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Intro Gestion de Projet
Intro Gestion de Projet
DE LA GESTION DE PROJET
Gestion de projet
Llan, lempressement et la dynamique dun nouveau projet nous incitent tout
naturellement foncer. Bien que votre enthousiasme et votre imagination soient
essentiels la ralisation des objectifs de votre projet, ils ne suffisent pas eux seuls.
La russite d'un projet est aussi fonction dune gestion efficace.
En prparant une demande de financement au BTA, vous avez dj effectu une bonne
part du travail ncessaire la saine gestion dun projet et vous pourrez maintenant
rcolter les fruits de votre travail assidu. Un peu de planification additionnelle avant
d'amorcer le projet pilote vous permettra den assurer le succs.
Le prsent module dapprentissage a pour but de vous initier aux principes fondamentaux
de la gestion de projet. Les sous-sections prsentent la terminologie de base de la
gestion de projet, dcrivent les particularits des projets russis et offrent des conseils
pratiques pour la cration dun plan de gestion simple et utile, la ralisation de votre
projet pilote dapprentissage communautaire. Nous esprons quil vous sera utile.
La planification du projet
Chaque projet a un cycle de vie compos dtapes franchir du dbut la fin. Les
grandes tapes d'un projet financ par le Bureau des technologies dapprentissage sont
les suivantes :
1. Llaboration du concept, des buts et des objectifs d'un projet qui a recours la
technologie pour faciliter lapprentissage et lacquisition de comptences.
2. La prsentation dune demande de financement au BTA.
3. La ralisation de la phase initiale (tablissement de partenariats, valuation des
besoins, inventaire des ressources d'apprentissage dans la communaut).
4. La ralisation du projet pilote.
5. La rdaction du rapport final et la diffusion des rsultats.
Les techniques prsentes dans le prsent module vous aideront raliser la quatrime
tape, celle de la ralisation de votre projet pilote dapprentissage communautaire.
Llaboration du projet et la prsentation d'une demande de financement vous ont permis
de franchir plusieurs tapes dans la planification de votre projet : vous avez trouv des
partenaires et dtermin la composition de lquipe, rparti la responsabilit de chaque
tche, mis au point un plan daction, prpar un budget des ressources et mis au point
une stratgie de promotion et labor un plan dvaluation. Ces lments constituent le
fondement d'un plan de projet.
Le plan de projet tablit les rgles de base et les nonce de faon claire. Cest une tape
particulirement importante puisque les projets du BTA mettent habituellement en jeu
plusieurs partenaires et intervenants ayant des intrts et des points de vue diffrents.
Plusieurs problmes rencontrs lors de certains projets auraient pu tre
vits ou minimiss si, ds le dpart, un plan de projet dtaill avait t mis
au point.
La planification? Pourquoi?
En premier lieu, il est essentiel que tous les partenaires comprennent et acceptent les
rgles fondamentales qui rgiront le projet. Il faut veiller ce que les objectifs soient
formuls clairement de faon viter tout dsaccord ultrieur.
En second lieu, le plan de mise en oeuvre dun projet contribue la matrise et la
mesure de son progrs. Maintenant que la constitution de lquipe et les possibilits de
financement sont dtermines, vous devriez passer en revue votre plan et y ajouter les
dtails particuliers qui faciliteront une gestion russie.
Troisimement, le plan de projet vous aidera faire face aux changements susceptibles
de survenir ou, plutt, qui surviendront invitablement. Que se passera-t-il, par exemple,
si lun des intervenants ajoute un nouvel objectif au projet? Un plan de projet dtaill vous
aide affronter ce type de situation et vous en tenir aux objectifs gnraux du projet.
Enfin, le plan dexcution dun projet contribue consolider le soutien des parties
prenantes au cours des mois ou des annes que durera le projet. Encore une fois, ce fait
est particulirement important parce que vous aurez besoin du soutien de personnes
appartenant divers organismes et sur lesquelles vous ne pourrez exercer aucune
autorit directe.
le mandat de projet;
le calendrier dactivits;
lhoraire de travail;
la matrice de responsabilits;
le budget de plan de projet;
les tapes importantes, avec les dates cibles;
la stratgie de gestion du risque.
1 - Le mandat de projet
Le mandat de projet est un document qui tmoigne de lappui des cadres suprieurs, qui
autorise le gestionnaire du projet mener le projet et attribuer les ressources
ncessaires. La cration dun mandat de projet est chose facile. Il suffit dindiquer le
nom et le but du projet ainsi que le nom du gestionnaire de projet et une dclaration de
soutien de la part des cadres suprieurs. Elle est signe par la haute direction de
lorganisme en charge et les organismes participants.
