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REDACCIN DE

DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS

QU ES REDACTAR?
Consiste en expresar por escrito

informacin IMPORTANTE
que se desea hacer conocer para
lograr un objetivo:
Informar.
Solicitar.
Ordenar.
Disear.
Dirigir
Explicar

La redaccin de un texto,
requiere de un ordenamiento
lgico de las ideas que se
piensan plantear.
Para redactar se necesita tener
un Plan de Redaccin que
permita partir de la idea ms
general a la dea ms
especfica y luego priorizar
desde
la
de
mayor
trascendencia a la de menos
importancia.

Toda redaccin pasa por tres momentos

TIPOS O ESTILOS DE REDACCIN:


Existen los siguientes
tipos:
Redaccin Cientfica.
B. Redaccin Periodstica
C. Redaccin Comercial.
D. Redaccin Informal
E. Redaccin Literaria
A.

Para redactar se necesita tener en


cuenta:
Adecuacin de las ideas
Coherencia
Cohesin
Correccin gramatical
Ortografa.
Morfosintaxis
Buen lxico.

REDACTAR UN DOCUMENTO, INDICA MUCHO


DE LA PERSONA O INSTITUCIN. ES POR LO
TANTO MUY IMPORTANTE SER CUIDADOSO
CON LA PRESENTACIN Y EL ORDEN.

TIPOS DE DOCUMENTOS
AVISO
Es un texto breve que informa

de un hecho a las personas. Es


un texto informativo corto,
sencillo y puntual.
Se debe considerar los
siguientes aspectos:
a. Orden y Claridad en la
informacin.
b. Concisin en la redaccin del
texto.
c. Tratamiento personal.

Estructura:
a.Ttulo: Aviso, Comunicado.
b.Cuerpo: Se expone la informacin
del hecho de manera concisa y
ordenada.
c.Datacin: Fechas.
Fraseologa:
Se comunica que ...
Se pone en conocimiento
Lamentamos comunicar/tener que
informar que ...
Con motivo de / a Causa de / Por /
Las personas interesadas pueden
dirigirse a ...
Para ms informacin ...
Disculpe las molestias ...

Solicitud
Es un documento que se utiliza tanto en las entidades pblicas

a)
b)
c)
d)

como privadas, mediante la cual el emisor (solicitante), pide un


derecho o un servicio al receptor (institucin), con motivos
administrativos o personales.
Se usa para conseguir prstamos, crditos, asignacin familiar,
empleos, derechos, etc.
Son requisitos de la Solicitud: Claridad, Naturalidad y Precisin:
Tiene la siguiente estructura:
La sumilla: Es el resumen de lo solicitado.
Destinatario: Persona o entidad a la que se le dirige la solicitud.
Saludo: Generalmente son las iniciales del cargo de la persona a la
que se dirige la solicitud.
Generales de Ley: Que son los datos del solicitante, que termina
con la siguiente forma: a Ud. Con toda consideracin expongo:

e)

f)

El texto: Es el cuerpo de la solicitud que consta de dos partes:


La parte considerativa, donde se indica el motivo por los que se
solicita.
La peticin correspondiente.
La despedida: Consta de dos partes:
Menciona lo expuesto en la solicitud. Ejemplo: Por lo expuesto.
Agradecimiento: Por la atencin del documento: Ejemplo: A Ud. Pido
atender la solicitud por ser de justicia/necesidad/corresponder a mis
derechos constitucionales, etc.
La fecha. Se escribe al pi de la despedida y a la derecha.
Firma del solicitante y documento de identidad, telfono, direccin.

