Instructions sur lutilisation dune demande dachat(DA)

pour le paiement dune facture

Toute acquisition de biens, de services ou doctroi de contrats de travaux de construction
seffectue par lintermdiaire de la Division de lapprovisionnement du Service des finances au
moyen dune DA. Lutilisation dune DA avant la rception de la marchandise et de la facture est
favorise en tout temps. Ce procd comporte plusieurs avantages. Il permet, entre autres, le
pr-engagement des dpenses aux budgets. Il vite aussi un retard dans le processus de
traitement des factures, puisquelles sont achemines directement par le fournisseur au Service
des finances qui effectue le paiement dans un dlai de 30 jours.
Toutefois si un bien, un service ou loctroi dun contrat de travaux de construction est reu ou
effectu avant lutilisation de la procdure rgulire et que sa valeur dpasse les seuils permis
pour le remboursement par demande de paiement (consulter la Directive pour le traitement
des dpenses assujetties la Politique dacquisition de biens, de services ou doctroi de contrats
de travaux de construction ), alors le paiement de la facture en possession du demandeur
seffectuera laide dune DA.
Les instructions suivantes font rfrence la procdure illustre, retrouve dans le guide de
rfrence intitul La demande dachat . Ce guide est disponible sur le site www.sf.ulaval.ca ,
la section Formation et pilotage de systmes, Documentation, La demande dachat.
Elles se retrouvent dans le guide la section Particularits , au paragraphe Commentaire
standard .
tapes suivre:
1) Procder la saisie de la demande dachat selon la squence habituelle partir du systme
de Gestion de lapprovisionnement de lUniversit Laval dans PeopleSoft 8.9.
2) Cocher la case Demander rvision acheteur du panneau principal de la demande dachat.
3) Ajouter votre commentaire de la faon suivante :
Champ Ajout commentaires (Commentaires en-tte) :
o Utiliser un Commentaire Standard en cliquant sur le lien Copie comment standard .
o Cliquer sur la loupe et Rechercher pour obtenir les types de commentaire.
o Choisir le type DOC .
o Cliquer sur la loupe et Rechercher pour obtenir le commentaire standard.
o Choisir le commentaire standard REU .
o Cliquer sur OK .
4) Ajouter les valeurs par dfaut.
5) Saisie de la ligne descriptive :
6) Vrification budgtaire, enregistrement et approbation de la demande dachat.

7) Attendre de recevoir la confirmation du bon de commande(BC) avant de faire parvenir la

facture au Service des finances.
8) crire sur la facture originale le numro de BC.
9) Envoyer la facture par courrier interne au Service des finances ladresse suivante :
Service des finances
Pavillon Jean-Charles Bonenfant
Local 3560
Particularits :
Dans le cas o il y a plusieurs factures payer pour un mme fournisseur :
Reprendre la procdure mentionne.
Ajouter la DA autant de lignes que de factures payer chez le fournisseur.
Champ Ajout commentaires (Commentaires en-tte) :
o Utiliser le Commentaire standard (Voir procdure dtaille plus haut).
o crire tous les numros de factures payer dans les informations demandes.
Note : Pour tout autre type de particularit, communiquez avec lacheteur rattach la
catgorie choisie dans la DA.