre de contestation envoye au fournisseur.
02/03/15 22:22
27

Procdure :
Etape : 6

Mai 2001
Objectif
Responsable

sont comptabilises.
Le bureau comptabilit et finance

est responsable de cette tape
Rgle de gestion
Droulement
Le bureau comptable reoit le dossier dachat ( facture, bon de commande,
rclame ventuellement les documents manquants.

commande.
02/03/15 22:22
28

Procdure :
Etape : 7

Mai 2001
Contrle du stock
Objectif
Responsable
Sassurer
de
la
ralit
de
linventaire permanent des stocks.
Le
dpartement
achats
approvisionnement
responsable de cette tape.
et
est
Rgle de gestion
Les stocks doivent tre rgulirement suivis et correctement values.
Droulement
- Le code et la rfrence du produit ;
- Les quantits sorties du stock ;
- Le nom du demandeur ;
- Le service demandeur.
Le BS est tablie en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire pices de
rechange pour mis jour de linventaire permanent, un destin au demandeur
et le dernier gard au magasin.
Le gestionnaire pices de rechange assure rgulirement un
rapprochement entre le stock thorique et le stock physique par des
inventaires tournant et un inventaire exhaustif en fin d'exercice.
Le gestionnaire pices de rechange explique les carts entre inventaire
permanent et physique et met jour le stock thorique.
Le dpartement achats et approvisionnements ralise une tude
analytique, la clture de chaque inventaire annuel, des pices de rechange
dont la dure de stockage dpasse une anne et dcide en concertation avec
les services techniques du sort des pices devenues inutilisables.
02/03/15 22:22
29

Procdure :
02/03/15 22:22
30

Mai 2001

Procdure :

Mai 2001
XIV. CONTRLES CLS DE LA PROCDURE

Contrles
Vrification
de la ralit
et de
l'opportunit
des
besoins
exprims
Etablisseme
nt dun
tableau
comparatif
des prix
Contrle des
rceptions
Contrle
technique
des
rceptions
Vrification
de la facture
Annulation
des doubles
des factures
02/03/15 22:22
Auteur
Du
Contrle
Support
Du
Contrle
Responsable
hirarchique
du service
demandeur
Demande
du service
utilisateur
D.A.A
Tableau
Comparatif des
prix
Magasinier
Service
demandeur
Bon de
rception
Maintenanc
e et Travaux
Neufs
Articles
GPR
Facture
BL/BR/BC
GPR
Matrialisati
on
du
Contrle
Visa sur la
demande
Visa sur le
tableau
comparatif des
prix
31
Finalit
du
contrle
Suite
chaque
expression
du besoin
Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns
Suite
Mettre en
chaque
concurrence
consultation les fournisseurs
Elaboration dun
BR
A loccasion
prnumrot,
de chaque
dat et sign
rception
par le
Physique
rceptionnaire
Sassurer que
la ralit des
achats de
produits
stocks
A loccasion
de chaque
rception
Physique
Eviter la
rception des
pices non
conformes
Visa sur le BL
Factures
fournisseurs
Priodicit
du
Contrle
Visa sur facture
Ds
Eviter les
rception
erreurs de
fournisseur
n
Apposition de la
Ds
mention
rception
Duplicata
des factures
sur le double
fournisseur
des factures
Eviter les
doubles
paiements

Procdure :

Mai 2001
XV. CONTRLES NON PRVUS DE LA PROCDURE

Contrles
Attribution
aux factures
dun n
chronologiq
ue
02/03/15 22:22
Auteur
Du
Contrle
D.A.A
Support
du
Contrle
Factures
fournisseurs
32
Matrialisati
on
du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Vrifier la
Ds
squence et
Attribution
rception
lexhaustivit
dun N
des factures
des
chronologique
s

Procdure :
X.

Mai 2001
Archivage
Document
Emetteur
Nombr Destinatair
e
e
Proposition
de
commande
DAA
Demande
dachat
Service
demandeur
Demande de
prix
DAA
Offres
Fournisseur
fournisseurs
s
Tableau
comparatif
des prix
DAA
Service
maintenanc
e
DAA
Mode
Manuel
Manuel
Fournisseurs Manuel
DAA
Manuel
Service
demandeur
Manuel
Fournisseur
Bon de
commande
DAA
Bon de
livraison
Fournisseur
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Manuel
Manuel
Fournisseur
Bon de
rception
Magasinier
DAA
Bureau
comptable
Fiche de
non
-conformit
Magasinier
DAA
Factures
Fournisseur
s
Au
moins
deux
DAA
Bureau
comptable
Lettre de
DAA
02/03/15 22:22
Manuel
Manuel
Manuel
Fournisseurs Manuel
33
Archivage
Priodicit
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
Lieu
DAA
DAA
Service
demande
ur
DAA
DAA
DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA

Procdure :

Mai 2001
clture de
dossier
dachat
contestatio
n
Bon de
sortie
02/03/15 22:22
DAA
Magasinier
Service
demandeur
34
Manuel
A chaque
clture de
dossier
dachat
Magasin
DAA
Service
demande
ur

Procdure :

Mai 2001
XVI. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE

PRINCIPES
COMPTABLES APPLIQUS

MTHODES
COMPTABLES
Les achats de pices de rechange sont enregistrs hors TVA

dductible.
02/03/15 22:22
35

Procdure :

Mai 2001
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture
4417
4411
51
Compte de
charge
concern
Fournisseur
facture non
parvenue
Fournisseur
Trsorerie
Actif
Rglement du
fournisseur
Rception du
bien ou service
fait
Facture non
reue la
clture
Rception de la
facture aprs
clture
Rglement du
fournisseur
A+B
A+B A+B
A+B
Constatation
de
la charge
02/03/15 22:22
Dette
Compte de
fournisseur
rgularisatio
solde aprs
n sold
rglement
36
Constatati
on du
rglement

Procdure :
02/03/15 22:22
37

Mai 2001

Procdure :
XI.

Mai 2001
Systme dinformation

Saisie des commandes
Saisie des entres
Saisie des sorties
APPLICATION DE
GESTION DES
APPROVISIONNEME
NTS ET STOCKS
Edition des seuils de

commande
stock
Saisie des cots

dachats
stocks
02/03/15 22:22
38
DPARTEMENT DES ACHATS ET

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Achats de consommables

Mai 2001
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/15 22:22
86

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
XVII. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure administrative des
achats de consommables et ses implications comptables.
XVIII.
Etapes
La procdure des achats de consommables sera dcrite par rfrence aux

principales tapes suivantes :
Rception ;
Contrle du stock
Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure des

rglements et de suivi de la trsorerie.
XIX. Intervenants
Internes
Direction gnrale ;
Magasin ;
Bureau comptable ;
Service demandeur.
Externes
Fournisseurs.
02/03/15 22:22
87

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
XX. FLOW

Mai 2001
CHART
Etape
DG
DAA
Magasin
Directions
dachat
DA
fournisseurs
D.
Prix
Approbation du service
demandeur du choix du
fournisseur
02/03/15 22:22
Fournisseurs
DA
Acheminement de la DA
au DAA
Etablissement du tableau
comparatif des prix
BC
DA
Approbation de la direction
du services demandeur
Rception des offres

fournisseurs
Services
Offres
Tableau
comparatif
Choix
fournisseur
Tableau
comparatif
88
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
Etape
DG
DAA
Magasin Directions
Services
BC
Fournisseurs
BC
Etablissement du BC
Si BC>50.000 Dhs
Signature du BC
BC
BC
fournisseur
Rception des marchandises
BL
Etablissement du Bon de
rception
Saisie du BR
Livraison du service
demandeur
Etablissement du bon
de sortie
Saisie du BS
Transmission la
comptabilit
02/03/15 22:22
BL
BR
BS
Fact.
Fact.
BR
BL
BC
Comptabilisation
39
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
XXI. DROULEMENT
Etape :
1
Objectif
Responsable
Permettre
lapprovisionnement
rgulier en produits consommables
et autres services.
Le
service
responsable
exprims.
demandeur
est
des
besoins
Rgle de gestion
Les demandes dachats doivent tre valides et correspondre un besoin rel.
DROULEMENT
Produits non stocks et achats de services :
Le service demandeur tablit une demande dachats (DA) prcisant les
qualits et les quantits des articles acheter ainsi que les dlais de livraison
souhaits et sont transmises au suprieur hirarchique pour approbation.
Les suprieurs hirarchiques des services demandeurs centralisent et
valident les demandes et les transmettent au D.A.A.
Achats stocks :
Le dpartement achats et approvisionnements vu la rgularit de
consommation de ces produits, constitue un stock minimum et le
rapprovisionnement se fait de manire priodique.
02/03/15 22:22
40
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
Etape : 2
Objectif
Responsable
Obtenir
le
meilleur
approvisionnement
conciliant
La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
Le D.A.A et le service demandeur
des offres.
Rgle de gestion
DROULEMENT
prix qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins). La demande de prix doit
indiquer la date prvue de la rception des offres et la date prvue de
livraison.
fournisseurs, tablit un tableau comparatif des prix et le transmet au service
demandeur pour confirmation du choix du fournisseur.
Achats stocks :
Le Dpartement achats et approvisionnements sapprovisionne directement
auprs des fournisseurs et assume la responsabilit des produits achets.
02/03/15 22:22
41
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
Etape : 3
Lancement des Commandes
Objectif
Responsable
Permettre
de
lancer
les
besoins exprims.
Le D.A.A est responsable de la

passation des marchs et du
Rgle de gestion
DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un bon de
commande prnumrot.
Le chef du Dpartement achats et approvisionnements signe les bons
de commande seul si la valeur de la commande nexcde pas 50.000 Dhs
dans le cas contraire le bon de commande est contresign par le directeur
gnral (ou par la direction administrative et financire en labsence du DG).
commande signs au fournisseur (1 copie), transmet au bureau comptabilit
et finance une copie, loriginal est class au D.A.A.
Le Dpartement achats et approvisionnements assure le suivi des
commandes sur la base dun tat de suivi des commandes dit par
lapplication de gestion des commandes qui permet de sortir tous les bons de
commande en cours.
Le Dpartement achats et approvisionnements sur la base de ltat
dit relance les fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison
prvue.
02/03/15 22:22
42
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
Etape : 4
Rception
Objectif
Responsable

traites.
Le magasinier est responsable de

la rception de la livraison.
Rgle de gestion
commandes.
DROULEMENT
Achats stocks :

tablit en 3 exemplaires un bon de rception, dat, sign et prnumrot du
carnet des bons de rception.
Le BR tablis est sign conjointement par le magasinier et lacheteur et il est
transmis au dpartement achats et approvisionnements.
Achats de services :
Le service demandeur signe la facture des prestations de services en guise

de rception.
02/03/15 22:22
43
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
Etape : 5
Objectif
Responsable

Le
dpartement
achats
et
approvisionnements
est
factures.
Rgle de gestion
commandes et rceptions et elles doivent tre exhaustivement achemines
la comptabilit.
DROULEMENT
Achats stocks :
Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des fournisseurs,
les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet au
dpartement achats et approvisionnements.
Le dpartement achats et approvisionnements vrifie la facture,
La correspondance entre la facture et le bon de rception
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.)

effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et la facture) la
comptabilit pour enregistrement comptable.

de commande (quantit, qualit et prix) ;
02/03/15 22:22
44
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et facture) la comptabilit

pour enregistrement comptable.
Etape : 6
Objectif
Assurer la comptabilisation
toutes les factures.
Responsable
de
Le bureau comptabilit et
finance est responsable de cette
tape
Rgle de gestion
Droulement
rclame les documents manquants.
commande.
Produits stocks :
Lacheteur tablit un bon de caisse (dont le montant ne peut tre suprieur

10.000 Dhs) pour les achats programms quil transmet son responsable
hirarchique et au directeur administratif et financier pour validation et
transmission la caisse.
Le responsable Caisse reoit le bon de caisse dment sign et dbloque le

montant correspondant au responsable des achats en attente de la facture
fournisseur. A la rception de la facture le caissier enregistre la dpense sur le
02/03/15 22:22
45
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
registre de caisse et transmet le tout la comptabilit pour prise en charge

comptable.
Etape : 7
Contrle du stock
Objectif
Disposer
dun
permanent des stocks.
Responsable
Le
dpartement
achats
approvisionnement
inventaire
et
est
Rgle de gestion
Les stocks doivent tre rgulirement suivis et correctement valus.
Droulement
Produits stocks et non stocks :
- Le code et la rfrence du produit ;
- Le nom du demandeur ;
- Le service demandeur.
Le BS est tabli en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire pour mise jour
de linventaire permanent, un destin au demandeur et le dernier gard au
magasin.
02/03/15 22:22
46
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
XXII.
Contrles
Vrification
de la ralit
et de
l'opportunit
des
besoins
exprims
Etablisseme
nt dun
tableau
comparatif
des prix
Contrle des
rceptions
Vrification
De la
facture
Annulation
des doubles
des factures
02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle
Support
Du
Contrle
Responsable
hirarchique
du service
demandeur
Demande
du service
utilisateur
D.A.A
Tableau
Comparatif des
prix
Magasinier
D.A.A
D.A.A
Bon de
rception
Facture
BL/BR/BC
Factures
fournisseurs
47
Matrialisati
on
du
Contrle
Visa sur la
demande
Visa sur le
tableau
comparatif des
prix
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Suite
chaque
expression
du besoin
Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns
Suite
Mettre en
chaque
concurrence
Elaboration dun
BR
A loccasion
prnumrot,
de chaque
dat et sign
rception
par le
Physique
rceptionnaire
Visa sur facture
Sassurer que
la ralit des
achats de
produits
stocks
Ds
Eviter les
rception
erreurs de
fournisseur
n
Apposition de la
Ds
mention
rception
duplicata sur
des factures
le double des
fournisseur
factures
Eviter les
doubles
paiements
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
XXIII.
Contrles
Attribution
aux factures
dun n
chronologiq
ue
02/03/15 22:22
CONTRLES NON PRVUS DE LA PROCDURE

Auteur
du
Contrle
D.A.A
Support
du
Contrle
Factures
fournisseurs
48
Matrialisati
on
du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Vrifier la
Ds
squence et
Attribution
rception
lexhaustivit
dun N
des factures
des
chronologique
s
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
XII. Archivage
Document
Emetteur
Demande
dachat
Service
demandeur
Demande de
prix
DAA
Offres
Fournisseur
fournisseurs
s
Tableau
comparatif
des prix
Bon de
commande
Bon de
livraison
DAA
Nombr Destinatair
e
e
DAA
Mode
Manuel
Fournisseurs Manuel
DAA
Manuel
Service
demandeur
Manuel
Fournisseur
DAA
Fournisseur
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Manuel
Manuel
Fournisseur
Bon de
rception
Magasinier
Factures
Fournisseur
s
Au
moins
deux
Lettre de
contestatio
n
DAA
Bon de
sortie
02/03/15 22:22
DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Manuel
Manuel
Fournisseurs Manuel
DAA
Magasinier
Service
demandeur
49
Manuel
Archivage
Priodicit
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
Lieu
DAA
Service
demande
ur
DAA
DAA
DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Magasin
DAA
Service
demande
ur
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
XXIV.
DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE
PRINCIPES
COMPTABLES APPLIQUS
. Les achats de consommables sont constitus par tous les biens

consomms par lentreprise au cours de son activit.
MTHODES
COMPTABLES
Les achats de consommables sont enregistrs hors TVA dductible.
02/03/15 22:22
50
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001

612
Compte de
charge
concern
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture
4417
Fournisseur
Facture non
parvenue
51
Trsorerie
Actif
Rglement du
fournisseur
Rception du
bien ou service
fait
Facture non
reue la
clture
4411
Fournisseur
Rception de la
facture aprs
clture
Rglement du
fournisseur
A+B
A+B A+B
A+B
Constatation
de
la charge
02/03/15 22:22
Compte de
Dette
rgularisatio Fournisseur
n sold
solde aprs
rglement
51
Constatati
on du
rglement
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
Procdure :

Mai 2001
XIII. Systme dinformation

Saisie des
commandes
Saisie des entres
Saisie des sorties
APPLICATION DE
GESTION DES
APPROVISIONNEMENT
S ET STOCKS
Edition des commandes en

cours
stock
Saisie des cots

dachats
stocks
02/03/15 22:22
52

Procdure :
Achats de prestations de services

Avril 2001
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/15 22:22
54

Procdure :
I.

Avril 2001
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif
des achats de prestations de services et ses implications
comptables.
II.
Etapes
La procdure des achats de prestations de services sera dcrite par
Rception ;
Enregistrement comptable.

III.
Intervenants
Internes
Direction gnrale ;
Direction technique ;
Magasin prestations de services ;
Bureau comptable ;
Service demandeur.
Externes
Fournisseurs.
02/03/15 22:22
55

Procdure :
IV.
FLOW

Avril 2001
CHART
Etape
DG
DAA
SM
Directions
dachat
DA
fournisseurs
D.
Prix
fournisseur
02/03/15 22:22
Fournisseurs
DA
au DAA
comparatif des prix
BC
DA
Rception des offres

fournisseurs
Services
Offres
Tableau
comparatif
Choix
fournisseur
Tableau
comparatif
56

Procdure :
Etape
DG
DAA
SM

Avril 2001
Directions
Services
BC
Fournisseurs
BC
Etablissement du BC
Si BC>50.000 Dhs
Signature du BC
BC
BC
fournisseur
Rception des prestations
BL
Etablissement du PV de
rception
PV
Transmission la compta.
02/03/15 22:22
BL
Fact.
Fact.
BR
PV
BC
Comptabilisation
57

Procdure :
V.
DROULEMENT
Etape :
1

Avril 2001
Objectif
Responsable
Permettre lapprovisionnement en
prestations
de
services
ncessaires.
Le
service
responsable
exprims.
demandeur
est
des
besoins
Rgle de gestion
Les demandes dachats doivent tre valides et correspondre un besoin rel .
DROULEMENT
Le
-
service demandeur tablit une demande dachats (DA) prcisant :

Le dtail technique de la prestation ;
Les scurits prendre par le prestataire ;
La priode dintervention souhaite ;
Une proposition de fournisseur.

pour approbation et signature. Si la valeur de la demande dachat est
suprieure 10.000 Dhs le visa du directeur technique est requis. La DA
signe est remise au DAA.
02/03/15 22:22
58

Procdure :
Etape : 2

Avril 2001
Objectif
Responsable
Obtenir
le
meilleur
approvisionnement
conciliant
La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
Le D.A.A et le service demandeur
des offres.
Rgle de gestion
DROULEMENT

prix qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins). La demande de prix doit
indiquer la date prvue de la rception des offres et la priode dintervention .
fournisseurs, tablit un tableau comparatif des prix portant les prcisions
suivantes :
Le nom du fournisseur ;
Les informations sur sa capacit financire ;
Les garanties quil peut offrir ;
La qualit du travail quil offre.
Et le transmet au service demandeur pour confirmation du choix du
fournisseur.
La direction technique a le droit darbitrage en de dsaccord entre le

dpartement des achats et approvisionnements et le service demandeur sur le
choix du fournisseur.
02/03/15 22:22
59

Procdure :
Etape : 3

Avril 2001

marchs
Objectif
Responsable
Permettre
de
lancer
les
besoins exprims.
Le D.A.A est responsable

du
Rgle de gestion
DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements dite en trois exemplaires
un bon de commande prnumrot contenant :
- Le dtail technique de la prestation ;
- Les scurits prendre par le prestataire ;
- La priode dintervention ;
- Le prix de la prestation ;
- Les modalits de paiement.
commande et le transmet pour signature au :
- Gestionnaire de stocks ;
- Responsable de la maintenance ;
- Directeur technique si la valeur de la commande est suprieure
10.000 Dhs ;
- Directeur gnral si la valeur de la commande est suprieure 50.000
Dhs.
Le Dpartement achats et approvisionnements transmet les bons de
commande signs au fournisseur (1exemplaire) contre un accus de
rception, au bureau comptable (1 exemplaire), le dernier exemplaire est
class par le D.A.A.
02/03/15 22:22
60

Procdure :
02/03/15 22:22
61

Avril 2001

Procdure :
Etape : 4

Avril 2001
Rception
Objectif
Responsable

traites.
Le service entretien et travaux

neufs est responsable de la
rception de la livraison.
Rgle de gestion
commandes .
DROULEMENT
Le service entretien et travaux neufs soccupe du suivi du chantier et de
la rception qualitative des travaux.
Le service entretien et travaux neufs reoit dfinitivement les travaux et
tablit le procs verbal sign par lui et par le matre douvrage et transmis la
direction technique pour validation.
Le PV doit contenir :
Le numro du projet ;
Le numro de la commande ;
Le descriptif des travaux raliss ;
Lavis qualitatif et technique du matre douvrage ;
Les rserves le cas chant.
02/03/15 22:22
62

Procdure :
Etape : 5

Avril 2001
Objectif
Responsable

Le
dpartement
achats
et
approvisionnements
est
factures.
Rgle de gestion
commandes et rceptions et elles doivent exhaustivement tre achemines
la comptabilit.
DROULEMENT

approvisionnements
vrifie la facture,
La correspondance entre facture, PV de rception dfinitive et bon de

commande (quantit, qualit et prix) ;
effectus, transmet le dossier dachat (BC, PV de rception et la facture) la
comptabilit pour enregistrement comptable.
02/03/15 22:22
63

Procdure :
Etape : 6

Avril 2001
Objectif
Responsable

sont comptabilises.
Le bureau comptabilit et
finance est responsable de cette
tape
Rgle de gestion
Droulement

PV de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et
rclame les documents manquants.

PV de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n

commande.
02/03/15 22:22
64

Procdure :
VI.

