Empresas agem para reduzir uso de e-mail entre

funcionrios
quarta-feira, maio 13, 2015

12:14

Um ms e meio de trabalho: esse foi o tempo que uma equipe da farmacutica Boehringer
Ingelheim calcula ter ganho ao reduzir o volume de e-mails enviados. O nmero caiu de 9.515 por
pessoa em 2011 para 6.656 em 2012.
"Reduzimos em 2.859 o nmero de e-mails por funcionrio. Se voc contar que perde cinco minutos
com cada mensagem, isso representa um ms e meio de trabalho por ano", diz Fabio Rodrigues, 38,
gerente da empresa responsvel pela iniciativa, motivada, segundo ele, pelo fato de a equipe ter se
tornado "escrava" da ferramenta.
A meta foi alcanada por meio de aes educativas, como mostrar quando enviar uma mensagem
era realmente necessrio ou quando era mais eficiente conversar pessoalmente ou por telefone.
" errado responder e-mails sobre o mesmo assunto diversas vezes. Se a questo tem mais de trs
mensagens, na maioria das vezes melhor resolver o problema pessoalmente ou por telefone",
afirma Sergio Guimares, diretor da consultoria Academia do Tempo.
Esse tipo de aprendizado necessrio para que o e-mail no se torne um "vilo" da produtividade,
com os profissionais perdendo tempo para responder a centenas de mensagens, em vez de,
efetivamente, produzir.
" preciso entender que enviar e responder e-mails s mais uma entre as tarefas do dia", destaca o
consultor em gesto do tempo Christian Barbosa, da Triad PS.

ORGANIZAO
De acordo com especialistas, o principal pecado dos profissionais em relao ao e-mail chec-lo
constantemente e ativar alertas para mensagens que chegam. O ideal estabelecer horrios
especficos para a tarefa.
"As pessoas tm a sensao de que esto perdendo algo por no ver o e-mail, mas uma crena
falsa, a no ser que sua funo seja de suporte ou de vendas, por exemplo, que exigem respostas
imediatas", diz o consultor de produtividade Alexandre Borin.
E, mesmo nesses casos, o indicado determinar horrios fixos para verificar a caixa de entrada -15
minutos a cada hora, por exemplo.
Essa percepo de que o e-mail pode mais prejudicar do que ajudar o trabalho est fazendo com
que algumas empresas tomem atitudes extremas. Na companhia de tecnologia Atos, a meta zerar
o nmero de e-mails trocados entre os funcionrios at o fim deste ano.
Em substituio, eles devem usar meios como programas de mensagens instantneas e ferramentas
de colaborao na rede social corporativa, que permite que vrios funcionrios trabalhem em um
mesmo projeto diretamente, editando um relatrio em conjunto, por exemplo, sem precisar trocar
vrias mensagens entre si.
Alm disso, os funcionrios receberam treinamento comportamental sobre o assunto. Um dos
assuntos abordados foi a prtica de mandar e-mails com cpias para contatos que no esto
diretamente envolvidos na questo. Isso faz com que vrias pessoas respondam a mensagem para
todos os profissionais que esto "copiados", gerando uma espiral sem fim de e-mails.
"A gente chama de 'o vcio da formalizao'. Muitas vezes, voc precisa necessariamente 'copiar' seu
chefe na mensagem, mas na maioria dos casos a pessoa tem o costume de mandar a mensagem
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chefe na mensagem, mas na maioria dos casos a pessoa tem o costume de mandar a mensagem
para gente que no tem nada a ver com o assunto", afirma Elio Soares, gerente de recursos
humanos da empresa para a Amrica Latina.
Mesmo nos casos em que preciso enviar a mensagem para vrios destinatrios, o indicado
colocar os destinatrios em "cpia oculta", assim, no h o perigo de algum responder ao e-mail
"para todos", gerando acmulo de mensagens. Nesse caso, deve-se informar, no texto, quais
pessoas esto recebendo o correio eletrnico.
Marcelo Kopitar, 42, gerente de processos da Atos, diz que a iniciativa do "zero e-mail" fez com que
os funcionrios tivessem mais contato. "Antes, a pessoa estava atrs de mim, mas eu acabava
mandando e-mail. Agora eu converso e em segundos est resolvida a questo."
"Se o e-mail no conclusivo, mas, sim, para 'jogar a batata' para a frente, melhor no usar", afirma
Eduardo Casarini, 36, presidente da loja Flores Online. Ele conta que, ao entrarem na empresa, os
profissionais recebem orientaes sobre como usar a ferramenta. Uma das recomendaes
escrever textos conclusivos e diretos.
Ele afirma que costuma responder com um "no li, est muito grande" aos e-mails que saem desse
padro.
Mesmo nos casos em que preciso documentar decises ou o andamento de um projeto, por
exemplo, o ideal que a mensagem do e-mail seja conclusiva, e no contenha dvidas que
precisaro ser sanadas virtualmente.