Le mandat de projet doit tre diffus largement tous ceux qui sont touchs par le projet.
Cela aidera donner un lan au projet, renforcer lautorit de son directeur et,
possiblement, intresser dautres personnes dont la collaboration pourrait savrer
prcieuse, faire partie de lquipe de projet.
Le mandat pourrait tre expdi par courrier lectronique pour en largir
la diffusion aisment et avec rapidit.
2 - Le calendrier dactivits
Le calendrier dactivits est lun des lments les plus importants du coffre outils du
gestionnaire de projet. En permettant de fractionner un projet et de rpartir toutes les
tches ncessaires son achvement, le calendrier des activits :
La production dun calendrier dactivits demande un effort et vous pourrez penser que
votre projet na pas lampleur voulue pour justifier cette dmarche. Toutefois, grce au
plan daction mis au point lors de la prparation de la demande, vous avez dj en main
linformation ncessaire pour commencer le projet.
Cration dun calendrier dactivits
Le plan daction mis au point dans le cadre dune demande de financement au BTA
fractionne le projet en ses activits composantes. Pour la phase initiale, la description
des activits se fait sur une base mensuelle. Pour la phase pilote, elles sont prsentes
sur une base trimestrielle. Les activits dcrites dans votre plan daction peuvent tre
considres comme des tches sommaires. Certaines sont suffisamment restreintes
pour tre gres telles quelles, dautres doivent tre fractionnes de nouveau en
lments logiques.
Ces lments de travail plus restreints, les tches, seront confis des personnes et
doivent tre dfinis avec assez de prcision pour permettre le suivi et la gestion du
rendement sans toutefois tre restreintes au point dobliger consacrer un temps indu
aux dtails. titre indicatif, il nest pas utile de dfinir des tches qui ncessitent moins
d'une demi-journe de travail durant le cycle de vie du projet.
L'exemple suivant illustre la structure de rpartition du travail de la tche sommaire
Accomplir lvaluation du contenu relatif au perfectionnement des comptences auprs
des apprenants :
Accomplir lvaluation du contenu relatif au perfectionnement des comptences
auprs des apprenants
Les lments ci-dessus sont des units de travail qui seront confies une ou
plusieurs personnes. Lnonc devrait commencer par un verbe qui prcise le travail
faire. Assurez-vous dvaluer le temps ncessaire pour accomplir chaque tche : une
tche sans chance risque dtre remise plus tard.
Chaque catgorie devrait comporter comme dernire tche lapprobation du travail de
ltape. Voil une bonne pratique de gestion. Lorsque tous les lments seront
termins, vous indiquerez au calendrier dactivits que la tche sommaire est accomplie.
Dans lintervalle, vous saurez exactement quelles sont les tapes qui restent faire.
Organisez votre calendrier dactivits selon un horaire trimestriel. Vous faciliterez ainsi la
prparation des rapports dtapes trimestriels que vous devrez prsenter au BTA.
Lorsque vous aurez fini dlaborer votre calendrier dactivits, examinezle de faon objective. Comprend-il la totalit de ce que vous avez
faire? Est-il logique et sa lecture est-elle facile? Dans le cas contraire,
retravaillez-le de faon en faire un outil cohrent. Le fait de concevoir le calendrier
dactivits de faon approprie vous pargnera des heures supplmentaires de travail.
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3 - Lhoraire de travail
Vous avez, dans votre plan daction, rparti les activits de votre projet selon leur suite
logique. Vous avez maintenant largi le plan daction et cr un calendrier dactivits
comprenant une structure dtaille de rpartition du travail. Aprs avoir prcis les
tches accomplir et dcid de lordre dans lequel elles seront ralises, vous tes prt
prparer lhoraire de travail.
Lhoraire de travail prcise le lien logique entre les activits du projet, assure que le
personnel est disponible au moment appropri et vous aide grer le temps de faon
efficace afin de terminer le projet au moment prvu.
Au moment dtablir lhoraire de travail, examinez toutes les tches et lordre dans lequel
elles doivent tre ralises. Certaines tches sont subordonnes dautres et ne
peuvent tre amorces que lorsque dautres sont termines. Dautres tches peuvent se
faire simultanment si les ressources humaines sont disponibles. Votre horaire peut
aussi subir linfluence de facteurs externes. Il se peut, par exemple, que vous disposiez
dj dune liste dapprenants enthousiastes et que le matriel dapprentissage soit prt
pour la date de lancement du projet mais que les rnovations au centre communautaire
local prviennent laccs aux classes avant le mois prochain.