Avril 2001
Contrles
Vrificatio
n de la
ralit et
de
l'opportuni
t des
besoins
exprims
Etablissemen
t dun
tableau
comparatif
des prix
Contrle
des
rceptions
Auteur
du
Contrle
Support
Du
Contrle
Responsable
hirarchique
du service
demandeur
Demande
du service
utilisateur
D.A.A
Tableau
Comparatif des
prix
Service
entretien et
travaux
neufs
Matrialisati
on
du
Contrle
Visa sur la
demande
Visa sur le
tableau
comparatif des
prix
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Suite
chaque
expression
du besoin
Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns
Suite
Mettre en
chaque
concurrence
A loccasion
de chaque
rception
Facture
BL/PV/BC
Visa sur facture
Ds
Eviter les
rception
erreurs de
fournisseur
n
Factures
fournisseurs
Apposition de
la mention
duplicata
sur le double
des factures
Ds
rception
des factures
fournisseur
PV de
rception
Service
demandeur
Vrificatio
n
de la
facture
Annulation
des
doubles
des
factures
02/03/15 22:22
D.A.A
D.A.A
Sassurer que
la ralit des
achats des
prestations
fournies
Elaboration dun
PV de rception
65
Eviter les
doubles
paiements

Procdure :

Avril 2001
VII. CONTRLES NON PRVUS DE LA PROCDURE

Contrles
Attribution
aux factures
dun n
chronologiq
ue
02/03/15 22:22
Auteur
Du
Contrle
D.A.A
Support
du
Contrle
Factures
fournisseurs
66
Matrialisati
on
du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Vrifier la
Ds
squence et
Attribution
rception
lexhaustivit
dun N
des factures
des
chronologique
s

Procdure :

Avril 2001
XIV. Archivage
Document
Emetteur
Demande
dachat
Service
demandeur
Demande de
prix
DAA
Offres
Fournisseur
fournisseurs
s
Tableau
comparatif
des prix
Bon de
commande
DAA
Nombr Destinatair
e
e
Manuel
Fournisseurs Manuel
DAA
Manuel
Service
demandeur
Manuel
Fournisseur
DAA
Bon de
livraison
Fournisseur
PV de
rception
Service
entretien
et travaux
neufs
Service
demandeur
Factures
Fournisseur
s
Au
moins
deux
Lettre de
contestatio
n
DAA
02/03/15 22:22
DAA
Mode
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Manuel
Manuel
Fournisseur
DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Manuel
Manuel
Fournisseurs Manuel
67
Archivage
Priodicit
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
Lieu
DAA
Service
demande
ur
DAA
DAA
DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
Service
demande
ur
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA

Procdure :

Avril 2001
VIII. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE

PRINCIPES
COMPTABLES APPLIQUS

7. Les charges enregistres durant de lexercice qui correspondent
8. Les prestations de lexercice non encore comptabilises pour
des raisons diverses (en particulier, factures non reues)
MTHODES
COMPTABLES
Les achats de prestations de services sont enregistrs hors TVA

dductible.

02/03/15 22:22
68

Procdure :
6
Compte de
charge
concern
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture

Avril 2001
4417
Fournisseur
facture non
parvenue
51
Fournisseur
Trsorerie
Actif
Rglement du
fournisseur
Rception du
bien ou service
fait
Facture non
reue la
clture
4411
Rception de la
facture aprs
clture
Rglement du
fournisseur
A+B
A+B A+B
A+B
Constatation
de
la charge
02/03/15 22:22
Dette
Compte de
fournisseur
rgularisatio
solde aprs
n sold
rglement
69
Constatati
on du
rglement
Direction Commerciale
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
PRELIMINAIRE
I.
STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
1.
2.
ORGANIGRAMME
DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/1522:22
69
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
I.
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus des ventes, le
contrle, l'imputation et la validation des critures comptables.
II.
Etapes de la procdure
La procdure des ventes sera dcrite par rfrence aux principales
tapes suivantes :
III.
Traitement et excution des commandes ;

Gestion des bons de livraison ;
Expditions / Livraisons ;
Gestion des retours ;
Facturation ;
Recouvrement clients ;
Analyse des comptes clients.
Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction commerciale ;
Direction qualit
Service logistique ;
Bureau administration des ventes ;
Bureau comptable.
Externes
Clients ;
Transporteurs.
02/03/1522:22
70
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
IV.
Flow chart
Traitement et excution des commandes
Etape
DG
DC
DQ
S.LOG
BAV
BC
Client
BAV
BC
Client
Rception des commandes
tablissement des fiches de

commande tlphoniques
FCT
Transmission pour affectation

des lots
FCT
des camions/ chauffeurs
FCT
Retour des fiches de commande

compltes la DC
Etablissement des BL
FCT
BL
Etablissement des feuilles de

routes
FR
Gestion des retours

Etape
DG
DC
DQ
S.LOG
Rclamation
Retour sur ventes
tablissement des bons de
retours
DR
Contrle, acceptation ou
refus du retours
Saisie du bon de retour

accept
DR
DR
DR
Avis
crdit
Etablissement des avis de

crdit
02/03/1522:22
71
Masnaoui Mazars Audit
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Facturation
Etape
DG
DC
DAF
Tenue des fiches de stock
validation des BL
S.LOG
BAV
BC
Client
FS
Rapprochement
BL saisis et
fiches de stock
BL
Edition des BL
BL
Facture
Facturation automatique
Intgration automatique
Comptabilisation des ventes
Calcul et dition mensuelle

des ristournes
Etat
ristournes
Validation des ristournes

accorder
Recouvrement
Etape
Collecte des rglements

et enregistrement sur les
registres correspondants
DG
DC
DAF
Caisse
BAV
BC
Client
Enregistrement
des encaissements
sur les registres
Autres moyens
de paiement
Enregistrement
sur le registre
caisse
Rglement
espce
Espces
Remise des espces en caisse

et tablissement des titres de
recettes
Registre
espce
TR
Contrle par le DA F des

moyens de paiement et de
leur cohrence avec les
registres
TR
Moyens
paiement
Registres
Enregistrement des
encaissements
02/03/1522:22
Registres
72
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
V.
Droulement administratif de la procdure
Etape :
1
Traitement et excution des commandes
Objectif
Responsable
Permettre
le
traitement
des
commandes clients reues par la
socit.
La direction commerciale
Rgle de gestion
Les commandes doivent tre exhaustivement traites, dans les dlais et
conformment aux conditions prvues.
Droulement
La Direction Commerciale reoit chaque jour les commandes clients par
tlphone. Ces commandes sont consignes dans des fiches de commandes
tlphoniques tablies en deux exemplaires pour les grossistes et les dpts
Soders (ventes fermes et non modifiables). Ces fiches, une fois compltes
sont transmises au service qualit.
Les ventes en tourne ne font pas lobjet de commandes, les BL sont tablis
manuellement sur un carnet quatre souche en cours de tourne. (CF tape
gestion des BL).
Le service qualit reoit les fiches de commandes et procde laffectation
des lots aux commandes, complte les fiches de commandes et les transmet
la logistique.
Le
-
service logistique tablit un planning hebdomadaire ou il prvoit :

Les tonnages livrer ;
Les axes servir ;
Les camions ;
Les jours, heures de dpart et retours.
02/03/1522:22
73
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Droulement (Suite)
Le service logistique reoit tous les jours (en fin de matine) les fiches de
commandes et procde laffectation des camions et chauffeurs en fonction
du planning hebdomadaire et des disponibilits relles et accomplit le
transfert des lots expdier. Les fiches de commandes sont compltes de
ces informations et sont retournes la direction commerciale.
En fin de semaine, le planning doit tre rapproch du rel avec la production,
les carts doivent tre analyss et justifis.
La direction
compltes :
commerciale
reoit les fiches
de
commandes dment
Les commandes fermes font lobjet de ltablissement de bons de livraison

informatiques nominatifs, sont inscrites sur le cahier des ventes et sont
totalises par axes (un axe est une tourne ralise par un camion et
chaque destination appartient un axe).
La saisie des BL informatiques permet ldition des feuilles de route remises
aux chauffeurs de chacun des axes.
Les commandes provisoires sont inscrites sur le cahier des ventes et au

retour des camions elles sont dtailles en fonction des BL manuels
nominatifs mis en cours de tourne. Elles font alors, lobjet de BL
informatiques nominatifs.
Les retours sur ventes constats sont notifis sur la fiche de commande
provisoire Fs et rgion et font lobjet dun bon de retour sur ventes
informatique pour restitution dans le stock.
02/03/1522:22
74
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Etape : 2
Gestion des bons de livraison
Objectif
Responsable
Permettre
la
livraison
de
l'exhaustivit
des
commandes
enregistres.
La direction Commerciale.
Rgle de gestion
Les livraisons doivent tre faites conformment aux commandes et tre
exhaustivement enregistres
Droulement
Le dpartement
achats et approvisionnements dtient et gre les
carnets de BL manuels sur un registre prvu cet effet. Les carnets doivent
tre retirs auprs du magasin suivant lordre croissant des numros. A chaque
sortie, le registre de gestion des carnets de BL doit tre renseign carnet par
carnet par le responsable du magasin et doit tre sign par la personne du
commercial qui retire les carnets.
La direction commerciale tient un registre identique de manire pouvoir
identifier tout moment les dtenteurs des diffrents carnets en cours
dutilisation. En fin de tourne chaque commercial doit remettre son carnet
dans son casier personnel.
Tous les carnets termins doivent tre retourns au magasin.
Les squences des carnets retourns sont inscrites sur les registres de suivi de
faon sassurer de lexhaustivit des carnets mis en service. Les registres
doivent galement tre signs par le commercial qui retourne les carnets.
Les carnets usags sont archivs au magasin suivant lordre squentiel des
numros.
La Direction Gnrale nomme les personnes de la direction commerciale
habilites rdiger les bons de livraison manuels.
02/03/1522:22
75
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Droulement (Suite)
Les commerciaux habilits tablissent les BL en cinq exemplaires :
- 1- Blanc
- chauffeur retourn sign pour la facturation
- 2- Bleu
- Client
- 3- Rose
- Commercial
- 4- Vert
- Production
- 5- Jaune
- Souche
Toutes les zones du bon manuel doivent tre renseignes et les bons de
livraison doivent obligatoirement tre signs du :
- commercial
- client
- chauffeur livreur
Les bons annuls doivent tre barrs, annots de la mention annul et
conserv dans le carnet souches.
La Direction Gnrale nomme les personnes de la direction commerciale
habilites saisir les bons de livraison.
Les commerciaux habilits procdent la saisie des BL nominatifs. La saisie
se fait sur la base des fiches tlphoniques et des BL manuels originaux
comportant toutes les informations (Client, Rfrences, Quantits, N de lot,
Identification camion et chauffeur, etc.)
A lissu de la saisie, le numro de lot est inscrit sur les fiches de commandes
pour faciliter les contrles.
Les BL sont dits en 4 exemplaires :
- Un exemplaire pour le client ;
- Un exemplaire pour le transporteur/livreur qui le fait viser par le client et le
retourne pour accuser rception de la livraison ;
- Un exemplaire pour le gardien pour le contrle des sorties de
marchandises ;
- Le dernier exemplaire est gard la direction commerciale pour classement
dans un classeur chronologique par squence.
Toutes les annulations doivent tre justifies par linsertion dune feuille
indiquant le numro du bon et la raison de lannulation.
La saisie des BL manuels doit se faire partir des originaux et non partir du
cahier des commandes.
Ces originaux sont, aprs inscription dans le cahier des commandes par les
commerciaux ayant ralis les ventes, placs dans la boite saisir . Toutes
les zones du BL doivent tre saisies (y compris le N du lot et le rappel du N
du BL manuel).
Ds que la saisie est termine, le tampon saisie doit tre mis sur le BL et le
numro informatique attribu au BL manuel doit tre inscrit en haut droite du
BL manuel avant transmission au service facturation.
Le BL informatique correspondant au BL manuel est dit en un seul
exemplaire pour le classeur chronologique.
02/03/1522:22
76
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Etape : 3
Gestion des retours
Objectif
Responsable
Permettre le suivi de toutes les

marchandises retournes.
Le service commercial.
Rgle de gestion
Les retours doivent tre justifis et exhaustivement traits.
Droulement
1.
LES RETOURS AVARIS
Le dpartement
achats et approvisionnements dtient et gre les
carnets de demandes de retour sur un registre prvu cet effet. Les carnets
doivent tre retirs auprs du magasin suivant lordre croissant des numros. A
chaque sortie, le registre de gestion des carnets de demandes de retour doit
tre renseign carnet par carnet par le responsable du magasin et doit tre
sign par la personne du commercial qui retire les carnets.
La direction commerciale tient un registre identique de manire pouvoir
identifier tout moment les dtenteurs des diffrents carnets en cours
dutilisation. En fin de tourne chaque commercial doit remettre son carnet
dans son casier personnel.
Tous les carnets termins doivent tre retourns au magasin.
Les squences des carnets retourns sont inscrites sur les registres de suivi de
faon sassurer de lexhaustivit des carnets mis en service. Les registres
doivent galement tre signs par le commercial qui retourne les carnets.
Les carnets usags sont archivs au magasin suivant lordre squentiel des
numros.
Les assistances de la direction commerciale tablissent les demandes de
retour en quatre exemplaires :
- 1- Blanc
- Comptabilit pour tablissement de lavis de crdit
- 2- Bleu
- Client aprs acceptation du retour par le service qualit
- 3- Rose
- Production pour suivi des retours
- 4- Jaune
- Souche garde au commercial
Toutes les rubriques de la demande de retour accepte doivent tre
renseignes pour quelles puissent tre prises en compte
Les demandes annules doivent tre barres, annots de la mention
annul et conserv dans le carnet souches.
Le responsable qualit procde au contrle des retours, en prsence du

commercial, accepte ou refuse le retour et signe la demande de retour.
02/03/1522:22
77
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Droulement (Suite)
Le responsable qualit est responsable de la destruction de la marchandise
avarie. Aprs comptage la marchandise avarie doit tre grsille avant la
signature de la DR.
Les assistantes commerciales procdent la saisie des DR nominatives. La
saisie se fait sur la base des demandes de retours dment signes comportant
toutes les informations (N du bon manuel, Client, Rfrences, Quantits, N de
lot, Identification camion et chauffeur, etc.) , les ditent et es transmettent au
bureau administration des ventes.
Le bureau de ladministration des ventes tablit lavis de crdit sur lequel
sont ports les numros de DR manuelle et informatique.
Ds que la saisie est termine, le tampon saisie doit tre mis sur la DR
Les avis de crdit sont, au mme titre que les ristournes, dduits du rglement
de la facture de fin de mois.
Lorsquun client paie comptant, le remboursement du retour doit tre dduit
sur livraison suivante.
En aucun cas, les remboursements (espce) sur place ne doivent tre accords
avant acceptation du retour par les responsables commerciaux et qualit.
2.
La direction commerciale dite chaque dcade un tat des ventes et des

retours remis la production pour approbation de lexactitude des sorties.
LES RETOURS SUR VENTES
les retours sur ventes sont grs suivant la mme procdure des retours
avaris ces exceptions prs :
- Les carnets de demande de retours sur ventes sont grs sparment par
nature de retour , ils sont tenus au commercial ;
- Le comptage des retours se fait en prsence du commercial, du
responsable de la chambre froide et du gardien.
- Les bons de retours sur ventes sont mis en deux exemplaires (un pour la
logistique et le deuxime pour le commercial)
- Le responsable de la chambre froide contrle la temprature, la qualit et
les numros des lots ; tout lot non conforme aux normes de qualit Soders
doit tre dtruit.
02/03/1522:22
78
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Etape : 4
Facturation
Objectif
Responsable
Permettre
la
facturation
de
l'exhaustivit
des
commandes
excutes.
Le bureau de ladministration des

ventes.
Rgle de gestion
Les ventes doivent tre exhaustivement factures, selon les conditions
prvues.
Droulement
La direction commerciale procde quotidiennement au :
- Rapprochement des BL saisis avec la fiche de stock tenue par la logistique
et le cahier de ventes tenu par le commercial,
- Corrections ventuelles et matrialisation des contrles,
- Validation des BL.
Le bureau de ladministration des ventes prpare les factures. Le calcul
des factures se fait automatiquement suivant les critres dfinis dans les
modules gestion des clients et gestion des BL. Laccs ces deux modules est
protg.
La direction commerciale dite la liste des BL dfinitifs par produits chaque
dcade. Elle sassure que cette liste correspond celle tire journalirement
lors des contrles avant validation des BL.
Le bureau de ladministration des ventes aprs ce contrle dite les
factures par produit en deux exemplaires :
- Loriginal destin au client ;
- Un exemplaire archiv avec le BL sign du client et class par client.
Le bureau de ladministration des ventes calcule chaque fin de mois les
ristournes accorder sur le chiffre daffaires net des retours et tablit les notes
de crdit des ristournes et retours.
Les taux de ristournes sont dfinis par client dans une liste approuve par la
Direction Gnrale.
Le bureau de ladministration des ventes dite ltat des ristournes

accorder et le transmet pour validation :
- La Direction Commerciale ;
- La Direction Administrative et Financire ;
- La Direction Gnrale.
Le bureau de ladministration des ventes effectue limputation des

ristournes par dduction sur la facture de la dernire dcade.
02/03/1522:22
79
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Etape : 5
RECOUVREMENT
Objectif
Permettre
lencaissement
toutes les factures mises
Responsable
Les responsables commerciaux
Le bureau de ladministration des
ventes.
de
Rgle de gestion
Les crances clients doivent tre recouvres exhaustivement et dans le
respect des modalits contractuelles.
Droulement
Les commerciaux collectent les rglements lors des livraisons. Le montant

et le mode du rglement doivent tre nots sur le BL.
Toutes les informations relatives aux rglements sont portes avant saisie
sur :
Le registre des espces
Le registre des chques
Le registre des virements
Lors de rglements crdit, le client est tenu dapposer son cachet et de
signer le BL en reconnaissance de dettes.
Le bureau administration des ventes doit systmatiquement refuser tous les
bons de
livraison non rgls ne portant pas la signature et le cachet du
client.
Les moyens de paiement (Chques, lettres de virement) sont remis au
Directeur Financier pour contrle et les espces sont dposes en caisse
contre dcharge.
Le Directeur financier contrle les moyens de paiement avec les registres et

les transmet au bureau de ladministration des ventes pour enregistrement
du rglement.
Le bureau administration des ventes enregistre les rglements sur la base
des registres viss par le Directeur Financier et des titres de recettes (pour les
espces).
A chaque rglement enregistr correspond un numro de pice attribu
automatiquement.
A la fin de la saisie, le total des rglements de la journe figurant sur les
registres est rapproch au total de la saisie. Un visa de contrle est port
ct de chaque total.
Le bureau administration des ventes assure le suivi du recouvrement des

crances par ldition dune balance ge.
02/03/1522:22
80
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Etape : 6
Objectif
Responsable
Sassurer que toutes les ventes

sont conformes aux livraisons et
sont comptabilises.
Le bureau comptable
Le bureau administration
ventes
des
Rgle de gestion
Les oprations de ventes doivent tre exhaustivement comptabilises et
Droulement
Le bureau administration des ventes, suite au lancement de la facturation
et saisie des rglements, transfert les donnes sur les ventes de son systme
vers le systme comptable, et ce, par le biais d'une interface permettant une
intgration automatique. Le journal des ventes est gnr automatiquement.
Le bureau administration des ventes envoie en parallle au bureau
comptable les pices justificatives des ventes du mois.
Le bureau comptable rapproche les diffrents documents avec les donnes
intgres dans le systme comptable.
Le bureau administration des ventes transmet la comptabilit ltat des
ristournes dment sign par la Direction Gnrale, la Direction Commerciale et
la Direction Administrative et Financire pour contrle.
Le bureau comptable dite mensuellement la balance des ventes et la
rapproche ltat statistique des ventes dit partir du logiciel de
ladministration des ventes.
02/03/1522:22
81
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Etape : 7
Analyse des Comptes Clients
Objectif
Responsable
Sassurer
de
ralit
et
de
lexhaustivit des crances clients
et suivre le recouvrement de ces
crances.
Le bureau
ventes
administration
des
Rgle de gestion
Les comptes clients doivent toujours tre justifis
Droulement
Le bureau administration des ventes, suite au lancement de la facturation
et saisie des rglements de la dcade procde :
- Ldition des relevs clients partir du logiciel de ladministration des
ventes,
- Ldition de la balance client, partir de la comptabilit gnrale,
- Pointage des factures avec les rglements,
- La dtermination des composants du solde de chaque compte client,
- Llaboration de la balance ge,
- La vrification de la concordance des soldes de la balance ge avec ceux
de la balance clients de la comptabilit gnrale,
- La transmission de la balance ge, qui sert de base la dtection des
factures en souffrance, tire en quatre exemplaires :
La Direction Gnrale,
La Direction Administrative et Financire,
La Direction Commerciale,
Le dernier tirage est gard au bureau administration des ventes.
Les responsables commerciaux sont responsables de

clients. Aucune procdure nest instaure cet effet.
La direction personnel et contentieux prend en charges les dossiers clients

en cas de litiges.
02/03/1522:22
82
la relance des
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
VI.
Contrles cls de la procdure

Auteur
du
Contrle
Support
Du
Contrle
Contrle des
carnets de
BL manuels
en
circulation
DAA
DC
Les registres
de gestion
des BL
Contrle des
BL manuels
en
circulation
DC
BL
Matrialisati
on de la
saisie des BL
Assistantes
commercial
es
BL
Contrle des
carnets de
DR en
circulation
DAA
DC
Les registres
de gestion
des DR
Contrle des
DR en
circulation
DC
DR
Contrle des
marchandise
s retournes
lusine
Poste de
garde
RV
Contrle des
marchandise
s avaries
retournes
DQ
DR
DQ
DR
DC
DR
Contrles
Destruction
des
marchandise
s avaries
Matrialisati
on de la
saisie des
02/03/1522:22
83
Matrialisat
ion
du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Inscription
des sorties
A chaque
Eviter les
des carnets
retrait de dtournement
et visa du
carnet
s
demandeur
Barrer les BL
annuls et les A chaque
Permettre le
conserver
annulation suivi des BL
dans le
de BL
en circulation
carnet
Apposition du
Eviter le
Aprs
cachet
double
chaque
saisi sur
enregistreme
saisie
les BL saisis
nt des BL
Inscription
des sorties
A chaque
Eviter les
des carnets
retrait de dtournement
et visa du
carnet
s
demandeur
Barrer les DR
annul et les
A chaque
Permettre le
conserver
annulation suivi des DR
dans le
de DR
en circulation
carnet
Lors de
chaque
Eviter les
Visa du RV
retour de
retours non
marchandi
signals
se
Sassurer de
Lors de
la qualit et
chaque
de la quantit
Visa de la DR retour de
des
marchandi
marchandises
se
retournes
Lors de
Eviter la
Grsillation
chaque
vente de
des
retour
marchandises
marchandises
avari
avaries
Apposition du
Aprs
Eviter le
cachet
chaque
double
saisi sur
saisie
enregistreme
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
DR
Rapprochem
ent des DR
avec le BL
Contrles
Rapprochem
ent BL,
Fiche de
stock et
cahier des
ventes (BC)
Protection
du fichier de
facturation
(tarifs)
Contrle de
ltat des
ristournes
Contrle des
encaissemen
ts
Suivi de
crances
clients
Rapprochem
ent des BL
aux factures
02/03/1522:22
les DR saisies
DQ
Auteur
Du
Contrle
DC
A chaque
rception
de DR
nt des DR
Sassurer de
la ralit des
retours
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Visa BL
Tous les
jours
Sassurer de
la ralit et
de
lexhaustivit
des ventes
Accs au
fichier
protg
A chaque
changeme
nt de
tarification
DR
Visa de la DR
Support
du
Contrle
Matrialisat
ion
Du
Contrle
BL
Application
Service
administratio
informatique
n des ventes
DG
DAF
DC
Etat des
ristournes
Visas de
ltat des
ristournes
DAF
Registres des
effets,
chques,
virements et
tats de
recettes
Visa des
registres
DG
DAF
DC
Balance ge
Visa de la
balance ge
BAV
BL
Factures
Attacher les
BL aux
factures
84
Sassurer de
la correcte
valuation
des ventes
Sassurer que
Chaque fin
toutes les
de mois
ristournes
sont justifies
Sassurer de
lexhaustivit
des
Chaque
rglements
jour
clients
Eviter les
dtournement
s
Sassurer du
Chaque
recouvrement
dcade
des crances
Dtecter les
Chaque
erreurs de
dcade
saisie
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
VII. Contrles non prvus par la procdure

