Instituto de Desarrollo Urbano Alcaldia Mayor de Bogota D.C. RESOLUCION aegataren DIRECCION GENERAL oxsernstt ins 259 ON NU 4599 RESOLUCION NUMERO 2008 = 5 gic. 2008 Hoja No. 1 da 2"Par la cual se adoata el Manual ce Gastion de Comunicaciones M1G:IOU-10. LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO DE BOGOTA D.C.., en ejercicio de sus fecultades legales y en especial las sefialadas en el numeral 1° dol Articulo 17 del Acuerdo 19 de 1972 del Concejo Distrital, y CONSIDERANDO: Que Ia Constitucién Politica en su articulo 20 establece que’ "Se garantiza a toda persona la libertad de eypresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacién veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacion. Estos son clibres y tienen responsabilidad social. Se garentiza el derecho a la rectificacién en condiciones de equidad. No habra censura” Adicionalmente en su articula 73 dispone que ‘La actividad periodistica gozara de proteccion para garantizar su libertad © independencia profesional” Que el Acuerdo 57 del 17 de abril de 2002 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la implementacion del Sistema Disintal de Informacion -SDI-, se organiza la Comision Distrital de Sistemas, y se dictan otras disposiciones” establece en su articulo segundo que “el Sistema Distrital de Informacion -SDI-, tiene por objeto facilitar ef control politica por parte de! Concejo Distntal y contribuir a la consolidacién de una cultura real de particpacion ciudadana en la administracién de lo puiblico, mediante el suministro de informacion, estructurada, clara, conflable, oportuna, suficiente y de’ facil consecucion a la ciudadania que en general se encuentra interesada en realizar acciones de veeduria y contro! social sabre el que hacer de las Entidades Distritales’. Que el Concejo de Bogota en uso de sus ainbuciones constitucionales y legales expidio el Acuerdo 131 del 7 de diciembre de 2004 “Por el cual se establecen informes de rendicion de cuentas de (a gestién contractual y administrativa a cargo del Distrito, sus Localidades y Entidades Descentralizadas, y se dictan otras disposiciones Que conforme a lo estipulado en la Directiva $ de 2008, expecida por el Alcalde Mayor de , Bogota, para lograr la coherencia necesaria para la implementacion del Sistema Distrital Ge Informacion, SDI, es preciso que cada una de las entidades aplique en el desarrollo de su gestion informatica las politicas establecidas, con las cuales se pretende senier bases para que la Administracion Distrital cuente con la informacion necesaria para la toma de decisiones y para un real acercamiento a la cludadania. ‘Que madiante el Acuerdo 262 del 21 de noviembre de 2007 se establecié los lineamientos de politica publica en materia de comunicacién comunitaria en Bogota y se ordend implementar acciones de fortalecimiento de la misma. Que mediante el Decreto 213 del 24 de mayo de 2008 se adopté e! Manual de Estilo “Produccién y elabaracién de actos administrativos" Que mediante el Decreto 4110 de 2004 se reglamento la Ley 872 de 2003 anteriormente mencionada, y se adoptd la Norma Tecnica de Calidad en la Gestion Publica (NTCGP 1000.2004), determinando los presupuestos generales y 10s requisitos minimos para establecer, documentar. implementar y rhantener un Sistema de Gesti f die la. Calided, ssteblaciando la obliggtonedad de su aplcacion pare ede’ lodlde / éraanismos. entidades y agentes odligados LEInstituto de Desarrollo Urbano Alcaldia Mayor de Bogota D.C. RESOLUCION scanners DIRECCION GENERAL orsanntid tasano ” SE SE PE TT RST 9 2008 5 Dic. 7008 to RESOLUCION NUMERO 6 65 Hoja No. 2 de 2 "Por a exal ea adopta al Manual cle Gaston da Comunicaciones MG-IDU-10, Que el Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta ol modelo esténdar de control interno para el Estado Colombiano”, en su articulo 1° sefiala que el modelo estandar determina las generalidades y la estructura necesena para esteblecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Intergo.gn, las entidades y agentes ‘obligados conforme al articulo § de la ley 87 de 1993. * Que el Modelo Estandar de Control Intemo, adoptado por el Decreto 1599 de 2005, establecid como uno de los objetivos de control de ejecucién ei de ‘Disefiar los procedimientos que permiten llevar @ cabo una efectiva comunicacién interna y externa 8 fin de dar a conocer a informacién que genera la entidad publica de manera transparente, oportuna y veraz garantizanda que su operacién se ejecute adecuada y convenieniemente.” Que mediante Resolucién 1289 del 13 de marzo de 2006 se adopt6 el Modelo Esténdar de Contral Intema MECI 1000:2005 del Instituto de Desarrollo Urbano, como herramienta para mejorar el desempeno institucional. Que el mejoremiento continuo es le parte del desarrollo organizacional del Instituto. a través del cual se busca optimizar, estandarizar y ajustar las actividades y procesos que se desarrolian en cada una de las dependencias de la Entidad con el fin de proporcionaries una mayor eficacia y eficiencia a través de las oportunicades de mejora Pera su gestion y desempefo en sus procesos. Que el Modelo de Operacién por Procesos es el estandar organizacional que soporta la operacion de la entidad publica, integrando las competencias constitucionales y legales gue rigen la entidad con el conjunto de Planes y Progremas necesarios para el cumplimiento de su funcién y misién, orientada a una gestién por procesos, la cual hace Parte del componente de direccionamiento estratégico del Modelo Estandar de Control Intemo MECI 1000:2005. Que se consideré la necesidad de Crear un Manual de Gestién de Comunicaciones con base en el documento “Politica de Comunicaciones’ de la Secretaria Distrital de Movilidad y el Manual de Comunicacién Publica Organizacional e Informativa para entidades del Estado (MCPOI). A través de este Manual el Instituto de Desarrollo Urbeno presenta a sus funcionarios una herramienta basica pare el manejo de las COMUNICACIONES, Que la comunicacion es un pilar fundamental para dar a conocer Ia accién de gobierno y para la interaccién del Estado con los ciudadanos, en ella se sustenta la credibilidad de la accion estatal y la construccién de confianza, cualidades bésicas para el funcionamiento de cualquier Administracién. in mérito de lo expuesto, la Directora General del Instituto de Desarrollo Urbano IDU “ (Le,Instituto de Desarrollo Urbano Alcaldia Mayor de Bogota D.c. RESOLUCION aLcaypia mavor DIRECCION GENERAL RESOLUCIONNUMERO + 4596 zoos ~5 DIC. 2008 Hoja No. 3 de 3 "Ports cual sa adopta al Manual de Gastion de Comunicaciones MG-IDU-10 RESUELVE: ARTICULO 1.