DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y

CUENTAS POR PAGAR

COMPRAS
DEFINICION
Cuando voy a un comercio de muebles y obtengo una silla que este ofrece a la
venta previo pago del valor monetario, a eso, se lo conoce o llama compra.
Pero tambin al objeto comprado tambin se lo llama compra genricamente,
ya que se suele decir por ejemplo, mira la compra que hice y se muestre esa
silla.
El acto de comprar es una de las actividades humanas ms antiguas y casi una
de las primeras para alimentarse o enriquecerse que desplegaron los hombres
para satisfacer la que correspondiese. Porque, por ejemplo, sucede que en
algunos negocios o comercios ms que en la venta, es decir, ms que lo
mucho que pueda venderse, el secreto del xito estar en la compra, ya que si
yo compro o dispongo a un bajo valor algo que todos quieren, seguramente,
har buenas diferencias.
Por otra parte, en algunos lugares del mundo hispanoparlantes, cuando una
persona va al supermercado para adquirir un conjunto variado de comestibles u
otro tipo de artculos no comestibles para su hogar, a esa accin o actividad, se
la suele llamar como ir de compras.

OBJETIVOS

Los Objetivos de las compras son:

 Mnimo coste de adquisicin

Mantenimiento del nivel de calidad
Garantizar la continuidad en el abastecimiento
Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho ms
competitiva en el mercado o con sus competidores.
Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.
Una vez determinadas las caractersticas y especificaciones del
productos que debemos comprar, habr que determinar:
o Precio
o Cantidad
o Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90
das)
o Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando,
para ello, muchas empresas cuentan con departamentos de
control de calidad.
o Persona responsable del aprovisionamiento deber acordar con
los proveedores el lugar de entrega de la mercanca.
o Fecha de entrega
o Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se
entrega una gran cantidad de producto en una sola entrega ste
se fraccione.
o Unidad de entrega y transporte
2

o Condiciones en las que debe realizarse el transporte.

o Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la
mercanca

CLASES

Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:

Compras especiales:

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso
(ordenador, mquina, mobiliario, vehculos); es decir, no compramos materiales
para transformar o artculos para la venta.
La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la
decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas:

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede
aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin
podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un
producto.

Compras estacionales:

Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es

atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas
compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del
ao anterior.

Compras rutinarias:

Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de
mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una
inversin de bajo riesgo.

Compras oportunidad:

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar

a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es
positivo dar un beneficio extra.

Compras de urgencia:

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para

cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una

solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la

empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.

Compra Ocasional:
Podramos llamar compra ocasional al tipo de compra que se realiza
espordicamente y que tiende a cubrir una necesidad no satisfecha
anteriormente y postergada en el tiempo por el consumidor. Este tipo de
compra contempla igualmente las compras de impulso y de cuanta menor que
cubren necesidades bsicas. Los sitios ms habituales donde se realizan estas
compras ocasionales se encuentran en mercadillos, rastros, ferias, las
novedosas tiendas de "todo a cien", tiendas tradicionales, 24 horas, sper, etc.
Compra de Proximidad:
Las compras de proximidad obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda
de suministros alimentarios y del hogar de manera practica, rpida y cercana.
Cubren las necesidades bsicas y habitualmente tienden a cubrir un periodo de
consumo familiar relativamente corto, diario o todo lo ms semanal. En estos
ltimos aos se desarrollan espectacularmente los "hard discounters",
supermercados de proximidad pertenecientes en su mayora a enseas
multinacionales, alemanas o francesas que responden a esta necesidad. La
compra de proximidad tiene una expansin inusitada en nuestro pas, reflejo
del tipo y manera de vivir de nuestra sociedad. La concentracin de la
poblacin en ciudades y barrios. Actualmente proliferan, al igual que las
sucursales bancarias, los supermercados que cada da tienden a sustituir a la
tienda tradicional de ultramarinos es un buen reflejo de la importancia de este
tipo de compra.
Compra de Comodidad:
Como antes explicbamos, las nuevas condiciones de vida y hbitat
condicionan de manera indudable las formas de consumo. La falta de tiempo,
5

la incorporacin del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere nuevas

formas de distribucin cuyo punto fuerte o factor diferenciador es la comodidad
por encima de otros rasgos. En este sentido cabe destacar el enorme
desarrollo y difusin de las empresas de comidas a domicilio al igual que la
compra telefnica o la compra electrnica a travs de Internet. Igualmente, la
compra de comodidad tiene su reflejo, cada vez ms comn, en que cada da
son mas las grandes superficies que para no perder poder en ese terreno y
conscientes de la nueva realidad, han introducido nuevos servicios como
reparto a domicilio, compra por Internet etc.
Compra de Consumo:
Todas las compras son destinadas en principio al consumo, esta denominacin
tiene por objeto distinguir el carcter masivo y ms duradero en el tiempo de
provisin del cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente los clientes
que reparten su presupuesto familiar en cada tipologa de consumo. Compran
semanalmente en las llamadas tiendas de proximidad, encargan va Internet
algunos artculos especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes
superficies con una periodicidad cercana a los quince das (segn los ltimos
estudios). Esta compra tiene casi un carcter familiar.
PERSONAL QUE INTERVIENE

El contrato de compra-venta es aquel que uno de los contratantes, llamado

vendedor, se obliga a entregar una cosa determinada, a otro llamado
comprador, quien a su vez se obliga a pagar un precio en dinero o signo que lo
represente.

