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FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elves Etablissement

Les manipulations aprs la bascule

20/05/2015
D.S.I.N.

Etablissements publics

_____________________________

SIECLE
Base Elves
Etablissement :
les manipulations aprs
la bascule
_____________________________
Fiche pratique lusage des
tablissements publics
Mai 2015

SIECLE- Base Elves Fiche pratique : les manipulations aprs la bascule

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Table des matires

1.

Gnralits.3

2.

Connexion au portail ARENA.....3


2.1 Accs l'application...3
2.2 Bienvenue sur le portail des applications3
2.3 La vrification des donnes communes........4
2.4 Slectionner et profiler les nomenclatures.....7
2.5 Vrifier et saisir les structures....12
2.6 Constituer la Base Elves.......13
2.6.1 Rceptionner les lves partir des rsultats daffectation...13
2.6.2 Echanger les dossiers lves entre tablissements....13
2.6.3 Crer les nouveaux entrants...13
2.7 Mettre jour les fiches lves.....14
2.7.1 Rpartir les lves dans les MEF......14
2.7.2 Rpartir les lves dans les divisions ou les groupes...........15
2.7.3 Attribuer rapidement les options aux lves........15
2.7.4 Supprimer des fiches lves..........16
2.7.5 Vrifier les responsables et supprimer les doublons..........17
2.8 Les sorties de ltablissement (fin danne)..18
2.8.1 Saisir les dates et motifs de sortie pour un ensemble dlves .18
2.8.2 Editer les Exats ..........19

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1.

Gnralits

La bascule de Sicle seffectue dans le courant de mai : elle est effectue par
les techniciens de lAcadmie. Cette bascule permet douvrir lanne scolaire
suivante afin de prparer la rentre scolaire de septembre. Toutes les oprations
dcrites ci-aprs doivent donc tre effectues sur lanne en prparation.

2.

Connexion au portail ARENA


2.1

Accs l'application

 Lancer Mozilla Firefox (ou Internet Explorer) ladresse : http://cria.ac-amiens.fr


 Se connecter au portail ARENA

Sauthentifier avec l'identifiant et le mot


de passe de la messagerie personnelle
acadmique ou le passcode pour les
connexions avec la cl OTP

2.2

Bienvenue sur le portail des applications

Le portail affiche les diffrentes applications installes, en fonction des droits


de lutilisateur que le chef dtablissement aura prdfinis. Vous aurez besoin
daccder aux modules suivants sur lanne en prparation :

Dans le domaine :

Dans le domaine :

Vrifier que lanne en prparation est


accessible sinon lancer la bascule

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2.3 La vrification des donnes communes




Se connecter sur le module Commun sur lanne en prparation :

Dans le domaine :

1 Accde aux donnes


communes tous les
modules
2 Slection de lanne
2015-2016
3 Clic sur Entrer

 Depuis le menu ,
mettre jour les coordonnes, le
responsable, le gestionnaire et agent comptable

Les coordonnes de ltablissement


et le numro de tlphone
apparaissent dans les ditions
destination des familles : ne pas
oublier dapporter les modifications
ncessaires.

La modification du nom du responsable est faire quaprs ldition des Exats.

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 Depuis le menu ,
les jours fris

mettre jour les vacances scolaires,

Saisir les dates des vacances de la


zone B: ces dates sont utilises par les
modules Vie Scolaire et Notes

 Depuis le menu ,

mettre jour les priodes pdagogiques

Si vous nen avez pas connaissance


immdiatement, vous pouvez
initialiser ces dates ultrieurement,
aprs la rentre scolaire : elles sont
utilises par les modules ABSENCES
(Vie Scolaire) et Notes

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 Depuis le menu,
et dinternat dans ltablissement.

cocher les jours douverture de restauration

Un message dinformation saffiche.


En dbut danne, la saisie des RIBs et des
rgimes est autoris dans la Base Elves.
Le bouton Effectuer le basculement sera
propos quaprs saisie des trimestres dans le
module Gestion Financires Elves. Cette
transaction est effectuer ultrieurement, au
cours du 1er trimestre 2015-2016, en accord avec
votre service dintendance.

