S8.

EL PROCESO
ADMINISTRATIVO:
PLANEACIN

PLANEACIN

Todo Profesional ya sea Administrador, Contador,

Negociador, Economista etc., debe tener en cuenta
el modo de tomar decisiones estratgicas y planear
el futuro de su organizacin.
A travs del arte de tomar decisiones, el Profesional
configura y reconfigura continuamente su
organizacin, toma las decisiones necesarias y
elabora los planes que se pondrn en prctica. La
planeacin esta orientada hacia el futuro el cual
requiere atencin especial, el Profesional se debe
preparar en todo momento para enfrentarlo.

PLANEACIN
Una de las principales responsabilidades de los
administradores es decidir hacia dnde debe
dirigirse la organizacin en el futuro y cmo llegar
hasta all. Sin metas ni planes claros, los empleados
no pueden desempearse a su mximo potencial ni
la organizacin prosperar. Adems, muchas
empresas elaboran planes de contingencia o
escenarios adecuados a circunstancias inesperadas y
planes de recuperacin de desastres como
huracanes, terremotos, ataques terroristas.

PLANEACIN
Entre las cuatro funciones administrativas (PODC) la
planeacin es fundamental debido a que las dems
se derivan de ella. De qu manera planean los
administradores para el futuro en un entorno de
cambio constante? La mayora de organizaciones
enfrenta agitaciones e incertidumbre, la confusin
econmica, poltica y social ha generado un alto
inters en la planeacin organizacional.

Importancia de la Planeacin
Las organizaciones no funcionan de manera improvisada ni
al azar. Nada se deja al vaivn de los vientos. Las
organizaciones requieren planear todas sus decisiones y
actividades, en especial cuando trabaja en ambientes
dinmicos, complejos y competitivos. La planeacin es un
importante componente de la vida organizacional que
proporciona el rumbo y la continuidad en el camino hacia el
xito. Cual quiera sea el tamao de la empresa, est
siempre ser necesaria para evitar que los fenmenos bien
sea econmicos, tecnolgicos, polticos o sociales, nos
tomen por sorpresa y coloquen a nuestra empresa en
situaciones de difcil o imposible manejo

Panorama general sobre Metas y

Planes
Una meta es un estado deseado en el futuro
que la organizacin trata de alcanzar. Las metas
son importantes porque las organizaciones
existen con un propsito y las metas definen y
establecen ese propsito. Un plan es un mapa
para alcanzar las metas y especifica la
distribucin de los recursos, los programas,
tareas y otras acciones.

Propsitos de las Metas y los Planes

Legitimidad: Justifica todo lo que se hace al interior de
la organizacin
Fuente Motivacin y Compromiso: Las metas y los
planes facilitan la identificacin de los empleados con
la organizacin y ayudan a motivarlos y a reducir la
incertidumbre.
Asignacin de Recursos: Las metas ayudan a los
administradores a decidir cmo distribuir los recursos
humanos, tecnolgicos y financieros.

Propsitos de las Metas y los Planes

Guas para la Accin: Las metas y los planes dan un
sentido de direccin. Dirigen la atencin hacia
objetivos especficos y encauzan los esfuerzos de los
empleados hacia resultados importantes.
Razones de las Decisiones: Las decisiones de toda
la organizacin se tomarn con base en el plan.
Normas de Desempeo: Como define resultados
deseados, tambin sirven como criterio de
desempeo para medir la gestin.

CMO SE LOGRA UNA BUENA

PLANEACIN?
Un adecuado conocimiento del medio (entorno).
Conocimiento de la empresa y sus recursos.
Investigacin con fundamento en la documentacin e
informacin (interna y externa).
Informacin sobre las metas: reduciendo la
incertidumbre, enfocar las acciones hacia objetivos
especficos, hacer mas econmica la actividad y facilitar
el control.

PROCESO DE PLANEACIN
1. ANLISIS DNDE ESTAMOS Y POR QUE?

Tipo de actividad que desarrollamos y su alcance.

Conocimiento del medio ambiente: la economa, el
gobierno, el mercado industrial y comercial, actitud de
los consumidores, la poltica, la tecnologa, la
competencia, etc.
La capacidad de sus directivos: anlisis realista y critico
en cuanto a habilidad para dirigir la empresa y sortear
las variables del entorno.

2. A DONDE QUEREMOS LLEGAR?

Predecir lo que podra suceder en el futuro sino
planeamos.
Establecer estimados de lo que podra ocurrir.
Amplio conocimiento de las condiciones internas y
externas de la empresa.
Establecer premisas o suposiciones fundamentadas
de lo que podra ocurrir y como afectarn el plan
que se pretende estructurar.
El futuro deseado que pretendemos alcanzar
mediante la planeacin se expresa a travs de los
objetivos, estos identifican o definen los resultados
y que aspiraciones lograr con nuestro esfuerzo.

3. CMO PODEMOS LLEGAR?

Corresponde ahora precisar de qu manera
vamos a alcanzar los objetivos anteriormente
propuestos, y para ello nos valemos de los
diferentes tipos de planes, misin, visin,
objetivos, metas, estrategias, polticas,
procedimientos, programas, normas y
presupuestos.

