FABRICA DE MUEBLES EL SUPER MUEBLE DE OFICINA

MANUAL DE PUESTOS

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DEPARTAMENTO DE SERVICIO
AL CLIENTE

De fecha: febrero
2015

DESCRIPCION DE PUESTOS
A) IDENTIFICACION DEL PUESTO
1. Nombre del Puesto: Secretaria Ejecutiva
2. Nmero de Plazas existentes: 1
3. Ubicacin: Dentro oficina de gerencia, equipo de oficina.
4. Tipo de contratacin: Contrato a 2 aos.
5. mbito de Operacin: Administrativo.

B) RELACION DE AUTORIDAD
1. Jefe Inmediato: Gerente
2. Subordinados Directos: Ninguno.
3. Dependencia Funcional: Gerente.
C) PROPOSITOS DEL PUESTO
1. Apoyar al gerente facilitando la documentacin recibida y archivndola para cuando se
necesite.
D) FUNCIONES GENERALES
1. Llevar al da la agenda.
2. Informar las ltimas noticias en la empresa.
3. Responder llamadas telefnicas.
4. Redactar cartas, memorandos etc.
5. Toma dictado, o recibe instrucciones del jefe sobre asuntos y contenido de la nota o
memorando.
E) FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.
2. Mantener en orden el archivo de la oficina.
3. Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y dems documentos
relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario.
4. Atender las llamadas telefnicas y al pblico o funcionarios que se presentan a la oficina.
5. Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.

F) RESPONSABILIDAD
1. Tener al da la informacin requerida.
2. Manejar actos de confianza de la Gerencia.
3. Manejar la caja menor.
4. Clasificar y distribuir la correspondencia y comunicaciones dirigidas al Gerente, en las
dependencias que corresponda, de acuerdo a la funciones de su cargo.

G) ACTIVIDADES DIARIAS
1. Responder Llamadas telefnicas.
2. Redactar documentos.
3. Mantener al da la informacin que requiera la empresa o el gerente.
H) NIVELES DE SUPERVISION
1. Sera supervisada por el Gerente.
I) COMUNICACIN CON OTROS PUESTOS
1. Ascendente ya que el Gerente se comunica con la secretaria y ella con los diferentes
departamentos.
J) PERFIL Y/O ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Conocimientos: Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet.
2. Nivel acadmico: Licenciatura en Secretariado Ejecutivo.
3. Edad: 25 Aos.
4. Experiencia: un (1) aos de experiencia previa en labores secretariales.
5. Caractersticas y Habilidades: Para tratar con el pblico, para recordar personas, nmeros y
detalles, Habilidades en manejo de equipo de oficina.
6. Caractersticas Fsicas: Buena presentacin.
7. Sexo / Estado Civil: Sexo Femenino / Soltera.
Elaborado por:

Autorizado por:

Andy Sandoval

Lic. Ninet Snchez

Fecha de
Elaboracin:
23/febrero/201
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DESCRIPCION DE
PUESTOS