Informe Proceso Prctica Profesional

Administracin de Empresas
rea RR.HH.
Aserraderos Arauco S.A.
Pedro Antonio Caamao Flores
26 de Marzo 2015

Introduccin
Este documento da cuenta de las actividades desarrolladas durante el Proceso
de Prctica Nivel Tcnico Superior en Administracin de Empresas en rea de
Recursos Humanos de Aserraderos Arauco S.A. (en adelante AASA)
correspondiente al primer trimestre de 2015.
Considerando las actividades realizadas en el proceso de prctica, las acciones
ms significativas son las siguientes:
I. Proceso de Mantencin de Lockers en vestuarios reas Aserradero y Secado;
II. Actualizacin de Matriz Plan de Emergencia K2 y;
III. Estandarizacin 5S en bodega de rea Administracin.
Principalmente, los elementos del proceso administrativo involucrados en el
ejercicio del cargo han sido el control, verificando desviaciones en condiciones
de trabajo y aplicando las acciones correctivas para intentar establecer un
estndar y, transversal y fundamentalmente, la gestin, en tanto asignacin y
ejercicio de responsabilidades sobre un conjunto de actividades, colaborando
con diversos agentes de la organizacin.
I.

Proceso de Mantencin Lockers AASA.

Las acciones tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, no slo son un

deber moral y tutelar de ARAUCO segn establece en su Reglamento Interno de
Orden, Higiene y Seguridad, sino tambin una obligacin legal contenida en el
art. 184 del Cdigo del Trabajo respecto a la proteccin eficaz de la vida y la
salud de los trabajadores salvaguardando el trabajo y las personas segn las
posibilidades que dispone la Empresa y su entorno. Es por lo mismo que

ARAUCO va ms all proporcionando una carta de navegacin constituida por

los Valores de ARAUCO, siendo la Seguridad SIEMPRE, LO PRIMERO.
Dicho esto, es necesario aterrizar la declaracin de valores de ARAUCO en
acciones concretas. Por lo tanto, en lo que respecta este proceso de
Mantencin de Lockers AASA, primero, se comienza detectando la necesidad
de mejorar las condiciones de trabajo en AASA, en este caso, consistente en
reparacin y mantencin de lockers de los vestidores de rea Aserradero y de
rea Secado. La reparacin comprende mejorar dao estructural de lockers.
Mientras que la mantencin de lockers incluye limpieza mecnica, sanitizacin,
fumigacin y terminacin superficial de los mismos.
Como consideracin previa a la realizacin de este proceso de mantencin, se
pudieron diferenciar dos niveles del trabajo requerido. Por un lado, un nivel de
ejecucin de la mantencin a cargo del rea de Proyecto. Y, segundo, un nivel
operativo de la gestin del recurso humano a cargo de alumno en prctica en
RR.HH. A continuacin, se describen ambos niveles con sus correspondientes
procesos y productos, comenzando por el nivel operativo para seguir con el
nivel de ejecucin.
1. Nivel operativo de la gestin del recurso humano:
En este nivel operativo se distinguen tres momentos del trabajo: i. Diagnstico
de la situacin actual de lockers; ii. Verificacin de estado de lockers; y iii.
Asignacin de lockers.
i.

Diagnstico de la Situacin Actual:

En cuanto al diagnstico de la situacin actual de lockers se desprenden las

siguientes sub-etapas: A. Identificacin de Lockers en mal estado y Confeccin
de diseo en sectores para ambos vestuarios (LAYOUT); y B. Levantamiento de
informacin de personal asociado a Lockers.
Adjudicaci
n Licitacin

Mantenci
n Lockers
AASA
Deteccin de
necesidad

Nivel de
Ejecuci
n
(Proyect
Nivel
Operativo

Base
Tcnica
Licitacin
Diagnstico
Situacin

Salida
lockers a
Entrada
lockers
reparados

LAYOUT
Lockers

Levantamiento
personal-casilla
Verificacin
estado

Asignacin
Lockers

Diagrama de flujo 1. Proceso de Mantencin Lockers vestidores AASA.

