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Manuel des procdures

MANUEL DES
PROCEDURES

2005

02/03/15 22:22

Manuel des procdures

PROCEDURES
1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

I.

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif
des achats de matires premires et emballages et ses implications
comptables.

II.

Etapes
La procdure des achats de matires premires et emballages sera
dcrite par rfrence aux principales tapes suivantes :

Expression du besoin ;
Consultation des fournisseurs ;
Choix des fournisseurs ;
Lancement de la commande ou passation du contrat ;
Rception ;
Contrle des factures ;
Enregistrement comptable ;
Contrle des stocks.

Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure


des rglements et de suivi de la trsorerie.

III.

Intervenants
Internes

Direction Gnrale ;
Dpartement achats et approvisionnements ;
Magasin ;
Direction qualit ;
Section comptabilit et finance ;
Service demandeur.

Externes
Fournisseurs.

02/03/15 22:22

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

IV.

FLOW

Etap
e

CHART

DG

DA
A

Magasi
n
DT

DQ

BC

Fournisse
urs

Planni
Producti
ng
on

Etablissement du
annuel
budget de
production
Approbation de la
Planni
gnrale du
direction
Producti
ng
budget
on
Planni
Etablissement du
Cons.
ng
de consommation
planning
o
mensuel
Etablissement de la
D.
de
prix et
demande
Pri
fournisse
transmission aux
x
urs
Rception des
fournisseurs et
offres
Tablea
du tableau
tablissement
compara
u
comparatif des
tif
prix
Jugement qualitatif
des offres
Choix du
Choi
prsentant le
fournisseur
x
fournisse
rapport qualit
meilleur
ur
/ prix

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Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Offre
s

Choi
qualitati
x
f

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Etape

DG

DAA

Magasin

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

DT

DQ

BC

Fournisseurs

BC

Etablissement du BC

Si BC>50.000 Dhs
Signature du BC

BC
BC

Transmission du BC au
fournisseur
Rception des matires

Contrle
qualit

BL

Etablissement et saisie
du Bon de rception

BL

BR

Livraison la production
Etablissement et saisie du
bon de sortie

BS

Rception de la facture

Fact.

Contrle des factures et


Transmission la
comptabilit

BR

Enregistrement comptable

02/03/15 22:22

Fact.

BL
BC

Comptabilisation

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

V.

DROULEMENT

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE

Etape :
1

Expression du besoin

Objectif

Responsable

Permettre le rapprovisionnement
rgulier de la production.

La
direction
responsable
exprims.

technique
est
des
besoins

Rgle de gestion
Le rapprovisionnement
production.

doit permettre lalimentation rgulire de la

DROULEMENT

La direction technique prpare un budget annuel de production


(production mensuelle et ratios) et le transmet la direction gnrale pour
validation

Le Dpartement achats et approvisionnements (D.A.A)


du stock disponible et du stock minimal pour chaque produit.

tablit un tat

Le Dpartement achats et approvisionnements dresse, sur la base de ce


budget, des plannings mensuels de consommation des matires premires et
emballages actualiss en fonction des ratios raliss le mois prcdent.

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Etape : 2

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Consultation et choix des fournisseurs

Objectif

Responsable

Obtenir
le
meilleur
approvisionnement
conciliant
conformit qualit, prix et service.

La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
incombe au dpartement achats
et approvisionnements
Le D.A.A et la direction qualit
sont responsables des jugements
des offres.

Rgle de gestion
Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.

DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit pour chaque
produit commander un cahier de charges clairement dfini.
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit une demande de
prix (ou un appel doffre) qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins
choisis dans le fichier fournisseurs) avec le cahier de charges correspondant.
Les appels doffres doivent tre lancs en septembre de chaque anne, pour
que les nouveaux prix soient intgrs au budget de lanne suivante.
La demande de prix doit indiquer la date prvue de la rception des offres et la
date prvue de livraison.
Le Dpartement achats et approvisionnements reoit les offres des
fournisseurs, fixe le jour de louverture des plis et convoque les membres de la
commission (responsable des achats, responsable de la production et le
responsable qualit).
La commission douverture des plis procde louverture des plis et la
signature des offres.
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un tableau
comparatif des prix et procde ladjudication de la commande au fournisseur
prsentant le meilleur rapport qualit - prix . notion de mieux disant

Le Dpartement achats et approvisionnements transmet la Direction


Gnrale, le tableau comparatif des prix accompagn du dossier complet sur la
consultation et le choix des fournisseurs pour validation et contre signature ;

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Etape : 3

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Lancement des Commandes ou Passation des


marchs

Objectif

Responsable

Permettre
de
lancer
les
commandes qui correspondent aux
besoins exprims.

Le D.A.A est responsable de la


conclusion des contrats et du
lancement des commandes

Rgle de gestion
Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant
de rpondre au mieux aux besoins exprims.

DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un contrat dachat
pour les produits de consommation courante et rgulire sur la base de
ladjudication. Le contrat dapprovisionnement peut tre trimestriel,
semestriel ou annuel. Le contrat tabli est transmis la direction gnrale et
au fournisseur pour signature.
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit automatiquement
(sur logiciel Sybel) un bon de commande prnumrot automatiquement.
Des bons de commande partiels doivent tre tablis pour les achats
contractuels, sur lesquels il faut rappeler les rfrences du contrat de base.
Peut-tre revoir et baisser le montant
Le chef du Dpartement achats et approvisionnements signe le bon de
commande seul si la valeur de la commande nexcde pas 50.000 Dhs dans
le cas contraire le bon de commande est transmis la direction gnrale (ou
la direction administrative et financire en labsence du DG) pour contre
signature.
Le Dpartement achats et approvisionnements faxe les bons de
commande signs au fournisseur (1 copie), transmet au bureau comptabilit
et finance une copie, loriginal est class au D.A.A.
Le Dpartement achats et approvisionnements assure le suivi des
commandes sur la base dun tat de suivi des commandes dit par
lapplication de gestion des commandes qui permet de sortir tous les bons de
commande en cours.
Le Dpartement achats et approvisionnements sur la base de ltat
dit relance les fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison
prvue.
Gestion des accuss de rception ?

02/03/15 22:22

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Etape : 4

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Rception

Objectif

Responsable

Sassurer
que
toutes
les
commandes sont rceptionnes et
que toutes les anomalies sont
traites.

Le
gestionnaire
matires
premires est responsable de la
rception de la livraison.

Rgle de gestion
Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes.

DROULEMENT
Le magasinier soccupe de la rception des articles livrs au magasin. Il
reoit la livraison accompagne du bon de livraison du fournisseur et procde :
Au rapprochement du bon de commande avec la marchandise reue et le
bon de livraison ;
A la dtection des dfauts apparents ;
A la pese des produits qui sont au tonnage ;
A la consultation de la direction qualit pour le contrle qualit de la
marchandise par chantillonnage ;
Dans le cas ou ces contrles ne relvent pas danomalies, le magasinier
procde au dchargement de la marchandise.
Le magasinier procde au pesage du vhicule dcharg, accroche le ticket de
pese au BL et appose le cachet de la gestion des stocks et sa signature sur le
BR.
Le magasinier, en cas danomalie releve, avise le gestionnaire matires
premires, remplit la fiche de non-conformit, en indiquant les quantits
acceptes ainsi que celles qui sont litigieuses sur les plans qualitatif ou
quantitatif, en prcisant les anomalies.

02/03/15 22:22

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

02/03/15 22:22

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

DROULEMENT (SUITE)
Le dpartement achats et approvisionnements ds la rception de la
fiche de non-conformit, dclenche des rserves auprs des fournisseurs et
cherche une solution au problme. Il avise ensuite le magasinier de la suite
donne au problme.
Le magasinier tablit en 3 exemplaires un bon de rception, dat, sign et
pr numrot du carnet des bons de rception. Ce carnet doit :
Etre retir du stock suivant lordre croissant des numros ;
Etre le seul en cours dutilisation,
Etre class et archiv une fois termin,
Les bons annuls doivent tre barrs annots de la mention annul et
conservs dans les carnets souches.
Tous les champs du BR doivent tre renseigns.
Le BR tabli est sign par le magasinier et transmis avec le dossier (BC, BL ) au
gestionnaire matires premires.
-

Le gestionnaire matires premires procde un deuxime


rapprochement entre BC, BL et BR et saisie le BR sur lapplication informatique
et le classe en attendant la facture correspondante.

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Etape : 5

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Contrle des factures

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les factures


sont conformes et valides

Le
dpartement
achats
et
approvisionnements
est
responsable du contrle des
factures.

Rgle de gestion
Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes et rceptions et elles doivent exhaustivement tre achemines
la comptabilit.

DROULEMENT

Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des


fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet
au dpartement achats et approvisionnements.

Le dpartement achats et
notamment en ce qui concerne :

approvisionnements

vrifie la facture,

La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et bon


de commande (quantit, qualit et prix) ;
Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client,
identifiant fiscal, rfrence facture )
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
La signature et le cachet apposs la facture.
Le dpartement achats et approvisionnements, une fois ces contrles
effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et la facture) la
comptabilit pour enregistrement comptable et rglement du fournisseur
chance.
Le dpartement achats et approvisionnements, en cas danomalie
constate, tablit une lettre de contestation envoye au fournisseur.

02/03/15 22:22

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Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Etape : 6

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Enregistrement comptable

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les factures


sont comptabilises.

Le bureau comptabilit et finance


est responsable de cette tape

Rgle de gestion
Les oprations dachats doivent tre exhaustivement comptabilises et
correctement values.

Droulement
Le bureau comptable reoit le dossier dachat (facture, bon de commande,
bon de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et
rclame ventuellement les documents manquants.
Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le
bon de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n
de la pice comptable, criture passer et la date dimputation comptable) et
comptabilise lachat.
Le bureau comptable classe les dossiers dachats en instance de paiement
par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles
systmatiquement selon les modalits de payement indiques sur le bon de
commande.

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Etape : 7

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Contrle du stock

Objectif

Responsable

Sassurer
de
la
ralit
de
linventaire permanent des stocks.

Le
gestionnaire
matires
premires est responsable de
cette tape.

Rgle de gestion
Les stocks doivent tre rgulirement suivis et correctement values.

Droulement
Le magasinier tablit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur
chaque BS doit figurer :
Le code et la rfrence du produit ;
Le nom du demandeur ;
Le service demandeur ;
La quantit.
Le BS est tablit en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire matires
premires pour mise jour de linventaire permanent, un destin au
demandeur et le dernier gard au magasin.
Le
gestionnaire
matires
premires
assure
rgulirement
un
rapprochement entre le stock thorique et le stock physique par des
inventaires tournant bimensuels et un inventaire exhaustif en fin d'exercice.
Le gestionnaire matires premires explique les carts entre inventaire
permanent et physique et met jour le stock thorique.

02/03/15 22:22

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Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

VI.

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

CONTRLES CLS DE LA PROCDURE

Contrles

Auteur
du
Contrle

Vrificatio
n de la
ralit et
de
l'opportuni
t des
besoins
exprims

Direction
Technique

Etablisseme
nt dun
tableau
comparatif
des prix
Rapproche
-ment lors
de la
rception
du BC/BL
Vrificatio
n
de la
facture
Annulation
des
doubles
des
factures
Vrifier la
quantit
physique
avec BL

02/03/15 22:22

D.A.A
Direction
Gnrale

Magasinier

Support
Du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns

Mettre en
concurrence
les
fournisseurs

Planning de
consommation

Visa sur le
planning

Mensuellem
ent Suite
chaque
expression
du besoin

Tableau
Comparatif des
prix

Visa sur le
tableau
comparatif des
prix

Suite
chaque
consultation

Bon de
commande
Bon de
livraison

D.A.A

Matrialisati
on
du
Contrle

Facture
BL/RR/BC

Bureau
Comptable

Factures
fournisseurs

Magasinier

Bon de
livraison

14

Elaboration dun
BR
A loccasion
prnumrot,
de chaque
dat et sign
rception
par le
Physique
rceptionnaire
Visa sur facture

Apposition de
la mention
duplicata
sur le double
des factures
Visa sur le BL

Sassurer que
les rceptions
correspondent
aux
commandes

Ds
Eviter les
rception
erreurs de
des factures comptabilisatio
fournisseur
n
Ds
rception
des factures
fournisseur

Eviter les
doubles
paiements

A loccasion
de chaque
rception
Physique

Sassurer que
les rceptions
correspondent
aux
commandes

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

VII. CONTRLES NON PRVUS PAR LA PROCDURE


Contrles

Attribution
dun n
chronologiqu
e
Rapprocheme
nt factures
comptabilise
s avec le
registre de
rceptions
des factures

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

D.A.A

Bureau
Comptable

Support
du
Contrle

Factures
fournisseurs

Journal et
registre

15

Matrialisati
on
du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Vrifier la
Ds
squence et
Attribution
rception
lexhaustivit
dun N
des factures
des
chronologique
fournisseur enregistrement
s
Etat de
rapprochemen Annuelle ou
t annuel ou
mensuelle
mensuel

Sassurer de
lexhaustivit
des
enregistrement
s

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

VII. Archivage
Document

Emetteur

Planning de
consommatio
n

Direction
Technique

Demande de
prix

DAA

Offres
Fournisseur
fournisseurs
s

Nombr Destinatair
e
e

DAA

Mode

Manuel

Fournisseurs Manuel

DAA

Manuel

Tableau
comparatif
des prix

DAA

Service
demandeur

Manuel

Contrat
dachat

DAA

Fournisseur

Manuel

Fournisseur

Manuel
autom
atique

Bon de
commande

DAA

Bon de
livraison

Fournisseur

Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable

Manuel

Fournisseur

Bon de
rception

Magasinier

DAA
Bureau
comptable

Fiche de
nonconformit

Magasinier

DAA

Factures

Fournisseur
s

Au
moins
deux

DAA
Bureau
comptable

Lettre de

DAA

02/03/15 22:22

Manuel

Manuel

Manuel

Fournisseurs Manuel

16

Archivage
Priodicit
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque

Lieu

DAA
Direction
Technique
DAA

DAA

DAA

DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e
Magasin
DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005
clture de
dossier
dachat

contestatio
n
Bon de
sortie

02/03/15 22:22

DAA

Magasinier

Service
demandeur

17

Manuel

A chaque
clture de
dossier
dachat

Magasin
DAA
Service
demande
ur

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DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

VIII. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE


PRINCIPES

COMPTABLES APPLIQUS

. Les achats de matires premires et emballages sont constitus


par tous les biens consomms par lentreprise au cours de son
activit.
. La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la
rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant
rgularise la clture de lexercice lorsquun dcalage existe
entre les dates de facturation et de rception.
. En application du principe de spcialisation des exercices :
1. Les charges enregistres durant lexercice qui correspondent
des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit
intervenir ultrieurement doivent tre soustraites des charges
de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation ;
2. Les consommations de lexercice non encore comptabilises
pour des raisons diverses (en particulier, factures non reues)
constituent des charges payer intgrer dans les charges de
lexercice en contrepartie dun compte rattach chaque
compte de tiers concern.
MTHODES

COMPTABLES

Les achats de matires premires et emballages sont enregistres


hors TVA dductible.

02/03/15 22:22

18

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

SCHMAS DCRITURES COMPTABLES


612
Compte de
charge
concern
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture

4417
Fournisseur
facture non
parvenue

Fournisseur

51
Trsorerie
Actif

Rglement du
fournisseur

Rception du
bien ou service
fait
Facture non
reue la
clture

4411

Rception de la
facture aprs
clture

Rglement du
fournisseur

A+B

A+B A+B
A+B

Constatation
de la charge

02/03/15 22:22

Dette
Compte de
fournisseur
rgularisatio
solde aprs
n sold
rglement

19

Constatati
on du
rglement

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

VIII. Systme dinformation

Edition des commandes


Saisie des
commandes
Edition des tats de stocks
Saisie des entres
Saisie des sorties

APPLICATION DE
GESTION DES
APPROVISIONNEME
NTS ET STOCKS

Edition des seuils de


commande
Edition des mouvements du
stock

Saisie des cots


dachats
Edition tat statistique des
stocks

02/03/15 22:22

20

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de matires premires et emballages

IX.

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mars 2005

Recommandations
INFORMATISATION DE LTABLISSEMENT DES TABLEAUX DE BORD DES
COMMANDES DE MATIRES PREMIRES

Dvelopper le systme de gestion de stock de matires premires


actuel Sybel afin de lui permettre dditer priodiquement (chaque
semaine) un tat dapprovisionnement en fonction des plannings
prvisionnels de consommation et du stock disponible.

FORMALISATION DE
RECOURS LAPPEL

LA PROCDURE DES ACHATS EN CAS DE


NON
DOFFRE OU EN CAS DE CHOIX DUN FOURNISSEUR

NON MOINS DISANT

Le dpartement des achats et approvisionnements, lorsquil ne recourt pas


la procdure dappel doffre (Fournisseur en situation de monopole,
urgence des besoins, etc.) ou lorsque son choix ne porte pas sur le moins
disant, doit tablir une note expliquant la drogation la procdure et la
soumettre lapprobation de la direction avant le lancement de la
commande.

DVELOPPER LES FONCTIONNALITS DE SUIVI DES COMMANDES


LAPPLICATION DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET STOCKS

DE

Dvelopper le systme de gestion dapprovisionnement et de stock de


matires premires actuel Sybel afin de lui permettre dditer
quotidiennement la liste des livraisons prvues pour la journe permettant
de sassurer que toutes les commandes ont t rceptionnes.

02/03/15 22:22

21

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

19

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

IX.

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure administrative
des achats de pices de rechange et ses implications comptables.

X.

Etapes
La procdure des achats de pices de rechange sera dcrite par
rfrence aux principales tapes suivantes :

Expression du besoin ;
Consultation des fournisseurs ;
Choix des fournisseurs ;
Lancement de la commande ou passation du march
Rception ;
Contrle des factures ;
Enregistrement comptable ;
Contrle des stocks

Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure


des rglements et de suivi de la trsorerie.

XI.

Intervenants
Internes

Direction gnrale ;
Direction technique ;
Dpartement achats et approvisionnements ;
Magasin pices de rechange ;
Bureau comptable ;
Service demandeur.

Externes
Fournisseurs.

02/03/15 22:22

20

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

XII. FLOW

CHART

Etape

DG

DAA

Edition des stocks minis

Magasin

Transmission de la DA
au DAA
Etablissement de la demande
de prix et transmission aux
fournisseurs
Rception des offres
fournisseurs et tablissement
du tableau comparatif des
prix

SM

BC

Fournisseurs

Stocks minis

DA

DA

D.
Prix
Offres
Tableau
comparatif
Choix
qualitatif

Jugement qualitatif des offres

02/03/15 22:22

DT

Stocks minis

Analyse des stocks minis


par la maintenance et
tablissement de la DA

Choix du fournisseur
prsentant le meilleur
rapport qualit / prix

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Choix
fournisseur

21

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Etape

DAA
DG

Etablissement du
BC
Signature du
BC

BC

BC

Magasi
n

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

DT

SM

BC

Fournisseur
s

Dhs
Si
BC>50.000

BC

Transmission du BC
au
fournisseu
r
Rception des
pices

BL

Etablissement et
saisie
du Bon de
rception

BR

Contrl
equalit

BL

Livraison la
production
Etablissement et saisie
du
bon de
sortie
Rception de la
facture
Contrle des factures
et
Transmission
la
comptabilit

Enregistrement
comptable

02/03/15 22:22

BS
Fact.

Fact.
BR
BL
BC

Comptabilisati
on

22

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

XIII. DROULEMENT

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE

Etape :
1

Expression du besoin

Objectif

Responsable

Permettre
la
maintenance
rgulire de loutil de production.

Le
service
responsable
exprims.

demandeur
est
des
besoins

Rgle de gestion
Les demandes dachats doivent tre valides et correspondre un besoin rel.

DROULEMENT
Les pices codifies :
Le gestionnaire pices de rechange assure le rapprovisionnement sur la
base des propositions de commande traites automatiquement par le logiciel
Mister Maint
Le gestionnaire pices de rechange, pour permettre ce traitement, enrichit
le fichier des pices codifies en concertation avec le service maintenance des
lments suivants :
- Prix dachat.
- Nom et adresse du fournisseur.
- Stock minimum et point de commande.
- Stock de scurit.
- Dlai de livraison.
- Quantit a commander.
Le gestionnaire pices de rechange dite chaque lundi le listing des stocks
minis et le transmet au service maintenance.
Le service maintenance analyse ltat des stocks. Il ny a pas de demande
dachat. Il y a un accord entre les deux parties sur ce qui est commander sur
les listing sign par les deux parties.

Les pices non codifies :


Le service demandeur tablit une demande dachats (DA) prcisant :
- Toutes les caractristiques des pices demandes ;
- La date de livraison souhaite ;
- Une proposition de fournisseur ;
- Les nouveaux codes des pices demandes.
La DA signe par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance
pour approbation et signature. Si la valeur de la demande dachat est
suprieure 50.000 Dhs le visa du directeur technique est requis. La DA
signe est remise au DAA.

02/03/15 22:22

23

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Le dpartement achats et approvisionnements accuse rception de la DA


et entame le processus dachat.

Etape : 2

Consultation et choix des fournisseurs

Objectif

Responsable

Obtenir
le
meilleur
approvisionnement
conciliant
conformit qualit et prix.

La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
incombe au dpartement achats
et approvisionnements.
Le
D.A.A
et
le
service
maintenance sont responsables
des jugements des offres.

Rgle de gestion
Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.

DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit une demande de
prix qui est transmise aux fournisseurs agres, la demande de prix doit
indiquer la date prvue de la rception des offres et la date prvue de
livraison.
Le Dpartement achats et approvisionnements reoit les offres des
fournisseurs, tablit un tableau comparatif des prix et le transmet avec la
demande dachat portant les prcisions suivantes :
Nom du fournisseur
Prix dachat
Dlai de livraison
au service maintenance pour confirmation du choix du fournisseur .

La direction technique a le droit darbitrage en cas de dsaccord entre le


dpartement des achats et approvisionnement et le service demandeur sur le
choix du fournisseur ou des pices.

02/03/15 22:22

24

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Etape : 3

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Lancement des Commandes ou Passation des


marchs

Objectif

Responsable

Permettre
de
lancer
les
commandes qui correspondent aux
besoins exprims.

Le D.A.A est responsable


lancement des commandes

du

Rgle de gestion
Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant
de rpondre au mieux aux besoins exprims.

DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements
commande prnumrot.

dite

un bon de

les bons de commande doivent tre signs par :


- Le gestionnaire de stocks ;
- Le chef du dpartement achats et approvisionnements ;
- Le responsable de la maintenance ;
- Le directeur technique si la valeur de la commande est suprieure
10.000 Dhs ;
- Le directeur gnral si la valeur de la commande est suprieure
50.000 Dhs.
Le Dpartement achats et approvisionnements faxe les bons de
commande signs au fournisseur (1 copie), transmet la section
comptabilit et finance une copie, loriginal est class au D.A.A.
Le gestionnaire pices de rechange assure le suivi des commandes sur la
base dun tat de suivi des commandes dit par Mister Maint qui permet de
sortir tous les bons de commande en cours.
Le gestionnaire pices de rechange sur la base de ltat dit relance les
fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison prvue.

02/03/15 22:22

25

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Etape : 4

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Rception

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les rceptions


sont conformes aux commandes et
que toutes les anomalies sont
traites.

Le magasinier est responsable de


la rception de la livraison.

Rgle de gestion
Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes .

DROULEMENT
Le magasinier soccupe de la rception des articles livrs au magasin. Il
reoit la livraison accompagne du bon de livraison du fournisseur et procde :
- Au rapprochement du bon de commande avec les articles reus et le bon
de livraison ;
- Au comptage des articles ;
- A la dtection des dfauts apparents ;
- A la consultation du demandeur pour le contrle qualitatif et technique
des articles.
Dans le cas ou ces contrles ne relvent pas danomalies, le magasinier
procde la rception des articles.
Le magasinier, en cas danomalie releve, avise le gestionnaire pices de
rechange, remplie la fiche de non-conformit, en indiquant les quantits
acceptes ainsi que celles qui sont litigieuses sur les plans qualitatifs ou
quantitatifs, en prcisant les anomalies.
Le gestionnaire pices de rechange ds la rception de la fiche de nonconformit, dclenche des rserves auprs des fournisseurs et cherche une
solution au problme.
Le magasinier tablit en 3 exemplaires un bon de rception, dat, sign et
prnumrot du carnet des bons de rception. Ce carnet doit :
- Etre retir du stock suivant lordre croissant des numros ;
- Etre le seul en cours dutilisation,
Etre class et archiv une fois termin,
- Les bons annuls doivent tre barrs par le magasinier et annots de la
mention annul et conservs dans les carnets souches.
Tous les champs du BR doivent tre renseigns.
Le BR tabli est sign par le magasinier et transmis avec le dossier (BC, BL ) au
gestionnaire pices de rechange.

02/03/15 22:22

26

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Le gestionnaire pices de rechange procde un deuxime


rapprochement entre BC, BL et BR , signe le bon de rception et le retourne au
magasinier.
Le magasinier saisi le BR sur lapplication informatique et le classe en
attendant la facture correspondante.
Le Dpartement achats et approvisionnements dite quotidiennement la
liste des livraisons prvues pour la journe et sassure que toutes les
commandes ont t rceptionnes.

Etape : 5

Contrle des factures

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les factures


sont conformes et valides

Le
gestionnaire
pices
rechange est responsable
contrle des factures.

de
du

Rgle de gestion
Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes par rapport
aux commandes et rceptions et elles doivent tre exhaustivement
achemines la comptabilit.

DROULEMENT

Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des


fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet
au dpartement achats et approvisionnements.

Le dpartement achats et
notamment en ce qui concerne :

approvisionnements

vrifie la facture,

La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et bon


de commande ( quantit, qualit et prix);
Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client,
identifiant fiscal, rfrence facture )
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
La signature et le cachet apposs la facture.
gestionnaire pices de rechange, une fois ces contrles effectus,
transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et la facture) la comptabilit pour
enregistrement comptable.
gestionnaire pices de rechange, en cas danomalie constate, tablit une
lettre de contestation envoye au fournisseur.

02/03/15 22:22

27

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Etape : 6

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Enregistrement comptable

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les factures


sont comptabilises.

Le bureau comptabilit et finance


est responsable de cette tape

Rgle de gestion
Les oprations dachats doivent tre exhaustivement comptabilises et
correctement values.

Droulement
Le bureau comptable reoit le dossier dachat ( facture, bon de commande,
bon de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et
rclame ventuellement les documents manquants.
Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le
bon de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n
de la pice comptable, criture passer et la date dimputation comptable) et
comptabilise lachat.

Le bureau comptable classe les dossiers dachats en instance de paiement


par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles
systmatiquement selon les modalits de payement indiques sur le bon de
commande.

02/03/15 22:22

28

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Etape : 7

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Contrle du stock

Objectif

Responsable

Sassurer
de
la
ralit
de
linventaire permanent des stocks.

Le
dpartement
achats
approvisionnement
responsable de cette tape.

et
est

Rgle de gestion
Les stocks doivent tre rgulirement suivis et correctement values.

