Cdigo: P-MC-01

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

Versin: 01
Fecha Aprobacin:

1. Objetivo: Establecer la metodologa para elaborar, revisar, actualizar, aprobar y controlar

todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad de DK Ingenieros Consultores S.A.S.
2. Alcance: Este procedimiento aplica a toda la documentacin del Sistema de Gestin de
Calidad de DK Ingenieros Consultores S.A.S. (Ver listado maestro de documentos).
3. Responsable:

Coordinador de Calidad: Es el responsable de llevar control y seguimiento por la

implementacin del presente documento.
Representante de la direccin: Es el responsable de aprobar cada documento que va
ser modificado, creado y anulado dentro del SGC.
Participantes del proceso: Son los encargados de diligenciar la solicitud de creacin
y/o cambio de documento.

4. Definiciones:

Copia Controlada: Copia de documentos aprobados, listos para la implementacin y

se encuentran dentro red interna de la organizacin y del SGC.
Cdigo: Identificacin de los procesos, procedimientos, instructivos y formatos dentro
del SGC.
Control de Cambios: historial donde se registra las modificaciones de un documento
del SGC.
Documento: Informacin y su medio de soporte.
Documento No Controlado: Documento del Sistema de Gestin, solicitado por partes
interesadas; se identifica con la leyenda Documentos No Controlado.
Documento Obsoleto: Documento no vigente, que ya fue utilizado y que en la
actualidad no es utilizado.
Documento de Origen Externo: Documentos que no se originan dentro de la empresa
pero proporcionan informacin al SGC.
Formato: Plantillas que sirven para consignar datos de actividades, proporcionan
evidencia de esta y generan resultado.
Instructivo: Descripcin detallada de como ejecutar una tarea.
Listado Maestro de Documentos: Relacin de documentos internos y externos del
Sistema de Gestin de Calidad.
Manual de Calidad: Es un documento que especifica el Sistema de Gestin de
Calidad.
Procedimiento: Descripcin especifica de llevar a cabo una actividad y proceso.

5. Descripcin de Actividades.
Actividades
5.1 Elaboracin e
Identificacin de
documentos:

Descripcin
Para la elaboracin de un documento que har
parte del Sistema de Gestin de Calidad, se
debe tener en cuenta los siguientes aspectos
segn el tipo de documento.

Responsable
Coordinador de Calidad/Participantes
del proceso.

Manual de Calidad: Se describir por

captulos segn la secuencia de los

Elaborado por: DK ingenieros consultores

DK ingenieros consultores

Aprobado por: Representante de la direccin de

Cdigo: P-MC-01

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

Versin: 01
Fecha Aprobacin:

requisitos de norma ISO 9001:2008,

como la organizacin cumple tales
requisitos haciendo referencia a sus
procesos y documentos.

Caracterizacin de procesos: Se
describirn objetivo,
las entradas,
nombre de la actividad, descripcin de
la actividad, documento soporte,
responsable, salidas y registros.

Plan de Calidad: Documento que

especfica
que
procedimientos
y
recursos asociados deben aplicarse,
quien debe aplicarlos y cuando deben
aplicarse a un proyecto, producto,
proceso o contrato especifico.

Procedimiento/Instructivo: Se describir
las actividades, responsables y registros
que se generen, adems se debe definir
su objetivo, alcance y definiciones.

Nota: Para la elaboracin de un documento se

debe diligenciar la Solicitud de Creacin y/o
Cambio de Documento.
Para la identificacin de los documentos se
tendr en cuenta los siguientes parmetros:
logotipo de la empresa, versin (Iniciando desde
el consecutivo 01), Fecha de aprobacin en el
encabezado de la primera pgina del
documento y cdigo el cual se define de la
siguiente manera:
Ejemplo: YY-XX-ZZ: P-RH-01

YY: Tipo de documento, I: Instructivo, P:

Procedimiento, F: Formato, MF: Manual
de Funciones, MC: Manual de Calidad
PC: Plan de calidad, PE: Planeacin
Estratgica.
XX: Proceso, CO: Compras, GH:
Gestin Humana, MT: Mantenimiento,
GF: Gestin Financiera y Contable, MC:
Mejora Continua, PG: Planificacin
Estratgica, SV: Servicios, GC: Gestin
Comercial.
ZZ: Consecutivo 01.