Caractersticas.

Bilateral, del que nacen obligaciones para las dos partes, tanto para el
que compra, como para el que vende.
Consensual, para que su perfeccionamiento, el del contrato, basta con
un acuerdo sobre la cosa y el precio, un consenso.
Obligatorio, duplicidad de obligaciones, el vendedor se obliga a trasmitir
la cosa, y el comprador se obliga a pagar el precio pactado.
Conmutativo, se tiende a que cada parte entregue una cosa a cambio
de otra.

Elementos de la compra-venta.

Elementos Personales, si son dos partes que intervienen en el contrato

de compra-venta. El vendedor y el comprador, pudiendo serlo las
personas que renan la capacidad para asumir obligaciones. Los
menores e incapacitados, necesitan la intervencin de quien ejerza la
patria potestad, tutela, segn los casos. Pueden comprar y vender, no
solo las personas naturales, sino tambin las jurdicas.

Elementos Reales, los elementos reales del contrato de compra-venta

son el objeto y el precio.
o Objeto, de compra-venta, tanto cosas como derechos, siempre
que sean transmisibles, estando por tanto, excluidos ciertos
derechos, como el uso o habitacin, y las cosas que estn fuera
del comercio.
o Precio, ha de ser determinado, puede ser dinero o signo que lo
represente.
7

Elementos formales, libertad de forma en el derecho civil, no exige una

forma. Un contrato de compra-venta puede ser, de palabra, documentos
privados o documentos pblicos (interviene notario). Cuando entramos a
comprar en una tienda, la compra suele hacerse de palabra, sin que las
partes firmen ningn documento, aunque cada vez se va extendiendo
ms la costumbre de entregar el vendedor un justificante.

DOCUMENTACION
La Factura
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin
econmica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras,
una factura es el documento a travs del cual una persona que vende puede
rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa
comercial. En trminos simple sera una boleta pero ms completa, con una
serie de requisitos e informacin como veremos.
Las facturas, adems de probar una transaccin de compra o venta debe
contar con ciertos datos de las partes, as como tambin, la clase de producto
vendido y su cantidad, o bien el tipo de servicio prestado, el nmero y la fecha
de emisin. Adems, una factura, debe mostrar el precio total y unitario de la
transaccin, los diferentes gastos que pueden deberse a diversos conceptos y
que deben abonarse al comprador, as como tambin, en caso de que suceda,
los impuestos que la compraventa implique.
Liquidacin De Compra

Este comprobante de pago es emitido por todos aquellos que realizan

adquisiciones a personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos
primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal, extraccin
de madera, de productos silvestres, minera aurfera artesanal, artesana y
desperdicios y desechos metlicos y no metlicos, desechos de papel y
desperdicios de caucho que no cuentan con nmero de RUC. Tal es el caso de
las personas o empresas que realizan compras a pequeos mineros, artesanos
o agricultores los que, por encontrarse en lugares muy alejados a los centros
urbanos, se ven imposibilitados de obtener su nmero de RUC y as poder
emitir sus comprobantes de pago.
Las Liquidaciones de Compra solo pueden ser emitidas por los contribuyentes
del Rgimen General y del Rgimen Especial del Impuesto a la Renta.

Ticket O Cinta Emitido Por Maquina Registradora

Este comprobante de pago puede ser emitido nicamente en moneda nacional.
Cuando es emitido en operaciones con consumidores o usuarios finales, no
permite ejercer el derecho a crdito fiscal, crdito deducible ni sustentar gasto o
costo para efecto tributario.
Cuando el comprador requiera sustentar crdito fiscal, costo o gasto para
efecto tributario o crdito deducible deber: identificar al adquiriente o usuario
con su nmero de RUC, consignar los apellidos y nombres o denominacin o
razn social, discriminando el monto del tributo que grava la operacin.
Los tickets pueden tambin ser emitidos a travs de sistemas informticos,
siempre que el emisor haya obtenido la autorizacin de uso correspondiente a
travs del Formulario N 845. Tal es el caso de supermercados, tiendas por
departamento, farmacias, estaciones de combustible, restaurantes, entre otros
tipos de negocios que emplean sistemas autorizados. Estos tickets deben
cumplir los mismos requisitos que los tickets emitidos por mquinas
registradoras.
Boleta De Venta
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Es un comprobante de pago que se emite en operaciones con consumidores o

usuarios finales. No permite ejercer el derecho al crdito fiscal, ni sustentar
gasto o costo para efecto tributario.
Por ejemplo: Si usted compra los vveres para la semana en una tienda de
abarrotes, debe exigir que le otorguen una boleta de venta. Lo mismo si acude
a una peluquera o saln de belleza, o va a comer a un restaurante o compra
un libro.
En efecto, si el monto de la venta no supera los cinco nuevos soles (S/5.00 ) no
hay obligacin de entregar Boleta de Venta, salvo que el comprador lo solicite.
Cuando el importe de la venta efectuada o del servicio prestado supere los
setecientos nuevos soles (S/. 700.00) por operacin ser necesario consignar
en la boleta de venta los datos de identificacin del adquirente o usuario:
apellidos y nombres completos, y el nmero de su documento de identidad.
La Gua De Remisin
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderas
solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y este se encuentra impreso
y membretado, segn necesidad de la Empresa sirve para que el comercio
tenga testimonio de los artculos que han entregado en las condiciones
solicitadas y aprobado por el departamento de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la
empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con 3 copias una
queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al
cliente junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta con la firma de
conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.
La Nota De Gastos
Por medio de la nota de gastos se relaciona aquellos conceptos que no figuran
en factura y que incrementa el valor del importe de sta.
Estos gastos que no forman parte de la base imponible (seguro, portes), se
adjuntan a la factura, siempre.
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Documento De Cobros Y Pagos De Las Ventas