Contrles
Envoi de
relevs
mensuels
aux clients
Autorisation
des dlais
de
rglements
accords
aux clients
Existence
dune liste
noire des
clients
risque
Blocage
automatique
des
commandes
en cas de
liste noire
Blocage
automatique
des
commandes
en cas de
dpassemen
t de crdit
02/03/1522:22
Auteur
du
Contrle
BAV
Support
Du
Contrle
Matrialisat
ion
du
Contrle
Relevs
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Chaque
mois
Eviter les
litiges et les
risques de
nonrecouvrement
Chaque
dcade
Crdit client
non conforme
la politique
dfinie par la
DG
Balance ge
Visa de la
balance ge
DC
BAV
Liste noire
Visa de la
liste
Eviter le
risque de
perte de
crances
DC
BAV
Liste noire
BC
Visa de la
liste
Visa BC
Eviter le
risque de
perte de
crances
Visa BC
Eviter le
risque de
perte de
crances
DG
DC
BAV
BC
85
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
VIII. Archivage
Document
Fiche de
commande
tlphoniqu
e
Bon de
sortie
provisoire
Planning
logistique
hebdomadai
re
BL
informatiqu
e
Nominatif
Cahier des
ventes
Feuilles de
route
Emetteur
Archivage
Nombr Destinatair Mode Priodicit
e
e
Lieu
DC
Logistique
DC
Manue
Chaque jour
l
Logistique
DC
DC
Logistique
DC
Manue
Chaque jour
l
Logistique
DC
Logistique
DG
Manue
l
Logistique
DC
Client
BAV
Poste de
garde
DC
DC
DC
Logistique
Logistique
Livreur
Chaque
semaine
Manue
Chaque jour
l
Manue
l
Manue
l
Annuelle
DC
BAV
DC
Logistique
Client
BAV
DC
Production
Souche
BL manuels
nominatif
Livreur
Demande de
retour
DC
DQ
DC
DAA
DAA
Manue
l
DAA
DC
DC
Manue
l
DC
DAA
DAA
Manue
l
DAA
DC
DC
Registre des
carnets des
BL manuels
DAA
Registre des
carnets des
BL manuels
DC
Registre des
carnets de
DR
DAA
Registre des
carnets de
DR
02/03/1522:22
BAV
86
Manue
l
Chaque
dcade
DC
BAV
Manue
l
Chaque
dcade
BAV
DC
Manue
l
DC
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
DC
Avis de
crdit
Etat des
ventes
Document
Etat des
retours
Liste des BL
par produit
Factures
Listes des
taux de
ristournes
Lettres de
virements
Titres de
recettes
Balance
ge
Journal des
ventes
Balance des
ventes
Etat
statistique
des ventes
Relevs
clients
02/03/1522:22
Banque
BAV
Emetteur
BAV
DAF
DAF
Chaque
mois
Chaque
mois
BAV
DAF
BAV
DAF
Archivage
e
e
DC
DC
BAV
DG
Client
Caisse
BAV
DAF
DC
DAF
DAF
DAF
DAF
DG
DAF
BAV
DAF
DC
BAV
Client
BAV
BAV
DC
DAF
BAV
BAV
DC
DG
Comptabilit
Comptabilit
Manue
l
Manue
l
DC
87
Manue
l
Manue
l
Manue
l
Chaque
mois
Chaque
dcade
Chaque
dcade
Chaque
Manue
changement
l
de taux
Lieu
BAV
DAF
BAV
BAV
BAV
DC
Manue
Chaque
Comptabilit
l
dcade
BAV
Manue
DAF
Chaque jour
l
Caisse
Manue
l
Chaque
dcade
Manue
l
Manue
l
Chaque
dcade
Chaque
mois
BAV
Comptabilit
Comptabilit
Manue Av. Le 10 de
l
chaque mois
DAF
Manue
l
BAV
Chaque
dcade
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
IX.
Dispositif comptable appliqu la procdure

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES
Le chiffre daffaires de la Soders est constitu du montant des affaires
ralises par l'entreprise avec les tiers dans l'exercice de son activit
professionnelle normale et courante.
Rductions sur ventes (Rabais, remises et ristournes accords)
Diminutions de prix pratiques hors factures ; elles comprennent les
rabais, les remises et les ristournes hors factures.
Rabais : rductions pratiques exceptionnellement sur le prix de vente
pralablement convenu pour tenir compte, par exemple, d'un dfaut de
qualit ou de conformit des marchandises vendues.
Remises : rductions pratiques habituellement sur le prix courant de
vente en considration, par exemple, de l'importance de la vente et
gnralement calcules par application d'un pourcentage au prix
courant de vente.
Ristournes : rductions de prix calcules sur l'ensemble des oprations
faites avec le mme tiers pour une priode dtermine.
RGLES D'VALUATION
Les ventes sont enregistres hors TVA.
02/03/1522:22
88
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
SCHMAS D'CRITURES COMPTABLES
Ventes (intgration automatique)

3421
Clients
Constatation de la
vente
71
ventes
Constatation du
rglement
A A
Sold
51
Trsorerie
Ristournes (intgration automatique)

3421
Clients
Constatation ristournes
Constatation du
rglement
7129
Ristournes/vente
s
A
02/03/1522:22
A
A A
Sold
89
51
Trsorerie
A
A
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
X.
Systme dinformation
Saisie des BL
Edition des BL
Saisie des retours
Edition des factures
Etat des ristournes
APPLICATION DES
VENTES
Saisie des
rglements
Edition des relevs clients

ventes
INTEGRATION AUTOMATIQUE
SYSTEME
COMPTABLE
02/03/1522:22
90
Edition du grand livre

Edition de la balance clients
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
XI.
Recommandations
ETABLISSEMENT DUN TAT DE BOUCLAGE COMMERCIAL
Mettre en place un tat mensuel de bouclage permettant de sassurer
de lexhaustivit des encaissements et des crances clients. Cet tat
pourrait se prsenter comme suit :
Solde crances clients au

01/M/A
(balance clients)
01/M/A
(balance ge)
Ecart justifier
A-B
Total grand livre des ventes
V1
Total tat statistique des

ventes
Ecart justifier
Soldes rapprochs
Visa BAV
Encaissements du mois
Remise chques et
effets
Versements despces
Virements bancaires
C1
C2
C3

30/M/A
V2
V1-V2
Balance clients
Balance ge
Liste des BL cachets
D
D
SR =
Soldes rapprochs
A +V1
Visa DAF
SR =
C +D
Visa DG
Pour permettre linstauration et la fiabilit de cet tat, les rgles de

gestion suivantes doivent tre imprativement suivies :
Au retour des chauffeurs / livreurs, les feuilles de route doivent tre

pointes aux BL signs des clients. Les BL rgls doivent tre points
aux moyens de paiement (chque, effet, lettre de virement, titre de
recettes pour les espces dposes pralablement en caisse). Les BL
non rgls doivent faire lobjet dun contrle permettant de sassurer
quils portent la signature et le cachet du client en reconnaissance de
dette.
Le bureau administration des ventes doit systmatiquement refuser

tous les bons de livraison non rgls ne portant pas la signature et le
cachet du client.
02/03/1522:22
91
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
Les valeurs encaisses doivent tre barres et annotes de la mention

non endossable .
Sparation claire entre caisse recettes et caisse dpenses. Il doit tre

strictement interdit dalimenter la caisse dpenses par les recettes
clients. Les fonds de la caisse recettes doivent tre verss en banque
au plus tard le lendemain ouvrable de leur rception.
Cet tat de bouclage prpar par le bureau administration des ventes est
remis la direction financire appuy de toutes les pices justificatives
suivantes :
Balance clients dbut et fin de mois,
Balance ge dbut et fin de mois,
Etat statistique des ventes,
Grand livre des ventes,
Bordereaux de remise de chques et effets,
Bordereaux de versement despces en banque,
Avis de virements bancaires,
La liste des BL du mois non rgls signe par le responsable du bureau
administration des ventes.
Le directeur financier sassure de la concordance des lments qui lui
sont remis signe ltat de bouclage et le remet la direction gnrale
pour validation et signature.
INFORMATISATION DE LA GESTION DES CARNETS DE BL MANUELS

Cration dun registre informatique partag par le Dpartement des
achats et approvisionnements et la Direction commerciale (contre deux
registres manuels actuellement) ;
Accs du Dpartement des achats et approvisionnements pour
renseigner les carnets retirs du magasin ;
Accs de la Direction commerciale pour renseignement des carnets
puiss et rendus ;
Rapprochement informatique pour sassurer que lexhaustivit des BL
mis et facturs.
02/03/1522:22
92
Cycle :
VENTES CLIENTS
AVRIL 2001
Procdure :
Ventes Clients
INFORMATISATION DE LA GESTION DES CARNETS DES DEMANDES DE RETOURS

Mme traitement que les carnets de BL.
INFORMATISATION DU CALCUL DES RISTOURNES

Dvelopper les fonctionnalits de lapplication de gestion des ventes de
manire automatiser le calcul des ristournes. Cette application serait
alimente de toutes les informations ncessaires (les clients concerns, les
tarifs appliqus, les seuils de chiffre daffaires prdfinis, etc.) au calcul
des ristournes et permettrait ldition mensuelle dun tat exhaustif des
ristournes accorder.
La protection de laccs au systme permettrait par ailleurs de sassurer du
respect des dcisions de la direction.
PROCDURE DE RELANCE
ET DE DPRCIATION DES CLIENTS INSTALLER
La procdure de relance des clients mriterait dtre formalise en

dfinissant les responsables, les dlais, la forme et les actions
entreprendre en cas de non recouvrement.
Cette procdure fixerait galement une politique claire pour
lenregistrement des crances en crances douteuses et des rgles
prcises de dprciation des comptes clients.
02/03/1522:22
93
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
Gestion chambre froide
PRELIMINAIRE
I.
1.
2.
ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/1522:22
93
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
I.
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire la gestion de la chambre
froide et le processus dexpdition.
II.
La procdure de gestion de la chambre froide
aux principales tapes suivantes :
III.
sera par rfrence
Recalcul du stock initial ;

Gestion des entres de la chambre froide ;
Gestion des sorties de la chambre froide.
Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction qualit
Bureau administration des ventes.
Externes
02/03/1522:22
Clients ;
Fournisseurs ;
Administration fiscale ;
Transporteurs.
94
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
IV.
Flow chart
Etape
DG
DC
Production
DQ
S.LOG
Client
Comptage physique
des produits en stock
Rapprochement avec
inventaire permanent
Recalcul du stock initial
Etablissement de la
fiche de mouvements
Fiche de
mouvement
Transfert des produits finis

de la glacire la chambre
froide
Contrle qualit
des produits
Etablissement du bon de
transfert
Bon de
transfert
Mise jour de linventaire

permanent
02/03/1522:22
Saisie des
entres
95
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
Etape
DC
DQ
S.LOG
Client
Rception des commandes

tablissement des fiches de
commande tlphoniques
FCT

des lots
FCT

des camions/ chauffeurs
Retour des fiches de commande
compltes la DC
Etablissement des BL
Etablissement des ordres de
chargement
FCT
FCT
BL
Ordre
charg.
Etablissement des feuilles de

routes
FR
Livraison des clients
02/03/1522:22
96
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
V.
Etape :
1
Recalcul du stock initial
Objectif
Responsable
Sassurer de la ralit du stock

thorique.
Le service logistique.
Rgle de gestion
Le stock initial de la chambre froide doit tre justifi avant tout mouvement de
stock de la journe.
Droulement
Le chef de poste effectue un comptage physique des produits, les

quantits comptes doivent tre dtailles par numro de lot et portes
sur la fiche mouvement de la logistique.
Le chef de poste effectue un rapprochement des entres sorties

informatiques avec les bon de transfert de la production vers la chambre
froide et les ordres de chargement et vrifie la cohrence avec le stock
initial :
(Stock initial J-1) + (Entres J-1) (Sorties J-1 ) = Stock initial J
02/03/1522:22
97
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
Etape :
2
Gestion des entres de la chambre froide
Objectif
Responsable
Sassurer que toutes les entres

sont suivies et quelles rpondent
aux normes de qualit.
Rgle de gestion
La cadence des entres en stock doit tre optimise, suivant la capacit de
stockage de la chambre tout en vitant les dperditions de chaleur.
Droulement
La production la fin de chaque cycle de production, place les palettes
dans la glacire intermdiaire.
Le service logistique et le responsable production procdent un
comptage commun des quantits entrer dans le stock, contrlent les
normes de qualits visuelles (aspect, emballage,...) et la temprature.
Le chef de poste tablit un bon de transfert de la production vers la
chambre froide en deux exemplaires un transmis la production et la
souche garde la chambre froide.
Le chef de poste saisit les quantits comptes sur le logiciel de
gestion du stock des produits finis (Sybel).
02/03/1522:22
98
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
Etape :
3
Gestion des sorties de la chambre froide
Objectif
Responsable
Sassurer que toutes les sorties

sont suivies et quelles rpondent
aux normes de qualit.
Rgle de gestion
Le suivi des sorties de la chambre froide doit se faire de manire raliser
toutes les livraisons prvues dans les normes de qualit requises (notamment
en terme de temprature des produits).
Droulement
Le service commercial transmet les fiches tlphoniques en double
exemplaires au service qualit qui attribue les lots aux diffrents clients
suivant leurs normes de qualit. Cette affectation se fait galement en
fonction des caractristiques de la rgion des clients (climat, distance,...).
le service qualit transmet les deux fiches renseignes la logistique pour :
- Contrle de ladquation des camions en fonction de la quantit
transporter sur laxe ;
- Contrle de la temprature des lots charger ;
- Contrle du bon fonctionnement des frigos des camions.
Le service logistique tablit le planning hebdomadaire chaque semaine en
collaboration avec la direction commerciale. Il doit prvoir :
- les tonnages livrer,
- les camions,
- Les jours, heures de dpart et retours.
En fin de semaine, le planning doit tre rapproch du rel, les carts doivent
tre analyss et justifis.
Le service logistique note sur les fiches les rfrences des camions et
chauffeurs. Cette affectation est dcide partir du planning hebdomadaire
de livraisons et des disponibilits relles. Les fiches sont retournes au
commercial pour tablissement des bons de livraison.
02/03/1522:22
99
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
Droulement (Suite)
Le service commercial tablit des ordres de chargement qui sont transmis
la logistique.
Le service logistique
dite les feuilles de route partir des BL
informatiques qui sont remises aux chauffeurs. Ceuxci devraient indiquer
leurs itinraires au service logistique de faon ce que le chargement se
fasse suivant la mthode LIFO.
Le chargement est effectu sous le contrle du chef de poste de la gestion
de la chambre froide qui effectue des contrles de temprature
ponctuellement.
Le poste de garde, avant le dpart, contrle les camions sur la base des
feuilles de route.
Les chauffeurs, au cours de leurs tournes, compltent les feuilles de route
et les remettent au responsable de la logistique leur retour afin que ce
dernier puisse sassurer que les livraisons ont t ralises conformment
aux BL tablis et dans de bonnes conditions (temprature, N de lot,...) et
dtablir un suivi des consommations des vhicules.
02/03/1522:22
100
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
VI.
Contrles
Inventaire
physique de
chambre
froide
Rapprochem
ent stock
thorique et
stock
physique
Comptage et
contrle des
entres
Contrle de
ladquation
camion /
quantit
transporter
Contrle de
la
temprature
des lots
charger
Contrle de
la
temprature
des frigos
des camions
Contrle des
camions
chargs
02/03/1522:22
Auteur
du
Contrle
Support
Du
Contrle
Chef de
poste
Fiche
mouvements
Fiche
mouvements
Chef de
poste
Matrialisat
ion
Du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Finalit
Du
contrle
Etablissemen
t et visa de la
fiche
mouvements
Tous les
jours
Sassurer de
la ralit du
stock
thorique
Etablissemen
t et visa de la
fiche
mouvements
Tous les
jours
Matrise des
mouvements
de stock
A chaque
entre
Matrise des
entres en
stock sur le
plan
quantitatif et
qualitatif
Chef de
poste
Responsable
production
Fiche de
transfert
Chef de
poste
Fiches
tlphonique
s
Chef de
poste
Feuilles de
route
Renseigneme
Respecter les
A chaque
nt de la
normes
chargemen
feuille de
qualit des
t
route
livraisons
Chef de
poste
Feuilles de
route
Renseigneme
Respecter les
A chaque
nt de la
normes
chargemen
feuille de
qualit des
t
route
livraisons
Poste de
garde
Feuille de
route
101
Visa de la
fiche de
transfert
Renseigneme
A chaque
nt de la fiche
commande
tlphonique
Visa de la
feuille de
route
Chaque
sortie de
camion
Assurer la
livraison des
commandes
Scuriser les
sorties des
produits de
lusine
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
VII. Archivage
Document
Fiche de
mouvement
Bon de
transfert
Fiche de
commande
tlphoniqu
e
Bon de
sortie
provisoire
Planning
logistique
hebdomadai
re
Feuilles de
route
02/03/1522:22
Emetteur
Archivage
e
e
Lieu
Logistique
BAV
Logistique
Production
Manue
Chaque jour Logistique
l
Manue
Logistique
Chaque jour
l
Production
Logistique
DC
Manue
Chaque jour
l
Logistique
DC
DC
Logistique
DC
Manue
Chaque jour
l
Logistique
DC
Logistique
DG
Manue
l
Logistique
Logistique
Logistique
logistique
DC
Logistique
Livreur
102
Manue
l
Chaque
semaine
Logistique
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
VIII. Dispositif comptable appliqu la procdure

Le stock de produits finis est constitu par les biens crs par
l'entreprise et qui ont atteint un stade d'achvement dfinitif dans le
cycle de production destins tre vendus.
Le cot de production d'un bien s'obtient en additionnant les lments
suivants :
Le cot d'acquisition des matires consommes pour la production du
bien.
Les autres cots engags par l'entreprise au cours des oprations de
production pour amener le bien dans l'tat et l'endroit o il se trouve,
c'est--dire les charges directes de production et les charges indirectes
de production dans la mesure o ces dernires peuvent tre
raisonnablement rattaches la production du bien.
RGLES D'VALUATION
A la date d'inscription des stocks et des productions en cours dans les
comptes de l'entreprise, le montant brut port en comptabilit est gal
aux cots d'acquisition ou aux cots de production, auxquels viennent
s'ajouter les charges de stockage lorsque les conditions spcifiques
d'exploitation le justifient.
Les cots d'acquisition et de production sont dtermins par application
des rgles gnrales relatives aux mthodes d'valuation.
Le cot d'entre est considr comme gal au total form par :
-
Le cot des stocks l'arrt du prcdent exercice, considr comme

un cot d'entre dans les comptes de l'exercice.
Le cot d'entre des achats et des produits de l'exercice.
Ce total est rparti entre les articles consomms dans l'exercice et ceux
existants en stocks par application d'un mode de calcul sur la base du
cot moyen pondr.
02/03/1522:22
103
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
A l'inventaire, l'valuation des stocks et production en cours est faite

leur valeur actuelle.
Les stocks et productions en cours doivent tre valus unit par unit ou
catgorie par catgorie.
L'unit d'inventaire est la plus petite partie qui peut tre inventorie sous
chaque article de la nomenclature de l'entreprise.
Pour l'arrt des comptes, la valeur comptable des stocks et productions
en cours est dtermine comme suit :
L'valuation est faite distinctement en comparant leur cot d'entre et
leur valeur actuelle. C'est la plus basse des deux valeurs compares qui
est retenue. Si cette valeur est la valeur actuelle, celle-ci est prsente
partir du cot d'entre par application ce dernier d'une provision pour
dprciation.
Toutefois, le cot d'entre compar la valeur actuelle lorsqu'il est plus
lev que celle-ci est maintenu pour les stocks et productions en cours
qui font l'objet d'un contrat de vente ferme dont l'excution doit
intervenir ultrieurement, ds lors que le prix de vente stipul couvre la
fois ce cot et la totalit des frais restant supporter pour la bonne
excution du contrat.
02/03/1522:22
104
Service logistique
Cycle :
Logistique
MAI 2001
Procdure :
IX.
Systme dinformation
Saisie des entres

Saisie des sorties
X.
APPLICATION
GESTION DE LA
CHAMBRE FROIDE
Edition des fiches

mouvements
Edition des tats de stock
Recommandation
A linstar de la gestion du stock de la levure frache, la gestion des stocks
de la levure sche et amliorants doit tre confier la logistique pour
pallier au cumul de tches ( production et dtention dactifs) qui existe
actuellement.
02/03/1522:22
105
Cycle :
Logistique
AVRIL 2001
Procdure :
Import / Export
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/1522:22
106
Cycle :
Logistique
AVRIL 2001
Procdure :
Import / Export
I.
Objet
Cette procdure a pour objet
importations et exportations.
II.
de
dcrire
la
procdure
des
La procdure sera dcompose en deux sous procdures :
III.
Procdure des importations ;

