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Preguntas de repaso
1. Qu tipos de informacin debe buscarse en las entrevistas?
Una entrevista para recabar informacin es una conversacin dirigida con un
propsito especfico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la
entrevista usted necesita obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer
acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y
procedimientos informales.
2. Mencione los cinco pasos en la preparacin de una entrevista.
*Leer los antecedentes.
*Establecer los objetivos de la entrevista.
*Decidir a quin entrevistar.
*Preparar al entrevistado.
*Decidir el tipo de preguntas y la estructura.
3. Defina lo que significan las preguntas abiertas de una entrevista. Mencione
ocho beneficios y cinco desventajas de usarlas.
En realidad, "abiertas" describe las opciones del entrevistado para responder.
Estn abiertas. La respuesta puede ser de dos palabras o dos prrafos.
Los beneficios de utilizar las preguntas abiertas son muchas:
1. Hacen que el entrevistado se sienta a gusto.
2. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja
su educacin, valores, actitudes y creencias.
3. Proporcionan gran cantidad de detalles.
4. Revelan nuevas
desapercibidas.
lneas
de
preguntas
que
pudieron
haber
pasado
Desventajas:
1. Podran dar como resultado muchos detalles irrelevantes.
2. Posible prdida del control de la entrevista.
3. Permiten respuestas que podran tomar ms tiempo del debido para la cantidad
til de informacin obtenida.
4. Dan la impresin de que el entrevistador es inexperto.
5. Podran dar la impresin de que el entrevistador "anda de pesca" sin un objetivo
real enla entrevista.
4. Cundo es apropiado el uso de preguntas abiertas en una entrevista?
Es posible estructurar su entrevista en tres modos distintos: una estructura de
pirmide. Una estructura de embudo o una estructura de diamante. Cada uno es
apropiado bajo condiciones distintas y tiene funciones diferentes.
5. Defina lo que quiere decirse con preguntas cerradas de una entrevista.
Mencione
seis
beneficios
y
cuatro
desventajas
de
usarlas.
La alternativa a las preguntas abiertas se encuentra en el otro tipo de pregunta
bsica: las preguntas cerradas. Tales preguntas son de la forma bsica: "Cuntos
subordinados tiene?" Las respuestas posibles se cierran al entrevistado, debido a
que slo puede contestar con un nmero finito como "Ninguno", "Uno" o "Quince".
Los beneficios de utilizar preguntas cerradas:
1. Ahorrar tiempo.
2. Comparar las entrevistas fcilmente.
3. Ir al grano.
4. Mantener el control durante la entrevista.
5. Cubrir terreno rpidamente.
6. Conseguir datos relevantes.
Desventajas:
1. Aburren al entrevistado.
2. No permiten obtener gran cantidad de detalles [debido a que el entrevistador
proporciona el marco de referencia para el entrevistado].
3. Olvidar las ideas principales por la razn anterior.
4. No ayudan a forjar una relacin cercana entre el entrevistador y el entrevistado.
6. Cundo es apropiado el uso de preguntas cerradas en una entrevista?
Le dan una pregunta y cinco respuestas, pero no le permiten anotar su propia
respuesta y aun as se espera que conteste la pregunta correctamente.
7. Qu es una pregunta de sondeo? Cul es el propsito de utilizar preguntas
de sondeo en las entrevistas?
Un tercer tipo de pregunta es el sondeo o seguimiento. El sondeo ms profundo es
el ms simple: la pregunta "Por qu?" Otros sondeos son "Me puede dar un
ejemplo?" y "Me lo puede explicar con ms detalle? El propsito del sondeo es ir
ms all de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener
y ampliar la opinin de la entrevista-do. Los sondeos pueden constar de preguntas
abiertas o cerradas. El sondeo es fundamental. La mayora de los entrevistadores
principiantes muestran reticencia al uso de los sondeos y, por consiguiente,
aceptan respuestas superficiales. Por lo regular agradecen que los empleados les
concedan entrevistas y se sienten obligados hasta cierto punto a aceptar
cortsmente las respuestas tajantes.
8. Defina el significado de estructura de pirmide. Cundo es til emplearla en
las entrevistas?
La organizacin inductiva de preguntas de la entrevista se puede visualizar como
si se tuviera una forma de pirmide. Con base en esta forma, el entrevistador
empieza con preguntas, a menudo cerradas, muy detalladas. Posteriormente, el
entrevistador extiende los temas permitiendo preguntas abiertas y respuestas ms
generalizadas. Debe utilizar una estructura de pirmide si cree que su entrevistado
necesita motivacin para profundizar en el tema. Tambin es conveniente utilizar
una estructura de pirmide para la secuencia de las preguntas cuando desea una
opinin concluyente del tema. Tales el caso de la pregunta final: "En general, qu
opina de la seguridad de los datos versus la importancia del acceso a Internet?"
9. Defina el significado de estructura de embudo. Cundo es til emplearla en las
entrevistas?