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1 - Cocher les cases en fonction


du rgime et de linternat
2 - Valider

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2.4

Slectionner et profiler les nomenclatures

Le profilage des formations a pour but de personnaliser les enseignements de


l'tablissement, partir des nomenclatures transmises par les services
acadmiques (nomenclatures profiler).
 Se connecter sur le module Nomenclatures sur lanne en prparation :

Dans le domaine :

1
Accde
aux
nomenclatures
relatives loffre de
formation (profiles en
acadmie)
2 Slection de lanne
2015-2016
3 Clic sur Entrer

 Affichage du message de rception des nomenclatures envoyes par le SSA


(gestionnaire acadmique)

Les
nomenclatures
sont
arrives, vous pouvez profiler
vos nomenclatures

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 Depuis le menu
, slectionner les formations et les matires
optionnelles enseignes dans votre tablissement (profilage de masse)

Profilage de masse : consister slectionner les formations MEF et


les matires optionnelles enseignes dans votre tablissement.
Profilage fin (facultatif) : consiste slectionner les matires en
fonction du Mef et de la modalit dlection des options obligatoires ou
facultatives.
3

Cliquer sur le bouton Exporter vers STS-WEB

Cliquer sur le bouton

Remarques :
- Le profilage fin nest accessible que si le profilage de masse a t fait.
- Si le profilage de masse est relanc aprs le profilage fin, alors le
profilage fin est supprim.
- Si une matire a t profile dans le profilage fin, alors elle ne peut plus
tre dslectionne dans le profilage de masse.
- Pour reprofiler une matire du profilage fin dans le profilage de masse,
il faut la supprimer du profilage fin.

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1re tape : le profilage de masse

 Slectionner les Formations de scolarisation (MEF)

1 - Slectionner
2 Clic sur la flche

3 Valider
Dans tous les cas, il faudra
imprativement VALIDER

Ne saffiche dans cette fentre que les nouveauts, les changements ou les ajouts
par rapport lanne prcdente.
Si tous les Mefs sont reconduits sans changement, rien ne saffiche.

 Slectionner les matires optionnelles

1 - Slectionner
2 Clic sur la flche

3 Valider
Dans tous les cas, il faudra
imprativement VALIDER

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2me tape : le profilage fin (facultatif) :

1 - choix du Mef

 Slectionner les matires par MEF

2 slection des
options obligatoires
(oui /non)

3 slection des
options facultatives
(oui /non)

4 Valider

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3me tape : lexportation du profilage vers StsWeb (obligatoire)

Cliquer sur le bouton pour


exporter les formations et matires
optionnelles slectionnes vers
STS-Web

 Depuis le menu

, slectionner les formations dorigine

1 - Slectionner
2 Clic sur la flche

3 Valider
Dans tous les cas, il faudra
imprativement VALIDER

Cette nomenclature va servir, dans Sicle-BEE, saisir et contrler la formation de lanne


prcdente (ou formation de provenance) de l'lve dans longlet Historique de la fiche lve.

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2.5

Vrifier et saisir les structures

 Se connecter sur le module Gestion des structures et des services sur lanne
en prparation :

1
Accde
aux
structures
et
des
services
2 Slection de lanne
2015-2016
3 Clic sur Valider

Pour ajouter (ou supprimer) un mef


dans une division, cliquer sur le code
de la division.
Une sous-fentre saffiche avec les
boutons :
pour
supplmentaire

ajouter

un

Pour ajouter une division, cliquer sur


Pour supprimer une division cliquer sur

mef

pour supprimer un mef

Conditions pour que le bouton


soit accessible :
- aucun lve ne doit tre inscrit dans la division supprimer au niveau de la Base
Elves (effectif calcul = 0)
- aucune indemnit de professeur principal ne doit tre saisie sur la division
supprimer
- aucun service avec la division supprimer, rattach un professeur.

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2.6

Constituer la Base Elves

Se reporter au document intitul FICHE PRATIQUE SIECLE Base Elves


Etablissement : la gestion des entres et sorties dlves
2.6.1 Rceptionner les lves partir des rsultats daffectation
(cf. page 10 - 2.5 - Rceptionner les dossiers lves issus de
laffectation)
2.6.2 Echanger
les
dossiers
lves
entre
tablissements
(cf. page 6 - 2.4 Le transfert de dossiers entre EPLE)
2.6.3 Crer les nouveaux entrants (cf. page 4 - 2.3 La cration dun
dossier lve).