Les logiciels de gestion de projet vous permettent davoir recours au diagramme de Gantt
pour tablir les horaires. Les diagrammes de Gantt sont populaires parce quils
prsentent de faon graphique le rapport entre les tches. Si vous ne disposez pas dun
logiciel de gestion de projet, vous pouvez utiliser un tableur lectronique, comme dans
lexemple suivant qui illustre une tche sommaire :
Horaire de travail
Tche
Heures par semaine
Semaine Semaine Semaine Semaine
Total
1
2
3
4
Accomplir lvaluation du contenu relatif lamlioration des comptences
auprs des apprenants
Mettre au point le
guide dentrevue
Passer les apprenants
en entrevue
Traiter les rponses
Rdiger le rapport
Discuter du rapport
lors des runions
hebdomadaires
Rviser le contenu
des documents
dapprentissage
Approuver lvaluation
Sous-total
16
20
4
8
4
8
24
32
16
28
28
76
11
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4 - La matrice de responsabilits
Votre projet ncessitera la collaboration d'un grand nombre de personnes et
d'organismes qui travaillent un but commun. La gestion dune quipe varie, souvent
disperse plusieurs endroits, peut prsenter des dfis particuliers.
La matrice de responsabilits est un outil prcieux de gestion de projet destin vous
aider relever ces dfis. Une matrice de responsabilits attribue quelquun la
responsabilit de chaque activit principale du projet, vitant ainsi que certains lments
chappent votre surveillance . Il nest pas ncessaire quelle soit complexe et peut
tre facilement ralise en se rapportant lhoraire de travail du projet.
Pour crer une matrice de responsabilits, consultez votre horaire de travail. La colonne
de gauche prsente toutes les tches ncessaires la ralisation du projet. Sur la ligne
suprieure horizontale du tableau, inscrivez tous les membres de lquipe (p. ex.
gestionnaire de projet, consultants, conseillers lvaluation, adjoint administratif, soutien
technique, etc.) du projet. Inscrivez un code dans chaque cellule qui reprsente la
participation de ce membre de lquipe la tche reprsente sur cette ligne. Par
exemple :
Matrice de responsabilits
Membres de lquipe du projet
Tche
Concepteur
Soutien
Gestionnair
valuateur Enseignant
de cours
technique
e de projet
Accomplir lvaluation du contenu relatif lamlioration des comptences auprs des
apprenants
Mettre au point le guide
A
R
C
dentrevue
Passer les apprenants
R
en entrevue
Traiter les rponses
R
Rdiger le rapport
A
R
Discuter du rapport lors
des runions
P
P
P
P
P
hebdomadaires
Rviser le contenu des
A
C
P
R
C
documents
dapprentissage
Approuver lvaluation
A
-
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Ressources utiliser
Salaires gestionnaires de
projet, enseignants;
honoraires, valuateurs
Salaire enseignant; location
Passer les apprenants
des salles; ordinateur
en entrevue
portatif
Traiter les rponses
Honoraires valuateurs
Rdiger le rapport
Honoraires valuateurs
Salaires gestionnaires de
Discuter du rapport lors
projet, enseignant, soutien
technique; honoraires
des runions
hebdomadaires
valuateurs, concepteur de
cours
Salaires enseignant, soutien
Rviser le contenu des
technique, honoraires
documents
valuateur, concepteur de
dapprentissage
cours; 10 cdroms.
Salaire gestionnaire de
Approuver lvaluation
projet
Sous-total de lvaluation du contenu relatif au
perfectionnement des comptences auprs des
apprenants
Mettre au point le guide
dentrevue
600 $
375 $
200 $
400 $
800 $
1 200 $
200 $
3 775 $
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rapport aux objectifs de votre projet dpend de lefficacit de votre planification. Il existe
diverses stratgies dintervention, notamment :
Comme tous les risques ne sont pas vidents au dbut du projet, il importe de prvoir un
examen priodique des risques lors des runions de lquipe de projet. Les risques qui
se manifestent devraient faire lobjet d'un rapport soulignant la raction privilgie. Les
leons tires de lexprience peuvent tre utiles dautres intervenants ou dautres
projets.
Conclusion
L'information contenue dans le prsent module vise fournir une courte introduction aux
pratiques et aux techniques de la gestion de projet. Nous esprons que linformation
vous sera utile dans le cadre de votre projet visant encourager lapprentissage vie.
Pour en savoir plus sur la gestion de projet, veuillez consulter le site Web du Project
Management Institute ladresse suivante : http://www.pmi.org .
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