PROCESAR LA INFORMACION DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA

ORGANIZACIN

MONDRAGON RIOS OLGA

TAIBANO ALBERTO

SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
BOGOTA

PROCESAR LA INFORMACION DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA

ORGANIZACIN

ACCESO REMOTO A LA INFORMACION

INTRUCTOR:
TATIANA TOVAR RUGELES

SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
BOGOTA

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ................................................................................................................................................ 4
Objetivo General ..................................................................................................................................... 4
Objetivos Especficos ............................................................................................................................. 4
CREACION DE UN ACCESO REMOTO A LA INFORMACION. ........................................................................... 5
Teoras que apoyan la investigacin ..................................................................................................... 7
Porter, La Teora de la Competitividad.................................................................................................. 7
Hunt ...................................................................................................................................................... 8
IDENTIFICACION DE LA POBLACION OBJETO DE LA INVESTIGACION ...................................... 9
Logo Entidades Sector Salud encuestadas ................................................................................................ 9
CONCLUSIONES ...................................................................................................................................... 12

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 ......................................................................................................................................................... 10
Tabla 10 Tabla informe de avance .............................................................................................................. 10
Tabla 11 Tabla Diagrama de Gantt ............................................................................................................. 11

LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 2 Competitividad de INNOVA DOCUMENTALES SERVICE L.T.D.A .................................. 6

Ilustracin 4 Logotipo Hospital de Engativ ................................................................................................. 9
Ilustracin 17 Diagrama de Gantt ............................................................................................................... 11

INTRODUCCION
Para nuestra empresa, INNOVA DOCUMENTARY SERVICE, es de suma importancia
la satisfaccin de nuestros clientes ya que ellos son la prioridad de nuestra
organizacin.
Las empresas de servicios en la actualidad, requieren de herramientas que apoyen su
competitividad, que sirvan como soporte en la bsqueda de necesidades y tendencias
del mercado y que refuercen la relacin que existe con sus actuales clientes con el
objetivo de generarle valor a la empresa.
El conocimiento de los gustos, preferencias, costumbres y necesidades de los clientes
es la clave de xito para crear una relacin de fidelidad, es necesario contar con un
apoyo tecnolgico capaz de brindarles informacin oportuna.

OBJETIVOS

Objetivo General

Implementar un servicio de gestin documental con un sistema de acceso

directo a la bases de datos que se encuentra bajo la custodia de la empresas, del
sector salud, pblico y privado de la localidad de Engativ en la ciudad de Bogot.

Objetivos Especficos

Realizar una investigacin de mercado con una en la cual se les aplique una
encuesta, cuestionario y entrevistas a los posibles clientes
Llevar a cabo la codificacin de las encuestas ubicando las reas que requieren
mayor atencin
Convocar a una reunin con las reas que requieren una mejora en el servicio,
en esta junta se deben acordar las acciones que se realizarn, as como el
tiempo en que se llevarn a cabo
Aplicar las mejoras en las diversas reas, utilizando un mtodo de
monitoreo para asegurar que estas se estn llevando a cabo de la forma correcta

CREACION DE UN ACCESO REMOTO A LA INFORMACION.

El presente proyecto hace la evaluacin de factibilidad para la creacin y puesta en
marcha de una empresa, cuya actividad estar enfocada a efectuar operaciones de
Gestin Documental, orientar sus actividades hacia la promocin y comercializacin
de procesos archivstico. El proyecto se disea con el fin de ser un generador de
desarrollo regional, como demandante de empleo, y como facilitador de otras
alternativas de negocios no solo local sino tambin internacional, ya que se ha
procedido a establecer el potencial regional, en el aspecto archivstico. Lo anterior con
el propsito de potencializar el hecho de la organizacin de archivos, La
implementacin del nuevo proyecto tiene como principal objetivo captar posibles nuevos
clientes.
La idea nace a partir de una necesidad especfica como logramos
evidenciar en nuestros clientes.
El ponernos en el lugar de nuestros clientes, nos hizo pensar en cmo mejorar nuestros
servicios para un beneficio ecolgico, de tiempos, gil, efectivo y con alto nivel de
seguridad.

