Vous êtes sur la page 1sur 51

<<< Sommaire

GT013 Rev octobre 2002

Dmarche qualit
et fonction administrative,
comptable et financire
de la PME

Contribuer
la
performance
de lentreprise

153 rue de Courcelles 75817 Paris cedex 17 www.qualite-comptable.com


Tl. 01 44 15 60 66 Fax 01 44 15 90 05 Email oqc@cs.experts-comptables.org
SIRET 432 538 601 00019 - APE 913E

SOMMAIRE
PREFACE : LOBSERVATOIRE DE LA QUALITE COMPTABLE....................................................................... 3
PREAMBULE................................................................................................................................................................... 4
COMPOSITION DU COMITE TECHNIQUE PME ................................................................................................... 5
LA FONCTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE DE LA PME ........................................ 6
LES CONCEPTS................................................................................................................................................................. 6
LE PERIMETRE DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE - 17 PROCESSUS .................................... 8
DEFINITION DES 17 PROCESSUS DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE,
C O M P T A B L E E T F I N A N C I E R E .................................................................................................................... 10
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17

GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DE VENTES ............................................................ 12


GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DACHATS ............................................................. 14
GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES RESSOURCES HUMAINES ............................................................. 16
GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DE PRODUCTION ..................................................... 18
GESTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE DES OPERATIONS DINVESTISSEMENTS .......................... 19
GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DE RECHERCHE ET DEVELOPPEMENT ...................... 21
ORGANISATION / METHODES / SYSTEME DINFORMATION DE GESTION ................................................................ 22
GESTION DES REFERENTIELS COMPTABLES ET REGLES DE CONTROLE INTERNE .................................................... 24
GESTION DES RELATIONS AVEC LEXPERT-COMPTABLE ........................................................................................ 26
GESTION DES RELATIONS AVEC LES CONSEILS ET PRESTATAIRES EXTERNES ......................................................... 28
COMPTABILITE GENERALE ET GESTION DES ARRETES PERIODIQUES ...................................................................... 29
GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DE TRESORERIE ...................................................... 30
CONSERVATION ET PROTECTION DES INFORMATIONS ET DOCUMENTS .................................................................. 31
PRODUCTION DES BUDGETS ET CONTROLES BUDGETAIRES ................................................................................... 32
PRODUCTION DES TABLEAUX DE BORD ................................................................................................................. 33
PRODUCTION DES ETATS FINANCIERS ................................................................................................................... 34
PRODUCTION DES DOCUMENTS FISCAUX .............................................................................................................. 35

QUESTIONNAIRE DAIDE AU DIAGNOSTIC QUALITE DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE,


COMPTABLE ET FINANCIERE................................................................................................................................ 36
GUIDE METHODOLOGIE DE DEMARCHE QUALITE ...................................................................................... 44
PREALABLES A LA DEMARCHE QUALITE ........................................................................................................................ 45
GUIDE METHODOLOGIQUE............................................................................................................................................. 48
PUBLICATIONS DE LOQC ....................................................................................................................................... 50

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

2.

Prface : LObservatoire de la Qualit


Comptable
Cr fin 1998 linitiative du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables,
sous lgide des principales organisations patronales et associations professionnelles
du monde de la gestion et de la finance, lObservatoire de la Qualit Comptable a pour
objectif de promouvoir une fonction comptable vritablement adapte aux besoins des
dcideurs internes et externes lentreprise.
Pour atteindre cet objectif, lObservatoire sest entour dune quipe pluridisciplinaire
de professionnels de haut niveau. Ils conduisent des actions de recherche, de
benchmarking, de formation et de publication dans le but dvaluer et de faire
connatre limpact des nouvelles technologies et des nouveaux contextes conomiques,
tels que la globalisation et lmergence des entreprises en rseau, sur les mtiers
comptables.
Par ses actions, lambition de lObservatoire est damliorer et faire voluer les
comptences individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la rflexion
en quipe, la formation, la production darticles, douvrages et doutils interactifs, et
leur apporter un socle, un systme de valeurs et des rfrences en phase avec les
attentes de leurs clients et les objectifs de lentreprise, qui donnent un sens leur
action.
Cet observatoire sadresse tous les professionnels des fonctions financires,
comptables et de gestion qui peuvent en devenir Membre Associ .

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

3.

Prambule
La recherche de lamlioration de la qualit des produits et des services est au
cur des proccupations des entreprises. Dans ce vaste mouvement qualit
qui peu peu couvre l'ensemble des fonctions, fonctions tournes vers
l'extrieur comme fonction de support interne, l'Observatoire de la Qualit
comptable, a entrepris de travailler sur la dfinition du concept de la qualit
appliqu au domaine administratif, comptable et financier de la PME.
Ce document a t tabli par le comit technique PME cre au sein de
lObservatoire de la Qualit Comptable. Son ambition est daider les
professionnels comptables et financiers, libraux et dentreprise, dvelopper
des actions damlioration de la qualit des prestations ralises par la fonction
administrative, comptable et financire.
Le pralable une dmarche qualit est la connaissance de lexistant. Cest pourquoi,
ce document se veut un outil mthodologique danalyse des activits couvertes par
une fonction administrative , comptable et financire. Il propose une prsentation du
primtre de la fonction et son dcoupage en processus, un questionnaire Diagnostic
Qualit ainsi quun document daide mthodologique la dmarche qualit.
Sur la base de lanalyse propose, les responsables dentreprises, peuvent seuls ou
avec laide de leur expert-comptable, engager une dmarche visant la mise en place
dun dispositif dAssurance Qualit, le complter par une dmarche de Certification
ISO et pour les plus ambitieux, viser le Management par la qualit totale.
En retour, un systme de management de la qualit au sein de la Fonction
administrative, comptable et financire amne un certain nombre de retombes
positives. Ainsi, sen trouvent renforcs :

GT013

la valeur ajoute apporte aux autres fonctions de lentreprise par la


qualit, la rapidit et la pertinence des restitutions, la qualit des analyses,
lefficacit du support administratif,
la traabilit des informations par sa prise en compte lors de la conception
et la mise en place des processus, des procdures et des outils informatiques,
le professionnalisme des collaborateurs de la fonction par lattention porte
au service des clients utilisateurs et la recherche de lexcellence,
la productivit de la fonction par les actions damlioration continue, la
rationalisation des organisations et des processus, la formalisation des
procdures
lintgration de la fonction administrative, comptable et financire au sein
de lentreprise, par lamlioration de la perception quen ont les autres
fonctions de lentreprise.

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

4.

Composition du Comit Technique PME


Ont particip llaboration ce document

Michel BESSON

Pluriconseils PME

Jean-Claude CHAPELLE

Mazars et Gurard

Jean-Paul CHARTON

Groupe CHD

Jacques CHEVALIER

Secrtaire gnral de lOQC

Pierre-Yves CHOPIN

KPMG Fiduciaire de France

Laurent DELABARRE

Arthur Andersen Barbier Frinault

William DI CICCO

Deloitte Touche Tohmatsu

Bernard DUC

Fiducial Expertise

Grard DUPUIS

Colas Huber Dupuis - JGB

Grard EMARD

HLB Groupe France Audit Emard

Jean-Pierre GRAMET

Gramet, Nahum & Associs

Gilbert LE PIRONNEC

Amyot Exco

Jean-Louis MULLENBACH

Prsident Dlgu de lObservatoire de la Qualit


Comptable

William NAHUM

Prsident du Conseil Rgional de lOrdre dIle de


France

Bernard PAULET

Salustro Reydel

Maurice PEREZ

Mazard et Gurard

Jean-Luc RANDON

PricewaterhouseCoopers

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

5.

