Vous êtes sur la page 1sur 87

Stage dapplication : 2001/2002

SOMMAIRE
Remerciement
Avant propos
Introduction
gnrale
..5
Partie I : Cadre gnrale du thme 6
I Aspects thoriques gnraux sur la gestion des stocks .6
A- Cheminement dun article stock 6
B- La fonction approvisionnement 6
CPolitique achat..6
D- Gnralits sur les stocks.6
1. Dfinition du stock .. .7
2. Types de stocks. .. 7
3. L'organisation des locaux de stockage .. 7
4. mouvement de stocks ..8
5. Le choix de la nomenclature .8
6. Cots relatifs aux approvisionnements ..8
E- Outils et mthodes9
1. La mthode ABC.9
2. MRP9
I Prsentation gnrale du SAP11
A Gnralits sur la gestion de stocks assiste par ordinateur 12
B SAP : Gnralits 12
1- Architecture du SAP12
2- Notion dintgrit dans SAP 12
3- Modules du SAP 13
Partie II : Gestion de stock assiste par SAP. 13
I - Le module MM dans SAP14
II - Composantes du module MM .14
II.1 Le module Achats 14
II.2 - Gestion des stocks .14
II.3 - Gestion des magasins14
II.4 - Contrle des factures .14
II.5- processus complmentaires dans les Achats et stocks15
II.6 - Systme dinformation achats :15
III - Relation du module avec autres modules .15
III.1 - Comptabilit financire (FI) .15
III.2 - Contrle de gestion (CO) .15
III.3 - Comptabilit des immobilisations (AM)..16
III.4 - Gestion des projets (PS) ..16
Paragraphe II : Les applications du module dans la gestion de stocks :16

I - Applications relatives aux flux de stocks :..16


I.1 Rception :..16
I.1.1-Rceptionner un bien..17
I.1.2-Bloquer/bloquer une rception18
I.1.3-Retourner un bien chez un fournisseur.21
Gestion des stocks assiste par SAP

Stage dapplication : 2001/2002

I.1.4-Saisir une feuille de service24


I.1.5-Rceptionner un service25
I.1.6-Annuler un document article..26
I.1.7-Rechercher un document article28
I.1.8-Afficher l'tat dynamique des stocks.30
I.1.9-Grer le tableau de bord magasinier..33
I.2 Inventaire :....35
I.2.1 - crer un document inventaire.36
I.2.2 - enregistrer le comptage de l'inventaire..36
I.3 Mouvement des stocks :.42
I.3.1- Sortir un article :44
I.3.1.1- sur centre de cot..44
I.3.1.2- sur rservation..44
I.3.1.3- sortir un stock de consignation....46
I.3.1.4- sortir un article pour revente..48
I.3.2. Transfert d'articles :..50
I.3.2.1 - vers un autre article....51
I.3.2.2 - vers un autre site....51
I.3.2.3 - entre deux emplacements..53
I.3.2.4 - transfert de type de stock...53
II. Traitement des demandes dachat :....55
II.1Gnralits sur la DA : ..57
II.1.1 type des demandes dachat...59
II.1.2 types de postes autorises ..59
II.1.3 types d ' imputations dans la DA.59
II.2 - les diffrentes tapes de la demande d'achat .59
II.3 du lancement lapprobation de la DA60
II.3.1 Approuver une demande dachat .63
II.4 Oprations sur la DA........ ..69
II.4.1 Rechercher une demande d'achat..69
II.4.2Afficher des listes de demande d'achat ..74
III. Outils d'analyse.76
I.1 ABC..76
I.2 - Dprciation des stocks80
Conclusion gnrale
Annexes

Gestion des stocks assiste par SAP

Stage dapplication : 2001/2002

REMERCIEMENT

Le prsent rapport n'aurait pu tre ralis sans la collaboration de certaines


personnes. J'aimerais bien, cette occasion, leur exprimer ma gratitude et ma
reconnaissance, notamment :
M. ZERROUKI : Directeur de l'usine Oujda.
M. KERCHAOUI : mon encadrant professionnel.
M. SECCOULI : responsable de la formation.
Gestion des stocks assiste par SAP

Stage dapplication : 2001/2002

M. Z. DYAS : magasinier.
M. C. HEDDAD : attach au magasin.
Mlle H. SAADI : secrtaire du service.
Ainsi que tout le personnel charg de la distribution.
Je tiens remercier, galement, Monsieur Youssef MERYOUH, mon
encadrant pdagogique qui accept aimablement ma demande dencadrement.
Je prie tous ceux que je nai pu citer, de bien vouloir m'excuser. Mais, s'ils
ne sont pas sur la feuille, ils sont dans le cur.

AVANT PROPOS
La formation par l'action, une valeur parmi d'autres, est perue comme le
point angulaire de la formation au sein des grandes coles de management.
L'Ecole Nationale de Commerce et de Gestion de Tanger n'en fait pas l'exception
et ne cesse de donner de l'importance cette valeur.
En effet, aprs un stage d'initiation effectuer l'issue de la deuxime
anne, les lves de l'cole sont invits passer, la fin de la troisime anne,
un stage d'application dont la vocation est de dvelopper un thme relatif un
des domaines faisant l'objet de la formation de l'tudiant.
La formation par les stages a pour intrt, bien videment, de
conjonctionner les deux axes de toute formation : le thorique / acadmique et la
pratique / professionnel pour bien assimiler les diffrents aspects et mcanismes
de la vie des entreprises loin de la thorie qui reste insuffisante pour comprendre
une telle vie.
Gestion des stocks assiste par SAP

Stage dapplication : 2001/2002

Cela dit, il reste un autre point dterminent pour la russite d'un stage;
c'est la collaboration des entreprises et des autres partenaires conomiques.
Cette collaboration peut prendre diffrentes formes, notamment par l'offre de
stage aux tudiants qui trouvent souvent trop de difficults pour dcrocher un
stage. Par ailleurs, le stagiaire, qui par nature manque encore de lexprience,
devrait tre suivi et encadr durant son stage pour en profiter au mieux. Ce suivi
se manifeste par la fourniture des informations et de la documentation ncessaire
d'une part, et par l'orientation et le conseil d'autre part.
Encore faut-il insister sur la ncessit de btir des relations de partenariat
entre les entreprises et les coles de management. Ce partenariat doit permettre
d'changer le fruit des recherches et des expriences de chacun des partenaires
et d'exprimer les besoins et les attentes dans l'objectif d'une amlioration
continue.

INTRODUCTION GENERALE
Pour survivre et se dvelopper dans le contexte conomique actuel, toute entreprise se doit
amliorer la qualit du service rendu sa clientle et simultanment de rduire les cots de revient. La
matrise des cots constitue l'un des lments essentiels pour atteindre ces deux objectifs, souvent
antagonistes.
En effet, le stock et lapprovisionnement psent encore trop sur les finances des entreprises,
surtout celle du secteur de transformation notamment pour le secteur cimentier. D'o la ncessit de
rduire les stocks sans, toutefois, dpasser les seuils desquels, il ne serait possible, pour lentreprise
satisfaire la demande.
Le traitement des diffrents paramtres de gestion relatifs aux stocks et aux
approvisionnements se rvle complexe et fastidieux cause du formalisme mathmatique quil exige
et du nombre, en gnral trs lev d'articles stocks.
Seule l'informatique permet d'envisager de faon raliste un tel traitement, indispensable pour
optimiser au mieux la gestion des stocks.
Gestion des stocks assiste par SAP

Stage dapplication : 2001/2002

Dans cet esprit d'analyse, la socit : les Ciments de l'Oriental s'est investie dans
l'informatisation de sa gestion il y longtemps. Cette orientation s'est enrichie plus avec la prise de
contrle de la socit par le premier groupe mondial suisse dans le secteur cimentier " Holder-bank"
dont la nomination va devenir "Holcim". La socit travaillait avec le systme informatique DPX
jusqu'au juillet 1998, date de l'introduction du nouveau progiciel SAP. Ce systme couvre l'ensemble
des fonctions de gestion de la socit.
Ce propos comprend deux grandes parties : la premire partie traite dans un premier temps
certains aspects thoriques de la gestion des stocks et dans un second une prsentation gnrale du
progiciel SAP. Quant la deuxime partie, elle est rserve aux applications de la gestion de stocks
dans SAP.
Il reste signaler que la partie prsentatrive de la socit est absente du fait que ceci est dj
fait dans le stage d'initiation effectu dans la mme socit.

Partie I : Cadre gnral du thme :


I Aspects thoriques gnraux sur la gestion des stocks :
AB-

Cheminement dun article stock :


La fonction approvisionnement :
La fonction approvisionnement assure la gestion des flux de biens et de services qui entrent dans
l'entreprise.
Le service achat de l'entreprise est charg de l'approvisionnement en matires et en composantes. Il
peut comporter plusieurs sections : recherche de fournisseurs, commandes, livraison avec le magasin.
Le travail est effectu par des acheteurs et du personnel administratif.
Dans le cas gnral, le processus d'approvisionnement se droule donc comme suit :
- consultation de divers fournisseurs;
- slection des offres les plus intressantes;
- commandes;
- surveillance des dlais de livraison;
- livraison et rception de la marchandise;
- Rception et contrle des biens livrs et de la facture.
Les flux d'information qui caractrisent le processus d'approvisionnement ont des support
varis :
- documents commerciaux d'usage courant dans les entreprises : bon de commande, bon de
livraison, bon de rception;
- lettre commerciales, catalogues, tarifs et documentation diverse ;
- tlcommunications.
La stratgie d'approvisionnement dtermine les normes suivre en ce qui concerne les achats
et la gestion des stocks. Cette fonction joue un rle fondamental dans les entreprises industrielles et de
Gestion des stocks assiste par SAP

Stage dapplication : 2001/2002

distribution o les cots d'approvisionnements et la qualit des matires ou produits sont deux facteurs
dterminants.
Le responsable d'achats doit connatre prcisment quand il faut dclencher une commande et
savoir les besoins rels de l'entreprise compte tenu des dlais de livraison et des diffrents niveaux de
stock.
Une rupture de stock peut impliquer des pertes importantes. Ces pertes peuvent mme
entraner une rgression de l'entreprise sur son march, si elle n'est pas capable de rpondre aux
besoins de ses consommateurs d'une manire ou d'une autre.
CPolitique achat :
1. La dcision d'achat :
1.1 Le choix des fournisseurs :
La politique d'approvisionnement de l'entreprise dtermine les normes suivre pour les
oprations d'achat et la gestion des stocks, ainsi que les autres oprations qui suivent l'acte d'achat.
Le responsable d'achats doit connatre entirement ses fournisseurs actuels et ceux potentiels.
Les fournisseurs habituels sont prsents dans des fichiers sous forme de base de donnes. Les
fournisseurs potentiels sont arrivs sur le march avec des propositions susceptibles de changer les
fournisseurs actuels. C'est pourquoi, le responsable d'achats doit tre parfaitement inform de
l'volution du march des fournisseurs. Habituellement, l'actualisation des ces informations est fait par
la mise jour de la documentation portant sur les diffrents fournisseurs.
La connaissance du march amont des fournisseurs s'effectue par divers moyens : annuaires,
catalogues, revues, notices, documents divers, contact avec les reprsentants...
Par ailleurs, le responsable doit valuer les potentialits de chaque fournisseur, c'est dire ses
capacits honorer ses engagements, respecter les conditions prvues.
1.2. La dcision d'achats :
Elle est gnralement prise sur la base d'une analyse comparative tablie partir des
diffrentes propositions faites par les fournisseurs. Cette dcision tient particulirement compte des
objectifs fixs : la qualit exige, le prix, la rgularit des livraisons et le dlai de la livraison, les
services aprs vente et les conditions de paiement.
Certaines entreprises gardent les mmes fournisseurs. les oprations d'achats sont directement
communiques travers le systme informatique de l'entreprise, par exemple et la facturation est
automatiquement excute et le compte client est mis jouir en mme temps.
- La ralisation d'achat :
La ralisation d'achat est effectue en plusieurs tapes, qui gnralement les suivantes :
rdaction, en plusieurs exemplaires, d'un bon de commande;
surveillance des dlais de livraison des fournisseurs pour viter toute rupture (relances
ventuelles);
rdaction, la livraison, d'un bon de rception;
contrle, la rception, de la quantit fournie, de la qualit des articles et leur conformit
la commande;
vrification du contenu de la facture et ladresser ensuite aux services concerns (financier
et comptable);
les marchandises sont prises en charge par le service responsable de stockage.
Le bon de commande et le bon de livraison sont deux documents importants pour le contrle
des produits livrs. En plus, deux autres documents, le bon de rception et la facture sont les
documents en usage dans la plupart des entreprises.
Gestion des stocks assiste par SAP