Droulement
Le magasinier tablit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur
chaque BS doit figurer :
- Le code et la rfrence du produit ;
- Les quantits sorties du stock ;
- Le nom du demandeur ;
- Le service demandeur.
Le BS est tablie en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire pices de
rechange pour mis jour de linventaire permanent, un destin au demandeur
et le dernier gard au magasin.
Le gestionnaire pices de rechange assure rgulirement un
rapprochement entre le stock thorique et le stock physique par des
inventaires tournant et un inventaire exhaustif en fin d'exercice.
Le gestionnaire pices de rechange explique les carts entre inventaire
permanent et physique et met jour le stock thorique.
Le dpartement achats et approvisionnements ralise une tude
analytique, la clture de chaque inventaire annuel, des pices de rechange
dont la dure de stockage dpasse une anne et dcide en concertation avec
les services techniques du sort des pices devenues inutilisables.

02/03/15 22:22

29

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

02/03/15 22:22

30

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

XIV. CONTRLES CLS DE LA PROCDURE


Contrles

Vrification
de la ralit
et de
l'opportunit
des
besoins
exprims
Etablisseme
nt dun
tableau
comparatif
des prix

Contrle des
rceptions

Contrle
technique
des
rceptions
Vrification
de la facture

Annulation
des doubles
des factures

02/03/15 22:22

Auteur
Du
Contrle

Support
Du
Contrle

Responsable
hirarchique
du service
demandeur

Demande
du service
utilisateur

D.A.A

Tableau
Comparatif des
prix

Magasinier
Service
demandeur

Bon de
rception

Maintenanc
e et Travaux
Neufs

Articles

GPR

Facture
BL/BR/BC

GPR

Matrialisati
on
du
Contrle

Visa sur la
demande

Visa sur le
tableau
comparatif des
prix

31

Finalit
du
contrle

Suite
chaque
expression
du besoin

Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns

Suite
Mettre en
chaque
concurrence
consultation les fournisseurs

Elaboration dun
BR
A loccasion
prnumrot,
de chaque
dat et sign
rception
par le
Physique
rceptionnaire

Sassurer que
la ralit des
achats de
produits
stocks

A loccasion
de chaque
rception
Physique

Eviter la
rception des
pices non
conformes

Visa sur le BL

Factures
fournisseurs

Priodicit
du
Contrle

Visa sur facture

Ds
Eviter les
rception
erreurs de
des factures comptabilisatio
fournisseur
n

Apposition de la
Ds
mention
rception
Duplicata
des factures
sur le double
fournisseur
des factures

Eviter les
doubles
paiements

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

XV. CONTRLES NON PRVUS DE LA PROCDURE


Contrles

Attribution
aux factures
dun n
chronologiq
ue

02/03/15 22:22

Auteur
Du
Contrle

D.A.A

Support
du
Contrle

Factures
fournisseurs

32

Matrialisati
on
du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Vrifier la
Ds
squence et
Attribution
rception
lexhaustivit
dun N
des factures
des
chronologique
fournisseur enregistrement
s

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

X.

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Archivage

Document

Emetteur

Nombr Destinatair
e
e

Proposition
de
commande

DAA

Demande
dachat

Service
demandeur

Demande de
prix

DAA

Offres
Fournisseur
fournisseurs
s
Tableau
comparatif
des prix

DAA

Service
maintenanc
e
DAA

Mode

Manuel

Manuel

Fournisseurs Manuel

DAA

Manuel

Service
demandeur

Manuel

Fournisseur

Bon de
commande

DAA

Bon de
livraison

Fournisseur

Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable

Manuel

Manuel

Fournisseur

Bon de
rception

Magasinier

DAA
Bureau
comptable

Fiche de
non
-conformit

Magasinier

DAA

Factures

Fournisseur
s

Au
moins
deux

DAA
Bureau
comptable

Lettre de

DAA

02/03/15 22:22

Manuel

Manuel

Manuel

Fournisseurs Manuel

33

Archivage
Priodicit
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque

Lieu

DAA
DAA
Service
demande
ur
DAA

DAA

DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001
clture de
dossier
dachat

contestatio
n
Bon de
sortie

02/03/15 22:22

DAA

Magasinier

Service
demandeur

34

Manuel

A chaque
clture de
dossier
dachat

Magasin
DAA
Service
demande
ur

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

XVI. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE


PRINCIPES

COMPTABLES APPLIQUS

. La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la


rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant
rgularise la clture de lexercice lorsquun dcalage existe
entre les dates de facturation et de rception.
. En application du principe de spcialisation des exercices :
3. Les charges enregistres durant lexercice qui correspondent
des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit
intervenir ultrieurement doivent tre soustraites des charges
de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation ;
4. Les consommations de lexercice non encore comptabilises
pour des raisons diverses (en particulier, factures non reues)
constituent des charges payer intgrer dans les charges de
lexercice en contrepartie dun compte rattach chaque
compte de tiers concern.
MTHODES

COMPTABLES

Les achats de pices de rechange sont enregistrs hors TVA


dductible.

02/03/15 22:22

35

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

SCHMAS DCRITURES COMPTABLES

Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture

4417

4411

51

Compte de
charge
concern

Fournisseur
facture non
parvenue

Fournisseur

Trsorerie
Actif

Rglement du
fournisseur

Rception du
bien ou service
fait
Facture non
reue la
clture

Rception de la
facture aprs
clture

Rglement du
fournisseur

A+B

A+B A+B
A+B

Constatation
de
la charge

02/03/15 22:22

Dette
Compte de
fournisseur
rgularisatio
solde aprs
n sold
rglement

36

Constatati
on du
rglement

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

02/03/15 22:22

37

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de pices de rechange

XI.

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Systme dinformation

Edition des commandes


Saisie des commandes
Edition des tats de stocks
Saisie des entres
Saisie des sorties

APPLICATION DE
GESTION DES
APPROVISIONNEME
NTS ET STOCKS

Edition des seuils de


commande
Edition des mouvements du
stock

Saisie des cots


dachats
Edition tat statistique des
stocks

02/03/15 22:22

38

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Achats de consommables

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

86

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Achats de consommables

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

XVII. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure administrative des
achats de consommables et ses implications comptables.
XVIII.

Etapes

La procdure des achats de consommables sera dcrite par rfrence aux


principales tapes suivantes :

Expression du besoin ;
Consultation des fournisseurs ;
Choix des fournisseurs ;
Lancement de la commande ou passation du march
Rception ;
Contrle des factures ;
Enregistrement comptable ;
Contrle du stock

Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure des


rglements et de suivi de la trsorerie.

XIX. Intervenants
Internes

Direction gnrale ;
Dpartement achats et approvisionnements ;
Magasin ;
Bureau comptable ;
Service demandeur.

Externes
Fournisseurs.

02/03/15 22:22

87

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS
Procdure :
Achats de consommables

XX. FLOW

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Mai 2001

CHART

Etape

DG

DAA

Magasin

Directions

Expression du besoin
dachat

DA

Etablissement de la demande
de prix et transmission aux
fournisseurs

D.
Prix

Approbation du service
demandeur du choix du
fournisseur

02/03/15 22:22

Fournisseurs

DA

Acheminement de la DA
au DAA

Etablissement du tableau
comparatif des prix

BC

DA

Approbation de la direction
du services demandeur

Rception des offres


fournisseurs

Services

Offres
Tableau
comparatif
Choix
fournisseur

Tableau
comparatif

88

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

Etape

DG

DAA

Magasin Directions

Services

BC

Fournisseurs

BC

Etablissement du BC

Si BC>50.000 Dhs
Signature du BC

BC
BC

Transmission du BC au
fournisseur
Rception des marchandises

BL

Etablissement du Bon de
rception
Saisie du BR
Livraison du service
demandeur
Etablissement du bon
de sortie
Saisie du BS
Rception de la facture
Contrle des factures et
Transmission la
comptabilit
Enregistrement comptable

02/03/15 22:22

BL

BR

BS
Fact.

Fact.
BR
BL
BC

Comptabilisation

39

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

XXI. DROULEMENT
Etape :
1

ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE

Expression du besoin

Objectif

Responsable

Permettre
lapprovisionnement
rgulier en produits consommables
et autres services.

Le
service
responsable
exprims.

demandeur
est
des
besoins

Rgle de gestion
Les demandes dachats doivent tre valides et correspondre un besoin rel.

DROULEMENT
Produits non stocks et achats de services :
Le service demandeur tablit une demande dachats (DA) prcisant les
qualits et les quantits des articles acheter ainsi que les dlais de livraison
souhaits et sont transmises au suprieur hirarchique pour approbation.
Les suprieurs hirarchiques des services demandeurs centralisent et
valident les demandes et les transmettent au D.A.A.
Le dpartement achats et approvisionnements accuse rception de la DA
et entame le processus dachat.

Achats stocks :
Le dpartement achats et approvisionnements vu la rgularit de
consommation de ces produits, constitue un stock minimum et le
rapprovisionnement se fait de manire priodique.

02/03/15 22:22

40

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

Etape : 2

Consultation et choix des fournisseurs

Objectif

Responsable

Obtenir
le
meilleur
approvisionnement
conciliant
conformit qualit et prix.

La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
incombe au dpartement achats
et approvisionnements.
Le D.A.A et le service demandeur
sont responsables des jugements
des offres.

Rgle de gestion
Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.

DROULEMENT
Produits non stocks et achats de services :
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit une demande de
prix qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins). La demande de prix doit
indiquer la date prvue de la rception des offres et la date prvue de
livraison.
Le Dpartement achats et approvisionnements reoit les offres des
fournisseurs, tablit un tableau comparatif des prix et le transmet au service
demandeur pour confirmation du choix du fournisseur.

Achats stocks :
Le Dpartement achats et approvisionnements sapprovisionne directement
auprs des fournisseurs et assume la responsabilit des produits achets.

02/03/15 22:22

41

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

Etape : 3

Lancement des Commandes

Objectif

Responsable

Permettre
de
lancer
les
commandes qui correspondent aux
besoins exprims.

Le D.A.A est responsable de la


passation des marchs et du
lancement des commandes

Rgle de gestion
Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant
de rpondre au mieux aux besoins exprims.

DROULEMENT
Produits non stocks et achats de services :
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un bon de
commande prnumrot.
Le chef du Dpartement achats et approvisionnements signe les bons
de commande seul si la valeur de la commande nexcde pas 50.000 Dhs
dans le cas contraire le bon de commande est contresign par le directeur
gnral (ou par la direction administrative et financire en labsence du DG).
Le Dpartement achats et approvisionnements faxe les bons de
commande signs au fournisseur (1 copie), transmet au bureau comptabilit
et finance une copie, loriginal est class au D.A.A.
Le Dpartement achats et approvisionnements assure le suivi des
commandes sur la base dun tat de suivi des commandes dit par
lapplication de gestion des commandes qui permet de sortir tous les bons de
commande en cours.
Le Dpartement achats et approvisionnements sur la base de ltat
dit relance les fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison
prvue.

02/03/15 22:22

42

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

Etape : 4

Rception

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les rceptions


sont conformes aux commandes et
que toutes les anomalies sont
traites.

Le magasinier est responsable de


la rception de la livraison.

Rgle de gestion
Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes.

DROULEMENT
Achats stocks :

Le magasinier soccupe de la rception des articles livrs au magasin. Il


tablit en 3 exemplaires un bon de rception, dat, sign et prnumrot du
carnet des bons de rception.
Le BR tablis est sign conjointement par le magasinier et lacheteur et il est
transmis au dpartement achats et approvisionnements.

Achats de services :

Le service demandeur signe la facture des prestations de services en guise


de rception.

02/03/15 22:22

43

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

Etape : 5

Contrle des factures

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les factures


sont conformes et valides

Le
dpartement
achats
et
approvisionnements
est
responsable du contrle des
factures.

Rgle de gestion
Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes et rceptions et elles doivent tre exhaustivement achemines
la comptabilit.

DROULEMENT
Achats stocks :
Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des fournisseurs,
les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet au
dpartement achats et approvisionnements.
Le dpartement achats et approvisionnements vrifie la facture,
notamment en ce qui concerne :
La correspondance entre la facture et le bon de rception
Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client,
identifiant fiscal, rfrence facture )
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.)
La signature et le cachet apposs la facture.

Le dpartement achats et approvisionnements, une fois ces contrles


effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et la facture) la
comptabilit pour enregistrement comptable.

Produits non stocks et achats de services :

Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des


fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet
au dpartement achats et approvisionnements.
Le dpartement achats et approvisionnements vrifie la facture,
notamment en ce qui concerne :
La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et bon
de commande (quantit, qualit et prix) ;
Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client,
identifiant fiscal, rfrence facture )
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
La signature et le cachet apposs la facture.
Le dpartement achats et approvisionnements, une fois ces contrles

02/03/15 22:22

44

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et facture) la comptabilit


pour enregistrement comptable.
Le dpartement achats et approvisionnements, en cas danomalie
constate, tablit une lettre de contestation envoye au fournisseur.

Etape : 6

Enregistrement comptable

Objectif
Assurer la comptabilisation
toutes les factures.

Responsable

de

Le bureau comptabilit et
finance est responsable de cette
tape

Rgle de gestion
Les oprations dachats doivent tre exhaustivement comptabilises et
correctement values.

Droulement
Produits non stocks et achats de services :
Le bureau comptable reoit le dossier dachat (facture, bon de commande,
bon de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et
rclame les documents manquants.
Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le
bon de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n
de la pice comptable, criture passer et la date dimputation comptable) et
comptabilise lachat.
Le bureau comptable classe les dossiers dachats en instance de paiement
par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles
systmatiquement selon les modalits de payement indiques sur le bon de
commande.

Produits stocks :

Lacheteur tablit un bon de caisse (dont le montant ne peut tre suprieur


10.000 Dhs) pour les achats programms quil transmet son responsable
hirarchique et au directeur administratif et financier pour validation et
transmission la caisse.

Le responsable Caisse reoit le bon de caisse dment sign et dbloque le


montant correspondant au responsable des achats en attente de la facture
fournisseur. A la rception de la facture le caissier enregistre la dpense sur le

02/03/15 22:22

45

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

registre de caisse et transmet le tout la comptabilit pour prise en charge


comptable.

Etape : 7

Contrle du stock

Objectif
Disposer
dun
permanent des stocks.

Responsable
Le
dpartement
achats
approvisionnement
responsable de cette tape.

inventaire

et
est

Rgle de gestion
Les stocks doivent tre rgulirement suivis et correctement valus.

Droulement
Produits stocks et non stocks :
Le magasinier tablit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur
chaque BS doit figurer :
- Le code et la rfrence du produit ;
- Le nom du demandeur ;
- Le service demandeur.
Le BS est tabli en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire pour mise jour
de linventaire permanent, un destin au demandeur et le dernier gard au
magasin.

02/03/15 22:22

46

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

XXII.
Contrles

Vrification
de la ralit
et de
l'opportunit
des
besoins
exprims
Etablisseme
nt dun
tableau
comparatif
des prix

Contrle des
rceptions

Vrification
De la
facture
Annulation
des doubles
des factures

02/03/15 22:22

CONTRLES CLS DE LA PROCDURE


Auteur
du
Contrle

Support
Du
Contrle

Responsable
hirarchique
du service
demandeur

Demande
du service
utilisateur

D.A.A

Tableau
Comparatif des
prix

Magasinier

D.A.A

D.A.A

Bon de
rception

Facture
BL/BR/BC

Factures
fournisseurs

47

Matrialisati
on
du
Contrle

Visa sur la
demande

Visa sur le
tableau
comparatif des
prix

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Suite
chaque
expression
du besoin

Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns

Suite
Mettre en
chaque
concurrence
consultation les fournisseurs

Elaboration dun
BR
A loccasion
prnumrot,
de chaque
dat et sign
rception
par le
Physique
rceptionnaire

Visa sur facture

Sassurer que
la ralit des
achats de
produits
stocks

Ds
Eviter les
rception
erreurs de
des factures comptabilisatio
fournisseur
n

Apposition de la
Ds
mention
rception
duplicata sur
des factures
le double des
fournisseur
factures

Eviter les
doubles
paiements

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

XXIII.
Contrles

Attribution
aux factures
dun n
chronologiq
ue

02/03/15 22:22

CONTRLES NON PRVUS DE LA PROCDURE


Auteur
du
Contrle

D.A.A

Support
du
Contrle

Factures
fournisseurs

48

Matrialisati
on
du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Vrifier la
Ds
squence et
Attribution
rception
lexhaustivit
dun N
des factures
des
chronologique
fournisseur enregistrement
s

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

XII. Archivage
Document

Emetteur

Demande
dachat

Service
demandeur

Demande de
prix

DAA

Offres
Fournisseur
fournisseurs
s
Tableau
comparatif
des prix
Bon de
commande
Bon de
livraison

DAA

Nombr Destinatair
e
e

DAA

Mode

Manuel

Fournisseurs Manuel

DAA

Manuel

Service
demandeur

Manuel

Fournisseur

DAA

Fournisseur

Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable

Manuel

Manuel

Fournisseur

Bon de
rception

Magasinier

Factures

Fournisseur
s

Au
moins
deux

Lettre de
contestatio
n

DAA

Bon de
sortie

02/03/15 22:22

DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable

Manuel

Manuel

Fournisseurs Manuel

DAA

Magasinier

Service
demandeur

49

Manuel

Archivage
Priodicit
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat

Lieu
DAA
Service
demande
ur
DAA

DAA

DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Magasin
DAA
Service
demande
ur

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

XXIV.

DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE

PRINCIPES

COMPTABLES APPLIQUS

. Les achats de consommables sont constitus par tous les biens


consomms par lentreprise au cours de son activit.
. La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la
rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant
rgularise la clture de lexercice lorsquun dcalage existe
entre les dates de facturation et de rception.
. En application du principe de spcialisation des exercices :
5. Les charges enregistres durant lexercice qui correspondent
des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit
intervenir ultrieurement doivent tre soustraites des charges
de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation ;
6. Les consommations de lexercice non encore comptabilises
pour des raisons diverses (en particulier, factures non reues)
constituent des charges payer intgrer dans les charges de
lexercice en contrepartie dun compte rattach chaque
compte de tiers concern.
MTHODES

COMPTABLES

Les achats de consommables sont enregistrs hors TVA dductible.

02/03/15 22:22

50

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

SCHMAS DCRITURES COMPTABLES


612
Compte de
charge
concern
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture

4417
Fournisseur
Facture non
parvenue

51
Trsorerie
Actif

Rglement du
fournisseur

Rception du
bien ou service
fait
Facture non
reue la
clture

4411
Fournisseur

Rception de la
facture aprs
clture

Rglement du
fournisseur

A+B

A+B A+B
A+B

Constatation
de
la charge

02/03/15 22:22

Compte de
Dette
rgularisatio Fournisseur
n sold
solde aprs
rglement

51

Constatati
on du
rglement

SODERS

DPARTEMENT DES ACHATS ET


APPROVISIONNEMENTS

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procdure :

Date dernire mise jour :


Mai 2001

Achats de consommables

XIII. Systme dinformation

Edition des commandes


Saisie des
commandes
Edition des tats de stocks
Saisie des entres
Saisie des sorties

APPLICATION DE
GESTION DES
APPROVISIONNEMENT
S ET STOCKS

Edition des commandes en


cours
Edition des mouvements du
stock

Saisie des cots


dachats
Edition tat statistique des
stocks

02/03/15 22:22

52

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

54

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

I.

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif
des achats de prestations de services et ses implications
comptables.

II.

Etapes
La procdure des achats de prestations de services sera dcrite par
rfrence aux principales tapes suivantes :

Expression du besoin ;
Consultation des fournisseurs ;
Choix des fournisseurs ;
Lancement de la commande ou passation du march
Rception ;
Contrle des factures ;
Enregistrement comptable.

Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure


des rglements et de suivi de la trsorerie.

III.

Intervenants
Internes

Direction gnrale ;
Direction technique ;
Dpartement achats et approvisionnements ;
Magasin prestations de services ;
Bureau comptable ;
Service demandeur.

Externes
Fournisseurs.

02/03/15 22:22

55

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

IV.

FLOW

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

CHART

Etape

DG

DAA

SM

Directions

Expression du besoin
dachat

DA

Etablissement de la demande
de prix et transmission aux
fournisseurs

D.
Prix

Approbation du service
demandeur du choix du
fournisseur

02/03/15 22:22

Fournisseurs

DA

Acheminement de la DA
au DAA

Etablissement du tableau
comparatif des prix

BC

DA

Approbation de la direction
du services demandeur

Rception des offres


fournisseurs

Services

Offres
Tableau
comparatif

Choix
fournisseur

Tableau
comparatif

56

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Etape

DG

DAA

SM

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Directions

Services

BC

Fournisseurs

BC

Etablissement du BC

Si BC>50.000 Dhs
Signature du BC

BC
BC

Transmission du BC au
fournisseur

Rception des prestations

BL

Etablissement du PV de
rception

PV

Rception de la facture
Contrle des factures et
Transmission la compta.

Enregistrement comptable

02/03/15 22:22

BL

Fact.

Fact.
BR
PV
BC

Comptabilisation

57

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

V.

DROULEMENT

Etape :
1

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE

Expression du besoin

Objectif

Responsable

Permettre lapprovisionnement en
prestations
de
services
ncessaires.

Le
service
responsable
exprims.

demandeur
est
des
besoins

Rgle de gestion
Les demandes dachats doivent tre valides et correspondre un besoin rel .

DROULEMENT
Le
-

service demandeur tablit une demande dachats (DA) prcisant :


Le dtail technique de la prestation ;
Les scurits prendre par le prestataire ;
La priode dintervention souhaite ;
Une proposition de fournisseur.

La DA signe par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance


pour approbation et signature. Si la valeur de la demande dachat est
suprieure 10.000 Dhs le visa du directeur technique est requis. La DA
signe est remise au DAA.
Le dpartement achats et approvisionnements accuse rception de la DA
et entame le processus dachat.

02/03/15 22:22

58

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Etape : 2

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Consultation et choix des fournisseurs

Objectif

Responsable

Obtenir
le
meilleur
approvisionnement
conciliant
conformit qualit et prix.

La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
incombe au dpartement achats
et approvisionnements.
Le D.A.A et le service demandeur
sont responsables des jugements
des offres.

Rgle de gestion
Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.

DROULEMENT

Le Dpartement achats et approvisionnements tablit une demande de


prix qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins). La demande de prix doit
indiquer la date prvue de la rception des offres et la priode dintervention .
Le Dpartement achats et approvisionnements reoit les offres des
fournisseurs, tablit un tableau comparatif des prix portant les prcisions
suivantes :
Le nom du fournisseur ;
Les informations sur sa capacit financire ;
Les garanties quil peut offrir ;
La qualit du travail quil offre.
Et le transmet au service demandeur pour confirmation du choix du
fournisseur.

La direction technique a le droit darbitrage en de dsaccord entre le


dpartement des achats et approvisionnements et le service demandeur sur le
choix du fournisseur.

02/03/15 22:22

59

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Etape : 3

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Lancement des Commandes ou Passation des


marchs

Objectif

Responsable

Permettre
de
lancer
les
commandes qui correspondent aux
besoins exprims.

Le D.A.A est responsable


lancement des commandes

du

Rgle de gestion
Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant
de rpondre au mieux aux besoins exprims.

DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements dite en trois exemplaires
un bon de commande prnumrot contenant :
- Le dtail technique de la prestation ;
- Les scurits prendre par le prestataire ;
- La priode dintervention ;
- Le prix de la prestation ;
- Les modalits de paiement.
Le chef du Dpartement achats et approvisionnements signe le bon de
commande et le transmet pour signature au :
- Gestionnaire de stocks ;
- Responsable de la maintenance ;
- Directeur technique si la valeur de la commande est suprieure
10.000 Dhs ;
- Directeur gnral si la valeur de la commande est suprieure 50.000
Dhs.
Le Dpartement achats et approvisionnements transmet les bons de
commande signs au fournisseur (1exemplaire) contre un accus de
rception, au bureau comptable (1 exemplaire), le dernier exemplaire est
class par le D.A.A.

02/03/15 22:22

60

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

02/03/15 22:22

61

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Etape : 4

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Rception

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les rceptions


sont conformes aux commandes et
que toutes les anomalies sont
traites.

Le service entretien et travaux


neufs est responsable de la
rception de la livraison.

Rgle de gestion
Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes .

DROULEMENT
Le service entretien et travaux neufs soccupe du suivi du chantier et de
la rception qualitative des travaux.
Le service entretien et travaux neufs reoit dfinitivement les travaux et
tablit le procs verbal sign par lui et par le matre douvrage et transmis la
direction technique pour validation.
Le PV doit contenir :
Le numro du projet ;
Le numro de la commande ;
Le descriptif des travaux raliss ;
Lavis qualitatif et technique du matre douvrage ;
Les rserves le cas chant.

02/03/15 22:22

62

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Etape : 5

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Contrle des factures

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les factures


sont conformes et valides

Le
dpartement
achats
et
approvisionnements
est
responsable du contrle des
factures.

Rgle de gestion
Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes et rceptions et elles doivent exhaustivement tre achemines
la comptabilit.

DROULEMENT

Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des


fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet
au dpartement achats et approvisionnements.

Le dpartement achats et
notamment en ce qui concerne :

approvisionnements

vrifie la facture,

La correspondance entre facture, PV de rception dfinitive et bon de


commande (quantit, qualit et prix) ;
Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client,
identifiant fiscal, rfrence facture )
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
La signature et le cachet apposs la facture.
Le dpartement achats et approvisionnements, une fois ces contrles
effectus, transmet le dossier dachat (BC, PV de rception et la facture) la
comptabilit pour enregistrement comptable.
Le dpartement achats et approvisionnements, en cas danomalie
constate, tablit une lettre de contestation envoye au fournisseur.

02/03/15 22:22

63

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Etape : 6

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Enregistrement comptable

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les factures


sont comptabilises.

Le bureau comptabilit et
finance est responsable de cette
tape

Rgle de gestion
Les oprations dachats doivent tre exhaustivement comptabilises et
correctement values.

Droulement

Le bureau comptable reoit le dossier dachat (facture, bon de commande,


PV de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et
rclame les documents manquants.

Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le


PV de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n
de la pice comptable, criture passer et la date dimputation comptable) et
comptabilise lachat.

Le bureau comptable classe les dossiers dachats en instance de paiement


par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles
systmatiquement selon les modalits de payement indiques sur le bon de
commande.

02/03/15 22:22

64

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

VI.