- Adoptar el Manual de Gestion de Comunicaciones MG-IDU-10 VERSION 1.0 del Instituto de Desarrollo Urbano — IDU, contenido en cincuenta y dos (52) folios, el cual se anexa y forma parte de este Acto Aaministrativo, con el propésito de establecer las politicas que en materia de comunidaciones regiran a los servidores pUblicos del Instituto de Desarrolio Urano y que séran el soporte y referente para el Manejo de las comunicaciones externas € intemas. todo ello con el fin de ofrecer lingamientos claros a la hora de emitir cualquier tipo de informacion publica institucional, comunicacién interna y atencién a medios de comunicacién. ARTICULO 2.- Las acciones de revision, aprobacién. distribucién, emision y control de cambios se realizarén de acuerdo con los chiterios establecidos en el Manual de Normalizacién de Documentos. ARTICULO 3.. La presente Resolucién rige a partir de la fecha de su publicacién, y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogota DC. a los. 75 DIC. 2008 end J LILIANA PARDO GAONA Directora GeneralMGDU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES CODICO: ~~ | MANUAL DE GESTION: ‘ACTO ADMINISTRATIVO: VERSION: 19 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES Ano 2008 Claudia Marcela Cortes Mahecha Asesora de Comunicaciones Pagina | de 52CODIGO MANUAL DE GESTION: ~ T MouDU-10 MANUAL DE GESTION DE CONUNICACIONES | "VERSION: ~~ ACTO AbMiNISTRATIVG: L i | veserio‘urearo Hoja de Control de Versiones Numero y No. de pune! Get Version] Fecha Acto | Descripcién Modificacién Ira ghimerigs| Folios hi lAdministrativo| Version ivel Uno “| 4G Manuales | 1.0 reacibn de! merwal Noeplica | 52 de Gestion - 5 DiC, 2008 TT TPROBIDO PO Ls GaudaNstcle ones | Wale Fico Mahocha ficina de Cackn S tuba he: Tectia tp Desarrollo de | Asesorade Comunicaciones a Organizaion Pagina 2 ce 62‘CODIGO; —] WANUAL DE GESTION - T ] NG-IDU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES | VERSION: | AGTO ADMINISTRATIVO: ae | a . 259g Desareid Ueno TABLA DE CONTENIDO 2. OBJETIVOS. 3. MARCO LEGAL os 3.1. CONSTITUCION POLITICA DE 1991.. 3.2. ACUERDO 057 DEL 17 DE ABRIL. DE 2002. 3.3. ACUERDO 131 DE 2004, ACUERDO 292 DEL 21 DE NOVIEMBRE DE 2007. DECRETO 213 DEL 24 DE MAYO DE 2007, 3.6, DIRECTIVA.009 DE 2008 veces 3.7, DIRECTIVA 005 DE 2008 scnssnnsensnannneinnn 7 3.8, NORMA TECNICA DE CALIDAD EN LA GESTION PUBLICA NTCGP 1000:2004, 3.9. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO 3. 3.10. NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001;2004. 4, POLITICAS... 4.1. POLITICA DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL 4.2. POLITICA DE COMUNICACION INFORMATIVA .. 4.3. TACTICAS COMUNICACIONALES te 4.3.1 Caracter esiratégico de le comunicacion 4.3.2. La comunicacién en la construccién de confianza 13 4.3.3, Plan de comunicacién M4 4.3.4. Carécter de las acciones Comunicalivas 0. ...ennnmen 14 4.3.5. La informacién es un bien colectivo niiniciicaatasiccasin LS 4.3.6. Apertura y visibilided en le comunicacion con la ciudadania 15 4.3.7. Comunicacién con los contratisias y proveedores _ 16 4.3.8, Vocerias insiilucionales.... - 0 4.3.9. Relaciones con los medios de comuricacion 0... 7 4.3.10. Interaccion informativa con los organismos de Control... une Is 5. PRINCIPIOS Y VALORES. — RK \\ ‘VALIDADG POR: ware Aff py“) * Chacteorfs- oa —s fare ‘Claudia Marcela Cortes Walle arcicio Acosta Bayete Mahecha Jp Cficina de Gestion 5 Subdirektor Tdgnicolpe Desarrollo de | Asesora de Comunicaciones 4 “1a Organizacién Pagina 3 de 52TODIGS: WANUAL DE GESTION: - MG.10U-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION: ‘ACTO ADMINISTRATIVO: OO Senarseg* {a s $599 5.1 CONFIANZ.A Y RECONOCIMIENTO. 5.2. INTEGRALIDAD, TRANSPARENCIA Y OPORTUNIDAD. COORDINACION INTERINSTITUCIONAL UNICIDAD VY COHERENCL SENT COMUNICACH DIFUSION, 5.8 MEDICION. 5.9, RESPETO.. 5.10. ESPIRITU DE COLABORACION ...... 20 6, COMUNICACION ORGANIZACIONAL... 6.1. GENERALIDADES . 6.22, TIPOS DE COMUNICACION ORGANIZACION A Ln 6.2.1. La Comunicacién Descondente: si 6.2.2 La Comunicacién Ascendente: 6.2.3. La Comunicacion Cruzada 7, GOMUNICACION INFORMATIVA......... - 24 7. GENERALIDADES ove -2, TIPOS DE COMUNICACION INFORMATIVA 7.2.1, Pagine Web - 7.2.2. Sistema de Informacién de Obra 7.2.3, Rendicion de Cuentas a la Ciudadenia 8 MEDIOS DE COMUNICACION... 8.1. GENERALIDADES ... 8.2, PROTOCOLO MANEJO DE PRENS, 29 6.2.1, Procedimiento intemo de la Oficina de Gestion Social ~ Grupo de Comunicaciones (0 DO SOG Acceso, NDE DOBLE ViA EN 50. quien haga sus veces) a . 30 8.2.2. Entrevistas en medios audiovisuales... naan 20 8.2.3, Recomendaciones para ios voceros dela Entidad 31 8 2.4, Sobre la imagen y presentacién personal... vo 33 8.2.4.1. Expresién corporal lm wens 82.4.2 Expresion Vocal 34 8.2.4.3. Expresion corporal 34 ATOR VALIDADO POR: CG ‘Claudia Marcela Cortes ‘Mahecha or Tectia dé Desarrollo de | _Asesora de Comuncaciones Orgonizacién (Oficina de Gestion “a Pagina 4 de 52EOBIGS: WANUAL DE GESTION: wG-tou-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION: ACTO ADMINISTRATWO: Lo" ee 0 8.2.4.4, Vestuario M 8.2.6. Como organizar una rueda de prensa, 36 0 8.3, RECORRIDOS DE OBRA “ . 8.4, PROTOCOLO PARA SERVICIOS DE LA OFICINA DE G JON SOCIAL - GRUPO DE COMUNICACIONES (0 QUIEN HAGA SUS VECES). 41 6.4.1. Disefio de Piezas de Comunicacion Inteina 41 8.4.2. Disefio de Piezas de Comunicacion en Obra 42 £.4.2. Avisos de Prensa i 8 6.4.4 Asesoria sobre Imagen Corporativa 44 £.4.5. Cubrimionto de Actividades... oo 45 8.4.6. Suministro de Informacién para Divulgacion Exierna 2 46 8.47. Sumintto de Informacion para Divigacion Irtera, — 46 8.4.7.1. Flash IDU ag a7 8.472. Carteleras - ar 8.4.7.3. Boletin intemo: as 8.4.7.4, Programa interno de radio as 8.4.8. Paging Web y Sistema de Informacion de Ia Diteccion Disintal de Servicio al Cisdadano de la Secretaria General de la Alcaldia Mayer. a 8.4.9, Préstamo de Videos y/o Fotoarafias, so ere POR patie oF Closter +f Cb~f pat Claudia Marcela Gortgs — —WalleyFarccle Acosta Batrajo | Manecha “ejeOfcna do Gostén Soc Asesora de Comunicaciones iD cy Pagina 5 ce 62 la OrganizabienCODES MANUAL BE GESTION: NG-DU-10, MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES | VERSION: BETO ADMINISTRATIVO: £59 i i 4559 1, INTRODUCCION A través de este Manual el Instituto de Desarrollo Urbano presenta sus funcionarios una hortamienia basica para el manejo de las COMUNICACIONES, Esta elsborado con base en el documento “Politica de Comunicaciones” de la Secreteria Distrital