La Fonction Administrative,
Comptable et Financire de la PME

Les concepts
Les tendances actuelles des nouvelles organisations des entreprises consistent de plus
en plus observer et stucturer lentreprise autour de ses processus cls.
Laboutissement de cette nouvelle organisation ncessite la
mise en place de
nouvelles procdures de travail, une nouvelle circulation des informations dans et
l'extrieur de l'organisation. Au del de l'efficacit des diffrentes directions de
l'entreprise, c'est la coordination transversale des actions au sein de processus qui
apparat comme la condition de la matrise des flux. Cette faon de concevoir
l'efficacit de l'organisation est acclre par les politique de gestion de la qualit qui
privilgient la matrise des processus. La dmarche d'assurance qualit vise, en effet,
a mettre en place un dispositif permanent et efficace de la conception et du
fonctionnement de ces processus.
Afin d'intgrer la Fonction administrative, comptable et financire dans cette vision de
l'entreprise dcloisonne et structure par ses processus, la rflexion du groupe de
travail s'est appuye sur les deux concepts cls : d'une part la notion de "fonction" et
d'autre part le concept de "processus".

La Fonction administrative, comptable et financire (FACF)


Intuitivement, tout responsable administratif, comptable et financier pressent que le
bon accomplissement de sa ou ses missions ne repose pas uniquement sur le seul
travail ralis par les collaborateurs placs sous sa responsabilit hirarchique mais
sur la qualit dun dispositif plus large, transversal lentreprise, correspondant des
activits exerces en partie par des acteurs situs hors de son champ de
responsabilit hirarchique.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

6.

La notion de Fonction utilise ici rentre dans le cadre de cette vision transversale de
l'entreprise travers l'approche par les processus. La FACF peut se dfinir comme une
fonction cl de lentreprise ayant en charge le bon fonctionnement dun certain
nombre de processus, chacun correspondant une finalit dtermine et devant
satisfaire des clients internes et externes et tant en relation avec des
fournisseurs galement interne ou externe lentreprise. La FACF dpasse de ce
fait la notion strictement organisationnelle de la direction administrative et financire.
Elle porte sur l'ensemble des activits de conception et des activits oprationnelles
qui contribuent la satisfaction de sa mission. Ces activits se situent, bien souvent
en priorit au sein des services de la FACF mais aussi au sein des autres directions
oprationnelles de l'entreprise et enfin chez les prestataires de services et conseils que
sont par exemple les experts-comptables et sur lesquels l'entreprise s'appuie.
L'identification des processus apparat ainsi de plus en plus comme le point de dpart
de la reprsentation des organisations

Les processus
Le concept de processus utilis dans ce document correspond un enchanement
d'activits dclenches par une mme cause et dlivrant une produit, un service ou
une information ayant de la valeur pour un client interne ou externe.
Le processus se dfinit par : sa "finalit" (quelle est sa valeur ajoute ?) - ses
"activits" (comment le processus se dcompose-t-il en activits lmentaires ?) - son
"dbut" (comment s'enchane-t-il un processus amont fournisseur ?) - sa "fin" (
quel moment se termine t'il par la production dune prestation destination d'un
processus aval client ?) - ses "fournisseurs" et surtout - ses "clients" et - les
"services" qu'il produit leur intention.
Dans ce contexte, lapproche par les processus permet de cerner lamplitude du
primtre de la fonction administrative, comptable et financire puis danalyser
lensemble des activits couvert par chaque processus et rentrant dans son domaine
de responsabilit.
Les membres du comit technique PME ont considr que le primtre de la FACF
pouvait tre dcompos en 17 processus lmentaires.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

7.

Le primtre de la fonction administrative, comptable et


financire - 17 processus
Les processus de la Fonction Administrative, Comptable et Financire

processus de pilotage
processus
Fournisseurs

achats
production
ventes
R&D
personnel
tiers

procesus
gestion
admin &
comptable
des
oprations

processus
Clients

processus
comptables
&
financiers

processus
production
des
informations

- DG
-management
- tiers
- autres

processus Admin - Comptable - Financier

ENTREPRISE

Processus de gestion administrative et financire des processus oprationnels


1.
2.
3.
4.
5.
6.

Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion

administrative
administrative
administrative
administrative
administrative
administrative

et
et
et
et
et
et

comptable
comptable
comptable
comptable
comptable
comptable

des
des
des
des
des
des

oprations de ventes
oprations dachats
ressources humaines
oprations de production
oprations dinvestissements
oprations de recherche et dveloppement

Processus de pilotage
7. Organisation / mthodes / systme dinformation de gestion
8. Gestion des rfrentiels comptables et rgles de contrle interne
9. Gestion des relations avec lexpert-comptable
10. Gestion des relations avec les conseils et prestataires externes

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

8.

Processus comptables et financiers


11. Comptabilit gnrale et gestion des arrts priodiques
12. Gestion administrative et comptable des oprations de trsorerie
13. Conservation et protection des informations et documents

Processus de production des informations


14.
15.
16.
17.

Production
Production
Production
Production

GT013

des
des
des
des

budgets et contrle budgtaire


tableaux de bord
tats financiers
documents fiscaux

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

9.

Dfinition des 17 Processus


de la fonction administrative,
comptable et financire
Comme nous lavons dj vu au dbut de ce document, la dmarche qualit repose
sur une approche des processus. La fonction administrative, comptable et financire
de ce fait, se dfinit comme un processus de production qui est en relation avec
dautres processus en amont (fournisseurs) et en aval (clients), eux mmes acteurs
dautres processus.
Analyser la fonction comme un tout homogne serait un exercice trop complexe et qui
surtout dboucherait sur un rsultat trop superficiel. Aussi, pour les besoins de
lanalyse et ensuite les exigences des exercices de reconception (rengineering) ou de
la recherche damliorations, il convient de dcomposer lensemble en sous processus.
Chaque entreprise, compte tenu de sa taille, de son organisation et de son type
dactivit, peut tablir son propre dcoupage en sous processus de la fonction
administrative, comptable et financire. La liste ci-aprs, est une proposition de
rfrence, tablit par des professionnels. Elle comporte une large part de convention.
Au del de lnonc de la liste des 17 processus et de faon disposer dun outil de
travail opratoire, il est ncessaire dtablir une dfinition la plus prcise possible de
chacun de ces processus.
Chaque processus est dfini par :

sa finalit
la liste des activits principales
le dbut du processus
la fin du processus

La finalit
Cest la formulation en un court paragraphe de ce quoi sert le processus en
question, de sa valeur ajoute la fonction administrative, comptable et financire et
surtout l'entreprise dans son ensemble.