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

CONTRLES CLS DE LA PROCDURE

Contrles

Vrificatio
n de la
ralit et
de
l'opportuni
t des
besoins
exprims
Etablissemen
t dun

tableau
comparatif
des prix
Contrle
des
rceptions

Auteur
du
Contrle

Support
Du
Contrle

Responsable
hirarchique
du service
demandeur

Demande
du service
utilisateur

D.A.A

Tableau
Comparatif des
prix

Service
entretien et
travaux
neufs

Matrialisati
on
du
Contrle

Visa sur la
demande

Visa sur le
tableau
comparatif des
prix

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Suite
chaque
expression
du besoin

Eviter les
achats sans
rel besoin ou
achats non
opportuns

Suite
Mettre en
chaque
concurrence
consultation les fournisseurs

A loccasion
de chaque
rception

Facture
BL/PV/BC

Visa sur facture

Ds
Eviter les
rception
erreurs de
des factures comptabilisatio
fournisseur
n

Factures
fournisseurs

Apposition de
la mention
duplicata
sur le double
des factures

Ds
rception
des factures
fournisseur

PV de
rception

Service
demandeur

Vrificatio
n
de la
facture
Annulation
des
doubles
des
factures

02/03/15 22:22

D.A.A

D.A.A

Sassurer que
la ralit des
achats des
prestations
fournies

Elaboration dun
PV de rception

65

Eviter les
doubles
paiements

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

VII. CONTRLES NON PRVUS DE LA PROCDURE


Contrles

Attribution
aux factures
dun n
chronologiq
ue

02/03/15 22:22

Auteur
Du
Contrle

D.A.A

Support
du
Contrle

Factures
fournisseurs

66

Matrialisati
on
du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Vrifier la
Ds
squence et
Attribution
rception
lexhaustivit
dun N
des factures
des
chronologique
fournisseur enregistrement
s

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

XIV. Archivage
Document

Emetteur

Demande
dachat

Service
demandeur

Demande de
prix

DAA

Offres
Fournisseur
fournisseurs
s
Tableau
comparatif
des prix
Bon de
commande

DAA

Nombr Destinatair
e
e

Manuel

Fournisseurs Manuel

DAA

Manuel

Service
demandeur

Manuel

Fournisseur

DAA

Bon de
livraison

Fournisseur

PV de
rception

Service
entretien
et travaux
neufs
Service
demandeur

Factures

Fournisseur
s

Au
moins
deux

Lettre de
contestatio
n

DAA

02/03/15 22:22

DAA

Mode

Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable

Manuel

Manuel

Fournisseur

DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable

Manuel

Manuel

Fournisseurs Manuel

67

Archivage
Priodicit
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat

Lieu
DAA
Service
demande
ur
DAA

DAA

DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
Service
demande
ur
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

VIII. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE


PRINCIPES

COMPTABLES APPLIQUS

. La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la


rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant
rgularise la clture de lexercice lorsquun dcalage existe
entre les dates de facturation et de rception.
. En application du principe de spcialisation des exercices :
7. Les charges enregistres durant de lexercice qui correspondent
des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit
intervenir ultrieurement doivent tre soustraites des charges
de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation ;
8. Les prestations de lexercice non encore comptabilises pour
des raisons diverses (en particulier, factures non reues)
constituent des charges payer intgrer dans les charges de
lexercice en contrepartie dun compte rattach chaque
compte de tiers concern.
MTHODES

COMPTABLES

Les achats de prestations de services sont enregistrs hors TVA


dductible.

SCHMAS DCRITURES COMPTABLES


02/03/15 22:22

68

Manuel des procdures

DPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procdure :
Achats de prestations de services

6
Compte de
charge
concern
Rception du
bien ou service
fait
Rception de la
facture

Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Date dernire mise jour :
Avril 2001

4417
Fournisseur
facture non
parvenue

51

Fournisseur

Trsorerie
Actif

Rglement du
fournisseur

Rception du
bien ou service
fait
Facture non
reue la
clture

4411

Rception de la
facture aprs
clture

Rglement du
fournisseur

A+B

A+B A+B
A+B

Constatation
de
la charge

02/03/15 22:22

Dette
Compte de
fournisseur
rgularisatio
solde aprs
n sold
rglement

69

Constatati
on du
rglement

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

PRELIMINAIRE

I.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1.
2.

ORGANIGRAMME
DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/1522:22

69

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

I.

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus des ventes, le
contrle, l'imputation et la validation des critures comptables.

II.

Etapes de la procdure
La procdure des ventes sera dcrite par rfrence aux principales
tapes suivantes :

III.

Traitement et excution des commandes ;


Gestion des bons de livraison ;
Expditions / Livraisons ;
Gestion des retours ;
Facturation ;
Recouvrement clients ;
Enregistrement comptable ;
Analyse des comptes clients.

Intervenants
Internes

Direction Gnrale ;
Direction commerciale ;
Direction qualit
Service logistique ;
Bureau administration des ventes ;
Bureau comptable.

Externes
Clients ;
Transporteurs.

02/03/1522:22

70

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

IV.

Flow chart
Traitement et excution des commandes

Etape

DG

DC

DQ

S.LOG

BAV

BC

Client

BAV

BC

Client

Rception des commandes

tablissement des fiches de


commande tlphoniques

FCT

Transmission pour affectation


des lots

FCT
Transmission pour affectation
des camions/ chauffeurs

FCT

Retour des fiches de commande


compltes la DC

Etablissement des BL

FCT

BL

Etablissement des feuilles de


routes

FR

Gestion des retours


Etape

DG

DC

DQ

S.LOG

Rclamation
Retour sur ventes
tablissement des bons de
retours

DR

Contrle, acceptation ou
refus du retours

Saisie du bon de retour


accept

DR

DR

DR

Avis
crdit

Etablissement des avis de


crdit

02/03/1522:22

71

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients
Facturation
Etape

DG

DC

DAF

Tenue des fiches de stock

validation des BL

S.LOG

BAV

BC

Client

FS
Rapprochement
BL saisis et
fiches de stock

BL

Edition des BL

BL
Facture

Facturation automatique

Intgration automatique

Comptabilisation des ventes

Calcul et dition mensuelle


des ristournes

Etat
ristournes

Validation des ristournes


accorder

Recouvrement
Etape

Collecte des rglements


et enregistrement sur les
registres correspondants

DG

DC

DAF

Caisse

BAV

BC

Client

Enregistrement
des encaissements
sur les registres

Autres moyens
de paiement

Enregistrement
sur le registre
caisse

Rglement
espce
Espces

Remise des espces en caisse


et tablissement des titres de
recettes

Registre
espce

TR

Contrle par le DA F des


moyens de paiement et de
leur cohrence avec les
registres

TR
Moyens
paiement
Registres

Enregistrement des
encaissements

02/03/1522:22

Registres

72

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

V.

Droulement administratif de la procdure

Etape :
1

Traitement et excution des commandes

Objectif

Responsable

Permettre
le
traitement
des
commandes clients reues par la
socit.

La direction commerciale

Rgle de gestion
Les commandes doivent tre exhaustivement traites, dans les dlais et
conformment aux conditions prvues.

Droulement
La Direction Commerciale reoit chaque jour les commandes clients par
tlphone. Ces commandes sont consignes dans des fiches de commandes
tlphoniques tablies en deux exemplaires pour les grossistes et les dpts
Soders (ventes fermes et non modifiables). Ces fiches, une fois compltes
sont transmises au service qualit.
Les ventes en tourne ne font pas lobjet de commandes, les BL sont tablis
manuellement sur un carnet quatre souche en cours de tourne. (CF tape
gestion des BL).
Le service qualit reoit les fiches de commandes et procde laffectation
des lots aux commandes, complte les fiches de commandes et les transmet
la logistique.
Le
-

service logistique tablit un planning hebdomadaire ou il prvoit :


Les tonnages livrer ;
Les axes servir ;
Les camions ;
Les jours, heures de dpart et retours.

02/03/1522:22

73

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

Droulement (Suite)

Le service logistique reoit tous les jours (en fin de matine) les fiches de
commandes et procde laffectation des camions et chauffeurs en fonction
du planning hebdomadaire et des disponibilits relles et accomplit le
transfert des lots expdier. Les fiches de commandes sont compltes de
ces informations et sont retournes la direction commerciale.
En fin de semaine, le planning doit tre rapproch du rel avec la production,
les carts doivent tre analyss et justifis.

La direction
compltes :

commerciale

reoit les fiches

de

commandes dment

Les commandes fermes font lobjet de ltablissement de bons de livraison


informatiques nominatifs, sont inscrites sur le cahier des ventes et sont
totalises par axes (un axe est une tourne ralise par un camion et
chaque destination appartient un axe).
La saisie des BL informatiques permet ldition des feuilles de route remises
aux chauffeurs de chacun des axes.

Les commandes provisoires sont inscrites sur le cahier des ventes et au


retour des camions elles sont dtailles en fonction des BL manuels
nominatifs mis en cours de tourne. Elles font alors, lobjet de BL
informatiques nominatifs.
Les retours sur ventes constats sont notifis sur la fiche de commande
provisoire Fs et rgion et font lobjet dun bon de retour sur ventes
informatique pour restitution dans le stock.

02/03/1522:22

74

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

Etape : 2

Gestion des bons de livraison

Objectif

Responsable

Permettre
la
livraison
de
l'exhaustivit
des
commandes
enregistres.

La direction Commerciale.

Rgle de gestion
Les livraisons doivent tre faites conformment aux commandes et tre
exhaustivement enregistres

Droulement
Le dpartement
achats et approvisionnements dtient et gre les
carnets de BL manuels sur un registre prvu cet effet. Les carnets doivent
tre retirs auprs du magasin suivant lordre croissant des numros. A chaque
sortie, le registre de gestion des carnets de BL doit tre renseign carnet par
carnet par le responsable du magasin et doit tre sign par la personne du
commercial qui retire les carnets.
La direction commerciale tient un registre identique de manire pouvoir
identifier tout moment les dtenteurs des diffrents carnets en cours
dutilisation. En fin de tourne chaque commercial doit remettre son carnet
dans son casier personnel.
Tous les carnets termins doivent tre retourns au magasin.
Les squences des carnets retourns sont inscrites sur les registres de suivi de
faon sassurer de lexhaustivit des carnets mis en service. Les registres
doivent galement tre signs par le commercial qui retourne les carnets.
Les carnets usags sont archivs au magasin suivant lordre squentiel des
numros.
La Direction Gnrale nomme les personnes de la direction commerciale
habilites rdiger les bons de livraison manuels.

02/03/1522:22

75

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

Droulement (Suite)
Les commerciaux habilits tablissent les BL en cinq exemplaires :
- 1- Blanc
- chauffeur retourn sign pour la facturation
- 2- Bleu
- Client
- 3- Rose
- Commercial
- 4- Vert
- Production
- 5- Jaune
- Souche
Toutes les zones du bon manuel doivent tre renseignes et les bons de
livraison doivent obligatoirement tre signs du :
- commercial
- client
- chauffeur livreur
Les bons annuls doivent tre barrs, annots de la mention annul et
conserv dans le carnet souches.
La Direction Gnrale nomme les personnes de la direction commerciale
habilites saisir les bons de livraison.
Les commerciaux habilits procdent la saisie des BL nominatifs. La saisie
se fait sur la base des fiches tlphoniques et des BL manuels originaux
comportant toutes les informations (Client, Rfrences, Quantits, N de lot,
Identification camion et chauffeur, etc.)
A lissu de la saisie, le numro de lot est inscrit sur les fiches de commandes
pour faciliter les contrles.
Les BL sont dits en 4 exemplaires :
- Un exemplaire pour le client ;
- Un exemplaire pour le transporteur/livreur qui le fait viser par le client et le
retourne pour accuser rception de la livraison ;
- Un exemplaire pour le gardien pour le contrle des sorties de
marchandises ;
- Le dernier exemplaire est gard la direction commerciale pour classement
dans un classeur chronologique par squence.
Toutes les annulations doivent tre justifies par linsertion dune feuille
indiquant le numro du bon et la raison de lannulation.
La saisie des BL manuels doit se faire partir des originaux et non partir du
cahier des commandes.
Ces originaux sont, aprs inscription dans le cahier des commandes par les
commerciaux ayant ralis les ventes, placs dans la boite saisir . Toutes
les zones du BL doivent tre saisies (y compris le N du lot et le rappel du N
du BL manuel).
Ds que la saisie est termine, le tampon saisie doit tre mis sur le BL et le
numro informatique attribu au BL manuel doit tre inscrit en haut droite du
BL manuel avant transmission au service facturation.
Le BL informatique correspondant au BL manuel est dit en un seul
exemplaire pour le classeur chronologique.

02/03/1522:22

76

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

Etape : 3

Gestion des retours

Objectif

Responsable

Permettre le suivi de toutes les


marchandises retournes.

Le service commercial.

Rgle de gestion
Les retours doivent tre justifis et exhaustivement traits.

Droulement
1.

LES RETOURS AVARIS

Le dpartement
achats et approvisionnements dtient et gre les
carnets de demandes de retour sur un registre prvu cet effet. Les carnets
doivent tre retirs auprs du magasin suivant lordre croissant des numros. A
chaque sortie, le registre de gestion des carnets de demandes de retour doit
tre renseign carnet par carnet par le responsable du magasin et doit tre
sign par la personne du commercial qui retire les carnets.
La direction commerciale tient un registre identique de manire pouvoir
identifier tout moment les dtenteurs des diffrents carnets en cours
dutilisation. En fin de tourne chaque commercial doit remettre son carnet
dans son casier personnel.
Tous les carnets termins doivent tre retourns au magasin.
Les squences des carnets retourns sont inscrites sur les registres de suivi de
faon sassurer de lexhaustivit des carnets mis en service. Les registres
doivent galement tre signs par le commercial qui retourne les carnets.
Les carnets usags sont archivs au magasin suivant lordre squentiel des
numros.
Les assistances de la direction commerciale tablissent les demandes de
retour en quatre exemplaires :
- 1- Blanc
- Comptabilit pour tablissement de lavis de crdit
- 2- Bleu
- Client aprs acceptation du retour par le service qualit
- 3- Rose
- Production pour suivi des retours
- 4- Jaune
- Souche garde au commercial
Toutes les rubriques de la demande de retour accepte doivent tre
renseignes pour quelles puissent tre prises en compte
Les demandes annules doivent tre barres, annots de la mention
annul et conserv dans le carnet souches.

Le responsable qualit procde au contrle des retours, en prsence du


commercial, accepte ou refuse le retour et signe la demande de retour.

02/03/1522:22

77

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

Droulement (Suite)
Le responsable qualit est responsable de la destruction de la marchandise
avarie. Aprs comptage la marchandise avarie doit tre grsille avant la
signature de la DR.
Les assistantes commerciales procdent la saisie des DR nominatives. La
saisie se fait sur la base des demandes de retours dment signes comportant
toutes les informations (N du bon manuel, Client, Rfrences, Quantits, N de
lot, Identification camion et chauffeur, etc.) , les ditent et es transmettent au
bureau administration des ventes.
Le bureau de ladministration des ventes tablit lavis de crdit sur lequel
sont ports les numros de DR manuelle et informatique.
Ds que la saisie est termine, le tampon saisie doit tre mis sur la DR
Les avis de crdit sont, au mme titre que les ristournes, dduits du rglement
de la facture de fin de mois.
Lorsquun client paie comptant, le remboursement du retour doit tre dduit
sur livraison suivante.
En aucun cas, les remboursements (espce) sur place ne doivent tre accords
avant acceptation du retour par les responsables commerciaux et qualit.

2.

La direction commerciale dite chaque dcade un tat des ventes et des


retours remis la production pour approbation de lexactitude des sorties.

LES RETOURS SUR VENTES

les retours sur ventes sont grs suivant la mme procdure des retours
avaris ces exceptions prs :
- Les carnets de demande de retours sur ventes sont grs sparment par
nature de retour , ils sont tenus au commercial ;
- Le comptage des retours se fait en prsence du commercial, du
responsable de la chambre froide et du gardien.
- Les bons de retours sur ventes sont mis en deux exemplaires (un pour la
logistique et le deuxime pour le commercial)
- Le responsable de la chambre froide contrle la temprature, la qualit et
les numros des lots ; tout lot non conforme aux normes de qualit Soders
doit tre dtruit.

02/03/1522:22

78

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

Etape : 4

Facturation

Objectif

Responsable

Permettre
la
facturation
de
l'exhaustivit
des
commandes
excutes.

Le bureau de ladministration des


ventes.

Rgle de gestion
Les ventes doivent tre exhaustivement factures, selon les conditions
prvues.

Droulement
La direction commerciale procde quotidiennement au :
- Rapprochement des BL saisis avec la fiche de stock tenue par la logistique
et le cahier de ventes tenu par le commercial,
- Corrections ventuelles et matrialisation des contrles,
- Validation des BL.
Le bureau de ladministration des ventes prpare les factures. Le calcul
des factures se fait automatiquement suivant les critres dfinis dans les
modules gestion des clients et gestion des BL. Laccs ces deux modules est
protg.
La direction commerciale dite la liste des BL dfinitifs par produits chaque
dcade. Elle sassure que cette liste correspond celle tire journalirement
lors des contrles avant validation des BL.
Le bureau de ladministration des ventes aprs ce contrle dite les
factures par produit en deux exemplaires :
- Loriginal destin au client ;
- Un exemplaire archiv avec le BL sign du client et class par client.
Le bureau de ladministration des ventes calcule chaque fin de mois les
ristournes accorder sur le chiffre daffaires net des retours et tablit les notes
de crdit des ristournes et retours.
Les taux de ristournes sont dfinis par client dans une liste approuve par la
Direction Gnrale.

Le bureau de ladministration des ventes dite ltat des ristournes


accorder et le transmet pour validation :
- La Direction Commerciale ;
- La Direction Administrative et Financire ;
- La Direction Gnrale.

Le bureau de ladministration des ventes effectue limputation des


ristournes par dduction sur la facture de la dernire dcade.

02/03/1522:22

79

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

Etape : 5

RECOUVREMENT

Objectif
Permettre
lencaissement
toutes les factures mises

Responsable
Les responsables commerciaux
Le bureau de ladministration des
ventes.

de

Rgle de gestion
Les crances clients doivent tre recouvres exhaustivement et dans le
respect des modalits contractuelles.

Droulement

Les commerciaux collectent les rglements lors des livraisons. Le montant


et le mode du rglement doivent tre nots sur le BL.
Toutes les informations relatives aux rglements sont portes avant saisie
sur :
Le registre des espces
Le registre des chques
Le registre des virements
Lors de rglements crdit, le client est tenu dapposer son cachet et de
signer le BL en reconnaissance de dettes.
Le bureau administration des ventes doit systmatiquement refuser tous les
bons de
livraison non rgls ne portant pas la signature et le cachet du
client.
Les moyens de paiement (Chques, lettres de virement) sont remis au
Directeur Financier pour contrle et les espces sont dposes en caisse
contre dcharge.

Le Directeur financier contrle les moyens de paiement avec les registres et


les transmet au bureau de ladministration des ventes pour enregistrement
du rglement.
Le bureau administration des ventes enregistre les rglements sur la base
des registres viss par le Directeur Financier et des titres de recettes (pour les
espces).
A chaque rglement enregistr correspond un numro de pice attribu
automatiquement.
A la fin de la saisie, le total des rglements de la journe figurant sur les
registres est rapproch au total de la saisie. Un visa de contrle est port
ct de chaque total.

Le bureau administration des ventes assure le suivi du recouvrement des


crances par ldition dune balance ge.

02/03/1522:22

80

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

Etape : 6

Enregistrement comptable

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les ventes


sont conformes aux livraisons et
sont comptabilises.

Le bureau comptable
Le bureau administration
ventes

des

Rgle de gestion
Les oprations de ventes doivent tre exhaustivement comptabilises et
correctement values.

Droulement
Le bureau administration des ventes, suite au lancement de la facturation
et saisie des rglements, transfert les donnes sur les ventes de son systme
vers le systme comptable, et ce, par le biais d'une interface permettant une
intgration automatique. Le journal des ventes est gnr automatiquement.
Le bureau administration des ventes envoie en parallle au bureau
comptable les pices justificatives des ventes du mois.
Le bureau comptable rapproche les diffrents documents avec les donnes
intgres dans le systme comptable.
Le bureau administration des ventes transmet la comptabilit ltat des
ristournes dment sign par la Direction Gnrale, la Direction Commerciale et
la Direction Administrative et Financire pour contrle.
Le bureau comptable dite mensuellement la balance des ventes et la
rapproche ltat statistique des ventes dit partir du logiciel de
ladministration des ventes.

02/03/1522:22

81

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

Etape : 7

Analyse des Comptes Clients

Objectif

Responsable

Sassurer
de
ralit
et
de
lexhaustivit des crances clients
et suivre le recouvrement de ces
crances.

Le bureau
ventes

administration

des

Rgle de gestion
Les comptes clients doivent toujours tre justifis

Droulement
Le bureau administration des ventes, suite au lancement de la facturation
et saisie des rglements de la dcade procde :
- Ldition des relevs clients partir du logiciel de ladministration des
ventes,
- Ldition de la balance client, partir de la comptabilit gnrale,
- Pointage des factures avec les rglements,
- La dtermination des composants du solde de chaque compte client,
- Llaboration de la balance ge,
- La vrification de la concordance des soldes de la balance ge avec ceux
de la balance clients de la comptabilit gnrale,
- La transmission de la balance ge, qui sert de base la dtection des
factures en souffrance, tire en quatre exemplaires :

La Direction Gnrale,

La Direction Administrative et Financire,

La Direction Commerciale,

Le dernier tirage est gard au bureau administration des ventes.

Les responsables commerciaux sont responsables de


clients. Aucune procdure nest instaure cet effet.

La direction personnel et contentieux prend en charges les dossiers clients


en cas de litiges.

02/03/1522:22

82

la relance des

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

VI.

Contrles cls de la procdure


Auteur
du
Contrle

Support
Du
Contrle

Contrle des
carnets de
BL manuels
en
circulation

DAA
DC

Les registres
de gestion
des BL

Contrle des
BL manuels
en
circulation

DC

BL

Matrialisati
on de la
saisie des BL

Assistantes
commercial
es

BL

Contrle des
carnets de
DR en
circulation

DAA
DC

Les registres
de gestion
des DR

Contrle des
DR en
circulation

DC

DR

Contrle des
marchandise
s retournes
lusine

Poste de
garde

RV

Contrle des
marchandise
s avaries
retournes

DQ

DR

DQ

DR

DC

DR

Contrles

Destruction
des
marchandise
s avaries
Matrialisati
on de la
saisie des

02/03/1522:22

83

Matrialisat
ion
du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Inscription
des sorties
A chaque
Eviter les
des carnets
retrait de dtournement
et visa du
carnet
s
demandeur
Barrer les BL
annuls et les A chaque
Permettre le
conserver
annulation suivi des BL
dans le
de BL
en circulation
carnet
Apposition du
Eviter le
Aprs
cachet
double
chaque
saisi sur
enregistreme
saisie
les BL saisis
nt des BL
Inscription
des sorties
A chaque
Eviter les
des carnets
retrait de dtournement
et visa du
carnet
s
demandeur
Barrer les DR
annul et les
A chaque
Permettre le
conserver
annulation suivi des DR
dans le
de DR
en circulation
carnet
Lors de
chaque
Eviter les
Visa du RV
retour de
retours non
marchandi
signals
se
Sassurer de
Lors de
la qualit et
chaque
de la quantit
Visa de la DR retour de
des
marchandi
marchandises
se
retournes
Lors de
Eviter la
Grsillation
chaque
vente de
des
retour
marchandises
marchandises
avari
avaries
Apposition du
Aprs
Eviter le
cachet
chaque
double
saisi sur
saisie
enregistreme

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Procdure :
Ventes Clients
DR
Rapprochem
ent des DR
avec le BL

Contrles

Rapprochem
ent BL,
Fiche de
stock et
cahier des
ventes (BC)
Protection
du fichier de
facturation
(tarifs)
Contrle de
ltat des
ristournes

Contrle des
encaissemen
ts

Suivi de
crances
clients
Rapprochem
ent des BL
aux factures

02/03/1522:22

les DR saisies
DQ

Auteur
Du
Contrle

DC

A chaque
rception
de DR

nt des DR
Sassurer de
la ralit des
retours

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Visa BL

Tous les
jours

Sassurer de
la ralit et
de
lexhaustivit
des ventes

Accs au
fichier
protg

A chaque
changeme
nt de
tarification

DR

Visa de la DR

Support
du
Contrle

Matrialisat
ion
Du
Contrle

BL

Application
Service
administratio
informatique
n des ventes
DG
DAF
DC

Etat des
ristournes

Visas de
ltat des
ristournes

DAF

Registres des
effets,
chques,
virements et
tats de
recettes

Visa des
registres

DG
DAF
DC

Balance ge

Visa de la
balance ge

BAV

BL
Factures

Attacher les
BL aux
factures

84

Sassurer de
la correcte
valuation
des ventes
Sassurer que
Chaque fin
toutes les
de mois
ristournes
sont justifies
Sassurer de
lexhaustivit
des
Chaque
rglements
jour
clients
Eviter les
dtournement
s
Sassurer du
Chaque
recouvrement
dcade
des crances
Dtecter les
Chaque
erreurs de
dcade
saisie

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VII. Contrles non prvus par la procdure


Contrles

Envoi de
relevs
mensuels
aux clients
Autorisation
des dlais
de
rglements
accords
aux clients
Existence
dune liste
noire des
clients
risque
Blocage
automatique
des
commandes
en cas de
liste noire
Blocage
automatique
des
commandes
en cas de
dpassemen
t de crdit

02/03/1522:22

Auteur
du
Contrle

BAV

Support
Du
Contrle

Matrialisat
ion
du
Contrle

Relevs

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Chaque
mois

Eviter les
litiges et les
risques de
nonrecouvrement

Chaque
dcade

Crdit client
non conforme
la politique
dfinie par la
DG

Balance ge

Visa de la
balance ge

DC
BAV

Liste noire

Visa de la
liste

Eviter le
risque de
perte de
crances

DC
BAV

Liste noire
BC

Visa de la
liste
Visa BC

Eviter le
risque de
perte de
crances

Visa BC

Eviter le
risque de
perte de
crances

DG

DC
BAV

BC

85

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Procdure :
Ventes Clients

VIII. Archivage
Document
Fiche de
commande
tlphoniqu
e
Bon de
sortie
provisoire
Planning
logistique
hebdomadai
re
BL
informatiqu
e
Nominatif
Cahier des
ventes
Feuilles de
route

Emetteur

Archivage
Nombr Destinatair Mode Priodicit
e
e

Lieu

DC

Logistique
DC

Manue
Chaque jour
l

Logistique
DC

DC

Logistique
DC

Manue
Chaque jour
l

Logistique
DC

Logistique

DG

Manue
l

Logistique

DC

Client
BAV
Poste de
garde
DC

DC

DC

Logistique

Logistique

Livreur

Chaque
semaine

Manue
Chaque jour
l
Manue
l
Manue
l

Annuelle

DC
BAV
DC
Logistique

Client

BAV
DC
Production
Souche

BL manuels
nominatif

Livreur

Demande de
retour

DC

DQ
DC

DAA

DAA

Manue
l

DAA

DC

DC

Manue
l

DC

DAA

DAA

Manue
l

DAA

DC

DC

Registre des
carnets des
BL manuels
DAA
Registre des
carnets des
BL manuels
DC
Registre des
carnets de
DR
DAA
Registre des
carnets de
DR

02/03/1522:22

BAV

86

Manue
l

Chaque
dcade

DC
BAV

Manue
l

Chaque
dcade

BAV
DC

Manue
l

DC

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Procdure :
Ventes Clients
DC
Avis de
crdit
Etat des
ventes

Document
Etat des
retours
Liste des BL
par produit
Factures
Listes des
taux de
ristournes
Lettres de
virements
Titres de
recettes
Balance
ge
Journal des
ventes
Balance des
ventes
Etat
statistique
des ventes
Relevs
clients

02/03/1522:22

Banque

BAV

Emetteur

BAV

DAF
DAF

Chaque
mois
Chaque
mois

BAV
DAF
BAV
DAF

Archivage
Nombr Destinatair Mode Priodicit
e
e

DC

DC

BAV

DG

Client

Caisse

BAV

DAF
DC

DAF

DAF

DAF

DAF

DG
DAF

BAV

DAF

DC

BAV
Client

BAV

BAV

DC

DAF

BAV

BAV

DC

DG

Comptabilit

Comptabilit

Manue
l
Manue
l

DC

87

Manue
l
Manue
l
Manue
l

Chaque
mois
Chaque
dcade
Chaque
dcade
Chaque
Manue
changement
l
de taux

Lieu

BAV
DAF
BAV
BAV
BAV
DC

Manue
Chaque
Comptabilit
l
dcade
BAV
Manue
DAF
Chaque jour
l
Caisse
Manue
l

Chaque
dcade

Manue
l
Manue
l

Chaque
dcade
Chaque
mois

BAV
Comptabilit
Comptabilit

Manue Av. Le 10 de
l
chaque mois

DAF

Manue
l

BAV

Chaque
dcade

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Procdure :
Ventes Clients

IX.