Stage dapplication : 2001/2002

Nous pouvons remarquer que pour certaines entreprises, acheter des approvisionnements,
produire et grer des stocks ne sont pas des activits spares, mais trois aspects d'une mme fonction :
matriser un flux de biens afin de raliser un objectif de vente.
DGnralits sur les stocks :
1. Dfinition du stock :
Une quantit de biens, accumuls dans l'attente d'une utilisation, en vue d'harmoniser un flux
d'entre et un flux de sortie dont les rythmes sont diffrents.
Tous les secteurs d'activits font appel des rserves plus au moins importants des stocks afin
d'assurer la continuit de leur activit. Les stocks jouent gnralement un rle de rservoir tampon
entre un flux d'entre (constitus par les produits livrs ) et un flux de sortie ( constitu par la demande
des clients).
Les deux flux peuvent, pour des raisons diverses, prsenter des ingalits de dbit
(accroissement de consommation, retard de livraison,). Ce rservoir tampon permet donc d'apporter
une certaine souplesse au fonctionnement de toute entreprise.
2. Types de stocks :
Dans le jargon de la profession, on distingue diffrents niveaux de stock :
stock minimum ou d'alerte (ou point de commande ou de couverture ) :c'est le niveau de
stock servant dclencher un rapprovisionnement. c'est le niveau de stockage qui permet
de dterminer le point de commande pour les consommations rgulires.
stock de scurit ou de protection : le niveau de stock disponible pour rpondre des
situations imprvues telles que retard d'approvisionnement ou commandes exceptionnelles.
stock maximum :le niveau de stock qui correspond la capacit physique maximale de
stockage. Au dessus de ce seuil, le stockage devient onreux.
stock tampon ou stock dlai : permet une consommation normale pendant le dlai de
rapprovisionnement.
stock mort ou dormant : correspond des produits stocks sans sortie depuis un certain
temps. S'il s'agit de produits finis, on les appelles particulirement rossignols, et ils sont soit
solds soit dtruits.
stock disponible :niveau de stocks qui correspond au stock existant additionn des entres
prvisionnelles et diminu des sorties prvisionnelles.
3. L'organisation des locaux de stockage :
Les locaux de stockage, o sont stocks les articles en attente d 'utilisation, peuvent tre diviss
en plusieurs sections et l'intrieur de ces dernires les articles peuvent tre placs dans des rangs
tiquets.
La premire tche du gestionnaire des stocks est celle du choix des locaux de stockage
(magasins). Ce choix est fonction des cots, des besoins de conditionnement propres aux articles
(ventilations, chaleur, lumire,) et de la commodit d'utilisation. Ce dernier paramtre est essentiel
puisque le nombre d'accidents du travail dus aux manipulations des stocks est trs important.
L'organisation du magasin doit tre rationnelle et pratique : attribution d'une place chaque
article, utilisation de nomenclature des numros de rfrence. Les documents, gnralement,
utiliss sont :
- le bon d'entre : qui peut tre remplac par un bon de rception ;
- la fiche de stocks : qui indique les mouvements de stocks et indique donc la quantit
d'articles en stock;
- le bon de sortie : qui peut tre remplac par dans le cas de produits vendus la clientle.
Gestion des stocks assiste par SAP

Stage dapplication : 2001/2002

4. mouvement de stocks :
Il faut contrler le mouvement des diffrents niveaux de stock, c'est ce qu'on appelle la
constatations des mouvements de stocks. Selon la quantit de produits en stock, cet examen rgulier
sera fait soit par des fiches de stock, soit par des graphiques, soit par recours l'informatique.
Actuellement, les entreprises ont en fait choisi l'informatisation des la gestion des stocks
(gestion des stocks assiste par ordinateur, objet de ce thme ), cette solution facilite le contrle, assure
son efficacit un cot et temps minimums. La gestion des stocks a largement bnficie de
l'introduction de l'informatique, qui permet une gestion plus rationnelle.
5. Le choix de la nomenclature :
La codification consiste transformer une information exprime en langage humain pour la
prsenter sous forme plus simple et plus condense : le code. Le code est un ensemble de chiffres et/ou
de lettres.
La codification permet, ainsi, d'individualiser les articles, d'une part, et de les localiser
facilement d'autre part. l'utilisation de l'informatique facilite la procdure de codification et
d'identification des produits.
Pour la codification, il existe plusieurs type de nomenclatures :
Codification numrique : elle consiste affecter un chiffre pour reprsenter chaque
caractristique de l'information initiale.
Codification alphabtique : elle consiste rpertorier les produits par des lettres. Cette
codification est assez limite.
Codification alphanumrique : elle consiste affecter une lettre certaines caractristiques,
un chiffre d'autres.
Codes personnels : ils sont cres par l'utilisateur qui seul en connat la signification.
Codes normaliss : ils sont connus par tous les utilisateurs.
6. Cots relatifs aux approvisionnements :
La conception financire est retenue pour valoriser les stocks lors de travaux annuels
d'inventaire et aussi peut servir calculer un cot conomique ensuite intgr dans des modles
destins minimiser l'ensemble des charges affrents aux approvisionnements et leur stockage.
On distingue plusieurs composantes dans les cots :
le cot d'obtention des commandes (cot de passation ou d'approvisionnement ou
d'acquisition) : c'est l'ensemble des charges relatives l'obtention des commandes. Ce cot
est fonction du nombre de commandes. Il comprend :
- les frais de services utiliss : de courrier, de tlphone, de fax, de dplacements
- le suivi des commandes aux spcifications particulires que les services doivent contrler
chez le fournisseur;
- les fris inhrents l'mission d'un bon de commande, au transport, la rception et
l'inspection des quantits et de la qualit;
- frais de traitement informatique, fournitures consommes,
- salaires des employs
Ces cots sont en gnral fixes, cest dire, qu'ils sont indpendants de la quantit commande.
Le cot de possession ou de stockage : c'est l'ensemble des cots relatifs au cot de
possession du stock qui s'exprime comme un taux annuel de possession appliqu sur la
valeur du stock moyen. Il comprend :
- cot d loyer ou dotations aux amortissements des magasins et des aires de stockage;
Gestion des stocks assiste par SAP

Stage dapplication : 2001/2002

cot d'entretien des locaux, d'lectricit, de chauffage, d'assurance, de climatisation, des


frais spcifiques lis la nature du produit;
- cot du personnel : il tient compte de toutes les personnes qui participent la bonne
marche des locaux de stockage;
- dotations aux amortissements des matriels et outillage de stockage et de manutention :
rayonnage, chariots lvateur,
- cot de pertes sur stocks : vols, dtrioration, usure et obsolescence,
Cot de rupture ou de pnurie de stock :
- cot de l'arrt momentan des chanes de production lorsqu ' il s'agit de rupture de matires
premires;
- manque gagner sur des ventes non ralises lorsqu'il s'agit de rupture des stocks de
marchandises.
EOutils et mthodes :
1. La mthode ABC :
1.1 But :
L'objectif de la mthode est d'tablir un modle de gestion et d'analyse appropri l'importance
des articles stocks. Il vise aider le gestionnaire consacrer plus d'attention aux units
importantes d'un groupe.
Les entreprises ayant plusieurs dizaines, centaines ou milliers d'articles en stocks ne gnrent
pas individuellement chacun d'entre eux. Les commandes peuvent tre classes par groupe
d'articles,, selon les critres suivants :
* le fournisseur;
* la nature de l'article stock;
* la valeur de consommation des articles en stock pendant une priode. Dans ce cas, on divise
cls articles en trois catgories : A, B, C.
1.2 principe gnral :
La premire tape d'un plan d'action ax sur une gestion efficace des stocks est de diviser tous les
produits stocks en tris groupes distincts : A, B, C. Cette classification permet au gestionnaire de
prendre des dcisions dont l'importance et l'impact varient selon le groupe de produits.
Tous les produits stocks sont classs dans l'ordre dcroissant de leur cot pour une priode
dtermine. Cette classification permet d'observer qu'un nombre limit de rfrences stockes
correspond un pourcentage important du cot total du stock.
Les critres de classification sont (la mthode implique que le critre retenu soit chiffrable ) :
- La valeur d'utilisation annuelle d'un article (ceci met l'accent sue les articles forte demande
interne ou externe ).
- La valeur moyenne des articles dtenus en stocks (ceci suppose qu'un effort pour les articles qui
reprsentent un investissement financier important ).
Autre classements :
- Cas des stocks de production : contribution des articles sur le montant global des articles
consomms;
- Cas des stocks de distribution ou stocks commerciaux : contribution des articles sur le chiffre
d'affaire de l'entreprise.
Classe
Consommation %

A
75 85

Gestion des stocks assiste par SAP

B
10 20

C
5 10

10

Stage dapplication : 2001/2002

Nombre d'articles %

15 25

25 35

50 60

La classe A : runit les articles stocks qui reprsentent un cot pour l'entreprise. Aussi, faut-il
choisir, pour ce groupe une gestion trs prcise. On emploi les meilleurs modles de prvision d la
demande et de la gestion des stocks. On ralise un inventaire permanent afin d'viter tout
accroissement des cots. Enfin, on fait des contrles plus rigoureux pour les articles A.
gnralement, l'utilisation de l'informatique est conseille, surtout si on gre un grand nombre
d'articles. De ce fait, toute dfaillance dans la gestion de ce groupe peut entraner des pertes
considrables.
La classe B : runit les articles intermdiaires du point de vue de leurs participation au cot total de
stockage, ils sont moins important que ceux de la classe A. Pour ce groupe, il faut adopter une
gestion plus simple, sans pour autant le ngliger. Les articles B sont grs suivant des systmes
mixtes (les techniques et les moyens de contrle utiliss chevauchent parfois la classe A, parfois la
classe C ).
La classe C : regroupe la plus grande partie des rfrences stockes mais qui regroupe un faible
pourcentage du cot total de stockage. Les articles V sont considrs par le gestionnaire comme les
moins importants, leur stock de scurit est lev. Pour ce groupe, la mthode ABC conseille
simplement de contrler le niveau du stock minimum ou stock d'alerte pour dclencher la
commande.
On constate, dans la pratique qu'on ne peut pas toujours classer les articles selon cette
typologie et, parfois, certains articles trs proches par leur cot se trouvent dans des groupes distincts.
Les entreprises adaptent la mthode ABC leurs besoins et ne respectent par toujours les
pourcentages proposs. Cependant, elles tiennent en compte des indications en ce qui concerne la
manire de grer les diffrentes classes.
Il se peut que la mthode ABC ne met pas en vidence l'aspect stratgique de certains
composants en stock, en particulier dans le cas o ils font partie de nomenclatures complexes et o ils
sont dispensables au montage des composants, sous-ensembles et ensembles de produits. Ces
composants stratgiques doivent tre grs, comme les articles de la classe A.

