Manual de Usuario Final

Mdulo: AA
Cod y Nom:
Proceso:
Ruta:

MA01 / AA_ Alta y Mantenimiento de Activos Fijos.

Alta y Mantenimiento de Activos Fijos.
Men SAP
Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Activo
Fijo
Crear
AS01- Activo fijo

Objetivo:
Este manual tiene por objetivo mostrar de forma clara y sencilla la manera para dar de
alta, modificar y visualizar Activos Fijos en el Sistema.

Descripcin del Proceso

ALTA DE ACTIVO FIJO
Al acceder a la ruta anterior o ingresar a la transaccin AS01 nos presenta la
siguiente pantalla (1), donde se puede dar de alta el activo:
P (1).

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

1 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

Campo
Clase de
Activos fijos
Sociedad

Descripcin
Clave de la Clase de
Activo Fijo
Clave de la Sociedad

Longitud
8
4

Observaciones
Obligatorio
Obligatorio

a lado del campo

Para visualizar las clases de Activos que existen presione el botn
de clase de activo fijo.
En el campo Ctd. de activos fijos iguales: Automticamente el sistema propone el
nmero 1 en este campo. Si se tienen varios activos iguales pero con diferente nmero
de inventario, deber de indicarse el nmero de activos fijos iguales, por ejemplo; 5, 8,
etc.
Pantalla (2) con campos registrados;
P (2)

Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botn

nos presenta la siguiente pantalla (3)

y posteriormente

P (3)
2 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo
Denominacin

Descripcin
Nombre del Activo fijo a crear

Nmero de Serie

Nmero de serie del activo

Nmero de Inventario

Cantidad

Unidad de medida
Gestin histtica

Nmero del activo fijo como se

tiene en almacn
Cantidad de activos fijos a los
que les corresponder el
mismo dato maestro
Campo que se encuentra a
lado de la cantidad
Fije este indicador cuando el
3 / 20

Longitud

Observaciones

50

Obligatorio

18

Opcional
Opcional

25

13

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO
18/09/2008

Incluir Af en lista de
inventarios

Capitalizado el

sistema deba gestionar el

activo fijo con historial
Fije este indicador si quiere
que el inmovilizado est sujeto
a la entrada inicial de stocks
en un inventario
En este campo, el sistema
almacena
la
fecha
de
referencia de la primera
contabilizacin que lleva a la
capitalizacin del inmovilizado.
La fecha capitalizacin es la
fecha valor de un inmovilizado.
Esta fecha puede indicarse
manualmente al crear el
registro
maestro
de
inmovilizado. Sin embargo,
esto
no
lleva
a
la
capitalizacin del inmovilizado,
sino slo a la propuesta de
esta fecha como fecha de
referencia por parte del
sistema al efectuarse la
primera contabilizacin de
alta.

Obligatorio

10

Opcional

Pantalla (4) con campos registrados;

P (4)

4 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botn

siguiente pestaa, se presentar la siguiente pantalla (5)

para pasar a la

P (5)

5 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo
Centro de
Coste
Centro

Emplazamiento
Matrcula del
vehculo

Nmero de
Personal

Descripcin
Clave del centro de coste
Clave del Centro (Unidad
Organizacional
de
Logstica)
Lugar donde se asignar
el activo Fijo
Capture la Matrcula del
Vehculo (El sistema se lo
requerir slo para las
clases de activos que lo
requieran)
Capture el nmero de la
persona responsable del
6 / 20

Longitud

Observaciones

10

Obligatorio

4
10

15

Obligatorio
Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO
18/09/2008

Fondos
Centro Gestor
Area Funcional

activo
(esto
es
Indispensable
para
la
emisin de resguardos)
Clave del fondo a afectar
Clave del Centro Gestor
responsable del activo fijo
Clave del rea Funcional a
afectar

10
16
16

Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio

Pantalla (6) con campos registrados:

P (6)

Oprimir el botn
hasta pasar a la pestaa
siguiente pantalla (7)
7 / 20

y el sistema nos muestra la

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

P (7)

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo
Acreedor

AF comprado
nuevo

Descripcin
Numero y descripcin del
acreedor a que se compr
el activo
Nombre del fabricante del
activo
Identifica si el activo fijo
se compr nuevo

Comprado 2
mano

Indica si un activo se
compr usado

Sociedad GL
asosiada

Nmero
de
empresa
unvoco dentro del grupo.

Fabricante

8 / 20

Longitud

Observaciones

10/
25

Opcional

25

Opcional

Opcional

Opcional

Opcional
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO
18/09/2008

Pas Origen
Activo fijo orig

Ao adquis orig

Valor original
Alta el

Clave del pas de origen

del activo
En caso de que este activo
hubiera correspondido a
otro activo anteriormente,
el sistema llena este
campo automticamente
Ejercicio en el cual se ha
adquirido originariamente
el inmovilizado (antes de la
transferencia
de
inmovilizados).
Valor original del activo
En este campo, el sistema
almacena la fecha de
capitalizacin del
inmovilizado original (p.ej.
un inmovilizado en curso)
correspondiente a los
inmovilizados (o partes de
los mismos) trasladados.

