SISTEM PENATAAN ARSIP

REKAM MEDIS

Anna N. Nuryani, Dra

Pengertian
Rekam Medis
Rekam Medis adalah berkas yang
berisikan cacatan dan dokumen
tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien.

Pengertian
Rekam Medis Inaktif
Rekam Medis yang telah disimpan
minimal selama 5 tahun di unit
rekam medis dihitung sejak
tanggal terakhir pasien tersebut
dilayani pada sarana pelayanan
kesehatan atau 5 tahun setelah
pasien meninggal.

Pertimbangan
Dalam Sistem Retensi
Volume riset
Rata-rata kunjungan kembali
pasien rawat Inap/Jalan
Peraturan pemerintah/Ketentuan
yang berlaku
Biaya bila dimikrofilmkan

DASAR HUKUM
Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam
medis
Peraturan Pemerintah RI No.28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.
Peraturan Pemerintah RI No.87 Tahun 1999 tentang
tatacara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan.
Surat Edaran Dirjen Yanmed Th.1995
No.HK.00.06.1.501160 tentang petunjuk teknis
pengadaan formulir Rekam Medis dan Pemusnahan
Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.

JADWAL RETENSI
AKTIF
No.

1
2
3
4
5
6
7
8

INAKTIF

KELOMPOK

Umum
Mata
Jiwa
Orthopedi
Kusta
Ketergantungan
obat

Jantung
Paru

RJ

RI

5 th
5 th
10 th
10 th
15 th
15 th
10 th
5 th

5 th
10 th
5 th
10 th
15 th
15 th
10 th
10 th

RJ
2
2
5
2
2
2
2
2

th
th
th
th
th
th
th
th

RI
2
2
5
2
2
2
2
2

th
th
th
th
th
th
th
th

ALUR PROSES PENYUSUTAN

Pemindahan

RM aktif

RM Inaktif

Dinilai Tim
Penilai
RM ada
Nilai Guna
Penyusutan
Rekam
Medis

RM Rusak
Tidak Terbaca

RM Tertentu

RM Tdk ada
Nilai Guna

Dimusnahkan

Dilestarikan

TATACARA PEMINDAHAN REKAM

MEDIS AKTIF MENJADI INAKTIF
Pengertian Pemindahan : Kegiatan
memindahkan arsip inaktif dari centarl file
yang terdapat di unit kerja ke pusat arsip.
TATA CARA PEMINDAHAN :
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2. Setelah 5 th dari kunjungan terakhir RM
dipisahkan di ruang lain.
3. RM Inaktif dikelompokkan sesuai dengan
tahun terakhir kunjungan

PENILAIAN
BERKAS REKAM MEDIS
Adalah proses penetapan nilai arsip/dokumen
yang dibuat atau diterima selama kegiatan
organisasi
Penilaian mengandung unsur :
1. Penetapan masa simpan arsip dalam rangka
jadwal retensi
2. Penetapan arsip yang disimpan permanen
dlm rangka penetapan arsip yang dapat di
musnahkan

METODE PENILAIAN
BERKAS REKAM MEDIS
Berkas RM yang dinilai adalah berkas RM yg telah
memenuhi syarat RM inaktif
Prosedur penilaian RM (lihat bagan penilaian)
Lembar RM yang dipilah adalah : lembar masuk
dan keluar, resume, lembar operasi, lembar
identifikasi bayi lahir hidup, lembar persetujuan,
lembar kematian.
Berkas RM tertentu disimpan di ruang inaktif.
Lembar RM sisa dan RM rusak/tdk terbaca
disiapkan untuk dimusnahkan.
Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur dan
bertanggungjawab kepada komite Rekam
Medis/komite Medis, anggota : tenaga RM senior,
tenaga perawat senior dan petugas terkait.

PROSEDUR PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS

TIM RETENSI
Ketentuan Umum
Ketentuan khusus :
anak, jantung, mata,
jiwa dst
Ketentuan tertentu di
Rumah Sakit

RM
Inaktif

Lembar RM yg terpilah :
1.Ringkasan masuk keluar
2.Resume
3.Lembar operasi
4.Lemb. persetujuan
5.Identifikasi bayi lahir
6.Lembar kematian

Lembar RM sisa,
setelah diambil
lembar tsb. diatas
RM Tertentu
RM rusak dan
tidak terbaca

Dilestarikan

Dimusnah
kan

PENYIMPANAN
BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF
Disimpan di ruang lain
Disimpan ditempat penyimpanan
yang disewakan
Disimpan dalam bentuk mikrofilm
Disimpan dalam media lain

PEMUSNAHAN
BERKAS REKAM MEDIS
Artinya suatu proses kegiatan
penghancuran secara fisik berkas
rekam medis yang telah berakhir
fungsi dan nilai gunanya.
Penghancuran harus dilaksanakan
secara total dengan cara
membakar habis, mencacah atau
daur ulang sehingga tidak dapat
lagi dikenali isi maupun bentuknya.

TATA CARA PEMUSNAHAN

BERKAS REKAM MEDIS
Pembentukan Tim Pemusnahan yang terdiri
dari unsur rekam medis dan tata usaha dan
dikukuhkan dengan SK Direktur.
Tim membuat daftar arsip yang meliputi :
1. No. Urut.
2. Nomor RM
3. Jangka waktu penyimpanan
4. Diagnosis terakhir

(Lanjutan)
Pelaksanaan pemusnahan :
- Dibakar
- Dicacah atau dilebur secara kimiawi
- Pihak ke 3 disaksikan tim pemusnah
Tim Pemusnah membuat berita acara
pemusnahan yang ditandatangani ketua dan
sekretaris serta diketahui Direktur RS.
Berita acara pemusnahan yang asli disimpan
di RS lembar ke 2 dikirim ke pemilik RS
Khusus berkas RM rusak dpt langsung
dimusnahkan, dengan membuat pernyataan
diatas segel oleh direktur RS.

DAFTAR LEMBAR REKAM MEDIS

YANG HARUS DIPERTAHANKAN ( DISIMPAN )
A. KASUS UMUM
Ringkasan/lembar masuk keluar
Resume
Laporan Operasi
Persetujuan/Penolakan tindakkan medis
Surat pernyataan pulang paksa
Identifikasi Bayi
Hasil Pemeriksaan Laboratorium dan Radiologi yang penting :
- Hasil PA
- Ct. Scan
- MRI
Sisanya dimusnahkan
B.KASUS KHUSUS
Kasus Kriminal : Perkosaan, pembunuhan, ,dsb.
Pasien orang asing
Operasi plastik
Penyakit Jiwa
Sterilisasi
Amputasi

DAFTAR ARSIP REKAM MEDIS YANG DAPAT DIMUSNAHKAN

No.

No.

No.

Urt

Register

RekamMedis

Nama

DiagnosaAkhir

Dirawat
Masuk

Keluar

Th.Kujungan

Terakhir

Keterangan

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20