OpenERP6.0 Par L Exemple

Dcouvrir Open ERP par
l'exemple
Formation Open ERP 6.0.3
v 1.2
CERPEG 2012
Version du document
v 1.2
Date
01/2012
Editeur
CERPEG
Rdacteurs
PF
CERPEG 2012
Sommaire
Sommaire
I Les partenaires....................................................................................................................4
1 Nouveau partenaire............................................................................................................................... 4
II Acheter et rgler les factures fournisseurs.....................................................................8

1 Crer un bon de commande d'achats.................................................................................................... 8
2 Rceptionner les marchandises........................................................................................................... 13
3 Valider la facture d'achat..................................................................................................................... 15
4 Rgler la facture d'achat...................................................................................................................... 20
III Vendre et encaisser les factures clients.......................................................................25

1 Crer un bon de commande de vente................................................................................................. 25
2 Livrer les marchandises....................................................................................................................... 30
3 Valider la facture de vente................................................................................................................... 33
4 Encaisser le rglement du client.......................................................................................................... 37
CERPEG 2012
Les partenaires
Les partenaires
1 Nouveau partenaire
Crer un nouveau partenaire
Dans Open ERP, un partenaire est un tiers qui est en relation avec l'entit. Il peut tre la fois client,
fournisseur, employ... Il existe donc plusieurs possibilits pour crer un nouveau partenaire.
partir du menu :
Achats > Carnet d'adresses > Fournisseurs > Crer
Ventes > Carnet d'adresses > Clients > Crer
Informations gnrales
1CERPEG 2012
Saisir le nom du fournisseur
Les partenaires
2-
Saisir le code du fournisseur. Ce code peut tre utile

pour slectionner le fournisseur
3-
Saisir le type d'organisation

Pour crer ou modifier les formes juridiques des
entreprises :
Ventes > Configuration > Carnet d'adresses >

Formes juridiques
4-
Le fournisseur peut aussi tre un client !
5-
Chaque partenaire possde un ou plusieurs contacts

(interlocuteurs). Cliquer sur Crer pour ajouter un
nouveau contact. Renseigner les champs utiles.
Cliquer sur Enregistrer pour valider les informations
saisies.
6-
Cliquer sur Ajouter pour classer le fournisseur dans

une ou plusieurs catgories.
Pour ajouter des catgories : Ventes > Configuration
> Carnet d'adresses > Catgories de partenaires
Onglet Ventes & Achats
CERPEG 2012
Les partenaires
1-
Slectionner l'utilisateur qui est en relation avec ce

fournisseur (sinon laisser vide).
Par dfaut le partenaire est Actif.
2-
Slectionner l'quipe commerciale en relation avec ce

partenaire.
L'adresse de son site internet.
Slectionner ventuellement un partenaire Parent
(cas d'un sous-traitant).
Onglet Comptabilit
CERPEG 2012
Les partenaires
1-
Un partenaire fournisseur peut aussi devenir un client,

open ERP complte donc les zones du compte client.
Le compte client est complt automatiquement

mais il est possible de le modifier (cas de
comptes individuels crer).
Le rgime fiscal est ncessaire pour la

dclaration de TVA.
2-
Les conditions de paiement par dfaut
Le compte fournisseur est complt

automatiquement mais il est possible de le
modifier (cas de comptes individuels crer).
Saisir le numro de TVA intracommunautaire

dans le cas d'un fournisseur UE.
Cocher la case si le partenaire est assujetti la

TVA.
3-
CERPEG 2012
Crer les coordonnes bancaires du partenaire.
Acheter et rgler les factures fournisseurs
II
Acheter et rgler les

factures fournisseurs
1 Crer un bon de commande d'achats

Nouveau bon de commande
partir du menu :
Achats > Gestion des achats > Bons de commande > Crer
Entte de la commande
1-
La rfrence de la nouvelle commande est

complte automatiquement mais peut tre
modifie. La codification du document est
modifiable partir du menu : Administration >
CERPEG 2012
Configuration > Squences > Squences et

slectionner le document modifier (dans notre
cas : Purchase Order > Ordre d'Achats).
L'entrept est le nom de l'entreprise ou magasin

qui va recevoir la marchandise.
Slectionner ventuellement l'appel d'offres

auquel vous devez rattacher la commande
d'achat.
2-
La date correspond la date du jour par dfaut.
Saisir ventuellement une rfrence au

