AIDA Informazion1, Nro. 1-2/2009

71
CETTINA COSENZA,
Il progetto CIBER 23 Library Things
pag.
76
GABRIELLA TUFANO,
BiblioLive: chat reference in biblioteca
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79
Abstract
pag.
87
Collaboratori
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91
pag.
93
Norme per i collaboratori
AIDAinformazioni, Rivista di Scienze dellinformazione, il periodico ufficiale dellAssociazione Italiana per la Documentazione Avanzata (AIDA).
Pubblica articoli di carattere professionale sul mondo dellinformazione e delle
tecnologie e aggiorna sulla vita dellAssociazione.
Associazione Italiana
Documentazione Avanzata
Anno 27 Numero 1-2/2009
Associazione Italiana Documentazione Avanzata (AIDA)

c/o CASPUR
via dei Tizii, 6
I-00185 Roma
aida@aidaweb.it
www.aidaweb.it
AIDAinformazioni
pag.
AIDAinformazioni
MASSIMINA CATTARI,
Il 2009 Anno europeo della creativit e dellinnovazione
AIDAinformazioni
Note di documentazione avanzata

a cura di DOMENICO BOGLIOLO
Numero 1-2/2009
Trimestrale
Anno 27
gennaio-giugno 2009
ISSN: 1121-0095
Associazione Italiana
Documentazione Avanzata
Poste Italiane SpA
Spedizione in AP 70% - DCB Roma
Antonella De Robbio, Michael Katzmayr

Gestione e organizzazione di un archivio aperto
internazionale disciplinare: il caso E-LIS
pag.
Dossier
a cura di ANNALISA RANIERI
La gestione informatica degli archivi
degli istituti musicali. Workshop
Auditorium del Conservatorio di musica
Luisa DAnnunzio, Pescara, 12 settembre 2008
Contributi di Annalisa Bini, Lucia Maffei,
Gianfranco Miscia, Maria Teresa Spinozzi,
Annalisa Ranieri
Organizzazione della conoscenza

a cura di CLAUDIO GNOLI
Come mi vuoi, sciolto o coordinato?
pag.
pag.
21
61
segue in quarta di copertina...
AIDAinformazioni
Associazione Italiana per la

Documentazione Avanzata (AIDA)
Presidente
Piero Cavaleri
Vice presidente
Serena Sangiorgi
Segretario tesoriere
Domenico Bogliolo
Consiglio direttivo
Piero Cavaleri, Marco Calvo, Alessandra Cornero, Augusta Franco,
Lucia Maffei, Giulio Marconi, Serena Sangiorgi
AIDAinformazioni
Edizione a stampa: ISSN 1121-0095
Edizione elettronica: ISSN 1594-2201
Trimestrale
Anno 27, numero 1-2, gennaio-giugno 2009
Edizione elettronica
www.aidainformazioni.it
Direttore e responsabile
Mario De Gregorio
Direttore scientifico
Ferruccio Diozzi
Responsabile dell'edizione elettronica
Domenico Bogliolo
Comitato scientifico (gruppo dei pari)
Dunia Astrologo, Anna Baldazzi, Michle Battisti, Marco Calvo,
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Denis Reidy, Gino Roncaglia, Serena Sangiorgi
Segreteria di redazione
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Supplemento elettronico
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Caporedattore
Andrea Marchitelli
Redazione
Bonaria Biancu, Domenico Bogliolo, Francesca Cagnani,
Maria Pia Carosella, Maria Cassella, Elisabetta Di Benedetto, Gabriele Gatti
Elena Giglia, Perla Innocenti, Giulio Marconi, Vittorio Ponzani, Roberta Valente
Finito di stampare nel mese di luglio 2009
Autorizzazione del Tribunale di Roma
n. 408/86 del 2/9/86
Iscrizione al Registro Nazionale della Stampa
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2009 Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata
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ora anche tutta in linea ad accesso aperto
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Pace: una risorsa documentaria per la coscienza critica
Reference: VRD per bibliotecari & documentalisti
Terminologia: siti di riferimento & lavori in corso
AIDAformazione
iniziative scientifiche, didattiche e formative
per documentalisti e specialisti dellinformazione
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il cerca/trova lavoro per documentalisti & specialisti dellinformazione
inserzioni di richiesta/offerta di lavoro nel settore
AIDAlavorincorso
uno spazio libero per leggere e pubblicare prime idee,
stati di parziale avanzamento,
conclusioni provvisorie da confrontare e condividere
AIDAinformazioni
Rivista di Scienze dellinformazione

Anno 27, numero 1-2
gennaio-giugno 2009
Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata
Dopo una lunga gestazione esce questo numero 1/2 del 2009. Malgrado
le difficolt che sempre contraddistinguono il lavoro editoriale di AIDAinformazioni sono, ancora una volta, molto soddisfatto.
Con questo fascicolo riprendiamo un discorso gi iniziato nel n. 3 del
2005: intendo riferirmi al bel dossier curato, in quelloccasione, da Serena Sangiorgi, Musica: risorse e standard per un nuovo millennio. Quel dossier costitu
la parte centrale del fascicolo, raccogliendo i contributi presentati al seminario dallomonimo titolo e organizzato l11 marzo 2005 a Parma, con indubbio successo, da AIDA e dallo IAML Italia, Sezione italiana dellAssociation
of Music Libraries, Archives and Documentation Centres.
Gli atti del workshop svoltosi presso il Conservatorio di Pescara il 12 settembre 2008, sono invece incentrati sugli archivi degli istituti musicali e,
come si legge nellintroduzione di Annalisa Ranieri, hanno visto presentare
un progetto di automazione dellarchivio corrente che consenta la definizione di uno standard archivistico e tecnologico per la gestione informatica degli archivi correnti degli istituti musicali.
Rimettiamo, cos, laccento su interconnessioni ed interdisciplinariet, sia
ponendo laccento sulle tematiche emergenti, comuni alla Documentazione
e allArchivistica, sia approfondendo le necessit informative di mbiti specifici quale quello della documentazione musicale.
Il numero completato da due importanti contributi di autori ben conosciuti ai lettori della Rivista.
Claudio Gnoli, prosegue il suo percorso di analisi, condotto nellmbito
della stimolante rubrica Organizzazione della conoscenza, con Come mi
vuoi, sciolto o coordinato?
Antonella De Robbio, assieme a Michael Katzmayr, con Gestione e organizzazione di un archivio aperto internazionale disciplinare: il caso E-LIS (un
lavoro che la versione italiana dellarticolo pubblicato in lingua inglese su
GMS Medizin - Bibliothek - Information 2009, Vol. 9(1) e contestualmente in tedesco su Information: Wissenschaft und Praxis), offre una presentazione efficace di E-LIS, il pi grande repository del mondo ad accesso aperto
nel campo delle scienze biblioteconomiche e dellinformazione.
Infine si aggiungono, come Note di documentazione avanzata, due contributi sullAnno Europeo della Creativit e dellInnovazione (Massimina
Cattari) e sul progetto CIBER 23 Library Things (Cettina Cosenza).
In conclusione, un numero ricco nel suo insieme, per i contenuti e per le
sollecitazioni che, spero, offra ai lettori e per il quale sono grato al lavoro di
AIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009
tutti gli autori e i curatori che hanno a vario titolo collaborato. grazie a loro che offriamo, ancora una volta, un numero pi che interessante; grazie a
loro che colmiamo i ritardi accumulati per cause esterne allAssociazione e
alla Redazione accumulatosi nellanno passato.
Il Direttore
Gestione e organizzazione di un archivio aperto

internazionale disciplinare: il caso E-LIS*
ANTONELLA DE ROBBIO, MICHAEL KATZMAYR
E-LIS il pi grande repository del mondo ad accesso aperto nel campo delle scienze biblioteconomiche e dellinformazione, gestito e curato su base volontaria da un gruppo di
bibliotecari e professionisti dellinformazione. A giugno 2009 sono presenti oltre 9000
documenti a testo pieno in 37 lingue diverse di 5600 autori provenienti da 90 diversi Paesi
del mondo. Oltre ai servizi offerti ad autori e associazioni nel campo di queste discipline,
risulta cruciale la gestione di politiche per lamministrazione dellarchivio. Pertanto E-LIS
pu essere considerato, tra laltro, un punto di riferimento per altri archivi aperti, formulando e comunicando le sue politiche di gestione di un archivio in modo standardizzato e
*
aperto .
Parole chiave: Accesso aperto Archivi aperti disciplinari Biblioteconomia e scienze dellinformazione LIS Organizzazione Politiche.
Introduzione
Il movimento Open Access (OA) probabilmente lapproccio pi importante e pi
promettente per raggiungere un sistema alternativo di comunicazione scientifica sostenibile. In senso stretto, lOA si riferisce a quella letteratura scientifica che abbia passato
il vaglio della revisione dei pari e che sia resa disponibile in rete in modo gratuito. In
senso ampio, OA significa fornire accesso libero a tutti i materiali accademico-scientifici, incluse le presentazioni a conferenze, le tesi, i libri e capitoli di libri e i dati grezzi
della ricerca (dataset).
Oltre alla pubblicazione in periodici tipicamente OA, il deposito dei materiali
scientifici negli archivi aperti dai medesimi autori (tramite lauto-archiviazione) o
attraverso un sistema di archiviazione mediata (supporto offerto dallo staff che gestisce
il repository), una strategia di base per raggiungere lOA.
_________
*
Il presente lavoro la versione italiana dellarticolo pubblicato in lingua inglese sulla rivista GMS
Medizin - Bibliothek - Information 2009, Vol. 9(1) con il titolo The management of an international
open access repository: the case of E-LIS e contestualmente pubblicato in tedesco con il titolo
Management eines internationalen Open Access-Archivs: das Beispiel von E-LIS sulla rivista Information: Wissenschaft und Praxis.
Gestione e organizzazione di un OA disciplinare
Laddove gli archivi istituzionali contengono le produzioni intellettuali di una o pi

istituzioni o unit dellistituzione, gli archivi su base disciplinare o organizzati per
soggetto includono documenti di autori provenienti da vari paesi del mondo con
copertura geografica pi o meno estesa e relativi a discipline o soggetti specifici [1].
Nel seguente articolo gli autori illustrano la gestione di E-LIS, un archivio centralizzato organizzato su base disciplinare <eprints.rclis.org>.
Poich molto gi stato scritto in letteratura su questo archivio internazionale e
quindi molte informazioni sono gi note [2, 3] in questa sede ci concentreremo sui
recenti sforzi per lo sviluppo di nuovi servizi.
Per prima cosa, presenteremo un quadro aggiornato dei contenuti depositati in ELIS, di seguito illustreremo il modello organizzativo. Successivamente, dimostreremo
come autori, editori e associazioni accademiche e professionali nel campo della biblioteconomia e delle scienze dellinformazione (LIS) possono usare E-LIS per i propri
scopi. Infine, ci focalizzeremo su alcuni argomenti che riguardano la gestione delle politiche, strumenti di fondamentale importanza per lamministrazione di un archivio
aperto di successo.
E-LIS: larchivio disciplinare per la biblioteconomia e le scienze dellinformazione

(LIS)
E-LIS labbreviazione di E-prints in Library and Information Science. un archivio
disciplinare centralizzato, creato nel 2003 ed il pi grande archivio aperto nel campo
della biblioteconomia, della scienza e tecnologia dellinformazione e discipline correlate.
La sua creazione fu parzialmente finanziata dal Ministero della cultura spagnolo e
fin dal suo sorgere a tuttoggi ospitato presso il Consorzio Italiano Interuniversitario
Lombardo per Elaborazione Automatica (CILEA), che mette a disposizione server,
servizi di backup e sistemisti oltre a un tecnico informatico esperto di Eprints entro il
team di progetto AePIC [Academic E-Publishing Infrastructures].
E-LIS fa parte della rete Research in Computing, Library and Information Science
(RCLIS), progetto internazionale teso a organizzare e disseminare lavori scientifici in
biblioteconomia e campi correlati.
La piattaforma software su cui poggia E-LIS GNU Eprints versione 3.1.2.1.
E-LIS accetta qualsiasi documento scientifico o tecnico, pubblicato o inedito, che
sia rilevante per la disciplina LIS e che comunque abbia forma di un documenti finito
pronto per essere parte di un processo di comunicazione scientifica. Ci comporta
unampia copertura dellarchivio sia in termini di contenuti sia per tipologia di materiali depositati.
Al primo giugno 2009, E-LIS contiene 9.072 documenti. Negli ultimi 12 mesi il
6
tasso di crescita dellarchivio stato attorno al 2%, circa 140 documenti al mese. La
crescita costante nel numero di documenti nel tempo dimostra come E-LIS abbia
raggiunto un ampio consenso entro la comunit LIS.
Linvisibilit delle produzioni di ricerca dei Paesi cosiddetti in via di sviluppo, da
sempre stata considerata uno dei maggiori problemi entro la comunit accademica.
Grazie allesistenza di servizi di rete con archivi digitali ad accesso aperto, gli scienziati
di questi Paesi possono accedere alle conoscenze pi rilevanti attraverso servizi aperti,
soprattutto in termini di opportunit di disseminazione globale dei propri lavori con
conseguente impatto entro le comunit accademiche, praticamente a costo zero.
In relazione proprio ai Paesi in via di sviluppo e alla possibilit da parte di questi
autori di far emergere le loro produzioni intellettuali, va ricordato come la missione di
E-LIS sia di servire la comunit LIS internazionale e fornire un posto dove tutti gli
autori possano depositare i propri documenti e contribuire a una disseminazione della
conoscenza a livello mondiale.
Gli autori che depositano i loro documenti in archivi aperti, come per esempio ELIS, partecipano alla costruzione di un ambiente dove universit, ricercatori, biblioteche, editori (anche se ancora pochi), curatori e lettori operano per una ridefinizione e
una trasformazione dei meccanismi della comunicazione scientifica.
In E-LIS, oltre 5.900 utenti provenienti da circa 90 Paesi hanno depositato documenti scritti in 37 lingue diverse.
Le tabelle 1 e 2 dimostrano le principali presenze in E-LIS in merito a lingua e paese di provenienza dei depositi.
Tabella 1. Prime 10 lingue presenti in E-LIS (dati recuperati il 14 Aprile 2009)
Lingua
Numero di Documenti
Spagnolo
3.146
Inglese
2.822
Italiano
937
Tedesco
402
Greco
322
Portoghese
283
Turco
255
Serbo
205
Catalano
194
Polacco
121
Tabella 2. Primi 10 paesi in E-LIS per documenti depositati (dati recuperati il 14 Aprile 2009)
Paese
Numero di Documenti
Spagna
1.774
Italia
1.005
India
534
USA
530
Cuba
528
Messico
382
Grecia
370
Regno Unito
368
Turchia
320
Argentina
314
I documenti in E-LIS non sono solo articoli scientifici precedenti o successivi un

processo di peer review (cosiddetti preprint o postprint), ma ma sono anche relazioni
presentanti a convegni o conferenze, poster, presentazioni, libri o capitoli di libri, rapporti tecnici, working paper, tesi, articoli di giornali o quotidiani, ecc. In tutto sono
disponibili in E-LIS oltre 20 tipologie di documenti.
La tabella 3 mostra la distribuzione dei documenti sulla base delle cinque tipologie
pi presenti e indica quanti di questi documenti sono stati sottoposti a una qualche
forma di revisione critica (peer-review).
Tabella 3. Le prime 5 tipologie di documenti in E-LIS (dati recuperati il 14 Aprile 2009)
Tipologia di documenti
Numero di documenti
Peer reviewed
Journal articles / postprints
4.111
3.042
Conference papers
2.111
1.012
Presentations
921
N/A
Preprints
323
61
Thesis
260
N/A
Di tutti i documenti depositati in E-LIS, circa il 54% sono contrassegnati come peer-reviewed. Ci significa che una buona met dei documenti presenti sono riferibili a
letteratura OA in senso stretto. Lalto numero di documenti non peer-reviewed do8
vuto al fatto che E-LIS non solo serve le comunit LIS di tipo prettamente accademico,
ma anche bibliotecari e altri professionisti dellinformazione che usano larchivio per
tipologie di documenti non soggette a forme di peer-review, come i tutoriali, i rapporti
tecnici o le presentazioni a eventi come congressi, conferenze, attivit seminariali.
Ciononostante, possibile, tramite le funzionalit di ricerca di E-LIS, limitare la
ricerca a un certo sottoinsieme di documenti, al fine di ottenere per esempio solo
articoli in una cerca lingua, solo referati e cos via.
Lorganizzazione di E-LIS
Sin dal suo sorgere, E-LIS stato organizzato, gestito e curato da un team internazionale di bibliotecari e professionisti dellinformazione con differenti orientamento
professionale o background formativo.
Lorganizzazione di E-LIS si basa su un lavoro volontario; ciononostante, il coordinamento volontario senza una struttura organizzativa chiara e senza politiche definite
sarebbe terribilmente complicato. Perci E-LIS ha elaborato una struttura organizzativa
suddivisa in tre sezioni.
La sezione amministrativa o administrative board, costituita da 8 membri, responsabile del controllo, della redazione e dellosservanza delle politiche e dello sviluppo
organizzativo di tutto il sistema.
Le funzioni e i ruoli del consiglio amministrativo comprendono: un direttore generale (CEO) che il rappresentante di E-LIS, il coordinatore degli editor che approva le
nomine degli editor regionali o dei singoli Paesi partecipanti, nonch il coordinatore del
comitato tecnico che propone nomine o rimozione dei membri dallo staff tecnico in
accordo con il consiglio amministrativo, il quale pu rimuovere e/o rimpiazzare il
coordinatore con altra persona tramite votazione tra i membri a maggioranza di voto.
La seconda sezione composta da 67 editor provenienti da 40 Paesi; il numero massimo di editor per Paese tre. Lattivit principale di un editor approvare il documento depositato in E-LIS dopo un attento controllo sulla qualit dei metadati.
Il gruppo di editor coincide anche con il forum dove sono discussi, in modo democratico, importanti argomenti oggetto delle politiche che poi verranno stilate in sede di
consiglio amministrativo.
Inoltre, gli editor hanno il cmpito di promuovere E-LIS nel loro Paese e di mantenersi in stretto contatto con le comunit LIS locali, con le associazioni o le istituzioni
accademiche pi rilevanti per il settore, e con gli autori pi prestigiosi per quella
nazione. Quattro editor regionali supportano gli editor per Paese nei processi di approvazione. Questi super-editor si occupano del controllo di qualit sui metadati approvati
dagli editor di ciascun Paese e facilitano la collaborazione tra editor nel caso di progetti
internazionali o interregionali.
La terza sezione il comitato tecnico (4 membri) concentrato sul software e sue implementazioni, sullo sviluppo di funzionalit a valore aggiunto e su tutte quelle operazioni tecniche entro linfrastruttura del protocollo OAI.
Il consiglio tecnico pu rimuovere il suo coordinatore e rimpiazzarlo con altra persona tra i suoi membri, in accordo con il consiglio amministrativo, a seguito di voto di
maggioranza.
La figura 1 dimostra la struttura funzionale organizzativa di E-LIS.
Figura 1: Functional organization chart of E-LIS
Vantaggi per gli autori

Fornire servizi adeguati agli autori e editori parte vitale della gestione di un archivio.
Cos, ci si chiede per quale ragione un autore dovrebbe depositare il testo pieno di un
suo articolo in E-LIS. In realt, ci sono due grandi vantaggi: la disseminazione del lavoro a livello globale e la possibilit di avere statistiche dettagliate per ciascun documento.
Lo scopo principale di E-LIS dare agli autori nella comunit LIS lopportunit di
auto-archiviare i propri lavori e di disseminarli il pi ampiamente possibile tramite la rete.
In questo modo E-LIS parte dellinfrastruttura nota come Open Archive Initiative
(OAI) <www.openarchives.org>.
Larchitettura OAI ha due ruoli funzionali precisi: data provider e service provider.
Un data provider, per esempio E-LIS, la parte che fornisce i dati e pu esporre uno o
pi archivi con i relativi oggetti informativi (per esempio, i testi pieni dei documenti)
descritti con metadati strutturati (per esempio i record citazionali).
I service provider raccolgono i metadati (principalmente in formato Dublin Core)
dai diversi data provider in accordo con il protocollo OAI-PMH (OAI Protocol for
10
Metadata Harvesting), un insieme di richieste e risposte trasportate via HTTP. I service

provider offrono interface di tipo search-and-retrieval, che permettono agli utenti di
ricercare record nei metadati raccolti dai vari data provider. I metadati relativi ai record
nel service provider contengono hyperlink alloggetto informativo nel corrispondente
data provider. Il valore di un service provider risiede nella capacit di aggregazione dei
dati: lutente finale non deve cercare individualmente in pi archivi, ma sufficiente
che diriga la sua ricerca su ununica risorsa per recuperare informazioni rilevanti per
quella disciplina [4].
I service provider possono essere sia generalisti o basati su specifiche discipline. Alcuni importanti service provider di tipo generalista sono OAIster <www.oaister.org>,
BASE - Bielefeld Academic Search Engine <base.ub.uni-bielefeld.de>, Scientific Commons
<en.scientificcommons.org> o Scirus <www.scirus.com>. Service provider disciplinari
nel campo LIS sono DL-Harvest <dlharvest.sir.arizona.edu> che raccoglie metadati da
14 archivi aperti dedicati totalmente o anche parzialmente ai campi LIS [5]. E-LIS
oggetto di raccolta dei suoi metadati da tutti questi service provider; ci significa che
tutti i documenti in E-LIS possono essere facilmente recuperati anche tramite numerosi
altri database scientifici presenti in Internet.
Oltre alla raccolta di metadati da parte dei service provider, per i servizi specifici
dellambiente OAI, tutti i record e laddove tecnicamente possibile anche i testi
pieni dei data provider sono indicizzati dai principali motori di ricerca in Internet.
Motori di ricerca specifici per lambiente accademico come Google Scholar <scholar.google.com> dirigono esplicitamente i loro robot verso gli archivi aperti istituzionali
e disciplinari a seguito di registrazione formale.
A causa del fatto che le pagine web personali (le individual homepage) dei ricercatori
sono spesso ignorate dai motori di ricerca sia generalisti ma anche accademici, depositare i propri lavori in questi luoghi come fermarsi a met strada verso lOpen Access.
Al fine di disseminare i testi pieni dei contenuti il pi ampiamente possibile e renderli perci visibili sia ai service provider OAI sia ai motori di ricerca accademici, gli
autori dovrebbero depositare i loro documenti in archivi aperti OA.
Inoltre, questi archivi forniscono un URL stabile e persistente, utile agli scopi citazionali.
Un altro vantaggio per gli autori la disponibilit di statistiche dettagliate di utilizzo che forniscono mensilmente sia le visite su quel determinato metadato e abstract,
sia gli scarichi per quel determinato documento, log suddivisi per accessi geografici con
distribuzione nel tempo. Mentre le caratteristiche dellarchitettura OAI sono a beneficio di tutti gli archivi OAI compatibili, la disponibilit di statistiche di utilizzo dettagliate una configurazione sviluppata dallo staff tecnico di E-LIS. La figura 2 dimostra le statistiche di utilizzo per un item in lingua tedesca depositato nel novembre del
2008.
11
Figura 2. Esempio di record dettagliato per la parte statistica sui dati di utilizzo
Inoltre, E-LIS tenta di tenersi al passo tra levolversi dei requisiti degli autori e degli
utenti dellarchivio. A seguito delle recenti attivit di migrazione di Eprints alla versione 3, gli utenti hanno guadagnato notevoli vantaggi dalle nuove configurazioni, in
quanto:
possibile scaricare i metadati dei record in vari formati tra i quali BiBTex,
RefMan RIS (per EndNote, Reference Manager), ecc.
gli autori possono definire un periodo di embargo per i loro documenti. Ci significa che il testo pieno di tali documenti possono essere usati solo dopo un definito periodo dovuto agli accordi di copyright stabiliti con leditore. Ciononostante, la citazione sar visibile immediatamente dopo il deposito.
Miglioramenti e funzionalit accessorie relative ai contenuti multimediali e alle funzionalit tipiche dellambiente Web 2.0 sono obiettivi di ulteriori sviluppi.
12
Vantaggi per le associazioni e gli editori LIS

