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Plan de Adquisiciones

Quin, cmo, cundo, cunto con quin? Por Antonio Villarreal Saldaa

Hace mucho tiempo cuando iniciaba en el negocio de la


Administracin de Proyectos y en nuestro medio no haba tanto
conocimiento como lo hay hoy, recuerdo que despus de toda
una explicacin extensa con filminas y varias presentaciones a
un cliente potencial, de lo que era nuestro negocio, ste, con
frecuencia preguntaba: a ver, si ustedes no disean, no hacen
ingenieras, no construyen, no instalan, no proveen ningn
material, etc. Entonces, qu hacen?
Lo primero que se me ocurra para explicarlo, muy prctico, era:
somos como un director de orquesta que tiene una partitura (plan de proyecto) y dirige a los
msicos. Muy probablemente el director empez tocando un instrumento o varios, sabe lo
suficiente de cada uno de ellos, tiene la experiencia y se prepar para ser Director de orquesta
y su objetivo en dar un concierto, pero con quin lo vas hacer?, podras ser el mejor director
de orquesta pero el integrar al equipo, buscar a los mejores msicos y coordinarlos para que
entre ellos den un concierto es el gran reto, lo que traducido a nuestras prcticas es
simplemente utilizar la herramienta: Plan de Adquisiciones.
Lo ms comn cuando iniciamos un proyecto, las tpicas preguntas que hay que formular, son:
quin, cmo, cunto y cundo; pero otra pregunta relevante que debemos hacernos en las
etapas tempranas es con quin?, y esto en referencia a cmo vamos a integrar el equipo que
participar en el proyecto, tanto internamente, como fuera de nuestra propia organizacin:
proveedores, consultores, ingenieras, diseadores, constructores, agencias, etc.
Siguiendo el proceso de la Administracin Profesional de Proyectos, para llegar a un buen
plan de Abastecimientos, es bsico tomar en cuenta lo siguiente:

Tener documentada y clara la visin de proyecto, la justificacin, supuestos,


restricciones = Charter
Haber definido el alcance, su descripcin, detalles, criterios de aceptacin=
Declaracin del Alcance
Documentar qu incluye y qu no incluye el proyecto: entregables, sub entregables=
desglose estructurado de trabajo = WBS
Generar un estimado de costo y un estimado de tiempo
Hacer un diagrama organizacional de la empresas y del proyecto, es importante
porque posiblemente para la administracin del proyecto adems de visualizar hacia el
exterior a quines necesitamos contratar, tambin debemos de confirmar hacia el
interior, cmo vamos a conformar el equipo del proyecto y si es necesario incluir a
algn asesor o especialista interno.

Una vez que tengamos esta informacin, podremos empezar a realizar la Matriz de
Adquisiciones, la cual debe contener el WBS, para asegurarnos que todo el alcance est
incluido y no se queden entregables sin considerar, as como el nmero de contratos o el
nmero de especialidades, en la que vamos dividir la contratacin para el proyecto.

Variables que alimentan la Matriz de Adquisiciones


Cuntos contratos vamos a tener?, a cuntos proveedores voy a contratar?, en cuntos
paquetes voy a dividir el proyecto?, esto podra ir desde un llave en mano: diseo, ingeniera,
construccin, fabricacin, implementacin, puesta en marcha y entrega; pasando por
esquemas como diseo-construccin, o diseo-implementacin, o diseo-operacin; hasta
dividir el proyecto en un sinnmero de paquetes, comprando los materiales directos,
contratando la mano de obra, etc.
En ocasiones tendemos a pensar que entre ms paquetes se tenga en el proyecto puedo
obtener un costo ms econmico, pensemos que nos ahorramos costos indirectos al hacerlos
nosotros mismos, que al hacerlo de esta manera ahorro sobre costos, etc. pero hay que
evaluar las actividades adicionales que tendremos que hacer como: mayor coordinacin, ms
administracin, y sobre todo la divisin de la responsabilidad;
Qu tipo de contrato voy administrar?
Otra variable es planear la estrategia de tipo de contratos, slo por mencionar algunos,
tenemos el contrato a precio alzado y el contrato a precio unitario. En este tema tambin
existe el paradigma de que el precio alzado es ms caro o ms costoso. S es ms caro, si a
la hora de concursar no contamos con la suficiente informacin, los detalles del diseo no
estn completos o no conocemos las expectativas del cliente para el proyecto; pero con un
buen detalle de informacin previa al concurso, con informacin definida, se puede logra una
buena negociacin competitiva.
Cmo lo voy a pagar?
Para tener una estrategia ms completa hay que pensar en la
forma de pago: por precio unitario, por porcentaje de avance,
por entregables parciales, por horas hombre, por metros
cbicos, etc. Es una muy buena prctica pagar por entregables,

esto hace que podamos llevar una administracin muy sencilla, prctica, transparente y de
mucho valor para el proyecto.
Con quin lo voy hacer?
Quines sern los jugadores para este proyecto?, a quin voy a invitar?, este tema es muy
extenso e incluso las grandes empresas y por ejemplo las armadoras, tienen toda un rea de
su organizacin enfocada al desarrollo de proveedores. Se recomienda desarrollar una
estrategia que nos ayude a definir: el tipo de proveedores que van a participar, las
especialidades de las empresas, su ubicacin (locales o forneas), el tamao de la empresa,
el organigrama de la empresa (es institucional o es familiar o tiene el soporte de un corporativo
o es una persona sola), el rcord como empresa, recomendaciones, entre otras cosas.
Es importante que estos puntos los tengamos planeados, antes del lanzamiento de los
concursos y de la invitacin de proveedores a nuestro proyecto. Es muy efectivo y de alto
impacto para los resultados del proyecto y su planeacin que los proveedores conozcan estas
estrategias para que puedan hacer propuestas competitivas, tengan claras las estrategias de
adquisiciones o contratacin que se van a implementar, se familiaricen con la filosofa de
nuestra administracin de proyectos y sobre todo que son tomados como parte del equipo
ejecutor.
Antes de iniciar algn trabajo hay que tener en cuenta lo que he considerado una premisa en
trayectoria: los que hacen todo el trabajo en un proyecto son los proveedores, as que es
relevante en un proyecto contestarnos con quin lo voy hacer?.
Antonio Villarreal Saldaa
En 1986 egresa del Tec de Monterrey, de la carrera Arquitectura. Tiene ms de 20 aos de
experiencia en Administracin de Proyectos. En 1996 se vuelve miembro fundador y
Vicepresidente de Membresas del Project Management Institute Captulo Monterrey. Ha
participado como conferencista y expositor en diplomados y talleres en Administracin de
Proyectos de Escala Educacin Continua desde 1995. Actualmente es Director de General de
Escala desde el 2000.

Plan de Adquisiciones Quin, cmo, cundo, cunto con quin? Por Antonio Villarreal Saldaa
Tomado el 02/06/2015 de
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/plan_de_adquisiciones_en_los_proyectos.html