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CAPTULO 9
EL SISTEMA PLANEACIN
La funcin de planeacin, es parte integral del sistema administrativo (informacindecisin), lo que implica fijar los objetivos organizacionales y el sealamiento de los
medios para lograrlos. La planeacin suministra una estructura, para la toma de
decisiones integral a travs de la organizacin. La planeacin estratgica desarrolla
planes integrales a largo plazo, con el propsito de realizar una MISIN GLOBAL. La
planeacin tctica desarrolla plat1es a corto plazo, que se emplea en el nivel operativo
y se implantan a travs de tcticas detalladas. Entre ellos, en el nivel de coordu1acin,
la direccin se encuentra involucrada en el paso de estrategias y tcticas,
desarrollando polticas y procedimientos y coordinando la actividad de planeacin.
Por lo tanto la planeacin es, una funcin administrativa bsica que suministra los
medios con que los recursos humanos, manejan en la dimensin organizacional los
problemas de un medio complejo, dinmico y siempre cambiante.
1. DEFINICIN DE PLANEACIN
La planeacin requiere la consideracin de la empresa, como una integracin de
subsistemas en la toma de decisiones. La actividad primaria de la planeacin de la alta
direccin, es la de proyectar los sistemas, lo cual involucran:
a) El establecimiento de objetivos, polticas, procedimientos, presupuestos y relaciones
organizacionales, con bases sistemticas con el propsito de suministrar
lineamientos, para la toma de decisiones y planeacin en los distintos niveles
jerrquicos.
b) Provisin del flujo de informacin para y desde los centros de planeacin y toma de
decisiones.
Un plan es cualquier mtodo detallado, formulado con anticipacin, para hacer o
realizar algo.
PLANEACIN: Es un proceso de decidir anticipadamente, lo que ha de hacerse y
cmo. Implica la seleccin de objetivos y el desarrollo de polticas, programas y
procedimientos para lograrlos.
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Gmez Ceja nos define a la Planeacin como: El proceso que nos permite la
identificacin de oportunidades de mejoramiento en la operacin de la organizacin
con base en la tcnica, as como en el establecimiento formal de planes o proyectos
para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades.
PLANEACIN: Es un conjunto de actividades determinadas a establecer objetivos,
determinar polticas y estrategias y preparar planes; y programas correspondientes.
De lo anterior deducimos que: la planeacin es una funcin bsica del proceso
administrativo. Es elemental para las otras funciones administrativas (organizacindireccin-control). Sin la previa determinacin de las actividades, mediante la
planeacin, no habr nada que organizar, nadie que dirija y nada que necesite control.
Este punto de vista acenta, la importancia de la planeacin en el proceso
administrativo, pero presupone que la planeacin procede y las otras tres funciones
administrativas, las cuales en la prctica, puedan o no presentarse.
2. PLANEACIN ESTRATGICA
Todo organismo social necesita para operar, de una compleja red de decisiones desde
las de tipo general, hasta las muy especficas que abarcan procesos diarios.
Concepto de estrategia. Las estrategias denotan, un programa general de accin y un
conjunto de recursos para obtener objetivos amplios.
El autor Anthony define a la estrategia como: El proceso de decidir .sobre objetivos de
la empresa, sobre los cambios de estos objetivos, sobre los recursos usados para
obtener esos objetivos y polticas que deben gobernar la adquisicin, uso y
organizacin de esos recursos.
Otro autor, Chandler, define la estrategia como: La determinacin de los propsitos
fundamentales a largo plazo y los objetivos de una empresa, y la adopcin de los
recursos de accin y de distribucin de los recursos necesarios para llevar adelante
estos propsitos.
El propsito de las estrategias, entonces, es determinar y comunicar, a travs de un
sistema de objetivos y polticas mayores, una descripcin de lo que se quiere que sea
la empresa. Las estrategias demuestran la direccin y el empleo general de cursos y
de esfuerzos. No tratan de delinear exactamente, cmo debe cumplir la empresa sus
objetivos, puesto que sta es la tarea de un nmero enorme de programas de trabajo,
pero son una referencia til para guiar el pensamiento y la accin de la empresa. Esta
utilidad en la prctica y su importancia como gua en los planes, justifican su
consideracin por separado como una especie de plan para fines analticos.