Editori no-profit di periodici di ambito LIS possono usare E-LIS come piattaforma
per una pubblicazione secondaria dei loro articoli. Per esempio, tutti gli articoli pubblicati in ACIMED, un periodico cubano dedicato allinformazione medica e biblioteconomia pubblicato dal National Center for Scientific Research, sono stati depositati in
E-LIS sin dal primo fascicolo del 1993 ad oggi.
Associazioni professionali o accademiche che organizzano conferenze ed eventi
pubblici possono fare un uso simile di E-LIS. A titolo di esempio, citiamo la completa
inclusione dei lavori presentati alle Pan-Hellenic Conferences of Greek Academic Libraries: a seguito della cooperazione con la biblioteca dellUniversit di Cipro (la quale
aveva creato un database digitale con gli tutti atti) e con gli editor di E-LIS di Grecia e
Cipro stato possibile trasferire oltre 200 record a testo pieno in E-LIS e, nel contempo, pianificare le inclusioni per i contenuti delle future conferenze nellmbito di tale
collaborazione.
Questi due esempi dimostrano come editori e associazioni possono comunicare e
promuovere in modo efficace e a costi bassi le loro attivit. In generale, tali cooperazioni funzionano meglio se condotte tramite unarchiviazione mediata, a causa del maggior controllo operato dagli editor sulla qualit dei metadati, per esempio nellinserimento di forme dei nomi per atti di conferenze, o di enti autori.
Inoltre, il deposito mediato dagli editor un servizio speciale che viene fornito anche agli autori. Se gli editori o le associazioni necessitano di assistenza tramite un servizio di deposito mediato, leditor E-LIS di quel Paese dar il necessario supporto o
gestir loperazione contattando il team tecnico (per esempio, in caso di depositi massivi o per lotti). Si raccomanda che gli editori o le associazioni si accertino di aver ottenuto i necessari diritti dai titolari per quel che riguarda il deposito dei lavori in E-LIS
dei lavori delle conferenze, o anche delle presentazioni, o per libri o capitoli di libri, o
anche per gli articoli. Al fine di evitare conflitti, si dovrebbe usare una politica optionout per quegli autori che non volessero condividere i loro documenti in modalit open
access.
Attualmente, collaborano ad E-LIS le seguenti istituzioni e associazioni:
AAB - Andalusian Librarians Association (Spagna)
AHDI - Asociacin Hispana de Documentalistas en Internet (Spagna)
AIDA - Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata (Italia)
AVEI - Associaci Valenciana dEspecialistes en Informaci (Spagna)
Centre for Digital Library Research, University of Strathclyde (Regno Unito)
CNBA - Coordinamento Nazionale Biblioteche Architettura (Italia)
CNIC - National Center for Scientific Research (Cuba)
13
IBICT - Brazilian Institute on Science and Technology (Brasile)
Polish Librarian Association (Polonia)

SEDIC - Spanish Society of Documentation and Scientific Information (Spagna)
TLA - Turkish Librarians Association (Turchia)
UNAK - University and Research Librarians Association (Turchia)
Universidad Politcnica de Valencia (Spagna).
Nuovi partner sono sempre i benvenuti. Istituzioni o associazioni interessate a qualche forma di cooperazione sono invitate a contattare leditor responsabile per il proprio
Paese.
La gestione delle Policy

Oltre a unappropriata struttura organizzativa, politiche chiare e definite sono un
prerequisito essenziale per il buon funzionamento di ogni repository.
Ci sono varie sfide nella gestione quotidiana di un repository, sfide che richiedono
chiarezza nelle politiche, per esempio in situazioni particolari del tipo:
un autore vuole rimuovere uno o pi full-text precedentemente da lui depositato;
un autore suggerisce cambiamenti importanti nel metadato di un suo lavoro o
richiede di modificare il testo pieno del suo lavoro;
un autore deposita un lavoro che sembra essere equivoco in termini di contenuto;
un editore contatta larchivio per presunta violazione di copyright o per motivi
correlati alla titolarit del diritto;
unassociazione bibliotecaria intende depositare gli atti delle sue conferenze
nellarchivio, ma richiede come condizione che sia garantita la conservazione a
lungo termine dei documenti a testo pieno.
Molti degli editor in E-LIS hanno avuto modo di confrontarsi con una o pi di
queste criticit. Lesperienza entro la comunit degli archivi aperti ha dimostrato che
pi specifiche e dettagliate sono le politiche, pi facile risulta poi gestire e risolvere tali
conflitti.
Le politiche dovrebbero essere chiare e coerenti, ma non possono mai essere percepite come irremovibili se, alloccorrenza e dopo discussione di casi specifici, si ravvisasse
la necessit di una loro riformulazione. Di fatto, si tratta anche di un lavoro in progress,
in quanto le politiche devono stare al passo con levoluzione e i cambiamenti insiti
in un ambiente di tali dimensioni. A seguito di queste considerazioni, tutto lo staff di
E-LIS stato impegnato in tre attivit correlate con le politiche: politiche di autovalutazione tramite lo schema di verifica del toolkit DRAMBORA, riflessioni sulla
14
gestione della conservazione, formulazione e comunicazione delle sue politiche in un

modo strutturato e standardizzato.
Politiche per lauto-valutazione

Nel 2007 E-LIS completa la verifica tramite DRAMBORA audit <www. repositor
yaudit.eu>. DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based On Risk Assessment)
pu essere implementato come strumento per lauto-valutazione e copre tutti i modelli
di attivit che probabilmente hanno un certo impatto sugli oggetti digitali, per esempio
missione e obiettivi del repository, aspetti organizzativi, mezzi tecnici, staff, finanziamenti, ecc. Il pacchetto DRAMBORA audit facilita [6]:
la documentazione del framework organizzativo e regolamentare;
lidentificazione di attivit, assetti e loro titolarit;
lidentificazione e la valutazione dei rischi associate con la gestione dellinformazione digitale;
la gestione del rischio per assicurare continuit nel modello economico e futuri
usi dellinformazione.
I dieci requisiti centrali sono [6]:
mandato e commitment per la cura e mantenimento degli oggetti digitali;

capacit organizzativa;
validit legale e regolamentare;
politiche efficienti ed efficacy;
adeguata infrastruttura tecnica;
acquisizione ed assimilazione;
conservazione dellintegrit delloggetto digitale, autenticit e usabilit;
gestione metadati e prove di verifica;
disseminazione;
piano e azione per la conservazione.
E-LIS stato uno dei primi archivi ad adottare il DRAMBORA audit. In parole povere, il risultato fu che E-LIS in generale sembra essere ben preparato: ciononostante,
furono scoperti alcuni punti di debolezza, per esempio la documentazione sulle procedure, tecniche di routine, e la questione della conservazione che dovrebbe essere migliorata.
Di conseguenza, i principali vantaggi nel completare il processo di valutazione furono quelli di una dettagliata riflessione sulle politiche, che ha portato a comprendere
come sia necessario avere ulteriore documentazione, e ottenere quella consapevolezza in
15
merito alla gravit dei differenti livelli di rischio che costituiscono il ranking del rischio
per ciascuna delle attivit.
Gestione della conservazione

Limportanza della conservazione un argomento di crescente interesse entro la
comunit. Rispetto a E-LIS, esso piuttosto un archivio di presentazione piuttosto che
di conservazione. IL suo scopo primario perci quello di un ampio e veloce sistema di
disseminazione di materiali di ambito LIS. Ciononostante, tenersi al passo con gli
aspetti legati alla conservazione e allinearsi in termini di compatibilit con le prassi e gli
standard di conservazione convenzionale ormai un must di ogni repository OA.
A oggi, la maggior parte degli archivi aperti, incluso E-LIS, non ha politiche sulla
conservazione, eccetto per delle raccomandazioni sul formato dei file che probabilmente facilitano la conservazione a lungo termine. La prima fase nella definizione di una
strategia di conservazione lidentificazione dei formati dei file degli oggetti informativi
presenti nel repository, perch laccurata conoscenza dei formati dei file un prerequisito per la pianificazione della conservazione e per una conservazione attiva. Perci E-LIS
fornisce un profilo che mostra lanalisi dei formati dei file contenuti nel repository, che
fornito nel contesto del progetto Preserv <preserv.eprints.org>, il cui scopo rendere
unaccessibilit a lungo termine ai materiali nei repository [3]. Il profilo Preserv disponibile entro il Registry of Open Access Repositories ROAR <roar.eprints.org> (figura 3).
Questo istogramma dimostra che circa l86% di questi file sono in uno dei vari
formati PDF. Circa il 9% di questi file sono gi disponibili in formato PDF/A (Portable Document Format - Archival (1)) formato considerato come adatto a una conservazione a lungo termine. Ciascuna barra dellistogramma un hyperlink alla lista dei
record che contengono quella tipologia definita di file per quel formato.
Il software usato per E-LIS, EPrints v. 3, aiuta a supportare la conservazione di oggetti digitali attraverso gli strumenti delle varie configurazioni sviluppati congiuntamente con il progetto Preserv. Per esempio, il nuovo modulo di Eprints history,
permette la registrazione del tracciamento delle modifiche operate per quelloggetto (e
sul relativo metadato) entro larchivio, aggiornando anche i metadati relativi alla
conservazione, per esempio i metadati designati per la gestione di contenuti digitali a
lungo termine.
Sebbene tutte le tipologie di file possano essere depositate in E-LIS, agli autori si
raccomanda di depositare file in formato PDF o HTML. Anche il formato plain text
supportato. Ora che sono noti i contenuti dellarchivio per tipologie di materiale e che
il software applicativo in grado di fornire configurazioni tecnico rilevanti, sar possibile elaborare una politica relativa alla conservazione dei contenuti presenti in E-LIS.
16
Figura 3. Il Preserv Profile di E-LIS (profilo recuperato il 16 Aprile 2009)
17
Comunicazione delle politiche

Non solo lo sviluppo di chiare politiche importante per la gestione dellarchivio, ma
anche la loro conseguente comunicazione agli utenti e agli altri portatori di interessi.
Perci E-LIS intende definire le sue politiche in modo standardizzato di modo da
raggiungere maggiore chiarezza per gli autori oltre che per lo staff stesso.
La Directory of Open Access Repositories OpenDOAR fornisce sul suo sito web un
utile strumento Policies Tool <www.opendoar.org/tools/en/policies.php> che aiuta gli
amministratori degli archivi a formulare e comunicare le loro politiche [7].
Il tool di DOAJ raccomanda due tipologie di politiche:
opzioni minime che permettono il raggiungimento degli obiettivi OA;
opzioni ottimali per il raffinamento di usi ulteriori e migliore qualit.
La politica complessiva fatta da 5 specifiche politiche:
politica sui metadati per la descrizione informativa degli item nel repository;
politica sui dati a testo pieno e altri dati interi;
politica sui contenuti per tipologia di documenti come la titolarit dei dataset;
politica concernente le modalit di sottomissione del materiale da depositare,
qualit e copyright;
politica sulla conservazione.
Attualmente, il consiglio direttivo sta procedendo con la definizione delle politiche

di E-LIS attraverso lo strumento DOAJ.
Conclusioni
Lo sviluppo di E-LIS, specialmente la costante crescita nel numero di depositi, dimostra come questo archivio sia sulla giusta strada. Perci E-LIS non soltanto, per la
comunit LIS, un archivio disciplinare di successo, ma pu anche essere considerato un
modello per altre comunit o discipline che vogliono mettere in piedi un archivio Open
Access centralizzato e basato su una specifica disciplina. Inoltre, il modello organizzativo
un esempio di una cooperazione globale di reale efficacia.
Ciononostante, questo non significa che il team di E-LIS possa dormire sugli allori.
Un repository un organismo in crescita e in evoluzione e deve adattarsi alle esigenze degli utenti ma soprattutto ai continui cambiamenti dellambiente che lo circonda e
che lo permea. In particolare, lo sviluppo di politiche di fondamentale importanza,
ma soprattutto la definizione, revisione e comunicazione di tali politiche un fattorechiave nella gestione di ogni repository.
18
Note
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
Bailey C.W. What is open access? In: Jacobs N, editor. Open Access: Key Strategic, Technical
and Economic Aspects. Oxford: Chandos Publishing; 2006. pp. 13-26. Preprint: <www.
digital-scholarship.com/cwb/WhatIsOA.pdf>.
De Robbio A., Subirats Coll I. E-LIS: an international open archive towards building open
digital libraries. High Energy Physics Library Webzine, 2005 (11). <eprints.rclis.org/
4476>.
Morrison H., Subirats Coll I, Medeiros N., De Robbio, A. E-LIS: The open archive for
library and information science. The Charleston Advisor. 2007; 9(1): 56-61. <http://
eprints.rclis.org/11032>.
Breeding M. Understanding the Protocol for Metadata Harvesting of the Open Archives
Initiative. Computers in Libraries. 2002;22(8):24-9.
Coleman A., Roback J. Open access federation for library and information science: dLIST
and DL-Harvest. D-Lib Magazine. 2005;11(12). <www.dlib.org/dlib/december05/
coleman/ 12coleman.html>
DRAMBORA. DRAMBORA: digital repository audit method based on risk assessment. 2007.
<www.repositoryaudit.eu/img/drambora_flyer.pdf>.
Millington P. Moving Forward with the OpenDOAR Directory. 8th International Conference
on Current Research Information Systems, Bergen, 11th-13th May 2006. <www.opendoar.
org/documents/BergenPresentation20060512Handouts.ppt>.
19
Dossier
a cura di ANNALISA RANIERI
La gestione informatica degli archivi degli istituti musicali

Workshop sulla gestione informatica degli archivi musicali
tenutosi a Pescara il 12 settembre 2008 presso lAuditorium
del Conservatorio di musica Luisa DAnnunzio di Pescara
Indice
Introduzione .................................................................................................. pag. 25

Annalisa Ranieri, Equitalia spa, Roma
Panoramica sugli interventi e coordinamento dei lavori ................................ pag. 27
Gianfranco Misca, Archivio e Biblioteca dellIstituto nazionale
Tostiano, Ortona
Apertura dei lavori ed elementi normativi ...................................................... pag. 30
Maria Teresa Spinozzi, Soprintendenza archivistica per lAbruzzo, Pescara
La gestione documentale come fattore di innovazione organizzativa ............. pag. 36
Lucia Maffei, Divisione flussi documentali e informativi
dellUniversit degli Studi di Siena, Siena
Il Progetto Note in Archivio ....................................................................... pag. 43
Annalisa Bini, Mediateca e Museo dellAccademia nazionale
di Santa Cecilia, Roma
Il Progetto DocART come studio di caso ...................................................... pag. 51
Annalisa Ranieri, Equitalia spa, Roma
23
Dossier
Introduzione
ANNALISA RANIERI
Le note di Johann Sebastian Bach hanno alzato il sipario del rinnovato Auditorium
del Conservatorio di Musica Luisa DAnnunzio di Pescara ed aperto i lavori del
workshop che il 12 settembre del 2008 ha presentato un progetto di automazione dellarchivio corrente, il primo progetto, a livello nazionale, ad avere lobiettivo della definizione e della diffusione di uno standard archivistico, oltre che tecnologico, per la
gestione informatica degli archivi correnti degli Istituti musicali in genere.
sfidante la richiesta sempre pi incalzante rivolta alla Pubblica Amministrazione di essere al servizio della societ con puntualit, trasparenza ed efficienza dellazione amministrativa e di essere, al contempo, al passo coi tempi di unevoluzione
tecnologica sempre pi capillarmente diffusa tra le nuove generazioni.
Anche in ragione di queste esigenze, il Conservatorio di Pescara ha deciso di promuovere un progetto di gestione informatica dei documenti (denominato DocART),
aderendo allo standard tecnologico XML e definendo strumenti di corredo specifici per
gli archivi musicali/artistici.
Il progetto DocART ha definito le specifiche tecnologiche e archivistiche per ladozione di un sistema documentario rispettoso delle regole della scienza archivistica, dalla
normativa di settore (in costante evoluzione) ed infine dalla realt organizzativa e documentale tipica dei conservatori e degli istituti musicali di medie e piccole dimensioni.
Le specifiche cos definite sono state fatte proprie dal sistema di gestione documentale e di protocollo informatico omonimo e obiettivo della proposta congiunta del
Conservatorio di Pescara e di 3D Informatica, azienda leader del settore documentale
in Italia dagli anni 80 a oggi e partner tecnologico del Progetto DocART, stato di
promuovere i seguenti standard per la gestione degli archivi musicali in ambiente elettronico:
titolario di classificazione;
manuale di gestione;
standard tecnologico XML nativo tramite eXtraway XML Engine;
piattaforma applicativa DocART.
Il workshop, in particolare, ha inteso rivolgersi a una platea di addetti ai lavori provenienti dal mondo degli Istituti musicali statali e non, affinch questi potessero condividere esigenze, esperienze maturate e possibili soluzioni per una corretta ed efficiente
organizzazione dei propri archivi.
Con i presenti atti del workshop pescarese si intende promuovere ulteriormente una
pi capillare diffusione degli strumenti citati e fornire anche i riferimenti dei relatori
intervenuti per approfondimenti pi puntuali.
25
Dossier
Si ringraziano infatti i relatori, la struttura ospitante e tutti i partecipanti perch

senza di loro questo piccolo contributo alla digitale scienza archivistica non avrebbe avuto luogo.
Un grazie a tutti per la proficua collaborazione.
26
Dossier
Panoramica sugli interventi e coordinamento dei lavori

GIANFRANCO MISCA
La musica e larchivistica costituiscono insieme il motore per il lavoro delle Istituzioni

artistiche. Larticolo illustra una panoramica sugli interventi e sulle idee anche operative
che i relatori ci hanno suggerito durante il workshop sulla rivoluzione informatica applicata agli archivi musicali.
Parole-chiave: Aggiornamento Archivistica Formazione Musica.