Dispositif comptable appliqu la procdure


PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES
Le chiffre daffaires de la Soders est constitu du montant des affaires
ralises par l'entreprise avec les tiers dans l'exercice de son activit
professionnelle normale et courante.
Rductions sur ventes (Rabais, remises et ristournes accords)
Diminutions de prix pratiques hors factures ; elles comprennent les
rabais, les remises et les ristournes hors factures.
Rabais : rductions pratiques exceptionnellement sur le prix de vente
pralablement convenu pour tenir compte, par exemple, d'un dfaut de
qualit ou de conformit des marchandises vendues.
Remises : rductions pratiques habituellement sur le prix courant de
vente en considration, par exemple, de l'importance de la vente et
gnralement calcules par application d'un pourcentage au prix
courant de vente.
Ristournes : rductions de prix calcules sur l'ensemble des oprations
faites avec le mme tiers pour une priode dtermine.

RGLES D'VALUATION
Les ventes sont enregistres hors TVA.

02/03/1522:22

88

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Procdure :
Ventes Clients

SCHMAS D'CRITURES COMPTABLES

Ventes (intgration automatique)


3421
Clients
Constatation de la
vente

71
ventes

Constatation du
rglement

A A
Sold

51
Trsorerie

Ristournes (intgration automatique)


3421
Clients

Constatation ristournes
Constatation du
rglement

7129
Ristournes/vente
s
A

02/03/1522:22

A
A A
Sold

89

51
Trsorerie

A
A

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Procdure :
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X.

Systme dinformation

Saisie des BL

Edition des BL

Saisie des retours

Edition des factures

Etat des ristournes

APPLICATION DES
VENTES

Saisie des
rglements

Edition des relevs clients


Edition tat statistique des
ventes

INTEGRATION AUTOMATIQUE

SYSTEME
COMPTABLE

02/03/1522:22

90

Edition du grand livre


Edition de la balance clients

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Procdure :
Ventes Clients

XI.

Recommandations
ETABLISSEMENT DUN TAT DE BOUCLAGE COMMERCIAL
Mettre en place un tat mensuel de bouclage permettant de sassurer
de lexhaustivit des encaissements et des crances clients. Cet tat
pourrait se prsenter comme suit :

Solde crances clients au


01/M/A
(balance clients)
Solde crances clients au
01/M/A
(balance ge)
Ecart justifier

A-B

Total grand livre des ventes

V1

Total tat statistique des


ventes
Ecart justifier

Soldes rapprochs
Visa BAV

Encaissements du mois

Remise chques et
effets
Versements despces
Virements bancaires

C1
C2
C3

Solde crances clients au


30/M/A

V2
V1-V2

Balance clients

Balance ge
Liste des BL cachets

D
D

SR =
Soldes rapprochs
A +V1

Visa DAF

SR =
C +D

Visa DG

Pour permettre linstauration et la fiabilit de cet tat, les rgles de


gestion suivantes doivent tre imprativement suivies :

Au retour des chauffeurs / livreurs, les feuilles de route doivent tre


pointes aux BL signs des clients. Les BL rgls doivent tre points
aux moyens de paiement (chque, effet, lettre de virement, titre de
recettes pour les espces dposes pralablement en caisse). Les BL
non rgls doivent faire lobjet dun contrle permettant de sassurer
quils portent la signature et le cachet du client en reconnaissance de
dette.

Le bureau administration des ventes doit systmatiquement refuser


tous les bons de livraison non rgls ne portant pas la signature et le
cachet du client.

02/03/1522:22

91

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Procdure :
Ventes Clients

Les valeurs encaisses doivent tre barres et annotes de la mention


non endossable .

Sparation claire entre caisse recettes et caisse dpenses. Il doit tre


strictement interdit dalimenter la caisse dpenses par les recettes
clients. Les fonds de la caisse recettes doivent tre verss en banque
au plus tard le lendemain ouvrable de leur rception.

Cet tat de bouclage prpar par le bureau administration des ventes est
remis la direction financire appuy de toutes les pices justificatives
suivantes :
Balance clients dbut et fin de mois,
Balance ge dbut et fin de mois,
Etat statistique des ventes,
Grand livre des ventes,
Bordereaux de remise de chques et effets,
Bordereaux de versement despces en banque,
Avis de virements bancaires,
La liste des BL du mois non rgls signe par le responsable du bureau
administration des ventes.
Le directeur financier sassure de la concordance des lments qui lui
sont remis signe ltat de bouclage et le remet la direction gnrale
pour validation et signature.

INFORMATISATION DE LA GESTION DES CARNETS DE BL MANUELS


Cration dun registre informatique partag par le Dpartement des
achats et approvisionnements et la Direction commerciale (contre deux
registres manuels actuellement) ;
Accs du Dpartement des achats et approvisionnements pour
renseigner les carnets retirs du magasin ;
Accs de la Direction commerciale pour renseignement des carnets
puiss et rendus ;
Rapprochement informatique pour sassurer que lexhaustivit des BL
mis et facturs.

02/03/1522:22

92

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Cycle :
VENTES CLIENTS
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Ventes Clients

INFORMATISATION DE LA GESTION DES CARNETS DES DEMANDES DE RETOURS


Mme traitement que les carnets de BL.

INFORMATISATION DU CALCUL DES RISTOURNES


Dvelopper les fonctionnalits de lapplication de gestion des ventes de
manire automatiser le calcul des ristournes. Cette application serait
alimente de toutes les informations ncessaires (les clients concerns, les
tarifs appliqus, les seuils de chiffre daffaires prdfinis, etc.) au calcul
des ristournes et permettrait ldition mensuelle dun tat exhaustif des
ristournes accorder.
La protection de laccs au systme permettrait par ailleurs de sassurer du
respect des dcisions de la direction.

PROCDURE DE RELANCE

ET DE DPRCIATION DES CLIENTS INSTALLER

La procdure de relance des clients mriterait dtre formalise en


dfinissant les responsables, les dlais, la forme et les actions
entreprendre en cas de non recouvrement.
Cette procdure fixerait galement une politique claire pour
lenregistrement des crances en crances douteuses et des rgles
prcises de dprciation des comptes clients.

02/03/1522:22

93

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Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

PRELIMINAIRE

I.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1.
2.

ORGANIGRAMME
DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/1522:22

93

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Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

I.

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire la gestion de la chambre
froide et le processus dexpdition.

II.

Etapes de la procdure
La procdure de gestion de la chambre froide
aux principales tapes suivantes :

III.

sera par rfrence

Recalcul du stock initial ;


Gestion des entres de la chambre froide ;
Gestion des sorties de la chambre froide.

Intervenants
Internes

Direction Gnrale ;
Direction commerciale ;
Direction qualit
Service logistique ;
Bureau administration des ventes.

Externes

02/03/1522:22

Clients ;
Fournisseurs ;
Administration fiscale ;
Transporteurs.

94

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Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

IV.

Flow chart

Etape

DG

DC

Production

DQ

S.LOG

Client

Comptage physique
des produits en stock
Rapprochement avec
inventaire permanent
Recalcul du stock initial

Etablissement de la
fiche de mouvements
Fiche de
mouvement

Transfert des produits finis


de la glacire la chambre
froide

Contrle qualit
des produits

Etablissement du bon de
transfert

Bon de
transfert

Mise jour de linventaire


permanent

02/03/1522:22

Saisie des
entres

95

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Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

Etape

DC

DQ

S.LOG

Client

Rception des commandes


tablissement des fiches de
commande tlphoniques

FCT

Transmission pour affectation


des lots

FCT

Transmission pour affectation


des camions/ chauffeurs
Retour des fiches de commande
compltes la DC
Etablissement des BL
Etablissement des ordres de
chargement

FCT
FCT

BL
Ordre
charg.

Etablissement des feuilles de


routes

FR

Livraison des clients

02/03/1522:22

96

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Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

V.

Droulement administratif de la procdure

Etape :
1

Recalcul du stock initial

Objectif

Responsable

Sassurer de la ralit du stock


thorique.

Le service logistique.

Rgle de gestion
Le stock initial de la chambre froide doit tre justifi avant tout mouvement de
stock de la journe.

Droulement

Le chef de poste effectue un comptage physique des produits, les


quantits comptes doivent tre dtailles par numro de lot et portes
sur la fiche mouvement de la logistique.

Le chef de poste effectue un rapprochement des entres sorties


informatiques avec les bon de transfert de la production vers la chambre
froide et les ordres de chargement et vrifie la cohrence avec le stock
initial :
(Stock initial J-1) + (Entres J-1) (Sorties J-1 ) = Stock initial J

02/03/1522:22

97

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Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

Etape :
2

Gestion des entres de la chambre froide

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les entres


sont suivies et quelles rpondent
aux normes de qualit.

Le service logistique.

Rgle de gestion
La cadence des entres en stock doit tre optimise, suivant la capacit de
stockage de la chambre tout en vitant les dperditions de chaleur.

Droulement
La production la fin de chaque cycle de production, place les palettes
dans la glacire intermdiaire.
Le service logistique et le responsable production procdent un
comptage commun des quantits entrer dans le stock, contrlent les
normes de qualits visuelles (aspect, emballage,...) et la temprature.
Le chef de poste tablit un bon de transfert de la production vers la
chambre froide en deux exemplaires un transmis la production et la
souche garde la chambre froide.
Le chef de poste saisit les quantits comptes sur le logiciel de
gestion du stock des produits finis (Sybel).

02/03/1522:22

98

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Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

Etape :
3

Gestion des sorties de la chambre froide

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les sorties


sont suivies et quelles rpondent
aux normes de qualit.

Le service logistique.

Rgle de gestion
Le suivi des sorties de la chambre froide doit se faire de manire raliser
toutes les livraisons prvues dans les normes de qualit requises (notamment
en terme de temprature des produits).

Droulement
Le service commercial transmet les fiches tlphoniques en double
exemplaires au service qualit qui attribue les lots aux diffrents clients
suivant leurs normes de qualit. Cette affectation se fait galement en
fonction des caractristiques de la rgion des clients (climat, distance,...).
le service qualit transmet les deux fiches renseignes la logistique pour :
- Contrle de ladquation des camions en fonction de la quantit
transporter sur laxe ;
- Contrle de la temprature des lots charger ;
- Contrle du bon fonctionnement des frigos des camions.
Le service logistique tablit le planning hebdomadaire chaque semaine en
collaboration avec la direction commerciale. Il doit prvoir :
- les tonnages livrer,
- les camions,
- Les jours, heures de dpart et retours.
En fin de semaine, le planning doit tre rapproch du rel, les carts doivent
tre analyss et justifis.
Le service logistique note sur les fiches les rfrences des camions et
chauffeurs. Cette affectation est dcide partir du planning hebdomadaire
de livraisons et des disponibilits relles. Les fiches sont retournes au
commercial pour tablissement des bons de livraison.

02/03/1522:22

99

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Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

Droulement (Suite)
Le service commercial tablit des ordres de chargement qui sont transmis
la logistique.
Le service logistique
dite les feuilles de route partir des BL
informatiques qui sont remises aux chauffeurs. Ceuxci devraient indiquer
leurs itinraires au service logistique de faon ce que le chargement se
fasse suivant la mthode LIFO.
Le chargement est effectu sous le contrle du chef de poste de la gestion
de la chambre froide qui effectue des contrles de temprature
ponctuellement.
Le poste de garde, avant le dpart, contrle les camions sur la base des
feuilles de route.
Les chauffeurs, au cours de leurs tournes, compltent les feuilles de route
et les remettent au responsable de la logistique leur retour afin que ce
dernier puisse sassurer que les livraisons ont t ralises conformment
aux BL tablis et dans de bonnes conditions (temprature, N de lot,...) et
dtablir un suivi des consommations des vhicules.

02/03/1522:22

100

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Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

VI.

Contrles cls de la procdure

Contrles

Inventaire
physique de
chambre
froide
Rapprochem
ent stock
thorique et
stock
physique
Comptage et
contrle des
entres
Contrle de
ladquation
camion /
quantit
transporter
Contrle de
la
temprature
des lots
charger
Contrle de
la
temprature
des frigos
des camions
Contrle des
camions
chargs

02/03/1522:22

Auteur
du
Contrle

Support
Du
Contrle

Chef de
poste

Fiche
mouvements

Fiche
mouvements

Chef de
poste

Matrialisat
ion
Du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Finalit
Du
contrle

Etablissemen
t et visa de la
fiche
mouvements

Tous les
jours

Sassurer de
la ralit du
stock
thorique

Etablissemen
t et visa de la
fiche
mouvements

Tous les
jours

Matrise des
mouvements
de stock

A chaque
entre

Matrise des
entres en
stock sur le
plan
quantitatif et
qualitatif

Chef de
poste
Responsable
production

Fiche de
transfert

Chef de
poste

Fiches
tlphonique
s

Chef de
poste

Feuilles de
route

Renseigneme
Respecter les
A chaque
nt de la
normes
chargemen
feuille de
qualit des
t
route
livraisons

Chef de
poste

Feuilles de
route

Renseigneme
Respecter les
A chaque
nt de la
normes
chargemen
feuille de
qualit des
t
route
livraisons

Poste de
garde

Feuille de
route

101

Visa de la
fiche de
transfert

Renseigneme
A chaque
nt de la fiche
commande
tlphonique

Visa de la
feuille de
route

Chaque
sortie de
camion

Assurer la
livraison des
commandes

Scuriser les
sorties des
produits de
lusine

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Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

VII. Archivage
Document
Fiche de
mouvement
Bon de
transfert
Fiche de
commande
tlphoniqu
e
Bon de
sortie
provisoire
Planning
logistique
hebdomadai
re
Feuilles de
route

02/03/1522:22

Emetteur

Archivage
Nombr Destinatair Mode Priodicit
e
e

Lieu

Logistique
BAV
Logistique
Production

Manue
Chaque jour Logistique
l
Manue
Logistique
Chaque jour
l
Production

Logistique
DC

Manue
Chaque jour
l

Logistique
DC

DC

Logistique
DC

Manue
Chaque jour
l

Logistique
DC

Logistique

DG

Manue
l

Logistique

Logistique

Logistique

logistique

DC

Logistique

Livreur

102

Manue
l

Chaque
semaine

Logistique

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

VIII. Dispositif comptable appliqu la procdure


PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES
Le stock de produits finis est constitu par les biens crs par
l'entreprise et qui ont atteint un stade d'achvement dfinitif dans le
cycle de production destins tre vendus.
Le cot de production d'un bien s'obtient en additionnant les lments
suivants :
Le cot d'acquisition des matires consommes pour la production du
bien.
Les autres cots engags par l'entreprise au cours des oprations de
production pour amener le bien dans l'tat et l'endroit o il se trouve,
c'est--dire les charges directes de production et les charges indirectes
de production dans la mesure o ces dernires peuvent tre
raisonnablement rattaches la production du bien.

RGLES D'VALUATION
A la date d'inscription des stocks et des productions en cours dans les
comptes de l'entreprise, le montant brut port en comptabilit est gal
aux cots d'acquisition ou aux cots de production, auxquels viennent
s'ajouter les charges de stockage lorsque les conditions spcifiques
d'exploitation le justifient.
Les cots d'acquisition et de production sont dtermins par application
des rgles gnrales relatives aux mthodes d'valuation.
Le cot d'entre est considr comme gal au total form par :
-

Le cot des stocks l'arrt du prcdent exercice, considr comme


un cot d'entre dans les comptes de l'exercice.

Le cot d'entre des achats et des produits de l'exercice.

Ce total est rparti entre les articles consomms dans l'exercice et ceux
existants en stocks par application d'un mode de calcul sur la base du
cot moyen pondr.

02/03/1522:22

103

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

A l'inventaire, l'valuation des stocks et production en cours est faite


leur valeur actuelle.
Les stocks et productions en cours doivent tre valus unit par unit ou
catgorie par catgorie.
L'unit d'inventaire est la plus petite partie qui peut tre inventorie sous
chaque article de la nomenclature de l'entreprise.
Pour l'arrt des comptes, la valeur comptable des stocks et productions
en cours est dtermine comme suit :
L'valuation est faite distinctement en comparant leur cot d'entre et
leur valeur actuelle. C'est la plus basse des deux valeurs compares qui
est retenue. Si cette valeur est la valeur actuelle, celle-ci est prsente
partir du cot d'entre par application ce dernier d'une provision pour
dprciation.
Toutefois, le cot d'entre compar la valeur actuelle lorsqu'il est plus
lev que celle-ci est maintenu pour les stocks et productions en cours
qui font l'objet d'un contrat de vente ferme dont l'excution doit
intervenir ultrieurement, ds lors que le prix de vente stipul couvre la
fois ce cot et la totalit des frais restant supporter pour la bonne
excution du contrat.

02/03/1522:22

104

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Service logistique

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
MAI 2001

Procdure :
Gestion chambre froide

IX.

Systme dinformation

Saisie des entres


Saisie des sorties

X.

APPLICATION
GESTION DE LA
CHAMBRE FROIDE

Edition des fiches


mouvements
Edition des tats de stock

Recommandation
A linstar de la gestion du stock de la levure frache, la gestion des stocks
de la levure sche et amliorants doit tre confier la logistique pour
pallier au cumul de tches ( production et dtention dactifs) qui existe
actuellement.

02/03/1522:22

105

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Import / Export

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/1522:22

106

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Import / Export

I.

Objet
Cette procdure a pour objet
importations et exportations.

II.

de

dcrire

la

procdure

des

Etapes de la procdure
La procdure sera dcompose en deux sous procdures :

III.

Procdure des importations ;


Procdure des exportations.

Intervenants
Internes

Direction Gnrale ;
Service logistique ;
Direction commerciale ;
Dpartement achats et approvisionnements
Bureau administration des ventes.

Externes

02/03/1522:22

Clients ;
Fournisseurs ;
Administration fiscale ;
Transitaires ;
Transporteurs.

107

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Import / Export

IV.

Droulement administratif de la procdure

Etape : 1

Gestion des importations

Objectif

Responsable

Assurer la ralisation et le suivi


des importations

Le service logistique.

Rgle de gestion
Le processus dimportation doit se faire de
lapprovisionnement dans les meilleures conditions.

manire

assurer

Droulement

Le dpartement des achats et approvisionnements, lorsquil lance une


commande ltranger, transmet une copie du bon de commande au service
logistique.

Le service logistique, lorsque la livraison lieu Fs assure lui-mme les


formalits dimportation :
- Assurance ;
- Coordination des moyens de transport ;
- Dclaration douanire ;
- Suivi des livraisons ;
- Suivi du dossier jusquau rglement.
Par ailleurs, lorsque limportation se fait hors Fs, le dossier est confi un
transitaire qui se charge de toutes les formalits en collaboration avec le
service logistique.

Le service logistique sinforme auprs du bureau douanier du montant


acquitter au receveur au titre des droits de douanes, tablit une demande de
rglement quil transmet au directeur financier. Lorsque le dossier
dimportation est gr par un transitaire, le rglement se fait sur justificatif
30 jours fin de mois.

Le directeur financier ordonne ltablissement dun chque libell au nom


du receveur ou du transitaire, quil transmet une fois sign au service
logistique pour liquider les droits dus.

Le service logistique, une fois les biens ou marchandises livrs, transmet au


dpartement des achats et approvisionnements une copie du dossier qui le
classe en attente de la facture. Le dossier dimportation suit alors le mme

02/03/1522:22

108

Manuel des procdures

Direction Commerciale

Cycle :
Logistique
Date dernire mise jour :
AVRIL 2001

Procdure :
Import / Export

cheminement quun dossier dachat local.

Etape : 2

Gestion des exportations

Objectif

Responsable

Assurer la ralisation et le suivi


des exportations

Le service logistique.

Rgle de gestion
Le processus logistique dexportation doit se faire de manire ce que les
commandes trangres soit honores conformment aux conditions prvues.

Droulement

La
direction commerciale,
lorsquelle conclut un contrat tranger,
transmet une copie au service logistique.

Le
-

Le service logistique, une fois les produits livrs, transmet au bureau


administration des ventes une copie de la facture en devise qui enregistre la
vente, dite la facture en DH partir de lapplication de facturation quil
rapproche et joint la facture en devise et suit le recouvrement.

service logistique assure les formalits et le suivi de lexportation :


Ordonnancement avec la production pour assurer la livraison,
Coordination des moyens de transport (terrestres et ariens) ;
Accomplissement des formalits douanires ;
Ralisation et suivi des expditions ;
Facturation (manuelle) ;
Suivi du dossier jusquau recouvrement.

02/03/1522:22

109

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

PRELIMINAIRE

I.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1.
2.

ORGANIGRAMME
DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

110

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire les rgles dentre, de suivi
et de sortie des immobilisations corporelles dans le patrimoine de la
Soders, et de dfinir le dispositif comptable correspondant.

I.

Etapes
La procdure de suivi des immobilisations sera dcrite par rfrence
aux principales tapes suivantes :

Expression du besoin ;
Consultation et choix des fournisseurs ;
Lancement des commandes ou passation des marchs ;
Rception de limmobilisation ;
Contrle de la facture fournisseur ;
Comptabilisation de l'acquisition.
Suivi des immobilisations et calcul des amortissements ;
Sorties des immobilisations.

Les aspects concernant les rglements seront dcrits dans la


procdure des rglements et de suivi de la trsorerie.

II.

Intervenants

Internes

Direction ;
Dpartement des achats et approvisionnements ;
Service comptable ;
Commission d'ouverture des plis ;
Service utilisateur.

Externes
Fournisseur dimmobilisation
Acheteurs.

02/03/15 22:22

111

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

III.

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Flow chart

Etape

DG

DAA

SM

Directions

Expression du besoin
dinvestissement

DA

Etablissement de la demande
de prix et transmission aux
fournisseurs

D.
Prix

Approbation du service
demandeur du choix du
fournisseur

02/03/15 22:22

Fournisseurs

DA

Acheminement de la DA
au DAA

Etablissement du tableau
comparatif des prix

BC

DA

Approbation de la direction
du services demandeur

Rception des offres


fournisseurs

Services

Offres
Tableau
comparatif

Choix
fournisseur

Tableau
comparatif

112

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Etape

DG

DAA

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

SM

Directions

Services

BC

Fournisseurs

BC

Etablissement du BC

Si BC>50.000 Dhs
Signature du BC

BC
BC

Transmission du BC au
fournisseur

Rception des prestations

BL

Etablissement du PV ou du
bon de rception

PV

Rception de la facture
Contrle des factures et
Transmission la compta.

Enregistrement comptable

02/03/15 22:22

BL

Fact.

Fact.
BR
PV
BC

Comptabilisation

113

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

IV.

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Droulement administratif de la procdure

Etape :
1

Expression du Besoin

Objectif

Responsable

Permettre
lexpression
des
demandes dinvestissement en
fonction des besoins rels.
Vrifier la pertinence de lachat

Les services utilisateurs sont


responsables de la ralit des
besoins exprims ;
Les chefs de services sont
responsables de lopportunit des
besoins exprims.

Rgle de gestion
Les besoins en investissement doivent tre rels, justifis et prvus dans le
budget dinvestissement.

DROULEMENT
La Direction Technique prpare les investissements de la Soders en
collaboration avec la Direction Industrielle du Groupe. Des pr-tudes sont
lances pour valoriser le cot de ces investissements par la Direction
Technique.
Ils sont ensuite proposs au Prsident du Groupe qui entrine ou non le budget
propos ou apporte des modifications en accord avec le Directeur Industriel du
Groupe. Une fois valid, la procdure suit son cours.
Les directions centralisent et valident les besoins annuels de leurs services
en matire des autres investissement au dbut de chaque exercice, valorisent
ces besoins et tablissent en comit de direction un budget annuel des
investissements.
La Direction Gnrale valide le budget annuel des investissements et le
propose ensuite au prsident pour approbation.
Le service utilisateur, une fois l'accord donn par le prsident, tablit une
demande dachats (DA) prcisant :
- Le dtail technique de linvestissement ;
- Les scurits prendre par le fournisseur ;
- La priode de livraison ou dintervention souhaite ;
- Une proposition de fournisseur.
La DA signe par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance
et travaux neufs ou la direction du demandeur pour approbation et
signature. Si la valeur de la demande dachat est suprieure 10.000 Dhs le
visa du directeur technique est requis. La DA signe est remise au DAA.

02/03/15 22:22

114

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Etape : 2

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Consultation et choix des fournisseurs

Objectif

Responsable

Faire
jouer
pleinement
la
concurrence entre les fournisseurs
potentiels.

La
responsabilit
de
la
consultation
des
fournisseurs
incombe au
dpartement des
achats et approvisionnements.
Le DAA et le service demandeur
sont responsables des jugements
des offres.

Procder au jugement des offres


sur la base de critres conciliant
conformit, qualit et prix.

Rgle de gestion
Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.

DROULEMENT
Le service maintenance et travaux neufs, lorsque linvestissement
concerne la production, constitue un groupe de projet qui tablit un cahier de
charges dfinissant clairement le besoin exprim et le transmet au DAA.
Le dpartement des achats et approvisionnements tablit une demande
de prix (ou un appel doffres) qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins).
La demande de prix doit indiquer la date prvue de la rception des offres et la
date prvue de livraison.
Le dpartement des achats et approvisionnements reoit les offres des
fournisseurs, fixe le jour de louverture des plis et convoque les membres du
groupe de projet.
Le groupe de projet procde louverture des plis et la signature des
offres.
Le dpartement des achats et approvisionnements fait appel au groupe
de projet lorsque la technicit des acquisitions exige une tude technique
dtaille.
Le groupe de projet transmet au DAA son valuation technique des offres
accompagne de toutes les explications ncessaires.
La commission douverture des plis tablit un tableau comparatif des prix
et procde ladjudication de la commande au fournisseur prsentant le
meilleur rapport qualit - prix .