2. le MRP :
Le MRP est un concept de gestion de production mise au point aux EUA dans les annes
1965. MRP signifiait au dpart : Materials Requirement Planning. Cependant, lvolution du concept
au fil des annes a pouss les promoteurs de cette mthode faire voluer son nom pour lappeler
Manufacturing Resources Planning (MRP-2).
A lorigine, le MRP avait pour but de transformer un plan de production en produits vendus
en plan dapprovisionnement de composants. Ceci dcoulait d(une explosion des besoins par
exploitation des nomenclatures et transformation des besoins bruts en besoins nets aprs prise en
compte des stocks, des approvisionnements en cours, et application de rgles de gestion prdfinies.
2.1- Dfinition de la mthode :
A partir dun plan de production de produits finis, dcoulant lui-mme des prvisions
commerciales et du portefeuille des commandes, o calcule, grce aux nomenclature, les besoins bruts
consolids et chanciers dans le temps en composants lmentaires fabriquer ou acheter. Ces
besoins bruts deviennent des besoins nets en tenant en compte des stocks et des en-cours, et permettent
de calculer, grce aux gammes, les charges des moyens de production. Il sagit donc dun systme de
gestion prvisionnelle des matires et capacits.
2.2 Intrt de la mthode :
- Matriser la valeur des stocks ;
Gestion des stocks assiste par SAP

11

Stage dapplication : 2001/2002

Matriser les dlais des commandes ;


Prvenir les vnements et par consquent de prendre les dcisions qui simposent :
investissement, recrutement, remaniement des horaires ;
- Amliorer lorganisation des circuits dinformation dans lentreprise.
2.2 Architecture du MRP-2 :
Le plan industriel et commercial (PIC):
Il a pour objectif de formaliser le cap que suivra lentreprise dans les mois qui vont suivre. Il
est labor par famille de produits en tablissant un chancier sur les ventes et le niveau des stocks
sur une priode variable selon le type de fabrication.
Le programme directeur de production (PDP) :
Il dfinit la production de lentreprise pour les semaines venir. Cest un document de
dialogue indispensable (un contrat) entre le commercial et la production.
Le calcul des charges globales :
Ce calcul permet de vrifier globalement que les besoins planifis sont en accord avec la
capacit de lentreprise. Les dcisions doivent donc se prendre ce niveau.
Le calcul des besoins dpendants :
A partir de la production planifie par le PDP pour satisfaire les besoins indpendants, le
calcul des besoins permet de calculer les besoins dpendants qui en rsultent.
Calcul des charges dtailles :
Il faut vrifier que les charges induites par le calcul des besoins ne soient pas suprieurs la
capacit du poste considr, car si cest le cas, le dlai des pices passant sur ce poste sera allong et
entranera ncessairement des retards.
Suivi et contrle du flux de charge :
Cette tape permet de contrler sur les postes les plus importants que le dlai entre le moment
o une pice arrive sur un poste et le moment o elle quitte le poste, nest sensiblement diffrent du
dlai utilis dans le calcul des besoins.
Contrle des priorits :
Cette tape permet de contrler si lensemble des ordres de fabrication qui arrive sur un poste
est bien prsent au moment prvu par MRP. Le suivi doit permettre de mettre en vidence les
rordonnancent effectuer.

I Prsentation gnrale du SAP :


A Gnralits sur la gestion de stocks assiste par ordinateur :
B SAP : Gnralits :
La capacit de l'entreprise s'adapter rapidement aux nouvelles demandes des clients et aux
opportunits du march peut tre un avantage de comptitif ou un handicap. Cette constatation
s'applique particulirement la chane logistique.
L'entreprise a besoin dun systme logistique adaptable rapidement pour grer les
approvisionnements, la production, la vente et la distribution des produits et services. Les applications
du systme SAP R/3 du SAP offrent aux entreprises de pointe, quelle que soient leur taille, des
solutions visant accrotre leur productivit et leur qualit, tout en rduisant les cots et les temps de
production.
Le SAP offre un ventail complet les applications comprenant des finances, la fabrication, des
ressources humaines, des ventes, la distribution, et plus. Ces applications sont la plupart du temps
vises pour excuter de grandes entreprises telles que les compagnies de la fortune 1000. Les
installations des systmes de SAP prennent beaucoup de mois ou mme annes, parce que le systme
est extrmement complexe et est gnralement prcd par machination de processus d'affaires
Gestion des stocks assiste par SAP

12

Stage dapplication : 2001/2002

SAP est la premire socit mondiale dans le domaine des logiciels d'entreprise. Son sige se trouve
WOLLDORF, en Allemagne. Le dveloppement du SAP suivit le concept de l'intgration, qui
comprend les finances, les ressources humaines, la fabrication, la production et la vente, la gestion des
stocks.
Pourquoi SAP R/3:
R/3 signifie RUNTIME SYSTEM THREE , donc SAP est constitu d'un ensemble d'applications
mtirs , prpares pour un envirement Client/Serveur.
1- Architecture du SAP :
R/3 est une architecture client/serveur trois gradins. La couche prsentation standard est un client
mince, disponible travers plusieurs plates formes, y compris la MME. les Windows (3,1, 95 et NT).
Le cur du systme est dans la range moyenne - le serveur d'application. C'est o tous les milliers de
transactions rsident, crit en utilisant ABAP/4, SAP possdent 4GL. Les donnes de transaction et le
dictionnaire de donnes sont maintenus dans une base de donnes relationnelle (oracle, Informix,
Adabas, etc.), dans un schma trs complexe se composant d'environ 5.000 tables, qui doivent tre
consultes par l'intermdiaire des transactions pour viter le risque de violer l'intgrit de donnes..
L'architecture su systme SAP comprend trois niveau :
Niveau 1 :
Est un serveur de bases de donnes o sont stocks les enregistrements de tous les traitements
raliss (Suppression , Modification des donnes ).
La base de donnes (BD) du SAP compend plus de 12 000 tables qui sont lies les unes aux autres
par des relations appeles : joinctures. La relation entre les tables est connue sous le nom SGBD-R qui
signifie systme de gestion de base de donnes relationnel.
Les tables d'une BD dans un SGBD-R sont concues pour contenir un champ unique , qui se
positionne sur un enregistrement qu'en peut le distinguer avec les autres , ce champ est appel (Clf
Primre ).
Les bases de donnes supports par SAP :
Microsoft SQL Server.
DB2/CS , DB2/400 , DB2 UDB .
Oracle .
Informix .
Dynamic Server .
Niveau 2 :
Le logique mtier ou le serveur d'application : est charg des fonctions administratives du SAP ,
comme la gestion des autorisations , par la limite des accs des utilisateurs pour certaines transactions
et la personalisation des profils des utilisateurs , ainsi que le contrle du systme.
Niveau 3 :
L'interface de l'utilisateur , ou le serveur de prsentation , qui permet d'afficher les crans que le
client (Mandant) les utilise , et cela bien sur d'aprs son profil .On parle sur l'interface graphique
utilisateur (GUI , Graphical User Inetrface ).
2- Notion dintgrit dans SAP :
Le SAP est compos par un ensemble d'applications informatiques qui sont lies entre elles. On
dfini, donc, la notion dintgrit entre les modules de ce progiciel par ce lien et cette interdpendance.
L'intgrit entre les modules implique que la modification dans un module entrane la modification
d'un ou d'autres modules, c'est dire qu'une criture gnre une autre.
En effet, R/3 gre la chane logistique en proposant des applications entirement intgres, chacune
comprend des chanes de processus troitement lis, qui couvrent toutes les applications du systme
R/3 sans discontinuit. La circulation des informations travers toute l'entreprise est ainsi simplifie et
acclre.
Gestion des stocks assiste par SAP

13

Stage dapplication : 2001/2002

En pratique, l'ordonnancement des moyens de production, les dcisions relatives la gestion de la


production, les prvisions de ventes et la planification du service client sont bass tout moment sur
des donnes cohrentes.
Puisque le systme R/3 lie logiquement les domaines connexes, il limine les procdures
redondantes: on ne saisit les donnes qu'une seule fois.
D'autre manire, l'intgration complte entre ces modules permet diffrents dpartements de la
socit de partager et de grer les mmes informations
3- Modules du SAP :
Les applications du SAP sont rpartis par des modules qui sont comme suit :
MM : Gestion des Articles .
SD
: Administration des Ventes .
PP
: Production .
QM
: Management qualit .
PM
: Maintenance .
FI
: Finance .
CO
: Contrle de Gstion .
IM
: Gestion des investissement .
TR
: Trsorerie .
EC
: Contrle de gestion d'entreprise .
RE
: Gestion des biens immobiliers .
PD
: Gestion du personnel .
WM :
Gestion des magasins

Partie II : Gestion de stock assiste par SAP :


I - Le module MM dans SAP:
Lapprovisionnement et le flux de matires premires et produits finis reprsentent un facteur
dcisif dans la russite dune entreprise. Une gestion efficace des achats et stocks garantit un flux de
matires, de produits et de services efficace sur lensemble de lentreprise, un cot raisonnable et
prvisible.
Lapplication achat et stocks (MM) de R/3 offre un jeu de fonctions intgr, susceptible de
couvrir la totalit des besoins de lentreprise. il comprend notamment le calcul des besoins, la gestion
des achats, la rception de marchandises, la gestion des emplacements de magasin , le contrle des
factures, lachat de services externes et le systme dinformation des achats.
Ces fonctions sont troitement intgres entre elles et avec le reste du systme R/3. Autrement
dit, toute opration dachat et stocks met immdiatement jour les donnes concernes dans les
domaines connexes et dans les autres applications R/3.

Gestion des stocks assiste par SAP

14

Stage dapplication : 2001/2002

II - Composantes du module MM :
II.1 Le module Achats :
Les plannings bass sur les consommations fournissent des propositions de demande d'achat
la minute, en se basant sur les niveaux de rapprovisionnement ou sur les prvisions. Les applications
logistiques, c'est--dire Ventes et distribution, Maintenance, Gestion de production et Systme de
gestion de projets peuvent galement faire appel un approvisionnement externe des articles. Les
diffrents services peuvent, en outre, saisir manuellement les demandes d'achat.
Le systme transmet directement les demandes d'achat au service Achats, qui les transforme en
commandes. Les acheteurs disposent de nombreux outils trs sophistiqus allant des donnes de base
d'achat des appels d'offres, en passant par les devis et les contrats - cadres. On peut, par exemple,
comparer les prix lors du processus d'approvisionnement ou automatiser la slection du vendeur ou le
processus de cration d'une commande. Les fonctions valuation des fournisseurs slectionnent les
meilleurs fournisseurs en s'appuyant sur les critres de choix retenus par le service.
Cette composante offre, galement, la possibilit de demander ce que les documents de
commande fassent partie d'une procdure de lancement ou d'approbation de commande. Les
oprations d'achat sont valides par des personnes autorises, l'aide d'une signature lectronique. Les
commandes et les plannings de livraison sont transmis aux fournisseurs soit sur papier, soit par voie
lectronique (par exemple par EDI). L'historique des commandes permet de contrler le statut des
commandes et de garder la trace des livraisons et des factures dj reues.
II.2 - Gestion des stocks :
Les stocks sont grs par le module Gestion des stocks, en se basant sur leur valeur et leurs
quantits. Cette composante gre les types courants de documents de gestion de stocks, entre, sortie
et transfert, et permet de grer des stocks spciaux (lots, stocks de consignation, stocks de projet,
emballages consigns et composants stocks chez les sous-traitants). Les critures de mouvements des
marchandises entranent une mise jour des donnes des modules Comptabilit financire,
Comptabilit des immobilisations et Contrle de gestion.
Lors de la ralisation de linventaire, quelqu en soit le type, le responsable peut se servir des
possibilits offertes par le systme, grce des outils trs pratiques permettant de saisir les donnes et
de raliser de nombreuses valuations automatiques.