Formato de Solicitud

Memorndum
Es un documento simple de calidad administrativa que se utiliza

para comunicaciones breves o notificaciones sencillas de cualquier


ndole. Se usa respetando el orden de jerarqua o autoridad, es decir
del superior al inferior y no a la inversa.
Su carcter es interno.
Se redacta en primer o tercera persona gramatical.
Partes:
Encabezamiento: Contiene:
a. Membrete de la Institucin.
b. En el centro en la parte superior va la palabra Memorndum o
Memorando N.
c. Luego:
1. A o Al :
2. De o Del:

3. Vocativo: Que puede ser un saludo. Es opcional.


4. . Asunto : Se expone en pocas palabras lo que se desea comunicar.
d. Fecha.
e. Cuerpo del asunto a tratar y la fundamentacin respectiva, exponiendo
las razones.
f. Despedida: Se usa la palabra: Atentamente,
g. Firma y sello del que remite el documento.
Tipos de Memorando o Memorndms:
a. Memorando simple: Cuando va dirigido a una sola personal u
oficina.
b. Memorando mltiple; Va dirigido a varias personas u oficinas. Es de
carcter general.

MEMBRETE
(Nombre de la Empresa)

MEMORANDUM N
A

DE

REF.

FECHA:
______________________________________________

Formato de
Memorndum

VOCATIVO:
CUERPO_____________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
_________.
Saluda atentamente,

Firma
Nombre
Cargo
XXX/xxx
Adj.:
c.c.: - Xxxxxxx

- Archivo

Certificado
Es un documento utilizado para comprobar algn hecho o acreditar

ciertos mritos personales. Su uso es muy variable, podemos decir


que es uno de los documentos que nos acompaa a lo largo de toda
la vida, es as como tenemos, Certificado de Estudios, Mdico,
Trabajo, Estado Civil, Defuncin, etc.
Es extendido por instituciones pblicas o privadas o tambin por
personas naturales.
Estructuralmente, consta de tres partes:
Encabezamiento: Que consta de la palabra CERTIFICADO,
escrita con letras maysculas.
Cuerpo; corresponde a la exposicin de los hechos que dan origen
al documento, en la forma ms objetiva posible y, cuando se estime
conveniente, se enunciarn las cualidades positivas del solicitante,
las cuales le constan al que certifica.

Final; lleva el propsito ltimo del certificado, la firma, el cargo de l otorgante, la fecha y las iniciales de

responsabilidad.
En la elaboracin de este documento intervienen dos personas: El Otorgante, tambin llamado Suscrito que es la persona

que firma; y el Interesado, que es la persona que lo solicita.


El certificado debe caracterizarse por su claridad, precisin y discrecin. La claridad consiste en la comprensin

inmediata del documento. La precisin nos indica que debemos expresar lo que sea pertinente (lo que corresponde), sin
divagar. La discrecin significa recomendar o ponderar con prudencia al favorecido, en el caso del certificado
recomendatorio.
Los certificados pueden redactarse en primera persona plural, en este caso comienzan de la siguiente manera: Certifico

que la seorita, o tambin en tercera persona gramatical: El jefe de personal , quien suscribe certifica que la seorita...;

Tambin cuando se redactan en tercera persona puede


comenzar enunciando el cargo del que firma. De esta
manera: El Director del Instituto Comercial de Linares,
quien suscribe, certifica que el seor...
Clasificacin

Segn el emisor:
Pblico
Privado

Segn el contenido:

Informativo
Recomendatorio
Segn su finalidad:

Especial
General

Formato
de Certificado

Informe
Es un documento mediante el cual se da a conocer al al Jefe o

autoridad inmediata superior, algn asunto encomendado o que se


ha presentado en forma imprevista. Presenta una situacin
administrativa o tcnica.
El informe puede ser presentado por una o ms personas, por una
comisin especialmente encomendada.
Se redacta principalmente en 3era persona.
Este documento se utiliza con mucha frecuencia en investigaciones
o estudios, ya sea en instituciones pblicas o privadas.
Tipos de Informes:
a. Informes Administrativos.
b. Informes Legales.
c. Informes de Investigacin,

Partes:

1. Encabezamiento
1.1. Al centro en la parte superior INFORME.
1.2. Luego de dos espacios las siguientes palabras:
A o AL:
De o Del:
Asunto:
Fecha:
2. Introduccin: Se estila las siguientes oraciones:
Cumplo con informar a su Despacho
La comisin que suscribe
En cumplimiento a lo dispuesto por la .
De conformidad a lo solicitado .