fournisseur.
3-
Slectionner le fournisseur en tapant son code

ou les premires lettres ou en cliquant sur
La liste de prix est affiche par dfaut.
Les autres champs sont complts
automatiquement (adresse...).
Cliquer sur Crer pour ajouter les articles

commander.
Les lignes de la commande
CERPEG 2012
1-
Saisir le code de l'article ou les premires lettres

de l'article ou cliquer sur
pour afficher la liste
des produits.
Saisir la quantit commander
La description de l'article s'affiche

automatiquement
La date de livraison prvue provient des

renseignements de la fiche article.
2-
Unit d'achat de l'article (dans notre cas : PCE,

l'unit).
Le prix correspond au prix habituel d'achat de

l'article.
Cliquer sur Sauvegarder & Crer pour

enregistrer l'article et en commander un
nouveau ou cliquer sur Enregistrer & Fermer
pour enregistrer l'article et revenir au corps de la
commande.
La commande cre
CERPEG 2012
10
1-
Les articles commander s'affichent, il est

possible de modifier les lignes en cliquant sur
.
2-
Cliquer sur Calculer pour afficher les taxes et les

totaux.
Cliquer sur Convertir en bon de commande pour

valider la commande.
Les documents gnrs
1-
La commande est valide, Open ERP cr

plusieurs documents relatifs cette commande :
Purchase order PO00030 is confirmed >> la

commande PO00030 est confirme.
Reception IN/00012 is ready to process >> les

articles commands sont prts tre rentrs en
stock (voir tape suivante).
Invoice SI :PO00030 is waiting for validation >>

la facture relative la commande PO00030 est
cre l'tat "brouillon" et attend d'tre valide.
CERPEG 2012
11
2-
Cliquer sur Imprimer pour imprimer la

commande
2 Rceptionner les marchandises

La rception des marchandises
Ds que le fournisseur aura livr les articles commands, le responsable des achats validera l'entre en
"magasin". Pour cela, il faut vrifier la liste des commandes en attente de livraison.
partir du menu principal :
Achats > Rception de produits > Livraisons entrantes
Rceptionner la livraison
1-
Les marchandises livres par notre fournisseur sont

prtes tre rentres en stock.
Cliquer sur
pour rceptionner les
marchandises ou sur
pour supprimer la
livraison.
Valider les quantits
CERPEG 2012
12
1-
Il est possible de modifier les quantits livres en

cliquant sur
2-
Cliquer sur Valider pour confirmer la livraison.
3-
Cliquer sur Cancel pour fermer la fentre.
Afficher la livraison rceptionne
1-
Cliquer sur Disponible pour ne pas afficher les

livraisons disponibles.
Cliquer sur Termin pour afficher les livraisons

termines.
CERPEG 2012
13
2-
La livraison IN/00012 est termine.
3 Valider la facture d'achat

La validation de la facture
La commande est termine, la livraison des marchandises est rceptionne, il reste vrifier la facture
d'achat gnre et la valider pour gnrer les critures comptables.
Achats > Gestion des achats > Bons de commande
Vrifier l'tat de la commande
1-
La livraison est rceptionne (100%).
La facture n'est pas valide (0%).
Cliquer sur la commande PO00030 pour l'ouvrir

et valider la facture brouillon.
Valider la facture
CERPEG 2012
14
Slectionner l'onglet Livraison et Facturation.
2-
Cliquer sur facture l'tat "brouillon".
1-
Approuver la facture
CERPEG 2012
15
Slectionner l'onglet Facturation.
2-
Si la facture est conforme, cliquer sur
1-
Approuver.
Sinon, il est possible de modifier les lignes de la

facture en cliquant sur
3-
Cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer la

validation de la facture.
Cliquer sur
Cliquer sur Fermer pour fermer la fentre.
pour afficher les bons de commande en liste.
Vrifier le bon de commande
CERPEG 2012
16
1-
Le bon de commande est rceptionn (100%) et

la facture est approuve (100%).
Cliquer sur le bon de commande PO00030 pour

afficher la facture gnre.
La facture gnre
CERPEG 2012
17
1-
Slectionner l'onglet Livraison et Facturation si

ncessaire.
La facture a t gnre, elle est l'tat

"ouverte" ce qui signifie qu'il faut la payer.
Le numro a t gnre automatiquement :