II.3 - Gestion des magasins :


Le module Gestion des magasins (WM) offre une gestion souple et automatique des
mouvements de marchandises permettant de conserver une trace permanente de tous les articles
stocks dans des structures de magasins trs complexes. En utilisant des techniques trs performantes
d'entre et de sortie de stocks, WM optimisme les flux d'articles ainsi que la capacit des magasins et
permet de stocker les produits aux endroits les plus favorables, de manire ce qu'ils soient
disponibles lorsqu'on en a besoin.
Les possibilits d'interfaage de WM aux terminaux manuels, aux lecteurs de codes - barres et
aux systmes de stockage automatiques compltent les nombreux processus inclus dans le composant
WM.
II.4 - Contrle des factures :
Les factures reues sur papier ou par EDI sont automatiquement contrles par le systme. Lors
de la saisie d'une facture faisant rfrence une commande, le systme peut gnrer automatiquement
Gestion des stocks assiste par SAP

15

Stage dapplication : 2001/2002

la facture qu'il s'attend recevoir. Le paiement d'une facture est bloqu automatiquement si des
diffrences non autorises sont identifies, concernant par exemple la date de livraison, la quantit
livre ou le prix convenu.
La fonctionnalit Facturation automatique des entres de marchandises permet de traiter
entirement les factures des fournisseurs. Le systme cre priodiquement des factures bases sur les
marchandises reues et imputes aux commandes.
Le module Contrle des factures comporte une mthode spciale pour la saisie des factures
des fournisseurs, beaucoup plus rapide que les procdures standard.
II.5- processus complmentaires dans les Achats et stocks :
Le module MM comprend d'innombrables fonctions complmentaires qui aident adapter au
mieux le systme de gestion de stocks. Il permet dutiliser des fonctions de transfert de stocks pour
modliser des mouvements de stocks entre diffrentes units de production. Le module comporte
galement une option permettant la saisie des ordres de transfert de stocks avec ou sans ordre d'achat
ou de livraison.
Les activits de transport sont facilites par de nombreuses fonctions pour la dtermination du
point d'expdition ou la dfinition de l'acheminement. Les donnes ncessaires pour les activits
d'import et d'export (par exemple pour les dclarations en douane) peuvent tre prpares rapidement
pour rendre les processus de commerce extrieur efficaces et souples.
II.6 - Systme dinformation achats :
Le module Systme d'information des achats met la disposition des responsables tous les chiffres et
les faits ncessaires pour ngocier avec les fournisseurs. Il est possible de choisir les donnes qu on
souhaite intgrer dans les rapports et la manire dont on veut que l'information soit prsente. Le
module Contrle des stocks dtermine la valeur des stocks, calcule les taux de rotation des produits et
procde automatiquement des analyses. Le systme d'information permet d'identifier des tendances
et des dveloppements et de disposer des donnes ncessaires pour prendre les bonnes dcisions.
III - Relation du module avec autres modules :
Un flux constant d'articles ncessite une bonne communication entre tous les acteurs du
processus de fabrication. La transmission des informations ncessaires est assure par l'entire
intgration de la gestion des stocks dans le systme R/3 et par ses communications avec d'autres
modules R/3, dcrits ci-aprs.
III.1 - Comptabilit financire (FI) :
A chaque mouvement de marchandises (entres/sorties), la gestion des stocks en quantit e en
valeur entrane la mise jour non seulement des valeurs en stock dans la fiche article, mais aussi celle
des comptes correspondants en comptabilit financire. Cette opration est ralise par imputation
automatique, une procdure durant laquelle le systme dtermine les comptes concerns par les
mouvements de stock considrs.
III.2 - Contrle de gestion (CO) :
L'interface (appele Contrle de gestion)avec la comptabilit analytique est active en cas de
consommation d'articles (par exemple, lorsque des articles sont sortis pour divers objets d'imputation
tels que des ordres ou des centres de cot ).
La comptabilit analytique intervient galement lorsque les entres de marchandises sont
directement affectes aux centre de cots ou aux ordres.
III.3 - Comptabilit des immobilisations (AM) :
Gestion des stocks assiste par SAP

16

Stage dapplication : 2001/2002

Si des articles destins une immobilisation sont approvisionns de l'extrieur ou du


magasin/entrept, les mouvements de stock correspondants sont imputs au compte d'immobilisation.
Des postes sont alors cres dans la comptabilit des immobilisations.
III.4 - Gestion des projets (PS) :
Il est possible de rserver et de sortir des articles pour un projet donn, de mme qu'il est
possible de crer des stocks projet.
Paragraphe II : Les applications du module dans la gestion de stocks :
I - Applications relatives aux flux de stocks :
Il apparat ncessaire de prciser quelques notions souvent rencontres lors de manipulation des
diffrentes transactions. Il sagit entre autres de types darticles, la notion du lot, et le groupe de
marchandises.
Types :
La notion du stock fonde la base pour la gestion des articles, cette notion implique que les
articles sont grs selon quils sont stocks ou non. On distingue ainsi :
- les articles stocks (ZREC) :
Zones des articles rfrencs : les articles sont rfrencs, stocks et grs en quantit et en
valeur. Ils sont codifis par la classe 6.
- les articles rfrencs (ZEMB ou ZMOD) :
Zone des articles d'emballages : ce type concerne des articles rfrencs, non valoriss et
grs seulement en quantit tels les emballages et les modules. (ZEMB classe 2; ZMOD classe 1).
- les articles non stocks (ZNST)
Zone des articles non stocks : ne font l'objet de stockage, ils ne sont donc grs ni en
quantit, ni en valeur. Ce type concerne les gros consommables tels que les sacs, le gypse,...
Ils sont codifis par la classe 4.
Groupes de marchandises :
Signifie la famille des produits tels : les roulements, les rouleaux,...
Notion de lot :
Elle se fonde sur le cas o l'article est rpar ou bien dans le cas o il serait neuf.
Donc chaque article ncessite, selon son type, un emplacement dans les rayons du magasin gnral.

I.1 Rception :
Avant de prsenter les diffrentes applications relatives la rception, il convient de rappeler certains
principes de base ayant trait la rception.
Types de commandes :
Les types de commandes sont pilots par la combinaison du type de poste (service, sous-traitance,
) et la type dimputation (immobilisation, achat stock, ). Pour les imputations prvues, elles
sont comme suit :
commande dachat stock : imputation blanc ;
commande dachat direct : imputation K
commande dachat de service : type de poste D
commande dachat dinvestissement : imputation I
Gestion des stocks assiste par SAP

17

Stage dapplication : 2001/2002

Ainsi, pour la rception dune commande, il faut slectionner la commande et le type de mouvement
dsir dont voici les principaux code pour la rception :
101 : rception de marchandises codes sur SAP
102 : annulation de la rception
103 : blocage de la rception
104 : annulation du blocage
105 : dblocage dune rception
106 : annulation du dblocage
122 : retour de marchandises au fournisseur
les impacts dune rception de marchandises :
Mise jour du stock et cration du document article ;
Cration du document comptable F1 pour consigner la dette vis vis du fournisseur et
comptabiliser la charge ;
Cration du document comptable CO pour consigner la ralisation de lengagement de la dpense.
Le document article de rception :
Dans SAP, tout enregistrement de rception, galement pour toute autre transaction, dclenche
la cration dun document article qui constitue un recueil des informations relatives la cration et un
lien avec le document comptable F1 et CO.
Si on estime que le document article doit tre imprim ultrieurement, il faut cocher les
options dimpression lors de la saisie de la transaction.

I.1.1 Rceptionner un bien :


Pour les articles en stocks "magasin", la rception s'effectue au niveau d une division et d'un
magasin si l'on affecte, lors de la cration de l'article, celui-ci un magasin la marchandise peut entrer
dans les diffrents types de stocks disponibles, savoir:
1-stocks utilisation libre : si l'envoi est conforme et n'est pas soumis un contrle qualit, il est
disponible pour la consommation et valoris comptablement.
2-stocks en contrle qualit : l'envoi est soumis une rception qualitative avant d'tre disponible
pour la consommation. Le stock sera transfr dans le stock utilisation libre aprs le contrle qualit.
Ceci est automatique si le contrle qualit est prvu au niveau de la commande ou dans la fiche article.
Gestion des stocks assiste par SAP

18

Stage dapplication : 2001/2002

3-stock bloqu : il y a un litige concernant l'envoi, le stock sera transfr dans le stock utilisation
libre ou en contrle qualit aprs le rglement du litige. La transaction s'effectue de la mme manire
que le mouvement dcrit ci-aprs, la seule diffrence rside dans le code utilis.
Dans le cas d'un stock bloqu, le dblocage se fera aprs accord du demandeur.
L'utilisation du stock en contrle qualit et du stock bloqu ne bloque en rien le processus de
rglement de la facture.
Ces types de stocks sont aussi accessibles pour les commandes de consignation.
Quant aux articles en achat direct immobilis ou non (rfrencs ou pas), la rception s'effectue au
niveau de la division
*l'ensemble des donnes de rception est consign dans un document article avec pou tranche de
numros : de 10.000.000 29.999.999 .
L'utilisateurs : gestionnaire(s) du stocks, les rceptionnaires et les magasiniers.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des articles/ mouvement de stock/entre en
marchandise/sur commande/numro de commande connu.

Introduire les donnes de saisie dune entre.


(Ecran si le numro de commande est connu)

Gestion des stocks assiste par SAP

19

Stage dapplication : 2001/2002

Saisir pour chaque poste slectionn de la commande ( il faut cliquer sur les postes rceptionner ), les
quantits livres, le magasin, le n de lot et le type de stock dans lequel on entre la marchandise .

Cliquer sur reprendre

Gestion des stocks assiste par SAP

20

Stage dapplication : 2001/2002

Cliquer sur sauvegarder pour enregistrer le mouvement. En bas de l'cran apparat un


message qui donne le n du document article relatif la transaction.

I.1.2 BLOQUER ET DBLOQUER UNE RECEPTION :


Cette procdure est utilise systmatiquement pour les achats directs et ponctuellement pour les
achats stocks en cas de la rception.
Blocage d'une rception suite un litige : le systme enregistre la rception des marchandises sur
le site mais les considrent comme non disponibles et ne mouvemente pas les comptes comptables. Le
code correspondant est le code 103. Il est indispensable de renseigner le motif de blocage et un texte
expliquant pourquoi le blocage a t effectu dans ce cas.
Dbloquer une rception : permet de librer la marchandise et gnre les critures comptables.
Le code correspondant est 105. Il n'y a pas mettre de motif. La transaction gnre une criture
comptable, et rend, ainsi, les articles disponibles
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/mouvement de stock/entre en
marchandises/sur commande n de commande connu.