Plantacin estratgica. Este es un plan generalmente a largo plazo, y que es el
resultado de una decisin ejecutiva (tomada por la Direccin Superior) cuyo objetivo
es: desarrollar total o parcialmente los recursos humanos y materiales de la empresa
para desarrollarla o lograr su crecimiento total o parcial, por ejemplo a travs de:
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Para que la planeacin sea prctica y eficaz, debe considerar las reacciones del
personal a que afecta, esto provoca el uso de estrategias en la planeacin.
El autor Steiner define la planeacin estratgica como: El proceso de determinar los
mayores objetivos de una organizacin y las polticas y estrategias que gobernarn la
adquisicin, uso y disposicin de los recursos para realizar esos objetivos.
3. PLANEACIN TCTICA
Hoy en da es indispensable valernos de sistemas y de procedimientos, a travs de los
cuales nos sea posible establecer objetivamente aquello que hemos planeado, con el
fin de tener una gua para encaminar nuestras operaciones, controlar el desarrollo
establecido y realimentar el encauce de cada programa, hacia lo presupuestado.
Es difcil separar la planeacin y el control, ya que, para establecer y poner en prctica
un plan, es necesario pensar en la forma en que hemos de medir su progreso y cules
deben ser las acciones correlativas que deben fijarse.
La ejecucin de la planeacin, abarca el uso de la planeacin estratgica o de la
tctica. En todo organismo social la estrategia se usa en el manejo de los factores
internos de la empresa, con los factores externos que aceptan el cumplimiento exitoso
de los objetivos estipulados.
La planeacin tctica se refiere al empleo ms efectivo de los recursos, que se han
aplicado para el logro de los objetivos dados y especficos. La planeacin mientras
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ms corta sea ms tctica ser. Por tanto, la planeacin ser estratgica, si se refiere
a toda la empresa, ser tctica, si se refiere a la planeacin de un producto o de
publicidad. Resumiendo, la PLANEACIN TCTICA es el proceso mediante el cual,
los planes en detalle son llevados acabo, tomando en cuenta el desarrollo de los
recursos para realizar la planeacin estratgica.
En este sentido, la planeacin tctica parte de los lineamientos sugeridos por la
planeacin estratgica y se evoca hacia aspectos concernientes, a cada una de las
principales reas de actividad de la empresa.
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del mismo, a las acciones que impone el sistema total, y todo ello, a su vez, bajo el
condicionamiento de prever (un riesgo variable y calculado) el comportamiento del
medio ambiente, cuyas variables en ocasiones estn fuera del control de los
Directivos.
Toda planeacin est fundamentada, en una generalizacin de valor futuro, el
resultado es medido a plazo vencido, las condiciones para el mismo deben de
comenzar con anterioridad suficiente. Ellos requieren tomar como base, aquellos
factores de valor del organismo social, que trasladados al futt1ro, hagan realidad las
expectativas deseadas. Pero no hay que olvidar que la estructura del valor de la
organizacin se mide precisamente, a travs de un ordenamiento de cifras,
manifestado en balances, presupuestos, etc., y responden a la cualificacin del estado
del valor que toman sus variables, y de lo que se trata es de conocerlo el la medida en
que es posible influenciarlos.
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5. EL PROCESO DE PPLANEACIN
El proceso de planeacin tiene uno de sus puntos crticos, en la formacin adecuada
de organizar el trabajo. La planeacin en s requiere de planeacin, la decisin de
quien va a asumir la responsabilidad de la actividad de planeacin en la empresa es
en realidad sencilla: el administrador que se encarga de decidir, deber asumir la
responsabilidad de la planeacin por las razones siguientes:
a) La planeacin es trabajo y, como tal, no es algo que tienda a iniciarse
voluntariamente, por aquellos que deben hacer la planeacin.
b) La planeacin est dirigida hacia la obtencin de objetivos y stos deben ser
establecidos en la Direccin Superior, descendiendo hasta el nivel ms bajo.