A. Confeccin de Layout:
El Layout, diseo grfico sectorizado de vestuarios categorizando segn el
estado de los lockers, se realiz utilizando el mtodo de observacin
directa y su registro para elaborar el documento.
Las categoras de lockers se definieron, primero, segn empresa propietaria
del mueble de lockers (ver tabla 1) habiendo muebles de ARAUCO y otros
de Empresas Contratistas (ISS, Comasa y Master Metal). Y, segundo, segn
estado del locker, existiendo: 1. Lockers en buen estado; 2. Lockers sin
puertas; 3. Lockers con portacandado daado; 4. Locker daado (ver tabla
2).
Empresa
Propietari
a
Vestuario
Vestuario
de
Aserradero
Secado
mueble
ARAUCO
38
24
Comasa
3
-Master
Metal
2
-ISS
3
-Mantenci
n*
1
-*= mueble propiedad rea de mantencin.
Tabla 1. Empresas propietarias de muebles lockers en vestuarios AASA.
Vestuario
Aserradero

Vestuario
Secado

N de muebles
38
N de lockers
360
En buen estado
16
Sin puertas
1
Portacandado
daado
100
Otros daos
24
Tabla 2. Estado de lockers vestuario AASA.

24
240
2
17
70
21

B. Levantamiento de informacin personal asociado a lockers.

Posteriormente, para realizar el levantamiento de informacin de las personas

asociadas a casilleros, se requiri instalar numeracin provisoria en cada
puerta de locker (papeles numerados desde el 1 al 366 para vestuario rea
Aserradero y desde el 1 al 240 para secado). Esto a raz de las condiciones en
que se encontraba la antigua numeracin de casilleros, habiendo dos formatos
distintos para un mismo locker, ambos muy deteriorados. Por lo tanto, era
necesario homogenizar los mismos. Acto seguido, el levantamiento se efecto
por dos medios: 1. Visitas a vestuarios; y 2. Solicitud de informacin a los
supervisores.

B.1. Visitas a vestuarios:

stas se hicieron en horarios de cambios de turno, en que rpidamente se pudo
consultar a cada trabajador por las casillas utilizadas segn el nmero
provisorio asignado. Dedicando para ello, por cada vestuario, una visita en el
cambio de turno desfasado y otra en el cambio del turno nocturno al diurno.
B.2. Solicitud de informacin a supervisores:
Mediante un formato tipo a completar por los mismos operarios en sus
estaciones de trabajo incluyendo nombre completo y nmero de casillero, se
complementaron Los datos obtenidos junto a las visitas, obteniendo la
informacin resumida en la siguiente tabla.

Lockers rea
Aserradero

Lockers
rea
Secado

Total de
Casillas
disponibles:

Total de
Casillas
disponibles:

360

Casil Perso
las
nas
Personal
Directo
ARAUCO
Tineos
EST San
Cristbal
Comasa
Kamar
ISS

188
39
14
17
5
5

136
42
15
16
4
4

240

Casil Perso
las
nas
Personal
Directo
ARAUCO
Tineos
EST San
Cristbal
Autosur
Total

39

29

97

96

18
160

19
150

Autosur
Total

4
272

Casillas
desocupada
s:

88

4
221
Casillas
desocupa
das:

63

Tabla 3. Distribucin total de personal y casillas.

El proceso de diagnstico de la situacin actual que en su totalidad abarc un
plazo de cuatro semanas, entregando como resultado dos documentos: Layout
Lockers AASA y Levantamiento personal asociado a casillas.
Estos productos del diagnstico, en rigor, deben constituir en el corto plazo el
documento Maestro de Casilleros agregando informacin relativa a vestuario
rea Distribucin y vestuario Mujeres y, adicionalmente, haciendo un cruce con
el documento Maestro de Personal, determinar peridicamente trabajadores
activos y dados de baja, lo cual proveer el estado de uso y no uso de lockers.
ii.

Verificacin del estado de los lockers.