Gestion des stocks assiste par SAP

21

Stage dapplication : 2001/2002

Ecran de saisie d'une rception avec le code mouvement 103

Gestion des stocks assiste par SAP

22

Stage dapplication : 2001/2002

Cet cran permet de saisir , pour chaque poste slectionn de la commande, les quantits bloquer

Gestion des stocks assiste par SAP

23

Stage dapplication : 2001/2002

Cet cran prsente les dtails d'un poste de la commande

On prsente le motif du blocage dans la zone "autres infos "

Gestion des stocks assiste par SAP

24

Stage dapplication : 2001/2002

I.1.3 saisir une feuille de service :


Il s'agit de savoir comment saisis dans le systme les renseignements inhrents aux prestation
d'un service rellement (et ventuellement partiellement ) effectues par un fournisseurs suite une
commande. A noter que cette fonction s'applique aux services rfrencs ou non.
Quatre types de services rfrencs ont t cres et relis des tranches de numros :
*ZLOC : pour les locations, de 10000 19 999
*ZPMA : pour les prestations de service, de 20000 39999
*ZPRE : pour les autres prestations, de 40000 59999
*ZTRA : pour les transports, de 60000 79999.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/saisie des services/grer

Indiquer le n de la commande qui contient le ou les services pour lesquels on souhaite saisir
une feuille de prestation de service
Gestion des stocks assiste par SAP

25

Stage dapplication : 2001/2002

I.1.4 Rceptionner un service :


Quant cette transaction, il s'agit d'indiquer dans le systme qu'une rception de service,
pralablement command auprs d'un fournisseur, a t effectue, et en quelle quantit.
*Dans la pratique, la saisie et la rception peuvent tre effectues en une seule transaction, presque
simultanment. La rception est effectue sur la base d'une feuille de saisie pralablement sauvegarde.
*Ds que la rception d'un service est enregistre, les comptes comptables adquats sont
mouvements et la facture peut tre rgle.
*S'il existe un litige concernant une prestation de service, la feuille de service peut tre bloque
pour la rception, de manire empcher cette dernire. Aprs le rglement du litige, la feuille de
saisie pourra tre dbloque, le service pourra tre pay.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/saisie des services/grer.

Indiquer le n de commande et le n de la ou des feuilles de saisie pour lesquelles on


souhaite effectuer une rception

Gestion des stocks assiste par SAP

26

Stage dapplication : 2001/2002

I.1.5 Rechercher un document article


Lobjet du document article est de consigner les informations relatives des mouvements de
biens (rception, entre, sortie, transfert,. ).
SAP permet de gnrer et de mmoriser des documents pour chaque mouvement de stock.
Chemin daccs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/document article/afficher

Slectionner le document article que le document que lutilisateur souhaite visualiser. Cliquer sur le matchcode
pour entrer les critres de slection connus.

Lutilisateur donne les critres connus de faon retrouver rapidement le numro du document darticles
concern. Il obtient alors un cran qui lui propose tous les documents rpondant aux critres.

Gestion des stocks assiste par SAP

27

Stage dapplication : 2001/2002

Suite la recherche, l'utilisateur slectionne le document article voulu puis double - cliquer sur la ligne
correspondante.

Si on veut plus de dtails, il suffit de double cliquer sur le poste concern.

Gestion des stocks assiste par SAP

28

Stage dapplication : 2001/2002

I.1.6 Annuler un document article


L'objet de la fonction d'annulation d'un document article est de contre-passer (quantit et valeur
) un document article cre de manire errone dans SAP. Pour cela, SAP cre un nouveau document
article en utilisant les codes mouvements d'annulation.
Cette fonction est utilise si l'utilisateur a commis une erreur de frappe ou d'imputation lors de
la saisie du document ( par exemple, quantit ou code mouvement errons ). Dans ces cas, il faut
annuler le document, car on ne peut plus en modifier les donnes.
Il y a deux faons d'annuler un mouvement de stock : saisir un document d'annulation ou
saisir un document d'article l'aide du code mouvement d'annulation.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/Document
article/Annuler.

Introduire le document article annuler

Gestion des stocks assiste par SAP

29

Stage dapplication : 2001/2002

Une fois le document article slectionn, in suffit de cliquer sur

pour lancer

l'annulation.
!!! : il n'y a pas de message particulier qui signale l'annulation. SAP revient simplement
sur les critres de recherche et propose l'enregistrement suivant si la slection prcdente
provenait d'une liste de critres de recherche.
Dans le cas o l'utilisateur demanderait l'annulation d'un document dj annul, le
systme le signalerait au niveau de l'cran de slection.

Gestion des stocks assiste par SAP

30

Stage dapplication : 2001/2002

I.1.7 Retourner un bien chez un fournisseur


Cette transaction permet d'enregistrer la livraison initiale des marchandises. Deux procdures
sont possibles :
1/ Excuter l'entre en stocks utilisation libre (mouvement 101) ensuite le retour
marchandises (mouvement 122).
2/ Excuter l'entre en stock bloqu (mouvement 103), ensuite au moment du renvoi des
marchandises, librer le stock bloqu (mouvement 105 ) suivi du retour marchandises (mouvement
122 ). L'ensemble des donnes est consign dans un document article avec pour tranche de numros :
10000000 29999999.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/mouvement de
stock/entre marchandises/sur commande/n commande.
L'accs est limit, pour une division, au profil magasinier.
1/ Rceptionner la commande dans le stock utilisation libre (code 101 ) :

Ecran d'une rception marchandises avec le code mouvement 101.

Gestion des stocks assiste par SAP

31

Stage dapplication : 2001/2002

2/ Retour marchandises (code mouvement 122 ):

Saisir pour chaque poste slectionn de la commande, les quantits retourner.


Gestion des stocks assiste par SAP

32

Stage dapplication : 2001/2002

Cet cran prsente les dtails du poste de la commande et dans la paragraphe


"autres infos" les zones complter. Le matche - code fait apparatre les diffrents motifs du
retour.

Gestion des stocks assiste par SAP

33

Stage dapplication : 2001/2002

I.1.8 Afficher Ltat Dynamique Des Stocks :


Contrairement la liste MRP, l'tat dynamique des stocks n'est pas le rsultat direct d'une
planification des besoins et peut par consquent tre affich tout moment. L'tat dynamique des
stocks est un affichage individuel, cest dire qu ' il doit tre demand pour une combinaison: un
article / une division.
Dans l'tat dynamique des stocks, le dveloppement des stocks et des besoins le plus jour
est affich. La diffrence principale entre la liste MRP et l'tat dynamique des stocks rside dans le fait
que chaque fois que l'tat dynamique des stocks est appele, le systme relit les divers lments de
planification et affiche la situation la plus jour. Par consquent, dans l'tat dynamique des stocks,
vous voyer toujours la situation la plus rcente pour l'article, tandis que la liste MRP reflte l'tat des
stocks et des besoins tels qu ils se prsentaient au moment de la dernire planification et n'inclut pas
les modifications apportes aprs la date de planification.
Chaque tat est divis en une en-tte et des postes. Dans l'en-tte de l'tat, sont enregistres les
donnes de l'article, telles le numro d'article, la division les paramtres de planification. Les postes,
quant eux, contiennent des informations relatives aux lments de planification individuels (ordres
planifis, commandes, rservations,). Parmi les diffrentes colonnes des postes figurent la date de
planification, des donnes se rapportent l'lment MRP (la dsignation, le numro, le poste ), la cl
du message d'action, la date de rordonnancement, les entres et les besoins, ainsi que la quantit
disponible qui reprsente le stock magasin planifi.
Chemin d'accs la transaction :
* Logistique/gestion des articles/ calcul des besoins/analyses/tat dynam.stocks.
*Logistique/gestion des articles/gestion des stocks/environnement/stocks/ tat dynam.stocks

Introduire le n darticle et le n de la division pour les quels on veut consulter ltat dynamique des stocks

Gestion des stocks assiste par SAP

34

Stage dapplication : 2001/2002

Etat dynamique des stocks

Retrouver les lments de planification partir de l'origine (ex. : partir d'une rservation, retrouver
le bon de commande ).

I.1.9 Grer le tableau de bord magasinier


A chaque connexion dans SAP, selon le profil de l'utilisateur, s'affiche un portefeuille de
relance appropri. Un mme utilisateur peut disposer des informations propres plusieurs profils.
Dans ce cas, les diffrents tableaux de bord se succderont les uns aprs les autres, jusqu'aux dernier. Il
n'est pas possible, de revenir sur le tableau de bord prcdent lors des dfilements, si on souhaite
obtenir nouveau il faut relancer manuellement la transaction.
La mise jour du tableau de bord ne sera effectue qu ' la suite d'un traitement batch qui
tournera la nuit. Ce qui pour consquence que le tableau de bord ne sera pas remis jour
immdiatement aprs chaque intervention du magasinier dans SAP. Ceci a pour objectif de ne pas
impacter les temps de rponse.
Dans le cas du magasinier, le tableau de bord donne les informations suivantes :
nombre de livraisons bloques
nombre de livraisons partielles
nombre de livraisons en contrle qualit
nombre de commandes dont la livraison est en retard.
Gestion des stocks assiste par SAP

35

Stage dapplication : 2001/2002

Le tableau de bord est le premier niveau de la fonctionnalit. Le deuxime consiste obtenir la


liste des documents concerns et le troisime permet d'obtenir le dtail d'un document.
Chemin d'accs : automatique la connexion - ZM04.

I.2 Inventaire :
I.2.1 Crer un document d'inventaire :
Les lots de pices inventorier (sous-classes, emplacements )sont rpartis sur un an, tant
donn que l'inventaire complet est fait au moins une fois par an. Il faut don diter des listes d'articles
inventorier.
Par la mthode traditionnelle, il est possible dans SAP de spcifier :
- les articles inventorier d'une manire explicite ou
- de saisir des critres qui permettront de dterminer la listes des pices inventorier.
Dans le premier cas, cela va gnrer des documents d'inventaire uniques ; dans le second, le
systme va gnrer des dossiers, qui, par lot d'un certain nombre de pices, seront rpartis en un ou
plusieurs document d'inventaire selon le nombre de postes inventorier.
La deuxime mthode sera davantage utilise car elle est prfrable quand on souhaite
inventorier de nombreux articles.
Par la mthode particulire, il est possible, dans SAP, de spcifier que l'on travaille par cycle
couting. La fonction de cration des documents d'inventaire pour inventaire tournant s'apparente
celle du dossiers d'inventaire. Cette mthode est la mthode retenue.
Gestion des stocks assiste par SAP

36

Stage dapplication : 2001/2002

En ce qui concerne la numrotation des documents d'inventaire, la tranche 90000000


99999999 est utilise pour l'attribution des numros issus de corrections d'inventaire et la tranche
100000 200000 est utilise pour l'attribution des numros de document d'inventaire.
Le document d'inventaire sera ensuite transfr vers le terminal code barre de faon faciliter
l'tape de saisie qui s'ensuit.
1/ mthode traditionnelle :
cration de documents uniques :
chemin d'accs :logistique/gestion des articles/inventaire/document inventaire/crer.
Cet cran permet de dfinir le lieu o va se drouler l'inventaire. Il permet galement de bloquer les

mouvements sur l'article pendant l'inventaire et de demander au systme de comparer le stock compt
avec le stock thorique.

Gestion des stocks assiste par SAP

37

Stage dapplication : 2001/2002

On y saisit les articles inventorier.

cration de dossiers :
Cette mthode est recommande quand on veut inventorier plusieurs articles
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/inventaire/dossiers/ document inventaire/crer
document inventaire.
Le systme offre trois possibilits :
- sans stock spcial : pour l'inventaire du stock propre l'entreprise.
- stock spcial ext. : pour l'inventaire de stock externe.
- stock spcial propre : pour l'inventaire des stocks spciaux propres.

Gestion des stocks assiste par SAP

38

Stage dapplication : 2001/2002

Chemin d'accs qui fait apparatre les types de stocks

Cet cran permet de saisir les critres qui dterminent les articles inventorier par
division et par magasin. Le systme crera alors un document inventaire pour chaque
division et chaque magasin comportant les articles concerns.

Gestion des stocks assiste par SAP

39

Stage dapplication : 2001/2002

SAP ramne dans cet cran tous les articles rpondant aux critres slectionns.
Il prcise galement les articles pour lesquels il ne peut crer de document
d'inventaire et ceux pour lesquels c'est possible.