La liste des activits principales


Un processus peut se dfinir comme une somme dactivits exerces par des acteurs
au sein de lentreprise ou dune fonction. Il est par consquent ncessaire de lister les
activits essentielles ralises dans chaque processus. Lnonc de ces activits
permet de prciser la ralit des oprations caches derrire le titre donn chaque
processus. A linverse, toute activit ralise par les acteurs de lentreprise ou de la
fonction doit pouvoir tre attache un processus et surtout la finalit dun
processus sous peine dapparatre comme dnu dintrt et de valeur ajoute.
GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

10.

Le dbut du processus
Un processus dbute l o se termine un processus amont. Le dbut du processus est
ainsi form par la premire activit exerce dans le processus et dclenche par la
rception et le traitement du produit (ou de linformation) livrs par le processus
amont.

La fin du processus
A linverse, la fin du processus se traduit par la production du ou des produits ou
prestations objet de la finalit du dit processus et livr ou mis la disposition des
acteurs dun processus aval au sein de lentreprise ou de clients externes
lentreprise.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

11.

1.

Gestion administrative et comptable


des oprations de ventes

Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion des relations de lentreprise avec les clients
sous langle administratif et comptable.

Liste des principales activits


Gestion du risque client : acceptation, suivi de lengagement, renseignements
commerciaux, assurance crdit
Collecte des bons de commande / contrats des clients
Acceptation de la commande
Demande dacompte et enregistrement comptable
Collecte des bons de livraison
Dclenchement de la facturation / enregistrement / contrle des conditions
commerciales
Emission de factures dintrts de retard et enregistrement comptable
Emission davoirs sur litiges, annulations, retours et enregistrement comptable
Gestion des comptes clients : enregistrement factures / rglements dans les livres,
ralisation de balances ges, relances clients, enregistrement des EAR,
enregistrement des escomptes / Dailly, suivi des litiges clients, enregistrement des
escomptes de rglement, rconciliation compte collectif, comptes de tiers,
dtermination des provisions pour risque clients
Dtermination des pourcentages davancement sur contrats long terme
En fin de priode comptable, dtermination des comptes de rgularisation :
produits constats davance, factures tablir, avoirs tablir
Dtermination des
professionnelle)

taxes

assises

sur

les

ventes

(CA3,

ORGANIC,

taxe

Rconciliation des ventes avec dclaration de CA3


Rconciliation de la TVA encaisser avec les comptes clients pour les activits de
service
Analyse du dlai moyen de rglement clients
Production de crances pour les clients faillis
Analyse du chiffre daffaires (gographique, secteurs dactivit)
Classement et archivage de la documentation
GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

12.

Dbut du processus
Le processus dbute la rception du bon de commande, mission et enregistrement
de la facture.

Fin du processus
Le processus prend fin aprs le traitement du rglement du client.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

13.

2.

Gestion administrative et comptable


des oprations dachats

Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion des relations de lentreprise avec les
fournisseurs sous langle administratif et comptable.

Liste des principales activits


Dtermination et suivi des fournisseurs rfrencs avec la Direction
Traitement des demandes dachats, validation, signatures
Emission de la commande au fournisseur et signature
envoi de la commande au fournisseur
enregistrement de la commande, suivi, relances
Rception de la marchandise ou de la prestation de service
traitement du rapprochement du bon de rception avec la commande
mise jour du fichier commande
traitement des litiges lis la rception, sur instructions des services
Rception des factures du fournisseur
- rapprochement des factures avec les bons de commandes
- enregistrement des factures et imputation en comptabilit
- contrle de cohrence des factures, corrections anomalies
Traitement des litiges facturation, apurement, suivi des retours et des avoirs,
comptabilisation
Suivi des remises
comptabilisation

particulires

sur

achats,

des

emballages

consigns,

En fin de priode, dtermination des comptes achats frais et charges payer


Rglement des factures fournisseurs
suivi des chances de rglement
mise en paiement : tablissement des documents de paiement chques,
virements, traites envoi aux fournisseurs, enregistrement en comptabilit
traitement des relances paiements fournisseurs
Suivi des comptes TVA rcuprer
Gestion des comptes fournisseurs et suivi
dition des comptes et balances
justification des soldes avec relevs fournisseurs
suivi du fichier fournisseurs, mises jour
GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

14.

Classement et archivages des documents facturs


Etablissement des statistiques fournisseurs
Contrles a posteriori des achats sans commande
Suivi

des contrats particuliers


- Assurance : suivi chances, rglements, comptabilisation
- contrats de location : suivi chances, rglements comptabilisation
- autres :

Dbut du processus
Le processus dbute lexpression dun besoin et rfrencement dun fournisseur.

Fin du processus
Le processus prend fin aprs apurement du compte fournisseurs

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

15.

3.

Gestion administrative et comptable


des ressources humaines

Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion des relations de lentreprise avec les salaris
sous langle administratif et comptable.

Liste des principales activits


Dans

les entreprises nayant pas de service personnel distinct


tablissement des contrats de travail
suivi et respect de la lgislation sociale et de la convention collective
diffusion de la lgislation auprs des services utilisateurs et gestionnaires de
personnel
obtention des lments fiables pour ltablissement des bulletins de paie
tablissement des bulletins de paie
tablissement des dclarations sociales et fiscales (mensuelles, trimestrielles
ou annuelles)

Dans toutes les entreprises


suivi des lments provenant de lexternalisation de la paie
gestion des paramtres dimputation comptable et des informations
provenant de la paie
analyse et justification des comptes de la comptabilit gnrale lis au
personnel et rconciliation avec la comptabilit gnrale de la comptabilit
externe
suivi et gestion du plan de formation des salaris
suivi des subventions, aides et crdit dimpt lis la formation
chiffrage et anticipation des volutions de la lgislation et des choix de
lentreprise (35 heures, intrim, CDD, heures supplmentaires, etc.)
production et distribution dtat danalyse de paie, de ventilation des charges
et dtat danalyse ou de synthse aux personnes ayant le droit daccder
ces informations
gestion des dossiers de litiges avec les salaris
calcul ou vrification, et traitement comptable des provissions lies la
gestion du personnel (congs pays, gratifications, engagements de retraite,
provision pour risques et litiges, etc.)
formalisation de la politique des frais professionnels et gestion de leur suivi

Dbut du processus
Le processus dbute la mise en place des contrats de travail et la prise en compte
des lments ncessaires la paie
GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

16.

Fin du processus
Le processus prend fin lors du rglement de la dette ou de la crance entre le salari
et lentreprise, et de la dette entre lentreprise et les divers organismes sociaux.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

17.

4.

Gestion administrative et comptable


des oprations de production

Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion administrative et comptable des activits de
production.

Liste des principales activits


Affectation des charges et des produits en comptabilit analytique
Traitement des mouvements internes comprenant les rpartitions, imputations des
prestations internes, incorporations
Calcul des cots prtablis
Calcul des cots, dtermination des units duvre
Calcul des cots de revient de la main-duvre directe
Calcul des cots de la maintenance
Suivi des cots de la sous-traitance
Calcul des carts
Traitement des travaux en cours
Gestion des stocks matires premires, produits semi-finis, produits finis
traitement des flux entres et sorties
valorisation du stock final
inventaires physiques
Gestion des projets, des activits
Rconciliation comptabilit analytique comptabilit gnrale

Dbut du processus
Le processus dbute la saisie des flux internes dinformation en provenance des
oprateurs des processus de production de biens ou de services et des flux externes
en provenance de la comptabilit gnrale

Fin du processus
Le processus prend fin la mise disposition des information de comptabilit
analytique et de prvision de cots aux fins de production des budgets et tableaux de
bord en vue de lanalyse des carts et de dcisions de gestion

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

18.