Ringrazio gli organizzatori e in primis il Conservatorio di Pescara per avermi invitato a fare da moderatore. Mi fa particolarmente piacere introdurre questi lavori sul
workshop dedicato agli archivi correnti degli istituti musicali perch la mia formazione
iniziale musicologica e mi occupo di ricerca musicale in Regione a partire dalle fonti,
ivi compresi gli archivi di musica. Pertanto, il fatto di essere in questo momento il presidente regionale dellANAI [Associazione Nazionale Archivistica Italiana] e contemporaneamente un archivista musicale, mi sembra corrispondano pienamente al tema che
si vuole affrontare.
Vorrei innanzitutto partire da una considerazione, ovvero che largomento che verr
trattato chiaramente di diretto interesse dei conservatori e delle accademie italiane ma
pu essere esteso a molti enti musicali appartenenti giuridicamente a enti locali, fondazioni, associazioni o istituzioni private che svolgono attivit di pubblico interesse e che
ricevono perlopi finanziamenti pubblici. Infatti, a parte le dovute differenze o le specificit delle attivit, vi sono diverse similitudini che interessante considerare. La prima
cosa che va evidenziata il fatto che molte attivit sono simili a partire dalla centralit
della musica come motore delle istituzioni. Sia che si tratti di insegnarla, sia che si tratti
di eseguirla, al fondo c il fatto che unattivit artistica deve essere comunque praticata
per essere acquisita. Ci ridimensiona fortemente lo iato che normalmente vi fra apprendimento e successiva fase di operativit: ovvero fra formazione e lavoro. Nel caso
delle arti performative, i due momenti sono molto pi collegati e quindi generano attivit simili.
Le attivit di spettacolo si fanno nei conservatori, nei teatri, nelle istituzioni sinfoniche e concertistiche, nelle associazioni che promuovono festival. La didattica musicale
appartiene ovviamente soprattutto ai conservatori e alle accademie, ma molto spesso le
istituzioni musicali di altro tipo dnno vita a concerti espressamente realizzati per le
27
Dossier
scuole, a prove aperte in funzione didattica e a seminari musicali di livelli diversi e per
pubblici disparati.
Ciascun ente documenta normalmente la visibilit che ottiene in seguito alla promozione delle proprie iniziative e quindi si attiva il settore che va dagli uffici stampa,
negli enti pi grandi, al rapporti pi diretto tra i capi distituto e gli operatori dellinformazione. Ciascun ente normalmente diffonde le proprie iniziative predisponendo
manifesti, depliant e programmi di sala che quindi presuppongono un lavoro grafico,
editoriale e tipografico.
Se gli spettacoli riguardano il balletto o lopera, si presuppone la presenza di maestranze aggiuntive e, normalmente, di supporti che si attingono dal territorio (falegnami, operai specializzati, trasportatori, ecc.).
Sempre pi si tende a documentare il fatto artistico anche attraverso registrazioni
audio e video che poi costituiscono documento prezioso anche per la didattica stessa.
Normalmente si d conto delle iniziative di spettacolo anche attraverso reportage fotografici, magari amatoriali.
Spesso i maestri di musica hanno bisogno di spartiti e partiture per organizzare gli
spettacoli e quindi li chiedono alla biblioteca se interna allente o noleggiano i materiali.
Ciascun ente gestisce un personale a tempo determinato, indeterminato e secondo
diverse tipologie contrattuali (teniamo conto che gli artisti hanno anche una cassa pensionistica speciale, lEMPALS).
Molti hanno strutturato siti internet e comunque hanno almeno uno e pi addetti
di segreteria per le attivit ordinarie; quasi sempre esiste un direttore artistico per la
parte di competenza e un responsabile amministrativo. Tutti gli enti hanno organismi
direttivi e consigli di amministrazione. Tutti hanno un settore che si deve occupare del
reperimento dei fondi e ci si traduce in domande allo Stato, agli enti locali, rendicontazioni, ecc.
Si tratti di alcuni esempi, ma un quadro pi preciso sulle funzioni e quindi sulla
documentazione che si genera attorno alle attivit musicali stato fornito da Annalisi
Bini in relazione al sistema documentario dellAccademia di S. Cecilia.
Queste attivit vengono svolte da settori, uffici e personale diverso ma attengono
comunque a funzioni comuni di enti che svolgono attivit nel settore della musica. Ecco perch gli argomenti trattati e le problematiche affrontate sono, a mio avviso, di utilit anche se non si opera nei conservatori di musica.
Fatta questa premessa, possiamo valutare linsieme delle questioni che sono state affrontate. Gli interventi svolti dai relatori nel corso della mattina sono stati utili a chiarire la cornice giuridica e normativa della gestione documentale, che si muove sul doppio
binario del documento cartaceo e informatico anche se in pratica, come sappiamo,
spesso il documento born digital viene poi stampato per poterlo gestire secondo la
consuetudine, creando una sorta di cortocircuito.
28
Dossier
Lintervento di Monica Grossi ha messo bene in chiaro quale siano state e sono
le trasformazioni della pubblica amministrazione a seguito dei mutamenti legislativi a
partire almeno dalle famose leggi Bassanini per arrivare al Codice dei Beni Culturali
(che riconosce in maniera definitiva il valore culturale e non solo giuridico degli archivi
art. 10) e a quello dellAmministrazione Digitale. noto che dopo un lungo periodo
di stabilit per quello che riguarda la gestione documentale (praticamente dal Dopoguerra agli anni 90) vi sia stato una progressivo cambiamento che sta diventando una
vera rivoluzione anche per impreparazione di molti enti, compresi quelli statali e la
stessa amministrazione archivistica.
infatti emerso pi volte nel corso del seminario che di fronte ai cambiamenti e alle sfide attuali si rilevano diverse criticit (evidenziate soprattutto dal soprintendente
archivistico Maria Teresa Spinozzi). A questo proposito, vorrei aggiungere qualche elemento a partire dalla mancanza di coordinamento tra Amministrazione archivistica e
Autorit informatica e anche alla distribuzione delle competenze tra enti cui a vario titolo si demandata responsabilit e controllo in materia di documento elettronico [1]:
Ministero dei Beni Culturali, Ministro della Funzione Pubblica (procedure amministrative), Ministero delle Finanze (documentazione contabile), Garante della Privacy
(dati personali), Ministero dellInnovazione e CNIPA [Centro Nazionale per lInformatica nella Pubblica Amministrazione] (digitalizzazione e gestione informatica).
Altra questione importante quella del personale addetto alla gestione dei flussi documentali, che spesso viene da precedenti e consolidate esperienze amministrative e che
dovrebbe superare il gap tecnologico e culturale. Cosa non sempre facile.
Daltra parte, i cambiamenti, dagli anni Novanta in poi, sono avvenuti su molti
fronti: sul piano della formazione anche e soprattutto universitaria e della professione
che ha visto progressivamente trasformare larchivista, ma anche il bibliotecario e il
conservatore dei musei, da mero custode e studioso a mediatore culturale. Abbiamo assistito al progressivo passaggio di competenze dallo Stato agli enti locali (la famosa riforma del Titolo V della Costituzione); allo sviluppo dellera digitale e, direi, anche alle
problematiche che oggi si cominciano ad affrontare, del trasferimento dei servizi dallarchivio al Web (estremamente interessante, al proposito, la presentazione fatta da
Paolo Zucca della societ Anthesi di Riva del Garda sul portale per i Conservatori).
Ma la sfida, come stato messo in chiaro, ben altra e va oltre la soluzione del problema di come gestire il fascicolo elettronico, protocollare elettronicamente, garantire la
validit giuridica o la sicurezza del documento. Si tratta, come giustamente spiegava
Lucia Maffei, di arrivare a gestire il flusso documentario e informativo dellente, funzionale allinnovazione, al cambiamento e al miglioramento dellorganizzazione dellazienda, oltre che per ragioni amministrative e per assicurare durata ai documenti che
avranno valore storico.
In questo senso, il seminario odierno ci ha restituito un quadro veramente completo
29
Dossier
delle problematiche connesse alla gestione degli archivi correnti e delle prospettive che
si sono aperte.
Abbiamo visto con Annalisa Ranieri il sistema DocART, espressamente realizzato
per i conservatori, ma ci rendiamo subito conto che il titolario di classificazione presentato pu avere unapplicazione pi ampia.
Riprendendo il discorso iniziale, mi sembra che la fase attuale imponga a tutti gli
enti e non solo a quelli che sono giuridicamente vincolati, a gestire il documento digitale, la progressiva adozione di norme e pratiche che investono il sistema documentario
informativo degli enti, compresi quelli privati, e che solo attraverso esso si pu cogliere
la sfida della modernizzazione che si completer solo quando tutte le implicazione del
cambiamento in atto saranno comprese e affrontate.
Daltra parte, bisogna stare attenti a semplificare eccessivamente le cose, come in
questi giorni si rileva anche dalla stampa nazionale, perch linformatica non risolve
tutto, quasi fosse la panacea e soprattutto non produce cambiamento a costo zero. Lo
sbandierato risparmio di spesa certamente realizzabile ma dopo un investimento decisivo di risorse che comprendano anche laggiornamento e la formazione di quelle umane.
Certo, dal nostro punto di vista di archivisti, la fase attuale stimolante sia per le
sfide che impone sia perch finalmente si trovata la chiave per interessare gli enti ad
occuparsi dei propri archivi che spesso, soprattutto a livello locale, hanno costituito un
problema e non una risorsa [2].
Sar certamente lattenzione per la gestione documentaria corrente a produrre una
progressiva attenzione al passato, nel senso di quellunitariet dellarchivio che da tempo e, a fatica, cerchiamo di far comprendere alle istituzioni.
Note
[1]
[2]
30
Per la distinzione tra documento informatico e documento elettronico e pi in generale per le caratteristiche giuridiche del documento informatico, cfr. Caterina Valia, Il profilo giuridico del documento informatico, Archivi, a. I, n. 2, luglio-dicembre 2006.
Ho espresso in altre sedi lesigenza che soprattutto nelle leggi regionali che erogano finanziamenti alle istituzioni musicali abruzzesi andrebbe imposta una norma di salvaguardia e
custodia del proprio archivio storico e corrente.
Dossier
Apertura dei lavori ed elementi normativi

MARIA TERESA SPINOZZI
I Conservatori di musica statali sono equiparabili ad istituzioni scolastiche i cui archivi

rientrano nella sfera di tutela e vigilanza della Soprintendenza Archivistica la quale subentrata agli Archivi di Stato nelle competenze da essi esercitate fino al 1999. Larticolo illustra gli obblighi e le opportunit date dallimpianto normativo italiano.
Parole-chiave: Codice dellamministrazione digitale DPR 445/2000 Istituti scolastici Normativa amministrativa Tutela, vigilanza e valorizzazione degli archivi.
Desidero, anzitutto, ringraziare gli organizzatori per linvito a introdurre i lavori di
questo incontro accennando brevemente alle funzioni di tutela e valorizzazione degli
archivi delle istituzioni scolastiche, acquisite dalle Soprintendenze Archivistiche.
Prima di entrare nellargomento non voglio tralasciare di fare conoscere ai presenti
gli interventi programmati dal nostro istituto per il recupero e la corretta conservazione
del patrimonio documentario scolastico abruzzese.
Gli archivi degli enti scolastici, non sempre adeguatamente ordinati e spesso conservati in maniera non del tutto idonea, rappresentano una preziosa fonte per la conoscenza delle attivit formative e didattiche che hanno contraddistinto lo sviluppo scolastico
regionale.
Linteresse maturato dalla storiografia locale per la ricerca intorno ai temi pi disparati riguardanti la scuola, ha motivato la Soprintendenza ad affrontare il problema della
salvaguardia della memoria degli istituti distruzione, in passato assai trascurata per lasciare posto ad attivit di vigilanza su archivi ritenuti di importante prevalenza.
Vi in duplice ordine di motivazioni per linvestimento istituzionale sulle tematiche
scolastiche da parte della Soprintendenza Archivistica per lAbruzzo; uno di carattere
prettamente scientifico, legato agli studi sulla storia del mondo scolastico, per dare
quindi risposte alle esigenze della comunit degli studiosi, laltro pi spiccatamente istituzionale. In questo senso, la Soprintendenza ha pianificato operazioni di censimento
riguardanti una pi vasta tipologia di archivi di istituzioni caratterizzanti la storia contemporanea.
Nello specifico, si avviato nellanno in corso il censimento delle fonti scolastiche,
partendo da unindagine effettuata negli istituti superiori di pi antica tradizione della
31
Dossier
citt di Chieti; a seguire, risorse permettendo, saranno censite le scuole degli altri capoluoghi abruzzesi.
Il censimento un termine tecnico con cui si vuole significare non solo la mappatura dei giacimenti archivistici regionali, ma anche la loro descrizione mediante rilevazione dei dati di consistenza quantitativa e qualitativa dei documenti, verifica della
situazione ambientale e conservativa, acquisizione di notizie sulla storia del soggetto
produttore e sulle modifiche istituzionali o, pi in generale, delle vicende che hanno
segnato la storia dellarchivio.
Gli esiti di tale forma dintervento sul territorio si configureranno in una banca dati
elettronica che afferisce in campo nazionale al Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche, consultabile dallutenza esterna e che consentir una programmazione mirata dellattivit di vigilanza dellAmministrazione archivistica, con
particolare riferimento a una pianificazione di interventi per gli archivi a rischio di dispersione.
I risultati di questo primo censimento hanno confermato lo stato di endemica sofferenza degli archivi degli enti pubblici, carenti sotto diversi profili.
Fin dai primi sopralluoghi si dovuto constatare, con rammarico, la dispersione e il
depauperamento del patrimonio documentario storico dovuti sia alla scarsa consapevolezza da parte della dirigenza scolastica dellimportanza degli archivi, sia alle cattive
condizioni di conservazione delle carte collocate in locali assolutamente inidonei per
insufficienza e uso promiscuo degli spazi, mancanza di attrezzature e impiantistica inadeguata. A ci vanno aggiunte le conseguenze negative originate dallinosservanza delle
norme relative alla gestione dei flussi documentali, dalla mancata applicazione degli
strumenti per la corretta tenuta degli archivi correnti, dagli scarti effettuati sulla documentazione senza il vaglio preventivo della Soprintendenza.
Questi sono solo alcuni dei principali fattori di rischio per gli archivi pubblici, che
richiedono interventi urgenti pena la dispersione di quello che resta dellimportante patrimonio documentario giunto fino a noi e il rallentamento del processo dinformatizzazione della Pubblica amministrazione, sviluppo richiesto dalle recenti normative.
Ritengo, perci, assai utili gli incontri, come quello odierno, per fare il punto della situazione e conoscere gli strumenti elaborati per gli archivi correnti degli istituti musicali.
Le disposizioni legislative in materia di autonomia delle istituzioni scolastiche, in
particolare il DPR. 8 marzo 1999, n. 275, hanno conferito personalit giuridica alle
scuole che ne erano prive estendendo a tutte la natura di ente pubblico. Ogni istituzione scolastica quindi destinataria, per quanto riguarda il proprio archivio, dei medesimi obblighi validi per tutti gli enti pubblici ai sensi del Codice dei beni culturali e del
paesaggio (Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42) in tale veste di ente pubblico
che le istituzioni scolastiche rientrano nella sfera di tutela e vigilanza della Soprintendenza Archivistica, la quale subentra agli Archivi di Stato nelle competenze da essi eser32
Dossier
citate fino al 1999. Prima di questa data, lattenta e sistematica azione di controllo sugli
archivi statali era demandata alle Commissioni di sorveglianza che, dove istituite e funzionanti, garantivano una corretta gestione dellarchivio scolastico, specie per la documentazione anteriore ai quaranta anni, trascorsi i quali veniva versata allArchivio di
stato. Anche per questo prestigioso Conservatorio stato effettuato il recupero e il successivo versamento allArchivio di stato di Pescara del materiale pi antico, rinvenuto
dalla Soprintendenza in deplorevoli condizioni di conservazione.
Tra i doveri posti a carico di tutti gli enti pubblici dalla normativa sui beni culturali, si evidenzia quello di conservare correttamente, presso le proprie sedi, tutto larchivio
nella sua interezza (storico - deposito - corrente). Ovviamente, permane lobbligo di
versare allArchivio di stato le pratiche, non pi occorrenti allordinaria amministrazione, poste in essere fino a marzo del 1999. Le scuole intenzionate a conservare nelle
strutture proprie larchivio storico possono essere autorizzate dalla Soprintendenza che
valuta le garanzie offerte per una corretta conservazione.
Il Codice dei beni culturali ha stabilito che gli archivi sono beni culturali fin
dallorigine e come tali sono soggetti alla vigilanza della Soprintendenza anche gli archivi in formazione, in tale ambito siamo chiamati a svolgere funzioni di consulenza
tecnica per tutti gli interventi relativi alle tre fasi di vita dei complessi archivistici:
archivio corrente ( affari in corso di trattazione) per lelaborazione degli strumenti indicati dalla legge: piano di classificazione, piano di conservazione, manuale di gestione;
archivio di deposito (affari conclusi conservati separatamente dallarchivio storico) per gli interventi di manutenzione e per lo scarto o selezione:
archivio storico (complesso di documenti relativi ad affari conclusi da oltre 40
anni e destinati ad essere conservati illimitatamente per fini di studio o ricerca)
per progetti di riordino, restauro, inventariazione, regolamenti per la consultazione storica.
Una corretta gestione documentale inizia fin dal momento in cui i documenti si
formano o vengono acquisiti dallente, nella fase quindi di archivio corrente e la legge
indica gli strumenti da utilizzare.
Se ci vero per gli archivi cartacei, lo ancora di pi per gli archivi elettronici che
da qualche anno, grazie allo sviluppo tecnologico che ha investito la pubblica amministrazione, stanno sostituendo le modalit di formazione e trasmissione degli atti.
Il processo di informatizzazione ha modificato il lavoro degli archivisti e la fase che
stiamo vivendo di transito poich gli archivi di carta sussistono accanto a quelli di natura informatica; occorre, da parte degli addetti ai servizi archivistici, aggiornare le proprie conoscenze per poter governare una gestione documentale ancora promiscua, nel
33
Dossier
rispetto dei canoni della scienza tradizionale archivistica, imprescindibile base sulla quale si devono innestare le conoscenze tecnico-informatiche.
A partire dagli anni novanta del secolo appena trascorso, abbiamo assistito a una alluvionale serie di norme che ha avuto riflessi in ambito archivistico. Si deve, infatti, alla
legge 241 del 1990 lavvio della riforma della pubblica amministrazione che ha coinvolto le modalit di produzione documentaria e lorganizzazione degli archivi, rafforzando
luso di tecnologie informatiche e telematiche per il potenziamento del sistema informativo, il miglioramento dei servizi , la trasparenza, lefficienza e lefficacia dellazione
amministrativa e il contenimento della spesa pubblica. Un ruolo determinante stato
assegnato al documento pubblico quale garanzia di effettiva trasparenza e risposta ai
cittadini nel rapporto con gli enti. Proiettati quindi nella centralit dellorganizzazione
degli uffici, gli archivi richiedono una rinnovata attenzione per recuperare la prolungata
distrazione che ha caratterizzato la loro storia.
Un archivio ben organizzato il primo passo per il raggiungimento degli obiettivi
posti come traguardo per una pubblica amministrazione moderna che possa assicurare
lo snellimento dei procedimenti, la tutela della privacy, la libera consultabilit degli atti,
le nuove forme di comunicazione tra gli enti e la conservazione del patrimonio documentario pubblico.
Il Testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000 n.
445) riconferma i canoni tradizionali della scienza archivistica e detta le regole per la
gestione di ciascuna delle fasi di vita dei complessi documentali e soprattutto rende obbligatori gli strumenti consolidati dalla prassi archivistica italiana. Impone listituzione
presso ogni ente pubblico di un servizio archivistico, con a capo un funzionario dotato
di idonea professionalit, che sovrintende a tutte le attivit di gestione dei flussi documentali: dalla protocollazione alla classificazione, dalla formazione del fascicolo al suo
passaggio nellarchivio di deposito e, dopo averlo selezionato, in quello storico. Larchivio quindi considerato un unicum da governare nelle tre fasi di vita; questi principi si
sposano perfettamente con il Codice dei beni culturali e quello sulla privacy.
Lidonea formazione del responsabile del servizio archivistico una nota dolente
che si scontra con una realt ben diversa; opinione comune degli amministratori degli
enti che limpiegato addetto al funzionamento del protocollo e dellarchivio pu non
avere un bagaglio di conoscenze specifiche. Non si riconosce limportanza del servizio a
tal punto da non investire su di esso con adeguate risorse professionali ed economiche.
Le disposizioni contenute nel Testo unico, pur restituendo dignit alla professione
dellarchivista quale portatore di un sapere specifico scientifico e tecnologico, rischiano
di rimanere disattese se non si realizzano mirati progetti di riqualificazione per il personale interno.
La spinta in avanti verso linnovazione tecnologica voluta dal Codice dellAmministrazione Digitale non ha tenuto conto dello stato di partenza e dellarretratezza dei
34
Dossier
servizi archivistici pubblici e ha fatto emergere ardui problemi anche agli archivisti di
professione, che fanno fatica ad attuare le modalit previste dalle nuove norme.
Per tornare agli argomenti del nostro incontro, vorrei soffermarmi brevemente su
alcuni strumenti organizzativi obbligatori previsti dal DPR 445/200 per la gestione degli archivi correnti: il manuale di gestione, documento innovativo, e il titolario di classificazione, schema organizzativo legato alla prassi tradizionale.
Lente pubblico, con la redazione del manuale, obbligato per la prima volta, non
da una disposizione generica o circolare, a descrivere i processi che adotta per la gestione della sua documentazione. Un documento di grande importanza che non pu essere
standard, ma deve riflettere lorganizzazione interna dellufficio. Si tratta, infatti, dellinsieme di norme, direttive e procedure che stabiliscono le modalit concrete di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti, con la definizione di tutte le strutture
operative dellamministrazione e che forniscono le informazioni necessarie a un efficiente trattamento dei documenti. Costantemente aggiornato, il manuale deve seguire i
mutamenti dellamministrazione e pu creare loccasione per ripensare ed eventualmente migliorare gli aspetti organizzativi interni.
Se il manuale di gestione deve avere caratteristiche proprie riferite alla singola struttura, le esigenze di comunicazione tra amministrazioni similari impongono ladozione
di un sistema di classificazione condiviso, per assicurare laccesso ai propri archivi e interoperabilit telematica.
Nella sfera delle competenze esercitate sugli archivi correnti, lAmministrazione archivistica centrale da diversi anni promuove gruppi di lavoro per lelaborazione di titolari
ai quali partecipano gli archivisti e i rappresentanti delle amministrazioni pubbliche.
Il titolario elaborato per gli istituti musicali, che sar presentato oggi, dovr essere
portato a conoscenza della Direzione Generale per gli archivi per una verifica e un confronto.
Un ultimo punto che vorrei sottoporre allattenzione dei presenti la selezione o
scarto che va disciplinata nel piano di conservazione, a sua volta integrato con il sistema
di classificazione. Sarebbe oltremodo oneroso conservare illimitatamente larchivio nella
sua totalit con la conseguenza di non dare giusto risalto alle carte meritevoli di conservazione perenne. Sebbene sia il Testo unico sulla documentazione amministrativa sia il
Codice dellAmministrazione digitali incentivino a sostituire i documenti cartacei con
documenti elettronici e siamo sollecitati da tutta la normativa di supporto verso questo obiettivo dobbiamo procedere con cautela.
Le norme riferite promuovono, ai fini delleliminazione cartacea, la riproduzione
sostitutiva su supporto digitale. Sono ancora in fase di studio i processi che possono
offrire le garanzie temporali per la conservazione degli archivi digitali per cui, allo stato
attuale, non sar autorizzato dalla Soprintendenza lo scarto di quei documenti cartacei,
anche in presenza di riproduzione digitale, i cui tempi di conservazione sono illimitati.
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Dossier
La gestione documentale come fattore

