VERIFICANDO NECESIDADES

DE REMPLAZOS Y MEJORAS (R&I)

AREA DE CENTRO AMERICA
CURSO DE CAPACITACIN

VERIFICANDO NECESIDADES
Despus que las necesidades han sido
identificadas e ingresadas en FMAT, el FM
organiza una reunin con el cliente para
revisar y verificar el Plan Propuesto de R&I
de Facilidades.
Esta reunin sirve para dos importantes
propsitos:
1. Provee una revisin en consejo donde las acciones propuestas
son revisadas y discutidas para asegurar que el uso de los fondos
son defendibles.
2. Provee una oportunidad para el cliente de entender el trabajo
propuesto a realizarse, provee retroalimentacin.
Esto evita posibles conflictos e incrementa la satisfaccin del cliente.

PROCESO:
1. Programe la reunin de verificacin

2. Arme la carpeta de verificacin del cliente

3. Dirija la reunin de verificacin

4. Actualice las necesidades verificadas en FMAT

1. Programando la reunin:
Quienes asisten?
El cliente o su representante
El Project Manager (el de Construcciones)
Cundo se hace?
En la fecha y hora que sea ms
conveniente para el cliente.
Lo mejor sera llevar a cabo la reunin de
verificacin por lo menos 60 das antes de
que el Plan R&I sea sometido (El plan es
sometido en 30 de junio, eso significa que
la reunin debe ser a ms tardar el 30 de
abril).

Dnde se realiza la reunin?

Lo ms aconsejable es realizarla en el
mismo edificio al que pertenece la
inspeccin.

2. Carpeta de verificacin del cliente:

Varias semanas antes de la reunin de
verificacin, se arma y enva al cliente una copia de
la carpeta.
El Asistente prepara esta carpeta, en la que
deber incluir:
1. Una carta de introduccin de la carpeta
explicando cmo sta es usada en el proceso de
verificacin.
2. Plano del edificio.
3. Una copia actualizada de los estndares de
Remplazos y Mejoras.
4. Copia del Plan Propuesto de Facilidades de
R&I.

2. Carpeta de verificacin del cliente:

3. Dirigiendo la reunin de verificacin

La reunin de verificacin es una de las
primeras oportunidades que tiene el
FM para interactuar con el cliente cara
a cara. Por esa razn debe asegurarse
que la reunin es conducida de manera
eficiente y profesionalmente.

Aunque el FM es quien dirige la

reunin para asegurar que los puntos
necesarios sean discutidos, es el lder
quien preside.
Si el Project Manager o un consultor
son invitados a asistir, el FM podra
reunirse antes de la reunin de
verificacin con ellos para aclarar los
roles y responsabilidades.

3. Dirigiendo la reunin de verificacin

RECOMENDACIONES PARA LA REUNIN:
1.

2.
3.

Las necesidades deben ser inspeccionadas

visualmente por el cliente.
El FM debe asegurarse que el cliente entiende
claramente los puntos a ser evaluados
Durante la reunin de verificacin cada necesidad
debera ser discutida con el equipo para determinar:
a)
b)

c)
d)

4.

La necesidad es diagnosticada apropiadamente, es

clara y calificada de acuerdo a los estndares de
remplazos y mejoras.
La solucin propuesta tiene el alcance apropiado y
claramente definido.
La solucin propuesta es soportada por una
investigacin adecuada, costos operativos y anlisis
del costo del ciclo de vida.
Los costos son defendibles.

Para proyectos grandes puede ser necesario llevar

informacin adicional tales como fotos, planos,
especificaciones, etc.

3. Dirigiendo la reunin de verificacin

OTRAS RECOMENDACIONES:
5. Despus que se han verificado todas las necesidades,
el equipo de verificacin discute sobre fechas
propuestas para realizar el trabajo.
6. Se deben registrar cada una de las decisiones o fechas
establecidas.
7. Al concluir la reunin cada miembro revisa y firma el
Plan Propuesto.

8. Cada ao durante esta reunin el FM debera revisar

con el lder eclesistico, si ha cambiado la adecuacin
de cada edificio.
9. El ltimo paso en la reunin de verificacin cualquier
punto relacionado con la Salud y Seguridad que
pueda existir en los edificios.

4. Actualice las necesidades en FMAT

Despus de la reunin de verificacin,
el Asistente transfiere la informacin
a FMAT desde el Plan Propuesto de
Facilidades de R&I

Una vez que las necesidades son

marcadas como verificadas en
FMAT y sean organizadas en
proyectos, ser impreso el Plan
Verificado de Facilidades de R&I y se
enviaran copias al equipo de
verificacin.