EXJ/2011/011.
Voir l'criture comptable

La facture est valide, le systme a pass l'criture comptable correspondante.
Comptabilit > Fournisseurs > Factures fournisseur
Slectionner la facture EXJ/2011/011
Slectionner la facture
1-
Slectionner l'onglet Autre information
2-
Cliquer sur le numro de la facture pour afficher

l'criture comptable.
CERPEG 2012
18
Afficher l'criture comptable
1-
L'criture a t passe dans le journal des

achats.
4 Rgler la facture d'achat

Comptabilit > Fournisseurs > Factures fournisseur
Cliquer sur la facture payer
Ouvrir la facture payer
CERPEG 2012
19
1-
Cliquer sur Crer un avoir pour crer un avoir

identique la facture
Cliquer sur Payer la facture pour procder au

rglement
La mthode de paiement
CERPEG 2012
20
1-
Open ERP affiche le montant d au fournisseur

(montant modifiable).
2-
Slectionner la mthode de paiement (il s'agit

du journal de trsorerie dans lequel doit tre
passe l'criture).
3-
Cliquer sur Valider pour gnrer le paiement.
Le paiement est effectif
CERPEG 2012
21
1-
La facture passe l'tat "Post" ce qui signifie

qu'elle est paye.
2-
Affichage du numro de l'criture comptable.
L'criture comptable
CERPEG 2012
22
1-
Slectionner l'onglet critures comptable pour

visualiser l'criture qui a t passe.
CERPEG 2012
23
Vendre et encaisser les factures clients
III
Vendre et
encaisser les factures
clients
1 Crer un bon de commande de vente

Nouveau bon de commande client
Ventes > Ventes > Bons de commande > Crer
Entte de la commande du client
1-
La rfrence de la commande est complte

automatiquement mais peut tre modifie. La
codification du document est modifiable partir
du menu : Administration > Configuration >
Squences > Squences et slectionner le
CERPEG 2012
24
document modififer (dans notre cas : Sale

Order > Commande de vente).
Le magasin correspond au lieu partir duquel

sera effectu la livraison.
2-
La date correspond la date du jour par dfaut.
Saisir ventuellement une rfrence de la

commande du client.
3-
Slectionner le client en tapant son code ou les

premires lettres de son nom ou en cliquant sur
.
La liste de prix est affiche par dfaut.
Les autres champs sont complts

automatiquement (adresse de commande,
expdition...).
Cliquer sur Crer pour ajouter les articles

livrer.
Les lignes de la commande du client
CERPEG 2012
25
1-
Saisir le code de l'article ou les premires lettres

de l'article ou cliquer sur
pour afficher la liste
des produits.
Saisir la quantit commande par le client.
La description de l'article s'affiche

automatiquement.
L'unit PCE correspond au conditionnement, ici

l'article est vendu la pice.
2-
Le prix unitaire correspond au prix de vente

habituel (sans la gestion de liste de prix).
Saisir ventuellement une remise.
Ne pas modifier la mthode

d'approvisionnement.
Saisir le dlais le livraison si celui-ci ne convient

pas.
cliquer sur Sauvegarder & Crer pour

enregistrer l'article et en vendre un nouveau ou
cliquer sur Sauvegarder & Fermer pour
enregistrer l'article et revenir au corps de la
commande.
La commande cre
CERPEG 2012
26
Les articles livrer s'affichent, il est possible de

modifier les lignes en cliquant sur
2-
1-
Cliquer sur Calculer pour afficher les taxes et les

totaux.
Les frais de port font l'objet d'un traitement

particulier avec Open ERP.
Cliquer sur Confirmer la commande pour la

valider.
Les documents gnrs
1-
The quotation SO008... >> prcise que la

commande SO008 a t convertie en facture de
vdente.
Delivery Order OUT/00004... >> informe que le

bon de livraison est prt (voir tape suivante).
Procurement BA1000... >> signale qu'aucune

rgle de stock minimum n'a t prcise pour
CERPEG 2012
27
cet article. Ceci n'empche pas de procder la

livraison mais le rapprovisionnement
automatique ne sera pas pris en charge par
Open ERP.
2 Livrer les marchandises

La livraison des marchandises
Ds que le magasinier aura procd au colisage des marchandises, celles-ci pourront tre livres au client.
Entrept > Gestion d'entrept > Bons de livraison
Le bon livrer
1-
Cliquer sur le bon pour traiter la livraison.
Le colisage et la livraison
CERPEG 2012
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1-
En cliquant sur Traiter, toutes les lignes de la

commande seront livres en une seule
opration.
2-
L'icne
reprsente la mise au rebut de la
ligne slectionne.
Les autre icnes de la ligne
reprsentent
respectivement :
1 - La division de la ligne en lots de production