5.

Gestion administrative, comptable et financire des


oprations dinvestissements

Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion sous langle financier, administratif et comptable des
investissements depuis ltude dopportunit jusqu la fin de vie de lacquisition.

Liste des principales activits


Ce processus ne traitant que des activits spcifiques aux investissements, les
activits administratives et comptables lies aux acquisitions ou la mise disposition
de ceux-ci sont traites dans le processus oprationnel Achats.
Prise en compte des aspects rglementaires lis la dcision dinvestissement
(scurit du travail, nuisances, environnement)
Etude de rentabilit de linvestissement (notion de retour dinvestissement)
Aide au choix du fournisseur
Recherche du mode de financement adapt
Rfrencement (numrotation par exemple) de linvestissement pour le fichier
immobilisation
Participation la dfinition de la politique damortissement (dure de vie, date de
mise en service)
Mise en uvre du mode damortissement retenu (linaire, dgressif) et calcul de
lamortissement
Suivi physique du bien concern et gestion des inventaires physiques
Recherche dune couverture adapte des risques inhrents aux investissements
(maintenance, assurance)
Gestion fiscale lie aux investissements (taxe professionnelle, taxe sur vhicules de
socit, taxe lessieu)
Traitement des productions de lentreprise pour elle-mme (recensement des
projets, suivi et dtermination de leurs cots
Traitement administratif et comptable des oprations de sortie du patrimoine et de
fin de mise disposition
disparition
rebut
cession

Dbut du processus
Le processus dbute avec la dcision de la Direction Gnrale dinvestir.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

19.

Fin du processus
Le processus prend fin la constatation comptable de la sortie du bien ou au terme de
sa mise disposition

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

20.

6.

Gestion administrative et comptable


des oprations de recherche et dveloppement

Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion administrative et comptable des activits R & D
et la recherche et gestion des aides linnovation.

Liste des principales activits


Identification des activits de recherche et dveloppement
Qualification des activits de recherche fondamentale, recherche applique,
dveloppement
Gestion comptable des informations en matire de recherche fondamentale,
recherche applique, dveloppement
Identification de projets individualiss et dtermination du cot de ces projets
Analyse du cot de la fonction recherche et dveloppement
charges par nature des activits de recherche et de dveloppement
frais de recherche et de dveloppement ports en immobilisations
incorporelles
dotations aux amortissements
Gestion comptable des aides financires
Mesure des lments constitutifs dune aide fiscale ventuelle (crdit dimpt
recherche) et gestion de cette aide

Dbut du processus
Le processus dbute lors de la saisie de linformation au niveau de dtail ncessaire
pour la mesure des projets.

Fin du processus
Le processus prend fin une fois que les rsultats dtaills par projet sont dtermins
dans un systme analytique ou de centralisation comptable intgr.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

21.

7.

Organisation / mthodes /
systme dinformation de gestion

Finalit
Ce processus a pour finalit la conception, la mise en place et la maintenance du
systme dinformation de gestion de lentreprise ainsi que ladaptation de
lorganisation de la fonction administrative, comptable et financire.

Liste des principales activits


Conception et matrise de lvolution de larchitecture du systme dinformation
comptable en liaison avec lvolution du systme dinformation de gestion de
lentreprise
Etude de la meilleure intgration du systme dinformation comptable au systme
dinformation de gestion de lentreprise, par le dveloppement dinterfaces ou la
mise en place dapplications de gestion intgres
Elaboration des cahiers des charges, dossiers de spcifications des applications
informatiques
Participation avec les informaticiens ltude et la slection des logiciels sous
langle de ltude de leurs fonctionnalits
Participation aux dveloppements, linstallation, aux tests des nouvelles
applications informatiques ou leurs modifications
Conception des contrles de bon fonctionnement des applications informatiques
Conception des contrles internes des applications de gestion et des processus
Conception des dispositifs de scurit daccs et dutilisation des applications
informatiques
Formation des utilisateurs lutilisation de loutil informatique
Etude de lvolution de lorganisation de la fonction administrative comptable et
financire, en relation avec lvolution de lorganisation de lentreprise et du
systme dinformation
Organisation des postes de travail et dfinition des modes opratoires en liaison
avec lvolution des applications informatiques et de la doctrine comptable de
lentreprise
Vielle technologique

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

22.

Dbut du processus
Le processus dbute par la prise en compte dune volution des processus amont et du
systme dinformation de lentreprise.

Fin du processus
Le processus prend fin lors de la mise en place de nouvelles applications informatiques
ou des modifications et diffusion dune information adapte aux collaborateurs
concerns. Mise en place, en parallle, dune organisation adapte.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

23.

8.

Gestion des rfrentiels comptables


et rgles de contrle interne

Finalit
Ce processus a pour finalit la dfinition, la mise en place et le contrle de la bonne
application des rfrentiels et procdures comptables ainsi que des rgles de contrle
interne de lentreprise.

Liste des principales activits


Dfinition et mise jour du plan de comptes
Dfinition et mise jour du manuel des procdures (principes comptables,
procdures comptables, schma comptables)
Dfinition et mise jour du cadre de gestion interne (structure budgtaire,
structure de reporting, unit comptable lmentaire de gestion)
Dtermination et mise jour des rgles de contrles internes
Dtermination et mise jour des rgles de protection des donnes comptables
(identification des collaborateurs de lentreprise habilits effectuer et approuver
des transactions financires et enregistrements comptables
Dtermination de la liste nominative des responsables de lanalyse de chaque
groupe de comptes de la balance (comptes clients, comptes fournisseurs, comptes
de trsorerie)
Dfinition et contrle de la mise jour des paramtres comptables dans les
applications de gestion
Dfinition et mise jour des rgles de conservation et darchivage des documents
usage de preuves des enregistrements comptables (responsabilit, dlais, lieu
darchivage)
Surveillance du respect des normes et rfrentiels comptables au sein de
lentreprise
Dfinition des rgles dallocation (pour les besoins de la comptabilit analytique)
Activits dtude et de recherche de solution aux problmes spcifiques lis
lapplication des rgles comptables
Formation et information de lensemble des collaborateurs de la fonction comptable
aux nouvelles dispositions de la rgle comptable

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

24.

Dbut du processus
Le processus dbute par la prise en compte dune volution dans lactivit de
lentreprise ou dune volution externe de la doctrine, rglementation, lgislation qui
ncessite une adaptation de la doctrine interne et des rfrentiels.

Fin du processus
Le processus prend fin par la formalisation des instructions, diffusion interne et
validation de la bonne application de la doctrine comptable de lentreprise et des
normes.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

25.

9.

Gestion des relations avec lexpert-comptable

Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion des relations de lentreprise avec lexpertcomptable auquel lentreprise fait appel pour des missions lgales de commissariat
aux comptes, des prestations contractuelles dassistance, de conseil, de gestion
dactivits externalises.