Cheque
El cheque es un documento de compra y pago que se hace a travs de la
cuenta corriente; cuando se dispone de los fondos de la cuenta corriente.
Se realiza por medio de la formalizacin de un cheque, es por eso que,
cuando el titular lo extiende, su saldo en cuenta disminuye.
A la hora de extender un cheque se puede realizar de 2 formas:
Al portador: Se dice que un cheque se ha extendido al portador cuando
no aparece una persona fsica o jurdica en el titular, es decir que quien lo
porta es su titular.
Nominativo: Se dice que un cheque es nominativo cuando existe un
titular que puede ser persona fsica o jurdica. Para que este cheque
pueda ser efectivo, el titular tiene que acreditar que l es el titular. Esto se
realiza por medio del DNI o pasaporte cuando es una persona fsica, y en
el caso de ser una persona jurdica ha de haber una persona encargada o
designada por la empresa que firmar en el reverso del cheque. Esta
firma previamente ha sido registrada.
Letra de cambio
La letra de cambio es "el ttulo de crdito o de valor formal y completo que
contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su
vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar
determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella
intervienen.
El librador: es quien extiende la letra y es su titular, hasta que se
negocia, y es quien recibe el importe de la letra.

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El librado: es quien paga la letra a su tenedor (el que la posee

fsicamente).
El tenedor: es quien fsicamente, posee la letra, en un momento
determinado. El librador y el tenedor pueden ser la misma persona o ser
dos personas diferentes.

CUENTAS POR PAGAR

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes
materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de
activos fijos o contratacin de inversiones en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por
Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas
por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos
por cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por
cada pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago
de moras o indemnizaciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico,
deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el ao prximo).
PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

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Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de

autorizacin del pago y de firma del cheque para su liquidacin.

Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y

pendientes de pago segn controles contables, con los de los
suministradores.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores

contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de
Recepcin (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago,
cancelndose las Facturas con el cuo de Pagado.

Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por

Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos
envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben

desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; as
como por edades y analizarse por el Consejo de Direccin.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores

deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por
lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de

todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con
los de las cuentas de control correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

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Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor

analtico por deudores.

Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por

acreedores (proveedores).

Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la

naturaleza de estas cuentas).

Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de

30 das).

Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta,

clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre
contable as como analizar por edades para determinar las
envejecidas (ms de das).

Verificar los documentos justificantes de las obligaciones

pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones
y convenios de pago.

Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor

en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la
cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

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Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran

esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analtico
por acreedores.

Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan

exclusivamente los que exceden de un ao.

Comprobar los documentos en los expedientes de pago

(contratos, convenios, etc).

Comprobar

las

conciliaciones

confirmaciones

con

los

acreedores.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as

como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta
cuenta).

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEFINICION
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones
necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la
importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada
departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la
organizacin.
IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

15

Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las

responsabilidades

de

adquirir

los

insumos

(materia

primas,

partes,

herramientas, artculos de oficina y equipo) indispensable para la produccin de

bienes

servicios,

poniendo

mucha

atencin

para

conseguirlos.

Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se

surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento
de compras puede tener una aportacin a la productividad, mediante prcticas
de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por
ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual
rendir en costos ms bajos.
OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Comprar los materiales para los propsitos buscados.
Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad
y el servicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia
que impida la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones
monetarias, inflacin o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.
FACTORES EN LA DECISIN DE UNA COMPRA
Los tres principales factores en la decisin de una compra son:
1. La calidad
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2. La funcionalidad
3. El precio
1. La calidad
No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio
por si mismo no denota mayor calidad en el producto.
2. El precio
Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual
indica que ya no es una gua confiable para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el
proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea
de compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe
analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en
este mercado que ms bien est movindose por la calidad, se requiere un
esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente
esta solicitando.
El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que
ayuden a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad
apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el
costo de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al
cliente disminuye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del
producto.
3. Funcionalidad
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las
especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que funcin
van a desarrollar en beneficio del producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir
solamente sus caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante
es definir qu funcin van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de
calidad deseado, esta funcin debe ser descrita correcta y claramente para
asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad
que se espera de su producto o servicio.
17

POLTICAS DE COMPRAS
Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente
y estas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa.
Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de
compras son:
Deben estar claramente expuestas.
Ser razonables y fciles de llevar a la prctica.

Indicar los factores limitativos y determinantes.

Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas.

Niveles que deben abarcar.