Procdure des exportations.
Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Dpartement achats et approvisionnements
Bureau administration des ventes.
Externes
02/03/1522:22
Clients ;
Fournisseurs ;
Administration fiscale ;
Transitaires ;
Transporteurs.
107
Cycle :
Logistique
AVRIL 2001
Procdure :
Import / Export
IV.
Etape : 1
Gestion des importations
Objectif
Responsable
Assurer la ralisation et le suivi

des importations
Rgle de gestion
Le processus dimportation doit se faire de
lapprovisionnement dans les meilleures conditions.
manire
assurer
Droulement
Le dpartement des achats et approvisionnements, lorsquil lance une

commande ltranger, transmet une copie du bon de commande au service
logistique.
Le service logistique, lorsque la livraison lieu Fs assure lui-mme les

formalits dimportation :
- Assurance ;
- Coordination des moyens de transport ;
- Dclaration douanire ;
- Suivi des livraisons ;
- Suivi du dossier jusquau rglement.
Par ailleurs, lorsque limportation se fait hors Fs, le dossier est confi un
transitaire qui se charge de toutes les formalits en collaboration avec le
service logistique.
Le service logistique sinforme auprs du bureau douanier du montant

acquitter au receveur au titre des droits de douanes, tablit une demande de
rglement quil transmet au directeur financier. Lorsque le dossier
dimportation est gr par un transitaire, le rglement se fait sur justificatif
30 jours fin de mois.
Le directeur financier ordonne ltablissement dun chque libell au nom

du receveur ou du transitaire, quil transmet une fois sign au service
logistique pour liquider les droits dus.
Le service logistique, une fois les biens ou marchandises livrs, transmet au

dpartement des achats et approvisionnements une copie du dossier qui le
classe en attente de la facture. Le dossier dimportation suit alors le mme
02/03/1522:22
108
Cycle :
Logistique
AVRIL 2001
Procdure :
Import / Export
cheminement quun dossier dachat local.
Etape : 2
Gestion des exportations
Objectif
Responsable
Assurer la ralisation et le suivi

des exportations
Rgle de gestion
Le processus logistique dexportation doit se faire de manire ce que les
commandes trangres soit honores conformment aux conditions prvues.
Droulement
La
direction commerciale,
lorsquelle conclut un contrat tranger,
transmet une copie au service logistique.
Le
-
Le service logistique, une fois les produits livrs, transmet au bureau

administration des ventes une copie de la facture en devise qui enregistre la
vente, dite la facture en DH partir de lapplication de facturation quil
rapproche et joint la facture en devise et suit le recouvrement.
service logistique assure les formalits et le suivi de lexportation :

Ordonnancement avec la production pour assurer la livraison,
Coordination des moyens de transport (terrestres et ariens) ;
Accomplissement des formalits douanires ;
Ralisation et suivi des expditions ;
Facturation (manuelle) ;
Suivi du dossier jusquau recouvrement.
02/03/1522:22
109
Direction Administrative et Financire

Procdure :
Suivi des immobilisations
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
PRELIMINAIRE
I.
1.
2.
ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/15 22:22
110

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire les rgles dentre, de suivi
et de sortie des immobilisations corporelles dans le patrimoine de la
Soders, et de dfinir le dispositif comptable correspondant.
I.
Etapes
La procdure de suivi des immobilisations sera dcrite par rfrence
aux principales tapes suivantes :
Consultation et choix des fournisseurs ;
Lancement des commandes ou passation des marchs ;
Rception de limmobilisation ;
Contrle de la facture fournisseur ;
Comptabilisation de l'acquisition.
Suivi des immobilisations et calcul des amortissements ;
Sorties des immobilisations.
Les aspects concernant les rglements seront dcrits dans la

procdure des rglements et de suivi de la trsorerie.
II.
Intervenants
Internes
Direction ;
Dpartement des achats et approvisionnements ;
Service comptable ;
Commission d'ouverture des plis ;
Service utilisateur.
Externes
Fournisseur dimmobilisation
Acheteurs.
02/03/15 22:22
111

Procdure :
III.
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Flow chart
Etape
DG
DAA
SM
Directions
dinvestissement
DA
fournisseurs
D.
Prix
fournisseur
02/03/15 22:22
Fournisseurs
DA
au DAA
comparatif des prix
BC
DA
Rception des offres

fournisseurs
Services
Offres
Tableau
comparatif
Choix
fournisseur
Tableau
comparatif
112

Procdure :
Etape
DG
DAA
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
SM
Directions
Services
BC
Fournisseurs
BC
Etablissement du BC
Si BC>50.000 Dhs
Signature du BC
BC
BC
fournisseur
Rception des prestations
BL
Etablissement du PV ou du
bon de rception
PV
Transmission la compta.
02/03/15 22:22
BL
Fact.
Fact.
BR
PV
BC
Comptabilisation
113

Procdure :
IV.
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Etape :
1
Expression du Besoin
Objectif
Responsable
Permettre
lexpression
des
demandes dinvestissement en
fonction des besoins rels.
Vrifier la pertinence de lachat
Les services utilisateurs sont

responsables de la ralit des
besoins exprims ;
Les chefs de services sont
responsables de lopportunit des
besoins exprims.
Rgle de gestion
Les besoins en investissement doivent tre rels, justifis et prvus dans le
budget dinvestissement.
DROULEMENT
La Direction Technique prpare les investissements de la Soders en
collaboration avec la Direction Industrielle du Groupe. Des pr-tudes sont
lances pour valoriser le cot de ces investissements par la Direction
Technique.
Ils sont ensuite proposs au Prsident du Groupe qui entrine ou non le budget
propos ou apporte des modifications en accord avec le Directeur Industriel du
Groupe. Une fois valid, la procdure suit son cours.
Les directions centralisent et valident les besoins annuels de leurs services
en matire des autres investissement au dbut de chaque exercice, valorisent
ces besoins et tablissent en comit de direction un budget annuel des
investissements.
La Direction Gnrale valide le budget annuel des investissements et le
propose ensuite au prsident pour approbation.
Le service utilisateur, une fois l'accord donn par le prsident, tablit une
demande dachats (DA) prcisant :
- Le dtail technique de linvestissement ;
- Les scurits prendre par le fournisseur ;
- La priode de livraison ou dintervention souhaite ;
- Une proposition de fournisseur.
et travaux neufs ou la direction du demandeur pour approbation et
signature. Si la valeur de la demande dachat est suprieure 10.000 Dhs le
visa du directeur technique est requis. La DA signe est remise au DAA.
02/03/15 22:22
114

Procdure :
Etape : 2
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Objectif
Responsable
Faire
jouer
pleinement
la
concurrence entre les fournisseurs
potentiels.
La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
incombe au
dpartement des
achats et approvisionnements.
Le DAA et le service demandeur
des offres.
Procder au jugement des offres

sur la base de critres conciliant
conformit, qualit et prix.
Rgle de gestion
DROULEMENT
Le service maintenance et travaux neufs, lorsque linvestissement
concerne la production, constitue un groupe de projet qui tablit un cahier de
charges dfinissant clairement le besoin exprim et le transmet au DAA.
Le dpartement des achats et approvisionnements tablit une demande
de prix (ou un appel doffres) qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins).
La demande de prix doit indiquer la date prvue de la rception des offres et la
date prvue de livraison.
Le dpartement des achats et approvisionnements reoit les offres des
fournisseurs, fixe le jour de louverture des plis et convoque les membres du
groupe de projet.
Le groupe de projet procde louverture des plis et la signature des
offres.
Le dpartement des achats et approvisionnements fait appel au groupe
de projet lorsque la technicit des acquisitions exige une tude technique
dtaille.
Le groupe de projet transmet au DAA son valuation technique des offres
accompagne de toutes les explications ncessaires.
La commission douverture des plis tablit un tableau comparatif des prix
et procde ladjudication de la commande au fournisseur prsentant le
meilleur rapport qualit - prix .
02/03/15 22:22
115

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Le dpartement des achats et approvisionnements transmet la

direction technique et la Direction Gnrale, au moment de la commande, le
dossier complet sur la consultation et le choix des fournisseurs.
Etape : 3

marchs
Objectif
Responsable
Permettre
de
lancer
les
commandes qui correspondent
aux besoins exprims.
Le DAA est responsable de la

passation des marchs et du
Rgle de gestion
DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit
exemplaires un bon de commande prnumrot contenant :
-
en
trois
Le dtail technique du matriel ou de la prestation ;

Les scurits prendre par le fournisseur ;
La priode de livraison ou dintervention ;
Le prix du matriel ou de la prestation ;
Les modalits de paiement ;
La procdure de litige,
Les garanties exiges.

commande et le transmet pour signature au :
Responsable de la maintenance ;
Directeur technique si la valeur de la commande est suprieure
10.000 Dhs ;
Directeur gnral si la valeur de la commande est suprieure 50.000
Dhs.
Le Dpartement achats et approvisionnements transmet les bons de

commande signs au fournisseur (1exemplaire) contre un accus de
rception, au bureau comptabilit et finance (1 exemplaire), le dernier
exemplaire est class par le D.A.A.
02/03/15 22:22
116

Procdure :
Etape : 4
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Rception
Objectif
Responsable

traites.
Le responsable du magasin et le
demandeur sont responsables de
la rception de la livraison
Rgle de gestion
commandes.
DROULEMENT
Le responsable magasin soccupe de la rception du matriel livr au
magasin. Il reoit la livraison accompagne du bon de livraison du
fournisseur et procde :
Au rapprochement du bon de commande avec le matriel reu et le bon de
livraison ;
A la dtection des dfauts apparents ;
A la consultation du service demandeur pour le contrle qualit du matriel.
Le service entretien et travaux neufs soccupe du suivi des chantiers et de
la rception qualitative des travaux.
Le responsable magasin, en cas danomalie releve, avise le responsable du
dpartement achats et approvisionnements, remplie la fiche de nonconformit, en indiquant les quantits acceptes ainsi que celles qui sont
litigieuses sur les plans qualitatif ou quantitatif, en prcisant les anomalies.
Le dpartement achats et approvisionnements ds la rception de la
fiche de non-conformit, dclenche des rserves auprs des fournisseurs et
cherche une solution au problme.
Le responsable magasin tablit en 4 exemplaires un bon de rception, dat,
sign et pr numrot du carnet du bon de rception. Ce carnet doit :
Etre retir du stock suivant lordre croissant des numros ;
Etre le seul en cours dutilisation,
Les bons annuls doivent tre barrs annots de la mention annul et
conservs dans les carnets souches.
Le BR tablis est sign par le responsable du magasin et transmis avec le
dossier (BC, BL ) au dpartement achats et approvisionnements.
Le service entretien et travaux neufs reoit dfinitivement les travaux et
02/03/15 22:22
117

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
tablit le procs verbal sign par lui et par le matre douvrage et transmis la
direction technique pour validation. Le PV doit contenir :
Le numro du projet ;
Le numro de la commande ;
Le descriptif des travaux raliss ;
Lavis qualitatif et technique du matre douvrage ;
Les rserves le cas chant.
Le dpartement achats et approvisionnements procde un deuxime
rapprochement entre BC, BL et BR ou PV et classe la liasse en attendant la
facture correspondante.
Etape : 5
Objectif
Responsable

sont conformes et contrles.
Le dpartement des achats et

approvisionnements
est
factures.
Rgle de gestion
commandes et aux rceptions et elles doivent exhaustivement tre
achemines la comptabilit.
DROULEMENT


La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et
bon de commande (quantit, qualit et prix) ;
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA,
etc.).

02/03/15 22:22
118

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Comptabilisation de l'acquisition
Etape : 6
Objectif
Responsable

sont comptabilises
Sassurer
quune
double
comptabilisation est impossible.
Le
service
comptable
est
Rgle de gestion
Les oprations dinvestissement doivent tre exhaustivement comptabilises
et correctement values.
DROULEMENT
Le dpartement des achats et approvisionnements envoie au service
comptable les factures accompagnes du bon de commande, du bon ou PV de
rception et du bon de contestation ventuel.
Le bureau comptable sassure quil est en possession de tous les lments
entrant dans le cot dacquisition, savoir :
- La facture fournisseur originale,
- Les frais de transport,
- Les droits de douane,
- Les frais de premire installation,
- Les taxes rcuprables.
Le bureau comptable contrle lexhaustivit de ces documents et rclame
les documents manquants.
Le bureau comptable sassure par ailleurs, que les achats ayant un
caractre de rparation sont correctement rpartis entre charges et
immobilisations et ce en collaboration avec les services concerns
Le bureau comptable rapproche ces documents, tablit un bordereau de
comptabilisation et comptabilise la facture. (Il est interdit de comptabiliser sur
la base des duplicatas sauf ceux soumis autorisation dun responsable).
Etape : 7
02/03/15 22:22
Suivi des immobilisations et calcul des

119

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
amortissements
Objectif
Responsable
Avoir un fichier fiable et mis jour

des immobilisations de la socit.
Suivi et comptabilisation rgulire
des amortissements.
Le service de centralisation
comptable est responsable du
suivi
du
fichier
des
immobilisations
et
de
la
comptabilisation
des
amortissements.
Rgle de gestion
Les immobilisations doivent tre individuellement suivies.
DROULEMENT
Le service de centralisation comptable tient le fichier des immobilisations

et assure le suivi de la localisation du matriel. Le fichier des immobilisations
doit mentionner :
Le code,
La valeur dacquisition,
Le libell significatif de limmobilisation,
La date de mise en service,
Le numro de compte de limmobilisation dans la comptabilit,
Le numro de compte de lamortissement dans la comptabilit,
Le numro de compte de la dotation dans la comptabilit,
Le mode damortissement,
Le taux damortissement,
La dure de vie,
Tout dtail utile.
Le service de centralisation comptable doit veiller la mise jour de ce

fichier en cas de nouvelle acquisition, sortie ou dplacement du matriel. (
prvoir)
Le bureau comptable doit rapprocher rgulirement le fichier des
immobilisations la comptabilit et sassurer que le total des immobilisations
est le mme sur les deux supports. Ce fichier doit galement faire lobjet dune
comparaison avec lexistant rel.
02/03/15 22:22
120

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
DROULEMENT (SUITE)
MISE A JOUR PAR LES ACQUISITIONS
Le service de centralisation comptable reoit, lors de chaque entre
physique dune immobilisation :
Un bon ou PV de rception ;
Un bon de livraison fournisseur ;
Une copie de la facture fournisseur.
Il rapproche ces lments et met jour le fichier des immobilisations.
MISE A JOUR PAR LES SORTIES

Le service de centralisation comptable, lors de chaque sortie physique des
immobilisations (Cf. procdure de sortie des immobilisations) tablit un bon de
sortie (ou constat de destruction selon les cas) et met jour le fichier des
immobilisations.
EXPLOITATION DES RESULTATS DE LINVENTAIRE PHYSIQUE
Le service de centralisation comptable opre un rapprochement la fin de
chaque exercice entre linventaire physique et le fichier comptable des
immobilisations, et analyse les carts ventuels. ( prvoir)
SUIVI ET COMPTABILISATION REGULIERE DES AMORTISSEMENTS
rgulirement les amortissements.
comptable
calcule
et
comptabilise
Le service de centralisation comptable sassure que les amortissements

sont correctement pratiqus sur tous les lments du fichier des
immobilisations et le montant rcapitulatif des amortissements ainsi pratiqus
est gal au montant port au bilan de la socit.
02/03/15 22:22
121

Procdure :
Etape : 8
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Sortie des immobilisations
Objectif
Responsable
Permettre
la
sortie
et
le
remplacement des biens rforms.
Le
service
utilisateur
responsable des besoins
rforme exprims.
est
de
Rgle de gestion
Les sorties des immobilisations doivent tre autorises, individuellement suivis
et correctement comptabilises.
DROULEMENT
EXPRESSION DU BESOIN :
Les services utilisateurs expriment un besoin de rforme dment justifi,
transmis la direction technique pour validation et la direction gnrale pour
approbation.
AUTORISATION DE LIQUIDATION :
Le responsable du magasin regroupe provisoirement les immobilisations
reformer
La commission dtude des dossiers de rforme propose un mode de
liquidation et une valuation du matriel rformer. ( prvoir)
La direction aprs tude du rapport de la commission donne son accord et
autorise la mise en vente du matriel. ( prvoir)
MISE EN VENTE :
La direction technique procde lenlvement et la mise en vente des
immobilisations
Le service de centralisation comptable reoit les factures et procde la
comptabilisation des sorties des immobilisations.
Le service de centralisation comptable procde la mise jour du fichier
des immobilisations.
Le service de centralisation comptable sassure que les biens ayant fait
lobjet de vente, destruction ou mise au rebut ne doivent plus figurer au bilan
de la socit
02/03/15 22:22
122

Procdure :
02/03/15 22:22
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
123

Procdure :
V.
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Principaux contrles cls de la procdure
Contrles
Vrification
de la ralit
et de
l'opportunit
des
besoins
exprims
Etablisseme
nt dun
tableau
comparatif
prix et une
valuation
technique
des offres.
Rapprochem
ent lors de
la rception
du BC/BL
Rapprochem
ent facture
au BL/BC/BR
Annulation
des doubles
de la
facture
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
Chef du
dpartemen
t ou
Directeur
Direction
technique
Direction
Gnrale
Responsable
de la
rception
DAA
Support
Du
Contrle
Demande
du service
utilisateur
Tableau
comparatif
prix et
valuation
technique des
offres
Bon de
commande
Bon de
livraison
Facture
BL/BR/BC
Matrialisatio Priodicit
n
du
du
Contrle
Contrle
Visa sur la
demande
Visa de la
Direction
technique et de
la
Direction
Gnrale
Elaboration du
bon ou PV de
rception sign
par les
rceptionnaires
Visa sur facture
Suite
chaque
expression
du besoin
Suite
chaque
consultatio
n
Finalit
du
contrle
Eviter les
dpenses
sans rel
besoin ou
investisseme
nts
inopportuns
Mise en
concurrence
correcte des
fournisseurs
Sassurer que
A loccasion les rceptions
de chaque corresponden
rception
t aux
commandes
Ds
Eviter les
rception
erreurs de
des
comptabilisat
factures
ion
fournisseur
Ds
DAA
Factures
fournisseur
124
Apposition de la
rception
mention
des
Duplicata sur les
factures
doubles des
fournisseur
factures
Eviter les
doubles
paiements.

Procdure :
Contrles
Autorisation
de sortie
des
immobilisati
ons
Rapprochem
ent du
fichier des
immobilisati
ons et des
amortissem
ents
comptables
Revue
Priodique
des comptes
de
charges
"sensibles"
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Support
Du
Contrle
n
du
du
Contrle
Contrle
Direction
Gnrale
Rapport de la
commission
Visa du rapport
Service
comptable
Tableaux des
amortissemen
ts comptables
Visa des
tableaux
Service de
Grand livre des
Centralisatio
charges
n
sensibles
Comptable
125
Visa sur le
grand livre
Finalit
du
contrle
Sassurer que
A chaque
les sortie des
sortie
immobilisatio
dimmobilis
ns sont
ation
autorises
Sassurer de
la conformit
entre les
A la clture
fichiers
de
comptables
lexercice
et
extracompta
ble
Sassurer
quil ny a
pas
mauvaise
distinction
des charges
et des
immobilisati
ons
gnrant un
risque fiscal
et une
irrgularit
comptable

Procdure :
VI.
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Contrles non prvus par la procdure
Contrles
Auteur
du
Contrle
Support
Du
Contrle
n
du
du
Contrle
Contrle
Finalit
du
contrle
Vrifier la
squence et
lexhaustivit
des
enregistrements
attribution
dun n
chronologique
DAA
Factures
fournisseur
Attribution dun
numro
chronologique
Rapprocheme
nt des
existants
physiques
avec le fichier
des
immobilisation
s
Service
comptable
Etats
des inventaires
et fichier des
immobilisations
Emission
des tats des
carts
Suite
chaque
inventaire
Sassurer de la
fiabilit des
comptes des
immobilisations
Service
comptable
Fichier des
immobilisations
Ajout dune
colonne
localisation sur le
fichier
Suite
chaque
entre ou
mouvement
dimmos
Assurer
Un suivi fiable
des
immobilisations
Chef du
service
utilisateur
Demande
de transfert
de matriel
Visa
sur la demande
Direction
Financire
Procdure
crite de
distinction
entre dpenses
inscrire en
charges et
dpenses
immobilisables
Indication de
la localisation
du matriel
sur le fichier
des immos
Contrle des
transferts de
matriels
lintrieur de
la socit
Existence de
rgles crites
prcises en
matire
d'imputation
des dpenses
en charges et en
immobilisations.
Existence de
rgles prcises
en matire
d'lments
constitutifs de
cot
02/03/15 22:22
Service de
Note formalise
Centralisation sur lvaluation
Comptable
des
immobilisations
126
Ds rception
des factures
fournisseur
Suite
chaque
demande
de transfert
Visa sur la note
Assurer
Un suivi fiable
des affectations
de matriels
Sassurer quil
ny a pas
mauvaise
distinction des
charges et des
immobilisations
gnrant un
risque fiscal et
une irrgularit
comptable
Sassurer quil
ny a pas
mauvaise
distinction des
charges et des
immobilisations
gnrant un

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
d'acquisition :
immobilisations
acquises,
immobilisations
produites
02/03/15 22:22
risque fiscal et
une irrgularit
comptable
127

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
VII. Archivage
Document
Emetteur
Demande
dachat
Service
demandeur
Demande de
prix
DAA
Offres
Fournisseur
fournisseurs
s
Tableau
comparatif
des prix
Bon de
commande
Bon de
livraison
PV de
rception
Fiche de
nonconformit
DAA
DAA
Mode
Manuel
Fournisseurs Manuel
DAA
Manuel
Service
demandeur
Manuel
Fournisseur
DAA
Fournisseur
Magasinier
Service
maintenan
ce et
travaux
neufs
Magasinier
Service
maintenan
ce et
travaux
neufs
Factures
Fournisseur
s
Demande de
rforme
Service
utilisateur
02/03/15 22:22
Nombr Destinatair
e
e
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Manuel
Manuel
DAA
Bureau
comptable
DAA
Au
moins
deux
DAA
Bureau
comptable
Direction
Technique
128
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
Lieu
DAA
Service
demande
ur
DAA
DAA
DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
Manuel
A chaque
clture de
dossier
dachat
Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e
Manuel
A chaque
clture de
dossier
dachat
Magasin
DAA
Fournisseur
Archivage
Priodicit
A chaque
clture de
Manuel
dossier
dachat
Manuel
A chaque
expression du
DAA
Bureau
comptabl
e
DT
Service

Procdure :
Rapport de
ltude des
dossiers de
rforme
02/03/15 22:22
Commissio
n dtude
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
DG
129
besoin de
utilisateur
rforme
A chaque
DT
expression du
Bureau
Manuel
besoin de
comptabl
rforme
e

Procdure :
VIII.
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001

Acquisitions des immobilisations

. Les acquisitions des immobilisations sont comptabilises au
cot dacquisition et sont maintenues au bilan cette valeur en
vertu du principe du cot historique.
. Les factures reues, avant la rception
comptabilises en immobilisations en cours.
du
bien,
sont

. Les amortissements sont constats
dinventaire la clture annuelle.
parmi
les
critures
. Les immobilisations sont amorties en mode linaire ou dgressif

suivant les taux gnralement admis.
. Les frais dentretien et rparation sont ports dans les charges
de lexercice lorsquils ne sont pas de nature allonger la dure
de vie des biens concerns.