de Moviidad y el Manual de Comunicacion Publica Organizacional € informativa para entidades del Estado (MCPOI) La comunicacién es un pilar fundamental para dar a conecer la accién de gobiemo y para Ia interaccion del Estado con los ciudadanos, en ella se sustenta la credibilidad de ta accion estetal y la construccién de confianza, cualidades basicas para el funcionemiento de cualquier Administrecién De igual manera, a través de la comunicacién se pesibilita el acceso ciudedano a los bienes y semvicios ofrecidos por el Estado @ todo nivel y especificamente por el Instituto de Desarrolo, Urbano. De ahi su vital importancia en temas como el de la movilidad, que requiere el maximo de informacion permanente, oportuna y uniticada hacia el ciudadano. La movilidad y su administracion, deben ser comunicadas de manera integral, asumiendo la transversalidad y complementariedad que son las improntas del Sector de la Movilidad en Bogota La comunicacién de la Secretaria Distrital de Movilidad como cabeza del sector y del Instituto de Desarrollo Urbano es una comunicacién de interés publico, es decir, la que se hace para apoyar procesos sociales, culturales, ambientales y de participacién ¢ interaccién ciudadana Como parie de ta implementacion y sostenibilidad del MECI y de Sisteme de Gestion de la Calidad y del Sistema de Gestion Amibiental, se hizo evidente la necesidad de crear Politicas de Comunicaciones con el propésite de establecer las reglas cel juego que en la materia regiran & los servidores publicos del Insliluto de Desarrollo Urbano y que seran el soporte y teferente nara el manejo de las comunicacicnes externas @ internas, todo ello con el fin de ofrecer lineamientos clarcs a la hora de emitir cualquier tipo de informacion publica institucional, comunicacidn interna y atencién a medios de comunicacion T VALIBADO FOR, SF RPRGBADO PRR Mahecha Asesora de Comunicaciones Pagina 6 de 52‘CODIGO: MANUAL DE GESTION mi MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES ‘ACTO ADMINISTRATIVG: Doratraile Ursare 4539 2. OBJETIVOS + Establecer los lineamientos base que permiia una articulacién do ios intereses indivicuales Y grupales que afectan los procesos comunicatives que se presentan a diario al producr Teproducir o transformar las estructuras colectivas de conocimiento. + Cultivar una fuerte cultura corporativa hacia el ordenamiento adecuado de la informacion, + Proyectar con hechos un compromiso de responsabilidad, Por lo tania se estableceran politicas de comur portante en la mayen de la empresa .cidn para que lo que se hace no queds sole en hechos, sino que traiga un beneficio ir + Humarizer la comunicacién por Io tanto la empresa debe tener un espacio en el que comunicarse con voz humana, sin tensiones corporativistas, hablando con sinceridad y haciendo de los usuarios, que también tendra voz, participes de pequefios secretos ¢ innovaciones de la institucién + Facilitar la coherencie en las comunicaciones coma un paso fundamental para alcanzar los objetivos institucionales, perteneciendo a fa red intetinstitucional. Esta red interinstitucione! guiera y ofrecerd asesoria y ecompaiiemiento pare que en el Sector Movilidad, el discurso see unificade 2 propésito de avances, corresponsabiided © integracion de factores en el mejoramiento de la movilidad de la ciudad. Uniticar y estanderizar las procedimienios sabre la comunicacién instituciona| + Diwuigar el compromiso de la administracion y lograr cambios positivas en las condiciones, de movilidad de la Gudad a cargo cel Instituto de Desarrollo Urbano, manifestado a través de acciones y proyectos puntuales y en la promocion y comportamientos corresponsables de la Gudedenia para que contiibuyen al logic comin de objetives y a la mejora en la percepcion del tema en lo ciudad + Integrar y optimizar los recursos técnicos, humanos, econémicos y garantizar la capacidad institucional de generar informacién y participacién en torno 2 las funciones que desempefia el Instituto de Desarrallo Urbano. ELABORM T Cri) | “Gul | Yermanbe ‘SubdirecioMTedyco db Desarrollo de la Organizacion OF) re) Claudia Marcela Cortés Mahecha Asesora de Comunicaciones Pagina 7 de 52 2| conigo: WANUAL DE GESTION: NGADU-t0 WWANAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION. | ACTO ADMINISTRATIVO: Be ‘sieaentse to * 4599 pee | L + Orientar a los servidores pUblicos responsables de la comunicacién tanto interme como externa, las diferentes fases del proceso de comunicacién en el cumplimiento de sus funciones y obligaciones. VALIATO POR Claas Io easels (SO ‘Mahecha ‘Asesora de Comunicaciones fatter Te i iclo Acosta Batreto ote Offeina de Gostion Soglal. |. t Pagina 8 de 52GODIGS: MANUAL DE GESTION: T mowoun0 | MANUAL DE GESTION DE COMUNIGACIONES VERSION: Boeorol Urtane i + $509 — J 3. MARCO LEGAL Se aplican todas aquelles relacionadas con la normatividad nacional y distrital para los funcionaries publicos 3.1. CONSTITUCION POLITICA DE 1991 “Titulo Il, Capitulo I, Articulos 20 y 73. “Articulo 20. Se gerantiza a toda persona la libert'ac de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, le de informer y recibir informacién veraz € imparcial, y la de funder mecios masivos de comunicacién. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacién en condiciones de equidad, No habrd censura’. “Articulo 73. La actividad periodistica gozard do proteccién para garentizar su libertad ¢ independencia profesional 3.2, ACUERDO O57 DEL 17 DE ABRIL DE 2002 “Por el cual se dictan cisposiciones generales para la implementacion de| Sistema Distrital de Informacion -SDl-, se organiza la Comisién Distrital de Sistemas. y se dictan otras disposiciones” 3.3, ACUERDO 131 DE 2004, Por el cual se establecen informes de rendicion de cuentas de l2 gestion contractual y administrativa a cargo del Distrito, sus Localidaces y Entidades Descentralizadas, y se dictan otras disposiciones” 3.4. ACUERDO 292 DEL 24 DE NOVIEMBRE DE 2007 "Por medio del cual se establecen lineamientos de politica publica, en materia de comunicacion comunitaria en Bogota, se ordena implementar acciones de fortalecimiento de la miema y se distan otras disposiciones" . —_) ELABORADEN Sn. ] VALIDADO POR: “APROBADG POR: ah Cates 4 CofC = ae iT ro | ‘Claudia Marcela Cortes Walter Tareicio Acosta Bargéto oe a tment | Suudirechs: Tet Desarroliods | Asesora de Comunicaciones i eee | 4 {2 Pagins © de 52CODIGO: WANUAL DE GESTION: | es MGIDU-i0 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION on | AGTO ADMINISTRATIVO: = ‘iis ao - $599 [pact 3.5, DECRETO 243 DEL 24 DE MAYO DE 2007 “Por medio del cual se ef Manual de Estilo "Produccién y elaboracién de actos administrativos* 3.6. DIRECTIVA 009 DE 2005 Ditusion de los Planes Maestros y Pariicipacion ciudadana’ 3.7. DIRECTIVA 005 DE 2005 “*Politicas Generales de Tecnologies de Informacion y Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Cepital” 3.8. NORMA TECNICA DE CALIDAD EN LA GESTION PUBLICA NTCGP 1000:2004 “Sistema de Gestion de la Calidad para la rarna ejecutiva del poder pablico y otras entidades prestadoras de servicios” 3.9. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 “Sistersa de Control Interno para las Entidades Regides por la Ley 87 de 1993 3.10. NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001;2004, Sistemas de Gestion Ambiental ‘VALIDADO POR Coyotes 4 Ctaucia Marcela cones Mahecho Asesora ce Comuniaticnes Pagina 10 de 52CODICO: MANUAL DE GESTION: MGADU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION, ‘AGTO ADMINISTRATIVO: 2 gRag Deserrlis Ureene 4, POLITICAS La comunicacién en el IDU responde @ un marco police que exolica la manere como la entidad entiende sus procesos comunicativos y orienta el sentido de su reglamentacién. La estructura de este marco esta configurada por el carécter estratégico que la comunicacién tiene en la gestion del IDU y por la finalidad Ultima de construccién de confanza que la entidad otorga a sus procesos comunicacionales y a la operacionalizacion de estas directrices a través de la formulacion de un plan de comunicacion que guie la impiementacion del madeto. Intemamente, la comunicacion en el Instituto dé Desarrollo Urbano se debe consolidar camo una cultura organizacional a través de los multiples procesos conversacionales, de difusion de mensajes y de configuracién de imeginarios colectivos. En este horizonte se deben definir unas funcienes especificas a la comunicacién con relacién a la generacion de nuevas précticas conversationales que tiendan a establecer estilos ¢e interlocucién organizacional, centrada en la construccion de sentido compartido y a la dinemizacién de los flujos multidireccionales de la nformacién dentro de Ia entidad. En coherencia con la responsabilidad de contribuir a la consiruccién de lo publico, ta comunicacién de! Instituto de Desarrollo Urbano con ef publico extemos se orientara hacia el fortalecimiento de la apertura y la visibilidad a través de la prestacion de un servicio de excelente calicad en el cumplimiente de los fines misionales, a la escucha y receptividad frente a la ciudadania, @ Ia transparencia en todas sus actuaciones y a la rendicion de cuentas oportuna y suficiente sobre su gestion. 4.1. POLITICA DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL: Afianzar la comunicacion abierta entre todos los servidores publicos. fortaleciendo el sentido de pertenencia, relaciones de aidlogo y colaboracion, basados en ios planteamientos estratégicos y (os postulados del marco ético institucional para la promacion permanente del trabajo en equipo y la construccion de redes de apoyo mutuo. Para esto se dispondra de medios intemos de informacion que seran actuslizados permaneniement y que legargn-ee-forsia masiva a todos VALIDADO POR ROBADO FOR: Clascln 07 Ce Claudia Marcela Cortés Mahocha: ‘Asesora de Comunicaciones oa 2 Walter TarCicio Acosta Bajfeto vole fcina de Gestion Sdpial Pagina 11 de 52 susaroctbeteentes delDesartio d= { Ia OrgarzocionCODIGS: MANUAL DE GESTION: MGaDU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION: ACTO ADMINISTRATIVO: - 259 esarralls Urearo to 2599 | Besorai oe Te los colaboradores. La informacion en el IDU es un bien colectivo indispensable para le realizecion del trabajo y por tanto deberd fluir dinémicamenle en forma descendente ascendenlé y cruzada, propiciando la toma acertada de decisiones én todos los niveles, el aprendizaje organizacional y la disposicién al cambio, come componentes basicos de nuestra cultura 4.2. POLITICA DE COMUNICACION INFORMATIVA Orientar les actuaciones al fortalecimiento de la apertura y la visibilidad a través ce la presiacién de un servicio de excelente calidad en el cumplimiento de los fines misionales, a la escucha y receptividad frente a la ciudadania, organismos de conirol politices, fiscal y disciplinerio, a la transparencia en todas sus actuaciones y a la rendicién de cuentes oportuna y suficiente sobre la gesti6n. Se dispondré de mecanismos para escuchar en forma diligente y sistematica los requerimientos y necesidades de la ciudadania. procesandolos y adoptando medidas pertinentes dando respuesta en téminos de acuerdo con las competencias de la entidad Ademas informard a la ciudadania y entes que requieran, sobre las actuaciones y los resultacas obtenidos en la gestion. I IDU tendra voceros insiitucionales en los temas estratégicos de su gestion sobre los cuales deba expresarse ante los medios y ante los diferentes suditorios y escenarios. La relacién del ‘DU can los medios de comunicacién tendra caracter institucional y estar basada en principics de veracidad, libertad y publicidad. 4.3. TACTICAS COMUNICACIONALES 4.3.1 Caracter ostratégico de la comunicacion Como proceso estratégico. la comunicacién es un ej organizacional de apoyo para la construccion de identidad institucional y para el logro de los objetives misionales + La gestién comunicacional en el Instituto de Desarrollo Urbano estara enfocada hacia la construccién de identidad corporativa y hacia la proyecci6n de imagen institucional VAUIDADO POR: PROBADS FOR : idia Marcela ef ie | coe Siar a Deeridis| lhcsrs Pagina 12 de 62ODICO WANUAL OE GESTION a MGDU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACINES w ‘CTO ADWINISTRATVO: ~ | Sees 529° | ecco reano + La comunicacién gozaré de un espacio institucional propio, para lo cual se proferiran los actos administratives pertinentes y hara provision de los recursos finansisres suficientes con mires a implemertar Ia Politica de Comunicacién. oo ~~ La comunicacién debe contribuir a crear condiciones para la participacién responsable de Sus colaboradoras en ta gestion y ejecucion de las accones tendientes al logro de los objetivos misionales. + Los directivos aplicarén en forma permanente y sistematica estrategias comunicativas pertinentes para el eficiente Iooro de los objetivos misionales. + Los directivos ejerceran un constante liderazgo en la construccién de identidad institucional y tendrén especial responsabilidad en propiciar un estilo en las acciones comunicativas que exprese congruentemente el ser institucional enunciado en los documentos estratégicos de Ie