Gestion des stocks assiste par SAP

40

Stage dapplication : 2001/2002

1/ Mthode particulire :
La particularit de cette mthode est que le systme contrlera qu'un article n'a t inventori
qu'une seule fois dans l'anne.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/inventaire/mthode particulire/cycle
couting/crer doc. inventaire.
Cet cran permet de saisir les critres qui dterminent les articles inventorier par division et
par magasin. Me systme crera alors un document inventaire pour chaque division et
chaque magasin comportant les articles concerns

Suite cet cran, on arrive sur des crans similaires ceux dcrits prcdemment dans la
mthode traditionnelle.

Gestion des stocks assiste par SAP

41

Stage dapplication : 2001/2002

I.2.2 enregistrer le comptage de l'inventaire ( manuel) :


Lorsque le comptage de l'inventaire est termin, il faut en saisir les rsultats dans le systme. La
saisie du comptage peut se faire avec rfrence un document d'inventaire qui sera automatiquement
cre lors de la saisie du comptage.
Il est possible de modifier un comptage inventaire dj saisi, dans le cas o une erreur a t
commise lors de la saisie, ou si on reoit une correction pour un comptage sans l'existence d'un
recomptage.
La saisie du comptage tant ralise via le systme code barre, cette procdure servira en cas
de dfaillance du systme et pour le recomptage de quelques articles.
Entre : document d'inventaire ou aucun document.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/inventaire/comptage/saisir.
1/ Comptage avec rfrence un document d'inventaire :

Gestion des stocks assiste par SAP

42

Stage dapplication : 2001/2002

On saisit le document d'inventaire par rapport auquel on souhaite enregistrer le comptage de


l'inventaire.
Remarque :
Ecart en % : pourcentage d'cart entre quantit inventorie et quantit comptable partir duquel le
systme doit afficher un avertissement lors de la saisie de l'inventaire.

Gestion des stocks assiste par SAP

43

Stage dapplication : 2001/2002

2/ Comptage sans rfrence un document d'inventaire :

Cet cran permet de saisir les articles inventoris, le type de stock et la quantit du
comptage.
Gestion des stocks assiste par SAP

44

Stage dapplication : 2001/2002

I.3 Mouvement des stocks :


I.3.1 sortir un article du stock
1/ Sortir un article sur centre du cot :
Les sorties d'un article stock sont afftes un centre de cot. Le code mouvement utilis est
201. Le code de l'annulation correspondant est 222.
Les donnes sont consignes dans des documents articles dans le numro est compris entre
50.000.000 et 79.999.999.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/ Sortie de marchandise

Introduire les donnes de saisies d'une sortie sur centre de cot

Gestion des stocks assiste par SAP

45

Stage dapplication : 2001/2002

Introduire les donnes relatives aux articles prlever et le centre de cot qui sera
mouvement par cette transaction.(Code du mouvement 201 ).

Gestion des stocks assiste par SAP

46

Stage dapplication : 2001/2002

2/ Sortir un article sur rservation :


Une rservation est gnre partir d'un ordre de travail dans le module PM (maintenance) du
SAP. Le document article gnr est contenu dans la tranche de numro de 50.000.000 79.999.999.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/mouvement de stocks /
sortie de marchandise

Rservation

Introduire les donnes du mouvement (Code du mouvement 261 ).


Cliquer ensuite sur

Gestion des stocks assiste par SAP

47

Stage dapplication : 2001/2002

Cet cran permet de rechercher des rservations soit partir :


- des articles affects une rservation
- d'autres critres (n article, centre de cot, n ordre).

Gestion des stocks assiste par SAP

48

Stage dapplication : 2001/2002

3/ Sortir un article du stock de consignation :


Le stock de consignation (stock de type K dans SAP) peut tre suivi indpendamment du stock
normal. Ainsi, un mme article peut tre la fois gr en consignation et normalement.
Dans le cas de la consignation, il faut renseigner en plus le fournisseur avec qui la consignation
a t conclue.
Les donnes de la sortie de stocks sont consignes dans un document article dont le numro est
compris entre 50.000.000 et 79.999.999.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/mouvement de stocks /
sortie de marchandise

Introduire les donnes de saisie de sortie (code 201).

Gestion des stocks assiste par SAP

49

Stage dapplication : 2001/2002

Introduire les donnes relatives aux articles prlever et le centre de cot qui

sera

mouvement par cette transaction.(Code du mouvement 201 ).

Gestion des stocks assiste par SAP

50

Stage dapplication : 2001/2002

4/ Sortir un article pour revente :


Les sorties d'un article stock pour revente sont affectes un centre de cot spcifique cette
opration. Les sorties pour revente peuvent tre effectues vis--vis d'un tiers ou d'une socit du
groupe (dans ce dernier cas, la socit mettra une commande pour les pices).
Pour le groupe CIOR : il faut utiliser comme centre de cot de la division :
- 1: OUJ 50.180.001
- 2 : FES 50.280.001
- 3 : ANS 50.380.001
- 4 : X50 50.480.001
Les donnes sont consignes dans des documents articles dont le numro est compris entre
50.000.000 et 79.999.999.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks /
sortie de marchandise

Introduire les donnes de saisie d'une sortie (code 251)


Gestion des stocks assiste par SAP

51

Stage dapplication : 2001/2002

I.3.2 Transfert d'un article :


1/ Vers un autre article :
Cette fonction permet de transfrer une quantit d'un article sous un autre numro d'article
dans le cas d'un changement du code article.
Ce transfert est toujours ralis en une tape et n'est jamais planifi. Il est toujours effectu d'un
stock utilisation libre de l'article cdant vers un stock utilisation libre de l'article prenant.
La quantit transfre est dduite du stock utilisation libre de l'article cdant et enregistre
dans le stock utilisation libre de l'article prenant.
Pour chaque poste saisi, deux postes de document article sont crs : un poste pour l'article
cdant et un pour le poste prenant.
L'ensemble des donnes, de transfert est consign dans un document article avec pour tranche
de numro : 50.000.000 79.999.999.
Paralllement au document article, est cre une pice comptable. La fiche article cdant
dtermine la valeur du transfert.
NB:
Une fiche article doit dj exister pour l'article prenant.
Les deux articles doivent tre grs dans la mme unit de gestion des stocks.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/mouvement de stocks /
transfert article.

Gestion des stocks assiste par SAP

52

Stage dapplication : 2001/2002

Prciser le type de transfert effectuer, partir de quelle division et ventuellement de


quel magasin (code 309).

Gestion des stocks assiste par SAP

53

Stage dapplication : 2001/2002

Prciser la nouvelle rfrence article, l'ancienne et la quantit d'article objet du transfert.


Aprs avoir renseigner les zones, sauvegarder pour avoir le document article communiqu
par le systme.

2/ vers un autre site :


La fonction de transfert de stock permet de mouvementer un stock entre deux divisions
distinctes de la mme socit. Dans le cas de transfert de stock inter - socit, se rfrer la procdure
de sortie de stock pour vente. Il faut noter qu'un transfert s'effectue toujours suite une commande de
transfert adresse par le prenant.
La procdure utilise se fait en deux tapes, elle permet d'effectuer en premier lieu une sortie de
stock de la division d'origine, puis, une entre en stock dans la division prenante en rfrence la
commande de transfert. Ce mouvement marque la sortie du stock utilisation libre de la socit
cdante vers le stock en transition. Un document article sera gnr.
Ce transfert gnre un mouvement comptable si les deux divisions sont affectes des
domaines de valorisation diffrents.
A noter que tous ces mouvements peuvent, le cas chant, tre annuls.
NB :
Pour que les mouvements de transfert puissent tre effectus, il faut que la priode comptable
en-cours soit ouverte d'une part, et qu'il ait une commande de transfert d'autre part.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/mouvement de stocks /
transfert article.

Gestion des stocks assiste par SAP

54

Stage dapplication : 2001/2002

Cliquer sur

Gestion des stocks assiste par SAP

Sur commande

55

Stage dapplication : 2001/2002

Slectionner la commande de rfrence puis valider.

Les informations de la commande sont reprises. Si ces donnes sont correctes, il convient de
slectionner le(s) poste(s) dsirs et cliquer sur sauvegarder

Gestion des stocks assiste par SAP

56

Stage dapplication : 2001/2002

3/ Entre deux emplacements :


Il s'agit du mouvement physique d'un stock entre deux magasins d'une mme division. Il
s'applique aux transferts d'un emplacement vers un autre pour les articles grs dans plusieurs
emplacements du magasin gnral. Ce mouvement ne gnre, ainsi, aucun document comptable.
Le transfert de stocks inter - magasin est effectu par le biais d'une procdure en une tape, qui
traite la fois la sortie puis l'entre de la marchandise dans le magasin.
A noter que le mme type de stock est conserv lors de la transaction.
Le document article gnr dans la tranche de numro 50.000.000 79.999.999.
Chemin d'accs: logistique/gestion des articles/gestion des stocks/mouvement de stocks /
transfert article.

Prciser le type de transfert effectuer, partir de quelle division et de quel magasin.

Gestion des stocks assiste par SAP

57

Stage dapplication : 2001/2002

Prciser vers quel magasin est effectu le transfert, donner le ou les articles concerns et en quelle
quantit ils sont transfrs. Puis sauvegarder; le n de document article est alors communiqu par SAP

Lorsque le curseur est positionn au niveau du poste dans l'cran prcdent, en double
cliquant dans la zone poste, cet cran est obtenu.

4/ transfert de type de stock :


Les diffrents types de stocks concerns sont les suivants :
- stock utilisation libre
- stock en contrle qualit
- stock bloqu
Les cas d'utilisation d cette transaction sont :
Un stock bloqu peut tre pass en contrle qualit ou en stock utilisation libre suite la
leve du litige.
Suite au contrle qualit, le stock peut tre pass en stock utilisation libre.
Il arrive qu'un stock utilisation libre puisse tre pass en stock bloqu si l'article se
dtriore ou n'est plus conforme. Cela peut tre une tape avant la mise au rebut.
Ces transactions n'ont pas d'impacts comptables. Le document article gnr est contenu dans
la tranche de numro de 50.000.000 79.999.999.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/gestion des stocks/mouvement de stocks /
transfert article.
Gestion des stocks assiste par SAP

58

Stage dapplication : 2001/2002

Prciser le type de transfert effectuer, partir de quelle division et ventuellement de


quel magasin

Gestion des stocks assiste par SAP

59

Stage dapplication : 2001/2002

Prciser l'article et la quantit que l'on souhaite faire passer du stock contrle qualit
vers le stock utilisation libre.