di innovazione organizzativa
LUCIA MAFFEI
Larticolo illustra puntualmente le potenzialit di innovazione insite nella reingegnerizzazione dei processi documentali allinterno di unorganizzazione declinandone strumenti e
risultati.
Parole-chiave: Innovazione Funzionigramma, Reingegnerizzazione dei

processi Tracciabilit dei documenti e dei processi.
Qualche parola vale la pena, forse, spenderla allinizio di questo contributo per dare
conto del suo titolo. Esso nasce dalla scelta di privilegiare un aspetto specifico e spesso
non troppo indagato delle potenzialit insite nellimplementazione di un sistema di gestione documentale. Spesso linnovazione organizzativa viene associata allintroduzione
delle nuove tecnologie in generale oppure dellICT [Information and Communication
Technology; Tecnologia dellInformazione e della Comunicazione] in particolare, ma
solo i professionisti del trattamento della documentazione e dellinformazione avvertono con particolare acutezza quanto potenzialmente eversiva rispetto allorganizzazione di una pubblica amministrazione possa essere una corretta gestione del patrimonio documentale, materiale o immateriale che esso sia. E proprio la potenzialit innovatrice sulle procedure e sulla stessa organizzazione del lavoro insita nella reingegnerizzazione dei flussi documentali e nella riorganizzazione del loro sistema di gestione, sar
loggetto di questo intervento.
Una piccola spiegazione anche doverosa rispetto alla doppia affiliazione che accompagna il mio nome. LAssociazione Italiana per la Documentazione Avanzata,
AIDA, patrocinatrice del workshop cui il contributo si riferisce, mi ha incaricato, come
past president, di rappresentarla. Per tutti coloro che non la conoscessero, invito a visitarne il sito <www.aidaweb.it>. Qui basti dire che raccoglie le professionalit che fanno
capo al trattamento della documentazione e dellinformazione: documentalisti, bibliotecari speciali, ecc. Nasce nel 1983 da unidea di Paolo Bisogno del CNR, con lo scopo
di promuovere la ricerca e la professione nei campi della raccolta, gestione e comunicazione dellinformazione, nel quadro di una pi ampia attivit dello studioso che lo port anche alla fondazione dellIstituto di Studi sulla Ricerca e sulla Documentazione
Scientifica, ISRDS, del CNR, oggi purtroppo scomparso. sempre stata unassocia36
Dossier
zione di nicchia, per una professione, quella dei documentalisti, che nel nostro Paese
non ha mai avuto un vasto radicamento. Pubblica una rivista a stampa e open access,
AIDAinformazioni <www.aidainformazioni.it> (che ospiter gli atti di questo incontro), e una newsletter gratuita online AIDAlampi <www.aidalampi.it>. Da sempre interessata alla promozione delle professioni rappresentate, ha lavorato per la crescita,
anche nel nostro Paese, di professionalit complesse che sapessero al meglio interpretare
le nuove sfide della societ dellinformazione e della conoscenza. Ha anche promosso,
grazie ai suoi intensi contatti a livello europeo, un consorzio di certificazione Certidoc
Italia che rilascia attestati professionali riconosciuti in diversi Paesi dellUnione.
Il mio altro cappello quello dellUniversit degli Studi di Siena, nella quale ricopro lincarico di responsabile della Divisione flussi documentali e informativi e che
il contesto allinterno del quale sono maturate le riflessioni che mi accingo a proporvi.
Non ho intenzione per di presentare uno studio di caso, ma piuttosto di estrarre da
una serie di elementi, verificati nella teoria e nella pratica, alcune indicazioni che possono essere, mi auguro, spunti di riflessione e confronto per tutti i professionisti impegnati in questi settori.
Premesse
La realizzazione della gestione informatica di documenti, flussi documentali e procedimenti amministrativi, rappresenta per le pubbliche amministrazioni un obiettivo
fondamentale. Obiettivo fondamentale, nel senso etimologico del termine, che sta a
fondamento dellinsieme della possibilit di dare effettiva concretezza agli interventi
normativi volti a innovare e semplificare le procedure, a rendere trasparente linterazione con i cittadini, interventi che si sono succeduti ormai dagli anni 90 in poi.
Alcuni esempi:
Legge 241/90, e legge 15/2005, sulla trasparenza e limparzialit dellazione amministrativa, che definisce le regole per individuare le responsabilit dei singoli
procedimenti e sancisce il diritto di accesso agli atti dei cittadini. Essa stabilisce
una cesura con la prassi amministrativa precedente, fondata sulla preminenza del
rispetto delle procedure, mettendo al centro il cittadino e i suoi diritti di informazione e accesso. A questo scopo diventa per fondamentale fare chiarezza sulle responsabilit dei procedimenti (perch il cittadino possa sapere dove la sua
pratica e a quale stadio di elaborazione), stabilire una loro durata e rendere pubblico il dato. Un efficiente e razionale sistema di gestione dei documenti in entrata e in uscita dallAmministrazione e un chiaro indirizzamento interno ai
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Dossier
responsabili diventa, con tutta evidenza, presupposto imprescindibile per dare

attuazione alla normativa;
Dlgs 29/93 (poi superato da Dlgs165/2001), sulla valutazione dei risultati e il
dovere di comunicazione interna ed esterna. La legge prevede la creazione dellURP [Ufficio per le Relazioni con il Pubblico]. Ma gli sportelli al cittadino
possono essere tanto pi efficaci nelle risposte, tanto pi organizzati e accessibili
sono i documenti e le informazioni necessarie;
Legge 150/2000, che disciplina le attivit di informazione e comunicazione delle
pubbliche amministrazioni. Lazione verso il cittadino sar sar possibile solo se
alle spalle dei comunicatori c unorganizzazione delle informazioni e della documentazione chiara, efficiente, rispettosa delle normative sulla privacy;
Dlgs 196/2003, che sancisce il diritto alla tutela dei dati personali. E quale tutela del dato pu essere assicurata in un sistema di gestione documentale inesistente o inefficiente, dove i dati si duplicano e sono conservati senza un ordine?
Gli esempi dimostrano che ogni volta che il legislatore decide di intervenire per riformare la pubblica amministrazione, torna in primo piano il nodo di una corretta ed
efficace gestione del sistema dei documenti e degli archivi prodotti dallamministrazione.
In particolare, risulta evidente, dallultimo esempio, limportanza di creare un sistema di gestione corretta del sistema informativo e documentale per dare concreta attuazione anche alla tutela dei dati personali. Il ciclo produttivo di una pubblica
amministrazione si concretizza infatti nellelaborazione di informazioni e nella produzione di documenti. Una non corretta gestione pu portare a dispersione, sovrabbondanza di produzione, che a loro volta aumentano il rischio di accessi non autorizzati.
Si evidenzia quindi un intreccio fra lorganizzazione delluniverso documentario e
lorganizzazione dei processi che presiedono allattivit dellente.
Daltra parte, losservazione ci dice che:
i documenti originano o sono originati da processi;
ogni processo ha un responsabile;
ogni documento deve essere indirizzato ad un responsabile o prodotto da un responsabile di processo;
individuare i processi e i relativi responsabili significa poter assegnare correttamente i documenti.
Si crea quindi un legame inscindibile tra funzione, posizione e documento.
Lintreccio evidente dalla lettura integrata di alcune normative:
Legge 241/90 art. 4 c. 1: Ove non sia gi direttamente stabilito per legge o per
regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per cia-
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Dossier
scun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza lunit organizzativa responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale,
nonch delladozione del provvedimento finale;
[1] DPR 445/2000: lart. 50, c. 3, definisce gli obblighi delle amministrazioni
pubbliche di realizzare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione
del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi;
Il CAD (D.Lgs.vo 82/2005) art. 41, c. 1: Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dellinformazione
e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente; c. 2:
La pubblica amministrazione titolare del procedimento pu raccogliere in un
fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo
da chiunque formati.
Qui si rintracciano le basi per un cambio di passo storico per la Pubblica Amministrazione, per la quale sono esplicitati obiettivi chiari di trasparenza ed efficienza, dettate le regole per lindividuazione delle responsabilit, dei tempi e dei modi dellinterazione fra PA e cittadino, attraverso lindividuazione del responsabile del procedimento
amministrativo, dei tempi di conclusione dei procedimenti, delle modalit e dei tempi
per lesercizio del diritto di accesso. Il cittadino con le sue esigenze diventa il fine dellagire amministrativo e non pi il mero e pedissequo rispetto della procedura.
Se leggiamo in parallelo queste normative e ne cogliamo laspetto dinamico e sinergico, possiamo considerare lintroduzione del protocollo informatico, primo tassello di
un sistema di gestione documentale efficiente, come occasione per la creazione di uno
strumento chiarificatore degli aspetti organizzativi del contesto in cui si opera. del
tutto evidente infatti come loperazione di registrazione del documento diventi il momento in cui si individua concretamente un responsabile per il procedimento che quella carta innesca.
Il legame documento/procedimento/responsabile del procedimento lasse intorno
al quale ruotano contemporaneamente la gestione dei documenti e dei flussi procedimentali e quindi la possibilit di creare una mappa dei flussi che delinei anche una istantanea dei profili organizzativi. chiaro infatti che il passo successivo di approfondimento proprio quello di analizzare i flussi documentali e attraverso questa analisi riuscire a semplificare e razionalizzare anche le procedure [2].
Gli strumenti
Ne deriva quindi una necessit per lorganizzazione di affiancare al protocollo un sistema di mappatura dei procedimenti (dinamico nel tempo), per lindividuazione dei reAIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009
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Dossier
sponsabili. Per esplicitare il legame fra documento, procedimento e responsabile, possono essere utili alcuni strumenti di lavoro.
Il primo il titolario di classificazione, strumento indispensabile, non solo per la
classificazione dei documenti [3] (sua ragione dessere), ma come base anche per la descrizione dei procedimenti. La mia esperienza fa riferimento al titolario Titulus elaborato da un gruppo di colleghi archivisti di molte universit, capofila luniversit di
Padova, e ormai divenuto uno standard per le Universit italiane. La sua impostazione
prescinde totalmente dallorganizzazione del lavoro dei singoli enti, fornendo uno
schema classificatorio basato su titoli che descrivono macro-funzioni e classi che descrivono le funzioni. Proprio questa sua caratteristica lo rende prezioso per orientare il lavoro di mappatura dei procedimenti [4].
Attraverso questo strumento possibile una lettura delle funzioni dellente aggregate
per omogeneit. Esso pu servire come base per ricomporre i procedimenti allinterno
dello schema classificatorio con effetti chiarificatori della razionalit o meno dellorganizzazione dellente.
Laltro strumento lo sviluppo di una metodologia per la mappatura dei procedimenti, della quale di seguito si danno alcuni elementi perch essa si sviluppi con aderenza alla realt:
Analisi della documentazione ufficiale (organigramma, regolamenti, atti amministrativi, ecc.);
Colloqui con responsabili di struttura;
Confronto fra la documentazione ufficiale e la pratica amministrativa;
Creazione di una griglia di descrizione;
Revisione delle griglie con i responsabili;
Revisione delle griglie con la direzione generale e successiva validazione.
I passi 2 e 5 sono fondamentali per dare concretezza a un lavoro che troppo spesso
negli enti si risolto in un mero adempimento di legge. Nel medesimo modo risulta
decisiva la volont politica dei vertici aziendali nel promuovere e sostenere lindagine e
nellimpegnarsi per un lavoro critico e di validazione dei risultati (passo 6).
Il risultato primario
Il prodotto finale sar un funzionigramma dove saranno evidenziati i procedimenti
con lindicazione dellunit organizzativa responsabile e della persona responsabile, raggruppati secondo funzioni (classi) e macro-funzioni (titoli). Questo mostrer una fotografia organizzativa a doppia lettura: se la chiave di lettura il titolario, vedremo che
alla stessa classe inserita nello stesso titolo (cio a funzioni omogenee) corrisponde un
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Dossier
certo numero di procedimenti, la cui responsabilit risiede in uffici diversi che possono
avere o non avere fra s coerenti legami organizzativi; se si sceglie la chiave di lettura
dellunit organizzativa, potremo notare. forse, che la stessa unit organizzativa e magari la stessa persona sono responsabili di procedimenti che si collocano in funzioni e macro-funzioni differenti.
Questo prodotto ha utilit per il protocollista che si trova uno strumento di aiuto
nellidentificazione del responsabile del procedimento e quindi aumenta la qualit del
suo lavoro perch lo aiuta a garantire la tracciabilit corretta del documento tramite la
sua attribuzione al responsabile del procedimento. Per i vertici dellente esso si presenta
come una griglia di lettura critica dellorganizzazione del lavoro, dalla quale possibile
partire per eventuali politiche di riorganizzazione funzionale.
I risultati secondari
Tutto il lavoro che ha portato alla creazione del funzionigramma, ha poi anche degli effetti secondari non trascurabili.
Presa di coscienza critica rispetto alla propria routine;

Apertura al cambiamento;
Condivisione di una vision dei processi;
Presa di coscienza del legame imprescindibile fra documentazione e procedimenti;
Creazione di un linguaggio condiviso nella descrizione dei processi e dei procedimenti.
Proporre metodologie di analisi corredate di strumenti seri, cercando di coinvolgere
i responsabili delle strutture organizzative nel percorso, favorisce una presa di distanza
critica nella lettura del proprio modo di lavorare, che determina un terreno favorevole
allintroduzione di cambiamenti dei processi. Luso condiviso di strumenti di analisi,
evidenzia anche, al di fuori della cerchia pi ristretta degli addetti ai lavori, il legame
stretto fra documenti e procedimenti, favorendo la comprensione del dettato normativo sulla tracciabilit dei documenti e dei procedimenti e limportanza di un corretto
sistema di gestione documentale.
Infine, ma non mi sembra un risultato secondario, si rende possibile la creazione di
un linguaggio comune che pu essere usato in tutti gli atti amministrativi: una volta
elaborata la descrizione di un procedimento, essa infatti diventer uno standard servir
al momento di attribuire un documento in fase di registrazione di protocollo, ma servir anche per descrivere le responsabilit di una unit organizzativa, o per descrivere
quelle dei singoli in atti ufficiali.
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Dossier
Conclusioni
Mi piace, alla fine, evidenziare come le metodologie di analisi proposte inducano a
tendere verso un metodo di lavoro collaborativo, orizzontale e verticale nellorganizzazione, che poi pu essere riproposto in altre occasioni. Luso di un linguaggio condiviso
per descrivere gli oggetti un potente aiuto. Ma alla fine il cerchio si chiude e si ritorna a quel sistema di gestione documentale, fondamento degli interventi innovativi
nella pubblica amministrazione. Perch il lavoro per costruire strumenti per interpretare al meglio le normative riguardo il protocollo informatico che anche loccasione
per costruire strumenti di innovazione.
Note
[1]
[2]
[3]
[4]
42
Le normative richiamate fanno riferimento al procedimento amministrativo inteso come

linsieme coordinato di una pluralit di atti tra loro autonomi e di operazioni, scanditi nel
tempo e destinati al medesimo fine, cio allemanazione di un atto finale. Sembra chiaro
per che gli obiettivi delle normative richiamate siano raggiungibili, in termini di efficienza e trasparenza reale, solo se si applicano anche a tutti quei processi che negli enti hanno
natura giuridica diversa (attivit contrattuale o privatistica, per esempio) o attengono ad
attivit istituzionali non immediatamente riconducibili a profili amministrativi.
Per un serio lavoro di analisi dei procedimenti si segnala CARTESIO, il frutto del lavoro
di un gruppo di archivisti delle universit italiane guidati da Gianni Penzo Doria
dellUniversit di Padova. annunciata a breve la pubblicazione della mappatura dettagliata dei procedimenti tipici degli atenei italiani.
Ladozione di un sistema di classificazione uno degli obblighi del DPR 445/2000.
Per una completa descrizione del titolario Titulus, cfr. I calzini del principe Carlo, Bologna, Clueb, 2007.
Dossier
Il Progetto Note in archivio

ANNALISA BINI
Larticolo racconta la genesi della Bibliomediateca dellAccademia Nazionale di Santa

Cecilia a Roma laddove tale termine vuole indicare una biblioteca e una mediateca insieme, un luogo dove i libri tradizionali e i supporti sonori analogici convivono con la documentazione digitale e su supporto multimediale, una struttura dinamica a supporto delle
attivit concertistiche e artistiche dellEnte. Allinterno della Biblioteca nasce il Progetto
Note in archivio che viene presentato al workshop pescarese.
Parole-chiave: Archivio corrente Archivio storico Bibliomediateca Biblioteca
Fototeca Mediateca Museo Piattaforma multimediale.
LAccademia Nazionale di Santa Cecilia una delle pi antiche istituzioni musicali