El departamento de compras debe contar con polticas de: Fuentes de

abastecimiento, especificaciones, precios, calidad, investigacin y desarrollo,
tica, ventas de material de desperdicio.
Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones que
pudieran afectar las polticas y hacer los cambios necesarios tomando en
cuenta la opinin del personal de compras involucrado con dichas polticas

FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Dentro de las funciones del departamento de compras est, el mantener
informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del
proceso de adquisicin del material o servicio solicitado, con la finalidad de
poder tomar las acciones necesarias en caso de algn retraso o desvo. En

18

caso de existir ste, compras podr comprar algn contratipo del material, sin
necesidad de avisar al solicitante.
La funcin del departamento de compras no se limita a compras nacionales,
tambin, su personal debe tener conocimientos acerca de compras
internacionales, ya sea de importacin o de exportacin. Al realizar este tipo de
funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas
potenciales que pueden ser:

De aspecto legal

Estndares de calidad

Tiempos de entrega e inventarios

De comunicacin.
Tambin se deber tener especial cuidado en la negociacin de las condiciones
de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se debern tomar en cuenta
el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales, impuestos y gastos
aduanales, etc.
Las funciones del departamento de compras segn Joaqun Rodrguez
Valencia son las siguientes:

Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de

materias primas, suministros y servicios a la empresa.

Entrevistar a los proveedores o sus representantes.

Cotizar los precios, calidad y transporte.

Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de

rechazo y ajustes.
19

Vender los deshechos, sobrantes y artculos de desuso.

Recepcin, guarda y almacenaje.

Efectuar la clasificacin de los recursos materiales.

Realizar el control de existencias.

LA RELACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTROS
DEPARTAMENTOS
La funcin de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la
organizacin y para ello debe trabajar en conjunto con todas las reas como
son:
Direccin:
La relacin que debe existir con la Direccin general es mediante reportes de
las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la
totalidad de sus funciones en un determinado perodo de tiempo, adems de
hacer mencin especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo
representan un desembolso importante para la organizacin.
Estos reportes deben contener informacin estadstica de los mercados de
insumos y la posicin de la organizacin ante stos, lo cual permitir evaluar de
una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la
organizacin.
Produccin:

20

En esta rea recae la funcin de compromiso de procesar los insumos y

convertirlos en productos de calidad. La relacin entre los departamentos de
compras y produccin es; que compras procure los materiales necesarios para
la produccin a satisfaccin de los requerimientos establecidos para tal efecto.
Ambos departamentos comparten una obligacin igual con respecto a la
administracin; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel
ptimo. Produccin producir a costos bajos siempre y cuando la actuacin de
compras se enfoque a la obtencin del mximo valor por unidad monetaria
gastada.
Es responsabilidad de produccin avisar a compras con oportunidad de las
necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad,
tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de produccin,
evitando con ello paros innecesarios en produccin y perdidas cuantiosas a la
organizacin.
Ventas:
La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a
que la funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la
organizacin; El xito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad
y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas
dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de
materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas.
Programacin y planeacin:
Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada dentro de la
organizacin; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y
los objetivos a largo plazo. Cuando en una organizacin estas funciones se
desarrollan, la relacin de compras con este departamento es la siguiente:

21

 Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se

realice un cambio en el programa.
Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los
posibles cambios que puedan influir en los programas y planes.

Desarrollar informacin basndose en presupuestos de los abastecimientos de

materiales, mercados, y programar las entregas.

Almacenes:
Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento; con ayuda de un efectivo
sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los
materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y
el programa de entregas; con el propsito de que el departamento compras
haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos.
En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento
mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de choque en
cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras.
Ingeniera:
La relacin entre el departamento de compras y el de ingeniera, es de servicio
mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniera procurando los
materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y
asistencia tcnica de los proveedores, as como en la preparacin y evaluacin
de alternativas e investigacin de mercado en bsqueda de nuevos materiales
y equipos.
Ingeniera da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesora de
parte de los ingenieros expertos, en relacin con las especificaciones
22

necesarias para la comprensin de los requerimientos de materiales y equipos,

que por la funcin que realicen sean de carcter especial.
Contabilidad:
La relacin de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podra decirse
que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre s, ya
que parte de la funcin de compras es gastar el dinero de la organizacin con
la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para el
perfecto funcionamiento de la organizacin, y la de contabilidad es ejecutar los
pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los
proveedores sean correctos, de acuerdo con las polticas de la organizacin y
las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan
fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la funcin de compras
no se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las dems
reas que requieren de los servicios de compras.
Relaciones pblicas:
La funcin de compras con el departamento de relaciones pblicas debe de ser
de una alianza comn, debido a que el personal que labora en el departamento
de compras mantiene un amplio contacto con todos sus proveedores y es de
una influencia importante en las relaciones pblicas, para la organizacin.
DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS
Departamento de informtica
El departamento de informtica, es uno de los departamentos que actualmente
estn ms ligados con la operacin y administracin de la mayora de las
organizaciones.
Es por medio de la computadora que se realizan la mayora de los trabajos
escritos necesarios en la operacin del departamento de compras y ahora, es a

23

travs de este medio que es posible recibir cotizaciones,

catlogos, etc.

utilizando para ello el Internet.