. Les biens ayant fait lobjet de vente, destruction ou mise au
rebut ne doivent plus figurer au bilan de la socit.
. Les biens non encore sortis du patrimoine, mais totalement
amortis, doivent tre maintenus au bilan.
. Les provisions ventuelles pour dprciation et amortissements,
relatives des immobilisations cdes, doivent tre annules.
02/03/15 22:22
130

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
MTHODES DVALUATION

En vertu des dispositions de la loi comptable et du CGNC, les
immobilisations sont comptabilises leur cot dacquisition,
lequel est dtermin par laddition des lments suivants :
. Prix dachat net
. Frais accessoires dachat constitus des droits de douane
limportation, des frais de transport, dinstallation et de
montage ncessaires la mise des immobilisations en tat
dutilisation par lentreprise.
Ne constituent pas cependant, des frais accessoires dachat :
. Les frais financiers supports pour lacquisition qui constituent
des charges financires.
. Certains frais dacquisition non reprsentatifs dune valeur
vnale savoir : les droits de mutation, honoraires ou
commissions et frais dactes. Cest le cas par exemple des
droits denregistrement, des frais dimmatriculation, des frais
de prise dhypothque et de la taxe de conservation foncire.

. La valeur nette comptable de chaque bien doit tre infrieure
ou gale sa valeur actuelle la date dinventaire.
. Sil sagit dune dprciation dfinitive, un amortissement
exceptionnel doit tre constat.

. La valeur nette comptable des immobilisations cdes doit
tenir compte de la dotation aux amortissements de lexercice
au cours duquel sest produite la cession.
. Les immobilisations dtruites ou mises au rebut
considres comme ayant un produit de cession nul.
02/03/15 22:22
131
sont

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
SCHEMAS DECRITURES COMPTABLES

239
Immobilisation
s corporelles
en cours
Rception des
notes de frais de
douane, transit, et
autres frais
accessoires dachat
A
Rception de la
facture
B
Rception de
limmobilisation
4488
Divers
cranciers
A+B
A+B
Rception des
notes de frais non
intgrer dans les
immobilisations
C
A+B
A+B
Sold
02/03/15 22:22
23
4411
2121
Immobilisati Fournisseur
Frais
ons
s
dacquisitio
corporelles
n des
immo.
A+B
A+C
Sold
Par
la trsorerie
132
C
B
Cot
dacquisition
Sold
par
trsorerie
Amorti
sur
5 ans
maximum

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001

619
28
23
Dotations
Amortisseme Immobilisati
dexploitatio
nt
ons
n
des
corporelles
immobilisatio
ns
Entre de
limmobilisation
Constatation de
Ex la dotation aux
. Amortissements
i
ai
ai
Comparaison
avec inventaire
physique
02/03/15 22:22
1486
65
Fournisseurs charges NC
dimmo.
75
produits
NC
133

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Sortie des immobilisations par cession

23
Immobilisation
s corporelles
283
Amortiss.
des
immo.
Date de transfert
physique de la
proprit
(Etablissement
facture)
3481
Crances sur
cession des
immo.
619
Dotation
aux
amortiss.
651
VNA
des immo.
cdes
751
Produit de
cession des
immo.
P
P
Constatation du
prix de cession
p
Constatation de
la dotation de
lexercice
ai
ai
Constatation de
la sortie
physique du bien
et annulation des
amortissements
cumuls Ai
ai
Ai
A - Ai
Ai Ai
ai
A-Ai
P
Compte
dimmo.
sold
02/03/15 22:22
Amortiss.
cumuls
solds
134
crance
solder
par trsorerie
Dotation
de
lexercice
dtermin
par respect
de la rgle
du prorata
temporis.
Constatation
de la VNA
Prix de
cession
figurant sur
lacte ou
facture de
vente

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Sortie des immobilisations par donation, destruction ou

mise au rebut
23
Immobilisations
corporelles
238
Amortissement
des immo.
619
Dotations aux
amort.
651
VNA
des Immo.
cdes
Constatation de
la dotation de
lexercice
Constatation de
la sortie
physique sur la
base du
Constat officiel
de destruction
ou
Dcision de don
ai
Ai
Ai
Compte
dimmo.
sold
02/03/15 22:22
A - Ai
Ai
Amort.
Cumuls
solds
135
ai
ai
A - Ai
Dotation
Constatation
complmentair
de la VNA
e de lexercice
dtermine en
respect de la
rgle du
prorata
temporis

Procdure :
Cycle :
INVESTISSEMENTS
Mai 2001
Edition des GL des

immobilisations
Saisie des factures
SYSTEME
COMPTABLE
Edition des tats des

amortissements
Edition des tats des
dotations
02/03/15 22:22
136

Procdure :
Gestion des recrutements
Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Mai 2001
PRELIMINAIRE
I.
1.
2.
ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/15 22:22
137

Procdure :

Mai 2001
PRAMBULE
La Soders ne dispose pas dune politique claire en matire de gestion
de ressources humaines, ainsi il est constat :
- labsence de technique dvaluation des collaborateurs,
Par ailleurs, nous avons not un manque de formalisation des
procdures de suivi des ressources humaines, notamment en
matire :
- denregistrement administratif des absences,
- de suivi des congs
- de la procdure des prts au personnel.
Compte tenu des missions stratgiques de la gestion des ressources
humaines nous proposons dans ce cycle, dune part dexpliciter les
missions associes la gestion des ressources humaines et dautre
part de dfinir les procdures cls de cette activit, notamment :
- La gestion des absences et des congs pour un bon fonctionnement
interne,
- Le processus de recrutement des nouveaux collaborateurs.
- La procdure doctroi et de suivi des prts au personnel.
02/03/15 22:22
138

Procdure :
I.

Mai 2001
Objet
Cette procdure a pour objet de dfinir les missions relatives aux
ressources humaines de la Soders, notamment les aspects : Gestion
des ressources humaines, Evaluation et carrire, Formation et enfin
le systme de rmunration.
Compte tenu de son caractre global, cette procdure est dcline
uniquement sous forme d'objectifs et de dfinition des principales
responsabilits et tches de chaque mission.
II. Etapes de la procdure

La procdure de gestion des ressources humaines sera dcrite par
rfrence aux principaux thmes suivants :
Mission et tches
Formation
Rmunrations
Communication interne et externe
Administration du personnel
Gestion des carrires
Communication interne et externe :

Relation avec les partenaires sociaux, syndicats, Dlgus du Personnel .
Organisation des runions statutaires avec les partenaires sociaux.
Veiller en respect de la loi en matire de reprsentation syndicale.
Prparer les runions dinformation ou de ngociations avec las
partenaires sociaux.
Participer avec la Direction Gnrale aux runions de ngociations
salariales annuelles avec les partenaires sociaux.
Organiser les manifestations impliquant la Soders dans lentreprise et
lextrieur.
( Assemble Gnrale, etc .. )
Grer les relations avec les autorits publiques et administratives.
Missions et tches
Objectifs de la mission :
- Dfinir la politique de ressources humaines en adquation avec la
stratgie de lentreprise dfinie par la Direction Gnrale.
02/03/15 22:22
139

Procdure :

Mai 2001
Elaborer les moyens permettant ladquation des ressources aux

besoins de la Soders dans les meilleures conditions techniques et
conomiques, tout en maintenant un climat social
serein et
motivant.
Tches et responsabilits
- Participer avec la DG la dfinition de la politique de rmunration,
la mettre en place et la grer. Grer la paye.
- Participer avec la DG la dfinition de la politique de formation, la
mettre en place et la grer.
- Mettre en place le suivi des dossiers administratifs du service des
RH.
- Grer la politique de communication interne et les relations avec les
partenaires sociaux.
- Mettre en place le suivi individualis de la gestion des carrires, la
politique de recrutement ou de licenciement.
Administration du Personnel
Mettre en place, suivre et contrler le bon fonctionnement du service
administration du personnel, charg de :
-
Suivre le pointage du personnel

Grer les absences
Grer les arrts maladie
Grer les accidents de travail
Grer les congs pays
Grer les tats administratifs ( CNSS-Mutuelles etc .)
Assurer la frappe des courriers du serve RH
Grer les dossiers du service mdical en collaboration avec le
Mdecin et linfirmerie.
Grer les dons en nature au personnel
Grer les demandes demploi, les rponses ces demandes, les
planning dentretien dembauche.
III. Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction du Personnel ;
Le personnel de la Soders
02/03/15 22:22
140

Procdure :
IV.

Mai 2001
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Objectifs
-
Dfinir la politique de Ressources Humaines de lentreprise en

adquation avec la stratgie de lentreprise.
Elaborer les moyens permettant l'adquation des ressources aux

besoins de la Soders dans les meilleures conditions techniques et
conomiques, tout en maintenant un climat social adquat et
motivant.
Principales
tches
responsabilits
et
Dfinition de la politique des ressources humaines de la Soders et

les conditions de son application.
Coordination, harmonisation et contrle des politiques, des objectifs

et des procdures en matire de ressources humaines.
Dfinition et application de la politique de rmunration (grilles

salariales et primes).
Dfinition et application de la politique de communication interne.
Relations avec les partenaires sociaux .
02/03/15 22:22
141

Procdure :

Mai 2001
GESTION DES CARRIRES

Objectifs
-
Appliquer la politique de dveloppement et d'valuation des

carrires conformment la politique de gestion des ressources
humaines adopte.
Accrotre le patrimoine immatriel et assurer sa prennit par une

bonne politique de promotion afin d'viter des dparts prjudiciables
la performance d'ensemble.
Principales
tches
responsabilits
et
Coordination et contrle des procdures d'valuation.
Prparation des dcisions de promotion et des mutations.
Elaboration du fichier individuel du salari, suivi de carrire
Elaboration et coordination, contrle des procdures dvaluation
Prparation des dcisions de promotion et mutations
Dfinition des besoins en personnel de lentreprise et proposition

dallocations de ressources internes ou externes.
Grer les embauches
Grer les licenciements
Grer le systme de sanctions dans le respect de la lgislation.
02/03/15 22:22
142

Procdure :
V.

Mai 2001
FORMATION
Objectifs
-
Accrotre et assurer la prennit du patrimoine de talents, de savoirfaire et d'exprience la fois par la formation et par la mise en uvre
des conditions de la transmission systmatique des expriences
acquises.
Participer la dfinition des actions de formations au sein de la

socit visant la prparation des collaborateurs exercer des fonctions
polyvalentes.
Principales
tches
responsabilits
et
Consolidation des besoins en actions de formation et suivi des plans

de formations.
Dfinition des modes de formations les mieux adapts au contexte

de la Soders.
Suivi de l'excution du plan de formation et des relations avec

l'OFPPT.
Gestion et accueil des stagiaires reus par la socit.
02/03/15 22:22
143

Procdure :
VI.

Mai 2001
SYSTEME DES REMUNERATIONS
Objectifs
-
Dfinir avec la DG une politique de rmunration juste et motivante pour le

personnel tout en tenant compte des paramtres conomiques de lentreprise et de
lenvironnement des pratiques salariales sur Fs et le Maroc.
Principales
tches
responsabilits
et
Dfinition et application des grilles salariales en fonction dun statut du

personnel dclinant
la politique de rmunration adopte par la
socit.
Dfinition et application des diffrentes drogations ce statut

(personnel tranger, contractuels, contrats CIOP, ).
Application des dcisions de la DG relatives aux indemnits attribues

certains collaborateurs (Indemnits de fonction, de reprsentation, de
voiture ).
Application des dcisions de la DG relatives aux primes accordes au

personnel.
Classification des agents de la Soders en fonction de leur catgorie
dfinition et application des grilles salariales en fonction du statut du

personnel
dfinition avec le DG et application des dcisions relatives aux

indemnits attribues certains collaborateurs.
Participation la dfinition du budget en matire de salaires.
Participation avec le DG et laboration du systme de de rmunration

variable : prime dobjectifs, prime exceptionnelles.
Dfinition de la politique en matire dembauche des salaris en contrat

dure dtermine.
02/03/15 22:22
144

Procdure :

Mai 2001
Gestion de la paie : sassurer que la paie est ralise en temps voulu et

sans erreur.
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/15 22:22
145

Procdure :
I.

Mai 2001
Objet
Cette procdure a pour objectif de dfinir
administratives du droulement des recrutements.
les
modalits

La procdure de recrutement sera dcrite par rfrence aux
principales tapes suivantes :
Rception des demandes demploi ;

Recrutement ;
Intgration du candidat recrut.
III. Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction concerne.
Externes
Les candidats ;
Bureau de recrutement (ventuellement).
02/03/15 22:22
146

Procdure :
IV.

Mai 2001
Flow chart
Ph
ase
1
DG
Direction du Secrtaria
personnel
t
Directeurs
demandeurs
Bureaux
de
recruteme
nt
Rception
des
demandes
d'emploi
spontan
es
Rception,
enregistrem
ent
Archivage
des
demandes
Expression
d'un besoin
Dfinition
du profil
type
Dfinition du
profil
Validation
du besoin
Recherche
du profil en
interne
Satisfaction
du besoin
Oui
Non
Dcision
de
ratributi
on de
fonction
Soustraitance
du
recruteme
nt
Non
02/03/15 22:22
147

Procdure :
Ph
ase
1
DG

Mai 2001
Direction du
personnel
Directeurs
demandeurs
Bureaux
de
recruteme
nt
Consultatio
n
du vivier
Publication
dune offre
demploi
Trie des
demandes
reues
Test
entretien et
slection
Rsultats de
la slection
Dcision
de
recruteme
nt
Information
des
candidats
retenus
Constitution
du dossier
administrati
f
02/03/15 22:22
148

Procdure :

Mai 2001
Attributio
n des
fonctions
Etablisseme
nt des
fiches de
fonction
Intgration
du candidat
retenu
02/03/15 22:22
149

Procdure :
V.

Mai 2001
Etape :
1
Rception des demandes d'emploi
Objectif
Responsable
Constitution
d'une
base
de
donnes de demandes d'emploi.
La direction du personnel
Rgle de gestion
S'assurer que chaque demande reue est correctement enregistre et
archive.
Droulement
Le secrtariat trie parmi le courrier reu, les demandes d'emploi adresses
spontanment par les candidats.
Aprs leur enregistrement par le secrtariat, les demandes sont adresses la
direction du personnel.
Cette dernire procde leur classement et archivage.
Un vivier de candidature est ainsi constitu, il est class par profils, diplmes
et expriences.
Cette base de donne sera rgulirement actualise et consulte chaque
expression de besoin
02/03/15 22:22
150

Procdure :
Etape : 2

Mai 2001
Besoin de recrutement, slection des candidatures et

dcision de recrutement
Objectif
Responsable
Assurer le recrutement dans de

bonnes conditions.
La direction du personnel,
La direction concerne.
Rgle de gestion
-
Les dcisions de recrutement doivent en dfinitive maner de la Direction

Gnrale.
La Soders doit disposer pour chaque collaborateur d'un dossier administratif

relatant toutes informations le concernant.
Le processus de slection des candidats doit faire intervenir ncessairement

la direction du service demandeur.
Droulement
Les besoins en ressources humaines sont exprims par les diffrentes

directions
Ces besoins sont adresss la direction du personnel qui procde la

dfinition du profil type du candidat recruter. Ainsi une fiche de profil est
tablie afin d'entamer le processus de recrutement.
Cette fiche ainsi que l'opportunit du recrutement sont valides par la

direction gnrale avant toutes dmarches.
Une fois que la direction gnrale a donn son aval, la direction du

personnel entame la procdure en deux tapes successives.
1re tape : Recherche en interne :
La direction du personnel essayera d'identifier le profil recherch parmi les

collaborateurs de la socit, notamment :
-
Un collaborateur en situation de sureffectif ayant justement le profil

recherch ;
Un collaborateur dont les attributions initiales peuvent tre redployes
vers un autre collaborateur disponible.
Dans ces deux hypothses, la direction personnel veillera la gestion du
redploiement, aprs accord de la direction ayant formul le besoin et
autorisation de la DG, et procdera lattribution des fonctions du
collaborateur.
02/03/15 22:22
151

Procdure :

Mai 2001
Droulement (Suite)
2me tape : Recherche externe
En cas d'chec de la prospection interne, la direction du personnel

procdera la recherche des candidatures l'extrieur de la socit.
Deux filires peuvent tre suivies :

-Embauche par un cabinet de recrutement qui procdera au recrutement
en collaboration avec la direction du service demandeur.
-Slection et recrutement par la socit.
Dans la premire option, la direction du personnel chargera un

professionnel pour identifier, valuer et slectionner les meilleures
candidatures.
La socit aura toutefois la souverainet de dcision et du choix final.
Pour la deuxime option, la direction du personnel ralisera elle-mme tout

le processus de slection en collaboration avec la direction du service
demandeur.
La direction du personnel consultera dans un premier temps le fichier des

demandes demploi et tchera d'identifier les profils adquats.
En cas d'chec, une annonce d'offres demploi sera publie dans un journal
en vue de cibler le profil recherch.
Les demandes reues sont tries et une slection des meilleures

candidatures sera effectue par la direction du personnel en accord avec la
direction du service demandeur.
Les candidats prslectionns seront donc convoqus pour passer un ou

plusieurs tests ou entretiens de slection aussi bien avec le directeur
personnel qu'avec le directeur demandeur.
A l'issue de cette phase, la commission de recrutement se runira pour

valuer les rsultats des tests et choisir les candidatures rpondant aux
conditions du poste pouvoir (2 3 candidats).
Ces candidatures seront toutefois classes dans un ordre de mrite et

proposes au Directeur gnral pour arrter un choix dfinitif.
Une fois ce choix est tabli, une dcision de recrutement est alors signe
par le DG et transmise la direction du personnel qui informera le ou les
candidats retenus.
Il leur demandera galement de fournir les pices ncessaires la

constitution du dossier administratif.
02/03/15 22:22
152

Procdure :
Etape : 3

Mai 2001
Intgration du candidat recrut
Objectif
Responsable
Veiller la bonne intgration des

candidats recruts.
Rgle de gestion
Etablir et remettre chaque nouveau collaborateur une fiche de fonction.
Droulement
Sur la base de la dcision de recrutement, la direction concerne tablit

une fiche d'attribution de fonction. Sur cette fiche figurera les principales
fonctions du nouvel agent ainsi que sa position hirarchique, son grade, et
son statut dans la socit.
Cette fiche sera communique la direction du personnel qui la remettra

l'agent le jour de son intgration.
La direction du personnel tablira pour sa part, en collaboration avec le

directeur de la nouvelle recrue, une fiche de fonction qui tayera
l'ensemble des attributions confies l'agent.
Cette fiche sera remise l'intress pour le responsabiliser sur ses

fonctions.
Par ailleurs, la direction du personnel veillera l'intgration du nouvel

agent, il sera prsent aux diffrents membres de la socit et tous les
moyens matriels lui seront fournis pour travailler de manire correcte.
La direction du personnel s'assurera que le nouveau collaborateur a pris

connaissance de toutes les conditions de travail au sein de la socit.
02/03/15 22:22
153

Procdure :
VI.

Mai 2001
Contrles
Contrle des
recrutement
s.
Contrle des
attributions
assignes
au nouveau
collaborateu
r
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
Directeur
Gnral
Support
du
Contrle
Matrialisat
ion
Du
Contrle
Visa de la
Dcision de
dcision de
recrutement
recrutement.
Directeur du
Fiche
personnel
d'attribution
de fonction
154
Visa de la
fiche
dattribution
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
A
S'assurer que
l'occasion
tout
de chaque recrutement
recruteme est autoris
nt
par la DG.
S'assurer que
les
A
attributions
l'occasion
et le statut
de chaque
de l'agent
recruteme recrut sont
nt
conformes
la dcision
de la DG.

Procdure :
IX.

Mai 2001
Archivage
Document
Emetteur
Demande
d'emploi
Demandeu
rs d'emploi
Rsultats
des
slections
Nombr Destinatai
e
re
Mode
Archivage
Priodici
t
Lieu
RH
Par profil
Annuelle
DP
Commissio
n de
recrutemen
t
DG
DP
Par
recruteme
nt
Annuelle
DP
Dcision
de
recruteme
nt
DG
Intress
DP
Par
personne
Annuelle
DP (dossier
Administratio
n)
Fiche
d'attributio
n de
fonction
DP
Directions
Intress
DP
Par
personne
Annuelle
DP
Fiche de
fonction
DP
Directions
Intress
DP
Par
personne
Annuelle
DP
Dossier
Administra
tif
Intress
DP
Par
personne
Annuelle
DP
02/03/15 22:22
155

Procdure :

Mai 2001
VII. Dispositif comptable appliqu la procdure

Il n'y a aucune incidence comptable pour cette procdure.

A ce jour, aucune application informatique, hormis le traitement de la
paie, ne gre les aspects ressources humaines.
02/03/15 22:22
156

Procdure :
Gestion des absences

Mai 2001
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
02/03/15 22:22
157

Procdure :
I.

Mai 2001
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le mode de suivi des
absences autorises.
II. Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction concerne.
Externes
Les agents.
III.
Flow chart
02/03/15 22:22
158

Procdure :
DG
DG

Mai 2001
Direction
personnel
Comptabilit Dparteme
nt
Constatatio
n d'absence
Agents
Demandes
d'absences
Visa &
transmissi
on
Enregistreme
nt & suivi
Apprciatio
n & dcision
d'imputatio
n
Retour au
dparteme
nt
concern
pour
informatio
ns
02/03/15 22:22
159
Retour
l'Agent
pour
excution

Procdure :
IV.

Mai 2001

Suivi des absences
Objectif
Responsable
Gestion et suivi des absences
Rgle de gestion
-
Les absences demandes doivent obligatoirement tre vises par le

responsable immdiat du demandeur.
La Direction du personnel doit s'assurer que toutes les absences sont
autorises et justifies par un document.
Les absences constates doivent faire l'objet posteriori d'un enregistrement
administratif (cahier des absences).
Ces absences ne doivent pas dpasser une journe, sauf accord de la DG.
Ces absences peuvent selon la dcision de la direction du personnel tre
imputes sur le droit aux congs ou tre autorises sans dduction.
La direction du personnel doit priodiquement s'assurer de la bonne tenue des
registres d'absence et contrler les absences cumules par collaborateurs afin
d'en matriser le volume annuel.
La direction concerne doit ncessairement tre inform de la dcision prise
avant excution.
Droulement
Les agents dsireux de s'absenter pour diverses raisons (vnement familial,
rcupration, RDV mdical ) doivent formuler leur demande par un bulletin
d'absence.
La demande doit tre vise par le responsable hirarchique du demandeur
avant d'tre transmise la direction du personnel pour enregistrement et
suivi.
Le service concern doit tre inform de la dcision prise avant l'excution
de l'absence.
Les demandes autorises sont inscrites par la direction du personnel sur un
registre d'absences tenu par agent.
La direction du personnel transmet priodiquement les demandes
d'absences la DG pour dcision d'imputation ou non sur les congs
annuels.
Les directions concernes doivent tre rgulirement tenues informs de la
synthse des absences et des droits au cong consomms et restants.
02/03/15 22:22
160

Procdure :
V.