02/03/15 22:22

115

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Le dpartement des achats et approvisionnements transmet la


direction technique et la Direction Gnrale, au moment de la commande, le
dossier complet sur la consultation et le choix des fournisseurs.

Etape : 3

Lancement des Commandes ou Passation des


marchs

Objectif

Responsable

Permettre
de
lancer
les
commandes qui correspondent
aux besoins exprims.

Le DAA est responsable de la


passation des marchs et du
lancement des commandes

Rgle de gestion
Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant
de rpondre au mieux aux besoins exprims.

DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit
exemplaires un bon de commande prnumrot contenant :
-

en

trois

Le dtail technique du matriel ou de la prestation ;


Les scurits prendre par le fournisseur ;
La priode de livraison ou dintervention ;
Le prix du matriel ou de la prestation ;
Les modalits de paiement ;
La procdure de litige,
Les garanties exiges.

Le chef du Dpartement achats et approvisionnements signe le bon de


commande et le transmet pour signature au :

Responsable de la maintenance ;
Directeur technique si la valeur de la commande est suprieure
10.000 Dhs ;
Directeur gnral si la valeur de la commande est suprieure 50.000
Dhs.

Le Dpartement achats et approvisionnements transmet les bons de


commande signs au fournisseur (1exemplaire) contre un accus de
rception, au bureau comptabilit et finance (1 exemplaire), le dernier
exemplaire est class par le D.A.A.

02/03/15 22:22

116

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Etape : 4

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Rception

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les rceptions


sont conformes aux commandes et
que toutes les anomalies sont
traites.

Le responsable du magasin et le
demandeur sont responsables de
la rception de la livraison

Rgle de gestion
Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes.

DROULEMENT
Le responsable magasin soccupe de la rception du matriel livr au
magasin. Il reoit la livraison accompagne du bon de livraison du
fournisseur et procde :
Au rapprochement du bon de commande avec le matriel reu et le bon de
livraison ;
A la dtection des dfauts apparents ;
A la consultation du service demandeur pour le contrle qualit du matriel.
Le service entretien et travaux neufs soccupe du suivi des chantiers et de
la rception qualitative des travaux.
Le responsable magasin, en cas danomalie releve, avise le responsable du
dpartement achats et approvisionnements, remplie la fiche de nonconformit, en indiquant les quantits acceptes ainsi que celles qui sont
litigieuses sur les plans qualitatif ou quantitatif, en prcisant les anomalies.
Le dpartement achats et approvisionnements ds la rception de la
fiche de non-conformit, dclenche des rserves auprs des fournisseurs et
cherche une solution au problme.
Le responsable magasin tablit en 4 exemplaires un bon de rception, dat,
sign et pr numrot du carnet du bon de rception. Ce carnet doit :
Etre retir du stock suivant lordre croissant des numros ;
Etre le seul en cours dutilisation,
Etre class et archiv une fois termin,
Les bons annuls doivent tre barrs annots de la mention annul et
conservs dans les carnets souches.
Le BR tablis est sign par le responsable du magasin et transmis avec le
dossier (BC, BL ) au dpartement achats et approvisionnements.
Le service entretien et travaux neufs reoit dfinitivement les travaux et

02/03/15 22:22

117

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

tablit le procs verbal sign par lui et par le matre douvrage et transmis la
direction technique pour validation. Le PV doit contenir :
Le numro du projet ;
Le numro de la commande ;
Le descriptif des travaux raliss ;
Lavis qualitatif et technique du matre douvrage ;
Les rserves le cas chant.
Le dpartement achats et approvisionnements procde un deuxime
rapprochement entre BC, BL et BR ou PV et classe la liasse en attendant la
facture correspondante.

Etape : 5

Contrle des factures

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les factures


sont conformes et contrles.

Le dpartement des achats et


approvisionnements
est
responsable du contrle des
factures.

Rgle de gestion
Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes aux
commandes et aux rceptions et elles doivent exhaustivement tre
achemines la comptabilit.

DROULEMENT

Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des


fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet
au dpartement achats et approvisionnements.

Le dpartement achats et approvisionnements vrifie la facture,


notamment en ce qui concerne :
La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et
bon de commande (quantit, qualit et prix) ;
Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client,
identifiant fiscal, rfrence facture )
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA,
etc.).
La signature et le cachet apposs la facture.

Le dpartement achats et approvisionnements, en cas danomalie


constate, tablit une lettre de contestation envoye au fournisseur.

02/03/15 22:22

118

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Comptabilisation de l'acquisition

Etape : 6

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les factures


sont comptabilises
Sassurer
quune
double
comptabilisation est impossible.

Le
service
comptable
responsable de cette tape.

est

Rgle de gestion
Les oprations dinvestissement doivent tre exhaustivement comptabilises
et correctement values.

DROULEMENT
Le dpartement des achats et approvisionnements envoie au service
comptable les factures accompagnes du bon de commande, du bon ou PV de
rception et du bon de contestation ventuel.
Le bureau comptable sassure quil est en possession de tous les lments
entrant dans le cot dacquisition, savoir :
- La facture fournisseur originale,
- Les frais de transport,
- Les droits de douane,
- Les frais de premire installation,
- Les taxes rcuprables.
Le bureau comptable contrle lexhaustivit de ces documents et rclame
les documents manquants.
Le bureau comptable sassure par ailleurs, que les achats ayant un
caractre de rparation sont correctement rpartis entre charges et
immobilisations et ce en collaboration avec les services concerns
Le bureau comptable rapproche ces documents, tablit un bordereau de
comptabilisation et comptabilise la facture. (Il est interdit de comptabiliser sur
la base des duplicatas sauf ceux soumis autorisation dun responsable).

Etape : 7

02/03/15 22:22

Suivi des immobilisations et calcul des


119

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

amortissements
Objectif

Responsable

Avoir un fichier fiable et mis jour


des immobilisations de la socit.
Suivi et comptabilisation rgulire
des amortissements.

Le service de centralisation
comptable est responsable du
suivi
du
fichier
des
immobilisations
et
de
la
comptabilisation
des
amortissements.

Rgle de gestion
Les immobilisations doivent tre individuellement suivies.
DROULEMENT

Le service de centralisation comptable tient le fichier des immobilisations


et assure le suivi de la localisation du matriel. Le fichier des immobilisations
doit mentionner :

Le code,
La valeur dacquisition,
Le libell significatif de limmobilisation,
La date de mise en service,
Le numro de compte de limmobilisation dans la comptabilit,
Le numro de compte de lamortissement dans la comptabilit,
Le numro de compte de la dotation dans la comptabilit,
Le mode damortissement,
Le taux damortissement,
La dure de vie,
Tout dtail utile.

Le service de centralisation comptable doit veiller la mise jour de ce


fichier en cas de nouvelle acquisition, sortie ou dplacement du matriel. (
prvoir)
Le bureau comptable doit rapprocher rgulirement le fichier des
immobilisations la comptabilit et sassurer que le total des immobilisations
est le mme sur les deux supports. Ce fichier doit galement faire lobjet dune
comparaison avec lexistant rel.

02/03/15 22:22

120

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

DROULEMENT (SUITE)
MISE A JOUR PAR LES ACQUISITIONS
Le service de centralisation comptable reoit, lors de chaque entre
physique dune immobilisation :

Un bon ou PV de rception ;
Un bon de livraison fournisseur ;
Une copie de la facture fournisseur.
Il rapproche ces lments et met jour le fichier des immobilisations.

MISE A JOUR PAR LES SORTIES


Le service de centralisation comptable, lors de chaque sortie physique des
immobilisations (Cf. procdure de sortie des immobilisations) tablit un bon de
sortie (ou constat de destruction selon les cas) et met jour le fichier des
immobilisations.
EXPLOITATION DES RESULTATS DE LINVENTAIRE PHYSIQUE
Le service de centralisation comptable opre un rapprochement la fin de
chaque exercice entre linventaire physique et le fichier comptable des
immobilisations, et analyse les carts ventuels. ( prvoir)
SUIVI ET COMPTABILISATION REGULIERE DES AMORTISSEMENTS
Le service de centralisation
rgulirement les amortissements.

comptable

calcule

et

comptabilise

Le service de centralisation comptable sassure que les amortissements


sont correctement pratiqus sur tous les lments du fichier des
immobilisations et le montant rcapitulatif des amortissements ainsi pratiqus
est gal au montant port au bilan de la socit.

02/03/15 22:22

121

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Etape : 8

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Sortie des immobilisations

Objectif

Responsable

Permettre
la
sortie
et
le
remplacement des biens rforms.

Le
service
utilisateur
responsable des besoins
rforme exprims.

est
de

Rgle de gestion
Les sorties des immobilisations doivent tre autorises, individuellement suivis
et correctement comptabilises.

DROULEMENT
EXPRESSION DU BESOIN :
Les services utilisateurs expriment un besoin de rforme dment justifi,
transmis la direction technique pour validation et la direction gnrale pour
approbation.
AUTORISATION DE LIQUIDATION :
Le responsable du magasin regroupe provisoirement les immobilisations
reformer
La commission dtude des dossiers de rforme propose un mode de
liquidation et une valuation du matriel rformer. ( prvoir)
La direction aprs tude du rapport de la commission donne son accord et
autorise la mise en vente du matriel. ( prvoir)
MISE EN VENTE :
La direction technique procde lenlvement et la mise en vente des
immobilisations
Le service de centralisation comptable reoit les factures et procde la
comptabilisation des sorties des immobilisations.
Le service de centralisation comptable procde la mise jour du fichier
des immobilisations.
Le service de centralisation comptable sassure que les biens ayant fait
lobjet de vente, destruction ou mise au rebut ne doivent plus figurer au bilan
de la socit
02/03/15 22:22

122

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

02/03/15 22:22

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

123

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

V.

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Principaux contrles cls de la procdure

Contrles

Vrification
de la ralit
et de
l'opportunit
des
besoins
exprims
Etablisseme
nt dun
tableau
comparatif
prix et une
valuation
technique
des offres.
Rapprochem
ent lors de
la rception
du BC/BL
Rapprochem
ent facture
au BL/BC/BR
Annulation
des doubles
de la
facture

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

Chef du
dpartemen
t ou
Directeur

Direction
technique
Direction
Gnrale

Responsable
de la
rception

DAA

Support
Du
Contrle

Demande
du service
utilisateur

Tableau
comparatif
prix et
valuation
technique des
offres
Bon de
commande
Bon de
livraison
Facture
BL/BR/BC

Matrialisatio Priodicit
n
du
du
Contrle
Contrle

Visa sur la
demande

Visa de la
Direction
technique et de
la
Direction
Gnrale
Elaboration du
bon ou PV de
rception sign
par les
rceptionnaires
Visa sur facture

Suite
chaque
expression
du besoin

Suite
chaque
consultatio
n

Finalit
du
contrle

Eviter les
dpenses
sans rel
besoin ou
investisseme
nts
inopportuns

Mise en
concurrence
correcte des
fournisseurs

Sassurer que
A loccasion les rceptions
de chaque corresponden
rception
t aux
commandes
Ds
Eviter les
rception
erreurs de
des
comptabilisat
factures
ion
fournisseur
Ds

DAA

Factures
fournisseur

124

Apposition de la
rception
mention
des
Duplicata sur les
factures
doubles des
fournisseur
factures

Eviter les
doubles
paiements.

Masnaoui Mazars Audit

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Contrles

Autorisation
de sortie
des
immobilisati
ons
Rapprochem
ent du
fichier des
immobilisati
ons et des
amortissem
ents
comptables

Revue
Priodique
des comptes
de
charges
"sensibles"

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Support
Du
Contrle

Matrialisatio Priodicit
n
du
du
Contrle
Contrle

Direction
Gnrale

Rapport de la
commission

Visa du rapport

Service
comptable

Tableaux des
amortissemen
ts comptables

Visa des
tableaux

Service de
Grand livre des
Centralisatio
charges
n
sensibles
Comptable

125

Visa sur le
grand livre

Finalit
du
contrle

Sassurer que
A chaque
les sortie des
sortie
immobilisatio
dimmobilis
ns sont
ation
autorises
Sassurer de
la conformit
entre les
A la clture
fichiers
de
comptables
lexercice
et
extracompta
ble
Sassurer
quil ny a
pas
mauvaise
distinction
des charges
et des
immobilisati
ons
gnrant un
risque fiscal
et une
irrgularit
comptable

Masnaoui Mazars Audit

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

VI.

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Contrles non prvus par la procdure

Contrles

Auteur
du
Contrle

Support
Du
Contrle

Matrialisatio Priodicit
n
du
du
Contrle
Contrle

Finalit
du
contrle

Vrifier la
squence et
lexhaustivit
des
enregistrements

attribution
dun n
chronologique

DAA

Factures
fournisseur

Attribution dun
numro
chronologique

Rapprocheme
nt des
existants
physiques
avec le fichier
des
immobilisation
s

Service
comptable

Etats
des inventaires
et fichier des
immobilisations

Emission
des tats des
carts

Suite
chaque
inventaire

Sassurer de la
fiabilit des
comptes des
immobilisations

Service
comptable

Fichier des
immobilisations

Ajout dune
colonne
localisation sur le
fichier

Suite
chaque
entre ou
mouvement
dimmos

Assurer
Un suivi fiable
des
immobilisations

Chef du
service
utilisateur

Demande
de transfert
de matriel

Visa
sur la demande

Direction
Financire

Procdure
crite de
distinction
entre dpenses
inscrire en
charges et
dpenses
immobilisables

Indication de
la localisation
du matriel
sur le fichier
des immos
Contrle des
transferts de
matriels
lintrieur de
la socit
Existence de
rgles crites
prcises en
matire
d'imputation
des dpenses
en charges et en
immobilisations.
Existence de
rgles prcises
en matire
d'lments
constitutifs de
cot

02/03/15 22:22

Service de
Note formalise
Centralisation sur lvaluation
Comptable
des
immobilisations

126

Ds rception
des factures
fournisseur

Suite
chaque
demande
de transfert

Visa sur la note

Assurer
Un suivi fiable
des affectations
de matriels
Sassurer quil
ny a pas
mauvaise
distinction des
charges et des
immobilisations
gnrant un
risque fiscal et
une irrgularit
comptable
Sassurer quil
ny a pas
mauvaise
distinction des
charges et des
immobilisations
gnrant un

Masnaoui Mazars Audit

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Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

d'acquisition :
immobilisations
acquises,
immobilisations
produites

02/03/15 22:22

risque fiscal et
une irrgularit
comptable

127

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Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

VII. Archivage
Document

Emetteur

Demande
dachat

Service
demandeur

Demande de
prix

DAA

Offres
Fournisseur
fournisseurs
s
Tableau
comparatif
des prix
Bon de
commande
Bon de
livraison

PV de
rception

Fiche de
nonconformit

DAA

DAA

Mode

Manuel

Fournisseurs Manuel

DAA

Manuel

Service
demandeur

Manuel

Fournisseur

DAA

Fournisseur
Magasinier
Service
maintenan
ce et
travaux
neufs
Magasinier
Service
maintenan
ce et
travaux
neufs

Factures

Fournisseur
s

Demande de
rforme

Service
utilisateur

02/03/15 22:22

Nombr Destinatair
e
e

Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable

Manuel

Manuel

DAA
Bureau
comptable

DAA

Au
moins
deux

DAA
Bureau
comptable

Direction
Technique

128

A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat
A chaque
clture de
dossier
dachat

Lieu
DAA
Service
demande
ur
DAA

DAA

DAA
DAA
Bureau
comptabl
e
DAA
Bureau
comptabl
e

Manuel

A chaque
clture de
dossier
dachat

Magasin
DAA
Bureau
comptabl
e

Manuel

A chaque
clture de
dossier
dachat

Magasin
DAA

Fournisseur

Archivage
Priodicit

A chaque
clture de
Manuel
dossier
dachat
Manuel
A chaque
expression du

DAA
Bureau
comptabl
e
DT
Service

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Procdure :
Suivi des immobilisations

Rapport de
ltude des
dossiers de
rforme

02/03/15 22:22

Commissio
n dtude

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

DG

129

besoin de
utilisateur
rforme
A chaque
DT
expression du
Bureau
Manuel
besoin de
comptabl
rforme
e

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Procdure :
Suivi des immobilisations

VIII.

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Dispositif comptable appliqu la procdure


PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES

Acquisitions des immobilisations


. Les acquisitions des immobilisations sont comptabilises au
cot dacquisition et sont maintenues au bilan cette valeur en
vertu du principe du cot historique.
. Les factures reues, avant la rception
comptabilises en immobilisations en cours.

du

bien,

sont

Suivi des immobilisations


. Les amortissements sont constats
dinventaire la clture annuelle.

parmi

les

critures

. Les immobilisations sont amorties en mode linaire ou dgressif


suivant les taux gnralement admis.
. Les frais dentretien et rparation sont ports dans les charges
de lexercice lorsquils ne sont pas de nature allonger la dure
de vie des biens concerns.

Sortie des immobilisations


. Les biens ayant fait lobjet de vente, destruction ou mise au
rebut ne doivent plus figurer au bilan de la socit.
. Les biens non encore sortis du patrimoine, mais totalement
amortis, doivent tre maintenus au bilan.
. Les provisions ventuelles pour dprciation et amortissements,
relatives des immobilisations cdes, doivent tre annules.

02/03/15 22:22

130

Masnaoui Mazars Audit

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Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

MTHODES DVALUATION

Acquisitions des immobilisations


En vertu des dispositions de la loi comptable et du CGNC, les
immobilisations sont comptabilises leur cot dacquisition,
lequel est dtermin par laddition des lments suivants :
. Prix dachat net
. Frais accessoires dachat constitus des droits de douane
limportation, des frais de transport, dinstallation et de
montage ncessaires la mise des immobilisations en tat
dutilisation par lentreprise.
Ne constituent pas cependant, des frais accessoires dachat :
. Les frais financiers supports pour lacquisition qui constituent
des charges financires.
. Certains frais dacquisition non reprsentatifs dune valeur
vnale savoir : les droits de mutation, honoraires ou
commissions et frais dactes. Cest le cas par exemple des
droits denregistrement, des frais dimmatriculation, des frais
de prise dhypothque et de la taxe de conservation foncire.

Suivi des immobilisations


. La valeur nette comptable de chaque bien doit tre infrieure
ou gale sa valeur actuelle la date dinventaire.
. Sil sagit dune dprciation dfinitive, un amortissement
exceptionnel doit tre constat.

Sortie des immobilisations


. La valeur nette comptable des immobilisations cdes doit
tenir compte de la dotation aux amortissements de lexercice
au cours duquel sest produite la cession.
. Les immobilisations dtruites ou mises au rebut
considres comme ayant un produit de cession nul.

02/03/15 22:22

131

sont

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Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

SCHEMAS DECRITURES COMPTABLES

Acquisitions des immobilisations


239
Immobilisation
s corporelles
en cours

Rception des
notes de frais de
douane, transit, et
autres frais
accessoires dachat
A

Rception de la
facture
B
Rception de
limmobilisation

4488
Divers
cranciers

A+B
A+B

Rception des
notes de frais non
intgrer dans les
immobilisations
C

A+B
A+B
Sold

02/03/15 22:22

23
4411
2121
Immobilisati Fournisseur
Frais
ons
s
dacquisitio
corporelles
n des
immo.

A+B
A+C
Sold
Par
la trsorerie

132

C
B

Cot
dacquisition

Sold
par
trsorerie

Masnaoui Mazars Audit

Amorti
sur
5 ans
maximum

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Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Suivi des immobilisations


619
28
23
Dotations
Amortisseme Immobilisati
dexploitatio
nt
ons
n
des
corporelles
immobilisatio
ns

Entre de
limmobilisation
Constatation de
Ex la dotation aux
. Amortissements
i

ai

ai

Comparaison
avec inventaire
physique

02/03/15 22:22

1486
65
Fournisseurs charges NC
dimmo.
75
produits
NC

133

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Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Sortie des immobilisations par cession


23
Immobilisation
s corporelles

283
Amortiss.
des
immo.

Date de transfert
physique de la
proprit
(Etablissement
facture)

3481
Crances sur
cession des
immo.

619
Dotation
aux
amortiss.

651
VNA
des immo.
cdes

751
Produit de
cession des
immo.

P
P

Constatation du
prix de cession
p

Constatation de
la dotation de
lexercice
ai

ai

Constatation de
la sortie
physique du bien
et annulation des
amortissements
cumuls Ai

ai

Ai

A - Ai

Ai Ai

ai

A-Ai
P

Compte
dimmo.
sold

02/03/15 22:22

Amortiss.
cumuls
solds

134

crance
solder
par trsorerie

Dotation
de
lexercice
dtermin
par respect
de la rgle
du prorata
temporis.

Constatation
de la VNA

Prix de
cession
figurant sur
lacte ou
facture de
vente

Masnaoui Mazars Audit

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Sortie des immobilisations par donation, destruction ou


mise au rebut
23
Immobilisations
corporelles

238
Amortissement
des immo.

619
Dotations aux
amort.

651
VNA
des Immo.
cdes

Constatation de
la dotation de
lexercice
Constatation de
la sortie
physique sur la
base du
Constat officiel
de destruction
ou
Dcision de don

ai

Ai

Ai

Compte
dimmo.
sold

02/03/15 22:22

A - Ai

Ai

Amort.
Cumuls
solds

135

ai

ai

A - Ai

Dotation
Constatation
complmentair
de la VNA
e de lexercice
dtermine en
respect de la
rgle du
prorata
temporis

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Suivi des immobilisations

Cycle :
INVESTISSEMENTS
Date dernire mise jour :
Mai 2001

VIII. Systme dinformation

Edition des GL des


immobilisations
Saisie des factures

SYSTEME
COMPTABLE

Edition des tats des


amortissements
Edition des tats des
dotations

02/03/15 22:22

136

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Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

PRELIMINAIRE

I.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1.
2.

ORGANIGRAMME
DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

137

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

PRAMBULE
La Soders ne dispose pas dune politique claire en matire de gestion
de ressources humaines, ainsi il est constat :
- labsence de technique dvaluation des collaborateurs,
Par ailleurs, nous avons not un manque de formalisation des
procdures de suivi des ressources humaines, notamment en
matire :
- denregistrement administratif des absences,
- de suivi des congs
- de la procdure des prts au personnel.
Compte tenu des missions stratgiques de la gestion des ressources
humaines nous proposons dans ce cycle, dune part dexpliciter les
missions associes la gestion des ressources humaines et dautre
part de dfinir les procdures cls de cette activit, notamment :
- La gestion des absences et des congs pour un bon fonctionnement
interne,
- Le processus de recrutement des nouveaux collaborateurs.
- La procdure doctroi et de suivi des prts au personnel.

02/03/15 22:22

138

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

I.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Objet
Cette procdure a pour objet de dfinir les missions relatives aux
ressources humaines de la Soders, notamment les aspects : Gestion
des ressources humaines, Evaluation et carrire, Formation et enfin
le systme de rmunration.
Compte tenu de son caractre global, cette procdure est dcline
uniquement sous forme d'objectifs et de dfinition des principales
responsabilits et tches de chaque mission.

II. Etapes de la procdure


La procdure de gestion des ressources humaines sera dcrite par
rfrence aux principaux thmes suivants :

Mission et tches
Formation
Rmunrations
Communication interne et externe
Administration du personnel
Gestion des carrires

Communication interne et externe :


Relation avec les partenaires sociaux, syndicats, Dlgus du Personnel .
Organisation des runions statutaires avec les partenaires sociaux.
Veiller en respect de la loi en matire de reprsentation syndicale.
Prparer les runions dinformation ou de ngociations avec las
partenaires sociaux.
Participer avec la Direction Gnrale aux runions de ngociations
salariales annuelles avec les partenaires sociaux.
Organiser les manifestations impliquant la Soders dans lentreprise et
lextrieur.
( Assemble Gnrale, etc .. )
Grer les relations avec les autorits publiques et administratives.
Missions et tches
Objectifs de la mission :
- Dfinir la politique de ressources humaines en adquation avec la
stratgie de lentreprise dfinie par la Direction Gnrale.

02/03/15 22:22

139

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Elaborer les moyens permettant ladquation des ressources aux


besoins de la Soders dans les meilleures conditions techniques et
conomiques, tout en maintenant un climat social
serein et
motivant.

Tches et responsabilits
- Participer avec la DG la dfinition de la politique de rmunration,
la mettre en place et la grer. Grer la paye.
- Participer avec la DG la dfinition de la politique de formation, la
mettre en place et la grer.
- Mettre en place le suivi des dossiers administratifs du service des
RH.
- Grer la politique de communication interne et les relations avec les
partenaires sociaux.
- Mettre en place le suivi individualis de la gestion des carrires, la
politique de recrutement ou de licenciement.
Administration du Personnel
Mettre en place, suivre et contrler le bon fonctionnement du service
administration du personnel, charg de :
-

Suivre le pointage du personnel


Grer les absences
Grer les arrts maladie
Grer les accidents de travail
Grer les congs pays
Grer les tats administratifs ( CNSS-Mutuelles etc .)
Assurer la frappe des courriers du serve RH
Grer les dossiers du service mdical en collaboration avec le
Mdecin et linfirmerie.
Grer les dons en nature au personnel
Grer les demandes demploi, les rponses ces demandes, les
planning dentretien dembauche.

III. Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction du Personnel ;
Le personnel de la Soders

02/03/15 22:22

140

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Procdure :
Gestion des recrutements

IV.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Objectifs
-

Dfinir la politique de Ressources Humaines de lentreprise en


adquation avec la stratgie de lentreprise.

Elaborer les moyens permettant l'adquation des ressources aux


besoins de la Soders dans les meilleures conditions techniques et
conomiques, tout en maintenant un climat social adquat et
motivant.

Principales
tches

responsabilits

et

Dfinition de la politique des ressources humaines de la Soders et


les conditions de son application.

Coordination, harmonisation et contrle des politiques, des objectifs


et des procdures en matire de ressources humaines.

Dfinition et application de la politique de rmunration (grilles


salariales et primes).

Dfinition et application de la politique de communication interne.

Relations avec les partenaires sociaux .

02/03/15 22:22

141

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Procdure :
Gestion des recrutements

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

GESTION DES CARRIRES


Objectifs
-

Appliquer la politique de dveloppement et d'valuation des


carrires conformment la politique de gestion des ressources
humaines adopte.

Accrotre le patrimoine immatriel et assurer sa prennit par une


bonne politique de promotion afin d'viter des dparts prjudiciables
la performance d'ensemble.

Principales
tches

responsabilits

et

Coordination et contrle des procdures d'valuation.

Prparation des dcisions de promotion et des mutations.

Elaboration du fichier individuel du salari, suivi de carrire

Elaboration et coordination, contrle des procdures dvaluation

Prparation des dcisions de promotion et mutations

Dfinition des besoins en personnel de lentreprise et proposition


dallocations de ressources internes ou externes.