Liste des principales activits


Cas de mission lgale de commissaire aux comptes lie aux comptes annuels
Etablissement du plan des interventions du commissaire aux comptes
Prsentation des comptes et autres documents, au commissaire aux comptes
Analyse et dialogue avec le commissaire aux comptes dans le cadre de
lorganisation et de lexcution de la mission
Cas de mission contractuelle de lexpert-comptable
Dfinition et contractualisation de la mission par ltablissement de la lettre de
mission de Prsentation, dExamen, dAudit contractuel,
Prsentation des dossiers de lentreprise lexpert-comptable en charge de la
mission
Analyse des recommandations et dialogue avec lexpert-comptable
Ractualisation de la mission
Cas dautres missions dassistances contractuelles de lexpert-comptable
(conseil fiscal et juridique, conseil en gestion prvisionnelle et financire,
conseil en organisation, conseil en systme dinformation etc.)
Identification des besoins et prise de dcision de recours un expert-comptable
Etablissement dun cahier des charges
Recherche et slection dun intervenant extrieur
Dfinition et contractualisation de la mission
Analyse des recommandations et dialogue avec lexpert-comptable
Mise en place et suivi de ralisation

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

26.

Cas de gestion dactivits externalises


Etude pralable dun dossier et prise de dcision de recours un expert-comptable
pour la gestion externalise dune ou plusieurs activits de la fonction
administrative, comptable ou financire
Etablissement et prsentation du cahier des charges
Analyse de la proposition initiale de lexpert-comptable prestataire
Analyse et signature du contrat final client / fournisseur avec lexpert-comptable
dfinissant les rles respectifs et les engagements rciproques
Mise en place et suivi des transmissions dinformations entre lentreprise et
lexpert-comptable
Contrle de la qualit des restitutions et animation dun comit de pilotage

Dbut du processus
Le processus dbute pour les missions contractuelles, par lapparition dune situation
nouvelle et en labsence de comptence interne suffisante pour la grer et, pour la
mission lgale de commissaire, ds la ncessit de procder sa nomination

Fin du processus
Le processus prend fin pour les missions contractuelles :

GT013

la rsolution du problme la satisfaction de lentreprise (appel conseil)


ou la rception des restitutions issues des traitements externaliss,
ltablissement de relations de confiance entre lentreprise et le conseil ou
prestataire qui permettent des actions rcurrentes damlioration continue.

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

27.

10. Gestion des relations avec les conseils et


prestataires externes
Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion des
intervenants extrieurs auxquels lentreprise
dassistance ou de conseil. dans des dcisions
juridique, fiscale, assurance, recrutement etc.)
direction gnrale.

relations de lentreprise avec les


fait appel pour des prestations
de diffrentes natures (stratgique,
qui sont de la responsabilit de la

Liste des principales activits


Etude pralable dun dossier et prise de dcision de recours un prestataire
extrieur
Etablissement dun cahier des charges
Finalisation du besoin dun intervenant extrieur
Analyse et signature dun contrat de prestation avec lintervenant extrieur
Dialogue avec lintervenant durant la ralisation de la mission
Evaluation et soumission des conclusions et recommandations de lintervenant aux
dcideurs de lentreprise
Mise en place et suivi des actions conscutives la mission.

Dbut du processus
Le processus dbute lors de lapparition dune situation nouvelle correspondant un
choix stratgique de lentreprise, de la responsabilit de la direction gnrale, et pour
lequel lentreprise considre ne pas disposer des comptences ncessaires en interne.

Fin du processus
Le processus prend fin la rsolution du problme et / ou la mise en place dun
dispositif.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

28.

11. Comptabilit gnrale et gestion des arrts


priodiques
Finalit
Ce processus a pour finalit la centralisation des informations comptables en
comptabilit gnrale selon les dlais et la frquence dtermins par lentreprise.

Liste des principales activits


Etablissement et mise jour du planning des oprations darrts comptables
priodiques
Etablissement des rgles de cut off
Coordination des oprations travers lensemble des fonctions de lentreprise
Mise jour des paramtres et des rfrentiels comptables dans lapplication
informatique de centralisation comptable
Prparation et enregistrement des critures diverses
Gestion des ventilations (cl de rpartition)
Gestion des critures de provisions et dabonnements
Traitement et contrle des positions de change et conversions montaires (si
applicable)
Traitement et contrle des oprations de reclassification
Contrles et corrections des anomalies dans le centralisateur comptable
Traitement et contrle des comptes dattente et de liaison
Validation de larrt et revue analytique
Classement et archivage des lments (piste daudit)

Dbut du processus
Le processus dbute la rception des donnes comptables informatiques des
processus amont et rception des informations dvnements conomiques ou
comptables traduire en critures comptables.

Fin du processus
Le processus prend fin la mise disposition dans une base de donnes, des donnes
comptables valides et organises selon le plan comptable de lentreprise.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

29.

12. Gestion administrative et comptable


des oprations de trsorerie
Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion des flux financiers et loptimisation de la trsorerie de lentreprise.

Liste des principales activits


Gestion de la trsorerie prvisionnelle : suivi des chanciers des encaissements et
des paiements
Gestion et affectation des avoirs court terme
Choix des placements pour les fonds disponibles
Slection des outils de crdit adapts aux besoins de financement court terme
Contrle de lapplication des conditions bancaires
Couverture devises
Contrle enregistrement des espces en caisse
Rception et comptabilisation des encaissements
Emission et comptabilisation des rglements (choix du mode de paiement)
Comptabilisation des autres mouvements de trsorerie (prlvements, gestion de
trsorerie centralise)
Suivi des rgles de conversion des mouvements bancaires en FRF ou en EUR
Vrification de lencaisse avec celle prsente par les tablissements financiers

Dbut du processus
Le processus dbute la rception des informations relatives aux engagements de
dpenses et aux prvisions de recettes.

Fin du processus
Le processus prend fin aprs comptabilisation et contrle des oprations de trsorerie
et transmission des lments ncessaires la construction du tableau de bord.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

30.

13. Conservation et protection des informations et


documents
Finalit
Ce processus a pour finalit la gestion des documents et informations usage de
preuve conformment aux rgles et procdures dtermines par lentreprise.

Liste des principales activits


Classement des documents
Archivage des documents
Conservation des informations informatises
Recherche de documents classs ou archivs selon les besoins
Destruction de documents et informations inutiles ou ges
Coordination des oprations de classement et archivage au niveau de lentreprise
en interne ou en annexe

Dbut du processus
Le processus dbute ds quun document t trait.

Fin du processus
Le processus prend fin la destruction du document.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

31.

14. Production des budgets et contrles budgtaires


Finalits
Ce processus a pour finalit la production priodique des informations prvisionnelles et danalyse des
carts.

Principales activits
Etablissement et mise jour du planning des oprations budgtaires
Dtermination ou mise jour du dcoupage de lentreprise en centres de
responsabilits
Coordination des oprations travers lensemble des fonctions de lentreprise
Collecte, traitement et contrle des informations : dtermination des provisions,
abonnements et donnes divers, dtermination des positions de change
prvisionnelles et analyse des consquences budgtaires
Revue analytique pour apprcier les cohrences des informations retenues et
corriger les anomalies releves
Validation du budget au regard de la politique de lentreprise
Production des documents de synthse prvisionnels
Production des documents prvisionnels danalyse par centres de responsabilits
Analyse des carts mensuels entre prvision et ralisation
Propositions dactions correctives

Dbut du processus
Le processus dbute selon le calendrier dcid, par la prise en compte des hypothses
dfinies partir de la politique de lentreprise et par la rception des informations
issues des arrts priodiques.