Lo anterior no quiere decir, que el administrador deber personalmente encargarse de
hacer la planeacin, sino ms bien significa simplemente, que la planeacin es parte
del trabajo de la Direccin Superior, a l le corresponde ver que se haga y debe
aceptar este hecho. Puede delegar la autoridad requerida, pero debe retener para s
mismo, la tarea principal de aceptar, aprobar y dirigir la ejecucin de cada elemento en
el proceso de planeacin.
Siendo la planeacin un proceso, mediante el cual, determinamos hacia donde
queremos dirigimos, con qu medios, siguiendo qu pasos y en cuanto tiempo, las
actividades de planeacin incluyen necesariamente una cantidad considerable de
detalles y ciertos pasos, que deben darse en cada fase del proceso de planeacin.
En la figura 4 (adaptado de Gmez Ceja), se muestra la secuencia de operaciones
para su realizacin.
Investigaciones
Siendo la planeacin un proceso mediante el cual, determinados hacia dnde
queremos dirigimos, con qu medios, siguiendo qu pasos y en cunto tiempo, su
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proceso comienza con una minuciosa investigacin de los hechos presentes, pasados
y una estimacin del futuro, tanto de factores internos, como externos de la empresa,
para que basado en toda esa informacin, se conozcan los antecedentes y los
diferentes elementos que debern considerarse, antes de determinar los objetivos.
La planeacin implica la fijacin de objetivos que persigue el organismo social, sin
embargo, antes de determinar esos objetivos es imprescindible conocer el ambiente
en donde opera la empresa, as como la influencia o trayectoria futura que este medio
pudiera seguir.
Ya se indic que la planeacin debe realizarse, tomando en consideracin los factores
internos y externos de la empresa. Los factores a considerar sern aquellos cambios
del medio ambiente, tales como: econmicos, tecnolgicos, polticos, etc., la
investigacin analiza todos los factores perjudiciales, as como los benficos que
influyen en el objetivo fijado.
Los factores internos a considerarse, pueden ser la cantidad y la calidad de los
recursos humanos y financieros, es descifrar la estructura de capital propio y la
posibilidad de obtener financiamiento con recursos ajenos, los recursos materiales,
etc.
Objeto de la Investigacin
Con la fijacin del objetivo, se ha determinado el fin que se persigue, sin perjuicio de
que al hacerse los planes, determinadas circunstancias totalmente concretas puedan
hacer que ese fin se altere y eleve a la categora de lmite.
Se requiere ahora, determinar todos los factores, tanto positivos como negativos, que
habrn de influir en la consecucin de ese fin, esto es realmente la investigacin. Esta
tiene, por tanto, como propsito, determinar los medios ms aptos para alcanzar el
objetivo fijado. Entre esos medios, se encuentra la eliminacin de aquellos factores,
que nos dificultarn la obtencin del objetivo, eliminacin que es ya, por s misma, un
medio.
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Desarrollo de la Investigacin
El estudio, la investigacin y el anlisis de un fenmeno o hecho, siempre han tenido
como finalidad esclarecer las causas que originan a ste, para lo cual es necesario
seguir ciertos mtodos y tcnicas de investigacin.
El esclarecimiento de los factores, que componen el objeto de estudio sealado, se
logra a travs de diferentes tcnicas de anlisis como:
a) Investigacin documental
b) La observacin
Hechos
Experimentos
Registros
Por cuestionarios
c) La encuesta
La entrevista
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a) Investigacin documental
Trata de recolectar y hacer un primer examen de la informacin que exista, ya sea
escrita o grfica, sobre el objeto de estudio definido de que se trate.
Toda tcnica de investigacin documental requiere de:
Fuentes. Las fuentes son, por ejemplo, archivos generales y privados.
Medios. Son aquellos documentos como formas, reportes, informes (administrativos,
contables, etc.).
Esta tcnica tiene las siguientes etapas:
Recoleccin de informacin.
Anlisis de la investigacin.
