RLE ET MISSIONS DUN

COORDINATEUR DE PROJET
Christine Guyot-Declerck
UCL-Administration de la Recherche
Ex-coordinatrice du projet socle WalNut-20
WagrAlim - 25/01/2011

DROULEMENT DE LEXPOS
1. Qui est le coordinateur ?
2. Ses responsabilits
3. Ses documents de rfrence

3.1. Convention de recherche

3.2. Accord de consortium

4. Ses missions
4.1. Lancer le projet
4.2. Le suivre
4.3. Le valoriser
4.4. Se former, sinformer et informer

5. Conclusion

DROULEMENT DE LEXPOS
1. Qui est le coordinateur ?
2. Ses responsabilits
3. Ses documents de rfrence

3.1. Convention de recherche

3.2. Accord de consortium

4. Ses missions
4.1. Lancer le projet
4.2. Le suivre
4.3. Le valoriser
4.4. Se former, sinformer et informer

5. Conclusion

1. QUI EST LE COORDINATEUR ?

LEntreprise Coordinatrice est lintermdiaire

entre les Partenaires et la Rgion wallonne; elle
dsigne le Chef de Projet; celui-ci veille la bonne
excution de toutes les tches de coordination
assignes lEntreprise Coordinatrice par la
Convention et lAccord de Consortium
En pratique
Personne interne lentreprise (projet appliqu)
Personne recrute spcifiquement pour la mission
(projet socle)

DROULEMENT DE LEXPOS
1. Qui est le coordinateur ?
2. Ses responsabilits
3. Ses documents de rfrence

3.1. Convention de recherche

3.2. Accord de consortium

4. Ses missions
4.1. Lancer le projet
4.2. Le suivre
4.3. Le valoriser
4.4. Se former, sinformer et informer

5. Conclusion

2. SES RESPONSABILITS
Administration du Comit de Pilotage et du
Comit de Gestion du Projet
Bonne transmission des informations requises
lintrieur du Consortium
Bonne coordination du projet selon les rgles et
standards applicables en la matire
Soumission des rapports et autres livrables la
Rgion wallonne
Vrification de la conformit des livrables de
chaque partenaire, notamment ceux donnant lieu
paiement de la Rgion wallonne

DROULEMENT DE LEXPOS
1. Qui est le coordinateur ?
2. Ses responsabilits
3. Ses documents de rfrence

3.1. Convention de recherche

3.2. Accord de consortium

4. Ses missions
4.1. Lancer le projet
4.2. Le suivre
4.3. Le valoriser
4.4. Se former, sinformer et informer

5. Conclusion

3. SES DOCUMENTS DE RFRENCE:

3.1. LA CONVENTION

Entre la DGO6 et les partenaires

Elle dcrit notamment:

les partenaires

leurs obligations vis--vis de la Rgion wallonne (RW)

modalits de ralisation de la Recherche
rapports semestriels
dclarations de crance et dpenses admissibles
proprit et exploitation des rsultats
confidentialit et publicit

3. SES DOCUMENTS DE RFRENCE:

3.1. LA CONVENTION

le projet
objectif et calendrier des tches (Gantt chart)
les diffrents WPs, subdiviss en tches
la rpartition des tches entre partenaires
les sous-traitances envisages

le budget dtaill de la recherche par partenaire

les fonds de roulement & comptes financiers

en cas davance rcuprable: le calendrier des

remboursements

3. SES DOCUMENTS DE RFRENCE :

3.2. LACCORD DE CONSORTIUM

Accord conclu entre les partenaires avant le

dbut du projet et dfinissant les droits et
obligations des partenaires et les conditions
dexcution du Projet

Il reprend notamment:
les responsabilits des partenaires et de lEntreprise
Coordinatrice
lorganisation du projet en Comit de Pilotage,
Comit de Gestion Projet et Equipes Projet
les droits de proprit intellectuelle

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DROULEMENT DE LEXPOS
1. Qui est le coordinateur ?
2. Ses responsabilits
3. Ses documents de rfrence

3.1. Convention de recherche

3.2. Accord de consortium

4. Ses missions
4.1. Lancer le projet
4.2. Le suivre
4.3. Le valoriser
4.4. Se former, sinformer et informer

5. Conclusion

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4. SES MISSIONS:
4.1. LANCER LE PROJET

Runir les partenaires (kick-off) pour :

leur donner la vision globale du projet
dfinir les objectifs de chaque quipe

Faire le lien entre les partenaires industriels

et scientifiques lors dentretiens individuels
Slectionner avec les industriels les
"chantillons" utiliser
en priorit par les
partenaires scientifiques

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Rendre visite rgulirement aux partenaires

scientifiques et industriels

Au moins 1 x / an pour faire le point sur lavancement

du projet et les attentes du partenaire

A la demande ou en cas de difficult spcifique

NB: une bonne discussion vaut mieux quun change de mails

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Organiser les runions entre quipes

scientifiques et partenaires industriels:
bilans, dlivrables, orientation des recherches

Runions des Equipes projet = WP

(tous les 2 mois ou selon priodicit impose par la Convention)

Information rgulire du Coordinateur sur les avances des

travaux en cours
En pratique
Fixer date, salle et ordre du jour
Veiller au respect des objectifs du projet et dfinir en fin
de runion qui fait quoi et dans quel dlai
Rdiger le compte-rendu de la runion et le faire circuler
entre les partenaires
Assurer le suivi de la runion auprs des partenaires