Departamento de recibo de materiales
Los materiales comprados, llegarn a la empresa por distintos medios, y
debern ser entregados a los departamentos solicitantes, para su correcta
utilizacin.
Si no existiera un departamento de recibo de materiales, posiblemente se
generara un caos en la recepcin, ya que algunos embarques podran venir
incompletos, de mala calidad, etc., lo cual quizs ocasionara retrasos en la
produccin, o errores en la utilizacin e estos, a falta de un control de recibo.
Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son:

Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos.

Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos.

Solicitar la inspeccin de los materiales que as lo requieran, por

parte de los departamentos de control de calidad y compras, para
determinar si cumplen con las especificaciones.

Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que se

reciben los materiales.

Entregar los materiales a los solicitantes, as como la documentacin

correspondiente a los departamentos involucrados, de acuerdo al
procedimiento previamente establecido.
La responsabilidad de la funcin de recibo de materiales, debe ser asignada a
una personal en especial y en el caso de las empresas muy grandes, es
necesaria la creacin de un departamento de recibo, que cuente con personal
especializado y que reporte a la jefatura de almacn.

24

La recepcin de materiales y la compra de estos, son funciones muy

relacionadas entre s, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una
estrecha comunicacin y cooperacin entre ambos departamentos.
Departamento de almacn
Al ser este departamento el responsable de la custodia de la mayora de los
materiales que no estn dentro de un proceso de produccin, o son productos
ya terminados, es de vital importancia que el control de estos materiales y
productos sea riguroso, ya que de la veracidad de la informacin contenida en
los reportes de inventario, depender la exactitud de la planeacin de la
produccin, y la generacin de la agenda de requerimientos de los materiales
necesarios para cumplir con dichos planes de produccin.
Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacn est muy
ligado al funcionamiento del rea de compras.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE COMPRAS
El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y
funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se
realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos
normalizados, cuyo fin es especificar para cada operacin o grupo de
operaciones la participacin de sectores de la empresa y del exterior
interesado. Un procedimiento es la sucesin de pasos consecutivos para
realizar una actividad.
Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de
compras:
Requisicin. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre
cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la
mayora de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con
ello, un dilogo entre comprador y proveedor para la futura compraventa del bien o servicio.

25

 Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y

plazo de pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se
abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al
hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los
proveedores le dan a su artculo que ofrecen, representada en dinero.
En el sector pblico las cotizaciones se realizan bajo la Ley de
Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante
concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se
solicitan de acuerdo a las polticas que tengan las empresas
solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.
Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, por escrito,
en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por
parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar
adecuado para ello, por lo que sera risible no estipular las
condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede
cambiar en cuanto a su forma, tamao, impresin, pero nunca variar
su objetivo: hacer la solicitud de algn bien o servicio. El contenido
del pedido deber de llevar por lo menos estos elementos: nmero de
referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de
entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio,
importe total, autorizacin, y clusulas.
Expeditacin. No es ms que una confirmacin del pedido. Lo
primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el
proveedor est perfectamente enterado de que hay un pedido a su
favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades,
precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.
Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripcin, la
seccin, rea o departamento de recibo (muchas veces llamado
mesa de control), deber verificar que se est realizando la entrega
del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el
pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la
26

actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte

de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor,
nmero de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida,
descripcin, observaciones y autorizaciones correspondientes.
Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un
factor importante. Se revisarn todos los bienes entregados, as
como la valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso;
de contener defectos, caractersticas daadas o incompletas en los
artculos, se proceder a separarlos, contarlos y registrarlos para su
posterior devolucin al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo
la entrega. Es aqu, en el control de calidad, donde actan los
ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal:
asegurar los productos con la mejor calidad requerida.
Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca
que no cumple con las caractersticas impuestas por el rea de
control de calidad que van acompaadas siempre por un documento
fsico que describe las causas por la que se somete dicha accin.
Esta accin repercutir tanto para el pago del proveedor como para el
resurtido del siguiente pedido. Se deber de realizar un informe al
responsable comprador.
Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien
y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en
efectivo, transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea
indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra
exhibicin de la factura correspondiente.
Controles

complementarios.

Algunas

empresas

funcionan

nicamente con el concepto de control complementario a la

disposicin de emplear una persona o una seccin para que coordine
las actividades inherentes de control a los proveedores. A mi juicio,
27

un departamento de compras debe contar con un anlisis profundo

en cuanto al manejo de mrgenes de utilidad, precios de venta
internos y de la competencia, rotacin de inventarios, anlisis de
Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable
comprador con la realidad del mercado y de la empresa. Entre ms
conocimiento se pueda manejar en la negociacin, mejores
oportunidades tendr el comprador en obtener sus objetivos con el
proveedor.
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades organizadas, y
as

como

estas,

tambin

los

procedimientos

deben

ser

ordenados

sistemticamente.
En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos
necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla comn para
todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios procedimientos,
pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que pueden ser
generales para tal funcin:
Requisicin de un material al departamento compras.
Elaboracin, registro y seguimiento de la orden compra.

Recepcin, inspeccin, supervisin y almacenamiento del material.

Control de documentos de la recepcin del material.

Revisin de documentos y ejecucin del pago correspondiente.

Este es slo un procedimiento que se puede aplicar a actividades elementales,
y solo muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar. Un

28

procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de cumplir

ciertos requisitos tales como:

Las actividades a realizar debern ser explicadas a detalle.