entidad + La Oficina de Gestion Social mediante el Grupo de Comunicaciones (0 quien haga sus veces) esta encargada de coordinar ia ejecucion de las polilicas, programas y acciones de comunicacién 4.3.2. La comunicacién en la construccién de confianza La gestion comunicacional estaré enfocada a la construccién de confianza hacia el Instituto de Desarrollo Urbana en todos sus piiblicos, 2 través del fortalecimiento de la apertura, ‘ia interlocucién y la visibilidad + Los estilos de comunicacion de Jos servidores piblicas en todos fos niveles de IDU propendern per el didlogo, el mejoramienio conlinuo de la ctitud de sus servidores, a ransparencia y visibilizacién de sus ectuaciones en le administracion de los bienes y la gestion publica. + Los mensajes que emitan las distintas dependencias del Instituto de Desarrallo Urbano guardaran coherencia con los postulades del marco ético, con los planteamientos esiralégicos institucicnales y con to que la entidad efectivamente nace VAtIBERO BOR yy faudia Warcela Corte (& Taydicio Acosta ‘Mahecha dete Oxéina de Gestion je esarrotiode | Asesora de Comuneacienes: la Organizacion l Pagina 13 de 52| coDiso: ~ MANUAL DE GESTION: | wo-ou-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES. [Ensen ACTOADNINISTRATVO: 10 Desoros Urbane 3599 + ENIDU siempre se expresard como una entidad que en todas sus actuaciones construye y defiende lo publica a través de su orientacién hacia el bien comin. 4.3.3. Plan de comunieacion La comunieacién del Instituto de Desarrollo Urbano con los pibblices internos y externos se realizara de acuerdo con los parametros que establezca al Plan de Comunicacion. + En el IDU se formulara un Pian de Comunicacion que estableceré Jos lineamientes. ssiralecias y procedimienios comunicacionales de la entidad en sus relaciones con los diferentes publicos con los que interactla, a partir de las Politicas de Comunicacién adoptadas en este mismo documento. + En ol IDU fa Oficina de Gestién Social por medio del Grupo de Comunicaciones (0 quien haga sus veces) es el responsable de formuler y coordinar el Plan de Comunicacién y su ejecucién se hera desde las diferentes areas 0 cependencias segin cus necesidades y proyectos comunicacionales especiticos + Es el Comité de Direccién encargado de adopiar, vigir y evaluar el cumolimiento cei Plan de Comunicacién, + El plan de comunicaciones incorporard la estrategia de comunicacién interna entre los Giversos niveles y funciones de Ia organizacion relacionada con los aspectos ambientales y el Sistema de Gestién Ambiental; asi como, recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas 4.3.4. Caracter de las acciones comunicativas La Acciones comunicatives estarén caraclerizadas por la construccién del sentido de pertenencia y por el esiablecimiento de relaciones de didlogo y colaboracién entre los servidores publics, sin perjuicio de la jerarquizacién propia de la estructura institucional + La gestén comunicacional propendera porque en el IDU los servideres publicos interioricen ‘a vision, la mision, politicas y 1os objetivos institucionales, tanto en su comprensién conceptual como en su practica diaria VALIDADO POR: }OBADO POR} 7 io Chuctwet) HY == Claudia Marcela Cones | — Wafer ‘io Aeon Baeglo nee See a cane on et ee ; jonety kad Pagina 14 de 52 la Orgenizacioncopied WANUAL DE GESTION: NGaDU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIGNES | VERSION: ACTO ADMINISTRATIVO: ‘0 - 4599 + La comunizacién entre los servidores publicos del IDU debe procurar unas relaciones basadas en el didlogo, el respeto y la participacién, para la promocién permanente del trabajo ‘en equips y ia construccién de redes de apoyo muituo. ~ + La comunicacion en el IDU propiciara el aprendizaje organizacional y la disposicién al cambio, como componentes basicos ce la cultura organizacional + Se dispondré de medios oficiales inteinos de informacion que seran actualizados permanentemente y que deberan llegar en forma masiva ¢ fodos sus colaboradores, + Habra precesos de induccién al proyecto estratégico de cada administraci6n para sintonizar a los servicores publicos con el (Plan de Desarrollo, Plan Estratégico); y de reinduccién para alinearlos con los resultados, avances, reenfoques y dosarrollos de le gestién + En los procesos de empzlme entre las sdministraciones entranto y caliente, ce deberé garantizar el conocimiento amplio y suficiente del proyecto estrategico en ejecucion 4.3.5. La informacion es un bien colectivo Siendo la informacién un bien colective indispensable para el conocimiento de los procesos internos y la realizacién del trabajo, se fomentard su produccién y circulacién fluida a todos los niveles + Se dispondra de mecanismos para la organizacién y sistematizacion de los ragistros de la gestion publica, de modo que permanentemente se produzca la informacién necesaria para entender los procesos que se dan en su interior + Le informacion en el IDU es un bien colectivo indispensable pera Ia realizacion del trabajo. ¥ por tanto debera fluir dinémicamente en forme descendente, ascendente, cruzada y horizontal, para propiciar la toma coertada de decisiones en todos fos niveles. 4.3.6. Apertura y visibilidad en la comunicacion con la ciudadania TATORDOPOR [pReRRES POR) j Closin PT e7 Dlauidia Marcela Cortés ea. fie Mahecha Jefe Ofdina ce Gestion gcial Asnsora de Comunicaciones Pagina 1 de 52| cODIco: MANUAL DE GESTION: | MG-IDU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES: i i "| AGTO ADMINISTRATIVO: oe 80: | to - 4599 oe La comunicacién con la ciudadania se haré en el marco del entendimiento de la administracion piiblica como un servicio hacia la ciudadania y en el ejercisio de los principios de promocion, difusién y iransparencia que deben tener los acios de los servidores publicos. + La comunicacion del IDU can los ciudadanos, se haré siempre en términos de respeto, calidez y oportunidad, dentro del entendimienta de que la razén de ser de la administracion es la prestacion de un servicio de excelente calidad a la cludadania + El contacto de cualquier ciudadano con un area especifica de la entidad se asumira como un contacto con la toialidad de la misma, y por tante se le demosirara un interés institucional por tender sus requerimientos y para orientarlo adecuada y satisfactoriamente. = EL IDU cispandré de mecanismos para escuchar en forma oportune y sistematics fos requenmientos y necesidades de la ciudadania, procesarles y adoptar las medidas pertinentes dando respuesta cportuna, de ecuerdo con las compelencies y posibilidades de la entidad. + En aplicacion de los prinsipios de difusion y de Rendicion de Cuentas, el IDU informara periddica y sislemdlicamente a la cludacania sobre suis actuaciones y los resultados abtenidos en su gestién, para lo cual adoplard los mecanismos comunicativos mas pertinentes. + Las respuestes que se den @ los requerimientos 0 peticiones de los ciudadanos deberan ser perscnalizadas, oporiunas y sin evasivas + La Oficina de Gestion Social — Grupo de Comunicaciones (0 quien haga sus veces) se enoargara de disefiar y producit las herramiantas de informacion necesarias para dar a conocer ta gestién del IDU a sus diferentes publicos. 