Ecolgico: El no uso de papel cultura de cero papel.

Tiempos: Disminuir los tiempos en el acceso a la informacin.
gil: Acceso rpido y completo a la informacin requerida.
Efectivo: Un sistema que garantiza la efectividad del programa a desarrollar.
Seguridad: Programa que garantiza al usuario privacidad y seguridad completa
de su informacin, se implementa usuario y contrasea nica.

Lo anterior se implementa en nuestra idea de proyecto que es la creacin de un Acceso

Remoto a la Informacin.
Para la creacin de nuestra perspectiva terica, nos basamos en la
teora de la competitividad del seor Michael Porter.

Para lograr la captacin de nuevos clientes por medio de un servicio novedoso se debe
tener en cuenta la competencia y los factores que influyen en el mercado de nuestra
organizacin, por lo cual nos basamos en las teoras antes mencionadas para
implementar esos conceptos en la bsqueda del mejoramiento y la buena
competitividad empresarial.
La competitividad dentro de la competencia global y la libertad de accin nacional
analiza que para poder afrontar con xito las nuevas exigencias , las empresas y sus
5

organizaciones necesitan readecuarse tanto a nivel interno como en su entorno

inmediato.
. La siguiente ilustracin nos muestra cmo se implantara las teoras de la
competitividad en nuestra empresa.

Ilustracin 1 Competitividad de INNOVA DOCUMENTALES SERVICE L.T.D.A

Teoras que apoyan la investigacin

Porter, La Teora de la Competitividad

Est determinada por la productividad, definida como el valor del producto generado por
una unidad de trabajo o de Capital. La productividad es funcin de la calidad de los
productos (de la que a su vez depende el precio) y de la eficiencia productiva. Por otro
lado, la Competitividad se presenta en industrias especficas y no en todos los sectores
de un pas.
Los factores que determinan la competitividad empresarial no se encuentran en el
contexto macroeconmico y en la accin gubernamental, sino en la Capacidad de las
empresas para adaptarse a un contexto de mercado y Desarrollar sus ventajas
competitivas. Por tal motivo, se considera que las Empresas son quienes determinan la
participacin rentable y su permanencia.

Los principales factores que han incidido en el cambio de la estructura Competitiva son:

1. Globalizacin de la economa
2. Avances tecnolgicos
3. Desarrollo de las comunicaciones
4. Nivel de demanda de productos de alta calidad.
Para mantenernos en el mercado hemos diseado un marconigrama de productividad
Adam Smith1
Sostiene en su obra la riqueza de las naciones que en u pas puede maximizar su
riqueza si se especializa en producir aquello sobre lo cual tiene ventajas sobre los
dems pases.
Vasconcellos y Hambrick

Ellos identificaron la existencia en un sector de ciertos factores crticos, en los cuales,

las empresas basan sus fortalezas para lograr sobrepasar a sus rivales en cuanto a la
competitividad y rentabilidad.
Hunt
Introduce el concepto de Grupo Estratgico que permite identificar y clasificar
fcilmente a los competidores y admitir comportamientos diferenciados entre grupos.
La creacin de un acceso directo contribuye a generar un valor agregado en las
empresas del sector de gestin documental. Con la creacin de un acceso directo
generaremos para nuestros clientes un sistema de acceso continuo, garantizando la
confidencialidad, agilidad y eficacia en el manejo de su informacin.
El acceso directo contribuye a garantizar la satisfaccin de nuestros clientes en un 99%,
con el aplicativo de uso las 24 horas del da; podrn verificar el manejo que se le est
dando a sus documentos.