Se deber mencionar el departamento que realizar la actividad.

Cumplir con una secuencia lgica requerida

Ser escrito en un lenguaje comn.

Deber incluir, las formas y documentos requeridos.

Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitacin de

responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones estn
escritas,

describen el departamento completamente, clasifican al personal

involucrado, son de gran ayuda en la preparacin de presupuestos y fijacin de

costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de organizacin se
constituyen como la base.
PROGRAMAS Y PRESUPUESTO DE COMPRAS
Programas de compras:
Un programa de compras es un instrumento administrativo

donde se

establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en

el se establecen fechas precisas de iniciacin del proceso y tiempos en que
deber desarrollarse y finalizar.
Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser acordes con
las necesidades, y los pasos y fechas sern regidos por las dificultades del
mercado y del tiempo disponible.

29

Las

compras

programadas

tienen

un

lugar

definido

dentro

de

los

procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene

varias ventajas, tales como:

Reduccin del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones

de compra.

Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo.

Se facilita el control de los materiales comprados.

Permite el anlisis respecto al proveedor principal o nico, con el

propsito de buscar fuentes alternas de surtimiento.
Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las
compras programadas:

Cuando la habilidad

para escoger una o ms fuentes de

abastecimiento, est restringida, como en el caso de un producto con un diseo

nico y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor.

Cuando la aprobacin de ingeniera cubre a un solo proveedor.

Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes

distribuidores, y la diferencia en precios es mnima, en tal caso se podr
negociar con un solo proveedor un mejor precio.
Una cuidadosa programacin de entregas, evita el exceso o la falta de
existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperacin
de los departamentos de proyectos, programacin de produccin, control de
materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones.

30

Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser

medido en funcin de cmo programe las compras, y esto podra ser tomando
como referencia los siguientes puntos:

La frecuencia con que escasean los materiales por una mala

programacin.

Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores

confiables para llevar a cabo los programas establecidos.

En sntesis, la programacin de compras sirve para: Evitar demoras, optimizar

gastos, controlar la calidad y controlar inventarios. La programacin se realiza
de acuerdo a un plan especfico; que va desde la obtencin de informacin,
identificacin de las necesidades, seleccin de los proveedores, hasta la
puesta en marcha del programa final.
Lo anterior nos indica que la programacin y la planeacin siempre se dan en
conjunto y, adems, debemos aclarar que stas se dan en los diferentes
niveles de una organizacin, los cuales son: nivel corporativo, nivel empresa y
nivel departamento.
El perodo de programacin tiene lmite, la planeacin no lo tiene pues es una
actividad continua que solo vara de acuerdo con los cambios en la produccin
o en el mercado de los materiales o insumos.
Presupuestos de compras:
Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado perodo de tiempo
que transcurrir en un futuro, especificado en trminos numricos.
Los presupuestos son parte de la planeacin y generalmente se refieren a los
gastos que sern realizados en el futuro, estos deben ser elaborados
basndose en las necesidades de inversin y a los ingresos planeados para un
31

perodo de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de

medicin de la actuacin financiera de la empresa o de un rea determinada, lo
cual permitir detectar alguna desviacin en cuanto a lo planeado y se podrn
aplicar medidas de correccin.
Para el rea de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos:

Presupuesto de operacin del rea de compras.

Presupuesto de compras de materiales.

El primero se refiere a la estimacin de los gastos que sern necesarios de

efectuar, para lograr que la operacin del rea de compras se desarrolle de
manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje,
cursos de capacitacin, gastos de representacin, etc.
El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de inventario que
se deseen tener, as como las necesidades de produccin en cuanto a:
Maquinaria y materiales de ensamble, que sern utilizados para la elaboracin
o fabricacin de un producto final en especial. Este es el presupuesto que ms
preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su elaboracin as como la
elaboracin de los dems presupuestos de las distintas reas de la
organizacin depende del presupuesto de ventas, debido a que las ventas son
la fuente de ingreso de la organizacin y marcan la pauta para definir los
gastos futuros.
En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante,
ya que ser ste, responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto
general de la organizacin. Esto significa que el personal que integre el
departamento de compras de una organizacin, deber tener grandes
conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento, calidad de
los productos, niveles de precios, etc.

32

En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante

que se elabore con gran exactitud, apegndose siempre a los pronsticos de
ventas, ya que ello ayudar a la labor del departamento de compras en cuanto
a la colocacin de grandes pedidos, que ayuden a obtener mejores precios.
El presupuesto de produccin est situado en nivel de importancia, abajo del
de ventas, dependiendo directamente de l, porque ser en relacin con los
pronsticos de ventas que se elaborar el calendario de produccin.

ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Los principios de la organizacin aplicados al departamento de compras
Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma
que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este
departamento representa para las empresas, se debe poner especial atencin
en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras
para una adecuada operacin.
Para que se logre obtener una adecuada organizacin de ste departamento,
se deben fijar objetivos claros y definidos, adems, debe existir una excelente
coordinacin del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan
alcanzar.
Para que se de la coordinacin necesaria, se deben observar ciertos principios
como, la ubicacin del departamento dentro de la estructura de la organizacin,
la centralizacin o descentralizacin de actividades, la sencillez de la
organizacin propia del departamento, la armona con la que se trabaje en
relacin con los dems departamentos de la empresa, la flexibilidad para
adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento
de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado,
que traducido a principio se denomina eficiencia.
33

Los principales tipos de organizacin en un departamento de compras son:

1. Organizacin lineal: Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad
se transmiten en lnea descendente, como una caracterstica de un
crecimiento vertical de la organizacin.
2. Organizacin funcional: Fue creada por Frederick W. Taylor, el
fundador de la Administracin cientfica, basada en la especializacin de
funciones y la divisin del trabajo, lo anterior consiste en que las labores
de la Direccin deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice
el mnimo de funciones posible. As, cada persona que dirija, lo har slo
sobre una sola operacin principal, para lo cual debe especializarse, para
poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados
que se obtengan.
3. Organizacin de lnea y staff: Este tipo de organizacin se utiliza como
apoyo a la organizacin lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo
integrado por especialistas para cada funcin, sin que esto le reste
autoridad a cada jefe de la funcin que requiera de apoyo, aunque algunas
veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instruccin del
personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarqua piensan que
ellos conocen ms del problema que los especialistas.
UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DENTRO DE LA
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
La ubicacin del rea de compras dentro de una empresa vara de acuerdo a la
importancia de sta, y a las necesidades y organizacin de cada una de ellas, y
a cmo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la empresa. Es por
ello que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy
diversas de una empresa a otra, en funcin del tamao de la empresa. En
algunas empresas, los departamentos de compras y produccin estn

34

estrechamente relacionados debido a que la funcin que se considera

primordial es la de abastecer a la produccin.
El departamento de compras puede reportar a la Direccin Comercial si se
considera la importancia que representan las compras ante las ventas,

al

departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las

compras, a la Contralora como parte de la administracin especial de las
compras o directamente a la Direccin General, cuando sea necesario
mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la
importancia que se le d al departamento de compras al que por cierto, se le
debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesora,
adems, debe contar con la misma libertad de accin que los dems
departamentos de la empresa.
Centralizacin y descentralizacin del servicio de compras
Estos dos aspectos de las compras podran darse separados y en grados
parciales o completos, o bien darse en conjunto, tambin en grado parcial o
total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea ms comprensible la
funcin que se realiza en cada caso:
1. Las compras centralizadas: son aquellas en las que un departamento
de compras es el que se encarga de hacer todas las compras de
materiales, insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere
de personal especializado y competente.
2. Las compras descentralizadas: son aquellas que son efectuadas
directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales
comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se
reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes
deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los
proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, adems,
de tener un intercambio de informacin tcnica que a futuro pueda ser til
para el desarrollo de sus funciones.

35

3. Las compras centralizadas-descentralizadas: son las ms comunes

en la mayora de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto
debido a que es ms prctico que una sola oficina matriz de compras se
encargue de la compra de materiales comunes para todas las plantas con
el objeto de obtener mejores precios por volumen, dejando que cada
planta compre solamente los materiales que sean necesarios en forma
exclusiva para su funcionamiento, apegndose siempre a las polticas
generales que para tal propsito deben estar establecidas en la
organizacin.

El manual de compras
El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa
como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo
que funciona como gua del departamento de compras, en el se describe la
organizacin del departamento y la definicin de las operaciones que en el se
desarrollan.
El manual de compras debe contener:

Introduccin.

Contenido.

ndice.

Organizacin.

Polticas.

Procedimientos.

Introducciones tcnicas.

Circulares.

El catlogo de formas

36

Las formas constituyen un medio para transmitir, guardar o registrar

informacin de la manera ms simple y uniforme, por lo cual se debe tener un
catlogo de todas las que se utilizan en el departamento de compras, sin
importar si son externas o internas.
El tener este catlogo evitar la duplicidad y se podr saber que utilidad ofrece
la utilizacin de cada una de ellas.
Con este control se pretende evitar las copias o formatos innecesarios, que
cada una de ellas se utilice para el fin que fue creada y que su produccin sea
econmica.
El manual de compras y el catlogo de formas, son de mucha importancia en la
industria moderna y sirven como medios de comunicacin escrita en la
gerencia de compras.
SELECCIN Y CONTROL DE PROVEEDORES
Seleccin preliminar de las fuentes de abastecimiento:
La decisin clave en los centros de administracin de adquisiciones es la
seleccin del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver
si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto
positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la
decisin sobre la seleccin del proveedor es la decisin ms importante que se
puede hacer en el departamento de compras.
El propsito de la seleccin, es el de establecer una lista de aquellas empresas
u organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a las
necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una cotizacin
sobre sus productos.
La decisin para seleccionar a los proveedores consistir principalmente de las
siguientes caractersticas:

Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades

de produccin.
37

Que su servicio de entrega sea oportuno.

Que el precio sea el ms bajo, en relacin con sus competidores.

Que el servicio que preste sea excelente.