Grer les embauches

Grer les licenciements

Grer le systme de sanctions dans le respect de la lgislation.

02/03/15 22:22

142

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Procdure :
Gestion des recrutements

V.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

FORMATION

Objectifs
-

Accrotre et assurer la prennit du patrimoine de talents, de savoirfaire et d'exprience la fois par la formation et par la mise en uvre
des conditions de la transmission systmatique des expriences
acquises.

Participer la dfinition des actions de formations au sein de la


socit visant la prparation des collaborateurs exercer des fonctions
polyvalentes.

Principales
tches

responsabilits

et

Consolidation des besoins en actions de formation et suivi des plans


de formations.

Dfinition des modes de formations les mieux adapts au contexte


de la Soders.

Suivi de l'excution du plan de formation et des relations avec


l'OFPPT.

Gestion et accueil des stagiaires reus par la socit.

02/03/15 22:22

143

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Procdure :
Gestion des recrutements

VI.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

SYSTEME DES REMUNERATIONS

Objectifs
-

Dfinir avec la DG une politique de rmunration juste et motivante pour le


personnel tout en tenant compte des paramtres conomiques de lentreprise et de
lenvironnement des pratiques salariales sur Fs et le Maroc.

Principales
tches

responsabilits

et

Dfinition et application des grilles salariales en fonction dun statut du


personnel dclinant
la politique de rmunration adopte par la
socit.

Dfinition et application des diffrentes drogations ce statut


(personnel tranger, contractuels, contrats CIOP, ).

Application des dcisions de la DG relatives aux indemnits attribues


certains collaborateurs (Indemnits de fonction, de reprsentation, de
voiture ).

Application des dcisions de la DG relatives aux primes accordes au


personnel.

Classification des agents de la Soders en fonction de leur catgorie

dfinition et application des grilles salariales en fonction du statut du


personnel

dfinition avec le DG et application des dcisions relatives aux


indemnits attribues certains collaborateurs.

Participation la dfinition du budget en matire de salaires.

Participation avec le DG et laboration du systme de de rmunration


variable : prime dobjectifs, prime exceptionnelles.

Dfinition de la politique en matire dembauche des salaris en contrat


dure dtermine.

02/03/15 22:22

144

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Gestion de la paie : sassurer que la paie est ralise en temps voulu et


sans erreur.

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

145

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

I.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Objet
Cette procdure a pour objectif de dfinir
administratives du droulement des recrutements.

les

modalits

II. Etapes de la procdure


La procdure de recrutement sera dcrite par rfrence aux
principales tapes suivantes :

Rception des demandes demploi ;


Recrutement ;
Intgration du candidat recrut.

III. Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction du Personnel ;
Direction concerne.
Externes
Les candidats ;
Bureau de recrutement (ventuellement).

02/03/15 22:22

146

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Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

IV.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Flow chart

Ph
ase
1

DG

Direction du Secrtaria
personnel
t

Directeurs
demandeurs

Bureaux
de
recruteme
nt

Rception
des
demandes
d'emploi
spontan
es

Rception,
enregistrem
ent
Archivage
des
demandes
Expression
d'un besoin
Dfinition
du profil
type

Dfinition du
profil

Validation
du besoin

Recherche
du profil en
interne
Satisfaction
du besoin
Oui

Non

Dcision
de
ratributi
on de
fonction

Soustraitance
du
recruteme
nt
Non

02/03/15 22:22

147

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

Ph
ase
1

DG

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Direction du
personnel

Directeurs
demandeurs

Bureaux
de
recruteme
nt

Consultatio
n
du vivier

Publication
dune offre
demploi
Trie des
demandes
reues

Test
entretien et
slection
Rsultats de
la slection
Dcision
de
recruteme
nt
Information
des
candidats
retenus
Constitution
du dossier
administrati
f

02/03/15 22:22

148

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Procdure :
Gestion des recrutements

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Attributio
n des
fonctions
Etablisseme
nt des
fiches de
fonction
Intgration
du candidat
retenu

02/03/15 22:22

149

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

V.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Droulement administratif de la procdure

Etape :
1

Rception des demandes d'emploi

Objectif

Responsable

Constitution
d'une
base
de
donnes de demandes d'emploi.

La direction du personnel

Rgle de gestion
S'assurer que chaque demande reue est correctement enregistre et
archive.

Droulement
Le secrtariat trie parmi le courrier reu, les demandes d'emploi adresses
spontanment par les candidats.
Aprs leur enregistrement par le secrtariat, les demandes sont adresses la
direction du personnel.
Cette dernire procde leur classement et archivage.
Un vivier de candidature est ainsi constitu, il est class par profils, diplmes
et expriences.
Cette base de donne sera rgulirement actualise et consulte chaque
expression de besoin

02/03/15 22:22

150

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Procdure :
Gestion des recrutements

Etape : 2

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Besoin de recrutement, slection des candidatures et


dcision de recrutement

Objectif

Responsable

Assurer le recrutement dans de


bonnes conditions.

La direction du personnel,
La direction concerne.

Rgle de gestion
-

Les dcisions de recrutement doivent en dfinitive maner de la Direction


Gnrale.

La Soders doit disposer pour chaque collaborateur d'un dossier administratif


relatant toutes informations le concernant.

Le processus de slection des candidats doit faire intervenir ncessairement


la direction du service demandeur.

Droulement

Les besoins en ressources humaines sont exprims par les diffrentes


directions

Ces besoins sont adresss la direction du personnel qui procde la


dfinition du profil type du candidat recruter. Ainsi une fiche de profil est
tablie afin d'entamer le processus de recrutement.

Cette fiche ainsi que l'opportunit du recrutement sont valides par la


direction gnrale avant toutes dmarches.

Une fois que la direction gnrale a donn son aval, la direction du


personnel entame la procdure en deux tapes successives.

1re tape : Recherche en interne :

La direction du personnel essayera d'identifier le profil recherch parmi les


collaborateurs de la socit, notamment :
-

Un collaborateur en situation de sureffectif ayant justement le profil


recherch ;
Un collaborateur dont les attributions initiales peuvent tre redployes
vers un autre collaborateur disponible.
Dans ces deux hypothses, la direction personnel veillera la gestion du
redploiement, aprs accord de la direction ayant formul le besoin et
autorisation de la DG, et procdera lattribution des fonctions du
collaborateur.

02/03/15 22:22

151

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Procdure :
Gestion des recrutements

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Droulement (Suite)

2me tape : Recherche externe

En cas d'chec de la prospection interne, la direction du personnel


procdera la recherche des candidatures l'extrieur de la socit.

Deux filires peuvent tre suivies :


-Embauche par un cabinet de recrutement qui procdera au recrutement
en collaboration avec la direction du service demandeur.
-Slection et recrutement par la socit.

Dans la premire option, la direction du personnel chargera un


professionnel pour identifier, valuer et slectionner les meilleures
candidatures.

La socit aura toutefois la souverainet de dcision et du choix final.

Pour la deuxime option, la direction du personnel ralisera elle-mme tout


le processus de slection en collaboration avec la direction du service
demandeur.

La direction du personnel consultera dans un premier temps le fichier des


demandes demploi et tchera d'identifier les profils adquats.

En cas d'chec, une annonce d'offres demploi sera publie dans un journal
en vue de cibler le profil recherch.

Les demandes reues sont tries et une slection des meilleures


candidatures sera effectue par la direction du personnel en accord avec la
direction du service demandeur.

Les candidats prslectionns seront donc convoqus pour passer un ou


plusieurs tests ou entretiens de slection aussi bien avec le directeur
personnel qu'avec le directeur demandeur.

A l'issue de cette phase, la commission de recrutement se runira pour


valuer les rsultats des tests et choisir les candidatures rpondant aux
conditions du poste pouvoir (2 3 candidats).

Ces candidatures seront toutefois classes dans un ordre de mrite et


proposes au Directeur gnral pour arrter un choix dfinitif.

Une fois ce choix est tabli, une dcision de recrutement est alors signe
par le DG et transmise la direction du personnel qui informera le ou les
candidats retenus.

Il leur demandera galement de fournir les pices ncessaires la


constitution du dossier administratif.

02/03/15 22:22

152

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

Etape : 3

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Intgration du candidat recrut

Objectif

Responsable

Veiller la bonne intgration des


candidats recruts.

La direction du personnel

Rgle de gestion
Etablir et remettre chaque nouveau collaborateur une fiche de fonction.

Droulement

Sur la base de la dcision de recrutement, la direction concerne tablit


une fiche d'attribution de fonction. Sur cette fiche figurera les principales
fonctions du nouvel agent ainsi que sa position hirarchique, son grade, et
son statut dans la socit.

Cette fiche sera communique la direction du personnel qui la remettra


l'agent le jour de son intgration.

La direction du personnel tablira pour sa part, en collaboration avec le


directeur de la nouvelle recrue, une fiche de fonction qui tayera
l'ensemble des attributions confies l'agent.

Cette fiche sera remise l'intress pour le responsabiliser sur ses


fonctions.

Par ailleurs, la direction du personnel veillera l'intgration du nouvel


agent, il sera prsent aux diffrents membres de la socit et tous les
moyens matriels lui seront fournis pour travailler de manire correcte.

La direction du personnel s'assurera que le nouveau collaborateur a pris


connaissance de toutes les conditions de travail au sein de la socit.

02/03/15 22:22

153

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

VI.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Contrles cls de la procdure

Contrles

Contrle des
recrutement
s.

Contrle des
attributions
assignes
au nouveau
collaborateu
r

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

Directeur
Gnral

Support
du
Contrle

Matrialisat
ion
Du
Contrle

Visa de la
Dcision de
dcision de
recrutement
recrutement.

Directeur du
Fiche
personnel
d'attribution
de fonction

154

Visa de la
fiche
dattribution

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

A
S'assurer que
l'occasion
tout
de chaque recrutement
recruteme est autoris
nt
par la DG.
S'assurer que
les
A
attributions
l'occasion
et le statut
de chaque
de l'agent
recruteme recrut sont
nt
conformes
la dcision
de la DG.

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Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

IX.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Archivage

Document

Emetteur

Demande
d'emploi

Demandeu
rs d'emploi

Rsultats
des
slections

Nombr Destinatai
e
re

Mode

Archivage
Priodici
t

Lieu

RH

Par profil

Annuelle

DP

Commissio
n de
recrutemen
t

DG
DP

Par
recruteme
nt

Annuelle

DP

Dcision
de
recruteme
nt

DG

Intress
DP

Par
personne

Annuelle

DP (dossier
Administratio
n)

Fiche
d'attributio
n de
fonction

DP
Directions

Intress
DP

Par
personne

Annuelle

DP

Fiche de
fonction

DP
Directions

Intress
DP

Par
personne

Annuelle

DP

Dossier
Administra
tif

Intress

DP

Par
personne

Annuelle

DP

02/03/15 22:22

155

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des recrutements

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

VII. Dispositif comptable appliqu la procdure


Il n'y a aucune incidence comptable pour cette procdure.

VIII. Systme dinformation


A ce jour, aucune application informatique, hormis le traitement de la
paie, ne gre les aspects ressources humaines.

02/03/15 22:22

156

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Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des absences

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

157

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des absences

I.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le mode de suivi des
absences autorises.

II. Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction du Personnel ;
Direction concerne.
Externes
Les agents.

III.

Flow chart

02/03/15 22:22

158

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des absences
DG

DG

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Direction
personnel

Comptabilit Dparteme

nt

Constatatio
n d'absence

Agents

Demandes
d'absences

Visa &
transmissi
on

Enregistreme
nt & suivi

Apprciatio
n & dcision
d'imputatio
n

Retour au
dparteme
nt
concern
pour
informatio
ns

02/03/15 22:22

159

Retour
l'Agent
pour
excution

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des absences

IV.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Droulement administratif de la procdure


Suivi des absences

Objectif

Responsable

Gestion et suivi des absences

La direction du personnel

Rgle de gestion
-

Les absences demandes doivent obligatoirement tre vises par le


responsable immdiat du demandeur.
La Direction du personnel doit s'assurer que toutes les absences sont
autorises et justifies par un document.
Les absences constates doivent faire l'objet posteriori d'un enregistrement
administratif (cahier des absences).
Ces absences ne doivent pas dpasser une journe, sauf accord de la DG.
Ces absences peuvent selon la dcision de la direction du personnel tre
imputes sur le droit aux congs ou tre autorises sans dduction.
La direction du personnel doit priodiquement s'assurer de la bonne tenue des
registres d'absence et contrler les absences cumules par collaborateurs afin
d'en matriser le volume annuel.
La direction concerne doit ncessairement tre inform de la dcision prise
avant excution.

Droulement
Les agents dsireux de s'absenter pour diverses raisons (vnement familial,
rcupration, RDV mdical ) doivent formuler leur demande par un bulletin
d'absence.
La demande doit tre vise par le responsable hirarchique du demandeur
avant d'tre transmise la direction du personnel pour enregistrement et
suivi.
Le service concern doit tre inform de la dcision prise avant l'excution
de l'absence.
Les demandes autorises sont inscrites par la direction du personnel sur un
registre d'absences tenu par agent.
La direction du personnel transmet priodiquement les demandes
d'absences la DG pour dcision d'imputation ou non sur les congs
annuels.
Les directions concernes doivent tre rgulirement tenues informs de la
synthse des absences et des droits au cong consomms et restants.
02/03/15 22:22

160

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des absences

V.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Contrles cls de la procdure

Contrles

Autorisation
d'absences

Suivi des
absences

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

Support
du
Contrle

Matrialisat
ion
Du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Directions
concernes

Demande
d'absence

Visa de la
demande
dabsence

A
l'occasion
de chaque
demande
dabsence

DP

Cahier des
absences

Etude
volumtrique
des absences

Chaque
mois

161

Finalit
du
contrle

S'assurer que
chaque
absence est
autorise et
justifie par
le personnel.
Mesurer et
apprcier le
volume
d'absence
de chaque
agent.

Masnaoui Mazars Audit

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Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des absences

IX.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Archivage

Docume
nt
Demand
es
d'absenc
e
Registre
des
absence
s

02/03/15 22:22

Nombre

Agents

DP
D.
concerne

Chronologiqu
e

Annuelle

DP

DP
D.
concerne

Chronologiqu
e

Annuelle

DP

DP

Destinatai
re

162

Mode

Archivage
Priodici
t

Emette
ur

Lieu

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des absences

VI.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Dispositif comptable appliqu la procdure


Cf. procdure traitement de la paie

X.

Systme dinformation
A ce jour, aucune application informatique, hormis le traitement de la
paie, ne gre les aspects ressources humaines.

02/03/15 22:22

163

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Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des congs

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

PRELIMINAIRE

I.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1.
2.

ORGANIGRAMME
DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE INVESTISSEMENT

4.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

5.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

6.

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

164

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des congs

I.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif de
la gestion des congs annuels.

II. Intervenants
Internes
Direction Gnrale ;
Direction du Personnel ;
Direction concerne.
Externes
Les agents

02/03/15 22:22

165

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des congs

III.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Flow chart
DG

Bureau
Comptabl
e

Direction
Personnel

Directions

Agents

Demandes
de congs

Enregistreme
nt des
demandes
par
Secrtariat

Visa &
transmissio
n

Centralisatio
n des
demandes

Prparation
Planning des
congs

Validation
des
planning
dfinitifs

Contrle,
avis &
proposition

Dcision de
cong
Prise de
connaissan
ce de la
dcision de
cong

Enregistreme
nt, suivi et
information

Dcision
de congs
pour

02/03/15 22:22

166

Dcision
cong

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des congs

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001
comptabil
i-sation

02/03/15 22:22

167

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des congs

IV.

DROULEMENT

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE

Suivi des congs annuels


Objectif

Responsable

Gestion et suivi des congs


annuels

La direction du personnel

Rgles de gestion
-

Les demandes de congs doivent obligatoirement tre autorises par la


Direction Gnrale.
Les congs accords doivent tre planifis en fonction de l'activit gnrale
de la socit.
La direction du personnel doit s'assurer que tous congs est autoris et suivi
administrativement.
La direction du personnel doit s'assurer que l'intrim est assur pour les
fonctions stratgiques en priode de congs annuels.
Les directions doivent donner leur accord sur le planning des congs de leur
personnel.

Droulement
Les demandes de congs annuels doivent tre tablies par les agents au
moins 1 mois avant la date demande.
Ces demandes doivent tre vises par le responsable hirarchique en
fonction des besoins oprationnels et des autres demandes.
Les demandes vises favorablement ou dfavorablement sont transmises
la direction du personnel
La direction du personnel s'assurera que les congs demands
correspondent un droit acquis. A la rception de l'ensemble des demandes
d'une priode, la direction du personnel prpare un planning gnral par
dpartement pour l'ensemble des priodes sollicites.
Cet tat est transmis la direction gnrale et aux directions concernes
pour tude et validation en vue de veiller sur la bonne continuit de l'activit
et dans l'esprit de respecter l'intrt gnral de la socit.

02/03/15 22:22

168

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des congs

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Droulement (Suite)
Les directions de la Soders sont en mesure de reconsidrer certaines
demandes et de proposer des priodes d'change.
Une fois la demande valide par la direction concerne et par la direction
du personnel, elle est transmise la DG pour dcision finale.
La demande autorise et vise est transmise la direction du personnel
pour enregistrement dans les livres des congs et suivi administratif.
La direction du personnel informe et transmet alors
diffrents agents.

les dcisions aux

Par ailleurs, elle transmet une copie au service comptable pour


transcription et imputation lors du traitement de la paie et une copie aux
dpartements concerns pour information.
La direction du personnel constatera le retour effectif de l'agent au terme
de ses congs.

02/03/15 22:22

169

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des congs

V.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Contrles cls de la procdure

Contrles

Contrle du
droit aux
congs

Autorisation
de la
dcision de
congs

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

Support
du
Contrle

Matrialisat
ion
Du
Contrle

DP

Registre des
congs

Visa de la
demande de
congs

DG
DP
Directions

Dcisions de
congs

Visa de la
dcision de
congs

170

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

A
S'assurer que
l'occasion
les congs
de chaque
demands
demande
sont acquis.
de congs
S'assurer
que les
agents en
A
congs sont
l'occasion
autoriss et
de chaque
leur dcision
demande
est vise par
de congs
la direction
gnrale.

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des congs

XI.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Archivage

Docume
nt
Demande
s de
congs
Dcision
de congs
Registre
des
congs
pays

02/03/15 22:22

Emette
ur

Nombre

Destinatai
re

Agents

DP
Agents
DP

DP

Comptabilit

DP

DP

171

Mode

Archivage
Priodici
t

Lieu

Chronologiqu
e

Annuelle

DP

Dossier
administratif

Annuelle

DP

Chronologiqu
e

Annuelle

DP

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Gestion des congs

VI.

Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Date dernire mise jour :
Mai 2001

Dispositif comptable appliqu la procdure


Cf. procdure traitement de la paie

XII. Systme dinformation


A ce jour, aucune application informatique, hormis le traitement de la
paie, ne gre les aspects ressources humaines.

02/03/15 22:22

172

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE


CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

176

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

I.

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire les modalits de traitement,
le mode de comptabilisation et de suivi des oprations lies la paie
du personnel et aux dclarations sociales.

II. Etapes de la procdure


La procdure de la paie sera dcrite par rfrence aux principales
tapes suivantes :

Etablissement de la paie ;
Etablissement des dclarations sociales et fiscales ;
Enregistrement comptable et paiement ;
Paie des occasionnels ;
Suivi et analyse des comptes.

III. Intervenants
Internes

Direction Gnrale ;
Direction du Personnel ;
Direction Administrative et Financire ;
Service comptable.
Service informatique.

Externes
Agents ;
Direction des impts ;
Organismes sociaux.

02/03/15 22:22

177

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

IV.

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Flow chart

Etape

Etablissement des relevs de


pointage
Etablissement de ltat de
suivi de la paie des cadres
Etablissement de ltat
mensuel des avances

DG DP DAF Caisse

BC

S.inf

Impts Org. Soc. Per. Bq

Relev
pointage
Paie
cadres
Etat des
avances
Saisie des lments
variables de la paie

Edition et validation des


tats de contrle des lments
variables de la paie

Etat de
contrle

Edition des bulletins de paie

02/03/15 22:22

Bulletins
de paie

178

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Etape

Edition des diffrents tats


de la paie

Validation des tats de paie

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

DG DP DAF Caisse

BC

S.inf

Impts Org. Soc. Per. Bq

Etat
virements

Etat
crdit

Journal
de paie

Etat
salaires
bruts

Cot
CNSS

Cot
CIMR

Cot
Retraite

Cot
assur.

Validation de la
cohrence des
tats

Signature des tats des


virements et remboursement
de crdits.

Etablissement des
dclarations sociales

Etablissement de la
dclaration dIGR

Dclaration Dclaration Dclaration Dclaration


CNSS
CIMR
Retraite
assur.

Dclaration
IGR

Comptabilisation de la paie

02/03/15 22:22

179

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

V.

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Droulement administratif de la procdure

Etape :
1

Etablissement de la paie

Objectif

Responsable

S'assurer
que
la
correctement tablie.

paie

La direction du Personnel
Le service de centralisation
comptable
La direction administrative et
financire.

est

Rgle de gestion
Ltablissement de la paie ne doit se faire quaprs contrle de tous les
lments variables.

Droulement
La direction du Personnel tablit les relevs de pointage mensuels du
personnel hors cadres sur la base de ltat de pointage informatique et les
transmet au bureau comptable.
Le relev de pointage remonte tous les lments variables de la paie par
agent :
Heures normales,
Heures supplmentaires
Indemnits de panier,
Nombre de jours de congs pays,
Nombre de jours dabsence.
La direction administrative et financire est responsable du suivi de la
paie des cadres.
Le bureau caisse tablit un tat mensuel des avances accordes au
personnel et le transmet au bureau comptable.
Le bureau comptable assist par le service informatique contrle la
cohrence des lments reus et rapproche entre les diffrents documents et
saisit les lments variables de la paie et les avances.
Le service informatique est responsable du traitement de la paie des
cadres.
Le bureau comptable dite les tats de contrle des lments variables
saisis et les valide.
02/03/15 22:22

180

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Le bureau comptable dite les bulletins de paie en deux exemplaires, un


pour lemploy et le deuxime pour classement.

02/03/15 22:22

181

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Droulement (Suite)
Le service de centralisation comptable contrle la concordance des
diffrents documents, et ordonne ldition :
- Des tats de virements,
- Des tats des chances des crdits,
- Du journal de la paie,
- De ltat des cotisations CNSS
- De ltat des cotisations de retraite Marocaine Vie,
- Ltat des salaires bruts par employ,
- Ltat des cotisations retraite CIMR (par trimestre)
- Ltat des cotisations assurance groupe (par trimestre)
Le service de centralisation comptable contrle la concordance :
- Des tats de virements avec les bulletins de paie,
- Des tats des chances des crdits,
- Du journal de paie avec tous les autres lments,
Et transmet la direction administrative et financire pour validation.
Le directeur administratif et
financier contrle la concordance des
diffrents tats avec le journal consolid et signe ltat des virements, ltat
des chances de crdits et le journal de paie.
Le service de centralisation comptable envoie la banque les ordres
doprations sur la base des tats signs par sa direction.

02/03/15 22:22

182

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Etape : 2

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Etablissement des dclarations sociales et fiscales

Objectif

Responsable

Permettre
le
respect
des
diffrentes obligations dclaratives
vis--vis des partenaires sociaux
de la socit.

Le service comptable

Rgle de gestion
Ltablissement des dclarations sociales et fiscales doit se faire en conformit
avec la rglementation en vigueur.

Droulement
Le service comptable tablit les dclarations sociales conformment aux
rglements et contrats en vigueur (CNSS, CIMR, Assurance groupe,) sur la base
des tats des cotisations dits et assure leur paiement dans les dlais.
Le service comptable tablit la dclaration de l'IGR et liquide l'impt d au
vu du journal de paie consolid.
Le service comptable, la fin de l'anne, prpare l'tat 9421 au titre du
personnel titulaire, contractuel et saisonnier, vrifie la cohrence de l'tat
9421 avec les donnes comptables et le dpose ensuite l'administration
fiscale.

02/03/15 22:22

183

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Etape : 3

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Enregistrement comptable et paiement

Objectif

Responsable

Sassurer que toutes les oprations


relatives

la
paie
sont
correctement comptabilises.
S'assurer de la validit des salaires
pays.

Le service comptable

Rgle de gestion
Les oprations de la paie doivent tre exhaustivement comptabilises et
correctement values.

Droulement
Le service comptable, suite l'tablissement du journal de paie consolid,
comptabilise :
- Le journal de paie sur la base des fiches dimputation soumises
pralablement la signature du directeur administratif et financier.
- Les cotisations CNSS aprs rglement sur la base de lavis de dbit
bancaire,
- Des autres charges sociales partir des talons de chques.

02/03/15 22:22

184

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Etape : 4

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Paie des occasionnels

Objectif

Responsable

Sassurer du correct calcul de la


paie du personnel occasionnel.

La direction du Personnel

Rgle de gestion
Les oprations de la paie des occasionnels doivent tre rgulirement suivies
et exhaustivement comptabilises.

Droulement
La direction du Personnel s'occupe de lembauche du
occasionnel, du suivi des heures travailles, et de son paiement.

personnel

La direction du Personnel tablit la fin de chaque quinzaine un tat des


heures travailles du personnel occasionnel et le transmet au directeur
administratif et financier.
Le service comptable tablit un tat de paie des occasionnels comportant :
- Le nombre dheures travailles,
- Les salaires bruts,
- Les retenues CNSS
- Les salaires nets
Cet tat est dit en deux exemplaires, un destin la caisse pour le
rglement des occasionnels et le second la direction du personnel pour
contrle.
Le service comptable comptabilise la paie et les charges sociales des
occasionnels. La CNSS sur paie des occasionnel est dclare et paye au
mme titre que le personnel permanent.

02/03/15 22:22

185

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Etape : 5

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Suivi et analyse des comptes

Objectif

Responsable

Sassurer que les comptes relatifs


au personnel sont correctement
suivis et analyss.

Le service comptable.

Rgle de gestion
Les comptes personnel et organismes sociaux doivent tre toujours justifis.

Droulement
Le service comptable tablit la fin de chaque mois un tat dtaill sur les
mouvements des comptes du personnel (agent par agent) ainsi qu'une analyse
des soldes des comptes de bilan.

02/03/15 22:22

186

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

VI.