Mai 2001
Contrles
Autorisation
d'absences
Suivi des
absences
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
Support
du
Contrle
Matrialisat
ion
Du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Directions
concernes
Demande
d'absence
Visa de la
demande
dabsence
A
l'occasion
de chaque
demande
dabsence
DP
Cahier des
absences
Etude
volumtrique
des absences
Chaque
mois
161
Finalit
du
contrle
S'assurer que
chaque
absence est
autorise et
justifie par
le personnel.
Mesurer et
apprcier le
volume
d'absence
de chaque
agent.

Procdure :
IX.

Mai 2001
Archivage
Docume
nt
Demand
es
d'absenc
e
Registre
des
absence
s
02/03/15 22:22
Nombre
Agents
DP
D.
concerne
Chronologiqu
e
Annuelle
DP
DP
D.
concerne
Chronologiqu
e
Annuelle
DP
DP
Destinatai
re
162
Mode
Archivage
Priodici
t
Emette
ur
Lieu

Procdure :
VI.

Mai 2001

Cf. procdure traitement de la paie
X.
Systme dinformation
02/03/15 22:22
163

Procdure :
Gestion des congs

Mai 2001
PRELIMINAIRE
I.
1.
2.
ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
02/03/15 22:22
164

Procdure :
Gestion des congs
I.

Mai 2001
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif de
la gestion des congs annuels.
II. Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction concerne.
Externes
Les agents
02/03/15 22:22
165

Procdure :
Gestion des congs
III.

Mai 2001
Flow chart
DG
Bureau
Comptabl
e
Direction
Personnel
Directions
Agents
Demandes
de congs
Enregistreme
nt des
demandes
par
Secrtariat
Visa &
transmissio
n
Centralisatio
n des
demandes
Prparation
Planning des
congs
Validation
des
planning
dfinitifs
Contrle,
avis &
proposition
Dcision de
cong
Prise de
connaissan
ce de la
dcision de
cong
Enregistreme
nt, suivi et
information
Dcision
de congs
pour
02/03/15 22:22
166
Dcision
cong

Procdure :
Gestion des congs

Mai 2001
comptabil
i-sation
02/03/15 22:22
167

Procdure :
Gestion des congs
IV.
DROULEMENT

Mai 2001
Suivi des congs annuels

Objectif
Responsable
Gestion et suivi des congs

annuels
Rgles de gestion
-
Les demandes de congs doivent obligatoirement tre autorises par la

Direction Gnrale.
Les congs accords doivent tre planifis en fonction de l'activit gnrale
de la socit.
La direction du personnel doit s'assurer que tous congs est autoris et suivi
administrativement.
La direction du personnel doit s'assurer que l'intrim est assur pour les
fonctions stratgiques en priode de congs annuels.
Les directions doivent donner leur accord sur le planning des congs de leur
personnel.
Droulement
Les demandes de congs annuels doivent tre tablies par les agents au
moins 1 mois avant la date demande.
Ces demandes doivent tre vises par le responsable hirarchique en
fonction des besoins oprationnels et des autres demandes.
Les demandes vises favorablement ou dfavorablement sont transmises
la direction du personnel
La direction du personnel s'assurera que les congs demands
correspondent un droit acquis. A la rception de l'ensemble des demandes
d'une priode, la direction du personnel prpare un planning gnral par
dpartement pour l'ensemble des priodes sollicites.
Cet tat est transmis la direction gnrale et aux directions concernes
pour tude et validation en vue de veiller sur la bonne continuit de l'activit
et dans l'esprit de respecter l'intrt gnral de la socit.
02/03/15 22:22
168

Procdure :
Gestion des congs

Mai 2001
Droulement (Suite)
Les directions de la Soders sont en mesure de reconsidrer certaines
demandes et de proposer des priodes d'change.
Une fois la demande valide par la direction concerne et par la direction
du personnel, elle est transmise la DG pour dcision finale.
La demande autorise et vise est transmise la direction du personnel
pour enregistrement dans les livres des congs et suivi administratif.
La direction du personnel informe et transmet alors
diffrents agents.
les dcisions aux
Par ailleurs, elle transmet une copie au service comptable pour

transcription et imputation lors du traitement de la paie et une copie aux
dpartements concerns pour information.
La direction du personnel constatera le retour effectif de l'agent au terme
de ses congs.
02/03/15 22:22
169

Procdure :
Gestion des congs
V.

Mai 2001
Contrles
Contrle du
droit aux
congs
Autorisation
de la
dcision de
congs
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
Support
du
Contrle
Matrialisat
ion
Du
Contrle
DP
Registre des
congs
Visa de la
demande de
congs
DG
DP
Directions
Dcisions de
congs
Visa de la
dcision de
congs
170
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
A
S'assurer que
l'occasion
les congs
de chaque
demands
demande
sont acquis.
de congs
S'assurer
que les
agents en
A
congs sont
l'occasion
autoriss et
de chaque
leur dcision
demande
est vise par
de congs
la direction
gnrale.

Procdure :
Gestion des congs
XI.

Mai 2001
Archivage
Docume
nt
Demande
s de
congs
Dcision
de congs
Registre
des
congs
pays
02/03/15 22:22
Emette
ur
Nombre
Destinatai
re
Agents
DP
Agents
DP
DP
Comptabilit
DP
DP
171
Mode
Archivage
Priodici
t
Lieu
Chronologiqu
e
Annuelle
DP
Dossier
administratif
Annuelle
DP
Chronologiqu
e
Annuelle
DP

Procdure :
Gestion des congs
VI.

Mai 2001

Cf. procdure traitement de la paie
XII. Systme dinformation

02/03/15 22:22
172
Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.

02/03/15 22:22
176
Financire
Procdure :
Paie
I.
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire les modalits de traitement,
le mode de comptabilisation et de suivi des oprations lies la paie
du personnel et aux dclarations sociales.

La procdure de la paie sera dcrite par rfrence aux principales
tapes suivantes :
Etablissement de la paie ;
Etablissement des dclarations sociales et fiscales ;
Enregistrement comptable et paiement ;
Paie des occasionnels ;
Suivi et analyse des comptes.
III. Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction Administrative et Financire ;
Service comptable.
Service informatique.
Externes
Agents ;
Direction des impts ;
Organismes sociaux.
02/03/15 22:22
177
Financire
Procdure :
Paie
IV.
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Flow chart
Etape
Etablissement des relevs de

pointage
Etablissement de ltat de
suivi de la paie des cadres
Etablissement de ltat
mensuel des avances
DG DP DAF Caisse
BC
S.inf
Impts Org. Soc. Per. Bq
Relev
pointage
Paie
cadres
Etat des
avances
Saisie des lments
variables de la paie
Edition et validation des

tats de contrle des lments
variables de la paie
Etat de
contrle
Edition des bulletins de paie
02/03/15 22:22
Bulletins
de paie
178
Financire
Procdure :
Paie
Etape
Edition des diffrents tats

de la paie
Validation des tats de paie
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
DG DP DAF Caisse
BC
S.inf
Impts Org. Soc. Per. Bq
Etat
virements
Etat
crdit
Journal
de paie
Etat
salaires
bruts
Cot
CNSS
Cot
CIMR
Cot
Retraite
Cot
assur.
Validation de la
cohrence des
tats
Signature des tats des

virements et remboursement
de crdits.
Etablissement des
dclarations sociales
Etablissement de la
dclaration dIGR
Dclaration Dclaration Dclaration Dclaration

CNSS
CIMR
Retraite
assur.
Dclaration
IGR
Comptabilisation de la paie
02/03/15 22:22
179
Financire
Procdure :
Paie
V.
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Etape :
1
Etablissement de la paie
Objectif
Responsable
S'assurer
que
la
correctement tablie.
paie
La direction du Personnel
comptable
La direction administrative et
financire.
est
Rgle de gestion
Ltablissement de la paie ne doit se faire quaprs contrle de tous les
lments variables.
Droulement
La direction du Personnel tablit les relevs de pointage mensuels du
personnel hors cadres sur la base de ltat de pointage informatique et les
transmet au bureau comptable.
Le relev de pointage remonte tous les lments variables de la paie par
agent :
Heures normales,
Heures supplmentaires
Indemnits de panier,
Nombre de jours de congs pays,
Nombre de jours dabsence.
La direction administrative et financire est responsable du suivi de la
paie des cadres.
Le bureau caisse tablit un tat mensuel des avances accordes au
personnel et le transmet au bureau comptable.
Le bureau comptable assist par le service informatique contrle la
cohrence des lments reus et rapproche entre les diffrents documents et
saisit les lments variables de la paie et les avances.
Le service informatique est responsable du traitement de la paie des
cadres.
Le bureau comptable dite les tats de contrle des lments variables
saisis et les valide.
02/03/15 22:22
180
Financire
Procdure :
Paie
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Le bureau comptable dite les bulletins de paie en deux exemplaires, un

pour lemploy et le deuxime pour classement.
02/03/15 22:22
181
Financire
Procdure :
Paie
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Droulement (Suite)
Le service de centralisation comptable contrle la concordance des
diffrents documents, et ordonne ldition :
- Des tats de virements,
- Des tats des chances des crdits,
- Du journal de la paie,
- De ltat des cotisations CNSS
- De ltat des cotisations de retraite Marocaine Vie,
- Ltat des salaires bruts par employ,
- Ltat des cotisations retraite CIMR (par trimestre)
- Ltat des cotisations assurance groupe (par trimestre)
Le service de centralisation comptable contrle la concordance :
- Des tats de virements avec les bulletins de paie,
- Des tats des chances des crdits,
- Du journal de paie avec tous les autres lments,
Et transmet la direction administrative et financire pour validation.
Le directeur administratif et
financier contrle la concordance des
diffrents tats avec le journal consolid et signe ltat des virements, ltat
des chances de crdits et le journal de paie.
Le service de centralisation comptable envoie la banque les ordres
doprations sur la base des tats signs par sa direction.
02/03/15 22:22
182
Financire
Procdure :
Paie
Etape : 2
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Etablissement des dclarations sociales et fiscales
Objectif
Responsable
Permettre
le
respect
des
diffrentes obligations dclaratives
vis--vis des partenaires sociaux
de la socit.
Le service comptable
Rgle de gestion
Ltablissement des dclarations sociales et fiscales doit se faire en conformit
avec la rglementation en vigueur.
Droulement
Le service comptable tablit les dclarations sociales conformment aux
rglements et contrats en vigueur (CNSS, CIMR, Assurance groupe,) sur la base
des tats des cotisations dits et assure leur paiement dans les dlais.
Le service comptable tablit la dclaration de l'IGR et liquide l'impt d au
vu du journal de paie consolid.
Le service comptable, la fin de l'anne, prpare l'tat 9421 au titre du
personnel titulaire, contractuel et saisonnier, vrifie la cohrence de l'tat
9421 avec les donnes comptables et le dpose ensuite l'administration
fiscale.
02/03/15 22:22
183
Financire
Procdure :
Paie
Etape : 3
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Enregistrement comptable et paiement
Objectif
Responsable
Sassurer que toutes les oprations

relatives
la
paie
sont
correctement comptabilises.
S'assurer de la validit des salaires
pays.
Rgle de gestion
Les oprations de la paie doivent tre exhaustivement comptabilises et
Droulement
Le service comptable, suite l'tablissement du journal de paie consolid,
comptabilise :
- Le journal de paie sur la base des fiches dimputation soumises
pralablement la signature du directeur administratif et financier.
- Les cotisations CNSS aprs rglement sur la base de lavis de dbit
bancaire,
- Des autres charges sociales partir des talons de chques.
02/03/15 22:22
184
Financire
Procdure :
Paie
Etape : 4
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Paie des occasionnels
Objectif
Responsable
Sassurer du correct calcul de la

paie du personnel occasionnel.
La direction du Personnel
Rgle de gestion
Les oprations de la paie des occasionnels doivent tre rgulirement suivies
et exhaustivement comptabilises.
Droulement
La direction du Personnel s'occupe de lembauche du
occasionnel, du suivi des heures travailles, et de son paiement.
personnel
La direction du Personnel tablit la fin de chaque quinzaine un tat des

heures travailles du personnel occasionnel et le transmet au directeur
administratif et financier.
Le service comptable tablit un tat de paie des occasionnels comportant :
- Le nombre dheures travailles,
- Les salaires bruts,
- Les retenues CNSS
- Les salaires nets
Cet tat est dit en deux exemplaires, un destin la caisse pour le
rglement des occasionnels et le second la direction du personnel pour
contrle.
Le service comptable comptabilise la paie et les charges sociales des
occasionnels. La CNSS sur paie des occasionnel est dclare et paye au
mme titre que le personnel permanent.
02/03/15 22:22
185
Financire
Procdure :
Paie
Etape : 5
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Suivi et analyse des comptes
Objectif
Responsable
Sassurer que les comptes relatifs

au personnel sont correctement
suivis et analyss.
Le service comptable.
Rgle de gestion
Les comptes personnel et organismes sociaux doivent tre toujours justifis.
Droulement
Le service comptable tablit la fin de chaque mois un tat dtaill sur les
mouvements des comptes du personnel (agent par agent) ainsi qu'une analyse
des soldes des comptes de bilan.
02/03/15 22:22
186
Financire
Procdure :
Paie
VI.
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Contrles
Vrification
de la
validit des
lments
variables de
la paie
Rapprochem
ent des
diffrents
tats de la
paie dits
Etablisseme
nt correct
des
dclarations
sociales et
fiscales et
paiement
des droits
corresponda
nts dans les
dlais en
vigueur
Concordance
de la
dclaration
annuelle des
salaires
avec la
comptabilit
et l'IGR pay
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
Directeur du
Personnel
Directeur
financier
Support
du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Eviter de
saisir des
lments de
paie errons
S'assurer de
la ralit et
de
l'exhaustivit
de la paie
Relev de
pointage
Visa sur le
relev de
pointage
A
l'occasion
de chaque
prparatio
n de la
paie
Journaux de
paie
Visa des
journaux de
paie
A chaque
dition des
journaux
de paie
Service de Dclarations
centralisatio sociales et
n comptable
fiscales
Service de
centralisatio
n comptable
Matrialisat
ion
du
Contrle
Etat 9421
187
Visa des
dclarations
Visa de l'tat
9421
Eviter des
erreurs dans
les
dclarations
Lors de
chaque
prparatio
n des
Sassurer du
dclaration
respect des
s
dlais
lgaux
Chaque
anne
Eviter des
erreurs dans
la
dclaration
9421
Financire
Procdure :
Paie
Contrles
Concordance
de la paie
avec les
donnes
comptables
Suivi
rgulier des
comptes
Du
personnel
Suivi
rgulier des
congs
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
Directeur
financier
Directeur
financier
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Support
du
Contrle
Journaux de
paie
Analyses de
comptes
Registre des
Directeur du
congs et
personnel
dcision des
congs
188
Matrialisat
ion
du
Contrle
Visa des
journaux de
paie
Visa des
analyses de
comptes
Visa sur le
registre
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Lors de
chaque
Eviter des
comptabilis
erreurs de
ation des
comptabilisatio
donnes
n
de la paie
Lors de
chaque
S'assurer de la
comptabilis
justification
ation des
des comptes
donnes
du personnel
de la paie
A chaque
dpart en
congs
Provisionner
les congs
pays non
consomms en
fin dexercice
Financire
Procdure :
Paie
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
VII. Contrles non prvus par la procdure

Contrles
Analyse de
l'volution
mensuelle
du journal
de paie.
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
Directeur
financier
Support
du
Contrle
Matrialisat
ion
du
Contrle
Etat
dvolution
mensuel des Visa de ltat
rubriques de
la paie
189
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Eviter le risque
de nonenregistrement
de salaires ou
A chaque
de
dition des
rmunrations
journaux
dus au
de paie
personnel ou
des charges
sociales sur les
rmunrations
Financire
Procdure :
Paie
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
VIII. Archivage
Document
Relevs de
pointage
Etat
mensuel
des avances
Etat de
contrle des
lments
variables
Bulletins de
paie
Etats des
virements
Etat des
chanciers
de crdit
Journal de
paie
Les tats
des
cotisations
Emetteur
Archivage
e
e
Lieu
DP
BC
Manue A la fin de
l
chaque mois
DP
BC
Caissier
BC
Manue A la fin de
l
chaque mois
BC
BC
BC
Manue A la fin de
l
chaque mois
BC
BC
BC
BC
BC
Manue A la fin de
l
chaque mois
Manue A la fin de
l
chaque mois
Banque
DAF
Manue A la fin de
l
chaque mois
BC
BC
DAF
Manue A la fin de
l
chaque mois
BC
BC
Organismes
Manue A la fin de
sociaux
l
chaque mois
DAF
BC
Dclaration
s sociales
BC
Dclaration
dIGR
BC
Etat 9421
BC
Employs
BC
Banques
Organismes
sociaux
BC
BC
Manue A la fin de
l
chaque mois
BC
Administrati
Manue A la fin de
on fiscale
l
chaque mois
BC
DAF
DAF
Administrati
on fiscale
Manue
DAF
l
Chaque
anne
BC
Assurance
Etat de paie
des
occasionnel
s
02/03/15 22:22
BC
Caisse
DP
190
Manue A la fin de
l
chaque mois
BC
DP
Financire
Procdure :
Paie
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
VIII. Dispositif comptable appliqu la procdure

SCHMAS
D'CRITURES COMPTABLES
Ecriture comptable de la paie mensuelle

6171
rm. du
personnel
3431
Avances
et
acomptes
au
personnel
4432
rm. due
au
personnel
A+B+C+D+E+F
F
4433
Retenues
Crdit
44525
Etat IGR
4438
personnel
autres
crditeurs
(opposition
s etc.)
444
organism
es
sociaux
Constatation des parts patronales relatives aux charges

sociales
02/03/15 22:22
6174
Charges sociales
6176
charges sociales
diverses
191
444
organismes
sociaux
A+B
Financire
Procdure :
Paie
IX.
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Systme dinformation
Saisie des lments

variables
APPLICATION PAIE
Saisie des avances
02/03/15 22:22
192
Edition des bulletins de paie

Edition des tats de virements,
Edition des tats des chances des
crdits,
Edition du journal de la paie,
Edition de ltat des cotisations CNSS
Edition de ltat des cotisations de
retraite Marocaine Vie,
Edition de ltat des salaires bruts par
employ,
Edition de ltat des cotisations
retraite CIMR (par trimestre)
Edition de ltat des cotisations
assurance groupe (par trimestre)
Financire
Procdure :
Paie
X.
Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Avril 2001
Recommandations
INTERFACE ENTRE APPLICATION PAIE ET SYSTME COMPTABLE DVELOPPER
La paie est gre par une application informatique qui nest pas intgre
lapplication comptable. Le transfert des donnes vers la comptabilit
gnrale est effectu manuellement. Ce traitement induit une perte de
temps et un risque derreurs.
Il serait opportun dtudier la possibilit de gnrer automatiquement les
critures en comptabilit gnrale grce une interface entre les deux
logiciels.
02/03/15 22:22
193
Manuel des procdures comptables
Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an
Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Avril 2001
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.