4.3.7, Comunicacién con los cantratistas y proveedores La comunicacién con fos contratistas y proveedores estara enmarcada por la aplicacion de los principios de igueldad, imparcialided y transparencia. + _ En esiricto cumplimiento a ta normatividad de contratacién administrative, se divulgara en forma amplia, oportuna y suficiente, a través de la pagina Web de la entidad y medios masivos ROOT Vw] VALIBABO FOR, KEROBADO Pe fe ‘i Couple CofC eee | Sha Seka sno Busia lore rac asa hts Aumarfos Mahecha | Vietytcine de Coston Retiol SuvdrectirTecnic he Desarroto de Asesora de Comunicaciones 5 la Organizacion za Pagina 16 de 62‘CODIGO: WANUAL DE GESTION MG.IDU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICAGIONES ‘VERSION: ‘ACTO ADMINISTRATIVO: 10 | . $599 Decewote Urbano de amplia circulacion, ta informacion sobre apertura de licilaciones y/o necesidedes de contratacion ce cualquier Indole con agentes externos @ la misma “+ En desarrollo del principio de seleccién objetiva del contratista, se suministraré a todos los oferentes 0 proponentes, sin distingo alguno y en igualdad de condiciones, Ia informacién necesaria para la presentacién de propuestas. + Se informard a todos los oferentes y/o proponentes, de manera emplia y suficiente, las rezones técnicas, econémicas y legales que condujeron a la tema de decision en los procesos de adjudicacion de centratos. En cumplimiento def principio de difusion y transperencia, la célebracién. ejecucion y liquidacian de los contratos estaran sujetos al control de ta ciudadania, y en especial ¢ les veedurias ciudadanas que existan 0 se organicen. 4.3.8. Vocerias institucionales EL IDU tencra voceros institucionales en los temas estratégicos de su gestion sobre los cuales deba expresarse ante los medios y ante los diferentes aucitorios y escenarios, + E1IDU estableceré sus voceros autorizados para los temas estratégicos de su gestion + EI IDU definira y promulgaré los criterios de manejo de informacion, cuidado de imagen corporative y confidencialidad que deberan seguir tacos aquellos servidores piiblicos que en virtud de sus funciones o'de cargo, actlien en un momento dado como voceros de la eritidad. 4.3.9. Relaciones con los medios de comunicacion La relacion del IDU con les medios de comunicacién tendra cardcter institucional y estard basada en principios de veracidad, libertad y publicidad + Le relacién del IDU con los medios de comunicacién tendra caracter instituctonal y no estard afectada por sesgos politicos, + Le entidad se relacionara con las medios en un marco de respeto por su libertad y autanomia. El suminisiro de le informacion y la relacién comercial frente a la pauta publicitarla se realizaran bajo parémetros democraticas. ELABORA | VALIBRDO POR: ~PAPROBADO POR: Cloumte my Cb PE a ag Claudia Marcela Cor rile aa rreto— ‘Mahecha fea Gentle de Desarralode | Asasora da Comunicaciones 5 la Orgarizavion t Subdirecto Pagine 17 de 52‘CODIGO: | MANUAL DE GESTION: NG4DU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION: ‘AGTO ADMINISTRATIVO. 4 fee Deseo Utoan to - 4599 + La Oficina de Gestién Social ~ Grupo de Comunicaciones (0 quien haga sus veces) sera le responsable de coordinar todo Io relacionado con la expresién de la entidad y sus voceros frente @ los medios. . - - oo + Se buscara establecer una relacién de confianza con los medios, centrada en la critica ‘objetiva por parte de éstos y en la escucha y receptividad por parte de la Direccion General 4.3.10. Interaccién informativa con los organismos de control La interaccién informativa del IDU con los Organismos de Control {Procureduria, Personeries 0 Contralorias), Congreso de la Repiblica, Concejo y demas entes que requieran informacién, estaré enmarcada por el respeté y por el principio de la separacién ¢ independencia de las Ramas del Poder Puiblico + Se buscard garantizar la circulacion fluida y oportuna de informacion hacia las Organos de Control, Congreso de la Republica, Concejo y demas entes que requieran informacion para lo de sus competencies, VALIDADO POR Clesantve oh Claudia Marcela Corte jahecha ‘Asesora de Comunicaciones ‘a Organizacion l Pagina 18 de 52j cone: WANUAL DE GESTION: } MGoU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNIGACIONES | version: Keo ADMINISTRATIVO? | to » 4599 Desancis Urbane 5. PRINCIPIOS Y VALORES Los principios que se definen en este documento son los impulsados por la Oficine Asesora de Comunicaciones de la Secretaria Disinial de Movilidad con el propésite de responder a las necesidades comunicativas y reforzar las fortalezas. 5.1 CONFIANZA Y RECONOCIMIENTO La confianza es la maxima aspiracion de la comunicacion, par ello se construye desde todas y y solo se logra entregando una informacion clara y oportune a las personas usuarias y beneficiarias de los servicios que afrece el Sector de Movilidac. 5.2. INTEGRALIDAD, TRANSPARENCIA ¥ OPORTUNIDAD Los servicios que ofrece el Instituto de Desarrollo Urbano deben ser integrales, transparentes y cada une de las acciones y mensajes generados, oportunos. Estos principios marcan las acciones de una direccién transparente que entiende la comunicacion y la informacion como derechos de todas las personas que habiten la ciudad, 5.3. COORDINACION INTERINSTITUCIONAL Permite optimizar y garantizar e! buen uso y administracion de los recursos publicos, mejarando la calidad de vida de les personas. Sumando esiuerzos. maximizendo acciones y potencializando recursos en ef marco de las funciones que desarrolia fa Institucion. 