Clasificacin de la informacin.
b) Observacin directa
Es un hecho ordinario y emprico, es esencial en toda investigacin cientfica, por ello
toda tcnica empieza por la observacin y termina con ella. La observacin tiene como
finalidad: el completar, confrontar y verificar los estudios que se hayan realizado,
conforme a la investigacin documental. Como tcnica de aplicacin complementaria,
la observacin directa ayuda a penetrar en el campo de accin de nuestro estudio y
principalmente, a preparar la atmsfera del escenario en que vamos a actuar.
c) La encuesta
Por la observacin se obtienen datos, por la directa e inmediata aplicacin de nuestros
sentidos de todo aquello que influir en la administracin. Por medio de la encuesta,
obtenemos datos de lo que afirman otras personas, sta se realiza a travs de un
cuestionario o de la entrevista. A continuacin presentamos un esquema general de
los puntos que abarca la encuesta, y son:
1 .La encuesta por cuestionario.
a) Determinacin del Universo.
2. Muestreo.
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La entrevista
Dentro de la tcnica de recoleccin e investigacin, la ms importante por su
contenido, mtodo y aplicacin es la entrevista. Es una conversacin que se sostiene
con un propsito definido. Es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos
ocultos, que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar
inferencias y observaciones, valindose de la viva narracin de las personas.
En forma preliminar nos preguntaremos qu aplicaciones tiene la entrevista, con la
finalidad, por una parte, de definir nuestra propia posicin referente al punto de vista
que el entrevistador debe adoptar en relacin con su tarea y, por la otra, para
prevenirse de escollos con lo que se puede presentar.
La entrevista puede tener por objeto una de las tres funciones siguientes:
Criterios
La entrevista es fundamentalmente, un medio de comunicacin, ya que abarca cuatro
elementos bsicos: el mensaje, el mensaje clave, el proceso de transmisin y el
mtodo para descifrar mensajes, todos ellos tienen su influencia en el desarrollo de la
entrevista. Se muestra en seguida un cuadro sinptico de las tcnicas ya citadas.
Cuadro sinptico de tcnicas de recoleccin de la informacin
Cuadro sinptico de tcnicas de recoleccin de la informacin
Tcnicas
Entrevista
Cuestionarios
Observacin directa
Campo de aplicacin
Opinin de personas.
Verificacin de inferencias.
Confirmacin de datos.
Determinacin del universo.
Elaboracin de cuestionarios.
Aplicacin de cuestionarios.
Tabulacin de datos.
Interpretacin de resultados.
Completar informacin.
Verificar informacin.
Confrontar datos.
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Investigacin documental
Fijacin de objetivos
Los objetivos son los fines hacia los cuales est encaminada la actividad de un
organismo social, el establecerlos requiere de una planeacin. Con frecuencia, se
hacen distinciones entre objetivos y metas. Un OBJETIVO, se concibe algunas veces
como el punto final de un programa administrativo, bien sea, que se establezca en
trminos generales o especficos, mientras que la implicacin de META, queda
representada casi siempre como fines especficos cual1titativos, nos dicen los autores
Koontz y O'Donnell (Op. cit., p. 172).
Los administradores tienen lgica y, moralmente, el propsito de "obtener resultados
positivos", de manera que el grupo del cual son responsables logre el o los objetivos,
con el mnimo de recursos de operacin.
Definicin de objetivo
Terry y Franklin lo definen as: Es la meta que se persigue que prescribe un mbito
definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin de un administrador.
Por su parte Munch y Garca lo definen como: Los resultados que la empresa espera
obtener, son fines por alcanzar y establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Una definicin ms: Es aquello que dirige, nuestra accin hacia una meta especfica y
concreta.
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Objetivos de servicio
Objetivo social
Objetivo econmico
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Obsrvese que la formulacin real de los objetivos, debe tener lugar en la etapa 7 y no
en la 1. En resumen, estas seis primeras etapas proporcionan al gerente, las
siguientes guas necesarias para llevarlo de modo gradual a formular objetivos
pertinentes y de elevada comprensin.
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Preferible
Aumentar las ventas en 10% en cada regional,
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durante 1987.