En el segundo tipo de estructura, el entrevistador adopta un mtodo deductivo al
iniciar con preguntas generales y abiertas, y luego limitar las posibles respuestas
utilizando preguntas cerradas. Esta estructura de entrevista se puede visualizar
como una forma de embudo. Es til cuando el entrevistado tiene opiniones fuertes
acerca del tema y necesita libertad para expresar sus emociones.
10. Defina el significado de estructura de diamante. Cundo es til emplearla en
las entrevistas?
Con frecuencia es mejor una combinacin de las dos estructuras anteriores, lo
cual da como resultado una estructura de diamante. Esta estructura implica
empezar de una manera muy especfica, despus se examinan los aspectos
generales y finalmente se termina con una conclusin muy especfica.
Es til cuando El entrevistador empieza con preguntas cerradas sencillas que
permiten calentar el pro-ceso de la entrevista. A la mitad de la entrevista, se le pide
al entrevistado que d su opinin sobre temas amplios que obviamente no tienen
una respuesta "correcta". Posteriormente, el entrevistador limita de nuevo las
preguntas para obtener respuestas especficas, con lo cual propicia, tanto para l
como para el entrevistado, una forma de cerrar la entrevista.
11. Defina el diseo conjunto de aplicaciones [JAD].
No importa cun experto llegue a ser como entrevistador, inevitablemente
experimentar situaciones en las cuales las entrevistas uno a uno no parecern
tan tiles como usted quisiera. Las entrevistas personales requieren mucho tiempo
y estn sujetas a error, y sus datos estn propensos a una mala interpretacin. Se
puede sustituir por las entrevistas personales en cualquier momento apropiado del
ciclo de vida del desarrollo de sistemas, normalmente ha sido utilizado como una
tcnica que le permite, como analista de sistemas, realizar el anlisis de los
requerimientos y disear la interfaz de usuario en conjunto con los usuarios. Todas
las complejidades de esta tcnica slo se pueden aprender en un seminario donde
se expliquen los mtodos patentados por IBM.
12. Liste las situaciones que justifican el uso de JAD en lugar de las entrevistas
personales en la organizacin.
Son reducir el tiempo, (y el costo) requeridos por las entrevistas personales,
mejorar la calidad de los resultados de la evaluacin de los requerimientos de
informacin. y generar una mayor identificacin con los nuevos sistemas de
informacin como resultado de los sistemas participativos.
13. Mencione los beneficios potenciales de usar el diseo conjunto de
aplicaciones.
Hay beneficios potenciales que usted, los usuarios y su equipo de anlisis de
sistemas deben considerar cuando evalen la posibilidad de usar el diseo
conjunto de aplicaciones.
El primer beneficio potencial es el ahorro de tiempo sobre las entrevistas
tradicionales uno a uno. Algunas organizaciones han estimado que las sesiones
de JAD ocupan 15 por ciento menos tiempo que el enfoque tradicional. A la par
nuevo sistema, por ejemplo); las creencias son lo que las personas realmente
piensan que es verdad; el comportamiento es lo que los miembros de la
organizacin hacen, y las caractersticas son propiedades de las personas o
cosas.
16. Mencione cuatro situaciones que hacen apropiado el uso de cuestionarios.
A continuacin mencionamos algunas directrices que le pueden servir para decidir
si es apropiado el uso de cuestionarios. Considere el uso de cuestionarios si:
1. Las personas que necesita encuestar se encuentran en ubicaciones dispersas
(diferentes instalaciones de la misma corporacin).
2. Una gran cantidad de personas est involucrada en el proyecto de sistemas, y
es importante saber qu proporcin de un grupo dado (por ejemplo, los directivos)
aprueba o desaprueba una caracterstica especfica del sistema propuesto.
3. Est haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinin general antes de
que se determine el rumbo que tomar el proyecto de sistemas.
4. Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificar
y abordar cualquier problema relacionado con el sistema actual. Una vez que
haya determinado que tiene buenos motivos para usar un cuestionario y que haya
precisado los objetivos que se cumplirn por medio de ste, puede proceder a
elaborar las preguntas.
17. Cules son los dos tipos bsicos de pregunta que se usan en los
cuestionarios?
Los tipos bsicos de preguntas que se utilizan en los cuestionarios son las
abiertas y las cerradas, al igual que en las entrevistas.
Debido a las limitaciones propias de los cuestionarios, se justifica una explicacin
adicional de los tipos de preguntas de stos.
18. Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debera utilizar
una pregunta cerrada en un cuestionario.
La razn es obvia cuando usted empieza a imaginar la apariencia que tendrn los
datos que recopilar. Si utiliza slo preguntas abiertas para centenares de
personas, el anlisis y la interpretacin correctos de sus respuestas se vuelve
imposible sin la ayuda de un programa computarizado de anlisis de contenido.
19. Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debera usar una
pregunta abierta en un cuestionario.
29. Mencione cuatro acciones que se pueden tomar para asegurar que el formato
del cuestionario propiciar una buena tasa de respuesta.
A continuacin mencionamos algunas reglas para disear un buen cuestionario:
1. Deje bastante espacio en blanco.
2. Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas.
3. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas.
4. Mantenga un estilo consistente.
30. Qu preguntas deben ponerse primero en el cuestionario?