5.4, UNICIDAD Y COHERENCIA, Este principio defiende que la identicad corporativa del Instituto de Desarrollo Urbano y de las demés entidades del Sector en cabeza de la Secretaria da Movilidad, debe ser respetada y atendida en todas las piezas comunicacionales impresas y audiovisuales que so desarrolien. Por otra parte los mensajes deberén guardar coherencia y nunca se prestarén a equivocos 0 contradicciones entre una u otra entidad € incluso entre una y otra area 5.5. SENTIDO SOCIAL Los servidores publicos tenemos un compromiso con la atencion amable y cordial al cludadano. Nuesira razén de ser siempre serdn los ciudacanos, su bienestar y la mejora en sus ndic il eee condiciones de movilidad _ __) “5 ELABOR ADO VAtIDADO POR 7 ae ii Clauztin 4 Cf Guillermo: Claudia Marcela Corted_ Walig? Tarcicio Acosta BArreto ~ "rele WVansers fone Coton Subcrectd¥Teeneo de Desarronpads | Asescra de Camuricaciores 5 Incrgansacion Pagina 19 de 52CODIGO: MANUAL DE GESTION: MG0U-10 MANUAL DE GESTION DE CONLINICACIONES VERSION: ‘ACTO ADMINISTRATIO: 19 ~ 4529 5.6. COMUNICACION DE DOBLE VIAEN EL SECTOR Ayuda a fortalecer la democratizacién de las comunicaciones de la Secretaria con del Instituto de Desarrollo Urbano y las demas cabezas de las entidades que conforman el Sector de Movitidad 5.7. DIFUSION El Instituto de Desarrollo Urbano brindaré todos los instiumentos de informacion de sus servicios y actividades a la comunidad y @ la ciudadania atendiendo, de esta manera, un mangato constitucional: la informacion como un derecho. 5.8 MEDICION Este principio deja claro que la gestion del Grupo de Comunicaciones de la Oficina de Gestion Sosial (0 quien haga suis veces) dee ser medible como soporte al mejoramiento de la gestion distiital. La comunicacién es un proceso cuya lecitimidad se base en la medicion de jas transformaciones que logra. 5.9. RESPETO Seguin el Cédigo de Etice del Instituto de Desarrollo Urbano, ‘por el cual los servidores disintales, expresan un tralo humeno a los ciudadanos y ciudadanas y 2 sus compaferas y companeros de trabajo, recondciéndolos como sujetos de derechos sin ninguna discriminacién, Es la consideracion y aprecio por la dignidad de las personas, sin menoscabo de su imagen y estima. Es un principio necesario para lagrar un ambiente laboral saludable y con ello alcanzar mayores niveles de productividad, que permitan el logro exitoso de abjetivos comunes, Se debe ofrecer un trato digno, corés, cordial y tolerante lovas aquellas personas que heoen uso de los servicies 5.10. ESPIRITU DE COLABORACION Un valor que en cabeza de ta Secretaria Distrital de Movilidad, debe ser reafirmado per el Instituto de Desarrollo Urbana, ya que es uno de los pilares de la Politica y referente principal para todas las aclividades encaminadas en mejorar los indices de comunicacién intema y externa ELABORALS VALIOADO POR ‘OBADO POI ok Marcela fa Mahocha Fecni20 de Desarolo de | Asesora de Comuricariones Ia Organzacion Pagina 20 de 52cODIGO: MANUAL DE GESTION: ~ MGAU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION “ACTO ADMINISTRATWO: “seer | 10 » 4559 Dosarraio Urbane J 6. COMUNICACION ORGANIZACIONAL 6.1. GENERALIDADES. oe a —— Es el elemento de control que orienta la difusién de politicas y Iz informacion generada al interior de Ia entidad, para una clara identificacién de los objetivos, las estrategias, tos plan los programas y 10s proyectos hacia los cuales se enfoca e! accionar del Institute de Desarrollo Urbano. Debe convocar a los servidores puiblicos entorno a una imagen corporativa que comprenda una gestion ética, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejeculores de fo piblico Se constituye por el conjunto de insirumentos y mecanismos que enlaza y confiere identidad a la entidad, buscando que los servidores piblicos se integren a un proyecto politico y administrativo, con clara conciencia de su pertenencia y compramiso con los propésitos misionales definidos por cada administracién. En su dimensién organizacional, las entidades eben procurar los mecanismos adecuadas para garantizar |a necesaria coherencia interna en la actuacion de sus areas, dependencias y en las actiiudes de los servidores, los cuales deben corresponder @ la cultura organizacional deseada. La Comunicacién Organizacional es vitel pera que la Comunicacién Informetiva cumpla su propésito; de la manera como se logre la coortlinacién de las actividades relacionadas con los objetivos institucionales, dependera la éfectividad de la comunicacién con los diferentes pblicos externos. Se sive de los medios de comunicacion para divulgar la informacion pertinente a cada uno de los servidores de la entidad. y las acciones comunicativas pedagdsicas y de movilizacion intema, claramente diteccionadas hacia la construccion de identidad organizacional, ‘Como objetivos de la Comunicacién Organizacional se debe: + Convocar a los servideres piblicos entomo a una gestién sostenible, ética eficiente, eficaz y responsable hacia los grupos de interés internos y exiernos (Coneultar Cédigo de Etica del IDU y mandamientes ambientales de! IDU) _ easy p ee ~ | Waltpf Tarcicio Acosta 10 onan, ] VALIBAGS BOR: Clauala Marceld Contes Mahecha Suuairectohtecnicl de Desaralio te | Asesora de Comunicaciones la Organizacion Pagina 21 do 62| eo0I6o: "MANUAL DE GESTION: G-DU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION) ‘ACTO ADNINISTRATIG: 19 + Mantener la coordinacién entre las distintas unidaces y niveles administrativos, de tal forma que faciite el compromiso y etectividad en le gestién individual y colectiva de lo entidad - a - + Permitir que los servidores pUblicos se expresen, sean escuchades, valorados, logrando su motivacion y su fidelizacion hacia la entidad 6.2. TIPOS DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL Es importante que en el IDU |e comunicacién circule en varias direcciones. por Io into se establece: 6.2.1. La Comui Megtante ios cirecinces dads por la Direccién General del IDU se establecen lingamientos que permiten estructurar la Planeacion Estratégica de la entidad, los Acuerdas de Gestion y los Planes de Accién, permitiendo que !a comunicacién fluya desde los servidores pilblicos ubicados en niveles altos hacia ots que ocupen niveles inferiores en la jerarquia organizacional (Ver GU-P-01 Guie para la elaboracién del pian estratégico, acuerdos de gestién y planes de accién). Es importante que toda la organizacién (a todos los niveles} conozca y se integre a estos lineamientos que son la Carta de Navegacién dé la Entidad. Por lo tanto cada responsable en cargos directives debe manejar estrstegias para que no se pierda o distorsione la informacion al descender por la cadena de mando. La Oficina de Gestion Social mediante e! Grupo de Comunicaciones (0 quien haga sus veces) se encarga de divulgar la informacion en medios que permiten que cada servidor publico este enterado de las deciciones tomadas en los niveles directives, como son el Flash IDU, Intranet y 1 pragrama radial interno “Manos a la Obra”, Carteleras, entre otros. Es fundamental cantar con meétodos de retroslimentacién para determinar si ta informacibn se ercibi6 tal como era la intencion del emisor, como son’ a [nor TT URDRDO ROR FRCERBO POT Clourao f Ca~f io Afar ‘Claudia Marcela Cores WalterTarcieis Aco’ | Mebeche Jefe Ofcina de Ges Subsirectr- Tecmo de Desarrollo de | Asesorade Comunicaciones | 7 Ia Organzacion Pagina 22 de $2[ coniso: "WANDA DE GESTION: NG-DU-10 MANLIAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION: CTO ADMINISTRATWO! + Buzén, en donde cada servidor public podra manifestar sus sugerencias, inquietudes y opiniones + Encuestas de percepciin interna. 