El proceso de verificacin del estado de los lockers consisti, simplemente, en

cotejar la informacin del levantamiento y del layout con los muebles,
definiendo tres estados de casilleros segn su uso: 1. Casilleros reportados por
usuario; 2. Casilleros bloqueados sin reportar por usuario; y 3. Casilleros
desocupados.
De acuerdo a esto, se estableci un plazo lmite para que los posibles usuarios
de casilleros bloqueados sin reportar, pudieran reportarlos en uso,
presumiendo que los lockers bloqueados con candado y sin reportar eran
usados por trabajadores desvinculados.
De modo tal que cumpliendo el plazo lmite para reportar, se procedi a la
apertura y desalojo de lockers en rea aserradero (103 casillas) y rea secado
(63 casillas).
As, producto de la apertura de lockers se encontraron una serie de efectos
personales de trabajadores, los cuales se almacenaron en bolsas etiquetadas
por nmero de locker.
iii.

Asignacin de lockers.

En cuanto al proceso de asignacin, habiendo liberado casillas con la apertura

de lockers, se esquematiz el movimiento de personal desde los muebles
destinados a mantencin la semana 1 hacia lockers desalojados.

2. Nivel de ejecucin de la mantencin.

En este nivel de ejecucin del trabajo requerido, se distinguen tres etapas: i.
Elaboracin Base Tcnica de Licitacin; iii. Proceso de licitacin y adjudicacin;
y iii. Cotizacin de placas numeradas para lockers.
i.

Base Tcnica de Licitacin: Reparacin y mantencin de lockers

vestidores AASA.

La base de licitacin contiene la especificacin tcnica del trabajo requerido,

estableciendo las caractersticas que han de respetar las empresas contratistas
que opten a adjudicarse el trabajo. Esta base de licitacin tuvo por insumo los
documentos producidos por el diagnstico a nivel operativo, principalmente, el
Layout.
El documento contiene una descripcin general del trabajo, dibujo de los
muebles con dimensiones, estado actual de lockers acompaado con
imgenes, especificacin tcnica del trabajo requerido y algunas
consideraciones generales, entre ellas a destacar, el ATS (Anlisis de Trabajo
Seguro) que es un documento con tems de completacin respecto a temas
especficos (p.ej: EPP).
Cabe sealar que, si bien la expedicin de dicha Base Tcnica de Licitacin es
responsabilidad directa del rea de Proyecto, la elaboracin del documento
estuvo a cargo del alumno en prctica de RR.HH.
ii.

Proceso de licitacin y adjudicacin del trabajo:

Luego, con participacin del departamento de licitaciones, se adjudica el

trabajo a la empresa contratista RCD eirl, procediendo a la entrega de lockers
para mantencin. Siguiendo el esquema de asignacin, la salida de muebles a
reparacin se efecta en bloques de 9 cuerpos, comenzando la cuarta semana
de abril (semana 1) y concluyendo la tercera semana de mayo,
presupuestando un egreso de $5.000.000 aprox.

Gantt 1: egresos estimados totales por concepto de Mantencin de Lockers

AASA.

iii.

Cotizacin de placas numeradas para lockers

Adicionalmente, para resolver el problema de la numeracin de los lockers se

disearon y cotizaron placas numeradas en conjunto con el rea MASSO,
quienes entregan cotizacin de empresa Magin ltda, detallando de zinc liso
galvanizado de 15x70x3 mm., grfica en pvc impresa todo color, laminadas,
ascendiendo a un egreso total de $240.000 para asignacin definitiva de
lockers.

Diseo placas numeradas para casilleros AASA.

II.

Proceso de actualizacin Matriz Plan de Emergencia K2.