Elaborado por: DK ingenieros consultores

DK ingenieros consultores

Aprobado por: Representante de la direccin de

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

5.2 Revisin de
documentos

Revisar que lo documentado corresponde con la

realidad y necesidades de la empresa y con los
requisitos establecidos en el literal a en cuanto
su estructura de la descripcin del presente
documento.

Versin: 01
Fecha Aprobacin:

Coordinador de
Calidad/Responsable del proceso.

Si existen observaciones luego de la revisin,

estas
sern
corregidas
inmediatamente;
posteriormente se revisa nuevamente dejando
como evidencia de la revisin diligenciamiento
de la Solicitud de Creacin y/o Cambio de
Documento.
Nota: Para los casos de anulacin de
documentos que solicite el personal implicado al
proceso debe diligenciar Solicitud de Cambio
y/o Creacin de Documentos.
5.3 Aprobacin de
documentos

Para la aprobacin de los documentos, se

verifica que lo documentado corresponde con
las polticas, objetivos de calidad, los requisitos
del SGC y al proceso que aplica; si cumple con
lo anterior mencionado se aprueba y se emite
para incluirlo dentro del Listado Maestro de
Documentos, se divulgara para que sea
utilizado por las personas que los requieran.

Representante ante la Gerencia.

Nota: Se debe diligenciar la Solicitud de

Creacin y/o Cambio de Documento, como
evidencia de la aprobacin por parte del
Representante ante la Gerencia.
5.4 Identificacin
necesidades de
cambio.

De acuerdo al seguimiento y revisin del SGC,

se actualizan los documentos analizando las
necesidades en los distintos procesos en busca
de mejoras. Se solicitan y se efectan las
modificaciones al documento.

Coordinador de
Calidad/Responsable del proceso.

Estas modificaciones deber ser nuevamente

revisadas y aprobadas segn los establecidos
en literal a y b del presente documento e incluir
y actualizar su versin y fecha de actualizacin
en el encabezado del documento y Listado
Maestro de Documentos, adems deben ser
divulgados a las personas que lo requieran.
La identificacin de cambios y estado actual de
la revisin, sern controlados por medio de la
Elaborado por: DK ingenieros consultores
DK ingenieros consultores

Aprobado por: Representante de la direccin de

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

Versin: 01
Fecha Aprobacin:

versin y la fecha de aprobacin la cual se

encuentra en cada documento, adems habr al
inicio de cada documento una tabla control de
cambios, en donde se llevara la historia de cada
uno de los cambios efectuados (Ver Anexo 8).
Nota: Para solicitar modificaciones de
documentos, se debe diligenciar Solicitud de
Cambio y/o Creacin de Documentos.
5.5 Distribucin de
documentacin.

Luego de ser revisado y

documento,
se
divulgara
responsable de su aplicacin.

aprobado el
al
personal

Coordinador de Calidad

En caso de distribuir documentos fuera de las

instalaciones y del control de la empresa, se
identifica con la leyenda de Documento no
Controlado,
Si existen documentos obsoletos, se recogen y
decidir si se destruyen o conservan; la
conservacin se realizara en medio magntico y
se debe incluir en una carpeta de documentos
obsoletos con la leyenda de Documento
Obsoleto.

5.6 Control de
Documentos de
Origen Externo

Para controlar las versiones vigentes y a los

puntos de uso para cada fin, la empresa cuenta
con una red interna en donde reposa la
documentacin del SGC, adems a esto cuenta
con el Listado Maestro de Documentos.
Los documentos externos se controlan mediante
la inclusin en el Listado Maestro de
documentos. Especificando que son de origen
externo, es decir, que son emitidos por un ente
externo a la organizacin pero que son de
aplicacin en algn proceso,
procedimiento o actividad de la empresa como
por ejemplo, Leyes, decretos, Resoluciones,
Normas tcnicas Nacionales e
internacionales etc.

Coordinador de Calidad

6. Registros.

Solicitud de Creacin y/o Cambio de Documentos.

Listado Maestro de documentos.

7. Anexos.

Elaborado por: DK ingenieros consultores

DK ingenieros consultores

Aprobado por: Representante de la direccin de

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

Versin

Fechas de Cambio

Elaborado por: DK ingenieros consultores

DK ingenieros consultores

Versin: 01
Fecha Aprobacin:

Motivo de Modificacin

Aprobado por: Representante de la direccin de