4. CUNDO QUEREMOS LLEGAR?

Es indispensable disponer de un adecuado
sistema
de
prioridades
debidamente
programado en el tiempo, ste nos especificar
la accin y el tiempo requerido para cada uno
de ellas dentro del plan y la fecha terminal,
sea el momento en el cual deber terminar
esa accin.

5. QUIEN ES EL RESPONSABLE?
En esta etapa nos ocupamos de asignarle a las
personas responsabilidades, delegndoles la
autoridad suficiente para la apropiada
ejecucin de las acciones. Es necesario
considerar la organizacin actual, la que
requeriramos para el cumplimiento del plan y
las requeridas en un futuro.

6. CUANTO NOS VA ACOSTAR?

Resolver lo pertinente a los recursos requeridos
(diferentes al personal), en trminos de calidad,
cantidad, tiempo, lugar y costo apropiado. Esto
implica la estructuracin de un adecuado
presupuesto, y no solo que permita conocer las
inversiones requeridas para el cumplimiento del
plan sino que adems nos especifique las fechas de
desembolsos requeridos.

METAS Y PLANES DE LA ORGANIZACIN

Metas Estratgicas: Declaraciones breves que
describen el lugar que la organizacin quiere ocupar
en el futuro. Intenciones expresas de lo que la
organizacin quiere lograr.
Planes Estratgicos: Definen los pasos mediante los
cuales la empresa trata de alcanzar las metas
estratgicas. Es el plano que define las actividades y
la distribucin de recursos de la organizacin.

METAS Y PLANES DE LA ORGANIZACIN

Planes Tcticos: Resultados que pretenden alcanzar
los principales departamentos y divisiones. Estn
diseados para ayudar a ejecutar los principales
planes estratgicos y lograr una parte especfica de
la estrategia de la empresa.
Planes Operativos: Se elaboran en los niveles
inferiores de la organizacin para especificar las
actividades dirigidas a alcanzar las metas operativas
y apoyar los planes tcticos. Es la herramienta del
gerente de departamento para las operaciones
diarias y semanales.

METAS Y PLANES DE LA ORGANIZACIN

Misin: Es la razn de existir de la organizacin.
Describe los valores, las aspiraciones y la razn de
ser de la organizacin. Es una definicin del
propsito que distingue a la organizacin de otras
similares. Aumenta la motivacin de los empleados
y el desempeo de la organizacin. Normalmente se
enfoca en el mercado y los clientes e identifica los
campos de comportamiento deseados.

METAS Y PLANES DE LA ORGANIZACIN

Visin: Es la imagen que la organizacin tiene

respecto de s mismo y de su futuro. Es el acto de
verse en el tiempo y el espacio. La visin se orienta
ms hacia lo que la organizacin pretende ser y
realmente es.

CRITERIO DE LAS METAS EFECTIVAS

Especficas y mensurables: Siempre que sea
posible, expresar en forma cuantitativa.
Definirlas en forma precisa y que se puedan
medir los progresos.
Que cubran reas de resultado clave: No para
todo lo que pasa en la organizacin se pueden
establecer metas, se deben buscar los puntos
neurlgicos de cada departamento.
Desafiantes pero Realistas: Las metas deben ser
desafiantes pero no inalcanzables.

CRITERIO DE LAS METAS EFECTIVAS

Definidas en el tiempo: Las metas deben de
tener un plazo especfico. (Inicio-ejecucinterminacin)
Vinculadas con las Recompensas: El impacto
final de las metas depende del grado en el
que los aumentos de sueldo, las promociones
o ascensos y las recompensas se sustentan en
el logro de stas.

PLANEACIN PARA EL ALTO DESEMPEO

En la actualidad, los administradores hacen participar
a personas de toda la organizacin, lo que produce un
rendimiento ms alto, porque las personas entienden
las metas y los planes y se convencen de ellos.
1. Empiece con una misin y visin fuertes: Una misin y
visin atractivas aumentan el compromiso y la
motivacin de los empleados, vitales para ayudar a las
organizaciones a competir en un entorno de cambios
rpidos.

PLANEACIN PARA EL ALTO DESEMPEO

2. Ample las metas para lograr la Excelencia: Las metas
amplias son muy ambiciosas, claras, atractivas e
imaginativas y motivan a los empleados y generan
excelencia.
3. Dirija la Planeacin a los Sucesos: Es un proceso
secuencial y continuo de cambiar la empresa segn
sea necesario con el fin de mejorar el desempeo.
4. Utilice tableros de desempeo: Sistemas que abarcan
toda la organizacin y ayudan a alinear y rastrear las
metas en toda la empresa.

PLANEACIN PARA EL ALTO DESEMPEO

5. Organice fuerzas de tarea temporales: Grupo
temporal de empleados que tiene la responsabilidad
de desarrollar un plan estratgico.
6. Reconocer que la planeacin empieza y termina en el
nivel superior: Se definen la misin y la visin que
orienta todo el mapa estratgico, debe existir un
apoyo y compromiso de la alta gerencia y finalmente
son ellos quienes se responsabilizan de los fracasos o
xitos de esta.