Que sus productos vengan con garanta de devolucin por si tiene

algn defecto o no son los requeridos.
El criterio de seleccin del vendedor asociado con su evaluacin, puede variar
segn las necesidades organizacionales, una buena evaluacin, separa al
buen comprador del promedio.
Lo que el comprador busca, es el desempeo aceptable de un proveedor, ya
que si sucede lo contrario, le significara ms costos fuera de programa, y
deteriora las relaciones inter-departamentales dentro de su empresa entre
muchas otras cosas.
Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los
materiales que van ha ser comprados, antes de iniciar la seleccin del
proveedor,

son aspectos que ayudarn a identificar a los probables

proveedores, haciendo ms fcil la seleccin.

Dichos aspectos son:

Clasificacin de la industria y comercio

Disponibilidad comercial del producto.

Cantidad que ha de ser comprada.

38

CONTRATOS DE COMPRA-VENTA
El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transaccin comercial,
constituyndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento
jurdico de la actividad econmica mundial.
El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa internacional, los
derechos y obligaciones de las partes contratantes con relacin a la
compraventa de mercaderas. Por otra parte, en los contratos de compra venta se sealan las Condiciones y los Medios de Pago en que se transarn
las operaciones comerciales.
Las Condiciones de Pago; en un contrato compra-venta internacional pueden
establecerse las condiciones de pago ms diversas; el financiamiento puede
estar ligado a cualquiera de ellas.
Algunos son:
Al Contado: El pago al contado vara de acuerdo al momento en que se
efecta el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del
embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al
momento de recibir la mercadera por parte del comprador. En el primer
caso no se requiere financiamiento, en los otros podr ser necesario un
financiamiento de pre-embarque.
En Cuenta Corriente: Cuando existe una relacin muy favorable entre el
exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el
cual requiere que en ambos pases existan regmenes comerciales
cambiarios sin restricciones que dificulten la transaccin.
En Consignacin: Esta condicin de pago implica que el derecho de
propiedad de la mercanca no se traspasa hasta el momento de su venta
en el extranjero. Esta modalidad entraa muchos riesgos para el

39

exportador, quien slo recibir el pago luego de la venta efectiva, sin

embargo es una modalidad usada en la venta de productos perecibles.
Al Crdito: La compra-venta se paga en un plazo despus del embarque.
Las transacciones al crdito son frecuentes y requerirn de financiamiento
de post-embarque. El tipo de crdito otorgado principalmente ser de
proveedores y los documentos de pago que recibir el exportador podrn
ser pagars o letras de cambio.
Los Medios de Pago: todas las transacciones en el Comercio
Internacional cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio
para realizar el pago de la operacin. Estos medios de pago juegan un rol
fundamental, no slo por ser la forma como se realiza la transaccin, sino
porque dan origen al financiamiento.
Los principales medios internacionales de pago son los siguientes:
Pago Anticipado: ste consiste en que el importador, antes del embarque,
sita en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta forma
de pago representa muchos riesgos para el comprador; quien queda
totalmente a merced de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y
hasta deliberadamente puede demorar indebidamente el envo de las
mercancas o simplemente en el peor de los casos no hacerlo. El uso de
esta modalidad es excepcional, cuando por ejemplo el vendedor domina el
mercado por ser el nico proveedor del producto de la tecnologa.
Pago Directo: ste se constituye cuando el importador efecta el pago
directamente al exportador y/o utiliza a una entidad para que se efecte
este pago sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de
pago ms comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago,
el giro o la transferencia. Los medios de pago directos son utilizados
normalmente cuando las condiciones de pago son al contado, en cuenta
corriente o a consignacin.

40

Cobranzas Documentarias: stas se definen como el manejo por los

bancos de documentos que pueden ser financieros o comerciales; segn
las instrucciones que reciban, con el fin de lograr el cobro y/o la aceptacin
de documentos financieros. El exportador entrega sus documentos a un
banco para que ste, bajo las instrucciones recibidas, maneje y entregue
los documentos al comprador previo pago y/o aceptacin.
El Crdito Documentario: La Carta de Crdito o Crdito Documentario,
ocupa el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de
compra-venta internacionales de mercancas, no slo por las seguridades
que ofrece, sino porque mediante su uso se consigue un equilibrio entre los
riesgos de tipo comercial que asumen las partes que intervienen en la
compra-venta internacional.
El contrato comienza a formarse a partir de una oferta.
La oferta debe ser una propuesta especfica indicando la mercadera, la
cantidad y el precio. Debe estar dirigida a persona determinada. La oferta
puede ser retirada, revocada o rechazada; en este ltimo caso se extingue la
oferta.
La oferta surtir efecto cuando sta llegue al destinatario. Toda declaracin u
otro acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta constituirn
aceptacin. La aceptacin de la oferta surtir efecto en el momento en que la
indicacin de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que ste haya
fijado.
La oferta detallada debe contener los siguientes datos:

Descripcin exacta de la mercadera y del embalaje.

Medidas y pesos especficos.

Especificaciones de calidad.

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Precio unitario en dlares u otra divisa.

Condiciones de pago.

Condiciones de entrega.

LOS PROVEEDORES EN RELACIN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Los proveedores deben actualizarse en base a criterios de la gerencia. Para

ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:

La capacidad corriente y potencial y disposicin para proporcionar

calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.

Los precios de competencia considerando los precios unitarios,

descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crdito.

Las restricciones legales

Las polticas de la entidad acerca de las transacciones con personas

vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.

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43