INTRODUCCION

Ley 594 de 2000

Esta ley establece las reglas y principios que regulan la funcin archivstica del
estado. Para ello se ha establecido en esta ley una serie de artculos que le
permiten a una entidad pblica o privada regulados por la ley guiarse y llevar una
adecuada
gestin
de
archivo
de
documentacin.

La Ley 594 de 2000

Expresa la importancia de la conservacin del archivo para una buena gestin
Empresarial. Por ende a continuacin, justificare porque las empresas deben
tomar las medidas que sean necesarias para conservar y manejar su archivo.
Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentacin
organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperacin de la informacin y se
facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo as con un
servicio al que tiene derecho la comunidad.
Todos los involucrados en este medio de la organizacin de archivos, debemos
ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar los archivos.
La importancia de los archivos es conocer el valor de la informacin tanto para la
administracin de cualquier empresa, como para la cultura, est incluido dentro de
los planes propuestos en esta ley para la organizacin de un archivo. Ya no se
desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las tcnicas
sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia,
adems
de
respaldar
cualquier
gestin.
Donde reposa la informacin de una empresa o ciudadano son el soporte para la
toma de decisiones, respaldan la gestin o actividades tanto en el campo
administrativo como el econmico, poltico y cultural sino tambin en el campo de
la justicia constituyndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras,
contribuyendo as en garantizadores de derechos y ncleos de informacin.
Para los servidores pblicos con respecto a la organizacin, conservacin, el uso y
manejo de los documentos. Esto quiere decir que tanto las entidades pblicas
como las privadas con funciones pblicas, deben cumplir con este principio de
acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su gestin.

Una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por
esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la produccin y manejo de
documentos, favoreciendo la administracin, permitiendo as, no solo
descongestionamiento en las oficinas sino la atencin oportuna para quien
requiera
consulta
e
informacin.
Igualmente la Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el archivo pblicos sino
tambin los privados con valor histrico, y para ello ofrece apoyo, garantas y
estmulos con el objeto de conservar y proteger dicha informacin. Para esto
efectuar todos los pasos necesarios as tenga que expropiar alguna entidad o
persona jurdica de estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por
ser parte de su historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de informacin
es
irrecuperable.
La inadecuada administracin de la informacin dentro de las organizaciones,
ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy en
da somos conscientes de que la informacin se ha constituido en uno de los
principales activos o patrimonio de las empresas, pues es el soporte de la
actividad y la fuente de organizacin en cada una de sus reas.
La sensibilizacin y capacitacin del personal de la empresa, son vitales pues la
administracin de la informacin requiere de la importancia y las prcticas
documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado para la
empresa.
Aunque hoy en da las nuevas tecnologas de la informacin, imponen la
necesidad imperante de renovar conocimiento y ofrecer servicios automatizados,
nuestra vista hacia el futuro de la administracin de la informacin debe guiarse
por los esquemas establecidos para la organizacin de los archivos, as se
garantizan la confiabilidad y efectividad en los procesos archivsticos.

Para concluir, nosotros como empleados y como futuros profesionales, debemos

esmerarnos por conocer cul es la situacin de los archivos en la empresa para la
cual laboramos, si an no se ha propuesto un programa de gestin documental, es
nuestra responsabilidad hacerlo aunque otras personas sean las encargadas y si
es nuestra funcin con mayor razn. Trabajemos con en este propsito como
empleados, como civiles y sobre todo como Colombianos. Siendo multiplicadores
de este propsito de organizar los archivos, podemos contribuir a que algn da
nuestra Colombia sea diferente Y halla orden y tengamos paz.

CONCLUSION
La ley 594 de 2000 es una ley de mucha importancia ya que con esta vemos todos
los esquemas ms importantes que se deben de tener en cuenta en el momento
de abrir una institucin pblica cuyo final es brindar un servicio a la comunidad.