Fin du processus
Le processus prend fin la mise disposition des documents aux diverses fonctions
de lentreprise et aux dirigeants

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

32.

15. Production des tableaux de bord


Finalits
Ce processus a pour finalit la production priodique, lusage de la direction de
lentreprise, doutils dinformation et daide la dcision prsentant de faon
synthtique des informations chiffres rtrospectives souvent associes une
rfrence (prvision, objectif, standard).

Principales activits
Collecte et vrification de linformation brute
Retraitement, traitement, agrgation, calcul des indicateurs pertinents
Analyse des carts, interprtation et mise en vidence des tendances
Prsentation ( des fins de communication)
Eventuellement
- assistance linterprtation
- centralisation des actions prises
- projections / ajustement des objectifs prvisionnels
Vrification de la pertinence des indicateurs

Dbut du processus
Le processus dbute par la prise en compte des nouveaux besoins (choix des
indicateurs et/ou prsentation) et par le recueil de linformation brute.

Fin du processus
Le processus prend fin par la diffusion dune information de synthse assimilable et
assimile par ses destinataires et ventuellement par la synthse des dcisions prises

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

33.

16. Production des tats financiers


Finalits
Ce processus a pour finalit la production priodique des tats financiers (bilan,
compte de rsultat, tableau de financement, annexes).

Principales activits
Etablissement priodique du bilan et du compte de rsultats et des annexes
Oprations de consolidation (ventuellement)
Etablissement dun dossier
commissaires aux comptes

document

de

rsultats

et

prsentation

aux

Vrification et validation par les commissaires aux comptes


Etablissement dune plaquette de prsentation des rsultats financiers
Publication selon des procdures particulires pour les socits cotes

Dbut du processus
Le processus dbute lissue de larrt comptable et selon le calendrier de production
interne

Fin du processus
Le processus prend fin aprs prsentation des tats financiers

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

34.

17 Production des documents fiscaux


Finalits
Ce processus a pour finalit dassurer, dans les dlais requis, les obligations
dclaratives de lentreprise, en liaison avec lobjectif de recherche des solutions les
plus avantageuses dans le respect des rgles juridiques et fiscales.

Principales activits
Production et contrle des dclarations fiscales de lentreprise, en particulier
dclarations de rsultats
dclarations de TVA et de DEB
dclarations de taxe professionnelle
dclarations de taxes parafiscales
dclarations de taxes assises sur les salaires
dclarations de dividendes sur prcompte

Dbut du processus
Le processus dbute lissue de larrt comptable et selon le calendrier de
production des dclarations

Fin du processus
Le processus prend fin aprs lenvoi des dclarations

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

35.

Questionnaire daide au diagnostic Qualit


de la fonction administrative,
comptable et financire

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

36.

Comit technique PME


QUESTIONNAIRE DAIDE AU DIAGNOSTIC QUALITE
DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE,
COMPTABLE ET FINANCIERE

NATURE ET CONTENU DES ACTIVITES COUVERTES PAR LA FACF ?


(Avez-vous une vision claire de votre FACF...?)

1.

Parmi les activits suivantes, lesquelles considrez-vous appartenir la FACF ?

Oui Non

- gestion administrative & comptable des oprations de ventes

qui ...........................................................................................................................
- gestion administrative & comptable des oprations des achats

qui ...........................................................................................................................
- gestion administrative & comptable des ressources humaines

qui ...........................................................................................................................
- gestion administrative & comptable des oprations de production

qui ...........................................................................................................................
- gestion administrative & comptable des oprations dinvestissement

qui ...........................................................................................................................
- gestion administrative & comptable des oprations de R & D

qui ...........................................................................................................................
- gestion administrative & comptable des oprations de trsorerie

qui ...........................................................................................................................
- gestion des rfrentiels comptables & rgles de contrle interne

qui ...........................................................................................................................
- organisation / mthodes / systme dinformation comptable

qui ...........................................................................................................................

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

37.

- comptabilit gnrale & gestion des arrts priodiques

qui ...........................................................................................................................
- conservation & protection des informations et documents

qui ...........................................................................................................................
- gestion des relations avec les experts-comptables

qui ...........................................................................................................................
- gestion juridique & fiscale et des relations avec les prestataires externes

qui ...........................................................................................................................
- production des tableaux de bord

qui ...........................................................................................................................
- production des tats financiers

qui ...........................................................................................................................
- production des documents fiscaux

qui ...........................................................................................................................
- production des budgets et analyse des carts

qui ...........................................................................................................................

POSITIONNEMENT DE LA FACF
(Votre organisation est elle bien dfinie ...?)
2.

Y a-t-il un responsable qui coordonne lensemble des activits la FACF ?

3.

Quel est le rattachement de ce responsable ? ................................................................

4.

Les missions du ou des responsables des activits de la FACF sont-elles formalises ?

PERENNITE DE LORGANISATION
(Votre organisation est fragile car dpendant de quelques individualits ou non ?)
5.

Les activits ci-dessus et modes opratoires sont ils formaliss ?

6.

Y a-t-il des activits ci-dessus qui seraient bloques en labsence du titulaire ?

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

38.

Lesquelles .................................................................................................................

GESTION DU PERSONNEL
(Votre style de management encourage t il limplication des employs pour lamlioration ?)
7.

Y a-t-il une procdure effective dentretien annuel ?

8.

Y a-t-il un plan de formation pour lensemble du personnel ?

9.

Y a-t-il des runions dinformation ou de dialogue priodiques des cellules de travail ?

PERTINENCE, ADEQUATION DE LINFORMATION AUX BESOINS


(Etes-vous satisfait de...?)

10.

Les informations qui vous sont produites par les services vous sont :

trs
moyen
peu utiles
11.

Lorsque vous demandez une information, celle ci est disponible :

souvent
quelques fois
jamais

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

39.

PERIODICITE / DELAI DE PRODUCTION DES RESULTATS


(Disposez-vous rapidement des informations de gestion ?)
12.

Quelle est la priodicit de production des rsultats comptables :

Mois
3 mois
6 mois
an
13.

Quel dlai est-il ncessaire pour disposer des rsultats ?

5
10
15
20
30
+ 30 jours

CONFORMITE A REGLEMENTATION FISCALE ET SOCIALE


(Etes-vous confront des litiges ?)
14.

Avez-vous eu des redressements fiscaux et sociaux dus des dysfonctionnements ?

QUALITE DU SYSTEME DINFORMATION


(le SI est-il performant et sous contrle de la FACF ?)
15.

Les activits cls de la FACF sont-elles informatises (facturation, stock, production...) ?

16.

Les applications de gestion sont-elles interfaces avec le systme comptable ?

17.

Le paramtrage des applications est-il fait par les utilisateurs de la FACF ?

18.