Preferible
Mejorar la calidad de los empleados de la Contratar slo aquel personal que demuestre
oficina que se contraten en 1987.
capacidad pasando las pruebas de eficiencia y
aptitudes, durante 1987.
Los objetivos nunca deben asentarse como actividades, sino siempre como resultados
finales. Por ejemplo:
Actividad
Resultado
Por otro lado, los objetivos deben ser tambin realistas, es decir, deben ser posibles
de lograr. Si son fciles de obtener, resultan nocivos. Por el contrario, si son muy
difciles, hacen que el personal pierda confianza en su modo de ver los resultados.
Compatibles con la autoridad. Los objetivos de un gerente deben ser compatibles con
la autoridad que se ha conferido. El aprobar para l un objetivo que carezca de
autoridad, para llevar a cabo, es autofrustrante y puede dar lugar a disputas entre
gerentes, si l trata de llevarlo a cabo.
Inadecuado
Preferible
Preferible
Aumentar las ventas de las sucursales en Aumentar las ventas de la Gerencia Regional
un 10% durante 1987.
en un 10%. el cual debe reflejarse
proporcionalmente a cada sucursal durante
1987.
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Preferible
Los objetivos deben establecerse por escrito, ya que si nicamente se dan a conocer
oralmente, quedan sujetos a malas interpretaciones, olvidos, confusiones y se ven
intencional o involuntariamente cambiados o modificados.
Deben contener el alcance. La APO, espera lograr una mejora continua por parte de
los gerentes. Por tanto, los objetivos deben fijarse con cierto grado de dificultad y logro
que exija de los gerentes un mayor esfuerzo que el normal.
No existe una frmula para determinar, qu tanto alcance debe requerir un objetivo. En
esencia, la determinacin de este alcance, debe basarse en la evaluacin que haga el
Superior de los objetivos del Subordinado, a la luz de las probables circunstancias,
que vayan a existir durante el periodo del objetivo.
A continuacin se presentan guas, al evaluar el alcance:
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Requisitos externos, por ejemplo: Los requisitos legales pueden establecer el nivel
mximo del funcionamiento del gerente.
Las demandas de la situacin, por ejemplo: Las demandas de clientes de otros
departamentos, pueden establecer los niveles mnimos de funcionamiento.
Redaccin de objetivos. No existe una redaccin o formato preciso, que cubra la
multiplicacin de objetivos, pero sea cual fuere la redaccin usada, debe facilitar su
presentacin y claridad, para quien lo va a alcanzar.
Alternativas
Una vez realizada la investigacin sobre la influencia positiva o negativa y
determinados los objetivos, debe procederse al establecimiento de las diferentes
ALTERNATIVAS, que aparecen como probables caminos a seguir, segn se
presentan las circunstancias.
El objetivo principal de la planeacin es, el desarrollo de procesos, mecanismos y
aptitudes de la administracin para que pueda hacer dos cosas:
En primer lugar, harn posibles las tomas de decisiones sobre compromisos, con
una conciencia mayor de implicaciones futuras,
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Cules son las ventajas que reportara cada una de las alternativas?
Si el riesgo corresponde a los beneficios que se esperan?
Si esa alternativa es la ms adecuada y es la que menos esfuerzo requiere?
Qu tiempo se necesita para ponerla en prctica?
Qu recursos son indispensables para que funcione?
Si podemos allegamos a esos recursos y con cuanta dificultad?
Si esa dificultad corresponde a los beneficios esperados?
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Las tres alternativas nos llevan al mismo propsito, as que habr que evaluar cada
una de ellas y seleccionar la que presente mayores ventajas.
Aplicacin de tcnicas
Para determinar la alternativa, existen varias tcnicas a fin de calificar a los factores
que intervienen directa o indirectamente, que no proporcionan a la administracin
cientfica y que en caso concreto de la planeacin y programacin, puede aplicarse
para formular planes, presentarlos y explicarlos, discutirlos, etc., son variadas y
diversas. Sin embargo, las tcnicas ms aplicables son:
Pronsticos.