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Contrles cls de la procdure

Contrles

Vrification
de la
validit des
lments
variables de
la paie
Rapprochem
ent des
diffrents
tats de la
paie dits
Etablisseme
nt correct
des
dclarations
sociales et
fiscales et
paiement
des droits
corresponda
nts dans les
dlais en
vigueur
Concordance
de la
dclaration
annuelle des
salaires
avec la
comptabilit
et l'IGR pay

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

Directeur du
Personnel

Directeur
financier

Support
du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Eviter de
saisir des
lments de
paie errons

S'assurer de
la ralit et
de
l'exhaustivit
de la paie

Relev de
pointage

Visa sur le
relev de
pointage

A
l'occasion
de chaque
prparatio
n de la
paie

Journaux de
paie

Visa des
journaux de
paie

A chaque
dition des
journaux
de paie

Service de Dclarations
centralisatio sociales et
n comptable
fiscales

Service de
centralisatio
n comptable

Matrialisat
ion
du
Contrle

Etat 9421

187

Visa des
dclarations

Visa de l'tat
9421

Eviter des
erreurs dans
les
dclarations

Lors de
chaque
prparatio
n des
Sassurer du
dclaration
respect des
s
dlais
lgaux

Chaque
anne

Eviter des
erreurs dans
la
dclaration
9421

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Contrles

Concordance
de la paie
avec les
donnes
comptables

Suivi
rgulier des
comptes
Du
personnel

Suivi
rgulier des
congs

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

Directeur
financier

Directeur
financier

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Support
du
Contrle

Journaux de
paie

Analyses de
comptes

Registre des
Directeur du
congs et
personnel
dcision des
congs

188

Matrialisat
ion
du
Contrle

Visa des
journaux de
paie

Visa des
analyses de
comptes

Visa sur le
registre

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Lors de
chaque
Eviter des
comptabilis
erreurs de
ation des
comptabilisatio
donnes
n
de la paie
Lors de
chaque
S'assurer de la
comptabilis
justification
ation des
des comptes
donnes
du personnel
de la paie
A chaque
dpart en
congs

Provisionner
les congs
pays non
consomms en
fin dexercice

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

VII. Contrles non prvus par la procdure


Contrles

Analyse de
l'volution
mensuelle
du journal
de paie.

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

Directeur
financier

Support
du
Contrle

Matrialisat
ion
du
Contrle

Etat
dvolution
mensuel des Visa de ltat
rubriques de
la paie

189

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Eviter le risque
de nonenregistrement
de salaires ou
A chaque
de
dition des
rmunrations
journaux
dus au
de paie
personnel ou
des charges
sociales sur les
rmunrations

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

VIII. Archivage
Document
Relevs de
pointage
Etat
mensuel
des avances
Etat de
contrle des
lments
variables
Bulletins de
paie
Etats des
virements
Etat des
chanciers
de crdit
Journal de
paie
Les tats
des
cotisations

Emetteur

Archivage
Nombr Destinatair Mode Priodicit
e
e

Lieu

DP

BC

Manue A la fin de
l
chaque mois

DP
BC

Caissier

BC

Manue A la fin de
l
chaque mois

BC

BC

BC

Manue A la fin de
l
chaque mois

BC

BC

BC

BC

BC

Manue A la fin de
l
chaque mois
Manue A la fin de
l
chaque mois

Banque
DAF

Manue A la fin de
l
chaque mois

BC

BC

DAF

Manue A la fin de
l
chaque mois

BC

BC

Organismes
Manue A la fin de
sociaux
l
chaque mois
DAF

BC

Dclaration
s sociales

BC

Dclaration
dIGR

BC

Etat 9421

BC

Employs
BC
Banques

Organismes
sociaux

BC
BC

Manue A la fin de
l
chaque mois

BC

Administrati
Manue A la fin de
on fiscale
l
chaque mois

BC

DAF
DAF

Administrati
on fiscale
Manue
DAF
l

Chaque
anne

BC

Assurance
Etat de paie
des
occasionnel
s

02/03/15 22:22

BC

Caisse
DP

190

Manue A la fin de
l
chaque mois

BC
DP

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

VIII. Dispositif comptable appliqu la procdure


SCHMAS

D'CRITURES COMPTABLES

Ecriture comptable de la paie mensuelle


6171
rm. du
personnel

3431
Avances
et
acomptes
au
personnel

4432
rm. due
au
personnel

A+B+C+D+E+F
F

4433
Retenues
Crdit

44525
Etat IGR

4438
personnel
autres
crditeurs
(opposition
s etc.)

444
organism
es
sociaux

Constatation des parts patronales relatives aux charges


sociales

02/03/15 22:22

6174
Charges sociales

6176
charges sociales
diverses

191

444
organismes
sociaux
A+B

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

IX.

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Systme dinformation

Saisie des lments


variables
APPLICATION PAIE
Saisie des avances

02/03/15 22:22

192

Edition des bulletins de paie


Edition des tats de virements,
Edition des tats des chances des
crdits,
Edition du journal de la paie,
Edition de ltat des cotisations CNSS
Edition de ltat des cotisations de
retraite Marocaine Vie,
Edition de ltat des salaires bruts par
employ,
Edition de ltat des cotisations
retraite CIMR (par trimestre)
Edition de ltat des cotisations
assurance groupe (par trimestre)

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures

Direction Administrative et
Financire
Procdure :
Paie

X.

Cycle :
RESSOURCES
HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Recommandations
INTERFACE ENTRE APPLICATION PAIE ET SYSTME COMPTABLE DVELOPPER
La paie est gre par une application informatique qui nest pas intgre
lapplication comptable. Le transfert des donnes vers la comptabilit
gnrale est effectu manuellement. Ce traitement induit une perte de
temps et un risque derreurs.
Il serait opportun dtudier la possibilit de gnrer automatiquement les
critures en comptabilit gnrale grce une interface entre les deux
logiciels.

02/03/15 22:22

193

Masnaoui Mazars Audit

Manuel des procdures comptables

Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an

Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE


CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

167

Manuel des procdures comptables

Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an

I.

Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le mode doctroi et de suivi
des prts plus dun an, accords par Soders son personnel et de
dfinir le dispositif comptable correspondant.

II.

Etapes
La procdure doctroi des prts au personnel
rfrence aux principales tapes suivantes :

III.

Traitement des demandes de prt ;


Conclusion du contrat du prt ;
Dblocage et comptabilisation du prt ;
Suivi du prt.

Intervenants
Internes
Direction ;
Direction du personnel ;
Service comptable.

externes
Agents.

02/03/15 22:22

168

sera dcrite par

Manuel des procdures comptables

Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an

IV.

Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Droulement administratif de la procdure

Etape :
1

Traitement des demandes de prt

Objectif

Responsable

Permettre de classer les besoins


par ordre de priorit.

La Direction du personnel est


responsable
dapprcier
la
demande de prt.

Rgle de gestion
Loctroi des prts au personnel doit se faire selon des critres objectifs et bien
dfinis (anciennet, valuation, situation familiale,...)

DROULEMENT
La direction gnrale fixe annuellement le budget des prts accorder au
personnel.
Les agents intresss tablissent une demande de prt et la transmettent
la Direction du personnel.
La Direction du personnel classe les demandes qui lui sont parvenues par
ordre de priorit
Une commission se runit pour valider le traitement et le classement par
ordre de priorit des demandes et dsigne les bnficiaires dans la limite du
budget tabli par la direction.
La Direction du personnel transmet la Direction Gnrale la liste des
demandes acceptes pour approbation.
La Direction du personnel informe le demandeur de l'acceptation de sa
demande une fois que la Direction Gnrale donne son aval.

02/03/15 22:22

169

Manuel des procdures comptables

Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an

Etape :
2

Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Conclusion du contrat de prt

Objectif

Responsable

Entourer la socit des garanties


suffisantes vis--vis des agents.

La Direction du personnel.

Rgle de gestion
Les prts au personnel doivent systmatiquement faire
prcisant les droits et obligations des deux parties.

lobjet de contrats

DROULEMENT
La Direction du personnel prpare une dcision de prt qu'elle transmet
la Direction Gnrale pour signature. Cette dcision rcapitule le montant du
prt, le taux d'intrt, la dure de remboursement, le montant de la
mensualit et le dlai de grce ventuel.
La Direction du personnel prpare le contrat de prt (fixant les droits et
obligations de chacune des parties) et le transmet au demandeur pour
signature.
Le demandeur du prt inscrit une hypothque au profit de la Soders et
transmet le certificat dhypothque la direction du personnel.

02/03/15 22:22

170

Manuel des procdures comptables

Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an

Etape :
3

Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Dblocage et comptabilisation du prt

Objectif

Responsable

Permettre
au
demandeur
lencaissement du prt.

La dcision du dblocage du prt


est du ressort de la Direction
Gnrale.

Rgle de gestion
Les prts au personnel ne doivent tre dbloqus que si lagent assure les
garanties de la Soders.

DROULEMENT
La Direction du personnel vrifie lexhaustivit du dossier doctroi du prt et
le transmet au service comptable pour prparation du rglement.
Le service comptable
prpare le moyen de rglement et transmet le
dossier complet la Direction Gnrale pour signature.
La Direction Gnrale transmet le chque sign directement au demandeur
du prt pour encaissement.
Le service comptable reoit le dossier de la Direction pour comptabilisation
et suivi des retenues au niveau du bulletin de paie.

02/03/15 22:22

171

Manuel des procdures comptables

Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an

Etape : 4

Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Suivi du prt

Objectif

Responsable

Sassurer que le suivi des prts est


rgulier et fiable.

Le
service
comptable
responsable de cette tape

est

Rgle de gestion
Le remboursement du prt doit tre rgulier conformment au tableau
damortissement.

DROULEMENT
Le service comptable tablit le tableau damortissement du prt, et assure
le suivi du prt.
Le service comptable dite chaque mois :
Un tat des prts en cours ;
Une analyse des soldes des comptes de prts par agent.
Le service comptable rapproche ltat des soldes des comptes de prts avec
le tableau damortissement du prt pour vrification du montant de la retenue
pour remboursement du prt.
Le service comptable rapproche ltat des prts en cours avec le compte
prts au personnel pour justification des soldes.

02/03/15 22:22

172

Manuel des procdures comptables

Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an

V.

Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Principaux contrles cls de la procdure


Auteur
Du
Contrle

Support
du
Contrle

Matrialisati Priodicit
on
du
du
Contrle
Contrle

Finalit
du
contrle

Validation
demandes
de prt

Commissio
n

Demandes
de prt

Classement des
demandes de
prts par ordre
de priorit

Octroi des
prts aux
agents
prioritaires

Vrification
du dossier
de prt

Direction
du
personnel

Dossier
de prt

Dblocage du
prt

Rapprochem
ent de ltat
des prts et
tableau
damortisse
ment du
prt

Service
comptable

.Etat des
prts

Visa
Sur ltat
danalyse des
prts par agent

A la fin de
chaque
mois

Sassurer que
les
mensualits
sont
correctement
retenues sur
les salaires

Rapprochem
ent de l'tat
des restants
dus des
prts avec le
compte
prts au
personnel

Service
comptable

Visa sur l'tat


des prts en
cours

A la fin de
chaque
mois

S'assurer de
la ralit et
de
l'exhaustvit
des soldes
des comptes
prts au
personnel

Contrles

02/03/15 22:22

. Tableau
damortissem
ent du prt

Etat des
restants dus
des prts au
personnel

173

Suite
chaque
demande
de prt

Pralablem Sauvegarder
ent
le patrimoine
loctroi de de la socit
prt

Manuel des procdures comptables

Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an

VI.

Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

Dispositif Comptable Applique A La Procdure


PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES
. Les prts immobiliss sont des fonds accords par la socit son
personnel, et ce pour une priode, lorigine dpassant 12 mois.
. Lentre de ces prts demeure maintenue ce poste jusqu'
lexpiration totale de ce dlai.
. Le fait gnrateur de la constatation du prt dans les comptes de
la socit est le dcaissement effectif du prt.
METHODES DEVALUATION
. Les prts au personnel sont comptabiliss leur valeur nominale.
La valeur nominale est la valeur figurant sur le contrat de prt.
. Les intrts des prts constituent des produits financiers pour la
socit comptabiliser parmi les produits de lexercice.
. Les intrts des prts sont comptabiliss la date de chaque
chance de remboursement et sont rgulariss la fin de
lexercice en vertu du principe de spcialisation des exercices.
. A la date de linventaire, la valeur nominale des prts est corrige,
le cas chant, par une provision pour dprciation sil apparat
que leur encaissement est incertain lchance.

02/03/15 22:22

174

Manuel des procdures comptables

Direction du personnel
Procdure :
Prt au personnel plus dun an

Cycle :
RESSOURCES HUMAINES
Date dernire mise jour :
Avril 2001

SCHEMAS DECRITURES COMPTABLES

2411
Prt au
personnel

51
trsorerie

3493
Intrts courus
et non chus
percevoir

73811
Intrt
des prts

4432
Rmunration
due au
personnel

Signature du
contrat de prts
Dcaissement
rel
du prt K
Echance du
remboursement
:
Principale p
Intrts i

K
K

p+i
p

Constatation
la fin de
lexercice des
intrts courus
et non chus
x

(K - p) Solde
non encore
rembours

02/03/15 22:22

Mouvemen
Intrts
t
courus et
de
non chus
trsorerie
percevoir

175

i+

Intrts
du prt
inscrit au
CPC

p+ i

Retenue
sur salaire

Manuel des Procdures

Direction Administrative et Financire


Cycle : REPORTING ET CLTURE COMPTABLE
Procdure :
Date dernire mise jour :
Rglements, Encaissement et Suivi de la trsorerie
Avril 2001

PRELIMINAIRE

I.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1.
2.

ORGANIGRAMME
DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

7.

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

193

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Procdure :
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I.

Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le circuit administratif des
rglements, des encaissements et de suivi de la trsorerie de la
socit avec ses implications comptables.

II.

Etapes
La procdure des rglements des encaissements et de suivi de la
trsorerie sera dcompose en quatre sous - procdures, savoir :

III.

Procdure
Procdure
Procdure
Procdure

des rglements ;
des encaissements ;
de suivi de la trsorerie Caisse ;
de suivi de la trsorerie - Banque.

Intervenants
Internes

Direction ;
Direction administrative et financire ;
Direction du personnel ;
Service commercial ;
Dpartement achats et approvisionnements.

Externes

Clients ;
Fournisseur ;
Banques

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IV.

FLOW CHART
Procdure des rglements

Etape

DG

DAF

BC

DAA

Fournisseurs

Dossier de
rglement
(BC,BR,Fact)

Prparation et validation des


dossiers de rglements
Dossier de
rglement
(BC,BR,Fact)

Transmission du dossier la
comptabilit

Comptabilisation
et classement des
dossier par chance
Prparation des moyens
de paiement lchance

MP

Signature du moyen de
paiement
Contre-signature du moyen
de paiement lorsque sa valeur
dpasse 50.000 Dhs

MP

MP

Comptabilisation du rglement
et transmission du paiement au
fournisseur sans dlai

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Comptabilisation
du rglement

195

MP

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Procdure des rglements par caisse

Etape

DG

DAA

DAF

Caisse

Etablissement dune demande


dachat par caisse

Services

Directions

BC

DA

Approbation de la direction
du demandeur

DA
DA

Validation de la demande par


le DAF
Transmission au DAA
Etablissement du bon de caisse
valid par le DAF et
transmission la caisse

DA

BC

BC

Dblocage de la
somme demande
Ralisation de lachat et
transmission de la facture
la caisse
Transmission de la facture
la comptabilit pour
enregistrement comptable

02/03/15 22:22

Facture
BL, BR

Facture
BL, BR
Enregistrement de
la dpense sur le
registre caisse

196

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Procdure des encaissements

Etape

Collecte des rglements


et enregistrement sur les
registres correspondants

DG

DC

DAF

Caisse

BAV

BC

Client

Enregistrement
des encaissements
sur les registres

Autres moyens
de paiement

Enregistrement
sur le registre
caisse

Rglement
espce
Espces

Remise des espces en caisse


et tablissement des titres de
recettes

Contrle par le DAF des


moyens de paiement et de
leur cohrence avec les
registres

TR

TR
Moyens
paiement
Registres

Enregistrement des
encaissements

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Registres

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V.

DROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE

Procdure :
1

Procdure des rglements

Objectif
Sassurer
que
rglements sont
autoriss.

Responsable
tous
justifis

Le
dpartement
achats
et
approvisionnements
est
responsable de la vrification des
dossiers de rglement.

les
et

Rgle de gestion
Tous les paiements doivent tre faits des fins autorises par un nombre limit
de personnes

DROULEMENT
Le dpartement achats et approvisionnements, prpare le dossier de
rglement (originaux des factures, bon de livraison, bon de rception et bon de
commande), vrifie la concordance des documents et la dduction des
acomptes et avoirs et le transmet au service comptable.
Le service comptable vrifie lexhaustivit et la concordance des
documents, rclame ventuellement les pices manquantes, opre
l'enregistrement comptable de la charge et classe les dossiers reus par
chance.
Le service comptable l'chance du rglement, prpare le moyen de
paiement et transmet le dossier pour signature au directeur financier si le
montant du rglement est suprieur 50.000 Dhs ce dernier transmet le
dossier au directeur gnral.
Les signataires vrifient la concordance des lments du dossier, signe le
moyen de paiement et retourne les dossiers de rglement au service
comptable.
Le service comptable comptabilise le rglement et envoi le moyen de
paiement aux fournisseurs (comptabilisation en temps rel).

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Procdure
:2

Procdure des encaissements

Objectif

Responsable

Sassurer
que
les
encaissements sont exhaustifs et
bien suivis

Le service comptable (section


rglement, recouvrement) est
responsable de cette procdure

Rgle de gestion
Tous les encaissements doivent faire lobjet dun suivi rigoureux.

DROULEMENT

Les commerciaux collectent les rglements lors des livraisons. Le montant


et le mode du rglement doivent tre nots sur le BL.
Toutes les informations relatives aux rglements sont portes avant saisie
sur :
- Le registre des espces
- Le registre des chques
- Le registre des virements
Lors de rglements crdit, le client est tenu dapposer son cachet et de
signer le BL en reconnaissance de dettes.
Les moyens de paiement (Chques, lettres de virement) sont remis au
Directeur Financier pour contrle. Les espces sont dposes en caisse.

Le Directeur financier contrle les moyens de paiement avec les registres


et les transmet au bureau de ladministration des ventes pour enregistrement
du rglement.

Le bureau administration des ventes enregistre les rglements, en temps


rel, sur la base des registres viss par le Directeur Financier et des titres de
recettes viss par le caissier (pour les espces).
A chaque rglement enregistr correspond un numro de pice attribu
automatiquement.
A la fin de la saisie, le total des rglements de la journe figurant sur les
registres est rapproch au total de la saisie. Un visa de contrle est port
ct de chaque total.

Le service comptable tablit les bordereaux de remise deffets ou de


chques lencaissement, les transmet la signature du directeur gnral ou
du directeur financier et remet les valeurs en banque. La constatation
comptable du rglement se fait sur la base des bordereaux de remise viss par
la banque (la comptabilisation doit se faire en temps rel).

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Procdure
:3

Procdure de suivi de la trsorerie Caisse

Objectif

Responsable

Permettre un suivi fiable de la


caisse de la socit.

Le caissier est responsable du


suivi de la caisse de la socit.

Rgle de gestion
Les actifs liquides doivent tre correctement protgs et des mouvements de
caisse rgulirement suivis.

DROULEMENT
DEPENSES EN CAISSE
Le service demandeur, en cas de survenance dun besoin tablit :
- Une demande dachat si le besoin est un achat, quil transmet au DAA
(cest le DAA qui juge si lachat doit se faire par caisse ou non)
- Un bon de caisse lorsquil sagit de frais (chargement de marchandise,
dchargement,...) sign par son responsable hirarchique et le transmet
au directeur financier qui le valide et le transmet son tour au caissier.

Le responsable des achats tablit un bon de caisse (dont le montant ne


peut tre suprieur 10.000 Dhs) pour les achats programms quil transmet
son responsable hirarchique et au directeur administratif et financier pour
validation et transmission la caisse.

Le caissier reoit le bon de caisse dment sign et dbloque le montant


correspondant au responsable des achats en attente de la facture fournisseur.
Les bons de caisse en instance chez le caissier doivent tre classs, suivis et
apurs obligatoirement au plus tard la fin du mois de leur mission (sauf
autorisation du DAF).
Le responsable des achats ralise la dpense et transmet les justifications
du montant dcaiss au caissier.
Le caissier la rception de la facture enregistre la dpense sur le registre de
caisse et transmet le tout la comptabilit pour prise en charge comptable.
Le caissier tient jour le journal caisse avec un arrt en fin de journe avec
linscription des lments composant le solde sur la page darrt.
Le directeur financier contrle larrt journalier de la caisse et le valide par
son visa et opre un contrle inopin des espces en caisse au moins une fois
par mois.

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Le bureau comptable comptabilise en temps rel les dpenses sur la base
des pices de caisse et rapproche le solde mensuel comptable de la caisse au
solde du journal de caisse ; tout cart doit tre signal au directeur financier,
expliqu et corrig immdiatement.

DROULEMENT (SUITE)

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RECETTES EN CAISSE
Les commerciaux collectent les rglements en espces lors des livraisons.
Toutes les informations relatives aux rglements sont portes avant saisie
sur e registre des espces et les espces sont dposes en caisse.

le caissier procde ltablissement des titres de recette prnumrots


tablis en trois exemplaires :
- un exemplaire destin au bureau de ladministration des ventes
- un exemplaire destin au commercial ayant dpos largent
- un exemplaire gard en souche la caisse
Le N du titre de recette est port sur le registre des espces cot de la
somme verse.

Le Directeur financier contrle les titres de recettes avec le registre et les


transmet au bureau de ladministration des ventes pour enregistrement du
rglement.
Le bureau administration des ventes enregistre en temps rel les
rglements sur la base du registre vis par le Directeur Financier et des titres
de recettes viss par le caissier.
A chaque rglement enregistr correspond un numro de pice attribu
automatiquement.
A la fin de la saisie, le total des rglements de la journe figurant sur le
registre des espces est rapproch au total de la saisie. Un visa de contrle
est port ct de chaque total.
REALIMENTATION DE LA CAISSE
Le caissier tablit priodiquement un mmoire rcapitulant les dpenses
effectues par caisse accompagn des pices justificatives quil envoie
directeur financier et met une demande de fonds pour alimenter la caisse.
Le directeur financier vrifie la concordance du registre de caisse avec les
pices justificatives, et mandate ltablissement du chque auprs du service
comptable.
Le service comptable prpare le chque et transmet le dossier au directeur
financier pour vrification et signature.
Le directeur financier retransmet le dossier la comptabilit pour la prise
en charge des critures comptables et pour la mise disposition du caissier du
montant demand.

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DROULEMENT (SUITE)
AVANCES AU PERSONNEL
Le personnel peut bnficier dune avance sur salaire dcaisse par caisse
sur demandes davance. ce niveau il y a lieu de distinguer entre deux types
davances :
- Les avances sur tat sont servies automatiquement partir du 15/M/A.
- Les avances sur bons de caisse doivent tre valides par le responsable
hirarchique du demandeur et par le directeur financier.
Le caissier reoit les demandes, valide que le montant demand ne dpasse
pas les seuils fixs par la Direction Gnrale et dbloque la somme demande
contre un reu sign par lui et par lintress.
Le caissier transmet tous les mois la liste des avances accordes au service
comptable pour oprer les retenues sur salaires lors de la prparation de la
paie.
PAIE DES OCCASIONNELS
Le service comptable tablit la fin de chaque quinzaine un tat de la paie
du personnel occasionnel qui comporte les rmunrations verses et le
transmet au directeur financier.
Le directeur financier vrifie la concordance de ltat des heures travailles
de la direction du personnel et ltat de la paie des occasionnels, et mandate
ltablissement du chque auprs du service comptable.
Le service comptable prpare le chque et transmet le dossier au directeur
financier pour vrification et signature.
Le directeur financier retransmet le dossier la comptabilit pour la prise
en charge des critures comptables et pour la mise disposition du caissier du
montant quivalent la paie.
Le caissier procde au payement des occasionnels sur la base de ltat de
paie qui lui a t transmis par le service comptable.

Le service comptable comptabilise la paie des occasionnels et les charges


sociales correspondantes.

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Procdure
:4

Procdure de suivi de la trsorerie banque

Objectif
Assurer un suivi fiable
trsorerie de la socit.

Responsable
de

Le
service
comptable
responsable de cette tape.

la

est

Rgle de gestion
Les actifs liquides doivent tre correctement protgs et la gestion de
trsorerie doit tre optimise.

DROULEMENT
Le service comptable reoit quotidiennement les extraits bancaires et
procde leur traitement par :

Lidentification des mouvements de la journe

Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la trsorerie


de la socit et identification des mouvements bancaires non constats
par la socit et inversement.

Le service comptable met jour sa situation de trsorerie et rclame la


banque les pices justificatives complmentaires au titre des mouvements non
justifis.
Le service comptable dite deux fois par semaine une situation de trsorerie
mise jour et la transmet au directeur gnral et au directeur financier pour
information.
Le service comptable reoit le courrier bancaire (avis de dbit et de crdit,
relevs, chelles dintrt) procde leur contrle (montants, dates de valeur,
taux appliqus, nombre de jours) et rclame les montants prlevs tort par
les banques cause du non-respect des conditions convenues pour le
fonctionnement des comptes.
Le service comptable procde un tri du courrier bancaire et comptabilise
les frais bancaires sur la base des originaux des relevs, des avis et des
chelles dintrts mentionnant les agios.

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III. PRINCIPAUX CONTRLES CLS DE LA PROCDURE


Auteur
Du
Contrle

Support
du
Contrle

Service
comptable

Facture
Bon de
livraison
Bon de
commande

Vrificatio
n du
dossier de
rglement

Service
comptable

Dossier du
rglement

Vrificatio
n de la
concordan
ce du
dossier
avec le
moyen de
paiement

Dparteme
nt
financier et
comptable

Vrificatio
n de
lopportun
it des
besoins
dachat
par caisse

Les
suprieurs
hirarchiqu
es des
services
demandeur
s

Bon de caisse
Demande
dachat

Visa sur la
demande dachat
ou bon de caisse

Service
comptable

Pices
justificatives

Apposition de la
mention
Duplicata sur
les doubles des
pices de caisse.

Contrles

Vrificatio
n de la
ralisation
de lachat
ou
prestation
rgler

Annulatio
n des
doubles
des pices
justificativ
es des
achats

02/03/15 22:22

Dossier de
rglement

Matrialisation
du
Contrle

Priodicit
du
Contrle

Finalit
du
contrle

Etablissement du
bordereau de
paiement

A la
rception
de la
facture

Sassurer que
les factures
payer
correspondent
des achats
ou prestations
rels

Visa sur le
bordereau de
paiement

A
lchance
du
rglement

Sassurer que
les rglements
sont autoriss.