al mondo. Fondata ufficialmente nel 1585 e trasformatasi nei secoli da sodalizio di musicisti di valenza locale a moderna accademia ed ente concertistico sinfonico di fama
internazionale, unisce un corpo accademico composto di 100 membri (70 effettivi e 30
onorari) eletti tra i pi illustri esponenti della cultura e dellarte musicale a unorchestra
e un coro sinfonici tra i pi accreditati in campo internazionale.
Solo esempio fra le accademie italiane di origine rinascimentale ad aver assunto la
fisionomia di unazienda moderna e produttiva, lAccademia attuale, diventata fondazione dal 1998, per vocazione statutaria unisce quindi unattivit di promozione della
cultura musicale attraverso la valorizzazione di un patrimonio storico ricchissimo, riflesso della sua storia plurisecolare a una tradizione didattica di altissimo livello e soprattutto a una attivit concertistica di fama internazionale in continua espansione.
Dal 2002 lAccademia Nazionale di Santa Cecilia approdata al Parco della Musica,
dove tre sale da concerto una delle quali attrezzata a teatro per complessivi 5.700
spettatori, e un anfiteatro allaperto con 3.200 posti a sedere, rappresentano il fulcro di
un complesso che ospita anche la bibliomediateca, e spazi espositivi e commerciali. Una
sede ampia, modernissima e funzionale, firmata da Renzo Piano, circondata dal verde e
collocata in un quartiere centralissimo che si avvia a diventare uno dei pi importanti
poli culturali della capitale. Nuove sfide ma grandi opportunit per unistituzione che
da pi di quattro secoli fra i protagonisti della vita culturale di Roma.
Nel corso del tempo lAccademia ha raccolto un patrimonio musicale articolato,
ricco di pi di 120 mila volumi della biblioteca cui si aggiungono unaudioteca con mi-
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Dossier
gliaia di dischi e nastri (tra musica colta, archivio delle registrazioni dei propri concerti
e archivio delle musiche di tradizione orale nazionali ed estere), una fototeca (testimonianza visiva della musica e dello spettacolo a Roma, unica nel suo genere), un archivio
storico con centinaia di metri lineari di documenti dal 1600 ad oggi, e una collezione
di quasi trecento strumenti musicali antichi e moderni, fra cui il celebre Stradivari detto Il toscano.
Un patrimonio di riferimento imprescindibile per chiunque voglia approfondire lo
studio della vita musicale a Roma, delle istituzioni concertistiche in Italia e dellorganizzazione dellattivit concertistica internazionale a partire dallinizio del nostro secolo. Digitalizzato con le pi moderne tecnologie e catalogato secondo i criteri attualmente in uso per i beni librari, archivistici, e audiovisivi, ora consultabile nella nuova
bibliomediateca, comodamente accessibile anche per i disabili e dove salette riservate per
la consultazione di rari e manoscritti e ampie sale di lettura con numerose postazioni
multimediali accolgono il pubblico di studiosi e appassionati. I medesimi servizi sono
offerti anche online, in un sito web che a ottobre 2008 sar interamente rinnovato.
Fin dal 1874 lAccademia aveva istituito e aperto al pubblico una biblioteca musicale
specializzata, raccogliendovi anche il patrimonio librario dellarchivio partiture dellantica Congregazione. In seguito il patrimonio si continuamente arricchito con lasciti e
doni di importanti compositori, interpreti e studiosi, molti dei quali membri del corpo
accademico ceciliano. Dal 1919 al 2005 il cos detto Fondo accademico antico (la collezione originale, costituita da circa 36.000 fra monografie, spartiti, partiture e manoscritti) rimasto depositato presso la Biblioteca governativa del Conservatorio di Santa
Cecilia. A suo tempo, in occasione del trasferimento del Fondo accademico pi antico
presso la nuova sede al Parco della musica, si parlato di rischio di smembramento dei
fondi appartenenti alla biblioteca del Conservatorio di Santa Cecilia. In realt, solo una
parte minima (36.000 volumi sui 120.000 totali) del patrimonio librario dellAccademia era depositato presso la Biblioteca del Conservatorio, in base alla convenzione
del 1911 che imponeva comunque di considerare tale patrimonio come collezione a
parte, con proprio inventario, e lasciava allAccademia la libert di scegliere la possibilit del deposito o di gestire autonomamente la propria biblioteca. Il resto delle collezioni, per obiettive carenze di spazio della sede di Via dei Greci, si era accumulato in Via
della Conciliazione nel locali dellArchivio musicale dellAccademia, in attesa di essere
riordinato e reso disponibile al pubblico. Larchivio musicale di un ente lirico-sinfonico, infatti, non mai aperto al pubblico, in quanto custodisce i materiali desecuzione
destinati ai direttori dorchestra, allorchestra stessa e al coro; perci molte collezioni
attualmente consultabili erano ignote agli studiosi. Aver riunito tutti i fondi di propriet accademica in ununica sede, insieme con larchivio storico, la fototeca e laudiovideoteca, quindi da considerare un necessario ricongiungimento di parti diverse di
un unico patrimonio storico, considerato anche il fatto che nel fondo pi antico sono
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Dossier
presenti parte del carteggio dellarchivio storico accademico (fra cui lettere di musicisti
famosi e i compiti di ammissione dei congregati), e parte dellarchivio fotografico del
conte di San Martino, lo storico presidente dellAccademia per pi di un cinquantennio. In ogni modo, i cataloghi di ambedue le biblioteche quella accademica e quella
del Conservatorio sono presenti sul medesimo Polo del Servizio Bibliotecario Nazionale, il Polo capitolino messo a disposizione dal Comune di Roma, il che equivale ad
avere un catalogo virtuale unico. Inoltre, sono gi allo studio diverse forme di collaborazione fra Accademia e Conservatorio per potenziare la digitalizzazione (da parte dellAccademia si gi fatto molto), ed avere cos attraverso le nuove tecnologie ununit
virtuale dei due fondi antichi che comunque va sottolineato non sono complementari luno con laltro. Lo sarebbero invece, e molto, i due archivi storici, e anche su
quello potremo lavorare in futuro.
Consapevole di tanta ricchezza di documentazione, fin dai primi incontri con Renzo Piano, nel definire il progetto del nuovo auditorio lAccademia ha sempre dato
grande importanza alla presenza di ampi locali idonei per poter ospitare lintero patrimonio storico della fondazione. naturale quindi che, una volta conquistata una moderna sede allinterno del Parco della Musica, lAccademia abbia fatto ogni sforzo per
rendere tale patrimonio accessibile al pubblico nel pi breve tempo possibile, tramite le
pi moderne tecnologie. Il termine Bibliomediateca indica infatti che si tratta di una
biblioteca e mediateca insieme, dove i libri tradizionali e i supporti sonori analogici
convivono con la documentazione digitale e su supporto multimediale.
Se lo si vuole riassumere in cifre, il patrimonio della bibliomediateca dellAccademia
riunisce i seguenti fondi.
Biblioteca: 120.000 volumi (fra cui 3.000 libretti, 7.000 manoscritti, pi di
1.000 edizioni databili fra il XVI secolo e il 1830). Tra libri rari, moderne enciclopedie, libretti, programmi di sala e riviste lo studioso e il normale visitatore
possono accedere ad un materiale che, per qualit e quantit, tra i pi importanti in Italia nel settore musicale. Tra i fondi dellOttocento, il pi importante
quello appartenuto al tenore Giovanni De Candia, in arte Mario, ricco di manoscritti e autografi, e di edizioni dei secoli XVI-XIX, molte delle quali inglesi e
francesi. Di gran pregio anche i fondi appartenuti a Ettore Pinelli e Tito Monachesi, due fra i maggiori esponenti della scuola violinistica romana dellOttocento, e pionieri con Giovanni Sgambati della riscoperta e diffusione del repertorio
sinfonico e cameristico tedesco presso il pubblico romano. Grazie poi alle donazioni e alle acquisizioni di biblioteche di celebri direttori e compositori (come
Vincenzo Bellezza, Bernardino Molinari, Fernando Previtali, Virgilio Mortari,
Alessandro Bustini, Goffredo Petrassi, Franco Caracciolo), musicologi (come
Fedele DAmico) ed etnomusicologi (come Diego Carpitella e Ivan Vandor),
45
Dossier
possibile avere uno spaccato del gusto interpretativo, della critica e delle ricerche
che hanno caratterizzato la cultura musicale del Novecento;
Archivio storico: ricco di pi di un chilometro lineare di documenti dal 1650 ad
oggi; la sua recente inventariazione, tuttora in corso per la documentazione pi
recente, consente un lungo percorso attraverso i verbali della Congregazione di
Santa Cecilia, i libri contabili, i carteggi artistici, ma anche la rassegna stampa
completa dal 1910 ad oggi, locandine e manifesti, e fornisce un vivace spaccato
della vita musicale romana dei secoli scorsi. Allarchivio storico dellAccademia si
sono aggiunti in tempi pi recenti anche gli archivi aggregati provenienti dai
fondi donati da musicisti e accademici;
Archivio corrente: con il DPR 445 del 28 dicembre 2000 si introduce luso
(obbligatorio per la pubblica amministrazione) del protocollo informatico che
favorisce allo stesso tempo le necessit legate al lavoro corrente e la stratificazione corretta dellarchivio documentale della Fondazione. Il protocollo informatico, per esempio, preparato per confluire nellarchivio di deposito (al di sotto
dei 40 anni) e successivamente nellarchivio storico (oltre i 40 anni) senza necessit di ulteriore lavorazione per il riordino dellarchivio. Lefficacia del sistema
condizionata alla sua reale e convinta adozione come strumento di lavoro quotidiano in cui ciascuno, per la parte di propria competenza, immette informazioni
rendendole disponibili agli altri. Lintroduzione del protocollo propone una riflessione sui flussi di lavoro e sullorganizzazione dei contenuti prodotti quotidianamente dalla Fondazione;
Fondi sonori e audiovisivi: circa 12.000 ore audio e audio-video provenienti da
Archivi di Etnomusicologia (la pi importante raccolta di musica di tradizione
orale in Italia), Fondi discografici e Archivio dei concerti. Tra i materiali pi interessanti spiccano le raccolte di canti popolari (dalla pizzica salentina ai trallalero
genovesi, dai canti ebraici a quelli calabro-albanesi) frutto del lavoro sul campo
svolto fra gli anni 50 e gli anni 70 del Novecento da pionieri delletnomusicologia italiana e internazionale (Ernesto De Martino, Giorgio Nataletti, Diego
Carpitella, Alan Lomax, Paul Collaer) e rare incisioni discografiche del passato
provenienti dai fondi Eminente, De Agostini e Fassini. Recentemente larchivio
si arricchito di numerose registrazioni audiovisive degli spettacoli prodotti dallAccademia, realizzate dalla RAI, che dal 2001 assicura la registrazione sonora
di tutti concerti;
Fototeca: pi di 20.000 fotografie (dal dagherrotipo al formato digitale), fra cui
curiose immagini di attori e cantanti della fine dellOttocento, rivivono accanto
alle pi suggestive foto degli interpreti di oggi. Comprende anche il fondo ap-
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Dossier
partenuto a Leopoldo Mugnone e quello donato dal Conte di San Martino,

ambedue con importanti fotografie di celebri compositori e interpreti, autografate e con dedica. Comprende inoltre le campagne fotografiche svolte sul patrimonio iconografico musicale (ca. 150 fra dipinti su tela, incisioni e sculture, per
lo pi ritratti di musicisti) e sulla collezione di strumenti musicali attualmente
esposta nel Museo degli strumenti musicali, inaugurato nel febbraio del 2008.
La piattaforma di gestione dei contenuti: caratteristiche innovative della sua struttura

e del suo funzionamento
Lelemento pi innovativo sono i criteri sui quali stata strutturata la complessa
piattaforma informatica di gestione dei contenuti, sulla quale poggiano le numerose
basi dati, in tutto dieci, sei delle quali gi consultabili (Cronologia delle manifestazioni
dellAccademia, Biblioteca, Archivio storico, Archivio fotografico, Archivi di etnomusicologia, Strumenti musicali in un proprio portale), altre quattro (Audio-videoteca,
Archivi sonori, Rassegna stampa, e Iconografia musicale) gi disponibili in backoffice
ma consultabili per il pubblico a partire dalla fine del 2008. Il sistema informativo realizzato dallAccademia in collaborazione con lENEL e la societ Regesta.exe, utilizzando la piattaforma documentale Extraway, della 3D Informatica di Bologna, prevede
luso del linguaggio XML e di tecnologie Web. Ciascuna di queste basi dati stata costruita tenendo presente le caratteristiche specifiche del patrimonio di riferimento, e gli
standard nazionali e internazionali di catalogazione. Essendo lAccademia di Santa Cecilia una fondazione dedita alla promozione dellarte musicale in tutte le sue forme
(produzione, formazione, divulgazione, conservazione e valorizzazione dei beni musicali) lintero sistema di gestione del suo patrimonio che tiene ben presenti i principi
dellinteroperabilit pu costituire un modello per analoghe strutture in Italia e allestero (il progetto gi attivo, ha preso il nome di Note in Archivio e viene illustrato
pi oltre). In particolare, il sistema stato strutturato in modo che sia prima di tutto
sistema di gestione dellattivit corrente: fa perno infatti su tre portali, uno di backoffice
(Intranet) per il personale della Fondazione, un portale intermedio di interfaccia con
lutente residente (OPAC), e un portale web per la consultazione remota online. Lattivit di alimentazione si avvale di una serie di liste di autorit (per i nomi personali e
collettivi, i titoli, i luoghi ecc.) condivise anche dagli strumenti di backoffice (protocollo
informatico, cerimoniale, segreteria didattica, archivio musica) e fa s che lintera filiera
quotidiana della produzione contribuisca a stratificare la memoria e il patrimonio storico dellAccademia.
Un altro aspetto innovativo, questa volta con valenza pi locale, proprio il suo
essere biblioteca e mediateca musicale: Roma si recentemente dotata di unimportante
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Dossier
mediateca dedicata al cinema, presso il Centro sperimentale di cinematografia, inserita

nel progetto Mediateca Roma delle Biblioteche del Comune di Roma, ma non possedeva un analogo polo musicale. Lapporto dellAccademia consente di aggiungere un
importante tassello nella storia e nellofferta musicale della citt. Dal gennaio 2008 inoltre, grazie a una convenzione sottoscritta fra la RAI e lAccademia, possibile consultare la base dati di Rai-Teche attraverso cinque accessi presso le postazioni multimediale della sala lettura. Il Parco della musica si dotato cos di un nuovo servizio che lo
avvicina sempre di pi ad analoghe strutture europee, per esempio la Cit de la Musique di Parigi che proprio nel 2005, in contemporanea con la Bibliomediateca
dellAccademia, ha inaugurato la sua Mdiathque, ispirata a criteri assai simili a quelli
della piattaforma di Santa Cecilia. Attualmente attraverso il portale dellAccademia
<www.santacecilia.it> o direttamente allindirizzo della Bibliomediateca <bibliomediateca.santacecilia.it> sono consultabili la cronologia dei concerti e tutti i cataloghi finora
disponibili: biblioteca, archivio storico, archivio fotografico, archivi di etnomusicologia
e museo degli strumenti musicali, che dispone di un proprio sotto portale. Laccesso ai
contenuti digitali attualmente possibile per la maggior parte delle risorse digitali (circa
100.000 documenti darchivio, 1500 manoscritti musicali e 350 edizioni antiche); entro lanno saranno accessibili anche circa 40 anni di rassegna stampa a partire dal 1910
e sar possibile ascoltare un brevissimo estratto in MP3 per le fonti sonore. Naturalmente fin dora possibile attraverso una e-mail richiedere i libri in visione per i giorni
successivi e richiedere la riproduzione dei documenti.
Sempre attraverso il portale possibile accedere al catalogo editoriale dellAccademia, che comprende le collane LArte armonica, EM-Quaderni degli Archivi di etnomusicologia e 19-21, e i periodici, Studi musicali (del quale stiamo pubblicando
gli indici dei primi 30 anni) e lAnnuario. Recentemente stata poi avviata una collana
discografica dedicata al patrimonio di musica di tradizione orale degli Archivi di etnomusicologia, mentre entro il 2009, nellambito del programma celebrativo per i 100
anni dellorchestra dellAccademia, apparir un cofanetto contenente 8 CD, con registrazioni rare e talvolta inedite.
Servizi, statistiche e affluenza 2006-2007

Il catalogo multimediale il nucleo dellintero sistema e permette allutente locale
(uffici dellAccademia e lettore in sala) e allutente remoto (connesso via Internet) di
trovare informazioni e documenti digitali interrogando contemporaneamente tutte le
basi dati che compongono il sistema. In questo modo la Bibliomediateca non pi soltanto una struttura di conservazione, posta ai margini dellattivit corrente, ma diventa
una struttura dinamica al servizio dei concerti e delle manifestazioni di ogni giorno,
48
Dossier
delle quali riporta puntualmente dal 1895 ai nostri giorni storia, avvenimenti, immagini e suoni.
Quanto allutenza esterna, residente o remota, la Bibliomediateca offre servizi di riproduzione analogica e digitale per tutti i tipi di documenti, nel rispetto delle regole
sancite dalla legislazione vigente in termini di diritti dautore e di esecuzione. Il prestito, solo locale, limitato alle pubblicazioni possedute almeno in duplice copia.
A due anni dallapertura, infine, siamo in grado di fornire alcune cifre relative
allaffluenza dellutenza interna, locale e remota:
2006, totale accessi 16.619 (14.230 online e 2.389 visitatori divisi fra 1.687
esterni, 476 interni e 226 remoti) per un totale di 3.707 richieste.
2007, totale accessi 36.534 (34.162 online e 2.372 visitatori divisi fra 1.512
esterni, 394 interni e 466 remoti) per un totale di 7.097 richieste.
Note in Archivio
Note in archivio uniniziativa nata dalla collaborazione tra lAccademia Nazionale di Santa Cecilia, Regesta.exe e 3D Informatica, per promuovere il riuso delle
metodologie e delle soluzioni tecnologiche sviluppate in questi anni per informatizzare
e rendere accessibile in rete il patrimonio documentario dellAccademia.
La piattaforma documentale risponde alle esigenze di chi lavora nel mondo delle biblioteche e degli archivi. uno strumento potente e innovativo, interamente basato su
tecnologie Internet, in grado di descrivere, gestire e comunicare in modo integrato diverse tipologie di archivi: storici, fotografici, audiovisivi e sonori, collezioni strumentali,
raccolte di etnomusicologia, biblioteche, eventi, comunicati, news e rassegna stampa.
Una piattaforma immediatamente operativa, di facile accesso, pensata per organizzare, gestire e comunicare contenuti digitali e archivi multimediali sul Web, una soluzione aperta e flessibile, che adotta lo standard XML e sfrutta componenti software
open source.
Con il progetto Note in archivio lintera piattaforma applicativa viene resa disponibile, in modalit Application Service Model, a tutti i protagonisti, grandi e piccoli, della conservazione del patrimonio storico e artistico del nostro Paese.
Sar possibile disporre in tal modo di un servizio di alto livello qualitativo a costi
contenuti, in grado di garantire la piena autonomia di ciascuna struttura nella gestione
e pubblicazione delle proprie risorse documentarie consentendo, al tempo stesso, il recupero delle banche dati preesistenti realizzate in altri formati.
Il sistema offre una piattaforma tecnologica e documentale che consente laccesso
agli archivi, la ricerca su multi-piattaforma, la gestione degli allegati digitali e se si deAIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009
49
Dossier
sidera lhosting delle banche dati. Gli standard in uso sono: XML, EAD-EAC, ISADISAAR, Norme ICCD, Norme Fiaf, Unimarc, Dublin Core. Attualmente il sistema
permette di gestire archivi storici, fotografici, sonori di tradizione orale, sonori e audiovisivi, archivi di rassegna stampa, biblioteche, patrimoni museali (dipinti, stampe,
strumenti musicali, sculture), cronologie di eventi, authority files.
Hanno aderito a Note in Archivio diverse importanti istituzioni ed archivi, quali
lAccademia Nazionale di S. Luca, lArchivio Capitolino di Roma, alcuni archivi privati
di musicisti; il Teatro Regio e il Teatro stabile di Torino sono in fase di definizione
dellaccordo, mentre il Teatro alla Scala di Milano ha mostrato interesse richiedendo
una presentazione della piattaforma, avvenuta nellestate 2007.
50
Dossier
Il Progetto DocART come studio di caso

ANNALISA RANIERI
Larticolo presenta i risultati del Progetto di gestione documentale e protocollo informatico, denominato DocART, dopo i suoi primi sei mesi di avvio definitivo presso il Conservatorio di musica statale Luisa DAnnunzio di Pescara. Inoltre fornisce in allegato il
titolario di classificazione adottato dal Conservatorio pescarese e revisionato dal Ministero
per i Beni e le Attivit culturali.
Parole-chiave: Progetto DocART Repertori Rete di conservatori Riuso

delle competenze Titolario di classificazione.
Premesse
Obiettivo del mio intervento di presentare i risultati del Progetto di gestione documentale e protocollo informatico, denominato DocART, dopo i suoi primi sei mesi di avvio definitivo presso il Conservatorio di musica statale Luisa DAnnunzio di
Pescara.
Il progetto DocART, dedicato alla gestione informatica dellarchivio corrente di un
Istituto musicale, nasce nel 2007 da uniniziativa congiunta del Conservatorio di Pescara e di quello di Bologna per lutilizzo di un sistema documentale dotato di configurazioni tecnico-archivistiche che rispondessero alle esigenze e alla realt organizzativa di
Istituti musicali di piccole e medie dimensioni.
Nel panorama archivistico italiano, questa iniziativa congiunta da parte dei due
Conservatori citati si presentata come unica nel suo genere ed maturata dopo il ben
pi articolato progetto denominato Note in archivio dellAccademia Nazionale di
Santa Cecilia a Roma e illustrato pi dettagliatamente da Annalisa Bini nel corso del
suo intervento.
Date per le diverse dimensioni del progetto Note in archivio rispetto a DocART
non solo per la mole dei documenti trattati e per il diverso numero di risorse che avrebbero avuto accesso allarchivio elettronico, ma proprio per la sua estensione alla fase
storica dei documenti i due Conservatori statali si sono orientati verso la medesima
scelta tecnologica (una base dati ed un motore di information retrieval in formato nativo XML), ma hanno promosso un progetto limitato alla gestione della sola fase corrente
dellarchivio e hanno preferito investire nella definizione di un titolario di classificazione
51
Dossier
e di un manuale di gestione su misura, comuni e dunque dimensionati alla loro realt.

In particolare, tali strumenti di corredo di un archivio corrente, avente dunque pieno
corso amministrativo, sono infatti richiesti dal dettato normativo, ma personalizzabili
sulla base delle funzioni e della realt organizzativa dellEnte protocollante [1].
Il progetto
Il progetto DocART prevede la dotazione di un applicativo software per luso a norma del protocollo informatico e per la gestione di altre tipologie di documenti non
rientranti nella corrispondenza in arrivo, in partenza o interna quali, per esempio, i documenti a repertorio o i documenti non protocollati.
Con la dicitura documenti a repertorio intendiamo tutti quei documenti che, dotati di una numerazione progressiva propria che si rinnova annualmente e che indipendente dalla numerazione di protocollo, costituiscono una serie omogenea annuale e
specifica. Il repertorio, infatti, prima dellavvento dellinformatica, consisteva in un registro di cui disponevano gli Uffici e nei quali i documenti venivano numerati dagli Uffici stessi in base alla loro tipologia e senza la necessit del protocollo.
Dallanalisi archivistica condotta presso gli Uffici dei conservatori citati, sono state
individuate le seguenti serie annuali di documenti a repertorio:
verbali del Collegio Revisori dei Conti;

verbali del Consiglio di Amministrazione;
verbali del Consiglio Accademico;
verbali del Collegio dei professori;
contratti;
decreti;
albo;
verbali dei dipartimenti e delle strutture didattiche;
delibere Consiglio di Amministrazione;
delibere Consiglio Accademico;
ordini di servizio e note del Direttore
Tra i documenti non protocollati che possono essere registrati e archiviati nel sistema documentale DocART si possono, invece, annoverare le tipologie individuate dalla
normativa [2] e da quelle che per scelta organizzativa e prassi interna dellAmministrazione non sono mai state protocollate, quali per esempio la modulistica, la manualistica, le relazioni interne e tutti quei materiali documentari che costituiscono un valido
supporto alle attivit degli uffici, ma che non richiedono un protocollo ufficiale.
In DocART linsieme di questi documenti (protocollati, a repertorio o non proto52
Dossier
collati) viene classificato secondo un titolario predisposto appositamente per le esigenze

