Audit Sistem Informasi Penginputan Poin

Lembaga Kemahasiswaan FTI

Kelompok :
Hestin Bala

682012040

Adhitya T.Wibowo

682012059

Julius Elian

682012801

Hendri

682012017

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2014

Audit Charter

Auditee : Lembaga Kemahasiswaan Fakultas Teknologi Informasi

Auditor :
- Hestin Bala
- Adhitya T Wibowo
- Hendri
-

Julius Elian

1.1.

Pendahuluan

Latar Belakang
Sehubungan dengan dilaksanakannya tugas akhir pada matakuliah Audit Sistem
Informasi, maka kami mahasiswa/i Universitas Kristen Satya Wacana Fakultas
Teknologi Informasi ditugaskan untuk melakukan pengauditan pada penginputan
poin di Lembaga Kemahasiswaan Fakultas Teknologi Informasi pada tanggal 15 Juli
2014 sampai data yang diperlukan dirasa cukup.
Disini kami melakukan sebuah audit kecil pada bagian peginputan poin di Lembaga
Kemahasiswaan Fakultas Teknologi Informasi dimana untuk mengetahui sebuah
proses binis dan sistem yang ada baik hardware,software dan Sumber Daya
Manusianya.
Rumusan masalah
Melihat latar belakang permasalahan pada uraian sebelumnya, maka rumusan masalah
dalam laporan ini yang akan dibahas mencakup :
Penggunaan Hardware
Penggunaan Software
Sumber Daya Manusia
Prosedur
Tujuan
Memeriksa proses-proses bisnis yang berkaitan dengan aplikasi di bagian penginputan
point mahasiswa pada Lembaga Kemahasiswaan Fakultas Teknologi Informasi dan
mengetahui permasalah pada sistem yang dialami selama pelaksanaan proses bisnis
serta keamanan pada system dan informasi data secara keseluruhan apakah sudah
sangat aman bebas dari penyalahgunaan,

kerusakan, dan kehilangan data dan

memberikan rekomendasi dari permasalahan yang ada. Aspek keamanan sistem dan
kelengkapan informasi pada bagian penginputan point mahasiswa di Lembaga
Kemahasiswaan Fakultas Teknologi Informas iberkaitan dengan beberapa hal berikut,
antara lain :
- Pengendalian Akses.
- Manajemen kemanan Data dan server.
- Penanganan dan pelaporan insiden yang terjadi di dalam jaringan penginputan
Ruang Lingkup
Bagian penginputan point mahasiswa di Lembaga Kemahasiswaan Fakultas
Teknologi Informasi.
Wewenang
Pemeriksaan dan pengendalian atas Hardware, Sofware , Kualitas Sumber Daya
Manusia , Data , dan Prosedur di bagian penginputan point mahasiswa di Lembaga
Kemahasiswaan Fakultas Teknologi Informasi.

1.2.

Studi Pustaka

Audit Sistem Informasi

Seiring dengan makin banyaknya organisasi yang mengandalkan IT untuk mendukung
jalannya operasional sehari-hari, maka kesadaran akan perlunya dilakukan review
atau audit atas pengembangan suatu sistem informasi semakin meningkat.
Audit sistem informasi didefinisikan sebagai proses pengumplan dan evaluasi fakta
untuk menentukan apakah suatu sistem informasi telah melindungi asset, menjaga
integritas data, dan memugkinkan tujuan organisasi tercapai secara efektif dengan
menggunakan sumber daya secara efisien.

1.3.

Pembahasan Masalah

Alur Bisnis
1. Mahasiswa datang ke kantor LK membawa sertifikat/cocard .

2. Untuk menginputkan poin ke dalam sistem, fungsionaris (anggota bidang 3 KKM)

harus memastikan terlebih dahulu apakah data mahasiswa sudah tersimpan atau
belum , jika mahasiswa belum pernah menginputkan poin dan data belum ada dan
tersimpan maka fungsionaris membuat data diri mahasiswa tersebut ke dalam
Microsoft Excel lalu di upload di dalam sistem poin (www.poin.lk-ftiuksw.net).

3. Dan jika data mahasiswa tersebut sudah ada dan tersimpan di dalam sistem, maka
fungsionaris tinggal memasukan NIM & Pass pada sistem poin, maka data
mahasiswa tersebut akan keluar dan sudah dapat melakukan penginputan poin
berdasarkan 4 standar poin yang ada yaitu Orientasi Mahasiswa Baru,
Ketrampilan Profesional, Ketrampilan Bersifat Kemanusiaan dan Ketrampilan
Penunjang.
4. Jika sudah selesai maka point sudah selesai terinput dan mahasiwa dapat
melihatnya poinnya (bisa dapat melihat langsung pada saat diinput fungsionaris
atau juga membuka di www.poin.lk-ftiuksw.net dengan izin fungsionaris) dan
jika dibutuhkan bisa langsung di print.