ALTERNATIVAS
Em substituio ao e-mail, ganha fora o uso de redes sociais corporativas, que ajudam os
profissionais a organizar as informaes sobre um projeto, em vez de fazer com que eles tenham
de mandar centenas de mensagens.
Na alem Basf, os funcionrios tm acesso a uma espcie de "Facebook interno", em que podem
criar comunidades e fruns de discusso.
"Muitos projetos e arquivos passaram a ser compartilhados, o que torna desnecessrio o e-mail e
torna as mensagens mais rpidas", afirma Priscila de Caires Mendes, consultora de comunicao
corporativa da empresa.
Antonio Cosenza, professor da ESPM, diz que as redes devem ser usadas com bom senso." comum
encontrar assuntos ntimos em redes sociais de empresas."
Saiba como tornar o e-mail um aliado da produtividade, e no um sugador de tempo
No perca tempo organizando as mensagens em pastas especficas. Pode ser mais eficiente
usar a ferramenta de busca para procurar as mensagens quando necessrio
Programas que permitem armazenar anotaes e documentos, como o Evernote, podem ser
mais teis para guardar informaes importantes sobre o trabalho do que a conta de e-mail
Responda os e-mails importantes de forma imediata. Deixar para depois gera um retrabalho,
j que necessrio reler a mensagem e pensar novamente sobre o assunto
Para se organizar melhor, marque como 'no lido' os e-mails com temas sobre os quais voc
precisa tomar alguma atitude, e como 'lidos' os que voc j resolveu
No deixe sua caixa de entrada aberta o tempo todo e desabilite os alertas que chegam no
computador ou no celular para avisar sobre novas mensagens

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 Estabelea horrios fixos para checar seus e-mails. Faa isso mesmo que seu trabalho exija que
voc os responda rapidamente -determine um nmero de minutos a cada hora para isso
A prtica de usar vrios e-mails para o mesmo tema deve ser usada apenas em empresas ou
ocasies que exigem que seja feita a documentao da comunicao
Para assuntos muito delicados, prefira o uso do telefone ou as reunies presenciais. Depois
que os principais pontos forem decididos, mande e-mail para documentar
Uso do e-mail exige bom senso, especialmente no ambiente corporativo. Confira dicas de etiqueta
para o correio eletrnico
No use sistemas automticos de confirmao de leitura. melhor pedir que o destinatrio
confirme o recebimento
Os textos devem ser sucintos. O ideal que no precise aparecer a barra de rolagem na lateral
da mensagem -o e-mail deve caber em uma tela
Ao "copiar" vrias pessoas, prefira usar a "cpia oculta", para no gerar um grande volume de
respostas para todos os contatos que receberam aquele e-mail
No campo "para" devem estar profissionais que precisam tomar alguma atitude em relao
mensagem e, no "Cc", as que apenas precisam estar cientes

Recortado de: http://classificados.folha.uol.com.br/empregos/1231480-empresas-agem-parareduzir-uso-de-e-mail-entre-funcionarios.shtml

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