dei Conservatori, in base alle loro funzioni (rappresentate dal primo livello di classificazione, ossia dai cosiddetti titoli i quali sono contraddistinti da numeri romani) e dalle
rispettive materie (rappresentate dal secondo livello di classificazione, le cosiddette classi, identificate da numeri arabi), come riportato nellallegato.
Nel titolario di classificazione proposto troviamo accanto alle funzioni standard di
unamministrazione quali, per esempio, la contabilit, il personale, gli affari legali e il
patrimonio titoli che corrispondono a funzioni proprie di un conservatorio quali la
didattica, la ricerca, le attivit artistico-culturali e la gestione delle carriere degli allievi e
previste dalla normativa riguardante i conservatori [3].
In posizione finale, stato introdotto anche il titolo Oggetti diversi per dare la
possibilit ai protocollisti di denunciare una lacuna del titolario o la personale scarsa
dimestichezza con lo strumento di classificazione: in ogni caso, il ricorso alla classificazione generica oggetti diversi serve agli operatori a classificare tutti i casi dubbi e ai
responsabili dellarchivio affinch possano ricercare e dipanare tali dubbi nel corso dellanno. utilissimo, quindi, specie in una prima fase di collaudo del titolario e non
comporta disordini di tipo amministrativo in quanto la classificazione costituisce un
dato gestionale e non giuridico-probatorio, pertanto s obbligatoria per legge, ma modificabile.
Il titolario presentato al workshop, infine, stato inviato al Ministero dei beni culturali e, in particolare, alla Direzione Generale per gli Archivi, con il duplice scopo di un
controllo critico sullo stesso e di una sua eventuale messa a disposizione su scala nazionale agli Istituti musicali in genere che ne facciano richiesta.
Risultati
Tra i risultati misurabili ottenuti dal Conservatorio di Pescara dal Progetto DocART,
abbiamo la formazione di un archivio elettronico corrente che, nei suoi primi sei mesi
di vita (dal 1 gennaio al 31 luglio 2008), ha registrato circa 6000 documenti protocollati e acquisiti digitalmente via scanner, 450 fascicoli elettronici relativi ad altrettanti
procedimenti amministrativi e circa 1800 anagrafiche di corrispondenti esterni.
Dal controllo di gestione effettuato sulla distribuzione di tali registrazioni in archivio. si evince che gli uffici che gestiscono le pi alte percentuali di documenti e fascicoli
elettronici sono senzaltro la Segreteria didattica e gli Affari generali e del Personale, i
quali hanno attivato anche la gestione dei fascicoli degli allievi e del personale, ossia fascicoli nominativi intestati a ciascun allievo e al personale e contenenti i documenti informatici relativi alle loro carriere.
Gli utenti del sistema, a distanza di sei mesi dallavvio definitivo del progetto, si diAIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009
53
Dossier
cono soddisfatti dei risultati ottenuti, soprattutto in fase di ricerca dei documenti e di
monitoraggio dei procedimenti, grazie alla facilit nel reperimento delle informazioni e
cominciano solo adesso a cogliere i vantaggi di un uso condiviso del sistema di classificazione ai fini dellordinamento dellarchivio. Infine ammettono che, superate le difficolt iniziali, date soprattutto dalla non confidenzialit con lo strumento informatico
da una parte e con il titolario di classificazione dallaltra, la gestione informatica dei documenti ha rappresentato uno spauracchio iniziale e in seguito uninnovazione pienamente calata nella loro realt organizzativa e alla quale non rinuncerebbero per tornare
alla tradizionale gestione cartacea dei documenti.
Conclusioni
Lavvio del progetto DocART presso il caso-pilota del Conservatorio di Pescara, ha
rappresentato senzaltro un ottimo banco di prova per testare non tanto la tecnologia
software impiegata, quanto le configurazioni di sistema relativamente allimpianto archivistico adottato.
Il nostro auspicio per il futuro che altri istituti musicali possano aderire al progetto DocART adottandone le linee guida di riferimento e contribuendo alla sua ottimizzazione in maniera propositiva e collaborativa.
Note
[1]
[2]
[3]
54
La classificazione dei documenti un dato obbligatorio rientrante nel cosiddetto protocollo minimo per le pubbliche amministrazioni; si veda lart. 56 (Operazioni ed informazioni
minime del sistema di gestione informatica dei documenti) del DPR 445/2000. La dotazione del Manuale di gestione del protocollo informatico, da parte delle PA, obbligatoria
ai sensi dellart. 3, comma c) del DPCM 31 ottobre 2000 con le modalit riportate nel
successivo art. 5.
Lart. 53 del DPR 445/2000, al comma 5 recita: Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dallamministrazione e tutti i documenti informatici. Ne
sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti
preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti gi soggetti a registrazione particolare dellamministrazione.
Sulla normativa relativa ai conservatori ed, in particolare, sulla loro riforma si vedano la
Legge n. 508 del 1999 con cui i Conservatori hanno dismesso la natura di istituto scolastico e sono confluiti sotto legida del Ministero dellUniversit e della Ricerca e nellAFAM
Dossier
(il settore del Ministero specifico per lAlta Formazione Artistica e Musicale), il DPR n.
132 del 2003 grazie al quale hanno conquistato autonomia statutaria, regolamentare ed
organizzativa ed il DPR n. 295 del 2006 che, rispetto al DPR n. 132, ha introdotto una
variazione soprattutto riguardo la nomina del presidente quale rappresentante legale del
conservatorio e di nomina del Ministro delluniversit e non dellistruzione.
55
Dossier
ALLEGATO
Titolario di classificazione per archivi correnti musicali,

predisposto dal Progetto DocART (versione 1.0 del 12/09/2008)
Titolo I. Affari generali
Questo titolo contiene tutta la documentazione di competenza degli affari generali o
dellamministrazione nel suo complesso.
1) Leggi e circolari applicative
2) Statuto
3) Regolamenti
4) Patrocinio
5) Attivit di rappresentanza
6) Pianta organica
7) Designazioni in enti ed organi esterni
8) Rapporti internazionali
9) Rapporti e convenzioni con enti e privati
10) Statistiche.
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Questo titolo contiene tutta la documentazione interna concernente gli organi nellesercizio delle loro funzioni direttive, consultive ed elettive (verbali, pareri, nomine, delibere, atti preparatori). Per lorganizzazione del titolo, si fatto riferimento a quanto previsto
dal D.P.R. n. 132 del 28/02/2003 e successive modificazioni, vedi D.P.R. n. 295 del
31/10/2006.
Nel caso in cui le denominazioni degli Organi divergessero tra i diversi Conservatori,
queste possono essere personalizzate dal singolo Ente.
Il titolo II contiene altres la documentazione prodotta e ricevuta da organismi istituzionali esterni al Conservatorio con funzioni consultive, di controllo e autorizzazione, come il CNAM [Consiglio Nazionale per lAlta Formazione Artistica e Musicale]. I rapporti
con il Ministero per Universit e Ricerca Alta Formazione Artistica Musicale e Coreutica MUR AFAM, vengono invece classificati in base al loro oggetto.
1) Presidente
2) Direttore
3) Direttore amministrativo
56
Dossier
4) Consiglio damministrazione
5) Consiglio accademico
6) Collegio dei professori
7) Collegio dei revisori dei conti
8) Nucleo di valutazione
9) Consulta degli studenti
10) Consiglio Nazionale per lAlta Formazione Artistica e Musicale - CNAM
11) Conferenza dei Direttori delle Istituzioni AFAM
12) Coordinamento nazionale dei direttori amministrativi
13) Dipartimenti
14) Scuole
15) Comitato per le pari opportunit
16) Commissioni e comitati.
Titolo III. Didattica
Viene qui raccolta la documentazione prodotta per lorganizzazione, la divulgazione e
lo svolgimento dei corsi ordinari, sperimentali, liberi e di specializzazione indetti dal Conservatorio. Vengono altres comprese le iniziative dedicate sia alla formazione musicale in
senso lato (come saggi e stage) sia per attivit concomitanti a quelle didattiche quali concorsi, premi, e simili.
Ordinamento didattico
Corsi ordinari
Corsi sperimentali di alta formazione (I e II livello)
Scuole di specializzazione e corsi di perfezionamento
Dottorato di ricerca
Master
Corsi liberi
Saggi, seminari e master class
Scambi internazionali ed Erasmus
Calendario accademico - gestione degli orari e delle aule
Borse di studio, sussidi e premi
Visite guidate ed iniziative per linfanzia
Pubblicit per attivit didattica
Stage formativi.
Titolo IV. Affari giuridico-legali

In questo titolo viene raccolta tutta la documentazione relativa ad atti normativi prodotti allinterno del Conservatorio o riguardanti lo stesso. Sono altres comprese le azioni
57
Dossier
legali, i pareri, le consulenze e tutto il contenzioso riguardanti i diversi settori, ivi compresi
quelli riguardanti il personale.
Contenzioso giudiziale e stragiudiziale

Reati (delitti e contravvenzioni)
Atti di liberalit
Pareri e consulenze amministrativo-legali
Responsabilit civile, penale e amministrativa del personale.
Titolo V. Studenti e diplomati

Il titolo dedicato alle funzioni relative alla gestione degli allievi. Per i documenti relativi a ciascun allievo viene istruito un fascicolo nominativo, cosiddetto dello studente.
Orientamento, informazione e tutoraggio

Ammissioni, immatricolazioni e iscrizioni
Passaggi interni, trasferimenti da e per altra sede
Cursus studiorum, sospensioni, interruzioni, provvedimenti disciplinari
Diritto allo studio, tasse e contributi, borse di studio, benefici economici
Tirocinio, formazione e attivit di ricerca
Selezioni e audizioni
Cessazione o conclusione della carriera di studio.
Titolo VI. Attivit artistiche, di ricerca e culturali

Questo titolo raggruppa tutta la documentazione prodotta nello svolgimento dellattivit culturale e nella gestione dei beni musicali, appartenenti al Conservatorio, sotto il profilo librario, archivistico e museale. I rapporti con lutenza sono inseriti allinterno della
classe relativa al Sistema informativo, inteso nella sua accezione pi ampia, ossia comprendente le richieste per la biblioteca, laudioteca, larchivio storico e laccesso ai documenti
correnti.
In questo titolo viene raccolta altres la documentazione relativa allattivit artistica. La
documentazione relativa alle tourne, ai festival e alle rassegne produce unulteriore serie di
fascicoli intestati alla singola manifestazione.
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Sistema informativo e comunicazione (Biblioteca, Archivio, Audioteca, URP)

Editoria musicale e incisioni discografiche
Convegni, conferenze e mostre
Festival, rassegne, collaborazioni artistiche e concerti
Tourne, scambi e collaborazioni musicali
Consorzi ed Enti a partecipazione universitaria.
Dossier
Titolo VII. Personale

Il titolo dedicato alle funzioni relative alla gestione del personale, sia esso dipendente
o esterno (collaboratori a qualsiasi titolo). Per i documenti relativi a ciascun dipendente
viene istruito un fascicolo nominativo, cosiddetto del personale, riferentesi a personale
tecnico amministrativo, docenti, collaboratori e lavoratori autonomi, orchestra e coro, aggiunti orchestrali.
Concorsi e selezioni
Assunzioni e cessazioni
Comandi e distacchi
Assenze e scioperi
Accertamenti sanitari
Mansioni e incarichi
Carriera ed inquadramenti
Pre-ruolo, trattamento di quiescenza, buonuscita, TFR
Trattamento economico e compensi accessori
Adempimenti fiscali, contributivi ed assicurativi
Dichiarazioni di infermit ed equo indennizzo
Servizi a domanda individuale (accredito stipendi, accensione mutui, ecc)
Provvedimenti disciplinari
Formazione e aggiornamento professionale
Rapporti sindacali e contrattazione decentrata
Sicurezza del lavoro
Anagrafe delle prestazioni
Comitato anti mobbing.
Titolo VIII. Finanza, contabilit e bilancio

In questo titolo viene raccolta tutta la documentazione relativa alla gestione finanziaria
dellente: vale a dire, da una parte, tutte le forme di finanziamento concesse al Conservatorio e le sue entrate, dallaltra la gestione delle spese connesse ai contratti di fornitura,
ad assicurazioni e a ogni altro tipo di costo.
Entrate - finanziamenti e contributi

Uscite e piani di spesa
Bilancio preventivo rendiconto consuntivo e verifiche contabili
Controllo di gestione
Tesoreria (rapporti bancari e postali)
Assicurazioni
Imposte, tasse, adempimenti fiscali, previdenziali ed assistenziali.
59
Dossier
Titolo IX. Lavori pubblici, edilizia ed impiantistica

Comprende tutta la documentazione che riguardi la gestione materiale del patrimonio
del Conservatorio e dei relativi servizi.
1)
2)
3)
4)
5)
Progettazione e costruzione di opere edilizie con relativi impianti

Manutenzione ordinaria, straordinaria, ristrutturazione, restauro, destinazione duso
Sicurezza e messa a punto degli ambienti di lavoro
Telefonia ed infrastruttura informatica
Gestione materiali ed attrezzature tecniche e custodia dei beni.
Titolo X. Patrimonio, provveditorato ed economato

Questo titolo comprende le funzioni relative alla titolarit e gestione economico-giuridica del patrimonio del Conservatorio, di natura sia mobile sia immobile, allacquisizione
e gestione dei beni e servizi strumentali allo svolgimento delle attivit didattico-formative
ed artistico-culturali.
Acquisizione di beni mobili e immobili

Alienazione di beni mobili ed immobili
Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato
Gestione spazi istituzionali.
Titolo XI. Oggetti diversi
60

a cura di CLAUDIO GNOLI
Come mi vuoi, sciolto o coordinato?

CLAUDIO GNOLI
Al momento di cominciare questa puntata della rubrica ho aperto Del.icio.us, il

famoso sito in cui possibile condividere le proprie pagine web preferite etichettandole
a piacere (social bookmarking), e ho guardato il primo segnalibro della lista: era intitolato Memory step 1, e la comunit degli utenti laveva indicizzato con i tag memory,
lifehacks, productivity, tips, howto. Come dire, si trattava di un sito che
ha a che fare con la memoria, la soluzione di piccoli problemi quotidiani, la produttivit, suggerimenti, e istruzioni. Daccordo, ma vi ha a che fare in che modo?
I tag non ce lo dicono, restano nel vago. Infatti per loro natura sono un sistema di
organizzazione della conoscenza post-coordinato: i vari elementi del soggetto non sono
connessi fra loro gi al momento di indicizzare (come avverrebbe in un sistema precoordinato), ma concorrono a formare il soggetto solo a posteriori, quando lutente li
esamina. La risorsa presentata parla dunque di qualcosa che sta allintersezione di memoria, soluzioni, produttivit eccetera. Considerando queste parole-chiave tutte insieme
possiamo farci unidea del tipo di contenuto, anche se non ci viene detto esplicitamente
se si tratti di suggerimenti PER la memoria, o della memoria DI suggerimenti, o altra
combinazione (di fatto, la pagina in questione illustra un metodo rapido per memorizzare dei numeri convertendoli in parole significative).
un po la medesima differenza che passa tra usare i termini di un tesauro in modo
sciolto, elencandoli uno dopo laltro, oppure connetterli secondo le regole sintattiche di
un soggettario. Tra avere, per usare un esempio della Guida GRIS, i due termini elaboratori elettronici e previsioni meteorologiche, oppure la stringa
di soggetto previsioni meteorologiche - impiego degli elaboratori elettronici. La stringa di soggetto aggiunge informazioni rispetto ai termini
sciolti, perch esprime anche le relazioni che sussistono fra di loro, sia attraverso un ordine di citazione standard (prima va il concetto centrale, poi lo strumento utilizzato) sia
attraverso adeguati connettivi (impiego degli).
E che dire delle classificazioni? Normalmente sono pre-coordinate, in quanto esprimono le varie faccette di una classe nel loro ordine convenzionale, in modo da assegnare a ciascun documento una posizione precisa e prevedibile. Quando per lo scopo,
pi che mettere in fila i volumi sugli scaffali, permettere il recupero da un archivio
digitale, si pu anche scegliere di elencare diverse classi pertinenti al documento senza
specificare la relazione fra loro. Questa soluzione viene impiegata efficacemente in alcuni OPAC, come lo svizzero NEBIS (Pika, Tecniche di ricerca di documenti basati
sulla CDU in un OPAC multilingue svizzero, ISKO Italia, <www.iskoi.org/doc/nebis.
63
pdf> 2007); a ciascun documento sono associati da due a sette codici della Classificazione decimale universale che concorrono a descriverne il soggetto: per un libro che
parla di elefanti e mammuth e della loro evoluzione abbiamo:
569.064
599.064.3
59.017.2
proboscidati (paleozoologia)
elefanti (zoologia)
evoluzione (animali).
Indicizzare il libro con una sola di queste classi, supponiamo quella zoologica, ci avrebbe costretto a escludere altri aspetti a essa collegati, come quelli paleontologico ed
evoluzionistico; la questione connessa al problema della costrittivit delle discipline,
che abbiamo discusso nella puntata precedente.
Le classificazioni usate in questo modo furono chiamate da Jean-Claude Gardin
classificazioni libere, in quanto i diversi elementi concettuali vi sono combinati liberamente luno con laltro (Classification research: proc. second International Study Conference, Elsinore, 1964, ed. P. Atherton, p. 161-176). Gardin ne discusse pregi e difetti
rispetto alle classificazioni a faccette, nelle quali invece si possono combinare soltanto gli
elementi previsti allinterno di ciascuna classe, e necessariamente secondo lordine prescritto. Le classificazioni libere, e in genere i sistemi post-coordinati, si prestano molto
bene al recupero in ambiente digitale: infatti grazie alla medesima logica che in una
folksonomia possiamo estrarre tutti i segnalibri in cui ricorre il tag memory combinato
con qualsiasi altro; o nella Wikipedia tutte le voci associate alla categoria Georgian
film directors insieme a qualsiasi altra (1934 births, living people,
ecc.).
La post-coordinazione, come abbiamo notato, non ci ndica il tipo di relazioni fra
un concetto e laltro. In molti casi, tutto sommato, queste relazioni non sono strettamente necessarie. Vedendo i termini turbne, rotori, vibrazione e affaticamento, intuiamo facilmente anche il senso della loro connessione: non pu che
trattarsi dellaffaticamento DEI rotori DELLE turbine CAUSATO DA vibrazione. Nei
primi anni Sessanta alcuni documentalisti inglesi condussero unaccurata serie di esperimenti presso il collegio di aeronautica di Cranfield, passati alla storia come i Cranfield test, dai quali emerse che una classificazione a faccette offriva pi o meno le
medesime prestazioni di recupero di altri sistemi meno sofisticati, comprese le parolechiave. Perch quindi investire tempo e risorse indicizzando in modo accurato, quando
delle rozze parole-chiave ci offrono quasi il medesimo servizio?
Ma attenzione: non sempre le relazioni fra i concetti sono cos scontate. Hjrland
osserva che chi cercasse documenti su figli di genitori ciechi usando solo i termini
figli, genitori e ciechi otterrebbe una gran quantit di materiale sulla combinazione di concetti pi spesso discussa in letteratura, ossia i genitori di figli ciechi, che
per in questo caso non pertinente! Gi Derek Austin not che in molte situazioni
64
dellindicizzazione non possiamo conoscere il ruolo di un concetto se non abbiamo

prima individuato il contesto in cui usato. Ci pu verificarsi in due modi: (1) quando stiamo indicizzando in un mbito trasversale a diverse discipline, sicch, anche se il
significato di un termine rimane costante, noi non siamo in grado di dedurne il ruolo
supponendo come quadro di riferimento un singolo campo di studio; (2) quando abbiamo a che fare con un campo semantico di concetti soffici.
La prima di queste situazioni si pu mostrare considerando termini come stampa,
storia e bibliografie, che possono essere connessi luno allaltro in diversi modi, veicolanti soggetti alquanto differenti. Se questi termini venissero presentati a un
utente come un insieme di parole-chiave non connesse, egli non avrebbe modo di distinguere fra, supponiamo, storia delle bibliografie della stampa e stampa di bibliografie della storia nessuno dei quali sarebbe considerato rilevante dal lettore che
avesse richiesto una bibliografia sulla storia della stampa....
Il secondo caso riguarda invece le scienze soffici, corrispondenti perlopi alle discipline sociali e umanistiche, che Austin contrappone a quelle dure come la geologia o lingegneria: stato considerato prima che un utente a conoscenza del significato
comunemente accettato di termini come turbne, rotori, affaticamento e
vibrazione sarebbe anche in grado di dedurre la relazione corretta fra loro. Ma di
termini quali societ, responsabilit e famiglia sembrano esserci tante definizioni quanti sono i filosofi e i sociologi; e questi concetti possono essere interconnessi in una variet di modi, che rappresentano soggetti alquanto diversi e tutti ugualmente validi. Ne deriva che qualsiasi indice proponesse ai suoi utenti concetti di questo
genere come insieme di termini non collegati meriterebbe pienamente la reputazione di
sistema rumoroso (Itself an education, 2nd ed., Library Association, 1971, p. 86-88).
Ecco allora che, quando si ha bisogno di unindicizzazione accurata, ad esempio in
una bibliografia specializzata di articoli, importante esprimere anche le relazioni fra i
concetti, come permette di fare un sistema a faccette. Ma come evitare nel medesimo
tempo di perdere i vantaggi della classificazione libera per la ricerca in ambiente digitale, evidenziati da Gardin? Austin concep un sistema che fosse entrambe le cose, sia libero sia a faccette, e lo chiam freely faceted classification. In questo tipo di KOS, ogni
concetto espresso da una notazione costante, ed quindi recuperabile autonomamente,
ma le sue relazioni con altri concetti sono indicate da una sorta di faccette dette operatori di ruolo, ispirati alla teoria generale dei sistemi. I concetti, rappresentati da lettere e cifre, possono essere connessi a piacere tramite gli operatori di ruolo, scritti fra parentesi:
V67
V67(2)U66
V67(5)Z96
V67(5)Z96(4)T3
bottiglie
tappi PER bottiglie
lavaggio DI bottiglie
macchine PER lavaggio DI bottiglie
(classe)
(sottosistema)
(effetto)
(agente).
65
Di questo passo, Austin e i suoi colleghi del Classification Research Group avevano
in mente di sviluppare un nuovo schema di classificazione, caratterizzato dalla sintassi a
faccette libere. Per un insieme di ragioni, fra cui lesaurimento di finanziamenti NATO,
quel sistema per non vide mai la luce, e si torn a un meno rivoluzionario approccio a
faccette disciplinari: nacque cos, soprattutto grazie a Jack Mills, la seconda edizione
della Classificazione bibliografica di Bliss. Della classificazione a faccette libere si riparlato a un recente incontro di ISKO Gran Bretagna intitolato Ranganathan revisited,
i cui interventi si possono ascoltare in rete a <www.iskouk.org/kokonov2007.htm>.
Austin invece fu assunto dalla British National Bibliography, e l tradusse il suo
meccanismo a faccette libere in un sistema di indicizzazione per soggetti verbali, il
PRECIS, Preserved Context Indexing System. Il sistema degli operatori venne codificato nei calcolatori, in modo che gli indicizzatori potessero specificare le relazioni fra
i concetti componenti ciascuna stringa di soggetto: da queste la macchina poteva ricavare automaticamente delle stringhe ruotate, in cui a turno era messo in evidenza un
termine o un altro, conservando sempre la correttezza e lintelligibilit delle relazioni
sintattiche.
Questo ingegnoso sistema era chiaramente legato alla lingua inglese, nella quale
erano espressi i termini e i loro connettivi. Austin ipotizzava per che lo si potesse trasporre anche in altre lingue, ispirandosi con grande modernit culturale alla grammatica generativa di Chomsky, secondo la quale esisterebbe una struttura logica profonda
degli enunciati comune a tutte le lingue (A. Cheti, Biblioteche oggi, 8, 1990, n. 1,
p. 29-49). Perci si propose di sperimentare il PRECIS in altre lingue, volutamente anche lontane dallinglese, come il ceco e il singalese: viaggi per il mondo tenendo corsi
sul sistema e seguendone le sperimentazioni in diversi contesti nazionali.
La possibilit di una versione italiana fu studiata a fondo da Diego Maltese e Alberto Petrucciani (Unesperienza di indicizzazione per soggetto, AIB, 1990), mentre agli insegnamenti di Austin si ispir il Gruppo di ricerca sullindicizzazione per soggetto di
Alberto Cheti, Daniele Danesi e altri, che ha prodotto la gi citata Guida <www.aib.it/
aib/gris/gris.htm> e sta ora informando la struttura del Nuovo Soggettario.
Lapproccio sintattico del PRECIS aveva gi avuto antecedenti nella pionieristica
indicizzazione relazionale concepita da Jason Farradane negli anni Sessanta, e nel Syntol
applicato da Gardin negli anni Sessanta a documentazione specializzata francese. In
America settentrionale Timothy Craven pubblic il NEPHIS, Nested Phrase Indexing
System <publish.uwo.ca/~craven/book1986>. Anche in India i continuatori di Ranganathan hanno applicato il suo metodo di analisi a faccette a uno strumento verbale, il
POPSI di Ganesh Bhattacharyya.
Come si pu intuire, questi sistemi molto sofisticati da un lato permettono prestazioni di recupero eccellenti, dallaltro comportano una discreta complessit di gestione
e di applicazione. Abbiamo visto che tale complessit in certi casi pu risultare super66
flua, mentre in altri sarebbe estremamente utile. La sfida attuale sembra dunque quella
di coniugare le tecniche pi evolute sviluppate dalla ricerca dei decenni passati con la
sostenibilit e limmediatezza duso. Chiss che non sia possibile farlo applicando in
modo illuminato la potenza di calcolo e la diffusione capillare che oggi abbiamo
in mano a costi minimi grazie al Web, ai wiki, ai programmi e i linguaggi di programmazione open source? Se li avessimo dati in mano a Ranganathan e Austin, che cosa ne
avrebbero fatto?
Le puntate precedenti di questa rubrica sono state pubblicate su precedenti fascicoli di AIDAinformazioni, con i titoli:
Un neologismo quasi centenario (n. 1-2/2006)
Lalfabeto e la sindrome di Sariette (n. 3-4/2006)
Come mi vuoi, libero o controllato? (n. 1-2/2007)
Come mi vuoi, disciplinata o fenomenale? (n. 3-4/2007)
La prossima prevista :
Di che cos fatta la conoscenza?
67

a cura di DOMENICO BOGLIOLO
Il 2009 Anno europeo della creativit e dellinnovazione