Gestion des stocks assiste par SAP

60

Stage dapplication : 2001/2002

II. Traitement des demandes dachat :


II.1Gnralits sur la DA :
II.1.1 type des demandes dachat:
1/ Demande d'achat normale (ZDAN) :
Ce type de demande est le plus souvent utilis et est destin au demandeur pour exprimer ses
besoins pour :
- des articles rfrencs ou non;
- des biens ou quipements divers en achat direct;
- des prestations de services rfrencs ou non.
Ce type de demande aboutira aux achats, qui consultera des fournisseurs sous forme d'appel
d'offre dans le but de slectionner la meilleure offre, de ngocier et de passer une commande en
respectant les dlais.
2/ demande de prix budgtaire (ZDPB) :
Ce type de demande est destin aider le demandeur obtenir auprs d'un fournisseur une
bonne estimation du cot et dlai dans un objectif budgtaire ou de dpense prvisionnelle ventuelle
pour :
- Des articles rfrencs ou non;
- Des biens ou quipements divers en achat direct;
- Des prestations de services rfrencs ou non.
Ce type, au contraire, n'aboutit pas donc une commande, mais se limite l'appel d'offre. S'il y
a plusieurs fournisseurs consults pour les achats, l'acheteur tablira un tableau comparatif des offres.
L'acheteur, si ncessaire, fournira l'offre ou les offres au demandeur.
3/ Demande d'achat de revente (ZDRV) :
Ce type de demande est destin au demandeur qui souhaite se dessaisir :
- des articles rfrencs ou non;
- des biens ou quipements divers,
et qui veut effectuer une revente un bon prix selon les possibilits du march :
- soit une socit du groupe,
- soit un acqureur membre du personnel d'une socit du groupe,
- soit un acqureur tiers.
Cette demande parviendra aux achats pour appel d'offres aux acqureurs potentiels, avec
tablissement d'un tableau comparatif qui permettra l'acheteur de slectionner l'acqureur le plus
intressant.
Ce type de demande n'aboutit pas, galement, une commande, mais la cration d'une facture
par la comptabilit adresse l'acqureur lors de l'enlvement des articles ou des biens.
II.1.2 types de postes autorises :
Un poste spcifie les articles ou les prestations de services se procurer (ex. description de
l'article, quantit et date de livraison)
Cinq types de postes ont t retenus :
- normal : pour les achat de biens;
- sous-traitance : lorsqu'un article (stock ou achet) est envoy chez un fournisseur pour y
subir une intervention (prestation de service) ou que plusieurs articles (stocks ou achets)
sont envoys chez un fournisseur (on parle dans SAP de composants) pour tre assembls et
former un autre article.
L'intrt de ce type de poste est, d'une part, qu'il permet de visualiser, pour une date donne,
les besoins en composants destins la sous-traitance, et d'autre part, que l'article fini est
valoris au prix des composants major du cot de l'intervention du fournisseur.
Gestion des stocks assiste par SAP

61

Stage dapplication : 2001/2002

texte : par exemple pour pouvoir saisir un libell d'affaires, une information importante
pour le service achat
service : pour une prestation de service (que ce dernier soit rfrenc ou non ).
Transport : pour des articles qui font l'objet d'une commande de transfert entre deux
divisions d'une mme socit.

III.1.3 types d ' imputations dans la da :


L'imputation consiste affecter un numro de comte sur une pice destine tre enregistre en
comptabilit, afin de savoir et grer les consommations et les approvisionnements de chaque service
concern.
Quatre types d'imputations sont retenus :
- " K " sur centre de cot, c'est--dire, destin la consommation immdiate, sans transition
par le stock;
- " M " sur ordre de maintenance, c'est--dire, relatif un ordre de travail planifi;
- " I " sur ordre d'investissement;
- " " sans imputation pour les articles stocks.

Gestion des stocks assiste par SAP

62

Stage dapplication : 2001/2002

Processus d'approbation des DA normales


Demande d'achat normale
( type ZDAN )

Poste imput sur


centre de cot

Poste approuv par le


responsable du centre
de cot

Si le montant est
suprieur un seuil
dfini par site, poste
approuv par suprieur
hirarchique du
responsable

Poste imput sur ordre


d'investissement

Poste approuv par le


responsable de l'ordre

Si un tiers est cit dans


l'ordre, poste approuv
par ce tiers

Gestion des stocks assiste par SAP

Poste imput sur


ordre de
maintenance

Si le montant est
infrieur un seuil
dfini par site, pas
d'approbation

Poste achat stock

Poste approuv
par le
gestionnaire de
stock de l'article

Sinon, poste approuv


par le responsable
maintenance du site

63

Stage dapplication : 2001/2002

Processus d'approbation des DA budgtaire et de revente


Demande prix budgtaire
( type ZDPB)
Demande de revente
(type ZDRV)

Poste imput sur


centre de cot

Poste approuv par le


responsable du centre
de cot

Poste imput sur ordre


d'investissement

Poste approuv par le


responsable de l'ordre

Gestion des stocks assiste par SAP

Poste imput sur


ordre de
maintenance

Pas d'approbation

Poste non imput

Poste approuv
par le
gestionnaire de
stock de l'article

64

Stage dapplication : 2001/2002

II.2 - les diffrentes tapes de la demande d'achat :

La cration : la demande d'achat peut tre cre pour des articles, des services rfrencs
ou pas, en prcisant : les informations d'imputation comptable et analytique et un prix
estimatif pour chaque poste.
A ce niveau, seront entres : la quantit et la date de livraison, et si ncessaire, des textes ou
cahier de charge en feront partie.
Le lancement : l'approbateur enregistre son visa lectronique (code de lancement) sur la
DA qui pourra tre ainsi traite par l'acheteur.
Affectation : Elle consiste affecter ventuellement un fournisseur la demande.
L'affectation peut tre automatise par les sources de rapprovisionnement. A noter que
cette tche est rseve aux acheteurs.
Ensuite, la DA est transformable ou non, en commande par l'acheteur.
Cration de la demande d'achat :
- Automatiquement par le sytme de calcul de rapprovisionnement : le rapprovisionnemnt
dans SAP mentionne les articles commander d'aprs le calcul automatique de rapprovisionnement
( MRP ou planification faite par la maintenance du module PM ) pour les articles qui ont atteint les
seuils de rapprovisionnement dfinis par le gestionnaire de cet article.
Ce type de DA NB donne automatiquement la quantit de commande et la date de livraison.
Elle n'est pas soumise l'approbation, sauf pour les articles stratgiques requrant l'approbation du
gestionnaire de celui-ci.
- Manuellement : tout demandeur peut crer une demande d'achat. Pour cela, il saisit
manuellement une DA en dfinissant l'objet de son besoin d'achat, le type d'imputation, un prix
estimatif, la quantit (pour laquelle on demande le prix ou commander ), ainsi que la date de
livraison.
Les DA sont gres poste par poste. Ds lors, chaque poste d'une demande reprsente un besoin
spar en article et/ou en service rferenc ou non.
En priode transitoire ou en cas d'absence d'ordinateur, un demandeur pourra utiliser hors
systme, un formulaire papier standard.
La demande d'achat sauvegarde dans SAP est enregistre dans le systme et peut tre
retrouve tout moment pour :
modification
consultation pour affichage
ajout de texte, cahier de charges.
Par les imputations qui y sont renseignes, la DA va alors suivre une statgie dite de
lancement ou d'approbation, paramtre et en liaison avec les types imputations comptables.
Les apprrobateurs ( responsables des centres de cot, des ordres, OT ) auront alors
approuver chaque poste des demandes.
Ensuite, chaque jour, ds que le demandeur se connectera dans SAP avec son mot de passe
d'utilisateur, son tableau de bord s'affichera avec la situation d'avancement de ses documents.
Ce tableau de bord va donc permettre au demandeur d'effectuer les relances ncessaires.

Gestion des stocks assiste par SAP

65

Stage dapplication : 2001/2002

Saisie des donnes relatives la DA ( le matchcode fait apparatre les types de d'une DA).
Saisies des articles et des quantits ncessaires.

Gestion des stocks assiste par SAP

66

Stage dapplication : 2001/2002

II.3 du lancement a lapprobation de la da :


Le responsable de l'approbateur doit, avant d lancer la DA:
- Contrler les donnes sur l'article, le service, la quantit demande, l'estimation du prix et
date de livraison
- S'assurer que l'imputation et la source d'approvisionnement spcifies sont correctes.
Comme c'est dj indiqu, les demandes d'achat sont approuves poste par poste. Cette
procdure n'est disponible que pour les DA.

Conditions de lancement

- Valeur totale
- Article/Service

Indication de l'tat de
lancement

Lance/bloque
Demande d'achat

- Type d'imputation
-

Division

Cl de lancement

Code identifiant
l'approbateur

Stratgie de
lancement

Qui et autoris ?
Dans quel ordre ?
Quel est le
statut?

L'approbation des DA est lectronique et s'effectue selon une procdure tablie par site. Dans
SAP, approuver un document s'appelle lancer un document. L'approbation de la demande s'effectue au
niveau du poste du document.
Pour le demandeur, crer et sauvegarder une demande d'achat quivaut apposer son visa.
Le montant du poste de la demande d'achat dtermine, en fonction des seuils prtablis par site,
qui devra approuver le document (via les cls de lancement) et dans quel ordre : c'est ce qu ' on
appelle, dans SAP, la stratgie de lancement .
Ds que le demandeur aura sauvegard sa demande d'achat, elle sera disponible dans le
systme pour approbation par les approbateurs concerns par les postes de la DA. Celui-ci verra
apparatre dans le tableau de bord des approbateurs, la rubrique Nombre de demandes d'achat
approuver.
A partir de ce tableau ou partir de la transaction prvue cet effet (logistique/gestion de
larticles/achat/demande d'achat/lancer), l'approbateur visualise les DA qu'il doit approuver.
Il lance les DA qu'il souhaite approuver. Pour les autres DA, il doit supprimer les postes non
approuvs et indiquer dans le texte du poste de la demande d'achat, le motif de son refus, pour que le
demandeur soit inform (cette procdure est valable pour tous les approbateurs).
Tant qu'une DA n'est pas approuve, elle ne peut tre traite par le service des achats Rabat.
Lorsque la DA est entirement approuve, elle est transmise automatiquement dans le portefeuille des
achats du systme SAP.
A noter quil y a jusqu' deux niveaux d'approbation de la DA. L'ordre dans lequel les deux
approbations vont tre effectues est contrl par le systme.

Gestion des stocks assiste par SAP

67

Stage dapplication : 2001/2002

II.3.1 Approuver une demande dachat :


Les demandes d'achat, une fois cres par les demandeurs peuvent faire l'objet d'un processus
d'approbation lectronique via SAP en fonction d'un certain nombre de critres (montant, type de DA,
) (voir plus haut). Il y a jusqu' deux niveaux d'approbation; l'ordre dans lequel les deux
approbations sont effectues est galement contrl par le systme.
Dans SAP, la procdure d'approbation sappelle procdure de lancement. L'approbation d'une
DA s'effectue au niveau du poste.
Deux mthodes existent :
*Lancement group : mthode utiliser quand l'approbateur doit frquemment lancer les
demandes d'achat, car elle permet de lancer toutes les demandes qui le concernent ;
*lancement individuel : l'approbateur lance les postes d'un seule demande d'achat.
On appelle :
- Conditions de lacement : l'ordre dans lequel les approbateurs doivent approuver les postes.
- Stratgies de lancement : les personnes ou les services qui doivent lancer une demande et
l'ordre dans lequel cela va se drouler.
- Code lancement : statut du poste, cela indique pour un poste, s'il peut tre command aprs
qu'une personne ou un service ait lanc une demande d'achat.
- Cl de lancement : Cela identifie le responsable du lancement des DA.
Pour viter qu'une DA ne soit bloque en raison de l'absence de l'approbateur dsign, toutes
les cls de lancement pourront tre accessibles par tous les approbateurs. Un approbateur ne peut
utiliser la cl d'un autre que si c'est vraiment ncessaire.
L'approbation d'une DA n'est atteinte que lorsque tous les approbateurs, les uns aprs les autres
ont lanc la DA. L'utilisateur peut lancer ou refuser la demande.
Une fois la DA approuve, seules certaines zones ne concernant pas l'approbateur ( groupe
acheteur, date de livraison ) sont encore modifiables.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/achats/demande d'achat/lancer/lancement
group ou individuel.
1/ Lancement group :

Gestion des stocks assiste par SAP

68

Stage dapplication : 2001/2002

Cet cran permet dextraire les DA que lon souhaite approuver. Lapprobateur positionne sa cl de lancement qui
lui est propre et ventuellement slectionne dautres critres de recherche des DA approuver.

Gestion des stocks assiste par SAP

69

Stage dapplication : 2001/2002

Cet cran amne toutes les DA rpondant aux critres slectionnes. Il


faut slectionner les DA lancer puis dans le menu slectionner liste /
Sauvegarder .
Dans le cas o l'approbateur refuse un /des poste(s) de DA, il doit :
- supprimer chacun des postes qu'il refuse et,
- ajouter un texte indiquant le motif de son refus.
En effet si l'approbateur se contente de ne pas approuver, la DA sera toujours en attente
d'approbation dans son portefeuille de relance.