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rboles de decisin.
Clculo de probabilidades.
PERT (tcnicas para programas y evaluar).
CPM (caminos crticos).
Investigacin de operaciones (modelo para toma de decisiones, programacin
lineal, lneas de espera, teora de los objetivos, etc.).
Cualquiera que sean las tcnicas que vayan a utilizarse para concretar las alternativas
que podemos adoptar, no es posible considerarlas como un factor nico en la forma de
decisiones, ya que no puede sustituirse al administrador, el cual debe imponer su
propio criterio, basndose en los resultados que arrojen los estudios realizados (ver
figura 9).
Proyecciones
Las ventajas que reporta el conocimiento de varias alternativas es evidente. En primer
trmino, se cubren los posibles riesgos en el cambio de circunstancias en cualquier
rea, que razonablemente podemos prever.
Al valemos de tcnicas modernas, estamos en posibilidades de analizar grandes
cantidades de alternativas, que difcilmente lograramos sin esta ayuda. Nos permite
experimentar, a travs de modelos matemticos, decisiones crticas sin exponemos a
los riesgos reales, aunque con la gran ventaja de lograr los mismos resultados.
Adems, a travs de estas tcnicas descubriremos cursos alternativos de accin, que
no podramos establecer por otros medios menos cientficos y ms apegados a lo
emprico.
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Polticas
La poltica que resulta de la planeacin, es de vital importancia en la administracin y
la estudiaremos aqu con cierto detalle. De acuerdo con G.R. Terry, la poltica "es una
orientacin verbal, escrita o implcita que fija la frontera proporcionada, por los lmites y
direccin general de la cual se desenvuelve la accin administrativa".
Las polticas revelan las intenciones del administrador, para periodos futuros y se
deciden antes que surja la necesidad del conocimiento de tales intenciones, son guas
amplias, elsticas y dinmicas y requieren interpretacin para usarse. Una poltica
define el rea en la cual, deben tomarse decisiones, pero no dan la decisin. La
determinacin de polticas es una herramienta importante, para coordinar y controlar
las actividades de planeacin, ya que las polticas fijan los lmites, dentro de los
cuales, deben funcionar determinadas actividades o unidades administrativas.
En la prctica, se les da un uso un tanto descuidado a las polticas, es muy comn que
se confunda con una regla, con una prctica o con una decisin, de ah la importancia
de la formulacin.
Formulacin de polticas
Una poltica bien formulada, ayuda a llevar a cabo la accin administrativa, el gerente
de una empresa, para poder planear eficientemente, debe tener en s procedimientos
para hacerlo, polticas adecuadas. Las polticas son las limitaciones o posibilidades
que se pueden seguir en la accin administrativa, y sobre todo, ayuda a mantener
estas acciones dentro de los lmites que marcan los planes.
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Hay que indicar que las buenas polticas tienden a ser amplias, dejan lugar para el
criterio, pero no implican una interpretacin compleja en todo organismo social (las
polticas deben ser consistentes), ningn organismo deber contar con dos clases de
polticas que modifiquen cosas contrarias. Otra consideracin a la que hay que prestar
atencin en la formulacin de polticas, es la de establecer un suficiente nmero de
ellas que cubran las reas que se consideran importantes.
En algunas empresas, los miembros del consejo administrativo y los miembros de alto
nivel son los que establecen las polticas generales. En ocasiones stas son
elaboradas y propuestas por especialistas a los dueos de la empresa, quienes
debern estudiar y, en su caso, adoptar las que consideran procedentes. Sin embargo,
muchas polticas que tratan con los niveles de organizacin intermedia e inferior, son
formuladas por los gerentes en sus respectivas reas.
Quien formula la poltica, sigue tanto el propsito general que se intenta y las
necesidades como las exigencias de la situacin de la cual es responsable.