MASSIMINA CATTARI
LUnione Europea sceglie, anno per anno, un tema specifico per una campagna di
sensibilizzazione. A dicembre 2008 si concluso lAnno Europeo del Dialogo Interculturale [1] che ha realizzato nei ventisette Stati membri moltissime attivit e progetti in
diversi campi (educazione, cultura, formazione, ecc.), tutti finalizzati alla promozione
del dialogo tra le culture in mbito europeo. Il nostro Paese stato particolarmente attivo nel corso dellintero Anno Europeo del Dialogo Interculturale [2]. In particolare, il
Ministero per i Beni e le Attivit Culturali (MiBAC), come coordinatore nazionale, attraverso il Progetto Mosaico: insieme per i colori dellEuropa, ha realizzato una serie di attivit in numerose citt italiane volte a coinvolgere operatori culturali e intellettuali
provenienti da tutta Europa, in uno scambio reciproco di conoscenze ed esperienze.
Con Decisione n. 1350/2008/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 16 dicembre 2008, lanno 2009 stato proclamato Anno Europeo della Creativit e dellInnovazione [3] per promuovere linnovazione e la creativit nei diversi campi dellattivit
umana. La suddetta Decisione stata pubblicata nella Gazzetta ufficiale dellUnione
Europea Serie L 348 del 24 Dicembre 2008 [4].
Linaugurazione ufficiale dellAnno Europeo della Creativit e dellInnovazione
(European Year of Innovation and Creativity - EYCI) ha avuto luogo a Praga il 7 gennaio 2009, in concomitanza con linizio del Semestre di Presidenza dellUnione Europea [5] da parte della Repubblica Ceca. Erano presenti il presidente della Commissione
UE, Jos Manuel Barroso, e il Primo ministro ceco, Mirek Topolnek, oltre ai rappresentanti di tutti gli Stati membri e dei coordinatori nazionali, a tal fine nominati.
Finalit e obiettivi dellEYCI

Lobiettivo generale dellAnno Europeo della Creativit e dellInnovazione di sostenere gli sforzi degli Stati membri per promuovere la creativit attraverso lapprendimento permanente, in quanto motore dellinnovazione e fattore chiave dello sviluppo
di competenze personali, professionali, imprenditoriali e sociali e inoltre del benessere
di tutti gli individui nella societ.
Sottolineando limportanza della creativit e dellinnovazione, lUnione Europea
mira inoltre a dar forma al futuro dellEuropa in un contesto di concorrenza globale,
stimolando in tutti i cittadini il potenziale creativo e innovativo.
LAnno Europeo della Creativit e dellInnovazione uniniziativa orizzontale che
71
coinvolge molteplici settori: oltre a quelli riguardanti la cultura, listruzione e la formazione, esso comprende anche le politiche di ricerca, dei media, dellimpresa e delle politiche sociali e regionali.
La Direzione Generale Istruzione e Cultura [6] responsabile per la Commissione
Europea dellAnno europeo 2009.
LUE offrir a tutti gli Stati membri, durante tutto il 2009, una struttura che sensibilizzi a queste tematiche e promuova un dibattito politico sul modo di aumentare il
potenziale creativo e innovativo dellEuropa.
Azioni dellEYCI
Nella Decisione n.1350/2008/CE sono riportate le misure da adottare per la realizzazione di attivit a livello europeo, nazionale, regionale o locale in relazione agli obiettivi dellAnno europeo 2009 che si articoler, in particolare, nelle seguenti azioni:
campagne di informazione e di promozione su scala comunitaria e nazionale per
diffondere i messaggi chiave relativi agli obiettivi dellEYCI;
conferenze, mostre, dibattiti ed altre iniziative in tutti i 27 Paesi dellUnione
Europea dirette a promuovere linnovazione, coinvolgendo direttamente o raggiungendo il maggior numero possibile di persone sul tema della creativit e
dellinnovazione;
definizione di esempi di buone pratiche e diffusione di informazioni sullazione
a favore della creativit e della capacit di innovazione;
realizzazione di indagini e studi su scala comunitaria o nazionale al fine di valutare e documentare la preparazione, lefficacia e limpatto dellEYCI nel gettare
le basi dei suoi sviluppi a lungo termine.
Anno Europeo della Creativit e Innovazione in Italia

Lobiettivo primario quello di mettere in evidenza lidentit italiana in relazione a
quella europea, rendendo visibile limportanza della creativit e dellinnovazione nello
sviluppo delle identit locali, cosi da far emergere tradizioni e originalit.
Per il coordinamento delle attivit nazionali si costituito un tavolo aperto interministeriale e interistituzionale, al quale partecipano rappresentanti del Dipartimento per le Politiche Comunitarie, di diversi ministeri (Istruzione, Universit e Ricerca,
Lavoro, Salute e Politiche sociali; Pubblica amministrazione e Innovazione, Beni e Attivit Culturali), e dellAgenzia di LLP (Lifelong Learning Programme) etc.
72
Eventi e iniziative EYCI

opportuno segnalare i principali eventi-iniziative organizzati finora:
Creativity and innovation - Best practices from EU programmes. Bruxelles, 2-3 marzo 2009
Nel marzo scorso, la Commissione europea ha organizzato a Bruxelles limportante
conferenza europea [7] sui contributi dei programmi di finanziamento dellUE alla creativit e allinnovazione. Gi precedentemente, nel mese di febbraio, a Bruxelles, erano
stati organizzati una serie di dibattiti pubblici sui temi chiave in relazione alla creativit
e allinnovazione. Sono stati discussi argomenti come la diversit culturale, il settore
pubblico, leducazione, la Societ della conoscenza.
La creativit nel triangolo della conoscenza: Istruzione, Ricerca, Innovazione, Roma, 7 aprile
2009
La Rappresentanza in Italia della Commissione europea, ha promosso - insieme alle
principali reti di informazione dellUnione europea e a Universitas Mercatorum, Universit telematica delle Camere di commercio italiane una campagna nazionale di informazione e comunicazione dal titolo Il triangolo della conoscenza: Istruzione, Ricerca,
Innovazione volta a coinvolgere i cittadini, le imprese, il mondo accademico e quello
della ricerca, nella costruzione del progetto europeo. Obiettivo sensibilizzare
allimportanza della creativit, dellinnovazione e dello spirito imprenditoriale, sia per
lo sviluppo personale, che per la crescita economica e loccupazione, stimolando la
ricerca e favorendo il dibattito sul piano politico. Con il convegno tenutosi a Roma il
7 aprile scorso presso lUnioncamere [8], si voluta presentare liniziativa nazionale e al
contempo approfondire i temi oggetto dellAnno europeo 2009.
Creativit per lInnovazione, Roma, 7 maggio 2009
La Federazione Italiana Donne Arti Professioni e Affari [9] ha organizzato il 7 maggio 2009 a Roma presso il Palazzo Valentini il Convegno Creativit per lInnovazione. Evento realizzato nellambito delle iniziative nazionali per lAnno Europeo della
Creativit e dellInnovazione con la partecipazione straordinaria di Antonino Zichichi,
professore emerito di Fisica superiore e Past President dellIstituto Nazionale di Fisica
Nucleare, che ha tenuto la conferenza dal titolo Creativit in linguaggio, logica e scienza.
La parola creativit viene comunemente associata al pensiero artistico, ma in realt
le innovazioni pi significative sono quasi sempre state determinate da personaggi eclettici che hanno saputo sfruttare le caratteristiche del pensiero trasversale, in tutti i
campi della ricerca, dellistruzione e della formazione, dellorganizzazione, del mondo
industriale e politico.
73
stato un convegno denso di stimoli, spunti di riflessione, grazie agli interventi di

ricercatori ed esperti provenienti da vari ambiti che hanno affrontato il tema della creativit legata alla formula della semplicit.
Grandi maestri del design (tra cui moltissimi architetti e ingegneri) ci insegnano che
grazie alla semplicit sono stati realizzati processi e prodotti innovativi.
Sempre sul tema della semplicit, Daniela Troina della Fidapa ha coordinato una
tavola rotonda articolata in tre interventi: il giornalista Simone Magr ha presentato, i
risultati di un sondaggio su creativit e innovazione, Giovanna Spagnuolo (ISFOL) ha
tenuto una relazione sulla creativit nelle organizzazioni e Lucia Votano (Istituto Nazionale di Fisica Nucleare) intervenuta sul tema della ricerca e innovazione in Italia.
Prima Giornata della Creativit, Roma, 13 maggio 2009
La Provincia di Roma [10] ha dato seguito alla dichiarazione dellAnno Europeo
della Creativit e Innovazione organizzando una serie di iniziative per dare supporto
alle industrie creative nel territorio di sua competenza.
Nel corso della Giornata si data notizia di due progetti innovativi:
listituzione del Fondo per la Creativit, mirato a finanziare progetti innovativi;

la pubblicazione del Libro Bianco della Creativit, risultato dellattivit della
Commissione Santagata nellidentificare e definire i contorni della sempre
pi importante economia creativa.
Ma obiettivo del convegno stato di arrivare alla definizione di un ambito produttivo legato alla produzione di nuove idee e alla loro distribuzione a livello internazionale con particolare riferimento alla situazione romana.
Esperti di programmazione territoriale, di innovazione e arte hanno dato il loro
contributo per comporre un quadro generale delle politiche territoriali attuate in Italia
e in Europa.
Il convegno si concluso con la presentazione del Piano provinciale della Creativit
nel suo complesso.
I contenuti e i materiali generati durante levento saranno successivamente rielaborati in formato digitale e verranno ridistribuiti sul web in un contenitore pensato proprio per stimolare il dibattito.
Per Approfondimenti
Sito ufficiale europeo Creativity and Innovation European Year 2009 [3] nel
quale sono reperibili notizie, eventi e attivit aggiornate regolarmente du-
74
rante tutto lanno relazioni sui risultati delle attivit. Una sezione speciale
dedicata alle attivit svolte negli Stati membri.
Sito ufficiale italiano [11] creato per diffondere e sostenere le iniziative che
nel nostro Paese si svilupperanno nel corso dellintero anno, verr data visibilit alle soluzioni di eccellenza creative e innovative che nelle diverse zone
dellItalia, nei settori educativi, sociali, economici e produttivi si sono attuati
o sono in corso di realizzazione.
Sito OPIB [12] nel quale si forniscono informazioni sui principali programmi di finanziamento europei e internazionali attualmente in corso. Il
web contiene informazioni di dettaglio sugli obiettivi, sulla durata, sui mezzi
finanziari resi disponibili dai singoli programmi comunitari; rimanda, inoltre, attraverso rinvii, ai principali documenti ufficiali, ad altri siti e ad altri
referenti. Una Sezione speciale dedicata allAnno Europeo della Creativit
e dellInnovazione.
Note
[1]
[2]
<www.interculturaldialogue2008.eu/333.html?L=9>.
<In Italia levento di lancio dellAnno Europeo del Dialogo Interculturale si tenuto a
Roma il 12 febbraio 2008 con la presentazione del progetto nazionale Mosaico e
dellAgenda degli eventi interculturali previsti nelle citt italiane durante tutto il 2008
sotto il logo della Commissione Europea e sotto legida del Mibac.
[3] <www.create2009.europa.eu>.
[4] <eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:348:0115:0117:IT:PDF>.
[5] <www.eu2009.cz/en>.
[6] <ec.europa.eu/dgs/education_culture/index_en.htm>.
[7] <www.create2009.europa.eu/calendar_of_events/events_archive/events_singleview/
news/brussels-conference-exhibition-creativity-innovation-best-practice-from-euprogrammes.html>.
[8] <www.politichecomunitarie.it/comunicazione/16512/30-marzo-2009>.
[9] <www.fidapa.it>.
[10] <www.provincia.roma.it>.
[11] <www.create2009-italia.it>.
[12] <www.opib.librari.beniculturali.it>.
75
Il progetto CIBER 23 Library Things

CETTINA COSENZA
Lidea del progetto CIBER 23 Library Things nasce durante il seminario primaverile del 2008, quando Mary Joan Crowley ed Ezio Tarantino (La Sapienza Universit
di Roma), proposero alla comunit CIBER <www.uniciber.it> lutilizzo del tutorial 23
Learning 2.0 Things <plcmcl2-things.blogspot.com> per liniziazione dei bibliotecari
CIBER agli strumenti del Web 2.0 applicabili alla Library 2.0.
23 Learning 2.0 Things un programma di auto-apprendimento sviluppato da
Helene Blowers <librarybytes.com> presso la Public Library of Charlotte & Mecklenberg County <plcmclearning.blogspot.com> e adottato e adattato da pi di 250 biblioteche e organizzazioni. Un corso diviso in nove moduli per imparare a maneggiare
una Library 2.0. Secondo questo metodo i partecipanti, assistiti da tutor, utilizzeranno
un blog per i propri esercizi.
Quella effettuata tra i bibliotecari volontari di CIBER stata la prima sperimentazione del programma di auto apprendimento in Italia. I progressi delliniziativa [1] sono stati riportati da Mary Joan Crowley, Ezio Tarantino ed i tutor del progetto
Graziano Barca (Universit di Foggia), Vincenzo DAguanno (Universit di Cassino) e
Jula Papa (Universit del Molise a Campobasso) durante il seminario CIBER di novembre 2008 <www.uniciber.it/index.php?id=373>. Mary Joan Crowley ha presentato
[2] per la prima volta agli esterni a CIBER il progetto formativo durante il workshop
Web 2.0 and libraries <www.uniciber.it/index.php?id=485>, tenutosi a Roma il 6 marzo 2009. Liniziativa stata inoltre presentata [3] a Milano da Mary Joan Crowley e da
Vincenzo DAguanno nel marzo 2009 durante il Convegno delle Stelline, Il mondo
in biblioteca. La biblioteca nel mondo. Verso una dimensione internazionale del servizio e
della professione.
Il progetto, introdotto sperimentalmente da CIBER-CASPUR in Italia in un momento caratterizzato da considerevoli tagli di budget, d la possibilit di seguire un percorso formativo sullutilizzo concreto delle tecnologie Web 2.0 mediante lauto-apprendimento collaborativo, che azzera i costi di viaggio e soggiorno che un corso tradizionale
avrebbe comportato.
Il programma di auto-apprendimento si articola su diversi strumenti di 2.0 come:
media sharing (Youtube, Flickr, Slideshare, ecc.), Podcast, Wiki, Blog, Google API,
RSS feeds, Facebook, social bookmarking (Delicious, ecc.), catalogue sharing (Anobii,
Librarything, ecc.). A tale scopo sono stati implementati e messi a disposizione dei partecipanti al progetto un wiki come ambiente di lavoro del team ed un blog sul quale
76
pubblicare i contenuti.
Componenti del gruppo, oltre a Crowley, Tarantino, Barca, Papa e DAguanno,
sono gli studenti della biblioteca DISG dellUniversit La Sapienza di Roma. Al termine del periodo di sperimentazione, questi hanno deciso di estendere il progetto a un
numero crescente di universit CIBER, fino a renderlo disponibile allintera comunit
bibliotecaria italiana. Altre universit stanno infatti valutando di creare analoghe esperienze, come la Rete URBS di Roma e lUniversit di Macerata.
In allegato, le FAQ del progetto, in costante aggiornamento, qui riportate alla data
del 9 luglio 2009, dal sito <ciber23librarythings.wordpress.com/faq>.
Note
[1]
[2]
[3]
<www.uniciber.it/fileadmin/doc_imm2/Presentazioni_Seminario/Seminario_Novembre_
2008/MaryJoanCIBER23Things_1.ppt>.
<www.uniciber.it/fileadmin/doc_imm2/Varie/presentation_6_march.ppt-9marzo.ppt>.
<www.slideshare.net/CIBER23librarythings/ciber-23-library-things>.
77
LE FAQ DELLE CIBER 23 LIBRARY THINGS

(in progress)
Come funzione questo programma di apprendimento online?
Questo un programma di self-discovery, che incoraggia lo staff della biblioteca ad
acquisire il controllo del proprio apprendimento degli strumenti Web 2.0 attraverso
lesplorazione e il divertimento e vedere il loro impatto sulla biblioteca e sui suoi sevizi.
Non troverete classi o seminari come supporto. I partecipanti sono incoraggiati, al contrario, a lavorare insieme e a condividere gli uni con gli altri le loro scoperte.
Sono trattati 23 argomenti per imparare a maneggiare una Library 2.0 divisi in 9
moduli, da completarsi ognuno in una settimana. Ogni modulo dedicato a uno strumento diverso, e.g. blog, RSS, wiki.
Chi pu partecipare al corso?
Tutti coloro che lo desiderano. La partecipazione libera e gratuita. Lunica formalit di comunicare la propri partecipazione e, quando sar disponibile, lindirizzo del
proprio blog, che sar reso pubblico.
Ci saranno dei trainer o delle guide che mostrino ai partecipanti come proseguire nel
loro lavoro?
No. Questo un programma di auto-apprendimento. Se sentite il bisogno di assistenza su un particolare argomento potete prendere contatto con uno o pi partecipanti,
elencati nella pagina apposita.
E la Privacy?
Non c! Tutti possono leggere il tuo blog. nella natura dei blog.
E se mi rubano le idee?
Le Ciber-23librarythings sono distribuite sotto una licenza Creative Commons
che consente a chiunque di riprodurre, distribuire, comunicare al pubblico, esporre in
pubblico, rappresentare, eseguire e recitare questopera e di modificare questopera a
condizione di citare la fonte e di riprodurre questa licenza. Consigliamo vivamente a
tutti di utilizzare, nel tuo blog, la medesima licenza.
Ciber-23libarythings grato al Learning 2.0 programme <plcmclearning. blogspot.com> della Public Library of Charlotte and Mecklenberg County
<plcmclearning.blogspot.com> e aHelene Blowers <librarybytes.com> per aver
fornito lispirazione. Il Learning 2.0 programme gi stato adottato da oltre
100 biblioteche in tutto il mondo.
78
BiblioLive: chat reference in biblioteca

GABRIELLA TUFANO
Introduzione
La Biblioteca Mario Costa della Sapienza Universit di Roma, sede di Latina, risponde alle esigenze didattiche e di ricerca delle quattro facolt esistenti presso il polo
pontino, che conta un bacino di utenza di circa cinquemila studenti.
Da una indagine, svolta nella primavera del 2008, sulla soddisfazione degli utenti e
sulla percezione che essi hanno dei servizi bibliotecari erogati, emerso che un gran
numero di studenti non utilizza al meglio i servizi o perch non li conosce o perch
non si mai recato in biblioteca.
Questo dato, in parte prevedibile vista la distanza delle facolt dalla biblioteca, ha
evidenziato la necessit di cercare nuove strade che incontrassero gli utenti per informarli ed aggiornarli su tutti i servizi e le risorse delle quali possono disporre.
Per facilitare il contatto con gli studenti la Biblioteca eroga, gi da anni, il servizio
di reference digitale, tramite luso della posta elettronica. Collabora altres al funzionamento dei servizi di ateneo Chiedi al Bibliotecario <w3.uniroma1.it/vrd/chiedi.aspx>
e Virtual Reference Desk <w3.uniroma1.it/vrd>.
Evidentemente, tutto ci non stato sufficiente per raggiungere gli utenti e per invogliarli ad usare la biblioteca e rivolgersi ad essa per i loro bisogni informativi. quindi necessario garantire agli utenti dei canali supplementari di contatto con la biblioteca
e unassistenza informativa immediata e costante.
In questo contesto, ha avuto inizio un progetto di implementazione dei servizi online, con particolare attenzione verso gli strumenti innovativi che il cosiddetto Web 2.0
rende disponibili. In particolare, si deciso di rimodellare il servizio di reference digitale
esistente, con ladozione della metodologia sincrona interattiva e il ricorso allInstant
Messaging (IM).
Nellmbito del medesimo progetto, si deciso anche di registrare la Biblioteca
Mario Costa nel popolare social network Facebook <www.facebook.com/home.php#/
pages/Latina-Italy/Biblioteca-Mario-Costa/78359428975?ref=ts>.
Con questo articolo si intende riportare lesperienza della Biblioteca Mario Costa
con il servizio di chat reference ed esporre le fasi di progettazione, di realizzazione e di
valutazione.
79
Scelta del software