02/03/15 22:22
167
Procdure :
I.
Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Avril 2001
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le mode doctroi et de suivi
des prts plus dun an, accords par Soders son personnel et de
dfinir le dispositif comptable correspondant.
II.
Etapes
La procdure doctroi des prts au personnel
III.
Traitement des demandes de prt ;

Conclusion du contrat du prt ;
Dblocage et comptabilisation du prt ;
Suivi du prt.
Intervenants
Internes
Direction ;
Direction du personnel ;
Service comptable.
externes
Agents.
02/03/15 22:22
168
sera dcrite par
Procdure :
IV.
Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Avril 2001
Etape :
1
Traitement des demandes de prt
Objectif
Responsable
Permettre de classer les besoins

par ordre de priorit.
La Direction du personnel est

responsable
dapprcier
la
demande de prt.
Rgle de gestion
Loctroi des prts au personnel doit se faire selon des critres objectifs et bien
dfinis (anciennet, valuation, situation familiale,...)
DROULEMENT
La direction gnrale fixe annuellement le budget des prts accorder au
personnel.
Les agents intresss tablissent une demande de prt et la transmettent
la Direction du personnel.
La Direction du personnel classe les demandes qui lui sont parvenues par
ordre de priorit
Une commission se runit pour valider le traitement et le classement par
ordre de priorit des demandes et dsigne les bnficiaires dans la limite du
budget tabli par la direction.
La Direction du personnel transmet la Direction Gnrale la liste des
demandes acceptes pour approbation.
La Direction du personnel informe le demandeur de l'acceptation de sa
demande une fois que la Direction Gnrale donne son aval.
02/03/15 22:22
169
Procdure :
Etape :
2
Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Avril 2001
Conclusion du contrat de prt
Objectif
Responsable
Entourer la socit des garanties

suffisantes vis--vis des agents.
La Direction du personnel.
Rgle de gestion
Les prts au personnel doivent systmatiquement faire
prcisant les droits et obligations des deux parties.
lobjet de contrats
DROULEMENT
La Direction du personnel prpare une dcision de prt qu'elle transmet
la Direction Gnrale pour signature. Cette dcision rcapitule le montant du
prt, le taux d'intrt, la dure de remboursement, le montant de la
mensualit et le dlai de grce ventuel.
La Direction du personnel prpare le contrat de prt (fixant les droits et
obligations de chacune des parties) et le transmet au demandeur pour
signature.
Le demandeur du prt inscrit une hypothque au profit de la Soders et
transmet le certificat dhypothque la direction du personnel.
02/03/15 22:22
170
Procdure :
Etape :
3
Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Avril 2001
Dblocage et comptabilisation du prt
Objectif
Responsable
Permettre
au
demandeur
lencaissement du prt.
La dcision du dblocage du prt

est du ressort de la Direction
Gnrale.
Rgle de gestion
Les prts au personnel ne doivent tre dbloqus que si lagent assure les
garanties de la Soders.
DROULEMENT
La Direction du personnel vrifie lexhaustivit du dossier doctroi du prt et
le transmet au service comptable pour prparation du rglement.
prpare le moyen de rglement et transmet le
dossier complet la Direction Gnrale pour signature.
La Direction Gnrale transmet le chque sign directement au demandeur
du prt pour encaissement.
Le service comptable reoit le dossier de la Direction pour comptabilisation
et suivi des retenues au niveau du bulletin de paie.
02/03/15 22:22
171
Procdure :
Etape : 4
Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Avril 2001
Suivi du prt
Objectif
Responsable
Sassurer que le suivi des prts est

rgulier et fiable.
Le
service
comptable
responsable de cette tape
est
Rgle de gestion
Le remboursement du prt doit tre rgulier conformment au tableau
damortissement.
DROULEMENT
Le service comptable tablit le tableau damortissement du prt, et assure
le suivi du prt.
Le service comptable dite chaque mois :
Un tat des prts en cours ;
Une analyse des soldes des comptes de prts par agent.
Le service comptable rapproche ltat des soldes des comptes de prts avec
le tableau damortissement du prt pour vrification du montant de la retenue
pour remboursement du prt.
Le service comptable rapproche ltat des prts en cours avec le compte
prts au personnel pour justification des soldes.
02/03/15 22:22
172
Procdure :
V.
Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Avril 2001
Principaux contrles cls de la procdure

Auteur
Du
Contrle
Support
du
Contrle
Matrialisati Priodicit
on
du
du
Contrle
Contrle
Finalit
du
contrle
Validation
demandes
de prt
Commissio
n
Demandes
de prt
Classement des
demandes de
prts par ordre
de priorit
Octroi des
prts aux
agents
prioritaires
Vrification
du dossier
de prt
Direction
du
personnel
Dossier
de prt
Dblocage du
prt
Rapprochem
ent de ltat
des prts et
tableau
damortisse
ment du
prt
Service
comptable
.Etat des
prts
Visa
Sur ltat
danalyse des
prts par agent
A la fin de
chaque
mois
Sassurer que
les
mensualits
sont
correctement
retenues sur
les salaires
Rapprochem
ent de l'tat
des restants
dus des
prts avec le
compte
prts au
personnel
Service
comptable
Visa sur l'tat

des prts en
cours
A la fin de
chaque
mois
S'assurer de
la ralit et
de
l'exhaustvit
des soldes
des comptes
prts au
personnel
Contrles
02/03/15 22:22
. Tableau
damortissem
ent du prt
Etat des
restants dus
des prts au
personnel
173
Suite
chaque
demande
de prt
Pralablem Sauvegarder
ent
le patrimoine
loctroi de de la socit
prt
Procdure :
VI.
Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Avril 2001
Dispositif Comptable Applique A La Procdure

. Les prts immobiliss sont des fonds accords par la socit son
personnel, et ce pour une priode, lorigine dpassant 12 mois.
. Lentre de ces prts demeure maintenue ce poste jusqu'
lexpiration totale de ce dlai.
. Le fait gnrateur de la constatation du prt dans les comptes de
la socit est le dcaissement effectif du prt.
METHODES DEVALUATION
. Les prts au personnel sont comptabiliss leur valeur nominale.
La valeur nominale est la valeur figurant sur le contrat de prt.
. Les intrts des prts constituent des produits financiers pour la
socit comptabiliser parmi les produits de lexercice.
. Les intrts des prts sont comptabiliss la date de chaque
chance de remboursement et sont rgulariss la fin de
lexercice en vertu du principe de spcialisation des exercices.
. A la date de linventaire, la valeur nominale des prts est corrige,
le cas chant, par une provision pour dprciation sil apparat
que leur encaissement est incertain lchance.
02/03/15 22:22
174
Procdure :
Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Avril 2001
SCHEMAS DECRITURES COMPTABLES
2411
Prt au
personnel
51
trsorerie
3493
Intrts courus
et non chus
percevoir
73811
Intrt
des prts
4432
Rmunration
due au
personnel
Signature du
contrat de prts
Dcaissement
rel
du prt K
Echance du
remboursement
:
Principale p
Intrts i
K
K
p+i
p
Constatation
la fin de
lexercice des
intrts courus
et non chus
x
(K - p) Solde
non encore
rembours
02/03/15 22:22
Mouvemen
Intrts
t
courus et
de
non chus
trsorerie
percevoir
175
i+
Intrts
du prt
inscrit au
CPC
p+ i
Retenue
sur salaire
Manuel des Procdures

Cycle : REPORTING ET CLTURE COMPTABLE
Procdure :
Rglements, Encaissement et Suivi de la trsorerie
Avril 2001
PRELIMINAIRE
I.
1.
2.
ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
7.
02/03/15 22:22
193

Procdure :
Avril 2001
I.
Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le circuit administratif des
rglements, des encaissements et de suivi de la trsorerie de la
socit avec ses implications comptables.
II.
Etapes
La procdure des rglements des encaissements et de suivi de la
trsorerie sera dcompose en quatre sous - procdures, savoir :
III.
Procdure
Procdure
Procdure
Procdure
des rglements ;
des encaissements ;
de suivi de la trsorerie Caisse ;
de suivi de la trsorerie - Banque.
Intervenants
Internes
Direction ;
Direction administrative et financire ;
Service commercial ;
Dpartement achats et approvisionnements.
Externes
Clients ;
Fournisseur ;
Banques
02/03/15 22:22
194

Procdure :
Avril 2001
IV.
FLOW CHART
Procdure des rglements
Etape
DG
DAF
BC
DAA
Fournisseurs
Dossier de
rglement
(BC,BR,Fact)
Prparation et validation des

dossiers de rglements
Dossier de
rglement
(BC,BR,Fact)
Transmission du dossier la
comptabilit
Comptabilisation
et classement des
dossier par chance
Prparation des moyens
de paiement lchance
MP
Signature du moyen de
paiement
Contre-signature du moyen
de paiement lorsque sa valeur
dpasse 50.000 Dhs
MP
MP
Comptabilisation du rglement
et transmission du paiement au
fournisseur sans dlai
02/03/15 22:22
Comptabilisation
du rglement
195
MP

Procdure :
Avril 2001
Procdure des rglements par caisse
Etape
DG
DAA
DAF
Caisse
Etablissement dune demande

dachat par caisse
Services
Directions
BC
DA
du demandeur
DA
DA
Validation de la demande par

le DAF
Transmission au DAA
Etablissement du bon de caisse
valid par le DAF et
transmission la caisse
DA
BC
BC
Dblocage de la
somme demande
Ralisation de lachat et
transmission de la facture
la caisse
Transmission de la facture
la comptabilit pour
enregistrement comptable
02/03/15 22:22
Facture
BL, BR
Facture
BL, BR
Enregistrement de
la dpense sur le
registre caisse
196

Procdure :
Avril 2001
Procdure des encaissements
Etape
Collecte des rglements

et enregistrement sur les
registres correspondants
DG
DC
DAF
Caisse
BAV
BC
Client
Enregistrement
des encaissements
sur les registres
Autres moyens
de paiement
Enregistrement
sur le registre
caisse
Rglement
espce
Espces
Remise des espces en caisse

et tablissement des titres de
recettes
Contrle par le DAF des

moyens de paiement et de
leur cohrence avec les
registres
TR
TR
Moyens
paiement
Registres
Enregistrement des
encaissements
02/03/15 22:22
Registres
197

Procdure :
Avril 2001
V.
DROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE
Procdure :
1
Procdure des rglements
Objectif
Sassurer
que
rglements sont
autoriss.
Responsable
tous
justifis
Le
dpartement
achats
et
approvisionnements
est
responsable de la vrification des
dossiers de rglement.
les
et
Rgle de gestion
Tous les paiements doivent tre faits des fins autorises par un nombre limit
de personnes
DROULEMENT
Le dpartement achats et approvisionnements, prpare le dossier de
rglement (originaux des factures, bon de livraison, bon de rception et bon de
commande), vrifie la concordance des documents et la dduction des
acomptes et avoirs et le transmet au service comptable.
Le service comptable vrifie lexhaustivit et la concordance des
documents, rclame ventuellement les pices manquantes, opre
l'enregistrement comptable de la charge et classe les dossiers reus par
chance.
Le service comptable l'chance du rglement, prpare le moyen de
paiement et transmet le dossier pour signature au directeur financier si le
montant du rglement est suprieur 50.000 Dhs ce dernier transmet le
dossier au directeur gnral.
Les signataires vrifient la concordance des lments du dossier, signe le
moyen de paiement et retourne les dossiers de rglement au service
comptable.
Le service comptable comptabilise le rglement et envoi le moyen de
paiement aux fournisseurs (comptabilisation en temps rel).
02/03/15 22:22
198

Procdure :
Avril 2001
Procdure
:2
Procdure des encaissements
Objectif
Responsable
Sassurer
que
les
encaissements sont exhaustifs et
bien suivis
Le service comptable (section

rglement, recouvrement) est
responsable de cette procdure
Rgle de gestion
Tous les encaissements doivent faire lobjet dun suivi rigoureux.
DROULEMENT
Les commerciaux collectent les rglements lors des livraisons. Le montant

et le mode du rglement doivent tre nots sur le BL.
sur :
- Le registre des espces
- Le registre des chques
- Le registre des virements
Lors de rglements crdit, le client est tenu dapposer son cachet et de
signer le BL en reconnaissance de dettes.
Les moyens de paiement (Chques, lettres de virement) sont remis au
Directeur Financier pour contrle. Les espces sont dposes en caisse.
Le Directeur financier contrle les moyens de paiement avec les registres

et les transmet au bureau de ladministration des ventes pour enregistrement
du rglement.
Le bureau administration des ventes enregistre les rglements, en temps

rel, sur la base des registres viss par le Directeur Financier et des titres de
recettes viss par le caissier (pour les espces).
automatiquement.
A la fin de la saisie, le total des rglements de la journe figurant sur les
registres est rapproch au total de la saisie. Un visa de contrle est port
ct de chaque total.
Le service comptable tablit les bordereaux de remise deffets ou de

chques lencaissement, les transmet la signature du directeur gnral ou
du directeur financier et remet les valeurs en banque. La constatation
comptable du rglement se fait sur la base des bordereaux de remise viss par
la banque (la comptabilisation doit se faire en temps rel).
02/03/15 22:22
199

Procdure :
Avril 2001
Procdure
:3
Procdure de suivi de la trsorerie Caisse
Objectif
Responsable
Permettre un suivi fiable de la

caisse de la socit.
Le caissier est responsable du

suivi de la caisse de la socit.
Rgle de gestion
Les actifs liquides doivent tre correctement protgs et des mouvements de
caisse rgulirement suivis.
DROULEMENT
DEPENSES EN CAISSE
Le service demandeur, en cas de survenance dun besoin tablit :
- Une demande dachat si le besoin est un achat, quil transmet au DAA
(cest le DAA qui juge si lachat doit se faire par caisse ou non)
- Un bon de caisse lorsquil sagit de frais (chargement de marchandise,
dchargement,...) sign par son responsable hirarchique et le transmet
au directeur financier qui le valide et le transmet son tour au caissier.
Le responsable des achats tablit un bon de caisse (dont le montant ne

peut tre suprieur 10.000 Dhs) pour les achats programms quil transmet
son responsable hirarchique et au directeur administratif et financier pour
validation et transmission la caisse.
Le caissier reoit le bon de caisse dment sign et dbloque le montant

correspondant au responsable des achats en attente de la facture fournisseur.
Les bons de caisse en instance chez le caissier doivent tre classs, suivis et
apurs obligatoirement au plus tard la fin du mois de leur mission (sauf
autorisation du DAF).
Le responsable des achats ralise la dpense et transmet les justifications
du montant dcaiss au caissier.
Le caissier la rception de la facture enregistre la dpense sur le registre de
caisse et transmet le tout la comptabilit pour prise en charge comptable.
Le caissier tient jour le journal caisse avec un arrt en fin de journe avec
linscription des lments composant le solde sur la page darrt.
Le directeur financier contrle larrt journalier de la caisse et le valide par
son visa et opre un contrle inopin des espces en caisse au moins une fois
par mois.
02/03/15 22:22
200

Procdure :
Avril 2001
Le bureau comptable comptabilise en temps rel les dpenses sur la base
des pices de caisse et rapproche le solde mensuel comptable de la caisse au
solde du journal de caisse ; tout cart doit tre signal au directeur financier,
expliqu et corrig immdiatement.
DROULEMENT (SUITE)
02/03/15 22:22
201

Procdure :
Avril 2001
RECETTES EN CAISSE
Les commerciaux collectent les rglements en espces lors des livraisons.
sur e registre des espces et les espces sont dposes en caisse.
le caissier procde ltablissement des titres de recette prnumrots

tablis en trois exemplaires :
- un exemplaire destin au bureau de ladministration des ventes
- un exemplaire destin au commercial ayant dpos largent
- un exemplaire gard en souche la caisse
Le N du titre de recette est port sur le registre des espces cot de la
somme verse.
Le Directeur financier contrle les titres de recettes avec le registre et les

transmet au bureau de ladministration des ventes pour enregistrement du
rglement.
Le bureau administration des ventes enregistre en temps rel les
rglements sur la base du registre vis par le Directeur Financier et des titres
de recettes viss par le caissier.
automatiquement.
A la fin de la saisie, le total des rglements de la journe figurant sur le
registre des espces est rapproch au total de la saisie. Un visa de contrle
est port ct de chaque total.
REALIMENTATION DE LA CAISSE
Le caissier tablit priodiquement un mmoire rcapitulant les dpenses
effectues par caisse accompagn des pices justificatives quil envoie
directeur financier et met une demande de fonds pour alimenter la caisse.
Le directeur financier vrifie la concordance du registre de caisse avec les
pices justificatives, et mandate ltablissement du chque auprs du service
comptable.
Le service comptable prpare le chque et transmet le dossier au directeur
financier pour vrification et signature.
Le directeur financier retransmet le dossier la comptabilit pour la prise
en charge des critures comptables et pour la mise disposition du caissier du
montant demand.
02/03/15 22:22
202

Procdure :
Avril 2001
DROULEMENT (SUITE)
AVANCES AU PERSONNEL
Le personnel peut bnficier dune avance sur salaire dcaisse par caisse
sur demandes davance. ce niveau il y a lieu de distinguer entre deux types
davances :
- Les avances sur tat sont servies automatiquement partir du 15/M/A.
- Les avances sur bons de caisse doivent tre valides par le responsable
hirarchique du demandeur et par le directeur financier.
Le caissier reoit les demandes, valide que le montant demand ne dpasse
pas les seuils fixs par la Direction Gnrale et dbloque la somme demande
contre un reu sign par lui et par lintress.
Le caissier transmet tous les mois la liste des avances accordes au service
comptable pour oprer les retenues sur salaires lors de la prparation de la
paie.
PAIE DES OCCASIONNELS
Le service comptable tablit la fin de chaque quinzaine un tat de la paie
du personnel occasionnel qui comporte les rmunrations verses et le
transmet au directeur financier.
Le directeur financier vrifie la concordance de ltat des heures travailles
de la direction du personnel et ltat de la paie des occasionnels, et mandate
ltablissement du chque auprs du service comptable.
Le service comptable prpare le chque et transmet le dossier au directeur
financier pour vrification et signature.
Le directeur financier retransmet le dossier la comptabilit pour la prise
en charge des critures comptables et pour la mise disposition du caissier du
montant quivalent la paie.
Le caissier procde au payement des occasionnels sur la base de ltat de
paie qui lui a t transmis par le service comptable.
Le service comptable comptabilise la paie des occasionnels et les charges

sociales correspondantes.
02/03/15 22:22
203

Procdure :
Avril 2001
Procdure
:4
Procdure de suivi de la trsorerie banque
Objectif
Assurer un suivi fiable
trsorerie de la socit.
Responsable
de
Le
service
comptable
la
est
Rgle de gestion
Les actifs liquides doivent tre correctement protgs et la gestion de
trsorerie doit tre optimise.
DROULEMENT
Le service comptable reoit quotidiennement les extraits bancaires et
procde leur traitement par :
Lidentification des mouvements de la journe
Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la trsorerie

de la socit et identification des mouvements bancaires non constats
par la socit et inversement.
Le service comptable met jour sa situation de trsorerie et rclame la

banque les pices justificatives complmentaires au titre des mouvements non
justifis.
Le service comptable dite deux fois par semaine une situation de trsorerie
mise jour et la transmet au directeur gnral et au directeur financier pour
information.
Le service comptable reoit le courrier bancaire (avis de dbit et de crdit,
relevs, chelles dintrt) procde leur contrle (montants, dates de valeur,
taux appliqus, nombre de jours) et rclame les montants prlevs tort par
les banques cause du non-respect des conditions convenues pour le
fonctionnement des comptes.
Le service comptable procde un tri du courrier bancaire et comptabilise
les frais bancaires sur la base des originaux des relevs, des avis et des
chelles dintrts mentionnant les agios.
02/03/15 22:22
204

Procdure :
Avril 2001
02/03/15 22:22
205

Procdure :
Avril 2001
III. PRINCIPAUX CONTRLES CLS DE LA PROCDURE

Auteur
Du
Contrle
Support
du
Contrle
Service
comptable
Facture
Bon de
livraison
Bon de
commande
Vrificatio
n du
dossier de
rglement
Service
comptable
Dossier du
rglement
Vrificatio
n de la
concordan
ce du
dossier
avec le
moyen de
paiement
Dparteme
nt
financier et
comptable
Vrificatio
n de
lopportun
it des
besoins
dachat
par caisse
Les
suprieurs
hirarchiqu
es des
services
demandeur
s
Bon de caisse
Demande
dachat
Visa sur la
demande dachat
ou bon de caisse
Service
comptable
Pices
justificatives
Apposition de la
mention
Duplicata sur
les doubles des
pices de caisse.
Contrles
Vrificatio
n de la
ralisation
de lachat
ou
prestation
rgler
Annulatio
n des
doubles
des pices
justificativ
es des
achats
02/03/15 22:22
Dossier de
rglement
Matrialisation
du
Contrle
Priodicit
du
Contrle
Finalit
du
contrle
Etablissement du
bordereau de
paiement
A la
rception
de la
facture
Sassurer que
les factures
payer
correspondent
des achats
ou prestations
rels
Visa sur le
bordereau de
paiement
A
lchance
du
rglement
Sassurer que
les rglements
sont autoriss.
Signature du
moyen de
paiement
A
lchance
de chaque
rglement
Sassurer que
les rglements
correspondent
des achats
ou prestations
rels
A loccasion Sassurer de la
de chaque
ralit des
demande
besoins
dachat par
achats par
caisse
caisse
Ds
rception
des pices
de caisse
Eviter les
doubles
enregistremen
ts.
Vrifier la
squence et
lexhaustivit
des
206

Procdure :
Avril 2001
enregistremen
ts
Contrles
Rapprochem
ent des
avances
accordes
par la caisse
avec celles
retenues
des salaires
Vrification
de la
concordance
du registre
de caisse
avec les
comptes
Rapprochem
ent de la
situation de
trsorerie
du service
comptable
avec les
comptes
Etablisseme
nt et
contrle des
tats de
rapprochem
ent
bancaires
Contrle des
tats des
effets
payer
02/03/15 22:22
Auteur
du
Contrle
Support
du
Contrle
Service
comptable
Liste des
avances
accordes
par caisse
Service
comptable
Mmoire des
dpenses
Matrialisat Priodicit
ion
du
du
Contrle
Contrle
Signature
De la liste des
avances
A la fin de
chaque
mois
Sassurer de
lexhaustivit
des avances
retenues sur
salaires
Visa du
mmoire des
dpenses
A la
rception
de chaque
mmoire
de
dpenses
Sassurer de
lexhaustivit
des
enregistreme
nts
comptables
Service
comptable
Situation de
trsorerie du
service
comptable
Visa sur la
situation de
trsorerie
De faon
rgulire
(chaque
semaine)
Service
comptable
Grand livre
et les
relevs
bancaires
Visa du DAF
sur les tats de
rapprochement
Chaque
mois
Service
comptable
Grand livre
207
Finalit
du
contrle
Visa du DAF
sur les tats
des effets
Chaque
mois
Sassurer de
lexhaustivit
des
enregistreme
nts
comptables
Rclamer les
pices
manquantes
Rclamer les
effets pays
mais non
reus la

Procdure :
Avril 2001
Contrle des
tats des
chques
encaisser
XI.
Service
comptable
Grand livre
Visa du DAF
sur les tats
des effets
Chaque
mois
comptabilit
Suivre la
trsorerie
Sassurer que
les chques
reus ont t
remis la
banque
Archivage
Document
Emetteur
Nombr Destinatair
e
e
Mode
Archivage
Priodicit
Lieu
DECAISSEMENTS
Demande
dachat
Service
demandeur
Bon de
commande
DAA
Bon de
livraison
Fournisseur
Bon de
rception
Magasinier
Factures
Fournisseurs
Au
moins
deux
Fournisseur
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Fournisseur
DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Demande
Personnel
davance
Relevs de
DP
pointage
Etat
Caissier
mensuel
des avances
Etat de paie
des
BC
occasionnel
s
ENCAISSEMENTS
Manuel
Manuel
Manuel
A chaque clture
de dossier
dachat
A chaque clture
de dossier
dachat
A chaque clture
de dossier
dachat
DAA
DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Magasin
DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Bureau
comptable
Manuel
A chaque clture
de dossier
dachat
Manuel
A chaque clture
de dossier
dachat
Caisse
manuel
Chaque mois
BC
Manuel
A la fin de
chaque mois
DP
BC
BC
Manuel
A la fin de
chaque mois
BC
Caisse
DP
Manuel
A la fin de
chaque mois
BC
DP
Manuel
Chaque jour
DC
BAV
Manuel
Chaque dcade
BAV
Manuel
Chaque dcade
Comptabilit
BL
Nominatif
DC
Factures
BAV
Lettres de
Client
02/03/15 22:22
DAA
Client
BAV
DC
Client
BAV
DAF
208

Procdure :
Avril 2001
virements
Titres de
Caisse
recettes
SUIVI BANQUES
Extraits et
Banque
relevs
bancaires
Autre
Banque
courrier
bancaire
Situation de
BC
trsorerie
IV.
DISPOSITIF
PRINCIPES
BAV
BAV
DC
Manuel
Chaque jour
BAV
DAF
Caisse
BC
Manuel
A la fin de
chaque mois
BC
BC
Manuel
A la fin de
chaque mois
BC
DAF
Manuel
A la fin de
chaque mois
BC
COMPTABLE APPLIQU
COMPTABLES APPLIQUS
Gestion trsorerie - banque :
Les chques mis sont crdits, ds lmission, au

compte de banque par le dbit du compte de tiers
concern.
Les effets payer sont crdits lors de leur acceptation