3. Texto del Informe o Cuerpo


a. Indicar los hechos.
b. Exponer las razones.
c. Formular las recomendaciones.
d. Conclusiones.
4. Despedida o frmula de cumplimiento:
a. Es cuanto tengo que informar a Ud.
b. Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto.
c. Atentamente,
5. Firma y sello del Informante o post firma.

Formato de Informe

CARTA
Es un medio de comunicacin escrito que un emisor (remitente) enva
a un receptor (destinatario).
Caractersticas de una carta
La carta debe ser:
Es breve y precisa.
Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.
Busca dar informacin completa.
Recurre a un vocabulario exacto y corts.
Usa oraciones completas organizadas correctamente.
No abrevia las palabras.
Utiliza una puntuacin adecuada al sentido de lo que se quiere
expresar

Partes de la carta
Se compone de:
El encabezamiento (membrete, direccin del destinario y fecha).
El saludo
El cuerpo o texto
Despedida
Firma
Iniciales de la persona que la escribi
En el caso de una carta comercial puede incluir anotaciones
personales o postales especiales. Ejemplo: Adjunto, con copia. Etc.
Formatos de la carta
En la oficina se utilizan los siguientes estilos para la presentacin de
cartas: bloque, bloque modificado, semibloque (que es el bloque
modificado con prrafos sangrados).

El estilo bloque: Tiene como caracterstica principal que todos los


componentes de la carta parten desde el margen izquierdo.
El estilo bloque modificado: La fecha, la despedida y la firma parten
desde el centro hacia la derecha..
El estilo semibloque (bloque con prrafos sangrados): Tiene las
mismas caractersticas del estilo bloque modificado, pero los prrafos
estn sangrados a cinco espacios.
Puntuacin de la carta
Para la puntuacin de una carta se usan dos estilos: puntuacin abierta
y mixta. La puntuacin abierta se caracteriza por la eliminacin de los
dos puntos (:) despus del saludo y de la coma (,) despus de la
despedida. Este estilo de puntuacin ofrece una ventaja de economizar
tiempo y esfuerzo.

Carta Estilo
Bloque Extremo

EL CORREO ELECTRNICO
El correo electrnico es una forma diferente y ms
rpida de escribir cartas.
Una de las grandes ventajas del correo electrnico es
la facilidad para enviar un mensaje a varias personas
simultneamente. Sin embargo esta ventaja no est
exenta de riesgos.
Si adoptamos la costumbre de enviar nicamente los
mensajes que son de inters, entonces estaremos
seguros de que los receptores los recibirn y los leran
con inters, de lo contrario pasarn a ser eliminados.
En estos mensajes es importante ser concretos.
Igualmente debemos dar respuesta para que el emisor
sepa que su informacin ha sido recibida.

El OFICIO
Es una correspondencia de carcter institucional. El intercambio se puede dar entre:
Una institucin pblica y una privada o viceversa.
Una institucin pblica o privada puede enviar un oficio a un individuo pero no
viceversa.
Partes:
*Membrete (en caso de qu exista.
1.Lugar y fecha
2.Nmero d Oficio
3.Destinatario
3.1
Nombre de la Institucin o persona
3.2
Ttulo del Funcionario (cargo)
3.3
Lugar de destino
4.Contenido o cuerpo (comienza ejemplos)
4.1
Cumplo con poner en su conocimiento
4.2
Me es grato manifestarle
4.3
Tengo a bien comunicarle
4.4
De mi mayor consideracin
4.5
Por el presente
5.Despedida (puede alternar)
5.1
Con deferencia
5.2
Atentamente
6.
Firma y sella de la Autoridad que representa