K2 es el plan de emergencia general de ARAUCO, el cual se constituye a nivel

de Planta desde el ao 2012 en ocasin del infortunado incendio que arras
con la Planta Paneles. En este plan despliegan una serie de aristas, como por
ejemplo, demarcacin de reas de seguridad a nivel del Complejo Industrial
asignando cdigos a ciertas reas. Igualmente, se realizan reuniones peridicas
de Plan de Emergencia K2, entre otras actividades. Es en este marco en que la

terea de actualizar la Matriz Plan de Emergencia K2 de datos personales de la

dotacin de AASA cobra sentido.
En concreto, la labor consisti en levantamiento de informacin personal de
operarios, ayudantes, supervisores, jefes de rea y administrativos ingresando
dichos datos a Matriz K2 (planilla Excel) donde se consult rut, nombre
completo, sexo, estado civil, fecha de nacimiento, cargo, rea, domicilio,
comuna, regin, afiliacin a afp e Isapres, fecha de ingreso, telfono fijo,
celular, celular planta, nombre contacto familiar y telfono, familiares
cercanos, situacin de salud y situacin de estudios (grado de escolaridad).
El proceso se inici disponiendo de Plan de Emergencia K2 del ao anterior, por
lo tanto, el foco estuvo en cambios de domicilio, nmeros de telfono, familiar
de contacto y su nmero, agregando los tems de salud y estudios.
Entrevista
personal

Actualizacin
Matriz de
emergencia
K2

Apoyo
asistente
administraci
n
Fichas
tangibles
K2

Proceso de Actualizacin Matriz de

Segn criterio de cantidad de dotacin por rea, se seleccion comenzar por
Emergencia K2.
visitas a las reas de Aserradero, Mantencin y Seco-Cepillado-Pallet, de forma
tal de ir entrevistando personalmente a los trabajadores en formato breve. Con
ayuda de los supervisores de rea, se solicit acceder a Sala Principal, en el
caso de operarios de Aserradero, para levantar la informacin en el menor
tiempo posible. Y as, sucesivamente con cada rea de trabajo.
Igualmente, se requiri apoyo de la asistente de Administracin, quien
generando un formato de ficha para K2 levant bastante informacin y, a su
vez, permiti exportar dicha ficha a un formato tangible. La Ficha K2 tangible
tuvo el propsito de respaldar la informacin del levantamiento en Matriz,
verificando con la firma del trabajador los datos recopilados. No obstante, se
logr alrededor de un 50% de avance en dicha tarea.

En cuanto al estado de avance de la Matriz K2 a la fecha, se establece un 97%

de los datos efectivamente actualizados, quedando pendientes levantar la
informacin de las siguientes nueve personas:

Tabla 4. Personal pendiente actualizacin Matriz Plan de Emergencia K2.

III.

Proceso 5S en bodega de Administracin.

De acuerdo con la tarea asignada los documentos a identificar son los

siguientes:
1. Finiquitos (Cajas Memphis);
2. Cierres de Mes (archivador);
3. Cartolas de Vacaciones (archivador);
4. Liquidaciones (archivadores) y;
5. Contratos (archivadores).
Adems, se indic un estante especfico en bodega de Administracin para
clasificar y ordenar los archivadores y cajas Memphis, ya que aqu, junto a lo
documentos del rea de Servicio a las Personas, tambin se almacenan
documentos de las rea de Control Produccin, Licitaciones y Administracin.
De manera que, se comenz por la primera S (Clasificacin) apartando las
cajas Memphis y archivadores propios del rea de Servicio a las Personas. No
obstante, falta realizar el descarte, es decir, la eliminacin de material
innecesario.
De todas formas, se avanz con la segunda S (Organizacin) ordenando los
archivadores identificados del rea segn criterio temporal del documento,
desde los ms actuales a los ms antiguos. Sin embargo, en relacin a las cajas
Memphis con finiquitos, no se delimit un especio en particular.
IV.

Otras actividades.

En el transcurso del proceso de prctica se delegaron algunas tareas menores

en que se emplearon herramientas de administracin, por ejemplo, bases de
datos de personal, plataformas en lnea y carpetas de documentos. Estas
tareas se mencionan a continuacin:

Ordenamiento de carpeta de Seguros.

Actualizacin de bajas de personal en plataforma Afc.
Completacin Matriz Ropa de Trabajo (Casacas).
Actualizacin datos Credenciales.
Estandarizacin 5S en oficina Administracin.
Confeccin etiquetas entrega ropa de trabajo.