De acuerdo con el autor G.R. Terry, seis son las consideraciones en la formulacin de
polticas:
a) El uso de una poltica debe ayudar, a lograr un objetivo y debe formularse partiendo
de hechos, no de decisiones personales ni de decisiones oportunistas.
b) Una poltica debe permitir su interpretacin, no debe prescribir un procedimiento
detallado.
c) El pensamiento del que formula, como las ideas del contenido de la poltica, deben
estar condicionados por las sugestiones y relaciones de quienes sern afectados
por la poltica.
d) Siempre que sea necesario cubrir condiciones anticipadas, debern establecerse
polticas, pero hay que tener cuidado de evitar polticas que se empleen en rara
vez, si es que se practican.
e) Cada poltica debe ser expresada, con una redaccin definida y precisa que sea
completamente entendidas, por todos los miembros de la empresa.
f) Todas las polticas deben conformarse con base en factores externos, tales como
leyes, reglamentos.
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b) Polticas internas. Incluyen las iniciales por los gerentes en cualquier nivel
administrativo, con el fin de contar con las orientaciones necesarias, para su
propsito y el de sus subordinados en la administracin de la empresa.
c) Polticas originadas. Cobran existencia por la exigencia de un caso excepcional, que
hace que el gerente pida a su superior instrucciones respecto al manejo de dicho
caso.
Otra clasificacin til est basada en las jerarquas, esto es, que hay polticas
empleadas por los altos funcionarios y otras por los funcionarios medios y aun para
jefes, a continuacin se muestra esta clasificacin:
Realizacin de auditorias
1. Propsito. Llevar a cabo la revisin y evaluacin del grado de responsabilidad y
aplicacin de los controles contable, financiero y de operacin, con el propsito de
promover la eficiencia de las operaciones.
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Definicin de procedimientos
Para emitir una definicin formal de este concepto, se revisarn algunas definiciones:
Para Vctor Lzaro es: una serie de funciones, pasos, empleados por la direccin para
que su labor o cualquier trabajo, sea desempeado con mayor eficiencia, efectividad y
economa.
Y para L. Munch Galindo, los procedimientos: Establecen el orden cronolgico y la
secuencia de efectividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo
repetitivo.
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aspectos del trabajo. El autor Gmez Ceja nos dice que los procedimientos pueden
ser:
Objetivos de su estudio
Existe la tendencia de que los procedimientos permanezcan una vez que se han
iniciado en una empresa. Por lo comn, se agregan nuevos procedimientos a los ya
existentes, en vez de volver a trabajar o modificar los ya existentes o de eliminar lo
que ya no se necesitan, como resultado de cambios y en vista de los requisitos
corrientes. Los resultados son los que continan algunos procedimientos tiles y se
permite que existan muchas duplicaciones de esfuerzo que es costosa.
La solucin es revisar peridicamente, todos los procedimientos dentro de la empresa
y cerciorarse si son necesarios los acuerdos, con las presentes condiciones de
operacin:
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Programas
Antes de tomar cualquier iniciativa, hay que establecer la cronologa y la prioridad de
cada una de las etapas y actividades que deben cubrir, antes de llegar al resultado
final. Como el tiempo es un elemento vital, hay que planear la mejor forma de utilizarlo.
Podemos ocuparnos de cada problema que surja, cumpliendo cada etapa con la
prontitud y la eficacia que nos permite nuestra capacidad, o bien, hay que pensar
anticipadamente un orden, de las actividades que faciliten la realizacin del programa
dentro del tiempo predeterminado.
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Definicin de programas
G. R. Terry define un programa como: Un plan que incluye el uso futuro de diferentes
recursos en un patrn integrado, y que establece una secuencia de accin requeridos
y programas cronolgicos, para el logro de los objetivos fijados.
Y Gmez Ceja nos lo define como: Aquellos planes que no solamente fijan los
objetivos de la secuencia de operaciones, sino principalmente, el tiempo necesario
para ejecutar cada una de sus partes.
Un programa tambin es considerado como un plan, a continuacin se presenta
informacin comparable, relativa al programa como plan.