Opcional

10

Opcional

Opcional

15

Opcional

10

Opcional

Pantalla (8) con campos registrados:

P (8)

9 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

hasta pasar a la pestaa

Oprimir el botn
siguiente pantalla (9)
P (9)

y el sistema nos muestra la

En la pantalla anterior se pueden ingresar ciertos campos referentes al seguro del

activo en caso de existir como nmero de pliza, comentarios, inicio, prima, valor base,
etc , estos campos son opcionales e informativos.
10 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

Una vez registrados los campos necesarios, presionar varias veces el botn
pasar a la pestaa de
, se presentar la siguiente pantalla (10):

para

P (10)

En esta pantalla aparece el rea de valoracin 01 que gestiona los valores histricos,
as como el rea de valoracin 03 que gestiona los valores de revalorizacin.
El campo de Vida til, se refiere al tiempo en aos que le toma a un activo
depreciarse por completo. El sistema propone una cantidad previamente determinada
de aos para cada clase de activos, pero este puede ser modificado si se desea.
En el campo CAmo no modificar la clave de amortizacin LINR, la cual aparece por
default. Si se llega a modificar este dato la depreciacin de los valores de cada rea se
ver afectada para el activo fijo correspondiente.
Posteriormente oprimir el botn

para grabar el activo. Debajo de la pantalla

aparecer el siguiente mensaje

Cabe sealar que el nmero en mencin no es el mismo que el que se captur en los
datos maestros como nmero de inventario.

11 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

VISUALIZAR ACTIVO FIJO

Men SAP
Finanzas
Gestin Financiera
Activos fijos
Activo fijo
Visualizar
Activo fijo

Acceder a la ruta anterior o ingresar a la transaccin AS03 para visualizar el Activo

fijo, nos presentar la siguiente pantalla (11):
P (11)

12 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo
Activo Fijo
Subnmero

Sociedad

Descripcin
Nmero de Activo
fijo a Visualizar
Clave
del
subnmero
del
activo fijo en caso
de existir
Clave
de
la
sociedad

Longitud

Observaciones

12

Obligatorio

Opcional

Obligatorio

El sistema propone visualizar el ltimo activo tratado, si desea visualizar otro, ingrese el
nmero de activo y la sociedad a la que corresponde.
Despus de registrar los datos como se observa en la pantalla anterior, presione el
botn
, nos presentar la siguiente pantalla (12):
P (12)

13 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

Utilice los botones

para visualizar las diferentes pestaas.

Si desea visualizar los valores contables del activo oprimir el botn

aparecer la siguiente pantalla (13):

P (13)

14 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

En la pantalla anterior se muestran los valores contables del activo, en este caso no
hay ningn registro ya que este activo nicamente existe como dato maestro pero
contablemente no ha tenido ninguna afectacin. Para conocer ms de esta pantalla
remtase al manual FI-AA_08_Asset Explorer.
Para que el activo tenga una contabilizacin hay dos opciones, la primera viene del
proceso de compras de activos desde el mdulo de MM, por lo que al momento de
verificacin de factura en la compra de un activo se registra el alta contable del mismo.
Tambin hay otra forma de dar de alta contablemente el activo desde FI en la
transaccin ABZON, esto se puede utilizar por ejemplo cuando nos han donado algn
activo y no viene de un procedimiento logstico de compras.

MODIFICAR ACTIVO FIJO

Men SAP
Finanzas
Gestin Financiera
Activos fijos
Activo fijo
Modificar
Activo fijo
15 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO
18/09/2008

Acceder a la ruta a anterior o ingresar la transaccin AS02 para modificar el Activo

fijo, nos presentar la siguiente pantalla (14):
P (14)

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo
Activo Fijo
Subnmero

Sociedad

Descripcin
Nmero de Activo
fijo a Modificar
Clave
del
subnmero
del
activo fijo en caso
de existir
Clave
de
la
sociedad

Longitud
12

Observaciones
Obligatorio

Opcional

Obligatorio

El sistema propone el ltimo activo tratado, si desea modificar otro, ingrese el nmero
de activo y la sociedad a la que corresponde.
Despus de registrar los datos como se observa en la pantalla anterior, presione el
botn
, nos presentar la siguiente pantalla (15):

P (15)

16 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

Recuerde que nicamente podrn modificarse los campos de fondo blanco. Utilice los
botones

para visualizar las diferentes pestaas. Despus de modificar.

Cuando se modifican datos de la pestaa

, el sistema da la opcin de
sobrescribir el dato o de guardar el historial del dato modificado, en este caso
cambiaremos el centro de costos como muestra la siguiente pantalla (16):

P (16)

17 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

Al cambiar el campo de centro de costos y oprimir el botn

pantalla (17)

aparecer la siguiente

P (17)

Si deseamos que se guarde la historia del campo modificado oprimir el botn

y aparecer la siguiente pantalla (18)
18 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

P (18)

En la pantalla anterior ingresar la fecha en la que se iniciar el nuevo intervalo de

tiempo para el campo modificado como muestra la siguiente pantalla (19)
P (19)

Oprimir el botn

y aparecer la siguiente pantalla (20)

P (20)

19 / 20

FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008

Esta pantalla nos muestra el historial de las fechas y datos que ha tenido registrado el
activo.
y aparecer el mensaje
Oprimir el botn
inferior de la pantalla.

en el

EJEMPLO DE ALTA CONTABLE DE ACTIVO DESDE EL

MODULO DE FI
Al ingresar a la transaccin ABZON aparecer la siguiente pantalla (21)
P (21)

Ingresar los datos del activo a dar de alta, la fecha de documento, contabilizacin,
referencia, importe de contabilizacin o valor del activo, cantidad y texto como muestra
la pantalla anterior, posteriormente oprimir

para contabilizar.

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FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008