(utile dans le cas d'un entreprise de production).
2 - La ligne sera ajoute dans le colis

actuellement trait.
3 - La ligne sera traite dans un nouveau colis.
Traiter les colis
CERPEG 2012
29
1-
Aprs avoir cliqu sur Traiter l'cran prcdent,

Open ERP propose de traiter les lignes de la
commande.
Cliquer sur Validate pour procder la livraison

du colisage.
Cliquer ensuite sur Sauvegarder.
Cliquer sur Cancel pour fermer la fentre.
Cliquer sur
La livraison est effectue
1-
pour afficher les bons de
livraisons en liste.
Cliquer sur Disponible pour ne pas afficher les

livraisons disponibles.
2-
Le bon de livraison OUT/00004 est l'tat

"Termin".
CERPEG 2012
30
3 Valider la facture de vente

La validation de la facture
La commande est termine, la livraison des marchandises est effectue chez le client, il nous reste
valider la facture de vente gnre pour passer l'criture comptable.
Ventes > Ventes > Bons de commande
Vrifier l'tat de la commande
1-
La livraison est effectue (100%).
La facture n'est pas valide (0%).
Cliquer sur la commande SO008 pour l'ouvrir et

valider la facture brouillon.
Valider la facture
CERPEG 2012
31
1-
Cliquer sur Crer la facture finale.
Confirmer la validation de la facture
CERPEG 2012
32
1-
Cliquer sur Valider pour passer les critures

proposes.
La facture est valide
1-
Open ERP a attribu un numro au document

gnr.
2-
Cliquer pour imprimer la facture.
3-
Cliquer pour sauvegarder le document.
Slectionner la facture
CERPEG 2012
33
Slectionner l'onglet Autre information.
2-
Cliquer sur le code de la facture pour afficher
1-
l'criture comptable.
Afficher l'criture comptable
CERPEG 2012
34

1-
L'criture a t passe dans le journal des

ventes.
4 Encaisser le rglement du client

Comptabilit > Clients > Factures clients
Cliquer sur la facture payer.
Ouvrir la facture encaisser
CERPEG 2012
35

1-
Cliquer sur Crer un avoir pour crer un avoir

identique la facture.
Cliquer sur Paiement pour encaisser le

rglement.
La mthode de paiement
CERPEG 2012
36
Open ERP affiche le montant d par le client.
2-
Slectionner la mthode de paiement (il s'agit
1-
du journal de trsorerie dans lequel doit tre

passe l'criture).
3-
Cliquer sur Valider pour gnrer l'encaissement.
L'encaissement est comptabilis
CERPEG 2012
37
1-
La facture est l'tat "Post" ce qui signifie

qu'elle est paye.
2-
Affichage du numro de l'criture comptable.
Slectionner l'onglet critures comptable pour
Voir l'criture comptable
1-
visualiser l'criture qui a t passe.
CERPEG 2012
38

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II Acheter et rgler les factures fournisseurs.....................................................................8

III Vendre et encaisser les factures clients.......................................................................25

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Le compte client est complt automatiquement

Le rgime fiscal est ncessaire pour la

Les conditions de paiement par dfaut

Le compte fournisseur est complt

Saisir le numro de TVA intracommunautaire

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Crer les coordonnes bancaires du partenaire.

Acheter et rgler les factures fournisseurs

Acheter et rgler les

1 Crer un bon de commande d'achats

La rfrence de la nouvelle commande est

Acheter et rgler les factures fournisseurs

Configuration > Squences > Squences et

L'entrept est le nom de l'entreprise ou magasin

Slectionner ventuellement l'appel d'offres

La date correspond la date du jour par dfaut.

Saisir ventuellement une rfrence au

Slectionner le fournisseur en tapant son code

La liste de prix est affiche par dfaut.

Les autres champs sont complts

Cliquer sur Crer pour ajouter les articles

Les lignes de la commande

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pour afficher la liste

Saisir la quantit commander

La description de l'article s'affiche

La date de livraison prvue provient des

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Le prix correspond au prix habituel d'achat de

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Les articles commander s'affichent, il est

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Invoice SI :PO00030 is waiting for validation >>

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