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Una vez que se han definido los proyectos que contribuyen a la estrategia del negocio, es
necesario aplicar los recursos limitados de la organización a aquellos proyectos de mayor
contribución, es decir, hacer una asignación mediante un proceso de selección a través
de prioridades.
Sistema de prioridades:
Los problemas en la implantación se ocasionan debido a que la alta administración define las
estrategias y es la administración funcional la encargada de la implantación de manera
independiente en las diferentes funciones y niveles. Esto ocasiona conflictos entre los
administradores por la falta de confianza en que fueron asignados los recursos correctamente
y los equipos de desarrollo presentan sentimientos de ineficiencia y de confusión al ser
asignados a múltiples proyectos con recursos inadecuados.
Las influencias políticas que existen en las organizaciones pueden tener una influencia
significativa en las prioridades y recursos aplicados a un proyecto, especialmente cuando no
existen procesos adecuados de selección y priorización de proyectos. Algunas personas
fortalecen su poder dentro de las empresas si administran proyectos críticos por lo que
buscarán que se asignen recursos a los mismos.
Selección de los criterios con los que serán evaluados los proyectos
Consiste en la definición de los elementos de contribución que serán medidos en cada
proyecto para asignarle un valor que permita compararlo con el resto de los proyectos.
Es posible utilizar criterios diferentes para los tipos de proyectos, sin embargo, en muchas
ocasiones se prefiere utilizar los mismos agregando un concepto que indique si son
operacionales o estratégicos.
Existe una gran cantidad de criterios diferentes por lo que la selección del más apropiado
depende de las características de la organización, el nivel de tolerancia al riesgo, la
tecnología, la competencia y el estilo administrativo.
♦ Provee un enfoque de atención para los stakeholders sobre los puntos clave de la
organización.
♦ Permite lograr un consenso sobre las prioridades adecuadas y los beneficios totales
que se obtienen
♦ Orienta la planeación y el uso de recursos en forma eficiente
♦ Ofrece un portafolio con proyectos balanceados en cuanto al riesgo del capital
disponible.
♦ Conduce a la apertura en el proceso de selección.
♦ Genera un mecanismo para cambios controlados a través del criterio de selección.
Normalmente cada propuesta utiliza un documento específico en el que se reúnen los dato y
se acompaña de datos e información sobre el valor del proyecto, en el que se incluyen al
menos:
♦ Fecha de la propuesta
♦ Administrador responsable
♦ Administrador del proyecto
♦ Beneficios para la organización, como reducción de costo, calidad, nuevo producto,
soporte general, entre otros
♦ Número de horas estimado para realizar el proyecto
♦ Definición del problema
♦ Definición de la meta
♦ Definición de objetivos
♦ Establecer los criterios comunes y asignarles un valor de acuerdo a una escala, por
ejemplo, si para evaluar la importancia de los objetivos se utilizaran valores entre 1 y
5, donde 5 es el más alto valor de importancia de acuerdo al cumplimiento con el plan
estratégico, se tendría:
(Caso ejemplo en donde se muestra la importancia que cada objetivo tiene para la
organización)
♦ Con esta definición de contribución, cada propuesta puede ser evaluada en cuanto a
su cumplimiento con el objetivo, asignando calificaciones en una nueva escala, por
ejemplo con valores de 0 a 10:
Proyecto 1 (a) 5... (3.0 * 5) = 15 Esto significa que el proyecto cumple en muy poca
medida (3.0 e una escala de 10 puntos) con el objetivo de (a) incrementar la lealtad de los
clientes; que a su vez, tiene una importancia media entre los objetivos de la organización
El sistema de selección de proyectos debe tener un enfoque holístico para ligar los
proyectos a la estrategia de la organización, por lo que además de solicitar una forma
estructurada para cada propuesta de proyecto y basarse en criterios de selección, debe
contar con un equipo de selección proveniente de diferentes área de la organización.