Hasil Wawancara
Ruang Lingkup : Bagian penginputan poin mahasiswa di Lembaga
Kemahasiswaan Fakultas Teknologi Informasi.

Hardware
:
1. Berapa PC yang digunakan untuk operasional kegiatan Transaksi ini?
Hanya 1 (satu)
2. Apakah PC yang digunakan merupakan PC rakitan atau Build in?
PC rakitan
3. Sudah berapa lama PC ini digunakan?
Sudah sekitar 3 periode
4. Apakah fungsi yang dilaksanakan oleh PC tersebut?
Untuk membuka web LK, print, terkadang dipakai pengurus LK kerjain tugas,
dsb
5. Apakah sudah pernah terjadi kerusakan ? dan bagaimana prosesmaintenance?
Pernah, jika parah maka proses penginputan poin memakai laptop pengurus LK
6. Apakah menurut anda perlu adanya peningkatan mutu dari Hardware disini?
Perlu, karena terkadang pc yang digunakan lemot

7. Apakah perlu adanya penambahan spec computer untuk mengantisipasi

kegagalan sistem?
Tidak

Software :
1. Aplikasi yang ada berbasis web, desktop?
web
2. Alamat webnya apa?
www.poin.lk_ftiuksw.net
3. Sistem yang ada apakah masih manual?
Sudah otomatis melalui web
4. Operator pada sistem pengiriman dan penerimaan barang itu siapa saja?
Semua anggota bidang III (12 orang)
5. Apakah ada keluhan selama menggunakan sistem tersebut?
Ada, data yang dicari terkadang tidak terdeteksi
6. Bagaimana system keamanan dari aplikasi tersebut?
Cukup aman, karena hanya admin yang bisa menginput poin
7. Apakah system pernah di audit sebelumnya?
belum
8. Apakah selama menggunakan aplikasi di temukan kegagalan atau kekurangan?
Ya, data yang terkadang tidak terdeteksi
9. Siapa yang membuat aplikasi tersebut ?
Alumni FTI angkatan 2008
10. Bagaimana dengan hak akses dari aplikasi di bagian ini?
Admin yang bertugas menginput poin, sedangkan mahasiswa yang menginput
poin cuma bisa melihat
11. Apakah dengan sistem yang ada saat ini pekerjaan yang dilakukan semakin
cepat?
Ya,karena menambah efektifitas pekerjaan yang ada.

Sumber Daya Manusia :

1. Apakah tugas mereka sudah sesuai dengan keahlian mereka?
Tentu.
2. Apakah sumber daya manusia disini sudah menjalankan tugas dengan baik sesuai
dengan tugas dan tanggung jawabnya?
Iya,,karena sudah sesuai tanggung jawabnya masing-masing.

Prosedur :
1. Bagaimana prosedur kerja di bagian ini ?
Mahasiswa membawa bukti-bukti yang akan dimasukan (berupa sertifikat)
kemudian admin input nim, nama, alamat, progdi dalam excel kemudian input file
ke web kemudian input data berdasarkan sertifikat
2. Apakah prosedur yang ada sudah dijalankan dengan baik?
Sudah
3. Apakah prosedur yang ada sudah diarsipakan (dokumentasi) dengan baik ?
Sepertinya sudah.

1.4.

Laporan Hasil Audit

Temuan
Temuan yang kami dapatkan dalam proses penginputan point pada lembaga
kemahasiswaan fakultas teknologi informasi :
1. Server yang di gunakan pada aplikasi Lembaga kemahasiswaan merupakan
server dari luar sehingga jika ingin melakukan maintenence akan
mendapatkan biaya yang cukup mahal.
2. Pengurus Lembaga Kemahasiswaan tidak tahu letak penyimpanan data.
3. Penggunaan software yang tergolang software lama.(Cuma support Excel
2003)

4. Kurangnya jumlah Personal computer yang ada karena Cuma hanya 1.

5. Terkadang data tidak terdeteksi
6. Aplikasi sudah terlalu jadul
Rekomendasi
1. Seharusnya membuat server baru(server internal) supaya
lebih memudahkan melakukan maintanance dan mengurangi
biaya oprasional.
2. Membuat DataBase baru untuk penyimpanan yang valid.
3. Mengupdate / membuat software yang lama menjadi yang
baru.
4. Menambah jumlah Personal Computer yang ada.

NB : rekomendasi dapat dilakuan jika diperlukan