Les utilisateurs / encadrement de la FACF ont-ils rdig le cahier des charges ?

19.

Existe-il un manuel utilisateur jour, dcrivant la ou les applications ?

20.

Etes-vous satisfait des dlais de ralisation des adaptations du SI ?

SECURITE / CONTROLES INTERNES


(Avez-vous mis en place des contrles internes efficaces ?)
GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

40.

21.

Avez-vous constat des dysfonctionnements en matire de contrle interne

22.

Pensez-vous que la FACF veille la sparation des tches dans des activits sensibles ?

Lesquelles .................................................................................................................
23.

Disposez-vous dune procdure teste de reprise des activits aprs sinistre ?

24.

Les pices comptables sont-elles conserves et archives en scurit conformment


rglementation ?

25.

Livrez-vous des clients qui ont un arrir de paiement ?

26.

Est-ce que vos services procdent tous les mois une analyse / justification des comptes
bilan ?

27.

Avez-vous des cas de double paiement des fournisseurs ?

28.

Les rapprochements bancaires sont-ils approuvs par un responsable ?

CAPACITE DE CREATIVITE DE LA FACF


(La FACF est elle une force de proposition ?)
29.

Pouvez-vous citer des exemples o la FACF a mis en place une ide innovante pour la
gestion ?

Citez les exemples .....................................................................................................


................................................................................................................................
................................................................................................................................

CAPACITE DALERTE ET DE TRAITEMENT DES INCIDENTS


(Votre dispositif permet-il de dtecter et traiter les incidents ?)
30.

Avez-vous eu des cas de dysfonctionnements importants dans la FACF dcouverts avec


retard ?

Citez les exemples .....................................................................................................


................................................................................................................................
................................................................................................................................
31.

La FACF dispose-t-elle dindicateurs de mesure de qualit des informations reues ?

32.

Le responsable de la FACF dirige-t-il un comit qualit ?

CAPACITE DOPTIMISATION DES RESSOURCES FINANCIERES

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

41.

33.

Considrez-vous que votre FACF fasse gagner de largent lentreprise ?

COUTS DE LA FONCTION
34.

Connaissez-vous le ratio des effectifs administratifs / comptables sur total effectif ?

Quel est-il ? ...............................................................................................................


35.

Connaissez-vous le ratio cot de la FACF / Chiffre daffaires ?

Quel est-il ? ...............................................................................................................


36.

Comment pensez-vous vous situer par rapport vos concurrents

meilleur
quivalent
plus mauvais

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

42.

Tableau de synthse
Questions

Rubriques

Nombre Nombre Nombre


de
de
de
rponses rponses rponses
+
-

Satisfaction
client
10-11

Pertinence adquation
informations

12-13

Priodicit, dlai de
production rsultats

29

Capacit de crativit de la
FACF

33

Capacit doptimisation
ressources fin

15 20

Qualit du systme
dinformation

21 28

Scurit contrle internes

14

Conformit rglementation
fiscale

30 32

Capacit dalerte, traitement


incidents

Connaissance activits FACF

17

24

Position de la FACF

5-6

Prennit des organisations

79

Gestion de personnel

Cots de la FACF

Matrise
processus

Management

Cots
34 36
Total

51

Nota :
Le positionnement favorable ou dfavorable (+ ou -) des rponses aux questions 10, 11,
12, 13 et 36 devra tre fait en tenant compte du contexte de lentreprise
GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

43.

GUIDE METHODOLOGIE
DE DEMARCHE QUALITE

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

44.

Pralables la dmarche qualit


La cration et le maintien de la qualit dans un organisme dpendent dune
approche systmatique de la gestion de la qualit ayant pour but de garantir que les
besoins du client sont compris et satisfaits. Lapplication russie de la gestion de la
qualit un service offre dimportantes potentialits damlioration : la ralisation du
service et la satisfaction du client, la productivit, lefficacit et la rduction des
cots (introduction de la norme ISO 9004).
Le Responsable Administratif, Comptable et Financier dsireux dengager une
dmarche qualit au sein de la FACF, pour en retirer les avantages rappels ci-dessus,
devra viser la mise en place et le fonctionnement efficace, au bnfice des utilisateurs,
des divers processus couverts par la fonction administrative, comptable et financire.
Le chapitre prcdant de ce document qui propose un dcoupage de la FACF en 17
processus dtermins de faon consensuelle par un groupe de professionnels, est
destin servir de base de travail.
Sans prtendre prsenter une mthodologie complte de la dmarche qualit qui
demanderait un dveloppement important et qui requiert une expertise particulire
pour tre mise en uvre, il apparat utile de prciser les choix initiaux quil convient
de faire.

Pourquoi mettre en uvre un systme de management par la qualit ?


Un responsable de fonction administrative, comptable et financire peut tre amen
se proccuper de la qualit dans le cadre dun projet qualit labor lchelle de
lentreprise auquel la FACF veut participer et sintgrer. Ce responsable peut
galement entreprendre une dmarche qualit propre la fonction administrative,
comptable et financire, indpendamment de tout projet dentreprise.
La Fonction administrative, comptable et financire, en tant que prestataire de
service , sinscrit tout fait dans la liste des activits dentreprise concernes par le
management par la qualit. En effet, dans cette fonction comme dans dautres, la
qualit doit, avant tout, tre perue comme la recherche de la satisfaction des
clients qui se concrtise par la qualit du service rendu.
Au del de cette ambition gnrale et de faon plus pragmatique, il est important que
le responsable dentreprise ou son conseil nonce clairement ce qui est attendu en
retour dun investissement en temps et en argent, dans ce domaine. Les retombes
positives dun systme de management de la qualit peuvent couvrir plusieurs
aspects. Il revient lentreprise de prciser celui ou ceux quelle souhaite privilgier
selon la nature des problmes rencontrs :

GT013

matrise des processus


rduction des dysfonctionnements
clarification des responsabilits des acteurs
cration de la documentation
remise en cause et simplification des modes opratoires
Dmarche qualit et fonction administrative,
comptable et financire de la PME

45.

rduction du cots de la fonction


valorisation de la fonction en interne et en externe
volont dintgrer les activits administratives, comptables et financires
dans la dmarche qualit du reste de lentreprise.

Quels processus mettre sous assurance qualit ?


La FACF regroupe plusieurs processus, que ce soit les 17 processus proposs dans ce
document ou une autre cartographie tablit par lentreprise. La dmarche qualit peut
couvrir lensemble ou une slection seulement de ceux ci. Le choix peut tre guid par
les considrations suivantes :

rceptivit plus ou moins grande des acteurs la dmarche qualit,


existence dun dbut de mise sous contrle du processus (existence
dindicateurs, dune documentation),
priorit donne la satisfaction des clients externes (administration des
ventes ),
priorit pour lamlioration de la qualit dun processus crucial dont les
dysfonctionnement sont graves.

Quel niveau viser par la dmarche qualit ?