(lettre de change) ou de leur remises (billet ordre) par
le dbit dun compte tiers.
Les titres de paiement reus des clients ou autres

dbiteurs sont dbits, ds leur rception par le crdit du
compte de tiers correspondant
Gestion de trsorerie - caisse
02/03/15 22:22
Le compte caisse de dpenses est dbit du montant

des alimentations ; il est crdit du montant des espces
dcaisses. Son solde est toujours dbiteur ou nul.
Le compte caisse de recettes est dbit du montant

des encaissements en espce, il est crdit du montant
des espces dposes en banque.
Son solde est toujours dbiteur ou nul.
209

Procdure :
Avril 2001
SCHMA
DES CRITURES COMPTABLES
511
Chque
s et
valeur
lencais
s.
4415
fournis
44
34
Clients
514
seurs
Comptes Comptes
Banque
effets
de tiers de tiers
effets
recevoir payer
3425
516
Caisse
Rglements
effectus par
banque
Rglements
effectus par
effets
Les
encaissement
s reus par
chques ou
par virement
C C
D
D
Rglements
effectus par
caisse
02/03/15 22:22
Les
encaissement
s reus par
effets
Les
encaissement
s reus en
espce
210

Procdure :
Avril 2001
XII.
Recommandations
MISE
EN PLACE DUNE GESTION DE TRSORERIE EFFICIENTE
Cration dun service financier indpendant du service comptable ayant

pour mission de maintenir lquilibre financier de la socit et doptimiser
la gestion de sa trsorerie et regroupement les aspects trsorerie et
finance au sein de ce service.
Ce service aurait pour attributions :
Etablissement des tats de gestion prvisionnelle de trsorerie fiables
en fonction des prvisions sur l'volution de l'activit de la socit.
Etablissement du plan de financement moyen terme de la socit en
fonction des besoins prvus en matire d'investissement et
d'exploitation.
Ngociation des conditions de fonctionnement des comptes avec les
banques ;
Contrle et suivi rigoureux de la trsorerie de la socit et des
conditions bancaires.
Dclenchement des oprations de placement ou de financement,
respectivement en cas d'excdent ou d'insuffisance de trsorerie, en
harmonie avec la politique financire adopte par la socit.
Suivi et contrle des chanciers des emprunts ventuels.
La procdure de suivi de trsorerie se prsenterait alors comme suit :
Le service financier reoit quotidiennement les extraits bancaires et
procde leur traitement par :
Lidentification des mouvements de la journe
Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la

trsorerie de la socit et identification des mouvements bancaires
non constats par la socit et inversement.
Le service financier procde tablissement de la situation
journalire de trsorerie avec les soldes en valeur de tous les comptes
bancaires de la socit et rclame la banque les pices justificatives
complmentaires au titre des mouvements non justifis.
Le service financier dite en fin de matine une situation de trsorerie
mise jour et la transmet au directeur financier pour information.
02/03/15 22:22
211

Procdure :
Avril 2001
Le service comptable transmet la section trsorerie une copie de

toutes les valeurs reues pour leur prise en compte dans la situation de
trsorerie.
Le service financier gre tous des mouvements de trsorerie :
Remise des chques et effets (des clients et autres) ;
Suivi des virements reus ;
Choix de la domiciliation et de la date de rglement pour les

fournisseurs ;
Ajustement des soldes des diffrents comptes bancaires par des

virements de banque banque.
Le service comptable transmet la section trsorerie ltat des
virements des salaires par banque pour la ralisation de cette opration
et le consulte ventuellement pour le choix de la domiciliation des
rglements des organismes sociaux.
Tous les services doivent consulter le service financier pour le choix de
la domiciliation des rglements, virements, mises disposition et
domiciliations des titres dimportation pour lui permettre un meilleur
suivi des oprations bancaires.
Le service financier reoit le courrier bancaire (avis de dbit et de
crdit, relevs, chelles dintrt) procde leur contrle (montants,
dates de valeur, taux appliqus, nombre de jours) et rclame les
montants prlevs tort par les banques cause du non respect des
conditions convenues pour le fonctionnement des comptes.
Le service financier procde un tri du courrier bancaire et transmet
la comptabilit les originaux des relevs, des avis et des chelles
dintrts mentionnant les agios pour comptabilisation.
Le service comptable reoit les bordereaux des rglements en devises
et les transmet avec les diffrentes pices justificatives (facture, bon de
commande, bon de livraison, titre dimportation imput par la douane)
au service financier qui contrle ces documents. Lorsque la contrevaleur du montant du rglement en dirham est suprieure XXXDH, le
responsable financier contacte les salles de march des banques de la
socit pour choisir le taux de change le plus avantageux avant dtablir
lordre de virement, sinon il prpare un ordre de virement pour la
banque domiciliataire.
Le service financier procde au lancement des oprations de
placement ou de financement respectivement en cas d'excdent ou
d'insuffisance de trsorerie.
02/03/15 22:22
212
SODERS

Procdure :
Reporting

Avril 2001
PRELIMINAIRE
I.
1.
2.
ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
7.
02/03/15 22:22
213
SODERS

Procdure :
Reporting
I.

Avril 2001
OBJET
L'objet de cette procdure est de prciser les modalits d'laboration du

reporting groupe ainsi que les principales rubriques qui doivent figurer.
II.
INTERVENANTS
Internes :
Direction Gnrale,
Direction technique,
Le dpartement des achats et approvisionnements,
Service de centralisation comptable et de contrle de
gestion,
Externe :
Groupe
02/03/15 22:22
214
SODERS

Procdure :
Reporting
IX.

Avril 2001

Recueil d'informations
Etape :
1
Objectif
Responsable
Rassembler
les
lments
d'informations
ncessaires
l'laboration du reporting
comptable et de contrle de
gestion
Rgle de gestion
Tous les responsables des directions concerns
informations requises pour l'laboration du reporting.
doivent
prparer
les
Droulement
L'laboration du reporting est initie par le directeur Gnral.
Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion qui se charge

de la centralisation des informations :
- Bilan de production en tonnage de la direction technique
- Ventes en tonnage et en valeur
- Etat des consommations en quantit et en valeur du dpartement des
achats et approvisionnements
- Etat des consommations de pices de rechange du magasin ;
- Le dispache de la masse salariale et charges sociales par centres du
bureau comptable
- Le tableau des amortissements conomiques du bureau comptable ;
- La Situation bancaire,
- la balance gnrale du bureau comptable.
Sur la base de ces lments le service de centralisation comptable et de

contrle de gestion tablira :
-
Le
Le
Le
Le
cot de revient des produits finis

tableau de rsultat
bilan,
tableau des emplois et ressources ;
02/03/15 22:22
215
SODERS

Procdure :
Reporting
Etape :
2

Avril 2001
TABLISSEMENT DES ETATS DE REPORTING
Objectif
Responsable
Etablissement
reporting.
des
tats
comptable et de contrle de
gestion
de
Rgle de gestion
Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion doit tablir
des tats de reporting fiables dans les dlais impartis.
Droulement
Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion avant

le 05 de chaque mois prpare et transmet la maison mre :
- Le bilan de production en tonnage,
- Les ventes en tonnage,
- La situation financire (sur la base des relevs bancaires + placements +
dettes,...),
Dtermination du cot de revient
Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion avant

le 25 de chaque mois saisit sur lapplication reporting les informations
recueillies :
-
Le bilan de production en tonnage

Etat des consommations en quantit et en valeur
Etat des consommations de pices de rechange
Le dispache de la masse salariale et charges sociales
Le tableau des amortissements conomiques ;
Lapplication reporting permet ldition partir de ces lments :

-
Du
Du
Du
Du
Du
tableau
tableau
tableau
tableau
tableau
02/03/15 22:22
du
du
du
du
du
cot
cot
cot
cot
cot
de
de
de
de
de
revient
revient
revient
revient
revient
de la crme,
de la LP,
de la SPI par nature demballage,
de la SPH par nature demballage,
des lamliorant.
216
SODERS

Procdure :
Reporting

Avril 2001
Droulement (Suite)
Etablissement du tableau de rsultat, du bilan et du tableau des
emplois et ressources
Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion

partir :
- Des tableaux prcits,
- De ltat des ventes en tonnage et en valeur,
- De la balance gnrale comptable (pour les charges non incorpores dans
le cot de revient : charges administratives et commerciales),
- Du budget annuel,
Etablit le tableau de rsultat par la dtermination des marges par produit,
aprs imputation des charges de distribution, et dfinit la marge globale
Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion

partir de la balance comptable tablit le bilan arrtant la situation de la
socit et le tableau des emplois et ressources de la en cours.
La direction gnrale valide les tats tablis par le service de centralisation
comptable et de contrle gestion avant quils ne soient transmis au sige du
groupe.
02/03/15 22:22
217
PRELIMINAIRE
I.
1.
2.
ORGANIGRAMME
II.
PROCEDURES
1.
2.
3.
CYCLE LOGISTIQUE
4.
5.
6.
7.
4. OBJET
Cette procdure a pour objet de dcrire les critures comptables de fin
dexercice et le processus dlaboration des tats de synthse.
5.
ETAPES

Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse
Cycle :
Reporting et Clture comptable
Mai 2001
La procdure darrt des comptes et des tats de synthse sera dcrite

par rfrence aux principales tapes suivantes :
Etablissement dun planning darrt ;

Ralisation des inventaires ;
Travaux damortissement et de provisions ;
Ecritures de clture ;
Analyse et justification des comptes ;
Edition des tats de synthse.
La comptabilisation de ces lments doit se faire conformment aux dispositions de la loi

comptable et du CGNC.
6. INTERVENANTS
Internes
Direction ;
Direction administrative et financire ;
Direction commerciale.
Externes
Administration des impts ;
Groupe (maison mre).
DROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE

Etape : 1
Etablissement dun planning darrt
Objectif
Responsable
Produire les tats darrt et de
La
02/03/15 22:22
217
Direction
administrative
et

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
clture dans les dlais impartis.
financire est
cette tape.
responsable
de
DROULEMENT
La Direction administrative et financire identifie les contraintes darrt
lgales (comptables et fiscales).
La Direction administrative et financire dtermine les diffrentes tches
ncessaires la ralisation des objectifs darrt ou de clture.
La Direction administrative et financire procde lordonnancement des
tches, chaque tche identifie le responsable ainsi que les documents
produire et les modalits de leur transmission, compte tenu des contraintes de
dlai.
La Direction administrative et financire
ordonnances aux ressources disponibles.
affecte les tches ainsi
La Direction administrative et financire procde la matrialisation du

planning darrt ou de clture.
La Direction administrative et financire assure le suivi priodique
davancement des travaux.
Etape : 2
Ralisation et exploitation des Inventaires
Objectif
Responsable
Raliser linventaire du patrimoine

de la socit la fin de lexercice
conformment aux lois et rgles
Le
Dpartement
achats
et
approvisionnements
est
responsable
de
l'inventaire
physique des stocks.
02/03/15 22:22
218

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
La
direction
technique
est
responsable
de
l'inventaire
physique des immobilisations.
en vigueur
DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements ralise un inventaire
physique des stocks de matires premires, pices de rechange et
consommable la clture de chaque exercice.
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un tat valoris
des stocks inventoris et le transmet au service comptable, en identifiant les
stocks reformer, les stocks gels et les stocks rotation lente.
Le Dpartement achats et approvisionnements rapproche les tats
d'inventaire des stocks l'inventaire permanent, relve les carts ventuels et
procde leur explication.
La production ralise un inventaire physique des stocks des produits finis la
clture de chaque exercice.
La production tablit un tat des stocks inventoris et le transmet au service
comptable.
La production rapproche les tats d'inventaire des stocks l'inventaire
permanent, relve les carts ventuels et procde leur explication.
02/03/15 22:22
219

Procdure :
synthse
Etape : 4
Cycle :
Mai 2001
Ecritures de clture
Objectif
Responsable
Clturer
la
comptabilit
en vigueur
Le
service
comptable
est
DROULEMENT
Le service comptable prpare les tableaux damortissement en tenant
compte des dcisions de rforme reues et dite un tat des amortissements
de l'exercice
Le service comptable reoit des diffrents services les informations sur la
recouvrabilit des crances ainsi que sur les risques ventuels
Le service comptable tablit, au vu de ces informations, un tat des
provisions de l'exercice pour traduire l'ventualit d'une dprciation d'un actif
ou d'une charge ou risque quelconque menaant la socit. Il dite cet effet
un tat des provisions de l'exercice.
Le service comptable reoit la fin de chaque exercice :
Les charges payes davance par le DAA et par la Direction du
personnel
Les charges payer par le DAA et les congs pays non consomms par
la Direction du personnel ;
Un tat de la TVA
Un tat des avoirs tablir au titre des ventes antrieures par le bureau
administration des ventes ;
Un tat des ventes non encore factures par le bureau administration
des ventes ;
Un tat des litiges en cours par la direction du personnel et contentieux.
Le service comptable prpare un tat des charges et produits rgulariser.
Le service comptable transmet ces tats au directeur financier pour
vrification et validation matrialises par un visa
Le service comptable reoit et comptabilise ces tats dment signs par la
Direction financire.
02/03/15 22:22
220

Procdure :
synthse
Etape : 4
Cycle :
Mai 2001
Edition des tats de Synthse
Objectif
Responsable
Sassurer
que les tats
de
synthse
sont
tablis
en vigueur.
Le
chef
du
dpartement
comptable
et
financier
est
responsable de cette tape
DROULEMENT
Le service comptable est responsable de ldition des journaux, grands
livres et balances.
Le directeur administratif et financier supervise llaboration des tats de
synthse, savoir :
Le bilan ;
Le compte des produits et charges ;
Ltat des soldes de gestion ;
Le tableau de financement ;
et ltat des informations complmentaires.
Le directeur administratif et financier prsente la Direction Gnrale les

tats de synthse ainsi tablis pour validation et visa.
Le directeur administratif et financier est responsable par ailleurs de :
Lassistance de la Direction Gnrale dans ltablissement des rapports
dactivit.
Lassistance des auditeurs externes et commissaires aux comptes.
02/03/15 22:22
221

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
PRINCIPAUX CONTRLES CLS DE LA PROCDURE

Contrles
Auteur
du
Contrle
Support
du
Contrle
Rapprochement
de l'inventaire
physique des
stocks avec
l'inventaire
permanent
DAA
Production
Etat de
l'inventaire
des stocks
Validation des
tats
damortisseme
nts et de
provisions
Validation des
tats de cut off
Vrification de
la concordance
des tats de
synthse avec
les journaux, le
GL et la BG
Validation des
tats de
synthse
02/03/15 22:22
Etat des
amortisseme
Directeur
nts
administra
Etat des
tif et
provisions
financier
Etat des
immobilisati
ons
rformer
Direction
administra
tive et
financire
Etats des
lments de
csure
n
du
du
Contrle
Contrle
Etat de
rapprochement
Expliquer
Suite
l'origine des
chaque
carts
inventaire
ventuels
Visa sur les

tats
Permettre
A chaque
la
arrt
prparation
mensuel
des tats
A la
de synthse
clture de
de la
lexercice
socit
Visa sur les

tats
Direction
administra
tive et
financire
Edition des
tats de
synthse
Visa sur les

tats
Direction
Edition des
tats de
synthse
Visa sur les

tats
222
Finalit
du
contrle
A chaque
Permettre
arrt
la
mensuel
prparation
A la
des tats
clture de de synthse
lexercice
de la
socit
A chaque
arrt
Valider les
mensuel
tats de
A la
synthse de
clture de
la socit
l'exercice
comptable
A chaque
arrt
Valider les
mensuel
tats de
A la
synthse de
clture de
la socit
lexercice

Procdure :
synthse
02/03/15 22:22
Cycle :
Mai 2001
223

Procdure :
synthse
DISPOSITIF
PRINCIPES
Cycle :
Mai 2001
COMPTABLE APPLIQU A LA PROCDURE
COMPTABLES APPLIQUS
Lors de llaboration des tats de synthse, le directeur administratif et

financier doit sassurer de lapplication des principes comptables
fondamentaux, dans les conditions suivantes :
Principe de permanence des mthodes :
- La prsentation des comptes annuels nest pas modifie dun
exercice lautre
- Les mthodes dvaluation retenues sont fixes dun exercice
lautre, il sagit en particulier de la mthode dvaluation des stocks,
de la mthode damortissement des immobilisations et des
mthodes dvaluation des provisions.
- Les modifications intervenues dans les mthodes et rgles
habituelles doivent tre prcises et justifies dans lETIC, Etat A2
Etat des drogations avec indication de leur influence sur le
patrimoine, la situation financire et les rsultats.
Principe du cot historique :
- Tous les lments du bilan, y figurent toujours pour leur valeur
dentre.
Principe de spcialisation des exercices :
- Toutes les charges et tous les produits rattachs lexercice, non
encore facturs, ont t enregistrs en comptabilit sur la base des
documents de rception et/ou livraison.
Principe de prudence :
- Toutes les charges probables et risques de pertes sont constates
sous forme de provisions pour dprciation ou pour risques et
charges.
02/03/15 22:22
224

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
Principe de clart :
- Les tats de synthse doivent tre tablis et prsents
conformment aux prescriptions de la loi comptable et du code
gnral de normalisation comptable ;
- Les lments dactif et de passif doivent tre valus sparment et
sans compensations.
Le principe de limportance significative :
- Les tats financiers doivent comporter des informations relatives
toutes les oprations dont limportance peut affecter les valuations
et les dcisions.
MTHODES
DVALUATION
Les charges payer et les charges constates davance doivent tre

constates en fin dexercice, et values sur la base :
- De la valeur des charges constates, mais non consommes durant
lexercice,
- De la fraction des charges concernant lexercice, mais non encore
constates.
Les produits acquis recevoir doivent tre valus de faon
approximative sur la base des pices probantes.
Les soldes du bilan correspondant des oprations libelles en
monnaie trangre, doivent tre valus au cours du 31 dcembre.
Les carts ventuels dus aux diffrences de change, doivent tre
constats dans les carts de conversion, et les pertes latentes doivent
tre provisionnes.
Les stocks doivent tre provisionns si la valeur de ralisation nette
(cest--dire le cours du jour diminu des frais restant supporter
jusqu' la vente) est infrieure la valeur des stocks.
Les provisions pour congs pays doivent tre constitues.
02/03/15 22:22
225

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
Les crances clients dpassant un an et qui, la fin de lexercice,

reprsentent des risques de non recouvrement, doivent faire lobjet de
provisions pour dprciation.
02/03/15 22:22
226

Procdure :
synthse
SCHMAS
Cycle :
Mai 2001
DCRITURES COMPTABLES
A. Constatation/annulation des provisions
619
Dotations dexploitation
Constatation
des
provisions
15 provisions
pour risques et
charges/
39 provisions
pour
dprciation /
45 autres
provisions
719 Reprises
dexploitation
739 Reprises
financires
759 Reprises
non courantes
Annulation
de la
provision
A-B
B. Comptabilisation des stocks

6114 Variation des
stocks marchandises
6124 Variation des
stocks de matire et
fournitures
Annulation des stocks

initiaux (SI)
SI
Constatation des
stocks finaux (SF)
SI
02/03/15 22:22
31 Stocks
SI
SF
SF
SF
SF
227
SI

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
C. Rgularisation des achats
Traitement des achats rceptionns durant lexercice dont les factures ne

sont pas encore parvenues
611 Achats revendus
de marchandises
612 Achats
consomms de
matire et fournitures
Constatation des charges
4417 Fournisseurs
factures non parvenues
Traitement des factures reues relatives des

services) non encore livres (ou raliss)
3491. Charges
constates davance
Rgularisation des
charges
02/03/15 22:22
marchandises (ou
611 Achats revendus de

marchandises
612 Achats consomms de
matire et fournitures
613/614 Autres charges
externes
228

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
Traitement des autres charges imputables lexercice mais non encore

factures.
61XX. Compte de
charges
4437. Charges du personnel

payer
4447. Charges social payer
4457. Etat, impts et taxes
payer
4487. Dettes rattaches/ autres
cranciers
Enregistrement des
charges
D. Rgularisations des produits
Traitement des produits rattachs lexercice mais non encore facturs :

3427.Clients factures
tablir
Enregistrement des
produits
711. Ventes de biens et services

produits
Traitement des factures expdies aux clients sans livraison

711. Ventes de biens et
services produits
Rgularisation des ventes
02/03/15 22:22
4491. Produits constats

davance
229

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
Traitement des avoirs envoyer aux clients au titre de lexercice achev

mais non encore tablis
7119. RRR accords
par lentreprise
Enregistrement des avoirs
4427. RRR
accorder, avoir
tablir
4555. Etat, TVA

facture
A+B
A+B
Traitement des produits rattachs lexercice suivant mais dj constats

71XX. Compte de
produits
Rgularisation des
produits
4491. Produits constats

davance
E. Constatation des carts de conversion
Traitement des augmentations des crances
24XX. Crances
immobilises
Constatation des
augmentations des
crances immobilises
34XX.
Crances de
lactif circulant
4710.
Augmentatio
n des
crances
circulantes
A
A
Constatation des
augmentations des
crances circulantes
A
02/03/15 22:22
1710.
Augmentatio
n des
crances
immobilises
B
230

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
Traitement des diminutions de crances

2710.Diminution
des crances
immobilises
Constatation des
diminutions des crances
immobilises
3710.
Diminution des
crances
circulantes
A
A
Constatation des
diminutions des crances
circulantes
Traitement des augmentations des dettes

2720.
Augmentation
des dettes de
financement
Constatation des
augmentations des dettes
de financement
3702.
Augmentation
des dettes
circulantes
14XX Dettes
de
financement
.
44XX.
Dettes du
passif
circulant
A
A
B
Constatation des
augmentations des dettes
circulantes
24XX.
34XX.
Crances
Crances de
immobilise
lactif
s
circulant
Traitement des diminutions des dettes
14XX Dettes de
financement.
Constatation des
diminutions des dettes de
financement
02/03/15 22:22
44XX. Dettes du
passif circulant
2720.
Augmentatio
n des dettes
de
financement
A
A
231
3702.
Augmentati
on des
dettes
circulantes

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
Constatation des
diminutions des dettes
circulantes
02/03/15 22:22
232

Procdure :
synthse
Cycle :
Mai 2001
RECOMMANDATION
Procder un inventaire physique de toutes les immobilisations de la Soders,
tablir un tat des immobilisations valoris avec mise en vidence de ltat du
matriel (bon tat, rformer,... etc.) et exploiter les rsultats par un
rapprochement de linventaire physique avec le fichier comptable des
immobilisations et dgager les carts ventuels pour analyse et justification.
02/03/15 22:22
233

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