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Por: everis
09-05-2007
“El viento siempre va a favor del que sabe navegar” Tulio Ángel
Es por esto que cada vez más organizaciones consideran la planificación como un bien que les
permite navegar firmemente, sorteando las turbulencias del entorno. Dada su relevancia, las
empresas realizan esfuerzos en determinar qué tipo de planificación debe hacerse, cuándo y cómo
debe realizarse, quién lo debe llevar a cabo y qué se hará con los resultados.
Un estudio realizado recientemente por everis, con compañías líderes de diversos sectores a nivel
mundial, ha abordado dichos cuestionamientos. Los resultados de este análisis comprenden una
serie de principios que, en la práctica, han mostrado su utilidad para robustecer la planificación de
las organizaciones. La aplicación de estos principios, independientemente del tamaño, sector
industrial o nivel de competencia que enfrente la empresa, le colocará en una mejor posición para
definir planes ambiciosos, realistas y valiosos.
Antes de abordar los elementos que definen un proceso de planificación robusto, es conveniente
definir qué es planificación y cuáles son sus principales componentes.
La planificación es una función básica del equipo ejecutivo de una organización, fundamentada en
suponer que el análisis y la definición deben anticiparse a la acción. Así, la planificación puede
entenderse como el conjunto de actividades realizadas por la empresa con el objetivo de evaluar
sus opciones de evolución a mediano y largo plazo (5 a 10 años), seleccionar la mejor de ellas,
concretarla a través de programas, líneas de acción y metas de corto plazo (1-2 años), y
monitorear su logro a través de un esquema de evaluación y seguimiento.
La planificación estratégica tiene como propósito definir la misión, visión y los objetivos a mediano
y largo plazo de la institución; así como establecer la ruta a seguir para materializar dichas metas.
Para la mayoría de las organizaciones, los resultados de un proceso de planificación estratégica
incluyen un plan de negocio, una cartera con los grandes proyectos o iniciativas a emprender, y
una serie de mecanismos de seguimiento y revisión del avance en el logro de los objetivos.
Por su parte, la planificación operativa tiene como finalidad definir las metas de corto plazo y las
líneas de acción específicas, de producción, ventas, distribución, etc., cuyo logro y ejecución
acercan a la organización al logro de sus objetivos estratégicos. Los productos más comunes de la
planificación operativa incluyen un plan o programa operativo, un presupuesto de recursos
financieros, y un conjunto de mecanismos para la evaluación del desempeño táctico.
Otra práctica utilizada por las organizaciones es contar con la participación activa de la Alta
Dirección en los puntos clave del proceso. El grado de intervención varía desde participar en la
aprobación del Plan Estratégico hasta realizar reuniones periódicas, semanales o quincenales, para
tratar los temas estratégicos relevantes a mayor profundidad.
· El alcance del proceso comprende todos los aspectos sustantivos del negocio. Lo relacionado con
áreas de soporte puede o no incluirse, en función de su importancia para el logro de los objetivos
de largo plazo
· Las principales actividades del proceso incluyen: diagnóstico del entorno y análisis de escenarios,
identificación de alternativas estratégicas, selección de la estrategia, consolidación y aprobación
del Plan Estratégico, difusión de la estrategia, evaluación y seguimiento de la estrategia
4. Una adecuada selección del equipo de planificación estratégica permite contar con el
conocimiento y habilidades requeridos para generar estrategias robustas, y aporta credibilidad a
los resultados del proceso. Como mejores prácticas, encontramos que el responsable por la
planificación cuenta con amplio reconocimiento de la organización por sus conocimientos de
planificación y de negocio, y participa en las instancias de toma de decisiones. Idealmente, el
equipo que acompaña a este responsable cuenta con un sólido perfil analítico, financiero y con
amplia experiencia en la industria.
En este contexto, el 40% de las empresas que participaron en esta investigación, robustecen el
perfil del equipo de planificación a través de un plan de carrera que incluye rotaciones en áreas de
negocio, y la tasa de retención de este talento es 10% más alta que las empresas promedio.
1. El enfoque integral y balance del Plan Operativo se refiere a definir metas y líneas de
acción de corto plazo alineadas a la estrategia y con un adecuado nivel de detalle, considerando
aspectos operativos y financieros. Las mejores empresas realizan una planificación operativa que
se caracteriza por:
· Planificación por capas: Las líneas de acción del plan operativo se diseñan, priorizan y
seleccionan en función de su contribución al logro de los objetivos. En este sentido, las empresas
más exitosas reconocen tres tipos de iniciativas de corto plazo: sostenimiento de operaciones
actuales, mejora de las operaciones actuales e incremento de las operaciones actuales
· Horizonte de planificación: El horizonte de planificación operativa de las empresas responde a
las necesidades y ciclo de negocio de la organización, y no a un calendario financiero
· Nivel de detalle: Se debe buscar el balance adecuado entre el nivel de detalle de sus planes
operativos y el tiempo necesario para crearlos y ajustarlos. Para ello, las empresas deben
considerar: su capacidad de predecir necesidades futuras (más en periodos cercanos que lejanos),
la volatilidad de los elementos a planear (elementos riesgosos que requieren un análisis a mayor
profundidad), la importancia e impacto del elemento a planear y la necesidad de establecer metas
individuales que no limiten la flexibilidad requerida para la toma de decisiones en el día a día
· Escenarios y contingencias: Las mejores empresas emplean escenarios durante la planeación
operativa, y dedican un tiempo significativo del proceso a determinar los eventos que pueden
invalidar los supuestos de los planes y a definir acciones de contingencia
2. Una adecuada selección del equipo de planificación operativa integra entendimiento de
metodologías de planificación y de finanzas, y conocimiento profundo del negocio y sus
capacidades. Adicionalmente, algunas empresas separan al equipo corporativo responsable por
integrar los planes operativos de las unidades de negocio, del equipo responsable por realizar el
seguimiento a los mismos, por requerir diferentes habilidades, conocimientos y tipo de relación
con los ejecutores.
Finalmente, cabe destacar que, entre todos los factores de éxito identificados, hay uno que las
organizaciones identifican como prioritario: el apoyo de la Alta Dirección, ya que este factor es el
que posibilita la implementación del resto. Más aún, el apoyo de la Alta Dirección es un elemento
clave para crear un clima favorable para la planificación, donde esta actividad no esté restringida
al equipo ejecutivo, sino forme parte del día a día de toda la organización.