6.2.2. La Comunicacién Ascendente: Es aquella que viaja desde los subalternos hacia los superiores y continua ascendiendo por la ‘organizacion Es importante que la informacién fluya de forme que no se obstaculice y se transmitan los mensajes con la informacion adecuada a los jefes, quienes comunicaran la informacién a la lta direccién en caso de ser requerido. La transmisién objetiva de informacién es esencial para fines de control. La Direccién General y sus Subdirecciones Generales estardn disponibles para conocer especiticamente hechos sobre el desempefio de los procesos y de sus servidores para lo cual en caso de requerirse comunicacion cirecia con la alta diteccién se podra solicitar cita para tal finalidad, 6.2.3. La Comunicacién Cruzada Es aquella que se utiliza para acelerer la’circulacién de la informacién, mejorar la comprensin y >rdinar los esfuerzos para el logro de los objetivos organizacionales. Incluye el flujo horizontal de informacion entre funcionarios de niveles orgenizacionales iguales o similares, y el flujo diagonal entre funcionarios de niveles diferentes que no tienen una relacién de dependencia directa entre si El ambiente de la enlidad proporciona muchas oportunidades para la comunicacion verbal, Estas van desde las reuniones informales y las horas de descanso que retinen a los servidores, hasta conferencias mas formales y reuniones de comités. Esta clase de comunicacién ocurre también cuando los miembros de diferentes areas se agrupan en Comités de trabajo 0 de proyecto. —— f VaLIDADO FOR: OEE on oa Claudia Marcela Core Walter [éicicio Acosta Barreto” ‘Mahecha Jete Sfcins de Gestion So; ‘Subdivectby Técnico dé Desarrollo de | Asesora de Comunicaciones 1 i la Organizacion T Pagina 23 do 62[ conieo: MANUAL DE GESTION: MG-DU-10 MANUAL DE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION: ‘ACTO ADMINISTRATIVO: a ‘eccentee 2 Dsearalo Urbane oa aA & 3S 7, COMUNICACION INFORMATIVA 7.4, GENERALIDADES Elemento de Conticl, que garantiza la difusién de informacién de la entidad publica sobre su funcionamiento, geslién y resultados en forme amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés, La Comunicacion Informativa debe garantizer que efectivamente las practicas de interaccién de la entidad con tas partes inferesadas y la ciudadania estén enfocadas a la construccion de lo pliblico, al fortalecimiento de conductas comporta mentales y a la generacién de confianza, mediante le definisién de politicas de comunicacién y la formulacién de parametros que orienten el manejo de la informacién. Ver numerales 4.8, 4.7 y 4.10 La planeacion de la Comunicacién Informative debe trabajarse como un eje estratégico transversal a la estructura organizational con el tin de darle cumplimiento al principio constilucional de publicidad. Por fo tanta, el concept de i comunicacion en Ia entidad es algo innerente a la cultura organizacional, entendiendo que fa comunicacién es la forma concreta de ‘como se expresa la cotidianidad de la culture en el IDU Le Comunicacién Informetiva es uno de los mecanismos de apertura que implementa el IDU faciitando la participacién de Ia ciudadania en la gestién publica. Le publicidad de ia iniormacién y la interlocucion con la ciudadania y las partes interesadas es una condicion necesaria para que se realicen los principios de la democracia participetiva y de Democratizacién de la Administracion Publica (Ver capitulo Vill de la Ley 489 de 1998), ya que la informacion es la base de la participacién. Un ciudadano bien informado sobre Ia gestion institucional podra ullizar otras herramientas de participacién ciudadana para involucrarse en la gestion (Ver politica de Democratizacién de la Administracién Publica, Art. 7 del Decreto 3622 de 2005), a [F meet Ss 1 \VALIDADO POR; PROBADO POR pm | fy) Clowrtos ae ’ | iSaiaro ‘Claudia Marcela Cores Walter Taydicio Acosta Barrglo Yolraabe Maneche “ete Qséina de Gestion Sorel Subdiecibe Teerkea de Desarrilo do | Asesora de Comunicaciones j la Organizecsén Pagina 24 de 52CODIGG: TANUAL BE GESTION: — MG4DU-10 MANUAL OE GESTION DE COMUNICACIONES VERSION. ‘ACTO AOMINISTRATIVO: ee 10 $599 | owncis'inon 7.2. IPOS DE COMUNICACION INFORMATIVA El'manejo de la Inférniacién’del IDU facia la ciudadania y les partes interesadas se hace por vatios medios, coma son’ 7.2.1. Pagina Web Se divulga informacion de + Le Entidad + Tramites y servicios + Planes, proyectos y programas + Publicaciones, normas, y formatos 7.2.2. Sistema de informacion de Obra En el Menual de Identided Visual de Obra se pueden detallar especificamente los medios ulilizedos pera la divulgacién de la informacién, Si bien esta a cargo de los contratistas de obra, el IDU da directrices y hace continuo seguimiento, pare tener una correcta sefielizacién ¢ informacién de las obras que se construyen en la ciudad 7.2.3. Rendicion de Cuentas a la Ciudadania Como un elemento adicional que tacitta fa Comunicacion Informativa entre tas entidades y las partes interesadas se adelantan estrategias permanentes de rendicion de cuentas a la ciudadania, a través de las cuales se responde publicamente por las funciones encomendades, los recursos, los planes, programas y servicios asignados por la Constitucion y las Leyes. Mediante el Acuerdo 131 de! 2004, expedico por el Concejo de Bogota. "Por el cual se establecen informes de rondicién de cuentas de ‘a gestién contractual y administrativa a cargo del Distrito, sus Localidades y Entidades Descentralizadas, y se dictan otras disposiciones”, el IDU y demas entidades del Distrito, @ través del Alcalde Mayor, presentara en el mes de marzo de cada ano, un informe de Rendicion de Cuentas de la Gestion Contractual y administrativa 9) | VALIDADO POR | BPRCBADO FOR, Churctus Co < a) Claudia Marcela Cortes Waiter Tafciclo Acosta Bary match stare ce a ‘sonora Camueasores Pagina 26 de 52 la Organizacion