La dmarche qualit peut tre progressive et sadapter aux ambitions et objectifs de
chacun. Trois niveaux peuvent tre envisags entre lesquels choisir :

Le niveau mise sous assurance qualit dun ou des processus


Lobjectif est la mise en place dun dispositif qui assure la qualit des diffrentes
prestations de la fonction. Limage dune socit peut tre ternie aussi bien par la
livraison dun produit dfectueux que par une facture errone, illisible, tardive,
comportant une rfrence client incorrecte
Les processus de la FACF se situent gnralement en aval des autres processus de
lentreprise. Ils subissent de ce fait les consquences de tous les dysfonctionnements
de lamont ce qui milite pou une claire dfinition des responsabilits, sous forme de
contrats de service, entre les entits qui grent les vnements et celles qui en
assurent la traduction administrative ou comptable.
Ces processus sont souvent complexes, intgrs et dpendant des applications
informatiques, ce qu ncessite une documentation sur les modes opratoires, les
rgles de traduction comptable etc.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

46.

Ces processus prsentent des dysfonctionnements qui sont souvent traits


ponctuellement. Dans le feu de laction, il est rare que les acteurs prennent le temps
de noter scrupuleusement les incidents informatiques ou de procdures. Ainsi, les
mmes causes produiront de nouveau les mmes effets plus tard. Do la ncessit de
mettre en place une boucle qualit de type PDCA (Plan, Do, Check, Act)
consistant lister ces dysfonctionnements, dfinir des mesures prventives, les
mettre en uvre et vrifier leurs effets.

Le niveau certification
La mise sous assurance qualit dun ou des processus de la fonction peut aller jusqu'
obtenir une attestation par un tiers extrieur de la bonne matrise de ceux ci, cest
la certification ISO 9000 qui sera dabord un challenge pour le management et les
acteurs de la fonction puis une reconnaissance de rigueur aux yeux des autres entits
de lentreprise.
A ce niveau, il convient alors de dcider du choix de la norme. A ce jour, le choix doit
porter sur lune des trois normes ISO existant : 9003, 9002, 9001, sachant que la
dmarche peut tre progressive et qu e la dernire est plus exigeante que les deux
premires.
La certification attribue par les auditeurs qualifis est valable pour une dure limite
dans le temps. Le dispositif devra donc tre maintenu afin que la FACF obtienne le
renouvellement de la certification.

Le niveau management par la qualit totale


Le management par la qualit totale va au del de la seule matrise des processus. Il
prend en compte des aspects complmentaires.
Lcoute de la clientle ou de lutilisateur, au quotidien mais aussi ds la conception de
nouveaux services, la mesure de sa satisfaction, lobservation des bonnes pratiques
chez les autres.
Lcoute du personnel, sa mobilisation pour mettre en place de solutions innovantes et
la rcompense pour les rsultats obtenus.
Lengagement de la direction pour une stratgie qualit, matrialise, au del du
discours, par des objectifs prcis et mesurables.
Une fois ces choix initiaux raliss, les tapes de la mise sous assurance qualit dun
ou plusieurs processus peuvent tre droules.

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

47.

La dmarche de mise sous assurance qualit


dun ou plusieurs processus
de la Fonction administrative, comptable et financire

Guide mthodologique
Niveau : Mise sous assurance qualit

1. Lancement du projet qualit

Affirmation de lengagement de la Direction Gnrale ou du responsable de la


fonction en matire de qualit
Dsignation dun animateur qualit et constitution dun groupe de travail
Action de sensibilisation de tous les acteurs du processus et formation des
membres du groupe de travail aux concepts de la qualit
Communication lintrieur et lextrieur de la fonction sur les intentions du
projet qualit

2. Analyse du ou des processus

Identification du processus choisi ou, dans le cas dun projet couvrant


lensemble de la FACF, dcoupage de celle ci en plusieurs processus (voir les
17 processus proposs),
Identification des clients, de leurs attentes, de leur vision de la qualit de
chaque processus et de leurs dysfonctionnements,
Identification des fournisseurs internes ou externes de chaque processus et
premiers diagnostics sur la qualit de leurs prestations, sur le niveau de
contractualisation des relations, sur les attentes de la FACF leur gard,
Description du ou des processus (remploi possible de la documentation
existante),
Contractualisation des relations avec les fournisseurs, choix avec ceux-ci
dindicateurs qualit,

3. Mise en place du systme de management par la qualit

GT013

Dsignation du responsable de chaque processus


Mise en place dun tableau de bord qualit, choix dindicateurs internes de
qualit et de performance, relatifs aux modes opratoires de chaque
processus
Identification des dysfonctionnements de chaque processus (audit, autodiagnostic )
Etablissement de plan dactions correctifs et prventifs
Suivi de la correction des dysfonctionnements
Etablissement dun plan daudit qualit
Cration dun Comit Qualit et fixation de la priodicit des revues qualit
Dmarche qualit et fonction administrative,
comptable et financire de la PME

48.

Niveau : Certification

4. Activits relatives la certification (cas du chois de la


certification)

Choix de lorganisme certificateur


Etablissement du planning dintervention des auditeurs
Mise au point de lensemble de la documentation du manuel qualit
prsenter aux auditeurs
Ralisation daudits blanc
Ralisation de laudit de certification

5. Activits relatives la maintenance de la certification

GT013

Un certificat ISO est dlivr pour une dure de trois ans, avec, chaque anne
un audit de lorganisme certificateur pour vrifier la conformit des
procdures dassurance qualit la documentation existante.

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

49.

Publications de lOQC

Comment raliser le diagnostic qualit dun service comptable

Rsultats de lenqute benchmarking de La Fonction comptable des grandes entreprises (1997)


:

La fonction comptable dans les grandes entreprises Industrie & Service

Questionnaire denqute benchmarking de la Fonction comptable du secteur Industrie et


Service :

La fonction comptable dans les tablissements de crdit (1999) :

Questionnaire denqute benchmarking de la Fonction comptable des tablissements de crdit


(1999) :

Processus Consolidation- tude benchmarking (1998) :

Processus Achats fournisseurs - tude benchmarking (1998) :

Rapport de synthse du groupe benchmarking sur les bonnes pratiques concernant le


processus Achats fournisseurs. 150

La fonction comptable dans les socits dassurance

Dmarche qualit et Fonction administrative, comptable et financire de la PME

Relations DAF / Expert-comptable :

Enqute qualit auprs des dirigeants de PME

Guide de lecture des normes ISO 9000 lusage de la Fonction comptable :

Fonction comptable : lvaluation de la qualit

Assises 2000 Vers une conomie globale en rseau (dossier complet)

Assises 2000 Atelier 1 : la cration de valeur une mode phmre ou une culture dentreprise

Assises 2000 Atelier 2 : dmarche de progrs et management par la qualit

Assises 2000 Atelier 3 : Responsables comptables, qui tes vous ? o allez vous ?

Assises 2000 Atelier 4 : Le benchmarking de la fonction comptable

Assises 2000 Atelier 5 : externalisation et services partags

Assises 2000 Atelier 6 : Impact des nouvelles technologies

Dtail des publications de lOQC sur le site :


www.qualite-comptable.com

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

50.

Secrtariat gnral
153 rue de Courcelles 75817 Paris Cedex 17
Tel. : 01 44 15 60 66 Fax : 01 44 15 90 05
E-mail : oqc@cs.experts-comptables.org
Site Internet : www.qualite-comptable.com

GT013

Dmarche qualit et fonction administrative,


comptable et financire de la PME

51.

Vous aimerez peut-être aussi