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Runions du Comit de Gestion de Projet = CGP

(semestrielles ou selon priodicit impose par la Convention)

Rassembler tous les partenaires pour donner une vision

globale de ltat davancement du projet
Prsenter les avances scientifiques (partenaires
scientifiques) et les retombes conomiques (partenaires
industriels)
Discuter des questions pouvant affecter la bonne marche du
projet

NB: Fixer date et lieu annuellement et tablir une feuille de prsence

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Runions du Comit de Pilotage

(semestrielles ou selon priodicit impose par la Convention)

Garant de la cohrence globale du projet

A un rle darbitrage par rapport tout problme soumis
par le CGP ou lun de ses membres

NB: Tenir jour un listing de toutes les runions avec dates, lieu,
personnes et objet (outil prcieux pour le rapport dactivit)

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Reporting semestriel la RW

Rapport dactivit (canevas tabli)

Rassembler les rapports des partenaires, les lire et
demander les complments dinformation ventuels
Vrifier la cohrence avec la dclaration de crance
(personnes affectes au projet, dplacements, runions)
Vrifier la cohrence des runions entre partenaires
Consigner les publications ralises
Faire une synthse en insistant autant sur laspect
scientifique que sur les retombes conomiques
Rassembler la synthse et les rapports au sein dun mme
document
Remettre lensemble la RW endans les 30 jours ouvrables
Pour le dernier rapport, demander chaque partenaire une
conclusion globale et les perspectives de valorisation en RW

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Rapport scientifique et technique (pas de canevas

impos)
Rassembler les rapports des diffrents partenaires (les
partenaires scientifiques peuvent rdiger en anglais, en
prambule, par exemple, une publication scientifique)
Les lire et demander les complments dinformation
ventuels aux partenaires concerns
Rassembler les rapports au sein dun mme document avec
toutes les annexes ncessaires
Remettre lensemble la RW endans les 30 jours ouvrables

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Dclarations de crance
Vrifier la prsence des pices justificatives (fiche de
salaire, factures, dclarations de crances en 4 exemplaires
originaux, rapport de mission ltranger )
Vrifier que les sous-traitances et achats dquipement sont
en accord avec les termes de la convention
Consigner les observations dans le courrier
daccompagnement
Encoder les donnes dans un tableau de suivi
Remettre lensemble la RW endans les 30 jours ouvrables
Etre en mesure de revenir sur des dpenses non acceptes
par la RW

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Reporting annuel la RW aprs la fin du projet

Chaque anne suivant la fin du projet et durant 6
ans, un rapport concernant la valorisation et
lexploitation des rsultats de la recherche est
demand aux partenaires
Ces rapports doivent nouveau faire lobjet dune
synthse et tre adresss la RW par lentreprise
coordinatrice.

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Reporting WagrAlim

Transmettre le rapport dactivit

Faire un tat des dpenses engages
Dcrire les ressources humaines mobilises charge
ou non de la Convention
Mettre en avant les retombes conomiques
envisages par les partenaires
(Organiser laccueil du jury international)

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4. SES MISSIONS:
4.2. SUIVRE LE PROJET

Prparation et signature des avenants la

Convention

Examiner, appuyer et transmettre au gestionnaire de

projet les demandes justifies:
dengagement de personnel supplmentaire
de transfert budgtaire
de modification de sous-traitance

Consigner ces demandes dans un tableau de suivi

(Rdiger sur base annuelle le premier draft dun
avenant pour une mise jour des tableaux
budgtaires)
Assurer le suivi des signatures

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4. SES MISSIONS:
4.3. VALORISER LE PROJET

Articuler le projet avec les autres projets

transversaux et lensemble des projets pointus
Mieux faire connatre le projet via le Cluster Nutrition,
WagrAlim
Networking

Mettre en valeur le projet

(avec le soutien de WagrAlim)
Site Internet
Roll-up, brochure descriptive du projet
Missions ltranger: confrences, rencontres de
partenaires potentiels pour de nouveaux projets
Organisation dun vnement de clture

Intgrer la dmarche wallonne au sein des

programmes europens

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4. SES MISSIONS:
4.4. SE FORMER, SINFORMER ET INFORMER

Assister aux congrs, sminaires, colloques

scientifiques en lien avec le projet

Faire de la veille technologique et rglementaire

Informer les partenaires

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DROULEMENT DE LEXPOS
1. Qui est le coordinateur ?
2. Ses responsabilits
3. Ses documents de rfrence

3.1. Convention de recherche

3.2. Accord de consortium

4. Ses missions
4.1. Lancer le projet
4.2. Le suivre
4.3. Le valoriser
4.4. Se former, sinformer et informer

5. Conclusion

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5. CONCLUSION

Le temps consacr la coordination dun projet

dpend du nombre de partenaires
Le cot du coordinateur non pris en charge par la
RW peut tre rparti entre les partenaires
industriels sous rserve dun accord
La coordination du projet est essentielle son
bon droulement car en plus de soulager les
partenaires de bon nombre de tracasseries
administratives, elle assure la cohrence des
actions menes au sein du projet et sa promotion

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CHRISTINE GUYOT-DECLERCK
UCL Administration de la Recherche
1 Place de lUniversit

1348 Louvain-la-Neuve
Tel: 010 47 25 47
E-mail: christine.guyot@uclouvain.be
WagrAlim - 25/01/2011