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2.7


Mettre jour les fiches lves


Se connecter sur le module Base Elves sur lanne en prparation :

Dans le domaine :

1 Accde la Base
Elves Etablissement
2 Slection de lanne
2015-2016

2.7.1 Rpartir les lves dans les MEF

 Depuis le menu,
, slectionner le MEF de lan dernier puis le
MEF daccueil avec ou sans division, slectionner ensuite les lves.

Cette transaction permet de rechercher


des lves sur leur MEF de lan dernier
afin de les affecter en masse dans un
MEF de lanne en cours.
(exemple : les montes de classe :
rechercher les lves de 4me de lan
dernier pour leur affecter un Mef de
3me et ventuellement leur affecter en
mme temps une division).

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2.7.2 Rpartir les lves dans les divisions ou les groupes

 Depuis le menu,
slectionner ensuite les lves.

, slectionner la division ou le groupe,

Cette transaction permet la rpartition des lves


dans des divisions ou dans des groupes.
Pralablement cette rpartition, il est ncessaire
que :

les lves concerns soient affects un


MEF
les divisions et les groupes soient cres dans
STSWEB

2.7.3 Attribuer rapidement les options aux lves

 Depuis le menu,
, slectionner la division ou le groupe, le
critre de slection puis slectionner les lves.

Cette transaction permet daffecter une mme


option, un mme rang et avec une mme
modalit de choix (facultatif ou obligatoire) un
ensemble dlves.
Exemple : affecter pour un MEF de 6EME, tous
les lves dune division, loption de rang 1
(AGL1 ou ESP1 ou ALL1) qui est obligatoire.

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2.7.4 Supprimer des fiches lves

 Depuis le menu,
, cocher les lves
supprimer les lves slectionnes .

supprimer puis

Toutes les fiches lves ne peuvent pas tre supprimes :


ne seront recherches et affiches que les fiches
rpondant aux conditions nonces :
- l'lve est nouveau dans l'tablissement,
- l'lve ne s'est pas prsent dans l'tablissement,
- la fiche n'est pas remonte vers la BEA,
- l'lve n'est pas scolaris dans une division,
- l'lve n'est pas constat dans GFE,
- l'lve n'a pas de dossier de bourse des lyces.

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2.7.5 Vrifier les responsables et supprimer les doublons


Cette fonctionnalit peut tre utilise de 2 faons diffrentes :
 Lutilisateur a dj identifi des doublons : dans ce cas, il saisit directement les
noms/prnoms ou le RIB concern et clique sur le bouton Chercher .
 Lutilisateur souhaite identifier toutes les suspicions de doublons de sa base. Il
clique alors sur le bouton Chercher sans rien saisir dans les zones de
recherche.

Dans le cas de doublons avrs :


Pour le responsable supprimer, il faut cocher la
colonne Responsable supprimer .
Pour le responsable conserver, il faut cocher la
colonne remplacer par

Lors de la validation de la suppression, ce dernier rcupre les rattachements


associs la personne supprime (lve, dossier bourse des collges si lui-mme
nen a pas).

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2.8 Les sorties de ltablissement (fin danne)


En priode de bascule, lorsque les 2 annes sont prsentes, la saisie des dates et
motifs de sortie seffectue sur lanne en prparation.
2.8.1 Saisir les dates et motif de sortie pour un ensemble dlves

 Depuis le menu,
, rechercher les lves de lanne prcdente,
sans motif de sortie, en fonction dun MEF (3EME, de Terminale, de Bac Pro)

1 Anne prcdente

2 Slection du MEF

3 Elve sans motif

4 Rechercher

5 Slection du motif
de sortie

Date

de

sortie

31/08/2015

7 Cocher les lves (ne pas


slectionner
les
lves
redoublants)

8 Valider

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2.8.2 Editer les Exats

 Depuis le menu,
, rechercher les lves de lanne prcdente,
en fonction dun MEF (3EME, de Terminale, de Bac Pro)

1 Anne prcdente

2 Slection des MEFS

3 Rechercher

4 Slectionner tous
les lves

5 Valider

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6 Cocher Certificat de
fin de scolarit (EXEAT)
7 Imprimer

8 OK

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