Signature du
moyen de
paiement

A
lchance
de chaque
rglement

Sassurer que
les rglements
correspondent
des achats
ou prestations
rels

A loccasion Sassurer de la
de chaque
ralit des
demande
besoins
dachat par
achats par
caisse
caisse
Ds
rception
des pices
de caisse

Eviter les
doubles
enregistremen
ts.
Vrifier la
squence et
lexhaustivit
des

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enregistremen
ts

Contrles

Rapprochem
ent des
avances
accordes
par la caisse
avec celles
retenues
des salaires
Vrification
de la
concordance
du registre
de caisse
avec les
comptes
Rapprochem
ent de la
situation de
trsorerie
du service
comptable
avec les
comptes
Etablisseme
nt et
contrle des
tats de
rapprochem
ent
bancaires
Contrle des
tats des
effets
payer

02/03/15 22:22

Auteur
du
Contrle

Support
du
Contrle

Service
comptable

Liste des
avances
accordes
par caisse

Service
comptable

Mmoire des
dpenses

Matrialisat Priodicit
ion
du
du
Contrle
Contrle

Signature
De la liste des
avances

A la fin de
chaque
mois

Sassurer de
lexhaustivit
des avances
retenues sur
salaires

Visa du
mmoire des
dpenses

A la
rception
de chaque
mmoire
de
dpenses

Sassurer de
lexhaustivit
des
enregistreme
nts
comptables

Service
comptable

Situation de
trsorerie du
service
comptable

Visa sur la
situation de
trsorerie

De faon
rgulire
(chaque
semaine)

Service
comptable

Grand livre
et les
relevs
bancaires

Visa du DAF
sur les tats de
rapprochement

Chaque
mois

Service
comptable

Grand livre

207

Finalit
du
contrle

Visa du DAF
sur les tats
des effets

Chaque
mois

Sassurer de
lexhaustivit
des
enregistreme
nts
comptables

Rclamer les
pices
manquantes
Rclamer les
effets pays
mais non
reus la

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Contrle des
tats des
chques
encaisser

XI.

Service
comptable

Grand livre

Visa du DAF
sur les tats
des effets

Chaque
mois

comptabilit
Suivre la
trsorerie
Sassurer que
les chques
reus ont t
remis la
banque

Archivage

Document

Emetteur

Nombr Destinatair
e
e

Mode

Archivage
Priodicit

Lieu

DECAISSEMENTS
Demande
dachat

Service
demandeur

Bon de
commande

DAA

Bon de
livraison

Fournisseur

Bon de
rception

Magasinier

Factures

Fournisseurs

Au
moins
deux

Fournisseur
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Fournisseur
DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable

Demande
Personnel
davance
Relevs de
DP
pointage
Etat
Caissier
mensuel
des avances
Etat de paie
des
BC
occasionnel
s
ENCAISSEMENTS

Manuel
Manuel
Manuel

A chaque clture
de dossier
dachat
A chaque clture
de dossier
dachat
A chaque clture
de dossier
dachat

DAA
DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Magasin
DAA
Bureau
comptable
DAA
Bureau
comptable
Bureau
comptable

Manuel

A chaque clture
de dossier
dachat

Manuel

A chaque clture
de dossier
dachat

Caisse

manuel

Chaque mois

BC

Manuel

A la fin de
chaque mois

DP
BC

BC

Manuel

A la fin de
chaque mois

BC

Caisse
DP

Manuel

A la fin de
chaque mois

BC
DP

Manuel

Chaque jour

DC
BAV

Manuel

Chaque dcade

BAV

Manuel

Chaque dcade

Comptabilit

BL
Nominatif

DC

Factures

BAV

Lettres de

Client

02/03/15 22:22

DAA

Client
BAV
DC
Client
BAV
DAF

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virements
Titres de
Caisse
recettes
SUIVI BANQUES
Extraits et
Banque
relevs
bancaires
Autre
Banque
courrier
bancaire
Situation de
BC
trsorerie

IV.

DISPOSITIF
PRINCIPES

BAV
BAV
DC

Manuel

Chaque jour

BAV
DAF
Caisse

BC

Manuel

A la fin de
chaque mois

BC

BC

Manuel

A la fin de
chaque mois

BC

DAF

Manuel

A la fin de
chaque mois

BC

COMPTABLE APPLIQU

COMPTABLES APPLIQUS

Gestion trsorerie - banque :

Les chques mis sont crdits, ds lmission, au


compte de banque par le dbit du compte de tiers
concern.

Les effets payer sont crdits lors de leur acceptation


(lettre de change) ou de leur remises (billet ordre) par
le dbit dun compte tiers.

Les titres de paiement reus des clients ou autres


dbiteurs sont dbits, ds leur rception par le crdit du
compte de tiers correspondant

Gestion de trsorerie - caisse

02/03/15 22:22

Le compte caisse de dpenses est dbit du montant


des alimentations ; il est crdit du montant des espces
dcaisses. Son solde est toujours dbiteur ou nul.

Le compte caisse de recettes est dbit du montant


des encaissements en espce, il est crdit du montant
des espces dposes en banque.
Son solde est toujours dbiteur ou nul.

209

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SCHMA

DES CRITURES COMPTABLES

511
Chque
s et
valeur

lencais
s.

4415
fournis
44
34
Clients
514
seurs
Comptes Comptes
Banque
effets
de tiers de tiers
effets
recevoir payer
3425

516
Caisse

Rglements
effectus par
banque

Rglements
effectus par
effets

Les
encaissement
s reus par
chques ou
par virement

C C

D
D

Rglements
effectus par
caisse

02/03/15 22:22

Les
encaissement
s reus par
effets

Les
encaissement
s reus en
espce

210

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XII.

Recommandations
MISE

EN PLACE DUNE GESTION DE TRSORERIE EFFICIENTE

Cration dun service financier indpendant du service comptable ayant


pour mission de maintenir lquilibre financier de la socit et doptimiser
la gestion de sa trsorerie et regroupement les aspects trsorerie et
finance au sein de ce service.
Ce service aurait pour attributions :
Etablissement des tats de gestion prvisionnelle de trsorerie fiables
en fonction des prvisions sur l'volution de l'activit de la socit.
Etablissement du plan de financement moyen terme de la socit en
fonction des besoins prvus en matire d'investissement et
d'exploitation.
Ngociation des conditions de fonctionnement des comptes avec les
banques ;
Contrle et suivi rigoureux de la trsorerie de la socit et des
conditions bancaires.
Dclenchement des oprations de placement ou de financement,
respectivement en cas d'excdent ou d'insuffisance de trsorerie, en
harmonie avec la politique financire adopte par la socit.
Suivi et contrle des chanciers des emprunts ventuels.
La procdure de suivi de trsorerie se prsenterait alors comme suit :
Le service financier reoit quotidiennement les extraits bancaires et
procde leur traitement par :

Lidentification des mouvements de la journe

Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la


trsorerie de la socit et identification des mouvements bancaires
non constats par la socit et inversement.
Le service financier procde tablissement de la situation
journalire de trsorerie avec les soldes en valeur de tous les comptes
bancaires de la socit et rclame la banque les pices justificatives
complmentaires au titre des mouvements non justifis.
Le service financier dite en fin de matine une situation de trsorerie
mise jour et la transmet au directeur financier pour information.

02/03/15 22:22

211

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Cycle : REPORTING ET CLTURE COMPTABLE
Procdure :
Date dernire mise jour :
Rglements, Encaissement et Suivi de la trsorerie
Avril 2001

Le service comptable transmet la section trsorerie une copie de


toutes les valeurs reues pour leur prise en compte dans la situation de
trsorerie.
Le service financier gre tous des mouvements de trsorerie :

Remise des chques et effets (des clients et autres) ;

Suivi des virements reus ;

Choix de la domiciliation et de la date de rglement pour les


fournisseurs ;

Ajustement des soldes des diffrents comptes bancaires par des


virements de banque banque.
Le service comptable transmet la section trsorerie ltat des
virements des salaires par banque pour la ralisation de cette opration
et le consulte ventuellement pour le choix de la domiciliation des
rglements des organismes sociaux.
Tous les services doivent consulter le service financier pour le choix de
la domiciliation des rglements, virements, mises disposition et
domiciliations des titres dimportation pour lui permettre un meilleur
suivi des oprations bancaires.
Le service financier reoit le courrier bancaire (avis de dbit et de
crdit, relevs, chelles dintrt) procde leur contrle (montants,
dates de valeur, taux appliqus, nombre de jours) et rclame les
montants prlevs tort par les banques cause du non respect des
conditions convenues pour le fonctionnement des comptes.
Le service financier procde un tri du courrier bancaire et transmet
la comptabilit les originaux des relevs, des avis et des chelles
dintrts mentionnant les agios pour comptabilisation.
Le service comptable reoit les bordereaux des rglements en devises
et les transmet avec les diffrentes pices justificatives (facture, bon de
commande, bon de livraison, titre dimportation imput par la douane)
au service financier qui contrle ces documents. Lorsque la contrevaleur du montant du rglement en dirham est suprieure XXXDH, le
responsable financier contacte les salles de march des banques de la
socit pour choisir le taux de change le plus avantageux avant dtablir
lordre de virement, sinon il prpare un ordre de virement pour la
banque domiciliataire.
Le service financier procde au lancement des oprations de
placement ou de financement respectivement en cas d'excdent ou
d'insuffisance de trsorerie.

02/03/15 22:22

212

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Procdure :
Reporting

Cycle : REPORTING ET CLTURE COMPTABLE


Date dernire mise jour :
Avril 2001

PRELIMINAIRE

I.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1.
2.

ORGANIGRAMME
DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

7.

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

02/03/15 22:22

213

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Procdure :
Reporting

I.

Cycle : REPORTING ET CLTURE COMPTABLE


Date dernire mise jour :
Avril 2001

OBJET

L'objet de cette procdure est de prciser les modalits d'laboration du


reporting groupe ainsi que les principales rubriques qui doivent figurer.

II.

INTERVENANTS
Internes :

Direction Gnrale,
Direction technique,
Le dpartement des achats et approvisionnements,
Service de centralisation comptable et de contrle de
gestion,

Externe :
Groupe

02/03/15 22:22

214

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Procdure :
Reporting

IX.

Cycle : REPORTING ET CLTURE COMPTABLE


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Droulement administratif de la procdure


Recueil d'informations

Etape :
1
Objectif

Responsable

Rassembler
les
lments
d'informations
ncessaires

l'laboration du reporting

Le service de centralisation
comptable et de contrle de
gestion

Rgle de gestion
Tous les responsables des directions concerns
informations requises pour l'laboration du reporting.

doivent

prparer

les

Droulement

L'laboration du reporting est initie par le directeur Gnral.

Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion qui se charge


de la centralisation des informations :
- Bilan de production en tonnage de la direction technique
- Ventes en tonnage et en valeur
- Etat des consommations en quantit et en valeur du dpartement des
achats et approvisionnements
- Etat des consommations de pices de rechange du magasin ;
- Le dispache de la masse salariale et charges sociales par centres du
bureau comptable
- Le tableau des amortissements conomiques du bureau comptable ;
- La Situation bancaire,
- la balance gnrale du bureau comptable.

Sur la base de ces lments le service de centralisation comptable et de


contrle de gestion tablira :
-

Le
Le
Le
Le

cot de revient des produits finis


tableau de rsultat
bilan,
tableau des emplois et ressources ;

02/03/15 22:22

215

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Procdure :
Reporting

Etape :
2

Cycle : REPORTING ET CLTURE COMPTABLE


Date dernire mise jour :
Avril 2001

TABLISSEMENT DES ETATS DE REPORTING

Objectif

Responsable

Etablissement
reporting.

des

tats

Le service de centralisation
comptable et de contrle de
gestion

de

Rgle de gestion
Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion doit tablir
des tats de reporting fiables dans les dlais impartis.

Droulement

Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion avant


le 05 de chaque mois prpare et transmet la maison mre :
- Le bilan de production en tonnage,
- Les ventes en tonnage,
- La situation financire (sur la base des relevs bancaires + placements +
dettes,...),

Dtermination du cot de revient

Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion avant


le 25 de chaque mois saisit sur lapplication reporting les informations
recueillies :
-

Le bilan de production en tonnage


Etat des consommations en quantit et en valeur
Etat des consommations de pices de rechange
Le dispache de la masse salariale et charges sociales
Le tableau des amortissements conomiques ;

Lapplication reporting permet ldition partir de ces lments :


-

Du
Du
Du
Du
Du

tableau
tableau
tableau
tableau
tableau

02/03/15 22:22

du
du
du
du
du

cot
cot
cot
cot
cot

de
de
de
de
de

revient
revient
revient
revient
revient

de la crme,
de la LP,
de la SPI par nature demballage,
de la SPH par nature demballage,
des lamliorant.

216

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Procdure :
Reporting

Cycle : REPORTING ET CLTURE COMPTABLE


Date dernire mise jour :
Avril 2001

Droulement (Suite)
Etablissement du tableau de rsultat, du bilan et du tableau des
emplois et ressources

Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion


partir :
- Des tableaux prcits,
- De ltat des ventes en tonnage et en valeur,
- De la balance gnrale comptable (pour les charges non incorpores dans
le cot de revient : charges administratives et commerciales),
- Du budget annuel,
Etablit le tableau de rsultat par la dtermination des marges par produit,
aprs imputation des charges de distribution, et dfinit la marge globale

Le service de centralisation comptable et de contrle de gestion


partir de la balance comptable tablit le bilan arrtant la situation de la
socit et le tableau des emplois et ressources de la en cours.
La direction gnrale valide les tats tablis par le service de centralisation
comptable et de contrle gestion avant quils ne soient transmis au sige du
groupe.

02/03/15 22:22

217

Masnaoui Mazars Audit

PRELIMINAIRE

I.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1.
2.

ORGANIGRAMME
DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II.

PROCEDURES

1.

CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.

CYCLE VENTES CLIENTS

3.

CYCLE LOGISTIQUE

4.

CYCLE INVESTISSEMENT

5.

CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.

CYCLE FINANCE TRESORERIE

7.

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

4. OBJET
Cette procdure a pour objet de dcrire les critures comptables de fin
dexercice et le processus dlaboration des tats de synthse.

5.

ETAPES

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

La procdure darrt des comptes et des tats de synthse sera dcrite


par rfrence aux principales tapes suivantes :

Etablissement dun planning darrt ;


Ralisation des inventaires ;
Travaux damortissement et de provisions ;
Ecritures de clture ;
Analyse et justification des comptes ;
Edition des tats de synthse.

La comptabilisation de ces lments doit se faire conformment aux dispositions de la loi


comptable et du CGNC.

6. INTERVENANTS
Internes

Direction ;
Direction administrative et financire ;
Dpartement achats et approvisionnements ;
Direction du personnel ;
Direction commerciale.

Externes
Administration des impts ;
Groupe (maison mre).

DROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE


Etape : 1

Etablissement dun planning darrt

Objectif

Responsable

Produire les tats darrt et de

La

02/03/15 22:22

217

Direction

administrative

et

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

clture dans les dlais impartis.

financire est
cette tape.

responsable

de

DROULEMENT
La Direction administrative et financire identifie les contraintes darrt
lgales (comptables et fiscales).
La Direction administrative et financire dtermine les diffrentes tches
ncessaires la ralisation des objectifs darrt ou de clture.
La Direction administrative et financire procde lordonnancement des
tches, chaque tche identifie le responsable ainsi que les documents
produire et les modalits de leur transmission, compte tenu des contraintes de
dlai.
La Direction administrative et financire
ordonnances aux ressources disponibles.

affecte les tches ainsi

La Direction administrative et financire procde la matrialisation du


planning darrt ou de clture.
La Direction administrative et financire assure le suivi priodique
davancement des travaux.

Etape : 2

Ralisation et exploitation des Inventaires

Objectif

Responsable

Raliser linventaire du patrimoine


de la socit la fin de lexercice
conformment aux lois et rgles

Le
Dpartement
achats
et
approvisionnements
est
responsable
de
l'inventaire
physique des stocks.

02/03/15 22:22

218

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

La
direction
technique
est
responsable
de
l'inventaire
physique des immobilisations.

en vigueur

DROULEMENT
Le Dpartement achats et approvisionnements ralise un inventaire
physique des stocks de matires premires, pices de rechange et
consommable la clture de chaque exercice.
Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un tat valoris
des stocks inventoris et le transmet au service comptable, en identifiant les
stocks reformer, les stocks gels et les stocks rotation lente.
Le Dpartement achats et approvisionnements rapproche les tats
d'inventaire des stocks l'inventaire permanent, relve les carts ventuels et
procde leur explication.
La production ralise un inventaire physique des stocks des produits finis la
clture de chaque exercice.
La production tablit un tat des stocks inventoris et le transmet au service
comptable.
La production rapproche les tats d'inventaire des stocks l'inventaire
permanent, relve les carts ventuels et procde leur explication.

02/03/15 22:22

219

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Etape : 4

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Ecritures de clture

Objectif

Responsable

Clturer
la
comptabilit
conformment aux lois et rgles
en vigueur

Le
service
comptable
responsable de cette tape.

est

DROULEMENT
Le service comptable prpare les tableaux damortissement en tenant
compte des dcisions de rforme reues et dite un tat des amortissements
de l'exercice
Le service comptable reoit des diffrents services les informations sur la
recouvrabilit des crances ainsi que sur les risques ventuels
Le service comptable tablit, au vu de ces informations, un tat des
provisions de l'exercice pour traduire l'ventualit d'une dprciation d'un actif
ou d'une charge ou risque quelconque menaant la socit. Il dite cet effet
un tat des provisions de l'exercice.
Le service comptable reoit la fin de chaque exercice :
Les charges payes davance par le DAA et par la Direction du
personnel
Les charges payer par le DAA et les congs pays non consomms par
la Direction du personnel ;
Un tat de la TVA
Un tat des avoirs tablir au titre des ventes antrieures par le bureau
administration des ventes ;
Un tat des ventes non encore factures par le bureau administration
des ventes ;
Un tat des litiges en cours par la direction du personnel et contentieux.
Le service comptable prpare un tat des charges et produits rgulariser.
Le service comptable transmet ces tats au directeur financier pour
vrification et validation matrialises par un visa
Le service comptable reoit et comptabilise ces tats dment signs par la
Direction financire.

02/03/15 22:22

220

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Etape : 4

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Edition des tats de Synthse

Objectif

Responsable

Sassurer
que les tats
de
synthse
sont
tablis
conformment aux lois et rgles
en vigueur.

Le
chef
du
dpartement
comptable
et
financier
est
responsable de cette tape

DROULEMENT
Le service comptable est responsable de ldition des journaux, grands
livres et balances.
Le directeur administratif et financier supervise llaboration des tats de
synthse, savoir :

Le bilan ;
Le compte des produits et charges ;
Ltat des soldes de gestion ;
Le tableau de financement ;
et ltat des informations complmentaires.

Le directeur administratif et financier prsente la Direction Gnrale les


tats de synthse ainsi tablis pour validation et visa.
Le directeur administratif et financier est responsable par ailleurs de :
Lassistance de la Direction Gnrale dans ltablissement des rapports
dactivit.
Lassistance des auditeurs externes et commissaires aux comptes.

02/03/15 22:22

221

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Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

PRINCIPAUX CONTRLES CLS DE LA PROCDURE


Contrles

Auteur
du
Contrle

Support
du
Contrle

Rapprochement
de l'inventaire
physique des
stocks avec
l'inventaire
permanent

DAA
Production

Etat de
l'inventaire
des stocks

Validation des
tats
damortisseme
nts et de
provisions

Validation des
tats de cut off

Vrification de
la concordance
des tats de
synthse avec
les journaux, le
GL et la BG
Validation des
tats de
synthse

02/03/15 22:22

Etat des
amortisseme
Directeur
nts
administra
Etat des
tif et
provisions
financier
Etat des
immobilisati
ons
rformer
Direction
administra
tive et
financire

Etats des
lments de
csure

Matrialisatio Priodicit
n
du
du
Contrle
Contrle

Etat de
rapprochement

Expliquer
Suite
l'origine des
chaque
carts
inventaire
ventuels

Visa sur les


tats

Permettre
A chaque
la
arrt
prparation
mensuel
des tats
A la
de synthse
clture de
de la
lexercice
socit

Visa sur les


tats

Direction
administra
tive et
financire

Edition des
tats de
synthse

Visa sur les


tats

Direction

Edition des
tats de
synthse

Visa sur les


tats

222

Finalit
du
contrle

A chaque
Permettre
arrt
la
mensuel
prparation
A la
des tats
clture de de synthse
lexercice
de la
socit
A chaque
arrt
Valider les
mensuel
tats de
A la
synthse de
clture de
la socit
l'exercice
comptable
A chaque
arrt
Valider les
mensuel
tats de
A la
synthse de
clture de
la socit
lexercice

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

02/03/15 22:22

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

223

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

DISPOSITIF
PRINCIPES

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

COMPTABLE APPLIQU A LA PROCDURE

COMPTABLES APPLIQUS

Lors de llaboration des tats de synthse, le directeur administratif et


financier doit sassurer de lapplication des principes comptables
fondamentaux, dans les conditions suivantes :
Principe de permanence des mthodes :
- La prsentation des comptes annuels nest pas modifie dun
exercice lautre
- Les mthodes dvaluation retenues sont fixes dun exercice
lautre, il sagit en particulier de la mthode dvaluation des stocks,
de la mthode damortissement des immobilisations et des
mthodes dvaluation des provisions.
- Les modifications intervenues dans les mthodes et rgles
habituelles doivent tre prcises et justifies dans lETIC, Etat A2
Etat des drogations avec indication de leur influence sur le
patrimoine, la situation financire et les rsultats.
Principe du cot historique :
- Tous les lments du bilan, y figurent toujours pour leur valeur
dentre.
Principe de spcialisation des exercices :
- Toutes les charges et tous les produits rattachs lexercice, non
encore facturs, ont t enregistrs en comptabilit sur la base des
documents de rception et/ou livraison.
Principe de prudence :
- Toutes les charges probables et risques de pertes sont constates
sous forme de provisions pour dprciation ou pour risques et
charges.

02/03/15 22:22

224

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Principe de clart :
- Les tats de synthse doivent tre tablis et prsents
conformment aux prescriptions de la loi comptable et du code
gnral de normalisation comptable ;
- Les lments dactif et de passif doivent tre valus sparment et
sans compensations.
Le principe de limportance significative :
- Les tats financiers doivent comporter des informations relatives
toutes les oprations dont limportance peut affecter les valuations
et les dcisions.
MTHODES

DVALUATION

Les charges payer et les charges constates davance doivent tre


constates en fin dexercice, et values sur la base :
- De la valeur des charges constates, mais non consommes durant
lexercice,
- De la fraction des charges concernant lexercice, mais non encore
constates.
Les produits acquis recevoir doivent tre valus de faon
approximative sur la base des pices probantes.
Les soldes du bilan correspondant des oprations libelles en
monnaie trangre, doivent tre valus au cours du 31 dcembre.
Les carts ventuels dus aux diffrences de change, doivent tre
constats dans les carts de conversion, et les pertes latentes doivent
tre provisionnes.
Les stocks doivent tre provisionns si la valeur de ralisation nette
(cest--dire le cours du jour diminu des frais restant supporter
jusqu' la vente) est infrieure la valeur des stocks.
Les provisions pour congs pays doivent tre constitues.

02/03/15 22:22

225

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Les crances clients dpassant un an et qui, la fin de lexercice,


reprsentent des risques de non recouvrement, doivent faire lobjet de
provisions pour dprciation.

02/03/15 22:22

226

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

SCHMAS

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

DCRITURES COMPTABLES

A. Constatation/annulation des provisions

619
Dotations dexploitation

Constatation
des
provisions

15 provisions
pour risques et
charges/
39 provisions
pour
dprciation /
45 autres
provisions

719 Reprises
dexploitation
739 Reprises
financires
759 Reprises
non courantes

Annulation
de la
provision

A-B

B. Comptabilisation des stocks


6114 Variation des
stocks marchandises
6124 Variation des
stocks de matire et
fournitures

Annulation des stocks


initiaux (SI)

SI

Constatation des
stocks finaux (SF)
SI

02/03/15 22:22

31 Stocks

SI
SF

SF

SF

SF

227

SI

Manuel des procdures

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Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

C. Rgularisation des achats

Traitement des achats rceptionns durant lexercice dont les factures ne


sont pas encore parvenues
611 Achats revendus
de marchandises
612 Achats
consomms de
matire et fournitures

Constatation des charges

4417 Fournisseurs
factures non parvenues

Traitement des factures reues relatives des


services) non encore livres (ou raliss)

3491. Charges
constates davance

Rgularisation des
charges

02/03/15 22:22

marchandises (ou

611 Achats revendus de


marchandises
612 Achats consomms de
matire et fournitures
613/614 Autres charges
externes

228

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Traitement des autres charges imputables lexercice mais non encore


factures.

61XX. Compte de
charges

4437. Charges du personnel


payer
4447. Charges social payer
4457. Etat, impts et taxes
payer
4487. Dettes rattaches/ autres
cranciers

Enregistrement des
charges

D. Rgularisations des produits

Traitement des produits rattachs lexercice mais non encore facturs :


3427.Clients factures
tablir

Enregistrement des
produits

711. Ventes de biens et services


produits

Traitement des factures expdies aux clients sans livraison


711. Ventes de biens et
services produits

Rgularisation des ventes

02/03/15 22:22

4491. Produits constats


davance

229

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Traitement des avoirs envoyer aux clients au titre de lexercice achev


mais non encore tablis
7119. RRR accords
par lentreprise

Enregistrement des avoirs

4427. RRR
accorder, avoir
tablir

4555. Etat, TVA


facture

A+B

A+B

Traitement des produits rattachs lexercice suivant mais dj constats


71XX. Compte de
produits

Rgularisation des
produits

4491. Produits constats


davance

E. Constatation des carts de conversion

Traitement des augmentations des crances

24XX. Crances
immobilises

Constatation des
augmentations des
crances immobilises

34XX.
Crances de
lactif circulant

4710.
Augmentatio
n des
crances
circulantes

A
A

Constatation des
augmentations des
crances circulantes

A
02/03/15 22:22

1710.
Augmentatio
n des
crances
immobilises

B
230

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Traitement des diminutions de crances


2710.Diminution
des crances
immobilises

Constatation des
diminutions des crances
immobilises

3710.
Diminution des
crances
circulantes

A
A

Constatation des
diminutions des crances
circulantes

Traitement des augmentations des dettes


2720.
Augmentation
des dettes de
financement

Constatation des
augmentations des dettes
de financement

3702.
Augmentation
des dettes
circulantes

14XX Dettes
de
financement
.

44XX.
Dettes du
passif
circulant

A
A
B

Constatation des
augmentations des dettes
circulantes

24XX.
34XX.
Crances
Crances de
immobilise
lactif
s
circulant

Traitement des diminutions des dettes

14XX Dettes de
financement.

Constatation des
diminutions des dettes de
financement

02/03/15 22:22

44XX. Dettes du
passif circulant

2720.
Augmentatio
n des dettes
de
financement

A
A

231

3702.
Augmentati
on des
dettes
circulantes

Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

Constatation des
diminutions des dettes
circulantes

02/03/15 22:22

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Manuel des procdures

Direction Administrative et Financire


Procdure :
Arrt des comptes et laboration des tats de
synthse

Cycle :
Reporting et Clture comptable
Date dernire mise jour :
Mai 2001

RECOMMANDATION
Procder un inventaire physique de toutes les immobilisations de la Soders,
tablir un tat des immobilisations valoris avec mise en vidence de ltat du
matriel (bon tat, rformer,... etc.) et exploiter les rsultats par un
rapprochement de linventaire physique avec le fichier comptable des
immobilisations et dgager les carts ventuels pour analyse et justification.

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