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Clases de programas
Como ya se indic, los programas son una importancia, clasificacin de los planes, y a
su vez, los programas difieren ampliamente de su contenido, propsito y periodo que
cubren. Esta ltima caracterstica, el periodo que cubren, ha gallado importancia, los
programas de esta naturaleza hall sido designados, como programas a corto o largo
plazo.
a) Programas a largo plazo. Por lo general estos programas son amplios, la mayora,
aunque no todos ellos, no son matemticos, se da importancia a periodos
especficos. Puesto que toda planeacin se refiere al futuro y ste se mide en
tiempo, es natural usar porciones de tiempo como diferenciales de un programa.
La prctica generalmente aceptada, es considerar cualquier plan que cubra
periodos de dos o menos, como de corto plazo y de cinco aos o ms como de
largo plazo.
b) Programas a corto plazo. Por lo general estos programas, son de poca amplitud,
abarcan periodos de dos o menos aos. En este tipo de programas, debe
disponerse fcilmente de la informacin necesaria que indique los progresos
corrientes y la Direccin correcta.
Formulacin de programas
Los programas varan mucho en cuanto a tipo y formato, normalmente proporcionan
un diagrama de las acciones que se emprendern, las instalaciones que se incluirn,
los compromisos y las suposiciones implicadas y las reas hacia las cuales debern
dirigirse los esfuerzos.
La formulacin de un programa puede incluir objetivos, normas de actuacin, polticas,
procedimientos y mtodos, pero no necesariamente tiene que incluir todas estas
categoras de planes. Los programas trazan las acciones que deben emprenderse, por
quin, Cundo y dnde. Las suposiciones, las obligaciones, y el rea que van a ser
afectadas, son fijadas por un programa. Para propsito de ilustracin se presenta a
continuacin un ejemplo de programa.
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DOCUMENTOS DE TUTORAS
Los presupuestos
Un presupuesto es un plan de importante categora. En algunos casos, el presupuesto
representa el plan ms importante de la empresa. El presupuesto consiste, en datos
arreglados lgicamente y representan las expectaciones razonables para un periodo
dado. Por cada segmento de la empresa, se forma el objetivo de lo que se va alcanzar
y, adems, todos esos objetivos se coordinan en un plan ms exclusivo.
Definiciones de presupuestos
C. del Ro Gonzlez lo define como: La estimacin programada, en firma sistemtica
de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener, por un organismo en un
periodo determinado.
Rodrguez Valencia lo define as: Es una manifestacin financiera de los ingresos y
gastos estimados. Correspondientes a un periodo determinado.
A. Herrera H. lo define como: Una estimacin previa de las necesidades que afrontar,
una empresa en el futuro y la forma de satisfacerlas.
Clases de presupuestos
Existen dos clases de presupuestos, el pblico y el privado, en la grfica 13, captado
de C. del Ro Gonzlez, se muestran:
DOCUMENTOS DE TUTORAS
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pasados suelen ser guas. Pero ste, igual que todos los planes, mira hacia adelante,
nada puede hacerse respecto al pasado, y lo que se hace al formular un presupuesto,
es hacer planes para lo que va a suceder.
Todo estudio sistemtico requiere de un orden, en su desarrollo, respecto a la
formulacin del sistema presupuestal, sus etapas a seguir son las siguientes:
Planeacin.
Formulacin.
Aprobacin.
Ejecucin y coordinacin.
Control.
DOCUMENTOS DE TUTORAS
El presupuesto de operaciones.
El presupuesto financiero.
DOCUMENTOS DE TUTORAS
DOCUMENTOS DE TUTORAS
Establecimiento de objetivos.
Planeacin.
Accin.
DOCUMENTOS DE TUTORAS
Logros.
Retroalimentacin.
Control.
En general estas categoras coinciden con los tres niveles (estratgicos, coordinador y
operativo). En el nivel estratgico, los administradores se involucran con la
PLANEACIN ESTRATGICA. En el nivel coordinacin, los trminos medicin,
compromiso y coordinacin son primordiales. En el nivel operativo, el sistema requiere,
relativamente ms control de planeacin. Los administradores tienen que ver, con el
control operacional diario, es decir, lograr los objetivos corro plazo bajo situaciones, en
las cuales, el desempeo puede evaluarse en funcin de efectividad y eficiencia.