Gestion des stocks assiste par SAP

70

Stage dapplication : 2001/2002

2/ lancement individuel :

II.4 Oprations sur la DA :


Gestion des stocks assiste par SAP

71

Stage dapplication : 2001/2002

II.4.1 Rechercher une demande d'achat :


En cas de besoin, metteurs de demande d'achat, approbateurs et acheteurs peuvent vouloir
rechercher une DA sur SAP. Cependant le numro de la demande n'est pas toujours parfaitement
connu. C'est la raison pour laquelle il est possible de rechercher une DA par le biais de nombreux
critres.
Cette recherche via le " matchcode" est accessible ds que l'on a une zone numro de
demande d'achat qui apparat dans l'cran initial.
Dans SAP, cette procdure peut s'effectuer l'intrieur de n'importe quelle transaction o
intervient une demande d'achat.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/achats/demande d'achat/afficher.

Saisie du n de la DA dj connu. Sinon on utilise le matchcode pour rechercher le n.

Gestion des stocks assiste par SAP

72

Stage dapplication : 2001/2002

La DA s'affiche

Gestion des stocks assiste par SAP

73

Stage dapplication : 2001/2002

Si on veut plus de dtails, cliquer sue DETAILS

Dtail de la DA

Gestion des stocks assiste par SAP

74

Stage dapplication : 2001/2002

Cette fentre propose la liste des procdures de recherche possible (autres que le n de la DA). Elle est
obtenue en cliquant sur le matchcode. Pour lexemple on va prendre comme critre le n d'article.

Le n d'article est slectionn : 610310

Gestion des stocks assiste par SAP

75

Stage dapplication : 2001/2002

Le systme affiche alors toutes les DA rpondant ce critre. Pour afficher une DA, double cliquer
sur la ligne correspondante.

Pour obtenir le dtail cliquer sur OK ou sur synthse.

Gestion des stocks assiste par SAP

76

Stage dapplication : 2001/2002

II.4.2Afficher des listes de demande d'achat :


Il est intressant pour un demandeur d'obtenir la liste de toutes les demandes d'achat pour en
voir le statut d'volution.
De mme il peut tre intressant pour un acheteur de sortir la liste de toutes les demandes non
traites qui lui sont alloues.
Ces tats et bien d'autres encore, sont disponibles via les listes des demandes d'achat via SAP.
Il est possible de choisir les informations qui seront affiches dans ces listes, ainsi que le tri des
donnes.
Chemin d'accs : logistique/gestion des articles/achats/demande d'achat/lancer/afficher
liste/gnralits.

Gestion des stocks assiste par SAP

77

Stage dapplication : 2001/2002

Chemin d'accs qui fait apparatre les diffrents critres d'affichage possibles.

Gestion des stocks assiste par SAP

78

Stage dapplication : 2001/2002

Cet cran permet de donner les critres de slection, qui permettent d'extraire uniquement

les DA voulues.

Cet cran donne les DA qui correspondent aux diffrents critres de recherche.
Pour voir le dtail, double cliquer sur la ligne de la DA

Gestion des stocks assiste par SAP

79

Stage dapplication : 2001/2002

III. Outils danalyse


III.1 Analyse ABC : (Catgorie A, B et C).
Sur SAP, il est possible de procder cette analyse en excutant la QUERY (Requte) MC48, en
choisissant le type de gestionnaire comme MEC Pour gestionnaire mcanique.
Aprs lexcution de la requte, lcran suivant montre quand veut savoir la valeur du stock
concernent les articles du gestionnaire MEC.

Clickez
ici

Aprs avoir excuter, SAP ouvre un autre cran contenant une liste des articles tris par
valeur en ordre dcroissant.

Gestion des stocks assiste par SAP

80

Stage dapplication : 2001/2002

Clickez
ici

le systme ouvre une boite de dialogue :

SAP affiche un cran appel graphique de prsentation SAP.

Gestion des stocks assiste par SAP

81

Stage dapplication : 2001/2002

Graphiques imports DU SAP

Ces graphes montrent, en dtail la classe A, B et C et leurs valeurs.


Gestion des stocks assiste par SAP

82

Stage dapplication : 2001/2002

Le rle de cette analyse est de dtecter, bien videmment, les articles obsoltes, ou rebuts.
NB : Pour la dtection des articles obsoltes, en dtermin la consommation des articles durant une
priode dtermine, mais maintenant cest le gestionnaire qui a la responsabilit de raliser cette tache.
Rossignols :
Les articles Rossignols sont des articles non mouvements durant une dure bien dtermine (1 an,
2 ans, 3 ans). Le but est de planifier leur gestion future, afin de devenir des articles obsoltes, ou des
articles stratgiques, ou des articles rcuprables, ou des articles utilisables ou jamais utilisables.
1 - Requte Rossignols Sur SAP :
La limite des variants suivants :
pour 1 an :
- priode de la dernire consommation est limit par : 365 jours.
- dcocher la case article avec Stock Nul, afin avoir une liste des articles qui n'ont pas un
stock 0.
- Nombre jours jusqu' dernire consommation : 365 au 730 afin d'avoir une liste des
articles qui n'ont pas t consomms durant 365 jours.
pour 2 ans :
- priode de la dernire consommation est limit par : 730 jours.
- dcocher la case article avec Stock Nul, afin avoir une liste des articles qui n'ont pas un
stock 0.
- Nombre jours jusqu' dernire consommation : 730 au 1095 afin d'avoir une liste des
articles qui n'ont pas t consomms durant 730 jours.
- Excution de la Requte affiche la liste des articles Rossignols
3 - L'entte du Fichier est trait par des formules, lis par plusieurs cellules du fichier provision , on
trouve :
* la somme des articles stratgiques (Articles utiliss dans les 12 derniers mois).
* la somme des articles obsoltes.
* la somme des valeurs Articles (Obsoltes, Rossignols 1 an, Rossignols 2 ans)
D'aprs une combinaison de plusieurs formules, les prvisions sont dfinis dans une feuille
part.
Aprs la validation des listes on procde :
- Etablir une analyse ABC des articles non mouvements par chaque gestionnaire.
- Distribuer ces listes pour chaque gestionnaire.
Exemple du l'cran de slection : Rossignols 1 an :

Gestion des stocks assiste par SAP

83

Stage dapplication : 2001/2002

II.2 Dprciation des stocks :


II.2.1 objectif :
Cest un ensemble doutils permettant dtablir une aide la dcision concernant tout ou partie
de la dprciation des stocks. Cette dprciation se fait selon des paramtres de temps et de taux de
dprciation.
Un tat in-fine est affich et/ou dit et/ou sauvegard. Il reprend par classe article au niveau de
larticle la date du dernier mouvement enregistr dans SAP et lui affect un taux de dprciation, qui
peut tre remodel au besoin.
II.2.2 flux dinformation :
II.2.2.1 Dtermination de la dernire date de mouvement :
Pour la dtermination de la dernire date de mouvement, le programme via la transaction
ZM25, vient collectionner cette date par priorit sur trois tables :
- Dabord, existence dans la table MSEG (Mouvement Article).
- Ensuite, table ZM07E, table reprenant la dernire date de mouvement enregistre dans lexenvironnement de production (PRC).
- Ensuite, table MARA (date de cration de larticle).
III.2.2.2. Cration et sauvegarde de(s) tat(s) de rfrence(s) :
La transaction ZM25 permet outre la recherche de la dernire date de rfrence au niveau de
chaque article/socit, de sauvegarder ltat afin de sen servir comme comparaison avec un mme tat
ultrieur (par exemple trois ou six mois plus tard ). Table mise jour ZM07D .

Gestion des stocks assiste par SAP

84

Stage dapplication : 2001/2002

II.2.2.3 Traitement de ltat de dprciation :


La transaction ZM23 permet de construire un nouvel tat sur une slection de socit, en
appelant les sauvegardes prcdentes (via ZM25), et en proposant un taux et une valeur de
dprciation au niveau de chaque article. Cet tat peut tre dit, visualis, modifi, et enfin
sauvegard, dans SAP et/ou sur fichier dextraction.
II.2.2.4 Construire le fichier talon comparer (ZM 25 ) :
Il sagit de la date butoir la plus rcente laquelle on veut construire lhistoire des mouvements.
Le systme choisira la dernire date danciennet de larticle la plus rcente avant la date 1.
La date inscrite sur la ZM25 uniquement pour effet de borner la date suprieure de slection de
dates de mouvements slectionnes.
Exemple :
Cration article : 01.11.2000
Entre en stock initiale : 16.12.2000
Sortie de stock
: 01.01.2001
Date du jour 1 : 31.12.2000
Dernire date mouvement slectionne par ZM25 : 16.12.2000
Exemple : Si un article ayant du stock est cre le 01.02.2001 et la date de slection porte sur la
ZM25 est 31.01.2001, cet article sera absent de ltat ZM23.
Exemple : Si un article est cre le 01.01.2001 et que la premire entre e stock est le
31.01.2001, cet article sera prsent mais avec le stock actuel et dprci 30%.
Les ZM25 doivent tre lances physiquement le plus prs possible de la date darrt des
stocks dprcier.
Ltat ne peut concerner quune socit, il faut donc lancer la transaction autant de fois que
de socit.
Ltat ne peut concerner quune division, il faut donc lancer la transaction autant de fois
que de division. Ltat sera sauvegard sous le nom de forme :
DDDAAAAMMJJ (DDD = division ; AAAAMMJJ = date 1 langlaise)
Si la case est coche, les articles obsoltes sont galement pris en compte ; sinon ils ne le seront pas.
Si la case est coche, toutes les entres/sorties sont prises en compte ; sinon seules les sorties sont
prises en comptes.
II.5.1 Ecran daccueil et de lancement :
(Voir annexe)

Gestion des stocks assiste par SAP

85

Stage dapplication : 2001/2002

CONCLUSION GENERALE
Lintroduction dun ERP, tel que le SAP, permet de dpasser les obstacles de linformatique
traditionnelle savoir : un faible degr dintgration ; une couverture oprationnelle leve ; un temps
long de raction ; des redondance ; des applications complexes ; en manque de langage commun ; des
cots levs de maintenance et de remise jour.
En outre, on assiste une augmentation de flexibilit du systme, de sa capacit de traitement
des flux et de diffusion de linformation minimisant ainsi le cot et les dlais de mise sur le march.
Lentreprise dispose ainsi dun tableau de bord unique au lieu de logiciels disperss sur
lensemble de ses units ; les mthodes de travail se voient donc plus homogniss. Du point de vue
conomique, le SAP tait une source dconomie. en effet, le retour sur investissement est gnr par
les lments qualitatifs et quantitatifs suivants :
Une rduction des cots de maintenance informatique (suppression de la
maintenance sur les anciens systmes) ;
Une grande exactitude des prvisions due au partage des donnes et au
traitement en temps rel ;
Une amlioration des communications de la chane dapprovisionnement ;
Une rorganisation du travail quotidien, avec des consquences sur le nombre et
la nature des postes.
Cependant limplantation de ce progiciel, pour garantir sa russite sur le long terme, devrait
saccompagner par une certaine gestion de changement au niveau de la ressource humaine. De tels
projets sont souvent associs des restructurations des entreprises, une redfinition des responsabilits
et des tches, une raffectation et/ou une rduction du personnel notamment pour les taches de faibles
valeur ajoute. Cette conception exige de la par des dirigeants un effort dadaptation de leur
collaborateurs au nouveau contexte introduit par ce progiciel.

Gestion des stocks assiste par SAP

86

Stage dapplication : 2001/2002

Gestion des stocks assiste par SAP

87