Il lavoro iniziale consistito in unindagine sui prodotti di messaggistica istantanea disponibili in Rete. Si citano i pi popolari: MSN Messenger, ICQ, AIM, Yahoo messenger,
Skype, Google Talk.
Per ognuna di queste applicazioni necessario registrare un account e scaricarne il
software sul proprio computer, anche se ormai disponibile laccesso diretto alla versione web-based.
Per consentire al maggior numero di utenti di chattare con la biblioteca, sarebbe
stato necessario scegliere pi di uno dei protocolli citati. Questo, per, avrebbe significato registrare una username e una password per ciascuno di essi e mantenere aperte sul
proprio computer le finestre corrispondenti.
Se si fosse optato per uno solo dei sistemi, quello pi conosciuto, il servizio non sarebbe stato accessibile per gli utenti registrati con altri sistemi e soprattutto per tutti
coloro che non fossero iscritti a nessun servizio di IM e quindi sprovvisti di account.
Il progetto mirava a realizzare un servizio di real time reference o chat reference che
potesse essere usato da tutti, e soprattutto che potesse essere erogato attraverso la pagina
web della biblioteca, fruibile, pertanto, da chiunque la visitasse.
La soluzione sarebbe stata adottare un software gratuito multi-protocollo che supportasse gli instant messenger pi importanti e che consentisse la produzione di una finestra di dialogo, un chat box, da inserire nel sito web.
Prima di giungere a una decisione riguardo alla scelta del software, stato fondamentale osservare il panorama bibliotecario nazionale e internazionale, per verificare
quanto fossero diffusi i servizi di IM, e come fossero organizzati.
Uno sguardo a Library success: a best practise wiki, e in particolare alla pagina Libraries using IM Reference [1], ha fornito un quadro della diffusione geografica dei servizi
di chat in biblioteca e dei protocolli adottati.
Nessuna biblioteca italiana era presente nellelenco, poche quelle europee. Tra gli
instant messenger adottati il pi diffuso risulta essere MSN, installato da Windows in
maniera predefinita, e tra i software multi-protocollo compaiono Meebo e Trillian.
Da ulteriore ricerca emerso che, in Italia, solo la Biblioteca del Dipartimento di
Bioingegneria del Politecnico di Milano, attraverso il suo blog [2], eroga il servizio di
chat via Meebo, supportando MSN e Skype.
Si quindi proceduto con una breve analisi dei due software citati:
Trillian un software commerciale che offre gratuitamente solo la versione basic.
Esso non supporta tutte le reti. Per connettersi con Gogle Talk, per esempio,
necessario acquistare una specifica implementazione.
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Meebo un aggregatore di messengers gratuito, una sorta di IM universale.

Disponibile allindirizzo <www.meebo.com>, esso un client web-based, cio
utilizzabile tramite browser, senza istallazione di software. Consente, da ununica
interfaccia, la connessione con le pi importanti piattaforme di messaggistica
istantanea (MSN, ICQ, Gmail, AIM, Yahoo!, Facebook chat e altre ancora).
possibile, inoltre, accedere alla propria lista di contatti senza dover inserire ogni
volta i dati di accesso di ciascuna rete.
Meebo permette la produzione e la personalizzazione di un widget, un elemento
grafico, da inserire nel proprio sito web. Esso consente allutente di interagire
con il programma senza bisogno di effettuare un login o registrare un account.
sufficiente che egli trascriva la sua domanda nellapposito chat box e dar inizio,
direttamente sul sito, ad una conversazione privata, visibile, infatti, solo alle due
persone che in quel momento stanno conversando.
Lutente rimane anonimo, a meno che non voglia identificarsi, e lo pu fare editando il suo nome nello spazio apposito. Nel caso in cui non si fosse connessi, il
messaggio dellutente rimane memorizzato e diviene rintracciabile appena si
online.
Meebo contempla la conservazione dello storico delle conversazioni, quindi la
cronologia dei messaggi, per tutti coloro per i quali stato registrato il contatto
nella lista.
Per ulteriori informazioni su Meebo si rimanda al sito [3].
Considerate le caratteristiche sopra descritte, Meebo sembrato il software pi adatto alle esigenza della biblioteca.
Organizzazione
Il passaggio alla fase esecutiva del progetto esigeva talune opzioni preliminari: lassegnazione di un nome al servizio, lorganizzazione del lavoro in biblioteca e la configurazione del software.
Per quanto riguarda il nome, si pensato a qualcosa che fosse rappresentativo di ci
che si intendeva offrire allutenza, breve e facile da ricordare. La gran parte delle biblioteche ha attribuito al servizio il nome di Ask a librarian. Seguono: Ask us, Chat with
us, Chatta, Reference chat, Live chat, AskRef, Get help, Can we help you, IM a librarian,
Library IM.
81
Si pensato di escludere il termine chat che, pur essendo ormai di uso comune e sicuramente rappresentativo dellazione del dialogare in tempo reale, rischia ancora di
essere associato alle chiacchierate leggere o strettamente personali e private.
La scelta caduta su BiblioLive, un nome che avrebbe esplicitato sia listituzione
erogante, una biblioteca, sia il carattere sincrono, simultaneo, del servizio.
BiblioLive rappresenta, cos, il servizio di informazione istantanea, tramite il quale gli utenti possono contattare in tempo reale il bibliotecario di reference della Biblioteca Mario Costa.
Prima di dare inizio allattivazione del servizio, stato fondamentale valutare la disponibilit dellunico bibliotecario operante nella struttura e soprattutto la possibilit
da parte sua di riuscire a dedicarsi a questo nuovo servizio senza trascurare il resto del
lavoro.
Per questo motivo BiblioLive partito in via sperimentale, con un periodo di rodaggio e di valutazione di sei mesi.
stato quindi creato un account Meebo e si elaborata la personalizzazione del widget,
al quale stato assegnato il nome precedentemente scelto e una veste grafica che meglio
si adeguasse al sito web della biblioteca.
Per quanto riguarda ladesione agli altri servizi di IM, si deciso di creare un account
solo per MSN Messenger, il pi diffuso e conosciuto in Italia, consentendo cos agli utenti di aggiungere la Biblioteca <bibliocosta@hotmail.it> alla lista dei loro contatti.
Non potendo ipotizzare il flusso di contatti e di domande, si preferito non fissare
un orario di erogazione del servizio e lasciarlo attivo in concomitanza con la disponibilit del bibliotecario.
Con BiblioLive si sarebbero gestite richieste di informazioni e chiarimenti circa la
biblioteca, i suoi servizi, le modalit di reperimento di documenti, e altro ancora. Le
domande pi complesse sarebbero state rimandate alluso dellemail o, qualora ne fosse
emersa la necessit, a un appuntamento con il bibliotecario.
Non si ritenuto necessario limitare il servizio a determinate tipologie di utenti.
Promozione del servizio

BiblioLive presente in posizione di primo piano sulla home page della biblioteca
[4] e sulla pagina interna del Chiedi al bibliotecario.
Esso stato pubblicizzato e promosso tra tutti gli utenti della biblioteca tramite
email e tra tutti gli studenti tramite poich per dare informazione di un nuovo mezzo
di comunicazione indispensabile ricorrere a un medium differente una brochure
82
(Fig. 1) affissa presso le facolt e realizzata dagli studenti collaboratori che hanno cercato di rendere pi chiaro possibile il messaggio da divulgare ai loro colleghi. stata data
informazione ai docenti e ai colleghi delle biblioteche della Sapienza.
Figura 1
Valutazioni
Dopo il periodo di sperimentazione di sei mesi, durato dal 1 agosto 2008 al 1 febbraio 2009, si proceduto alla misurazione del numero di contatti e alla valutazione
dellefficacia e del gradimento del servizio.
83
BiblioLive stato accolto con molta curiosit da parte degli utenti/studenti che
hanno gradito il carattere innovativo del servizio.
Si sono gestite 118 conversazioni e si sono registrati 25 contatti MSN, tra i quali
anche alcuni docenti che hanno ritenuto utile tenere la biblioteca nella lista dei loro
amici.
La tipologia di domande ricevute stata varia e caratterizzata sia dalla curiosit almeno iniziale di scoprire se e come funzionasse il servizio, sia dalla reale esigenza degli
utenti di ottenere risposte immediate riguardo la possibilit di reperire testi o informazioni.
In particolare, dallanalisi delle conversazioni, emerso quanto segue:
il 50 % delle domande, di natura bibliografica, concerneva la localizzazione dei
documenti e lassistenza nella ricerca in OPAC;
il 30 % delle richieste era inerente ai servizi della biblioteca e alle modalit di
fruizione degli stessi;
il 10 % dei contatti richiedeva conferme sugli orari di apertura al pubblico della
biblioteca;
un altro 10% di domande non riguardava propriamente la biblioteca, ma piuttosto informazioni di tipo amministrativo o didattico.
Dallanalisi delle conversazioni stesse si potuto risalire alla tipologia di utenti che
hanno utilizzato BiblioLive: 80% studenti universitari ; 10 % bibliotecari; 5 % docenti; 5 % studenti di scuola superiore o altro .
Le conversazioni hanno avuto un linguaggio di carattere informale, che meglio si
addice a un mezzo di comunicazione quale lIM, e al tipo di utenza, costituita da studenti e giovani studiosi, che notoriamente predilige la chat, tramite la quale facile instaurare un rapporto di immediata complicit con laltra persona.
La sincronia del contatto implica una costante attenzione del bibliotecario affinch
lapproccio dellutente non trovi il silenzio o il ritardo nella risposta. La quantit dei
contatti, inoltre, determinante per lorganizzazione del servizio perch, se essi sono
numerosi e concentrati in una particolare fascia oraria, probabile che un solo addetto
non sia in grado di seguirli tutti contemporaneamente. Se invece il flusso non consistente, possibile anche associare la gestione del servizio con altre attivit che contemplino sempre la vicinanza al pc.
Considerata la carenza di personale bibliotecario, si valutata lipotesi di affidarne
la gestione agli studenti collaboratori per i quali, per, necessario un addestramento
che consenta loro di gestire richieste di ogni tipo, fornendo le giuste risposte e con il
giusto linguaggio.
84
Conclusioni
Il numero di contatti ricevuti, anche se non elevato, ha significato un successo per la
Biblioteca, soprattutto per il gradimento che BiblioLive ha suscitato tra gli utenti.
Esso, ora, fa parte integrante della gamma dei servizi erogati. raggiungibile anche
da OPAC, allinterno della scheda informativa della biblioteca [5].
BiblioLive ha costituito il primo passo di un percorso che la Biblioteca Mario Costa, bench piccola, ha voluto intraprendere verso un nuovo modello di biblioteca che
interagisca maggiormente con i propri utenti, li accompagni nel loro apprendimento e
li affianchi nello sviluppo dei loro programmi di studio.
Note
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
www.libsuccess.org/index.php?title=Libraries_Using_IM_Reference.
bioingegneria.wordpress.com.
www.meebo.com/meebo.
w3.uniroma1.it/pololatina/biblio/biblio.html.
sibiblioteche.caspur.it/scheda_css.php?id=SAPEL11.
Bibliografia
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messaging and chat widgets. Partnership: the Canadian Journal of Library and
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php/perj/article/view/533/1368> (maggio 2009).
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Virginia Gentilini, Non-library reference e reference digitale: i servizi concorrenti delle
biblioteche, le tecnologie e lampliamento dei servizi. Bibliotime, 11(2008), n. 3,
<www2.spbo.unibo.it/bibliotime/num-xi-3/gentilin.htm> (maggio 2009).
85
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ReferenceGuidelines-IT.pdf> (maggio 2009).
Joe Murphy, Management models and considerations for virtual reference. Science &
Technologiy Libraries, 28(2008), n. 5, <eprints.rclis.org/14030> (maggio 2009).
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Doriana Zago, Il reference digitale in biblioteca. Bibliotime, 10(2007), n. 3, <www2.
spbo.unibo.it/bibliotime/num-x-3/zago.htm> (maggio 2009).
86
Abstract
a cura di ROSA SANNINO
Abstract
ANTONELLA DE ROBBIO, MICHAEL KATZMAYR

The management of an international open access repository: the case of E-LIS
E-LIS is the largest open access repository in the field of library and information
science and is maintained voluntarily by an international team of librarians and information professionals. As from June 2009, it contains at about 9000 full text documents
in 37 languages from more than 5600 authors from 90 countries. Additionally to the
provision of services to authors and associations in the field, the management of policy
issues is crucial for the repository administration. Thus E-LIS has, inter alia, completed
a policy audit and intends to formulate and communicate its policies in a standardized
way.
Keywords: Library and information science Open access Organization Policies
Subject repository.
GIANFRANCO MISCA
Overview
Music and archive-keeping are the engine for art institutions. The article outlines
an overview of the actions and ideas even operational that the speakers have suggested during the workshop on the ICT revolution applied to music archives.
Keywords: Archives Education Music Update.
MARIA TERESA SPINOZZI

Workshop opening: Laws and regulations
The state conservatoires are comparable to schools whose archives are under the
protection and supervision of the Soprintendenza Archivistica which took the place of
the Archivi di Stato on the competences carried on until 1999. The article outlines duties and opportunities given by the Italian regulations.
Keywords: Code of the digital administration DPR 445/2000 Laws and regulations Protection, monitoring and valorisation of archives Schools.
89
Abstract
LUCIA MAFFEI
The document management as an organizational innovation
The article accurately describes the potential of innovation of the document
processes reengineering within an organization considering tools and results.
Keywords: Documents and processes tracking Innovation Organisational Chart
Processes reengineering.
ANNALISA BINI
The Project Notes in the archive
This article deals with the genesis of the Bibliomediateca of the National Academy of Santa Cecilia in Rome. This neologism indicates a hybrid library, a place where
books and analogical sound documents live together with digital documents and on
multimedia support. That is a dynamic structure to carry on concerts and the artistic
activities of the Academy. Inside the library, the project Notes in the archive was
born and it has been presented at the workshop in Pescara.
Keywords: Archive Library Media library Museum Multimedia library Multimedia platform Photographic library Running Archive.
ANNALISA RANIERI
The DocART Project as a case study
The article presents the results of the document management and the digital recording system project, called DocART after the first six months at the Conservatorio di musica statale Luisa DAnnunzio in Pescara. The article also provides the
classification scheme adopted by the Conservatory of Pescara and edited by the Ministero per i beni e le attivit culturali.
Keywords: Classification scheme Conservatoires network DocART Project Directories Reuse of skills.
90
Hanno collaborato a questo numero:

ANNALISA BINI, Accademia Nazionale di Santa Cecilia - Bibliomediateca e Museo,
Roma, <a.bini@santacecilia.it>
DOMENICO BOGLIOLO, AIDA; La Sapienza Universit di Roma, Roma,
<domenico.bogliolo@uniroma1.it>
MASSIMINA CATTARI, Istituto Centrale per il Catalogo Unico delle Biblioteche Italiane
e per le Informazioni Bibliografiche (ICCU) - Sezione OPIB, Roma,
<cattari@librari.beniculturali.it >
CETTINA COSENZA, Consorzio per le Applicazioni di Supercalcolo per Universit e
Ricerca (CASPUR), Roma, <c.cosenza@caspur.it>
ANTONELLA DE ROBBIO, E-LIS administrative board; Universit degli Studi di Padova.
Centro di Ateneo per le Biblioteche, Padova, <antonella.derobbio@unipd.it>
CLAUDIO GNOLI, Universit di Pavia. Dipartimento di matematica. Biblioteca, Pavia,
<gnoli@aib.it>
MICHAEL KATZMAYR, E-LIS editor ; WU Wirtschaftsuniversitt Wien. Universittsbibliothek, Vienna, Austria, <michael.katzmayr@wu-wien.ac.at>
LUCIA MAFFEI, AIDA; Universit degli Studi di Siena. Divisione flussi documentali e
informativi, Siena, <maffei@unisi.it>
GIANFRANCO MISCA, ANAI Abruzzo; Istituto nazionale Tostiano. Archivio e Biblioteca, Ortona, <gfmisc@alice.it>
ANNALISA RANIERI, Equitalia spa, Roma, <annalisa.ranieri@gmail.com>
ROSA SANNINO, Centro Italiano Ricerche Aerospaziali (CIRA). Biblioteca, Capua,
<r.sannino@cira.it>
MARIA TERESA SPINOZZI, Soprintendenza archivistica per lAbruzzo, Pescara,
<mtspinozzi@beniculturali.it>
GABRIELLA TUFANO, La Sapienza Universit di Roma. Biblioteca Mario Costa, Latina,
<gabriella.tufano@uniroma1.it>
91
Norme per i collaboratori

La collaborazione ad AIDAinformazioni libera e gratuita. I contributi sono sottoposti per
la pubblicazione al vaglio preventivo del Comitato scientifico (gruppo dei pari) e, successivamente, della Redazione, che si riserva di chiedere agli autori modifiche e adeguamenti.
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Ordinariamente (salvo cio il caso di numeri doppi, speciali, etc.) la data di scadenza ultima
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n. 1 (gennaio-marzo)
n. 2 (aprile-giugno)
n. 3 (luglio-settembre)
n. 4 (ottobre-dicembre)
10 febbraio
10 maggio
10 settembre
15 novembre.
Lautore fornir obbligatoriamente insieme al contributo:

il titolo del contributo in inglese;
due abstract (della lunghezza massima di dieci righe ciascuno), uno in lingua inglese e uno
in lingua italiana; e
due elenchi di parole chiave, uno in lingua inglese e uno in lingua italiana.
I diritti dautore appartengono ad AIDA, che si riserva di diffondere il contenuto della Rivista anche in formato elettronico e in rete.
Le note, numerate in cifra araba progressivamente nel testo nella forma [#], vanno richiamate in fondo al contributo, ovviamente con la medesima numerazione (ma non a pi di pagina
e senza usare la funzione NOTE del programma di elaborazione testi, nemmeno per le note di
chiusura).
La forma delle citazioni bibliografiche prevede per le opere a stampa le seguenti forme:
Laura Leonardi, La dimensione sociale della globalizzazione. Roma, Carocci, 2001.
Paolo Bisogno, Linformazione e i processi di comunicazione scientifica, in Documentazione e
utenti: cultura del servizio, marketing, multimedialit. Atti del Convegno Nazionale Aida.
Roma 10-12 febbraio 1993, a cura di M.P. Carosella e P. Fratarcangeli. Padova, Mediagraf,
1994, p. 9-14.
Gabriele Gatti, Portali di piombo. AIDAinformazioni, 19 (2001), n. 1, p. 9-16.
Le opere collettanee o comunque dovute a pi di tre autori devono essere intestate al titolo.
La citazione da fonti elettroniche, oltre agli altri dati bibliografici, deve includere lURL nella
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posizionate allinterno del contributo.
La segreteria di redazione provveder, a richiesta e solo nei casi in cui larticolo le sia pervenuto nei tempi prescritti, ad inviare allautore, esclusivamente via e-mail, lultima bozza; se entro
48 ore lautore non restituisce il messaggio di posta elettronica con le eventuali variazioni, la
bozza sintende confermata.
93

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Norme per i collaboratori

Anno 27 Numero 1-2/2009

Associazione Italiana Documentazione Avanzata (AIDA)

Note di documentazione avanzata

Antonella De Robbio, Michael Katzmayr

Organizzazione della conoscenza

segue in quarta di copertina...

Associazione Italiana per la

AIDA in rete ...

Rivista di Scienze dellinformazione

Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata

AIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009

Gestione e organizzazione di un archivio aperto

AIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009

Antonella De Robbio, Michael Katzmayr

Gestione e organizzazione di un OA disciplinare

Laddove gli archivi istituzionali contengono le produzioni intellettuali di una o pi

E-LIS: larchivio disciplinare per la biblioteconomia e le scienze dellinformazione

AIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009

Gestione e organizzazione di un OA disciplinare

Antonella De Robbio, Michael Katzmayr

Tabella 1. Prime 10 lingue presenti in E-LIS (dati recuperati il 14 Aprile 2009)

AIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009

Antonella De Robbio, Michael Katzmayr

Gestione e organizzazione di un OA disciplinare

I documenti in E-LIS non sono solo articoli scientifici precedenti o successivi un

Journal articles / postprints

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Gestione e organizzazione di un OA disciplinare

Antonella De Robbio, Michael Katzmayr

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Vantaggi per gli autori

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Metadata Harvesting), un insieme di richieste e risposte trasportate via HTTP. I service

Antonella De Robbio, Michael Katzmayr

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AIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009

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Vantaggi per le associazioni e gli editori LIS

AIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009

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Gestione e organizzazione di un OA disciplinare

IBICT - Brazilian Institute on Science and Technology (Brasile)

Polish Librarian Association (Polonia)

La gestione delle Policy

AIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009

Gestione e organizzazione di un OA disciplinare

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gestione della conservazione, formulazione e comunicazione delle sue politiche in un

Politiche per lauto-valutazione

mandato e commitment per la cura e mantenimento degli oggetti digitali;

AIDAinformazioni Anno 27 gennaio-giugno Numero 1-2/2009

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Gestione della conservazione

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