IDENTIFICACION DE LA POBLACION OBJETO DE LA INVESTIGACION

Logo Entidades Sector Salud encuestadas:

Ilustracin 4 Logotipo Clnica Partenn

Ilustracin 2 Logotipo Hospital de Engativ

Tabla 1

Fecha
23-01-2015

Actividad
Idea de Proyecto

31-01-2015

Formulacin
Hiptesis

08-02-2105

Planteamiento
problemas

13-02-2015

Investigacin

21-02-2105

Marco Terico

26-02-2015

28-02-2015

05-03-2105

11-03-2015
19-03-2015

25-03-2015

de

Descripcin
Avance
Se realiza una socializacin 30%
sobre la Idea de Proyecto
la Son tres Hiptesis las que 40%
nacen despus de un anlisis
estratgico.
del Los integrantes del grupo 50%
buscan la necesidad del usuario
para buscar el punto claro de
abarcar esa necesidad y
solucionarla.
Anlisis del sector, usuarios y 70%
metodologa de investigacin.

La investigacin se apoya la
teora de la competitividad.
Objetivo
Implementar un servicio de
gestin documental con un
sistema de acceso directo a la
bases de datos
Construccin de objetivos Se construyen los Objetivos
especficos con base a la
opinin de las tres integrantes
de la empresa
Mtodo de recoleccin de Despus de
un
anlisis
informacin
profundo se crean tres mtodos
de
recoleccin
de
la
informacin.
Aplicacin del mtodo de Se aplica la Encuesta a las
la informacin
Empresas del Sector Salud.
Tabla de frecuencia
Por medio de la tabla de
frecuencia se logra un dato
exacto del porcentaje de
personas encuestadas
Tabulacin de la Encuesta Gracias a la tabulacin de la
encuesta
se
logra
un
acercamiento al cliente, y una
opinin ms clara del concepto
que se tiene de nuestro nuevo
servicio.

Tabla 2 Tabla informe de avance

10

60%
100%

70%

60%

80%
90%

100%

Tabla 3 Tabla Diagrama de Gantt

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

SELECCIN DE TIPO DE INVESTIGACIN
MARCO TEORICO
IDENTIFICACIN POBLACIN OBJETIVO
CONSTRUCCION OBJETIVOS
METODO DE RECOLECCIN DE
INFORMACIN
APLICACIN DEL METODO DE
INFORMACIN
TABLA DE FRECUENCIA
TABULACIN DE LA ENCUESTA

8/2/15
13/2/15
21/2/15
26/2/15
28/2/15

5
8
5
2
5

13/02/2015
21/02/2015
26/02/2015
28/02/2015
05/03/2015

5/3/15

11/03/2015

11/3/15
19/3/15
25/3/15

8
6
1

19/03/2015
25/03/2015
26/03/2015

DIAGRAMA DE GANTT
17/12/14 27/12/14

6/1/15

16/1/15

IDEA DE PROYECTO
FORMULACION DE LA HIPOTESIS

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

SELECCIN DE TIPO DE INVESTIGACIN
MARCO TEORICO

IDENTIFICACIN POBLACIN OBJETIVO

CONSTRUCCION OBJETIVOS
METODO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN

APLICACIN DEL METODO DE INFORMACIN

TABLA DE FRECUENCIA

TABULACIN DE LA ENCUESTA

Ilustracin 3 Diagrama de Gantt

11

26/1/15

5/2/15

15/2/15

25/2/15

7/3/15

17/3/15

27/3/15

6/4/15

CONCLUSIONES
Gracias al Proyecto Implementacin de un servicio nuevo e innovador como Acceso remoto a la
informacin.
Se logr involucrar diferentes mtodos de recoleccin de la informacin, generando un informe
ms preciso de los clientes identificando sus necesidades.
Aporto en la identificacin de interrogantes y observaciones que tienen los clientes sobre el
nuevo servicio de INNOVA DOCUMENTALE SERVICE.
Se realiz un cronograma de trabajo con las diferentes reas de la empresa, se estableci un plazo
mximo para llevar a cabo los compromisos y acciones acordadas.
Posterior a la aplicacin de dichas acciones se implement un seguimiento trimestral para
verificar los alcances de la estrategia que se estableci en la implementacin del nuevo servicio.

12